PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA INTEGRADA DE LOS PROCESOS MISIONALES DE LA EMPRESA ÚNICO DE COLOMBIA S.A.S, BAJO LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007.
Nombres: Sonia Orjuela Bohórquez
Albeny21@hotmail.com
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.016
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Tabla de contenido 1. Resumen ...............................................................................................................................8 2. Método General .................................................................................................................10 2.1. Problema a Solucionar ..................................................................................................10 2.2. Justificación ...................................................................................................................11 2.3. Objetivos........................................................................................................................12 2.3.1. Objetivo General .....................................................................................................12 2.3.1. Objetivos Específicos .............................................................................................12 2.4.Marco Referencial ..........................................................................................................13 3. Desarrollo ..........................................................................................................................16 3.1.Matriz Legal ...................................................................................................................16 3.1.1 Plan de Cumplimiento Legal.....................................................................................16 3.2. Diagnóstico General de Cumplimiento de Requisitos...................................................16 3.2.1. Matriz DOFA ...........................................................................................................17 3.2.2. Matriz Identificación Peligros y Riesgos - Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales .................................................................................................18 3.2.2.1. Matriz Identificación Peligros y Riesgos. .......................................................18 3.2.2.1.1. Programa de SST. ...................................................................................18 3.2.2.2. Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales. .....................19
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3.2.2.2.1. Programa de Ambiental. ........................................................................18 3.2.3. Lista de Chequeo ......................................................................................................20 3.3. Propuesta de esquema para la planeación estratégica de la organización Único Colombia SA ...................................................................................................................................21 3.3.1. Propuesta de Estrategia de Acuerdo al resultado del DOFA ...................................21 3.3.2. Propuesta de Misión, Visión y Balanced Scorecard ...............................................22 3.3.2.1. Misión .............................................................................................................22 3.3.2.2. Visión ..............................................................................................................22 3.3.2.3. Propuesta Balanced Scorecard ........................................................................22 3.4.Proponer un Sistema de Gestión Integrada alineado con planeación estratégica ...........23 3.4.1. Propuesta de Política Integral .............................................................................23 3.4.2. Propuesta de objetivos alineados con la política .................................................25 3.4.2.1. Plan para el cumplimiento de objetivos ..................................................26 3.4.3. Mapa de Procesos Propuesto ................................................................................27 3.4.4. Caracterización de procesos .................................................................................27 3.4.5. Procedimientos de procesos misionales ..............................................................27 3.4.5.1. Proceso de Compras y Contratación ..............................................................27 3.4.5.1.1. Procedimiento de Compras y Contratación. ...........................................27 3.4.5.1.2. Procedimiento de Compras Internacionales. ..........................................27 3.4.5.2. Proceso de Logística ......................................................................................27 3.4.5.2.1. Procedimiento para devolución por Garantía. ........................................27 3.4.5.2.2. Procedimiento Recepción Solicitud y Almacenamiento de Materiales. 28 3
3.4.5.2.3. Procedimiento de Preservación del Producto. ........................................28 3.4.5.3. Proceso de Producción ...................................................................................28 3.4.5.3.1. Procedimiento para Realización del Producto. ......................................28 3.4.5.4. Proceso de Servicio ........................................................................................28 3.4.5.4.1. Procedimiento para devolución por Garantía. ........................................28 3.4.5.4.2. Procedimiento Recepción Solicitud y Almacenamiento de Materiales. 28 3.4.5.5. Proceso de Mercadeo y Ventas ......................................................................28 3.4.5.5.1. Procedimiento de Licitaciones ...............................................................28 3.4.5.5.2. Procedimiento de Elaboración de Cotizaciones .....................................28 3.4.6. Procedimiento Obligatorios .................................................................................28 3.4.6.1. Procedimiento de Control de Documentos. ....................................................29 3.4.6.2. Procedimiento de Control de Registros. .........................................................29 3.4.6.3. Procedimiento de Producto No Conforme ......................................................29 3.4.6.4. Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas...................................29 3.4.6.5. Procedimiento de Auditorías Internas. ............................................................29 3.4.6.6. Procedimiento de Capacitaciones. ..................................................................29 3.4.6.7. Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas. ................................29 3.4.6.8. Procedimiento de Preparación y atención ante Emergencias..........................29 3.4.6.9. Control Operacional ........................................................................................29 3.4.6.9.1. Procedimiento de Trabajo en Alturas........................................................29 3.4.6.9.2 Procedimiento de Trabajo Seguro en Riesgo Electrico. ...........................29 3.4.6.9.3. Procedimiento de Gestión de Residuos y Reciclaje. ................................29 4
3.5. Especificaciones del producto .......................................................................................30 3.5.1. Especificaciones del Variador ................................................................................30 3.5.2. Especificaciones del GMC ....................................................................................30 4. Conclusiones .................................................................................................................... 30| 5. Recomendaciones ..............................................................................................................33 6. Referencias ........................................................................................................................33 7. Anexos ..............................................................................................................................33
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Mapa de Procesos…………………………………………………………………..27
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Matriz DOFA ........................................................ ¡Error! Marcador no definido.17 Tabla 2. Lista de Chequeo……………………………………………………………………20 Tabla 3. Propuesta de Estrategia de Acuerdo al resultado del DOFA……………………..…21 Tabla 4. Propuesta de objetivos alineados con la política…………………………………….25 Tabla 5. Plan de para Cumplimiento de objetivo……….…………………………………….26
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1. RESUMEN El proyecto se basa en la planeación estratégica y operativa integrada del proceso de los procesos misionales, en la empresa Único de Colombia S.A.S, la cual cuenta con el Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – SSOA para Contratistas - RUC®, esta es una herramienta de evaluación del desempeño en esos factores y adjudica una calificación para la compañía, pero no cuenta con certificación de los sistemas de gestión integrados a los procesos actuales de la compañía.
La planeación tanto estratégica como operativa de los procesos, tiene como fin proporcionar a la compañía, una guía de inicio para la planificación estratégica del SGI bajo los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007. Se realizará la propuesta de planificación estratégica y operativa integrada de los procesos misionales, diagnosticando e identificando los requisitos exigidos por los sistemas de gestión.
El diseño metodológico seguido en la investigación es lógico inductivo con enfoque mixto a partir de aspectos cualitativos y cuantitativos.
Dentro de los temas desarrollados se encuentran: La importancia de la calidad y la sinergia en los procesos propios, las ventajas de la implementación de un sistema de gestión integrada, realización de la planificación de acuerdo al diagnóstico, diseño de propuestas integradoras como son: mapa de procesos, matriz de normatividad, matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos, peligros y riesgos. Cómo apoyo a una futura implementación se realiza una propuesta para la gestión del cambio y se anexan procedimientos y guías que facilitan el entendimiento y aplicación de la propuesta.
PALABRAS CLAVES Gestión Integrada, Planificación, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental.
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ABSTRACT The project is based on the strategic planning and strategic operational, integrated into a storage process in the Unico Colombia SAS company; They have the Uniform Assessment Record Management System in Safety, Health and Environment - SSOA for Contractors RUC Ž, that is a tool for performance evaluation of these factors and assigns a rating to the company, but they don’t have integrated management systems in to the company processes.
The strategic and operational planning process, aims to provide to the company, a start guide for strategic planning SGI under the requirements of the NTC-ISO9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 and NTC-OHSAS 18001:2007standards. Be made a planning strategic and operational, integrated at the storage process, diagnosing and identifying requirements of management systems. The methodology followed in the research is inductive logic with mixed approach based on qualitative and quantitative aspects. The topics covered are: The importance of quality and synergy in their own processes. The benefits of implementing an integrated management system. Production planning according to diagnosis. Design proposals including: map process, standards matrix, identification and assessment of aspects and impacts, hazards and risks. To future support implementation a proposal for managing the change is made and procedures and guidelines, that facilitate the understanding and implementation of the attached proposal.
KEYWORDS Integrated Management, Planning, safety and health at work, environmental
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2. METODO GENERAL 2.1. Problema a Solucionar En la actualidad la compañía Único de Colombia SAS, cuenta dentro sus operaciones con procesos de contratación y compras, producción, logística e inventarios y servicios, ofreciendo productos como variadores de velocidad, equipos de superficie para el levantamiento del crudo, generadores de gas y servicio de instalación de software de los variadores para puesta en marcha en campo para la industria de hidrocarburos, estos procesos cumplen lo establecido en la Certificación RUC (Registro Uniforme de Contratistas), la cual tiene como propósito la evaluación y seguimiento de la gestión del riesgo concerniente a la Seguridad, Salud en el trabajo y Medio Ambiente. A pesar de contar con este procedimiento normalizado, la compañía no cuenta con un manejo integral del proceso, por tal motivo, se presentan falta de controles que permitan mitigar aspectos que influyen en la normal consecución de las actividades respectivas del flujo de trabajo, generando inconvenientes tanto en la calidad del manejo del producto, tiempos de respuesta y aspectos ambientales, es por esto que surge la necesidad de presentar un planteamiento integrado bajo las normas NCT-ISO 9001:2008, NTC-14001:2007 y NTC-OSHAS 18001:2005. Para generar un control integral de los aspectos y riesgos presentados por el proceso cumpliendo con el planteamiento estratégico de la compañía. ¿Es necesario diagnosticar el entorno actual de la compañía y su planificación estratégica, frente a las exigencias en sistemas de gestión integral que plantea el mercado global, para así optimizar y plantear de manera integrada los procesos operativos y cumplir con los requisitos de las normas internacionales?
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2.2. Justificación En el mundo cambiante en el cual se encuentran inmersas las compañías, los requisitos de todas las partes interesadas en el desarrollo de las organizaciones se tienden a incrementar y a ser más exigentes, debido al impacto generado por las actividades de dichas organizaciones en los diferentes aspectos que interactúan con el medio ambiente y la salud de las personas.
Por tal motivo es fundamental que no solo se cumplan con los requisitos de calidad de los productos sino también, cómo la organización puede incrementar su rendimiento sin afectar factores o terceros vinculados con las operaciones y actividades, es por esto que la revisión de la planeación estratégica de la compañía, la cual nos indica el lineamiento a seguir, debe ir enfocada al cubrimiento y unificación de dichos aspectos.
Es por ello que dentro de la propuesta se realiza una revisión integrada de cada uno de los componentes que conforman la planeación estratégica de la organización Único Colombia S.A.S, manteniendo el principio de integrar en este caso, los lineamientos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, que afecten a la compañía.
Generando una propuesta estratégica integrada de aspectos como la visión, misión y política integrada de la compañía, mapa de procesos, tablero de mando, dando un parámetro inicial a la organización para su posterior implementación. Para efectos de este trabajo de grado se tendrá para la planificación operativa de los procesos misionales de forma integrada bajos los requisitos de la política propuesta.
Realizando la planificación estratégica y operativa de los procesos misionales de la compañía bajo los sistemas de gestión ya mencionados, se pretende generar un mayor control y mejoras al proceso, ya que en este momento solo abarca los requisitos de la normatividad RUC, lo que refiere a temas de seguridad ocupacional e impactos ambientales. La finalidad es brindarle a la compañía una planeación que abarque estos aspectos tomados bajo la normatividad actual de la empresa, pero que consiga como valor agregado un control total del proceso bajo un 11
objetivo de la compañía, además de establecer una guía para la elaboración de futuras integraciones.
2.3. Objetivos 2.3.1.
Objetivo General
Proponer una planificación estratégica y operativa de los procesos misionales de la empresa Único de Colombia S.A.S, mediante los lineamientos de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007 para lograr una mayor competitividad en el mercado.
2.3.2.
Objetivos Específicos
Identificar requisitos Legales aplicables a la organización.
Realizar diagnóstico de la situación actual de la compañía Único Colombia S.A.S y los procesos misionales en la organización, identificando lo requisitos de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007
Proponer esquema para la planeación estratégica de la organización Único Colombia SAS.
Proponer un Sistema de Gestión Integrada alineado con la planeación estratégica bajo las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007 para los procesos misionales de la compañía Unico Colombia SAS.
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2.4. Marco de Referencia Al plantear la implementación de un Sistema de Gestión, se hace claridad sobre la consecución de metas y objetivos, para una compañía u organización, mediante la aplicación de una serie de estrategias las cuales deben tener una planificación de etapas, que interactúan entre sí para el mejoramiento continuo y optimización de los procesos.
Esto da un valor agregado a las compañías para que sus procesos trabajen de forma unificada hacia un objetivo común. La aplicación de un sistema de gestión abarca todos los elementos para conformar un ciclo exitoso, ya que su recurrente repetición crea la medición de cada uno de las actividades vinculadas a esta estrategia, esto lo conocemos como mejora continua.
La implementación de un sistema de gestión hace que la compañía tenga un crecimiento en aspectos como en la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos tanto operativos como administrativos, mejoramiento continuo, satisfacción del cliente y partes interesadas y confianza para su posicionamiento en el mercado. (http://www.implementacionsig.com/index.php/28-quees-un-sistema-de-gestion, 2014)
Etapa de Generación de Ideas: Esta etapa consiste en definir el lineamiento que guiará los primeros pasos del proceso de creación que se logra con el sistema de gestión propuesto. La metodología más común para lograr identificar el lineamiento correcto es la lluvia de ideas, La cual otorga un listado adecuado de opciones, se procede a analizar cuál de estos conceptos propuestos es la que mejor se adapta al contexto general de la compañía. El objetivo central de este proceso es que aquí se debe definir claramente el objetivo a conseguir, es decir se debe plantear la pregunta “¿Qué queremos lograr?” Una vez definido, se procede al “¿cómo lograrlo?” (http://www.implementacionsig.com/index.php/28-que-es-un-sistema-de-gestion, 2014)
Etapa de Planificación: Esta etapa es fundamental y el punto de partida de la alta dirección, ya que es donde se realiza el 13
establecimiento de sub-objetivos y acciones para alcanzarlos. Es así que, en esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarán, la estructura organizacional que se requiere, el personal que se asignara, el tipo de tecnología que se necesita, los recursos que se van emplear y la clase de controles que se aplicarán en todo el proceso. (SIG, 2014)
Con esta etapa se da alcance a dos de los objetivos fundamentales del trabajo de grado, por lo cual es necesario referencia e indicar lo que contiene la planificación operativa de un proceso dentro de los sistemas de gestión, ya que se convierte en parte fundamental para la consecución de los objetivos planteados por la alta dirección en los SIG.
La planificación operativa consiste en la asignación de tareas específicas las cuales se deben realizar en cada una de las operaciones, estas tareas deben seguir los lineamientos estratégicos de la compañía y debe tener un líder dentro del orden jerárquico de la compañía. En el caso de los Sistemas Integrados de Gestión es importante que dicha planificación incluya dentro de su estructura para implementación, requisitos y lineamientos tales como caracterización del proceso, procedimientos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades, matriz de aspectos e impactos ambientales, matriz de requisitos legales, matriz de peligros y riesgos, objetivos, metas y programas de gestión ya que estas herramientas logran gestionar de forma eficiente el proceso cumpliendo requisitos de calidad, objetivos y premisas estipuladas por la organización. (Scrib Planificación Operativa, 2014)
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Antecedentes de la empresa
Único Colombia S.A.S es una empresa privada fundada en 1967 cuya sede central se encuentra en Franksville, Wisconsin, EE.UU. Único diseña, manufactura, y brinda servicio a unidades y sistemas para el mercado mundial de control de movimiento con lo referente a la regulación de velocidad de los motores. Actualmente, Único tiene operaciones en Colombia, Canadá, Venezuela, Inglaterra, Alemania, China, y Japón, además de Estados Unidos. Único se concentra en la producción de unidades diseñadas para aplicaciones técnicas y sistemas de unidades integradas una gran variedad de industrias. Los principales segmentos de mercado incluyen procesamiento y formación de metales, conversión papelera, petróleo y gas, estaciones de prueba, agua y desechos, grúas y polipastos, y automatización en la construcción. Las unidades Único incorporan características y funciones para aplicaciones específicas, que no se encuentran en unidades de uso general. (http://www.unicous.com/company).
La compañía en Colombia
La sede de Colombia fue constituida el 20 de diciembre de 2011, la oficina principal está ubicada en la Carrera 7 con127 en Bogotá, cuenta con dos bodegas en alquiler una ubicadas en Zona Franca - Bogotá por medio de un operador logístico y otra en Siberia. Suministra y realiza mantenimientos de equipos de control y de optimización de pozo para el sector de los hidrocarburos. Tiene clientes como Ecopetrol, OXY, Weatherford, entre otros.
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3. DESARROLLO 3.1. Matriz Legal Se identifica cuáles son las normas legales aplicables para la empresa Único Colombia y se organiza de acuerdo con la pirámide de Kelsen a nivel jerárquico. (Ver Anexo 1 UCO-GCID-001 Normograma)
Análisis Matriz Legal
Como resultado de la revisión de la matriz legal de la compañía Único Colombia SAS se detectó que estaba desactualizada, no se cumple con el decreto 1072/15 capitulo 6 referente al SG-SST ni con la resolución 90708 - Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE). Para dar cumplimiento a esta normatividad a continuación se presenta un Plan de cumplimiento Legal. (Ver Anexo 2 UCO-GCI-F-001 Plan de Cumplimiento Legal), adicionalmente se realiza un procedimiento de evaluación de requisitos legales (Ver Anexo 32) para mantener actualizado el cumplimiento legal mediante una revisión mensual, debido a que dinámica está cambiando permanentemente.
3.2. Diagnóstico general de cumplimiento de requisitos Diagnostico actual de la compañía Se realiza un diagnóstico general de la empresa Único Colombia S.AS, para esto se utilizan tres herramientas, una matriz DOFA la cual sirve para identificar las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la organización; Identificación de Peligros y Riesgos, la Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales, con este diagnóstico general se busca determinar el estado actual de la compañía. Por último, se utilizará una lista de chequeo para verificar el nivel de cumplimiento con respectos a las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007. 16
3.2.1.
Matriz DOFA Tabla 1
ANALISIS DOFA
EXTERNAS
INTERNAS
D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Recurso humano sin capacitar.
A
Amenazas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
F
Debilidades
Falta de planeación. Deficiente habilidades gerenciales. Falta de caracterización de procesos Falta de documentación de procedimientos. Falta de comunicación entre los procesos. Falta de objetivos y metas. Resistencia al cambio. Demoras en la importación de material. Falta de compromiso de la gerencia.
Recurso humano con experiencia. Disponibilidad de recursos fisicos y economicos Soporte post-venta Disponibilidad de inventario. Certificación RUC Reconocimiento de marca en el sector Experiencia.
O
Aumento de la TRM Competencia muy consolidada. Alianza entre competidores Variaciones inesperadas del valor del crudo. Perdida latente de participación en Licitaciones por falta de certificaciones
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Fortalezas
1 2 3 4
Oportunidades Convenio con proveedores Calidad de productos Tecnologîa
5 6 7 8 9 10
Fuente: El Autor
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Análisis de Matriz DOFA:
Único de Colombia cuenta con recursos financieros y físicos necesarios, pero se detectan sus empleados no son 100% calificados, a pesar de cuentan con varios años de experiencia se evidencia que algunos de los jefes de procesos no cuentan con la educación profesional o técnica necesaria, ni las habilidades gerenciales requeridas para estos cargos.
Por otro lado, la organización no tiene metas ni objetivos definidos lo que ocasiona que cada proceso haga las cosas de forma independiente, generando de esta forma falta de comunicación entre estos. Los procesos no se están documentados ni hay delimitación de responsabilidades, además no existen controles en la elaboración del producto. Cuenta con el respaldo y la experiencia de su casa matriz en Wisconsin, lo cual genera que se cuente con un buen servicio post-venta, adicionalmente la marca es reconocida en el sector de los hidrocarburos. Por otra parte, en casa matriz se trabaja constantemente en ofrecer productos con avances tecnológicos. 3.2.2.
Matriz Identificación Peligros y Riesgos - Identificación de Aspectos e
Impactos Ambientales de la empresa Unico Colombia SAS 3.2.2.1.
Matriz Identificación Peligros y Riesgos
Se desarrolla la identificación de los peligros y valorización de riesgos de Único Colombia S.A.S, con base en la matriz que tiene la compañía estipulada bajo la GTC-45, debido a que este ejercicio no se había completado se realizan ajustes, se identifican nuevos riesgos y se organiza por procesos. (Ver anexo 3 UCO-GCI-D-002 Matriz de Peligros y Riesgos)
Análisis Matriz de Peligros y Riesgos Como resultado de la identificación se encontró que los riesgos significativos a los cuales se encuentran expuestos los trabajadores son biomecánico y psicosocial, para minimizar estos riegos 18
se propone el siguiente Plan de Salud y Seguridad en el trabajo. (Ver Anexo 4 UCO-GCI-F-002 Plan de SST) Se detecta falta de conciencia de los trabajadores sobre todo al autocuidado y a las pausas activas
3.2.2.2.
Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales de la empresa
Unico Colombia SAS Para la identificación de los aspectos y valorización de impactos ambientales de empresa Único Colombia SAS, se realiza con basa en la matriz de guía técnica para la identificación de aspectos e impactos ambientales de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Aunque la compañía cuenta con una matriz, se hace una nueva ya que no tienen claros cuales fueron los criterios de evaluación de la matriz. (Ver anexo 5. UCO-GCI-D-003 Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos)
Análisis Matriz Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales de la empresa Unico Colombia SAS Se puede concluir que los aspectos significativos que generan mayor impacto al medio ambiente están relacionados con la generación de residuos, consumo de energía eléctrica y agua. Para minimizar estos impactos se propone el siguiente plan programa ambiental. (Ver Anexo 6 UCO-GCI-F-003 Programa Ambiental) 3.2.3.
Lista de Chequeo (Ver Anexo 7 UCO-GCI-F-004 Lista de Chequeo)
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Tabla 2
RESULTADO DE LISTA DE CHEQUEO Cumplimiento Cumple No cumple Totales
Cantidad 43 76 119
Porcentaje 36% 64% 100%
Resultado de Cumplimiento 36% 64%
Cumple
No cumple
Fuente: Autor Diagnostico Cumplimiento de las Normas NTC- ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 y NTC-OSHAS 18001:2007 En el diagnóstico que se realiza con respecto a la NTC- ISO 9001:2008, se evidencia que no se tienen un método para recibir retroalimentación del servicio y productos por parte de los clientes, no existe planificación, verificaciones ni controles. Unico Colombia SAS trabaja basándose en la urgencia lo cual conlleva a la perdida de dinero por sobrecostos y duplicidad en las actividades, debido a esta situación la empresa no pueda tener un mejoramiento continuo por lo tanto impide tener un crecimiento ante el mercado Con respecto a la NTC-ISO 14001:2004 y a la norma NTC-OSHAS 18001:2007 se observa que cuentan con avances debido que tienen a la certificación RUC, la cual exige criterios de aspectos relacionados con salud, seguridad y medio ambiente, pero deben ser alineadas a las políticas y objetivos de la organización propuestas.
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3.3. Propuesta de esquema para la planeación estratégica de la organización Único Colombia SA Se realizar esta propuesta teniendo en cuenta el resultado del diagnóstico obtenido en la matriz DOFA, adicionalmente se planteará una visión, misión y el Balanced Scorecard asi mismo se definirán políticas, objetivos, metas y programas de gestión. 3.3.1.
Propuesta de Estrategia de Acuerdo al resultado del DOFA Tabla 3 ESTRATEGIAS DE ANALISIS DOFA
Fuentes Internas Fuentes Externas
Fortalezas
Debilidades
Recurso humano con experiencia. Disponibilidad de recursos fisicos y economicos Soporte post-venta Disponibilidad de inventario. Certificación RUC Reconocimiento de marca en el sector Experiencia.
Recurso humano sin capacitar. Falta de planeación. Deficiente habilidades gerenciales. Falta de caracterización de procesos Falta de documentación de procedimientos. Falta de comunicación entre los procesos. Falta de objetivos y metas. Resistencia al cambio. Demoras en la importación de material. Falta de compromiso de la gerencia.
Oportunidades
FO - (DE CRECIMIENTO)
DO - (DE SUPERVIVENCIA)
Convenio con proveedores
1
Calidad de productos
2
Tecnologîa
3 4
3 4
5 6 7 8 9 10
5 6 7 8 9 10
Amenazas
1 2
FA - (DE SUPERVIVENCIA)
Aumento de la TRM
1
Competencia muy consolidada.
2
Alianza entre competidores
3
Variaciones inesperadas del valor del crudo.
4
Perdida latente de participación en Licitaciones por falta de certificaciones
21
Reuniones con proveedores, para lograr mejorar los precios y un mejor crédito Realizar campaña públicitaria de las ventajas de la tecnologia
5 6 7 8 9 10
Realizar alianzas con competidores Obtener certificaciones de Calidad, Seguridad, Media Ambiente Desarrollar jornadas de concientización de la calidad y productividad Reduicir los efectos de la TRM comprando componentes nacionales.
Definición de metas y objetivos de la compañía Capacitación para desarrollar habilidades Gerenciales Programa de carrera a los empleados para que culminen sus estudios profesionales Programa de motivación al personal Actividades para incentivar la comunicación entre procesos.
DA - (DE FUGA) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Diseñar y realizar un desarrollo del talento humanoDiseñar Realizar investigaciones de mercado en otro sector para saber a que empresas se les puede brindar servicio
3.3.2.
Propuesta de Misión, Visión y Balanced Scorecard
A continuación, se presentará una propuesta de Visión, Misión y Balanced Scorecard para que la compañía Unico Colombia SAS la tome como referencia para su posterior implementación.
3.3.2.1.
Misión
Suministrar y efectuar mantenimiento de equipos para el control y optimización de pozos de producción de crudo con levantamiento artificial por bombeo, para su aplicación en la industria petrolera y gasífera, a fin de apoyar a nuestros clientes en la mejora de la efectividad de sus operaciones con la a aplicación de estándares técnicos y éticos, junto al soporte de nuestro personal competente, en armonía con su entorno social, ofreciendo lo mejor de su creatividad y compromiso para la satisfacción de nuestros clientes y el éxito de la organización, minimizado el impacto ambiental y buscando mejor calidad de vida para los trabajadores.
3.3.2.2.
Visión
Ser una empresa líder a nivel nacional para el año 2020, en el suministro de equipos, sistemas de control y automatización de instalaciones petroleras y afines, con tecnologías novedosas asociadas a los sistemas de levantamiento artificial de crudo, facilitándole a nuestros clientes contar con equipos confiables para la obtención de incrementos en la producción de petróleo a bajos costos de levantamiento, en forma responsable con el medio ambiente que se preocupa por el bienestar de los empleados.
3.3.2.3.
Propuesta de Balance Scorecard
A continuación, se presenta una propuesta de balance Scorecard basado en el análisis del diagnóstico, esta es una herramienta de estrategia empresarial que ayuda a lograr el cumplimiento de la misión y visión de la compañía. (Ver Anexo 8. UCO-PE-D-001 Balanced Scorecard)
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3.4. Proponer un Sistema de Gestión Integrada alineado con planeación estratégica Se propone un mapa de procesos, política integrada, objetivos basada en esta y su respectivo plan para su cumplimiento para Unico Colombia SAS la tome como referencia para su posterior implementación.
3.4.1. Propuesta Política Integral POLÍTICA INTEGRADA PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE, SALUD Y SEGURIDAD Único Colombia SAS consciente de la importancia que tiene la satisfacción de nuestros clientes en nuestro éxito como organización, del efecto que genera la realización de actividades, el uso de recursos en la salud y seguridad de las personas y en el medio ambiente, se compromete a:
Cumplir con los requisitos legales aplicables a la compañía generados por nuestra actividad productiva, en cuanto a requisitos ambientales y seguridad y salud ocupacional, así mismo los requeridos por los clientes en nuestro servicio.
Enfocar los esfuerzos en el cumplimiento de las necesidades de los clientes como cumplimiento en tiempos de entrega, estrategias de mejoras tecnológicas, disponibilidad y variedad de productos y asesoramiento en los aspectos técnicos del manejo de producto.
Prevenir la contaminación minimizando el impacto que las actividades económicas generan al ecosistema, dándole el debido manejo a los residuos sólidos, a los componentes tecnológicos y a los residuos peligrosos, así como haciendo un consumo racional de los recursos naturales, a través de ahorro en el consumo de energía.
Proteger a los empleados y a la comunidad minimizando riesgos, previniendo lesiones personales y enfermedades relativas a nuestro quehacer como descargas eléctricas, lesiones a personas, quemaduras, lesiones osteomusculares y lesiones en el sistema circulatorio.
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Proporcionar los recursos necesarios para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gesti贸n, con personas comprometidas buscando la efectividad de las operaciones y el control y mejoramiento continuo de los procesos.
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3.4.2.
Propuesta de objetivos alineados con la política. Tabla 4. TABLERO DE MANDO INDICADORES INTEGRAL
Directriz Política de Calidad
Objetivo Estrategico Cumplir con los requisitos legales aplicables a la compañía generados por nuestra actividad productiva, en cuanto a requisitos ambientales y seguridad y salud ocupacional, así mismo los requeridos por los clientes en nuestro servicio.
Proceso
Todos
Enfocar los esfuerzos en el cumplimiento de las necesidades de los clientes como cumplimiento en tiempos de entrega, estrategias de mejoras Logística tecnológicas, disponibilidad y variedad de productos y asesoramiento en los aspectos técnicos del manejo de producto.
Prevenir la contaminación minimizando el impacto que las actividades económicas generan al ecosistema, dándole el debido manejo a los residuos sólidos, a los componentes tecnológicos y a los residuos peligrosos, así como haciendo un consumo racional de los recursos naturales, a través de ahorro en el consumo de energía.
Cumplir con la normatividad aplicable a la compañía de salud y seguridad , ambiental entre otras
Frecuencia
Meta
mensual
100%
Tiempos de entrega
Reducir de los tiempos de servicio de nacionalización.
Mdo y Ventas
Reducir tiempo de respuesta de cotizaciones.
Administración y Finanzas
Consumo de energía
Producción
Residuos Solidos
(Tiempo de entrega real promedio/ tiempo de entrega estipulado)*100
mensual
85%
% servicios de nacionalización entregados máximo en 3 días a partir de la fecha de la orden de servicio.
mensual
Min 90% de cumplimiento de entrega del servicio en 3 días
Número de días en dar respuesta al cliente de la solicitud de cotización
Cada vez que se cotiza
Máximo 3 días hábiles
(Consumo año anterior - Consumo actual/consumo año anterios)*100
Anual
10%
Mensual
Min 30%
Mensual
0 actos y condiciones inseguras
Mensual
0 accidentes por riesgo mecanico
Mensual
1%
mensual
75%
No. Kilos residuos solidos reutilizados en el /Total kilos de residuos solidos generados mes actual*100%
Proteger a los empleados y a la comunidad minimizando riesgos, previniendo lesiones personales y enfermedades relativas a nuestro quehacer como descargas eléctricas, lesiones a personas, quemaduras, lesiones osteomusculares y lesiones en el sistema circulatorio.
Proporcionar los recursos necesarios para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión, con personas comprometidas buscando la efectiviadad de las operaciones y el control y mejoramiento continuo de los procesos.
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Cómo se calcula?
N/A Logística
Único Colombia SAS consciente de la importancia que tiene la satisfacción de nuestros clientes en nuestro éxito como organización y del efecto que genera la realización de actividades y el uso de recursos en la salud y seguridad de las personas y en el medio ambiente, se compromete a:
Nombre del Indicador
Sistema Integrado
Actos y condiciones inseguras
Sistema Integrado
Accidentes por riesgo mecanico
Producción
Indice de No conformes en Productos
Mdo y Ventas
Queja y reclamos
No. de actos y condiciones inseguras inseguros asociadas a RM / Total de actos y condiciones Inseguras reportadas
No total de accidentes por riesgo mecánico/No total de accidentes reportados en la empresa* 100
(Número de Productos No Conformes producidos) / (Número total de productos Producidos) (No. De acciones preventidas cerradas/Total de acciones preventivas generadas mensuales)*100
3.4.2.1.
Plan para Cumplimiento de los Objetivos alineados con la política. Tabla 5 PLAN DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Objetivo Estrategico Cumplir con los requisitos legales aplicables a la compañía generados por nuestra actividad productiva, en cuanto a requisitos ambientales y seguridad y salud ocupacional, así mismo los requeridos por los clientes en nuestro servicio.
Nombre del Indicador Cumplir con la normatividad aplicable a la compañía de salud y seguridad , ambiental entre otras
Plan o Programa
Plan de Cumplimiento Legal
Tiempos de entrega Enfocar los esfuerzos en el cumplimiento de las necesidades de los clientes como cumplimiento en tiempos de entrega, Reducir de los tiempos de servicio de estrategias de mejoras tecnológicas, disponibilidad y nacionalización. variedad de productos y asesoramiento en los aspectos técnicos del manejo de producto.
Procedimiento de Compras y Contratación Procedimiento Compras Internacionales Procedimiento Recepción Solicitud y Almacenamiento
Reducir tiempo de respuesta de cotizaciones.
Prevenir la contaminación minimizando el impacto que las actividades económicas generan al ecosistema, dándole el debido manejo a los residuos sólidos, a los componentes tecnológicos y a los residuos peligrosos, así como haciendo un consumo racional de los recursos naturales, a través de ahorro en el consumo de energía.
.
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Consumo de energía
Responsable
Cuando
Líder de HSEQ
Mensual
Líder de Logística
Mensual
Líder de Gestión Adm y Financiera
Mensual
Gerente de Mdo y Ventas
Cada vez que se cotiza
Líder de HSEQ
Anual
Líder de HSEQ
Mensual
Líder de HSEQ
Mensual
Líder de HSEQ
Mensual
Líder de Producción y servicio Líder de Logistica
Mensual
Gerente de Mdo y Ventas
Mensual
Programa de Gestión Ambiental Residuos Solidos
Proteger a los empleados y a la comunidad minimizando riesgos, previniendo lesiones personales y enfermedades relativas a nuestro quehacer como descargas eléctricas, lesiones a personas, quemaduras, lesiones osteomusculares y lesiones en el sistema circulatorio.
Actos y condiciones inseguras
Proporcionar los recursos necesarios para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión, con personas comprometidas buscando la efectiviadad de las operaciones y el control y mejoramiento continuo de los procesos.
Indice de No conformes en Productos
Programa de Gestión SST Accidentes por riesgo mecanico
Queja y reclamos
Procedimiento Realización del Producto Procedimiento Preservación del Product o. Procedimiento de Auditorias
3.4.3. Mapa de Procesos Propuesto Figura 1.
Fuente: El autor 3.4.4.
Caracterización de procesos Ver Anexo 5.
3.4.5. Procedimientos de Procesos Misionales 3.4.5.1.
Proceso de Compras y Contratación.
3.4.5.1.1.
Procedimiento de Compras Nacionales y Contratación
Ver Anexo 11 3.4.5.1.2.
Procedimiento de Compras Internacionales
Ver Anexo 12 3.4.5.2.
Proceso de Logística.
3.4.5.2.1. 27
Procedimiento para devolución por Garantía.
Ver Anexo 13 3.4.5.2.2.
Procedimiento Recepción Solicitud y Almacenamiento de
Materiales. Ver Anexo 14 3.4.5.2.3.
Procedimiento de Preservación del Producto.
Ver Anexo 15 3.4.5.3.
Proceso de Producción.
3.4.5.3.1.
Procedimiento para Realización del Producto
Ver Anexo 16 3.4.5.4.
Proceso de Servicio.
3.4.5.4.1.
Procedimiento Control y Monitoreo de Variadores de
Frecuencia. Ver Anexo 17 3.4.5.4.2.
Procedimiento de Actualización de los Software.
Ver Anexo 18 3.4.5.5.
Proceso de Mercadeo y Ventas
3.4.5.5.1.
Procedimiento de Licitación
Ver Anexo 19 3.4.5.5.2.
Procedimiento de Elaboración de Cotización
Ver Anexo 20 3.4.6.
Procedimientos solicitados por las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO
14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007 28
3.4.6.1.
Procedimiento de Control de Documentos. Ver Anexo 21
3.4.6.2.
Procedimiento de Control de Registros. Ver Anexo 22
3.4.6.3.
Procedimiento de Producto No Conforme. Ver Anexo 23
3.4.6.4.
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Ver Anexo 24
3.4.6.5.
Procedimiento de Auditor铆as Internas. Ver Anexo 25
3.4.6.6.
Procedimiento de Capacitaciones. Ver Anexo 26
3.4.6.7.
Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas. Ver Anexo 27
3.4.6.8.
Procedimiento de Preparaci贸n Ante Emergencias. Ver Anexo 28
3.4.6.9.
Control Operacional.
3.4.6.9.1.
Procedimiento de Trabajo en Alturas
Ver Anexo 29 3.4.6.9.2.
Procedimiento de Trabajo Seguro en Riesgo Electrico.
Ver Anexo 30 3.4.6.9.3. 29
Procedimiento de Gesti贸n de Residuos y Reciclaje.
Ver Anexo 31 3.5. Especificaciones del Producto 3.5.1.
Especificaciones del Variador Ver Anexo 33.
3.5.2.
Especificaciones del GMC Ver Anexo 34.
30
4. CONCLUSIONES Se pudo realizar un diagnóstico de la empresa a la luz de los requisitos legales que le aplica, con lo cual se evidencia que se cumple en la mayoría con las normas establecidas, no cumple con la norma técnica RETIE la cual es necesaria e importante para la correcta importación de los componentes eléctricos de los variadores. Lo anterior les generara reducciones arancelarias y posiblemente una ventaja hacia sus competidores. Por otro lado, tampoco cumple con el decreto 1072/15 (SG-SST). Para los dos casos propuso programas para que se lleve a cabo el cumplimiento de la normatividad.
El diagnostico que se elaboró, permitió evidenciar la importancia de diseñar un Sistema de Gestión Integral planteado como base de crecimiento en el desempeño de la compañía Único Colombia SAS; Así mismo se evidencio que debido a que la empresa no cuenta con unos objetivos claros y metas establecidas se hace difícil dar un norte exacto a la compañía.
Por medio de la identificación de aspectos ambientales e impactos asociados a los procesos realizados y a la valoración de Peligros y Riesgos derivados de actividades identificadas se evidencio que la compañía tiene avances en lo referente con la seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, aunque estos se manejen por separado.
Debido a que en el diagnostico se pudo ver que no se cuenta con una planeación estratégica, se presentó una propuesta en la cual se plasma estrategias basadas en el análisis DOFA y se complementa un cuadro de mando Balanced Scorecard.
Se evidencio que la compañía cuenta con el conocimiento del proceso más no cuenta con los lineamientos y actividades específicas, es decir que la planificación operativa de los procesos es variable y no se tienen establecidos ni objetivos, ni indicadores.
Con el trabajo realizado se logró la aplicación de lo estudiado en la especialización, afianzando los conocimientos y entendiendo la importancia de la aplicación de los Sistemas de Gestión Integral 31
5. RECOMENDACIONES Generar un mayor compromiso por parte de la gerencia en lo concerniente a la implementación de Sistemas de gestión, con esto logrando que la compañía fuera más competitiva así logrando un mejor posicionamiento en el mercado y generando valores agregados en los diferentes procesos licitatorios del sector de Oíl and Gas.
Integrar los planes establecidos en la certificación RUC, con los lineamientos y requisitos exigidos por los sistemas de gestión NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y NTC-OSHAS 18001, teniendo en cuenta las nuevas versiones y actualizaciones de estas.
Finalizar el proceso de la obtención de la certificación RETIE e Implementación del Decreto 1072/15 (SG-SST)
Concientizar a todo el personal de la empresa de la importancia del correcto manejo y aplicación de los procedimientos y en general de la implementación de un sistema de gestión ya que esto beneficiaria la organización desde lo individual hasta lo general.
Implementar el Sistema de Gestión Integrada de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
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6. REFERENCIAS
GTC 45, Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, (2010-12-15). Norma Internacional NTC-ISO 9001:2008 Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001 Norma Técnica Colombiana ISO 14001 Norma Técnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013 Resolución 2400 de 1979. Estatuto de Seguridad Industrial http://www.implementacionsig.com/index.php/28-que-es-un-sistema-de-gestion https://es.scribd.com/doc/56430968/Planeacion-Operativa-O-O Guía técnica para la identificación de aspectos e impactos ambientales de la Alcaldía Mayor de Bogotá http://www.inaes.gob.mx/doctos/pdf/transparencia/nr/gt_procedimientosV3.pdf http://www.5consultores.com/hacerprocedimiento/ Decreto 1072/15
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7. ANEXOS Anexo 1. UCO-GCI-D-001 Normograma Anexo 2. UCO-GCI-F-001 Plan de Cumplimiento Legal Anexo 3. UCO-GCI-D-002 Matriz de Peligros y Riesgos Anexo 4. UCO-GCI-F-002 Plan de SST Anexo 5. UCO-GCI-D-003 Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Anexo 6. UCO-GCI-F-003 Programa Ambiental Anexo 7. UCO-GCI-F-004 Lista de Chequeo Anexo 8. UCO-PE-D-001 Balanced Scorecard Anexo 9. UCO-PE-D-002 Cuadro de Mando Integral Anexo 10. UCO-GCI-F-005 Caracterización de procesos Anexo 11. UCO-GAF-P-001 Procedimiento de Compras y Contratación Anexo 12. UCO-GAF-P-002 Procedimiento de Compras Internacionales Anexo 13. UCO-LG-P-001 Procedimiento para devolución por Garantía Anexo 14. UCO-LG-P-002 Procedimiento Recepción Solicitud y Almacenamiento de Materiales. Anexo 15. UCO-LG-P-003 Procedimiento de Preservación del Producto. Anexo 16. UCO-PR-P-001 Procedimiento para Realización del Producto Anexo 17. UCO-SE-P-001 Procedimiento de Control y Monitoreo de Variadores de Frecuencia. Anexo 18. UCO-SE-P-002 Procedimiento de Actualización de los Software. Anexo 19. UCO-MV-P-001 Procedimiento de Licitaciones Anexo 20. UCO-MV-P-002 Procedimiento de Elaboración de Cotizaciones Anexo 21. UCO-GCI-P-001 Procedimiento de Control de Documentos. 34
Anexo 22. UCO-GCI-P-002 Procedimiento de Control de Registros. Anexo 23. UCO-GCI-P-003 Procedimiento de Producto No Conforme. Anexo 24. UCO-GCI-P-004 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Anexo 25. UCO-GCI-P-005 Procedimiento de Auditorías Internas. Anexo 26. UCO-GCI-P-006 Procedimiento de Capacitaciones. Anexo 27. UCO-GCI-P-007 Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas. Anexo 28. UCO-GCI-P-008 Procedimiento de Preparación Ante Emergencias. Anexo 29. UCO-GCI-P-009 Procedimiento de Trabajo en Alturas Anexo 30. UCO-GCI-P-010 Procedimiento de Trabajo Seguro en Riesgo Eléctrico Anexo 31. UCO-GCI-P-011 Procedimiento de Gestión de Residuos y Reciclaje. Anexo 32. UCO-GCI-P-012 Procedimiento de Evaluación de Requisitos Legales. Anexo 33. Especificaciones del Variador Anexo 34. Especificaciones del GMC
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