Tesis / 0158/Cont by MAOSABO

DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS, BASE DEL MEJORAMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN CONTABLE

ELSA YOHANA OLAYA RIVERA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ 2013

DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS, BASE DEL MEJORAMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN CONTABLE. MANUAL DEL PROCESO DE ADMISIONES EN EL INSTITUTO ALBERTO MERANI

ELSA YOHANA OLAYA RIVERA

Trabajo de Práctica empresarial para optar por el título de Contador Público

Asesora Doctora. Liliana Peñuela Muñoz

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2013

Nota de aceptaci贸n:

_____________________________ _____________________________ _____________________________

Presidente del jurado

Jurado

Bogot谩, octubre de 2013

Dedicado a las directivas y compaĂąeros del Instituto Alberto Merani, por todo el apoyo que recibĂ, a la universidad y a mi familia por bridarme su amor incondicional.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................8 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................9 OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL ..................................................................... 11 General ........................................................................................................................................ 11 Específicos .................................................................................................................................. 11 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PRÁCTICA EMPRESARIAL ........................................ 12 1.

MARCO TEÓRICO ................................................................................................................ 13 1.1 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN .................................................................................. 13 1.1.1

Norma de gestión de calidad ISO 9000. ................................................................. 14

1.2 INSTITUCIÓN DONDE SE DESARROLLA LA PRÁCTICA EMPRESARIAL ............ 17 1.2.1

Carácter Institucional ................................................................................................. 17

Misión ....................................................................................................................................... 17 Visión ........................................................................................................................................ 17 Objetivos estratégicos ........................................................................................................... 17 1.2.2 1.3 1.3.1 1.4

Criterios de admisión ................................................................................................. 18 ORGANIGRAMA INSTITUTO ALBERTO MERANI .................................................. 19 Funciones de las estancias de dirección y participación ..................................... 20 HISTORIA DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES EN EL IAM ....................... 29

1.4.1

School Pack (Software académico actual en el Instituto Alberto Merani). ........ 31

1.4.2

Otros software en el mercado. ................................................................................. 32

TABLA 1. COMPARATIVO PROCESOS DE ADMISIÓN IAM V/S OTRAS ..................... 34 1.5 2.

MARCO LEGAL ...................................................................................................................... 37 2.1

IMPACTO AMBIENTAL................................................................................................. 35

NORMAS ASOCIADAS ................................................................................................. 37

MARCO CONCEPTUAL ....................................................................................................... 39 3.1

DEFINICIONES .............................................................................................................. 39

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO ......................................................................................... 44

DISEÑO METODOLÓGICO ................................................................................................. 51

ENCUESTA ..................................................................................................................................... 50

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA ................................................. 55 6.1 RESULTADOS Y CONCLUSIONES DE LA ENCUESTA............................................. 60

PROPUESTA MANUAL PROCESO DE ADMISIONES ......¡Error! Marcador no definido.

MEJORAS PROPUESTAS EN EL PROCESO DE ADMISIONES ................................ 61

CONCLUSIONES................................................................................................................... 62

10. BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................... 62 11. ANEXOS .......................................................................................................................................

SOPORTES APLICACIÓN ENCUESTA

LISTA DE TABLAS Y GRAFICAS GRAFICA1

ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO ALBERTOMERANI……………………19

GRAFICA 2

ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA…………………...53

GRAFICA 3

ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA…………………...54

GRAFICA 4

ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA…………………...55

GRAFICA 5

ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA…………………...56

GRAFICA 6

ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA…………………...55

GRAFICA 7

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADMISIONES ANTERIOR…………………........63

GRAFICA 8

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADMISIONES ACTUAL….. …………………...64

GRAFICA 9

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADMISIONES PROPUESTO………………..…..65

IMÁGENES IAM……………………………………………………………………………………………..66

TABLA 1 COMPARATIVO PROCESOS DE ADMISIÓN IAM V/S OTRAS INSTITUCIONES……34

GLOSARIO

APP. Aplicación de admisiones Ciclos en el IAM. Exploratorio (Pre-escolar y Básica Primaria), Conceptual (Básica primaria), Contextual (Secundaria) y Proyectivo (Media) CIFIN. Centrales de Información Financiera IAM. Instituto Alberto Merani LAN. Red de área local Modelo concentrado de evaluaciones: El proceso de un aspirante de acuerdo a su edad se programa un solo día en el que se realizan pruebas y entrevistas al aspirante y a los padres respectivamente. Novasoft. Software contable PAF. Programa de Apoyo a Familias Pedagogía Dialogante.

Modelo pedagógico

PSE. Pagos Seguros en Línea SIMAT. Sistema Integrado de Matriculas SP.

School Pack, software académico modularizado

TAD. Taller de Apoyo al Desarrollo TIC.

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

INTRODUCCIÓN

La documentación como parte fundamental en toda institución es el soporte del sistema de gestión de calidad, ya que se forja no solamente la forma de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones. Dándose la necesidad del ordenamiento de los procesos debido al cumplimiento de las etapas, existen las normas de calidad que fueron creadas bajo la concepción de establecer las exigencias mínimas que deben cumplir las organizaciones para la calidad de los bienes o servicios que ofrecen. Desde el punto de vista contable, La importancia de la creación de los manuales es que definen los procesos, permiten analizar la información que es levantada con los funcionarios involucrados y determinan evaluar si se requieren ajustes para aplicar cambios mayores. El Instituto Alberto Merani, es un colegio donde cursan estudios niños entre 4 años y medio y los 17 años de edad, desde su creación se ha destacado por ser una innovación educativa y una institución con un proyecto totalmente diferente a la educación tradicional que ha orientado sus esfuerzos en la consecución de resultados académicos de excelente calidad y ahora se enfoca en el fortalecimiento administrativo. Una de las necesidades actuales en la institución y objetivo general de esta práctica empresarial es la elaboración del manual del proceso de admisiones teniendo en cuenta los procesos en los que se involucra el área administrativa. El proceso de admisiones en el IAM es considerado la columna vertebral del crecimiento institucional representando casi el 20% de la población estudiantil anual actual y garantizando que el instituto se mantenga en el cumplimiento de sus objetivos. El manual del proceso de admisiones se creó bajo la necesidad de un documento institucional que oriente los pasos que se deben seguir para realizar la admisión de los aspirantes a usuarios internos con niveles de detalle para poder ser consultado adicionalmente como manual del usuario, el cual surgió como resultado del análisis de los procesos anteriores y las necesidades de mejorar los mismos. La aplicación del conocimiento de esta práctica empresarial, es el punto de partida para el proceso de documentación en las demás áreas y el material desarrollado contribuirá al mejoramiento de la calidad en el proceso y fortalecerá la gestión de calidad de la institución.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente en el Instituto Alberto Merani no está documentado el proceso de admisiones y sus relaciones con los módulos de tesorería, contabilidad y sistemas, motivo por el cual los procesos se realizan como se considera pueden dar el mejor resultado y constantemente se ajustan sin identificar los efectos que un cambio puede generar, lo que no garantiza que estos procesos sean eficientes y estén alineados con la visión y misión del instituto; en la actualidad la información se centraliza en los funcionarios que son responsables de cada departamento, lo cual genera duplicidad de la información, tareas repetitivas y procesos más extensos de acuerdo con las necesidades específicas de cada departamento El instituto se encuentra en proceso de implementación de un software académico llamado School Pack, programa de gestión educativa modularizado que permite perfeccionar todas las tareas en el desarrollo de las actividades diarias de la Institución, integrando de manera organizada las diferentes áreas en procura de una única directriz, esta implementación ha sido lenta, específicamente para los departamentos de admisiones, tesorería, contabilidad y sistemas, encontrando duplicidad de funciones, de información por lo cual se ha determinado así la necesidad de agilizar, modificar y mejorar dichos procesos para garantizar su correcta ejecución. También la institución adquirirá los módulo de admisiones y matrículas WEB del mismo software que involucran procesos contables que actualmente no están considerados y que se pretenden poner en marcha con esta nueva adquisición, esto obliga a los tres departamentos a revisar los procesos actuales, documentarlos, identificar su interacción, así como sus falencias y generar estrategias y cambios que fortalezcan y aporten en la implementación de los nuevos módulos. La necesidad de documentar los procesos y hacerlos más dinámicos, requiere de la creación de un manual que permita a los usuarios conocerlos, estandarizarlos, mejorar la calidad de los mismos para hacerlos más efectivos y maximizar los recursos que involucran e implementar una revisión periódica así como estrategias de divulgación a través de la socialización y capacitación del equipo de funcionarios que conforma el departamento de admisiones y quienes están involucrados en el proceso de admisiones.. ¿Es posible mejorar el recaudo, contabilización, cruce de información y dinámica del proceso de admisión en el Instituto Alberto Merani a través de su análisis y la creación del manual del proceso?

JUSTIFICACIÓN

Documentar el proceso de admisiones y matrículas detalladamente y los pasos en los que se involucra con tesorería, contabilidad y sistemas, generando el manual respectivo, la documentación obtenida, permitirá identificar la manera adecuada de realizar los procesos, ajustarlos y dar uso más efectivo y eficiente al módulo de admisiones en el software académico School Pack. Para los departamentos de admisiones, tesorería, contabilidad y sistemas existe la expectativa sobre los procesos que deberán ajustar en caso de implementar el modulo, efectos tendrá y cómo se realizará esta transición que se espera beneficie al instituto así como a los usuarios de los diferentes departamentos, en tiempos y aprovechamiento de los recursos que ofrece el software académico adquirido por la institución. El diseño de un manual del proceso de admisiones que le permita al usuario tener la facilidad no solo de entender la dinámica sino conocer las diferentes etapas por las que un aspirante puede pasar, familiarizarse con el software y saber dónde capturar y consultar la información respectiva, brindar soporte al proceso pasando desde el registro inicial, su vínculo con tesorería, contabilidad y sistemas y realizar el proceso de matrícula dentro del módulo, así como la reducción en tiempos de capacitación, ejecución y trabajo para quienes requieran utilizar el módulo son las ventajas y procesos generales que se pueden identificar en el alcance que tendrá la documentación que se pretende originar como resultado de esta práctica empresarial. El objetivo institucional apunta a implementar el módulo de Admisiones WEB del paquete que ofrece el software académico con el propósito de tener el control de la información, estandarizar procesos, agilizarlos, dar facilidad a los usuarios internos y externos y ajustar así en gran medida el control interno de la organización.

OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL

General

Elaborar el manual del proceso de admisiones a través de la recopilación y análisis de la información obtenida en las diferentes fases por las cuales pasa un aspirante, teniendo en cuenta los procesos en los que se involucra la coordinación administrativa específicamente en las áreas de contabilidad, tesorería y sistemas.

Específicos



Lograr el levantamiento de la información con los funcionarios de las áreas de admisiones, tesorería, contabilidad y sistemas.



Conocer y documentar los procesos paso a paso de admisiones y su relación con tesorería, contabilidad y sistemas.



Difundir dentro de las áreas involucradas la importancia de documentar los procesos para hacerlos más eficientes y eficaces.



Experimentar el impacto que genera para las dependencias involucradas, el levantamiento de información, su alcance y la importancia de cada uno de ellos en el proceso de admisiones.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PRÁCTICA EMPRESARIAL

ACTIVIDADES Elaboración de la propuesta Presentación propuesta práctica empresarial universidad Aprobación propuesta práctica empresarial Uniagraria Toma de información, entrevistas y documentación Reunión funcionarios area contable y admisiones IAM Asesoría de práctica y primer avance Presentación y aprobación del primer manual a las directivas del IAM Elaboración y aplicación de encuestas Reunión funcionarios IAM/funcionarios SP Asesoría de práctica y segundo avance Asesoría de práctica y tercer avance Asesoría de práctica y cuarto avance Toma de información, entrevistas y documentación para ajustes del proceso Presentación y aprobación de cambios al proceso inicial al IAM Aplicación de cambios y seguimiento al proceso con los nuevos ajustes Reunión asesoras de práctica Uniagraria/IAM Entrega de documento final a la universidad Propuesta del desarrollador del software para implementar la etapa 3 del proceso Radicación documento final facultad Contaduria Uniagraria Sustentación resultado práctica empresarial Grado

enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

1. MARCO TEÓRICO 1.1 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN Según los autores, existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y todos coinciden en considerar a la elaboración de la documentación como una etapa importante, pero lo más común es que se ofrezcan sólo algunos consejos para la elaboración de documentos (fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se trata sólo de confeccionarlos, sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración de los procesos El procedimiento metodológico que se propone cumple el objetivo de servir como guía para implementar sistemas documentales que cumplan con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicado por los especialistas de calidad de cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestión de la calidad. Para la elaboración de un manual de procesos, es de considerarse seis etapas, que cuentan con objetivos específicos y siguen un orden cronológico. Las tareas que se relacionan en cada etapa contribuyen al logro de los objetivos planteados y algunas pueden ser desarrolladas paralelamente, de acuerdo con la dinámica del propio proceso de implementación del sistema que se documente, cabe destacar que estas etapas se deben establecer de acuerdo a la dinámica de los procesos a elaborar y que las etapas pueden variar según las necesidades de cada organización, el autor relaciona las siguientes teniendo en cuenta la generalidad de los procesos:.

Etapa 1. Determinación de las necesidades de documentación. Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización Etapa 3.Diseño del sistema documental. Etapa 4. Elaboración de los documentos. Etapa 5. Implantación del sistema documental. Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental. En la etapa de diseño del sistema documental es donde se materializa en mayor medida la naturaleza sistémica de la gestión de la documentación. Al determinar 13

cuáles son los procesos que la conforman y los flujos de la documentación, no se hace otra cosa que planificar el funcionamiento del sistema. (Perez Rodriguez, 2003). 1.1.1 Norma de gestión de calidad ISO 9000.

La norma busca satisfacer las necesidades de las organizaciones a través de la documentación de procesos y su actualización permanente posibilitando la mejora continua de los logros alcanzados. La ISO 9000 es una serie de Normas establecidas por la Internacional ISO 9000, organización que fuera fundada en 1947 Atreves de una línea del tiempo el autor nos deja conocer que la Norma ISO 9000 fue lanzada por primera vez en 1987; luego en 1994 se realizó la primera revisión, produciéndose solo cambios menores. En el 2000 se realizaron los cambios de mayor relevancia, llevándose a cabo de esta manera la segunda revisión. La importancia de esta norma está determinada por la calidad que se obtiene de productos y servicios ofrecidos por la empresa mediante la adecuada documentación de los procesos que permite conocer el desarrollo de la actividad, mejorar su ejecución y proponer estrategias de mejora. Las normas de gestión de calidad son exigidas para garantizar que las organizaciones ejerzan sus funciones de la forma más adecuada y bajo los estándares de calidad establecidos, los cuales pretenden garantizar que el trabajo sea realizado acorde a las necesidades y mantenga niveles altos de competitividad. Según el autor las organizaciones adoptan Sistemas de Calidad para cumplir los requisitos de los clientes, para impulsar la promoción de sus productos y para reducir costos de no calidad. Hoy en día es posible desarrollar Sistemas de Calidad con una documentación estructurada que evita en gran medida la burocratización excesiva y mantiene la agilidad, que permite adecuar los procesos a nuevos requisitos. La implantación de las Normas ISO 9000 busca asegurar que la organización satisfaga cada vez en mejor forma al cliente. Para este efecto crea un sistema que teniendo una primera base, debe permanentemente buscar cumplir en mejor forma con las exigencias al sistema. Sin embargo, debe velarse por que el diseño permita que la voz del cliente externo sea escuchada dentro de la organización y sea parte integral de las exigencias al sistema. (Chanin, 2001) Los términos más utilizados en calidad y que están relacionados con la implementación de la Norma ISO 9000 son: 14

Calidad. Corresponde a todas las características en un proceso, entidad, producto, actividad, persona que satisface las necesidades propuestas. Política de la Calidad. Disposiciones generales respecto a calidad que son impartidas por la dirección. Gestión de la Calidad. Todas las actividades que una empresa u organización realizan para identificar la calidad en los procesos como control de calidad, planificación y mejoramiento. Sistema de la calidad. Estructura que se adoptan en una organización para implementar la gestión de calidad. Aseguramiento de la Calidad. Actividades empleadas en la estructura del sistema de calidad que permiten dar seguridad a la organización sobre el cubrimiento de las necesidades. Costos de la No Calidad. Corresponde al costo que debe asumir una entidad por los errores en caso de que no se cumplan los objetivos de la norma. Las No Conformidades. Características que no se cumplen de acuerdo a lo establecido en la norma, y por lo cual puede ser posible que no se obtenga el certificado correspondiente, a través de las auditorías internas y externas, se evidencian las no conformidades. Puede ser posible que exista un margen de tolerancia. Implementación de una Norma. Para esta implementación se requiere tener en cuenta las disposiciones de la norma y ajustar los procesos de la entidad, así como la documentación de los procesos Las etapas para la implantación de la Norma son las siguientes:       

Capacitar al personal a cargo de la implantación. Sensibilizar a la organización al cambio cultural que se busca. Determinar aquellos elementos que la Norma exige y no están presentes en dichos procesos. Levantar los procesos existentes en la empresa. Rediseñar los procesos para que cumplan las exigencias de la Norma. Documentar los procesos y definiciones exigidas por la Norma. Asegurar que se cumplen los procesos definidos a través de auditorías periódicas.



Certificación de la empresa por una auditoría de tercera parte. (Perez Rodriguez, 2003)

Documentación del Sistema de Calidad. De acuerdo a la norma el Sistema de Calidad debe estar documentado a través de una estructura que contenga:    

Estandarización de los procesos de trabajo de la organización. Manejo adecuado de la normatización para no afectar el normal funcionamiento de los procesos. Simplificar procesos a través de flujogramas y matrices Actualización de la información y documentación.

El Manual de Calidad. Documento que contiene los procesos que exige la norma para procesos simples y complejos y es propio de cada entidad. Diseño de los Manuales. Inicia con la estructura del manual de calidad, procedimientos, plan de Calidad e Instructivos determinando así la política de calidad. En el levantamiento de la información es posible identificar si se requieren modificaciones, pequeños o grandes ajustes a los procesos, los cuales deberán ser reescritos de acuerdo a la norma. (Chanin, 2001)

1.2 INSTITUCIÓN DONDE SE DESARROLLA LA PRÁCTICA EMPRESARIAL El Instituto Alberto Merani, es un colegio ubicado en la zona norte de Bogotá, con una población estudiantil aproximada de 700 alumnos y planta de directivos, docentes y administrativos de aproximadamente 70 personas, al interior de la institución se pueden identificar los diferentes departamentos que lo conforman. Considerado una innovación pedagógica, con un proyecto educativo diferente al tradicional basado en el desarrollo del pensamiento y los valores de los estudiantes, donde cursan estudios alumnos entre los 4 años y medio y los 17 años y abierto a niños y niñas de todas las capacidades para iniciar procesos de admisión a partir de los 4 años y medio y hasta los 12 años de edad. Catalogado como una institución de educación de nivel superior que ha logrado posicionarse a nivel educativo durante 28 años de funcionamiento. (Merani, 2013) 1.2.1 Carácter Institucional Misión

Favorecer el desarrollo cognitivo, socio afectivo y praxiológico de estudiantes de diversas capacidades intelectuales, por medio de procesos de investigación e innovación educativa, guiados por la Pedagogía Dialogante, que conduzcan a los altos niveles de calidad académica, conjugada con una sólida formación ética y valorativa de niños (as) y jóvenes. Visión

Generar cambios en el sistema educativo, de suerte que sea posible, cada día para más instituciones, investigar e innovar en educación para gestar nuevas concepciones que contribuyan a ampliar la capacidad de respuesta de la población de nuestro país a su problemática sociocultural y científica. Objetivos estratégicos  

Desarrollar un modelo pedagógico innovador acorde con los retos que la sociedad actual le platea a la educación. Realizar un programa de investigación de largo aliento que establezca los fundamentos del modelo pedagógico y lo nutra permanentemente de herramientas conceptuales que lo doten de sostenibilidad y capacidad de cambio.



Validar y poner a disposición de toda la comunidad educativa nacional e internacional el modelo pedagógico conocido como pedagogía Dialogante. (merani, 2013)

1.2.2 Criterios de admisión Teniendo en cuenta los resultados de diversas investigaciones realizadas a nivel mundial y en la propia institución, hemos establecido que todo niño que aspire a ingresar al IAM deberá presentar unas pruebas cognitivas y actitudinales para determinar el nivel de desarrollo alcanzado hasta el momento. Las pruebas actitudinales indagan por el nivel alcanzado de su autonomía, la calidad de su interacción y sensibilidad social y el desarrollo de los intereses cognitivos, al tiempo que las pruebas cognitivas nos permiten acercarnos al desarrollo alcanzado en sus operaciones intelectuales, el desarrollo de sus competencias comunicativas y el de sus instrumentos de conocimiento. Así mismo, se solicitarán evaluaciones a dos profesores del colegio anterior y se realizarán pruebas y entrevistas con los padres de familia para determinar los niveles de empatía con la innovación pedagógica implementada en la institución y para determinar el nivel de resonancia que presentan frente a los intereses y actitudes de su hijo. Debe entenderse que las pruebas solo permiten realizar una aproximación a la edad de desarrollo alcanzada por el aspirante y que verdadera prueba se realizara todos los días y en cada reto social, cognitivo y valorativo al que se enfrente el estudiante; en consecuencia, los niveles logrados dependen esencialmente de su esfuerzo y dedicación, de la resonancia familiar con la que cuente y de la calidad de la educación recibida hasta el momento. Las evaluaciones para el proceso de admisión se realizan en dos periodos del año, en los cuales se practican las pruebas que definirán los grupos de niños que serán aceptados por el instituto para el año siguiente: los padres interesados deben inscribirse a los conversatorios que se realizan los sábados, después de lo cual el niño (a) puede iniciar su proceso de ingreso. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

1.3

ORGANIGRAMA INSTITUTO ALBERTO MERANI

GRÁFICA 1

Fuente: (Merani, Manual de convivencia, 2010)

Para conocer el contexto en el cual se desarrollara la aplicación de la práctica, es importante mencionar las funciones de algunos de los entes que conforman la institución, todos ellos hacen parte del proceso de admisiones y se involucran de una u otra forma validando, analizando, complementando o dinamizando el mismo y haciéndolo más eficaz ante las necesidades de los clientes, son parte del carácter institucional y brindan las bases suficientes para que el proceso de admisiones se desarrolle como semillero de crecimiento institucional.

1.3.1 Funciones de las estancias de dirección y participación Ministerio de Educación Nacional. Corresponde al Ministerio de Educación Nacional cumplir, además de las funciones señaladas por la ley, las siguientes (Artículo 2 / Decreto 5012 del 28 de diciembre de 2009 ): 

 

   



Formular la política nacional de educación, regular y establecer los criterios y parámetros técnicos cualitativos que contribuyan al mejoramiento del acceso, calidad y equidad de la educación, en la atención integral a la primera infancia y en todos sus niveles y modalidades. Preparar y proponer los planes de desarrollo del Sector, Dictar las normas para la organización y los criterios pedagógicos y técnicos para la atención integral a la primera infancia y las diferentes modalidades de prestación del servicio educativo. Asesorar a los Departamentos, Municipios y Distritos en los aspectos relacionados con la educación. Impulsar, coordinar y financiar programas nacionales de mejoramiento educativo que se determinen en el Plan Nacional de Desarrollo. Velar por el cumplimiento de la ley y los reglamentos que rigen al Sector y sus actividades. Evaluar, en forma permanente, la prestación del servicio educativo y divulgar sus resultados para mantener informada a la comunidad sobre la calidad de la educación. Definir lineamientos para el fomento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano. Dirigir la actividad administrativa del Sector y coordinar los programas intersectoriales. Dirigir el Sistema Nacional de Información Educativa y los Sistemas Nacionales de Acreditación y de Evaluación de la Educación. Coordinar todas las acciones educativas del Estado y de quienes presten el servicio público de la educación en todo el territorio nacional, con la colaboración de sus entidades adscritas, de las Entidades Territoriales y de la comunidad educativa. Apoyar los procesos de autonomía local e institucional, mediante la formulación de lineamientos generales e indicadores para la supervisión y control de la gestión administrativa y pedagógica. Propiciar la participación de los medios de comunicación en los procesos de educación integral permanente.



   

Promover y gestionar la cooperación internacional en todos los aspectos que interesen al Sector, de conformidad con los lineamientos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Suspender la capacidad legal de las autoridades territoriales para la administración del servicio público educativo y designar de forma temporal un administrador especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 715 de 2001. Dirigir el proceso de evaluación de la calidad de la educación superior para su funcionamiento. Formular la política y adelantar los procesos de convalidación de títulos otorgados por Instituciones de Educación Superior extranjeras. Formular políticas para el fomento de la Educación Superior. Las demás que le sean asignadas. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

Las funciones anteriormente mencionadas permiten conocer el trabajo realizado por el ministerio y sus políticas para regir como ente máximo controlador, el ministerio rige las instituciones educativas en general y establece los parámetros a través de los cuales se ajustan los procesos y se establecen las normas necesarias para dar cumplimiento a lo establecido. Asamblea de Fundadores     

Elije la junta directiva y el director del INSTITUTO ALBERTO MERANI. Delimita el perfil académico y actitudinal del egresado. Adopta el Proyecto Educativo Institucional, el palan general, las metas y las prioridades der la institución. Determina los criterios de ingreso a la institución Se deberá regir por los Estatutos de la Asamblea de Fundadores. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

La función principal de este ente es establecer los criterios de ingreso a la institución y de esta forma es posible identificar los perfiles y mantener la identidad del instituto en función de las políticas.

Junta Directiva 

Llevar a cabo las políticas de la Asamblea de Fundadores y rendir informes sobre el desarrollo de las mismas.



 



Revisar el Proyecto Educativo Institucional, el Plan de Estudios, el manual de Convivencia y el escalafón Docente y proponer sus modificaciones a la Asamblea de Fundadores. Establecer las metas y prioridades institucionales para periodos bianuales y evaluar su cumplimiento. Otorgar subsidios educativos según las condiciones de la institución y teniendo en cuenta los balances económicos y la empatía de las familias con la innovación pedagógica, así como los balances académicos y actitudinales de los aspirantes. Otorgar y reglamentar los subsidios educativos a profesores y trabajadores tendientes a cualificar su formación académica. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

La junta directiva establece los objetivos que deben ser cumplidos en las dependencias y de esta forma determina las prioridades necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Director 

     

Dirigir y evaluar el trabajo de los coordinadores de Publicaciones, Admisiones, Académico, Actitudinal, Extensión, Organizacional, Administración y Psicología. Presidir los consejos Directivo, Académico, de ciclo y de Admisiones Evaluar el trabajo de directivos, psicólogos, trabajadores y docentes y determinar su ingreso y continuidad. Representar legalmente la institución. Dirigir las relaciones interinstitucionales. Presentar a la Junta Directiva los balances y las proyecciones del IAM. Desarrollar los programas correspondientes a las decisiones políticas de la Junta Directiva. (Merani, Manual de convivencia, 2010) Como dirigente, a nivel del proceso de admisiones es el encargado de presidir los comités de admisiones, en los cuales se toman las decisiones de ingreso.

Consejo Directivo  

Asesorar a la junta directiva de la institución. Velar por la continuada cualificación institucional y, en esta medida, evaluar la situación de cada uno de los estamentos, sus problemas, la calidad de su participación y la contribución de cada uno de ellos al desarrollo del proyecto.



  

Proponer mecanismos para promover la participación y el compromiso de todos los estamentos orientados a favorecer el desarrollo del proyecto y evaluar su cumplimiento. Establecer el valor de la matrícula y la pensión en la institución, según las disposiciones legales vigentes y las evaluaciones de la calidad. Presentar al Ministerio de Educación Nacional los documentos requeridos por este. Adoptar el manual de Convivencia de la institución. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

Teniendo en cuenta que en el Instituto Alberto Merani el proceso de admisiones de un aspirante finaliza cuando ha sido matriculado legalmente, es decir ha realizado pagos por concepto de matrícula y sus correspondientes ajustes anuales y ha entregado la documentación en su totalidad, este ente está relacionado con el proceso ya que establece los valores de matrícula y pensiones según las disposiciones legales. Consejo Académico    



 

Asesorar pedagógicamente a la Junta Directiva y a Director de la institución, velando porque se lleven a cabo sus orientaciones, directrices y prioridades. Presentar a la Junta Directiva documentos encaminados a favorecer una delimitación clara y precisa de la estructura curricular. Orientar las evaluaciones, intervenciones y recuperaciones académicas, así como los materiales y programas de capacitación que de ella se deriven. Evaluar los proyectos didácticos y lo trabajos académicos presentados por los docentes con el fin de obtener ascensos en el Escalafón Docente de la institución. Evaluar las tesis de grado de los estudiantes de proyectivo C, determinar si aprueban o reprueban según las condiciones establecidas y otorga, cuando sea el caso, las distinciones especiales para ellas. Establecer los lineamientos para la elaboración de los proyectos didácticos de los docentes. Revisar y aprobar los ajustes curriculares solicitados por cada una de las áreas. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

Este ente está involucrado dentro del proceso de admisiones, desde el punto de vista académico, teniendo en cuenta que parte del proceso está orientado a valorar académicamente al aspirante e identificar sus niveles cognitivos en áreas específicas.

Consejo Administrativo y Financiero  

 



   



Asesorar al director y a la Junta Directiva en las decisiones financieras y de ejecución del gasto. Presentar al director un plan anual de compras de cada una de las dependencias y su respectivo presupuesto, para que la Junta Directiva de la institución establezca el presupuesto anual del dispondrá cada dependencia. Velar porque el presupuesto autorizado por la asamblea de fundadores sea ejecutado de acuerdo a las políticas trazadas por dicha asamblea. Autorizar gastos no previstos en el presupuesto por cuantías no superiores a un monto designado anualmente por la Junta Directiva de la institución y presentar un informe y justificación mensual de ellos al director de la institución. Parágrafo: para el estudio de gastos superiores debe presentarse una solicitud escrita al Director del Instituto Alberto Merani. La decisión es potestad del Director de la institución. Crear los mecanismos para cualificar la planificación de los gastos de la institución. Evaluar el gasto de la institución y proponer a la Junta Directiva y al director mecanismos de racionalización en caso de que se considere necesario. Evaluar el uso de espacios y presentar al Director sugerencias para cualificarlo. Asesorar al Director y a la junta Directiva en la evaluación del personal administrativo y en la decisión sobre la continuidad laboral del mismo. Igualmente, debe recomendar políticas de reglamentación, contratación y promoción del personal. Las demás que le sean asignadas por el Director de la Institución. (Merani, Manual de convivencia, 2010) La coordinación administrativa es la encargada de evaluar la capacidad de pago de los padres de los aspirantes a ingreso al instituto y desde su criterio evaluar a través de quintiles las posibilidades económicas que tenga los padres para pertenecer al IAM Coordinación de admisiones

 

Dirigir el proceso de admisiones del Instituto Alberto Merani, según las directrices de la junta directiva y del director de la institución. Organizar el trabajo de cada uno de los docentes y psicólogos vinculados al programa y realizar los seguimientos y programas de capacitación que ello demande.

 

Revisar las pruebas y los criterios de admisión y proponer al director las posibilidades de su cualificación. Divulgar la institución ante jardines, colegios, universidades y padres de familia y generar los espacios necesarios para la interacción con cada uno de ellos. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

Coordinación de psicología 

  

 

Contribuir a generar un buen clima emocional en la institución. Realizar un seguimiento completo de los procesos psicológico individuales, y, en caso de presentarse falencias, tomar las medidas conducentes a su superación mediante atención individual, informe a los padres y madres de familia, búsqueda de estrategias pedagógicas, de superación o remisiones a TAD de psicología o a psicología externa para el niño o su familia, en caso de que las circunstancias así lo requieran. Diagnosticar la estructura de interacción social de cada uno de los grupos. Orientar el proceso de elección profesional de los estudiantes de los dos últimos cursos. Orientar a padres y estudiantes para el abordaje de las temáticas de la sexualidad y los consumos adictivos y promover campañas que favorezcan un desarrollo consciente, reflexivo y maduro de estas temáticas entre toda la comunidad meranista. Coordinar el programa de apoyo familiar (PAF) y el taller de apoyo al desarrollo (TAD) de psicología. Otras que le sean asignadas por la dirección de la institución. (Merani, Manual de convivencia, 2010) Son los entes encargados de preparar los comités de admisiones, a través de las evaluaciones, informes y observaciones realizadas a un aspirante para identificar si cumple con el perfil y de esta forma presentar la información ya que son parte activa en los comités.

Coordinación actitudinal  

Velar porque se lleven a cabo las orientaciones, las directrices y las prioridades actitudinales trazadas desde la junta directiva y el director de la institución. Coordinar el consejo valorativo de la institución y garantizar su funcionamiento y la calidad de su trabajo. 25

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Responder ante el director por la ejecución de las políticas actitudinales mediante informes verbales y escritos permanentes. Evaluar y promover las actitudes individuales de profesores y estudiantes de los avances y dificultades institucionales en el plano actitudinal y orientar la capacitación que este proceso demande. Dirigir el trabajo actitudinal de los coordinadores de ciclo, los coordinadores de curso y los profesores. Dirigir y coordinar los talleres de Apoyo al Desarrollo (TADs actitudinales) Dirigir el proceso de adaptación de estudiantes, padres y profesores recién vinculados a la institución. Representar a la institución en el consejo directivo Preseleccionar, a solicitud de la dirección, en conjunto con la coordinación académica, los nuevos maestros requeridos según las necesidades institucionales. Dirigir las comisiones éticas. Otras que les sean asignadas por la dirección de la institución. (Merani, Manual de convivencia, 2010)

Este ente es el encargado de diseñar y establecer los parámetros que deberán ser calificados a nivel actitudinal en términos de indicadores, los cuales será aplicados a os aspirantes para identificar si existen los perfiles esperados para ingreso al instituto.

Coordinación Académica

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Velar porque se lleven a cabo las orientaciones, directrices y prioridades académicas trazadas por la junta directiva y el director de la institución. Coordinar el consejo académico de la institución y garantizar su funcionamiento y la calidad de su trabajo. Velar por el cumplimiento de los principios pedagógicos de la institución porque los estudiantes se acerquen al perfil académico del IAM y por la permanente promoción de la excelencia académica. Responder ante el director por la ejecución de las políticas académicas en la institución mediante informes periódicos verbales y escritos. Mantener informados a los padres y madres de familia, profesores y estudiantes de los avances y dificultades institucionales de carácter académico y orientar la capacitación que este proceso demande.

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Coordinar el trabajo de los jefes de área en un proceso que garantice la orientación de su trabajo hacia los principios pedagógicos institucionales. Orientar el trabajo académico de los profesores. Definir y orientar las estrategias para la capacitación docente en la institución y planificar su ejecución. Coordinar el programa de capacitación de los docentes nuevos según las directrices de la junta directiva y el director de la institución. Trazar los lineamientos y definir las estrategias para la realización de las evaluaciones y las recuperaciones académicas en todos los ciclos. Coordinar el trabajo del consejo académico de la institución. Evaluar el trabajo académico de los docentes y proponer al director, conjunto con la coordinación actitudinal, la continuidad de los maestros y las necesidades de nuevas vinculaciones para que el decida. Promover las relaciones académicas interinstitucionales. Otras que le sean asignadas por la dirección de la institución. (Merani, Manual de convivencia, 2010) Este ente es el encargado de asignar los indicadores académicos que deben evaluarse a los aspirantes a ingreso, proponer y validar criterios de evaluación y crear los espacios para que los aspirantes a ingreso cumplan con las condiciones establecidas por el comité para culminar los procesos de admisión.

Coordinación de Publicaciones 

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Elaborar el plan editorial de la institución y velar por su cumplimiento, siguiendo los lineamientos de la junta directiva y del director de la institución. En el plan de publicaciones deberán incluirse los textos utilizados en las diversas asignaturas, las publicaciones periódicas, los documentos seriados, los videos y los libros. Orientar y coordinar el plan editorial institucional. Velar por la continua cualificación editorial de las publicaciones institucionales; en particular para garantizar que cada una de las asignaturas cuente con textos y recursos didácticos de calidad, preferencialmente elaborados en la propia institución bajo su lineamiento pedagógico, académico y actitudinal. Orientar el centro de documentación y el archivo de la institución. Garantizar la actualización y cualificación permanente de la página Web de la institución. Dirigir el proceso de divulgación de la institución.

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Otras que le sean asignadas por la dirección de la institución. (Merani, Manual de convivencia, 2010) Es el ente encargado de divulgar, crear espacios de comunicación, diseñar publicidad y mantener al día la información institucional que garantice y cree el interés de los padres de familia en el ingreso de sus hijos al instituto.

1.4 HISTORIA DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES EN EL IAM

A mediados de la década de los 80, en sus inicios la institución no contaba con un sistema que capturara datos y permitiera realizar seguimiento de información en el proceso de admisiones, por lo cual el personal a cargo del departamento realizaba los procesos de manera manual, para el inicio de los años 90 se fue identificando la necesidad de utilizar las herramientas tecnológicas que permitieran dar soporte a los procesos y fue así como se determinó el uso de Word y Excel como soluciones para el manejo de la información que se generaba desde el departamento y que incrementó a medida que la institución fue posicionándose. A nivel administrativo en cuanto a recaudo y lo referente al proceso de admisiones, la institución inicialmente dispuso que el funcionario a cargo del proceso de admisiones recaudara el dinero por este concepto manualmente, el primer software contable implementado en el instituto del que se tiene conocimiento llamado Charry se adquirió en el año 1995 y se mantuvo durante aproximadamente 8 años, posteriormente debido a la obsolescencia se adquirió el software contable Mega sistemas, el cual en el año 2008 fue desmontado. Para inicios del año 2009 se tomó la decisión de recaudar el valor del proceso de admisiones a través del banco BBVA, los padres realizaban el pago del valor del formulario en la tesorería del colegio y el pago del valor del proceso en el banco, lo cual requería llevar los ingresos por dos cuentas contables distintas, de manera que al iniciar el trámite de admisiones estos pagos deberían reflejarse en la contabilidad del instituto y adicional a esto el padre debía traer la copia del comprobante de pago por concepto de evaluación como soporte del mismo, al presentar el comprobante en la oficina de admisiones el funcionario encargado de la misma, debía reportar la recepción de este para que el funcionario a cargo de tesorería ingresara la información al software contable. Novasoft como software contable fue dispuesto como sustituto del anterior software y requería que se alimentará la información que llegaba de forma externa a través de los comprobantes del banco BBVA. Este proceso de contabilización generaba un proceso adicional tanto para el padre, como para los funcionarios involucrados en el proceso de admisiones y que manejaban esta información. Para el año 2012 la institución ha determinado que la forma más adecuada de realizar el recaudo de estos rubros es unificando las cuentas contables que en el pasado generaban otros procesos y de esta forma recaudar desde el primer contacto de los padres con el IAM el monto en su totalidad tanto de formulario como de evaluación en una misma cuenta 42359503 denominada ingresos no operacionales servicios y de esta forma agilizar los procesos internos y lo más importante el servicio hacia nuestros clientes, esta ha sido hasta el momento una 29

de las medidas a nivel contable que se ha tomado en el departamento de admisiones y cuya implementación se dio a partir de este año 2013. Lo anterior se dio gracias al análisis de los procesos llevados a cabo en el departamento objeto de esta práctica y por la necesidad que se identificó de ir ajustando los procesos para garantizar avances en la ejecución de los mismos. Respecto al manejo de la información en el año 2008 en el departamento de admisiones se tomó la decisión de crear una aplicación personalizada bajo los criterios requeridos en el proceso de admisiones del IAM y que funcionara a través de una plataforma Web, que pudiera dar organización al proceso, llevar la información de cada proceso de admisión de un aspirante de forma detallada y que a nivel visual fuera mucho más amigable con el comité directivo quien finalmente toma la decisión de ingreso de los estudiantes nuevos. Un año después de creada la aplicación, en paralelo las directivas decidieron la compra del software académico School Pack de manejo interno, en lo concierne al módulo de admisiones cuyo objetivo va más allá de manejar el proceso de admisiones, este permite integrar organizadamente las áreas y lograr sinergia entre las mismas, que la información ingrese desde el módulo de admisiones y este sea el punto de partida para proporcionar la información a las demás dependencias. Inicialmente se implementaron pruebas en el módulo de admisiones de School Pack, se evaluaron las funcionalidades y se preparó la plataforma para ingreso de información, entre tanto la aplicación soportaba el proceso de admisiones de los aspirantes a ingreso, en el año 2011 se tomó la decisión de ingresar la totalidad de la información del proceso de admisiones al módulo en School pack, para lo cual fue necesario llevar los procesos de dos formas alternas, a través de School pack y a través de la aplicación de admisiones lo cual se mantuvo durante un periodo de 4 años. Una vez identificada por las directivas la carga de trabajo que implicaba alimentar dos plataformas alternas, se dio la necesidad de documentar el proceso de admisiones, evidenciar ajustes, procesos repetitivos, duplicidad de información y tiempos de trabajo, propuesta que fue presentada a las directivas como trabajo de esta práctica empresarial con el objetivo de crear el manual del proceso de admisiones, se realizó un paralelo entre la aplicación y lo que nos ofrecía el software académico School Pack. Junto con el departamento de calidad y sistemas se realizaron ajustes y fue así como las directivas del instituto tomaron la decisión de desmontar la aplicación y trabajar sobre el Software académico adquirido que nos garantiza integralidad entre los procesos y seguridad en la información y que el manual se elaborara teniendo en cuenta la decisión institucional. Actualmente junto con el departamento de calidad del instituto, se prepara un requerimiento para mejorar el

proceso de admisiones e involucrar más a los padres de familia en el proceso a través de la plataforma Web del módulo, cuyo objetivo es agilizar el proceso de captura de datos, disminuir el uso de papel, impresiones y aprovechar de una forma más adecuada las ventajas que nos ofrece este software. En cuanto al recaudo por concepto de pagos, se solicita en el requerimiento la posibilidad de manejar pagos por sistema PSE y disminuir de esta forma los tiempos entre procesos.

1.4.1 School Pack (Software académico actual en el Instituto Alberto Merani). En la actualidad el instituto organiza sus procesos a través del software académico School el cual es desarrollado por la empresa Upware Soft que es considerada una empresa líder en desarrollo de sistemas de información corporativos con productos que unifican modularmente la información permitiendo centralizar y administrar los datos para lograr disminuir los riesgos y el tiempo de trabajo School pack es un sistema que ayuda a coordinar, programar y evaluar los procesos educativos de las instituciones. Con una amplia gama de servicios, que permiten centralizar los procedimientos, administrar las tareas e implementar un alto nivel de seguridad sobre la información del sistema educativo. (Upware soft, 2000) Dentro de los módulos que hacen parte del software están:        

Administración y seguridad Registro y control de alumnos Talento humano Registro de instituciones y sedes Admisiones Matriculas Configuración académica Programación

Módulo de admisiones en School Pack. El módulo de admisiones involucra procesos de selección de los estudiantes para el cumplimiento de los objetivos institucionales por medio de la creación de la prueba de admisión que abarca los aspectos generales y específicos que se deseen evaluar y el registro y gestión de todos los requisitos, pruebas y documentos necesarios para la vinculación de los aspirantes a la institución, a 31

través de la herramienta aspirantes se registra la información de las personas y una vez conocido que el aspirante es seleccionado e ingresa registrado a la institución. (Upware soft, 2000)

1.4.2 Otros software en el mercado. Respecto a los competidores directos del software académico School Pack, el instituto evaluó las diferentes opciones que ofrece el mercado y dentro de ellas se encontraron: Phidias Académico. Phidias es un programa que permite almacenar y gestionar información relevante de la institución y acceder a cualquier dato con un solo clic. Es posible controlar y hacer seguimiento de notas, situaciones académicas, faltas al colegio, biblioteca, tesorería y enfermería desde una misma aplicación. Phidias además crea usuarios para los estudiantes, profesorado y padres para que tengan acceso a la intranet del colegio con sus propios datos y aplicaciones facilitando así la comunicación entre la institución, el alumnado y las familias. Se destaca por estar implementado en colegios altamente reconocidos como: Gimnasio Campestre, San Carlos, Anglo Colombiano, Santa Ana, Gran Bretaña, Newman, Campo alegre, Colegios de la Fundación Compartir, Colegio San José, Gimnasio Los Portales, The Victoria School, Gimnasio Alessandro Volta y otros más en diferentes ciudades del país. También han logrado llevar el sistema con éxito hasta España y Panamá. (Académico, 2004) Samoyedo Software. Samoyedo es una herramienta basada en un ambiente web de fácil usabilidad con el fin que pueda ser utilizada por los diferentes niveles de la organización, con todas las garantías de seguridad y restricciones necesarias para darle un óptimo manejo a la información que exista en la base de datos. Samoyedo es una solución que apoya de manera INTEGRAL la administración, control y mejoramiento de las actividades académicas. (Samoyedo, 2012)

Cibercolegios.

Es un Sistema de Gestión Educativa que fortalece instituciones de educación básica y media gracias a la integración adecuada de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en los siguientes aspectos entre otros: 32

1. Mejora de procesos administrativos, de enseñanza y aprendizaje, así como de gestión académica mediante aplicaciones conceptualizadas desde las necesidades del sector educativo que brindan beneficios a toda la comunidad. 2. Disponer de la información en cualquier momento y lugar de forma segura gracias a las tecnologías Web y de protección de información que posee cibercolegios (Security Socket Layer, Backups, tolerancia y redundancia). 3. 7. Optimizar las funciones del recurso humano y minimizar los tecnológicos y financieros, permitiéndole a la institución el uso de aplicaciones de punta basadas en Internet aprovechando la infraestructura existente en el colegio. (Cibercolegios) Una vez analizados los software que ofrece el mercado, sus características, funcionamiento, módulos y dinámica de los procesos y teniendo en cuenta las necesidades en el Instituto Alberto Merani al ser una institución con un proyecto educativo diferente requiere de procesos de admisiones que evalúen indicadores académicos, actitudinales y familiares con escalas de calificación diferentes, el software académico School Pack fue elegido como el más adecuado a las necesidades de la institución. Los software que fueron evaluados durante el proceso de adquisición, aunque ofrecían servicios y funcionalidades para los procesos de admisión en general de las instituciones, no fueron funcionales para el colegio ya que en el Instituto Alberto Merani, las necesidades son particulares. El módulo de admisiones que ofrecía el paquete en School Pack se adaptó a lo que se requería, se ha trabajado a través de tablas de utilitarios, y se ha ido implementando por segmentos, por lo cual ha sido necesario un trabajo de ajustes al módulo a través de solicitudes de desarrollos ante el desarrollador, los cuales han sido resultado del análisis en los procesos. Al realizar la documentación del proceso actual, tener el detalle de las actividades realizadas por cada funcionario involucrado en el proceso y consolidar la información en el manual producto de esta práctica, cabe resaltar que se inicia la etapa de seguimiento a los procesos implementados en el departamento de admisiones y de esta forma se podrán realizar las mejoras al proceso que sean convenientes y que contribuyan a la calidad en los procesos.

TABLA 1. COMPARATIVO PROCESOS DE ADMISIÓN IAM V/S OTRAS INSTITUCIONES INSTITUCIÓN

PROCESOS *Pago del proceso únicamente en la institución, recaudo en tesorería. *Procesos de admisión durante todo el año. *Cupos limitados.

Instituto Alberto Merani

*Los resultados de los exámenes son comunicados a los padres personalmente o por correo electrónico.

SOFTWARE ACADEMICO

Pruebas académicas: Matemáticas, lenguaje y pensamiento. School Pack actualmente LAN, en proceso de implementación módulo de admisiones WEB

*Las evaluaciones se realizan en un modelo concentrado. *Envío del trámite de matrícula por correo a aspirantes admitidos. *Pago del proceso únicamente en el banco asignado para este fin. Gimnasio La Fontana

*Información de programaciones e información general únicamente a través de la línea de atención al cliente.

TIPO DE EVALUACIONES

Pruebas actitudinales: Niveles de autonomía, interés e interacción. Entrevistas de familia: Constitución, dinámicas familiares y empatía institucional.

School Pack actualmente LAN

Entrevistas de familia, al aspirante y pruebas.

Phidias Académico para pagos de servicios educativos.

Aspectos de madurez para el aprendizaje escolar, desarrollo social, emocional y capacidad para aprender un segundo idioma.

*Cupos limitados. *Adquisición del formulario por la página Web del colegio o directamente en la institución.

Colegio San Carlos

*Periodos de admisión establecidos e inscripciones por fechas de acuerdo al curso al que se aspira. *Exámenes filtro que descartan aspirantes. *Cupos limitados. *Los resultados de los exámenes son enviados por correo certificado. *Programación de exámenes diferentes por curso al que se aspira. *Envío de orden de matrícula por correo a aspirantes admitidos. *Pago del proceso únicamente en la institución, recaudo en tesorería. *La edad establecida para los procesos de admisiones es entre los 3 y los 6 años.

Colegio Buckingham

*Los resultados de los exámenes son comunicados a los padres telefónicamente o por correo electrónico. *Envío de orden de matrícula una vez realizado el pago de separación de cupo.

Gimnasio moderno de Cartagena Colegio Emilio Valenzuela

*Adquisición del formulario únicamente en la institución, recaudo en tesorería. *Examen de admisiones para primaria y bachillerato. *Pago del proceso únicamente en la institución, recaudo en tesorería.

Gimnasio Pepa castro *Entrega de documentos si el estudiante es admitido.

Phidias Académico Entrevistas para padres para pagos de servicios y pruebas lúdicas para educativos. aspirantes.

Samoyedo-Cliente piloto

Exámenes de admisiones y entrevistas.

Cibercolegios

Exámenes de admisiones y entrevistas.

Cibercolegios

Exámenes de admisiones y entrevistas con psicología, vicerrectoría y dirección.

Fuente: Elaboración propia con información de (Carlos, 2013); (castro, 2013) (castro, 2013); (Fontana); (Merani, Pagina principal Instituto Alberto Merani, 2013) (School, 2012-2013); (Valenzuela, 2013); (Cartagena, 2013)

1.5 IMPACTO AMBIENTAL

Una de las preocupaciones actuales para toda empresa es cómo mitigar el impacto ambiental que generan los procesos que se realizan dentro de la organización y para esto es necesario conocer detalladamente dichos procesos, identificar tiempos, realizar un seguimiento, documentarlos y generar estrategias de aplicación a los mismos haciéndolos eficaces y eficientes y a la vez mejorar su impacto ambiental. Al evaluar los procesos involucrados en el área de admisiones se ha evidenciado que al no estar documentado el proceso no existe soporte alguno para realizar los seguimientos anteriormente mencionados, sin embargo y debido a las necesidades se ha planteado un cambio trascendental para el departamento y es disminuir la cantidad de hojas del actual formulario de admisiones, el cual contiene 16 hojas para diligenciamiento, 4 de estas corresponden a instrucciones más la carpeta en la que está contenido, lo anterior generará beneficios al reducir costos ambientales teniendo en cuenta que el formulario resultado del análisis realizado, estará contenido en 4 hojas que es evidente disminuyen considerablemente el nivel de impresiones. Tomando como punto de referencia el proceso de admisiones del año 2012, en el cual se entregaron por venta, referidos y otros procesos 377 formularios en el transcurso del año desde el mes de enero hasta el mes de diciembre equivalentes a 6032 copias. La reducción de gasto de papel e impresiones se evidencia teniendo en cuenta el análisis de la información en los procesos paralelos mostrando la necesidad de eliminar campos que duplican la información de los mismos y de esta forma identificamos la necesidad de imprimir únicamente el 25% de las hojas de los formularios necesarias en un proceso estimado como en el 2012 donde será necesario el uso de 1508 hojas correspondientes al formulario de admisiones en el IAM. En cuanto al recaudo del monto correspondiente al valor del proceso es importante destacar que se propone sea realizado por los padres de familia a través de una plataforma virtual y por sistema PSE, lo cual disminuirá la impresión de comprobantes de ingreso como soportes de pago para los padres y tiempos de ejecución por parte del usuario del área administrativa en el software contable, ya que esta información deberá ingresar a las cuentas institucionales directamente y en tiempo real.

Por los motivos anteriormente expuestos y teniendo en cuenta que se pretende mejorar radicalmente el funcionamiento del departamento en cuanto a procesos ejecutivos, es fundamental en esta etapa crear el manual del proceso de admisiones ya que este lineamiento serรก el punto de partida de la historia de los procesos en el departamento y dejarรก evidencia de los cambios que se realizan para fortalecer los anรกlisis que finalmente determinan las decisiones institucionales y las mejoras a realizar a nivel de los procesos que son evaluados para mantener la calidad.

2. MARCO LEGAL

2.1

NORMAS ASOCIADAS

Teniendo en cuenta que para esta práctica las normas asociadas corresponden al manejo de la información y su relación con el software. Se pueden mencionar: El Articulo 32 de la ley 715 del 2001, que establece, que los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y mantenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la nación. (Saavedra, 2012)

Sistema Integrado de Matrícula El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones. Es un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes del estudiante, la consulta del alumno por Institución y el traslado a otra Institución, entre otros. Va dirigido a las Secretarías de Educación. Este sistema es una de las estrategias del proyecto de modernización de Secretarías. (eduación, 2013) Normatividad para pagos en Red ACH. RESOLUCIÓN NÚMERO 1738 DE 2005 (Noviembre 04) Por medio de la cual se otorga certificado de autorización a la Sociedad ACH COLOMBIA S.A. para su funcionamiento como administradora de Sistemas de Pago de Bajo Valor. A través de esta red que regula las transacciones se desarrolla un sistema de pagos llamado PSE que permite a todos los clientes de las entidades financieras pertenecientes a la red ACH, realizar pagos y compras en Internet. (Méndez, 2013) Ley de habeas data 1266 de 2008. De acuerdo al reglamento de CIFIN Central de información financiera, administrada por ASOBANCARIA, en los términos de la Corte Constitucional, es “el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera, contenida en centrales de información públicas o privadas que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su titular” (Colombia S. I., 2013) 37

El proceso de admisiones en el Instituto Alberto Merani involucra la informaciรณn relacionada con la normatividad referenciada, es importante destacar que desde el primer ingreso de informaciรณn se tiene en cuenta lo establecido por el SIMAT y se establece que la informaciรณn requerida sea completa y bajo los parรกmetros establecidos por el Ministerio de Educaciรณn, asรญ mismo es necesario que esta informaciรณn cumpla con la parametrizacion del software Novasoft, el cual una vez recibe la informaciรณn realiza toda la funciรณn contable. Entre otras normas mencionadas la ley de habeas data es una funciรณn principal en el proceso que realiza cada aspirante, ya que aunque el factor econรณmico no es determinante para ingreso, la instituciรณn identifica la capacidad de pago de los padres y responsables de los estudiantes y por esto solicita que le sea permitido consultar la informaciรณn en centrales e riesgos.

3. MARCO CONCEPTUAL

Las siguientes definiciones en su mayoría son producto de la recopilación de información del proceso de admisión durante la historia, la experiencia en la ejecución del mismo y un trabajo de redacción con el apoyo de área de calidad en el Instituto Alberto Merani.

3.1 DEFINICIONES

IAM. Instituto Alberto Merani School Pack. Programa de gestión educativa modularizado, que permite perfeccionar todas las tareas en el desarrollo de las actividades diarias de la Institución, integrando de manera organizada las diferentes áreas en procura de una única directriz. (Upware soft, 2000) Aspirante. Niño (a) que inicia proceso de admisión para ingreso al Instituto. La edad mínima es 4 años y medio y la máxima 12 años. Conversatorio. Reunión realizada los sábados, liderada por un egresado, docente o la coordinadora del departamento de admisiones, dirigida a los padres de familia que se encuentran interesados en iniciar el proceso de admisión. Su objetivo es dar a conocer el modelo pedagógico del Instituto, el proceso de admisiones y evaluación, los programas de apoyo que ofrece y la distribución de los diferentes ciclos en el colegio. Estado. Corresponde a las diferentes etapas del proceso por el cual pasa cada aspirante, desde que adquiere el formulario de admisión hasta que obtiene la respuesta definitiva a su solicitud. Los diferentes estados durante el proceso de admisión son: En estudio. Aspirante que adquirió el formulario de admisiones por compra o referido. Evaluación. Aspirante que ha entregado documentación completa o parcial, al cual se le asignan citas para pruebas cognitivas, actitudinales y entrevista de padres con el fin de iniciar el proceso respectivo. En este estado se realiza 39

paralelamente a las pruebas de Psicología, el análisis y asignación de quintil económico al responsable de pago por parte de la Coordinación Administrativa. Comité de admisiones. Reunión del Director del Instituto y la Coordinadora del departamento de admisiones en la cual se decide el proceso del aspirante. La decisión puede ser admitido, admitido condicional o no admitido. En algunos casos la decisión de ingreso queda aplazada en el estado Inscrito Condicionado para que por medio de diferentes actividades se permita establecer más claramente el perfil del aspirante y posteriormente se dé respuesta definitiva en Comité. Así mismo, se puede presentar que un aspirante sea no admitido y posteriormente la Coordinadora de psicología y admisiones sugiera reconsiderar el caso y puede cambiar la decisión inicial. Admitido. Aspirante que ha sido aceptado y puede continuar con el proceso respectivo para su matrícula. Admitido Condicionado. Aspirante que ha sido aceptado sujeto a cumplir con las condiciones establecidas por el Instituto. La admisión condicional es determinada por el Comité, teniendo en cuenta criterios como edad del aspirante y curso que se encuentra cursando al momento de presentar su solicitud. Existen diferentes tipos de condicionalidades: o Actitudinal: Por autonomía, interés y/o interacción. El aspirante debe asistir a Psicología interna y/o externa, TAD o nivelación. o Académico: Por pensamiento, matemáticas y/o lenguaje. El aspirante debe asistir a TAD, nivelación, trabajar en lectoescritura o debe trabajar con un tutor egresado. Puede solicitarse valoración por fonoaudiología o terapia de lenguaje. o Económico: Por falta de capacidad de pago, alto nivel de endeudamiento o reportes en centrales de riesgo. Los padres del aspirante deben cancelar por adelantado la matrícula y el valor correspondiente a 6 meses de pensión y de servicios de transporte y restaurante, si se encuentran interesados en tomarlos. o Familiar: Los padres del aspirante deben leer documentos institucionales, asistir a trabajo con Psicología interna o externa y/o a un PAF en autonomía, estilos de autoridad o adolescencia. La condicionalidad puede ser actitudinal, académica y/o familiar y en otros casos únicamente económica.

Inscrito Condicionado. Aspirante sobre el cual el comité no toma decisión definitiva. Su solicitud queda aplazada hasta que realice actividades que permitan una observación más amplia a través de un TAD, terapia ocupacional, trabajo en lectoescritura, invitación a clases o entrevista individual de psicología, para confirmar su perfil definitivo. Una vez el aspirante realice la actividad asignada, ingresa nuevamente a Comité para dar respuesta definitiva a su solicitud de admisión. No admitido. Aspirante que no ha sido aceptado para ingresar al Instituto. En casos muy particulares se puede presentar que por instrucción de la Coordinación de admisiones o la dirección, se reconsidere esta solicitud en Comité y decidan admitir al aspirante condicionalmente. Pre-matriculado. Aspirante admitido o admitido condicionado que manifiesta la intención de reserva del cupo cancelando el valor correspondiente. Matriculado. Aspirante pre-matriculado que realiza el proceso completo para su ingreso al Instituto. Cancela el saldo de la matrícula, completa la documentación faltante y firma los contratos y documentos institucionales establecidos para registrar su matrícula satisfactoriamente. Evaluación. Proceso a través del cual el departamento de Psicología mide criterios actitudinales, cognitivos, familiares y académicos del aspirante con el fin de identificar su perfil. La coordinación administrativa, por su parte, valida la información suministrada en el formulario de admisiones con el fin de determinar la capacidad de pago, nivel de endeudamiento y comportamiento de pago en centrales de riesgo otorgando una calificación (quintil) al responsable de pago. Formulario de Admisión. El formulario de admisión contiene los siguientes formatos: Instrucciones del formulario. Contiene la descripción general del proceso de admisión y la manera adecuada de diligenciar los formatos anexos. Formato de Preinscripción. Contiene la información básica del aspirante, padre y madre. Instrumento de exploración familiar madre. Cuestionario con el que se determina el estilo de autoridad y la empatía de la madre. Instrumento de exploración familiar padre. Cuestionario con el que se determina el estilo de autoridad y la empatía del padre. Formulario de admisión. Contiene datos generales del aspirante, información familiar, acudiente, responsable de pago, información económica y patrimonial. Autorización de consulta e inclusión de datos financieros en la central de información CIFIN y el contexto escolar del aspirante. 41

Historia escolar previa. Estos formatos contienen información del colegio actual del aspirante con la información suministrada por el coordinador responsable donde se encuentra estudiando. Se intenta caracterizar el desempeño y actitud en aspectos valorativos, académicos y familiares en la institución de procedencia del aspirante. Adquisición del formulario. El formulario de admisión se puede adquirir de dos maneras: Compra. Formulario adquirido por el Padre / Acudiente, cancelando el valor respectivo en la Tesorería del colegio. Referido. Formulario sin costo entregado a un aspirante una vez han cancelado el valor del proceso, para este caso aplican descuentos del 25% sobre el valor total. Generalmente son hermanos de los estudiantes, recomendados por algún directivo, funcionario, padre de familia del IAM, egresado o exalumno. Outlook. Software que forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Gestiona el calendario, la agenda y los contactos y permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico. PAF. Es un programa de apoyo a familias en temas específicos, dirigido a padres exclusivamente. Existen tres niveles de PAF: Nivel 1 - PAF de autonomía. Está dirigido a padres de estudiantes del ciclo exploratorio. Nivel 2 - PAF de estilos de autoridad. Está dirigido a padres de estudiantes de todos los ciclos. Nivel 3 - PAF de adolescencia. Está dirigido a padres de estudiantes del ciclo conceptual al proyectivo. Recuperación. Es un mecanismo a través del cual la institución permite que un estudiante, alcance el promedio mínimo requerido en las asignaturas o en las actitudes respectivas, mediante trabajos adicionales a los regulares, en tiempos diferentes a los académicamente establecidos. Para el proceso de Admisiones las recuperaciones académicas se denominan nivelaciones y en general, las recuperaciones actitudinales se realizan a través de talleres de apoyo al desarrollo TAD.

TAD. Es un taller de apoyo al desarrollo, orientado a fortalecer los aspectos estructurales del desarrollo que se consideran neurálgicos para un estudiante determinado, constituyendo espacios de refuerzo escolar cuyo objetivo pretende ir más allá de la simple enseñanza de una asignatura particular. Los TAD actitudinales son:   

Interés por el conocimiento Autonomía Solidaridad

Los TAD académicos son en:   

Pensamiento Lenguaje Matemáticas

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

Análisis DOFA

DEBILIDADES

ANÁLISIS DOFA

Información centrada en los funcionarios.

Implementación de un nuevo sofware.

Los cambios al proceso son informales.

Personal con conocimiento del proceso.

Conocimiento centrado en pocas personas.

Institución en evidente crecimiento.

Uso ineficiente del nuevo sofware académico.

Estructura organizacional fuerte.

Repetición de tareas.

Áreas sin alineamiento corporativo.

Software flexible vs las necesidades del instituto. Directivos y funcionarios, comprometidos con documentación de procesos. POSICION (FO)

OPORTUNIDADES

POSICION (DO) 1 Difución de una misma meta corporativa. 2 Estandarizar los procesos. 3 Mejora en el ambiente laboral. 4 Duplicidad de información entre áreas. 5 Enfoque a satisfacer a los clientes. 6 Comunicación básica entre áreas.

FORTALEZAS

Desarrollar medios de acercamiento entre áreas para lograr objetivos comunes.

Elaborar el manual del proceso de admisiones.

Divulgar y socializar el proceso de documentación mejorando la comunicación.

Estanzarizar los procesos, haciendolos mas eficientes.

Análizar los procesos por áreas para disminuir tareas repetitivas.

Enfocar los hallazgos positivos para mejoramiento continuo del proceso.

POSICION (DA)

POSICION (FA)

1 Procesos obsoletos vs otros competidores.

AMENAZAS

2 Procesos ineficientes con el medio ambiente.

Implementar un plan de comunicación organizacional orientado a fomentar la documentación de procesos.

Con el análisis de las actividades de las áreas involucradas en el proceso de admisiones, facilitar la interacción y comunicación

Garantizar el uso del software acádemico al 100% en el departamento de admisiones.

Redundar en beneficio de la institución y los clientes al documentar el proceso de admisiones y su relación con tesorería, contabilidad y sistemas.

Eliminar el uso de sistemas paralelos en el proceso.

Fomentar la documentación de procesos en las demás áreas de la institución.

3 Uso de sistemas antiguos en paralelo. 4 Resistencia al cambio. 5 Áreas con intereses particulares. 6 Bajo uso de internet en el proceso de admisiones

Matriz de Evaluación de Factor Externo MEFE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS FACTORES

PONDERACIÓN

EVALUACIÓN

RESULTADO

OPORTUNIDADES

Enfoque a satisfacer a los clientes.

12% 8% 3% 5% 10%

3 3 1 2 2

0,36 0,24 0,03 0,10 0,20

Comunicación básica entre áreas.

0,14

Difución de una misma meta corporativa. Estandarizar los procesos. Mejora en el ambiente laboral. Duplicidad de información entre áreas.

FACTORES

PONDERACIÓN

EVALUACIÓN

Escala 1 2 3

Impacto Bajo Medio Alto

RESULTADO

AMENAZAS Procesos obsoletos vs otros competidores. Procesos ineficientes con el medio ambiente.

15%

0,45

0,10

Uso de sistemas antiguos en paralelo.

19%

0,38

Resistencia al cambio.

5% 2% 9% 100%

1 2 3

0,05 0,04 0,27 2,36

Áreas con intereses particulares. Bajo uso de internet en el proceso de admisiones

TOTAL

Análisis: El resultado de la matriz MEFE analizando los factores externos que inciden sobre la elaboración del manual del proceso de admisiones demuestra que la institución mantiene el promedio, considerando que existen oportunidades. Los procesos han sido de manejo manual en su mayoría, estos han mantenido la dinámica institucional. La implementación de nueva tecnología ha mejorado considerablemente los procesos en el departamento, ha disminuido los tiempos, fortalecido las relaciones entre las áreas y ha brindado soporte a la dinámica del departamento, el manual del proceso de admisiones corresponde a la documentación necesaria para forjar los procesos en busca del cumplimiento de los objetivos institucionales buscando satisfacer las necesidades de los clientes y poco a poco involucrar más tecnología para agilizar tiempos y que este sea útil en análisis y resultados siempre buscando maximizar los recursos y hacerlos más eficientes para la institución.

Matriz de Evaluación de Factor Interno MEFI

EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS FACTORES

PONDERACIÓN

EVALUACIÓN

8% 14% 7% 5% 9% 10%

3 2 3 2 3 3

PONDERACIÓN

EVALUACIÓN

6% 13% 5% 7% 12% 4% 100%

2 3 2 3 3 2

RESULTADO

FORTALEZAS Implementación de un nuevo sofware. Personal con conocimiento del proceso. Institución en evidente crecimiento. Estructura organizacional fuerte. Software flexible vs las necesidades del instituto. Directivos y funcionarios, comprometidos con documentación de procesos.

FACTORES

0,24 0,28 0,21 0,10 0,27 0,30

Escala 1 2 3

Impacto Bajo Medio Alto

RESULTADO

DEBILIDADES Información centrada en los funcionarios. Los cambios al proceso son informales. Conocimiento centrado en pocas personas. Uso ineficiente del nuevo sofware académico. Repetición de tareas. Áreas sin alineamiento corporativo.

TOTAL

0,12 0,39 0,10 0,21 0,36 0,08 2,66

Análisis: El resultado de la matriz MEFI analizando los factores internos que inciden sobre la elaboración del manual del proceso de admisiones demuestra que la institución mantiene un promedio ponderado. La ejecución de actividades por parte de los funcionarios involucrados en el proceso de admisiones, basada en la experiencia y el conocimiento de tareas repetitivas demuestra la necesidad de crear el manual del proceso, el levantamiento de la información permite ajustar procesos repetitivos o con falencias, proponer y hacer las correspondientes mejoras a los mismos. Involucrarse en los procesos de cada una de las áreas que hacen parte de la dinámica del proceso de admisiones, permite conocer de los mismos y es posible identificar los procesos que pueden generar falencias o presentar dificultades y de esta forma se realiza el levantamiento de la información necesaria para crear el manual.

Matriz MIME

MATRIZ INTERNA - MATRIZ EXTERNA

RESISTA

ATAQUE

INFORMACION PARA LA MATRIZ MIME

Y MEFI

DESINVIERTA

RESISTA

MEFI

X MEFE 2,36

2,66

2,36

2,66

RESISTA

DESINVIERTA

DESINVIERTA 1

MEFE

MATRIZ VULNERABILIDAD

ANALISIS DE VULNERABILIDAD PUNTAL

AMENAZA

CONSECUENCIA

IMPACTO

PROBABILIDAD DE CAPACIDAD DE OCURRENCIA REACCION

GRADO DE VULNERABILIDAD

Documentación (manuales y guias)

Cambios informales al proceso

Afectación en procesos de otras áreas

90%

8,1

Conocimiento de los procesos

Información centralizada en los funcionarios

Tareas repetitivas

80%

5,6

II I

Cultura organizacional

Resistencia al cambio

Procesos ineficientes

50%

4,5

Adquisición de software académico

Uso parcial

Aplicaciones paralelas

60%

Relación entre áreas

Priman intereses particulares sobre generales

Inconformidad entre personal acargo del área afectada

50%

3,5

DIAGRAMA DE VULNERABILIDAD 10

GRADO DE VULNERABILIDAD

10; 8,1

ll En Peligro

l Indefensa

10; 6

5; 5,6 5

4; 4,5 4

lV vulnerable

4; 3,5

lll Preparada

2 1 1

Capacidad De Reacción

ANALISIS Es posible concluir que al evaluar los factores internos que pueden ser afectados por la continuidad de los procesos sin directrices ni organización, la frecuencia con la que este impacto puede verse reflejado, afectara en gran medida a la institución en especial al departamento de admisiones y generara desbordamiento de las actividades debido a los constantes cambios que merita la búsqueda de mejoras. Al no tener en cuenta las diferentes variables que fueron evaluadas y los objetivos por los cuales se dio origen al proceso de levantamiento de información y elaboración del manual no será posible cumplir con la finalidad de garantizar procesos agiles y eficientes que finalmente buscan satisfacer al cliente interno y externo y beneficio para la institución.

MATRIZ DE REGISTRO AUDITORÍA INTERNA FACTORES /CALIFICACION AUDITORIA DIRECTIVA Estructura organizacional Interés en mejorar los procesos Capacidad de dar respuesta inmediata a las necesidades Evaluación de gestión Sistemas de toma de decisiones TOTAL AD. DIRECTIVA

AUDITORIA DE MERCADEO

FORTALEZA ALTO

AUDITORIA FINANCIERA Poder de financiamiento Liquidez inmediata Estabilidad económica Capacidad para satisfacer la demanda Habilidadpara competir precios TOTAL AUD. FINANCIERA

AUDITORIA DE PRODUCCION Procesos en constante cambio Ingreso de información en sistemas paralelos Desconocimiento de procesos de otras áreas Tareas repetitivas Eficiencia en el proceso TOTAL AUD. DE PRODUCCION

AUDITORIA DE RECURSO HUMANO Nivel de preparación académica Experiencia en el área Nivel de desempeño Disposición para realizar sus funciones Compromiso con la empresa TOTAL AUD. POTENCIAL HUMANO

AUDITORIA TECNOLÓGICA Nivel de tecnología Capacidad de actualización Habilidades técnicas Efectividad de la producción Agilidad en el manejo de los procesos TOTAL AUD. TECNOLOGICA

FACTORES /CALIFICACION TOTAL FACTORES/CALIFICACION

BAJO

ALTO

MEDIO

IMPACTO BAJO

ALTO

1 1

MEDIO

2 2 FORTALEZA

1 1 1 4

FORTALEZA MEDIO BAJO

ALTO

1 1 DEBILIDAD

1 1

DEBILIDAD MEDIO BAJO

ALTO

IMPACTO MEDIO BAJO

ALTO

1 1

3 FORTALEZA

FORTALEZA MEDIO BAJO

ALTO

BAJO

1 1 1

Reconocimiento en el medio educativo Publicidad en medios masivos Internet como mayor recurso publicitario Servicio al cliente Difusión de la institución por diversos medios TOTAL AUD. MERCADEO

MEDIO

DEBILIDAD

1 1 2

1 DEBILIDAD DEBILIDAD MEDIO BAJO

ALTO

IMPACTO MEDIO BAJO

ALTO

1 1

1 1 1

1 1 2 FORTALEZA

1 2

1 4

FORTALEZA MEDIO BAJO

ALTO

1 DEBILIDAD

DEBILIDAD MEDIO BAJO

ALTO 1 1

1 1 1 1 1

1 1 FORTALEZA

FORTALEZA MEDIO BAJO 1

ALTO

1 3 2 DEBILIDAD

DEBILIDAD MEDIO BAJO

ALTO

IMPACTO MEDIO BAJO

ALTO

IMPACTO MEDIO BAJO 1 1

ALTO

1 1 1 1 3 2 FORTALEZA

1 1 1 5

FORTALEZA MEDIO BAJO

ALTO

DEBILIDAD

DEBILIDAD MEDIO BAJO

ALTO 1

1 1

2 FORTALEZA

1 2 4

MEDIO 6

1 1

1 BEBILIDAD

FORTALEZA ALTO 12

IMPACTO MEDIO BAJO

ALTO

DEBILIDAD BAJO 2

ALTO 4

MEDIO 5

BAJO 1

PERFIL DE COMPETITIVIDAD Criterios total Uso de tecnología Agilidad y facilidad en los proceso Costo del proceso de admisiones Reconocimiento en el mercado Ranking en el escalafon del ICFES Innovación en el proceso académico

Total

EMPRESA ANALIZADA Peso

Calificación

10% 15% 5% 35% 5% 30% 100%

5 5 7 10 10 10

Colegio la Fontana

Peso Ponderado

Calificación

0,5 0,75 0,35 3,5 0,5 3 8,6

8 7 3 10 7 8

Colegio Pepa Castro

Peso Ponderado

Calificación

0,8 1,05 0,15 3,5 0,35 2,4 8,25

Peso Ponderado

6 5 8 5 5 7

0,6 0,75 0,4 1,75 0,25 2,1 5,85

MATRIZ PEEA POSICIÓN ESTRATÉGICA Y EVALUACIÓN DE ACCIONES

FACTORES /CALIFICACION ESTABILIDAD AMBIENTAL (EA) Innovación tecnológica Cambios políticos Devaluación Inflación Crecimiento del PIB Políticas gubernamentales Total factor FUERZA DEL SECTOR (FI) T asa de crecimiento del sector T endencias actuales Barreras de entrada Barreras de salida Cantidad de competidores Total factor VENTAJA COMPETITIVA (VC) Nivel de tecnologia Diversidad de productos Marca Imagen institucional Secreto comercial Total factor FUERZA FINANCIERA(FF) Apalancamiento financiero Liquidez Capacidad de capitalizar Acceso al crédito Estado de la cartera T asa de retorno Apalancamiento operacional Total factor

(Serna, 1994)

CALIFICACION 4 5

6 6

Promedio

3 3 3 4 3 22 1

3,67 Promedio

6 6

5 5 5 3 24 1

2 2

4,80 Promedio

6 6 6 6 6

26 1

5 5

5,20 Promedio

3 6 6 2 3 5 30

EA FI VC FF

3,67 4,80 5,20 4,29

4,29

FI + VC FF + EA

10,00 7,95

0 0

5. DISEÑO METODOLÓGICO

De acuerdo al grado de profundidad se puede identificar que el tipo de investigación para este caso es descriptiva, ya que se documentan cada uno de los procesos es una investigación aplicada debido a que los resultados obtenidos tendrán una utilidad práctica para la comunidad meranista mejorando los procesos actuales. A través del carácter cualitativo por la recolección y descripción de la información utilizada para la elaboración del manual, en la que se tienen en cuenta los procesos de cada uno de los funcionarios involucrados y utilizando como técnica de recolección de datos una encuesta mediante preguntas abiertas, se seleccionó personal de las áreas de administración, académica, organizacional y admisiones del instituto para responderla, con el ánimo de evaluar los procesos existentes en las áreas mencionadas, las gestiones realizadas y sus necesidades las cuales son objeto de análisis para esta práctica y así determinar la importancia de elaborar el manual de proceso de admisiones. A través de la descripción, se construyó un documento que hace las veces de manual del usuario, el cual contiene el paso a paso del proceso de admisiones, su ejecución y su conexión con otros departamentos en la institución, por otra parte se aplicó la observación como técnica de recolección de datos enfocada en los procesos de los funcionarios involucrados de las áreas de tesorería y contabilidad para recopilar la información necesaria y realizar la documentación paso a paso. En cuanto a la población y muestra la investigación se enfoca en el personal de las áreas administrativa, académica, organizacional y admisiones, teniendo en cuenta que beneficiara a la población en general, por lo anterior se hace necesario determinar una muestra que permitirá a través de la encuesta diseñada concluir que la elaboración del manual es determinante para beneficiar el proceso de admisiones y los procesos generados desde otras áreas. En el instituto los funcionarios involucrados en el proceso de admisiones y que tienen conocimiento del actual sistema académico School Pack son 25, por lo tanto teniendo en cuenta la tabla de apoyo al cálculo de tamaño de la muestra por niveles de confianza y teniendo en cuenta la ecuación del tamaño de la muestra de acuerdo al tipo de población determinamos que el marco maestral en este caso corresponde a los funcionarios que interviene en el proceso de admisiones a quienes se espera beneficiar con la elaboración del manual del proceso de admisiones. 51

N= 25 Ecuación del tamaño de la muestra de acuerdo al tipo de población cuando se conoce cuantos elementos tiene la población: n=

Z² p˟ q˟ N Ne² + Z² p˟ q

N= universo e= error n= tamaño de la muestra p= probabilidad a favor q= probabilidad en contra Nivel de confianza del 90% y error 10% Valor a estimar n=? e= 5%= 0,05 Z=1,65 de acuerdo a la tabla de distribución normal para el 90% de confiabilidad y 10% de error. N=25 (universo) P=0.50 q=0,50 Aplicación de la fórmula: n=

(1,65)² (0,5) (1-0,50) (25) (25)*(0,10)² + (1,65)²(0,50)(1-0,50)

(2,7225) (0,50) (0,50) (25) (25)*(0,01)+(2,7225)(0,50)(0,50)

(2,7225) (0,25) (25) (0,25)+(2,7225)(0,25)

(17,015.625) (0,25)+(0,680.625)

18,28

Coordinación Administrativa, Académica, Admisiones, Psicología y personal involucrado en el proceso de admisiones. Encuesta Instituto Alberto Merani Por favor seleccione la respuesta según su criterio de acuerdo a las situaciones expuestas, el objetivo de esta encuesta es identificar la necesidad de elaborar un manual que mejore el proceso de admisiones y las relaciones con otras dependencias. Cargo ____________________________________________________________ 1) ¿Considera usted que para mejorar los procesos de registro, seguimiento, recaudo, captura de datos, creación de deudas para pagos en línea y otros procesos realizados por su área y que se requieren actualmente en el proceso es determinante la elaboración de un manual del proceso de admisiones?

Siempre

Casi siempre

Algunas veces

Nunca

2) Usted cree que el manejo del actual sistema académico School Pack puede maximizarse para mejorar el proceso de admisiones y los procesos relacionados con su área a través de:

   

Elaboración del manual de procesos de admisiones. Involucrando personal adicional al proceso. Solicitando desarrollos adicionales. Conociendo la trayectoria de los desarrolladores del software.

3) Es posible mejorar los procesos que se realiza en su área de trabajo y que están relacionados con el proceso de admisiones a través de:

   

Implementación de procesos alternos. Identificación de los procesos más demandantes y desarrollos en el software académico. La transformación total del proceso actual de admisiones. Elaboración del manual del proceso de admisiones y propuesta de mejora conveniente que favorezca su área.

4) Las solicitudes que se realizan desde el departamento de admisiones a su departamento le generan una carga considerable de trabajo que puede ser disminuida a través de:

   

Solicitud a la dirección de herramientas tecnológicas adicionales. Capacitación al personal tanto del área que realiza la solicitud como del personal del área que la recibe. Elaboración del manual del proceso de admisiones buscando Agilizar, facilitar y organizar los procesos. Constantes reuniones de socialización de procesos entre las áreas.

5) Considera usted que su departamento se beneficiará, si en el departamento de admisiones se propone:    

Elaborar el manual del proceso de admisiones identificando Falencias, ajustando y proponiendo mejoras al proceso. Cambiar la dinámica del proceso de admisiones. Programar reuniones para ajustar los procesos que involucran su área. Rediseñar el proceso de admisiones.

¡Agradecemos su valiosa colaboración!

6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA GRAFICA 2

1) ¿Considera usted que para mejorar los procesos de registro, seguimiento, recaudo, captura de datos, creación de deudas para pagos en línea y otros procesos realizados por su área y que se requieren actualmente en el proceso es determinante la elaboración de un manual del proceso de admisiones? RESPUESTA CANTIDAD PORCENTAJE Siempre 13 72% Casi siempre 5 28% Algunas veces 0 0% Nunca 0 0% TOTAL 18 100%

12 10

4 2

0 Siempre



Casi siempre

Algunas veces

Nunca

Para los departamentos involucrados en el proceso de admisiones la creación del manual del proceso es indispensable para mejorar las funciones en cada área relacionadas con el mismo, ya que este manual procura su estandarización y eficiencia. El resultado obtenido de la aplicación de la encuesta, determina que la elaboración del manual para las áreas involucradas, favorece los procesos y los funcionarios perciben que es una herramienta útil de trabajo.

GRAFICA 3

2) Usted cree que el manejo del actual sistema académico School Pack puede maximizarse para mejorar el proceso de admisiones y los procesos relacionados con su área a través de: RESPUESTA

CANTIDAD PORCENTAJE

1.Elaboración del manual de procesos de admisiones.

67%

2.Involucrando personal adicional al proceso.

22%

3.Solicitando desarrollos adicionales.

4.Conociendo la trayectoria de los desarrolladores del software. TOTAL

1 18

6% 100%

12 12

4 4

0 1



La adquisición de un software académico robusto, como en el que la institución a invertido, requiere de unos procesos establecidos, que permitan no solo migrar la información de un aplicación o software anterior a uno actual sino darle el manejo correspondiente a cada función y por esta razón para hacer uso adecuado de School Pack se requiere conocer los procesos e identificar los objetivos del mismo a través de la elaboración del manual como base del proceso de admisiones.

GRAFICA 4

3) Es posible mejorar los procesos que se realiza en su área de trabajo y que están relacionados con el proceso de admisiones a través de: RESPUESTA

CANTIDAD PORCENTAJE 0%

1.Implementación de procesos alternos. 2.Identificación de los procesos más demandantes y desarrollos en el software académico.

0 4

22%

3.La transformación total del proceso actual de admisiones. 4.Elaboración del manual del proceso de admisiones y propuesta de mejora conveniente que favorezca su área.

72%

100%

TOTAL

14 12

10 8 6

4 2

0 1



Un manual de procesos es una herramienta que contribuye con la ejecución de los procesos, haciéndolos más eficientes y garantizando la consecución de los objetivos, para los funcionarios involucrados en el proceso de admisiones del Instituto es importante la elaboración del manual, así como el análisis que se pueda obtener durante la creación del mismo para que esta información contribuya con ajustes en el proceso de cada área.

GRAFICA 5

4) Las solicitudes que se realizan desde el departamento de admisiones a su departamento le generan una carga considerable de trabajo que puede ser disminuida a través de: RESPUESTA

CANTIDAD PORCENTAJE 2

11%

2.Capacitación al personal tanto del área que realiza la solicitud como del personal del área que la recibe.

3.Elaboración del manual del proceso de admisiones buscando agilizar, facilitar y organizar los procesos.

72%

4.Constantes reuniones de socialización de procesos entre las áreas. TOTAL

11%

100%

1.Solicitud a la dirección de herramientas tecnológicas adicionales.

14 12

10 8 6

0 1



El manual del proceso de admisiones permite conocer los procesos paso a paso y establecer una dinámica a seguir para la ejecución de los mismos, lo que permite a los funcionarios disminuir actividades que puedan entorpecer los tiempos y facilitar su ejecución.

GRAFICA 6

5) Considera usted que su departamento se beneficiará, si en el departamento de admisiones se propone: RESPUESTA

CANTIDAD

PORCENTAJE

1.Elaborar el manual del proceso de admisiones identificando falencias, ajustando y proponiendo mejoras al proceso.

83%

2.Cambiar la dinámica del proceso de admisiones. 3.Programar reuniones para ajustar los procesos que involucran su área.

0 3

0% 17%

4.Rediseñar el proceso de admisiones. TOTAL

0 18

0% 100%

16 14 12

10 8 6



El propósito de la elaboración del manual del proceso para el departamento de admisiones, representa un punto de partida en la organización y documentación de los procesos que beneficia en gran medida a todas las áreas involucradas y permite formalizar sus actividades.

6.1 RESULTADOS Y CONCLUSIONES DE LA ENCUESTA

Una vez aplicada la encuesta a los 18 funcionarios involucrados en el proceso de admisiones de las áreas de tesorería, contabilidad, sistemas, académica y psicología y teniendo en cuenta las gráficas anteriores resultado de esta investigación se concluye que: 1. El 72% de la población encuestada, considera que la elaboración del manual del proceso de admisiones es determinante para la mejora de los procesos en otras áreas involucradas. 2. El 67% de los funcionarios encuestados en el Instituto Alberto Merani creen que al elaborar un manual de proceso de admisiones se podrá maximizar el actual Software académico School Pack. 3. El 72% de los encuestados están de acuerdo con la elaboración del manual del proceso de admisiones como herramienta para mejorar los procesos que se realizan entre las áreas. 4. El 72% de la población encuestada considera que la elaboración del manual del proceso de admisiones puede ayudar a disminuir la carga de trabajo de sus departamentos. 5. De los funcionarios encuestados el 83% considera que su departamento se beneficiaría si en el departamento de admisiones se propone elaborar el manual del proceso identificando falencias, ajustando y proponiendo mejoras al proceso. -

Un manual de proceso es una herramienta determinante para mejorar la calidad en la ejecución de las funciones realizadas por las personas a cargo de las áreas involucradas.

Los manuales de proceso garantizan que la dinámica de funcionamiento cumpla con los objetivos establecidos por el departamento.

Para los funcionarios involucrados en los procesos, la elaboración del manual cumple la función de documentar el proceso y a su vez es útil cono guía el usuario.

8. MEJORAS PROPUESTAS EN EL PROCESO DE ADMISIONES Las mejoras son: 1. El recaudo del pago del formulario y el pago de la evaluación se unificaron 2. La información general del aspirante y la familia se solicitaran una sola vez y no tres veces como se realizaba. 3. La información solo se ingresa al módulo del software académico School Pack, eliminando el uso de la aplicación anterior. 4. Se disminuyeron 9 pasos del proceso anterior haciendo más eficiente el proceso actual. 5. Se está considerando el uso de herramientas tecnológicas para los pagos y recaudos correspondientes. 6. Los procesos por en el cargo de tesorero se disminuyeron por la disminución en la contabilización de los pagos y entrega de comprobantes. 7. Se propone el uso de un único código asignado al aspirante con el propósito de realizar los procesos contables en línea con los procesos de admisiones. 8. En caso de no poder aplicar la opción del código al aspirante, se propone que la secretaria de admisiones utilice una base de datos parametrizada enfocada a los departamentos de tesorería y contabilidad y que se utilice en las demás áreas involucradas. 9. El auxiliar contable deja de hacer 230 conciliaciones por concepto de evaluaciones en el año.

9. CONCLUSIONES



Se elaboró el manual del proceso de admisiones logrando el objetivo general de esta práctica empresarial.



Se realizó el levantamiento de la información en compañía de los funcionarios de las áreas involucradas en el proceso de admisiones. Se dieron a conocer y difundieron conceptos sobre la documentación, el análisis y el mejoramiento a los funcionarios involucrados en los procesos, con las siguientes actividades:



1. Reunión de la estudiante, la asesora y los funcionarios dando a conocer el programa y los objetivos de la práctica empresarial. 2. Aplicación de la encuesta a los funcionarios involucrados en el proceso de admisiones. 3. La aplicación de los cambios propuestos disminuyendo el proceso en 8 actividades pasando de 23 a 15. 4. La difusión y seguimiento a la implementación del manual.



Durante el desarrollo de esta práctica empresarial, fue posible comprobar que la documentación es indispensable para cualquier proceso dentro de una organización debido a que permite ajustar, identificar puntos críticos, mejorar las falencias y contribuir con la ejecución de los mismos, haciéndolos más eficaces y eficientes para los funcionarios involucrados en cada uno de ellos.



Elaborar el manual del proceso de admisiones favoreció la interacción en otro escenario diferente al laboral con los funcionarios de las dependencias involucradas, conocer su trabajo y de esta forma aprender los procesos que cada uno de ellos realiza, enfocados en el departamento de admisiones



Una de las principales aplicaciones de esta práctica en la disciplina contable, está relacionada con la implementación de tecnología y sistemas en la institución, que se pretende agilice los procesos no solamente de captura de datos, recaudo de dinero y contabilizaciones, sino que disminuya el margen de error y adicional a esto aporte con el cuidado del medio ambiente al gestionar procesos en línea.



Cuando se propone realizar la documentación de los procesos en las diferentes áreas de una empresa, es posible disminuirlos, debido a que se identifican aquellos que son repetitivos o que se consideran innecesarios para la ejecución y cumplimiento de los objetivos de un departamento.



El principal recurso con el que cuenta la institución son los funcionarios a cargo de las áreas, quienes están frente a los procesos y por esta razón el manual diseñado permite mejorar satisfactoriamente sus funciones reduciendo tiempos como se evidencia en el análisis realizado.



La elaboración del manual del proceso de admisiones es el punto de partida para que en las áreas que conforman la institución se realice la documentación correspondiente y se dé la oportunidad de iniciar un proceso de mejora a nivel global que beneficie a la comunidad en general.

10. BIBLIOGRAFÍA CARLOS, C. S. (2013). COLEGIO SAN CARLOS ADMISIONES. Obtenido de http://www.sancarlos.edu.co/admisiones CASTRO, G. P. (07 de 2013). GIMNASIO PEPA CASTRO ADMISIONES. Obtenido de http://www.pepacastro.com/admisiones.html Chanin, T. (31 de 07 de 2001). Normalización de la calidad Normas ISO 9000. Recuperado el 23 de 04 de 2013, de Pagina personal: http://www.jmcprl.net/PUBLICACIONES/F13/CalidadIso9000.pdf CIBERCOLEGIOS. (s.f.). CIBERCOLEGIOS.COM. Obtenido de http://www.cibercolegios.com/ Colombia, a. (2010). ach Colombia. Obtenido de ach colombia: http://www.achcolombia.com.co/inicio FONTANA, G. L. (s.f.). PAGINA PRINCIPAL GIMNASIO LA FONTANA. Obtenido de http://www.gimnasiofontana.edu.co/spanish/admisiones/index.html Galloway, D. (1994). Mejora Continua de Procesos. Barcelona España: Gestión. Julián, D. Z. (2008). Hacia una educación de calidad para todos. Bogotá. Kaoru, I. (1985). ¿QUE ES EL CONTROL TOTAL DE CALIDAD? Japon: Norma. Maynard, H., & Vallhonrat, J. (1988). MANUAL DE INGENIERIAY ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL. En H. Maynard, & J. Vallhonrat, MANUAL DE INGENIERIAY ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL (págs. 94-113). Bogotá: McGraw-Hill. MERANI, I. A. (2010). MANUAL DE CONVIVENCIA. En I. A. MERANI, MANUAL DE CONVIVENCIA (págs. 7-22). BOGOTÁ. MERANI, I. A. (2013 de 03 de 30). PAGINA PRINCIPAL INSTITUTO ALBERTO MERANI. Obtenido de PAGINA PRINCIPAL INSTITUTO ALBERTO MERANI: http://www.institutomerani.edu.co/principal/index.php/recursos/photogallery Nacional, M. d. (17 de 05 de 2013). MinEducación. Obtenido de MinEducación: http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-168883.html Perez Rodriguez, Z. (Julio de 2003). Gestiopolis. Recuperado el 15 de Mayo de 2013, de Propuesta metodológica para gestionar la documentación: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/metgescalidad.htm 64

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GRAFICA 7 DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADMISIONES ANTERIOR

GRAFICA 8 DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADMISIONES ACTUAL

GRAFICA 9 DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADMISIONES PROPUESTO

IMĂ GENES IAM

Instalaciones IAM

FUENTE: www.intituomerani.edu.co

Equipo de trabajo รกrea administrativa

FUENTE: Archivo IAM

Software acad茅mico School Pack Pantalla principal

FUENTE: Imagen tomada del m贸dulo de admisiones School Pack

Software contable Novasoft

FUENTE: imagen tomada del m贸dulo de tesorer铆a Novasoft