CARTILHA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1ª edição - 2015
ÍNDICE
INTRODUÇÃO.............................................................................................03 O QUE É UM PROJETO?.............................................................................04 O QUE É UM PROGRAMA?........................................................................07 ESTUDOS E PROJETOS................................................................................08 O QUE É O GERENCIAMENTO DE PROJETOS.............................................09 QUEM É O LÍDER OU GERENTE DE PROJETOS?.........................................10 O QUE É O ESCRITÓRIO DE PROJETOS?.....................................................11 METODOLOGIA..........................................................................................13 ENTREGAS X PRODUTOS ..........................................................................19 FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS .................................18 CONTAOS ..................................................................................................19
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INTRODUÇÃO Atualmente, os projetos são responsáveis pela implementação de novas estratégias, pelo lançamento de novos produtos, pelo desenvolvimento de novas tecnologias, pela construção de grandes obras e ocorrem em praticamente todas as organizações e em todas as áreas. Através de projetos, as organizações geram produtos e serviços para todo tipo de cliente, seja ele interno ou externo. Pesquisas realizadas apontam que muitos projetos são abortados ainda na concepção, porque são incapazes de definir o escopo com clareza, não identificando ao certo o produto ou serviço que deve gerar. Outro fato recorrente no fracasso é o gerenciamento inadequado de custos e recursos, ocasionando prejuízos, ou ainda gerando produtos diferentes dos que foram planejados anteriormente. Assim, uma alternativa para a redução das falhas e dos custos do desenvolvimento de projetos inovadores para as organizações em geral é a Sistematização do Gerenciamento de Projetos, por meio do estabelecimento de uma metodologia de gestão adequada e que atenda aos requisitos de escopo, prazo, custos, qualidade, além de outros requisitos do projeto (Pitagorsky, 2006). Esta cartilha visa fornecer orientações básicas sobre Gerenciamento de Projetos e seus conceitos mais comuns. Boa leitura!
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O QUE É UM PROJETO? Em toda organização, o trabalho é realizado basicamente de duas formas: ou por meio de projetos ou de atividade rotineiras, também conhecidas como processos. Entender a diferença entre os dois é fundamental para a Gestão dos Projetos, uma vez que, em muitos dos casos, a realização de um projeto tem como produto final a criação de um novo processo, ou seja, uma atividade que será feita por alguém ao longo do tempo.
PROJETOS
PROCESSOS
Temporário
Contínuo
Gera resultado único
Gera resultados padronizados
Elaborado progressivamente
Fortemente definido
Projetos e processos também possuem semelhanças ou características comuns:
São realizado por pessoas Se restringem por recursos limitados São planejados, executados e controlados Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e término definidos, diferenciando-se de operações contínuas. Essa característica não indica, necessariamente, que sejam curtos ou longos, mas apenas que são iniciados, evoluem e, por fim, são finalizados.
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O QUE É UM PROJETO? O Project Management Institute – PMI, uma das maiores organizações de profissionais de gerenciamento de projetos do mundo, propõe uma definição sintética e abrangente:
Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma progressiva para criar um produto ou serviço único. Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e término definidos, diferenciando-se de operações contínuas. Neste sentido, a característica “temporário” não faz referência ao período de duração do projeto, mas sim ao fato de que os projetos iniciam, desenvolvem e finalizam em tempo determinado. O término do projeto é atingido nas seguintes circunstâncias: Quando os objetivos são alcançados; Quando se chegar à conclusão de que os objetivos não serão ou não poderão ser alcançados, levando ao encerramento do projeto; Quando o projeto não for mais necessário. Por sua vez, programa é um conjunto de projetos inter-relacionados, eventualmente com outras ações do tipo não projeto, gerenciados de uma maneira coordenada para obter os benefícios e controles não disponíveis se gerenciados individualmente. Finalmente, a gestão de portfólio combina o foco da organização em garantir que os projetos selecionados contribuam para a estratégia – fazer o projeto certo – com o foco do gerenciamento de projetos em implementar projetos com eficiência e com a contribuição planejada para o portfólio – fazer certo o projeto.
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O QUE É UM PROJETO?
Projeto
• Tem objetivos bem definidos, bem como escopo elaborado de forma progressiva durante o ciclo de vida do projeto.
Programa
• Possui escopo ampliado (quando comparado aos projetos), resultado em benefícios mais expressivos.
Portfólio
• É reflexo do escopo organizacional e sujeito a mudanças, pois está diretamente relacionado aos objetivos estratégicos da organização.
Fonte: Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK®) – 5ª edição.
Não necessariamente um projeto será parte de um programa, porém, todo programa é um conjunto de projetos, estudos, ações estratégicas e planos de ação, ou seja, os programas podem englobar elementos de trabalho relacionados às suas atividades além do escopo dos projetos que possui. O conjunto de projetos de um programa se relacionam entre si por meio do resultado comum, da interdependência dos projetos, indicando, inclusive, a melhor forma de abordagem para o gerenciamento. Sendo assim, o gerenciamento do portfólio deve englobar todos os projetos, programas e subportfólios da organização. Porém, não há necessidade de que todos estes elementos estejam diretamente relacionados, uma vez que o gerenciamento de portfólio busca centralizar o gerenciamento de um ou mais portfólios com a finalidade de alcançar os objetivos estratégicos.
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O QUE É UM PROGRAMA? Para organização do portfólio organizacional de gerenciamento de projetos, em algumas ocasiões, opta-se pela estruturação de Programas, que servem para potencializar o alcance de objetivos pretendidos por um conjunto de projetos. Portfólio Programa 1
Programa 2
Projeto A
Projeto C
Projeto D
Projeto B
Plano de Ação A
Projeto E
Estudo A
Projeto K
Programa 3
Estudo B Plano de Ação B
Na Unimed-BH, durante o I Workshop de Gerenciamento de Projetos, realizado em 2015, definiu-se Programa: Consiste no grupo de estudos, projetos, ações estratégicas e planos de ação gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios estratégicos e que contenham a mesma diretriz e/ou objetivo. A metodologia para gestão de programas na Unimed-BH encontra-se em fase de estruturação.
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ESTUDOS E PROJETOS Estudo O Estudo é proposto quando não há certeza do “como” em relação à implementação de um projeto ou quando existe uma necessidade e a solução não é conhecida. Desta forma, o estudo propõe realizar as atividades que permitirão entender a necessidade apontada pela área de negócio e delimitar como ela será implementada, gerando informações suficientes para a tomada de decisão (go-no-go) da organização considerando o alinhamento em relação ao planejamento estratégico e a prioridade em relação às demais iniciativas.
Projeto “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (PMBOK®) A condição de planejamento do projeto (estimar entregas, prazos e custos) é muito maior do que a dos estudos.
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O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS? Gerenciamento de Projetos (GP) é uma área que tem ganhado, nos últimos anos, cada vez mais reconhecimento e importância. Um dos principais difusores do gerenciamento de projetos é o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI - Project Management Institute). Suas principais iniciativas na difusão do conhecimento em gerenciamento de projetos são a certificação profissional em gerenciamento de projetos — Project Management Professional (PMP) — e a publicação de um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK® - Project Management Body of Knowledge). De acordo com o PMBOK, Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. No Glossário da Unimed-BH, é adotado o seguinte conceito: consiste na aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de projetar atividades no intuito de atender as necessidades ou expectativa dos Stakeholders . O principal objetivo é garantir que o produto do projeto será obtido conforme o planejamento, no que diz respeito a escopo, prazo, custo e qualidade. Sendo assim, é imprescindível acompanhar a todo tempo a execução comparando-a com o planejado e corrigir os desvios sempre que necessário. As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem, basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do planejamento. E um bom planejamento implica que um projeto poderá ser executado em prazo e custo adequados e com a melhor qualidade possível.
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QUEM É O LÍDER DE PROJETOS? O líder de projeto é a pessoa que conduz o time responsável por alcançar os objetivos do projeto. Ele é o principal elo entre a estratégia organizacional e a realização do projeto para atingir os objetivos de negócios da organização. Dependendo da estrutura da empresa, o líder de projeto pode reportar para um líder funcional ou para líderes de programas e portfólios, e ele pode interagir diretamente com outros líderes funcionais, de projeto/programa/portfólio e líderes de operações. Ele também pode trabalhar próximo de outros papéis como analistas de negócio, líderes de qualidade e especialistas. O líder de projeto é o responsável por atender às necessidades do projeto, das tarefas, do time e dos indivíduos. Ele faz isso através do Conhecimento e Aplicação do Conhecimento relacionados a melhores práticas de gestão de projetos além de possuir habilidades fundamentais de Relacionamento Pessoal. CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES PARA UM LÍDER DE PROJETO:
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Liderança Motivação Comunicação Influência Tomada de decisão Negociação Gerenciamento de conflitos
O QUE É O ESCRITÓRIO DE PROJETOS? Para uma melhor aplicação das ferramentas de Gestão de Projetos é necessária a criação de uma estrutura de monitoramento dos projetos, o Escritório de Projetos. Os trabalhos desenvolvidos pelo Escritório de Projetos têm como pontos fundamentais o apoio ao estabelecimento das metas do projeto, a definição das tarefas necessárias para o alcance das metas, o acompanhamento da execução das tarefas, o monitoramento dos resultados obtidos, a análise dos desvios encontrados e o estabelecimento de ações corretivas necessárias. Da mesma forma que o conceito de projeto, o conceito de Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) ou Project Management Office (PMO) admite muitas definições, mas sem muita variação conceitual. Pode-se definir o PMO como sendo a entidade organizacional formalmente estabelecida responsável por:
Definir, uniformizar e defender padrões, processos, métricas e ferramentas.
Oferecer serviços de gerenciamento, treinamento e documentação.
Garantir o alinhamento das iniciativas à estratégia organizacional e confeccionar relatórios de progresso e acompanhamento.
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O QUE É O ESCRITÓRIO DE PROJETOS? Na Unimed-BH, a proposta de Escritório de Projetos vem evoluindo ao longo dos anos. Existe um importante histórico que não pode ser desconsiderado:
Na configuração mais recente, existe um Escritório Corporativo de Projetos, localizado na GEPP (Gestão de Planejamento, Projetos e Processos) e alguns escritórios setoriais. Estes devem atuar de forma complementar. Cabe ao Escritório Corporativo definir a política de gerenciamento de projetos e os padrões, bem como zelar pelo portfólio estratégico da instituição. Já os escritórios setoriais respondem a necessidades específicas das áreas e devem buscar um permanente alinhamento com o padrão metodológico estabelecido pelo ECP, atuando como facilitadores no processo de gerenciamento de projetos na Unimed-BH.
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METODOLOGIA A existência de uma metodologia é um dos pilares no processo de implantação de gerenciamento de projetos em uma organização. Consiste na coleção de métodos, técnicas e ferramentas orientados para um fim comum, mostrando o que deve ser feito a cada momento. Os benefícios obtidos pelo uso de uma metodologia adequada são: padronização de procedimentos; estabelecimento de uma linguagem comum; melhora na qualidade dos serviços e produtos; redução de custos aumentando a produtividade; maior agilidade no atendimento das demandas; redução de riscos operacionais; melhor relação custo/benefício; melhor compartilhamento de informações e conhecimento do projeto aos seus integrantes; reprodução das experiências vividas para projetos novos. É necessário utilizar uma metodologia estruturada, capaz de tornar o seu projeto tangível e mensurável, utilizando técnicas adequadas a cada parte do seu ciclo de vida. Iniciação
Encerramento
Monitoramento e Controle
Planejamento
Execução
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METODOLOGIA O PMBOK® divide o projeto em cinco grupos de processos gerenciais e a forma de relacionamento entre eles: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Além dos grupos de processos, o PMBOK®, em sua 5° edição, elenca 10 áreas de conhecimento compostas por processos de gerenciamento, com o intuito de facilitar a prática em si. São elas: Integração do Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, de Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas no Projeto. Na metodologia de gerenciamento de projetos, Integração inclui características de unificação, consolidação, articulação e ações integradoras que são essenciais para o término do projeto, para gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender os requisitos (PMBOK, 2008). Gerenciamento de Escopo, Tempo e Custo, compõe a chamada “restrição tripla”, que são áreas ao qual o gerente e sua equipe precisam ter mais atenção, pois o êxito deste gerenciamento pode impactar diretamente no sucesso ou no fracasso do projeto. Considera-se também o Gerenciamento de Qualidade como uma quarta variável que sofre com desequilíbrio destas três áreas conflitantes do projeto, que afetam consequentemente a Qualidade do mesmo, ou seja, qualquer alteração em uma delas refletirá nas outras três.
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Escopo
Qualidade
Tempo
Custos
METODOLOGIA Porém, estas não são as únicas áreas que merecem atenção, os Recursos Humanos também são muito importantes no projeto, pois são estes que o desenvolverão, através de seus conhecimentos técnicos em gerenciar projetos e os conceitos específicos do segmento a ser gerenciado. O Gerenciamento das Comunicações do projeto aplica processos necessários para gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e destinar as informações acerca do projeto de forma oportuna e adequada. De acordo com PMBOK®, o Gerenciamento dos Riscos do projeto inclui os processos que tratam do planejamento, identificação, análise qualitativa e quantitativa, respostas, monitoramento e controle. É sem dúvida uma das áreas mais complexas do Gerenciamento de Projetos, o líder precisa estar atento aos Riscos do projeto e antever medidas de correção e suporte para tais. O Gerenciamento de Aquisições trata das compras e aquisições de produtos, serviços ou resultados necessários para a realização do trabalho. E finalmente a área de conhecimento incluída nesta última edição do PMBOK®, o Gerenciamento das Partes Interessadas, que são indivíduos ou organizações que estejam ativamente envolvidos no projeto de forma positiva e também negativa e que possuem seus interesses próprios relacionados ao projeto. São eles: clientes, fornecedores, gerente e equipe de projeto, usuários do produto do projeto, organizações governamentais e não governamentais, meio ambiente, etc.
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METODOLOGIA A metodologia de gerenciamento de projetos deve seguir um padrão. Ter início, meio e fim, faz parte deste padrão. Gerenciar projetos é o resultado de aplicar conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas buscando atender aos requisitos traçados. Neste sentido são etapas do gerenciamento: Identificar requisitos; Adaptar às expectativas, preocupações e necessidades durante o planejamento e execução do projeto; Prezar pela comunicação ativa com as partes interessadas; Balancear restrições conflitantes como escopo, qualidade, cronograma, orçamento, recursos e riscos.
As especificidades de cada projeto terão influência direta sobre as restrições, devendo estas serem o foco do líder do projeto.
É necessário ainda, para o entendimento da metodologia de gerenciamento de projetos, conceituar o termo “entrega”. A definição apresentada abaixo foi extraída do Guia PMBOK®.
Entrega é qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço único e verificável e cuja execução é exigida para concluir um processo, uma fase ou um projeto.
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ENTREGAS X PRODUTOS No I Workshop de Gerenciamento de Projetos da Unimed-BH, realizado em 2015, foram discutidos os conceitos de entregas e produtos de projetos.
Assim, atualmente estão padronizados e incluídos no Glossário da Unimed-BH os seguintes conceitos de Entrega de Projetos e Produto de Projetos. Entrega de Projeto: Consiste nos resultados intermediários do projeto, acordados previamente, verificáveis conforme os critérios definidos e aceitos pelo responsável por esta validação.
Produto de Projeto: Consiste no resultado final do projeto que pode ser composto por um ou mais produtos verificáveis, acordados previamente e aceitos pelo cliente/patrocinador do projeto. Observe que estes conceitos demonstram uma relação entre as entregas e os produtos. As entregas são intermediárias, ou seja, não representam um fim por si só. Ao assegurar uma entrega, o líder e a equipe de projeto demonstram um avanço no projeto, mas não garantem sua conclusão e o alcance dos benefícios pretendidos ao final do projeto.
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FERRAMENTA DE GESTÃO DE PROJETOS A Unimed-BH adotou em 2015 um novo software (SE Suite) para o gerenciamento dos projetos estratégicos. A adoção desta medida permite melhorar a gestão de desempenho dos projetos, o gerenciamento pelos líderes e a visão do portfólio pela Alta Diretoria. Todos os projetos estão sendo migrados e até o final de setembro estarão na ferramenta.
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CONTATOS A equipe do Escritório Corporativo de Projetos da Unimed BH e toda a equipe da Gestão de Planejamento, Processo e Projetos estão à disposição para esclarecimento de dúvidas e para apoio no gerenciamento dos projetos. Juntos, cada vez mais, podemos assegurar que os objetivos finais dos projetos sejam atingidos, conforme o planejado e com aderência à necessidade do negócio de cada área e da cooperativa. E-mail: escritoriocorporativodeprojetos@unimedbh.com.br As analistas estão distribuídas abaixo: SPE SAF GJUR
SMG SHB SHC SSA AGSP GEIH GEAF SUI
Letícia (ramal 5101)
Paula (ramal 6064)
para atendimento conforme divisão SPS SCM SRI
STI SPN AUD CGC GOUV CCO
Karem e/ou Vanessa (ramal 5180)
Priscila (ramal 5101)
Atualizações: O Escritório Corporativo de Projetos esclarece que novas atualizações da Cartilha serão disponibilizadas oportunamente.
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