¿EXISTE EL FRAUDE EN HMV INGENIEROS LTDA?
María Angélica Forero Torres Yuri Consuelo Pulido Delgadillo
Detección del Fraude y revisión del control interno en el proceso de liquidación de nomina en la empresa HMV Ingenieros Ltda.
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA D.C. MAYO 2012
¿EXISTE EL FRAUDE EN HMV INGENIEROS LTDA?
María Angélica Forero Torres Yuri Consuelo Pulido Delgadillo
Monografía para optar al título de profesional en Contaduría Publica
Asesor JAVIER HUMERTO THOMAS SOLORZANO Contador Público
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA Facultad de Ciencias Económicas y Contables Contaduría Pública Bogotá D.C. 2012
TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO .................................................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 3 CAPITULO I ................................................................................................................................. 4 1
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................... 4
2
OBJETIVOS ......................................................................................................................... 5
3
2.1
OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 5
2.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................................. 5
MARCO TEORICO. ............................................................................................................. 6 3.1
CONTROL INTERNO ANALISIS FUNCIONAL DE LAS OPERACIONES. ................................... 6
3.1.1
Empleados fantasmas.......................................................................................... 6
3.1.2
Horas extra de informes de fraude ................................................................... 13
3.1.3
Oportunidades de fraude en la oficina de nómina ........................................... 15
3.1.4
El desvío de los depósitos de impuestos de nómina ...................................... 18
3.2
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. ...................................................... 19
3.2.1
Métodos para evaluar el sistema de control interno........................................ 20
4
CRONOGRAMA ................................................................................................................ 22
5
PRESUPUESTO................................................................................................................ 23
6
DISEÑO METODOLOGICO ............................................................................................. 24
CAPITULO II .............................................................................................................................. 26 7
PLAN ESTRATÉGICO Y LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN ....................... 26
i
8
EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS ENTORNO EMPRESARIAL .................................. 28 8.1
ANALISIS DOFA ............................................................................................................. 28
8.2
DIAMANTE DE PORTER ................................................................................................. 31
8.3
ANALISTA PESTA ........................................................................................................... 34
CAPITULO III ............................................................................................................................. 37 9
PRUEBAS DE AUDITORIA .............................................................................................. 37 9.1
PRUEBAS DE SUSTANTIVAS - METODO CÁLCULO. ........................................................ 38
9.2
PRUEBAS DE SUSTANTIVAS - EVALUCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO -
METODO CUESTIONARIO......................................................................................................... 60 9.3
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO PARA PROCESO DE LA LIQUIDACION DE NOMINA -
METODO NARRATIVO............................................................................................................... 80 9.4
PUEBA DE CUMPLIMIENTO - EVALUACION DEL CONTROL INTERNO – METODO
CUESTIONARIO......................................................................................................................... 84 9.5
PRUEBA SUSTANTIVA – PERSONAL RETIRADO DE JUNIO A DICIEMBRE DE 2011 –
METODO DE CALCULO.............................................................................................................. 98 9.6
PRUEBA SUSTANTIVA – CUALCULO DE RETENCION EN LA FUENTE – METODO DE
CALCULO ................................................................................................................................ 110 9.7
DIAGRAMA CAUSA - EFECTO ...................................................................................... 116
CAPITULO IV .......................................................................................................................... 117 10 MEMORANDO DE CONTROL INTERNO..................................................................... 117 11 CONCLUSIONES ............................................................................................................ 120 BIBLIOGRAFIA........................................................................................................................ 120
ii
GLOSARIO
AUDITORIA: en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.
CICLO DE NOMINA: se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos, para llevar a cabo la contratación, utilización y pago de mano de obra e informar lo que se utilizó y pagó en el funcionamiento de estas. Las funciones típicas de este ciclo son: selección de personal, contratación, informes de asistencia, registro, información y control de la nomina, desembolso de efectivo y promoción y evaluación de personal dentro de los cuales se genera asientos contables y presentación de documentos relacionados con nomina.
PAPELES DE TRABAJO: en Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor
PROCEDIMIENTOS: El término procedimientos corresponde al plural de la palabra procedimiento, en tanto, por la misma se refiere a la acción, modo de proceder o método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas.
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Básicamente, un procedimiento consiste de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible. En tanto, de acuerdo al ámbito en el cual se aplique el término procedimiento, nos encontraremos con diversas referencias del mismo. PROCEDIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO: Significan pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría sobre la adecuación del diseño y operación efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno.
PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS: significa pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría para detectar representaciones erróneas de importancia en los estados financieros, y son de dos tipos: (a) Pruebas de detalles de transacciones y balances; y (b) Procedimientos analíticos
TÉCNICAS: de auditoría a tratar en el presente están orientadas fundamentalmente hacia la auditoria de estados financieros; sin embargo, es de observar que son de aplicación general a cualquier tipo de auditoría.
Técnicas de auditoría, son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.
Su objetivo consiste en proporcionar elementos técnicos que pueden utilizar el auditor para obtener la información necesaria que fundamente su opinión profesional sobre la entidad sujeta a su examen.
Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.
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INTRODUCCIÓN
El sistema de control interno es el conjunto de normas, principios, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la junta directiva o el máximo órgano de las empresas, para proporcionar un grado de seguridad en cuanto a la consecución de los objetivos, las debilidades que existan sobre el sistema de control interno dan pie a la realización de fraudes internos que puede ser ejecutado por empleados con la finalidad de apropiarse de recursos de la empresa.
El control interno debe ser una parte integral de todos los procesos de planificación, presupuesto, gestión y contabilidad, se debe apoyar en la eficacia y la integridad de cada paso del proceso, para así proporcionar una continua retroalimentación a la administración.
El control interno efectivo debe garantizar la detección de las debilidades que afecten la capacidad de HMV Ingenieros para cumplir sus objetivos y así prevenir o detectar de manera oportuna la posibilidad que exista el fraude y la mala administración.
Además, una evaluación debe determinar el grado de adecuación de las políticas actuales y verificando que estén alineados con la misión y la visión estratégica de la empresa.
De esta manera tomando como base los criterios de eficiencia, eficacia y economía, es posible determinar en qué medida los controles y procedimientos actuales siguen el proceso de nomina con el fin de minimizar el riesgo de fraude.
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CAPITULO I 1
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La evaluación periódica del Sistema de Control Interno del proceso de nomina hace que se evalúen las debilidades y se mitigue el riesgo al que están expuestas las empresas, solo en este punto se puede ver que tanto se cumplen los controles en los ciclos transaccionales de mayor importancia.
Debido a que en una empresa como HMV Ingenieros Ltda. Actualmente posee una nomina tan amplia donde el número de empleados superan los 800; adicionalmente se realizan trabajos y se suscriben contratos en el exterior. Se requiere entonces una revisión del control interno que se pueda examinar el hecho de las transacciones fraudulentas, puede ser difícil debido a la magnitud de los valores y el volumen de las transacciones involucradas en este ciclo.
En una revisión detallada se quiere contemplar lo siguiente:
1. Los tres esquemas típicos de fraude inherentes en nomina que están asociados con "empleados fantasmas", "información fraudulenta". Adicionalmente hay que tener en cuenta que los programas de cálculo de nómina donde también puede ocurrir el fraude.
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OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar el cumplimiento del control interno en el proceso de liquidación de nomina en la empresa HMV Ingenieros Ltda.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Ø Evaluar los procesos que actualmente sigue HMV Ingenieros en el proceso de liquidación de nomina. Ø Evaluar el control interno en el proceso de liquidación de nomina. Ø Formular las recomendaciones pertinentes, de acuerdo con el análisis y la evaluación del control interno.
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MARCO TEORICO.
3.1 CONTROL INTERNO ANALISIS FUNCIONAL DE LAS OPERACIONES. Identificación de las amenazas y debilidades que originan riesgos de fraude o acciones ilícitas (PUTRA, 2010) Estrategia para la Auditoría de Fraude de Nómina El fraude de nómina por su propia esencia es un esquema sencillo. Sin embargo, la búsqueda de la transacción fraudulenta puede ser difícil debido a la magnitud y el volumen de las transacciones involucradas en el ciclo de nómina. Los dos esquemas típicos de fraude inherentes están asociados con "empleados fantasmas" y "fraude de información extra". Además, los programas de cálculo relativos a la oficina de nómina pueden ocurrir, pero de forma menos frecuente.
3.1.1 Empleados fantasmas "Empleados fantasmas" son las personas que figuran en el registro de la nómina, que no están prestando servicios, pero que están recibiendo un cheque de nómina. El esquema de fraude genérico requiere la capacidad de poner a un individuo o retener a un empleado despedido en el sistema de nómina, falsificar la información de tiempo y asistencia, y desviar el pago de nómina. El ciclo de conversión se produce a través del desvío del pago de nómina o de complicidad con un empleado que recibe el cheque de pago.
Las variaciones de los empleados fantasmas. Hay ocho variaciones típicas del fantasma de fraude inherentes de los empleados.
1. Empleado ficticio - El empleado se registra en el sistema de nómina, lo que permite al supervisor falsificar informes de tiempo, y luego, el cheque de nómina se desvía o el pago se deposita directamente en una cuenta bancaria disfrazada.
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La obtención de datos para los empleados ficticios se centrará en estos elementos: -
Exenciones de retención o sin retención de impuestos sobre la renta.
-
No hay deducciones voluntarias para el seguro médico, pensión, u otras deducciones normales para la población de empleados.
-
No hay vacaciones, por enfermedad, o los gastos de personal de tiempo.
-
No hay ajustes salariales, ajustes de mérito, o promociones.
-
Duplicados números de cuentas bancarias.
- Adecuación a otras bases de datos lógicos, por ejemplo, acceso de seguridad, equipo de seguridad de acceso a archivos o registros de la compañía telefónica.
Búsqueda de pruebas de rendimiento en el trabajo. Esto puede ser tan simple como la inspección de la zona de trabajo del empleado.
2. Terminado plan fantasma de los empleados. El empleado existe en el momento de la contratación, pero acaba su trabajo sin notificar a recursos humanos. El supervisor falsea el informe del tiempo, lo que indica que el empleado está trabajando, y desvía el pago del empleado. El empleado despedido puede permanecer en el sistema de nómina por tiempo indefinido, sobre todo si no se cuestionan anualmente las declaraciones finales de la nómina. Sin embargo, el supervisor puede remover al empleado después de un desvío de los cheques de nómina. La extracción de datos para los empleados fantasmas terminados se centrará en estos elementos de datos: o Cambio de información de la cuenta bancaria de depósito directo. o Los refrendos de los cheques de nómina. o Terminado el estado. o Comparar endoso en el cheque por el período de pago anterior a la época primera nómina. 7
o Comparar escritura a mano en el informe por última vez por el de primera vez
3. Previa a la contratación fantasma de régimen de los empleados. Este esquema se produce cuando un supervisor pone el empleado en período en el sistema de nómina de pago anterior a la iniciación efectiva de los servicios. El esquema se presenta con los empleados es probable que se trate una declaración de información de la nómina. La extracción de datos se centrará en nuevos empleados y la fecha del primer pago.
Estrategia de auditoría previa a la contratación de empleados fantasma o Comparar en determinada semana el primer pago a otras bases de datos pertinentes para establecer una fecha de ejecución del trabajo. o Entrevistar a los empleados para determinar su recuerdo de su primer día o la semana de trabajo.
4. Si no se presenta esquema de fantasmas de los empleados. Este esquema se produce cuando un empleado, que es una persona real, no provee servicios reales. El empleado fantasma suele ser en confabulación con un supervisor. Puesto que el individuo es una persona real, de datos, pasos extraídos son limitados. El tratamiento del empleado fantasma de la misma manera como un empleado ficticio puede proporcionar resultados positivos. Auditoría Estrategia para detección de empleado fantasma o Búsqueda de pruebas de rendimiento en el trabajo. o Entrevista compañeros de trabajo. o Examinar las bases de datos de acceso de seguridad para la prueba de rendimiento en el trabajo.
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5. Los empleados temporales eluden los controles críticos de contratación. Estos empleados existen, pero debido a la naturaleza temporal de su empleo, la contratación de los controles puede ser pasado por alto. El control sobre los empleados temporales corresponde por lo general al gerente local de la mencionada derivación. La extracción de datos para los empleados temporales se centra en la codificación en el sistema como temporal o como empleados con cortos períodos de tiempo de trabajo.
Estrategia de Auditoría de empleados temporales de derivación de control de Contratación crítico: o Confirmar la existencia del empleado a través de una entrevista telefónica. o Búsqueda de pruebas de rendimiento en el trabajo. o Entrevista compañeros de trabajo.
6. Los empleados temporales de trabajo a través de agencias. Estas personas pasan por alto el proceso de contratación, porque no son empleados de la organización. La empresa de trabajo temporal está en complicidad con el área de recursos humanos o el jefe de la solicitud. El gerente solicitando aprueba la factura que indica las personas que estuvieron presentes y trabajaron los días anotado en la factura del proveedor. En esencia, la agencia cobra a la compañía por las personas que no prestan servicios. La extracción de datos para los empleados temporales se centra en la identificación de los departamentos de incurrir en gastos de trabajo temporal a través de revisión general del libro mayor.
Estrategia de auditoría para los empleados temporales a través de agencia: o Examinar Registros de nómina de la agencia temporal para asegurar que el individuo se vio compensado y que los registros de tiempo soportan el lugar de trabajo. o
Búsqueda de pruebas de rendimiento en el trabajo.
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7. Familia empleados miembros fantasma. En sociedades anónimas cerradas, los propietarios pueden colocar a los miembros de la familia en la nómina para reducir al mínimo los impuestos o desviar fondos de otras razones personales. La extracción de datos para los empleados de la familia de fantasmas miembros se centra en los empleados con nombres comunes, direcciones, números de teléfono o información de cuenta bancaria.
Auditoría Estrategia para los empleados fantasma de la familia del miembro: o La búsqueda de pruebas de rendimiento en el trabajo
8. Nómina de pago no reclamados régimen de verificación. Este esquema implica el robo de un cheque de nómina no reclamados. Puede ocurrir con un empleado, recientemente concluido, o por la desviación de una nómina antigua y comprobando que ningún empleado vaya a cobrar. Consideraciones de extracción de datos implican revisar las conciliaciones bancarias de cheques de nómina pendientes que posteriormente claras.
Estrategia de auditoría para la verificación de nómina: o Examinar los controles para los endosos falsos. o Comparar sellos del banco de compensación de cheques temprano para ver por última vez para ver si el banco utiliza para negociar cheque ha cambiado.
Encontrar empleados fantasmas Debido a la gran cantidad de empleados, la extensión geográfica de las empresas y los cambios múltiples de trabajo, los auditores necesitan para desarrollar una base de datos la estrategia de la extracción en busca de empleados fantasmas. Empleados fantasmas tienden a ocurrir en los departamentos en los que no sería evidente, y el gerente local tiene un alto grado de control sobre el proceso de contratación. Estas características son útiles en la búsqueda para el empleado fantasma. 10
Características del Departamento que facilita a los empleados fantasmas En los casos en que la naturaleza de un departamento facilita la ocultación de empleados fantasmas, las características de los departamentos siguientes deben ser consideradas: o Descentralizados departamentos y bajo control que tienen los empleados de baja visibilidad. o Los departamentos que experimentan rotación regular. o Departamento o lugares que son gestionados por un individuo con un alto grado de autoridad. o Departamentos donde los empleados son más propensos a conspirar para ocultar un empleado fantasma. o Entrada a los puestos de nivel o Los departamentos con los empleados que trabajan de forma remota o Departamentos donde el presupuesto de nómina y los gastos reales de nómina normalmente difieren. o Departamentos grandes donde un empleado fantasma no serían evidentes.
Características de los empleados fantasmas. La naturaleza de la situación laboral de un empleado facilita la ocultación de empleados fantasmas. Considere los siguientes tipos: o
Los empleados que trabajan de forma remota, por lo que, nadie en la compañía los ven
o Exteriores nacionales, donde el supervisor se limita a establecer que, a lo mejor de su conocimiento, el empleado ha regresado a su país de origen.
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o Los empleados que se pasan por alto los controles normales de contratación o de despido, porque el supervisor NO mantiene un alto grado de control sobre los empleados. o Empleados transitorios, ya que normalmente trabajan durante un periodo limitado de tiempo y luego pasar a un área geográfica diferente. Otra forma de identificar a los empleados del fantasma es el de determinar oportunidades que permitan el desvío del pago de nómina. Las características asociadas con la desviación de su cheque de nómina son los siguientes: o Cheques de nómina - se entregan al supervisor. o Depósitos directos se establecen para los empleados que pasan por alto las prácticas normales de contratación. o Cambios depósito directo está permitido sin la verificación independiente. o Controles pobres que existen en relación con los cheques de nómina no reclamados.
Procedimientos de auditoría para los empleados fantasma
Los procedimientos de auditoría para seis empleados fantasmas son los siguientes: o Examinar los identificación.
documentos
de
los
empleados
del
gobierno
de
o Comparar la identificación de sus empleados del gobierno para la identificación verdadera en busca de signos de alteración o creación. o Obtener los archivos de los empleados para identificar los documentos y la escritura. o Entrevistar a los empleados con respecto a su departamento o de los deberes del trabajo.
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o Examinar los documentos de pruebas de rendimiento en el trabajo. o Examinar otras bases de datos lógicos para el rendimiento: (a) Equipo celular encendido / apagado, (b) Los registros telefónicos, (c) Sistemas de Seguridad 3.1.2 Horas extra de informes de fraude Las horas extras se produce el fraude de informes, cuando los empleados falsifican las horas trabajadas, o debido a una avería en el proceso de tiempo de aprobación de la tarjeta. La conversión se produce a través de cheque de nómina del empleado o un retroceso a una segunda persona que operaba en connivencia con el empleado. El fraude exagerado de horas también puede ocurrir cuando una parte - los empleados a tiempo se les paga por más horas trabajadas, pero sin exceder el típico completa - estándar de tiempo de 40 horas. Las variaciones importantes de las horas ocurrir en las siguientes formas: o Los empleados suman horas poco a poco, y los supervisores aprueban las horas sin darse cuenta. o Los empleados que operan en complicidad sus respectivas horas, y los supervisores de aprueban las horas sin darse cuenta. o Un empleado reporta horas en connivencia con el supervisor. El supervisor aprueba falsamente las horas y recibe un soborno de parte del empleado. El supervisor también podría estar motivado para proporcionar una compensación encubierta al empleado por cualquier número de razones. o Los empleados cambian sus tarjetas de tiempo después de que el supervisor apruebe adecuadamente las tarjetas. El desfase de control se produce por los empleados que obtienen acceso a las tarjetas de tiempo debidamente aprobados. o Un empleado de la nómina exagera sus horas en una tarjeta de tiempo debidamente aprobado.
La oportunidad para el fraude de tarjeta de tiempo es mayor cuando:
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o Los supervisores no tienen conocimiento de primera mano de la jornada laboral de un empleado. o Los supervisores creen que las horas extraordinarias es un método para proporcionar una compensación adicional a los empleados clave. o Debidamente aprobado las tarjetas de tiempo se devuelven a un empleado. o Los empleados de tiempo completo con tarjetas de tiempo manuales. o Hay parada escalonada y comenzar a empleados de medio tiempo en un turno de trabajo. o Los empleados trabajan en el campo sin informar a la oficina central.
Enfoque de examen para detectar el fraude horas extras de informes Por lo general, el examen de las tarjetas de tiempo no detecta el fraude de horas extras, porque las horas son reportadas y las tarjetas son aprobadas. Sin embargo, los auditores deben estar atentos a las reformas y aprobaciones falsas. Para detectar el fraude de tarjeta de tiempo, los auditores deben identificar una base de datos que registra los tiempos de trabajo. Entonces, los auditores pueden comparar las horas en la tarjeta de tiempo a las horas en la base de datos independiente. Los auditores deben tener acceso a los registros de seguridad, el signo de equipo - dentro y fuera de los registros y los registros de llamadas telefónicas, y registros de estacionamiento son útiles para propósitos de comparación. Si no hay ninguna base de datos disponible, la detección del fraude de tarjeta de tiempo a través de procedimientos de auditoría estándar puede ser difícil.
Otros procedimientos de verificación son: o Entrevistar a los empleados del departamento que no recibieron las horas extra en relación con los horarios de trabajo del departamento. o Establecer la vigilancia de los departamentos de sospechosos.
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o Realizar una inspección sorpresa de las áreas de trabajo y examinar las horas reportadas en ese día.
3.1.3 Oportunidades de fraude en la oficina de nómina La oficina de nómina tiene la mayor oportunidad de fraude. Una tarjeta de tiempo debidamente completado y aprobado puede ser modificado por el empleado de nómina y procesados para su mayor número de horas. El empleado puede simplemente descartar la tarjeta de tiempo de 40 horas declarando y pagar a un amigo durante 60 horas en su lugar.
Esquemas de cálculo de nómina de fraude
La compensación del empleado puede ser dolosamente calculada utilizando los grados falsos, balanzas de pago, o las cantidades anuales de los sueldos. Una vez que la información falsa se introduce en la computadora, el cálculo es automático. Dentro del sistema de nómina, varios campos de bases de datos o subsistemas permiten incrementar los salarios semanales u otras formas de compensación.
1. Campo de ajuste salarial - En la base de datos de nómina, existe un campo para proporcionar a un empleado un cálculo manual de la suma global de ajuste. Ajustes retroactivos de mérito son ejemplos comunes. Además, el campo se puede utilizar para proporcionar ajustes fraudulentos a un empleado. Por ejemplo, un empleado de la nómina puede dar a sí mismos, o de un empleado, un ajuste falso. Procedimientos de extracción de datos se debe utilizar para la búsqueda de empleados que reciben más de un ajuste. En un caso, un gerente da siempre a un empleado con 52 ajustes de los sueldos semanales de viajes locales. En últimas investigaciones, se encontró que el gerente estaba pasando por alto los controles del sistema de compensación mediante el aumento de la compensación del empleado más allá del nivel bruto de sueldo correspondiente al grado de trabajo en particular.
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2. "Otros" salario campo de regulación - Bases de datos a menudo incluyen una categoría o en el campo denominado "otro". Otros campos de bases de datos existen para proporcionar pagos de los empleados con los reembolsos varios: (1) bono de incentivo del empleado; (2) Otros reembolsos; (3) los reembolsos de viajes locales, y (4) programas de subsidio. Los auditores deben verificar los ajustes salariales en contra de los documentos originales, de forma independiente verificar la razón para el ajuste y volver a calcular el monto del salario.
3. Cheques de nómina manual Hay una variedad de razones para proporcionar a un empleado con un cheque de nómina manual. Un cheque de terminación es un ejemplo. En un caso, un controlador se emitió 52 cheques automatizados y 8 cheques de nómina manual. Los controles manuales se registraron a una cuenta de nómina no mayor general a través de una entrada del diario.
4. Otros campos de compensación - Varios datos de la jubilación influencia campos, beneficios para la salud, y los cálculos personales de licencia. La alteración de cualquiera de estos campos se ofrece a un empleado con otros beneficios de compensación.
5. Esquemas relacionados. El seguro de salud se ha convertido en un gran beneficio para los empleados. Sin embargo, muy pocas empresas concilian el número total de empleados que reciben seguro de salud a la nómina de activo o de los beneficios de COBRA a los empleados que sean despedidos. Dado que la cobertura de salud familiar supera los $ 10.000 por año, el beneficio es un objetivo prioritario para el fraude.
El esquema es simple y funciona de la siguiente manera: El período de beneficios que falsamente se extiende para los empleados terminados. Otros beneficios marginales relacionados con los regímenes se asocian con el reembolso falso para prestaciones o subsidios. El fraude se produce por que el empleado presenta documentos falsos o de los empleados de nómina falsa siempre que el trabajador con el pago. 16
6. Mal uso de los esquemas de los empleados. En el uso indebido de los empleados de planes, el empleado no realiza tareas relacionadas con el trabajo. Ejemplos del uso indebido de los empleados incluyen el uso de los empleados en las campañas políticas, para diligencias personales, o para otras actividades. Dado que no hay constancia de la utilización indebida, por lo general, los fraudes son revelados por los denunciantes.
7. Comisiones por ventas y sistemas de primas Los representantes de ventas, que se pagan en el rendimiento de las ventas, tienen la oportunidad de manipular las actividades de ventas para aumentar su remuneración en un número de maneras. Se puede:
a. libro ficticio de fin de año las ventas: Razones para reservar estas ventas podría ser el logro de las cuotas de ventas y obtener bonificaciones o para asistir a las reuniones de ventas clave. Los auditores deben examinar las devoluciones y ajustes en el próximo período. Cambio de cuotas para permitir que un representante de ventas para recibir un bono - Por lo general, este esquema se lleve a cabo por el gerente de ventas. El administrador recibe un soborno del representante de ventas de la prima falsa. Los auditores deben comparar los finales - de - los - las cuotas anuales a partir del año de las cuotas para identificar posibles cambios fraudulentos. Los auditores deben asegurarse de que los cambios fueron aprobados y que la razón del cambio era válido y autorizado por un administrador por encima del nivel de aprobación de administrador.
b. Proporcionar a los clientes con beneficios falsos. En este esquema, el representante de ventas recibe un soborno de los clientes.
c. Proporcionar a los clientes con créditos falsos en los bienes no vendidos. El representante de ventas que recibe un soborno por parte del
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cliente o las compras de los clientes productos adicionales que permiten al representante de ventas ganar comisiones.
d. Venta de artículos de promoción de ventas. El representante de ventas, simplemente guarda el dinero de la venta.
8. Fraude innovador La compensación del representante de ventas se basa en el rendimiento de las ventas y la maximización de la interpretación del programa de la Comisión. Los representantes de ventas han subido con técnicas inteligentes para aumentar su remuneración. En un sistema de este tipo, un representante de ventas vende un artículo a un cliente y, a continuación, siempre que el cliente con el dinero para pagar el artículo.
En otro sistema, la empresa editorial estaba experimentando una caída en las ventas de suscripciones. La compañía implementó un programa de la nueva comisión para compensar a los vendedores para conseguir clientes para renovar su suscripción. Sin embargo, un vendedor convence a clientes a dejar que su lapso de suscripción para un período siguiente. El vendedor podría reescribir una orden de venta para la suscripción. El cliente recibirá un uno - de descuento en la suscripción de año, y el representante de ventas recibirá una comisión.
3.1.4 El desvío de los depósitos de impuestos de nómina En las pequeñas empresas, un fraude común es el robo de los depósitos de impuestos de nómina. El empleado de nómina desvía el cheque para su propio beneficio. La ocultación se produce porque el exceso de confianza por el propietario en el empleado de nómina y, así, el secretario de nómina se encarga de todos los avisos del gobierno. El contador también puede pasar por alto, porque el esquema de nómina neta y los pagos de impuestos presuntos pueden reconciliarse con la masa salarial bruta. El fraude se detecta cuando el gobierno se vuelve agresivo en el cobro de los pagos de impuestos atrasados. Los
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auditores deben asegurarse de que el cheque cancelado los impuestos que se depositó en la cuenta fiscal adecuado.
3.2 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Al evaluar y estudiar el control interno, el auditor obtiene y conoce información que debe concluir con el fundamento, proceso y finalidad, determinando posibles riesgos, excepciones del control interno, deficiencias e inconsistencias y, algunas veces, indicios de irregularidades y hasta de cometimiento de fraude. Ellos deben ser analizados bajo los parámetros de importancia relativa y materialidad y hacerlos conocer a su cliente, acompañándolos de recomendaciones y algunas veces de diagnósticos para la administración determine medidas preventivas y se erradiquen inmediatamente o se proyecten sus arreglos necesarios. (RODRIGO, 2008)
1. Pruebas de Cumplimiento. Son las que tienen como propósito comprobar la efectividad de un sistema de control, por lo tanto, se deben efectuar pruebas para indicar si el procedimiento de control se está ejecutando y pruebas de que la información sujeta de control es correcta. Las pruebas de cumplimiento se guían generalmente por el procedimiento de control que se comprueba. Dichas pruebas requieren a) pruebas de detalle que generalmente se refieren a la inspección de documentos y b) pruebas que emplean técnicas de observación e indagación.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se van a confiar en los procedimientos descritos, Sin embargo, el auditor puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de que los procedimientos no son satisfactorios para este propósito. El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizara en el caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta última conclusión puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o numero de las transacciones o saldos involucrados, los métodos de procedimientos de
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datos que se están usando y los procedimientos de auditoría que pueden ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. (GAITAN, 2008)
3.2.1 Métodos para evaluar el sistema de control interno
Existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de (GAITAN, 2008).
1. Método de cuestionarios: Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deber ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas aéreas de la empresa bajo examen, Las preguntas son formuladas en forma que las respuesta afirmativa indique un punto optimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Algunas preguntas probablemente no resulta aplicables; en ese caso se utilizan las letras NA no aplicable. En otros casos, la pregunta amerita un análisis más detallado; en esos casos, la pregunta amerita un análisis más detallado; para verificar si se cumple con la información. Normalmente el auditor obtiene respuestas de los funcionarios mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. En este sentido es conveniente tener presente que el examen de control interno no concluye con la contestación de las preguntas del cuestionario. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos; con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que comprueben las afirmaciones: por ejemplo en el caso de conciliaciones bancarias, podría solicitarse la del último mes para comprobar su existencia.
2. Método narrativo o descriptivo. Esta es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas aéreas
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clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Este método que pueden ser aplicados en auditoria de pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento (o levantamiento) tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le sea necesaria y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.
3. Método grafico o diagramas de Flujo Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las aéreas con la auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de procedimientos, el auditor utiliza convenciones y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. Este método es un complemento, muy útil porque la representación básica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresa pueden ser utilizados por varios años, en el caso de exámenes recurrentes, y localizar muy rápidamente rutinas susceptibles de mejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa.
4. Combinación de Métodos. Cabe señalar que resulta muy beneficioso la aplicación de distintos métodos, como: cuestionarios y flujo gramas.
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CRONOGRAMA
El tiempo estimado para realizar las actividades de auditoría se programaron en base al siguiente cronograma:
24/4/12 29/4/12 4/5/12 9/5/12 14/5/12 19/5/12 24/5/12 Estudio del Plan Estratégico, objetivos y la estructura de… Evaluación de los riesgos del entorno empresarial Control Interno: Análisis funcional de las operaciones Identificación de las amenazas y debilidades que… Aplicación de procedimientos de revisión y obtención… Documentación con los papeles de trabajo de la auditoria Evaluación de Resultados Preparación y entrega de informe
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5
PRESUPUESTO
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6
DISEÑO METODOLOGICO
Los métodos para adquirir conocimiento en el ser humano son el Método Deductivo, Método Inductivo, Método Analítico, Método Sintético y Método Analógico según el hombre en su ambición de conocimiento sobre el funcionamiento del Universo, dividiendo el conocimiento en dos grandes disciplinas, la primera está regida por las cosas naturales sujetas a leyes determinadas por la naturaleza y el orden normativo que es el que está sujeto a leyes que el mismo hombre establece.
El Método Científico es uno de los principales para la obtención de conocimiento que cuenta con principios y características como: Metodicidad, Racionalidad, Objetividad, Generalidad, Verificabilidad, etc.
La metodología científica debe entenderse un conjunto de etapas y métodos, es decir, el proceso que sigue la ciencia para alcanzar sus objetivos. Las cuatro etapas Fundamentales son: La detección de problemas, la formulación de hipótesis, Prueba de hipótesis y la Elaboración de Teoría.
En el proceso de investigación donde se pretende encontrar las respuestas a los problemas planteados y la adquisición del conocimiento, el proceso consta de cinco fases a saber: Planeación de la investigación, recopilación de datos, procesamiento de datos, interpretación de la información y comunicación de los resultados.
Nuestra investigación se baso en las fases anteriormente citadas y se grafican de la siguiente forma, mediante documentación y trabajo de campo que se realizo en HMV INGENIEROS LTDA.
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•Planeacion cronografica. •Revision Tecnica con el Profesor Encargado. •Revision del Problema en la Cia.
•Informe de Auditoria •Conclusiones
•Cuestionarios. •Entrevistas •Observacion •Inspeccion •Calculo
Planeacion
Recopilacion
Informe final
Interpretacion • Analisis de la Informacion. •Auditoria de la Documentacion recogida •Cotejo de la Realidad vs lo narrado.
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CAPITULO II 7
PLAN ESTRATÉGICO Y LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
HMV INGENIEROS LTDA - ENTE ECONOMICO
HMV Ingenieros Ltda. Compañía constituida el 16 de noviembre de 1960, fue transformada en sociedad de responsabilidad limitada mediante escritura pública Nro. 1632 de la Notaria 34 de Bogotá, con fecha 14 de junio de 2002. Su objeto social comprende los servicios consultivos de carácter técnico en todas las ramas de la ingeniería, economía y la administración de empresas. El término de duración de la sociedad expira en el año 2030.
A diciembre 31 el personal vinculado a la Compañía está conformado por:
Personal Administrativo Personal Profesional Tecnólogos Dibujantes Secretarias Oficios Varios TOTAL
137 368 3 106 18 252 884
Misión: Desarrollo integral de proyectos de Ingeniería que agreguen valor y bienestar, ofreciendo soluciones con calidad, seguridad y responsabilidad social y respeto por el medio ambiente
Visión: Líderes en soluciones de Ingeniería, mediante la prestación de servicios de alta calidad y la contribución al desarrollo sostenible.
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Actividad Económica
Actividades de arquitectura e ingeniería y actividades conexas al asesoramiento técnico, en el ejercicio de una profesión liberal.
Estructura Organizacional
Código G311
Nombre Área de Industria
G312
Área de Generación Térmica
G327
Área Supervisión y Control de Obra
G331
Área Civil y Estructural Asociado
G332
Área Ambiental
G333
Área Interventora Obras Afines
G334
Área Vías
G336
Área Proyectos Especiales
G338
Área Geotecnia y equipo exploración
G341
Área Acueducto y Saneamiento Básico
G342
Área Proyectos Hidráulicos Especiales
G343
Área Interventora Aguas
G351
Área Control, Protecciones y Pruebas
G352
Área Automatización y Comunicaciones
G353
Área Estudios Eléctricos
G354
Área Ingeniería PCH´s
G355
Área Subestaciones AT & EAT
G356
Área Obras Civiles
G357
Área Estructuras Metálicas
G358
Área Líneas de Transmisión
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8
EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS ENTORNO EMPRESARIAL 8.1 ANALISIS DOFA
Fortalezas
Debilidades
·
Control y dirección sobre la contratación al cliente final
·
Ciertas brechas en el rango para ciertos sectores
·
Calidad servicio
·
Escasa capacitación mano de obra
de la
·
Mejor desempeño de la prestación del servicio, comparado con competidores
·
Poca experiencia mercadeo directo
en
·
Consolidada liquidez financiera
·
mayor
·
Algunos empleados tienen experiencia en el sector del cliente final
Necesidad de una fuerza de servicios
·
Falta de información en el medio
·
El personal de entrega necesita entrenamiento
·
Procesos y sistemas
·
El equipo insuficiente
y
confiabilidad
del
·
Lista de clientes disponible
·
Capacidad directa
·
Mejoras continuas servicios ofrecidos
·
Se puede atender desde las diferentes instalaciones en el país y en el extranjero
·
Los servicios tienen acreditación necesaria
·
Estabilidad en los puestos de trabajo
·
Los procesos adaptar
de
contratación
se
a
los
gerencial
es
la
pueden
28
·
Estabilidad del cliente
·
Genera un alto nivel de empleo
·
Procesos productivos eficientes Buenas normas de calidad ya que estamos certificados con ISO 9000 Y ISO 14000
Oportunidades ·
Amenazas ·
Grandes competidores
·
Los competidores locales no ofrecen el mismo portafolio de servicios y con la misma calidad
Alta competencia a nacional e internacional
·
Mercado saturado
·
Competencia desleal
·
Los márgenes serán buenos
·
Inestabilidad del mercado
·
Los clientes finales responden ante nuevas ideas
·
Servicios sustitutos
·
Incidencia negativa de factores sociopolíticos
·
Riesgo para la distribución actual
·
La demanda del mercado es muy estacional
·
Retención del personal clave
·
Podría distraer del negocio
·
·
Se podrían desarrollar nuevos servicios
de ganancia
La empresa está extendida a otros países
·
Nuevas aplicaciones especiales
·
Puede sorprender competencia
·
Acceso a nuevas tecnologías
a
la
nivel
los
29
de ingeniería civil ·
·
central
Se podrían lograr mejores acuerdos con los proveedores Búsqueda de nuevos mercados
·
Expansión del mercado
·
Posicionamiento mercado
en
·
Posible publicidad negativa
·
Vulnerabilidad
·
Alta dependencia importaciones
de
las
el
30
8.2 DIAMANTE DE PORTER CONDICIONES DE FACTOR ·
Ubicación: actualmente la empresa tiene sus dos sedes, las cuales se encuentran situadas en dos ciudades principales que son Bogotá D.C. en la Carrera 7 con calle 70 barrio de Quinta Camacho y Medellín en el barrio del Poblado, estas se encuentran en rutas de fácil acceso y que predomina el afluente de empresas de servicios.
·
Actualmente cuentan con unos 800 empleados, de los cuales 80% son ingenieros y auxiliares de ingeniería y se tienen de ellos más de 320 ingenieros de planta.
·
La actualización tecnológica como factor diferenciador a la hora de exportar.
·
Cuentan con una experiencia internacional en 32 países, que cubren cuatro de los cinco continentes.
·
La ingeniería se encuentra bien posicionada en el país con respecto a otros países.
2. CONDICIONES DE DEMANDA ·
Ofrece los servicios en toda la línea de ingeniería, estudios de factibilidad técnica y financiera, planeación e infraestructura financiera, ingeniería conceptual, básica y detalle, gestión de compras, contratos y logística, gerencia de proyectos, gerencia de construcción, pruebas y puesta en marcha de instalaciones industriales y de generación y de transmisión, operación y mantenimiento, supervisión de diseños y obras, o sea, interventorías.
·
Para los trabajos en el exterior se deben de tener en cuenta y revisar todos Los requisitos legales y tributarios para presentar las ofertas y ejecutar los trabajos, el desconocimiento de las normas locales y procedimientos de validación de planos de la ingeniería, pues cada país posee una metodología distinta.
31
·
Los costos de compenetración en otros mercados son altísimos y se requiere un gran sacrificio económico para hacer esto, por ejemplo los viajes para la presentación de ofertas representan unos grandes costos, la misma reingeniería que hay que hacer para participar en una oferta es muy alta, eso sumado a la parte financiera y especialmente la consecución de pólizas y garantías bancarias, pues en muchos países exigen para competir no necesito sólo una póliza de compañía de seguros ya que eso no es válido, sino una carta de crédito, una garantía bancaria.
3. INDUSTRIAS RELACIONADAS Y DE APOYO ·
Algunas de las empresas más competitivas, que generan ventajas por su fácil acceso, eficiencia, oportunidad son: Conalvías amplió su liderazgo, Conconcreto, mientras que CSS Constructores, Schrader Camargo, Valorcon, AIA y Cass Constructores sobresalen por su dinamismo., según lo indica el ranking de empresas del 2010.
·
Se puede decir que su competencia Directa es la empresa Consultoría Colombiana S.A. es la firma líder de ingeniería en Colombia gracias a su capacidad de incursionar en diferentes mercados en todas las ramas de la infraestructura. El amplio abanico de clientes permite ofrecer servicios de alta calidad a través del mercado y en diferentes países de la región.
·
A nivel nacional respecto de la Ley 80, una sugerencia es hacer alianzas con las universidades, en vez de considerarlas una amenaza. No se está de acuerdo en que la universidad esté compitiendo con las firmas privadas. La forma como compite la universidad es que coge unos muchachos y hace unas tesis y les paga muy barato y compite con los ingenieros graduados que están tratando de subsistir, entonces no resulta como justo ese aspecto
4. ESTRATEGIAS, ESTRUCTURAS Y RIVALIDAD EMPRESARIAL ·
La estrategia para superar las dificultades está basada en una permanente identificación de oportunidades y amenazas, en una participación continua en misiones y mucha visita individual.
32
·
Asociación con compañías locales y alianzas estratégicas, por ejemplo con las multinacionales.
·
Estar permanentemente presente en congresos, poner stand en los congresos y pendones, además de publicaciones especializadas en medios, y artículos técnicos.
·
La permanente presencia en licitación de concursos, en licitaciones públicas o privadas en los países objetivos, es fundamental, representa un alto costo pero constituye la mejor forma de hacer promoción de la compañía.
·
La asociación con firmas locales para participar en concursos o licitaciones, aumenta la posibilidad de éxito, facilita la información técnica legal y tributaria propia de cada país, agiliza en gestión por conocimiento y de procedimientos y contactos.
33
8.3 ANALISTA PESTA POLÍTICOS Identificación de requisitos legales de seguridad y medio ambiente a nivel nacional, regional, local, de otra índole de obligatorio cumplimiento Certificados en ISO 14001:2004 - NTCISO: 14001:2004 & OHSAS 18001:2007 - NTC OHSAS 18001:2007; Calidad ISO 9001:2008 – NTC ISO 9001:2008; IQNET ISO 9001:2000, lo que garantiza excelencia y calidad en los servicios ofrecidos HMV Ingenieros es una sólida organización con operaciones en Colombia, representaciones comerciales en México, Perú y Estados Unidos de América. Con amplia experiencia exportadora por el desarrollo de proyectos en más de 35 países Cambios en las leyes y decretos de la ley colombiana que afectan el tema de seguridad y salud ocupacional y medio ambiente. Establecidos en Términos de referencia, solicitudes de ofertas y pliegos SOCIAL
Participan en forma activa en proyectos de gran relevancia para la comunidad, como sedes gubernamentales, edificios administrativos de empresas de los sectores público y privado, museos, hospitales, aeropuertos, teatros, centros comerciales, hoteles y universidades.
ECONÓMICOS La empresa se encuentra ubicada en varios países como Colombia, Miami, México, Perú, Trinidad, Panamá, Brasil entre otros que le permite tener cobertura a nivel internacional y aumentar su alcance de ventas Exportar servicios es participar en una de las industrias con mayor potencialidad y crecimiento en el mercado internacional. En general cuando se trabaja en industrias de servicios se habla de empresas que no contaminan el medio ambiente y por lo tanto se trata de industrias limpias. Asociación con multinacionales establecidas en el mercado y con conocimiento de la empresa para participar en concursos y licitaciones públicas y privadas
Tendencia a mantener una tasa de cambio poco competitiva
TECNOLOGÍA Llevan a cabo proyectos específicos en sistemas de automatización, control de procesos, instrumentación y sistemas de comunicación asociados en los sectores de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica, transporte y distribución de gas y agua, transporte masivo de pasajeros y en el sector industrial
34
SOCIAL
TECNOLOGÍA
Los proyectos se desarrollan para un cliente o para una sociedad en la que pueden tener participación en la Entregan diseños detallados, propiedad implementación completa de soluciones, desarrollo y programación de Han desarrollado proyectos en Colombia aplicaciones, asesoramos en instalación y para diferentes empresas prestadoras de montaje, efectuamos pruebas y puesta en servicios públicos como para clientes servicio de sistemas y revisión, control y particulares al igual que en otros países seguimiento de ejecución de proyectos de Latinoamérica como son Méjico, Costa Rica, Panamá, Venezuela Trinidad & Tobago y Perú Han participado en proyectos de sectores muy diversos de la economía, entre ellos las industrias petroquímica, minera, cementera, textil, automotriz, de acero, plásticos, agroindustria, de puertos, alimentos y bebidas, papel y cartón Desarrollan interventorías orientadas al control y vigilancia de la correcta operación y mantenimiento de la prestación de servicios por parte de los operadores de telefonía comunitaria y otros planes de telefonía social domiciliaria e internet social en sectores rurales o urbanos de bajos recursos, en las cabeceras municipales y en centros poblados
El área de Estudios, Protecciones y Pruebas y Puesta en servicio, lleva a cabo estudios de sistema eléctricos de potencia de estado estacionario y transitorio, realiza coordinación de protecciones para sistemas eléctricos de transmisión y distribución, sistemas industriales, centrales de generación.
se cuenta con la capacidad para la realización de todas las pruebas requeridas para el arranque y puesta en servicio de subestaciones eléctricas
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Los empleados son la imagen de la Compañía y el potencial más valioso para el cumplimiento de su misión y el logro de su visión Se desempeñan con profesionalismo y honestidad, en un ambiente acogedor, donde se retribuye equitativamente el esfuerzo y el talento individual y se promueve el crecimiento personal
Desarrolla planes y programas para la implementación de la operación de acueductos, principalmente programas de mejoramiento en las presiones en la red de distribución, calidad del agua, control de fugas, almacenamiento de agua tratada y agua cruda, sectorizaciones y programas para la reducción de los índices de agua no contabilizada; en la parte de alcantarillado, programas para mejorar la operación y mantenimiento de elementos del sistema
AMBIENTAL
Generación de residuos sólidos Han desarrollado una capacidad tecnológica de vanguardia en planeación, diseño e interventoría de proyectos de Separación, minimización y transporte terrestre, fluvial y marítimo. aprovechamiento residuos Nuestro enfoque creativo nos permite abordar la ingeniería de proyectos de infraestructura adaptados a difíciles Uso racional: Utilización de energía, características geográficas, topográficas y agua y materias primas ambientales. En contratos de concesión participamos como socio tecnológico en las sociedades concesionarias Clasificación y Selección de residuos Orgánicos, ordinarios o inservibles, reciclables, peligrosos
Identificación de aspectos e impactos Tienen amplia experiencia en diseño, ambientales especificaciones, supervisión de diseños, pruebas de campo y puesta en servicio de los sistemas de telecomunicaciones para subestaciones de alta y extra alta tensión, incluyendo soluciones mediante enlaces con fibra óptica, portadora por línea de potencia, radio y microondas
36
CAPITULO III 9
PRUEBAS DE AUDITORIA
37
9.1 PRUEBAS DE SUSTANTIVAS - METODO CÁLCULO.
38
39
40
41
42
43
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47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
9.2 PRUEBAS DE SUSTANTIVAS - EVALUCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - METODO CUESTIONARIO.
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
9.3 PRUEBA DE CUMPLIMIENTO PARA PROCESO DE LA LIQUIDACION DE NOMINA - METODO NARRATIVO.
PROCESO DE NOMINA
1. NOMBRE DEL PROCESO Nomina 2. OBJETIVO Pagar los salarios, los aportes de autoliquidación y parafiscales, liquidación de prima de servicios, vacaciones, cesantías parciales y definitivas, procesos mensuales y semestrales de retención en la fuente.
3. PROCEDIMIENTO
3.1 Elaboración de nómina Previamente el programa ha sido alimentado con todos los datos del trabajador tales como nombre, cedula, fecha de ingreso, fecha de nacimiento, dirección, tipo de contrato, jornada de trabajo y salario (este último es dado directamente por la gerencia) y quincenalmente el programa es afectado por las novedades que son suministradas por escrito o nomina por la administración, y estas son: ·
Horas trabajadas por el personal que labora por horas
·
Horas extras
·
Incapacidades
·
Solicitudes de vacaciones y licencias remuneradas o no remuneradas
·
Liquidación total o parcial de cesantías
·
Liquidación definitiva del contrato de trabajo
·
Retención en la fuente mensual 80
·
Deducción a los empleados por conceptos de salud, medicina prepagada, capacitación, seguros de vida y vehículo, etc.
·
Ajustes de nomina. Etc.
Una vez hayan resumido y organizado las novedades en el memorando elaborado en Word, se procede a ingresar los datos al programa de nómina, en el modulo de PROCESOS PERIODICOS, NOVEDADES. Si hay personal nuevo para ingresar se inscribe en el modulo de PERSONAL, lo mismo si hay retiros se tiene en cuenta la liquidación de prestaciones sociales y la desvinculación del empleado en ese proceso.
Luego se imprime un informe para revisar las novedades y se corrige los errores encontrados y se hace el proceso de liquidación.
Se imprime una pre nomina, y se procede a transferir a los diferentes bancos en las cuentas autorizadas por los empleados.
Se termina el proceso con la actualización de acumulados y prestamos en el mes correspondiente.
Finalizado el mes se verifica que la nomina este conciliada con los diferentes pagos en el periodo y se imprimen los conceptos de deducciones y devengados para el Departamento de contabilidad.
3.2 Proceso de Autoliquidación Se elabora los aportes de autoliquidación mensual y el informe de parafiscales. El programa de nómina tiene un módulo para PROCESOS NO PERIODICOS
Revisar que este registrado el personal retirado, ingresos, traslados a los fondos y que la liquidación concilie con la nomina mensual. Se entrega a contabilidad los informes de la autoliquidación para que elaboren los cheques y se envíe a los bancos para cancelar los primeros 5 días hábiles de cada mes.
81
Se envía Internet los archivos que contienen la información del personal y en algunos casos como el SEGURO SOCIAL se debe enviar un disquete para ser validado después que se haya cancelado al banco.
3.3 Procesos semestrales
Cada semestre se elabora la liquidación de primas, vacaciones, cálculos de promedios de salarios variables y procesos semestrales de retención en la fuente. El programa de nomina tiene un modulo PROCESOS SEMESTRALES Y DE FIN DE AÑO.
3.4 Cheques Sodexho pass
Dentro del salario del empleado (pero no dentro del proceso de nomina) está el auxilio de cheques de sodexho pass. Este auxilio se le paga al empleado mensualmente y no es constitutivo de salario. El incremento de salario anual, parte es en salario y otra parte es en auxilio de cheques sodexho pass. Se les paga a los empleados que devenguen más de $1.000.000 y la cuantía la fija directamente la gerencia. El pedido se hace directamente a Sodexho pass con 6 días hábiles de anticiparon a la fecha de pago que el día 15 de cada mes. 4. Información de entrada
Formato de ingreso del personal nuevo Novedades de nomina Facturas de seguros, medicina prepagada, préstamos de empleados y relación del fondo de empleados.
5. Resultados obtenidos Pago quincenalmente de la nómina a los empleados Pago de prestaciones sociales Pago mensual de autoliquidación
82
83
9.4 PUEBA DE CUMPLIMIENTO - EVALUACION DEL CONTROL INTERNO – METODO CUESTIONARIO
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
9.5 PRUEBA SUSTANTIVA – PERSONAL RETIRADO DE JUNIO A DICIEMBRE DE 2011 – METODO DE CALCULO
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
9.6 PRUEBA SUSTANTIVA – CUALCULO DE RETENCION EN LA FUENTE – METODO DE CALCULO
110
111
112
113
114
115
9.7 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO
116
CAPITULO IV 10 MEMORANDO DE CONTROL INTERNO
A los accionistas de la Sociedad HMV INGENIEROS LTDA.
Como parte de nuestras funciones como auditores de la entidad, revisamos e hicimos pruebas al sistema de control interno al alcance del proceso de Liquidación de Nomina, para evaluarlo, según lo requerido por las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. El propósito de dicha evaluación fue establecer la confianza del control en dicho proceso y detectar alguna fisura donde se pueda presentar fraude, afectando el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Al considerar la efectividad en cualquier sistema de control interno, hay que tener en cuenta ciertas limitaciones que son inherentes. Tales limitaciones pueden suceder por la interpretación errónea de las instrucciones, errores de juicio, descuidos y otros factores humanos que pueden causar errores colusión o confabulación de dos o más personas para restarle efectividad a aquellos controles que dependen de la segregación de funciones, y determinaciones intencionales de la gerencia que puedan deteriorar los procedimientos de control relacionados con la ejecución y registros de transacciones o con respecto a estimulaciones y juicios que se requieren para la preparación de estados financieros, Además, la efectividad de los controles internos puede variar de un periodo a otro por cambios en las condiciones o por que el cumplimiento de los procedimientos establecidos se debilite.
Se estima que el sistema de contabilidad y los controles internos, cuando se fortalezcan con las recomendaciones expuestas más adelante, se consideran adecuados para salvaguardar sus activos y las personas involucradas en dicho proceso. Esta apreciación se basa en la revisión del sistema de los controles internos existentes en el momento de nuestro examen. Dicho estudio y evaluación nos indicaron las siguientes situaciones que consideramos constituyen debilidades importantes:
En la revisión de los sueldos comparativos los semestres del año 2011 entre el programa contable Great Plains y el programa de nomina Midasoft se observó lo siguiente:
117
·
Existencia de personal contratados menores a 18 años como aprendices, según lo establece la ley con una cuota mínima, una vez termina su proceso se les realiza continuación con un contrato de trabajo diferente según los requerimientos de la compañía, el hecho radica tal como se pudo verificar en este proceso que hay empleados que en el sistema de nomina los tiene registrados con el número de tarjeta de identidad y en el programa contable están con el número de cédula el cual representa un riesgo por no ser congruentes y poderse presentar una duplicación de información y ser creados empleados fantasmas.
·
Los ajustes realizados a la nomina que no se encuentran dentro de los conceptos que corresponden y generan diferencias entre los módulos dan por entendido que se forman errores.
·
Los ajustes a empleados después de ser liquidados, en este caso evidenciamos que corresponden a viáticos y no da saldo a pagar, pero si hace que se revise el cierre de tales empleados una vez se retire de la compañía por personal restringido.
En las pruebas de cumplimiento se pudo determinar lo siguiente: ·
La información entregada por el área de recursos Humanos a área de Nomina, no está controlada, y no se realiza una verificación por una persona diferente a estas dependencias.
·
Después de elaborada y revisada la nomina por este departamento, se le informa a tesorería que puede ser cancelada, en este caso se debe contar con evidencia de su autorización. Debe existir separación de labores entre quien elabora, revisa, autoriza y paga la nomina.
·
Un principio de control interno es la segregación de funciones, por lo tanto sugerimos que la persona que elabora y liquida la nomina sea diferente a la que hace los pagos de sueldos para evitar de esta manera una confabulación y delimitando muy claramente las funciones.
·
En la revisión del control interno vemos necesario que la empresa evalúe la posibilidad de terminar de implementar manuales de procedimientos escritos que permitan afianzar las políticas de buen gobierno y describan los procedimientos adoptados para estas áreas.
118
La evaluación del control interno fue realizada con el propósito de valorar la eficiencia, eficacia y economía y de esta forma concluimos tal como fue el objeto del examen que en la compañía no se evidencia existencia del Fraude, pero sí sugerimos la adopción de estas recomendaciones que sustituirá por un método de operación normal y de aceptación general, que serviría para proteger los intereses de todos los afectados, y para preservar los valores, tangibles e intangibles, que la compañía ha acumulado desde su nacimiento.
En este informe hemos resumido información que obtuvimos durante el curso de nuestro examen. Nuestros papeles de trabajo contienen detalles no enumerados aquí, ni en las cédulas que se acompañan. Toda esta información se encuentra a disposición de ustedes, para la consideración de las medidas que deban tomarse para proteger sus intereses y para lograr los cambios que se proponen en el manejo de la compañía.
Atentamente,
Angélica Forero Torres. Auditora
Yuri Consuelo Pulido. Auditora
119
11 CONCLUSIONES
El trabajo de auditoría se enfoco en la revisión de los procesos de Nomina con el fin de evaluar lo adecuado de las políticas, el cumplimiento dado a los procedimientos y controles establecidos por la entidad. En la evaluación de control interno desarrollada en este trabajo para la detección de fraude en HMV INGENIEROS LTDA, se emplearon técnicas de auditoría de observación, inspección, revisión y calculo, además de hacer los respectivos análisis del entorno y de los procesos realizados por la compañía. Como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, se identificaron algunas situaciones sobre las cuales consideramos presentar observaciones y recomendaciones que se describieron en el memorando de control interno presentado a los accionistas. La evaluación realizada arrojó una calificación positiva, se evidenció que la Compañía mantiene el control interno adecuado, y NO ha presentado Fraude en estos procesos, debido al cumplimiento de los procedimientos y controles, aunado al sistema que mantiene la Cía. Midasoft esta actualizado. Las observaciones producto de la visita, fueron informadas y discutidas con los responsables de las áreas quienes las aceptaron y las acogieron para la mejora continua en su compañía.
Queremos dar gracias a las directivas y empleados HMV INGENIEROS LTDA por permitirnos desarrollar esta labor, la cual nos enriqueció personal y profesionalmente.
Cordialmente.
Yuri Consuelo Pulido
María Angélica Forero
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BIBLIOGRAFIA
ACCOUNTING FINANCIAL Y TAX. Audit strategy for payroll Fraud. Internet: (http://accounting-financial-tax.com/2010/03/audit-strategy-for-payroll-fraud/)
ESTUPIÑAN GAITAN. Rodrigo. Control interno y Fraude con base en los ciclos transaccionales Análisis de informe de COSO I y II. Bogotá: Eco Ediciones, 2006.
SOTO VILLAROEL. Gladys y PAILLACAR SILVA. Carlos. Auditoría Forense una nueva especialidad. Universidad de Santiago de Chile. Internet: (http://www.capic.cl/capic/portada/vol2/TEMA%201%20SOTO-PAILLACAR.pdf)
121