Tesis / 0215/I.I. by MAOSABO

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA INTEGRADA DEL PROCESO DE ALMACENAJE DE LA EMPRESA ÚNICO DE COLOMBIA S.A.S, BAJO LAS NORMAS ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS 18001

Nombres: Sonia Orjuela Bohórquez Jeison Gómez Albarracín Albeny21@hotmail.com Jgomez0311@hotmail.com

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.014

TABLA DE CONTENIDO 1.

RESUMEN ............................................................................................................................. 6

METODO GENERAL .......................................................................................................... 8 2.1.

Problema a Solucionar ................................................................................................... 8

2.2.

Justificaci贸n, ................................................................................................................... 9

2.3.

Objetivos ....................................................................................................................... 10

2.3.1.

Objetivo General ................................................................................................... 10

2.3.2.

Objetivos Espec铆ficos ............................................................................................ 10

2.4. 3.

Marco de Referencia .................................................................................................... 11

DESARROLLO ................................................................................................................... 16 3.1.

Objetivo 1 ...................................................................................................................... 16

3.2.

Objetivo 2 ...................................................................................................................... 22

3.3.

Objetivo 3 ...................................................................................................................... 27

CONCLUSIONES ............................................................................................................... 34

RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 35

REFERENCIAS................................................................................................................... 36

ANEXOS............................................................................................................................... 36

LISTA DE GRÁFICAS

Grafico 1. Organigrama Estructural – Único Colombia S.A.S ……………………………………………..14 Grafico 2. Organigrama por cargos – Único ColombiaS.A.S.…………………………………..15 Grafico 3. Resultado lista de chequeo ....................................................................................... 20

LISTA DE FIGURAS Figura 1. Mapa de procesos ……………………………………………………………………..13

Figura 2. Caracterización proceso de almacenaje .................................................................... 25 Figura 3. Diagrama de flujo proceso de almacenaje................................................................. 28

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Matriz DOFA. ................................................................................................................ 16 Tabla 2.

Lista de chequeo para verificación del proceso de almacenaje en la empresa Único

Colombia SAS………………………………………………………………………………….17

Tabla 3 Ciclo PHVA proceso de almacenaje. ............................................................................ 26 Tabla 4 Objetivos e indicadores propuestos…………………………………………...............32 Tabla 5. Ciclo PHVA proceso de almacenaje. ........................................................................... 33

1. RESUMEN El proyecto se basa en la planeación estratégica y operativa integrada del proceso de almacenaje, en la empresa Único de Colombia S.A.S, la cual cuenta con el Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – SSOA para Contratistas - RUC®, el cual es una herramienta de evaluación del desempeño en esos factores y adjudica una calificación para la compañía, pero no cuenta con certificación es sistemas de gestión integrados a los procesos actuales de la compañía. La planeación tanto estratégica como operativa del proceso, tiene como fin proporcionar a la compañía, una guía de inicio para la planificación estratégica del SGI bajo los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS 18001. Se realizara una completa planificación estratégica y operativa integrada del proceso de almacenaje, diagnosticando e identificando los requisitos exigidos por los sistemas de gestión. El diseño metodológico seguido en la investigación es lógico inductivo con enfoque mixto a partir de aspectos cualitativos y cuantitativos. Dentro de los temas desarrollados se encuentran: La importancia de la calidad y la sinergia en los procesos propios, las ventajas de la implementación de un sistema de gestión integrada, realización de la planificación de acuerdo al diagnóstico, diseño de propuestas integradoras como son: mapa de procesos, matriz de normatividad, matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos, peligros y riesgos. Cómo apoyo a una futura implementación se realiza una propuesta para la gestión del cambio y se anexan procedimientos y guías que facilitan el entendimiento y aplicación de la propuesta.

PALABRAS CLAVES Gestión Integrada, Planificación, seguridad y salud en el trabajo, ambiental.

ABSTRACT The project is based on the strategic planning and strategic operational, integrated into a storage process in the Unico Colombia SAS company; They have the Uniform Assessment Record Management System in Safety, Health and Environment - SSOA for Contractors - RUC ®, that is a tool for performance evaluation of these factors and assigns a rating to the company, but they don’t have integrated management systems in to the company processes.

The strategic and operational planning process, aims to provide to the company, a start guide for strategic planning SGI under the requirements of the ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 standards. Be made a planning strategic and operational, integrated at the storage process, diagnosing and identifying requirements of management systems. The methodology followed in the research is inductive logic with mixed approach based on qualitative and quantitative aspects. The topics covered are: The importance of quality and synergy in their own processes. The benefits of implementing an integrated management system. Production planning according to diagnosis. Design proposals including: map process, matrix norms, matrix identification and assessment of aspects and impacts, hazards and risks. To future support implementation a proposal for managing the change is made and procedures and guidelines, that facilitate the understanding and implementation of the attached proposal.

KEYWORDS Integrated Management, Planning, safety and health at work, environmental. 7

2. METODO GENERAL

2.1. Problema a Solucionar

En la actualidad la compañía Único de Colombia SAS, cuenta dentro sus operaciones con el proceso de almacenaje de productos, concernientes a segmentos (partes) y equipos totalmente ensamblados para la industria de hidrocarburos del país, estos procesos se encuentran establecidos bajo la Certificación RUC (Registro Único de Contratistas), la cual tiene como propósito la evaluación y seguimiento de la gestión del riesgo concerniente a la Seguridad, Salud en el trabajo y Medio Ambiente. A pesar de contar con este procedimiento normalizado, la compañía no cuenta con un manejo integral del proceso, por tal motivo, se presentan falta de controles que permitan mitigar aspectos que influyen en la normal consecución de las actividades respectivas del flujo de trabajo, generando inconvenientes tanto en la calidad del manejo del producto, tiempos de respuesta y aspectos ambientales, es por esto que surge la necesidad de presentar un planteamiento integrado bajo las normas ISO 9001:2008, 14001:2007 y OSHAS 18001:2005. Para generar un control integral de los aspectos y riesgos presentados por el proceso cumpliendo con el planteamiento estratégico de la compañía. ¿Es necesario diagnosticar el entorno actual de la compañía y su planificación estratégica, frente a las exigencias en sistemas de calidad que plantea el mercado global, para así optimizar y plantear de manera integrada los procesos operativos y cumplir con los requisitos de las normas internacionales?

2.2. Justificación En el mundo cambiante en el cual se encuentran inmersas las compañías, los requisitos de todas las partes interesadas en el desarrollo de las organizaciones, tienden a incrementar y a ser más exigentes, debido al impacto generado por las actividades de dichas organizaciones en los diferentes aspectos que interactúan con el medio ambiente y la salud de las personas.

Por tal motivo es fundamental que no solo se acaparen los requisitos de calidad de los productos sino también, como la organización puede incrementar su rendimiento sin afectar factores o terceros vinculados con las operaciones y actividades, es por esto que la revisión de la planeación estratégica de la compañía, la cual nos indica el lineamiento a seguir, debe ir enfocada al cubrimiento y unificación de dicho aspectos.

Es por ello que dentro de la propuesta se realiza una revisión integrada de cada uno de los componentes que conforman la planeación estratégica de la organización Único Colombia S.A.S, manteniendo el principio de integrar en este caso, los lineamientos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, que afecten a la compañía.

Generando una estrategia integrada de aspectos como la Visión, Misión y Política Integrada de la compañía, dando un parámetro inicial a la organización para su posterior implementación. Para efectos de esta monografía se tendrá como base para la planificación operativa el proceso de almacenaje de forma integrada bajos los requisitos de la política propuesta.

Realizando la planificación estratégica y operativa del proceso de almacenaje de la compañía bajo los sistemas de gestión ya mencionados, se pretende generar un mayor control y mejoras al proceso, ya que en este momento solo abarca los requisitos de la normatividad RUC, lo que refiere a temas de seguridad ocupacional e impactos ambientales. La finalidad es brindarle a la compañía un planeación que abarque estos aspectos tomados bajo la normatividad actual de la empresa, pero

que consiga como valor agregado un control total del proceso bajo un objetivo de la compañía, además de establecer una guía para la elaboración de futuras integraciones.

2.3. Objetivos

2.3.1. Objetivo General Planificar estratégica y operativamente el proceso de almacenaje de la empresa Único de Colombia S.A.S, mediante los lineamientos de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001.

2.3.2. Objetivos Específicos 1. Realizar diagnóstico de la situación actual de la compañía Único Colombia S.A.S y proceso de almacenaje en la organización, identificando lo requisitos de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001.

2. Planificar estratégicamente la compañía Único Colombia S.A.S, bajo los lineamientos de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001.

3. Planificar operativamente el proceso de Almacenaje bajo los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001.

2.4. Marco de Referencia Al plantear la implementación de un Sistema de gestión, se debe hacer la claridad que tienen como finalidad la consecución de metas y objetivos, para una compañía u organización, mediante la aplicación de una serie de estrategias las cuales deben tener una planificación de etapas, que interactúan entre sí para el mejoramiento continuo y optimización de los procesos. Esto da un valor agregado a las compañías para que sus procesos trabajen de forma unificada hacia un objetivo común. La aplicación de un sistema de gestión abarca todas las etapas para conformar un ciclo exitoso, ya que su recurrente repetición crea la medición de cada uno de las actividades vinculadas a esta estrategia, esto lo conocemos como mejora continua. La implementación de un sistema de gestión hace que la compañía tenga un crecimiento en aspectos como en la eficiencia y efectividad de sus procesos tanto operativos como administrativos, mejoramiento continuo, satisfacción del cliente y partes interesadas y confianza para su posicionamiento en el mercado. (http://www.implementacionsig.com/index.php/28-quees-un-sistema-de-gestion, 2014) Etapa de Generación de Ideas: Esta etapa consiste en definir el lineamiento que guiará los primeros pasos del proceso de creación que se logra con el sistema de gestión propuesto. La metodología más común para lograr identificar el lineamiento correcto es la lluvia de ideas, La cual otorga un listado adecuado de opciones, se procede a analizar cuál de estos conceptos propuestos es la que mejor se adapta al contexto general de la compañía. El objetivo central de este proceso es que aquí se debe definir claramente el objetivo a conseguir, es decir se debe plantear la pregunta “Qué queremos lograr?”. Una

vez

definido,

procede

“Cómo

lograrlo?”

(http://www.implementacionsig.com/index.php/28-que-es-un-sistema-de-gestion, 2014)

Etapa de Planificación: Esta etapa es fundamental y el punto de partida de la alta dirección, ya que es donde se realiza el establecimiento de sub-objetivos y acciones para alcanzarlos. Es así que en esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarán, la estructura organizacional que se requiere, el personal que se 11

asignara, el tipo de tecnología que se necesita, los recursos que se van emplear y la clase de controles que se aplicarán en todo el proceso. (SIG, 2014) Con esta etapa se de alcance a dos de los objetivos fundamentales de la monografía, por lo cual para dar cumplimiento a los objetivos planteados es necesario referencia e indicar lo que contiene la planificación operativa de un proceso dentro de los sistemas de gestión. Ya que se convierte en parte fundamental para la consecución de los objetivos planteados por la alta dirección en los SIG. La planificación operativa consiste en la asignación de tareas específicas las cuales se deben realizar en cada una de las operaciones, estás tareas deben seguir los lineamientos estratégicos de la compañía y debe tener un líder dentro del orden jerárquico de la compañía. En el caso de los Sistemas integrados de gestión es importante que dicha planificación incluya dentro de su estructura para implementación, requisitos y lineamientos tales como Caracterización del proceso, Proceso documentado, Matriz de aspectos e impactos ambientales y Matriz de riesgos y peligros, ya que todo está herramientas logran gestionar de forma eficiente el proceso cumpliendo requisitos de calidad, objetivos y premisas estipuladas por la organización. (Scrib - Planificación Operativa, 2014)

Antecedentes de la empresa

Único Colombia S.A.S es una empresa privada fundada en 1967 cuya sede central se encuentra en Franksville, Wisconsin, EE.UU. Único diseña, manufactura, y brinda servicio a unidades y sistemas para el mercado mundial de control de movimiento. Actualmente, Único tiene operaciones en Colombia, Canadá, Venezuela, Inglaterra, Alemania, China, y Japón, además de Estados Unidos. Único se concentra en la producción de unidades diseñadas para aplicaciones técnicas y sistemas de unidades integradas de multiejes para una gran variedad de industrias. Los principales segmentos de mercado incluyen procesamiento de metales, formación de metales, conversión papelera, petróleo y gas, estaciones de prueba, agua y desechos, grúas y polipastos, y automatización en la construcción. Las unidades Único incorporan características y funciones para

aplicaciones

específicas,

que

encuentran

unidades

uso

general.

(http://www.unicous.com/company). La compañía en Colombia La sede de Colombia fue constituida el 20 de diciembre de 2011, la oficina principal está ubicada en la Carrera 7 con127 en Bogotá, cuenta con dos bodegas en alquiler una ubicadas en Zona Franca - Bogotá por medio de un operador logística y otra en Siberia. Presta servicio a empresas del sector petrolero de Colombia, comercializado equipos de control de pozos. La compañía en la actualidad cuenta con el siguiente mapa de procesos, en el cual dentro de sus procesos misionales abarca el proceso de almacenaje, el cual va ser sujeto a revisión en la monografía. Figura 1. Mapa de procesos

Fuente: Único Colombia S.A.S. 13

Grafico 1. Organigrama Estructural – Único Colombia S.A.S ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: Único Colombia S.A.S

Grafico 2. Organigrama por cargos – Único Colombia S.A.S. ORGANIGRAMA POR CARGOS

Fuente: Único Colombia S.A.S. 15

3. Desarrollo

3.1. Diagnóstico de cumplimiento de requisitos

Diagnostico actual de la compañía A continuación se realizara un diagnóstico de la empresa Único Colombia S.AS, para esto se utilizaran dos herramientas, una matriz DOFA con esta se busca determinar el estado actual de la compañía.

La siguiente herramienta para completar el diagnóstico es una lista de chequeo del proceso de almacenaje para determinar el cumplimiento de las normas ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001, ya que para efectos de la monografía solo se tomara el proceso de almacenaje. Tabla 1. Matriz DOFA DEBILIDADES  Falta de procedimientos documentados y caracterización de los procesos.  Política no integrada, ni procesos integrados.  Falta compromiso por parte de Gerencia.  Cambio constante de directrices corporativas. FORTALEZAS  Cuenta con Certificación RUC  Las diferentes oficinas de compañía en el mundo cuentan con Certificación de ISO 9001.  Avances en Calidad.  Disponibilidad de recursos. Fuente: Los Autores

OPORTUNIADES  Crecimiento exponencial de la compañía en el mercado.  Fácil acceso a asesorías profesionales.

AMENAZAS  Competencia cuenta con mayor calificación.  Pérdida latente de participación en Licitaciones por falta de Certificaciones.

Análisis matriz DOFA: Único de Colombia es una empresa que cuenta con todos los recursos humanos, físicos y económicos para certificarse y trabajar de la mano de todas las normas vigentes gozando de buenos estándares, sin embargo la falta de compromiso gerencial y a su vez la ignorancia de la importancia y posibilidades que podría abrir este tema para cualquier empresa retrasa y descalifica a la empresa en sus licitaciones o procesos de contratación en los que participa. Tabla 2. Lista de chequeo para verificación del proceso de almacenaje en la empresa Único Colombia SAS. ITEM 1

PREGUNTA

SI NO

¿Está identificado el procedimiento de almacenaje de manera integrada?

(Numerales 4.1 ISO 9001, Numerai4.11SO 14001, Numeral4.1 OHSAS 18001) 2

¿La documentación del proceso de Almacenaje en cuanto a las Calidad,

ambiental, de seguridad y salud ocupacional es común? (Numerales 4.1 ISO 9001, Numerai4.11SO 14001, Numeral4.1 OHSAS 18001) 3

¿Se tiene implementado un solo procedimiento común para el control de

documentos para el proceso de almacenaje? (Numerales 4.2.3 ISO 9001, 4.4.5 ISO 14001, 4.4.5 OHSAS 18001). 4

¿Se tiene implementado un solo procedimiento común para el control de registros

en el proceso de almacenaje? (Numerales 4.2.3 ISO9001,4.4.5ISO14001,4.4.5OHSAS18001) 5

¿Se ha . definido una objetivo y alcance a satisfacen los requisitos de cada norma X específica? (Numerales 5.1, 5.3 ISO 9001,4.21SO 14001, 4.2 OHSAS 18001)

¿El enfoque de la planificación es el mismo para el sistema de gestión?

(Numerales 5.4 ISO 9001, 4.3 ISO 14001, 4.3 OHSAS 18001)

¿Los objetivos de calidad, ambiente, de seguridad y salud ocupacional, se han

definido bajo el mismo enfoque de planificación para el proceso de almacenaje? (Numerales 5.4.1 ISO 9001, 4.3.3 ISO 14001, 4.3.3 OHSAS 18001) 8

¿La definición de responsabilidad y autoridad del proceso de almacenaje está en

la misma documentación? (Numerales 5.5.1 ISO 9001, 4.4.1 ISO 14001, 4.4.1 OHSAS 18001) 9

¿Los canales de comunicación interna para la información de los resultados y X eficacia del proceso de almacenaje son los mismos? (Numerales 5.5.3 ISO 9001, 4.4.3 ISO 14001, 4.4.3 OHSAS 18001)

¿La revisión del proceso de almacenaje, por la alta gerencia, se hace en forma

integrada? (Numerales 5.6 ISO 9001, 4.6 ISO 14001, 4.6 OHSAS 18001) 11

¿La determinación de competencia requerida del personal, en el campo de

trabajo que afecte la calidad, el ambiente, la seguridad y salud ocupacional, está en el mismo documento para el proceso de almacenaje? (Numerales 6.2 ISO 9001, 4.4.2 ISO 14001, 4.4.2 OHSAS 18001) 12

¿La

identificación de

necesidades de

entrenamiento para el proceso de

almacenaje corresponde al mismo proceso? (Numerales 6.2 ISO 9001, 4.4.2 ISO 14001, 4.4.2 OHSAS 18001) 13

¿Los recursos humanos, tecnológicos, financieros y otros recursos necesarios

para cada sistema de gestión se identifican mediante un enfoque de planificación común para el proceso de almacenaje? (Numerales 6.1 ISO 9001, 4.4.1 ISO 14001, 4.4.1 OHSAS 18001) 14

Existe un enfoque común para la planificación y control en el proceso de

almacenaje de:

Realización del producto Minimización del impacto Ambiental. Gestión de riesgo para la salud y seguridad ocupacional (Numerales 7.1 al 75 ISO 9001, 4.4.6 ISO 14001, 4.4.6 OHSAS 18001) 15

¿La planificación y ejecución de la auditoria interna se realiza en forma

combinada para el proceso de almacenaje aplicando el mismo proceso y procedimiento? (Numerales 8.2.2 ISO 9001, 4.5.5 ISO 14001, 4.5.5 OHSAS 18001) 16

¿Se aplica un solo procedimiento para el control de las no conformidades del

producto, del proceso de almacenaje, de las actividades y resultados en el sistema de gestión? (Numerales 8.3 ISO 9001, 4.5.3 ISO 14001, 4.5.3 OHSAS 18001) 17

¿El análisis de datos se hace bajo un enfoque común que incluye la información generada en el monitoreo

y medición

de los procesos,

monitoreo

medición del producto, ambiental y medición del desempeño en seguridad y salud ocupacional en el proceso de almacenaje? (Numerales 8.4 ISO 9001) 18

¿Se aplica un solo procedimiento de acciones correctivas en el proceso de

almacenaje? Numerales 8.5.2 ISO 9001, 4.5.3 ISO 14001, 4.5.3 OHSAS 18001) 19

¿Se aplica un solo procedimiento de acción

preventiva en el proceso de

almacenaje? Numerales 8.5.2 ISO 9001, 4.5.3 ISO 14001, 4.5.3 OHSAS 18001) 20

¿En la planificación de calidad, ambiental, de seguridad y salud ocupacional se

aplica un enfoque común de identificación de peligros y evaluación de riesgos,

identificaci贸n de aspectos e impactos, e identificaci贸n de requisitos Legales en el proceso de almacenaje? (Numerales 7.1 ISO 9001, 4.3 ISO 14001, 4.3 OHSAS 18001) FUENTE: Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 Resultados de lista de Chequeo. Respuesta

Cantidad

Porcentaje

10%

90%

Total

100%

Grafico 3. RESULTADO LISTA DE CHEQUEO

Resultados Lista de Chequeo 10%

SI NO 90%

Análisis lista de chequeo Se identifica que el proceso de almacenaje en la compañía, no cuenta con una planificación integrada, tanto para su manejo estratégico de los objetivos del proceso ni operativamente integra sus factores de calidad, aspectos e impactos y riegos asociados a dichas actividades. Se debe generar identificación tanto de riesgos como aspectos e impactos ambientales y proponer formatos de valoración de dichos ítems.

Análisis general diagnóstico de cumplimiento de requisitos de la compañía Único Colombia S.A.S – estratégicos y operativos Se puede concluir que la empresa cuenta con algunas bases en cuanto a lo que se refiere a calidad y

atreves de la certificación RUC, se da cumplimiento por medio de programas a temas

ambientales de salud y seguridad ocupacional. La organización no cuenta con una gestión que permita dar un manejo de los sistemas de gestión de manera integrada. Con base en lo anterior se procederá a realizar la planeación estratégica y operativa. Se revisara la visión y la misión de la compañía y se realizara la política integrada ya que la compañía no cuenta con esta. Para efectos de la monografía se documentará el procedimiento de Almacenaje, se procederá hacer la caracterización de este proceso, e identificación de Riegos e Impactos en este. Adicionalmente se enunciaran los objetivos que se deben cumplir para los tres sistemas.

3.2. Planeación estratégica del proceso de almacenaje

Para el mejoramiento e integración de la planeación estratégica se vinculan elementos a la Misión, Visión

y Política de Calidad, los cuales robustecen el contenido y campo de

implementación, Se presenta a continuación la propuesta de los elementos ya mencionados:

MISIÓN Suministrar y hacer mantenimiento de equipos para el control y optimización de pozos de producción de crudo con levantamiento artificial por bombeo, para su aplicación en la industria petrolera y gasífera, a fin de apoyar a nuestros clientes en la mejora de la efectividad de sus operaciones con la aplicación de estándares técnicos y éticos, junto al soporte de nuestro personal competente, trabajando como un solo equipo, en armonía con su entorno social, ofreciendo lo mejor de su creatividad y compromiso para la satisfacción de nuestros clientes y el éxito de la organización. (Suministrada por la compañía) VISIÓN Ser una empresa líder, nacional y hacer presencia internacional, en el suministro de equipos, sistemas de control y automatización de instalaciones petroleras y afines, con tecnologías novedosas asociadas a los sistemas de levantamiento artificial de crudo. Trabajaremos de forma integrada incluyendo los aspectos de procura, almacenamiento, ensamble, puesta en marcha y servicio técnico, facilitándole a nuestros clientes contar con equipos confiables para la obtención de incrementos en la producción de petróleo a bajos costos de levantamiento. (Suministrada por la compañía)

POLÍTICA INTEGRADA PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE, SALUD Y SEGURIDAD Se realizó redacción de la política Integral de la Compañía ya que solo contaba con política de Calidad. A continuación se muestra el resultado de la política integrada propuesta: Único Colombia SAS consciente de la importancia que tiene la satisfacción de nuestros clientes en nuestro éxito como organización y del efecto que genera la realización de actividades y el uso de recursos en la salud y seguridad de las personas y en el medio ambiente, se compromete a: Cumplir con los requisitos legales aplicables a la compañía generados por nuestra actividad comercial, en cuanto a requisitos ambientales y seguridad y salud ocupacional, así mismo los requeridos por los clientes en nuestro servicio. Enfocar los esfuerzos en

el cumplimiento de las necesidades de los clientes como

cumplimiento en tiempos de entrega, estrategias de mejoras tecnológicas, disponibilidad y variedad de productos y asesoramiento en los aspectos técnicos del manejo de producto. Prevenir la contaminación minimizando el impacto que las actividades económicas generan al ecosistema, dándole el debido

manejo a los residuos sólidos, a los componentes

tecnológicos y a los residuos peligrosos, así como haciendo un consumo racional de los recursos naturales, a través de ahorro en el consumo de energía. Proteger a los empleados y a la comunidad minimizando riesgos, previniendo lesiones personales y enfermedades relativas a nuestro quehacer como descargas eléctricas, lesiones a personas, quemaduras, lesiones osteomusculares y lesiones en el sistema circulatorio. Mejorar el desempeño orientado hacia la satisfacción del cliente, en nuestros sistemas de calidad, medio ambiental, seguridad y salud ocupacional.

Análisis planeación estratégica propuesta

Se presenta una propuesta de mejoramiento de la Visión y Misión de la compañía, dándole un enfoque más claro y cercano a su entorno comercial y definiendo su segmento de mercado, resaltando los valores agregados que puede generar la compañía a todas las partes interesadas.

Generando una guía de Política Integrada, la cual abarque los aspectos medio ambientales y riesgos, a los cuales están expuestos los actores vinculados a nuestra organización.

3.3. Planificación operativa

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ALMACENAJE A continuación se mostrara la caracterización del proceso de Almacenaje que se realizó para la compañía Único Colombia SAS y el respectivo ciclo PHVA para este proceso. Figura 2. Caracterización proceso de almacenaje CARACTERIZACION DE PROCESO ALMACENAJE PROPOSITO DEL PROCESO Llevar a cabo la recepción, solicitud, identificación, manipulación, almacenamiento, embalaje,

RESPONSABLE DEL PROCESO

protección y entrega de materiales y/o partes y repuestos de UNICO COLOMBIA SAS, velando por la conservacion del producto y medio ambiente e integridad del personal. . Con los estandares establecidos para prevenir accidentes y dandole el adecuado la dispocision a los residuos generados por el proceso.

LIDER DE LOGISTICA

ALCANCE: Este procedimiento es aplicado en el proceso de almacén de UNICO COLOMBIA SAS.

PROVEEDORES

ENTRADAS

Dpto Produccion

FA CTURA S

Dpto de Ventas

M A TERIA P RIM A

Proveedores

EQUIP OS

SALIDAS

CLIENTES

NOTA S DE ENTREGA

Dpto Produccion

RECIDUOS ORDINA RIOS

Dpto de Ventas

M A TERIA P RIM A

Dpto de Servicio

P A P EL

EQUIP OS

Clientes Externos

CA RTON

LESIONES OSTEOM USCULA RES

PROCESO

ESTIB A S

ALMACENAJE

REM ISIONES

ESTRÉS LA B ORA L Laceracio nes, punto pellizo , co rtaduras M A TERIA L IDENTIFICA DO RESIDUOS P ELIGROSO

Procesos con los que tiene relación:

Recursos:

Indicadores de gestión: Equipos de oficina

Numero de horas en dar respuesta a la solicitud

ENSAMBLE CON TECNOLOGIAS UNICO

Energia Electrica

Reducir el nivel de incidentes

PRODUCTOS

Almacenista

% de material de empaque reutilizado

FACTURACION

Sofware Siigo

PROCESO DE LICITACIONES

Montacargas

FUENTE: LOS AUTORES

CICLO PHVA PARA EL PROCESO DE ALMACENAJE. Tabla 3. Ciclo PHVA proceso de almacenaje ACTUAR Modificar y / o actualizar las caracterizaciones del cargo. Realizar el estudio de tiempos y movimientos para reducir los tiempos muertos. Realizar la transicion del producto que sea la mejor opcion para la compañía Realizar la toma de descicion dependiendo de los resultados del indicador.

PLANEAR Definir los perfiles del cargo para la actividad. Verificar si el proceso actual se ajusta a los tiempos de entrega presupuestar los recursos para las actividades requeridas Concientizar y comunicar el funcionamiento del proceso.

VERIFICAR Revisar las competencias del personal. Tomar y controlar los tiempos de ejecucion de las actividades Validando presupuestos con diferentes proveedores. Evaluando la capacitacion y los indicadores del proceso

HACER Elaborar caracterizaciones del cargo Establecer tiempos para actividad del proceso. Busqueda de proveedores recursos o lo requerido paraa la actividad. Sensibilizacion y capacitacion con el personal

FUENTE: LOS AUTORES

3.2.1

PROCEDIMIENTO DE ALMACENAJE

La compañía no cuenta con el procedimiento documentado ni integrado del proceso de almacenaje por lo que se procederá con su descripción e identificación de los aspectos ambientales y de Salud Ocupacional a que tenga lugar en este proceso.

OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir para llevar a cabo la recepción, identificación, manipulación, almacenamiento, embalaje, protección de materiales y/o partes necesarios para el ensamble de Variadores de Frecuencia. Así como instrucciones para manipular de forma correcta cargas que generen riesgos, en especial osteomusculares para los trabajadores UNICO COLOMBIA SAS

ALCANCE Este procedimiento es aplicado en el proceso de almacén de UNICO COLOMBIA SAS.

RESPONSABLE El Líder de Logística es responsable, divulgación, entendimiento y cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento. El Almacenista es el responsable de la realizar las entradas y salidas de materiales y/o partes del almacén tanto física como documentalmente. PROCEDIMIENTO Ver Figura 3. Diagrama de flujo proceso de almacenaje.

ACCIÓN

RESPONSABLE

Se verifica que lo descrito en el documento de entrega corresponda con el físico que se está recibiendo.

Almacenista

DIAGRAMA

Inicio

Recepción de Material

Verificación de lo recibido con documentación

Se debe realizar la observación. Para esta labor se debe utilizar los EPP, como casco y botas de seguridad. Nota de Entrada Almacenista Se regenera nota de entrada del material. Para la impresión de este documento se debe Ingreso del inventario al sistema

utilizar papel reutilizado. El empleado debe mantener la higiene postural adecuada.

Se realiza el ingreso al sistema del material. Se debe mantener la higiene postural Identificación del Material

adecuada en el escritorio y reutilizar el papel.

Almacenista

Manipulación de material Ubicación Los materiales se identifican de la siguiente manera: a)

Numero de parte.

Ubicación dentro del almacén.

Existencia del material.

Las cajas, estibas y demás material de empaque se deben clasificar para su reutilización. Almacenamiento y preservación del Material

Para esta actividad se debe utilizar los EPP. (Casco, botas de seguridad). Almacenista. La mayoría de los materiales se manipulan de forma manual. Las tarjetas electrónicas se manipulan con mucho cuidado debido a lo frágil de su composición. El izamiento de los materiales desde el área de

Fin

producción al almacén y viceversa, se manipula de forma manual o se requiere a través del Montacargas y es transportado en camión.

Aquellos materiales pesados que sobrepasen los 20 Kg., tales como los gabinetes o los VFD ensamblados, se manipulan con el montacargas.

Almacenista

En caso de utilizar montacargas se debe tener en cuenta el mantenimiento preventivo del montacargas, Utilizar los EPP correspondientes, demarcar la zona de desplazamiento.

El almacenamiento de los materiales se realiza bajo techo, en estantes divididos en secciones, lo que permite facilitar su ubicación y posterior localización. Los materiales se conservan con su plástico de embalaje o dentro de sus cajas, para asegurar la preservación de los mismos. Los aceites deben contar con aire suficiente, con material oleofílico y con base contenedora en caso de fugo o derrame, además deben estar rotulados y contar con extintor a menos de 10 metros.

Almacenista

Aquellos productos que por su fabricación son pequeños, tales como: tornillos, arandelas, entre otros, se almacenan en cajas o dispositivos especiales para evitar su pérdida. Los gabinetes son almacenados en el área de producción, y los mismos pueden encontrarse a la intemperie o bajo techo, ya que estos son entregados a la empresa pintados con pintura epóxica, la cual preserva el gabinete de la oxidación y/o deterioro. Se debe hacer segregación de residuos uso de EPP

Figura 3. Diagrama de flujo – proceso de almacenaje empresa Único Colombia.

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES PROCESO DE ALMACENAJE Para la identificación de los aspectos e impactos ambientales, que aplican a este proceso en la compañía Único Colombia S.A.S, se utilizó la guía ambiental siame utilizada en el subsector floricultor, Ver ANEXO 7.1 MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS

ANALISIS DE MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES PROCESO DE ALMACENAJE UNICO COLOMBIA S.A.S Se puede concluir que los impactos significativos que afectan el medio ambiente en el proceso de almacenaje se encuentran; la utilización del papel, la generación de residuos por la utilización de equipos de cómputo, toners, luminarios, y el consumo de energía entre otros. Se propone realizar reutilización del papel y que se implemente un programa de reciclaje. Adicionalmente buscar trabajar con los proveedores para la disposición final de los residuos como las bombillas, cartuchos entre otros. Por otro lado es importante realizar campañas de ahorro de energía como utilizar en modo de ahorro los equipos de cómputo y utilizar en lo posible luz del día. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y PELIGROS PROCESO DE ALMACENAJE – UNICO COLOMBIA S.A.S Se realizó la identificación de los riesgos y peligros del proceso de almacenaje de la compañía Único Colombia S.A.S, en base a la matriz que tiene la compañía estipulada bajo la GT-45, a la cual se le generaron ajustes de nuevos riesgos recibidos en el proceso y a su forma de evaluación.

Ver ANEXO 7.2 MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS

ANALISIS DE MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS PROCESO DE ALMACENAJE – UNICO COLOMBIA S.A.S Se identifica que para este proceso existen dos actividades, una de ellas es el almacenaje acomodamiento de la mercancía, identificación, movimientos constante de esta, entre otras y otra trabajo de oficina ya que se realiza ingreso de las facturas en el sistema, notas de entrega, informes entre otros. Entre los peligros a los que más se encuentra expuesto el trabajador es lasmalas posturas, lesiones por izar cargas de forma no adecuada, caídas a nivel. La aceptación de estos riesgos es aceptable. Se debe fomentar el autocuidado, utilización de los equipos de protección personal. Realizar capacitaciones para la manipulación de cargas.

A continuación se presentan algunos objetivos estratégicos los cuales se proponen a la organización para el mejoramiento de su desempeño tanto en calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, de igual forma se presenta los posibles planes para el cumplimiento de estos objetivos.

OBJETIVO E IDICADORES DEL PROCESO DE ALMACENAJE Tabla 4. Objetivos e indicadores propuestos

Componente de la Política

Objetivo

Responsable

Indicador