FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA Facultad Contaduría Pública Programa Contaduría Pública
RESPONSABILIDAD SOCIAL DEL AUDITOR EN EL FRAUDE A FIDUBOGOTA
Preparada por: Roció Cely Rodríguez Jehny Sofía Guzmán Chitiva
Bogotá, Colombia 2012
FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA Facultad Contaduría Pública Programa Contaduría Pública
RESPONSABILIDAD SOCIAL DEL AUDITOR EN EL FRAUDE A FIDUBOGOTA
Preparada por: Roció Cely Rodríguez Jehny Sofía Guzmán Chitiva
Director: Dr. Franccini Berrio Lema
Bogotá, Colombia 2012
TABLA DE CONTENIDO RESUMEN ....................................................................................................................................... 6 INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 8 CAPITULO I………………………………………………………………………………………………………………………………10 1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 10 1.1.
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................ 11
1.2.
OBJETIVOS ................................................................................................................ 13
1.2.1.
OBJETIVO GENERAL.............................................................................................. 13
1.2.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................... 13
CAPITULO II……………………………………………………………………………………………………………………………14 2.
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ........................................................................................... 14 2.1.
Antecedentes de la Investigación ................................................................................. 14
2.2.
Antecedentes Históricos sobre el fraude ...................................................................... 14
2.3.
Fraude .......................................................................................................................... 18
2.4.
Responsabilidad ........................................................................................................... 18
2.5.
Responsabilidad Social ................................................................................................ 18
2.6.
Responsabilidad profesional del Auditor ..................................................................... 18
2.7.
Ética Profesional y moral del Auditor.......................................................................... 19
2.8.
Auditoría ...................................................................................................................... 19
2.9.
Auditoría Interna .......................................................................................................... 20
2.10.
Control ..................................................................................................................... 20
2.11.
Control Interno ......................................................................................................... 20
2.12.
Fe pública ................................................................................................................. 21
2.13.
Perfil Del Empleado Defraudador............................................................................ 21
2.14.
Gobierno Corporativo .............................................................................................. 22
2.15.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. ...................................................... 22
2.15.1.
Normas Personales ............................................................................................... 22
2.15.2.
Normas relativas a la ejecución del trabajo.......................................................... 23
2.15.3.
Normas relativas a la rendición de informes ........................................................ 23
2.16. 2.16.1.
Reseña Histórica De La Fiduciaria BOGOTÁ S A .................................................. 23 Misión: ................................................................................................................. 24 3
2.16.2.
Visión: .................................................................................................................. 24
2.16.3.
Valores Corporativos: .......................................................................................... 24
CAPITULO III ................................................................................................................................. 26 3.
DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR ............................................................................... 26
CAPITULO IV ................................................................................................................................. 27 4.
DESCRIPCION DEL CASO FRAUDE FIDUBOGOTA .................................................................. 27 4.1.
En qué consistió el fraude? .......................................................................................... 27
4.2.
Como se origino el Fraude? ......................................................................................... 27
4.3.
Los involucrados en el caso son:.................................................................................. 29
4.4. Modificación de los extractos de DCV con el fin de que en la realización del procedimiento de arqueo mensual no se detectara el faltante de los títulos. ............................ 30 4.5.
El implicado obtuvo un provecho por su participación en los hechos descritos .......... 31
4.6.
Como Se Detecto El Fraude? ....................................................................................... 31
4.7.
Hallazgos Generales de la Auditoria Que Detecto el Fraude ....................................... 31
4.8.
Efectos Posteriores al fraude al interior de FIDUBOGOTA........................................ 32
CAPITULO V .................................................................................................................................. 33 5.
Cuál es Responsabilidad del auditor frente a los hechos fraudulentos ............................... 33 5.1. Cualidades que debe tener el Auditor socialmente responsable de FIDUBOGOTA, para la prevención del fraude ................................................................................................... 35 5.2.
Responsabilidad Social del Auditor de FIDUBOGOTA frente al fraude .................... 38
5.2.1.
Responsabilidad del Auditor de FIDUBOGOTA hacia la Empresa misma ........ 38
5.2.2.
Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia la sociedad .......... 38
5.2.3.
Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia el Cliente ............ 39
5.2.4.
Responsabilidad social del Auditor hacia los pensionados de Ecopetrol ............. 39
5.2.5. Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia los accionistas, socios e inversionistas .......................................................................................................... 40 5.2.6. Responsabilidad social del auditor de FIDUBOGOTA hacia Proveedores y Empleados ............................................................................................................................ 40 5.2.7.
Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia los Auditores ...... 40
5.2.8. Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia la compañía aseguradora .......................................................................................................................... 41 6.
Fallas de Control en el Fraude a FIDUBOGOTA ................................................................... 42 6.1.
Análisis a las principales fallas de control en el fraude a FIDUBOGOTA.................. 42 4
6.1.1.
Política de Personal Inadecuada ........................................................................... 42
6.1.2.
Falta de controles adecuados en una organización .............................................. 42
6.1.3.
Baja rotación de puestos de trabajo...................................................................... 43
6.1.4.
Documentación confusa ....................................................................................... 43
6.1.5.
Ausencia de políticas de detección de Transacciones inusuales .......................... 43
6.1.6.
Exceso de confianza en el empleado:................................................................... 43
6.1.7.
Ausencia de auditorías: ........................................................................................ 44
6.1.8.
Inexistencia de controles de acceso...................................................................... 44
6.1.9. Ausencia de planes de contingencia contra limitantes del control interno como la Colusión. 44 6.1.10.
Fallas en el manejo de la segregación de funciones ............................................. 45
6.1.11. Débil actualización en los programas de trabajo y procedimientos para la prevención y detección del fraude ....................................................................................... 45 6.1.12. 7.
Fallas en la determinación en la cifra de importancia relativa ............................. 45
Recomendaciones ................................................................................................................ 46
CONCLUSIONES……………………………………………………………………………………………………………………….46 BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………………………………………………… 48
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RESUMEN
La presente investigación se enfoco hacia el análisis de la responsabilidad social del auditor como consecuencia del fraude a FIDUBOGOTA, la metodología utilizada es de tipo estudio de casos descriptivo. Para la técnica e instrumento de recolección de datos se utilizo la observación y análisis documental y como instrumento la revisión bibliográfica. Concluyendo lo siguiente: Los profesionales de Auditoria se enfrentan a innumerables retos uno de ellos y quizás el más importante por la gran relevancia que ha cobrado debido a los recientes escándalos la pérdida de credibilidad y confianza ante la sociedad en general. Por lo anterior se hace necesario establecer la responsabilidad social del Auditor como sujeto independiente capaz de prestar apoyo a través de la verificación de informes orientados hacia el bien común. Así pues debido a las nuevas formas de delitos económicos que se están experimentando en las organizaciones La responsabilidad social debe considerarse no como una imposición derivada de la regulación sino que debería ser un compromiso que se adquiere ante la sociedad en su conjunto a través de la emisión de una providencia que genera un impacto positivo o negativo exigiendo la obligación de asumir la responsabilidad que el demande. El estudio permitió establecer las siguientes recomendaciones: Es importante que FIDUBOGOTA al igual que todas las organizaciones en general pongan especial énfasis en el Ambiente de Control el cual es la base de la adecuada implementación de un buen Sistema de Control Interno suministrando la metodología apropiada dentro de la estructura organizativa orientada con valores éticos e integridad, proveyendo una
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cultura organizacional basada en la honestidad, con una administración competente y un elevado perfil de sus empleados en cuanto a formación, conocimientos y experiencia en benéfico de la prevención del fraude.
Palabras Claves: Auditoria, Responsabilidad Social, Control Interno, Ética y Fraude
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INTRODUCCIÓN
A raíz de los fraudes corporativos que en Colombia han ido creciendo en los últimos años debido a la situación económica, los cuales constituyen un gran riesgo para el sistema financiero, el buen nombre y sostenibilidad de las organizaciones surge la necesidad de dar a conocer las presuntas fallas procedimentales y de control en que se incurrieron por parte de la Auditoria asociadas a la responsabilidad social del Auditor en el Fraude a FIDUBOGOTA. El ejercicio de la auditoria como función social impone nuevos retos que implican entrar en un mundo globalizado obligando al profesional a que evolucione en todas sus dimensiones de acuerdo con sus objetivos y metas, lo que le demanda la consecución de distintos tipos de recursos para la satisfacción de todas sus necesidades y para su formación personal y profesional de acuerdo con sus prelaciones1. Es por ello que en la medida que logre satisfacer sus necesidades básicas y elementales requiera buscar un status que le proporcione un máximo de reconocimiento social. Así pues el escenario planteado no solo aplica al Auditor como ser humano y profesional independiente sino también a las Empresas como entes agrupados y organizados para el cumplimiento de una variada sucesión de necesidades colectivas dando respuesta a las expectativas sociales dentro de un nuevo escenario mundial. Por lo anterior ante el inminente riesgo de flagelos como el fraude los cuales impiden cumplir las metas organizacionales de crecimiento, rentabilidad sostenibilidad, entre otras , será inevitable adoptar un entorno de auditoría que sea más fuerte, compuesto por
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Preferencia o antelación con que un asunto debe ser atendido respecto de otro 8
un control interno efectivo, leyes estrictas para salvaguardar la independencia del auditor, mecanismos para hacer forzoso el cumplimiento de los estándares de auditoría, y organismos efectivos de supervisión pública que realicen inspecciones e investigaciones. Por lo tanto se mencionara en este caso el fraude ocurrido en FIDUBOGOTA. El propósito de este trabajo es el de establecer las responsabilidad social del Auditor en el fraude a FIDUBOGOTA mediante un breve análisis sobre el caso enfatizando el impacto que tuvo en la sociedad y dentro de la misma entidad. De igual manera se pretende, a través de la comprensión de la Responsabilidad Social pensar la forma de actuar de los Auditores y de su interacción con el entorno y con la sociedad en general, propiciando la reflexión sobre la cultura de ellos y su campo de acción. La primera parte del desarrollo del problema analiza cómo fue que ocurrió el delito, quienes fueron sus autores intelectuales y cómo fue que se llevo a cabo el proceso de robo de información y de documentos durante varios años dentro de la fiduciaria con el fin de establecer la responsabilidad social del auditor ante este hecho. En la segunda parte del desarrollo del problema se establecen y analizan las fallas de control que se pudieron haber presentado tanto internas como externas y las recomendaciones pertinentes que se pueden poner en práctica para tratar de evitar los desfalcos en las organizaciones; para que así se pueda responder a las exigencias de la competitividad de un mundo globalizado y sostenible.
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CAPITULO I
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En los últimos años se han incrementado los casos de fraude en prestigiosas empresas evidenciando la permeabilidad2 y deficiencias al interior de las organizaciones siendo unas de las más vulnerables por el gran volumen de dinero en circulación las entidades que prestan Servicios Financieros como FIDUBOGOTA, compañía que entre los años 2006 y 2009 fue víctima de uno de los más grandes fraudes en la historia reciente del país, pues el millonario desfalco ascendía a 30.000 millones de dólares e involucraba papeles que pertenecían al pasivo pensional de Ecopetrol, fideicomiso que administra esta fiduciaria, y que estaban guardados en el Depósito Central de Valores, un sistema electrónico diseñado para la custodia de títulos valores que se considera impenetrable. Por lo anterior y debido a la gran importancia que ha tomado en los últimos años el flageló del fraude en las compañías nacionales e internacionales se ha agudizando la falta de confianza en los Sistemas de Control Organizacionales y en uno de sus actores fundamentales como lo es el Auditor, prendiendo las alertas y maximizando el riesgo que los ladrones de cuello blanco que son generalmente empleados de alto nivel y confianza se fortalezcan y especialicen las técnicas para burlar los más fuertes sistemas de seguridad desencadenando una serie de problemáticas que afectan no solo directa sino indirectamente otros aspectos importantes para las empresas y para la sociedad en general.
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Que se deja influir demasiado por las acciones u opiniones de los demás. 10
1.1. JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo se efectúa considerando que en los últimos años han surgido fraudes en grandes empresas de todos los sectores principalmente el Financiero; entendiendo con ello que existen determinados sucesos que se asocian a la concreción 3 de situaciones de fraude, en las que puede el auditor verse involucrado por acción u omisión en el desarrollo de su quehacer profesional. Si el Auditor considera que el Sistema de Control es débil y pueden ocurrir actos fraudulentos este debe procurar que el cliente tome las acciones correctivas apropiadas relacionadas con dichos aspectos. Por lo anterior de la calidad profesional, humana y ética del Auditor depende en gran medida el impacto que sus decisiones generan sobre la empresa y la sociedad en general como sujeto activo y responsable de sus actuaciones. La justificación de esta investigación se fundamenta en el hecho que se ha puesto en tela de juicio el trabajo del auditor así como su responsabilidad social en los casos de fraude por lo que se hace necesario que éste deba redefinir su trabajo respaldado en un conocimiento amplio de las normas y los controles frente al fraude. Reiterando lo dicho anteriormente con la realización del presente trabajo se pretende describir el fraude ocurrido en FIDUBOGOTA entre los años 2006 y 2009, lo que representa para la sociedad en general un gran avance y un excelente aporte para identificar como suceden este tipo de problemáticas que día tras día afecta a más
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“Tratar de una sola cosa,
que se considera principal, excluyendo las prescindibles o
circunstanciales”. 11
empresas en nuestro país y en países del exterior, prendiendo las alarmas entre los diferentes actores para evitar poner en riesgo grandes sistemas económicos, políticos y sociales que atañen no solo en el desarrollo individual sino también el desarrollo grupal basado en el interés colectivo.
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1.2. OBJETIVOS 1.2.1. OBJETIVO GENERAL
a) Analizar la Responsabilidad social del Auditor en el fraude a FIDUBOGOTA
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a)Determinar cuáles son las cualidades que debe tener el Auditor socialmente responsable para la detección del fraude como el sucedido en FIDUBOGOTA. b) Identificar las fallas en el control que pudieron haber incidido en el fraude en FIDUBOGOTA. c) Dar a conocer algunas recomendaciones que se pueden adoptar para el control y prevención de fraudes como el sucedido en FIDUBOGOTA.
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CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL 2.1. Antecedentes de la Investigación
Para llevar a cabo este trabajo investigativo se buscara a profundidad antecedentes relacionados con el caso y con temas relacionados por lo que se revisaran, trabajos de grado especializados y páginas web, destacando que en Colombia el caso revistió gran importancia y alto impacto por la trascendencia que este tema tiene para la las compañías, la Economía y la Sociedad. 2.2. Antecedentes Históricos sobre el fraude
Sánchez, Roel (2009), al respecto señala que: “Fraude es un acto o muchos actos diseñados intencionalmente para engañar personas o entidades públicas y privadas a otra persona y causarle una pérdida financiera. También significa engaño que se hace a una persona para procurarse una ventaja en detrimento de ésta” (p. 10). Por otra parte, la Asociación de Examinadores de Fraude de los Estados Unidos de Norteamérica en su Informe a la Nación Sobre Abuso de Confianza y Fraude Ocupacional estima que las empresas privadas pierden anualmente unos 4 mil millones de dólares por actos de corrupción. Estas pérdidas también tienen su impacto económico sobre las finanzas del estado.
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En el a帽o 2011 KPMG realiz贸 una encuesta de fraude en Colombia con los siguientes resultados:
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“El fraude interno, es el cometido por empleados�,
Fraude Interno
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El daño económico anual estimado de fraudes en Colombia es de US$ 950 millones Casi 2/3 partes de las empresas defraudadas tardó más de un año en detectar el fraude del que fueron víctimas”. Según Frank Holder, Directivo de FTI Consulting para América Latina “América Latina es de las regiones menos competitivas para atraer inversiones" La lentitud de los procesos judiciales, la falta de políticas gubernamentales de prevención y la baja tasa de condenas sobre fraudes reportados, ponen en evidencia el vacío que enfrentan los empresarios a la hora de combatir el fraude en la región. Sostuvo que en el actual contexto de crisis económica mundial sumado al crecimiento de la inseguridad en América Latina, posicionan a la región como una de las menos competitivas a la hora de atraer inversiones externas”. En el marco del análisis de la crisis mundial, indicó que “los gobiernos y sus sistemas de regulación no están a la altura del mercado de hoy”, poniendo énfasis en la incapacidad de los países desarrollados para adaptar el marco regulatorio al avance de las nuevas tecnologías y a la aparición de herramientas
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financieras complejas. El mercado y sus funcionalidades “avanza más rápido que el entendimiento de los reguladores”. 2.3. Fraude “Todo engaño y acción de mala fe ejecutada con el fin de procurarse un beneficio ilícito en perjuicio y a expensas de otro o el acto o efecto de lesión que se causa en el patrimonio ajeno de forma no violenta, por medio de engaño y con intención de lucro.” Sánchez, Roel, 2009 (p.11). 2.4. Responsabilidad “Capacidad existente en todo sujeto activo de derecho para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente.”(Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española) 2.5. Responsabilidad Social “Se refiere a nuestras acciones específicamente a la responsabilidad que debemos asumir por los resultados de estas, o sea el impacto que generan nuestras actividades y decisiones (personales y profesionales) en el contexto social.”Renzo, 2009 (p.4). 2.6. Responsabilidad profesional del Auditor Franklin, (2007), (p. 43) al respecto señala que: “El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar el auditor en la auditoria, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes para este efecto debe poner especial cuidado en:
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1. Preservar su independencia mental 2. Realizar su trabajo sobre la base del conocimiento y capacidad profesional 3. Cumplir con las normas y criterios que se le señalen. 4. Capacitarse en forma continua”. 2.7. Ética Profesional y moral del Auditor “En razón del persistente ejercicio de su profesión, el auditor constantemente va acumulando experiencias, habilidades y conocimientos que le permiten perfeccionar sus criterios, normas, reglas de actuación y obligaciones, las cuales en mucho le ayudan a regular su actuación profesional ante las empresas; con esto fortalece su ética personal y su conducta profesional en los trabajos que realiza para dichas empresas, ante las autoridades que le sancionan y ante sus colegas”. (Hernández, 2002. (p.15). 2.8. Auditoría “Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento”.(Hernández, 1995. (p. 5)
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2.9. Auditoría Interna “Es una función de evaluación independiente, establecida por una empresa para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización. El objetivo de una auditoría interna es asesorar a los miembros de la organización en el desempeño efectivo de sus responsabilidades. Para tal fin los Auditores internos se proveen de análisis, evaluaciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Los objetivos de la auditoría interna incluyen promover controles efectivos a costos razonables”. (Hidalgo, 2007.) 2.10.
Control
“Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otros, para mejorar la gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas” (Instituto de Auditores Internos de Argentina. Disponible en: http://www.iaia.org.ar/?ID=glosario). 2.11.
Control Interno
“Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa” (MAC.-Herramientas para el Control y la Prevención en la lucha contra la corrupción. Experiencia cubana. Glosario de Términos. 20
Disponibleen:http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/infodir/glosario_de_terminos. Pdf). 2.12.
Fe pública
“Es una presunción4 legal de veracidad respecto a ciertos funcionarios a quienes la ley reconoce como probos y verdaderos facultándoles para darla a los hechos y convenciones que pasan entre los ciudadanos” (archivo del portal de recursos para estudiantes. Disponible en: www.robertexto.com). 2.13.
Perfil Del Empleado Defraudador
“Según la encuesta de KPMG en el año 2011, el defraudador más frecuente suele ser un individuo con un puesto operativo, de entre 20 y 30 años, con una antigüedad promedio de 3 años en la empresa y con casi la misma probabilidad de que sea un varón o una mujer. El fraude promedio cometido por este individuo está en el rango de los $12,500 a $18,000 dólares americanos. El defraudador que más daño causa a las empresas suele ser un individuo ubicado en un puesto de la Alta Dirección, de entre 40 a 55 años, con una antigüedad en la empresa en promedio de 10 a 15 años. El fraude promedio cometido por este individuo es de más de $500,000 dólares americanos.
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“Hecho que según la ley se tiene como verdadero hasta que no se demuestre lo
contrario”.
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2.14. Gobierno Corporativo “El gobierno corporativo abarca un conjunto de relaciones entre la administración de la empresa, su consejo de administración, sus accionistas y otras partes interesadas. También proporciona la estructura a través de la que se fijan los objetivos de la compañía y se determinan los medios para alcanzar esos objetivos y supervisar el desempeño” (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, Principios de Gobierno Corporativo de la OECD, 2004). 2.15.Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. “Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes:” 2.15.1. Normas Personales “El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia”.
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2.15.2. Normas relativas a la ejecución del trabajo
“El trabajo deber ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere”.
“Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente”.
“Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría”. 2.15.3. Normas relativas a la rendición de informes
“Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si la practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos Estados Financieros”. (Ley 43 de Diciembre 13 de 1990)
2.16.Reseña Histórica De La Fiduciaria BOGOTÁ S A FIDUBOGOTA, se constituyó el 30 de Septiembre de 1991, con el objetivo de administrar, invertir y asesorar a sus clientes en el manejo de bienes y recursos con calidad y eficiencia. Actualmente, su composición accionaría es la siguiente: Banco de Bogotá: 94.99%, otros: 5.01%. Hoy en día, FIDUBOGOTA cuenta con una amplia trayectoria en el manejo de productos fiduciarios y un equipo humano que le permite obtener dinamismo e innovación en la prestación de sus servicios. 23
Por los anteriores motivos, sólo una empresa con la trayectoria de FIDUBOGOTA, puede ofrecer estrategias y productos fiduciarios para proyectarlo hacia el crecimiento. Productos diseñados para que usted gane tiempo a través de operaciones simplificadas y obtenga los resultados esperados. 2.16.1. Misión: La misión de “Fiduciaria Bogotá” es la de determinar las necesidades financieras y proveer servicios especializados fiduciarios de calidad, que generen un crecimiento económico en los mercados objetivo. Nuestra fortaleza está en ofrecer servicios de la más alta calidad con permanente innovación, talento humano altamente calificado y sentido de responsabilidad social. 2.16.2. Visión: Ser la fiduciaria líder en Colombia, reconocida por proveer soluciones fiduciarias idóneas e innovadoras y de alta calidad en el servicio al cliente; generando el máximo valor a sus clientes, accionistas, talento humano y al país. 2.16.3. Valores Corporativos: a) Lealtad: Valoramos el compromiso y la fidelidad de nuestros clientes y empleados. b) Confianza: Nuestra credibilidad esta fundamentada en la tranquilidad que pueden tener nuestros clientes con los productos, la solidez, el profesionalismo, la tradición y el respaldo del grupo financiero más importantes del país. c) Transparencia: Actuamos de acuerdo con las normas del negocio; manifestando la honestidad claridad y rectitud de nuestros actos. Transmitimos a nuestros
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clientes la información del negocio de forma clara con el fin de satisfacer sus necesidades. d) Voz del Cliente: Nos preocupamos por conocerlas necesidades de nuestros clientes para poder adaptarnos y dar respuesta creativa y oportuna, con valores agregados que permitan su fidelización. e) Trabajo en Equipo: Promovemos la eficacia grupal e interpersonal para la consecución de metas corporativas basadas en la colaboración y cooperación. f) Sentido de pertenencia: Valoramos la pasión y dedicación al trabajo; respetando el espacio personal y familiar de cada uno de nuestros colaboradores, para trabajar motivados en la consecución de los objetivos corporativos. g) Innovación y creatividad: Creemos en la diferenciación, por ello impulsamos iniciativas tendientes a producir, desarrollar, transformar o mejorar procesos, productos y servicios que producen cambios positivos en el entorno.
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CAPITULO III 3.
DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR
Durante el transcurso de esta investigación y para la resolución del Problema de Investigación se realizara una Investigación estudio de casos de tipo descriptivo que permitirá describir la problemática y establecer fallas en el control y la Responsabilidad social del Auditor. La metodología estará basada en una recopilación selecta de datos de tipo documental y de fuentes confiables, realizando observaciones objetivas las cuales permitirán hacer una interpretación clara y precisa. En el desarrollo de la investigación se realizará una búsqueda, selección e inspección de la documentación disponible y necesaria, tales como normas, comunicados, informes y publicaciones objetivas de medios de comunicación masivos nacionales referentes a ella.
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CAPITULO IV 4.
DESCRIPCION DEL CASO FRAUDE FIDUBOGOTA
4.15.En qué consistió el fraude? Entre los años 2008 y 2009, Fiduciaria Bogotá fue víctima de un fraude interno que implicó la pérdida de títulos valores pertenecientes al portafolio de pasivos pensiónales de Ecopetrol por un valor nominal cercano a los $60.000 millones. Personal de confianza de la Fiduciaria Bogotá, quienes conocían el manejo, el procedimiento y las claves para entrar al depósito central de valores, en donde reposan importantes Títulos Valor, como los títulos pensiónales de empleados de ECOPETROL, representados en títulos TES5, y apoyados con personal externo (expertos en el negocio de la bolsa), empresas fachada y personal conector entre unos y otros para transferir los títulos a nombre de Terceros para ser negociados en el mercado de valores. 4.16.Como se origino el Fraude? Desde el año 2006 la Señora Mónica Masilli y el Señor Miguel Torres empezaron a desviar su relación laboral habitual, ya que por los cargos y secciones donde laboraban tenían una frecuente interacción, él era el analista 3 del Back Office de la fiduciaria y su función era el registro de los valores los cuales revisaba, activaba y registraba, además de hacia seguimiento y custodia de los títulos a través de los sistemas D.C.V y DECEVAL6, en compañía de Maritza Salgado, también funcionaria en el Back Office y
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“Títulos
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“ Depósitos Centrales De Valores”
de Tesorería”
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portadora junto con Gómez de las claves para el manejo de estos sistemas. Masilli, manejaba las operaciones que llegaban a la mesa de dineros del Banco de Bogotá7. Fue este contacto el que les permitió manipular la custodia de títulos y utilizarlos en forma de préstamo, realizando varias operaciones de este tipo, sin ser notadas por la entidad, aunque según él, en el mercado es casi normal hacer estas operaciones a nivel de comisionistas. Operaciones que se realizaron en los años comprendidos entre el 2006 y 2008 lapso en que el tesorero de Ricardo Morales: Noel Franco contactaría Miguel Antonio Gómez para sugerir el préstamo de un titulo, siendo referenciado por Mónica Masilli, persona a la cual había acudido Ricardo Morales para solicitar dineros prestados en bonos al tener problemas con su empresa de finca raíz, por los cuales firmaría un pagare y cancelaría el 1,5% de intereses, operaciones que generarían una retribución personal sin ser participe el proceso regular de la Fiduciaria Bogotá. Los defraudadores (Gómez y Salgado) utilizaron las claves de manera engañosa para que el Banco de la República liberara los títulos de propiedad de los pensionados de ECOPETROL, y realizar las transacciones correspondientes de manipular los estados de cuenta para hacer parecer tanto en el Banco de la República como en la Fiduciaria de Bogotá que los títulos se encontraban a buen recaudo. Los títulos llegaban a donde corredores de bolsa, también implicados, de la firma Profesionales de Bolsa S.A., bajo la modalidad compra venta libre de pago, confirmados y activados por el usuario asignado a Ibeth Maritza Salgado Guzmán, en esta firma Hernán Vargas y Rocío 7
“La mesa de dineros es un concepto de tiempo atrás que es usado en las entidades
integrantes del sistema financiero para denominar a la sección, área o departamento de las tesorerías de estas, que de manera habitual y especializada se dedican a la negociación de títulos o valores para y del propio portafolio de las mismas”. 28
Castellanos hacían parte como receptores de los recursos quienes con la autorización de Miguel Gómez lo recibía a orden de Mónica Masilli. Los fraccionaban y los prestaban a industriales, pero no sin antes pasar por las empresas de Mónica Masilli Rossi, quien era la Representante Legal de Latina de Aviación, empresa que nació en 2000 para ofrecer servicios de transporte aéreo; (Sin embargo, la Aeronáutica Civil confirmó que la licencia para operar de esta empresa fue cancelada en septiembre de 2006 mediante Resolución 3834, según Cámara de Comercio), y de su esposo, Jaime Fernando Durán, Representante Legal de la empresa Cía. Internacional Colombia. Obviamente también a su solicitante el Señor Ricardo Morales al cual se le comprobó un préstamo por 4.130 millones de pesos apuntando que esta persona en el 2007 se le sindico por tener nexos con alias Chupeta. Por su participación, Miguel Antonio Gómez Torres, recibió de manos de los esposos Masilli Durán una mensualidad cerca de $1.800.000 pesos, así como un carro, una finca y una vivienda. Finalmente tanto FIDUBOGOTA como ECOPETROL aseguraron que el patrimonio de los pensionados de la petrolera no se vería afectado porque existen pólizas de seguros que cubrirían este tipo de riesgos. 4.17.Los involucrados en el caso son: a) Directos: Empleados de la Fiduciaria Bogotá (Bank Office): Miguel Antonio Gómez Torres, cargo Analista III Ibeth Maritza Salgado Guzmán, cargo Analista Mónica Giovanna Mazilli Rossi, Intermediaria de la fiduciaria.
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b) Indirectos: Ricardo Morales, Empresario, dueño de Rend Lake e importador de Skoda Hernán Vargas, comisionista de Profesionales de Bolsa S A. Rocío Castellanos, comisionista de Profesionales de Bolsa S A. Noel Franco, Tesorero del señor Ricardo Morales. Jaime Fernando Duran Silva, esposo se la señora Mazilli. 4.18.Modificación de los extractos de DCV con el fin de que en la realización del procedimiento de arqueo mensual no se detectara el faltante de los títulos. En FIDUBOGOTÁ, para la época de ocurrencia de los hechos, se tenía establecido como mecanismo de control en relación con los títulos de propiedad de los patrimonios autónomos administrados por la entidad, la realización de arqueos mensuales que se llevaban a cabo cruzando la información contenida en el extracto de DCV, cuya generación correspondía funcionalmente a Miguel Antonio Gómez Torres, con la información de los portafolios contenida en el sistema interno denominado Inverweb. A pesar de lo anterior, los faltantes no fueron detectados en el mes de junio de 2008 cuando se realizó el primer trasladó que se investiga en este proceso disciplinario porque Miguel Antonio Gómez Torres habría alterado dichos extractos con el fin de ocultar la conducta que venía desarrollando, aspecto que es corroborado por el mismo investigado en la declaración rendida ante funcionarios de AMV.15
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4.19.El implicado obtuvo un provecho por su participación en los hechos descritos En declaración rendida ante funcionarios de AMV, Miguel Gómez Torres expuso que por las 5 veces que utilizó títulos del Patrimonio Autónomo de Ecopetrol sin autorización, recibió a manera de retribución una botella de whisky y aproximadamente $1.8 millones en 6 o 7 ocasiones. Según dice el investigado, esas sumas de dinero le fueron entregadas en efectivo y personalmente por “un intermediario”. 4.20.Como Se Detecto El Fraude? El 22 de enero de 2009 a las 5 de la tarde, en donde en un habitual proceso de auditoría interna de la fiduciaria se descubrió el caso de corrupción y millonario desfalco que en ese momento dejo perplejo a todo el mercado financiero colombiano. La auditoría, practicada al final de la tarde de ese día, sorprendió a todos en la fiduciaria. Faltaban en el balance unos títulos de deuda pública (TES) por un valor nominal de 59.000 millones de pesos, pero que hoy, con la valorización que han sufrido estos papeles, pueden superar los 70.000 millones de pesos. Anexo 2. Nota 39, a los Estados Financieros de Fiduciaria Bogotá S.A., a Enero de 2009. 4.21.Hallazgos Generales de la Auditoria Que Detecto el Fraude a) Se presentaron diferencias entre la información incluida en los aplicativos de inversiones y las certificaciones expedidas por las entidades que custodian los títulos. b) Falta de formalización en procedimientos, tales como: arqueos de títulos, conciliaciones de los saldos incluidos en el aplicativo de inversiones y los saldos
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de Contabilidad, verificación de la valorización diaria, proceso de valorización y control dual en los títulos que ingresan al sistema. c) Débil revisión de los controles respecto a los log´s8 de auditoría. 4.22.Efectos Posteriores al fraude al interior de FIDUBOGOTA Después del fraude, la fiduciaria tuvo diferentes cambios en su estructura organizacional y en su personal, que involucraron, entre otros, el rediseño de funciones división de áreas y la entrada de la Vicepresidente Financiera y Desarrollo de Negocios y del Gerente de Operaciones.
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Es un historial que informa que fue cambiando y cómo fue cambiando (información),
se recogen las modificaciones de datos y se pormenoriza la actividad general 32
CAPITULO V 5.
Cuál es Responsabilidad del auditor frente a los hechos fraudulentos
Según el Informe de Duff & Phelps de Colombia S.A Fortaleza en la administración de portafolios, (2009). La responsabilidad en la prevención y detección de fraudes, en FIDUBOGOTA, está conformado por la Vicepresidencia de Riesgos, la Vicepresidencia Jurídica, el Oficial de Cumplimiento, la Gerencia de Contraloría y otros diferentes comités nombrados, para garantizar mediante una vigilancia estricta mantener un buen sistema de control interno que permita lograr la certeza razonable, en relación con la confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las operaciones, así como optimizar la prevención de fraudes, en pro del logro de los objetivos de la fiduciaria, lo que involucra la creación de una cultura de honestidad y comportamiento ético. No obstante lo anterior, el auditor de la fiduciaria, en el ejercicio de sus funciones, debe clasificar y separar los hallazgos observados por la auditoría, los cuales servirán de soporte para emitir recomendaciones dirigidas a la optimización de la gestión y de aquellas que deben ser tratadas en forma especial al determinar que pueden conllevar a actividades dolosas. En el desarrollo de su labor, él debe conocer y distinguir que existen algunas circunstancias que faciliten la ocurrencia de fraudes, reconocer los
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posibles escenarios en que pueden prosperar, evidenciar sus hallazgos 9 e informar oportunamente a la dirección de las situaciones encontradas para la toma de decisiones. La responsabilidad del auditor de FIDUBOGOTA frente al fraude de acuerdo con los lineamientos debe estar supeditada a llevar a cabo una evaluación a todos los procesos de la fiduciaria, al sistema de control interno y a toda situación que considere, por más obvia que ésta parezca. Una vez esto, es conveniente priorizar los riesgos detectados y el impacto que puede ocasionar su ocurrencia. De acuerdo con Blanco (2004, p. 194), encontramos que “Cuando el auditor observa la existencia de una irregularidad, deberá tener en cuenta si la irregularidad detectada puede constituir indicio de fraude, y de ser así, deberá tener presente las implicaciones de dicha irregularidad en relación con otros aspectos de la auditoría, en particular, la fiabilidad de las manifestaciones hechas por la dirección” La profesión Contable y sus actividades conexas dentro de las cuales se encuentra la Auditoria demandan cada vez más una constante evolución tal como lo exige la nueva dinámica mundial. Lo anterior debe estar directamente relacionado con la Responsabilidad social la cual se plasma a través de la fe pública
9
“hallazgo es entendido como las deficiencias o debilidades presentadas a través del
informe de auditoría y que hacen parte de los comentarios que el auditor redacta sobre los aspectos saltantes encontrados durante el proceso”.
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5.1 Cualidades que debe tener el Auditor socialmente responsable de FIDUBOGOTA, para la prevención del fraude En concordancia con los valores corporativos que promueve la fiduciaria es pertinente analizar las cualidades del Auditor socialmente responsable que demanda la compañía para garantizar certeza razonable en todas las actividades de la fiduciaria como aporte fundamental para la reducción de fraudes. Honestidad Está orientada a que el Auditor de FIDUBOGOTA, mediante sus actos y sus palabras sea justo y actué íntegramente para que de esta manera evite la realización de engaños, fraudes y cualquier otro delito económico, considerando que el auditor debe ofrecer a las directivas de la fiduciaria una opinión basada en un trabajo bajo el principio de dar fe pública, el cual es una característica que lo distingue de los demás profesionales y empleados. Escepticismo profesional Esta actitud del Auditor de FIDUBOGOTA, implica que este sea una persona cuestionadora que realice una evaluación critica de la evidencia de auditoría obtenida. Que utilice todos sus conocimientos, capacidades y las habilidades que se requieren para realizar diligentemente, con buena fe y con integridad, la evaluación objetiva de la evidencia de auditoría obtenida partiendo de la idea que nada es total y absolutamente cierto hasta que se pueda demostrar en debida forma. Independencia Se refiere a que el auditor de FIDUBOGOTA, debe ser independiente de mente y de apariencia esto quiere decir que no debe tener ningún sesgo ni influencia que pueda comprometer su juicio profesional permitiendo que actué con integridad y que evite 35
circunstancias que puedan afectar a terceros. La fiduciaria, y el auditor deben actuar dando cumplimiento a los requerimientos que la sociedad ha establecido y que los rigen en la interacción con sus diferentes integrantes. En este caso la Fiduciaria contrato a los Auditores para que informen a la empresa y a la sociedad sí los estados financieros han sido preparados de acuerdo a las normas vigentes, con transparencia y que posees razonabilidad, así mismo debe informar si el Sistema de control interno es el adecuado y permite minimizar riesgos potenciales como en fraude, por lo cual, para poder realizar esta función adecuadamente, el auditor debe ser un profesional independiente de la administración, como principal atributo o característica que el auditor debe poseer para ser considerado socialmente responsable. Justicia La justicia debe ser entendida por el Auditor de FIDUBOGOTA como derecho 10 o razón11 en la ejecución de su trabajo para lograr que la fiduciaria desarrolle su objeto social de acuerdo a los procedimientos establecidos por las normas escritas y culturales de la sociedad donde con que interactúa.
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Se refiere a conductas dirigidas a la observancia de normas que regulan la convivencia
social y permiten resolver los conflictos inter subjetivos. Cada individuo de una sociedad posee el derecho de realizar todo lo que quiera siempre y cuando no invada el derecho de otro individuo.
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La razón humana, más que descubrir certezas es la capacidad de establecer o descartar
nuevos conceptos concluyentes o conclusiones, en función de su coherencia con respecto de otros conceptos de partida o premisas. 36
Organización Se refiere a que el Auditor de FIDUBOGOTA, establezca el plan de acción más adecuado acorde con las características de la fiduciaria, en pro de permitir la identificación correcta de todas las actividades a realizar en la auditoria, buscando evitar la realización de actividades incompletas o sin los requisitos mínimos establecidos por la profesión contable, de auditoría y de la organización. Responsabilidad de sus actos Se entiende como responsable por sus actos la actitud que debe asumir el auditor de FIDUBOGOTA, para responder ante la sociedad frente a todos sus comportamientos y actuaciones e informes que este realiza para la fiduciaria y que pueden tener un impacto directo o indirecto en la sociedad. En este sentido también encontramos la responsabilidad sobre la información que manipula en el ejercicio de sus funciones la cual no es de acceso a determinadas personas internas o externas debido a la naturaleza de la misma. Autorregulación El Auditor de FIDUBOGOTA, debe ser una persona capaz de imponerse una serie de códigos normativos y llevarlos a cabo con gran rigurosidad los cuales le permitan establecer diferencias entre sus actuaciones logrando de esta manera un nivel
de
raciocinio12 apropiado para evitar aquellos procedimientos que vayan en contraposición a su ética.
12
“El raciocinio es un acto de la mente por el que pasamos de varios juicios -
comparándolos entre sí- a la formulación de un nuevo juicio, que necesariamente se sigue de los anteriores”. 37
Sentido altruista En este sentido el Auditor de FIDUBOGOTA, siempre debe actuar interponiendo el interés general sobre el particular y sobre el propio lo que le va permitir actuar con profesionalismo con el fin de lograr que sus actuaciones no afecten a terceros a la fiduciaria o al estado. 5.2 Responsabilidad Social del Auditor de FIDUBOGOTA frente al fraude 5.2.1 Responsabilidad del Auditor de FIDUBOGOTA hacia la Empresa misma A nivel interno la responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA tuvo entre otros efectos información incorrecta, pérdida de confianza y motivación en todos los niveles, jerárquicos además de los económicos que en este tipo de ilícitos son los únicos que se pueden calcular pues además de la reparación económica hacia los afectados, gastos jurídicos e inversión en mejoramiento y consolidación de sus sistemas de control para la prevención de futuros siniestros. 5.2.2 Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia la sociedad Esta responsabilidad repercutió en un sentido muy amplio ya que traspaso las fronteras del simple interés económico al no detectarse el fraude la sociedad en general no está informada y no pueda tener alertas como forma de disuasión de los potenciales defraudadores que permitan evitar delitos en otras compañías. Por otro lado al emitir informes con cifras no ajustadas a la realidad como la que se produjo en la fiduciaria durante el tiempo en que estaba ocurriendo el fraude y no se detecto hizo suponer a la sociedad una visión positiva de la empresa creando un ambiente de ilusión y de falsa solidez lo que incide en la percepción que las personas tienen sobre el auditor y sobre la 38
empresa lo que conlleva a la adopción de comportamientos errados multiplicadores de antivalores y falsedad. 5.2.3 Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia el Cliente Antes de que se descubriera el ilícito Ecopetrol y en general los clientes de la fiduciaria confiaron sus recursos en ella suponiendo que estarían seguros y libre de riesgos y también como es obvio que obtendrían rentabilidad sobre el mismo, ya que nadie invierte para perder, al descubrirse el fraude los clientes experimentan perdida de solidez generando cierta incertidumbre sobre la información que poseen al no revelarse los hechos, datos, transacciones, operaciones y otros asuntos financieros
y no
financieros relacionados que son base para la toma de decisiones no solo de inversión si no de consumo y de beneficios en detrimento de la solidez económica. 5.2.4 Responsabilidad social del Auditor hacia los pensionados de Ecopetrol Al no prevenir la ocurrencia del fraude y peor aún no detectarlo a tiempo estaba poniendo en riesgo la garantía de la recepción de los ingresos presentes y futuros de los pensionados para la satisfacción de sus necesidades básicas en deterioro de la calidad de vida provocando a mediano y largo plazo perdida de estabilidad social. Por otro lado también afectaba la confianza que las personas depositan en las entidades privadas y públicas afectando la sostenibilidad de sin número de personas que directa e indirectamente dependen de ellas.
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5.2.5 Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia los accionistas, socios e inversionistas En este evento se experimento un efecto en los resultados financieros en el valor de la empresa y en la imagen de ella en el mercado por lo que bajo estas circunstancias no es posible asegurar la sostenibilidad de la fiduciaria, ya que la gestión desde que empezó a ocurrir el ilícito hasta el momento en que se detecto no fue ética, transparente y responsable poniendo en riesgo la gobernabilidad corporativa, promoviendo entre otras cosas comportamientos contrarios a valores y principios rectores en perjuicio de las relaciones con todas las personas que interactúan con la Fiduciaria en desarrollo de su objeto social. 5.2.6 Responsabilidad social del auditor de FIDUBOGOTA hacia Proveedores y Empleados En esta clase de siniestros también se pone en riesgo el cumplimiento del pago de las obligaciones adquiridas con sus proveedores, incidiendo en la continuidad del negocio, ya que la perdida de la buena imagen y de la reputación provoca que dichos terceros empiecen a y cerrar puertas a bloquear créditos por falta de confianza y garantías. En relación con los empleados hay un desmotivación generalizada bajando el rendimiento y la productividad empeorándose las relaciones de estos incidiendo en la repetición y aparición de conductas antiéticas en contra de la entidad y sus directivos. 5.2.7 Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia los Auditores Esta situación sucedida afecta la relación del Auditor de FIDUBOGOTA con sus colegas, colaboradores y/o con la institución que agrupe a los profesionales de su especialidad, la cual perderá imagen y contribuye directamente a que la sociedad pierda la confianza incidiendo en el indicador de desempleo, también produce falta de 40
solidaridad y lealtad, en detrimento del desarrollo, superación y dignificación de la profesión. Otro aspecto importante es en cuanto a lo referente a la aplicación de los procedimientos adecuados en la prevención del fraude, ya que en muchos de los casos como el de FIDUBOGOTA los auditores no pueden o no saben reconocer los indicios de fraude. 5.2.8 Responsabilidad social del Auditor de FIDUBOGOTA hacia la compañía aseguradora Se afecto la compañía aseguradora ya que la fiduciaria contaba con un seguro para cubrir siniestros, por lo que en la eventualidad que los sindicados no restituyan el dinero ellos deben cubrir la indemnización.
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6
Fallas de Control en el Fraude a FIDUBOGOTA
6.1 Análisis a las principales fallas de control en el fraude a FIDUBOGOTA 6.1.1 Política de Personal Inadecuada Ante la potencialidad de cualquier acto indebido en este tipo de empresas como lo es FIDUBOGOTA, la gerencia no implanto las medidas necesarias de acuerdo con el costo del riesgo que podía asumir, en este sentido es importante tener en cuenta la naturaleza de las personas que componen la organización con miras a minimizar la presencia, en cualquier nivel de la misma, de empleados que pudieran presentar conductas deshonestas, que estarían siempre dispuestos a cometer fraudes, aun sabiendo que existe una gran probabilidad de ser descubiertos. Por este motivo, la primera norma de prevención de los actos indebidos consiste en adoptar las medidas necesarias para que, en la contratación de personal, se tenga en cuenta el previsible comportamiento de la población y se pueda eludir a todo tipo de personas presumiblemente deshonestas. 6.1.2 Falta de controles adecuados en una organización En FIDUBOGOTA, la administración implemento el Sistema de Control Interno basado en COSO pero fue inadecuado lo que aumento el riesgo de fraude y otras conductas delictivas, lo cual se materializo en el “faltante en el balance de títulos de deuda pública (TES) por un valor nominal de 59.000 millones de pesos, pero que hoy, con la valorización que han sufrido estos papeles, pueden superar los 70.000 millones de pesos”.
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6.1.3 Baja rotación de puestos de trabajo En FIDUBOGOTA había baja rotación de personal ya que los tres empleados implicados (Miguel Antonio Gómez Torres, cargo Analista III, Ibeth Maritza Salgado Guzmán, cargo Analista- Mónica Giovanna Mazilli Rossi, funcionaria de la fiduciaria). Eran personas que ocupaban cargos directivos de mas de 3 años de permanencia por lo que adquirieron la suficiente confianza y experiencia que eventualmente los llevo a materializar de cometer dicho delito. 6.1.4 Documentación confusa La inadecuada utilización de documentación conllevo a que no se reportara verdaderamente la información a cerca de los títulos de inversión de pasivo pensional de Ecopetrol necesaria y relevante para su control. De allí la necesidad de implementar procesos de control efectivos con sus respectivos planes de seguimiento y ajustes permanentes. 6.1.5 Ausencia de políticas de detección de Transacciones inusuales No se detectaron a tiempo las transacciones de los títulos de inversión por lo que no se tuvo el debido cuidado de las personas que realizaban dichas transacciones conllevando dicha actividad a alterar documentación y a falsearla. 6.1.6 Exceso de confianza en el empleado: En este hecho las directivas de la fiduciaria tenían excesiva confianza en las personas sindicadas del ilícito lo que permitió que no se llevaran en debida forma los controles implementados por la compañía, los cuales se deben cumplir sin interesar sin distingo de personas o cargos.
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6.1.7 Ausencia de auditorías: En este sentido a pesar de que la fiduciaria implemento una serie de controles en la que le permitieran obtener los mejores resultados a un mínimo costo las auditorias no fueron frecuentes o su alcance fue insuficiente para la prevención del fraude ya que esta situación se planeo y ejecuto desde el año 2005 y solo se descubrió hasta el año 2009, De acuerdo de lo anterior hay que efectuar los controles establecidos para que no se conviertan en letra muerta maximizando el riesgos corporativos. 6.1.8 Inexistencia de controles de acceso Como se trataba de manipulación de dinero, cheques, información de confiabilidad, títulos valores etc., éstos debían estar bajo la máxima seguridad en áreas especiales, determinadas oficinas o cajas fuertes. Y adicionalmente se debía contar con los debidos controles de acceso tanto de claves como de personal autorizado para evitar posibles fraudes con un monitoreo eficaz en contra de delitos económicos que los podían afectar. 6.1.9 Ausencia de planes de contingencia contra limitantes del control interno como la Colusión. En este caso se estableció mediante el conocimiento de los hechos que en el fraude perpetrado a FIDUBOGOTA había un pacto entre varias personas tanto internas como externas quienes son los hasta ahora sindicados del hecho para cometer el delito lo que imposibilito que se evitara y detectara el fraude cometido. En estas situaciones se construye un muro con conocimiento de causa tan sólido que es casi imperceptible para el Auditor hasta que una situación sorpresiva en el método de auditoría logra detectarlas en la mayoría de los casos cuando se a perdido gran cantidad de dinero. Es por ello que la empresa debe adoptar una serie de actividades que sirvan de escudo protector que sean
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impermeables y que logren crear tal nivel de confianza que evite que sucedan este tipo de fraudes. 6.1.10 Fallas en el manejo de la segregación de funciones Se conoció a través de los hechos que estas personas sindicadas de cometer el fraude eran las encargadas de registrarlas verificarlas conciliarlas y hacer las transacciones además de poseer las claves de acceso actuaron presuntamente en complicidad con las personas externas probablemente de la bolsa de valores posibilitando mejores circunstancias para concretar el ilícito. 6.1.11 Débil actualización en los programas de trabajo y procedimientos para la prevención y detección del fraude Una de las responsabilidades profesionales del auditor es estar actualizado a las normas y las leyes. En este caso inferimos que si los Auditores no eran idóneos o tenían algún vicio de consentimiento es probable que aplicaran y omitieran algunos procedimientos o normas que aseguraran la pertinencia de la actuación y fortalecieran el trabajo de auditoría lo que seguramente hubiese ayudado a la prevención y/o es su defecto a la detección temprana del ilícito. 6.1.12 Fallas en la determinación en la cifra de importancia relativa En este tipo de inversiones que involucran una gran cantidad de documentación se debe tener especial cuidado en la determinación de la materialidad, pues es probable que no se haya detectado a tiempo el ilícito por que los títulos faltantes durante la revisión se encontraban por debajo de esta cifra. Por lo tanto entre más grande sea el rango de materialidad haya mayor seguridad en la detección de este tipo de fraudes.
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7. Recomendaciones
7.1
El Auditor o comité de auditoría debe tener un rol altamente activo y
participativo en la supervisión del proceso además de saber conocer y entender todo sobre los riesgos de fraude identificados y sin identificar, también debe evaluar la correcta implementación respecto de las medidas anti-fraude. Así mismo el comité de auditoría, junto con la administración, también debe considerar el riesgo potencial de que la administración evite los controles o tenga otra influencia inadecuada sobre el proceso de información financiera. 7.2
Es importante que el Auditor o el comité de auditoría no dependa de la
gerencia financiera para evitar vicios de consentimiento o alguna posible manipulación que le impida cumplir con el principio de independencia y así mismo pueda rendir un informe objetivo que perjudique los intereses de la fiduciaria y del público en general. 7.3
Se hace necesario e importante para el manejo y administración de este
tipo de inversiones por la dificultad de aplicar un procedimiento de auditoría que permita revisarlas en su totalidad manejar una correcta cifra de importancia relativa y muestro. 7.4
La administración debe hacer una eficaz y efectivo diseño de programas
y controles, además de suministrar toda la documentación pertinente y de interés valoración, deficiencias y conclusiones con el fin de hacer retroalimentaciones efectivas que permitan evitar el fraude.
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7.5
La administración debe ser consciente que el tener un buen y adecuado
sistema de control interno no es garantía para la no ocurrencia de errores e irregularidades, por lo tanto tienen que actuar en consecuencia, por ello debe hacer énfasis en el ambiente de control de la organización porque es el fundamento para todos los otros componentes del control interno, por lo tanto ofrece disciplina y estructura incluyendo pilares como integridad, valores éticos, cultura de honestidad como medio de disuasión de los empleados y directivos que puedan convertirse en defraudadores potenciales. 7.6
Identificación, medición, control, desarrollo e implementación de estrategias
y monitoreo continuo de los riesgos y puntos críticos en todos los procesos; registro y seguimiento de los eventos de riesgo materializados; seguimiento a los planes de acción establecidos para la mitigación de los riesgos; evaluar el comportamiento de los indicadores de riesgo establecidos. 7.7
Aumentar la frecuencia de las Auditorías internas cambiándolas si es
factible con Auditorías externas evitando riesgo de opiniones segadas y otros posibles riesgos derivados de la interacción entre el auditor , los empleados y la administración 7.8
Tener especial cuidado y mejorar las auditorias respecto de los títulos de
deuda pública (TES), revisión a los fideicomisos guardados en el depósito Central de Valores, hacer estudios de seguridad a los funcionarios de confianza cada determinado tiempo, capacitación constante, cambiar claves de seguridad con cierta periodicidad, tener un adecuado sistema de incentivos, contar con un adecuado sistema de segregación de funciones además de manejar la información con confidencialidad y secreto.
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7.9
Mejorar y afianzar el proceso de reclutamiento y selección de personal,
hacer basado una correcta inducción y entrenamiento con el fin de mantener un grupo de trabajo calificado y motivado con sentido de pertenencia. 7.10
Incentivar programas de reclamos, sugerencias y denuncias anónimos
para hacer las investigaciones pertinentes y en general fortalecer la información y comunicación de las compañías pues de ellas depende en gran medida que se puedan evitar y corregir siniestros sin causar mayor impacto.
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CONCLUSIONES
a) El fraude es inherente al desarrollo del objeto social de las organizaciones es un riesgo que está latente en todo momento, pero su ocurrencia depende de que la administración reconozca que es un flagelo existente, y que es algo que no puede delegar en el Contador, Revisor Fiscal o al Auditor, ya que en muchos de los casos se prefiere pagar para no asumirlo por la demanda de tiempo que implica o a veces porque se concentran todas las fuerzas en la parte comercial con el fin de obtener mayor responsabilidad olvidando que a mayor riesgo menor responsabilidad y sostenibilidad b) En muchos de los casos la detección de los fraudes por parte del Auditor se convierte en una difícil labor por eventos como la colusión y otras limitaciones al control interno, por lo que se debe crear un clima y cultura de administración prevención y control efectiva antifraudes, pues la mayoría de ellos se detecta por cambio de administración, rotación de puestos de trabajo o por denuncias internas o externas, por lo tanto se deben cerrar todas los caminos que poseen los defraudadores para concretar los ilícitos. c) Es necesario no solo implementar un adecuado sistema de control interno sino que el Auditor debe garantizar su cumplimiento para lograr que este sea efectivo, pues el Auditor es un actor principal para la reducción de ilícitos en los que su nombre se puede ver involucrado.
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d) Los administradores de las organizaciones deben beneficiarse de las herramientas que provee la tecnología pues de esta manera se hace más factible hacer una correcta administración de riesgos, pues permite reducir costos de personal, costos operativos, costos de implementación entre otros además que por sus características de estos sistemas proveen un alto grado de seguridad. e) El control interno juega un papel importante para la prevención y detección del fraude, por ello es importante que este bien implementado bien aplicado y que tenga constante retroalimentación, pero también es importante que la administración provea herramientas como definición de políticas funcionales, políticas de seguridad, políticas de información, también debe asegurarse de contar con una adecuada gestión del recurso humano, tecnológico y documental, además de mantener canales de comunicación apropiados con todas las personas y entidades que interactúan con la organización. f) Por último es importante alinear los objetivos institucionales con los individuales ya que como valor agregado de sentido de pertenencia puede jugar un papel importante en la prevención de fraudes, pues lo que sea importante y afecte a la empresa afecta a todas las personas que dependen directa e indirectamente de la compañía.
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