MANUAL Avaliação de Indicadores Revisão do Planejamento Estratégico e desdobramentos
Sumário Apresentação Etapas de revisão do Planejamento
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Conceitos e desafios
04
Revisão/avaliação de Indicadores Metodologia
04
Aplicação
05
Exemplo
08
Cronograma
08
Agenda Futura
09
Referências Bibliográficas
09
Apresentação Etapas de revisão do Planejamento Estratégico Prezada Liderança, Na certeza de que cada vez mais é necessário fazer escolhas estratégicas acertadas que garantam a sustentabilidade da Cooperativa, apresentamos e convidamos os Srs. para participarem do processo de Revisão do Planejamento Estratégico da Unimed-BH. O processo contempla desde a revisão das Questões e das Diretrizes Estratégicas; das metas globais; do mapa estratégico até a revisão dos indicadores de desempenho (estratégicos, gerenciais e operacionais) e do portfolio de estudos e projetos. O envolvimento de cada liderança nas respectivas etapas do processo, conforme demonstra Figura 1 abaixo, é essencial para o sucesso da Revisão do Planejamento.
Figura1: Etapas da Revisão do Planejamento Estratégico e lideranças envolvidas
A Diretoria já vem trabalhando a revisão das questões estratégicas e das diretrizes. Paralelamente, vamos iniciar o trabalho de revisão e avaliação dos indicadores de desempenho. Para apoiar as lideranças (Superintendentes e Gestores) nesta fase, a GEPP (Gestão de Planejamento, Processo e Projetos) e a AGSP (Assessoria de Gestão dos Serviços Próprios) desenvolveram este guia que poderá ser utilizado como referência e consulta no momento da avaliação.
Antes de falar sobre a metodologia que será utilizada na Unimed-BH para avaliação dos indicadores existentes, vale destacar alguns aspectos relevantes para alinhar
os conceitos e facilitar o trabalho.
Conceitos e desafios Para que servem os indicadores? Eles não devem servir apenas para verificar se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas. Mais do que isso, na Unimed-BH, os indicadores devem
oferecer à Alta Direção uma visão completa e inter-relacionada da Cooperativa. Eles devem gerar informações que permitam confirmar que as estratégias estão adequadas (quando a organização estiver alcançando seus objetivos) ou demonstrar que algo precisa ser feito para os objetivos sejam alcançados. Em síntese, o que se espera com os indicadores e com a medição sistemática do desempenho, é que a Unimed-BH possa avaliar o desempenho de
equipes, atividades, processos e gestão e que possa realizar rapidamente intervenções, à medida em que ocorram flutuações de processo de maneira a garantir a melhoria do desempenho da Cooperativa e o efetivo sucesso de sua gestão estratégica. Um sistema de medição de desempenho tem como intuito servir de base para (FNQ, 2012): analisar problemas estratégicos de forma proativa, antes que desvios ocorram; apoiar a busca de novos caminhos estratégicos para a organização; apoiar a tomada de decisão;
apoiar o aprendizado da organização;
reconhecer a dedicação coletiva; comunicar as estratégias e as prioridades da alta direção e dos gestores. 3
Vários outros aspectos como Características de um bom sistema de medição de desempenho; atributos de indicadores; classificação; limitação de quantidade e modelo lógico para construção de indicadores são relevantes para compreender o sistema de medição de desempenho, mas não são foco deste trabalho e, por isso, não serão contemplados neste Guia. Considerando a evolução do Sistema de Gestão da Unimed-BH ao longo dos últimos anos e a existência de um Planejamento Estratégico que contempla uma visão de curto, médio e longo prazo (até 2020), nosso trabalho, neste momento, deve
focar na revisão e avaliação dos indicadores já existentes.
Desafios Buscar entendimento comum de que medir o desempenho não é um gasto ou burocracia; que indicadores devem medir resultados e não somente atividades e enraizar a cultura de que todos estamos comprometidos em identificar os indicadores mais importantes; que iremos identificar os indicadores que realmente devem ser utilizados; que todos somos responsáveis pela entrega dos produtos e/ou serviços e que todos somos responsáveis pelo resultado final.
Revisão/avaliação de Indicadores Metodologia A partir do estudo de metodologias já consolidadas e referenciadas no mercado, a Unimed-BH desenvolveu sete critérios para avaliação dos indicadores já existentes na Cooperativa:
Representatividade Custo do Indicador
Relevância
Origem dos dados
Definição da Meta
Objetividade, Clareza e Entendimento
Confiabilidade Metodológica e comparabilidade
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A definição de cada critério na Unimed-BH levou em consideração a adequação da realidade da Cooperativa ao método SMART, sendo:
Critérios SMART
S
E
s
pecífico
M Mensurável A Alcançável
R
R T
ealista ou Relevante
T
emporal
Critérios Unimed-BH Objetividade, Clareza e Entendimento O indicador deve contar expressões, nomes e metodologia de cálculo de fácil compreensão e de utilização por grande parte dos colaboradores. Confiabilidade Metodológica e Comparabilidade e Origem dos dados Deve possuir um método de avaliação bem definido que permita comparabilidade com o mercado e os dados para coleta do indicador devem ser seguros
Definição da meta O indicador deve possuir uma meta condizente com o seu comportamento e manter uma série histórica de desempenho.
Relevância, Representatividade e Custo do Indicador O indicador deve se relacionar diretamente com um ou mais objetivos estratégicos, gerando ainda grande impacto na abrangência do objetivo e seu resultado deve permitir a tomada de decisão para toda a cooperativa. A coleta do indicador não deve demandar novos investimentos e/ou redimensionamento de recursos físicos, financeiros e de pessoal.
Definição da meta Além de possuir uma meta condizente com o seu comportamento, o indicador manter uma série histórica de desempenho, ou seja, ser oportuno no tempo
Aplicação É recomendável que cada gestor, juntamente com um representante da GEPP ou da AGSP, aplique o instrumento de avaliação para cada um dos indicadores existentes da área. Na impossibilidade, o gestor deve indicar um colaborador para realização do trabalho.
Cada critério possui um peso numa escala que varia entre 02 (mínimo) e 04 (máximo), conforme tabela abaixo. A partir de perguntas direcionadoras para cada um dos critérios definidos, será possível atribuir uma pontuação que, de acordo com o peso, vai identificar os indicadores que melhor atendem aos requisitos esperados para o sistema de medição de desempenho da Unimed-BH. Neste primeiro momento, a avaliação será feita somente para indicadores estratégicos e gerenciais.
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Importante! Limitações da quantidade de indicadores Atualmente, a Unimed-BH possui uma relação de 274 indicadores, entre gerenciais e estratégicos e mais 271 operacionais. As referências bibliográficas sobre o tema recomendam que cada nível hierárquico (estratégico, gerencial e operacional) monitore um conjunto diferente e limitado de indicadores que devem, ainda, integrarse e se correlacionarem. Na verdade,
todos são importantes, mas o grau de importância estratégica certamente é variável. Em um modelo de planejamento baseado no BSC, como que o que é adotado na Unimed-BH, recomenda-se como número ideal uma média de 1,5 indicador por objetivo estratégico. Critérios Perguntas direcionadoras A
B
C
PESO
Os dados para coleta do indicador são gerados por sistemas transacionais* ougerados por órgãos externos.
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1
Origemdos dados
Os dados para coleta do Os dados para coleta do indicador indicador são gerados e validados são gerados por uma área e somente pela área de origemou validados por outra. não estão disponíveis.
2
Definiçãodameta
Oindicador possui uma meta Oindicador possui uma meta bem definida não condizente como definida condizente como comportamento do indicador ou comportamento do indicador. não possui série histórica.
Oindicador não possui meta definida.
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3
Confiabilidade metodológica e comparabilidade
Diferentes colaboradores/áreas conseguemobter o mesmo Não existe metodologia definida e resultado para o indicador nemcomparabilidade para o seguindo a metodologia definida indicador. e/ou o indicador permite comparabilidade com o mercado.
Diferentes colaboradores/áreas não conseguemobter o mesmo resultado para o indicador seguindo a metodologia definida e/ouo indicador não permite comparabilidade como mercado.
3
4
Objetividade, Clarezae entendimento
As expressões, nomes e metodologia de cálculo do indicador são conhecidos e podemser utilizados por toda cooperativa.
As expressões, nomes e metodologia de cálculo do indicador são conhecidos e podemser utilizados por colaboradores de diferentes áreas.
As expressões, nomes e metodologia de cálculo do indicador são conhecidos e utilizados somente por colaboradores da área.
2
Relevância
Oresultado do indicador é relevante e permite a tomada de decisão somente para a gestão responsável pela sua análise.
Oresultado do indicador e sua análise são relevantes e permitema tomada de decisão para mais de uma gestão da cooperativa.
Oresultado do indicador e sua análise são relevantes e permitema tomada de decisão para a cooperativa como umtodo.
4
Representatividade
Oindicador relaciona-se direta e claramente comumoumais processos da área.
Oindicador relaciona-se indiretamente comumoumais objetivos estratégicos da cooperativa ounão é totalmente representativo na abrangência do objetivo (é umrecorte pouco significativo dos valores econômicos e assistenciais).
Oindicador relaciona-se direta e claramente comumoumais objetivos estratégicos da cooperativa e temgrande impacto na abrangência do objetivo (é um recorte significativo dos valores econômicos e assistenciais).
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Custodoindicador
A coleta para o indicador não demanda novos investimentos e/ouredimensionamento de recursos físicos, financeiros e de pessoal.
A coleta para o indicador demanda novos investimentos de recursos físicos oufinanceiros ou de pessoal.
A coleta para o indicador demanda redimensionamento de recursos físicos oufinanceiros ou de pessoal.
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Figura2: Matriz de critérios de avaliação de indicadores Unimed-BH
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Exemplo de aplicação Indicador: Objetivo Estratégico vinculado: Avaliação na Matriz:
Nota-se, neste caso, que o Ebita obteve a pontuação máxima de classificação na matriz (100%), atende aos requisitos esperados para o Sistema de medição de desempenho da Cooperativa.
Cronograma
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Agenda Futura Ranking dos indicadores melhor avaliados Consolidado da avaliação de indicadores realizada pelas áreas.
Estruturação da árvore de indicadores para cada Superintendência Esta etapa consiste na estruturação visual, a partir da classificação dos indicadores, de acordo com a relação de causa e efeito entre os indicadores estratégicos, gerenciais e operacionais utilizados pelas áreas. Permitirá identificar também processos críticos não contemplados no sistema de medição e ainda a existência de indicadores posicionados (categorizados) de forma equivocada.
Desdobramento das diretrizes e suas respectivas metas globais, os objetivos estratégicos e respectivos indicadores estratégicos Será realizado alinhamento das contribuições de cada Superintendência Geral para as diretrizes da Cooperativa e, a partir daí, da identificação de Fatores Críticos de Sucesso para desdobramento dos indicadores.
Referências Bibliográficas
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