Tesis / 0170/Cont by MAOSABO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA

Contaduría Pública

EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES DEL PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR DE LA EPS SALUDMÍA

Preparado por

Adriana Moyano Rodríguez Omaira Carrillo Boyacá

Bogotá D.C., Colombia 2012

CONTENIDO INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................3 OBJETIVOS .......................................................................................................................................5 Objetivo General............................................................................................................................5 Objetivos Específicos ...................................................................................................................5 METODOLOGÍA ................................................................................................................................6 JUSTIFICACIÓN ...............................................................................................................................8 MARCO LEGAL.................................................................................................................................9 ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 13 CAPITULO 1. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA AUDITORIA FORENSE .................... 16 CAPITULO 2. DIAGNOSTICO DEL PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO ................................................................................ 20 CAPITULO 3. FORMULACIÓN DE LAS MEDIDAS A CONTROLAR DEL PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO. ........................................................................................................................................... 31 CONCLUSIONES........................................................................................................................... 35 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 37 ANEXO 1 ......................................................................................................................................... 38 ANEXO 2 ......................................................................................................................................... 42

INTRODUCCIÓN

Esta monografía se desarrolla en torno al curso de profundización de Auditoria Forense, en el cual se trataron temas referentes al fraude, la corrupción, el control interno, el lavado de activos, entre otros, los cuales se utilizaron como referencia para la escogencia del tema a desarrollar.

Se decidió elegir como objeto de estudio el Sector Salud en Colombia, debido a los manejos indebidos de recursos, malversación de activos y desviación de recursos públicos a arcas privadas; Se elije la 1EPS Saludmia debido al escándalo por manejos inapropiados de fondos e irregularidades en la información presentada a las entidades de vigilancia y control.

El presente trabajo busca evaluar mejorarlos controles existentes del proceso de cuentas por pagar. Dentro de este proceso se realiza el análisis del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable; Así como también de las funciones del personal responsable de este procedimiento del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia.

Para desarrollar dicho objetivo es necesario caracterizar el procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable, así como las funciones que tienen a su cargo los responsables del ingreso de la información contable, para con ello formular mecanismos de control que fortalezcan y retroalimenten los controles existentes en este procedimiento.

Este trabajo se presenta en tres capítulos los cuales son: 1. Fundamentos Teóricos de la Auditoria Forense: En el cual se extractan y comparan conceptos relacionados con la Auditoria Forense.

2. Diagnostico del Procedimiento de Causación y Registro de Facturas y Cuentas de Cobro: Se realizará el análisis y la identificación de los riesgos existentes en los controles de dicho procedimiento. 3. Formulación de las medidas a controlar del procedimiento de Causación y Registro de Facturas y Cuentas de Cobro: Se proponen mecanismos de control que ayuden a mitigar los riesgos identificados en el capítulo anterior.

Se realizará también una breve presentación de las motivaciones, antecedentes y marco legal utilizados para la elaboración de este trabajo.

__________ 1

Por protección y seguridad de la información presentada a continuación se realiza cambio de la razón social de la EPS objeto de estudio la cual de ahora en adelante se denominará EPS Saludmia.

OBJETIVOS

Objetivo General

Evaluar los controles existentes del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia.

Objetivos Específicos

1. Determinar los fundamentos teóricos para evaluar los controles existentes del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro. 2. Diagnosticar el procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable y las funciones del cargo del personal responsable del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia. 3. Formular y proponer las medidas a controlar del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable cuentas por pagar de la EPS Saludmia.

del área de

METODOLOGÍA

El método en el cual se enfocará este trabajo es el de estudio de caso de tipo descriptivo, el cual se define brevemente como un método bajo el cual se describe y analiza en detalle un caso en particular, con el fin de conocer todas las partes que lo componen. La recolección de datos será de tipo cualitativo, ya que se realizaran Encuestas Estructuradas, se realizarán 10 preguntas de tipo cerradas categorizadas en tres opciones de respuesta las cuales son: Totalmente, Parcialmente y Ninguna, la muestra sobre la cual se aplicaran las encuestas serán de 5 personas, un analista y cuatro auxiliares de contabilidad, siendo estas el 100% que conforman el área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia (Anexo 2).

Adicional a la recolección de datos cualitativos por medio de las Encuestas Estructuradas, se utilizaran las siguientes técnicas: 

Observación: Se uso esta técnica para hacer presencia física en el momento de la causación y registro de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia, con el fin de describir y comprender los controles existentes en el área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia; No se deja evidencia de la información recolectada debido a la reserva de información por parte de la EPS Saludmia.



Inspección: Se uso esta técnica para diagnosticar los controles existentes en la EPS Saludmia, mediante la recolección de información como: el procedimiento de causación del área de cuentas por pagar, modelo de Acta de Entrega a Satisfacción (Anexo 1) y diagrama de flujo del procedimiento causación y registro de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia (ver capitulo 3)

Una vez aplicadas estas técnicas se procede al análisis de la información obtenida para determinar un diagnostico acertado. Para dicho diagnostico se hace necesario proponer soluciones a la problemáticas presentadas.

JUSTIFICACIÓN

Debido al sonado escándalo de la segunda EPS mas grande del país, se encontró la necesidad y relevancia de evaluar los controles existentes del procedimiento de causación y registro de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable , debido a las

irregularidades presentadas en el área de cuentas por pagar al

momento de realizar el procedimiento mencionado anteriormente, tomando como base los manuales de procedimientos y funciones de la misma; Las omisiones de los controles establecidos generaron como es bien conocido por la opinión pública problemas financieros de magnitudes tales que los organismos encargados de la vigilancia y control del sector salud tomaron la decisión de intervenir la EPS, con el fin de mejorar el manejo administrativo y contable de la misma. El presente trabajo busca diagnosticar los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la EPS Saludmia al no realizar seguimiento y monitoreo de los controles del procedimiento de causación y registro de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable y formular las medidas que se consideren viables para mejorar y retroalimentar los controles existentes.

Las irregularidades presentadas en el manejo administrativo y contable de la EPS Saludmia hacen que se busque mecanismos de control que brinden un parte de seguridad a la gerencia de la misma.

Debido a los problemas sociales y económicos originado por fraudes, lavado de activos, malversación de activos, entre otros. Estas amenazas han venido adquiriendo más fuerza fomentada por el impacto de la globalización, es por ello que el contador público se debe preparar de manera especial en aspectos éticos ya que es importante resguardar la dignidad profesional.

MARCO LEGAL

Este trabajo se fundamentara en lo establecido en la normatividad vigente en Colombia, se expondrá la importancia del derecho a la salud consagrado en los artículos 48, 49 y 365 de la Constitución Política, se presentaran algunos artículos que abordan puntos importantes del Sistema General de Seguridad Social estipulados en la ley 100 de 1993, así como también se presentara el artículo 617 del Estatuto Tributario el cual trata sobre los requisitos de la factura de venta, adicional a estos se presentan algunos apartes de la ley 1231 de 2008 la cual eleva la factura de venta a titulo valor y para finalizar trataremos la ley 79 de 1988 la cual actualiza la legislación del sector Cooperativo en Colombia.

El Derecho a la Salud se encuentra consagrado en el artículo 48 de la Constitución Política en el cual la seguridad social es un servicio público y obligatorio que se encuentra a cargo del

estado y que este puede otorga la

posibilidad de participar a entidades públicas o privadas, con el fin de ampliar la cobertura y servicio, dando salvedad de que los recursos destinados a la Seguridad Social deberán ser usados únicamente en cumplimiento de los fines para los cuales fueron creados.

En el artículo 49 de la Constitución Política se reglamenta la importancia de la supervisión y control por parte del estado a las entidades públicas o privadas que tengan a su cargo la promoción y protección del servicio público de salud, así también establecerá sus competencias, las de entidades territoriales y los particulares, así como la determinación de los aportes a su cargo; En el artículo 365 de la Constitución Política de 1991 la seguridad social es un servicio público irrenunciable, universal y solidario y este debe estar regulado, vigilado y supervisado por el estado, el cual debe propender por la prestación de un servicio eficiente, integro y satisfactorio para los habitantes de territorio nacional.

El Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia, fue creado por la Ley 100 de 1993 en base al artículo 48 y 49 de la Constitución Política, la cual cambia y reorganiza la prestación de los servicios de salud en el país e integra la salud pública, el sistema de seguridad social reúne de manera coordinada un conjunto de entidades, normas y procedimientos los cuales buscan garantizar una mejor calidad de vida. En virtud del artículo primero y tercero de la ley 100 de 1993 el Sistema de Seguridad Social Integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de las personas y la comunidad por tener una calidad de vida digna e integra, en el artículo segundo se presentan los seis principios esenciales para la correcta la prestación del servicio a la salud, los cuales son: la eficiencia, la universalidad, la solidaridad, la integralidad, la unidad y la participación, su fin es el de prestar un servicio en forma adecuada, oportuna y suficiente logrando de esta manera el bienestar individual y la integración de la comunidad. La Ley 100 de 1993, en su artículo 4 implementa la seguridad social como un servicio público esencial de carácter obligatorio en lo que respecta con el Sistema General de Salud y amplia la cobertura de entidades públicas y privadas quienes estarán bajo la vigilancia y control del Estado; En el artículo 9 de la ley 100 de 1993 se afirma que: “no se podrán destinar ni utilizar los recursos de las instituciones de la seguridad social para fines diferentes a ella”.

En el artículo 177 de la Ley 100 se define que las Entidades Promotoras de Salud, son responsables de la afiliación, el registro y del recaudo de sus cotizaciones de sus usuarios. En el artículo 178 asigna las funciones de las Entidades Promotoras de Salud como son la de promover la afiliación, organizar la forma y mecanismos a través de los cuales todos puedan acceder a los servicios de salud en todo el territorio nacional y establecer procedimientos para controlar la atención integral, eficiente, oportuna y de calidad en los servicios prestados por las Instituciones

Prestadoras de Servicios de Salud; En el artículo 182 se estipula que Las Entidades Promotoras de Salud manejarán los recursos de la seguridad social originados en las cotizaciones de los afiliados al sistema en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la entidad.

Factura De Venta (Senado). Se presenta a continuación el artículo 617 del Estatuto Tributario y la Ley 1231 de 2008, normatividad en la cual se tratan temas relacionados con la factura de venta El artículo 617 del Estatuto Tributario estipula los requisitos que deben tener las Facturas de Venta al momento de su emisión, tales como: estar denominada como factura de venta, apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, discriminando el IVA pagado, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, fecha de su expedición, descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, valor total de la operación, el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, se destaca la importancia de la impresión en medio litográfico, tipográfico o en otras técnicas similares.

La Ley 1231 de 2008 eleva la factura de venta como titulo valor, la cual podrá librar y entregar el vendedor a su comprador, se especifica que no podrá librase factura de venta si no se ha realizado entrega real y material o prestado servicios efectivamente, en virtud de un contrato verbal o escrito, se estipula también que el emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura de venta, quedándose este con la original firmada de recibido a satisfacción y una copia para la realización de sus registros contables, la copia sobrante quedara en poder del comprador o beneficiario de servicio.

Sector Cooperativo

(Confecoop, 2009)Y(SENA). La ley 79 de 1988 actualiza la legislación Cooperativa en Colombia, en esta ley se define en el artículo 4 que una cooperativa es una asociación autónoma de personas que libremente deciden conformar una sociedad, con el fin de satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, políticas y sociales, por medio de la creación de una empresa conjunta y controlada democráticamente, esta sociedad se constituye sin ánimo de lucro lo que significa que los excedentes obtenidos en el desarrollo de la operación social son reinvertidos para el fortalecimiento del patrimonio y la creación de reservas que contribuyan al mejoramiento de los servicios prestados y el bienestar de sus asociados.

ANTECEDENTES

(Saludmia, Saludcoop: Un Patrimonio de Salud Y Bienestar que Pertenece a los Colombianos). La EPS Saludmia fue creada en 1994 bajo la filosofía de ser una cooperativa que se encargara de prestar servicios de salud enfocándose en contar con la mejor calidad humana y técnico científico del país, en 1995 bajo la orientación del Dr. Carlos Palacino Antia se inició el proceso de vinculación de usuarios, con el ideal de contar con cobertura en los lugares más apartados e inhóspitos de la nación. En 1996 se inaugura la primera clínica de alta complejidad en la ciudad de Bogotá, siendo esta la primera de 36 clínicas que buscaban mejorar la calidad del servicio a los usuarios, adicional a estas inversiones la EPS se interesa por la educación y adquiere el Gimnasio Los Pinos, institución con la que buscaban implementar los más altos estándares tecnológicos y académicos, enfocándose en la formación humanística de sus estudiantes. Se enfocan también los esfuerzos de las directivas en la creación de empresas cooperativas que fueran complementarias y conexas con la prestación del servicio de salud y que ayudaran a la reducción de costos, buscando con esto la sostenibilidad del sistema y la promoción de empleo en el país. En 2002 Saludmia adquiere a las EPS Cruz Blanca y Cafesalud y se consolida en el mercado como la más grande entidad prestadora de salud, y como una de las empresas que generan más empleo en el país.

(Quevedo, 2012). La EPS Saludmia inicio proceso de indagación el 04 de abril de 2011 tras encontrarse irregularidades en la información y por la posible desviación de recursos y sobrecostos en los medicamentos, así se dio a conocer el escándalo más sonado en el país por el posible carrusel de la salud que dejaba como resultado detrimentos en el patrimonio del Estado por más de un billón de pesos. A raíz del proceso de indagación se conoció por medio de empleados que la EPS estaba mezclando los dineros de la seguridad social con los de su patrimonio,

adicional a esto se conoció que los dineros del Sistema General de Seguridad Social no se estaban usando en la prestación de servicios o entrega de bienes a los afiliados, si no que se estaban destinando para usos que no tenían nada que ver con el objetivo para el cual fueron creados.

En este proceso se conocieron inversiones como la realizada en un software para la empresa filial de la EPS HeonHealth, pese a que la propia Saludmia ya lo había desarrollado y entregado a la misma Heon por valor de $17.140 millones de la salud, también se encontraron pagos de honorarios a abogados, asesores y consultores los cuales fueron destinados de manera indebida, $23.624 millones. En la cancelación de intereses para cubrir faltantes de caja de la EPS también se giró otra cifra muy significativa. Fueron $220.277 millones de destinación específica a actividades de salud que se utilizaron en una actividad no permitida; además, de que se destinaron otros $462.057 millones en inversiones distintas a la finalidad del aseguramiento.

Entre 2006 y junio de 2011 se detectó también un inusual movimiento de dinero en efectivo en los proyectos y las promesas de compraventa de las clínicas Bogotá, Materno Infantil, Castellana, Medellín, Tunja y el edificio Paralelo 108, en el norte de la capital. Según la auditoría, por esta vía se desviaron $91.646 millones.

Así mismo, aparece que a través de la compañía productora de medicamentos Epsifarma, entre 2008 y 2010, se adquirieron baldosas porcelanato proveniente de China, con destino al complejo hotelero y condominio Villa Valeria, ubicado en el municipio de Restrepo (Meta). También se encontraron pagos a la empresa GuangdonngDopengCeramic Co por valor de $2.326 millones.

Se hallaron también varias inversiones sospechosas en proyectos como la Ciudadela de la Salud, cifra que ante los ojos de los investigadores no estaba justificada en los Estados presentados por la EPS, otras inversiones como las

realizadas en México, Chile y Ecuador despertaron sospechas en los investigadores, se presentaron fortalecimientos de empresas conexas con recursos parafiscales en especial aquellos ajenos a la red propia.

Estos hallazgos llevaron a las autoridades a intervenir el 11 de mayo de 2011 a la EPS para indagar más a fondo los desórdenes e irregularidades encontradas en el proceso de indagación, se ordenó la posesión inmediata de los bienes, haberes y negocios y la intervención forzosa administrativa de Saludmia Entidad Promotora de Salud Organismo Cooperativo; Se ordenó la separación del cargo de Representante legal del Dr. Carlos Gustavo Palacino Antía.

Actualmente la EPS continua intervenida por el Estado, y los cambios en la misma han sido notorios la cartera atrasada ha sido en su mayoría cancelada y la situación financiera de la EPS ha mejorado notoriamente muchas de las propiedades fueron vendidas con lo cual se mejoró el flujo de efectivo, es de notar que aún hay mucha tela por cortar y que los pronunciamientos judiciales están aún pendientes.

CAPITULO 1. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA AUDITORIA FORENSE

En el presente capitulo se extractará y comparará conceptos relacionados con Auditoria Forense, como los son el fraude y el control, con el fin de obtener definiciones claras de los conceptos enunciados anteriormente.

Auditoria Forense Se afirma que las definiciones de Auditoria Forense

que se presentaran a

continuación tiene validez académica, sin embargo se decidió

seleccionar la

definición de(Cano & Lugo, 2004), ya que de manera clara y concreta describe este concepto. (Cano & Lugo, 2004)Entiende Auditoria Forense como: “...una auditoria especializada en descubrir, divulgar, y atestar sobre fraudes y delitos en el desarrollo de las funciones públicas y privadas” (pág. 16) en esta definición se evidencia que la auditoria forense se encarga de expresar y certificar acciones consideradas delictivas que atentan contra los principios y normas de una sociedad, a diferencia de la definición presentada por Cano y Lugo, (Estupiñán Gaitán, 2006) define la auditoria forense como “ …una disciplina nueva, más efectiva que las auditorias de los Estados Financieros y operacional de corte tradicional” en comparación con la definición presentada por Cano y Lugo, está es una definición inconclusa y vaga que deja al lector sin una idea concreta de lo que es Auditoria Forense. A diferencia de la definición presentada por Cano y Lugo y Estupiñan Gaitán, (Chavarría & Roldán, 2002) dicen que: “…debe entenderse como el proceso de recopilar, evaluar y acumular evidencia

con

aplicación

normas,

procedimientos y técnicas de auditoría, finanzas y contabilidad, para la investigación de ciertos delitos, a los que se ha dado en llamar “financieros” o “de cuello blanco” (pág. 3), esta definición es similar a la expuesta por (Cano & Lugo, 2004) puesto que por medio de acciones como recopilar y evaluar se pueden evidenciar los delitos, a través de las normas y procedimientos de auditoría.

Fraude

Se afirma que las definiciones de Fraude que se presentaran a continuación tiene validez académica, sin embargo se decidió seleccionar la definición de (Ferro Veiga, 2011) por su sencillez y precisión, sé considera es la mejor interpretación. (Ferro Veiga, 2011) Entiende el fraude como:“…un acto deliberado de abuso de confianza, el cual, aprovechándose de engaño, se realiza para obtener un beneficio sin consentimiento de la empresa afectada” (pág. 23), de esta definición se puede determinar que el fraude es el deseo de riqueza y poder, que doblega los principios morales y que lleva a la defraudación de una sociedad, a diferencia de la definición presentada, (Estupiñán Gaitán) dice que: “el fraude es: despojar mediante engaño, ya sea a una persona natural o jurídica, dentro de las menciones que se relacionan con los llamados delitos de cuello blanco, son referidos a las defraudaciones que se han hecho a los entes corporativos” (p. 257), en comparación con la definición presentada por Ferro Veiga, está se relaciona al mencionar que fraude es toda acción de engaño a la sociedad.

Se infiere que Estupiñan Gaitán, considera que el término delitos de cuello blanco solo se trata en clases socioeconómicas altas que engañan a las empresas, siendo cometidos estos delitos por miembros de diferentes clases sociales; a diferencia de la definición presentada por Ferro Veiga y Estupiñan Gaitán, (Peña Bermúdez) dice que: “El fraude es siempre tentación para gentes de una débil moral, pero puede llegarse a cometer también excepcionalmente en forma involuntaria” (pág. 39), en esta definición se considera que el fraude no se comete en forma involuntaria ya que en la mayoría de los casos las personas que comete el fraude son conscientes y saben lo que hacen.

El fraude se puede prevenir, detectar y corregir a través de los controles, por medio de políticas y procedimientos, cuyo conjunto abarca el término de control interno, de la cual se afirma que las definiciones de Control Interno

que se

presentarán a continuación tiene validez académica, sin embargo se decidió seleccionar la definición de(Pinto Blanco) por su simplicidad y claridad.

Control Interno

Se afirma que las definiciones de Control Interno que se presentaran a continuación tiene validez académica, sin embargo se decidió

seleccionar la

definición de (Pinto Blanco) por su precisión y claridad en la terminología usada para describir este concepto, por esto se considera es la mejor interpretación. (Pinto Blanco) Define control interno como: “…un sistema integrado por la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos” (pág. 26).

La definición dada por Pinto Blanco es considerada como un sistema integral, creado por la organización para controlar y generar un seguimiento constante a las actividades desarrolladas por los funcionarios que laboran dentro de la compañía con el fin de cumplir con los objetivos y metas fijados por el ente, A diferencia de la definición presentada por (Arens, 2007) el cual afirma que: “Es un sistema de control interno que consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas” (pág. 269), esta definición afirma lo dicho por Pinto Blanco puesto que relaciona el control interno como un sistema.

Arens en comparación a Pinto Blanco lo complementa con el término de seguridad razonable que determina que la información debe ser confiable, a diferencia de la definición presentada por Pinto Blanco y Arens,(Mantilla Blanco, 2003) dice que: “Control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad en la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (pág. 14). Con esta definición se observa que para Mantilla, ya no es un sistema sino un proceso, categorizando la efectividad y eficiencia un medio para el logro de los objetivos.

Se concluye que al realizarse la extracción y comparación de conceptos de un autor con otro se crea uno más amplio y preciso, de los temas a investigar, autores como Cano y Lugo, Ferro Veiga y Pinto Blanco presentan definiciones claras, concretas y comprensibles de los temas objeto de estudio.

CAPITULO 2. DIAGNOSTICO DEL PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO

El Proceso en el cual se enfocará este trabajo es el de Cuentas por Pagar de la EPS Saludmia, específicamente en el procedimiento de Causación y registro de la facturación y cuentas de cobro en el paquete contable.

En el siguiente flujo grama se muestra el procedimiento de causación y registro en el área de cuentas por pagar de las facturas y cuentas de cobro.

Coordinador de Contabilidad

Auxiliar Cuentas por Pagar

Analista de Contabilidad

Diagrama de Flujo – Registro y Causación en Seven

Inicio

Procedimiento Radicación Cuentas por pagar

1. Recibir facturas, cuentas de cobro, ordenes de pago, soportes y anexos requerido de corporación

2. Verificar el cumplimiento de requisitos legales y administrativos de las facturas y cuentas de cobro, definiendo el tipo de gasto

Documentos cumplen con los requisitos?

6. Generar Hoja de Ruta e imprimir

5. Colocar Sello de registro en Seven en los físicos de las facturas información generada por Seven (nombre, fecha y consecutivo)

7. Firmar y anexar hoja de ruta a facturas o cuentas de cobro, con los soportes necesarios

4. Elegir correspondiente distribución del costo y aplicación tributaria (consecutivo causación genera Seven)

3. Ingresar datos requeridos por el sistema (empresa, tipo operación, NIT, proveedor, etc.)

8. Archivar facturas cuando no exista saldos a pagar, junto con los ajustes y notas contables

Procedimiento envió de Autorización de facturas a Tesorería

Fin

12. Generar carta remisoria especificaciones de devolución.

Tomado de: Manual de Procedimiento de Causación de Cuentas por Pagar.

9. Remitir documentos a Coordinador Contabilidad

Coordinador de Contabilidad

Cierre Contable Mensual

Inicio

2. Ingresar a Seven y bloquear los módulos de Tesorería, Cuentas por Pagar, Comercial y Facturación

1. Verificar la ejecución de los procedimientos involucrados en el cierre contable

3. Informar a Analista el cierre del mes para proceder a verificar

5. Analizar las cuentas y terceros de todo el balance y estados de resultados

Analista Contable

4. Ingresar a Seven y generar balance de prueba

10. Confirmar al Coordinador el registro total de procesos

11. Ingresar a Seven Gestión Financiera / Contabilidad / parámetros / bloqueo de meses

6. Corregir las inconsistencias que se presenten en la revisión de cuentas y terceros

9. Ingresar a seven y Generar Balance General y Estado de Resultados

12. Generar el informe financiero del periodo e impresión de libros oficiales

Fin

7. Ingresar a Seven opción cuenta por sucursal y validar información por sucursal

8. Verificar las cuentas del Estado de resultados

Tomado de: Manual de Procedimiento de Causación de Cuentas por Pagar.

(Saludmia, 2009). El procedimiento inicia con la recepción de las cuentas de cobro y facturas por parte del analista de contabilidad el cual tiene las siguientes funciones: 

Recibir y revisar las facturas y cuentas de cobro con sus anexos y soportes correspondientes, entregado por parte del auxiliar administrativo el cual entrega relación (hoja de radicación) de las facturas entregadas al analista de contabilidad.



Verificar

cumplimiento

los

requisitos

legales,

tributarios

administrativos de la factura, así como también las autorizaciones y originalidad de las mismas. 

Analizar una vez causadas las cuentas de cobro y facturas en el sistema contable las cuentas, centros de costo y aplicación tributaria. 21

Una vez el analista ha realizado revisión de las facturas y cuentas de cobro, este procede a realizar la distribución a los auxiliares contables del área de cuentas por pagar, los cuales para la EPS Saludmia son 4 personas, y tiene las siguientes funciones: 

Ingresar al paquete contable

las facturas y cuentas de cobro que han

cumplido con los requisitos anteriormente mencionados, teniendo en cuenta las fechas de causación, de emisión de la factura o cuenta de cobro, tipo de operación (el cual relaciona la cuenta por pagar),así como también el NIT, conceptos de pago, numero de factura entre otros. 

Verificar que la factura o cuenta de cobro no tenga anticipos pendientes por legalizar y de realizar las legalizaciones pertinentes.



Realizar la correcta distribución del centro de costo y sucursal (elegir la cuenta contable que afecte las cuentas del costo, gasto, compra de activos, diferidos y anticipo) así como la correcta aplicación tributaria.



Colocar sello de causación en el cual se especifica el nombre del responsable, fecha de causación, número de causación generado por el paquete contable.



Generación de hojas de ruta (relación de las facturas causadas en el sistema contable).



Firmar y anexar las cuentas de cobro y facturas.



Radicar en el área de tesorería una vez revisado por la analista contable y autorizado por el Coordinador del área de Cuentas por Pagar.



Archivar las hojas de ruta (firmadas por la persona encargada de recepción en el área de tesorería).



Realizar las devoluciones de aquellas facturas y cuentas de cobro que no cumplan los requisitos legales, tributarios o administrativos.

Una vez el analista ha realizado la revisión de las facturas y cuentas de cobro ingresadas en el sistema por el auxiliar contable, y este tiene la seguridad que la información se ha ingresado de manera correcta, se hace entrega al Coordinador de Cuentas por pagar de las hojas de ruta con sus anexos y soportes (cuentas de cobro, facturas y autorizaciones) para que este proceda a la firma y autorización de las facturas, para así proceder en el área de tesorería al pago de las facturas autorizadas por la coordinación del área de cuentas por pagar.

En el flujograma también se evidencia el procedimiento que realiza el área de contabilidad con la información ingresada en el paquete contable por el área de cuentas por pagar, con esta información el área de contabilidad se encarga de analizar las cuentas del balance de prueba y estado de resultados, así como también se encargan de la revisión de las sucursales, centro de costos y terceros, una vez realizada la revisión y análisis se procede a realizar las correcciones a que haya lugar para así emitir Estados Financieros. Este es el procedimiento que realizan las áreas de cuentas por pagar y contabilidad, con esta información damos a conocer el proceso de estas áreas, haciendo referencia al procedimiento de registro y causación de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable, el cual es objeto de estudio.

Una vez utilizada la técnica de inspección con la información obtenida en el procedimiento de causación del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia, se procede a la identificación del problema, para el cual fue necesaria la aplicación de encuestas al personal que conforma el área de cuentas por pagar. Como resultado de estas encuestas se presenta el siguiente análisis:

Las encuestas fueron practicadas a un analista de contabilidad y cuatro auxiliares contables del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia, se elaboraron diez preguntas cerradas, con tres opciones de respuesta categorizadas: Ninguna, Parcialmente y Totalmente.

Primera pregunta ¿Conoce usted el procedimiento de cuentas por pagar?,

100% de los encuestados respondió parcialmente, por consiguiente se deduce que el procedimiento no es clara para los responsables del cargo.

Segunda pregunta ¿Sabe usted si las facturas que llegan al área están autorizadas al momento de la causación?, el 100% de los encuestados respondió parcialmente, lo que se evidencia que no se cumple el 100% del procedimiento de causación de cuentas por pagar.

Tercera pregunta ¿Las facturas que llegan al área de cuentas por pagar presentan anexo los comprobantes estipulados en los manuales?, el 100% contesto parcialmente, lo que revela que no se cumple con los controles existentes en el procedimiento de causación de cuentas por pagar.

Cuarta pregunta ¿Causa usted facturas que cubran rubros diferentes al objeto de la empresa?, con respecto a esta pregunta el 60% de los encuestados respondió totalmente y el 40% parcialmente, lo que arroja este resultado evidencia que el personal no está siguiendo el procedimiento establecido por la EPS Saludmia.

Quinta pregunta ¿Conoce el procedimiento para archivo de facturas, hojas de ruta y memorandos de devolución propios a su cargo?, el 100% de los encuestados respondió totalmente, lo que indica que no es un punto crítico porque todo el personal conoce totalmente el procedimiento.

Sexta pregunta ¿Está usted seguro que las facturas que se registran en el paquete contable corresponden a hechos ciertos y reales?, el 100% de los encuestados respondió ninguna, por lo consiguiente se deduce que las personas encuestas no tienen conocimiento de la veracidad del contenido de las facturas, por lo tanto es necesario buscar un mecanismo de control.

Séptima pregunta ¿Sabe usted si el área de cuentas por pagar tiene copia actualizada de los contratos celebrados con sus proveedores?, el 60% de los encuestados respondió parcialmente y la diferencia respondió ninguna. De acuerdo a este resultado se puede evidenciar que no hay certeza si el área tiene copia de los contratos, por lo tanto es necesario buscar un mecanismo de control.

Octava pregunta ¿Las facturas que llegan al área de cuentas por pagar presentan diferencias en la liquidación aritmética?, el 100% de los encuestados respondió parcialmente, lo que indica que los responsables del cargo no están cumpliendo con los controles existentes en el procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro.

Novena pregunta ¿Sabe usted si en el área de cuentas por pagar se conserva archivo físico de las facturas causadas en el paquete contable?, el 80% contestó ninguna, lo que revela que no hay evidencia física de las facturas y cuentas de cobro causadas en el área de cuentas por pagar, por lo tanto es necesario buscar un mecanismo de control.

Décima pregunta ¿Cree usted que los errores cometidos en el cierre mensual se deben a los tiempos?, el 100% de los encuestados respondió totalmente, por lo consiguiente se deduce que el tiempo es corto ó que existe represamiento en el envió de la información por parte de las regionales, por lo tanto se recomienda buscar un mecanismo de control.

De acuerdo al análisis presentado anteriormente, en la siguiente matriz, se procederá a la identificación y tipo de riesgos, así como la descripción del problema, los impactos de los riesgos identificados y el momento de ocurrencia dentro del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas cobro en el paquete contable del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia.

RIESGO 1. Reconocimiento de erogaciones que no corresponden al objeto social de la EPS Saludmia

TIPO DE RIESGO Económico

2. Reconocimiento Económico de hechos inciertos e irreales

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Causación y registro de facturas y cuentas de cobro sin existir certeza de la conexión con el objeto social de la EPS.

Causación y registro de facturas y cuentas de cobro sin existir certeza de la ocurrencia del suministro y/o servicio prestado en las diferentes sucursales que tiene la EPS Saludmia.

IMPACTO DEL RIESGO Reconocimiento de costos y gastos ficticios mostrando una realidad económica equivocada y perdida en los Estados Financieros.

Reconocimiento de costos y gastos que genera perdida del flujo de efectivo.

RIESGO

TIPO DE DESCRIPCIÓN DEL RIESGO PROBLEMA 3. Vigencia y Administrativo, Causación y registro de veracidad de los Económico y facturas y cuentas de cobro Contratos con Tributario en el paquete contable , de los prestadores las cuales no se tiene de servicios seguridad de la existencia de los contratos, o de existir, si estos cumplen con los requisitos de control interno tales como: firma del representante legal de la EPS, condiciones de pago, sucursales en las cuales se prestara el servicio, objeto del contrato , entre otros 4. Neteo de facturas

la Administrativo

IMPACTO DEL RIESGO

Inflación de los costos y gastos, presentando en los Estados Financieros partidas que no representan la realidad económica de la EPS, las cuales afectan la toma de decisiones por parte de los usuarios internos y externos, por otra parte tributariamente la EPS Saludmia está realizando pago de impuestos que se alejan del la realidad económica. Causación y registro de Diferencia entre los De acuerdo al diagrama de flujo facturas y cuentas de cobro soportes físicos y los del procedimiento de causación en el paquete contable con registro contables. y registro de facturas y cuentas errores aritméticos en la de cobro en el paquete liquidación. contable, se detecta este riesgo en el paso 2 en el cual el analista de contabilidad verifica el cumplimiento de los requisitos legales, administrativos y tributarios, adicional al momento en el cual el auxiliar contable realiza el ingreso de la imputación tributaria en el paquete contable. 28

RIESGO

TIPO DE RIESGO 5. Inexistencia de Administrativo soportes físicos de las facturas y cuentas de cobro en el área de cuentas por pagar

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA No existen archivos físicos de las facturas y cuentas de cobro causadas en el área de cuentas por pagar.

6. Optimización Económico, del tiempo tributario y maximización administrativo de errores al momento del registro de las facturas y cuentas de cobro

Los tiempos de cierre contable son demasiado cortos y el volumen de facturas y cuentas de cobro son demasiado altas, lo que genera que los controles previstos por el área no sean ejecutados de manera confiable

IMPACTO DEL RIESGO Al momento de un requerimiento por parte de una entidad de supervisión o control no se puede soportar de manera inmediata la operación que se lleva a cabo en el área de cuentas por pagar Emisión de información errónea la cual afecta la liquidación de impuestos, pago de proveedores y emisión de estado financiero; adicional al tiempo en el que se incurre en correcciones.

MOMENTO DEL PROCEDIMIENTO De acuerdo al diagrama de flujo del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable, se detecta este riesgo en el paso 8 en el cual el auxiliar de contabilidad archiva copia de la hoja de ruta radicada en tesorería. En el procedimiento del área de cuentas no se hace alusión a los tiempos de cierre mensual, esta es una responsabilidad del Coordinador del área de cuentas por pagar.

Con el diagnostico realizado anteriormente al procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia, y la matriz presentada, se concluye en este capítulo que los controles existentes en el área de cuentas por pagar necesitan ser fortalecidos, teniendo en cuenta los 6 riesgos identificados, sus impactos y momentos de ocurrencia dentro del procedimiento, para estos riesgos se formularan en el siguiente capítulo medidas a controlar.

CAPITULO 3. FORMULACIÓN DE LAS

MEDIDAS A CONTROLAR DEL

PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO.

En el presente capitulo se formularan las medidas a controlar en base al diagnostico realizado en el capitulo anterior al procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable

del área de

cuentas por pagar de la EPS Saludmia.

Se presenta la siguiente matriz la cual consta del riesgo identificado en el capitulo anterior, las medidas que se proponen para controlar dicho riesgo y el momento de ocurrencia dentro del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el área de cuentas por pagar

RIESGO

MEDIDAS PARA CONTROLAR

1. Reconocimiento de erogaciones que no corresponden al objeto social de la EPS Saludmia

Implementación de una matriz en la cual se ingrese en Excel el concepto de la factura o cuenta de cobro, y que este mediante una fórmula condicional identifique si el concepto facturado se encuentra en una base de datos de los costos y gastos en los que incurre la EPS para el desarrollo del objeto social, esta función debe ser responsabilidad del analista de contabilidad, quien tiene contacto por primera vez con las facturas y cuentas de cobro radicadas en el área de cuentas por pagar.

RIESGO

MEDIDAS A CONTROLAR

2. Reconocimiento de hechos inciertos e irreales

Ampliación de los conceptos por los cuales debe anexarse de manera obligatoria el Acta de Entrega a Satisfacción, ya que solo aplica para la compra de activos y repuestos de equipos médicos, se considera que el Acta de Entrega a Satisfacción debe ser aplicada para todos los suministros (papelería, elementos de aseo, materiales para mantenimientos, entre otros) que se realicen en las diferentes sucursales que tiene la EPS Saludmia; Para el caso de la prestación de servicios (lavandería, aseo, mantenimientos locativos, de equipos, entre otros) para los cuales no existe ningún formato en el cual se pueda evidenciar la certeza del servicio prestado, se plantea la implementación de un acta similar al Acta de Entrega a Satisfacción en la cual se deje constancia que el proveedor efectivamente realizo la labor por la cual fue contratado. Se sugiere que para el caso de suministro y prestación de servicios el acta sea firmada únicamente por el gerente regional. Se considera que el Coordinador del área de Cuentas por pagar debe solicitar a cada sucursal que tiene la EPS Saludmia, copia física de todos los contratos celebrados entre la EPS y los proveedores, para con esto crear un archivo del mismo en el área de cuentas por pagar.

3. Vigencia y veracidad de los Contratos con los prestadores de servicios

De acuerdo al diagrama de flujo del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable, se detecta este riesgo en el paso 2 en el cual el analista de contabilidad verifica el cumplimiento de los requisitos legales, administrativos y tributarios.

RIESGO 4. Neteo facturas

MEDIDAS A CONTROLAR la Se plantea realizar liquidación por concepto y por imputación tributaria a cada factura que llega al área de cuentas por pagar, siendo esta responsabilidad compartida entre el analista y el auxiliar de contabilidad

5. Inexistencia de soportes físicos de las facturas y cuentas de cobro en el área de cuentas por pagar

Se plantea que el auxiliar de contabilidad debe dejar copia física de la factura o cuenta de cobro causada en el área de cuentas por pagar, anexándola a la hoja de ruta que corresponda.

6. Optimización del tiempo maximización de errores al momento del registro de las facturas y cuentas de cobro

Se considera que las fechas de cierre no pueden ser modificadas, puesto que se verían afectadas otras áreas del departamento financiero, por lo tanto se plantea solicitar a los gerentes regionales el envió paulatino de las facturas y cuentas de cobro en el transcurso del mes, para así evitar el represamiento que se genera en el cierre del área de cuentas por pagar y con ello asegurar el cumplimiento del procedimiento del área.

MOMENTO DEL PROCEDIMIENTO De acuerdo al diagrama de flujo del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable, se detecta este riesgo en el paso 2 en el cual el analista de contabilidad verifica el cumplimiento de los requisitos legales, administrativos y tributarios, adicional al momento en el cual el auxiliar contable realiza el ingreso de la imputación tributaria en el paquete contable. De acuerdo al diagrama de flujo del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable, se detecta este riesgo en el paso 8 en el cual el auxiliar de contabilidad archiva copia de la hoja de ruta radicada en tesorería. En el procedimiento del área de cuentas no se hace alusión a los tiempos de cierre mensual, esta es una responsabilidad del Coordinador del área de cuentas por pagar.

Las medidas planteadas anteriormente podrĂan implementarse en el ĂĄrea de cuentas por pagar, ya que son viables y aun cuando requieren tiempo y compromiso por parte de los responsables del ĂĄrea, ayudan a mitigar, prevenir y controlar el riesgo de fraude dentro de la EPS Saludmia.

CONCLUSIONES

Una vez realizado el diagnostico, identificación de riesgos y formulación de medidas a controlar del procedimiento de causación y registro de facturas y cuentas de cobro en el paquete contable del área de cuentas por pagar de la EPS Saludmia se concluye que:

A pesar de los fraudes, el área de cuentas por pagar cuenta con controles de las funciones, procesos y procedimientos, los cuales se encuentran descritos en los manuales de procedimientos que posee esta área, es de notar que dichos controles no se evidencian en la práctica.

Al realizar el diagnostico de los controles del proceso de cuentas por pagar, el procedimiento de causación y registro de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable y las funciones del personal encargado de este procedimiento, se hallo que los controles existentes en la EPS Saludmia ponen en riesgo la liquidez y sostenibilidad de la misma, dejándola vulnerable al fraude. Los controles existentes del área de cuentas por pagar presentan falencias debido a la falta de seguimiento y monitoreo de los controles existentes, impidiendo esto la retroalimentación y el mejoramiento continuo de los mismos.

En el capítulo 3 se plantean medidas que contribuyen al fortalecimiento de los controles existentes en el procedimiento de causación y registro de las facturas y cuentas de cobro en el paquete contable , se presentan a continuación algunas de las medidas enunciadas en dicho capitulo:

1. Implementación de una matriz en Excel mediante la cual se pueda corroborar la relación de las facturas y cuentas de cobro con el objeto social de la EPS Saludmia.

2. Solicitar a las sucursales que posee la EPS copias físicas de los contratos celebrados con los proveedores. 3. Se plantea anexar copia de la factura causada a la copia de la hoja de ruta radicada en tesorería.

Estas medidas podrían implementarse en el área de cuentas por pagar, ya que son viables y aun cuando requieren tiempo y compromiso por parte de los responsables del área, ayudan a mitigar, prevenir y controlar el riesgo de fraude dentro de la EPS Saludmia.

BIBLIOGRAFÍA Arens, A. (2007). Auditoría Un Enfoque Integral. Bogotá: Pearson. Cano, M., & Lugo, D. (2004). Auditoria Forense . Bogota : Ecoe Ediciones . Chavarría, J., & Roldán, M. (2002). Auditoría Forense. San José: Universidad Estatal a Distancia. Confecoop. (Agosto de 2009). Las Cooperativas de Trabajo Asociado en Colombia. Recuperado el 12 de Agosto de 2012, de Observatorio Cooperativo No. 11: http://www.confecoop.coop/observatorio/11/files/doc11.pdf Estupiñán Gaitán, R. (2006). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Bogotá: Ecoe Ediciones. Ferro Veiga, J. M. (2011). Investigación del Fraude Interno y Externo. San Vicente (Alicante): Editorial Club Universitario. Mantilla Blanco, S. A. (2003). Control Interno Informe COSO. Bogotá: Ecoe Ediciones. Peña Bermúdez, J. M. (s.f.). El Control, La Auditoría y la Revisoría Fiscal. Ecoe Ediciones. Pinto Blanco, E. (s.f.). Auditoría Control Interno y Control Fiscal . Bogotá: Opciones Creativas Ltda. Quevedo, N. (21 de Enero de 2012). El Expediente Inédito de la EPS Saludmia. Recuperado el 17 de Abril de 2012, de http://www.elespectador.com/noticias/investigacion/articulo322247-elexpediente-inedito-de-eps-Saludmia Saludmia, E. (Agosto de 2009). Manual de Procedimiento de Causación de Cuentas por Pagar. Bogotá. Saludmia, E. (s.f.). Saludmia: Un Patrimonio de Salud Y Bienestar que Pertenece a los Colombianos. Recuperado el 19 de Abril de 2012, de http://www.Saludmia.coop/index.php?option=com_content&view=article&id=96&Itemid =56 SENA. (s.f.). Por el Cual Se Actualiza La Legislación Cooperativa. Recuperado el 12 de Agosto de 2012, de http://www.sena.edu.co/downloads/Normas%20SENA/ley-79-de-1988.pdf Senado, S. d. (s.f.). Información Legislativa. Recuperado el 12 de Agosto de 2012, de http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/estatuto_tributario_pr026. html

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO Realizar la causación en , de las facturas por compras de bienes y servicios administrativos de las empresas clientes, dando cumplimiento a las políticas de control interno, requisitos legales, afectaciones tributarias y fiscales. ALCANCE Inicia con la recepción de facturas, cuentas de cobro, servicios públicos, arrendamientos, entre otros, continua con la verificación de requisitos legales, tributarios y autorizaciones e ingreso de la información contable y tributaria en. Finaliza con la radicación en el área de tesorería, por medio de un informe denominado Hoja de Ruta. RESPONSABLES CARGO

RESPONSABILIDAD

Auxiliar Cuentas por Pagar

Ejecución

Analista Cuentas por Pagar

Revisión y Seguimiento

Coordinador Cuentas por Pagar

Medición, Control y Seguimiento

Dirección Nacional de Contabilidad

Control ANEXOS

NOMBRE ANEXO / FORMATO

No 01

Hoja de Ruta Cuentas por Pagar CONDICIONES GENERALES POLÍTICAS:

> Conocer el Objeto Social principal de la empresa en la cual se van a causar las facturas, así como sus características tributarias para establecer sus responsabilidades en cuanto a retenciones e impuestos, (Régimen tributario, tipo de contribuyente, calidad de agente retenedor, régimen de IVA) > Verificar en la factura los siguientes aspectos: - Cumplimiento de los requisitos contenidos en el Artículo 617 del E.T. - Contenga el sticker de radicación en ONBASE. - Factura original, según ley 1231 de 2008. No es válido copia de factura. - Verificar en la factura que los datos de NOMBRE / RAZON SOCIAL Y NIT del cliente correspondan a la empresa en la cual se va a causar. - Verificar que no existan errores aritméticos en la liquidación de la factura. - Verificar que todas las facturas enviadas por las empresas clientes, se encuentren en una relación física la cual debe contener los datos de la factura, proveedor y gasto autorizado; debe contener además la firma, sello y huella del gerente de la empresa.

CONDICIONES GENERALES >Se debe tener en cuenta los siguientes tiempos, entre la fecha que se radica en Cuentas por Pagar, y la fecha en que se radica en el área de tesorería para el giro: -

Servicios públicos – (1 día). Impuestos – (Trámite Inmediato). Arrendamientos de bienes inmuebles – (5 Primeros días de cada mes). Anticipos – (Trámite inmediato – Previa autorización de presidencia y vicepresidencia) Solicitudes de presidencia y vicepresidencia – (Trámite Inmediato). Facturas administrativas – Diferentes a las mencionadas deberán radicarse en Tesorería máximo 10 días después de la llegada a Cuentas por Pagar. Las Facturas deben ser radicadas en Cuentas por Pagar máximo 5 días después de su recepción por parte del Cliente. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Analista Cuentas por Pagar: 1. Recibir facturas, cuentas de cobro, órdenes de pago, soportes, anexos requeridos para la respectiva distribución del gasto, junto con la hoja de radicación por parte del funcionario encargado de ésta función. 2. Verificar que las facturas sean radicadas junto con la relación firmada y sellada de la empresa cliente, adicional se debe realizar revisión de stickers de radicación en ONBASE 3. Verificar el cumplimiento de requisitos legales y administrativos de la factura - (FECHA, NOMBRE, NIT, FIRMA AUTORIZADA, DESCRIPCIÓN, RÉGIMEN TRIBUTARIO, TIPO DE CONTRIBUYENTE, CALIDAD DE AGENTE RETENEDOR, RÉGIMEN DE IVA). Validar si la factura es original o copia, y la autorización. Adicional a esto se debe revisar la concordancia de la factura recibida con relación al objeto de la empresa en la cual se está recibiendo la factura o documento equivalente. 4. Verificar que las ordenes de servicio y de compra se encuentren anexas al original de la factura o documento equivalente correspondiente al suministro o prestación de servicios, este documento debe estar firmado por la persona que autoriza la factura o documento equivalente. 5. Verificar en el caso de compra, remodelación o mejoras de activos contenga el acta de entrega con las firmas de los responsables que recibieron el bien según modelo establecido. 6. Identificar que el gasto este dentro de lo presupuestado ya previamente aprobado por la junta directiva. * Si los documentos cumplen con los requisitos legales, administrativos y de Control Interno, continuar con el paso 7; de lo contrario remitirse al paso 16. Auxiliar Cuentas por Pagar: 7. Verificar que la totalidad de las facturas físicas se encuentren relacionadas en el listado firmado por la Gerencia de la empresa cliente y en listado entregado en el área de correspondencia por medio del sticker impreso y anexo en todas las facturas del área. * Las facturas que se encuentren relacionadas, continuar al paso 8, de lo contrario remitirse al paso16. 8. Ingresar en el aplicativo a la opción - Gestión Financiera / Proveedores / Transacciones / Facturación. > Seleccionar la empresa cliente.

> Elegir el Tipo de Operación de acuerdo al concepto de la factura. > Ingresar la fecha del registro de la factura y la fecha de radicación de la misma en la empresa cliente. > Descripción y concepto cobrado en la factura, no se deben discriminar nombres propios de funcionarios ni directivos. > Número de factura ó documento equivalente. >Nit Proveedor, Razón Social. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO > Verificar que no existan anticipos pendientes por legalizar con el proveedor, con el fin de evitar pagos dobles y realizar las legalizaciones pertinentes. > Elegir correspondiente distribución del costo (Seleccionar el PRODUCTO que relaciones las cuentas contables adecuadas para la factura que se va a causar). > Definir el manejo adecuado del IVA teniendo en cuenta si corresponde a Costo, Gasto, Compra de Activos, Causación de diferidos y anticipos - y su respectiva aplicación tributaria. > Aplicar las retenciones correspondientes teniendo en cuenta que se relacionen las cuentas contables adecuadas, y aplicando lo establecido en los artículos 365 a 404-1 del Estatuto Tributario en cuanto a las tarifas de retención por cada concepto. > Realizar la asignación de sucursal, regional, centro de costo, de acuerdo a donde se genera el Gasto. > Realizar Click en la opción "APLICAR", para que la causación quede totalmente contabilizada. 9. Relacionar en el sello de aprobación, la fecha de causación y consecutivo generado por, así como el nombre del funcionario que la realizó. 10. Generar formato de Hoja de Ruta en e imprimirlo. 11. Firmar y anexar Hoja de Ruta a la factura y/ó cuenta de cobro, con sus soportes. Analista Cuentas por Pagar: 12. Ingresar a: /Gestión Financiera/Proveedores/informes/imputación contable por usuario generar reporte y corroborar contra los físicos de las facturas, con el fin de identificar errores contables y tributarios de la causación. Coordinador Cuentas por Pagar: 13. Verificar Hoja de Ruta y soportes anexos, garantizando el cumplimiento de los requisitos ya mencionados Auxiliar Cuentas por Pagar: 14. Radicar hojas de ruta y soportes anexos en el área de Tesorería. 15. Archivar hojas de ruta radicadas en el área de Tesorería y conservando las copias de forma ordenada Analista Cuentas por Pagar: 16. Remitir al coordinador de cuentas por pagar, las facturas, cuenta de cobro y orden de pago que no cumplan con los requisitos de control interno o legal. Con el fin de gestionar la devolución de la facturación a las empresas clientes. Tomado de: Manual de Procedimiento de Causación de Cuentas por Pagar.

ACTA DE ENTREGA A SATISFACCION EPS SALUDMIA

Proveedor Nit. Orden de Compra No. Fecha Orden de Compra Factura No. Fecha de recibido No. Guía o Remisión Empresa Transportadora Nombre de quien recibe (legible y claro) No. C.C. de quien recibe Cargo de quien recibe Punto físico donde se recibe FIRMA (legible y clara)

C.C. No. De no recibir a conformidad por favor abstenerse de enviar la factura para su trámite de causación y pago. 

Remisión de entrega

Políticas - Dirección Administrativa Nacional Tomado de: Manual de Procedimiento de Causación de Cuentas por Pagar.

ANEXO 2

ENTREVISTA ANALISTA AREA DE CUENTAS POR PAGAR EPS SALUDMIA Nombre: Claudia Yohana Moreno Garz贸n Fecha: 9 de agosto de 2012 Cargo: Auxiliar Cuentas por Pagar

PREGUNTAS 1.Conoce usted el procedimiento del area de cuentas por pagar? 2.Sabe usted si las facturas que llegan al area estan autorizadas al momento de su causacion ? 3. Las facturas que llegan al area de cuentas por pagar presentan anexo los comprobantes estipulados en los manuales 4.Causa usted facturas que cubran rubros diferentes al objeto de la empresa 5.Conoce el procedimiento para archivo de facturas,hojas de ruta y memorandos de devolucion propios a su cargo 6.Esta usted seguro que las facturas que se registran en el paquete contable corresponden a hechos ciertos y reales 7.Sabe usted si el area de cuentas por pagar tiene copia actualizada de los contratos celebrados con sus proveedores 8.Las facturas que llegan al area de cuentas por pagar presentan diferencias en la liquidacion aritmetica 9.Sabe usted si en el area de cuentas por pagar se conserva archivo fisico de las facturas causadas en el paquete contable Seven 10.Cree usted que los errores cometidos en el cierre mensual se deben a los tiempos