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MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA MITIGACIÓN EN LAVADO DE ACTIVOS EN INMOBILIARIA “NEWTON”

LEIDY JOHANNA TORRES NAVARRO LUIS FELIPE RAMIREZ GONZALEZ

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA D.C 2012

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MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA MITIGACIÓN EN LAVADO DE ACTIVOS EN INMOBILIARIA “NEWTON”

LEIDY JOHANNA TORRES NAVARRO LUIS FELIPE RAMIREZ GONZALEZ

TRABAJO DE GRADO

PRESENTADO A: DIRECTOR RAFAEL HUMBERTO PEDRAZA

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA D.C 2012

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TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO

1. Descripción del problema………………………………………………………...7 2. Formulación………………………………………………………………………..7 3. Objetivo General…………………………………………………………………..8 4. Objetivos Específicos……………………….……………………………...…….8 5. Alcance…………………………………………………………………………….9 6. Palabras Claves……………………………………….…………………............9

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

1. Datos generales compañía NEWTON…………………………………………10 1.1. Historia…………………………………………………………………………...10 1.2. Misión…………………………………………………………………………….10 1.3. Visión……………………………………………………………………………..10 1.4. Servicios………………………………………………………………………….10 1.5. Análisis de terceros……………………………………………………………..11 1.6. Información Financiera…………………………………………………………11

CAPITULO III

MARCO TEORICO

1. Antecedentes, características de la investigación y definición de términos…….…………………………………………….…………………........14 2. Tipologías…..……………………………………………………………….........17

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CAPITULO IV

METODOLOGIA

1. Diseño de Control Interno…………………………………………………..…...18 1.1.

Control Interno ……………………………………………………………….19

1.2.

Control interno frente a operaciones inusuales o sospechosas..……....21

2. Modelos del Control Interno…………………………………..........................21 2.1. Sistema de Control para las pequeñas y medianas empresas (SICOP)………………………………………..…………………………..……........22 2.2.

Sistema de control interno “COSO”…………………………..…………....23

3. Mecanismos de Control Interno………………………………........................26 4. Control Interno Aplicado…………………………………………………………33

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

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INDICE DE FIGURAS Y FORMULARIOS

CUADRO 01

Ilustración Análisis de Terceros

FIGURA 01

Organigrama de control al lavado de Activos

FIGURA 02

Elementos SICOP

FIGURA 03

Esquema del COSO bajo sus componentes

FIGURA 04

Esquema del Control Interno Aplicado (ComprasProveedores)

FIGURA 05

Esquema del Control Interno Aplicado (Cartera Clientes)

FORMULARIO 01

Formulario de Conocimiento del cliente en el sector Inmobiliario

FORMULARIO 02

Formulario de operaciones múltiples de efectivo

FORMULARIO 03

Formulario de origen de transacción.

FORMULARIO 04

Lista de Chequeo

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Agradecimientos La fe, el esfuerzo y optimismo dedicado a lo largo de los años de estudio, son el fruto de la gente que creyó en nosotros, apoyándonos en todo sentido dándonos la mano a través de la educación. Es por ello que este trabajo está dedicado a las personas que a lo largo de nuestras vidas nos han dado la formación de ser personas. Estas líneas son para expresar nuestro más profundo y sincero Agradecimiento a todas aquellas personas que con su ayuda han colaborado en larealización del presente trabajo, en especial al Dr. Rafael Pedraza,directorde esta investigación, por la orientación, el seguimiento y la supervisióncontinúa de la misma, pero sobre todo por la motivación y el apoyo recibido a lo largo de la investigación.

A todos ellos, muchas gracias.

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CAPITULO I PLANTEAMIENTO 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo la empresa “NEWTON” puede detectar y controlar el riesgo del lavado de activos eficazmente? La compañía “NEWTON” no cuenta con un control interno para mitigar los riegos en el lavado de activos.

2. FORMULACIÓN “Uno de los sectores de mayor inversión en los últimos años es la finca raíz mediante de la compra de bienes inmuebles urbanos y rurales o la inversión de obras de construcción tales como hoteles, moteles, centros comerciales en donde el lavador obtiene la forma de ocultar y aparentar la licitud de las actividades realizadas, en la cual se les facilita la falta de registros y documentación adecuada sobre el verdadero valor de los bienes inmuebles. También es común el aprovechamiento del sistema judicial de remates para justificar el patrimonio invertido en finca raíz”1. El sector inmobiliario se encuentra día a día expuesto actividades ilegales e ilícitas como la corrupción administrativa, evasiones fiscales, fraudes corporativos y las conductas delictivas, debido a estas necesidades se deben llevar a cabo una Auditoria Forense que es la ciencia que estudia, permite reunir pruebas suficientes para la presentación de información financiera, contable, legal y administrativa, facilitando así la razonabilidad de las cifras y evidencia en el lavado de dinero y activos. “El lavado de dineros y activos es el mecanismo con el cual el delincuente oculta el verdadero origen de los dineros o productos”2.Para ello se llevara a cabo una investigación descriptiva en donde nos permitirá examinar las características del problema, formular sus hipótesis y los debidos procesos a implementar en la inmobiliaria Newton en donde serealizara un diseño y modelo adecuado de control interno y así evitar y prevenir el riesgo que se pueda presentar en el lavado de dinero y activos. 1

Cano, Miguel. Lugo, Danilo. (2004). Auditoria forense en la investigación criminal del lavado de dinero y activos 2

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

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OBJETIVO GENERAL

Diseñar un modelo de control interno mediante un estudio de caso bajo modelos aplicables de lavado de activos a la empresa “NEWTON”

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Prevenir los principales riesgos a los cuales se pueden incurrir en la compañía “NEWTON” 2. Evaluar el adecuado control por medio de modelos cuantitativos y/o cualitativos en el manejo de la información financiera. 3. Planear adecuadamente controles y mecanismos el cual permita mejorar la veracidad de las transacciones que se realicen en la compañía “NEWTON”.

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5. ALCANCE

Este trabajo está orientado en el diseño de un modelo de control interno, el cual permita evaluar directamente las actividades realizadas por la compañía "NEWTON" y así obtener resultados favorables con relación a:  Operaciones financieras  Riesgo  Segregación de funciones

6. PALABRAS CLAVES 

Control Interno



Riesgo de auditoria

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CAPITULO II MARCO REFERENCIAL 1. DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA “NEWTON” 1.1.

HISTORIA

Con más de 10 años de experiencia en el sector de finca raíz, “NEWTON” es una de las compañías más competitivas y de mayor reconocimiento en Colombia, líderes en el sector inmobiliario. La compañía “NEWTON” hizo parte del gran auge inmobiliario que se realizó en Colombia, dando a resaltar su buena imagen y servicio en finca raíz. Desde entonces la compañía “NEWTON” ha buscado satisfacer las necesidades de sus clientes en las áreas de (inversión, servicios inmobiliarios, construcción, transformación, interventoría y gerencia de proyectos de finca raíz) 1.2.

VISION

Buscar en el sector inmobiliario expansión, mayor competitividad, prestigio y liderazgo, siendo reconocida en el 2018 por sus servicios, eficacia, excelencia en servicio al cliente, incremento en ventas, cartera inmobiliaria e ingresos. 1.3.

MISION

Contamos con el personal capacitado en el sector inmobiliario y su reglamentación, con herramientas, recursos y calidad de servicio para satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes.

1.4.

SERVICIOS

La compañía “NEWTON” tiene a disposición un portafolio de servicios que se adapta con excelencia a las condiciones del mercado inmobiliario, con ello ofrecer a los clientes la mejor opción frente a la finca raíz, entre ellos:    

Administración y arrendamiento de bienes inmuebles Ventas de bienes inmuebles Asesoría jurídica del sector inmobiliario Avalúos

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1.5.

ANALISIS DE TERCEROS

La compañía NEWTON actualmente cuenta con un total de 565 terceros los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente manera:

300 250

200 150 100 50 0

Clientes

Proveedores

Empleados

Otros - Gastos

Cuadro No.01 Ilustración Análisis de Terceros

Clientes: La compañía cuenta con un total de 246 clientes de los cuales 32 están operando o tienen relación directa con “NEWTON” lo que equivale a un 13% del total de los clientes Proveedores: La compañía actualmente tiene 81 proveedores de los cuales 76 reportan servicios y/o productos lo que equivale a un 93.8% Empleados: El recurso humano de la compañía “NEWTON” dispone actualmente de 15 personas Otros – Gastos: Estos terceros están compuestos por diferentes tipos de actividades como: Servicios, gastos, impuestos, transporte, viáticos, restaurantes, etc.

1.6.

INFORMACIÓN FINANCIERA

La compañía “NEWTON” representa sus estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2011 de la siguiente manera:

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INMOBILIARIA NEWTON BALANCE GENERAL DE ENERO 01 A DICIEMBRE 31 DE 2011 (EN PESOS) ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA BANCOS ANTICIPO COMPRA ACTIVOS FIJOS ANTICIPO DE IMPUESTOS TOTAL ACTIVO CORRIENTE

0 97.314.628 50.000.000 4.511.000 152.125.328

ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO BIENES RAICES VEHICULOS TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

20.500.000 1.185.704.000 41.200.000 1.247.404.000

TOTAL ACTIVO

1.399.529.328 PASIVO Y PATRIMONIO

PASIVO PASIVO CORRIENTE OBLIGACIONES FINANCIERAS CON TERCEROS ANTICIPOS RECIBIDOS DE CLIENTES GASTOS Y COSTOS POR PAGAR APORTES AL SISTEMA DE PROTECCION SOCIAL IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES TOTAL PASIVO CORRIENTE

480.000.000 756.478.000 37.794.322 0 9.051.000 0 1.283.323.322

PASIVO NO CORRIENTE CREDITOS A LARGO PLAZO TOTAL PASIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO

0 0 1.283.323.322

PATRIMONIO CAPITAL AUTORIZADO CAPITAL SUSCRITO CAPITAL PAGADO RESERVA LEGAL UTILIDADES ACUMULADAS UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTAL PATRIMONIO

100.000.000 100.000.000 100.000.000 400.000 3.593.000 12.213.006 116.206.006

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

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1.399.529.328

INMOBILIARIA NEWTON ESTADO DE RESULTADOS DE ENERO 01 A DICIEMBRE 31 DE 2011 (EN PESOS)

INGRESOS OPERACIONALES

116.254.100

COSTO DE VENTAS Y/O SERVICIOS UTILIDAD BRUTA

0 116.254.100

GASTOS OPERAC. DE ADMINISTRACION

43.112.263

GASTOS DE VENTAS

45.900.000

UTILIDAD OPERACIONAL

27.241.837

INGRESOS NO OPERACIONALES

3.786.169

GASTOS NO OPERACIONALES

12.800.000

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

18.228.006

IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO

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6.015.000

12.213.006

CAPITULO III MARCO TEORICO 1. ANTECEDENTES, CARACTERÍSTICAS Y DEFINICIÓN DE TÉRMINOS “El lavado de activos es el mecanismo mediante el cual los delincuentes ocultan el origen de los recursos de dineros o productos ilícitos tanto locales como extranjeros, generando un fuerte impacto social y económico”3. En el sector inmobiliario actualmente se encuentra en un alto riesgo de lavado de activos ya que sus operaciones comerciales se realizan en un alto volumen mediante transacciones en efectivo. Un común que se encuentra mediante las investigaciones del lavado de activos es donde se lleva a cabo la preparación de doble documentación con el precio final acordado y el otro donde refleja el precio verdadero del bien adquirido que es entregado al vendedor. Para ello en la inmobiliaria “NEWTON” se planteara y diseñara un modelo adecuado de control interno con el fin de prevenir y mitigar el riesgo frente a las operaciones inusuales y sospechosas que se puedan encontrar en la compañía Auditoria en lavados de Activos “Todas las entidades están en la obligación de adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación sean éstas utilizadas como instrumento para ocultar, manejar, invertir o aprovechar, en cualquier forma, dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas”4. De esta manera la auditoria forense permite aplicar análisis, controles, procedimientos, monitoreo para simplificar y prevenir el riesgo al que este expuesto Concepto La auditoría de lavados de activos es “La actividad que ejerce el sector financiero para controlar las operaciones relacionadas con el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos de captación del país, y evitar de esta forma que lavadores de activos logren ingresar recursos provenientes de actividades delictivas para dar aspecto de legalidad a las transacciones, operaciones y fondos vinculados”5. 3

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

EAFIT. Auditoría Para la Prevención de Lavado de Activos

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“Un mecanismo de prevención y control para la lucha contra el lavado de activos es la auditoria, ya que cuestiona mediante la evaluación del control interno los mecanismos establecidos por los entes reguladores con la intervención de sus representantes legales, directores, administradores y funcionarios”6. A partir del crecimiento y el boom del lavado de activos que ha surgido a partir del año 2001 se quiere que el control interno sea más sólido e íntegro, y así adoptar las medidas necesarias para la auditoria que se esté ejerciendo dentro de la compañía “El lavado de activos incluye tres etapas, etapa de colocación, etapa de ocultamiento, etapa de integración” 7  Etapa de colocación: En el sistema financiero es colocado el dinero en efectivo o los equivalentes de efectivo y así empezar a dar trámite y circulación en el mercado  Etapa de ocultamiento: Se realizan diversas transacciones en donde movilizan y/o transfieren el dinero a otras cuentas con el fin de ocultar el verdadero origen del dinero.  Etapa de integración: Los dineros son reinsertados en la economía – sistema financiero de manera que aparezca como proviniendo de fuentes legítimas. ¿Qué es el Control interno? “Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización sin excepción, diseñado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a la obtención de los objetivos en las siguientes categorías”8 

Eficacia y eficiencia de las operaciones.



Fiabilidad de la información financiera.



Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables.

Sin embargo, el riesgo siempre existe. Es decir que se requiere efectuar controles y evaluaciones permanentemente para tener una buena gestión. 6

EAFIT. Auditoría Para la Prevención de Lavado de Activos

8 Cepeda Alonso, Gustavo AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

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Tipos de Control Interno Se diseñan para cumplir varias funciones. Para el caso de nosotros utilizaremos el PREVENTIVO  Preventivos: Aquellos que anticipan eventos no deseados antes de que ocurran. Son más rentables, deben quedar incorporados en los sistemas y evitan costos de corrupción o reproceso  Detectivos: Aquellos que identifican los eventos en el momento en que se presentan  Correctivos: Permiten asegurar que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado. De “las Formas identificadas para lavar activos se debe tener en cuenta las de Transferencias de Fondos”9 que aplican directamente a la compañía “NEWTON” Ejemplo:  Verificación de depósitos de fondos en las diferentes cuentas, con prioridad para aquellas que son montos inferiores a las que se reportan, con el fin de consolidarlas y transferirlas  Depósitos y extracciones de altas sumas de dinero por medio de transferencias no justificadas  Recibo de efectivo/transacciones y realizar compras inmediatas ¿Cómo identificar el tipo de operaciones que se deben reportar? El profesional encargado del control interno debe tener en cuenta las siguientes características para lograr la identificación de actividades sospechosas de lavado de dinero o activos:  “Operaciones que no guardan relación con actividades determinadas en perfiles definidos mediante segregación de funciones de la compañía”10  “Operaciones que tienen la particularidad de ser poco usuales, volumen y frecuencia con la que se realizan”11 9

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

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 “Clientes que evitan cumplir con los requisitos exigidos por la compañía y organismos de control”12  “Información suministrada es insuficiente, incorrecta o falsa”13 Con base a la formación y experiencia el profesional a cargo debe tener la capacidad y los recursos para determinar los hechos que deben ser reportados según el estudio y la clasificación que se le dé al tipo de operación

Fuente: www.lavadosdeactivos.com/organigrama_decontrol Figura No 01 Organigrama de control al lavado de Activos

2. TIPOLOGÍAS Como Tipología dentro del contexto del lavado de activos y financiación del terrorismo, “se entiende mediante la clasificación y descripción de las técnicas utilizadas por las organizaciones criminales para dar apariencia de legalidad a los fondos de procedencia ilícita y transferida en un lugar a otro entre personas para financiar sus actividades criminales”14. Esta tipología puede presentar diferentes características de acuerdo al contexto donde se efectúe y a los recursos utilizados. Es significativo resaltar que el propósito de la tipología es ajustar, implementar y mejorar los controles y procedimientos que permitan combatir la amenaza financiera. 12

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

UIAF. (2004). Tipologías de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo

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CAPITULO III METODOLOGIA Por medio de esta investigación nos permitirá evaluar y desarrollar el debido proceso, bajo un modelo de control interno diseñado por nosotros, permitiendo así a la compañía “NEWTON” pueda ver reflejada la información suministrada por terceros y sus transacciones de forma clara y precisa. Con base a las necesidades de prevenir y controlar el riesgo, la compañía “NEWTON” debe adoptar y poner a disposición lineamentos que permitan cumplir al control interno, los cuales están descritos a continuación: 1. DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO “Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en sí mismo, un criterio fundamental, al momento de idear o establecer tales sistemas, es considerar constantemente la relación costo-beneficio. En particular, el costo del Sistema de Control Interno se debe diferenciar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de la metas de la organización”15 Para ello la compañía debe analizar el modelo de control interno que más se acoja a sus necesidades, en esta investigación ilustraremos el modelo SICOP y el modelo COSO Para dirimir el riesgo dentro de la inmobiliaria “NEWTON” se debe evaluar y efectuar los diferentes métodos de control “Matrices de riesgo, flujogramas, listas de chequeo y memorandos descriptivos”16  Matrices de Riesgo: Donde se busca relacionar los diferentes riesgos y los controles que existen con el propósito de determinar si es insuficiente, suficiente o excesiva existencia de controles  Flujogramas: Permiten mediante graficas descriptivas en donde se puedan observar los procesos de la compañía para cumplir con las actividades propuestas y de la misma simplificar los riesgos de lavado de activos.  Listas de Chequeo: Mediante estas listas de chequeo o cuestionarios permitir que los responsables se encarguen de responder y efectuar los respectivos controles dentro de la compañía. 15

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

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 Memorandos Descriptivos: Con el hecho de recopilar la información necesaria de los procesos por quienes lo ejecutan y así establecer nuevos o correcciones a los controles de la compañía.

Este método permitirá examinar la ejecución del efectivo y especialmente la incidencia de los mecanismos de control en la operatividad de dichos servicios, para poder inferir o formular conclusiones sobre su incidencia en la eficiencia, eficacia y economía de los recursos inmobiliarios.

1.1.

CONTROL INTERNO:

El control interno es “el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una empresa u organización, con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por lagerencia”17, en atención a las metas y los objetivos previstos Mediante el control interno podemos llevar a cabo el conjunto de procedimientos con el fin de asegurar el manejo de los recursos y lavado de activos, permitir que la información contable y operativa sea integra y razonable y así cumplir con los objetivos y metas propuestas en la compañía, para ello se debe concurrir en análisis frecuentes de la operatividad comercial-financiera y efectuar los correspondientes controles y monitoreo correctivos para mitigar el riesgo de manera eficiente. Recopilación de Información: Se les entregara un formato de Conocimiento del Cliente el cual ha sido diseñado y acoplado a la necesidad de la compañía “NEWTON” donde ellos nos suministraran toda la información necesaria para crear y tener actualizada nuestra base de datos.

Cano, Miguel. Lugo, Danilo. (2004). Auditoria forense en la investigación criminal del lavado de dinero y activos.

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FORMULARIO 01 INMOBILIARIO

CONOCIMIENTO

CLIENTE

SECTOR

F O R M U L A R IO D E C O N O C IM IE N T O D E L C L IE N T E S E C T O R IN M O B IL IA R IO

F E C H A D E D IL IG E N C IA M IE N T O

D IA

M E S

A ร O

P E R S O N A N A TU R A L

P R IM E R A P E L L ID O

S E G U N D O A P E L L ID O

N O M B R E S

T IP O D E D O C U M E N T O

N U M E R O

LU G A R

N A C IO N A L ID A D

A C T IV ID A D

O C U P A C IO N

C U A L

A C T IV ID A D E C O N O M IC A

E M P R E S A D O N D E TR A B A JA

C IIU

A R E A

C IU D A D

D IR E C C IO N

D IR E C C IO N D E L A R E S ID E N C IA

C A R G O

TE LE FO N O

C IU D A D

E -M A IL

TE LE FO N O

P O R S U C A R G O O A C T IV ID A D M A N E J A

S I

F E C H A D E N A C IM IE N T O

FA X

D E P A R TA M E N TO

C E LU LA R

N O

P O R S U C A R G O O A C T IV ID A D E J E R C E A L G U N G R A D O D E P O D E R P U B L IC O

S I A L G U N A D E L A P R E G U N T A S A N T E R IO R E S E S A F IR M A T IV A P O R F A V O R E S P E C IF IQ U E

IN G R E S O S M E N S U A L E S (P E S O S )

E G R E S O S M E N S U A LE S (P E S O S )

A C T IV O S (P E S O S )

P A S IV O S (P E S O S )

P A T R IM O N IO (P E S O S )

O T R O S IN G R E S O S (P E S O S )

C O N C E P T O S O T R O S IN G R E S O S

P E R S O N A J U R ID IC A

N O M B R E O R A Z O N S O C IA L

R E P R E S E N TA N TE LE G A L

P R IM E R A P E L L ID O

S E G U N D O A P E L L ID O

N O M B R E S

T IP O D E D O C U M E N T O

N U M E R O

LU G A R

O F IC IN A P R IN C IP A L

D IR E C C IO N

T IP O D E E M P R E S A

A C T IV ID A D E C O N O M IC A

IN G R E S O S M E N S U A L E S (P E S O S )

A C T IV O S (P E S O S )

P A T R IM O N IO (P E S O S )

C IU D A D

S E C T O R E C O N O M IC O

F E C H A D E N A C IM IE N T O

TE LE FO N O

C U A L

C IIU

E G R E S O S M E N S U A LE S (P E S O S )

P A S IV O S (P E S O S )

O T R O S IN G R E S O S (P E S O S )

C O N C E P T O S O T R O S IN G R E S O S

D E C L A R A C IO N D E F O N D O S

1 . L O S R E C U R S O S Q U E P O S E O P R O V IE N E N D E L A S S IG U IE N T E S F U E N T E S (D E T A L L E O C U P A C IO N , A C T IV ID A D O N E G O C IO ) 2 . T A N T O M I A C T IV ID A D , P R O F E S IO N U O F IC IO E S L IC IT A Y L A E J E R Z O D E N T R O D E L M A R C O L E G A L Y L O S R E C U R S O S Q U E P O S E O N O P R O V IE N E N D E L A S A C T IV ID A D E S IL IC IT A S D E L A S C O N T E M P L A D A S E N E L C O D IG O

F IR M A Y H U E L L A

________________________________________________ F IR M A C L IE N T E O R E P R E S E N T A N T E L E G A L

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1.2.

CONTROL INTERNO FRENTE A OPERACIONES INUSUALES O SOSPECHOSAS

La buena gestión de un control interno permite establecer los parámetros adecuados para el correcto manejo del lavado de activos.

Operaciones Inusuales: Donde se encuentran “aquellas operaciones que no tengan relación directa con la actividad económica de los clientes, o que a su vez se salen de los parámetros establecidos por la empresa en el rango o segmento determinado por la empresa”18 Información Sospechosa o Insuficiente: Es aquella “Donde supera los márgenes que un cliente realiza y que no acata a las actividades continúas”19.  Tener en cuenta los casos de estudio de las empresas que se abstienen o rehúsan a proporcionar información completa e integra sobre el funcionamiento del negocio o actividades del mismo.  Clientes que presentan documentación extraña y sospechosa que no se puedan verificar de manera veraz y eficiente.  Clientes que no tienen historial de empleos y/o trabajos en el pasado o en el presente pero que aun así realizan grandes movimientos y transacciones de dinero en cuantías grandes.  Incremento en los movimientos en efectivo, sin que las transacciones reportadas aumenten considerablemente.

2. MODELOS DE CONTROL INTERNO Para calificar y medir la eficiencia de la compañía es conveniente llevar a cabo un adecuado modelo de control interno, cuyo propósito sea simplificar el riesgo al que se pueda afrontar. Para ello se analizaran El sistema de Control Interno Coso y Sistema de Control para las pequeñas y medianas empresas (SICOP)

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

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2.1.

SISTEMA DE CONTROL PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS (SICOP)

Este sistema de control interno está basado en las empresas Pymes las cuales trabajan en su mayoría de forma intuitiva bajo su experiencia, bajo este modelo se busca de forma ágil suplir las necesidades que esta compañía pueda tener frente a los lavadores de activos Para ello este modelo presenta los siguientes diagnósticos de: “requerimientos de control, manejo administrativo del control, subsistemas del control, Análisis del entorno de las Pymes, Análisis del Interior de las Pymes”20  Diagnóstico de los requerimientos de control: Los factores a evaluar es la cultura de control, apoyo, recursos físicos y financieros, recursos humanos, sistemas de información, marco normativo  Diagnóstico del manejo administrativo del control: Los factores a evaluar es la planeación del control, organización del control, ejecución del control, control del control  Diagnóstico de los subsistemas del control: Controles preventivos-aseguramiento de los recursos, controles preventivos-control funcional y estructural, control ejecutivo, control evaluativo, control verificativo  Análisis del entorno de las Pymes: Marco legal, sistema socioeconómico, tecnología, sistema socio ecológico, sistema político  Análisis del Interior de las Pymes: Edad, tamaño, nivel tecnológico, estructura de poder Mediante estos diagnósticos lo que se busca es sensibilizar a la compañía y así poder estructurar y diferenciar los controles y riesgos; y con ello puedan definir los criterios y metodologías que los orienten a un mejor entorno

Mejía, Rubi Consuelo. (2002). Universidad EAFIT. Sistema de Control para las Pequeñas y Medianas Empresas

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Elementos del SICOP El sistema de control organizacional se compone de “Tres subsistemas que deben funcionar de forma coordinada. Estos son el sistema preventivo, sistema ejecutivo, sistema de diagnóstico”21. Con esto poder realizar una relación entre ellos y así poder realizar diagnósticos del desempeño de la compañía “NEWTON”

2.2.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO “COSO”

El informe COSO se expone en el año de 1992 en EE.UU por el COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS con el fin de plasmar los diferentes conceptos e interpretaciones que abarcan en la auditoria frente al control interno. Dentro de las características más relevantes a la compañía NEWTON se encuentran “los sistemas de procesamiento de transacciones y protocolos menos complejos y capacidad limitada para mantener recursos de línea abundantes así como puestos de apoyo como legal, RRHH, contabilidad y auditoría interna”22

Mejía, Rubi Consuelo. (2002). Universidad EAFIT. Sistema de Control para las Pequeñas y Medianas Empresas 22

http://www.coso.org/documents/SB_Executive-Summary_SPC_Spanish.pdf

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Costos y Beneficios “Las reacciones del mercado ante informes incorrectos claramente señalan que los inversores no toleran fácilmente el reporting impreciso, independientemente del tamaño y actividad de la empresa”23, por ello se busca reducir y medir el impacto del manejo de la información financiera, la cual ayuda a la gerencia a obtener mejor capacidad de decisión y mejorar el rendimiento del negocio a socios y clientes mediante “Control amplio y directo desde el nivel más alto, Consejos de administración eficaces, Compensar una segregación de funciones limitada, Tecnología de la información, Actividades de supervisión”24 Eficiencia Las empresas pueden lograr eficiencia adicional “en el diseño e implementación o evaluación del control interno si se centran únicamente en los objetivos de reporte de la información financiera directamente aplicables a las actividades y circunstancias de la empresa, adoptando un enfoque para el control interno basado en aspectos como: Centrarse en el riesgo, Racionalizar la documentación, Ver el control interno como un proceso integrado, Totalidad del control interno”25

Figura No 03 Esquema de Control Interno COSO bajo sus componentes Con el sistema COSO aplicaremos para nuestra investigación la fase de EVALUACION DE RIESGOS ya que esta nos permitirá evaluar minuciosamente, identificar y analizar los riesgos relevantes, así mismo permitiendo cumplir con el objetivo principal que es diseñar un modelo para el control de lavados de activos en la compañía “NEWTON” Con esta fase del coso nos permitirá identificar los factores tanto internos y externos ayudándonos a administrar los riesgos en nuestro proceso.

http://www.coso.org/documents/SB_Executive-Summary_SPC_Spanish.pdf

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Esquema de 26 componentes

Figura No 03 Control Interno

COSO

http://www.coso.org/documents/SB_Executive-Summary_SPC_Spanish.pdf

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bajo

sus

3. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO “Los funcionarios o encargados deberán efectuar un seguimiento de las transacciones que realizan sus clientes, con el fin de relacionar las actividades financieras que este ejecuta” 27 Tener los recursos y la disponibilidad de la tecnología adecuada para poder llevar a cabo procedimientos, controles, mediciones, y monitoreos de los riesgos principales al que estén expuestos en la compañía. Por medio del los mecanismos de control interno podremos repartir dichas funciones y con esto mitigaremos riesgos.

Mecanismos de Control: Conocimiento del cliente, conocimiento del mercado, determinación de operaciones sospechosas. Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control: Señales de Alerta, segmentación del mercado, control y registro de transacciones individuales en efectivo, Capacitación y entretenimiento del personal y manual de procedimientos.

Formulario No 02 Formulario de operaciones múltiples de efectivo Formulario de Operaciones Múltiples del Efectivo, puede representar la manera más viable de poder determinar y ejercer un control sobre las diferentes operaciones y/o transacciones con el manejo del efectivo. Este se encuentra subdividido en cinco secciones:  Encabezado: Representa el título del formulario, logo de la empresa, fecha del formulario si se requiere  Datos generales de la empresa: Identifica los datos que son relevantes respecto a la empresa

Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense

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 Detalle: revela la información detalladamente por cada ítem de la operación registrada con el efectivo manejado en la empresa  Literales de información descriptiva sobre el tipo de transacciones ejecutadas en la empresa: Señala de forma concreta y detallada los datos de la empresa o tercero sobre el cual se está realizando la transacción  Datos sobre el formulario: Interpreta la información sobre la entidad reguladadonde se realiza las transacciones, usualmente la estructura en el pie de página del formulario

Aplicación: Este formulario nos permite llevar un control de las transacciones y/o operaciones, cuyo objeto es recopilar información en el momento de hacer una transacción, la cual debe ser supervisada por el personal encargado de dicha función.

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Formulario No 02 Formulario de operaciones múltiples de efectivo FORMULARIOS DE OPERACIONES MULTIPLES DEL EFECTIVO Datos de la empresa a cuyo nombre se realiza la transación Primer apellido o razón social

segundo apellido

tipo de identificación : cedula( ) , pasaporte ( ), otro ( ), especifique

nombre completo

numero de indentificación

fecha de nacimiento

actividad economica

domicilio (calles, avenidas, pùntos de referencia) ciudad

estado/ provincia

pais

aparto

teléfono

Datos de la operación numero

moneda

monto

Descripción de la transación : Ingreso ( ) Egreso ( ) fecha

tipo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Monto total de la transacción Entidad regulada nombre de la entidad donde se origino la transacción oficina sucursal nombre del funcionario que realizo la transacción

Fuente: Cano, Miguel. Lugo, Danilo. (2004). Auditoria forense en la investigación criminal del lavado de dinero y activos

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Formulario No 03 Formulario de origen de transacción. Este formulario nos permitirá evaluar y conocer el origen y transacción de los bienes. La estructura o cuerpo del documento es de la siguiente manera: 

Datos quien realiza la Transacción: Este nos permite visualizar la información de la compañía como lo es la ubicación, de donde se proviniendo el origen de los recursos de esa transacción y su actividad económica.



Datos del beneficiario o destino Transacción: Nos permitirá validar los datos a quien se le realizara la transición.



Descripción de la Transacción: Nos permitirá tener constancia del movimiento de la transición, el tipo de transición y monto de la transacción.

Aplicación: Este control se debe ejecutar en cada una de las áreas donde haya relación directa o indirecta a transacciones monetarias

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Formulario No 03 Formulario de origen de Transacción A) Datos de la empresa a cuyo nombre se realiza la transacción Primer apellido o razón social segundo apellido tipo de identificación : cedula( ) , pasaporte ( ), otro ( ), especifique

nombre completo

numero de indentificación

fecha de nacimiento

actividad economica

domicilio (calles, avenidas, pùntos de referncia) ciudad

estado/ provincia pais

B) Datos del beneficiario o destinario de la transacción Primer apellido o razón social segundo apellido

aparto

nombre completo

teléfono

numero de indentificación

Domicilio (calles, avenidas, puntos de referencia) ciudad

estado/ provincia pais

aparto

C) datos de la persona que fisicamente realiza la transacción Anote una "X" en esta casilla di los datos de esta seccion son los mismos de la sección A Primer apellido o razón social segundo apellido nombre completo tipo de identificación : cedula( ) , pasaporte ( ), otro ( ), especifique

teléfono

numero de indentificación

fecha de nacimiento

actividad economica

domicilio (calles, avenidas, puntos de referencia) ciudad

estado/ provincia pais

aparto

teléfono

D) Descripción de la transacción fecha hora

tipo de transacción

origen de recursos

Tipo de operación

Nº de la operación moneda transada

monto de la operación

monto de la transacción observaciones

Entidad regulada nombre de la entidad donde se origino la transacción oficina sucursal nombre del funcionario que realizo la transacción nombre y firme del oficial de cumplimiento

Fuente: Cano, Miguel. Lugo, Danilo. (2004). Auditoria forense en la investigación criminal del lavado de dinero y activos

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Formulario No 04 Lista de Chequeo Con las listas de chequeo nos permitirá evaluar el procedimiento del control interno como el manual de procedimientos de la compañía, que tanto conocimiento se tiene del cliente que usualmente realizamos transacciones y el procedimiento de detección de operaciones sospechosas. La lista de chequeo es un formato de ejemplo como se llevara acabó en la inmobiliaria “NEWTON” La lista de chequeo es una herramienta que permite al contador y el auditor poder evaluar los procesos del contador por medio de las normas de auditoria.

Aplicación: Este formulario debe ser aplicado recurrentemente por cada una de las áreas de la compañía en busca de poder controlar y conocer si se está cumpliendo con lo propuesto por la gerencia, para ello debe ser vigilado y supervisado por el jefe de área o personal encargado

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Formulario No 04 Lista de chequeo

Fuente: Cano, Miguel. Lugo, Danilo. (2004). Auditoria forense en la investigaci贸n criminal del lavado de dinero y activos

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4. CONTROL INTERNO APLICADO

Siguiendo el esquema la compañía “NEWTON” para adoptar el modelo de control interno en las compras se debe seguir el siguiente enfoque:

Figura No 04 COMPRAS – PROVEEDORES

Solicitud

Requisición

Orden de Compra

Aprobación

Recibido

Provisión

Causación Factura CxP

Radicación Factura

Pago Factura

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El control interno para el lavado de activos tiene prioridad sobre los clientes, por ende se debe determinar los procesos que a estos aplican y así tener un enfoque positivo frente al riesgo

Figura No 05 CARTERA–CLIENTES

Cotización

Pre-Factura

Factura de Venta

Aprobación

Entrega

Recibos de Caja

Control Cartera

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CONCLUSIONES

Con este trabajo se llevó a cabo la importancia del control interno con base al lavado de activos, el cual debe adaptarse a las necesidades que implique la actividad comercial de la compañía en que se esté ejecutando y así mismo garantizando la eficiencia, eficacia y disminución del riesgo al que se encuentre sometida la compañía “NEWTON”. Por medio de este trabajo de investigación permitió a la compañía “NEWTON” evaluar sus criterios de medición del impacto con relación a sus operaciones. El propósito de esta investigación fue evaluar los procedimientos de la compañía NEWTON” permitiéndonos diseñar un control interno en el manejo de lavados activos, y así mismo ser evaluados los controles implementados. Mediante el análisis de los modelos SICOP/COSO se puede llegar a obtener una mejor eficiencia frente al manejo de los riesgos que se puedan llegar a presentar en la compañía “NEWTON”. Aunque ambos son válidos, el modelo que más se acoge a las características y necesidades de la compañía es el de COSO ya que por medio de las facilidades de aplicación, elementos y recursos conviene más para la compañía “NEWTON”. El papel del contador es muy importante en esta investigación ya que por medio de el podemos aplicar los conocimientos y cualidades del contador público resaltando nuestra FE pública.

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BIBLIOGRAFIA:  Cano Castaño, Miguel Antonio. (2000). Modalidades de lavado de dinero y activos.  Cano, Donaliza. Lugo, Danilo. Auditoría Financiera Forense.  Cano, Miguel. Lugo, Danilo. (2004). Auditoria forense en la investigación criminal del lavado de dinero y activos.  EAFIT. Auditoría Para la Prevención de Lavado de Activos  Estupiñan Gaitán, Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales.  UIAF. (2004). Tipologías de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo 

Cepeda Alonso, Gustavo. AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO. Editorial Nomos. A. Primera Edición, Colombia 1997.



Estupiñán Gaitán, Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES. Ecoe Ediciones, Bogotá 2002.

 Mejía, Rubi Consuelo. (2002). Universidad EAFIT. Sistema de Control para las Pequeñas y Medianas Empresas  http://www.coso.org

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