Tesis0155cont by MAOSABO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S: DISEÑO DE MANUALES Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

LUZ MARY LÓPEZ GONZÁLEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2.012 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S: DISEÑO DE MANUALES Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

LUZ MARY LÓPEZ GONZÁLEZ

Práctica empresarial presentada como requisito para optar El título de Contaduría pública

Profesor. César Yamit Beltrán Torres Coordinador de Investigación FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2.012 Nota de aceptación _________________________ _ _________________________ _ _________________________ _ _________________________ _ _________________________ _

________________________________ Firma del Presidente del jurado

_______________________________ Firma del jurado

________________________________ Firma del jurado

Bogotá D.C, Octubre de 2.012 Doy gracias a Dios que me permitió alcanzar un peldaño importante en esta difícil pero gratificante cuesta que es la vida. Agradecer de antemano a mi mamá, mi, familia mi esposo y mis hijos que han sido mi constante compañía y consejeros durante estos años, a Oscar (Q.P.D) por su apoyo y colaboración desinteresada, a mis amigos, compañeros y demás personas

que han contribuido en mi formaci贸n como persona.

Agradecimientos

Agradezco al Profesor César Yamit Beltrán Torres, Coordinador de Investigación por su confianza, paciencia y colaboración durante el tiempo en el que desarrollé este trabajo. Por sus explicaciones y su continuo apoyo para el desarrollo de esta monografía por sus oportunas sugerencias en el diseño Quiero también reconocer sinceramente la labor de los docentes que estuvieron presentes durante mi formación y aportaron a la misma sus experiencias académicas y personales para llegar a ser una profesional integral. Finalmente agradezco a la Fundación Universitaria Agraria de Colombia por permitir formarme y ser parte de la mejor institución de educación superior del país.

CONTENIDO

.................................................................................................................... PÁG INTRODUCCIÓN…………………………………………………….…..………………..1 1. TITULO……………………………………………………………………………...…..2 2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 3 3. OBJETIVO GENERAL…..…………………………………………………………..5 3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………5 4. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA …………........………………….……………….6 4.1 CONTABILIDAD FINANCIERA……………………………………..……..…...6 4.2.CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA………………………………………....10 4.3.PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL………………………………………………………………...13 4.4.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .. …………………………………….....15 4.5.CONCEPTO DE MANUAL ………………………...……………………….....17 4.6.CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO………………………………………….20 4.7 PRESUPUESTO………………………………………………………………..21 4.8.CONTROL DE INVENTARIO MATERIA PRIMA……………….………..….24 5. METODOLOGÍA……………………………………………………………….……27 6. DIAGNOSTICO ............................................................................................... 28 7. PROPUESTA

PARA

DISEÑO

FORMULACIÓN

ESTRATEGICA:MISION VISION Y ORGANIGRAMA EN LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S ..…………..……………………………………..............33 7.1. MISIÓN……………………………………………………………………….…35

7.2. VISIÓN…………………………………………………………………………..35 7.3 ORGANIGRAMA………………………………………….……..……………..37 7.4. DISEÑO DE PRESUPUESTO PARA VITALCERAMIK S.A.S...……….…39 8. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLE PARA EL LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S…………..........41 8.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS……..……………43 8.2 CONVENCIONES PARA EL DISEÑO DE FLUJOGRAMAS..……….…....48 8.3 MANUAL CONTABLE ADMINISTRATIVO..…………………………..…….53 8.4 DISEÑO Y ENUNCIADO DE MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS- MATERIA PRIMA……………………………..….......56 8.5 CONCLUSIÓN DE LOS MANUALES…………………………………….…..61 9. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN PARA MANUALES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLE PARA VITALCERAMIK S.A.S………………………………………………………………………………………………………………………………………...62 10. CONCLUSIÓN..……………………………………………………………….…….65 11. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………..67 ANEXOS ANEXO 1 Cronograma actividades de trabajo de grado. ANEXO 2 Cronograma de actividades y visitas empresa-universidad. ANEXO 3 Encuesta. ANEXO 4 Acta de sensibilización. ANEXO 5 Carta de aceptación del proyecto de parte de Vitalceramik S.A.S.

INTRODUCCIÓN

Este trabajo se presenta como el resultado existente de la relación universidad empresa, ya que el programa de Contaduría Pública cuenta con un evento de práctica empresarial, donde se le brinda la oportunidad a sus estudiantes para que desarrolle los conocimientos y habilidades adquiridos a través de la carrera profesional, alcanzando así una oportunidad como es la de enfrentarse al campo de acción empresarial. En este caso, como Contador Público, una de las funciones es la de prestar asesoría empresarial, en planes económicos y financieros. Es por ello que a través de esta práctica empresarial, se aprovecha la oportunidad y se presenta la elaboración de un informe final. Después de haber visitado la empresa Laboratorio Vitalceramik S.A.S, como campo de acción a trabajar, y de haberle elaborado un diagnostico, cuyos resultados sirvieron para trabajar la consolidación de los procedimientos administrativos y contables, a través del diseño de manuales y la elaboración de una estructura organizacional. El contenido de este escrito cuenta con una fundamentación teórica en: contabilidad financiera,

administrativa,

procedimientos

administrativos

estructura

organizacional, igualmente contiene conceptos como manual, procedimiento, presupuesto, control de inventario-materia prima. Cuenta también con un cronograma de tiempos para su implementación y finalmente unas conclusiones.

1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S: DISEﾃ前 DE MANUALES Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

JUSTIFICACIÓN

Debido a la gran competencia del mercado, las empresas se enfrentan cada vez más a esta situación, lo que conlleva a que estas se exijan cada vez más en todos sus procedimientos administrativos y así logren alcanzar los objetivos propuestos para la consecución de factores positivos, de éxito, y que además posicionen la empresa con gran solidez en el mercado. Con una adecuada aplicación en los procedimientos administrativos, contables y financieros, y creando una cultura organizacional es posible lograr y resolver situaciones que generan obstáculos en cuanto a la eficacia, eficiencia y por ende que afectan o debilitan la economía en la empresa, por ello se hace necesario trabajar y fortalecer las inconsistencias halladas en cualquier campo de acción en la organización. En el caso del Laboratorio Vitalceramik S.A.S, luego de haber visitado la empresa, y de utilizar algunos instrumentos de investigación como fueron la observación, entrevista y una encuesta estructurada a los funcionarios del laboratorio, es a partir de dicha información, que se ha escogido cuatro áreas de relevancia para trabajar y cubrir la necesidad que tiene el Laboratorio como son: formulación estratégica, el diseño de manuales para los procedimientos administrativos y contables, el enunciado de mecanismos de control interno en los inventariosmateria prima, diseño y enunciado de una herramienta contable financiera. Con estos elementos la empresa se beneficia a través del diseño de la propuesta administrativa y contable ya que contará con herramientas que le ayudaran con la mejora en su estructura y cultura organizacional. Los manuales servirán como medio de comunicación y coordinación, permitiendo así transmitir en forma ordenada y sistemática información de la organización, ayudándole en su control interno y de gestión. También contará con la misión, visión y el organigrama. Ya que la

formulación estratégica le servirá como modelo de decisión para determinar y revelar sus objetivos, propósitos o metas a la que debe aspirar o pretender ser. Y con la herramienta contable y financiera como lo es el diseño del presupuesto, la empresa tendrá un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, lo que la conlleva a tener una cultura organizacional en el manejo de la economía a través de un control y el cumplimiento que se le dé a este, dándole así un aporte a la administración financiera del Laboratorio. A través de estos aportes se pretende mitigar y ayudar a que los riesgos administrativos contables y financieros no perjudiquen la marcha de la empresa y así aportar a la consolidación de la estructura organizacional en el mencionado Laboratorio. Como una demanda social y actual de personas competentes, que sepan analizar, decidir, planear, exponer ideas y ser participes en diseños e implementación y en mecanismos de apoyo a las directivas de la organización, en el proceso de toma de decisiones, es lo que conlleva que a través de este trabajo de practica empresarial, se brinde la oportunidad como profesional de ejercer dichas habilidades. Aprovecho como estudiante enfrentar esta práctica empresarial como una opción de grado y colocar los conocimientos adquiridos en la universidad y ser capaz como persona profesional enfrentar esta clase de trabajos, ya que es parte de las funciones nuestras, y a la vez beneficiar a la empresa que brinda la oportunidad de trabajar y consolidar su estructura administrativa, y contable. 3.

OBJETIVO GENERAL

Consolidar los procedimientos administrativos y contables de Vitalceramik S.A.S por medio del diseño de la formulación estratégica administrativa y un manual interno global de actividades de trabajo que satisfagan los procedimientos, enunciando una

herramienta contable, y la importancia de un sistema de control de inventarios en la materia prima.

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS •

Diagnosticar y evaluar las áreas más significativas de acuerdo a sus necesidades contables administrativas y financieras en Vitalceramik.

•

Diseñar la Misión, Visión y el Organigrama, para identificar las áreas y reflejar en forma esquemática la representación del componente que la integra como son niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

•

Elaborar un manual de procedimientos administrativos internos, con sus funciones, y un manual de ciclos contables administrativo.

•

Enunciar mecanismos de control Interno en el inventario de la materia prima.

•

Diseñar y enunciar una herramienta de contabilidad administrativa y financiera, y sensibilizar al empresario sobre la importancia de dicha herramienta.

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

A continuación se presenta la fundamentación teórica con el objetivo de mostrar una base que sustente esta práctica, para lo cual es pertinente conocer algunos conceptos contables de autores que se refieren ha: contabilidad financiera, administrativa, procedimientos administrativos y estructura organizacional, concepto de manual, de procedimiento, presupuesto, y control de inventariomateria prima

4.1 CONTABILIDAD FINANCIERA

Como bien se ha especulado la contabilidad es una actividad muy antigua, desde mucho antes de conocerse la escritura, se ha necesitado llevar cuentas, dejar constancias de datos relativos a la vida económica, actualmente la historia de la contabilidad comprende no solo el estudio de la evolución de las técnicas contables, sino también el de la organización y las técnicas de gestión y control empresarial, formando así un todo con la organización contable.

Uno de los puntos más importantes es la contabilidad financiera. A continuación se conocerá algunos conceptos dado por diferentes autores.

Julia y Server aseguran lo siguiente: La Contabilidad Financiera, vista como una actividad de servicio, cuya función es proveer información cuantitativa, de naturaleza financiera, acerca de entidades económicas, con el propósito de ser útil para la toma de decisiones económicas, utilizando ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar, en términos monetarios, datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente las operaciones de la vida de una empresa. (Julia & Server, 2005). Según los autores Julia y Server citados anterior, definen la contabilidad administrativa como la función principal de llevar en forma histórica la vida económica de una empresa, los registros de cifras pasadas, que sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro la organización, con el propósito de presentar la información a los diferentes usuarios o interesados a través de sus estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa.

Para el autor José J Alcarria en su libro de Contabilidad Financiera, define la contabilidad financiera como un sistema de información, y por lo tanto encargada del registro, elaboración y la comunicación de la

esta

información

fundamentalmente de naturaleza económica financiera que requieren sus usuarios 6

para la adopción racional de decisiones en el ámbito de las actividades económicas. Persiguiendo los objetivos de que los informes de la empresa sean fiables al basarse en principios y criterios de general aceptación y aplicados por todas ellas (Alcarria, 2009).

Cuando el autor habla del sistema contable, se refiere al conjunto de métodos, procedimientos, recursos materiales y humanos que una empresa utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para la elaboración de la información detallada o sintetizada de manera que sea útil para aquellos que tienen que tomar decisiones.

Ahora conoceremos el concepto de los autores Mallo y Antonio, donde definen la Contabilidad Financiera como: La que estudia la evolución del patrimonio y la situación financiera de la empresa mediante el registro sistemático de las transacciones que esta realiza con el mundo exterior, calculado el resultado residual atribuible a los propietarios, los cuales asumen el riesgo de la pérdida de su patrimonio. Esta contabilidad también sirve para cumplir las obligaciones legales de formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales. (Mallo & Antonio, 2008, pág. 13).

Retomando lo anterior, para los autores Mallo y Antonio, la contabilidad financiera es considerada como ciencia económica, con la necesidad de ser orientada hacia los usuarios de la información, indicando que la contabilidad es una ciencia social de naturaleza económica, cuyo objetivo es mediante un método especifico, elaborar una información en términos cuantitativos,

relativa a la realidad económica

patrimonial dada en una unidad económica

para que los usuarios de dicha

información puedan adaptar sus decisiones

en relación con la expresada

económicamente. (Mallo & Antonio, 2008).

Por otra parte, para el autor Horngren en su libro Introducción a la Contabilidad Financiera la define como: “las necesidades específicas de aquellas personas externas a la empresa que toman decisiones, de acuerdo a la información registrada, entre ellos los accionistas, los proveedores, los bancos y los organismos gubernamentales”, (Horngren, Sudem, & Elliot, 2000, pág. 4).

Es importante que los usuarios cuenten con una información veraz, confiable, íntegra porque los usuarios se guían a partir de ella y toman decisiones, recordando que la contabilidad organiza y resume la información económica para que los usuarios puedan emplearla y ser presentada en informes llamados Estados Financieros. Para la preparación de estos, los contadores analizan, registran, cuantifican, acumulan, sintetizan, clasifican, informan e interpretan los hechos económicos y sus efectos financieros en la empresa.

Los autores Horngren, Sudem y Elliot citados anteriormente, opinan que: La contabilidad financiera debe generar datos razonables y a tiempo, hacer énfasis en el pasado, mira el negocio como un todo, primeramente se apoya a sí misma, es un fin en sí mismo. Sus características son: •

Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.

•

Cubrir la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.

•

Debe

implantarse

necesariamente

compañía

para

informar

oportunamente de los hechos desarrollados. •

Se utiliza el lenguaje de los negocios.

•

Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.

•

Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la partida doble.

La Contabilidad Financiera se concreta en la custodia de los activos confiados a la empresa, fundamentalmente se ocupa de la preparación de informes y datos para personas distintas de los directivos de la empresa. presentación de información para inversores, acreedores, instituciones bancarias, entidades

Incluye la preparación,

accionistas, proveedores y bancarias o prestamistas, los

propios clientes y ciudadanos en general y para el Gobierno, es pertinente aclarar que la contabilidad financiera se ocupa de aquellos hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente, es decir, no reconoce otros elementos de orden cualitativo como si lo hacen otras áreas o ramas de la contabilidad. (Horngren, Sudem, & Elliot, 2000). Se concluye según las teorías de los autores consultados, que la Contabilidad Financiera es una área de la Contabilidad General cuyo objetivo es preparar y elaborar información contable destinada a usuarios externos, es la misma contabilidad externa, pues es de interés para los usuarios externamente y para la toma de decisiones de acuerdo a la posición financiera de una determinada empresa, ya que esta indica su grado de liquidez, su rentabilidad, e información para accionistas, acreedores, clientes, incluyendo el mismo Estado el cual interviene en el interés público.

4.2

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Gracias a la contabilidad moderna y al considerable desarrollo de la actividad económica en el mundo, la contabilidad se ha tornado en una herramienta imprescindible para la administración de los negocios. Ahora conoceremos el concepto de la contabilidad Administrativa y su relevancia en la empresa, expresada por diferentes autores así: 9

Para los autores Sinisterra Gonzalo y Polaco Luis en su libro Contabilidad Administrativa comentan que en la actualidad, la actividad comercial más importante la desarrollan grandes sociedades, más que empresas de un solo propietario, lo que permite integrar un elevado número de personas en calidad de accionistas, de esta forma se pueden acumular grandes capitales que hacen más factibles la operación comercial. Como los accionistas no administran van a depender de los informes contables como fuente de información sobre las posiciones financieras y el rendimiento económico de la empresa. Por ello para las personas responsables de la planeación, organización, dirección, y control de las áreas funcionales de la organización, la contabilidad representa una de las principales fuentes de información para el logro de sus objetivos. (Sinisterra & Polaco, 2007). De acuerdo a lo anterior se hace importante el compromiso que tienen los Contadores Públicos, ya que la información presentada por ellos, debe tener características especiales, por ser responsabilidad propia de dichos profesionales, y que de esta información dependa que las grandes empresas en cabeza de sus accionistas tomen decisiones determinantes para sus negocios. Para ello es importante contar con buenos sistemas de información, actualizados y que faciliten los procedimientos de la información, para ello veremos la opinión que tienen los autores Horngren y Stratton al respecto:

El sistema de Información al servicio de las necesidades de la administración esta, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Es la rama del know-how adecuado permite que la empresa logre un liderazgo en costos y una clara diferenciación que la distinga de otras empresas u organizaciones. (Horngren, L, & Stratton, 2006).

Otro concepto de los anteriores autores para Contabilidad Administrativa se define como la encargada de generar valores al interior de la organización, o empresa con procedimientos de planeación, provisión y control necesarios pero no obligatorios dentro de la misma. (Horngren, L, & Stratton, 2006)

El siguiente autor en su concepto coincide con la importancia de contar con contadores que posean estándares éticos y para ello opina lo siguiente: La mayoría de la regulación de los sistemas de contabilidad busca garantizar la confiabilidad de la información que proporcionan los contadores. Sin embargo, ninguna regulación puede ser más efectiva para asegurar dicha confiabilidad que tener contadores que posean estándares éticos elevados. (Koontz, 1994). Es importante que todo Contador Público que ejerza sus funciones tenga muy claro a lo que se expone al infringir las normas, ya que tarde que temprano se van a ver en serios aprietos económicos por multas, sanciones, iliquidez etc. Por ello es significativo que el contador cumpla con el código de ética profesional de acuerdo al decreto reglamentario 2649 de 1993.

Conoceremos otros conceptos para Contabilidad Administrativa de los autores Warren, Reeve y Fess:

La contabilidad administrativa también incluye datos históricos y estimados que son utilizados por la gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear operaciones futuras y desarrollar estrategias generales de negocio. Es así como las características de la contabilidad administrativas se ven influenciadas por las necesidades variables de la gerencia. En un primer lugar por los reportes que genera la contabilidad administrativa, suministran mediadas objetivas de operación pasadas como estimadas subjetivas sobre

decisiones futuras. Solo la gerencia emplea la información de la contabilidad administrativa, el contador puede suministrar la información según la necesidad de la gerencia. Los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados periódicamente, como ocurre en la contabilidad financiera”. (Warren, Reeve, & Fess, 2008, pág. 2). Para la Contabilidad Administrativa, se puede concluir como aquella que proporciona informes contables que ayudan a la administración a la creación de políticas, estrategias para la planeación y control de las funciones de la empresa.

Vista como un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con

una orientación destinada a facilitar las funciones de

planeación, toma de decisiones y control. Esta rama, de la contabilidad, es la que permite que la empresa logre, con diferentes tecnologías, una ventaja competitiva, de tal manera que alcance el liderazgo en costos y con una diferenciación que la distinga de las otras empresas del sector. Y de acuerdo con sus actividades, detectar áreas de oportunidad lograr estrategias que garanticen su éxito.

4.3

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Los procedimientos administrativos comprenden la importancia del quehacer de la empresa. Para ello la utilización de los diagramas y mapas de procedimientos ofrecen bondades a la organización para representar, seguir y controlar sus acciones, en el desempeño eficaz, comprendiendo de forma ordenada operaciones, formatos y métodos de trabajo.

A continuación se plasman unos conceptos de procedimientos administrativos de acuerdo a la opinión de los siguientes autores:

Aquí se citará a (Rodriguez V, 2002) quien afirma que: 12

Una de las funciones administrativas en los procedimientos es ayudar a la dirección administrativa a planear y obtener las metas de la empresa, hacer un conocimiento general de lo que se persigue; a contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca entre otras cosas, mejorar los métodos, disminuir costos de procesamientos de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicación de trabajo, de ineficiencias y desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados. (Pág. 49)

De acuerdo con el concepto anterior del autor Rodríguez en la parte de las funciones fundamentales, el autor Chiavenato comparte la misma fundamentación administrativa en los procedimientos administrativos de la empresa. Chiavenato considera que: La estructura administrativa es el sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una organización o empresa para que ésta alcance sus objetivos de conservación, productivos y mantenga su economía (Chiavenato, 2000). Según el anterior concepto el autor presenta el procedimiento administrativo como un conjunto de etapas continuas interrelacionados en entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración, creando un proceso integral para el logro de objetivos. El autor (Chiavenato, 2000) anteriormente mencionado también opina que

administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus

gerentes. Si los gerentes realizan

debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el desempeño gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del procedimiento administrativos, logrando una estructura organizacional que la diferencia de otras organizaciones.(pág. 13

42)

Se puede concluir basado en los conceptos anteriores que los procedimientos administrativos, permite a las organizaciones ser proactivas en la proyección del futuro, por medio de diseños de proyectos, estrategias en la ejecución y el mantenimiento de un entorno en el que trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. La administración a través de procedimientos se aplica a todo tipo de organizaciones, ya que su objetivo es controlar las acciones de la empresa, en el desempeño eficaz, comprendiendo de forma ordenada operaciones, formatos y métodos de trabajo. Un proceso es un conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. A través de la cual se efectúa la administración misma que interrelaciona esas etapas y forman un proceso integral.

4.4

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Ahora conoceremos el concepto de la estructura organizacional y su relevancia en la empresa de acuerdo a los siguientes autores: Retomando el autor (Benjamin & Fincowsky, 2009), conceptúa la estructura organizacional como una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias. Su representación grafica se conoce también como organigrama, que es el método más sencillo de expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles. (Pág. 124)

El organigrama es la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos canales formales

de comunicación líneas de autoridad, supervisión y asesoría (Benjamin & Fincowsky, 2009, pág. 124).

Para Robbins y Judge la define así: El modo en que se dividen, agrupan y coordinan los trabajos de las actividades. Existen seis elementos clave que los directivos necesitan atender cuando diseñen la estructura de su organización: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, extensión del control,

centralización y descentralización, y

formalización (Robbins & Judge, 2009, pág. 519).

De acuerdo al anterior concepto el autor enfoca la estructura organizacional como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas,

Los autores Robbins y Judge, definen la empresa como la organización de cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organización; como un sistema de roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico y plan de empresa, así mismo la estructura organizativa de la empresa está formada por:

•

El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran.

•

Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos.

•

Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos (cargos).

Se puede concluir que La estructura organizacional está definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. (Robbins & Judge, 2009) 15

El autor Mintzberg, en su libro Diseños de Organizaciones Eficientes, conceptúa la estructura organizacional como: La que da orden a la empresa, responsabiliza el talento humano de la organización en cada una de las áreas que se han definido previamente. Su finalidad es la de establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una organización para trabajar juntos de forma óptima, a fin de que sean alcanzados los objetivos corporativos. La estructura organizacional es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre empleados y empleados. (Mintzberg, 2006).

La estructura organizacional de acuerdo a los autores anteriores están definidos como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas, definida también como roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas. Instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización.

4.5 CONCEPTO DE MANUAL

Los manuales vistos como aquellos que permiten con precisión ver la imagen documentada de una organización y que contribuyen a mejorar el desempeño de una organización. A continuación se presentan algunos conceptos de manuales, como medios de información para las organizaciones:

Según Manuales Administrativos, Guía para su elaboración, del autor Franklin Fincowsky y Enrique Benjamín. “Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización” (Fincowsky & Benjamin, 1999, pág. 6).

De acuerdo con los anteriores autores, los manuales son documentaciones, que contienen la descripción de actividades administrativas de una empresa y que además deben seguirse para su buen funcionamiento y resultados eficiente y de responsabilidad participativa. Otro concepto según Franklin Fincowsky dice que: Es un elemento del Sistema de Control Interno, un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una

empresa, en todas sus áreas, secciones,

departamentos y servicios. (Fincowsky & Benjamin, 1999)

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación para registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de

calidad, etc.), como los

instrumentos y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas. (Benjamin & Fincowsky, 2009, pág. 244)

Así mismo el autor Rodríguez en su libro cómo elaborar y usar los manuales administrativos, enuncia conceptos de manual, los cuales tienen relación con la definición del autor anterior, los cuales expresa así:

Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. Documento en el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. (Rodriguez, 2002)

De acuerdo con las anteriores definiciones, un manual es un instrumento de control sobre la actuación personal, pero también es algo mas, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida la estructura organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto para convertirse en una serie de normas definidas.

Para el autor Martin Álvarez, los manuales, representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa

La tarea de elaborar manuales

administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita

permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso

instrumento administrativo. (Alvarez, 2006)

Los autores anteriormente nombrados coinciden en que los Manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración, concerniente a objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos etc. También deben contribuir a normalizar y controlar los trámites de procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos, así como problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido.

Los manuales tienen objetivos: •

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas etc.

•

Precisar funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

•

Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

•

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.

•

Proporcionar orientación básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. (Rodriguez, 2002)

Como conclusión los manuales pretenden que la gente se dedique a mejorar los sistemas de trabajo y el nivel de competitividad de la organización, ya que los manuales documentan la experiencia de la organización, por ser un documento de comunicación y coordinación, que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.

4.6 CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO

A continuación se definirá el concepto de procedimiento: Conjunto de acciones ordenadas y finalizada, es decir, orientada a la consecución de una meta. Características de los procedimientos: secuencia de acciones que forman un sistema de pasos sucesivos, pasos que hay que conocer declarativamente y saber aplicar. Por otro lado no se trata de la práctica de ensayo-, es decir de una serie de actos sin un orden fijo, sino que exigen un orden de prelación. Finalmente no se trata de simplemente de saber hacer una serie de acciones, sino que al mismo tiempo se precisa saber por qué y para que se hace. Por lo tanto de alguna manera hay que proponerse un objetivo o descripción de tarea finalizada. (Trepat, 2006).

Serie de labores unidas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado.

Conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se concluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacios, etc. Planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdades guías de acción más que pensamientos, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. (Rodriguez V, 2002, pág. 21)

Concluyendo con el término de procedimiento se puede decir que es la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada, método o manera de ejecutar alguna acción. Seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz.

4.7

PRESUPUESTOS

Considerados como un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. A continuación se cita conceptos de presupuesto así:

Los presupuestos datan del siglo XVIII, cuando empezaron hacer utilizados para presentar los gastos del reino en Gran Bretaña, al igual se establecían algunas pautas para su ejecución y control. En la década del siglo XX los presupuestos comenzaron a ser utilizados por las empresas privadas, ya que notaron el beneficio que se podía obtener en cuanto al control de costos y gastos y a la planeación de las utilidades (Mendoza R, 2004, pág. 6).

Hoy en día es indiscutible la importancia que los presupuestos tienen en la aplicación y control al beneficiar la empresa, por ello se ha constituido en una herramienta de primer orden dentro del proceso administrativo, ya que el presupuesto sirve para enmarcar el rumbo que se debe seguir en las actividades de la empresa. Otro concepto de presupuesto no lo expresa el autor Muñiz de la siguiente manera:

El presupuesto definido como una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un periodo determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia (Muñiz, 2009, pág. 41).

Muñiz también nombra características funcionales de un presupuesto así:

•

Tienen una finalidad principal, que es expresar lo que se quiere alcanzar en el futuro mediante los objetivos fijados de forma monetaria, apoyan la planificación y ayudan a cuantificar los objetivos de forma que se puedan trasladar y comunicar a los diferentes responsables.

•

Integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y responsables en el momento de la confección de los diferentes tipos de presupuestos operativos.

•

Aglutina toda la actividad de la organización en relación a los recursos utilizados y obtenidos en forma de ingresos, gastos e inversiones

•

.El presupuesto utilizado por la dirección permite traslada los objetivos a términos monetarios y delegar la responsabilidad de su consecución a los diferentes responsables.

•

El presupuesto sirve para minimizar el riesgo a futuro en la consecución de los objetivos, ya que permite realizar su seguimiento y, en el caso de no cumplimiento, reconducir los objetivos hacia una situación más real y posible.

•

Debe servir como herramienta de pronóstico y calculo de variables e importes estimados.

•

Es una herramienta susceptible de revisión y cambios continuos, por tanto, requiere una flexibilidad muy elevada.

•

Permite prever situaciones futuras que puedan suceder en forma de mayores o menores ingresos o gastos, lo cual permite elaborar soluciones o planes alternativos a priori si fuera necesario.

•

Coordina las actividades de los diferentes responsables porque mediante el conocimiento de los recursos disponibles se toman previamente decisiones de gestión.

•

Es una herramienta de control, ya que permite analizar las derivaciones entre lo previsto y lo real en un periodo, acumulando a un periodo determinado y desde un periodo al final del presupuesto.

El autor considera que los presupuestos deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, aplicando a cada centro de responsabilidad de la organización. Por otro lado es: “Un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa” (Meyer, 1991, pág. 21) Al concluir de acuerdo a los conceptos anteriores, se puede decir que los presupuestos son un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año. Un presupuesto es una forma de plan de negocios condensado para el año entrante. Dentro de la empresa, los administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso.

4.8

CONTROL DE INVENTARIOS-MATERIA PRIMA

Es importante mantener un control administrativo contable en los inventarios por ser estos el activo más importante en la empresa, los inventarios demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales, a continuación se citan conceptos importantes de diferentes autores así:

Según Hernando Díaz en su libro de Contabilidad General, hace referencia al control

interno en los inventarios, como aquel que

informa al conjunto de

procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos

departamentos o centros operativos.

Reafirmando así que los inventarios

representan uno de los activos más

importantes y significativos de la empresa, por lo tanto se les debe realizar un mayor control. (Diaz, 2007).

Hernán Díaz asimismo opina que el control interno debe empezar desde el momento que se reciben los artículos, confrontando la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades, artículos solicitados. Una vez recibida la mercancía a satisfacción se elabora el informe de recepción, el que posteriormente será enviado a contabilidad para su debido registro de cantidades en el kardex y valores para el registro en el libro auxiliar de inventarios del sistema. El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas: •

Mantener el mínimo de capital invertido.

•

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios

•

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos

•

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías

•

Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo

de la toma del inventario físico anual. •

Controles relacionados con medida de seguridad.

•

Ubicar adecuadamente la mercancía para evitar daños y robos y facilitar el acceso a las personas responsables de su manejo.

•

Permitir el acceso al área de bodegaje solo a personas autorizadas.

•

Controlar la rotación de los artículos para evitar su deterioro u obsolescencia.

•

Realizar inventarios selectivos de los productos de mayor valor, mayor rotación o, en otros casos, de los de muy baja rotación para verificar su estado. Finalmente, utilizar las salidas debidamente autorizadas para el retiro de estas. (Diaz, 2007).

Para el autor Jorge Olavarrieta de la Torre, el control de los inventarios tiene dos aspectos, el primero es el del control físico de los bienes que se guardan en las instalaciones de la empresa o fuera de ella, el segundo se refiere al control del nivel de los inventarios. El control físico hace alusión al cuidado requerido para la conservación de las cosas, evitar las perdidas y sustracciones no autorizadas, evitar el deterioro, mantener al día el registro exacto de las existencias de todos y cada uno de os artículos que se llevan en el inventario. El control del nivel de inventarios, consiste en el equilibrio entre lo que se tiene en inventario y la necesidad de producción y ventas. Si se presentan faltantes para la producción, esta se interrumpe. Si se tienen faltantes en el inventario de producto terminado, no se puede cumplir con los pedidos de los clientes. Por lo tanto, el control de inventarios involucra la planeación de la producción, las compras y el pronóstico de las ventas (Olavarrieta, 1999, págs. 42,43).

Se puede concluir según conceptualización anteriores que los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas, por ello se le debe dar importancia porque de ello depende la programación de la producción. Igualmente es importante contar con el inventario necesario sin caer en el exceso o en faltante ya que de ello obedece la estabilidad de la empresa.

5 METODOLOGÍA

ESTUDIO DE CASO:

La Metodología, de estudio de caso, tiene como objetivo la descripción de las cualidades de un fenómeno. Busca una anomalía que pueda abarcar una parte de la realidad. La metodología para este escrito se fundamento en la recopilación de datos reales del Laboratorio Vitalceramik.S.A.S, información obtenida a través de instrumentos como fueron: la observación, entrevista, y una encuesta estructurada, las cuales dieron como resultado la elaboración del diagnostico por medio del cual se permitió identificar áreas relevantes y de importancia a trabajar, y así lograr el objetivo final que es la elaboración de este trabajo. OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS Diagnosticar y evaluar las áreas más significativa s de acuerdo a sus necesidades contables administrativas y financieras en Vitalceramik

OBJETIVOS ESPECIFICOS

ACTIVIDAD

PRODUCTO

Visita de empresa, Obtención de información por medio de la Diagnostico. realización de instrumentos como: observación, entrevista, y encuesta Sustentación Teórica. estructurada.

ACTIVIDAD

PRODUCTO

Diseñar la Misión, Búsqueda de información, para la Visión y el fundamentación teórica, de Elaboración Grafica del Organigrama. Diseño teórico Organigrama, para Organigrama Misión, y Visión de Misión y Visión identificar las áreas y reflejar en forma esquemática la representación del componente que la integra como son niveles jerárquicos y canales formales de comunicación Elaborar un manual de proceso administrativo interno, con funciones, un manual de ciclos contables administrativo

Búsqueda de información, para la fundamentación teórica. Recibir asesoría para la elaboración del protocolo de actividades diarias, para la elaboración del producto de venta.

Enunciar mecanismos de control Interno en el inventario de la materia prima,

Búsqueda de información, para la Diseño fundamentación teórica.

Diseñar y enunciar una herramienta de contabilidad administrativa y financiera, y sensibilizar al empresario sobre la importancia de dicha herramienta.

Búsqueda de información, para la fundamentación teórica. Diseño de formato Socializar con el Representante Legal. de presupuesto. Persuadiéndole sobre la importancia del manejo de un presupuesto, como herramienta administrativa para el control de costos y gastos, para enmarcar el rumbo que se debe seguir en las actividades de la empresa.

Elaboración de manual de Proceso Administrativo en el área administrativa contable y de producción.

y enunciado de mecanismos de control interno en los inventarios materia prima, área: Contabilidad, producción y venta.

6 DIAGNOSTICO

Luego de haber visitado el Laboratorio Vitalceramik S.A.S, y de utilizar algunos instrumentos de investigación como fueron la observación, entrevista y una encuesta estructurada realizada a los funcionarios del laboratorio, y a partir de dicha información se ha desglosado por áreas. Donde se presenta mayor relevancia y es a partir de dicha información, que se ha diseñado cuatro áreas para cubrir la necesidad que tiene el Laboratorio Vitalceramik S.A.S como son: FORMULACION ESTRATEGICA: MISIÓN, VISIÓN Y ORGANIGRAMA DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLE PARA EL LABORATORIO VITALCERAMIK S.A. ENUNCIADO DE MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS-MATERIA PRIMA. DISEÑO Y ENUNCIADO DE UNA HERRAMIENTA CONTABLE ADMINISTRATIVAS.

Para ello se plantean propuestas a través de la siguiente Matriz: (TABLA No 1) ÁREA ADMINISTRATIVA

CRITERIOS No existe, la Visión, Misión y Organigrama No existen un Manual de Cargos y Funciones Definido

RESULTADOS EN %

100%

IMPORTANCIA

PRODUCTO

90%

Formulación Estratégica

90%

Elaboración de un Manual de Cargos y Funciones

(TABLA No 1) ÁREA ADMINISTRATIVA CRITERIOS

RESULTADOS EN %

IMPORTANCIA

PRODUCTO 28

No se cuenta con un Presupuesto Financiero como Herramienta en los procedimientos administrativos.

100%

Elaboración del Diseño de un Formato de Presupuesto como una Herramienta Administrativa Financiera,

Fuente: Esta encuesta fue realizada en el Laboratorio Vitalceramik S.A.S el día 18 de Julio del 2,012

Área Administrativa: La situación actual administrativa del Laboratorio, es que no cuenta con la información de la Misión, Visión y Organigrama, por ende se elaborará el contenido de cada una de ellas de acuerdo a la actividad económica y al deseo del Representante Legal, como una formulación estratégica y satisfacer dicha necesidad.

(TABLA No 2) ÁREA DE PRODUCCIÓN-CONTABILIDAD Y VENTAS CRITERIOS No existe un manual de procedimientos donde muestre el protocolo de las actividades para la elaboración de su producto para la venta,

RESULTADOS EN %

100%

IMPORTANCIA

PRODUCTO

90%

Flujograma de procedimientos para la elaboración de prótesis fija en el Laboratorio Vitalceramik S,A,S

(TABLA No 2) ÁREA DE PRODUCCIÓN-CONTABILIDAD Y VENTAS CRITERIOS

RESULTADOS EN %

IMPORTANCIA

PRODUCTO

Los inventarios en materia de prima, no cuenta con un mecanismo de procedimientos y control,

100%

Elaboración de una propuesta para el seguimiento y control de inventarios, Flujograma de procedimientos de control en Materia Prima,

Fuente: Esta encuesta fue realizada en el Laboratorio Vitalceramik S.A.S el día 18 de Julio del 2,012

Área de Contabilidad Producción y Ventas: No cuenta con un manual interno global de actividades de trabajo, lo que genera contratiempos en las labores por no tener estipulado la distribución de funciones y así tener un buen desempeño en la realización de las actividades correspondientes. Para ello se diseñara un manual de procedimientos administrativos, como aporte y apoyo a la optimización de dichos procedimientos. Al igual, se evidenció que el manejo de inventariosmateria prima no se está llevando de forma adecuada, pues no se cuenta con un control consecuente, lo maneja una sola persona y se lleva en Excel, pero no se alimenta a diario, y tampoco cuenta con una supervisión superior por lo cual se está incurriendo en un alto riesgo de fraude, perdidas, etc., para ello se enunciará la importancia de llevar un control de inventarios y mercancías, por ser este uno de los activos de mayor importancia y ser la base como lo es la materia prima de las labores en Vitalceramik S.A.S.

(TABLA No 3) ÁREA CONTABLE

CRITERIOS

RESULTADOS EN %

IMPORTANCIA

PRODUCTO

La contabilidad no cuenta con un manual de procedimientos generales. La contabilidad no se lleva al día, porque para este año se implemento un software contable y se está trabajando en el proceso de alimentar el programa, sus estados financieros en este momento están procesados al mes de abril, se lleva una contabilidad de impuestos

100%

90%

Flujograma de procedimientos para la elaboración de prótesis fija en el Laboratorio Vitalceramik S,A,S

Sensibilización de la importancia que se debe tener en la información,

50%

100%

Fuente: Esta encuesta fue realizada en el Laboratorio Vitalceramik S.A.S el día 18 de Julio del 2,012

Área Contable: No se cuenta con un manual de procedimientos en los ciclos contables administrativos. Para lo cual se diseña como un requisito de importancia para mejorar los procedimientos y la toma de decisiones, por ser este la base para el buen manejo, la eficacia y la economía en el departamento contable de Vitalceramik S.A.S.

También se enunciara una herramienta de manejo, en el presupuesto inicial de un periodo, la ejecución y la importancia del cumplimiento de este, para darle un aporte a la administración financiera del Laboratorio.

PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE LA FORMULACIÓN

ESTRATEGICA:MISION VISION Y ORGANIGRAMA EN LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S

Esta propuesta e implementación surge de haber identificado a través de algunos instrumentos de investigación como fueron la observación, entrevista y la encuesta a los funcionarios del laboratorio, a través de los cual se hallo la situación actual administrativa y contable del Laboratorio. No cuenta con la información de la misión, visión y organigrama. Siendo estos elementos partes fundamentales en la organización, ya que la Formulación Estratégica describe el propósito o razón de ser de la organización en estos elementos se encuentra la base sobre la cual se asienta la cultura organizacional y constituye las metas de la organización y determina como alcanzarlas a partir de la posición actual de la organización.

A continuación algunos autores la definen así:

La Formulación Estratégica es la primera de las etapas que constituye el proceso de la Dirección Estratégica en la empresa. Tiene por objeto determinar la estrategia o estrategias más adecuadas a seguir por la

empresa durante un periodo

determinado de tiempo, mediante el desarrollo

de un diagnostico estratégico

consistente en averiguar cuáles la situación actual de la empresa y cuáles son sus posibilidades de desarrollo futuras. (Sanchis & Ribeiro, 1999, pág. 147).

La formulación de la estrategia involucra el recogimiento del planteamiento de la planificación estratégica ampliando el estudio de las variables sociopolíticas, culturales. Dividida en tres momentos principales así: las aspiraciones de la alta dirección, y amenazas del entorno, las fortalezas y debilidades del interior de la empresa, por lo que se trata de proceder al estudio de estos tres aspectos en el ámbito empresarial: el diagnostico estratégico con su doble análisis(interno y externo), el diseño del sistema de objetivos y el análisis estratégico o evaluación y selección de estrategias, que ha de culminar con la elección de la estrategia más apropiada para la empresa (Sanchis & Ribeiro, 1999, pág. 147).

El proceso de formulación de la estrategia no termina con el establecimiento de las metas, sino que debe determinar cómo alcanzarlas a partir de la posición actual de la organización, recogiendo información sobre el entorno de la organización, los grupos con interés en la misma e información sobre la situación interna de la propia organización y sus resultados.

La fuente de información externa más importante para la organización son sus clientes. Así, la dirección deberá contar con datos precisos sobre sus clientes actuales: conocer sus requerimientos y expectativas así como su

nivel de

satisfacción con los productos y servicios de la organización. (Michael, Duane, & Hoskisson, 2008).

Para los anteriores conceptos se concluye en que la formulación estratégica involucra la necesidad de responder eficientemente y actuar con eficacia en su entorno, siendo esta el patrón o modelo de decisiones de una empresa que determina sus objetivos, propósitos o metas, que define principios políticos y planes para el logro de los objetivos. La formulación estratégica busca emprender acciones ofensivas o defensivas para crear una posición defendible en un sector industrial, para enfrentar con éxito la competencia y obtener un rendimiento superior en la inversión de la empresa. Como la Formulación Estratégica describe el propósito o razón de ser de la organización en estos elementos se encuentra la base sobre la cual se asienta la cultura organizacional, para lo cual se conceptualizará que es la misión, visión y organigrama. Dando cumplimiento al aporte del diseño de la formulación estratégica. 7.1 MISIÓN: La misión es una declaración en la que se describe el propósito o razón de ser de la organización. Es un importante elemento de la planificación estratégica porque es a partir de ésta que se formulan objetivos detallados que son los que guiarán a la empresa u organización. 33

Es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten conmovidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión del empresario o de los ejecutivos, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas (Fred, 2003).

Una vez definido el concepto de misión, para Vitalceramik S.A.S reza de la siguiente manera:

MISIÓN Laboratorio Vitalceramik S.A.S, está orientado a la elaboración, fabricación y comercialización nacional e internacional de equipos médicos quirúrgicos y de aparatos protésicos para satisfacer una necesidad funcional y estética de la sociedad, por medio de un equipo de trabajo formado y capacitado.

7.2

VISIÓN: La visión es aquello que la organización pretende alcanzar a largo

plazo. La imagén futura de la organización. Retomando el autor Fred, para la conceptualización de la visión da las siguientes apreciaciones: •

La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la organización, tanto internos como externos.

•

La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.

•

Una vez que se tiene definida la visión de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad.

•

Todo miembro que conozca bien la visión de la empresa, puede tomar decisiones acorde con ésta.

•

La importancia de la visión radica en que es una fuente de inspiración para el negocio, representa la esencia que guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los momentos difíciles y ayuda a trabajar por un motivo y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el negocio. (Fred, 2003).

De esta manera queda definida la Visión para Vitalceramik S.A.S.

VISIÓN

Laboratorio Vitalceramik S.A.S, para el año 2.017 será reconocido como uno de los mejores laboratorios en Colombia por su calidad en la elaboración y reparación de aparatos protésicos, ortodonticos u otro tipo de elementos restaurativos o quirúrgicos para la salud oral y estética, siendo exportador e importadores de la fabricación y de los materiales de sus productos, brindando bienestar integral.

7.3 ORGANIGRAMA: Es un instrumento que permite distribuir los puestos que comprenden la organización en función de la jerarquía y de las áreas de competencia. Dependiendo de la mayor o menor complejidad de la estructura organizacional de la empresa, el organigrama será más o menos complejo (Montalván, 1999, pág. 20).

Moltaván considera que en cualquier organigrama se debe considerar en tres áreas básicas, aplicables a cualquier empresa, por pequeña que sea.” •

Área administrativa

•

Área productiva (manufacturera, intermediación o servicio)

Área

ventas y/o mercadotecnia.

El autor Montalván, considera útil y necesario un organigrama, porque según él, el organigrama es un recurso sumamente importante con que cuenta la empresa y, en particular, sus directivos, comprenderán aspectos fundamentales como: La visión general e integral de la empresa, la ubicación del personal, la distribución de las áreas de que consta la empresa, la forma como se relacionan los puestos, la forma de distribución de la autoridad, la posibilidad de detectar problemas en la empresa que pueden estar generados por la estructura, y la posibilidad de diseñar cambios estructurales, de puestos y de personas. (Montalván, 1999) De acuerdo a la importancia que se tiene del diseño del organigrama, es significativo que se encuentre plasmado en un esquema que permita de forma fácil e inmediata, apreciar la estructura y composición de la empresa, lo que para ello a continuación, se apreciara el diseño para Vitalceramik. ORGANIGRAMA LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S

GERENCIA GENERAL DIRECCION ADMINISTRATIVA RECURSOS HUMANOS

AREA CONTABLE

CARTERA

Personal de Apoyo Secretaria Recepcionista

TESORERÍA

CONTADOR PUBLICO

AREADE PRODUC CION

AREA DE VENTAS

JEFE DE PRODUCTIVI DAD Y CONTROLDE CALIDAD Profesional en Mecánica ental D

Asistente Contable

Técnicoen Mecánica ental D

Auxiliar Contable

Encargad o de secciónde despach os

JEFE DE VENTAS

Investigación de Mercadeo Publicidad

Mensajería

Servicios Generales

Ventas

Inventari os

Fuente: Elaboración Propia 7.4

DISEÑO DE PRESUPUESTO PARA VITALCERAMIK

Para Vitalceramik se ha diseñado un presupuesto Flexible o Variable, por ser este el que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento.

Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el

campo de la presupuestaci贸n de los costos, gastos indirectos de fabricaci贸n, administrativos y ventas.

Fuente: Elaboraci贸n Propia

Fuente: Elaboración Propia

8 DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLE PARA EL LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S

Esta propuesta surge del hallazgo obtenido en el diagnóstico que se realizó al Laboratorio Vitalceramik S.A.S, quien no cuenta con un manual interno de procedimientos de trabajo global administrativos, Por ello se diseña un manual como aporte y apoyo a la optimización de dichos procedimientos.

Al igual tampoco cuenta con un manual Contable Administrativo, lo que genera contratiempos en las labores por no tener estipulado la distribución de funciones para la realización correspondiente en los procedimientos.

Para ello se diseña un manual de procedimientos administrativos, como un requisito de importancia para mejorar los procedimientos y la toma de decisiones contables administrativas, por ser estos la base para el buen manejo, la eficacia y la economía en Vitalceramik S.A.S.

Teniendo en cuenta que los manuales son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, y facilitan la capacitación de nuevos empleados, y proporcionan una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

8.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

El manual de procedimientos administrativos para el Laboratorio Vitalceramik S.A.S. es presentado como alternativa para satisfacer necesidades administrativas, por ser este de gran utilidad en la reducción de errores laborales, y a su vez facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción en los cargos y funciones respectivas. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada procedimiento, actividad, función, tarea, etc. Pues este permite que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores (Fincowsky & Benjamin, 1999) . Con este manual se pretende dar un panorama general de los procedimientos laborales en el Laboratorio Vitalceramik S.A.S y las funciones que debe tener cada

integrante a su cargo sirviendo como una guía práctica para que los procedimientos y funciones puedan ser desarrollados.

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CODIGO MPA-AP No 1

ÁREA: ADMINISTRATIVA Y PRODUCCIÓN FECHA: PAGINA 1 DE 8 OBJETIVO: Elaborar un manual de las actividades laborales y funciones de cargos para que se cuente con una herramienta que contribuya al mejoramiento administrativo y a los procedimientos laborales, como un aporte a los lineamientos en el desarrollo de cada actividad. ALCANCE: Con cubrimiento a todas las actividades realizadas por los colaboradores. Inicia con la recepción de casos dentales enviados por parte del proveedor y termina con la elaboración del trabajo y la entrega al cliente. DEPENDENCIA: La establecida para cada cargo. CONDICIONES GENERALES: Establecer el Perfil Laboral de cada colaborador STAFF DE CARGOS LABORALES Y FUNCIONES: Es importante que Vitalceramik sepa que cada funcionario debe tener una función específica dentro de la empresa y unas funciones a cumplir de acuerdo con el cargo que ocupa, para ello se realiza los procedimientos correspondientes.

GERENTE GENERAL: El Gerente General del Laboratorio Vitalceramik S.A.S actúa como representante legal de la empresa, Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que se ofrece, maximizando el valor de la empresa. FUNCIONES DEL CARGO

•

Fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios, tanto de forma local como a nivel internacional. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles Supervisa a: Todo el personal

• • •

•

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Dirige y controla las actividades de la empresa. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa. Ejercer un liderazgo dinámico para volver ejecutables los planes y estrategias determinados. Es responsable, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización.

Reporta a: No tiene

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CODIGO ADMINISTRATIVOS MPA-AP No 1 ÁREA: DE PRODUCCIÓN FECHA: PAGINA 2 DE 8 CONTADOR PUBLICO: Según ley 43 de 1990 Art 1, Se entiende por Contador Público: persona natural, que mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente ley, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general. FUNCIONES DEL CARGO

• Aplicar, analizar e interpretar la • información contable y financiera de la empresa. • Diseñar e implementar instrumentos y mecanismos de apoyo a las directivas de la organización en el proceso de Toma de decisiones. • Facultado por la ley para dar fe pública • respecto de los hechos conocidos por él y propios del ámbito de su profesión • Firmar los actos propios de la profesión.

Se conoce también como aquel experto con formación universitaria en ciencias empresariales, con especial énfasis en materias y prácticas contablefinancierotributaria-administrativas, auditoría externa e interna y servicios de asesoramiento empresarial. Dictamina sobre la información económica y financiera, realizar las actividades relacionadas con la ciencia contable, tributaria, y los sistemas de información de la empresa, las finanzas, los costos, etc. Supervisa a: Departamento contable Reporta a: Junta, Gerente General, a entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la empresa. SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE: Persona capacitada para ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativas contables que conllevan a un grado de responsabilidad, requerido por la jefatura del laboratorio. FUNCIONES DEL CARGO SECRETARIA: CONTABILIDAD: • Propender por una comunicación óptima y • Realizar en el sistema, los pagos de seguridad oportuna de la Empresa con sus clientes social (Salud, Pensión, Riesgos profesionales, internos y externos. Caja de compensación, entre otros). • Administrar las comunicaciones telefónicas • Alimentar el sistema contable que permita entrantes y salientes. tener la información al día. • Elaborar cartas. • Liquidar nómina. • Mantener al día los archivos generales de la • Elaborar notas débito y crédito. empresa. • Manejar y controlar la caja menor. • Atender al personas externo que visite la empresa

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CODIGO MPA-AP No 1

ÁREA: ADMINISTRATIVA Y PRODUCCIÓN FECHA: PAGINA 3 DE 8

• • • • •

SECRETARIA: • Organizar la mensajería diariamente. Cuidado y seguridad de materiales y equipos a cargo • Gestión Administrativa Apoyar a la empresa con información diversa. Registrar las reposiciones de papelería de su área. Selección de personal Auxiliar el proceso de • búsqueda de personal idóneo que cumpla con el perfil del cargo.

• • Realizar la convocatoria de aspirantes a cargos. • Verificar las referencias laborales y personales, • Solicitar y Tramitar los documentos de • vinculación. •

CONTABILIDAD: Mantener al día los documentos contables con los proveedores Tener por escrito los requisitos que deben llevarse al solicitar alguna facturación, formularios DIAN-alcaldía y demás cosas referentes aspectos legales de la empresa. Vincular al sistema de seguridad social y demás aspectos legales a los nuevos empleados. Recaudo de Cartera. Conciliación Bancaria.

Depuración de saldos contables. Elaboración de informes y reportes.

Supervisa a: El departamento contable y Reporta a: Gerente General, Contador administrativo interno. Público. TECNICO PROFESIONAL EN MECANICA DENTAL: El Técnico Profesional en Mecánica Dental es quien trabaja en forma conjunta con el profesional odontólogo asistiéndolo en el diseño y en la realización de todo tipo de prótesis dentales y de ortopedia en sus múltiples variedades de materiales y apoyos tecnológicos para su desarrollo. FUNCIONES DEL CARGO • Manejo de las últimas tecnologías en materiales • Aplicar las mejores técnicas y los y procedimientos de trabajos odontológicos con calidad, responsabilidad y compromiso.

• Aplicar sus conocimientos y habilidades para construir piezas dentales, mediante el uso adecuado de equipos y materiales. • Conocer ampliamente los procedimientos administrativos para la recepción, disposición y ubicación de trabajos; entregas de estos a las respectivas clínicas y/o a los profesionales directamente. Supervisa a: Los procedimientos de casos dentales

procedimientos más adecuados en aparatos de ortodoncia, dentaduras totales, parciales removibles y cerámica dental. • Seguir con precisión las indicaciones especificadas por un odontólogo en la elaboración de piezas dentales. • Trabajar respondiendo a los diferentes campos y especialidades odontológicas y manejar un computador con los programas básicos de administración de laboratorio. Reporta a : Gerente General

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CODIGO

ÁREA:A DMINISTRATIVA Y PRODUCCIÓN

MPA-AP No 1

FECHA: PAGINA 4 DE 8 MENSAJERO: Persona con conocimiento de tácticas y habilidades para observar y verificar, con buenas relaciones interpersonales, con disponibilidad requerida para el cargo, responsable y con buen estado de salud, físico y mental. FUNCIONES DEL CARGO • Realizar labores de mensajería. • Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares • Retirar cobros en la locación del cliente. indicados. • Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica. • Recoger los casos dentales a los odontólogos que lo requieren. • Retiro de materiales en la locación del proveedor. • Acudir a Bancos para realizar consignaciones, pagos, cambios de • Reparto de cartas, informes o volantes cheques y demás actividades urgentes cuando se presente el caso. relacionadas con entidades • Acatar órdenes de la Administración y Bancarias. Gerencia. • Realizar tareas que le sean asignadas por su jefe inmediato y así garantizar un trabajo de calidad. Supervisa a: Sus Responsabilidades. Reporta a : La Administración SERVICIOS GENERALES: Persona de buenas relaciones interpersonales, responsable, buen estado de salud físico y mental, y capaz de realizar un trabajo bien hecho. FUNCIONES DEL CARGO • Con conocimientos sobre aseo de oficinas, preparación de bebidas aromáticas café y atención al público. • Aseo integral de los baños. • Realizar tareas que le sean asignadas por su jefe inmediato y así garantizar un trabajo de calidad. Supervisa a: Sus Responsabilidades.

• • • •

Buenas relaciones interpersonales. Aseo integral de las oficinas de atención al público, cocina, hall. Limpieza total de los vidrios puertas y ventanas. Aseo de cuadros y cielo raso.

Reporta a : La Administración

8.2 CONVENCIONES PARA EL DISEÑO DE FLUJOGRAMAS

INICIO

CONECTOR DE ACTIVIDADES

FUNCIONARIOS RESPONSABLE, DEPENDENCIA FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA

DOCUMENTO

BLOQUE DOCUMENTOS

PROCESO DE REPORTES

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

DESICIÓN

FINALIZAR

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CODIGO MPA-AP No 1

ÁREA: DE PRODUCCIÓN FECHA: PAGINA 5 DE 8 DEFINICIONES.PARA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO EN LA ELABORACION DE PROTESIS FIJA EN EL LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S Las siguientes definiciones han sido tomadas del libro Fundamentos Esenciales en Prótesis Fija, como una orientación en el manejo de la terminología en los procedimientos laborales: IMPRESIÓN DENTAL: Impresión que se toma sobre los dientes de un paciente, realizada en una clínica dental, y que se consigue a través de ciertos materiales no tóxicos (denominados de impresión), como son el alginato y la silicona (de condensación y de adición), contenidos en las distintas cubetas de impresión existentes YESO: Es un producto preparado a partir de una roca natural denominada aljez (sulfato de calcio hidratado), mediante deshidratación, al que puede añadirse en fábrica determinadas adiciones de otras sustancias químicas para modificar sus características de Fraguado, resistencia retención de agua y densidad una vez amasado agua, puede ser utilizado directamente. VACIADO SOBRE LA IMPRESIÓN: Para confeccionar una prótesis es necesario partir de una réplica exacta de la cavidad bucal del paciente. Es la impresión y el negativo. Y se hace con las cubetas de impresión. Después se debe hacer el vaciado de esta impresión que es el positivo y va a servir como modelo para que la protésica pueda trabajar en el.

MAQUILLAJE: Los maquillajes se usan con el fin de caracterizar la carilla estética dental y reproducir las características ópticas naturales del diente. TROQUELADO: Es la obtención de un modelo individual (troquel) del diente preparado, a partir de la sección del modelo de trabajo. Permite un manejo más simple y un mejor acceso a la preparación biológica y sus límites. ENCERADO DENTAL: Es el proceso por el cual se modela en cera la estructura próximamente a colar. COLADO DENTAL: Se utiliza en el laboratorio dental como parte del mecanismo de fundir metales para que éstos adopten la forma del encerado previo. ADAPTACION: La dentadura está especializada para la masticación, es una característica distintiva de los mamíferos, compuesta por incisivos, caninos, premolares y molares. Por eso la adaptación en una prótesis debe quedar acorde para la masticación y el buen funcionamiento en el paciente.

CALIBRACION: Establecer con exactitud la correspondencia entre las indicaciones de un instrumento de medida y los valores de la magnitud que se mide con él. ESTRUCTURA DENTAL: Es una técnica que permite modificar, o hacer que pasen desapercibidos pequeños defectos de forma o posición de los dientes. IMPLANTE: Los implantes son elementos metálicos que se ubican quirúrgicamente en los huesos maxilares, debajo de las encías. Una vez colocados en el lugar, el dentista puede colocar sobre ellos las coronas o puentes fijos que reemplazarán a las piezas dentarias perdidas. CERAMICA: Compuesto de metales (como alúmina, calcio, litio, magnesio, potasio, sodio, estaño, titanio y circonio) y no metales (como silicio, boro, flúor y oxigeno) que se usan como componente estructural individual, cerámicas dentales se hacen para proporcionar una o más de las siguientes propiedades: vaciado, modelado, inyección, color, opacidad, translucidez, torneabilidad, resistencia a la abrasión, dureza y rigidez.

CARILLAS DE PORCELANA: Son finas láminas cerámicas que se fijan sobre la superficie visible del diente, que previamente ha sido discretamente rebajado en esa área, quedando intactas las zonas no visibles. (Shillingburg, Hobo, Whitsett, Jacobi, & Brackett, 2000)

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CODIGO MPA-AP No 1

ÁREA: DE PRODUCCIÓN FECHA: PAGINA 6 DE 8 49

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE PROTESIS FIJA EN EL LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S

Fuente: Elaboración Propia

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CODIGO MPA-AP No 1 ÁREA: DE PRODUCCIÓN FECHA: PAGINA 7 DE 8

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIOÓN DE PROTESIS FIJA EN EL LABORATORIO VITALCERAMIK S.A.S

Fuente: Elaboración Propia

Fuente: Elaboraci贸n Propia

8.3 MANUAL CONTABLE ADMINISTRATIVO

Vitalceramik S.A.S no cuenta con un manual

de procedimientos contables

administrativos, para lo cual a través de este manual, se diseña la importancia que este tiene para mejorar los procedimientos y la toma de decisiones contables administrativas, y así mismo para un buen manejo de la eficacia y la economía en el departamento contable de este Laboratorio. La contabilidad es un campo altamente técnico, todo el mundo a diario, practica la contabilidad, cuando prepara un presupuesto hogareño, cuando se manejan fondos, créditos, compras, cuando se concilia un banco, en la elaboración de declaraciones de renta, cuando se tiene ingresos y gastos, siempre se va a estar utilizando conceptos contables a través de los recursos económicos, constantemente se va a tener presente en la vida social y comunitaria. Siempre que se trabaje por un proyecto común y social, se debe llevar un control histórico, de las operaciones y decisiones de todos los movimientos de dinero que se haga. (Horngren, Sudem, & Elliot, 2000).

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL CONTABLE ADMINISTRATIVO CODIGO MCA-AC No ÁREA: CONTABILIDAD 02 FECHA: PAGINA 1 DE 2 OBJETIVO: Mostrar el diseño contable general que la empresa maneja, para que cuente con una guía para el buen funcionamiento del departamento contable la empresa. FINALIDAD: Los procedimientos del presente manual deberán ser cumplidos por todos los empleados que integran el Departamento Contable. ALCANCE: Contador Público, Asistente y/o Auxiliar Contable

ACTUALIZACION: Este manual contable y administrativo será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procedimientos internos del departamento contable. RESPONSABILIDAD: El Contador Público. DESCRIPCION GENERAL: Los procedimientos contables en todas las empresas se hacen ineludibles, porque ellos guían y orientan a un mayor entendimiento y dan la importancia al control de la información para toma de decisiones. El ciclo contable es realizado por el Auxiliar Contable, bajo la supervisión del Contador Público. El registro de transacciones en forma cronológica, en los libros de contabilidad, más el proceso de ajustes a las cuentas, el cierre de resultados y la preparación de los estados financieros es lo que se conoce como el ciclo contable. Proceso que la empresa realiza con la finalidad de evaluar resultados de las operaciones para toma de decisiones.

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 MANUAL CONTABLE ADMINISTRATIVO ÁREA: CONTABILIDAD FECHA:

CODIGO MCA-AC No 02

PAGINA 2 DE 2

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GENERALES EN EL CICLO CONTABLE

Fuente: Elaboraciﾃｳn Propia 8.4 DISEﾃ前 Y ENUNCIADO DE MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS-MATERIA PRIMA Es importancia llevar un sistema de costos para control de inventarios - mercancﾃｭas, por ser este uno de los activos de mayor importancia y ser la base como lo es la materia prima de las labores en Vitalceramik S.A.S. Para ello se estarﾃ｡ nombrando mecanismo que le puede ser de utilidad y de un mayor control interno en los inventarios de materia prima con el fin de que el 55

Laboratorio Vitalceramik pueda tener un conjunto de procedimientos para verificar su activo.

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 DISEÑO Y ENUNCIADO DE MECANISMOS DE CODIGO CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOSMCI-CPV MATERIA PRIMA. ÁREA: CONTABILIDAD – PRODUCCIÓN -VENTAS

No 3

FECHA: PAGINA 1 DE OBJETIVO: A través de un Flujograma mostrar los procedimientos que se deben tener en cuenta para los inventarios en materias primas y el control que se les debe tener, a través de una descripción de actividades y funciones de los encargados de las materias primas. FINALIDAD: Los procedimientos del presente manual deberán ser cumplidos por todos los empleados que integran el Área de Producción y Ventas ALCANCE: Jefe de Producción y Jefe de Ventas ACTUALIZACION: Este manual de enunciados, mecanismos de control en los inventariosMateria Prima será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procedimientos internos de las Áreas de Producción y Ventas RESPONSABILIDAD: Jefe de Producción y Jefe de Ventas

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 DISEÑO Y ENUNCIADOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS- CODIGO MCI-CPV MATERIA PRIMA. No 3 ÁREA: CONTABILIDAD – PRODUCCION - VENTAS

FECHA: PAGINA 1 DE 3 FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DEL CONTROL EN LOS INVENTARIOS-MATERIA PRIMA

INICIO

¿Solicitud compra de Materia Prima?

Llegada de Materia Prima

Jefe de Producción y control de calidad

Almacenamiento de la Materia Prima en Bodega

Reporte de entrada en Kardex

¿Requisición de Materia Prima para laborar?

FIN

Contabilidad Registrar en Sistema y expide factura de VENTA

Elaboración de casos dentales

Reporte de salida en Kardex

Producto terminado

Por solicitud del Cliente

Jefe de Venta

¿Venta total del producto?

Reporte la elaboración del caso dental

Distribución al cliente

Proceso sin terminar

MENSAJERO

Fuente: Elaboración Propia

LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 DISEÑO Y ENUNCIADOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOSMATERIA PRIMA. ÁREA: CONTABILIDAD – PRODUCCIÓN - VENTAS

CODIGO MCI-CPV No 3

FECHA: PAGINA 1 DE 3 MECANISMOS Y ACTIVIDADES EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS-MATERIA PRIMA No

ACTIVIDAD

ENCARGADO

FUNCIONES

SOLICITUD DE MATERIA PRIMA

Jefe de Producción - Control de Calidad

LLEGADA DE LA MATERIA Jefe de Producción - Control PRIMA de Calidad 2

4 5 6

Seguir el ciclo de compras adecuado Verificar la orden de compra con la factura, congruencia en lo pedido con lo recibido, Revisión del estado y condiciones de calidad físicas de los productos, revisión de precios-sobrevaluados, Custodio de materiales, comparación de existencias, actualización de kardex, y reporte en contabilidad por remisión,

ALMACENAMIENTO DE LA MATERIA PRIMA BODEGA

Jefe de Producción - Control de Calidad

REQUISICION DE MATERIA PRIMA PARA LABORAR

Jefe de Producción - Control de Calidad

Entrega de material, actualiza kardex y reporta en contabilidad por remisión,

ELABORACION DE CASOS DENTALES

Mecánico Dental

SI: reporta la elaboración, No: reporta al Gerente,

SOLICITUD DEL CLIENTE

Jefe de Producción - Control de Calidad

DISTRIBUCION AL CLIENTE 7

PROCESO o PRODUCTO TERMINADO

Reportar la elaboración del caso dental Pendiente de fecha de entrega Encargado de sección de acordada por el cliente para su despacho cumplimiento, empacado del producto. Revisión de Materia Prima: desperdicio, desordenes, calidad del producto terminado, cumplimiento de las exigencias, Jefe de Producción - Control Mano de Obra: Tiempo de trabajo, de Calidad cargo de costos que no corresponden, liquidación de horas de trabajo, reporte a contabilidad para pago de nomina,

Fuente: Elaboración Propia LABORATORIO VITALCERAMICK S.A.S NIT 900.497.084-6 DISEÑO Y ENUNCIADOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOSMATERIA PRIMA. ÁREA: CONTABILIDAD – PRODUCCIÓN - VENTAS

CODIGO MCI-CPV No 3

FECHA:

PAGINA 1 DE 3 MECANISMOS Y ACTIVIDADES EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS-MATERIA PRIMA VENTA

Jefe de Venta

DISTRIBUCION AL CLIENTE

Mensajero

VENTA TOTAL DEL PRODUCTO

Jefe de Venta

9 10

11 12

FIN DEL PROCESO

Si: a cargo de Jefe de Venta, No: Reporta a Jefe de Producción, Hacer entrega del producto respectivo Reportar a contabilidad para expedir factura de Venta

Jefe de Producción - Control de Reportar a Gerencia Calidad

Fuente: Elaboración Propia

8.5 CONCLUSIÓN DE LOS MANUALES

La elaboración de los anteriores manuales, fueron realizados con la intención de satisfacer necesidades administrativas y contables en el Laboratorio Vitalceramik S.A.S, empresa la que prestó el servicio de practica empresarial a la universidad. Este hecho fue posible una vez elaborado un diagnostico, a través del cual se recolectaron datos que hicieron posible el diseño de manuales como fueron: manual de procedimientos administrativos, en el área administrativa contable y de producción, un diseño y enunciado de mecanismos para el control interno de inventarios en cuanto a la materia prima. En estos manuales quedan plasmados procedimientos que ayudaran a la empresa en su control interno y de gestión, una vez sean implementados y se haga uso de ellos, mejoraran la estructura y cultura organizacional de la empresa, a través de sus áreas de direccionamiento. 60

9. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION PARA MANUALES PROCEDIMEINTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLE PARA VITALCERAMIK S.A.S

La práctica empresarial para el Laboratorio Vitalceramik S.A.S. tiene como finalidad proponer manuales de procedimientos Administrativos y Contables específicamente en el área Administrativa, Contable y de Producción, esta propuesta queda abierta para prácticas empresariales que solicite la empresa como es la de implementación: Para ello a continuación se presenta un cronograma por fases de las actividades a realizar así: ITEMS

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

FECHA

RESPONSABLE

Sensibilizar a la Gerencia Administrativa, la importancia

implementar

Formulación Estratégica. Socialización y FASE No 1

Sensibilización

este

caso,

Organigrama, La Misión y Visión. La

13/10/2012

Practicante No 1

importancia

que es para la empresa con para

contar

Manuales los

procedimientos administrativos y contables, el control interno en

los

inventarios-

Materia Prima y la importancia

contar con una herramienta administrativa financiera lo

como

presupuesto.

Homologar FASE No 2

Propuesta

Verificar y Validar la Propuesta

Tiempo para la

Creación

Implementación

presupuesto para

19/10/2012

Practicante No 1

02/11/2012

Practicante No 2

12/11/2012

Practicante No 2

19/11/2012

Practicante No 2

del

la implementación de la propuesta.

Capacitación del personal Administrativo FASE No 3

Contable

Implementación del

manual

Administrativo y de Producción. Implementación del

Manual

Contable.

1er Seguimiento y revisión

implementación

29/11/2012

Practicante No 2

17/12/2012

Practicante No 2

21/01/2012

Practicante No 2

de los Manuales.

Implementación del

Presupuesto

como una herramienta administrativa FASE No 3

Evaluación

del

proyecto en funcionamiento

Informe

Final

presentado a la

Practicante No 2

Gerencia General 28/01/2012 y Administrativa.

10.

CONCLUSIÓN

La elaboración del anterior trabajo escrito, obedece a la práctica empresarial según acuerdo empresa- universidad, medio por el cual se brinda la oportunidad de lograr 64

un trabajo de grado para optar el título profesional. Es por ello que se ha plasmado en este trabajo, la consolidación de procedimientos administrativos contables para el Laboratorio Vitalceramik S.A.S, donde una vez elaborado un diagnostico de las necesidades que se presentaba en cuanto a los procedimientos administrativos, se evidencio la necesidad de diseñar una propuesta, a través de manuales administrativos y contables para brindar un apoyo en pro de la mejora en la estructura organizacional, y en el área de direccionamiento administrativo, de esta organización, para ello se identificaron cuatro áreas de trabajo así: Área administrativa en esta área se logro en su estructura organizacional, la elaboración del organigrama para la empresa, con el fin de que obtengan una herramienta que identifique sus áreas actuales y la posibilidad de un desarrollo a futuro. Al igual se desarrolló la formulación estratégica para la misión, visión, que aun no se contaba con estas declaraciones que son importantes por describir el propósito, la imagen y razón de ser de la organización. Esta formulación estratégica se sustento bajo una fundamentación teórica, lo que permitió cumplir con la finalidad de la elaboración. Área de contabilidad-producción y ventas, en esta área sé trabajó la elaboración de manuales, como fueron: manual global de actividades diarias a cargo de los funcionarios, con sus respectivas funciones correspondientes. Se diseñó un manual de procedimientos de control en el manejo de los inventarios en la parte de materia prima, enunciando la importancia del control que se debe tener en los inventarios por ser uno de los activos de mayor valor y ser la base como lo es la materia prima en las labores de Vitalceramik S.A.S. En el área contable, se diseño un manual básico de los ciclos contables, como un requisito de importancia para la mejora del proceso y la toma de decisiones administrativas y contables, en el manejo de la eficacia y la economía de la empresa. También se diseño un formato de presupuesto, como aporte de una herramienta, para el control y manejo de ingresos, costos y gastos, considerado como una acción

a cumplir y las metas previstas en términos financieros con el objetivo de que se efectúe en un determinado tiempo y bajo condiciones previstas.

Con la elaboración de este trabajo, se dio la oportunidad de ejercer habilidades de asesoría en planes económicos y financieros, y la oportunidad de enfrentar el campo de acción empresarial, logrando así el fin de un aporte mutuo, tanto para la empresa, como para el practicante.

11.

BIBLIOGRAFร A.

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Anexo No 1 Cronograma actividades de trabajo de grado.

Anexo No 2 Cronograma de actividades y visitas empresa-universidad.

Anexo No 3 Encuesta. Cargo: _____________________________________

Entrevista

Entrevista para diagnosticar la gestión en los procedimientos contables y financieros de la compañía. Actividad Económica  ¿Conoce usted con certeza la actividad económica de la compañía? Si su respuesta es afirmativa explique ¿Cuál es? Planeación estratégica 1. ¿Conoce usted la misión y visión del Laboratorio Vitalceramik S.A.S.? 2. ¿Conoce usted los objetivos del Laboratorio Vitalceramik S.A.S.? 3. ¿Conoce usted el organigrama del Laboratorio Vitalceramik S.A.S.? 4. ¿Cree usted que la compañía está organizada y estructurada departamentos y cargos definidos?

por

Procedimientos Administrativos 5. ¿Existe una buena comunicación interna y externa ascendente y descendente en la compañía? 6. ¿Conoces usted sus funciones y responsabilidades laborales dentro de la compañía? 7. ¿El personal administrativo es eficiente y eficaz? 8. ¿Cree usted que los cargos están debidamente definidos, para cada proceso administrativo?

Información Específica Del Departamento De Contabilidad 9. ¿Existe un departamento de contabilidad? 10. ¿Conoce usted los procedimientos y ciclos contables que se llevan a cabo en la compañía? 11. ¿Se lleva una buena relación con los proveedores y clientes al momento de cobrar y emitir sus cuentas y viceversa? 12. ¿La contabilidad que se lleva en el Laboratorio Vitalceramik S.A.S es usada con qué fines; para el pago de impuestos, para las relaciones comerciales ó para la toma de decisiones? ¿Cuál cree usted que es el uso más relevante? 13. ¿Reflejan los estados financieros la realidad económica y financiera de la compañía? ¿Por qué? 14. ¿Conoce si existen procedimientos contables y financieros (expresados por escrito) dentro de la organización que le permitan conocer cuáles son las actividades a desempeñar en el puesto que ocupa? 15. ¿Cree usted que un manual de procedimientos contables sería beneficioso para la empresa? Explique. Encuesta - Análisis Estadístico Encuesta para diagnosticar la gestión en los procedimientos contables y financieros de la compañía, dichos resultados se verán reflejados con análisis estadísticos. Análisis General Marque | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | con una X donde: |1| Deficiente

|3| Aceptable

|2| Insuficiente

|4| Sobresaliente

|5| Excelente

1. ¿Cómo cree usted que se encuentra la estructura organizacional de la compañía?

2. ¿Los cargos están responsabilidades? 1

5 definidos

con

sus

respectivas

funciones

3. ¿Cómo define usted el ambiente laboral de la compañía? 1

4. ¿Cómo define usted la administración de recursos económicos de la compañía? 1

5. ¿Cómo define usted la infraestructura (Equipos de oficina, Maquinaria, Dotación, Sistemas de información? de la compañía

6. ¿Qué grado de compromiso percibe usted de los empleados para que la compañía cumpla sus objetivos? 1

7. ¿La compañía emplea controles internos en cada uno de sus procedimientos para mitigar los riesgos económicos que se corren cuando la organización realiza cada una de sus actividades? 1 2 3 4 5

Análisis Financiero Marque | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | con una X donde: |1| Nunca |3| A Veces |5| Siempre |2| Casi Nunca

|4| Casi Siempre

8. ¿La gerencia toma decisiones relevantes para la compañía de acuerdo a la información extraída de los Estados Financieros? 1

trimestralmente? 1 2 3

9. ¿Conoce si se emiten informes de la situación financiera de la compañía mensual o 5

10. ¿Conoce si se realizan Presupuestos mensuales, trimestrales semestrales o anuales? 1 2 3 4 5

11. ¿Se realizan Flujos de caja para los proyectos que emplea la compañía, los cuales permitan liquidez y rendimiento financiero en los mismos?

12. ¿Se realiza el debido análisis de los indicadores financieros los cuales miden el grado de endeudamiento liquidez y rentabilidad de la compañía? 1 2 3 4 5

13. ¿Se da a conocer el capital de trabajo al comenzar el periodo contable?

Anexo No 4 Acta de sensibilizaci贸n

Anexo No 5 Carta de aceptaci贸n del proyecto.