SEGUIMIENTO Y CONTROLES AL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES DE LA EMPRESA TEXTRAMA S.A.
JENNY LISBETH VARGAS MAZA MARIA LORENA PEÑALOZA BOLAÑOS
Trabajo de Monografía para optar por el titulo de Contador Público.
Director de trabajo de Monografía SONIA PATRICIA ROA
UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ, MAYO 27 DE 2012
SEGUIMIENTO Y CONTROLES AL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES DE LA EMPRESA TEXTRAMA S.A. RESUMEN. Las técnicas de control son herramientas de las que un administrador ejerce un control para la mitigación del riesgo en cada uno de los procesos de la empresa. Para la ejecución de ésta investigación se tomó a la empresa
Colombiana
seguimiento
y
TEXTRAMA
control
al
S.A
sistema
de
para
realizar
planificación
de
recursos empresariales, debido a que la implementación del nuevo ERP 1 ha presentado algunos inconvenientes en la migración de datos en la cartera. PALABRAS
CLAVE.
Técnicas
de
Control,
mitigación
de
riesgo, erp, auditoria, la empresa TEXTRAMA S.A., trabajo de campo. ABSTRACT.
Control
techniques
are
tools
that
an
administrator has control of risk mitigation in each of the processes of the company. To carry out this research was taken to the Colombian company TEXTRAMA SA to track and control the system of enterprise resource planning, because implementation of the new ERP has presented some problems in data migration in the portfolio. KEYWORDS.
Control
Techniques,
risk
mitigation,
erp,
auditing, the company TEXTRAMA SA fieldwork. 1
Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio así como la producción y distribución.
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1. INTRODUCCIÓN Textrama S.A fue constituida el 10 de febrero de 1983, dedicada
a
la
explotación
de
hilados
y
tejidos,
la
producción de telas rígidas semielásticas o elásticas a base de fibras sintéticas o naturales, el procesamiento, terminación y acabado de los productos indicados en la parte anterior, la producción y elaboración de hilos o hilazas a base de fibras sintéticas o naturales o de combinación
de
transformados,
materiales semiprocesados,
distribución y venta
Su
misión
textil,
es
gama
satisfacer
personal
de
idóneo
las
o
natural,
semimanufacturados,
necesidades
comercializando
servicios y
estado
en general de artículos textiles.
fabricando,
amplia
en
de
y
para
mercado
ofreciendo
una
calidad,
con
excelente
comprometido
del
garantizar
y
dar
soluciones a las necesidades de los clientes.
Su Visión es ser la fábrica textil líder en Colombia con una
amplia
servicios
proyección
de
alta
internacional
calidad,
para
y
generar
ofreciendo una
imagen
corporativa de confiabilidad y excelencia en cada uno de sus productos y servicios. Textrama
S.A
es
una
empresa
que
busca
tecnología
y
mecanismos de información eficientes y eficaces, por ello fue necesario reorganizar su información en un nuevo ERP 2 mucho
más
práctico
que
le
permita
acceder
a
la
2
Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio así como la producción y distribución.
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información requerida en cualquier momento y de cualquier tipo sin demora alguna, esto debido a que actualmente el acceso a la información de la compañía en el modulo de cartera
presenta
algunas
falencias
que
pueden
generar
riesgos de error en la información suministrada. Por
medio
de
este
trabajo
se
pretende
realizar
seguimiento y controles al sistema de planificación de recursos empresariales de la empresa TEXTRAMA S.A. La investigación se desarrolla a partir de la necesidad de generar confianza a la gerencia, acerca de la información suministrada por el modulo de cartera de la compañía; teniendo conciencia que éste representa un 40% de los estados financieros y actualmente es el punto más débil de la organización, de
tecnologías
requiere mayor atención y mayor uso
para
que
la
información
sea
lo
más
razonable, confiable y oportuna posible.
2. OBJETIVO GENERAL Realizar
seguimiento
y
controles
al
sistema
de planificación de recursos empresariales de la empresa Textrama s.a. para mitigar el riesgo en la migración de datos al nuevo ERP 3 en el área
de cartera.
3
Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio así como la producción y distribución.
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2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2.1.1. Realizar un diagnostico por medio de encuestas e información documental referente a la migración de datos
de
la
cartera
de
la
empresa
Colombiana
TEXTRAMA S.A. 2.1.2. Realizar pruebas de Auditoria, por medio de un trabajo
de
campo,
que
permita
determinar
las
técnicas de control en la migración de datos del modulo
de
cartera
en
la
empresa
Colombiana
TEXTRAMA S.A. 2.1.3. Formular técnicas de control en la migración de datos
del
modulo
de
cartera
en
la
empresa
la
información
Colombiana TEXTRAMA S.A.
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿Es
confiable,
suministrada Dynamics colombiana En
busca
y
por el
G.P
para
oportuna
modulo de cartera del software los
accionistas
de
calidad
la
la
empresa
TEXTRAMA S.A? de
Textrama S.A. GP),
útil
mejorar
la
de
información,
Adopta un nuevo ERP (Microsoft Dynamics
con el fin de minimizar errores y maximizar tiempo
y recursos, permitiendo tanto a los empleados como a los directivos
facilidad
de
alcance
a
la
información
en
cualquier momento y de cualquier tipo. El ERP que se implantó ya hace aproximadamente año y medio es dynamics GP de Microsoft, este sistema permite un mayor alcance a la información en menor tiempo y mayor adaptabilidad de Página 5 de 33
la información y los procesos contables y productivos a la realidad de la empresa según aseguran los usuarios. GP dynamics de Microsoft ofrece gran variedad de beneficios que coadyuvan al buen funcionamiento de la información contable. Durante este año y medio de migración de la información contable,
el
sistema
ha
ofrecido
los
resultados
casi
esperados en la mayoría de sus módulos a excepción del módulo
de
Cartera,
en
el
cual
aún
no
se
ha
logrado
conciliar toda la información. La transcripción de los datos y documentos ha sido compleja debido en su mayor parte
al
alto
volumen
de
información
que
se
intentó
migrar en los periodos comprendidos de enero del año 2010 hasta diciembre de 2011 del programa heinsohn el cual ya estaba obsoleto y no ofrecía agilidad en el acceso a la información. Otra de las posibles causas del ingreso incorrecto de información,
se
debió
probablemente,
a
que
por
la
necesidad de tener la base de datos actualizada en el menor
tiempo
ingresar
posible,
ciertas
se
partes
delegó de
a
varios
información,
empleados
actividad
a
que
complicó el objetivo debido a que muchas de esas personas no contaban con el conocimiento necesario para hacer este tipo de trabajo, que lentificaron
4
el traspaso de la
información y complicaron mas el proceso de la migración de datos, al tomar más tiempo en la corrección de dichos errores.
4
Hacer más lento un proceso.
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Debido a los retrasos generados por el cambio de ERP no se ha podido llevar adecuadamente la información ya que no ha sido del todo depurada, lo que nos impide, saber si en realidad se está ejerciendo un control del riesgo y si la
información
que
se
esté
suministrando
a
la
administración y a los accionistas, es correcta para la toma de decisiones. Es muy poco el personal que tiene conocimiento del nuevo aplicativo, lo que hace que el ingreso de la información, se vuelva cada vez más compleja y dentro de este ámbito se crea desconfianza en la información que se suministra.
4. JUSTIFICACION La
importancia
de
presentar
información
confiable
y
acertada, es de nivel relevante para cualquier tipo de compañía, y de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2649 de
1990
“La
fundamentalmente operaciones
del
información para ente
contable
ejercer
control
económico,
tomar
debe
servir
sobre
las
decisiones
en
materia de inversiones y crédito…”. No cabe duda que para alcanzar el éxito organizacional es actividad esencial fomentar la efectividad en los procesos de recolección, almacenamiento,
distribución
y
aplicación
de
la
información. El presente informe busca formular técnicas de control al nuevo ERP adquirido por la compañía Textrama S.A. Para poder
garantizar
la
confiabilidad
y
veracidad
de
la
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información
enfocadas
a
su
cartera
además
de
ofrecer
seguridad para los accionistas en la toma de decisiones. Las técnicas de control son de gran importancia ya que con ellas se permite evaluar los procesos que se están realizando dentro de una organización.
Al evaluar este
tema se pretende analizar si existen posibles pérdidas de información al migrar los datos de cartera, si las tomas de
decisiones
han
sido
las
adecuadas,
los
impactos
fiscales que se puedan generar por falta de información, entre otros factores que puedan generar riesgo para su operación.
5. MARCO METODOLOGICO. El tipo de investigación a realizar es de campo, ya que “se enfoca en comprender y resolver algunas situaciones, necesidades o problemas en un contexto determinado. El investigador trabaja en el ambiente natural en el que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que
obtendrá
los
datos
más
relevantes
a
ser
analizados…” 5 . Dentro de esta investigación, el trabajo de campo se desarrollará específicamente en la empresa Textrama s.a en el departamento de cartera, donde
se
analizaran los procesos realizados en la migración de la cartera del ERP aplicado y de acuerdo a los resultados generados se formularán las técnicas de control para la mitigación del riesgo.
5
http://es.wikipedia.org
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6. MARCO CONCEPTUAL.
6.1. ERP Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio así como la producción
y
distribución.
sincronizan
todas
incluyendo:
Recursos
las
Los
sistemas
operaciones
Humanos,
de
finanzas
ERP la
unen
y
compañía
manufactura
y
distribución, así como también debe permitir conectar a la empresa con sus clientes y proveedores.
6.2. CARTERA Se denomina cartera o portafolio de clientes al conjunto de
clientes
dentro
de
que un
los
área
vendedores de
venta
y
de con
una
empresa
los
que
tienen
interesa
mantener un contacto.
6.3. RIESGO Es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de
transacción
haya
sufrido
distorsiones
que
puedan
resultar materiales, individualmente o al acumularse con otras
distorsiones
de
otros
saldos
o
clases
de
transacciones, por no haber sido prevenidas o detectadas y
corregidas
oportunamente
por
los
sistemas
de
contabilidad y control interno.
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“Riesgo es la probabilidad de que una situación a la que nos hemos expuesto tenga un resultado indeseable; sin embargo, se considera que el riesgo no tiene que ser un destino, sino una opción, una alternativa” Algunos de los riesgos estratégicos por los que puede pasar una entidad son: •
Riesgo
de
Crédito
(tasas
de
interés
altas,
desconfianza en el mercado, relaciones estrictas y falsificaciones de documentos). •
Riesgo de imagen y Reputación (lavado de dinero y activos, fusiones, reestructuraciones, y corrupción general).
•
Riesgo
Legal
(incumplimiento
de
disposiciones
y
normas gubernamentales). •
Riesgo competitivo (calidad, precio, distribución, servicio,
productos
sustitutos,
competidores
potenciales). •
Riesgo regulatorio (impuestos, aranceles de aduana, restricciones, control de precios).
•
Riesgo
de
liquidez
(financiaciones,
exceso
de
activos improductivos, stocks exagerados, poco apoyo financiero
de
sus
dueños,
inversiones
inoficiosas
con disponibilidad a largo plazo, etc.)
La administración del riesgo en los negocios pretende crear una cultura preventiva en todos las áreas de la empresa, los funcionarios de las instituciones serán los encargados
de
hacer
efectivo
dicho
sistema
de
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administración, para prevenir los posibles hechos a los que se exponen las entidades por el solo hecho de tener su negocio en marcha, de esta manera se identifican los riesgos externos e internos que exigen a la creación de controles
para
minimizar
el
impacto
negativo
en
el
mercado.
6.4. CAPACITACIÓN: Toda organización está en la obligación de desarrollar programas
de
funcionarios, cumplimiento
capacitación con de
el
la
dirigidos
fin
de
normativa
a
todos
instruirlos
vigente
en
los
en
materia
el de
prevención de riesgos, para indicarles cuales son los mecanismos de control desarrollados por la entidad, su aplicación y cumplimiento. Esos programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por la entidad.
6.5. EVALUACIÓN SOBRE CONOCIMIENTOS: En cuanto a la evaluación sobre los conocimientos que posean
los
empleados,
se
deberán
efectuar
en
forma
periódica y estará incluida en la evaluación de desempeño que se realiza a todos los funcionarios. Es
necesario
que
los
programas
de
capacitación
vayan
dirigidos por perfiles, según el cargo, la función y los productos que se manejen en la organización. Página 11 de 33
6.6. MIGRACION DE DATOS Traspaso de información entre bases de datos.
6.7. CONTROL INTERNO Es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo y por el resto de personal, diseñado específicamente para proporcionarle seguridad razonable. Las etapas del control interno son:
6.7.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Determinar cuáles son las exposiciones más importantes al riesgo
en
la
unidad
de
análisis
(familia,
empresa
o
entidad).
6.7.2. EVALUACIÓN DEL RIESGO. Es la cuantificación de los costos asociados a riesgos que ya han sido identificados.
6.7.3. SELECCIÓN RIESGO • •
DE
MÉTODOS
DE
LA
ADMINISTRACIÓN
DEL
Minimización del riesgo (no exponerse a un riesgo determinado). prevención y control de pérdidas (medidas tendientes a disminuir la probabilidad o gravedad de pérdida).
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• •
retención del riesgo (absorber el riesgo y cubrir las pérdidas con los propios recursos) y finalmente, la transferencia del riesgo (que consiste en trasladar el riesgo a otros, ya sea vendiendo el activo riesgoso o comprando una póliza de seguros).
6.7.4. IMPLEMENTACIÓN Poner en práctica la decisión tomada.
7. DESARROLLO TEMÁTICO
7.1. PLAN DE TRABAJO. 7.1.1. Conocimiento del negocio. 7.1.2. Cronograma del plan de trabajo. 7.1.3. Análisis de documentos legales. 7.1.4. Trabajo de campo 7.1.5. Paralelo del programa heinsohn y Dynamics GP. 7.1.6. Alcances y hallazgos de la investigación. 7.1.7. Formulación de las técnicas de control.
7.1.1. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO. TEXTRAMA S.A es una empresa dedicada a la manufactura y comercio de textiles su planta de crudas esta ubicada en Mosquera y la planta de acabados y administración tienen su
ubicación
principales E.U,
en
puente
clientes
Textiles
Aranda-
están
Prontamoda;
Bogotá,
Colvecom
sus
entre
S.A.S,
principales
sus
Corsitex
proveedores
son Surtiquímicos LTDA., Hilanderías Universal S.A.S. y
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Enka de Colombia. Cuenta con alrededor de 350 empleados distribuidos en producción, administración y ventas. La Industria textil es el sector de la economía dedicado a la producción de ropa, tela, hilo, fibra y productos relacionados, de consumo masivo que se venden en grandes cantidades. La industria textil, es además muy importante porque
genera
indirectos,
gran
tiene
cantidad un
peso
de y
empleos
directos
beneficia
de
e
forma
significativa al desarrollo de la economía mundial. Es uno de los sectores industriales que más controversias genera,
especialmente
en
la
definición
de
tratados
comerciales internacionales. Debido principalmente a su efecto sobre las tasas de empleo.
7.1.1.1. NORMATIVAS GUBERNAMENTALES.
En algunos países se han aprobado leyes para obligar a la identificación
del
independientemente
de
contenido la
calidad
del
de
fibras,
tejido.
En
los
tejidos de punto hay que indicar el porcentaje de fibras de lana, y la etiqueta debe indicar si se trata de lana virgen (aquella que nunca ha sido procesada), reprocesada (lana
recuperada
reutilizada
del
(recuperada
procesado de
de
productos
lana de
virgen)
lana
o
usados).
Otra exigencia es que los términos mohair y cachemir se restrinjan a las fibras obtenidas del pelo de la cabra de Angora y la cabra de Cachemira, respectivamente. Otras normativas de algunos países rigen los acabados de los
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textiles,
como
la
protección
contra
el
encogido,
el
ignifugado o el lastrado, que consiste en añadir sales metálicas a tejidos delicados como la seda para darles más
cuerpo.
En
los
textiles
etiquetados
como
no
encogibles, la etiqueta debe indicar el grado máximo de encogido
determinado
gobierno.
También
se
en
pruebas
han
controladas
establecido
de
por
forma
el
legal
normas de seguridad con respecto a la inflamabilidad de los tejidos utilizados en prendas de vestir a.
Producción de fibras. Las fibras son las materias primas básicas de toda producción textil, dependiendo de
su
origen,
agricultura,
las
la
fibras
son
ganadería,
generadas
la
química
por
la
o
la
petroquímica. b.
Tejeduría. Es el proceso de convertir hilos en telas. Para tejer se utiliza el telar y dos conjuntos de hilos, denominados respectivamente urdimbre y trama. Los hilos de la urdimbre van a lo largo del telar, mientras
que
los
de
la
trama
van
en
dirección
transversal. La urdimbre está arrollada en enormes bobinas llamadas enjulios, situadas a los pies del telar, y se enhebra en el telar formando una serie de hilos paralelos. La trama se suministra por los lados del
telar
desde
unas
bobinas
que
se
cambian
automática o manualmente cuando se acaba el hilo. La lanzadera del telar hace pasar los hilos de la trama a
través
perpendicularmente número
de
hilos
del con de
telar, la la
entrelazándolos
urdimbre. urdimbre
y
Modificando
el
alterando
la
secuencia con la que se levantan o se bajan se logran Página 15 de 33
diferentes dibujos y texturas. Durante el tejido, una capa protectora provisional conocida como imprimación protege los hilos de la urdimbre para evitar que se dañen. •
Tintorería y acabados. Son los procesos de teñir y mejorar
las
características
de
hilos
y
telas
y
otros
mediante procesos físicos y químicos. •
Confección. productos
Es
la
textiles
fabricación a
partir
de de
ropa telas,
hilos
y
accesorios. •
Alta costura. El sector dedicado a la remuneración de
artículos
menores crean
de
las
de
lujo.
artículos, modas
que
Aunque estos
produce
son
determinan
cantidades
de
gran
valor
la
dirección
y
del
mercado. •
No tejidos. Producción de telas directamente desde fibras sin pasar procesos de hilatura y tejeduría.
•
Tejidos técnicos
7.1.1.2. CADENA TEXTIL Y CONFECCIÓN EN COLOMBIA La Cadena textil y de confección en Colombia es uno de los sectores que en el país ha registrado uno de los más altos
índices
de
crecimiento
en
su
actividad
de
exportación. En Colombia la industria textil y de confección es de gran relevancia ya que representa una gran parte de las exportaciones del país.
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Básicamente esta cadena industrial esta compuesta por los productores
de
fibras
de
hilanderías
independientes,
tipo
natural
y
transformadoras
químicas, de
bienes
finales como las telas y confeccionistas. En el caso de las fibras, las debilidades establecidas son la inseguridad que, ante la ausencia de algodoneros, genera una pérdida de eficiencia, los elevados aranceles para importación de maquinarias e insumos y los subsidios que otros países entregan a su producción algodonera. Sus fortalezas se centran en que algodón colombiano tiene dos
cosechas
anuales,
frente
a
la
mayoría
de
sus
competidores que solo tienen una y que se cuenta con ventajas de clima y ambiente que favorecen la producción de fibra larga, media y corta. En la parte de la hilandería, una de las principales debilidades está en la escasa estructura, pues medido en husos, en 1999 se contaban 968.000 de ellos frente a los 172 millones inventariados en el mundo, en tanto que la maquinaria usada en estos procesos es muy antigua, con un promedio de mas de 15 años de operación. Para
contrarrestar
esta
situación
se
cuenta
con
una
tradición en la producción de hilos así como excelente calidad en los mismos. Pero la amenaza principal continúa siendo
los
elevados
costos
para
la
reconversión
industrial, sumado a que el valor de los hilos importados es, en algunos casos, menor que el de los producidos en el país.
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Entre las principales debilidades de la elaboración de telas
se
encuentra
el
que
las
mayores
productoras
de
tejidos planos de algodón no se adaptaron rápidamente al modelo
de
apertura
y
siguen
operando
con
base
en
un
mercado cerrado, al tiempo que se cuenta con equipos de muchos años de uso, lo cual le resta competitividad. Entre
las
técnico,
fortalezas en
del
destrezas
y
sector
esta
habilidades
el de
conocimiento su
potencial
humano, el hecho de ser una industria con casi cien años de
tradición
y
el
tener
entre
sus
oportunidades
el
desarrollo de procesos de especialización de productos, con
unidades
estratégicas
de
negocios
y
empresas
generadoras de servicios para resolver así el problema de estructura de costos.
7.1.2. CRONOGRAMA DEL PLAN DE TRABAJO. FECHA
ACTIVIDAD
Mayo 3 al 5
Análisis de documentos legales.
Mayo 6 al 18
Trabajo de campo
Mayo 19
Paralelo
del
programa
heinsohn
y
Dynamics GP. Mayo 21 al 23
Alcances
y
hallazgos
de
la
investigación. Mayo 24 al 26
Capacitación e implementación.
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7.1.3. ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS LEGALES. CAMARA Y COMERCIO. RUT. REGISTRO MERCANTIL. Realizado el análisis de los documentos, se observa que se
encuentran
en
orden
y
actualizados
los
datos
requeridos en cada uno de estos documentos, no se halló ningún tipo de inconsistencia.
7.1.4. TRABAJO DE CAMPO.
7.1.4.1. Observación de los procedimientos realizados en el departamento de cartera de la empresa TEXTRAMA S.A. Se
verifica
el
departamento
de
proceso cartera
que en
se
relación
caja, donde encontramos que los llevando
a
la
cuenta
lleva a
a
cabo
los
en
el
recibos
de
descuentos no se están
contable
correcta,
en
muchas
ocasiones se confunden retenciones con descuentos; los consecutivos
de
los
numeración,
no
se
diferencias
de
los
sistema GP Dynamics esto
altera
clientes; centavos
los los
recibos lleva
un
frecuentemente control
documentos
los
transcritos
la
mismos;
al
nuevo
y los tomados como base de Heinsonh,
significativamente saldos cuales
de
saltan
presentan
deberían
ser
los
saldos
de
los
inconsistencias
por
ajustados
al
peso,
procedimiento que se debería llevar a cabo, al momento de
Página 19 de 33
realizar
el
recibo
de
caja
y
no
se
está
manejando,
contrario a esto se dejan estas cuantías pequeñas como saldos por cobrar. Se
verifica
el
proceso
que
se
lleva
a
acabo
en
el
departamento de cartera, en relación a las notas crédito, allí encontramos que la parametrizacion de las cuentas no están correctamente definidas, muchos de los errores se deben a que el documento no esta asociado a la cuenta correcta; los empleados dudan, según el caso, el utilizar nota debito o nota crédito. Se
verifica
el
proceso
que
se
lleva
a
acabo
en
el
departamento de cartera en relación a facturación, allí encontramos que la asociación del plan de impuestos según el régimen contributivo de cada cliente no concuerda de acuerdo a lo estipulado por la ley, esto genera errores en
los
valores
tributarias;
el
de
impuestos
mal
manejo
y de
posibles las
sanciones
interfaces
de
facturación ha ocasionado malos cargues en la asignación de los descuentos, acción que genera valores incorrectos dentro de las cuentas por
cobrar de cada uno de los
clientes. 7.1.4.2. Las
Aplicación de
encuestas
fueron
encuestas realizadas
al
personal
del
departamento de cartera cuya muestra fue tomada del 100%. En ellas se encontraron: En cuanto a la pregunta considera usted que el programa GP dynamics es:
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El 20% afirma que es malo, afirman que el cambio de programa no era necesario, podríamos deducir de esto que los empleados estaban acostumbrados a manejar el antiguo programa (Heinsonh) y se les ha dificultado adaptarse a GP dynamics. El otro 80 por ciento está conforme.
Usted piensa Que el sistema Microsoft Dynamics GP es 0% 20% Bueno Regular 80%
En
cuanto
a
la
pregunta
sobre
Malo
La
capacitación
del
programa Microsoft Dynamics GP El 100% afirma que la capacitación del programa Dynamics fue muy corta. La explicación fue muy general, y no se entró a especificar cada documento en detalle.
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La capacitación frente al programa Microsoft Dynamics GP fue 0%
Clara Incompleta No la realizaron
100%
En cuanto a la pregunta sobre Como se siente con el cambio del programa contable El 60% presenta descontento, comentan que es un sistema muy
complicado
mencionar
que
en GP
comparación ejerce
mas
con
el
control
anterior. sobre
Cabe
acciones
ejecutadas, es decir, no permite los ingresos de usuarios no
autorizados
registros
de
a
las
diferentes
documentos
dejar
interfaces ni
información
en
los
incompleta.
Situación que genera descontento con el programa dynamics por falta de conocimiento del mismo caso contrario que ocurría con heinsonh el cual no ejercía tantos controles mientras
que
el
otro
40%
si
está
conforme
con
el
programa.
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Como se siente con el cambio del programa contable 0% 40% conforme 60%
inconforme le da igual
En
cuanto
a
la
pregunta
sobre
usted
cree
que
la
informaci贸n no se ha podido consolidar por El 60% afirma que las capacitaciones fueron la principal causa para que no se ejecutara adecuadamente el programa. El 20% afirma que la principal causa fue el tiempo, ya que el plazo estipulado era muy corto para ingresar toda la informaci贸n. El 20% afirma que la principal causa era la falta de conocimiento contable lo que dificultaba el traspaso de los datos.
P谩gina 23 de 33
usted cree que la información no se ha podido consolidar por 20% Falta de Capacitacion 20%
60%
Falta de Personal Falta de Conocimientos Falta de Tiempo
0%
En cuanto a la pregunta en donde cree que estuvo la falla para que no hayan ingresado correctamente los datos el 40% considera que se debió a la selección del personal ya que consideran que no tenían conocimientos contables ni del área. El 20% afirma que se debió a la asignación de funciones ya que no sabía claramente el proceso a realizar. Y un 40% indica que se debió a la capacitación ya que el manejo del programa dynamics GP es un poco complejo a diferencia del heinsohn.
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En donde cree usted que estuvo la falla para que no hayan ingresado correctamente los datos 40%
40%
Selección del Personal Asignacion de Funciones Capacitación
20%
7.1.5.
Paralelo del programa heinsohn y Dynamics GP.
-Eficaz sistema de seguridad que restringir acceso a menús y opciones.
permite
-Amplio nivel de parametrización que garantiza un sistema flexible. -Soporte en la gestión comercial liquidación de comisiones de ventas.
para
-Servicio de atención, seguimiento y solución de reclamos de afiliados. -Administración eficiente de las cuentas capitalización individual de los afiliados.
de
-Múltiples alternativas de solución de rezagos y pagos en exceso. -Soporte en la gestión de cobranza. -Cálculo interactivo del valor de la cuota de operación. -Eficiente administración beneficios de pensión.
del
trámite
de
los
-Oportuna generación de estados de cuenta para afiliados. -Consultas y generación de especializados a todos los niveles.
informes
-Seguridad a nivel de campo: Control de acceso de mediante la administración de las restricciones de seguridad sobre los Campos individuales de datos, las ventanas y formas. -Seguridad a nivel de la cuenta: permite a los usuarios insertar, editar y ver la información de un reducido conjunto de cuenta, basado en el acceso que se concede para cuentas de Contabilidad sobre la base de cada usuario. -Gestión de Cuentas a Cobrar: permite mantener un estricto control de las cuentas a cobrar y realizar de forma más fácil seguimientos de facturas, procesar recibos y analizar la actividad del cliente. -Gestión de Cobranzas: permite La visualización clara y personalizable de la información junto a las herramientas automazadas de gestión de deudas incobrables - Generación de correspondencia, avisos por correo electrónico, estados de cuenta y facturas para clientes, con lo cual su personal tendrá más tiempo para realizar otras tareas
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7.1.6.
Alcances y hallazgos de la investigación.
Las decisiones se deben evaluar y revisar periódicamente. En el desarrollo de la investigación se realizaron varios hallazgos
importantes
formulación
de
utilización
los
del
significativos
posibles
nuevo
para
procesos
programa
idear
correctos
contable
la
de
la
Microsoft
Dynamics GP. Para llegar a ello se realizo el siguiente orden: Textrama
SA
inició
el
desarrollo
del
proceso
de
migración de datos en su área de cartera de la siguiente manera: 1. Se delegaron cinco personas para realizar la labor de traslado o migración de datos. 2. Se
distribuyó
el
trabajo
a
realizar
entre
las
personas delegadas. 3. Se hizo una breve capacitación del manejo del ERP Microsoft
Dinamics
GP,
en
el
módulo
de
ventas
(Incluye todo lo referente a cartera). Hallazgos: 1. En la selección no se tuvo en cuenta el conocimiento teórico y práctico que se requería para hacer la labor
de
migrar
datos
referentes
a
las
Ventas;
facturas de compra, Recibos de caja, Notas crédito y débito,
entre
efectuar
las
razones
era
otras
eran
personas necesario
las
tareas
delegadas, que
que
que
conocieran
por y
irían
a
obvias que
ya
hubiesen realizado antes, contrario a ello, solo una de ellas estaba capacitada para realizar la labor, Página 26 de 33
las
otras
cuatro
eran
dos
secretarias,
una
recepcionista y una administradora de empresas que conocía muy poco de las cuentas contables. 2. De
las
para
cinco
migrar
finalizaron
personas los
la
inicialmente
datos
tarea.
seleccionadas
finalmente (las
solo
otras
dos
tres fueron
retiradas debido a las diferentes tareas urgentes que tenían que realizar en la empresa). El recargo de trabajo surgió después. esto ayudó a que por la carga de información, los encargados no hicieran el trabajo
correctamente,
contrario
a
esto
su
única
finalidad era terminar en el menor tiempo posible sin
constatar
que
lo
que
hicieran
estuviera
realmente bien hecho. 3. La capacitación que se realizó fue muy superficial, según boca de los empleados, cuando ellos entraron a desarrollar el trabajo surgieron muchas dudas acerca del manejo del programa contable y en vista de que no había nadie que les ayudara a resolver sus dudas ingresaron los documentos con errores.
7.1.7. En
la
Formulación de las técnicas de control. realización
evidencia,
e
de
información
la
investigación,
importante
para
obtuvimos
formular
las
técnicas de control, concluimos con las siguientes: 1. La selección de las personas que se van a delegar debe estar supervisada por el personal correcto con el fin de garantizar en mayor grado la minimización
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de errores respecto a la migración de los documentos para garantizar información razonable y confiable.
2. Garantizar que el personal seleccionado culmine con la tarea asignada, esto garantiza la eficacia del proceso,
evitando
desde
el
inicio,
hasta
su
culminación, que queden vacíos en el desarrollo de las tareas. 3. Una buena inducción del ERP es vital si se quiere lograr el objetivo final, la capacitación de los empleados siempre va a beneficiar a la empresa a corto, mediano y largo plazo. 4. La monitorización constante del trabajo realizado a diario, será actividad primordial para supervisar y cerciorarse
que
acuerdo
a
trabajo
día
la
los a
información
esté
quedando
requerimientos,
dejando
día,
la
evitando
de
limpio
el
acumulación
de
errores que serían mucho más difíciles de solucionar en el transcurso del tiempo. La información es actualmente un medio igual o incluso más
importante
materiales
o
que
los
los
humanos.
recursos En
financieros,
décadas
pasadas
sólo
los se
hablaba de capital, tierra y trabajo, como los únicos concernientes a la actividad económica, actualmente no nos
podemos
referir
a
éstos
tres
componentes
como
el
universo referente a la economía en su totalidad, siendo la
información
el
cuarto
elemento
primordial
en
el
proceso organizacional.
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Varias décadas atrás se reconoció la importancia de, que además de contar con un gran capital, recursos físicos y humanos actuales
era
además
y
reales
necesario que
contar
certificaran
con
la
soportes
existencia
de
dichos recursos y con números e informes que describieran la
realidad
de
las
empresas
manteniendo
un
orden
cronológico desde su creación y con el transcurso del tiempo manteniendo el registro de todas y cada una de las transacciones que se realizaran como organización. En el intento de buscar mejoras, las entidades recurren a ciertos retrasan
cambios, los
consecuencia
durante
procesos normal
de
los
cuales
muchas
productivos
de
adaptabilidad.
La
veces
la
se
empresa,
finalidad
de
implementar nuevos procesos, nuevas herramientas, nuevos recursos
que
permitan
beneficiar
la
actividad
de
la
empresa es precisamente obtener mejores resultados que beneficien y amplíen
económicamente sus patrimonios.
Los cambios son generalmente aplicados hacia resultados positivos que ofrecen altos beneficios a la actividad económica de las empresas, uno de ellos, muy conocido, es la
migración
empresas
de
en
(actualización,
su
datos
por
afán
mejoras
de
velocidad,
en
conseguir
seguridad),
los
ERP,
las
modernización tienden
por
lo
general a buscar mecanismos que les permitan obtener un sistema
de
información
veraz,
actual
y
adecuado
a
su
actividad económica y más aun en una era de información como en la que nos encontramos ahora, por esto se hace necesario para todos los involucrados en el mercado y en la competencia ir de la mano al crecimiento tecnológico y
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usuarios
de
los
beneficios
que
este
brinda.
La
información es fundamental para mantener la organización unida,
sin
una
difusión
acertada
con
su
debida
retroalimentación no sería posible lograr eficacia en la toma de decisiones, por ello las organizaciones están dispuestas a invertir grandes cantidades de dinero en sistemas de tecnología de información. De acuerdo al decreto 2649 de 1993 en el artículo 15 menciona:
“Revelación
Plena.
El
ente
económico
debe
informar de forma completa, aunque resumida, todo aquello sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación
financiera,
los
cambios
que
este
hubiere
experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo”. Y
en
el
articulo
47
menciona:
“reconocimiento
de
los
hechos económicos. Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda
ser
medido,
que
sea
pertinente
y
que
pueda
representarse de manera confiable.
Dentro de las técnicas de control se formulan: - Estudio
General.
características podrán
examinar
En
este
generales con
rubro de
la
exactitud,
se
involucra
empresa, los
donde datos
las se más
representativos y los que requieran de mayor atención para la mitigación del riesgo.
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- Análisis.
Deberán
ser
evaluadas
cada
una
de
las
partidas correspondientes a: Saldos de cartera: donde se analizara los abonos por pagos, las devoluciones y los registros realizados en la migración de los datos.
- Inspección. Se deberá examinar los documentos físicos con
los
del
programa
Mycrosoft
Dynamics
GP
para
verificar si la información es confiable y precisa.
- Investigación. Se deberá obtener información, acerca de
la
migración
de
los
datos
en
la
cartera
para
determinar los posibles riesgos generados durante la actualización de la información. - Observación.
se
deberá
analizar
los
procesos
realizados en la migración de datos de la cartera, para determinar si se está ejecutando adecuadamente la labor asignada.
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8. ENCUESTA 1. Usted piensa Que el sistema Microsoft Dynamics GP es: a. Bueno b. Regular. c. Malo.
2. La capacitación frente al programa Microsoft Dynamics GP fue: a. Clara. b. Incompleta. c. No la realizaron.
3. Como se siente con el cambio del programa contable. a. Conforme. b. Inconforme. c. le da igual
4. usted
cree
que
la
información
no
se
ha
podido
consolidar por: a. Falta de Capacitación. b. Falta de personal. c. Falta de conocimientos. d. Falta de tiempo.
5. En donde cree usted que estuvo la falla para que no hayan ingresado correctamente los datos. a.
Selección del personal.
b.
Asignación de funciones.
c.
Capacitación.
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9.
BIBLIOGRAFIA •
MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998)
•
Resolución Directoral Nº 007-99-EF/76.01, Glosario de Términos de Gestión Presupuestaria del Estado, publicada el 23 de Febrero de 1999.
•
Control interno y fraudes Rodrigo estupiñan Gaitán segunda edición, 2006, cap. II
•
pág. 25.
AUDITORIA FORENSE en la investigación criminal del lavado de dinero y activos, 2006, Miguel Antonio caño castaño, Danilo Lugo.
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