INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS INTRODUÇÃO: Ao longo dos anos, a Unimed-BH vem experimentando um aprendizado que coincide ou confirma as teorias sobre planejamento e estratégia. O mundo globalizado, o advento das tecnologias e outros fatores fazem com que as mudanças sejam cada vez mais frequentes. Em função disso, as organizações precisam trabalhar com flexibilidade, adaptando a sua estratégia com a maior agilidade possível. Henry Mintzberg, criticando as teorias e fórmulas tradicionais de Planejamento Estratégico diz: “Temos uma imagem preconcebida do que é planejamento estratégico: um monte de gente se tranca numa sala e sai dela com uma estratégia”. Um caso típico que evidencia esta necessidade de flexibilidade é o acompanhamento dos indicadores de gerenciamento de projetos na Unimed-BH. O indicador estratégico utilizado em 2015 para acompanhamento das entregas em projetos (que considerava a primeira linha de base planejada) atingiu 52,72%. Porém, se considerarmos a última linha de base, ou seja, aceitarmos as mudanças documentadas, chegamos a um desempenho de 77,6% das entregas realizadas no prazo. Ao longo de 2016, queremos deixar o fluxo de mudanças mais sedimentado entre os diversos atores do gerenciamento de projetos na Unimed-BH. A primeira recomendação é: formalize, registre. O segundo aspecto é: embora tenhamos a certeza de que mudanças ocorrerão e, por vezes, serão necessárias e justificáveis, cabe sempre aos líderes e às equipes de projeto, com o apoio da Coordenação do Escritório de Projetos, agir preventivamente, mitigando riscos e reduzindo impactos da mudança. Sendo assim, conheça as Instruções sobre Solicitação de Mudanças em Projetos na Unimed-BH.
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INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS FLUXO: A figura abaixo ilustra o fluxo detalhado de solicitação de mudanças em projetos adotado pela Unimed-BH a partir de 2016. Fique atento. É sempre importante manter os registros atualizados.
Legenda: Analista de projeto do Escritório Corporativo de Projetos
Líder do Projeto/ área de negócio
O principal responsável por zelar pelos registros de mudança, bem como tomar as devidas providências para alinhar as partes interessadas é o líder do projeto. A Coordenação do Escritório de Projetos apoia o líder neste intuito, tanto no que se refere aos registros como ao acionamento das partes interessadas.
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INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS ALÇADAS DE APROVAÇÃO EM PROJETOS:
Nem todas as mudanças em projetos precisam ser aprovadas pelo Comitê Executivo. Existem mudanças de menor impacto que podem ser aprovadas pelo Cliente e outras pelo Patrocinador do Projeto. Fique atento às alçadas de aprovação em projetos. Figura ao lado.
ALÇADAS DE APROVAÇÃO EM ESTUDOS:
Nem todas as mudanças em estudos precisam ser aprovadas pelo Comitê Executivo. Existem mudanças de menor impacto que podem ser aprovadas pelo Cliente e outras pelo Patrocinador do Estudo. Fique atento às alçadas de aprovação em estudos. Figura ao lado.
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INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS CRITÉRIOS: Na análise das solicitações de mudanças em projetos, caberá ao CEP o papel de municiar o Comitê Executivo e demais instâncias de aprovação em relação à crítica sobre quão justificáveis são as mudanças solicitadas. Para esta finalidade, foi construída pelo CEP uma matriz que, a partir de critérios pré-definidos, gera uma recomendação em relação as mudanças baseado na análise conforme os critérios abaixo:
Governabilidade
Empenho
Mudanças Organizacionais
Mapeamento do risco da mudança
Concorrência com a rotina
Impacto da mudança
Falhas de comunicação ou de planejamento
Recorrência em área de conhecimento
Recorrência em entrega
Governabilidade
Este critério busca avaliar o quanto as mudanças solicitadas eram previsíveis e estavam sobre a possibilidade de atuação do líder de projeto e da área ou mesmo de outras áreas da Unimed-BH envolvidas. A mudança gerada por fatores externos que não estão sob a governabilidade da Unimed-BH devem ser compreendidas como mais aceitáveis que as demais.
Escala de avaliação O fator de mudança é externo ou proveniente de outro projeto e não está sob controle da equipe, líder e áreas envolvidas
O fator de mudança não está sob controle da equipe e do líder, mas está sob controle das áreas envolvidas.
O fator de mudança está sob controle da equipe, líder e áreas envolvidas.
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INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS
Mudanças Organizacionais
Este critério visa analisar se alguma mudança deliberada na estratégia da organização (ou mesmo na(s) área(s) envolvida(s)) gerou a mudança no projeto). A mudança no projeto gerada pela mudança na estratégia organizacional deve ser compreendida como mais aceitável do que uma eventual mudança pontual que não se vincula a uma escolha estratégica da organização.
Escala de avaliação A mudança é decorrente de uma alteração na estratégia na organização, deliberada pela Diretoria ou Comitê Executivo e impacta na execução do projeto.
A mudança é decorrente de uma alteração na estratégia da área, deliberada pelo Superintendente de área, Gestor e/ou Coordenador e impacta na execução do projeto.
A mudança não está relacionada com alteração na estratégia da organização ou da área, e não impacta na execução do projeto.
Este critério tem como objetivo avaliar quão preventiva foi a atuação do líder e da equipe de projeto para evitar a mudança ou mitigar seus Empenho impactos. Busca-se, assim, incentivar uma atitude proativa e uma visão antecipada sobre os cuidados necessários em relação a mudança. Importante ressaltar a importância dos registros formais. Escala de avaliação O Líder do projeto agiu e possui evidência formal* de maneira preventiva ou corretiva para evitar a mudança.
Mapeamento do risco da mudança
O Líder do projeto agiu e não possui evidência formal* de maneira preventiva ou corretiva para evitar a mudança.
O Líder do projeto irá propor alguma ação preventiva ou corretiva para evitar ou corrigir mudanças futuras.
Complementar ao critério anterior, este trabalha a gestão de riscos e visa avaliar se o líder possui uma visão sistêmica sobre o projeto e conseguiu mapear adequadamente os riscos e tratá-los.
Escala de avaliação Mapeamento do risco
O risco da mudança foi mapeado durante o planejamento e/ou execução do projeto e acompanhado conforme plano de resposta.
O risco da mudança foi mapeado durante o planejamento e/ou execução do projeto e não foi acompanhado conforme plano de resposta.
O risco da mudança não foi mapeado durante o planejamento e/ou execução do projeto.
INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS
Concorrência com a rotina
Este critério avalia a capacidade das áreas em conciliar a rotina e os projetos, balanceando desde o planejamento os recursos envolvidos nos projetos e fortalecendo/qualificando o processo de planejamento.
Escala de avaliação A mudança não é decorrente de uma necessidade de priorização das atividades da rotina em detrimento as atividades do projeto.
Impacto da mudança
A mudança é decorrente de uma necessidade de priorização das atividades da rotina em detrimento as atividades do projeto e possui solução de contorno.
A mudança é decorrente de uma necessidade de priorização das atividades da rotina em detrimento as atividades do projeto e não possui solução de contorno.
Este critério analisa quão abrangente é a mudança e o qual o tamanho do impacto que ela gera.
Escala de avaliação O impacto da mudança será em apenas uma área de conhecimento (escopo, prazo, custo, recurso, etc.)?
Concorrência com a rotina
O impacto da mudança será em duas áreas de conhecimento (escopo, prazo, custo, recurso, etc.)?
O impacto da mudança será em três ou mais áreas de conhecimento (escopo, prazo, custo, recurso, etc.)?
Este indicador avalia se as mudanças em uma determinada área de conhecimento em projetos são recorrentes ou eventuais.
Escala de avaliação A mudança não é decorrente de uma necessidade de priorização das atividades da rotina em detrimento as atividades do projeto.
A mudança é decorrente de uma necessidade de priorização das atividades da rotina em detrimento as atividades do projeto e possui solução de contorno.
A mudança é decorrente de uma necessidade de priorização das atividades da rotina em detrimento as atividades do projeto e não possui solução de contorno.
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INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS
Recorrência em entrega
Este critério avalia quão recorrentes são as mudanças em uma mesma entrega. Quanto mais recorrentes estas forem, maior a possibilidade de não ter sido feito um planejamento de qualidade para esta entrega.
Escala de avaliação O projeto não apresentou mudança nesta(s) entrega(s) anteriormente.
O projeto já apresentou mudança nesta(s) entrega(s) uma vez.
O projeto já apresentou mudança nesta(s) entrega(s) duas ou mais vezes.
Este indicador avalia se as mudanças em uma determinada área de conhecimento em projetos são recorrentes ou eventuais.
Recorrência em área de conhecimento
Escala de avaliação O projeto não apresentou mudança nesta(s) área(s) de conhecimento (escopo, prazo, custo, recurso, etc.) anteriormente.
Falha de comunicação e planejamento
O projeto já apresentou mudança nesta(s) área(s) de conhecimento (escopo, prazo, custo, recurso, etc.) uma vez.
O projeto já apresentou mudança nesta(s) área(s) de conhecimento (escopo, prazo, custo, recurso, etc.) duas ou mais vezes.
Em relação a este critério, o objetivo é verificar se o planejamento e a comunicação em relação ao projeto estão sendo bem gerenciados e conduzidos.
Escala de avaliação A mudança foi ocasionada por uma falha de comunicação ou falha no planejamento (Ex.: alinhamento do escopo/expectativas) do projeto e não poderia ter sido evitada.
A mudança foi ocasionada por uma falha de comunicação ou falha no planejamento (Ex.: alinhamento do escopo/expectativas) do projeto e poderia ter sido evitada.
A mudança não foi ocasionada por uma falha de comunicação ou falha no planejamento (Ex.: alinhamento do escopo/expectativas) do projeto.
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INSTRUÇÕES SOBRE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS
CONCLUSÕES É sempre importante ressaltar que esta análise possui caráter de recomendação, cabendo à instância definida conforme a alçada considerar a mudança solicitada como justificável ou não e aceitá-la. Busca-se com estas análises promover a melhoria contínua e o aprendizado organizacional no gerenciamento de projetos na Unimed-BH.
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