DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DE HSEQ PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN EN LA EMPRESA R&C LAB.
Nombre Diego Alexander Urbina Rojas Ingeniero de Industrial Estudiante de la Especialización Diego_alex_urbina@hotmail.com
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.014
TABLA DE CONTENIDO
1.
RESUMEN ............................................................................................................................ 10
2.
METODO GENERAL .......................................................................................................... 13 2.1.
Descripcion de la empresa.............................................. ¡Error! Marcador no definido.
2.1.1 Situacion problema……………………………………………………………...………¡Error! Marcador no definido. 2.2.
Justificación, ................................................................................................................... 17
2.3.
Objetivos ........................................................................................................................ 18
2.3.1.
Objetivo General ..................................................................................................... 18
2.3.2.
Objetivos Específicos.............................................................................................. 18
2.4. 3.
Marco de Referencia ...................................................................................................... 19
DESARROLLO ..................................................................................................................... 21 3.1.
Diagnotico del estado actual R & C LAB .............................. ¡Error! Marcador no definido.
3.2.
Integracion de normas ISO 9001:2008, 14001:2004, 18001:2007 ......... ¡Error! Marcador no
definido. 3.3.
Politicas y lineamientos propuestos ............................... ¡Error! Marcador no definido.
4.
CONCLUSIONES ................................................................................................................. 75
5.
RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 78
6.
REFERENCIAS .................................................................................................................... 81
7. ANEXOS………………………………………………………………………………………8
LISTA DE GRÁFICAS Gráfico 1. ...................................................................................................................................... 45 Gráfico 2. ...................................................................................................................................... 56 Gráfico 3. ...................................................................................................................................... 65
LISTA DE FIGURAS Figura 1 …………………..............................................................................................................14 Figura 2…………………………………………………………………………………………………………………………………….67 Figura 3 …………………..............................................................................................................70 Figura 4…………………………………………………………………………………………………………………………………….70 Figura 5 …………………..............................................................................................................72 Figura 6…………………………………………………………………………………………………………………………………….72
LISTA DE TABLAS Tabla 1…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..45 Tabla 2………………………………………………………………………………………………………………………………………………….55 Tabla 3………………………………………………………………………………………………………………………………………………….65
1. RESUMEN
Con la observación y el análisis de los problemas que se han detectado en la empresa R&C LAB, (empresa dedicada al servicio de laboratorio y fabricación de lentes oftálmicos), durante el proceso de producción de lentes.
Se Generó a continuación los problemas más constantes: baja calidad en el producto terminado producto no conforme Falta de creación de procesos y protocolos establecidos para cada tarea ejercida por el personal. Falta de análisis de riesgos en el entorno donde se desempeñan las tareas del personal. Falta de análisis de los aspectos e impactos ambientales que puedan causar los vertimientos y residuos sólidos que se desprenden después de culminar el proceso productivo. Falta de capacitación y concientización del personal sobre los riesgos de las tareas diarias que realizan. Accidentes constantes como: cortes, laceraciones, exposición a niveles altos de ruido entre otros.
Este estudio se dividirá en tres fases: Diagnostico actual de la empresa R&C LAB
Integración de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001. Establecimiento de políticas, normas, lineamientos y requisitos necesarios.
Con estos antecedentes y con la competencia cada día más intensa en la fabricación de los lentes oftálmicos, es de suma importancia realizar un diagnóstico para saber el estado actual de la compañía en la producción de los lentes oftálmicos en el laboratorio de la empresa R&C LAB, y que están influyendo en la calidad del producto final que se ofrece al cliente.
Se pretende identificar donde están los puntos deficientes durante el proceso de la producción de los lentes oftálmicos en el laboratorio R&C LAB.
generar una información real y concreta
de los elementos para lograr conseguir la
sostenibilidad que debe tener la compañía, teniendo en cuenta el ser amigables con el medio ambiente, ofreciendo productos de óptima calidad y generando un clima laboral adecuado para los empleados de la misma.
PALABRAS CLAVES Sistemas de gestión integrada, Planificación, Educación, Gestión del cambio, Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional, Calidad,
ABSTRACT By observing and analyzing the problems that have been identified in the company's R & C LAB (company dedicated to laboratory and manufacturing ophthalmic lenses), during the beginning of its activities. Evidencing this analysis the following major points:
• low quality of the finished product • nonconforming product
• Lack of process creation and protocols for each task performed by the staff. • Lack of risk analysis in the environment where staff perform tasks. • Lack of analysis of the environmental aspects and impacts that may cause discharges and solid waste arising after completion of the production process. • Lack of training and awareness of staff on the risks of performing daily tasks. • Accident constant as cuts, lacerations, exposure to high levels of noise and others.
This study was divided into three phases:
• Current Diagnosis enterprise R & C LAB • Integration of ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001. • Establishment of policies, standards, guidelines and requirements.
With this background and with the increasingly intense competition in the manufacture of ophthalmic lenses, it is important to make a diagnosis to know the current status of the company in the production of ophthalmic lenses in the laboratory of the company R & C LAB that are influencing the quality of the final product offered to the customer.
Is intended to identify where the weak points are during the production of ophthalmic lenses in the laboratory R & C LAB.
generate a real, concrete information elements to achieve sustainability should get to have the company, taking into account being friendly to the environment, providing high quality products and generating an appropriate working environment for employees thereof.
KEYWORDS Integrated Management Systems, Planning, Education, Change Management, Ambient, Safety, occupational health
2. METODO GENERAL 2.1. Descripción de la empresa La empresa R&C LAB dedicada a la importación de lentes oftálmicos, equipos para optometría de Shanghái china y servicio de laboratorio óptico (lentes oftálmicos con prescripción médica), con más de 10 años de experiencia en el medio y con puntos de atención al cliente a nivel nacional en ciudades principales como: Bogotá Bucaramanga Barranquilla Medellín Ibagué Cartagena Montería Cúcuta
MISION R&C LAB, ha sido creada para satisfacer las necesidades del sector de la optometría en el mercado colombiano, ofreciendo productos de alta calidad a los mejores precios; lentes en la más amplia gama de fórmulas y presentaciones del mercado, gran variedad de equipos de optometría y la prestación del servicio de laboratorio óptico.
VISION R&C LAB en un lapso de 5 años, busca ser el líder en el mercado local y nacional, abarcar nuevos mercados y convertirse en la principal opción para el sector de la optometría, dónde los clientes podrán encontrar la respuesta a todos sus requerimientos
de productos ópticos, destacándose por su excelente servicio, su capacidad de innovación, comprometida con el desarrollo de su equipo de trabajo. ESTRUCTURA ORGANICA En la empresa R&C LAB cuenta con dos gerencias, una gerencia administrativa y una gerencia técnica la cual es ejecutada por los dos accionistas de la compañía como se muestra a continuación: Figura 1. Estructura orgánica R&C LAB GERENCIA TECNICA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE LOGISTICA Y PERSONAL
ASISTENTE DE GERENCIA
DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTO BODEGA,
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
INVENTARI
CALIDAD
Fuente gerencia técnica 2.1.1 Situación problema:
En la actualidad la empresa R&C LAB ofrece a sus clientes lentes oftálmicos por prescripción médica, con los cuales se tienen dificultades por la calidad.
A lo largo del proceso se ha podido verificar que el método empleado para la transformación de la materia prima, con el fin de aplicar las prescripciones médicas para cada paciente, no cumplen los requisitos exactos y precisos requeridos.
Se han identificado las siguientes inconsistencias manifestadas por el cliente: incumplimiento en el tiempo de entrega del producto (establecido 3 días máximo) Producto no conforme por especificaciones entregadas que no coinciden con el requerido. Falta de exactitud en la aplicación de la prescripción médica dada en dioptrías.
Las siguientes son fallas identificadas internamente en el laboratorio: Rayas, aberraciones en el lente efectuados por la falta de precisión de los equipos. Cortes y laceraciones en las manos continuamente (no se reporta a la ARL). Exposición a un nivel elevado de ruido durante el desarrollo de las tareas diarias del operario. Exposición y contacto con químicos sin implementos de protección individual durante el desarrollo de las tareas diarias. Vertimientos que pueden afectar la calidad del agua. Residuos sólidos que pueden generar un impacto ambiental. Falta de información técnica exacta de la materia prima (bloque plástico con diámetro 70 mm) transformada durante el proceso para obtener la prescripción del paciente.
Con el fin de solucionar el estado actual de la empresa con respecto a la calidad del producto, la satisfacciรณn de los clientes, manejo amigable de los desechos del proceso, y reducciรณn de incidentes laborales es necesario realizar un diagnรณstico basado en las normas
- ISO 9001:2008 sistema de gestiรณn de la calidad - ISO 14001:2004 Sistema de gestiรณn ambiental - ISO 18001:2007 sistema de seguridad y salud ocupacional
2.2. Justificación. La presente monografía pretende realizar un diagnóstico con base en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO 18001:2007 a la empresa R&C LAB, con el cual se buscara analizar los problemas o situaciones que requieran atención en la empresa. Los beneficios que se esperan obtener son: Demostrar el interés en el compromiso con la calidad, puntualidad y eficiencia del producto que se está ofreciendo al cliente. Lograr un enfoque en el ahorro de recursos sensibilizando a todas las partes interesadas como accionistas, trabajadores, clientes y sociedad. Revisar el nivel de capacitación del personal. Revisar y controlar que se realice el mantenimiento de equipos y metrología (mediciones y unidades de medida). Logística.
Generar conciencia para lograr un ambiente de trabajo seguro para los empleados.
2.3. Objetivos 2.3.1. Objetivo General Realizar recomendaciones en el diseño del sistema integrado de calidad del proceso de producción de lentes oftálmicos en la empresa R&C LAB, a partir del diagnóstico según las normas ISO 9001:2008, 14001:2004, 18001:2007
2.3.2. Objetivos Específicos Diagnosticar el estado de cumplimiento actual del proceso de producción de lentes oftálmicos de la empresa R & C LAB, con los requisitos especificados en las normas ISO 9001, ISO 14001¸OHSAS 18001. Realizar la búsqueda de elementos comunes normas ISO 9001:2008, 14001:2004, 18001:2007 que sean aplicables al proceso de producción de lentes oftálmicos, el cual permita su integración y el análisis. Establecer la política, lineamientos, objetivos, y demás recomendaciones necesarias.
Marco de Referencia
Las normas aplicables a los Sistema de gestión integrado Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por Objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear Conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros)”.
Para qué sirve el sistema de gestión integrado de gestión El Sistema Integrado de Gestión - SIG sirve para lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las tres (3) normas que lo integran (NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001: 2004 Y NTC OHSAS 18001:2007) tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos específicos de cada Sistema, sino a cumplir la obligación legal de su implementación.
Características del sistema de gestión integrado El Sistema Integrado de Gestión SIG, tendrá las siguientes características: Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son Integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas en las Normas que regulan los sistemas antes citados.
Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin Conflictos, de otro sistema de gestión o de control, es decir es posible Implementarlos de manera integrada. Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de mejoramiento institucional. Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se puede desarrollar transversalmente en dos o más elementos de los sistemas que integran el SIG. Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada una de las acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman, bajo los principios de la eficiencia y la economía.
Que es el ciclo básico de la gestión Teniendo claridad cuál es la relación del SIG con el PROCESO ADMINISTRATIVO, es necesario identificar que el SIG parte de una estrategia
gerencial
conocida
como
el
CICLO
PHVA,
CICLO
DEL
MEJORAMIENTO CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las iníciales de cuatro (4) actividades que deben ser desarrolladas de manera secuencial, Planear, Hacer, Verificar Y Actuar. Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la definición de las políticas y el establecimiento de un plan de acción. Hacer: Estos lineamientos deben llevarse a la práctica. Verificar: Una vez puesto en marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planes establecidos. Actuar: De acuerdo a los resultados obtenidos, debe correctivas o de mejoramiento.
implementar acciones
3. DESARROLLO
Se realiza el diagnóstico del nivel de cumplimiento del proceso de fabricación de lentes oftálmicos con base en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004¸OHSAS 18001:2007, iniciando con la norma ISO 9001:2008 a continuación:
3.1. Diagnóstico del estado actual del proceso de producción de la empresa R & C LAB con los requisitos especificados en la norma ISO 9001:2008.
Para el diagnostico se realizó la utilización de formatos de cumplimiento donde se analizan cada uno de los componentes o elementos de la norma. El formato puede observarse (ver anexo 1)
Calificación de 1 a 5, así: 1=Inexistente, 2=informal, 3=se aplica en forma parcial, 4=existe, 5=esta normado
Numeral 4. Sistema de gestión de calidad Numeral 4.1 Requisitos generales Definición: Este numeral describe que la organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma internacional.
Se deben determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad la interacción entre los procesos, así como la medición y control de los mismos. Debe asegurarse la disponibilidad de recursos e información para apoyar la operación de los procesos, así como alcanzar un ciclo de mejora continua. Valoración: La gerencia técnica no ha implementado un sistema de Gestión de Calidad, no ha determinado su proceso de producción ni la interacción y secuencia del mismo. No se han establecidos los criterios y métodos como indicadores de gestión para medir y controlar el proceso. Se ha asegurado la disponibilidad de recursos para apoyar la operación y seguimiento de los procesos. Las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados se elaboran, pero no se ha implantado el sistema de gestión de calidad. Calificación: se aplica parcialmente 3.
Numeral 4.2 Requisitos de la documentación Numeral 4.2.1 Generalidades Definición: Este numeral hace énfasis a los documentos exigidos por la norma, que servirán para sustentar el sistema de gestión de calidad, o también sirve para dejar evidencias de las acciones realizadas. Establece de manera general, que debe existir una declaración documentada de una política de calidad, unos objetivos de calidad y un manual de calidad, Valoración: Los procedimientos documentados para la medición y control del proceso de Producción de lentes oftálmicos, y los registros requeridos por esta norma nacional. La Gerencia técnica al no tener implementado un sistema de Gestión de Calidad, posee de manera general los documentos que puedan soportar este sistema, pero no de forma normativa. Calificación: si cumple 4.
Numeral 4.2.2 Manual de Calidad Definición: Este requisito especifica que la organización debe poseer y mantener un
manual de calidad, donde se haga referencia al alcance del sistema de gestión de calidad incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión, así como de los procedimientos documentados establecidos por el sistema de gestión de calidad. Por último debería tener una descripción de la interacción de los procesos.
Valoración: No posee una política documentada de la calidad, pero documenta objetivos de Calidad No se encuentran documentados los procedimientos de trabajo, relacionados con las actividades relacionadas con el Proceso de producción de lentes oftálmicos para el sistema de gestión de calidad. Los registros tanto de calidad como técnicos, se encuentran documentados pero no totalmente terminados ni adecuados a los requerimientos de la norma. Calificación: cumplimiento parcial 2.
Numeral 4.2.3 Control de los Documentos Los documentos requeridos por el sistema deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: aprobar documentos antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos, que sean
identificados, estén disponibles, y un estado de revisión actual de los documentos constante. Valoración: En tal sentido la gerencia técnica,
no posee un procedimiento
documentado adecuado a las características sobre control de documentos. Cabe destacar que R&C LAB no ha establecido un procedimiento de control de documentos de forma general para todas sus procesos funcionales, pero maneja procesos de aprobación, adecuación, actualización, identificar cambios y versiones, pero no de forma normativa. Calificación: si cumple 4. Numeral 4.2.4. Control de los Registros Este Numeral hace énfasis a los registros establecidos que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Valoración: La gerencia técnica no cuenta con los formatos de los registros de calidad, y por tanto no se ponen en uso actual. Con respecto a los asociados al proceso de producción de lentes oftálmicos se tienen algunos registros técnicos, pero que no cumple con los campos mínimos requeridos por la compañía y el sistema de gestión. No se tiene un procedimiento general ni específico para el control de los registros. Calificación: parcialmente 2.
Numeral 5. Responsabilidad de la Dirección Numeral 5.1 Compromiso de la Dirección Definición: La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el
desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad, así como la mejora
continua de su eficacia. En la Gerencia técnica la toma de decisiones las lleva cabo los coordinadores de proceso, y gerencias quienes conforman la alta dirección. Valoración: Se pudo evidenciar que la gerencia técnica al no poseer un sistema de gestión de la calidad, la alta dirección se ve comprometida con la implementación de sistemas de gestión de calidad. Evidenciado que se cumple la comunicación con la compañía el valor de la importancia de todos los procesos y requerimientos legales aplicables y los objetivos de calidad, pero no de forma normativa. Calificación: si cumple 4.
Numeral 5.2 Enfoque al cliente Definición: La norma enfatiza que la alta dirección debe asegurarse de que los requisitos
del cliente se determinen y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente. Valoración: La gestión realizada por la gerencia técnica muestra que se identifican y cumplan con los requisitos exigidos por el cliente, y siguen métodos rústicos para buscar la solución a los percances que se van presentando durante la búsqueda de aumentar la satisfacción del cliente, la única evidencia del aumento de la satisfacción del cliente son algunas encuestas que se han realizado a los clientes. Calificación: si cumple 3.
Numeral 5.3 Política de la calidad La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad es adecuada al propósito de la organización, es comunicada dentro de la organización, incluye un
compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente con la eficacia del sistema, así como es revisada para su continua adecuación. Valoración: Actualmente la gerencia técnica ha establecido una política de calidad, está documentada y divulgada a la compañía, pero no de forma normativa. Calificación: si cumple 4. Numeral 5.4 Planificación Numeral 5.4.1 Objetivos de la Calidad Definición: Este requisito hace énfasis a que la gerencia técnica debe poseer unos
objetivos de calidad, que sean medibles y coherentes con la política, con el fin de darle cumplimiento a la misma. Valoración En tal sentido la gerencia técnica, posee una política de calidad, y se tiene los objetivos de calidades medibles y acordes a la política de calidad, pero no en forma normativa. Calificación: si cumple 4.
Numeral 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de calidad Definición: La alta dirección de la gerencia técnica debe asegurarse de que la
planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir con los requisitos citados, en el numeral 4.1, que se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en este. En cuanto a la planificación del Sistema de Gestión de Calidad, se planifican los objeticos de calidad pero esto se realiza de forma parcial no en su totalidad ni por normatividad.
Calificación: parcialmente 3.
Numeral 5.5: Responsabilidad, autoridad y comunicación Numeral 5.5.1 Responsabilidad y autoridad Definición: Según la norma, la alta dirección debe asegurarse de que todos sepan lo que
se espera que hagan (responsabilidades), lo que están autorizados a hacer (autoridades), así como que comprendan la forma en que estas responsabilidades y autoridades están mutuamente relacionadas y deban cumplirse. Valoración: Actualmente en la gerencia técnica, se dificulta la asignación de las responsabilidades y el análisis e identificación de los procesos, sin embargo todas estas actividades se realizan de forma informal y parcial en la coordinación de producción ya que es la que asigna responsabilidad y autoridad a cada operario para una determinada actividad. Calificación: parcial 3.
Numeral 5.5.2 Representantes de la dirección Definición: La alta dirección debe designar un miembro de la dirección, quien
independientemente de otras responsabilidades, debe de tener la responsabilidad y autoridad que incluya, asegurarse de que se implementen y mantengan los procesos, gestión, y la toma de conciencia de los requisitos del cliente referente a la calidad.
Valoración: El miembro de la dirección, que asume responsabilidades en cuanto a la materia de calidad, debe ser designado por la alta dirección, ha sido seleccionado, y mantiene informado sobre las acciones correctivas requeridas, pero esto no se cumple de forma normativa. Calificación: si cumple 4.
Numeral 5.5.3 Comunicación interna Definición: La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de
comunicación apropiados dentro de la organización, y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de calidad. Valoración: Actualmente la gerencia técnica mantiene procesos de comunicación a través de correos electrónicos, capacitaciones, sin embargo no se toma en consideración la eficacia del sistema de gestión de calidad. Calificación: si cumple 5.
Numeral 5.6 Revisión por la dirección Numeral 5.6.1 Generalidades
Definición: Este numeral enfatiza que la alta dirección debe, revisar el sistema de
gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad.
Valoración: La gerencia técnica hoy en día, no realiza revisiones al sistema, ya que no se ha implementado un sistema de gestión de calidad, pero realiza revisiones de sus objetivos de calidad y los está actualizando de manera muy informal, sin formatos establecidos. Calificación: parcial 2.
Numeral 5.6.2 Información de la revisión Definición: los resultados de auditorías, b) la retroalimentación del cliente, c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto, d) el estado de las acciones correctivas y preventivas, e) las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas. Valoración: la alta dirección no realiza auditorias, pero realiza la retroalimentación de algunos comentarios de clientes sobre la conformidad del producto, acciones correctivas y preventivas.
Calificación: parcial 3.
Numeral 5.6.3 Resultados de la Revisión Definición: La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos, b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y c) las necesidades de recursos. Valoración: no se realiza mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad ya que no hay implementado un sistema de gestión de la calidad, pero se realiza mejora con relación a los requisitos del cliente y los recursos para cumplir con estos.
Calificación: parcial 3.
Numeral 6. Gestión de los Recursos Numeral 6.1 Provisión de los recursos Definición: Este numeral especifica que la organización debe asegurarse que se dispone
de los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar su sistema de gestión de la calidad, y para llevar a cabo el trabajo requerido de forma que se llegue a la satisfacción de los requisitos de sus clientes. Los recursos comprenden no sólo al personal necesario, sino también el recurso económico, las instalaciones, los equipos y maquinaria. Valoración: La gerencia técnica dispone de los recursos necesarios para implementar y mantener un sistema de gestión de calidad que satisfaga las necesidades de los usuarios para el proceso de producción de lentes oftálmicos, sin embargo en muchos casos determina y proporciona los necesarios para implantar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad para aumentar la satisfacción de los usuarios, pero no existe un sistema de gestión de la calidad. Calificación: si cumple 4.
Numeral 6.2 Recursos Humanos
Numeral 6.2.1 Generalidades Definición: La norma explica que el personal que realice trabajos que afecten a la
conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Valoración: La gerencia técnica proporciona formación continua al personal que interviene en los procesos de fabricación de lentes oftálmicos pero no siempre se lleva registros ni soportes de estas capacitaciones. Calificación: si cumple 4.
Numeral 6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia. Definición: Este requisito hace énfasis a que la gerencia técnica debe determinar la
competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del proceso de producción de lentes oftálmicos, asegurarse que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades, y su contribución al logro de los objetivos de la calidad, y de mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencias. Valoración: En este sentido la Gerencia, determina formalmente la competencia necesaria para el personal involucrado en el proceso de producción de lentes oftálmicos, a su vez se destaca la importancia de las actividades realizadas para el cumplimiento del proceso. Pero en algunos casos se guarda el soporte de las capacitaciones ofrecidas al personal operativo. Calificación: parcial 3.
Numeral 6.3 Infraestructura
Definición: La organización debe determinar, gestionar y mantener los diversos
requisitos del espacio de trabajo, así como el equipo para realizar el proceso. Es igualmente necesario que determine y prevea sus requisitos actuales de infraestructura, y que se anticipe a las necesidades que se esperen en un futuro. Valoración: La Gerencia técnica cuenta con la infraestructura para gestionar las actividades relacionadas con el proceso de producción de lentes oftálmicos, se cuenta con edificaciones ventiladas en perfecto estado, sitio de trabajo, equipos y herramientas, así como red de comunicaciones de internet LAN, wifi y telecomunicaciones, todo proyectado a un futuro. Calificación: si cumple 5.
Numeral 6.4 Ambiente de trabajo Definición: Este requisito hace referencia a que la organización debe determinar y
gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. Valoración: En este sentido, R&C LAB a pesar de proporcionar a la gerencia técnica, el ambiente de trabajo para prestar el servicio, requiere de mejoras relacionadas a las condiciones de biomecánicas (optimización integral de Sistemas Hombres-Máquinas). Sin embargo en cuanto a la gestión del ambiente de trabajo no se tiene evidencia de llevar a cabo dichas actividades en el proceso en estudio. Calificación: parcial 3.
Numeral 7. Realización del Producto Numeral 7.1 Planificación de la realización del producto
Definición: La norma explica que la organización debe planificar y desarrollar como
van a suceder todos los procesos necesarios para la realización del producto. Toda esta información sobre planificación debería estar documentada en la medida en que sea necesario. Valoración: En el caso de la planificación llevada por la gerencia técnica, esta responde a la solicitud de los distintos clientes de la empresa. Se analizan los requerimientos, se estudian y luego se les da respuesta, sin embargo estos no están ligados a la materia de la calidad. Se tiene algunas evidencias de las actividades de planificación, a través de un formato sencillo que puede ser mejorado. Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.2 Procesos relacionados con el cliente Numeral 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto. Definición: La organización debe determinar los requisitos especificados por el cliente,
los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o uso previsto, los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto y cualquier requisito adicional determinado por la organización. Valoración: En la gerencia técnica se determinan hasta los requisitos del cliente, se determinan los requisitos legales, los requisitos adicionales por la organización, pero no se guarda la documentación de tal evidencia se lleva acabo momentáneamente sin ningún registro. Calificación: parcial 3.
Numeral 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto Definición: La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto.
Esta revisión debe realizarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente y debe asegurarse de que están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. Además deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma. Valoración: En este proceso la gerencia técnica revisa los requisitos relacionados con el producto y se registran los datos en el registro diario (hoja viajera), revisándose los requisitos del producto, sin embargo requiere de diversas mejoras en función a la mejora continua. Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.2.3 Comunicación con el cliente Definición: La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para
la comunicación con los clientes, relativas a la información sobre el producto. Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas. Valoración: La comunicación entre la gerencia técnica y los clientes es fundamental y se realiza tanto de forma oral como de manera escrita (teléfono y celular), por medio de esta comunicación se comunica cualquier evento que pueda surgir durante la relación laboral y que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos, aunque son pocas las veces que se documentan estas comunicaciones.
Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.3 Diseño y desarrollo Definición: Este numeral exige que la organización debe disponer de revisiones
destinadas al proceso de diseño que establezca un enfoque disciplinado del mismo. Debe asegurarse de que se identifiquen todos los aspectos dignos de consideración y revisión, en los casos en los que sea necesario aplicar una acción. Valoración: Este apartado de la norma NO APLICA y debe ser excluido, debido a que en la gerencia técnica no se diseña ningún producto, sólo se realiza la fabricación de lentes oftálmicos que provienen de recibir una materia prima (base o bloque) de un proveedor, luego de esto transformarlo hasta obtener la prescripción médica requerida por el cliente.
Numeral 7.4 Compras Definición: Según la norma, la organización debe asegurarse que aquellos materiales y
servicios que sean adquiridos y que puedan afectar la calidad de los productos y servicios, sean óptimos. Después de esto, será necesario que seleccione a quién, de entre aquellos proveedores que sean capaces de cumplir sus requisitos, confiará usted en el suministro de los diferentes materiales y servicios. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones de los proveedores. Valoración: El consumo de bases o bloques de plástico y policarbonato en R&C LAB, se aproxima a 12480 unidades anuales, esto es proveniente de Shanghái China, el
cargamento viene contenido en cajas de 100 unidades cada una, son transportados en barcos hasta el Puerto de Cartagena, y luego son trasladados en camiones hasta el almacén del laboratorio en la compañía. Este proceso de compras realizado por la gerencia técnica se carga los presupuestos de acuerdo a las actividades definidas en la planificación. Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.4.2 Información de compras Definición: Este Numeral trata de los detalles que deben ser incluidos a la hora de
determinar los requisitos de compra. Es principal que todos los detalles correspondientes a los artículos o servicios solicitados se estipulen con claridad en el momento de realizar el pedido. Pueden incluirse números de catálogo o modelo, así como la fecha y el lugar de entrega solicitada. Valoración: Los requisitos de la materia prima se cargan en archivos de Excel que maneja la gerencia técnica pero este proceso se lleva de forma informal. Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.4.3 Verificación de los productos comprados Definición: La organización debe establecer e implementar la inspección u otras
actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.
Valoración: La verificación de los productos comprados se hace de manera muy general. Existe un procedimiento o actividad para la inspección o verificación del producto adquirido. Calificación: parcial 3.
Numeral 7.5 Producción y prestación del servicio Numeral 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio Definición: La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la Prestación
del servicio bajo condiciones controladas las cuales Incluyen: la disponibilidad de información que describa las Características del producto, instrucciones de trabajo, el uso de equipo apropiado, la disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición así como la realización las actividades de seguimiento y medición. Para este numeral no se evidencia la disponibilidad de información que describa las características del proceso, tampoco
la disponibilidad de instrucciones de trabajo,
cuando sea necesario, no se cuenta con el uso del equipo apropiado, además no se lleva a cabo la implementación del seguimiento y de la medición del mismo. Valoración: En la gerencia técnica es llevada a cabo la prestación del servicio para las diferentes áreas usuarias, controlando la calidad de los equipos, materiales, insumos y materias primas que ingresan a los diferentes almacenes, por medio de controles establecidos en el momento de la llegada de la mercancía y al momento de realizar el despacho. Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Definición: La organización debe validar todo proceso de producción y prestación de
servicio. La validación debe demostrar los criterios definidos por la revisión y aprobación, la aprobación de equipos y personal, uso de métodos y procedimientos científicos, los requisitos de los registros y la revalidación. Valoración: El proceso de producción de lentes oftálmicos es verificado mediante actividades de inspección, donde se reportan los datos durante todo el proceso estipulado en una hoja viajera, y un formato de novedades diarias. Calificación: si cumple 4.
Numeral 7.5.3 Identificación y Trazabilidad Definición: La organización debe identificar el producto por medios adecuados, su
estado con respecto a los requisitos de seguimiento, teniendo en cuenta que la trazabilidad sea un requisito de cumplimiento en la organización. Valoración: La gerencia técnica, posee un sistema de identificación de sus Materias primas, para el proceso de producción de lentes oftálmicos que
garantizan la
trazabilidad de los mismos, pero de manera parcial ya que no se establece el diligenciamiento de este formato. El coordinador de planta es responsable de identificar los materiales y la materia prima según los procesos aplicables. Calificación: parcial 3.
Numeral 7.6: Control de los Equipos de Medición
Definición: La organización debe determinar el seguimiento y medición, con intervalos
específicos de su utilización, proteger contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de medición, protección durante daños y funcionamiento. Valoración: La gerencia técnica tiene establecido en los documentos aplicables, los equipos de medición necesarios para demostrar la conformidad de los productos y controlar el proceso de producción de lentes oftálmicos, tiene establecido planes de mantenimiento preventivo y correctivo. Calificación: si cumple 5.
Numeral 8. Medición, análisis y mejora Numeral 8.1 Generalidades Definición: El control de los dispositivos de seguimiento y del equipo de medición se
trata de forma específica en 7.6, mientras que este numeral especifica que la organización debe realizar un amplio seguimiento, medición, análisis y la mejora del desempeño del sistema de gestión de la calidad. Valoración: Por consiguiente, la gerencia técnica, realiza actividades de medición, análisis y la mejora se realiza de forma informal y cada vez que lo requiera el proceso. Calificación: parcial 3.
Numeral 8.2 Seguimiento y medición Numeral 8.2.1 Satisfacción del Cliente Definición: Éste importante aspecto de la versión 2008 expresa que la organización debe
realizar el seguimiento de la información relativa según la percepción del cliente. Más
concretamente, se le requiere para que realice el seguimiento de la percepción que tengan los clientes acerca de cómo la empresa ha satisfecho las necesidades y expectativas especificadas (o sin especificar). Valoración: La Gerencia técnica
realiza esporádicamente el seguimiento de la
información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos. Este debe determinar los métodos para obtener y utilizar dicha información. Calificación: parcial 3.
Numeral 8.2.2 Auditoría interna Definición: Como uno de los métodos más eficaces para la revisión del sistema de
calidad y mejora continua de los procesos, la norma exige que la organización debe realizar auditorías internas de acuerdo con unos intervalos establecidos previamente, que tendrá en cuenta los procesos y áreas de mayor importancia, aquéllos que hayan obtenido peores resultados en los informes de anteriores auditorias. Valoración: Dentro de la gerencia técnica, no se han realizado auditorías internas al proceso de producción de lentes oftálmicos, pero se realizan revisiones de los procesos visuales y verbales pero no se tiene registro de este proceso. Calificación: informal 1.
Numeral 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos y Literal 8.2.4 Seguimiento y medición del producto Definición: Estos dos apartados exigen que la empresa debe determinar cómo supervisar
y medir tanto sus procesos como sus productos. Con frecuencia habrá un considerable asociamiento entre las dos, y, en numerosos casos, habrá idénticos procedimientos de
seguimiento o mediciรณn que sean adecuados a los fines de supervisiรณn o mediciรณn de procesos y productos. Valoraciรณn: En la gerencia tรฉcnica, la identificaciรณn del proceso de producciรณn de lentes oftรกlmicos y su mediciรณn no estรก totalmente definida, algunos son realizados de manera eficiente por la naturaleza del trabajo, pero otros, los cuales no afectan directamente el proceso, no estรกn completamente determinados. Calificaciรณn: parcial 3.
Numeral 8.3 Control del producto no conforme Definiciรณn: La norma requiere que se disponga de distintos modos para la identificaciรณn
de la no conformidad del producto y de decidir quรฉ medidas tomar. Es igualmente preciso disponer de un procedimiento documentado que describa cรณmo cumplir los requisitos y registrar tales actividades. Valoraciรณn: El procedimiento documentado en el cual se describen las actividades para tratar las No Conformidades en la Gerencia administrativa ha sido redactado por la empresa y actualmente estรก en el proceso de aprobaciรณn, de igual forma se reitera que no se tiene un sistema de gestiรณn de calidad. Calificaciรณn: si cumple 4.
Numeral 8.4 Anรกlisis de datos Definiciรณn: La organizaciรณn debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados
para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de gestiรณn de la Calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestiรณn de la calidad.
El análisis de datos es una actividad importante para cualquier posible mejora del sistema de gestión de la calidad, de los procesos y de los productos. La recopilación de datos e información, por sí misma, carece de significado si tales datos e información no son examinados, evaluados, analizados y transformados en propuestas útiles para la toma de decisiones con el fin de aplicar una mejora. Valoración: En la gerencia técnica, se analizan de manera apropiada los datos necesarios para demostrar la idoneidad y la eficacia del proceso, pero como no se tiene establecido el sistema de Gestión de la Calidad para posteriormente evaluar las mejoras que pueden realizarse, con el fin de aumentar la eficacia de dicho sistema. Calificación: parcial 2.
Numeral 8.5 Mejora Numeral 8.5.1 Mejora continúa Según este requisito la organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de la auditoria, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. Valoración: En la gerencia técnica, en materia de calidad, al no existir un sistema de gestión de calidad, no se ha tenido la necesidad de entrar en un proceso de mejora continua, se aplica de forma rutinaria y necesaria según el error que se detecte. Calificación: si cumple 4.
Numeral 8.5.2 Acción correctiva La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas debes ser apropiada a los efectos de las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento documentado de acciones correctivas. Valoración: En la gerencia técnica, no existe un sistema de gestión de calidad, por lo tanto no procede el documento. Pero se ha elaborado un registro técnico para hacerle seguimiento a las posibles acciones correctivas a tomar. Calificación: si cumple 4.
Numeral 8.5.3 Acción correctiva
Definición: determinar las no conformidades no potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, determinar e implementar las acciones necesarias. Valoración: actualmente se estudian las no conformidades no potenciales, y se evalúan para prevenir daños en los lentes, pero esto se hace de manera informal.
Calificación: parcial 2.
Luego de haber sido efectuado el diagnóstico y haber analizado toda la situación en la empresa RYC LAB, se trabajó con la información recaudada, se realizó el cálculo del vacío de calidad del proceso de producción de lentes oftálmicos. Se procedió a elaborar un gráfico en donde se puede mostrar el grado de cumplimiento de cada uno de los numerales de la norma. Se realizó un diagnóstico de evaluación con el fin de
analizar el nivel de cumplimiento del proceso, en función a los numerales de la ISO 9001:2008. Para la aplicación de la verificación en cada una de las tres normas mencionadas se toma el siguiente criterio que califica el diagnostico, con un check list para evaluar.
Tabla 1 criterios para la evaluación del diagnostico SGC Responsabilidad de la Alta gerencia Gestión Recursos Realización del servicio Medición, Análisis y Mejoramiento
3,8 3,5 3,8 3,5 3,0
Promedio general
3,5
Fuente http://www.biobusinessgroup.com/
A continuación, se presenta el nivel de cumplimiento de la empresa R&C LAB con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001-2008, desde el numeral 4 hasta la 8.
Gráfico 1. Nivel de cumplimiento ISO 9001:2008
NIVEL DE CUMPLIMIENTO ISO 9001:2008 Medición, Análisis y Mejoramiento Realización del servicio Gestión Recursos Responsabilidad de la Alta gerencia SGC 0,0
0,5
1,0
1,5
2,0
2,5
3,0
3,5
4,0
Fuente: http://www.biobusinessgroup.com/
DIAGNÓSTICO DE LA NORMA 14001:2004 APLICADO AL PROCESO DE FABRICACION DE LENTES OFTALMICOS DE LA GERENCIA TECNICA DE R&C LAB
Para el diagnostico se realizó la utilización de formatos de cumplimiento donde se analizan cada uno de los componentes o elementos de la norma. El formato puede observarse en el (anexo 2)
Numeral 4. Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental Numeral 4.1: Requisitos Generales Definición: La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión ambiental de acuerdo a los requisitos.
Valoración: La Gerencia técnica, para el proceso de producción de lentes oftálmicos no tiene establecido un Sistema de Control Ambiental que cumpla con los requerimientos de la norma, sin embargo en la actualidad, la preservación del medio ambiente está tomando importancia dentro del desarrollo de los procesos de la organización. Calificación: cumplimiento informal 2.
Numeral 4.2: Política Ambiental Definición: la alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y asegurarse, que es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de sus actividades, incluir un compromiso de mejora continua y prevención además de un compromiso de cumplimiento con los requisitos legales aplicables, se documenta y mantiene y debe ser comunicada a todas las personas de la compañía. Valoración: Así como la Gerencia técnica, no posee Política Ambiental definida considerando los impactos ambientales de las actividades, y productos; existe un compromiso de tomar las medidas de control necesarias para evitar que las operaciones tengan efectos desfavorables en el ecosistema y mejorar en forma continua el desempeño en la protección del ambiente, cumpliendo con la legislación ambiental vigente y aplicable, y otros requisitos que la organización suscriba relacionada con los aspectos ambientales. Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.3: Planificación Numeral 4.3.1: Aspectos ambientales Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para, identificar los aspectos ambientales de sus actividades y productos desee controlar, determinar aquellos impactos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente. Valoración: En la Gerencia técnica existe procedimiento alguno para identificar los aspectos ambientales, en los que afecte el proceso de fabricación de lentes oftálmicos al ambiente pero se trabajan de manera informal. Calificación: cumplimiento parcial.
Numeral 4.3.2 Requisitos Legales Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para, identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables, y determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales Valoración: En el Proceso de fabricación de lentes oftálmicos de la Gerencia técnica se han establecido procedimientos para identificar,
definir y tener acceso a
requerimientos aplicables a las actividades, productos, servicios y al medio ambiente. En esta Gerencia, y en especial en el proceso de fabricación de lentes oftálmicos se desarrollan los procedimientos para satisfacer los requerimientos legales aplicables. Calificación: si cumple 4.
Numeral 4.3.3 Objetivos y Metas
Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentadas, en los niveles y funciones pertinentes, dentro de estos objetivos debe estar la asignación de responsabilidades para cumplir con los objetivos y metas, definiendo los plazos para el cumplimiento. Valoración: La Gerencia técnica, para el proceso de producción de lentes oftálmicos ha definido objetivos y metas de manera parcial; sin embargo al no poseer una política ambiental, no existe lineamiento entre los elementos que la componen. Es necesario que se formulen objetivos y metas para el proceso de proceso de producción de lentes oftálmicos y así dar cumplimiento a lo establecido en la norma. Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.4: Implementación y Operación Numeral 4.4.1: Recursos, funciones y responsabilidad autoridad. Definición: La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental. Asegurar de la misma forma que el sistema de gestión ambiental cumpla con las normas internacionales, informando a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión.
Valoración: En la Gerencia técnica de R&C LAB se tiene definida ni están documentadas las funciones, responsabilidades y la autoridad para facilitar un sistema de gestión ambiental eficaz, por lo que se asegura la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental, pero se aplica de manera parcial no todo lo requerido por la norma.
Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.4.2: Formación, toma de Conciencia y Competencia Definición: La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella puede causar potencialmente uno o varios impactos ambientales, la organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados tomen conciencia de la importancia de la conformidad con la política ambiental, los aspectos significativos, los aspectos reales o potenciales asociados con su trabajo, sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad, y las consecuencias potenciales de desviarse del procedimiento establecido. Valoración: En la Gerencia técnica
se tienen identificadas las necesidades de
formación relacionadas con sus aspectos ambientales, la organización lleva control de cualquier persona que realice tareas relacionadas con el Proceso de producción de lentes oftálmicos, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos, sea competente tomando como una base, formación o experiencia adecuada. Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.4.3: Comunicación Definición: En relación con sus aspectos ambientales, la organización debe establecer, implementar y mantener la comunicación interna entre los diversos niveles, recibir documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. Valoración: R&C LAB, posee establecido de manera parcial un procedimiento para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones; sin embargo es
importante mencionar que en la Gerencia técnica, pero no existe procedimiento para la recepción, documentación y a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas. Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.4.4: Documentación Definición: La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir la política, objetivos, metas ambientales, descripción del alcance del sistema de gestión, descripción de los elementos principales del sistema de gestión, registros requeridos por esta norma internacional. Valoración: R&C LAB no ha establecido procedimientos para describir los elementos centrales en materia de ambiente, por lo que la Gerencia de Planta no posee documentación asociada al manejo ambiental de residuos y elementos incluidos en el proceso de producción de lentes oftálmico, pero lleva a cabo procesos para aprobar formatos que lleven el control del registro medio ambiental, por esto es de cumplimiento informal. Calificación: cumplimiento informal 2. Numeral 4.4.5: Control de la Documentación Definición: Los documentos requeridos por el sistema de gestión ambiental por esta norma internacional, se deben controlar los registro son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4. La organización debe establecer implementar y mantener uno o varios documentos para aprobar los documentos con relación a su adecuación, revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente, asegurarse de que se identifican los cambios y estado actual, asegurarse que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables están disponibles, asegurar que los documentos permanecen legibles y fácil de identificar. Valoración: En la Gerencia técnica en estudio no tiene establecido procedimiento alguno para controlar, pero la documentación actual se maneja con lo estipulado en la norma, actualizando, aprobando las versiones, identificando los cambios pero de manera parcial. Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.4.6: Control Operacional Definición: La organización debe identificar y planificar aquellas que estén asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, para asegurarse que se lleven a cabo en el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales. Valoración: En la Organización así como en la Gerencia técnica, lleva a cabo el control operacional y el mantenimiento de criterios operacionales en los procedimientos de manera parcial esto no es aplicado a todo el proceso. Calificación: cumplimiento parcial 3. Numeral 4.4.7: Preparación y Repuesta ante Emergencia Definición: La organización debe establecer implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales.
Valoración: La organización mantiene procedimientos para identificar el potencial de responder ante accidentes y situaciones de emergencia para prevenir y mitigar los impactos ambientales pero no se establecen en general se están trabajando en este momento y se aplican parcialmente. Calificación: cumplimiento parcial 3.
Numeral 4.5: Verificación Numeral 4.5.1: Seguimiento y Medición Definición: La organización debe establecer implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en le ambiente. Valoración: En la Gerencia técnica se tienen procedimientos para hacer el seguimiento y medición de forma regular a las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente, n se tiene un procedimiento documentado para la evaluación del cumplimiento de mantenimientos preventivos correctivos de los equipos con el fin de tener efectividad en el proceso y reducir el nivel de desecho o factores que puedan impactar el ambiente. Calificación: si cumple 4.
Numeral 4.5.2: Evaluación del Cumplimiento Legal Definición: En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento legal.
Valoraciรณn: En la Gerencia tรฉcnica no se tienen procedimientos para evaluar periรณdicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y por esto no se llevan registros, se estรก revisando con el fin de iniciar el proceso de implementaciรณn. Calificaciรณn: inexistente 1.
Numeral 4.5.3: No Conformidad, Acciรณn Correctiva y Acciรณn Preventiva Definiciรณn: La organizaciรณn debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales, con el fin de tomar acciones correctivas, se deben definir requisitos para identificaciรณn y correcciรณn de las no conformidades, investigaciรณn de las no conformidades determinando sus causas y tomando acciones, llevar el registro de las acciones tomadas. Valoraciรณn: Este numeral de la norma estรก definido en la organizaciรณn, se ha implementado, y es llevado un registro que resulta como consecuencia de las acciones correctivas y preventivas, formato bitรกcora diaria. Calificaciรณn: si cumple 4.
Numeral 4.5.4: Control de los Registros Definiciรณn: La organizaciรณn debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos del sistema de gestiรณn ambiental. Valoraciรณn: La
Gerencia tรฉcnica
no
tiene
establecido procedimientos para
identificar, conservar y disponer de los registros, para la demostraciรณn de la conformidad con los requisitos de la gestiรณn ambiental, en el proceso de fabricaciรณn de lentes oftรกlmicos, se llevan controles determinados pero se aplican de manera
informal. Calificación: si cumple 2.
Numeral 4.5.5: Auditoria interna Definición: La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema sean planificadas en los intervalos para verificar si el sistema de gestión ambiental es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, se ha implementado adecuadamente y se mantiene, proporciona los resultados de las auditorías internas a la alta dirección. Valoración: En la Gerencia técnica no existen programas ni procedimientos para llevar periódicamente auditorias del sistema de Gestión ambiental, ni la planificación donde se contemple la importancia ambiental, y los resultados de las auditorias previas. Calificación: no cumple 1.
Numeral 4.6: Revisión por la Dirección La alta dirección de revisar el sistema de gestión ambiental de la organización, los elementos de entrada deben incluir resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento, las comunicaciones de las partes interesadas externas incluidas las quejas, el desempeño ambiental de la organización el grado de cumplimiento de los objetivos y metas, estado de las acciones correctivas y preventivas. Valoración: En la Gerencia técnica no está definida la revisión por la Dirección, ni la realización y documentación de la misma en intervalos determinados para comprobar que el Sistema de Gestión Ambiental es conveniente, adecuado y efectivo. Se tiene designado al representante de la alta Dirección, pero no se cumplen todas las
funciones que debe desarrollar por esto se realiza de forma informal. Calificación: si cumple 2.
De acuerdo al check list aplicado para la evaluación del Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001:2004, se calcularon los resultados en cada elemento de la norma en los criterios considerados para la cuantificación.
Tabla 1. Nivel de cumplimiento ISO 14001 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL
REVISION POR LA DIRECCION
2,5 3,0 2,9 2,4 2,0
Promedio general
2,6
PLANIFICACION IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN VERIFICACION
Fuente http://www.biobusinessgroup.com/
En el siguiente gráfico se puede identificar el cumplimiento obtenido de cada una de las cláusulas, después de haber realizado el diagnostico. Gráfico 2. Nivel de cumplimiento ISO 14001:2004
CUMPLIMIENTO DE NORMA ISO 14001:2004 REVISION POR LA DIRECCION VERIFICACION IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN PLANIFICACION REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL 0,0
0,5
1,0
1,5
2,0
2,5
3,0
3,5
Fuente http://www.biobusinessgroup.com/
DIAGNÓSTICO DE OSHAS 18001:2007 APLICADO AL PROCESO DE PRODUCCION DE LENTES OFTALMICOS DE LA GERENCIA TECNICA R&C LAB Para el diagnostico se realizó la utilización de formatos de cumplimiento donde se analizan cada uno de los componentes o elementos de la norma. El formato puede observarse en el (anexo 3)
Numeral 4: Elementos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Numeral 4.1: Requisitos Generales Definición: La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar en forma continua un sistema de gestión S y SO. Valoración: La Gerencia técnica no tiene establecido un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional que cumpla con los requerimientos de la norma, ni
tampoco está implementado en R&C LAB. Calificación: no cumple 1.
Numeral 4.2: Política de Seguridad y Salud Ocupacional Definición: La alta dirección debe definir y autorizar la política de S y SO de la organización y asegurar que dentro de su alcance, es apropiado para la naturaleza y escala de riesgos S y SO, incluir un compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades y mejora continua, incluyendo el compromiso de cumplir como mínimo los requisitos legales aplicables, estar documentado, implementado y mantenido, estar disponible para las partes interesadas. Valoración: R&C LAB, tiene sugerencias declaradas de la Política de Seguridad y Salud Ocupacional, no está aplicado en la compañía, pero se aplican métodos para prevenir los riegos en los empleados de forma parcial. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.3: Planificación Numeral 4.3.1: Planificación para la Identificación de Peligros, la Evaluación y el Control de Riesgos Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener unos procedimientos para la continua identificación de peligros y valoración de riesgos, teniendo en cuenta, actividades rutinarias y no rutinarias, actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (visitantes y contratistas), los peligros que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad de afectar adversamente la salud y seguridad de las personas, modificaciones al sistema de gestión S y SO,
incluidos cambios temporales. Valoración: En la Gerencia técnica existen algunos procedimientos que permiten la evaluación de los peligros, riesgos y la implementación de las medidas de control necesarias. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.3.2 Requisitos Legales y Otros Definición: la organización debe establecer, implementar y mantener y un procedimiento para la identificación y acceso a requisitos legales aplicables y de S Y SO que sean aplicables a ella. Valoración: En la Gerencia técnica ha establecido algunos procedimientos para identificar y tener acceso a los requisitos de seguridad y salud ocupacional, tanto legales como los voluntarios que la compañía quiera aplicar. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.3.3 Objetivos Definición: la organización debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos S Y SO en las funciones y niveles pertinentes dentro de la compañía. Valoración: La empresa, así como las gerencias que la conforman, están en el proceso para establecer objetivos de seguridad y salud ocupacional para el proceso de producción que funciona actualmente. Aspecto que es de gran importancia para cuantificar y comparar la gestión de seguridad y salud ocupacional. Calificación: si cumple 4.
Numeral 4.4: Implementación y Operación Numeral 4.4.1: Recursos, funciones, Responsabilidad, rendición de cuentas. Definición: la alta dirección debe asumir la máxima responsabilidad por S Y SO y el sistema de gestión de S y S O. Valoración: En la Gerencia técnica tiene definida las funciones, responsabilidades y también las autoridades para facilitar la gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, por lo que se asegura la disponibilidad de recursos esenciales para implementar y controlar la mejora del con relación al cumplimiento de la norma OSHAS 18001. Calificación: si cumple 4.
Numeral 4.4.2: Competencia, Formación, y toma de Conciencia Definición: La compañía debe asegurar que cualquier persona que esté bajo su control ejecutando tareas que pueden tener impacto sobre S Y SO, sea competente con base en su educación, formación o experiencia, conservando los registros asociados. Valoración: En la Gerencia técnica parcialmente se tienen identificadas las necesidades de formación relacionadas con la seguridad y salud ocupacional, la organización se asegura de que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles, tomen conciencia de la importancia de cumplir con la política el personal es personal con un nivel mínimo bachiller de educación. Calificación si cumple 3.
Numeral 4.4.3: Comunicación, participación y consulta
Numeral 4.4.3.1 Comunicación Definición: En relación con sus peligros de S Y SO y su sistema de gestión de S Y SO, la organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la compañía, la comunicación con contratistas visitantes, recibir documentar y responder a las comunicaciones de las partes interesadas. Valoración: En la Gerencia técnica, no existe algún procedimiento para asegurar que la información pertinente sobre Seguridad y Salud Ocupacional, pero existe un involucramiento parcial de parte de los empleados con la alta dirección para el desarrollo y revisión de procedimientos para la gestión de riesgos. Calificación: si cumple 4. Numeral 4.4.3.2 Participación y consulta Definición: la organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para la participación de los trabajadores en: la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, investigación de incidentes. Valoración: En la gerencia técnica están establecidos algunos procesos para la identificación de los peligros a los que están expuestos realizando la consulta a cada uno de los operarios y en las reuniones a nivel general. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.4.4: Documentación Definición: La documentación del sistema de gestión S Y SO debe incluir la política y objetivos de S Y SO, descripción del alcance del sistema de gestión, descripción de los principales elementos del sistema de gestión S Y SO.
Valoración: En la Gerencia técnica ha establecido pero no mantenido la información para describir los elementos centrales del sistema de gestión y la manera en que interactúan, tal cual como lo exige la norma. Calificación: si cumple 2.
Numeral 4.4.5: Control de Documentos y Datos Definición: Los documentos exigidos por el sistema de gestión S Y SO y por esta norma OHSAS deben ser controlados, debe establecer implementar y mantener procedimiento para aprobar los documentos con relaciona su adecuación antes de la emisión, revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, asegurar que se identifican los cambios y el estado actual de la revisión. Valoración: En la Gerencia técnica se tiene procedimientos muy básicos en algunos casos para controlar los documentos y datos requeridos por esta norma Internacional. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.4.6: Control Operacional Definición: La organización debe determinar aquellas operaciones y actividades asociadas con el peligro identificado, en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar el riesgo, se debe implementar y mantener los controles operacionales aplicables, controles relacionados con mercancías, equipos y servicios comprados, controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de trabajo. Valoración: La organización tiene identificada parcialmente aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los riesgos identificados, donde sea necesario aplicar medidas de control, pero en la Gerencia técnica no se tienen planificadas las
actividades, para asegurar que las mismas se realizan bajo condiciones especificadas. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.4.7: Preparación y Repuesta ante Emergencia Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para identificar el potencial de situaciones de emergencia, responder a tales situaciones de emergencia. Valoración: La organización ha establecido planes para identificar su potencial peligro con el fin de enfrentar y responder ante incidentes y situaciones de emergencia, y para prevenir, mitigar las probables enfermedades y lesiones que pudieran estar asociadas, pero estos no están definidos oficialmente en la Gerencia técnica. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.5: Verificación y Acción Correctiva Numeral 4.5.1: Medición del Desempeño y Seguimiento Definición: La organización debe establecer e implementar y mantener unos procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño de S Y SO. Valoración: En la Gerencia de Planta no se tienen procedimientos para hacer el seguimiento y medición regularmente del desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional, se efectúa de manera informal por inspecciones visuales, que no se registran.
Calificación: si cumple 2.
Numeral 4.5.2: Evaluación de cumplimiento legal y otros. Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales. Valoración: La organización no tiene definido ningún proceso para realizar la evaluación periódica del cumplimiento de los requisitos legales. Calificación: no cumple 1.
Numeral 4.5.3: Accidentes, Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas Definición: La organización debe establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar investigar y analizar incidentes para determinar las deficiencias y la necesidad de la acción correctiva. Valoración: En la Gerencia técnica no se ha establecido ni mantenido procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad con respecto al manejo e investigación de accidentes, incidentes, no conformidades, ni la aplicación de acciones para minimizar consecuencias
de accidentes, se maneja de manera ocasional o informal cada vez
que se requiera. Calificación: si cumple 2.
Numeral 4.5.4: Control de registros Definición la organización debe establecer, implementar y mantener los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos de su sistema de gestión S Y SO y de esta norma OHSAS.
Valoración: La gerencia técnica tiene controles muy básicos para el control de los registros de conformidad con el sistema de gestión S Y SO, ya que no hay implementado ningún sistema de gestión S Y SO. Calificación: si cumple 3.
Numeral 4.5.5 Auditoria interna Definición: la organización debe asegurar que las auditorías internas del sistema de gestión de S Y SO, determinar si el sistema de gestión S Y SO cumple con las disposiciones planificadas para la gestión del sistema, además de verificar que ha sido implementado adecuadamente y se mantiene, es eficaz para cumplir con la política y objetivos de la organización. Valoración: En la Gerencia técnica no se están efectuando auditoria internas en este momento están en el proceso de nombramiento de auditor y capacitación del mismo, con el fin de verificar lo que se está efectuando y analizarlo para tomar la decisión requerida. Calificación: no cumple 1.
Numeral 4.6: Revisión por la Dirección Definición la alta dirección debe revisar el sistema de gestión de S Y SO, a intervalos definidos para asegurar su convivencia, los elementos d entrada deben incluir resultados de las auditorías internas y evaluación de cumplimiento, los resultados de participación y consulta de las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. Valoración: En la gerencia técnica no está definida la revisión por la Dirección, como tampoco la realización y documentación de la misma a intervalos determinados para
asegurar la adecuación y eficacia permanente. se tiene designado al representante de la Dirección que debe encargarse fuera de sus tareas diarias de cargo, pero las revisiones se realizan informalmente no se tiene registro. Calificación: si cumple 2. De acuerdo al check list aplicado para la evaluación del Sistema de Gestión de salud y seguridad ocupacional basado en la ISO 18001:2007, se calcularon los resultados en cada elemento de la norma en los criterios considerados para la cuantificación.
Tabla 3 Nivel de cumplimiento OHSAS 18001 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION DE S Y SO
REVISION POR LA DIRECCION
2,0 3,3 3,5 2,7 2,2 2,0
Promedio general
2,6
PLANIFICACION IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA VERIFICACION
Fuente http://www.biobusinessgroup.com/
Cumplimento del proceso de producción de lentes oftálmicos de la Gerencia técnica lo establecido en OHSAS 18001 Figura 1. Nivel de cumplimiento ISO 18001:2007
Grafica nivel de cumplimiento ISO18001 REVISION POR LA DIRECCION VERIFICACION COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y… IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN PLANIFICACION REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION DE S… 0,0
0,5
1,0
1,5
2,0
2,5
3,0
3,5
4,0
Fuente http://www.biobusinessgroup.com/
3.2. INTEGRACION DE LAS NORMAS La integración de los tres Sistemas, Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, se basó principalmente en el análisis del resultado que arrojo el diagnóstico realizado a la empresa R&C LAB, teniendo muy presente los ítem y condiciones de las tres normas: ISO 9001:2008, 14001:2008, 18001:2007, que no se están cumpliendo actualmente en esta compañía.
En las labores de la compañía, ayudara el cumplimiento de esta normatividad a un aumento en los índices de producción, de esta forma también elevando la calidad del producto terminado, y paralelamente a este proceso manteniendo un manejo adecuado de residuos, y buscando tener un nivel de incidentes tolerable en los operarios. Se analizan los diferentes numerales de cada uno de las tres normas y se empieza a
construir una tabla donde se muestra la relación que tiene el uno con el otro, teniendo en cuenta que son acordes a las labores de esta compañía. Con esto se presenta un punto de vista del cumplimiento que se debe llevar para lograr incrementar la satisfacción del cliente, ser amigable con el medio ambiente, y velar por la seguridad de los empleados a continuación:
Figura 2. Integración de las normas ISO 9001:2008, 14001:2004, 18001:2007
ISO 18001:2007
ISO 14001:2004
ISO 9001:2008 4.1
REQUISITOS GENERALES
4.1
REQUISITOS GENERALES
4.3.1
Aspectos ambientales
4.3.1
Identificacion de peligros, valoracion de riesgos y determinacion de controles.
4.1
REQUISITOS GENERALES
5.2
ENFOQUE AL CLIENTE
7.2.2 7.2.1
Revision de los requisitos relacionados con el producto Determinacion de los requisitos relacionados con el producto (a)
5.3
POLITICA DE CALIDAD
5.4.1
Objetivos de calidad
5.4.2
Planificacion del sistema de gestion de la calidad
7.1 7.2.1
PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO Determinacion de los requisitos relacionados con el producto (b, c y d)
5.5.1
Responsabilidad y autoridad
5.5.2
Representante de la direccion
6.1
PROVISION DE RECURSOS
6.2.1
RECURSOS HUMANOS - Generalidades
6.2.2
Competencia. Formacion y toma de conciencia
5.1
COMPROMISO DE LA DIRECCION
5.5.3
Comunicación interna
7.2.3
Comunicación con el cliente
4.4.3
7.5.1
4.4.6
Control operacional
7.5.2
control de la produccion y de la presatcion del servicio Validacion de los procesos de la produccion y de la prestacion del servicio
7.5.3
Identificacion y trazabilidad
7.4.1
Proceso de compras
7.4.2
informacion de las compras
4.4.6
Control operacional
7.4.3
verificacion de los productos comprados
7.5.4
propiedad del cliente
7.5.5
Preservacion del producto
6.3
INFRAESTRUCTURA
6.4
AMBIENTE DE TRABAJO
8.1
MEDICION, ANALISIS Y MEJORA - GENERALIDADES
8.2.3
Seguimiento y medicion de los procesos
8.2.4
Seguimiento y medicion del producto CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICION
4.5.1
7.2.1
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Determinacion de los requisitos relacionados con el producto (nota(
4.5.3No conformidad, accion correctiva y accion preventiva4.5.3.1 4.5.2. Evaluacion del cumplimiento legal 1 4.5.2.1 4.5.2.
8.2.1
Satisfaccion del cliente
Evaluacion del cumplimiento legal
4.5.2.1
4.2.2
Manual de la calidad
4.4.4
Documentacion
4.4.4
Documentacion
4.2.3
Control de documentos
4.4.5
Control de documentos
4.4.5
Control de documentos
4.2.4
Control de resgistros
4.5.4
Control de registros
4.5.4
Control de registros
8.2.2
Auditoria interna
4.5.5
Auditoria interna
4.5.5
Auditoria interna
4.4.7
Preparacion y respuesta ante emergencias
4.4.7
Preparacion y respuesta ante emergencias
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accion correctiva
8.5.3
Accion preventiva
8.4
ANALISIS DE DATOS
5.6.1
REVISION POR LA DIRECCION - Generalidades
5.6.2
Informacion de entrada para la revision
5.6.3
Resultados de la revision
7.6 8.3
4.2
POLITICA AMBIENTAL
4.2
POLITICA DE S Y SO.
4.3.3
Objetivos, metas y programas.
4.3.3
Objetivos y programa
4.3.2
requisitos legales y otros requsitos
Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.
4.3.2
Requisitos legales y otros
4.4.1
Recursos, funciones, responsabilidad rendicion de cuentas y autoridad.
4.4.2
Competencia, formacion y toma de conciencia
4.4.1 competencia, formacion y toma de conciencia. 4.4.2 Comunicación
4.4.3.1
Comunicación
4.4.3.2
Participacion y consulta
4.4.6
Control operacional
4.4.6
Control operacional
Control operacional
Control operacional 4.4.6
4.4.6
Control operacional
Control operacional 4.4.6
4.4.6
1
Seguimiento y medicion
4.5.1
4.5.3No conformidad, accion correctiva y accion preventiva4.5.3.2
4.6
REVISION POR LA DIRECCION
4.6
Medicion y seguimiento del desempeño.
investigacion de incidentes. Evaluacion del cumplimiento legal y otros Evaluacion del cumplimiento legal
No conformidad, accion correctiva y accion preventiva
REVISION POR LA DIRECCION
Fuente: Leídy Bermúdez , Working en ENCON S.A.
3.3 ESTABLECER POLÍTICA, OBJETIVO, LINEAMIENTOS E INDICADORES PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, AMBIENTE Y CALIDAD. Mediante el análisis del diagnóstico de la situación actual del proceso de producción de lentes oftálmicos de la Gerencia técnica de R&C LAB con respecto al cumplimiento de las Normas 9001:2008, ISO 14001 y OHSAS 18001, se logró detectar diversas oportunidades de mejora que fueron consideradas y especificadas a continuación: Esta sugerencia inicia con el cumplimiento e integración de las tres normas ISO 9001:2008, ISO 14001 y OHSAS 18001.
A continuación se presenta el sistema documental necesario para el sistema integrado basado en las tres normas. Principalmente se inicia con la política integral de calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional.
OBJETIVOS: Implementar la política de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional declarada por la Gerencia técnica. Es necesario establecer objetivos claramente definidos alcanzables para el proceso de producción de lentes oftálmicos en función de la calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. Los objetivos de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional establecidos en la Gerencia técnica, se fundamentaron en el establecimiento de metas las cuales permitirán tanto la satisfacción del cliente como la mejora continua en lo que respecta a las gestiones ambientales, seguridad y salud ocupacional. Estos objetivos involucran la participación de todo el personal que labora en el proceso en estudio y los equipos de trabajo, que establezcan su compromiso y responsabilidad en el cumplimiento de la política del mismo. Dichos objetivos fueron a su vez, revisados y discutidos por la Gerencia técnica de R&C LAB. Para poder lograr la política, el proceso de producción de lentes oftálmicos cumple los siguientes objetivos para el sistema integrado: Lograr la satisfacción de nuestros clientes con productos y servicios dentro de las especificaciones establecidas. Cumplir con las leyes y reglamentos, como también otros requisitos que suscriba la empresa. Velar por el cumplimento de todos los empleados con la seguridad. Mantener condiciones de trabajo saludables y seguras. Reducir los impactos medioambientales asociados a la actividad realizada. Capacitar y entrenar al personal para que sea competente en el desempeño de sus funciones. Revisar periódicamente el Sistema de Gestión Integrado.
Estos objetivos son medibles y coherentes con la política de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, por lo tanto son revisados en forma periódica de acuerdo a lo establecido en el proceso de revisión por todas las unidades organizativas de la norma ISO.
SUGERENCIA DE LA MISIÓN La Gerencia técnica, no tiene actualmente una misión establecida, por lo que se redacta la siguiente misión: “Ser la mejor empresa ofreciendo productos de alta calidad, contando con tallado de lentes oftálmicos de última tecnología inicialmente en Bogotá pero con puntos de atención a nivel nacional, siempre buscando el óptimo bienestar de la salud visual de los pacientes.”.
SUGERENCIA DE LA VISIÓN La Gerencia técnica, no tiene la visión establecida, por lo que se propone la siguiente visión: “Ser la compañía líder a nivel nacional de laboratorios ópticos garantizando la calidad y actualización continua de nuestros equipos con el fin de innovar cada día con nuevos productos que marcan el mercado”.
VALORES Los valores son el factor primordial que caracteriza a la Gerencia técnica en función al proceso de producción de lentes oftálmicos, por lo que serán: Honestidad, Compromiso, Lealtad, Conciencia Ambiental, para asumir el compromiso con los clientes, proveedores, trabajadores y todo el entorno de la empresa.
MAPA DE PROCESOS El mapa de procesos de la compañía identifican los aspectos principales del proceso de producción de lentes oftálmicos y la interrelación que existen entre cada uno de ellos. Los aspectos, actividades se definieron de manera que intervinieran o participaran en el proceso de mejora continua. Figura 3. Mapa de Proceso del Proceso de producción de lentes oftálmicos
Fuente: Elaboración propia
ESTRUCTURA ORGANICA toda compañía debe contar con un sistema de organización, lo más explícito posible con el fin de tener definido los cargos y alcances que debe tener cada integrante en la compañía, a continuación se muestra la estructura orgánica sugerida:
Figura 4 Estructura organizacional propuesta
Fuente: Elaboración propia CARACTERIZACION DEL PROCESO cualquier compañía debe describir las características generales del proceso con el fin de tener rasgos diferenciadores entre sí. Figura 5 Caracterización de proceso CARACTERIZACION DE PROCESO RECECPCION PROPOSITO DEL PROCESO
transf ormar materia prima por medio de la intervencio de maquinas, para obtener el producto f inal.
RESPONSABLE DEL PROCESO COORDINADOR ADMINISTRATIVO
ALCANCE: Desde la recepción del trabajo de el departamento de calculo hasta la entrega del producto a logistica.
PROVEEDORES Calculista
ENTRADAS
SALIDAS
P RESCRIP CION M EDICA
ORDEN DE TRA B A JO
M ONTURA
RESIDUOS P ELIGROSOS
PROCESO
Orden de trabajo
Lo gistica M ensajeria
HOJA VIA JERA
B ases
RESIDUOS ORDINA RIOS
M ateria prima
P RODUCTO TERM INA DO
Gabeta plastica
CLIENTES Recepcio n
M ONTURA
PRODUCCION
ho ja viajera
Procesos con los que tiene relación:
(Como
se indican en el Mapa de Procesos)
Recursos:
(Equipos, sof tw are, cargos involucrados o inf raestructura; requerida para la ejecución del proceso)
Indicadores de gestión:
(Lo que se debe medir para conocer la ef icacia y/o ef iciencia del proceso)
Equipos de oficina
Numero de trabajos realizados en la jornada de 8 horas
CALCULO
Energia Electrica
Cantidad de desecho durante el proceso
COORDINACION DE OPERACIÓN
Operarios
Catidad de daños durante el proceso
DISTRIBUCION
Sofware LMS y LDS
producto no conf orme
Materia prima
Documentos y registros:
(Códigos de programas, planes, procedimientos, instrucciones, legislación y f ormatos o registros utilizados en este proceso) (Internos o externos)
Código
Título
AD-D-04
PROCEDIMIENTO PRODUCCION
AD-F-05
HOJA VIAJERA
AD-F-03
CONTROL DE TRABAJOS RECIBIDOS
AD-F-04
ORDEN DE TRABAJO
AD-F-05
CONTROL DE NOVEDADES POR JORNADA
Fuente: Elaboración propia PLAN DE CALIDAD cada compañía debe mantener y revisar periódicamente un documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quien los debe aplicar y cuando se deben aplicar, por esto se sugiere el siguiente plan de calidad: Figura 6 plan de calidad propuesto R&C LAB PROCESOS
Coordinacion Administrativo
Contabilidad
ACTIVIDADES
PRODUCTOS
analizar y selección de propuesta comercial de precios y calidad de producto. Pruebas del producto
Cuadro comparativo selección del proveedor
Generación de pedido OC Verificación de descripción de compra Validación de factura y pagos
Orden de compra
POSIBLE FALLA DE CALIDAD
CONTROLES
Error en la Revision de muestra selección enviada por el (Calidad de proveedor y productoverificación de tiempos de información del entrega y costos) proveedor
incumplimineto en el tiempo de entrega incumplimiento en la capacidad de unidades a proveer
mediante un contrato, especificando todos los requerimietnos que deben cumplir las dos partes para llegar a un acuerdo evaluación del acuerdo de servicios.
QUE HACER AL INCUMPLIR
Coordinador Administrativo
Evaluación de entrega de producto
notificar al proveedor y Software-Equipo de solicitar el computo cumplimiento de lo acordado
Coordinador Administrativo
Remitir el contrato al departamento legal para que Contrato de Control ejerza y Software-Equipo de proveedores - OC Bimestral de la proceda, para computo Evaluación de OC generadas que se realice proveedor el cumplimiento de lo acordado.
Lista de chequeo y Kardex inventario.
Lista de chequeo
Bimestral
Generar formato de incumpliemient o de material para cambio y revisión
Zonas de almacenamiento
Check list
Mala Ubicación en bodega Perdida de Material.
Codificación de estanteria vs inventario
Mensual
Organización de Bodega - Sistemas áreas Maquinaria
Registro de Fallas de material conformidad.
Revision fisica por unidad del producto que llega Varios conteos del producto
Coordinador Administrativo
Generar orden de trabajo
Orden de servicio
Ingreso de informacion erronea
Inspeccion fisica de los datos ingresados
Calculista
Selección de materia prima
materia prima requerida
materia prima equivocada
Dos filtros (despues de ingreso de datos y al inicar bloqueo)
calculista, operario Free Ford
encintado
base encintada y protegida
Rayas al momento de cortar la cinta
Inspeccion fisica despues de encintar
Calculista
lente bloqueada con chapeta
Induccion de eje Inspeccion visual del bloqueo prismatico al eje prismatico de la trabajo maquina fallo en la verificacion de la Lente cortada maquina no conexión de la generado o corte con realiza corte maquina con prescripcion requerido servidor Verificacion del Lente pulida y Mal terminado estado del macro y pulido brillante sin del lente, rayas densidad del liquido rayas pulidor Lente con verificacion de ping no conexión con marcacion laser marquillas entre el servidor y el servidor requeridas las maquinas
lente treminado
Entrega de trabajo al cliente
Trabajo terminado
Evaluacion de proveedores
Estanteria de Bodega
revision de materia prima
control de calidad
INFRAESTRUCTURA DOCUMENTACION CRITICA
Informar inmediatament e al proveedor. Realizar el ajuste en el inventario y documentacion
Cajas de bases caja de lente terminado
desplazamiento y Organización bodegaje de en Bodega materia prima
Coordinador Administrativo
FRECUENCIA DEL CONTROL
Cada vez que se recepciona mercancia
Cantidades Incompletas Materiales Trucados
Recepcion de materia prima
Almacenista
Coordinacion Operativa
RESPONSABLE DEL CONTROL
inspeccion defectuosa
Operario Free Ford
Correcion en el ingreso de Software-Equipo de datos en lms computo (software) realizar el cambio de la Almacenajemateria prima Inventario antes de procesarla Realizar el Inventario-perdida reproceso de tiempo inmediato
con cada trabajo que se procese
Calidad
inspeccion aleatoria cada 30 trabajos
Tiempo de entrega excedido Monitoreo de visitas con el cliente
Coordinador Administrativo
3 veces al dia
Codigos de verificación de inventario
Hoja viajera
Revisar maquinaria
Inventario-perdida de tiempo
Revisión de conezión a servidor y maquinaria
Sevidor-maquinariainventario
Control de intervenciones diaria
Maquinariatiempos de produccion
Revision de intalacion de red
Maquinaria-tiempo de producción
Bitacora de reparaciones
Iniciar reproceso o generación de nuevo producto
maquinaria- tiemps de producción. Inventarioalmacenajesoftware
Hoja viajera
Llamado de atencion y revision de ruta de mensajeria
Motocicleta recurso humano
Hoja de ruta
Fuente: Elaboración propia SISTEMA DE INDICADORES El sistema de indicadores es el instrumento esencial para controlar y gestionar el Sistema de Gestión. Para establecer los mismos fueron
considerados los objetivos derivados de la política. En tal sentido, cada uno de estos indicadores tiene que ser valorado en función de su contribución, y por ello no pueden verse como elementos aislados, sino como parte del sistema necesario para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. A continuación se muestra el sistema de indicadores sugerido para realizar el seguimiento y la medición de las actividades incluidas en el Sistema de Gestión para el proceso en estudio. El indicador que se presenta, mide el nivel de satisfacción del cliente, el cual se expresa en el tabla 4, indicador de nivel de cumplimiento de programas de medio ambientales tabla
5, indicador de nivel de cumplimiento
capacitaciones al personal tabla 6.
Tabla 4 Indicador nivel de satisfacción del cliente Indicador Nivel de satisfacción del cliente (NSC) Lograr la satisfacción de nuestros clientes con Objetivo productos de óptima calidad con especificaciones requeridas. Mide porcentualmente la satisfacción del cliente, relacionando la cantidad de encuestas Definición aplicadas con la cantidad de clientes satisfechos NSC= Cantidad de encuestas aplicadas x Fórmula 100 Cantidad de clientes satisfechos Unidad Porcentaje (%) Fuente: http://www.monografias.com/trabajos91/diseno-de-sistema-gestionintegral/diseno-de-sistema-gestion-integral2.shtml
Tabla 5 Indicador nivel de cumplimiento programas medio ambientales.
Indicador
Nivel de cumplimiento con las actividades de preservación del medio ambiente (NCPMA)
Objetivo
Reducir los impactos medioambientales asociados a la actividad.
Definición
Mide el nivel de cumplimiento que se tendrá con las actividades, establecidas para la preservación del medio ambiente, relacionando el total de eventos de las actividades ejecutadas con el total de eventos programados. NCPMA= Total de actividades ejecutadas x 100
Fórmula Total de eventos programados Fuente:http://www.monografias.com/trabajos91/diseno-de-sistema-gestionintegral/diseno-de-sistema-gestion-integral2.shtml
Tabla 6 Indicador nivel de cumplimiento de planes de capacitación. Indicador
El nivel de cumplimiento de los planes de capacitación al personal (NCPCP)
Objetivo
Capacitar y entrenar al personal para que sea competente en el desempeño de sus funciones.
Definición
Evalúa el cumplimiento de los cursos realizados por el personal, relacionando el total de los cursos realizados por el personal con el total de cursos programados.
Fórmula
NCPCP= Total de cursos realizados x 100 Total de cursos programados Fuente: http://www.monografias.com/trabajos91/diseno-de-sistema-gestionintegral/diseno-de-sistema-gestion-integral2.shtml
4. CONCLUSIONES Analizados los resultados obtenidos en el presente estudio, se llegaron a las siguientes conclusiones:
Después de realizar el diagnostico se comprobó que la Gerencia técnica de R&C LAB, no tiene establecido ni mantiene un Sistema documentado de Gestión de la Calidad, solo en algunos procesos de mejora continua, conforme con los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2008 con orientación a la Satisfacción del Cliente del proceso de producción de lentes oftálmicos El análisis de los resultados, derivados de lo revisado, referidos a las normas en estudio: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y la norma OHSAS 18001:2007, permitió la realización de la sugerencia de algunos recomendaciones en el diseño para pautas de un Sistemas de Gestión integrado de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. La Gerencia técnica cumple en un promedio general de calificación de 3.5 puntos sobre 5 con los requisitos exigidos por la Norma ISO 9001:2008 lo que implica que tiene un cumplimiento del 75%. Además lleva acabo un cumplimiento de tan solo el 2.6 puntos de 5 de lo especificado en la norma ISO 14001:2004 y con referencia a la norma OHSAS 18001:2007 tiene un nivel de cumplimiento de 2.6 puntos de 5. El numeral 6, Gestión de los Recursos de la Norma ISO 9001:2008, y el numeral 4 sistemas de gestión de la calidad, presentan el mayor cumplimiento de todo el Sistema de Gestión de la Calidad con un 76%, lo que demuestra que dispone de los recursos necesarios para el proceso de producción de lentes oftálmicos. Sin embargo en muchos casos no determina ni proporciona la cantidad indicada para implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad para aumentar la satisfacción del cliente.
A pesar que R&C LAB considera la preservación del medio ambiente, los aspectos e impactos ambientales, se evidenció que no se tiene implementado en la Gerencia técnica, un Sistema de Gestión Ambiental que cumpla con los requerimientos de la norma ISO 14001:2004. R&C LAB considera el valor más importante, su personal calificado y por ello es primordial la Seguridad y la Salud en el ámbito laboral, sin embargo se evidenció que no está establecido en la Gerencia técnica, un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional que cumpla con los requerimientos de la norma OHSAS 18001. Con el diagnostico se pretende sugerir las posibles soluciones a los problemas encontrados con el fin facilitar un enfoque a la sostenibilidad y eficiencia en los sistemas de Gestión, lo cual permitirá tener un solo sistema documental, integrando la política y los objetivos, y seguir en el proceso con el fin de implementar un sistema de gestión integrado. Se realiza la integración de las normas con los numerales que sean más acordes a la naturaleza de la empresa de producción de lentes oftálmicos R&C LAB. Después de analizar el resultado del diagnóstico, con base en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO 18001:2007 se presentan las diferencias sugerencias que ayudaran a corregir problemas y elevar el nivel de cumplimiento, tales como: La implementación de nuevos formatos para el control interno de procesos determinados, realizando el cambio de la misión, visión y política más acordes al proceso efectuado por la empresa R&C LAB, esto especificado punto a punto en las recomendaciones.
Teniendo en cuenta que el objetivo general planteado para la presente monografía fue “Realizar el diagnostico a partir del estudio de las normas ISO 9001:2008, 14001:2004, 18001:2007 se determina si la empresa cumple o en qué nivel de cumplimiento se encuentra, con el fin de sugerir recomendaciones para el proceso de producción de lentes oftálmicos en la empresa
R&C LAB”, se puede establecer que se dio
cumplimiento de acuerdo a la normatividad la cual fue la base del diagn贸stico con los resultados expresados.
5. RECOMENDACIONES En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con esta investigación se presentan las siguientes recomendaciones: Implementar las opciones sugeridas por el diagnostico expuestas en los lineamientos desarrollados en el documento, para: Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, en la gerencia en estudio de R&C LAB, basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para establecer un solo Sistema de Gestión en un marco sostenible, permitiendo mejores resultados en el desempeño de la Gestión. Establecer el compromiso, conciencia, sentido de pertenencia y responsabilidades de todos los niveles jerárquicos, incluyendo los colaboradores, en cada una de sus tareas y actividades, para que el sistema sea eficaz. Para realizar este proceso la Gerencia técnica debe constituir o crear un Departamento de Sistema de Gestión que verifique y controle las acciones propuestas en el plan de acción, para llevar a cabo la corrección de las deficiencias encontradas durante el diagnóstico. Con el fin de verificar que se dé cumplimiento a los dos puntos anteriores se sugiere que a los 3 meses de implementado el sistema de gestión integrado, se programe una auditoria interna para determinar el progreso de la corrección de los inconvenientes encontrados en el diagnóstico. Se recomienda aplicar las acciones sugeridas en el plan de acción en función a cada una de las actividades para dar continuidad al ciclo y que no se pierda la información recaudad en el diagnóstico. Identificar los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y prestación de servicios, que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el
medio ambiente (es decir aspectos ambientales significativos) para controlarlos y reducir su incidencia. Identificar continuamente los peligros, la evaluación de los riesgos, e implementar medidas de control necesarias incluyendo las actividades rutinarias y no rutinarias de todos los operarios que tengan acceso al lugar de trabajo de producción para el control general. Identificar los
requisitos
legales, leyes, decretos, normas, aplicables y otros
requisitos que R&C LAB suscriba relacionados al proceso que ejecuta y relacionado con: Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, con la finalidad de implementar el marco legal. Realizar
los programas de capacitación y formación a todo el personal involucrado,
para crear la competencia del capital humano y realizar la divulgación respectiva, con la finalidad de lograr la sensibilización y comprensión del cumplimiento a los requisitos exigidos en el mismo. Realizar la implementación de los formatos propuestos de mantenimiento preventivo (ver anexo 4) correctivo (ver anexo 5) y predictivo (ver anexo 6) con el fin de generar registros para el numeral seguimiento y medición 4.5. Realizar la implementación de los formatos propuestos de cronograma de revisión técnico mecánica preventiva, anexo 7 con el fin de empezar a cumplir la mayoría de puntos enunciados en el numeral de seguimiento y medición 4.5. Realizar la implementación de los formatos propuestos para hojas de vida de control de los equipos ver anexo 8 Realizar la implementación, capacitación y cumplimiento del manual de uso sugerido de herramientas neumáticas anexo 9, con lo cual se generar conciencia entre los operarios, para que manejen los equipos debidamente y no generen accidentes.
Actualizar el diagrama de la estructura orgánica, con el propuesto en la figura 3 especificado en el desarrollo del numeral con política lineamientos lineamientos con el fin de establecer de forma fácil y rápida los alcances de cada cargo. Realizar la implementación del mapa de procesos propuesto siguiendo con la continuidad del proceso de mejora continua que se efectúa en la compañía.
6. REFERENCIAS
ISO 14001,requisitos de gestión ambiental, requisitos de uso, 2004 disponible en: www.mincit.gov.co/descargar.php?id=71438
Iván José Turmero Astros, Diseño de un sistema de gestión integral, 2009 disponible en: http://www.monografias.com/trabajos91/diseno-de-sistema-gestion-integral/disenode-sistema-gestion-integral.shtml
ISO 9001 cuarta edición, Sistemas de gestión de la calidad requisitos,2008 disponible en: http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf
OHSAS 18001, Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, 2007 disponibles en: http://www.bsigroup.es/certificacion-y-auditoria/Sistemas-de-gestion/estandaresesquemas/Seguridad-y-Salud-Laboral-OHSAS18001/ Tabla de escala de valoración de Anderi Souri, 1992 disponible en: http://www.monografias.com/trabajos91/diseno-de-sistema-gestion-integral/disenode-sistema-gestion-integral2.shtml
Plan de calidad, UNE-EN ISO 9000:2005 disponible en: http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/plan-de-calidad Administración moderna, Ricardo Enríquez Caro, 2012 disponible en: http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/calidad-total.html
Guía para elaborar correctamente la visión y misión de la empresa, Juan Carlos Vald, septiembre 7, 2013 disponible en: https://jcvalda.wordpress.com/2013/09/07/guia-para-elaborar-correctamente-lavision-y-mision-de-la-empresa/ Autodiagnóstico ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001, Bio Business Group Eliodoro Yañez 1742, Providencia, Santiago de Chile, disponible en: http://www.biobusinessgroup.com/wp-content/uploads/AutoDiag_ISO9001BBG.xls Que es metrología? Guía de metrología para Pymes. Red Nacional de Metrología de Chile, 2014 disponible en: http://www.celsiusmetrologia.com/index.php?option=com_content&view=article&id =36:ique-es-la-metrologia&catid=13:noticias&Itemid=40