Tesis / 0278 / E.A.C. by MAOSABO

DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA SISTÉMICA PARA EL CONTROL DE CIERRE DE NO CONFORMIDADES, NOTAS DE CAMPO TÉCNICAS, IMPACTOS AMBIENTALES, Y RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EN UNA EMPRESA APLICADO AL SGI

YEIMY PAOLA COLMENARES LESMES Paocol10@hotmail.com Director: Ing. Hernando Avendaño gtecnicoha@gmail.com

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.016

DEDICATORIA

Esta tesis contó con el apoyo incondicional de mis Padres, Hermana y amigos, quienes brindaron su interés, motivación y apoyo para lograr finalizarla.

La fortaleza por logar alcanzar este propósito y el sueño de cumplir una meta más en vida profesional y personal sin duda un reto que se ha logrado con el apoyo de cada una de las personas que acompañaron en este proceso.

AGRADECIMIENTOS

Es satisfactorio dar gracias a Dios por lograr el desarrollo esta tesis, a mi familia y amigos que hicieron parte de esta.

A los profesores Andrés Monguí y Hernando Avendaño por la disposición y profesionalismo que contribuye a que el desarrollo de una tesis culmine satisfactoriamente.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 9 1.1. Planteamiento del problema ........................................................................................... 9 1.2. Justificación .................................................................................................................. 10 1.3. Alcance ......................................................................................................................... 12 1.4. Objetivos ...................................................................................................................... 13 1.4.1. Objetivo General.................................................................................................... 13 1.4.2. Objetivos Específicos. ........................................................................................... 13

MARCO DE REFERENCIA ......................................................................................... 14

HIPÓTESIS .................................................................................................................... 19

DESARROLLO ............................................................................................................. 20 4.1. Investigación de la metodología implementada para el cierre de hallazgos encontrado

en el SGI de una Empresa del sector energético ....................................................................... 20 4.2. Diseño de Herramienta Sistémica para el cierre de no conformidad, PQR´s, impactos ambientales o riesgos de seguridad y salud en el trabajo .......................................................... 22 4.3. Requisitos de la Herramienta Sistémica ....................................................................... 23 4.3.1. Mapa de Navegación. ............................................................................................ 23 4.3.2. Estructura de consulta de base de datos................................................................. 24

4.4. Plan de Acción ............................................................................................................. 26 4.4.1. Acciones de mejora en el sistema de gestión Integrado. ....................................... 26 4.5. Flujograma del proceso ................................................................................................ 27 5.

DISEÑO DE LA HERRAMIENTA .............................................................................. 30 5.1. Administración y acceso de la herramienta a través de Google Forms ....................... 30 7.2.

Diseño Físico. ......................................................................................................... 31

CONCLUSIONES ......................................................................................................... 42

RECOMENDACIONES ................................................................................................ 44

10.

TERMINOLOGÍA...................................................................................................... 46

11.

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 48

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Sección 1 herramienta sistémica. Elaboración propia con Google Forms. ........... 333 Figura 2. Sección 2 herramienta sistémica. Elaboración propia con Google Forms. ........... 344 Figura 3. Sección 3 herramienta sistémica. Elaboración propia con Google Forms. ........... 345 Figura 4. Ejemplo base de datos para el manejo de información. Elaboración propia con Google Forms. ......................................................................................................................................... 366 Figura 5. Ejemplo de gráficos de análisis. Elaboración propia con Google Forms. ............... 37 Figura 6. Ejemplo de dashboard. Fuente: Elaboración propia con Google Forms ................. 38 Figura 7. Ejemplo de dashboard. Fuente: Elaboración propia con Google Forms ................. 39 Figura 8. Ejemplo de dashboard. Fuente: Elaboración propia con Google Forms ............... 400 Figura 9. Ejemplo de dashboard. Fuente: Elaboración propia con Google Forms ............... 411

LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1. Proceso de gestión de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo ……………………………………29

RESUMEN

Hoy por hoy uno de los temas de mayor estudio dentro de la administración, es el sistema de información los cuales se han convertido en un campo de estudio que desde el punto de vista económico e intelectual, son transcendentales en los procesos de toma de decisiones, en la resolución de problemas y en la gestión de recursos dentro de las organizaciones.

Los sistemas de información dentro de las organizaciones son de suma importancia en la medida que facilitan la organización y gestión de la información, permitiendo conocer el comportamiento de distintos indicadores y variables que determinan la toma de decisiones.

El poder conocer los datos y la información sobre los mercados y la competencia, proveedores, estadísticas, percepción de los clientes y en general toda la información relevante para la gestión organizacional y la toma de decisiones, hace que los sistemas de información se relacionen directamente con el ambiente de la organización ya que las variables del ambiente que inciden en el sistema se constituyen en un elemento clave para el desarrollo y fortalecimiento de la organización.

La retroalimentación que permite hacer los sistemas de información genera datos trascendentales que permiten conocer el impacto de los servicios y productos, propiciando el rediseño de los sistemas en función de la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Las tecnologías de la información han cobrado mayor relevancia en la optimización de recursos y el mejoramiento de procesos e indicadores dentro de las organizaciones. El desarrollo informático permite la visualización oportuna y la solución de problemáticas operacionales, que de la mano con la capacitación del recurso humano y el desarrollo de infraestructura, se traduce en mejoramiento de la calidad de los productos y servicios y la satisfacción de las partes interesadas.

En el afán por ser más competitivos, las organizaciones han alineado su gestión a un enfoque por procesos, enmarcados en normatividad internacional como la NTC ISO 9001, la NTC ISO 14001 y la NTC OHSAS 18001 que se concentran en la regulación de la identificación y gestión de las no conformidades, notas de campo de las acciones correctivas y las acciones preventivas, atención PQR´s, impactos ambientales, riesgos en seguridad y salud en el trabajo y el decreto 1072 a través de procedimientos que se alimentan con los hallazgos de las auditorías, se analizan en las revisiones por la dirección, y hacen parte del análisis de indicadores.

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Planteamiento del problema

En las empresas la gestión de los registros de hallazgos por no conformidades, notas de campo, PQR´s, impactos ambientales y riesgos de seguridad y salud en el trabajo es descentralizado debido a los altos costos y escasez de los software especializados en este tema. La manera de consolidar la información es a través de reportes de hallazgos enviados por cada líder de proceso, lo que genera poca eficiencia en la aplicación de planes, acciones correctivas y preventivas.

Debido al contexto expuesto anteriormente, surge la necesidad de desarrollar una herramienta sistémica de fácil uso y manejo, que permita gestionar de manera centralizada y oportuna las diferentes problemáticas que surjan dentro de la organización. Esta herramienta debe ser de fácil acceso de tal manera que se pueda acceder desde cualquier PC o Smartphone conectado a la red de la organización y permita que todos los colaboradores tengan la oportunidad de reportar sus hallazgos, y el líder del sistema de gestión integrado pueda realizar seguimiento en tiempo real de cada indicador mediante un “dashboard”, reduciendo los tiempos en el manejo de las No Conformidades, Notas de Campo, PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, acciones correctivas y acciones preventivas mejorando la gestión a las partes interesadas.

¿De qué manera puede una empresa tener centralizados los hallazgos de No Conformidades,

estado de Notas de Campo, PQR´s, impactos ambientales, riesgos de seguridad y salud en el trabajo, acciones correctivas y acciones preventivas, con históricos y monitoreo en tiempo real, permitiendo la adecuada gestión de la información y la administración y evaluación de los riesgos relacionados al SGI, a un bajo costo y con acceso a todos los colaboradores de la organización?

1.2. Justificación

La aparición y desarrollo de los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI), han trasformado la gestión operativa de las organizaciones suministrando entre muchas otras cosas, una plataforma de información fundamental en los procesos de toma de decisiones y gestión de indicadores, posicionando a las empresas que hacen uso de los mismos, generando una ventaja sobre sus competidores en la medida que son más eficientes en el manejo y prevención de problemas.

La información es uno de los recursos más importantes con que cuenta una organización, el acceso a datos y estadísticas en tiempo real permite que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente y oportuno. La buena gestión de la información maximiza su utilidad, por ende los administradores deben ser conscientes de los costos asociados a la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada dentro de la organización y su uso estratégico permitirá posicionar de forma ventajosa la empresa dentro del mercado.

En el afán por posicionarse y ser más competitivas, las organizaciones están identificando la importancia de contar con buenos sistemas de gestión de información e invirtiendo en desarrollos web para tener un mayor control y una disponibilidad de la información en todo momento y en todo lugar.

A partir de lo anterior, el propósito de este trabajo está enfocado al desarrollo de una herramienta sistémica que permita la eficiente gestión de no conformidades, notas de campo, PQR´s, impactos ambientales y riesgos asociados a seguridad y salud en el trabajo, de acciones correctivas y preventivas y que el administrador del sistema de gestión integrado tenga el control a través de un cuadro de mando donde puede visualizar el avance de los hallazgos, acciones correctivas (AC) y acciones preventivas (AP), realizar seguimiento a indicadores relacionados con el procedimiento para el tratamiento de No Conformidades, estado de Notas de Campo, PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, AC y AP, filtrado por procesos, colaboradores o el total de la organización, todo esto con tan solo un clic y en tiempo real.

Lo anterior permitirá la optimización del tiempo y que el administrador del sistema de gestión integrado pueda dedicar su tiempo a otras actividades, en la medida que no tendrá que preocuparse por solicitar a cada líder de proceso los hallazgos encontrados en un periodo de tiempo y luego consolidar la información y generar el reporte. Para este fin, los colaboradores de la organización solo necesitan un PC o un Smartphone con conexión a la red de la organización para registrar sus

hallazgos, y para garantizar la seguridad de la información y facilitar el control sobre el flujo del procedimiento sin saltar ninguna actividad se puede limitar el acceso y manejo de ciertos indicadores.

Cabe resaltar que el propósito de la presente investigación no se limita al desarrollo de una herramienta sistémica que permita tratar las No conformidades, Notas de Campo, PQR´s impactos ambientales, riegos de seguridad y salud en el trabajo sino que la misma permita evaluar el riesgo de cada hallazgo reportado generando mayor conciencia en la organización y facilitando el proceso de auditorías internas en la medida que el auditor podrá hacer un seguimiento más detallado de la información y de la gestión de la misma. 1.3. Alcance

El diseño de la herramienta permitirá establecer una estrategia de gestión y control de No Conformidades, estado de Notas de Campo, PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo a muy bajos costos, que permite a las organizaciones centralizar toda la información pertinente a PQR’s y su respectivo seguimiento, acorde a lo establecido por la norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001. NTC OHSAS 18001 y lo referente a los procesos de mejora continúa por medio de la buena gestión de las NC, NDC, AC, AP, PQR´s.

Por medio de la elaboración de un modelo sistémico de gestión de hallazgos encontrados en SGI se logra dar mejor administración a las diferentes contingencias que surgen dentro de las organizaciones y permanente control sobre la gestión de las diferentes áreas involucradas en la

implementación de los planes de acción para corregir y dar frente a las problemáticas que surgen en el ejercicio diario de la empresa. La posibilidad de que cada área o encargado de un proceso pueda alimentar la herramienta y constantemente actualizar los datos correspondientes a un proceso en particular permite mantener información de primera mano lo cual genera mayor eficiencia y manejo de los recursos.

1.4. Objetivos 1.4.1. Objetivo General. Diseñar una herramienta sistémica que permita el control y cierre eficaz de las No Conformidades, Notas de campo, PQR´s, impactos ambientales, y riesgos de seguridad y salud en el trabajo detectadas en las empresas, basada en los lineamientos de las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Decreto 1072 y elementos contractuales para reducir los costos, tiempos de entrega con eficacia de los procesos. 1.4.2. Objetivos Específicos.

•

Determinar la metodología de cierre de hallazgos de No conformidades, Notas de Campo, PQR´s, impactos ambientales y riesgos de seguridad y salud en el trabajo en una empresa del sector energético

•

Diseñar una herramienta sistémica para el control y cierre de no conformidades, notas de campo, PQR´s, impactos ambientales y riesgos laborales

basada en requisitos que

permitan, el control de costos, tiempos de respuesta y mejora continua de los procesos.

2. MARCO DE REFERENCIA

Los sistemas de información integrada comenzaron a ser implantados por las grandes compañías, especialmente las transnacionales, con el objetivo de integrar toda la información de los distintos departamentos y filiales de la empresa en una única base de datos común.

Los sistemas de información se han impuesto y forman parte del contexto empresarial cotidiano, sin embargo los costos de implementación de nuevas tecnologías dentro de las empresas son bastante altos y suponen un cambio de carácter multidimensional, ya que éste modifica la estructura, las funciones y normas organizativas y, probablemente, la jerarquía de poder y la propia cultura empresarial.

En la literatura especializada podemos encontrar múltiples definiciones para los sistemas de información, de esta forma, si atendemos a su origen podemos definirlos según los autores Laudon y Laudon (2012) : “poner pie de página¨ complementar de donde fue tomado.

Un sistema de información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la organización. Esta definición es una de las únicas que manifiesta la exigencia de que un sistema de información tenga componentes, aunque no especifica cuáles deban ser, posiblemente porque intenta

englobar todas las posibles variantes de este concepto.

Viéndolo desde el punto de vista de sus principales características, un sistema de información es un sistema integrado que incluye los procesos y datos de un gran número de unidades organizativas y funciones de una empresa. En términos generales para Telchroew (1976) , "un sistema de información es una colección de personas, procedimientos y equipos diseñado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar, almacenar, recuperar y mostrar información" (p. 657).

Por otra parte, atendiendo a su naturaleza y contenido, podemos señalar que un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que presta atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones.

En general, los sistemas de información son aplicaciones que automatizan las actividades organizativas y la gestión de la cadena de suministros, mediante la utilización de una base de datos única y la incorporación de las mejores prácticas, de forma que puedan facilitar una rápida toma de decisiones, la reducción de los costes, y un mayor control.

Para Checkland y Holwell (1998) , las ventajas de los sistemas de información integrados se concentran en la existencia de una única base de datos común para toda la organización, de tal manera que cuando un dato es introducido en el sistema por una unidad organizativa,

inmediatamente está disponible para ser empleado por el resto de unidades de la empresa mejorando los flujos de información, los tiempos de procesamiento y los costos administrativos generando mayor productividad y mejorando la gestión de clientes y proveedores.

Es importante contemplar igualmente los inconvenientes que se presentan en la implementación de este modelo. El acceso abierto que tienen los diferentes líderes de procesos y empleados de las organizaciones, facilita que los errores que cometen en el desarrollo de su trabajo, afecten considerablemente al resto de áreas de la empresa, lo que supone un riesgo potencial para la gestión. Por lo anterior, es indispensable que la seguridad de la herramienta que se aplique sea blindada al uso general y se limite el acceso de los usuarios a ciertas informaciones en función de su posición jerárquica y de la naturaleza de las tareas que desarrollan.

Para Checkland y Holwell (1998), otra gran limitación son los costos de inversión para la del sistema de información en la que se incluyen como partidas principales: la adquisición del hardware y el software, los servicios de consultoría necesarios para una correcta instalación y la formación de los usuarios.

En la actualidad, los sistemas operativos predominantes para las aplicaciones de negocio son Windows, Unix, en distintas versiones, AS/400 y Linux. Suele ser común entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidad de escoger entre distintos motores de base de datos, siendo la empresa usuaria quien debe seleccionar éste en función de los requerimientos del sistema, de la compatibilidad con la plataforma de hardware/software, y de la política de empresa u otras razones.

En el mercado se encuentran una gran diversidad de tipos debido tanto al volumen en sí de los datos a gestionar como a las formas de almacenar, proteger y dar soporte a la herramienta de negocio.

La herramienta se constituye en el componente principal del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. Por ello, suele requerir de una personalización para modificar el diseño estándar realizado por el fabricante y adaptarse aún mejor a los requisitos de la empresa usuaria. Existen organizaciones especializadas en el diseño de aplicaciones, pero su gran debilidad es que su desarrollo está basado en unos conocimientos generales que al momento de implementarlas, la empresa que la adquiere, deberá ajustarse al modo operativo. Para Checkland y Holwell (1998), el ciclo de vida de un sistema de información está compuesto por 9 fases, estas fases son:

•

Conocimiento de la organización

•

Identificación de problemas y oportunidades

•

Determinar las necesidades

•

Diagnóstico

•

Propuesta

•

Diseño del sistema

•

Codificación

•

Implementación

•

Control

Dentro de los elementos de un SI encontramos la base de datos relacional, es una base de datos que cumple un modelo relacional, permitiendo realizar interconexiones entre los datos. Esto se traduce en las relaciones que existen entre las tablas de la base de datos, a partir de este hecho surge el modelo relacional, que dio sus inicios en los laboratorios de IBM por Edgar Frank Codd en San José (California), 1970. Este tipo de bases de datos relacionales pasan por un proceso de normalización, que consiste en optimizar el uso de los datos para minimizar al máximo la redundancia. El proceso de normalización se da cuando se está diseñando una base de datos relacional entre los procesos de diseño conceptual y diseño lógico. El resultado final es una base de datos relacionada lista para ser administrada por los DBAs (Data Base Administrator) y alimentada por el usuario final.

3. HIPĂ&#x201C;TESIS

Una vez desarrollada la herramienta sistĂŠmica, el usuario final podrĂĄ hacer toma de decisiones de manera oportuna y asertiva, gracias al control que se tiene en el proceso de tratamiento de las No Conformidades, Notas de Campo, hallazgos del SGI, acciones correctivas y acciones preventivas.

4. DESARROLLO 4.1. Investigación de la metodología implementada para el cierre de hallazgos encontrado en el SGI de una Empresa del sector energético El análisis está basado en la investigación realizada en un empresa generadora de energía eléctrica, que tiene certificado el sistema de gestión de calidad NTC 9001 y estandarizado el sistema de gestión ambiental NTC 14001 y el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo NTC OHSAS 18001; con servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de unidades de generación, control de impactos ambientales, generación de residuos, trazabilidad y control del riesgo en incidentes y accidentes laborales.

A continuación se presenta metodología:

Proceso de Cierre de hallazgos en el SGI:

1. Identificar el producto no conforme, PQR´s, impactos ambientales y riesgos de seguridad y salud en el trabajo originado por el incumplimiento de la especificación o característica establecida. 2. Para cada proceso se encuentran identificados los productos, servicios no conformes, quejas, impactos ambientales y riesgos seguridad y salud en el trabajo los cuales se encuentran en el instructivo correspondiente a cada proceso. 3. En el instructivo correspondiente de inspección se identifica el registro a diligenciar para cada uno de los posibles casos de hallazgos del SGI.

4. Los datos de hallazgos de PQR´s, impactos ambientales y riesgos seguridad y salud en el trabajo se consolidan en el indicador trimestral que se calcula por este concepto.

5. Definir el tratamiento a aplicar teniendo en cuenta las características del producto no conforme.

El tratamiento está definido en los instructivos de inspección que pueden contemplar entre otros, reproceso, devolución, concesión por acuerdo con el cliente o permiso de desviación de acuerdo a lo definido en los instructivos de hallazgos del SGI.

6. Verificar el resultado de las actividades realizadas, para constatar que la no conformidad, PQR´s, impacto ambiental o riesgo de seguridad y salud en el trabajo fue solucionado. Según las especificaciones requeridas; debe consignarse en el registro de acción de mejora o seguimiento a la orden de trabajo según aplique. 7. Cuando la no conformidad PQR´s, impacto ambiental o riesgo de seguridad y salud en el trabajo es repetitivo se debe levantar una acción correctiva siguiendo el procedimiento acciones de mejora.

En la implementación de la metodología en la empresa del sector energético, se determina usencia a la trazabilidad de los resultados teniendo en cuenta que su análisis es trimestral, no se cuenta con una socialización y empoderamiento del paso a paso para lograr un cierre a la no conformidad, PQR´s, impactos ambientales o riesgos de seguridad y salud en el trabajo y la eficiencia del

proceso, no se asignan responsables al control de cierres de hallazgos, la información es descentralizada no se cuenta con una base de datos que determine el estado y plan de acción de cada hallazgo del SGI, no hay un control al cumplimiento de requisitos legales, normativos en Seguridad y salud en el trabajo y en Gestión ambiental. 4.2. Diseño de Herramienta Sistémica para el cierre de no conformidad, PQR´s, impactos

ambientales o riesgos de seguridad y salud en el trabajo

RESULTADOS

IMPACTOS Permite diseñar la estructura de la base

Documento del procedimiento

de datos y las pautas de cómo se va a ejecutar el proceso Brinda los lineamientos

Requisitos para el diseño y desarrollo de la herramienta

fundamentales para el diseño del modelo entidad – relación para el desarrollo de la base de datos La información tabulada no es real, es

Base de datos

una simulación, para verificar el desarrollo de la herramienta, siendo los registros el resultado del proceso. Es la vista al usuario final que

Herramienta sistémica

permitirá orientar para la ejecución del procedimiento.

4.3. Requisitos de la Herramienta Sistémica Es indispensable determinar los roles de gestión de la herramienta en la medida que permiten establecer el mapa y diagrama de flujo del proceso.

Debe asignarse un administrador con el fin de centralizar la gestión de la información y la veracidad de la misma, este administrador tiene acceso a todos los componentes de la herramienta y será el encargado de generar los dashboards de cada área o proceso y general los informes respectivos de tal manera que se lleve un control y seguimiento a los procesos críticos dentro de la organización y la capacidad de mejora y respuesta a los mismos.

Se debe elegir un líder de gestión por área quien será el encargado de acceder a los módulos de asignación, aprobación de propuestas de solución, registro de No Conformidades, Notas de Campo, PQR´s, impactos ambientales, riesgos de seguridad y salud en el trabajo y cierre de las mismas. Dicho administrador tendrá acceso a la herramienta de tal manera que pueda llevar un control de las novedades de su área y una depuración de la información relevante.

Los usuarios que por cualquier motivo no necesitan acceso a la herramienta o no laboran más con la organización serán catalogados como “inactivo”.

4.3.1. Mapa de Navegación. La aplicación, se compone de 3 módulos, el primero establece las generalidades de los usuarios y características de la entrada, el segundo es el seguimiento que se le debe hacer a la No

Conformidad, Nota de Campo PQR´s, impacto ambiental o riesgos de seguridad y salud en el trabajo que contempla el estado, el costo del proceso y el plan de acción que establece el plan de mejoramiento y la tercera constituye el soporte de cierre con sus respectivas novedades. 4.3.2. Estructura de consulta de base de datos.

Sección de administración de usuarios:



Usuarios activos que muestre el dueño del usuario y proceso al que pertenece.



Usuarios inactivos que muestre el dueño del usuario, proceso al que pertenece.

Sección de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo:



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo registrados por el usuario autenticado que muestre el número de no conformidad, categoría, descripción y estado.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo en estado de Registro para aplicar la evaluación del riesgo.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo en estado Evaluado para asignar el responsable.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad

y Salud en el Trabajo en estado Asignado y usuario autenticado, que permitirá registrar la propuesta de solución. 

No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo en estado Propuesto.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo en estado Aprobado.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo en estado Solucionado.

Dashboard 

No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo agrupadas por área.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo agrupadas por categoría.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo agrupadas por proceso.



No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impacto Ambiental, Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo agrupadas por estado.

4.4. Plan de Acción El presente plan de acción delimita la funcionalidad y el alcance de la herramienta bajo el objetivo de dar control y cierre eficaz de las No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo detectados, basada en los lineamientos de las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001. Este plan de acción se origina en los elementos contractuales para reducir los costos, tiempos de entrega con eficacia en tiempos de respuesta y planes de mejora de los procesos. A partir de una serie de acciones de mejora en los sistemas de gestión se da pertinencia al objetivo del presente documento de tal manera que la herramienta sistémica diseñada para la gestión de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo logre su funcionalidad y principal objetivo que se resume en mejorar la eficiencia de los procesos relacionados los recursos de la organización con una reducción de costos que genere un impacto directo dentro de la misma. 4.4.1. Acciones de mejora en el sistema de gestión Integrado. Dentro de plan de acción se determina la asignación de responsables por sistema de Gestión, para el control y seguimiento al estado de No conformidades, Notas de Campo, PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo; que son por el resultado de auditorías internas que programadas bimestralmente por responsable del SGI; es fundamental la participación activa de todos los colaboradores quienes ingresaran en tiempo real información a la base de datos, la trazabilidad de los estados es responsabilidad de cada líder del sistema de Gestión para determinar el análisis e interpretación y así definir los planes de acción preventivos, correctivos y

de mejora. Las Normas NTC 9001, NTC 14001 Y NTC OSHAS 18001 son los lineamientos para la eficiencia en SGI y eficacia de los procesos, con el cual está basado el desarrollo de la herramienta sistémica, permitiendo dar un análisis cuantitativo en recursos empleados para dar solución a las No conformidades, Notas de Campo, PQR´s, Impactos Ambientales o Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo detectados, la asignación días transcurridos al hallazgo establece el margen de tiempo que se emplea para dar solución y la eficiencia de los procesos dentro de la empresa, ágilmente se puede clasificar el sistema de gestión con mayores falencias, todos estos son parámetros definidos dentro de la herramienta sistémica que deben ir empoderados por el líder calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo para alcanzar las metas establecidas en reducción de tiempo de respuesta, reducción de costos y control y cierre eficaz de los hallazgos. 4.5. Flujograma del proceso Para la debida implementación del sistema de gestión en el cual se establece el diseño de la presente herramienta y en el marco de lo establecido en la Norma ISO, es indispensable tener en cuenta los siguientes puntos: 1. ANÁLISIS PRELIMINAR 2. GENERALIDADES 3. CARACTERISTICAS DE ENTRADA 4. SEGUIMIENTO A LA NO CONFORMIDAD, NOTA DE CAMPO, PQR´S, IMPACTO AMBIENTAL O RIESGO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 5. PLANIFICACIÓN 6. IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

7. COMPROBACIÓN Y ACCIÓN CORRECTORA 8. SOPORTE DE CIERRE 9. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Lo anterior permite gestionar los procesos y administración de las No conformidades, Notas de Campo, PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo acorde a lo establecido en la norma ISO en materia de seguridad, calidad y medio ambiente, cuyo único objetivo y alcance es es apoyar la protección ambiental, conceptualizar los procesos de calidad dentro de las organizaciones y delimitar los riesgos de seguridad dentro de las mismas, de tal manera que se puedan prevenir y disminuir las contingencias y generar un equilibrio con las necesidades económicas de la organización. La gestión de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo cuenta básicamente con 10 estados:

1. Datos de entrada de No conformidad, Nota de Campo, PQR´s, Impacto Ambiental o Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo 2. Clasificación del sistema de gestión 3. Definición de hallazgo 4. Criticidad de hallazgo 5. Objetivo del cual se desprende dicha acción 6. Solución y método usado para la consecución de la acción ya sea correctiva, preventiva de mitigación o mejora. 7. Definición de recursos para solución 8. Periodo de tiempo fijado para su consecución 9. Seguimiento y control al plan de acción ejecutado

10. Soporte del cierre del hallazgo Se definirán los instrumentos destinados a garantizar el cumplimiento de sus requisitos y objetivos a través del seguimiento y medición y realizar procedimientos destinados a medir el comportamiento de la Organización en aquellas actividades que puedan tener una mayor repercusión. Gráfico 2. Proceso de gestión No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo

Fuente: Elaboración propia. 2016.

5. DISEÑO DE LA HERRAMIENTA

El objetivo de la herramienta, es poder hacer seguimiento del registro de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, desde su identificación hasta el análisis de causas para determinar la aplicación de Acciones Correctivas o Preventivas. Debe permitir controlar el ciclo de vida de los hallazgos encontrados, donde solo podrá intervenir el directo responsable en cada una de las fases o actividades del proceso y el administrador de la herramienta, quien estará a cargo de hacer el análisis y control permanente de la información así como de generar los respectivos informes.

5.1. Administración y acceso de la herramienta a través de Google Forms

Para el acceso a la herramienta el administrador delegado envía un link de acceso al que los líderes de área podrán acceder y registrar novedades. Dicho link es generado por la herramienta una vez se concluye el proceso de diseño de la misma y está lista para ser aplicada. Cada novedad es identificada por el nombre de ingreso y de esta manera el administrador de la herramienta puede sobre la base de datos llevar un historial y un control sobre cada caso específico y hacer cierre del mismo cuando se haya concluido el plan de acción.

El administrador puede autorizar a los diferentes líderes o a otra persona encargada para que accedan a la herramienta y la información necesaria. De igual manera una vez diligenciada la forma que se encuentra en el link de acceso, el administrador puede habilitar la opción de que cada

persona que ingrese una novedad pueda ver las estadísticas generales de control de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo. De esta manera la herramienta permite toda una serie de variaciones y opciones administrativas que facilitan y dinamizan los procesos de registro y dinamiza el flujo de información dentro de la empresa. Así mismo, su acceso puede darse desde cualquier dispositivo con acceso a internet en cualquier momento, el administrador con su cuenta de acceso a Google Drive y los demás participantes desde el link de acceso determinado.

Dicha herramienta puede ser modificada según las necesidades que vayan surgiendo y a partir de procesos de retroalimentación que la hagan más eficiente y funcional para el registro de información y el manejo de No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, de tal manera que su utilización sea optima y mejore los proceso de toma de decisiones a partir de las necesidades de cada empresa.

7.2.

Diseño Físico.

En este apartado se muestra el tipo de datos que se almacena en cada uno de los atributos (columnas) de la herramienta. También se ve reflejado el atributo clave en cada tabla, que será utilizado como índice para agilizar la búsqueda. Se hará uso del programa Google Forms y su herramienta de base de datos con macros de información, teniendo en cuenta todas las posibilidades de análisis que ofrece, así como la facilidad de acceso, manejo y gratuidad del programa.

La herramienta desarrollada consta de tres secciones, en una se clasifica la información general de las No conformidades, Notas de Campo PQR´s, Impactos Ambientales, Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo y en la segunda el plan de acción a seguir con su respectivo responsable e información relevante para la gestión de los hallazgos del SGI y una última de manejo de cierre. Cada atributo cuenta con una lista desplegable y selección múltiple de ítems con opciones predeterminadas relacionadas con cada tipo de proceso, lo que permite mayor eficiencia en las entradas de información y en el manejo de la misma.

Utilizado como una aplicación desarrollada para sistemas operativos de Windows y Macinstosh, Google ha desarrollado un programa que por poseer una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso, se convierte en la aplicación perfecta para la gestión de base de datos e información cuantitativa y cualitativa, ofreciendo una amplia gama de posibilidades en el análisis de la información y visualización de la misma. Las figuras 1, 2 y 3, muestran un ejemplo del tipo de herramienta que con base en las operaciones de cada empresa será diseñada e implementada.

En la herramienta se recoge la información necesaria que permita identificar y monitorear cada entrada, de tal manera que la información que se registre sea organizada automáticamente y el proceso de administración sea mucho más eficiente. Cada herramienta tendrá una complejidad y funciones diferentes de acuerdo a la necesidad del cliente y el manejo e interpretación de la misma dependerá del administrador asignado dentro de la organización, quien contará con una

capacitación en el manejo de la herramienta y deberá contar con los conocimiento específicos de análisis de base de datos y manejo de información cualitativa y cuantitativa para la generación de informes técnicos. Figura 1. Sección 1 herramienta sistémica.