Tesis / 0269 / E.A.C by MAOSABO

DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DEL PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADA EN EL PROCESO “GESTIÓN DE LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL” DEL CENTRO PECUARIO Y AGROEMPRESARIAL DEL SENA CON ENFOQUE EN LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 Y NTC OHSAS 18001:2007

CARLOS ALBERTO OSPINA RIVERA COD 1011108

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA BOGOTA D.C 2014 1

CARLOS ALBERTO OSPINA RIVERA COD 1011108

Director de trabajo de grado Ing. Hernando Avendaño

Trabajo de investigación presentado como opción de grado para optar al título de Especialista en Sistemas de Gestión Integrada de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA BOGOTA D.C Mayo de 2013

NOTA DE ACEPTACION

PRESIDENTE DEL JURADO

JURADO

RESPONSABLE

VERSION

FECHA

CAMBIO

AUTOR

V째B째

BOGOTA Mayo 30 de 2014

DEDICATORIA

A mi amada esposa Jennifer, a mis hijos Shanath y Nicol谩s que son la raz贸n de mi vida, a mis padres y hermanos que siempre me apoyaron.

AGRADECIMIENTOS

Al todopoderoso por las fuerzas que siempre nos da para asumir retos y superarlos, a mi familia por ser mi aliciente, a mis compa帽eros de trabajo por el apoyo brindado, al director de tesis por la paciencia y disposici贸n permanente.

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 8 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

............................................................ 9

3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 9 4. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 10 5. OBJETIVO GENERAL

.................................................................................... 10

6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 10 7. MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 11 7.1 REVISIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN CON BASE EN LAS NORMAS NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001 ........... 11 7.1.1 Norma NTC ISO 9001:2008 ........................................................................ 11 7.1.2 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SG S & SO) 13 7.1.3 Sistema de Gestión Ambiental ................................................................... 16 7.1.4 Sistema de Gestión en Seguridad de la Información ............................ 17 7.1.5 Gestión de la Calidad en las Entidades Públicas .................................. 18 7.1.6 Sistemas de Gestión Integral en las organizaciones ............................ 20 7.1.7 La Planificación y la Planificación Operativa ............................................ 22 7.2 HISTORIA INSTITUCIONAL .......................................................................... 27 7.2.1 La era Digital y la Globalización en el Sena ............................................ 28 7.3 Sistema Integrado de Gestión a Nivel Nacional ........................................ 30 7.4 Sistema de Gestión en La Regional Caldas y en el Centro Pecuario y Agroempresarial ................................................................................................ 31 7.4.1 Misión y Visión ............................................................................................... 34 7.4.2 Política y Objetivos de Calidad – Promesa de valor .............................. 34 7.4.3 Red de procesos e interacción de procesos ........................................... 35 8. HIPOTESIS ........................................................................................................... 37 9. METODOLOGIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PROYECTO .............. 37 10. DELIMITACIÓN Y ALCANCES ....................................................................... 39 11. RESULTADOS ESPERADOS .......................................................................... 39 12. DESARROLLO DEL PROYECTO ................................................................... 39 6

12.1 Etapa descriptiva ............................................................................................. 39 12.2 Etapa Analítica ................................................................................................... 40 12.3 Etapa Propositiva ............................................................................................... 42 13. CONCLUSIONES ................................................................................................ 43 14. RECOMENDACIONES ....................................................................................... 45 15. BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................... 46 16. GLOSARIO ............................................................................................................ 48

1. INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestión, bajo las normas: NTC ISO 9001:2008 para Gestión de Calidad, NTC ISO 14001:2004 para Gestión Ambiental, NTC OHSAS 18001:2007 para Seguridad y Salud Ocupacional, ISO 27001:2005 para Seguridad de la Información, y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Adicionalmente, se avanza en la implementación de modelos de excelencia internacionales reconocidos, y en herramientas asociadas como los programas de Medición de Huella de Carbono, Great Place to Work, y Empresa Libre de Alcohol y Drogas, ELAD, para mejorar sus desempeño y ser un referente nacional e internacional. Las acciones que se vienen desarrollando en la entidad se deben establecer en las regionales y centros de formación que se encuentran distribuidos en todo el territorio del país. Una de estas regionales es Caldas que hace presencia directa en los 27 municipios del departamento y, por su cercanía geográfica, también en algunos departamentos vecinos, donde se imparte formación al sector agropecuario, industrial, metalmecánico, automotriz, eléctrico, comercial, de servicios, construcción, maderas, calzado y confección, con énfasis en poblaciones especiales, trabajadores, emprendedores y empresarios. Para impulsar el desarrollo social, económico y tecnológico de la región, la competitividad empresarial, el emprendimiento, la generación de empleo, la formación para el trabajo, el aprendizaje permanente y la actualización del talento humano, cuenta con cinco centros de formación, la red de gestión empresarial y el Tecno Parque Nodo Manizales que tiene una vocación agroindustrial y de servicios. Adicionalmente, cuenta con sedes en los municipios de La Dorada y Puerto Boyacá.1 El centro Pecuario y Agroempresarial hace parte de estos cinco centros de formación que tiene el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en la regional Caldas y tiene como misión la formación profesional integral a través de los diversos servicios que ofrece. Tanto la regional como el centro de formación deben establecer las actividades que permitan dar respuesta a las políticas nacionales que orientan a la entidad hacia la implementación del sistema de gestión integrado. Las estrategias en estos niveles aún no están definidas por lo que es importante generar aportes para orientar los esfuerzos de los centros y las regionales, este es el punto de partida del presente proyecto. En este trabajo se puede encontrar inicialmente la contextualización y la definición del problema, los objetivos y la justificación; en la segunda parte se expone el marco teórico que guía el trabajo, la tercera parte describe la metodología empleada para la realización del mismo, la parte final hace referencia al alcance definido y los resultados esperados del plan de acción para el diseño del Sistema de Gestión Integrado NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 en el proceso Gestión de la Formación 1

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,.(2013) Disponible en http://www.sena.edu.co/regionales-ycentros-de-formacion/zona-andina/Caldas/Paginas/Caldas.aspx

Profesional Integral en el Centro Pecuario y Agroempresarial de La Dorada, Caldas. 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Centro Pecuario y Agroempresarial SENA La Dorada anuda esfuerzos que lo conduzcan al aseguramiento de la calidad, a promulgar la responsabilidad con el medio ambiente y a lograr la seguridad en el trabajo. Como institución educativa tiene el compromiso de generar esto en los procesos de formación profesional que desarrolla, pues se constituye como referente del sector productivo y educativo de la región lo que magnifica la responsabilidad que asume como ente formador. A la responsabilidad de constituirse como referente se suma el marco establecido por la legislación, las directrices organizacionales y los estándares que de manera voluntaria ha definido implementar y que desde el año 2005 orienta el sistema de gestión de la calidad ISO 9001 en todos los procesos, y que actualmente se encuentra certificado. En este marco el centro Pecuario y Agroempresarial ha venido desarrollando los procesos con especial observancia en el cumplimiento legal y los criterios institucionales que indudablemente apuntan en numerosos aspectos a la conservación del medio ambiente y a favorecer la salud de las personas así como la seguridad de la información, sin embargo el centro no cuenta con un sistema de gestión integrado por lo que el desarrollo de presente trabajo da respuesta al problema que se describe a continuación: El Centro Pecuario y Agroempresarial viene desarrollando sus actividades de formación profesional en el marco del sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001:2008, dando cumplimiento a los requisitos legales vigentes en materia ambiental y de salud y seguridad ocupacional sin embargo es conveniente diagnosticar el estado del proceso de gestión de la formación profesional y a partir de los resultados diseñar un plan de acción que permita orientar actividades hacia la implementación del sistema de gestión integrando las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007. El Centro a través de la implementación del sistema de gestión de la calidad ISO 9001 busca asegurar la satisfacción del cliente, pero en el marco de este sistema se pueden presentar incidentes y daños ambientales que se pueden prevenir al implementar un SIG con el enfoque descrito. 3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Qué acciones ha adelantado y puede adelantar el Centro Pecuario y Agroempresarial para dar cumplimiento a los requisitos ambientales, de salud ocupacional y de la calidad que aseguren la prestación de servicio y el cumplimiento de orden legal de los servicios que ofrece a través del proceso de gestión de la formación profesional y que le otorgue reconocimiento en el marco de un sistema integrado de gestión bajo estándares internacionales?

4. JUSTIFICACIÓN El Centro Pecuario y Agroempresarial, al constituirse como una institución de formación profesional integral, tiene la obligación de servir como referente a otras instituciones y al sector productivo en la Región del Magdalena medio en materia de competitividad, además de prestar los servicios de asesoría, formación, entrenamiento y certificación bajo estándares ampliamente conocidos y que le confieran reconocimiento en el desarrollo de sus procesos. Por lo anterior es necesario definir en el marco de un sistema de gestión integrado con enfoque en las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 una estrategia para su adopción. Para ello el primer paso es diagnosticar el estado actual del sistema existente y a partir de allí diseñar un plan de acción para integrar los tres sistemas, situación a la que se da respuesta con el presente proyecto de investigación aplicada y que asegura la vía más clara y pertinente que conducirá, a posteriori, a la implementación del sistema. A lo anterior se suma el direccionamiento estratégico del orden nacional que ha definido orientaciones específicas que apuntan a iniciar acciones que concluyan con la implementación las normas 9001, 14001, 18001 y 27001 en cada uno de los centros y que vienen siendo fuertemente promulgadas desde inicio del 2013. Si bien ya existen orientaciones generales a nivel nacional cada centro debe dentro de las particularidades geográficas, culturales y logísticas, definir estrategias propias que le permitan aterrizar las directrices de la manera más eficiente. 5. OBJETIVO GENERAL Definir el plan de acción para integrar al sistema de gestión actual en calidad NTC ISO 9001:2008, a través de la adopción de las normas, el modelo de gestión ambiental NTC ISO 14001:2004 y el modelo de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001:2007 en el Centro Pecuario y Agroempresarial de La Dorada Caldas en el proceso de gestión de la formación profesional integral para asegurar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas. 6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Diagnosticar el estado actual del Centro Pecuario y Agroempresarial en el proceso de gestión de la formación profesional integral frente al cumplimiento de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 2. Planificar operativamente el proceso de gestión de la formación profesional integral del Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas teniendo en cuenta las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 3. Definir el plan de acción que permita la ejecución de la planificación operativa en el proceso de gestión de la formación profesional integral y que permita asegurar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas.

7. MARCO TEÓRICO Evaluar la implementación y aporte del sistema de gestión integrado NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 implica el conocimiento de los aspectos generales enmarcados para su implementación, para ello, a continuación se presenta una revisión conceptual y teórica que permite enmarcar el desarrollo temático del proyecto. Se incluye información sobre los sistemas en Seguridad de la información NTC ISO/IEC 27001 sin embargo es importante aclarar que este sistema no se encuentra en el alcance de este proyecto. 7.1 REVISIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN CON BASE EN LAS NORMAS ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS 18001 Como marco teórico del presente trabajo se presentarán las principales características de los Sistemas de Gestión propuestos por cada una de las normas técnicas y algunos de los modelos de integración que proponen distintos autores, según la investigación bibliográfica adelantada para este fin. 7.1.1 Norma NTC ISO 9001:2008. El Sistema de Gestión de la Calidad es aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de los resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes. Proporciona confianza, tanto interna como externa, sobre la capacidad de la organización para ofrecer productos y servicios que satisfagan los requisitos de forma coherente y es el marco de referencia para la mejora continua con objeto de incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción del cliente. La familia ISO 9000 constituye un conjunto coherente de normas y directrices sobre gestión de la calidad que se han elaborado para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de la calidad (SGC) eficaces. Esta familia la forman: •

La Norma ISO 9000: Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. • La Norma ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. • La Norma ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora continua del desempeño. • La Norma ISO 19011: Directrices para la auditoría medioambiental y de la calidad.2 La norma ISO 9001 continúa evolucionando y ya está disponible el borrador de la futura ISO 9001:2015 que al momento de la consulta para este documento se encontraba siendo revisada por el comité ISO/TC 176. Desde la ISO 9000 de 1987 o incluso desde sus precursoras como la BS 9000 o la BS 5750, han pasado casi 30 años y la norma sigue siendo el estándar de calidad internacional más referenciado y que continúa ofreciendo las mismas etapas del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que se desarrolla con los 2

Duque, J., Ramirez, A. (2011). Cambios en las Costumbres Organizacionales Frente a la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Recuperado de http://cdigital.udem.edu.co/TESIS/CDROM64432011/07.Capitulo1.pdf

siguientes cambios: Mejor redacción para hacerla más general y entendible a empresas de servicios: Destacan la planificación y el liderazgo como ejes importantes y el cambio de “Realización de Producto” a Operaciones, más amoldable a cualquier sector Explicita el Enfoque a Procesos: El punto 4.4.2 explicita con un conjunto de requisitos que se consideran esenciales para la adopción de un enfoque basado en procesos en una organización (determinar los procesos, los insumos, los resultados, la secuencia, interacción, los riesgos, indicadores, recursos, responsabilidades, autoridades, acciones para la consecución de los resultados…) Desaparece el término Acción Preventiva: En el apartado 10.1 habla de no conformidades y acciones correctivas cuando la actual ISO 9001 del 2008 tiene un apartado para ella sola, el 8.5.1. El Anexo SL (en el que se basa la nueva estructura de la ISO 9001:2015) no habla de acciones preventivas ya que concibe cualquier sistema de gestión como una herramienta de prevención en sí. Es por ello que la norma ISO 9001:2015 habla de la prevención a un más alto nivel alienada a la gestión de riesgos en su punto 6.1.Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. Información documentada: Los términos "documento" y "registro" se han sustituido ambos, en línea con el Anexo SL Apéndice 2 por "información documentada". Del cliente a las partes interesadas: En tres ocasiones habla la norma ISO 9001:2015 del cliente y “las partes interesadas”. Un enfoque a calidad total y a modelos de Excelencia que deja incluir a accionistas, personas, sociedad, proveedores, alianzas en aspectos tales como las expectativas y necesidades, la interacción (comunicación, establecimiento de requisitos…) o la propiedad. La Gestión del Cambio: Otro aspecto muy relacionado con los modelos de excelencia y que se detalla claramente en la nueva norma es Planificación y control de cambios (punto 6.3), algo no muy clarificado en la versión actual de ISO y que en un entorno como el actual es imprescindible. Incidencia en la Mejora Continua: Respecto a este punto los auditores asumen un papel más estricto. La nueva norma no se va a limitar sólo al desarrollo de los ciclos de NC / AC, de Auditorías Internas y Externas, y de evaluación de satisfacción de clientes e indicadores, sino que van a instar a las organizaciones a emplear más herramientas para gestionar las oportunidades de mejora organizando bien las acciones a desarrollar: “La organización debe evaluar, priorizar y determinar la mejora a implementar”. Pese a los cambios el modelo de un sistema de gestión de la calidad es basado en procesos lo que se muestra en la Figura 1 donde se ilustra los vínculos entre los procesos presentados en las organizaciones a partir de la NTC ISO 9001. Esta figura muestra que los clientes juegan un papel 12

significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente acerca de si la organización ha cumplido sus requisitos. El modelo mostrado en la Figura 1 cubre todos los requisitos de la norma internacional, pero no refleja los procesos de una forma detallada.3 Figura 1. Modelo del Sistema de Gestión de Calidad.

7.1.2 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SG S & SO) “El sistema de gestión es parte del sistema de gestión total, que facilita la administración de los riesgos de S & SO asociados con el negocio de la organización”4. Este incluye los requisitos generales para el establecimiento de un sistema de gestión: estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de S & SO. Si tenemos en cuenta que la mejora de la productividad y la calidad debe ser estratégica, global e integral, la incidencia de la función de seguridad y salud ocupacional salta a la vista, en particular por el carácter preventivo que debe guiar la gestión de la misma, siendo determinante en muchos casos para obtener los valores esperados de productividad de las organizaciones 5.

NTC ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad, requisitos. ICONTEC ICONTEC, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional: Directrices para la implementación del documento NTC OHSAS 18001. 5 Escorche, Victor; y otros. (1990) Productividad y Calidad, Manual del Consultor. Primera edición, Venezuela: Editorial Nuevos Tiempos. 69 p. 4

El SENA busca un mayor compromiso con el tratamiento de peligros y riesgos que pueden afectar a los colaboradores que desarrollan sus actividades en la entidad al igual que a las demás partes interesadas. Las normas que pertenecen a la familia que rige los sistemas de gestión de la seguridad y la salud ocupacional son genéricas e independientes de cualquier organización o sector de actividad económica, proporcionan una guía par a gestionar la seguridad y salud en criterios de calidad. Los temas relacionados con la salud ocupacional en Colombia han tomado especial relevancia en los sectores industriales, sociales, culturales, económicos y legales, especialmente en los últimos 30 años. Este progreso es paralelo al desarrollo a nivel global de una mayor conciencia sobre la obligación de los estados en la protección de los trabajadores como garantía de progreso de la sociedad y sobre el rol desempeñado por los trabajadores en el logro de los objetivos y metas de las empresas. Así, el estado colombiano ha venido actualizando su legislación siguiendo modelos europeos, particularmente el alemán y el británico, y especialmente a partir de conceptos modernos de concepción del riesgo ocupacional y los elementos fundamentales de prevención y control. La Ley 9 de 1979 fue la primera aproximación real del gobierno a la protección de la salud del trabajador, en especial su artículo 81 que señala que “la salud de los trabajadores es una condición indispensable para el desarrollo socioeconómico del país; su preservación y conservación son actividades de interés social y sanitario en la que participarán el gobierno y los particulares”6 A partir de esta nueva concepción, se han producido importantes cambios, no sólo a nivel teórico-legal, sino en el comportamiento de empresas y trabajadores, los cuales se ven reflejados en acciones más consecuentes con el objetivo de lograr una mejor calidad de vida para la población trabajadora de Colombia. Con relación a las normativas, las regulaciones en salud ocupacional en Colombia se pueden agrupar en tres categorías principales: a) regulaciones sobre la protección y conservación de la salud de los trabajadores; b) regulaciones de ambientes de trabajo; y c) regulaciones de creación de entes de control y regulación. La norma de la Occupational Health and Safety Assessment Series (OHSAS), y el documento que la complementa, OHSAS 18002, Guía para la implementación de OHSAS 18001, han sido desarrolladas como respuesta a la demanda de los clientes por contar con una norma reconocida sobre sistemas de gestión de seguridad y salud ocupacional, con base en la cual su sistema de gestión pueda ser evaluado y certificado. La implementación de un Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo, supone una contribución a la mejora en cuanto a condición y factores que afectan al bienestar del entorno físico de una empresa.

Ministerio de Protección Social, 2009 Disponible en: http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad/Forms/AllItems.aspx

La organización que implementa un Sistema de Gestión de seguridad y salud laboral mediante la Norma NTC OHSAS 18001 tiene la garantía de que: • • • • • •

Cumple con la legislación vigente en materia de prevención. Establece un proceso continuo de mejora de su Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Determina y mantiene una capacidad de respuesta ante imprevistos. Facilita la asignación de los recursos en la organización. Busca la mejora continua de la organización mediante la evaluación de los resultados respecto a los objetivos y política anteriormente establecida. Revisa y audita el Sistema.

Las especificaciones técnicas OHSAS en materia de prevención son: •

NTC OHSAS 18001: 2000: Establece los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

•

OHSAS 18002: 2001: Profundiza en la Especificación técnica NTC OHSAS 18001, su objetivo es facilitar la comprensión del contenido de la misma.

NTC OHSAS 18001 ha sido desarrollada de manera que sea compatible con la norma NTC ISO 9001:2008(calidad) y NTC ISO 14001:2004 (ambiental), con el fin de facilitar la integración voluntaria de los sistemas de gestión de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional por parte de las organizaciones. 7 Figura 2. Modelo de un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional según OHSAS 18001.

Mejoramiento Continuo

Política de S&SO Revisión por parte de la gerencia

Planificación Implementación

Verificación y Acción Correctiva

y Operación

ICONTEC. “Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007”, 10 p.

7.1.3 Sistema de Gestión Ambiental “Los riesgos ambientales constituyen, hoy por hoy, una nueva preocupación que debe estar presente en las decisiones de los empresarios y en los programas de imagen institucional de las empresas”8 La legislación ambiental se orienta a sancionar a quienes transgredan los patrones de calidad en sus impactos o que generen modificaciones indeseadas en el medio ambiente. En el momento actual, las organizaciones con visión de futuro saben que la variable ambiental es fundamental para ser competitivos. Contrario a lo que se pensaba antes, una actuación ambientalmente amigable es también una herramienta para mejorar la eficiencia productiva de la empresa y obtener beneficios económicos y de mercadeo importantes. Pero para alcanzar esos logros, es necesario disponer de herramientas de gestión que permitan a la organización conducir su comportamiento ambiental de forma que se equilibren sus intereses organizacionales con los de sus vecinos, la comunidad en general y el Estado, quien es el que establece las regulaciones ambientales. En ese orden de ideas, los Sistemas de Gestión Ambiental son una herramienta pertinente al propósito indicado, pues le permiten a la organización implementar un proceso de manejo ambiental permanente, armónico con el cumplimiento de la legislación y en permanente interacción con la comunidad. La norma ISO 14001, define Sistema de Gestión Ambiental como “La parte del Sistema de Gestión general que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener la política ambiental.”9 La ISO 14001 desarrolla un modelo del sistema de gestión ambiental basado en el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) al igual que los otros sistemas citados. La planificación se inicia con la determinación del alcance del sistema de gestión ambiental y la formulación de la política ambiental por parte de la alta dirección. La planificación termina con el diseño de unos programas de gestión ambiental que deben ser orientados al manejo de los principales aspectos ambientales de la entidad y al cumplimiento de los requisitos legales ambientales que le apliquen. Posteriormente se pasa a la etapa de implementación y operación donde se ponen en marcha los controles requeridos en las actividades operacionales de la entidad. La implementación del sistema de gestión ambiental también implica asignar responsabilidades y autoridades ambientales específicas, determinar las competencias requeridas, elaborar la documentación de los procedimientos requeridos para la gestión ambiental y establecer mecanismos eficaces de comunicación con las partes interesadas, así como implementar la preparación 8

TOR, Damaso, (2009). Sistema Integrado de Gestión Ambiental; Seguridad y Salud Ocupacional, Argentina: El Cid Editores. 14 p. 9 Atehotúa H., Federico. (2002). Fundamentación en ISO 14001, Grupo Regional ISO. Universidad de Antioquia, 1 p.

y simulación de planes de respuesta ante emergencias ambientales. La etapa de verificación del sistema de gestión ambiental se ocupa del desempeño ambiental, la realización de auditorías internas y la evaluación del cumplimiento por parte de la entidad de los requisitos legales ambientales. La etapa del actuar incluye la definición de acciones de mejoramiento y la revisión del sistema de gestión ambiental por parte de la dirección de la entidad. La figura 3 muestra la representación del modelo del sistema de gestión ambiental de la ISO 14001.10 Figura 3. Modelo del sistema de gestión ambiental según ISO 14001.

Mejoramiento Continuo

Política Ambiental Revisión por parte de la dirección Verificación

Planificación Implementación y Operación

7.1.4 Sistema de Gestión en Seguridad de la Información La norma NTC ISO/IEC 27001 fue elaborada para brindar un modelo para el establecimiento, implementación, operación, seguimiento, revisión, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI). La adopción de un SGSI es una decisión estratégica de la organización. El diseño e implementación del SGSI de una organización están influenciados por las necesidades y objetivos, los requisitos de seguridad, los procesos empleados y el tamaño y estructura de la organización. Se espera que la implementación de un SGSI se ajuste de acuerdo con las necesidades de la organización, por ejemplo, una situación simple requiere una solución de SGSI simple. La norma NTC ISO/IEC 27001 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, para establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, mantener y mejorar el SGSI de una organización. Para funcionar eficazmente, una organización debe identificar y gestionar muchas actividades. Se puede considerar como un proceso cualquier actividad que use recursos y cuya 10

Atehortúa H., Bustamante R., Valencia J. (2009). Sistema de Gestión Integral. Universidad de Antioquia. 28 p.

gestión permita la transformación de entradas en salidas. Con frecuencia, el resultado de un proceso constituye directamente la entrada del proceso siguiente. La aplicación de un sistema de procesos dentro de una organización, junto con la identificación e interacciones entre estos procesos, y su gestión, se puede denominar como un “enfoque basado en procesos”. El enfoque basado en procesos para la gestión de la seguridad de la información, que se busca en un SGSI, estimula a los usuarios a hacer énfasis en la importancia de: a) comprender los requisitos de seguridad de la información del negocio, y la necesidad de establecer la política y objetivos en relación con la seguridad de la información; b) implementar y operar controles para manejar los riesgos de seguridad de la información de una organización en el contexto de los riesgos globales del negocio de la organización; c) el seguimiento y revisión del desempeño y eficacia del SGSI, y d) la mejora continua basada en la medición de objetivos. El SGSI adopta el modelo de procesos “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” (PHVA), que se aplica para estructurar todos los procesos del SGSI. La Figura 1 ilustra cómo el SGSI toma como elementos de entrada los requisitos de seguridad de la información y las expectativas de las partes interesadas, y a través de las acciones y procesos necesarios produce resultados de seguridad de la información que cumplen estos requisitos y expectativas Figura 4. Modelo PHVA aplicado a los procesos de SGSI

7.1.5 Gestión de la Calidad en las Entidades Públicas Con el fin de lograr procesos armónicos y estructurados en las entidades públicas, se ha involucrado el concepto de la calidad en el desarrollo de las gestiones administrativas; aspecto que pretende generar cambios organizacionales y transformaciones en los procesos gubernamentales y el desempeño institucional. Partiendo de este punto de vista, se generaron lineamientos para la implementación de procesos de cambios en los sistemas tradicionales de la administración pública, por medio de un Estado más descentralizado, con menos control jerárquico y mayor rendición de cuentas, donde la participación y la potenciación de las capacidades organizacionales se consideraron como un insumo para el logro de esta perspectiva (Moyado, 2002). Para el desarrollo de los lineamientos, se tuvo en cuenta la aplicación realizada en las entidades privadas de sistemas de gestión de la calidad, las cuales se orientaban a través de la norma ISO y de los principios establecidos por autores relacionados con el tema de la calidad, tales como Shewart, Deming, Ishikawa, Juran, entre otros. Los resultados obtenidos de la evaluación de esas metodologías fueron congregadas en normas aplicables y adaptadas a la función pública, teniendo en cuenta que este debe operar como un sistema integrado, cuyo propósito básico o razón de ser es la adecuación de las personas a la estrategia de la organización o sistema multiorganizativo, para la producción de resultados acordes con las prioridades estratégicas (CLAD - UN, 2003). La Constitución Política de Colombia de 1991, en su artículo 209, estableció los principios que rigen la función administrativa, los cuales hacen parte de los lineamientos para la creación de sistemas que permitan la eficiencia, eficacia y efectividad de las entidades, generando procesos de mejoramiento continuo. Con este planteamiento, se establecieron las directrices para la coordinación de actividades en la administración pública y el cumplimiento de los fines del Estado (Consejo de Estado, 2004). Así mismo, mediante el artículo 269, se estableció la obligación de las entidades de contar con un sistema de control interno. Siguiendo lo establecido por la Constitución Política, se aprobó la Ley 87 de 1993, mediante la cual se generaron los lineamientos claros para el desarrollo del sistema de control interno, visto como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad (Art. 1 Ley 87 de 1993), para que la ejecución de las actividades se realicen de acuerdo a las políticas definidas; adopción que se realizó por medio de la generación de un Modelo Estándar de Control Interno, aprobado con el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. Igualmente, teniendo en cuenta lo indicado por la Constitución Política y su aplicación en las instituciones de carácter público, se evidenció la necesidad de 19

integrar un sistema de control con un sistema de gestión de calidad, aspecto que fue presentado para debate en el Congreso de la República. Después de diversos debates y de la presentación de ponencias por parte de los senadores, se concluyó con la expedición de la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras entidades prestadoras de servicios, definiéndose el sistema de gestión de la calidad como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, por medio de planes estratégicos y un enfoque basado en los procesos para el desarrollo de las entidades, consistente en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí; normatividad que permitió la expedición de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004, adoptado con el Decreto 4110 de 2004 y la cual fue actualizada a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, con el objetivo de facilitar su interpretación y promover la implementación de sus requisitos de manera conjunta con el modelo estándar de control interno y el sistema de desarrollo administrativo (NTCGP 1000:2009, p.7). Anterior a esta norma, mediante la Ley 489 de 1998, se dictaron las normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, definiéndose el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA, cuya finalidad es la de fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, por medio de un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales de las entidades de la administración pública. Al confrontar los lineamientos planteados en cada una de ellas, se consideran complementarias entre sí, dado que su aplicación genera una eficiencia administrativa, el cumplimiento de los objetivos institucionales, mejoras en el desempeño institucional y la realización de actividades coordinadas que generan valor a las instituciones, contribuyendo a los fines esenciales del Estado. 7.1.6 Sistemas de Gestión Integral en las organizaciones La implementación de un Sistema de Gestión Integral permite a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas en la misma y no solo hacia el cliente, pues un Sistema de Gestión Integral cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional aceptables. De acuerdo a lo planteado por Lago Pérez “Integración es el proceso a través del cual la organización aprende a introducir criterios y especificaciones en sus sistemas de modo que satisfagan a todos sus Clientes (internos, externos, institucionales, partes interesadas, etc.) de forma simultánea, ahorrando costes y esfuerzos, con un espíritu innovador, autocrático y comprometido con la mejora continua mediante una gestión eficaz y eficiente de todos los recursos existentes. El modelo de gestión integrado debe presentar una visión que

globaliza y orientada al Cliente según postulados de Calidad Total y a ser posible según principios basados en modelos de excelencia empresarial” 11 Las organizaciones día a día luchan por ser más competitivas y productivas desde el perfeccionamiento de su gestión. Para ello es necesario tomar un mayor dominio de las actividades, articulando los conocimientos de los empleados y eliminando la duplicidad de los documentos existentes. En el proceso de integración será necesario considerar una serie de condicionantes que tendrán diferentes influencias en la gestión y a los que estará sujeta la organización empresarial. En este sentido se puede considerar que el marco legislativo obligatorio difiere para cada uno de los campos que se pretenden desarrollar. Figura 5. Sistema Integrado de Gestión

La integración de los sistemas de gestión contribuye a organizar, controlar y optimizar los recursos y el tiempo de ejecución de las actividades, garantizando el mejoramiento de los resultados. Los principales beneficios que produce la búsqueda de un Sistema de Gestión Integral en la empresa son los siguientes: Mejora la eficiencia y efectividad de la organización por la buena adaptación a las necesidades del mercado y mejora las relaciones con los proveedores, al hacerlos partícipes de la filosofía de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. Mejora el rendimiento, competencias y el entrenamiento de los miembros de la organización, como individuos y equipo. Mejora la moral y la motivación del personal, por sentirse partícipes y hacedores de la mejora continua de su organización. Mejora las oportunidades laborales, al contar con la certificación de organismos internacionales de validez mundial, satisfaciendo simultáneamente requisitos actuales del mercado. En la actualidad, las empresas y organizaciones que desean acogerse a éstas normas de gestión, en algunos casos buscan la certificación, simplemente como un requisito de moda que le permite mayor capacidad de negociación 11

LAGO PÉREZ, Lázaro. “Integración de sistemas de gestión empresarial certificables”; En : http://www.monografias.com/trabajos14/integrac-sistemas/integrac-sistemas.shtml#SEGLABOR, consulta válida: 5/09/2005

con empresas que exigen que sus clientes y proveedores estén certificados, o algunas otras, mejorar sus procesos y acogerse realmente a los estándares de calidad internacionales. En realidad, la estrategia de las organizaciones es incrementar el compromiso por parte de sus colaboradores en pro de alcanzar la excelencia en el trabajo, aumentar la calidad en términos de eficiencia y eficacia al lograr un alto grado de integración de las variables de la tercera etapa, lo cual incide en el desempeño de la organización con relación a los procesos y a la satisfacción de las partes interesadas12. 7.1.7 La Planificación y la Planificación Operativa Entre los conceptos que se deben abordar en el presente trabajo está la planificación ya que se hace referencia en uno de los objetivos específicos, para ello es necesario precisar también en la planificación operativa. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización. Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite 12

ATEHORTÚA y RAMIREZ, (2013). Diseño de un Sistema de Gestión Integral aplicable a la Empresa ALICO S.A. para su Fortalecimiento Organizacional. Artículo. Universidad Javeriana.

concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros. Entre conceptos de varios autores es posible enfocar las siguientes definiciones: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f). "Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998). "La planificación... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981). "Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998). "Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982). "Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry, 1987). En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, 23

debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo. Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle. La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b) administración estratégica, c) cómo formular una estrategia. • Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales. • Administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia; b) implantación de la estrategia; c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia. • Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?, ¿A dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En qué tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro? La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b) Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo. Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970). 24

"Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país. Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural. Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año. Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco. Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años" (W. Jiménez C., 1982). Según Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios. Según el alcance, los planes se pueden clasificar como: 1. Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento mecánico. 2. Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de seguridad industrial. 3.

Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.

4. También pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos, las normas y los métodos de trabajo. Las políticas son líneas generales o directivas amplias que establecen orientación para la toma de decisiones. Ejemplo: promoción interna del personal. Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial. Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente. Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones para realizar actividades repetitivas. El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1) definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar donde se está en relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados. Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior. 25

El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo más prolongado. La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo13. La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. La planeación operativa con los elementos que se mencionan se constituye en una herramienta para el sistema de gestión integral que buscan las organizaciones, lo esperado es ver la organización como un solo sistema, representado en el modelo de procesos, asegurando que en cada proceso se dé respuesta eficaz a los requisitos aplicables de cada uno de los modelos de gestión, calidad NTC ISO 9001:2008, el modelo de gestión ambiental NTC ISO 14001:2004 y el modelo de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001:2007. Para que la organización se desempeñe como un solo sistema es necesario reconocer primero que la gestión de la organización es una sola pues obedece a una sola unidad de propósito, la visión de la organización, y a una sola naturaleza, la misión. Esta condición integral significa que la gestión incluye las cuatro etapas del ciclo P-H-V-A. El fundamento del sistema de gestión integrado es el modelo de procesos de la organización, que se constituye en la representación de la organización; este modelo de procesos debería ser suficiente para cubrir todas las necesidades y requisitos de gestión de la organización incluyendo las de todas las partes interesadas y los requisitos de todos los modelos de gestión aplicables. A partir del modelo por procesos y de la desagregación de los niveles de la organización en macroprocesos, procesos o subprocesos según se considere necesario se establecen los objetivos para cada nivel, estos objetivos deben incluir el enfoque de cada sistema de forma tal que se busque para el sistema de gestión de la calidad la satisfacción del cliente, para el modelo de gestión ambiental la mitigación de los impactos ambientales generados por las actividades del proceso y para el modelo de seguridad y salud ocupacional el control de los riesgos y mejora en el desempeño en Seguridad y salud ocupacional. Es a partir de la definición de estos objetivos y de las actividades de los procesos que se establece la planeación operativa buscando que las actividades que se desarrollen al interior de los procesos aseguren la 13

FERNANDEZ, Eduardo. “ Planificación Operativa.” en http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtml#ixzz35IJDeziu

satisfacción del cliente, la protección del medio ambiente y el bienestar de la partes interesadas pero teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, la gestión es una sola pues obedece a un solo propósito. 7.2 Historia Institucional El SENA es un establecimiento público, con financiamiento propio derivados de los aportes del impuesto CREE de los empresarios, que ofrece instrucción gratuita a millones de personas que se benefician con programas de formación complementaria y titulada y jalona el desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean altamente productivas y competitivas en los mercados globalizados. Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas para vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y realiza actividades de desarrollo empresarial, comunitario y tecnológico. Figura 6. El SENA en sus inicios, fundado en 1957.

La oferta regular para técnicos, tecnólogos y trabajadores especializados incluye 543 programas de formación y tiene 72 mesas sectoriales, conformadas por empresarios de diversos sectores de la producción que, junto con los expertos de la institución generan estándares que sirven de insumo para el diseño de los programas de formación. Durante 57 años el SENA se ha consolidado como una entidad de Formación Profesional y extendió sus servicios a todos los municipios de Colombia mediante alianzas estratégicas con alcaldías y gobernaciones. Actualmente, llega a los 1103 municipios, incluso a los más alejados, con una red corporativa de comunicaciones que comprende la Dirección General, 33 Regionales, 116 Centros de Formación Profesional y 242 aulas móviles con acceso a internet y 143 aulas móviles que pasan a integrar los ambientes fijos de los centros de formación, las cuales presentan en línea más de 15.000 computadores. 27

En el inicio del siglo XXI, el SENA fortaleció su esquema de formación con un enfoque por competencias laborales, respondiendo a las tendencias internacionales y adaptándose a los parámetros establecidos por otras instituciones de formación para el trabajo en el contexto mundial. Mediante sus programas Jóvenes Rurales y Jóvenes en Acción, estimula el empleo y la generación de riqueza del sector agropecuario; a través del Fondo Emprender y del Sistema Nacional de Incubación de Empresas, refuerza la estrategia del Gobierno Nacional de fomentar el emprendimiento y, a través de “Colombia Certifica”, crea el mecanismo para el reconocimiento de la experiencia y los conocimientos del trabajador colombiano, atendiendo la recomendación 195 de la OIT. El SENA es pionero en cooperación en América Latina. El Instituto de Formación Profesional (Infop) de Honduras, el Instituto Técnico de Capacitación y Productividad (Intecap) de Guatemala, el Instituto Nacional de Cooperación Educativa (Ince) de Venezuela, la Fundación Nacional para la Capacitación Laboral (Infocal) de Bolivia, el Instituto Nacional de Formación Técnica Profesional (Infotep) de República Dominicana, el Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial (Senati) de Perú, el Servicio Ecuatoriano de Capacitación (SECAP) de Ecuador y National Training Agency (República de Trinidad y Tobago), quienes reciben asesoría presencial en el desarrollo de los sistemas de formación profesional y experiencias SENA/Colombia. Alianzas claves le han permitido traer conocimiento al país, desarrollar pasantías a los aprendices y capacitación a los instructores, con universidades e instituciones técnicas y tecnológicas de países como E.E. U.U. México, España, Francia, Alemania, Australia, América Latina y el Caribe. Este proceso de internacionalización del conocimiento unido a la innovación de los ambientes de aprendizaje, le permitieron generar calidad, pertinencia y eficiencia en el cumplimiento de su misión en las diferentes regiones. La utilización intensiva de su capacidad instalada; la reorientación decidida de las inversiones hacia los procesos de aprendizaje y del talento humano actualizados, que constituyen la razón de ser del SENA; la dedicación exclusiva de los instructores a los procesos de aprendizaje constituyen parte de las estrategias que le han permitido a la entidad ganar en calidad.

7.2.1 La era Digital y la Globalización en el Sena Bajo el lema: “SENA: Conocimiento para todos los colombianos”, durante el periodo 2002-2006, se da inicio en la institución a la era de la digitalización aplicada a la formación profesional integral. Agosto de 2003 marcó un hito en la formación del SENA. A partir de esa fecha, se implementó el aprendizaje virtual, con ventajas como la alta cobertura, la distribución territorial equilibrada, la posibilidad de acortar distancias, además de la atención flexible y oportuna del e-learning empresarial. La reestructuración del SENA, adoptada mediante el Decreto 249 del 28 de enero de 2004, estableció que los instructores deben dedicar 32 horas a la semana para los procesos directos de formación. Esta decisión contrasta con

las 26 horas semanales por instructor, que venían rigiendo desde 1997 y contribuye a la prestación de un mejor servicio a los usuarios. Para el fortalecimiento de la presencia institucional en regiones en donde se requería, mediante el decreto de reestructuración, se crearon también siete nuevas regionales autónomas, con presupuesto propio en los departamentos de Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada. De igual manera, nace la Regional Cundinamarca, independiente de la de Distrito Capital. Los ambientes virtuales de aprendizaje, constituyen uno de los pilares estratégicos que le permitieron al SENA crecer 263% en los últimos cuatro años, pasando de ofrecer en sus diversos programas de aprendizaje un total de 1.142.798 personas en el 2002, a 4.148.809 cupos en el 2006. La formación en línea ha beneficiado con módulos de especialización a 772.635 colombianos en 1.045 municipios y a otros 2.200 colombianos residentes en 71 diferentes países. En esta tarea participan 2000 tele-instructores, que coordinan más de 400 cursos de formación en 14 áreas ocupacionales, que van desde el arte, pasando por las ciencias naturales, sociales, educativas y de servicios gubernamentales, finanzas y administración, salud, ventas y tecnologías de información, entre otras. Para la formación virtual el SENA dispone de 16.000 computadores destinados a los aprendices; de las aulas de escuelas y colegios que los alcaldes proveen en casi todos los municipios y de 637 tele-centros comunitarios del Programa Compartel, que suministran navegación gratuita hasta por un millón de horas, en un sistema financiado por el Servicio Nacional de Aprendizaje. Adicionalmente, en el segundo semestre de 2006 se articularon la televisión y la WEB, con lo cual existe la posibilidad de estudiar desde cualquier lugar donde exista TV y conexión a Internet. Estos se emiten a través del Canal Institucional de lunes a viernes, de 5:30 a.m. a 6:30 a.m., con repetición desde las 12 de la noche hasta las 5:30 de la mañana. Además, las universidades han abierto las puertas a los técnicos y tecnólogos para que continúen su cadena de formación y alcancen su título profesional, lo cual constituye un estímulo adicional para nuestros egresados. El SENA está al día en conocimiento, desarrollo tecnológico e innovación, pero mantiene su dinámica de cambio, a fin de seguir proporcionando la herramienta fundamental para que un país salga de la pobreza y las empresas sean más competitivas. En el 2011 se trabajó sobre la calidad como factor diferenciador de la Formación profesional integral, y como política para ampliación de cobertura se inicia el proyecto del Centro nacional de Formación virtual y a distancia donde se incursiona en la creación de Nueve programas de formación profesional entre Tecnologías y Especializaciones Tecnológicas, de acuerdo con el plan estratégico en lo relacionado con la ampliación de cobertura. En la construcción del Plan Estratégico Institucional, el SENA toma los lineamientos de Plan Nacional de Desarrollo para alinearse a él. El análisis del entorno nacional tomó el Plan Nacional de Desarrollo 2010–2014 “Prosperidad

para todos”14 del gobierno del Presidente Juan Manuel Santos, como el principal marco de referencia para las entidades del gobierno nacional. El Plan Nacional de Desarrollo establece tres objetivos particulares: más empleo, menos pobreza y más seguridad. Para lograrlo se soporta en ocho pilares: crecimiento y competitividad, igualdad de oportunidades, consolidación de la paz, innovación, buen gobierno, relevancia internacional, sostenibilidad ambiental y, convergencia y desarrollo regional. “La formulación estratégica del SENA para el período 2011-2014 establece una visión al 2020 la cual proyecta al SENA como una institución de clase mundial para beneficio de los colombianos. El modelo estratégico concibe al SENA como una Entidad que contribuye a la competitividad del país, a través de dos grandes propósitos: el incremento de la productividad de las empresas y las regiones y, la inclusión social de personas y comunidades vulnerables. El plan se soporta en tres ejes o pilares: orientación al cliente, calidad y estándares internacionales y, tecnología e innovación; se formula a través de dieciséis objetivos estratégicos cuyo resultado final es la creación de valor para sus principales grupos de interés beneficiarios: la sociedad, los trabajadores, las empresas y el gobierno.”15 7.3 Sistema Integrado de Gestión a Nivel Nacional Por medio de la Resolución 2613 de Septiembre de 2010, se constituyó en el SENA el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, a través del cual se articula la NTCGP-1000, el MECI y la Gestión Ambiental para el desarrollo de la Gestión de la Entidad. En el 2012 el SENA asumió el reto de implementar un Sistema Integrado de Gestión. El trabajo realizado permitió la construcción de los elementos estructurales tales como la promesa de valor, la red de procesos y los objetivos del sistema, y la conformación de un equipo nacional para su divulgación, implementación, mantenimiento, y mejora. El Sistema Integrado de Gestión, busca articular de manera integrada e integral diferentes ejes de la gestión, dado el compromiso con la excelencia que se persigue, el cual va más allá del logro de una certificación específica; por esto se busca aplicar varios estándares de calidad en el servicio, en las prácticas ambientales, en las condiciones de seguridad y salud ocupacional y en las herramientas de seguridad de la información. Por esto la implementación de este Sistema Integrado, se basa en estándares internacionalmente reconocidos para cuatro ejes de gestión como son: para Gestión de Calidad ISO 9001:2008, para Gestión Ambiental, ISO 14001:2004, para Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001:2007, para Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001:2005 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

DNP, Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 Prosperidad para Todos. Disponible en: https://www.dnp.gov.co/PND/PND20102014.aspx 15 SENA. Plan Estratégico 2011- 2014 con visión 2020. Resumen pg.1 Bogotá, Noviembre 2011.

Figura 7. Sistema Integrado de Gestión del Sena

Bajo la consigna “Hágalo Simple, Hágalo Fácil, pero Hágalo Bien”, la entidad busca racionalizar la generación de Procedimientos y Formatos; buscando cambiar el paradigma de que la implementación de sistemas de gestión trae a las organizaciones una carga de documentación, se introducen criterios que orientan a generar solo aquellos (Procedimientos – Formatos), que le generen un valor agregado a la gestión, que le aporten a la toma de decisiones, que le contribuyan a la disminución de riesgos, que le ayuden a hacer más fácil y práctica las actividades, que le permitan optimizar los tiempos, y en definitiva prestar un mejor servicio. En esta labor el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, aplica los principios de calidad promulgados por las normas técnicas ISO 9000:2005 (del 1 al 8) y los retomados y ampliados por la Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 (del 1-10) en la búsqueda del mejoramiento continuo de su gestión16 La entidad viene adelantando acciones para la implementación del SIG a nivel nacional, con las particularidades de las 33 regionales y 116 centros de formación se busca dar cumplimiento a las orientaciones estratégicas de la Dirección General en cada uno de los procesos definidos en la red de procesos. 7.4 Sistema de Gestión en La Regional Caldas y en el Centro Pecuario y Agroempresarial El centro se encuentra ubicado en el municipio de La Dorada, departamento de Caldas, a 175 Km. de la ciudad de Manizales. Tiene como prioridades la preparación y capacitación laboral del sector Pecuario, industrial y Empresarial de la región con el objeto de actualizar tecnológica y metodológicamente los programas involucrando los procedimientos y metodologías propios de la 16

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,.(2013) Disponible en http://sistemaintegradodegestionceet.blogspot.com/p/sistema-integrado-de-gestion.html

formación profesional por competencias laborales, para lograr una fortaleza en el talento humano certificado. Promueve el emprendimiento y el empresarismo de los aprendices impulsado la Formación por Proyectos como elemento esencial para la creatividad, innovación, investigación y el Desarrollo Tecnológico del oriente de Caldas y Magdalena Centro. El Centro Pecuario adopta estratégicamente el sistema de gestión de la calidad con enfoque ISO 9001 a partir de las orientaciones que en este tema impartió el Gobierno Nacional. Figura 8. Entrada principal del Centro en La Dorada

En Colombia con el objeto de alcanzar una mayor eficiencia administrativa, fueron expedidas reglamentaciones que propendían la organización administrativa, la implementación de un modelo de control interno y la implementación de un sistema de gestión de calidad en las entidades estatales, el SENA es una institución pública que además de calidad busca incorporar un sistema con orientación medio ambiental, de salud ocupacional y de seguridad de la información. En este marco y teniendo en cuenta que la implementación de un sistema de gestión integrado con enfoque en las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC ISO/IEC 27001 en una organización permite mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes, la gestión amigable con el medio ambiente y la gestión de seguridad y salud ocupacional es que se presenta el proyecto que busca dar cumplimiento con el direccionamiento estratégico del orden nacional que ha definido orientaciones específicas que apuntan a iniciar acciones que concluyan con la implementación de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC ISO/IEC 27001 en cada uno de los centros y que vienen siendo fuertemente promulgadas desde inicio del 2013. Estas orientaciones generales a nivel nacional determinan que cada 32

centro dentro de sus particularidades geográficas, culturales y logísticas, debe definir estrategias propias que le permitan aterrizar las directrices de la manera más eficiente. La regional Caldas inició el proceso de diagnóstico, documentación e implementación del sistema de gestión de la calidad a partir de la norma NTC ISO 9001 en el año 2005, a partir de allí se consolidó el sistema con el enfoque descrito lo que ha permitido tener un sistema con el cumplimiento de requisitos conforme lo exige el estándar internacional. Entre los organismos acreditados que han otorgado la certificación a la regional se encuentran ICONTEC y BUREAU VERITAS a lo largo de 8 años de gestión estratégica, actualmente el sistema se encuentra certificado para todos los procesos con ICONTEC. El Centro Pecuario y Agroempresarial hace parte de la regional y se encuentra considerado dentro del alcance de la certificación en todos los procesos caracterizados para la entidad y que se muestran en la fig. 5. Como todo sistema dinámico, a través de los 8 años que la regional y el Centro Pecuario han mantenido la certificación el sistema ha experimentado cambios, ajustes y mejoras que incluyen la documentación y el cambio en el modelo de la cadena de valor hasta la adopción de la red de procesos actual. Lo anterior le ha conferido al sistema una cultura y madurez que se traduce en la realización y registro de acciones preventivas, el seguimiento estadístico inferencial de los indicadores de gestión y las acciones de mejora que se derivan del análisis de los aspectos citados. Como se ha mencionado el Centro cuenta con un sistema de gestión de la calidad implementado y certificado y se encuentra encaminado a integrarlo con las normas NTC ISO 14001, NTC ISO 18001 y NTC ISO 27001. Figura 9. Red de Procesos del SIG

La regional cuenta con un manual que describe el Sistema de Gestión del SENA Caldas, que referencia la generalidad del Sistema y establece las directrices para garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes, proporcionando consistentemente servicios que cumplan con los requisitos definidos y los objetivos de calidad. En el alcance del sistema se contemplan los procesos de Formación Titulada de Operario, Auxiliar, Técnico laboral, Técnico Profesional, Tecnólogo ; Especialistas técnico y tecnológico y Formación Complementaria en los Centros de Automatización Industrial, Comercio y Servicios, Formación Cafetera, Procesos Industriales, Pecuario y Agroempresarial; Intermediación para el empleo y trabajo; Evaluación y Certificación de Competencias Laborales ; Asesoría en Emprendimiento. A continuación se referencian los aspectos estratégicos de los cuales se deriva el sistema de gestión 7.4.1 Misión y Visión Misión: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, está encargado de cumplir la función que corresponde al estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y ejecutando la F.P.I, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país. (Ley 119 Artículo 2). Visión: El SENA será una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país. 7.4.2 Política y Objetivos de Calidad – Promesa de valor El Sena a través del mejoramiento continuo de sus servicios de formación profesional integral, de generación de ingresos y empleabilidad para la incorporación y desarrollo de las personas en actividades productivas, se compromete con sus clientes y grupos de interés a generar la cultura de Calidad con Calidez, mediante un Sistema Integrado de Gestión, centrado en las personas, con la siguiente promesa de valor: -

Prestación de servicios, con calidad, oportunidad, pertinencia, innovación, estándares internacionales e inclusión social, que contribuyan al desarrollo social y económico del país. Aplicación de buenas prácticas ambientales, para la prevención de la contaminación y protección de los recursos naturales. Implementación de ambientes de trabajo y de aprendizaje, con condiciones que contribuyan a la seguridad y salud ocupacional, para bienestar de las personas. Desarrollo y buen uso de las tecnologías de información, para la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información institucional. 34

Con este reto de Excelencia, el Sena con amor y disciplina, cumple los requisitos de sus clientes, los legales y demás aplicables, para ser una entidad de Clase Mundial.

Es relevante aclarar que aunque el Sena ha definido dentro de sus política de calidad institucional requisitos de las normas ISO 14001- ISO 27001 y OHSAS 18001 , estos lineamientos hacen parte de la proyección a mediano y largo plazo que tienen la entidad de tener un sistema integrado con el cumplimiento de estos estándares. En la figura 6 se aprecian los diferentes ejes que se articulan en el sistema. Figura 10. Promesa de valor del SIG

7.4.3 Red de procesos e interacción de procesos Los procesos identificados en el Sistema Integrado de Gestión, así como la secuencia e interacción, se describen en red de procesos (figura 5) y en las caracterizaciones que se referencian en el Anexo 1 y Anexo 2 respectivamente:            

Proceso Direccionamiento estratégico Proceso Gestión de tecnologías de la información Proceso Gestión de Talento Humano Proceso Gestión de Articulación Regional Proceso Gestión de competencias para las cualificaciones Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Proceso Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente Proceso Gestión de Emprendimiento y Empresarismo Proceso Gestión de empleo, orientación ocupacional y empleabilidad Proceso Gestión de la Innovación y la Competitividad Proceso Gestión de Infraestructura y Logística Proceso Gestión de los Recursos Financieros 35

    

Proceso Gestión de contratación y convenios Proceso Gestión de comunicaciones Proceso Gestión Documental Proceso Gestión de evaluación y control Proceso Gestión Jurídica

Para determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos tanto en la operación como en el control se definieron mediciones, las cuales están relacionadas en la matriz de indicadores (Anexo 3) El control de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Regional Caldas lo que incluye al Centro Pecuario y Agroempresarial, se hace a través de los lineamientos establecidos en los procedimientos:  

Procedimiento Control de documentos Procedimiento control de registros

Además los siguientes procedimientos Normativos:   

Procedimiento auditorías internas Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Procedimiento Servicio no conforme

La mejora al SIG se evidencia con el cumplimiento y la revisión de la política y los objetivos de calidad. Es responsabilidad de los líderes de los procesos reportar los datos generados en cada uno de ellos:     

Mediciones para determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos, según la frecuencia establecida Reporte de acciones correctivas y preventivas Acciones de mejora Servicio no conforme Satisfacción del cliente

Las acciones correctivas, preventivas y de mejora se derivan, además de las auditorías, de otras fuentes, a saber: Quejas y reclamaciones de los clientes, desempeño y tendencias de los procesos, informes de Aspectos que afectan la calidad el Servicio, análisis de datos, Revisión por la Dirección y de informes presentados en el Comité de Calidad, entre otros. Los cambios en la Planificación del SIG por los aspectos que se relacionan a continuación:    

Cambios en la norma de referencia NTC-ISO 9001. Cambios en los requisitos legales aplicables o en el direccionamiento estratégico del SENA. Ampliación del alcance del Sistema Integrado de Gestión Adopción de nuevas tecnologías que modifiquen sustancialmente la forma como el Centro realiza la Formación Profesional Integral.

Cuando se detectan cambios se define un plan de acción que describe las actividades, responsables, medios y plazos para asegurar que el SIG mantiene su integralidad durante y después del cambio. Para ello las instancias responsables son el comité del SIG regional y el compromiso de la dirección regional. 36

Al detectar una situación no deseada en la realización de los procesos, se registra la situación, explicando claramente el problema detectado y registrando las evidencias necesarias para su descripción. La administración del riesgo se inicia con la identificación de aquellos factores internos y externos que puedan ocasionar la presencia de riesgos. El análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno y de la entidad, tanto de carácter social, económico, cultural, de orden público, político, legal y de cambios tecnológicos. 8. HIPOTESIS Al definir un plan de acción que permita integrar al sistema de gestión actual el modelo de gestión ambiental NTC ISO 14001:2004 y el modelo de Seguridad y salud ocupacional NTC OHSAS 18001:2007, el centro Pecuario y Agroempresarial en el proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral contará con una herramienta concreta que le permita dar cumplimiento a los requisitos de los tres sistemas dando valor a la prestación del servicio de formación. 9. METODOLOGIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PROYECTO Para evaluar el estado de cumplimiento de la organización frente a los requisitos legales y otros aplicables a la prestación del servicio en los aspectos ambientales y los riesgos ocupacionales se utilizan como herramientas diagnósticas la matriz ambiental y la matriz de Seguridad y Salud Ocupacional. Para ello se tomaron elementos de la investigación de tipo descriptiva, analítica y propositiva desarrollándose en tres etapas: Etapa Descriptiva: En esta primera etapa se recopila información a nivel nacional, regional y de centro con la finalidad de establecer el estado del arte de la institución frente a las normas Internacionales NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007, este diagnóstico se complementa con la verificación en campo y la técnica de observación lo que permite verificar y determinar el nivel de cumplimiento frente a los requisitos de las normas tomando como herramienta la matriz de cumplimiento legal ambiental y de salud ocupacional, en calidad se tuvo en cuenta que el centro por tener certificado un sistema de gestión de la calidad da cumplimiento a los requisitos de la norma. Etapa Analítica: Con la información consolidada se realiza el análisis para determinar el cumplimiento de los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 en el centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada para el proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral.

METODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO Y PLAN DE ACCIÓN OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Diagnosticar el estado actual del Centro Pecuario y Agroempresarial en el proceso de gestión de la formación profesional integral frente al cumplimiento de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

2. Planificar operativamente el proceso de gestión de la formación profesional integral del Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas teniendo en cuenta las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

3. Definir el plan de acción que permita la ejecución de la planificación operativa en el proceso de gestión de la formación profesional integral y que permita asegurar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas.

ACTIVIDADES

Recopilación información organización

de la

Realización de la matriz de evaluación de cumplimiento de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

Identificar los objetivos en calidad, medio ambiente y salud ocupacional del proceso de gestión de la Formación Profesional Integral Establecer las actividades del proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral

Consolidar operativo

INDICADORES

PRODUCTOS

Información recopilada

Información recopilada organizada

Matriz evaluación cumplimiento aplicada

de de

Objetivos del proceso en calidad, medio ambiente y salud ocupacional identificados Actividades del proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral establecidas

plan

Plan operativo formulado

Diseñar el plan de acción Consolidar relación de recursos en tiempo y talento humano necesarios para la ejecución de la planificación operativa en el proceso de gestión de la formación profesional integral

Plan de acción diseñado Recursos identificados

Matriz de evaluación de cumplimiento consolidada.

Planeación operativa del proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral

Plan de acción estructurado Lista de recurso necesarios

Etapa Propositiva: En esta etapa se constituye el plan de acción donde se especifican las actividades, responsables, tiempos, recursos, requisitos relacionados de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007, así como el cronograma para la planificación e implementación del Sistema de Gestión Integrada en Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional en el proceso de Gestión de la formación profesional Integral. 10. DELIMITACIÓN Y ALCANCES El proyecto se desarrollará en el Centro Pecuario y Agroempresarial de La Dorada, Caldas ubicado en el barrio Alfonso López. Este proyecto abarca el proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral. 11. RESULTADOS ESPERADOS

RESULTADO ESPERADO

IMPACTO

Documento Diagnóstico

Conocer e interpretar en todos los términos el sistema de gestión actual, para plantear la adecuada planeación del sistema de gestión integrada

Plan operativo para el sistema de gestión integrado en el proceso de gestión de la formación profesional integral Plan de acción para el sistema de gestión integrado en el proceso de gestión de la formación profesional integral

Objetivos y orientaciones definidas para la implementación del sistema integrado de gestión en el proceso de formación profesional integral Actividades específicas definidas para la implementación del sistema integrado de gestión en el proceso de formación profesional integral

12. DESARROLLO DEL PROYECTO El proyecto se desarrolló en tres etapas que se describen a continuación 12.1 Etapa descriptiva En esta etapa se recopiló la información de la organización en los niveles nacional, regional y del centro, a partir de la documentación existente en los archivos de la entidad. La información recopilada fue la base para determinar el estado del arte del centro y particularmente del proceso de gestión de la formación profesional integral en el Centro Pecuario y Agroempresarial. Como resultado de esta etapa se elabora la matriz de correlación de procesos vs los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, 39

NTC OHSAS 18001:2007, en esta matriz se correlacionan los numerales de las normas con los procesos que son responsables del cumplimiento. (Anexo 4) Se realiza la matriz para todos los procesos que se desarrollan en el Centro y que tienen relación directa con el proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral que es el proceso objeto de la investigación. En la etapa descriptiva también se recopiló información sobre el cumplimiento legal ambiental (Anexo 5) y de salud ocupacional (Anexo 6) 12.2 Etapa Analítica La segunda etapa corresponde al análisis de la información recopilada para verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 además de los legales aplicables al proceso en materia de medio ambiente y salud ocupacional. Como resultado de este análisis tenemos que el Centro Pecuario y Agroempresarial tiene aspectos sobresalientes en el cumplimiento legal y de los requisitos de los estándares internacionales, sin embargo frente al cumplimiento legal encontramos que en los requerimientos medio ambientales y de salud y seguridad ocupacional hay numerosos incumplimientos en la normatividad legal aplicable a la entidad, ver anexo 5 y anexo 6. La normatividad legal analizada se define teniendo en cuenta el objetivo del proceso de gestión de la formación profesional integral, el alcance del mismo y las actividades que se desarrollan a través de las acciones de formación que orienta el centro por medio de la oferta educativa. Es importante recalcar que el Centro Pecuario y Agroempresarial tiene aprendizajes enfocados a satisfacer las necesidades de todos los sectores productivos, sin embargo la capacidad instalada no permite abarcar todos los sectores de ocupación de la región. Para la etapa de análisis se analizaron frente al cumplimiento legal ambiental los temas relacionados con generación de todo tipo de residuos, incluyendo emisiones atmosféricas, la gestión y disposición, ruido y los límites máximos permisibles por ser estos los más significativos en las acciones de formación. Es importante tener en cuenta que se realizó el análisis de cumplimiento de los requisitos legales en términos ambientales y de SySO partiendo de las actividades generales del proceso de gestión de la formación profesional integral el cual inicia con la planificación de la oferta y finaliza con la certificación. El proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral presente condiciones similares en las diferentes actividades por tratarse de procedimientos administrativos a excepción del procedimiento de ejecución de la formación donde se presentan diferencias dependiendo del área de formación. Para asegurar el cumplimiento de los objetivos operativos se incluye en el análisis la totalidad de aspectos ambientales y de riesgos lo que permite establecer el cumplimiento en los distintos escenarios de formación. Teniendo en cuenta lo anterior los requisitos que constituyen incumplimiento en el Centro Pecuario y Agroempresarial frente al tema medio ambiental, al momento del desarrollo del presente trabajo, abarcan aspectos relacionados con la generación de residuos aprovechables reciclables, la generación de residuos peligrosos y hospitalarios y el control de los niveles de ruido por las actividades desarrolladas. En los temas analizados encontramos que el 52% de 40

los requisitos analizados no se cumplen o se cumplen parcialmente lo que traducido en términos del sistema representan acciones correctivas en busca de asegurar el cumplimiento. Las causas asociadas al incumplimiento de la normatividad analizadas son varias, entre ellas se encuentran la disponibilidad de recursos para adecuaciones en la infraestructura física de las instalaciones, los procesos para la adjudicación de los recursos en las entidades públicas y la condición jurídica del Centro que se encuentra construido en un terreno con figura de comodato otorgado por la Alcaldía de la Dorada. En el análisis realizado en materia de seguridad industrial y salud ocupacional los temas analizados más relevantes que se identificaron frente a la normatividad legal aplicable son los factores de riesgo biológico por generación de residuos peligrosos, riesgo químico, riesgo eléctrico y ergonómico, además los factores de riesgo asociados a ruido y trabajo seguro en alturas. Al igual que en los aspectos ambientales, los riesgos se definen por ser los más significativos en el proceso de gestión de la formación profesional. El análisis muestra que los requisitos legales que no se cumplen o se cumplen parcialmente se encuentran asociados al manejo de residuos peligrosos, a la constitución y funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional, a la inoperancia de los subprogramas de higiene y salud ocupacional, a la señalización y demarcación de áreas de trabajo, la promoción y prevención en el trabajo de enfermedades y accidentes laborales y los riesgos generados por las instalaciones eléctricas. De acuerdo a lo anterior análisis muestra que el 60% de requisitos que se cumplen o se cumplen parcialmente. Las altas inversiones requeridas en infraestructura y la dependencia de procesos centralizados en las regionales o en la Dirección General son las principales causas identificadas por la alta gerencia para los casos citados. En estos aspectos el centro viene adelantando gestión y se están desarrollando los planes de emergencia tanto para seguridad y salud ocupacional como para atención a emergencias ambientales, sin embargo estos trabajos se encuentran en etapas iniciales. Frente a la norma NTC ISO 9001:2008 encontramos que el centro lleva varios años con el sistema de gestión de la calidad implementado y certificado, la última visita de seguimiento se realizó en Noviembre de 2013 con un balance positivo para el centro y la regional. Lo anterior infiere que en los requisitos establecidos por la norma ISO 9001 así como los del cliente hay cumplimiento. Es importante mencionar que el cumplimiento legal no siempre es monitoreado y verificado desde el enfoque de un sistema de gestión de la calidad por lo que el incumplimiento mencionado en los aspectos ambientales y de salud ocupacional no desvían la conformidad del sistema de gestión de calidad. En lo que respecta a los requisitos establecidos por las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 tenemos que existe una política en materia ambiental y de salud ocupacional del orden nacional, sin embargo falta empoderamiento de la misma en el centro Pecuario y Agroempresarial; existen programas en los dos enfoques pero que no tienen una repercusión directa en el centro, excepto el subprograma de gestión de residuos sólidos ordinarios. El cumplimiento legal se analizó conforme con el diagnóstico realizado encontrando las condiciones que ya fueron descritas. No se han asignado recursos para las modificaciones requeridas para dar cumplimiento a los 41

requisitos legales ni de las normas y pese a que en el centro se encuentran definidas funciones, responsabilidades y autoridad no hay continuidad ni permanencia en las actividades que de estas asignaciones se deriva. Se vienen adelantado acciones para la toma de conciencia principalmente en la gestión de residuos sólidos característicos del centro y la utilización de elementos de protección personal por parte de los funcionarios, sin embargo no existe un procedimiento para otras partes interesadas en estos aspectos. También se encontró que no hay controles operacionales establecidos en el proceso de gestión de la formación profesional para los aspectos ambientales significativos así como para los peligros y que apenas se están iniciando actividades para dar cumplimiento a la preparación y respuesta ante emergencias. El Centro hace monitoreo en los aspectos ambientales asociados al consumo de energía y agua y presenta de manera periódica indicadores ambientales en estos y otros aspectos, sin embargo lo anterior no asegura la medición de los sistemas. En las auditorías internas no se incluye la verificación de los requisitos medio ambientales ni salud ocupacional por lo que no se determina el cumplimiento ni la eficacia de las acciones emprendidas. El Centro Pecuario y Agroempresarial viene desarrollando actividades encaminadas a asegurar el cumplimiento legal y los requisitos de los estándares internacionales NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007, por ser una entidad pública todos los procesos que requieran inversión de recursos deben ser gestionados siguiendo parámetros oficiales del estado que en términos generales no aseguran que los recursos sean aprobados. 12.3 Etapa Propositiva En esta etapa se plantea el plan operativo (ver Anexo 7) y el plan de acción (ver Anexo 8) para la implementación del sistema de gestión integrado, en estos planes se establecen las actividades y los responsables así como la duración de las actividades propuestas. La planificación operativa del proceso Gestión de la Formación Profesional Integral permite elaborar el plan de acción detallando, a partir de las normas, los aspectos a los que se debe dar cumplimiento en cada actividad. Estas propuestas dependen de la gestión anticipada que se realice para la asignación de recursos que permitan operativizar el plan así como de las decisiones que la alta gerencia tome en cuanto a los lineamientos generales del sistema.

13. CONCLUSIONES 

La metodología utilizada permitió establecer un plan operativo y un plan de acción para integrar al sistema de gestión de calidad los modelos en gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional, definiendo las actividades específicas y los responsables, además de los tiempos proyectados para la ejecución de las acciones.



El diagnóstico realizado al sistema de gestión actual en calidad y los componentes de salud ocupacional y medio ambiente que se tienen, permite establecer que en el Centro Pecuario y Agroempresarial del SENA se encuentran aún procesos que requieren mejora e intervención para dar cumplimiento a los requisitos legales y los establecidos por las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007.



El plan operativo establece los aspectos generales que se deben tener en cuenta para dar cumplimiento a los objetivos trazados para cada uno los sistemas y que se aterrizan aún más en el plan de acción.



El plan de acción establecido permite la planificación detallada para el proceso “Gestión de la formación profesional integral”, lo que brinda una herramienta de gestión para la integración del sistema NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 en el Centro Pecuario y Agroempresarial.



El Sena se encuentra implementando un sistema de gestión integrado a nivel nacional. Pese a que hay unas directrices estratégicas definidas, lo que se traduce en una promesa de valor integrada y objetivos claros, no se han aterrizado efectivamente estas directrices en otros niveles de la organización como algunos de los centros de formación.



El Centro Pecuario y Agroempresarial cuenta con un sistema de gestión de la calidad que sigue lo definido por la NTC ISO 9001:2008, lo que se constituye en una fortaleza y permite la integración de los sistemas ambiental NTC ISO 14001:2004 y de seguridad y salud ocupacional NTC OHSAS 18001:2007.



Existen condiciones que no dependen de la gerencia del Centro Pecuario y Agroempresarial que dificultan la implementación del sistema integrado de gestión ya que numerosos procesos que darían cumplimiento a los requisitos legales aplicables y de las normas se encuentran centralizados en la Regional o en la Dirección General.



El cumplimiento legal es el requisito asociado a salud ocupacional y ambiental que mayor grado de intervención requiere por las debilidades que presenta y las implicaciones que puede originar, las matrices de cumplimiento legal utilizadas en el proyecto servirán como elementos para la integración del sistema a través del plan de acción propuesto. 43



El proceso “Gestión de la Formación Profesional Integral” no se encuentra caracterizado conforme con el sistema de gestión integral planteado por la organización y sólo cumple requisitos frente a satisfacción del cliente.



Existe disposición de los funcionarios para la mejora continua y la implementación del sistema integrado de gestión, sin embargo falta empoderamiento de las directrices organizaciones con enfoque integrado.



El plan operativo aterriza las operaciones con el enfoque de cada sistema a partir de las actividades específicas del proceso de Gestión de la Formación Profesional, estas actividades se plantean en términos generales y son la pauta a seguir para la implementación del sistema integrado en el mencionado proceso.



El plan de acción como herramienta de proyección estratégica permite integrar al modelo de gestión actual en calidad, el modelo de gestión ambiental y el modelo de seguridad y salud ocupacional ya que identifica las actividades, responsables, los requisitos aplicables y tiempos para la ejecución.



Con la implementación de un sistema de gestión integrado calidad NTC ISO 9001:2008, el modelo de gestión ambiental NTC ISO 14001:2004 y el modelo de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001:2007 en el Centro Pecuario y Agroempresarial en el proceso gestión de la formación profesional integral se puede asegurar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas.



El desarrollo del proyecto se constituye para el autor en una experiencia formadora que aporta elementos importantes en la concepción y claridad frente a los elementos a tener en cuenta en la implementación de un sistema de gestión integrado.

14. RECOMENDACIONES 

Es necesario incluir en los planes de acción institucionales las necesidades del sistema integrado de gestión para garantizar los recursos que aseguren la conformidad con los requisitos legales aplicables y de los estándares internacionales.



El empoderamiento de la promesa de valor en todos los niveles de la organización es fundamental para asegurar el compromiso de todas las partes interesadas, para ello se deben asegurar canales eficaces y tiempos para las actividades de ejecución.



El centro debe asegurar la participación de los líderes de procesos en la revisión y aprobación de los procedimientos, planes y formatos a nivel regional con la finalidad de fortalecer la socialización y aplicación de los mismos.



Los objetivos del sistema de gestión a nivel nacional deben ser revisados cuidadosamente por el Centro determinando la aplicabilidad de los mismos en la gestión de la formación profesional integral, a partir de allí definir los programas que se vienen desarrollando en cada enfoque y como se pueden aplicar.



Es fundamental involucrar todos los niveles del centro en la implementación del sistema integrado, para ello se requiere establecer metas claras en los niveles operativos que no las tienen.



Se debe asegurar el talento humano suficiente y con las competencias adecuadas para la implementación y mantenimiento del sistema integrado de gestión.



Se debe asegurar la implementación del procedimiento para identificar los requisitos legales aplicables y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales y peligros de seguridad y salud ocupacional.

15. BIBLIOGRAFIA -

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Universidad Nacional de Colombia. Formulación del problema. Recuperado de http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/IDEA/2007219/lecciones/cap_5/sub 10.html

16. GLOSARIO Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad. Control de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Documento: información y su medio de soporte. Eficacia: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Manual de la calidad: documento que especifica el sistema de gestión. Mejora de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad mejora continua. Organización: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Plan de la calidad: documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato especifico. Planificación de la calidad: parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad. Plan estratégico: es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que se pretende conseguir y cómo se propone conseguirlo. Esta programación se plasma en un documento de consenso donde se concretan las grandes decisiones que van a orientar la marcha hacia la gestión excelente. Los planes estratégicos suelen contemplar un horizonte temporal más amplio que los 48

operativos. Su extensión en el tiempo varía en función del sector en el opera la organización, siendo cada vez más corto ese espacio temporal atendiendo a la celeridad de los cambios que conlleva el entorno actual caracterizado por la Globalización Planes operativos: son una concreción del Plan Estratégico por áreas de gestión, suelen elaborarse con una perspectiva anual. Plan de acción: tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. Un plan de acción se constituye como una guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto. El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Política de la calidad: intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Sistema de Gestión de Calidad: es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad Sistema de Gestión Ambiental: conjunto de diligencias conducentes al manejo del sistema ambiental. Dicho de otro modo e incluyendo el concepto de desarrollo sostenible, es la estrategia mediante la cual se organizan las actividades antrópicas que afectan al medio ambiente, con el fin de lograr una adecuada calidad de vida, previniendo o mitigando los problemas ambientales. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional: Es una especificación internacionalmente aceptada que define los requisitos para el establecimiento, implantación y operación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Laboral efectivo. Sistemas de Gestión Integrados: es una plataforma común para unificar los sistemas de gestión de la organización en distintos ámbitos en uno sólo, recogiendo en una base documental única los antes independientes manuales de gestión, procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos técnicos y registros, realizando una sola auditoría y bajo un único mando que centraliza el proceso de revisión por la dirección.