Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
POZYSKANIE PIENIĘDZY
Środki na działalność harcerską pochodzą z różnych źródeł - w tej części wymienione są najczęstsze sposoby ich pozyskania. Pieniądze można pozyskiwać na działania statutowe czyli zakup/wynajem sprzętu oraz materiałów do jego konserwacji, zakup materiałów programowych: artykułów biurowych/ książek, drobnych nagród rzeczowych, elementów umundurowania, zakup środków opatrunkowych do apteczek, artykułów spożywczych i środków czystości, wynajem pomieszczeń, zakwaterowanie uczestników biwaków, rajdów, zlotów, opłaty za korzystanie z noclegów, bilety wstępu na imprezy kulturalne, koszty wycieczek, opłaty pocztowe, koszty wyżywienia w obcych placówkach takich jak bary, stołówki czy restauracje.
DAROWIZNA Każda osoba lub firma może dobrowolnie przekazać pieniądze lub sprzęt na rzecz gromady, drużyny czy szczepu. Jako zarejestrowana organizacja pozarządowa możemy przyjąć takie środki na konto, o ile w tytule przelewu pojawia się słowo darowizna. Można wydać te pieniądze na dowolne cele statutowe, chyba że darowizna jest na konkretny cel (np. zakup sprzętu) lub na rzecz konkretnej osoby w ramach działalności harcerskiej jak dofinansowanie udziału w HAL dla wskazanego w tytule przelewu zucha lub harcerza.
STAN KONTA - SALDO PO HAL / DSCZ Na Waszym koncie mogą znajdować się pieniądze, które zostawiacie sobie jako zabezpieczenie w budżecie. Po obozie, biwaku czy innej DSCZ, które rozliczycie może zostać saldo - co oznacza, że nie wydaliście wszystkiego, co zebraliście. Przyjmujemy, że może zostać max. 10% budżetu, którym obracaliście w ramach jakiegoś projektu. Takie saldo możecie swobodnie wydać w ciągu 3 miesięcy od końca akcji. Skarbnicy stołecznych hufców umówili się z chorągwią, że po kwartale będą wydawać te pieniądze we własnym zakresie, żeby nie sprawiać wrażenia, że „zarabiamy” na zuchach i harcerzach.
DOFINANSOWANIE - NP. ROHIS Możecie pozyskiwać środki z różnych zewnętrznych grantów i dedykowanych środków. Takie pieniądze są znaczone, co znaczy, że trzeba wydać na konkretne cele, na które zostało przyznane dofinansowanie. ROHiS to rządowy program wspierania harcerstwa, w ramach którego ZHP otrzymuje środki, które może wydawać na konkretne cele, np. tylko kursy, programy które kończą się zdobyciem sprawności lub remonty. -1-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
1% PDOF 1 procent od Podatku Dochodowego Osób Fizycznych to pieniądze, które możemy pozyskiwać na działania statutowe, dzięki temu, że Chorągiew Stołeczna ma status Organizacji Pożytku Publicznego. Każda osoba, która uzupełnia PIT ma możliwość do końca kwietnia następnego roku przekazać 1% wybranej przez siebie organizacji, wpisując numer KRS Chorągwi (0000268913) i szczegółowy tytuł (Centrum + numer środowiska). Te środki przychodzą do nas pod koniec tego roku i mamy czas do 30 marca następnego roku, żeby wydać te pieniądze i je rozliczyć. Znów, są to środki znaczone - co znaczy, że przedstawiając faktury należy opisać je hasłem 1% PDOF.
AKCJA ZAROBKOWA Akcja zarobkowa to forma pozyskiwania pieniędzy, w której sprzedajcie jakieś przedmioty lub swoje działania, czyli usługi. To znaczy, że wyznaczacie minimalną cenę i w zamian za jej uiszczanie (nawet jeśli zbieracie do puszki) dana osoba coś otrzymuje. To bardzo wychowawcza forma pracy, o ile pomyśli się sensownie o tym, jak i po co ją organizować. Można sprzedawać figurki z masy solnej czy inne efekty majsterki, samodzielnie upieczone ciastka, usługę grabienia liści, wykonania koszulek a nawet przeprowadzenia warsztatów. Żeby zorganizować akcję musicie przede wszystkim zgłosić ją do Hufca oraz otrzymać zgodę właściciela terenu - dyrektora szkoły, spółdzielni mieszkaniowej, sklepu czy proboszcza. W trakcie trwania akcji i do 2 tygodni przed nią, możecie ponosić koszty - jak transport, druk czy materiały. Wszystkie pieniądze, które zarobicie trzeba koniecznie przed północą tego dnia przeliczyć i przekazać o nich informację do Hufca. Ponieważ nie mamy kas fiskalnych to dokument wystawiany przez poziom wyżej jest oficjalnym dowodem sprzedaży i musi mieć taką datę jak sama sprzedaż. Oznacza to, że jeśli akcja zarobkowa trwa więcej niż jeden dzień, to każdego wieczora trzeba przeliczyć zebrane pieniądze i dać znać o takim przychodzie. Rozliczając akcję zarobkową trzeba od zebranej kwoty odjąć koszty, a także odłożyć pieniądze na zapłacenie podatku VAT sprzedanych rzeczy lub usług. Rozliczenie akcji trzeba przekazać do Hufca w ciągu 7 dni od końca akcji. Wszystkie obowiązki znajdziesz w dokumencie „Zasady organizacji akcji zarobkowych w Chorągwi Stołecznej ZHP” [klik].
ZBIÓRKA PUBLICZNA Możecie zbierać pieniądze po prostu na jakiś cel - kupno nowych namiotów, organizację ciekawych zbiórek czy szkolenie zastępowych. Jeśli nie ma żadnej minimalnej kwoty, którą trzeba uiścić to można zbierać w formie kwesty, czyli zwykłego zbierania do puszek. Ważna uwaga - nie wolno w zamian za dołożenie się do zbiórki wręczać żadnego konkretnego przedmiotu, tzn. nie może być wrażenia za wrzucenie do puszki ktoś coś „kupuje”. Taką zbiórkę można przeprowadzać w miejscach publicznych, w parkach, na ulicach lub cmentarzach. Należy zgłosić się do Hufca na 2 tygodnie przed jej terminem i uzupełnić wniosek, który trzeba zgłosić do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Później trzeba wpłacić pieniądze na konto Hufca, a do MSWiA i Hufca złożyć sprawozdania ze zbiórki i jej rozliczenie. Informacje o prowadzonej zbiórce oraz jej wynikach będą dostępne na stronie zbiorki.gov.pl. -2-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
DSCZ Dodatkowa składka członkowska zadaniowa (DSCZ) jest jedną z form pozyskiwania pieniędzy. Tak samo jak w przypadku zwykłej składki członkowskiej, DSCZ jest zbierana od członków drużyny. Różnica jest taka, że DSCZ jest jednorazowa - na określony cel np. biwak, koszulki, czy imprezę. Całość zebranych środków trafia do jednostki i tam musi być rozliczona.
WNIOSEK O DSCZ Aby otrzymać zgodę na zbieranie DSCZ należy wypełnić wniosek [klik]. Są w nim zawarte podstawowe informacje, których potrzebujemy, m.in.: • cel i kwota zbieranej składki, • czy przewidujecie zniżki np. dla kadry, • czy zbieracie gotówkę, czy będziecie prosić o przelew na konto waszej jednostki. Po wypełnieniu wniosku otrzymujecie swój numer DSCZ. Możecie go odnaleźć w arkuszu który automatycznie zbiera dane z wypełnianych wniosków [klik].
* BUDŻET Jesteśmy kadrą w harcerstwie po to, żeby nasze dzieciaki wychowywać, a nie na nich zarabiać. Potrzebujemy wiedzieć, że kwota DSCZ, którą chcecie zbierać wystarczy Wam na realizację super programu, a z drugiej strony, że nie ma w niej dużej górki. Dlatego do wszystkich imprez hufcowych oraz wszędzie tam, gdzie chcecie zbierać więcej niż 150 zł od osoby prosimy o przesłanie budżetu. To zwykła tabela lub dokument, w którym opisujecie środki potrzebne do zorganizowania całej imprezy - ile wyniosą koszty stałe (niezależne od tego ile będzie osób jak wynajem busa czy nagroda dla zwycięzcy) oraz koszty zmienne (np. cena kompletu materiałów/wyżywienia na jedną osobę) oraz planowaną liczbę uczestników.
ZBIERANIE PIENIĘDZY Pieniądze możecie zbierać bezpośrednio - czyli gotówkę do ręki lub zachęcić rodziców do przelania pieniędzy na konto jednostki. Jeśli zbieracie gotówkę musi zostać wystawiony dokument potwierdzający, że pieniądze wpłynęły do hufca oraz że wy jesteście w ich posiadaniu i będziecie dysponować tą gotówką. W tym celu w dniu, w którym zbieracie pieniądze, musicie skontaktować się z odpowiednią osobą z zespołu finansowego wymienioną w formularzu i podać ostateczną kwotę, którą przyjęliście. Na tej podstawie zostanie wystawiony dowód wpłaty (KP) oraz dowód wypłaty (KW).
-3-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
Jeśli zbieracie DSCZ na konto, to w tytule przelewu musi znaleźć się numer DSCZ. Poinformujcie o tym rodziców/harcerzy, podając im konkretny numer konta jednostki i przykładowy tytuł, np. DSCZ 1/2020 + biwak/obóz/koszulki + imię i nazwisko zucha lub harcerza.
WYDAWANIE PIENIĘDZY
Środki zgromadzone na koncie jednostki służą celom statutowym, czyli realizacji programu jednostek i rozwoju środowisk - to Wy decydujecie o tym, na co potrzebujecie je wydać. Najlepiej płacić za faktury bezpośrednio z konta Hufca, co dla nas oznacza najmniej papierków w rozliczeniu. Można pobrać zaliczkę, czyli dostać przelew z konta swojej jednostki, na zakupy, które będziecie robić. Jeśli już wydaliście pieniądze i macie to nich fakturę to można je odzyskać w formie zwrotu z konta. Jeśli płacicie za zakupy własną kartką to należy opisać to na fakturze.
NIEDOZWOLONE ZAKUPY Z racji profilu działalności harcerskiej jest oczywiste, że niektórych rodzajów produktów nie da się rozliczyć jako naszej działalności. Znaczy to, że na fakturze nie może być artykułów tytoniowych, alkoholowych czy środków antykoncepcyjnych. W Chorągwi Stołecznej nie rozlicza się też napojów energetycznych ani naczyń jednorazowych, które nie są biodegradowalne. Wydatkując środki z programu ROHIS nie można opłacać: kawy, kosztów transportu przesyłki (kurier, inPost czy koszt przesłania paczki) oraz siatek jednorazowych.
UDOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Każda złotówka wydana z harcerskich pieniędzy powinna być potwierdzona przez sprzedawcę dokumentem, na którym znajduje się przynajmniej NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) Chorągwi Stołecznej (527 252 61 38). Od tego roku przed zapłaceniem za zakupy lub usługę należy poinformować sprzedawcę, że chcecie fakturę. Bez podania NIPu do paragonu nie będzie możliwości uzyskania faktury później - czyli jeśli puściliście harcerzy po zakupy obiadowe i wrócą z samym paragonem bez NIPu, to od sklepu już nie dostaniecie faktury i nie będzie się jak rozliczyć. Dane Chorągwi Stołecznej, których należy używać do uzyskania faktury to: CHORĄGIEW STOŁECZNA ZHP ul. PIASKOWA 4, 01-067 Warszawa NIP: 527 252 61 38
-4-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
PŁATNOŚĆ Z KONTA Każda jednostka lub środowisko ma swoje konto, z którego może nadawać przelewy. Jeśli Wasz przedstawiciel ma dostęp do konta [klik] może sam ustawić takie zlecenie. Można też przekazać dane do przelewu do Skarbnika lub członka zespołu finansowego zajmującego się rozliczeniami. Czasami sprzedawca wystawia pro formę lub fakturę z terminem płatności - w takim wypadku wszystkie dane znajdują się tam i należy numer tego dokumentu umieścić w tytule przelewu. Jeśli nie ma takiego dokumentu dane potrzebne do przesłania przelewu to: • numer konta sprzedawcy • nazwę sklepu lub usługodawcy • kwota oraz tytuł przelewu Ważne! Pamiętaj o sprawdzeniu, czy odbiorca znajduje się na „białej liście” - według polskiego prawa wolno wykonywać przelewy wyłącznie do płatników VAT, którzy znajdują się w tym systemie. Jeżeli masz do zapłacenia więcej niż 15 000 zł (nawet jeśli rata jest mniejsza) to obowiązuje tzw. split payment (mechanizm podzielonej płatności). Przy takim przelewie należy wskazać kwotę podatku VAT, która odprowadzana jest na inny rachunek. W przypadku takich cen żadnej części kwoty nie wolno już opłacić gotówką.
ZALICZKA LUB ZWROT
Niezależnie od tego, czy już wydałaś/eś pieniądze, czy dopiero masz to w planach, to żeby wypłacić tak pieniądze z konta musisz uzupełnić wniosek [klik]. Dla obydwu tych czynności jest on wspólny, bo zespołowi finansowemu łatwiej dzięki temu pilnować wszystkich rozliczeń. Zaliczka to nic innego jak pieniądze wypłacone osobie na określony cel, żeby nie trzeba było zakładać ze swojej kieszeni. Jeśli chcesz uzyskać zaliczkę lub zwrot podaj we wniosku w miarę szczegółowo na co idą te pieniądze. Zamiast ogólnego stwierdzenia „materiały programowe” napisz np. cykl egipcjanina, chusty i naramienniki, skrzynie pionierskie, itp., a przynajmniej wskaż główny zakup. Gdyby później cokolwiek się działo z rozliczeniem, to jest nam dużo łatwiej dojść, czego dotyczyła dana kwota, a jako Zjazd zobowiązaliśmy Skarbnika to pilnowania tego tematu. Wszystkie zaliczki i zwroty znajdują się w pliku „wniosek o zaliczkę/zwrot” [klik] - w kolumnie P można znaleźć nasz wewnętrzny numer rozliczenia, potrzebny do nadania przelewu czy rozliczenia się. Na podstawie wniosku członek zespołu finansowego przygotowuje przelewy bankowe kilka razy w miesiącu. Jeśli masz dostęp do konta możesz to robić samodzielnie, pamiętaj tylko o właściwym zatytułowaniu przelewu. Zwroty autoryzuje Skarbniczka Hufca dopiero po przekazaniu faktur do zespołu finansowego.
TYTUŁ PRZELEWU
W przypadku zaliczki w tytule musi znaleźć się: • słowo zaliczka • nazwisko zaliczkobiorcy • cel zaliczki • numer rozliczenia/zaliczki • ew. „do rozliczenia do” [data] - o ile starczy miejsca w tytule. -5-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
W przypadku zwrotu trzeba najpierw uzupełnić Tabelkę, o której więcej w rozdziale „Rozliczenie”. Po jej uzupełnieniu, w szarej części na dole, znajdzie się wykaz przelewów do zrobienia. Ponieważ do tytułu przelewu trzeba wpisać numer faktury to zazwyczaj na każdy przelew przypadają 3-4 dokumenty. Tytuł przelewu ze zwrotem pieniędzy powinien zawierać: • słowo zwrot • nazwisko osoby, której zwrot się należy • cel zaliczki (np. DMB, święto szczepu, sprzęt, umundurowanie, …) • słowo FV • dla każdej faktury: jej numer, kwota i słowo opisujące co to (np. młotki, składnica, papiernicze, druk, jedzenie, …) • numer rozliczenia - o ile starczy miejsca w tytule.
ROZLICZENIE PIENIĘDZY
Środki harcerskie funkcjonują w zamkniętym obiegu - mogą być tylko na koncie, na zaliczce lub być rozliczone. Dlatego tak ważne jest zbieranie faktur na wszystkie harcerskie wydatki, bo bez nich nie ma podstawy zwrotu lub udowodnienia, że zostały wydane na ZHP.
TERMINY Rozliczenie środków należy przekazać do zespołu finansowego do końca miesiąca, w którym odbywało się wydarzenie, którego dotyczyła zaliczka. Termin ten wynika z tego, że w pierwszym tygodniu nowego miesiąca jako Hufiec musimy przekazać rozliczenie za poprzedni miesiąc do Chorągwi - np. do 7 kwietnia musimy złożyć rozliczenie marcowe. Jeśli przygotowywaliście się do biwaku październikowego od wakacji i faktury są z tych miesięcy, to zamiast co miesiąc dawać nam jeden dokument, to wszystkie trzeba przekazać do końca października. Staramy się, by poza organizacją HAL - rozliczenie zamykało się w jednym kwartale. Wiadomo, że jeśli wydarzenie, którego dotyczyła zaliczka, odbywało się pod koniec miesiąca i nie jest realne, żeby się rozliczyć w ciągu kilku dni, to można przynieść rozliczenie pod koniec następnego. Ponieważ rok finansowy trwa od stycznia do grudnia, to te reguły nie obowiązują pod koniec roku. Do 15 grudnia należy przynieść wszystkie dokumenty z listopada i grudnia oraz nierozliczone faktury z roku. Nie ma też możliwości rozliczania faktur z lat poprzednich w styczniu czy lutym! Zakupy, które muszą odbyć się w okresie świątecznym należy indywidualnie omawiać ze Skarbniczką. Szczególne terminy rozliczeń dotyczą: • 1%, który należy rozliczyć do 30 marca, • ROHiSu w Chorągwi Stołecznej - do 15 listopada, • HALu - 30 dni od końca formy (chyba, że była dofinansowana to krócej), • akcji zarobkowych - 14 dni od ich zakończenia. -6-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW Po zebraniu wszystkich faktur w jednym miejscu należy je właściwie przygotować do rozliczenia. Przede wszystkim, trzeba sprawdzić, czy dane na fakturze są właściwe - nie powinno być żadnej dodatkowej cyferki w NIPie, złego adresu, przekręconej nazwy, nazwy innego hufca czy błędów ortograficznych - nie jesteśmy w Horongwi Słonecznej. Jeśli w danych wszystko się zgadza, to wszystkie dokumenty trzeba doprowadzić do formatu A4 rozprostować zgięte rogi, zdjąć przyszyte potwierdzenia. Wszystkie paragony, mniejsze faktury czy dokumenty, które są z tyłu całe zadrukowane (jak FV z Castoramy) należy przykleić możliwie na środku, do czystej kartki A4. Jeśli faktura jest wyjątkowo długa należy ją zagiąć na tył kartki, a gdy nadal wystaje to złożyć w harmonijkę.
OPIS FAKTURY Faktury opisujemy na odwrocie - możliwie u góry strony. Opis służy wytłumaczeniu, jak zostały wydane pieniądze: na co, za ile złotych, kiedy były użyte, przez jaką jednostkę i kto je wydał. Przy niestandardowych zakupach warto opisać dokładnie do czego były użyte. Ponadto należy wskazać z jakiego źródła pochodziły - numer DSCZ, saldo po HAL, 1%, ROHiS, itd. W przypadku opisywania faktur opłaconych ze środków z 1% należy dodać, że materiały służyły realizacji celów statutowych. Można kupować nagrody - należy wtedy opisać, z jakiej okazji i komu zostały wręczone, oraz potwierdzić opis podpisami 3 osób. Jeśli faktura była opłacona z prywatnych pieniędzy, to należy pod opisem dopisać drukowanymi literami ZWROT. Ponadto jeśli została opłacona prywatną kartą płatniczą lub przelewem, to potrzebny jest dopisek właściciela rachunku: Zwrot wykorzystanych środków prywatnych otrzymałam/em. [PODPIS] Proponujemy schemat opisu, w którym znajdują się następujące elementy: [RODZAJ RZECZY] w kwocie [KWOTA Z FV] wykorzystano przy organizacji/zużyto w trakcie [RODZAJ WYDARZENIA] [JEDNOSTKA] w dniu [DATA]. [PODPIS] [ŹRÓDŁO ŚRODKÓW] *ZWROT - Zwrot wykorzystanych środków prywatnych otrzymałam/em. [PODPIS] Ważne! Jeśli na fakturze znajdują się dwa rodzaje zakupów należy opisać obydwa rodzaje!
TABELKA Do rozliczenia wydanych środków należy uzupełnić internetową Tabelkę. To spis wszystkich faktur, które dotyczą Twojej zaliczki lub zwrotu. Jeśli rozliczasz dwie różne zaliczki lub chcesz zwrotu z dwóch różnych kont, to do każdej trzeba przygotować osobną Tabelkę. Jej wzór możesz znaleźć na dysku Hufca, w folderze Finanse [klik]. Wystarczy, że tam ją zostawisz i zespół finansowy przejmie tę sprawę. Aby uzupełnić Tabelkę należy: • wejść do folderu Tabelki i skopiować do tego samego folderu wzór Tabelki [klik] • nazwać plik: numer rozliczenia, nazwisko, cel/główny zakup, słowo zwrot - jeśli dotyczy • wpisać numer rozliczenia, np. 1/202005 [wiersz 1] • podać informację, czy jest to rozliczenie zaliczki/zwrotu - usunąć niepotrzebne [wiersz 3] • uzupełnić imię i nazwisko [wiersz 5] • podać kwotę i datę zaliczki - jeśli to zwrot wpisać 0 zł i pustą datę [wiersze 7 i 9] • wpisać źródło środków - 1%/saldo po HAL/jeśli DSCZ to podać jej numer [wiersz 11] -7-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
• wpisać do każdej faktury jej datę, numer i kwotę [wiersze 16+] • ew. podać numer konta, na który ma być przelany zwrot [wiersz 34] • ew. wskazać konto hufcowe, z którego ma być zwrot - w przypadku, kiedy zwrot pochodzi z innych środków niż jednostki zaliczkobiorcy, np. impreza hufca [wiersz 32] Tak przygotowana Tabelka jest elementem właściwego rozliczenia ze środków harcerskich i podstawą uzyskania zwrotu. Tabelki nie trzeba drukować! Archiwalne Tabelki zespół finansowy przenosi do folderu rozliczone, gdzie podzielone są według lat i miesięcy.
ROZLICZENIA PRZEJAZDÓW W ramach działań harcerskich można wykorzystać różne rodzaje transportu - autobus, kolej, rejs, lot samolotem czy auto. Bilety na podróż dłuższą niż 50 km stanowią same w sobie udokumentowanie podróży, nawet jeśli nie mają na sobie NIPu i danych chorągwi. Należy je przykleić do kartki formatu A4 tak żeby się nie przykrywały - z jej przodu u góry opisać: ile osób, z jakiej jednostki i na jakiej trasie. Z tyłu należy opisać jak normalną fakturę - zsumowując koszt wszystkich biletów z kartki. Dopóki nie mamy zakupionego samochodu na stan, czyli ze zgodą Komendantki i Skarbnika Chorągwi, to nie możemy rozliczyć przejazdów samymi fakturami za benzynę. Jeśli wykorzystujecie auto do przewiezienia sprzętu, zwiadu obozowego lub innych potrzeb harcerskich, to należy uzupełnić delegację [klik], którą podpisuje Komendantka Hufca. Trzeba wpisać tam: imię i nazwisko kierowcy, markę, model, rejestrację samochodu i numer konta, na które należy przesłać zwrot. Następnie należy uzupełnić przystanki podróży (wyjazd, przyjazd) i wpisać odległości, które pokrywają się z drogami z GoogleMaps. Stawkę za kilometr przyjmujemy 0,6 zł, chyba że jako środowisko potwierdzicie ze Skarbniczką inną kwotę wyłączeni na podstawie faktur za benzynę. Takiej delegacji należy nadać numer WYJ/ 01/201901/032 (z właściwym rokiem i miesiącem w środku), nazwać plik i wrzucić do folderu Tabelki. Delegację traktujemy jak fakturę i wpisujemy jej numer do Tabelki jako numer faktury.
NIEWYDANE PIENIĄDZE Jeśli nie wydaliśmy wszystkich pieniędzy z pobranej zaliczki, to musimy je zwrócić i to zaliczkobiorca jest odpowiedzialny za rozliczenie pozostałej kwoty. Z Tabelki wynika ile należy wpłacić na z powrotem na konto drużyny/środowiska lub - wydać na cel, na który miały być przeznaczone środki. Jeśli np. po biwaku zostały środki z DSCZ to można kupić za nie nagrody dla harcerzy, którzy wygrali grę na wyjeździe lub uzupełnić zużyte materiały, ale nie wolno przeznaczyć ich np. na kupno sprzętu pionierskiego.
PRZEKAZANIE ROZLICZENIA Po przygotowaniu i opisaniu wszystkich dokumentów, przygotowaniu Tabelki na dysku Hufca (nie trzeba jej drukować) oraz ew. wpłaceniu niewydanych pieniędzy na konto - można przekazać komplet faktur członkowi zespołu finansowego. W ten sposób można prawidłowo się rozliczyć. OPRACOWANIE | PWD. JUSTYNA
ZARĘBSKA, PWD. PIOTR BŁAŹDZIEWICZ, HM. MARTA MODELSKA | MAJ 2020 -8-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
ZESPÓŁ FINANSOWY HUFCA ZHP WARSZAWA CENTRUM
PWD. JUSTYNA ZARĘBSKA ZBIERASZ GOTÓWKĘ - WYŚLIJ INFORMACJĘ ILE W TYM DNIU
ORGANIZUJESZ AKCJĘ ZAROBKOWĄ - WYŚLIJ WSZYSTKIE DOKUMENTY
CHCESZ DSCZ - UZUPEŁNIJ WNIOSEK, *PRZEŚLIJ BUDŻET
CHCESZ NADAĆ PRZELEW Z KONTA HUFCA - PRZEŚLIJ DANE/FAKTURĘ
CHCESZ ZALICZKĘ - UZUPEŁNIJ FORMULARZ, JEŚLI PILNE TO SKONTAKTUJ SIĘ
CHCESZ FAKTURĘ ZA OBÓZ/BIWAK - UZUPEŁNIJ FORMULARZ
PWD. JUSTYNA GRZESIEWSKA NIE WIESZ ZA ILE OSÓB MASZ PRZEKAZAĆ SKŁADKI - SKONTAKTUJ SIĘ
NIE WIESZ CZY UDAŁO CI SIĘ OPŁACIĆ SKŁADKĘ - SPRAWDŹ W FOLDERZE
MAM NIEPRAWIDŁOWO NALICZONE/OZNACZONE - SKONTAKTUJ SIĘ
-9-
Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
PWD. PIOTR BŁAŹDZIEWICZ NIE WIESZ JAK UZUPEŁNIĆ TABELKĘ - SKONTAKTUJ SIĘ
CHCESZ SIĘ ROZLICZYĆ - UZUPEŁNIJ TABELKĘ, PRZYNIEŚ FAKTURY
CHCESZ ZWROTU - UZUPEŁNIJ WNIOSEK, JEŚLI PILNE TO SKONTAKTUJ SIĘ
PHM. KRZYSZTOF KRYSTMAN ORGANIZUJESZ HAL/HAZ - WYŚLIJ WSZYSTKIE DOKUMENTY
HM. MARTA MODELSKA CHCĘ WIEDZIEĆ ILE MAM 1%/ SALDA - SKONTAKTUJ SIĘ
CHCĘ MIEĆ DOSTĘP DO KONTA - PRZECZYTAJ ZASADY, SKONTAKTUJ SIĘ
POTRZEBUJĘ PRZELEWU W TEJ CHWILI - SKONTAKTUJ SIĘ
CHCĘ POCHWALIĆ / NASKARŻYĆ NA KOGOŚ Z ZESPOŁU - SKONTAKTUJ SIĘ
NIE ROZUMIEM PORADNIKA - PRZECZYTAJ PONOWNIE - 10 -
JAK ROZLICZYĆ FINANSE W HUFCU CENTRUM? Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
ZŁÓŻ WNIOSEK O DSCZ
*PRZEŚLIJ BUDŻET
ZBIERZ GOTÓWKĘ
ZBIERZ NA KONTO TYTUŁ PRZELEWU Z NUMEREM DSCZ (Z WNIOSKU)
ZGŁOŚ DO ZESPOŁU W DNIU, W KTÓRYM ZBIERASZ PIENIĄDZE
- ŻEBY DOSTAĆ KP/KW
ZŁÓŻ WNIOSEK O ZALICZKĘ
MĄDRZE WYDAWAJ I BIERZ FAKTURY CHORĄGIEW STOŁECZNA ZHP, UL. PIASKOWA 4, 01-067 WARSZAWA
NIP: 527 252 61 38
PRZYGOTUJ FAKTURY
OPISZ KAŻDĄ FAKTURĘ [RODZAJ RZECZY] W KWOCIE [KWOTA Z FV] WYKORZYSTANO PRZY ORGANIZACJI/ZUŻYTO [RODZAJ WYDARZENIA] [JEDNOSTKA] W DNIU [DATA]. [PODPIS] [ŹRÓDŁO ŚRODKÓW] *ZWROT - ZWROT WYKORZYSTANYCH ŚRODKÓW PRYWATNYCH OTRZYMAŁAM/EM. [PODPIS] W TRAKCIE
UZUPEŁNIJ TABELKĘ SKOPIUJ WZÓR
WPISZ DANE, KWOTĘ, DATĘ, ŹRÓDŁO ZALICZKI
-
WPISZ
JEŚLI ZWROT
DANE
PODAJ SWÓJ
NUMER ROZLICZENIA
FAKTUR
NUMER KONTA
ZALICZKI/ZWROTU
NAZWIJ TABELKĘ I WPISZ
*WPŁAĆ NIEWYDANE PRZEKAŻ FAKTURY DO ZESPOŁU - 11 -
JAK TYTUŁOWAĆ PRZELEWY W HUFCU CENTRUM? Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
KONTO PRYWATNE SKŁADKI INSTRUKTORSKIE
KONTO HUFCA
SKŁADKA CZŁONKOWSKA [IMIĘ NAZWISKO] KWARTAŁ [NUMER] [ROK]
SKŁADKI JEDNOSTKI
SKŁADKA JEDNOSTKA LICZBA OSÓB KWARTAŁ [NUMER] [ROK] + [IMIĘ NAZWISKO INSTRUKTORA]
DSCZ
DSCZ [NUMER] + [CEL] + [IMIĘ I NAZWISKO ZUCHA/HARCERZA]
NIEWYDANE Z ZALICZKI
ZWROT ZALICZKI [NUMER ZALICZKI] [IMIĘ NAZWISKO ZALICZKOBIORCY]
DAROWIZNA DLA [JEDNOSTKA/IMIĘ NAZWISKO OSOBY]
DAROWIZNA
KONTO HUFCA
KONTO PRYWATNE
ZALICZKA
ZALICZKA, [IMIĘ NAZWISKO ZALICZKOBIORCY], [CEL] [NUMER ZALICZKI], DO ROZLICZENIA [DATA]
ZWROT
ZWROT [IMIĘ NAZWISKO ODBIORCY], [CEL], FV [NUMER FAKTURY], [KWOTA FAKTURY], [GŁÓWNY ZAKUP Z FV]
KONTO HUFCA
SPRZEDAJĄCY
OPŁATA ZA [NUMER PRO FORMY, FAKTURY/ZLECENIA] [GŁÓWNY ZAKUP], [NAZWA SKLEPU]
ZAKUPY
KAŻDY PRZELEW ZA ZAKUPY NALEŻY SPRAWDZIĆ NA BIAŁEJ LIŚCIE!
KONTO HUFCA
MIĘDZY RACHUNKAMI
KONTO HUFCA
PRZEKSIĘGOWANIE [CEL], [POWÓD] - 12 -
JAK OTRZYMAĆ ZWROT W HUFCU CENTRUM? Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
MĄDRZE WYDAWAJ I BIERZ FAKTURY CHORĄGIEW STOŁECZNA ZHP, UL. PIASKOWA 4, 01-067 WARSZAWA
NIP: 527 252 61 38
PRZYGOTUJ FAKTURY
OPISZ KAŻDĄ FAKTURĘ [RODZAJ RZECZY] W KWOCIE [KWOTA Z FV] WYKORZYSTANO PRZY ORGANIZACJI/ZUŻYTO W TRAKCIE [RODZAJ WYDARZENIA] [JEDNOSTKA] W DNIU [DATA]. [PODPIS] [ŹRÓDŁO ŚRODKÓW] *ZWROT - ZWROT WYKORZYSTANYCH ŚRODKÓW PRYWATNYCH OTRZYMAŁAM/EM. [PODPIS]
UZUPEŁNIJ TABELKĘ SKOPIUJ WZÓR
WPISZ DANE, KWOTĘ 0ZŁ, ŹRÓDŁO ZWROTU
WPISZ DANE FAKTUR
PODAJ SWÓJ
NAZWIJ TABELKĘ I WPISZ
NUMER KONTA
ZŁÓŻ WNIOSEK O ZWROT
PRZEKAŻ FAKTURY DO ZESPOŁU
- 13 -
NUMER ROZLICZENIA ZALICZKI/ZWROTU
JAK OPISAĆ FAKTURY W HUFCU CENTRUM? Poradnik finansowy dla kadry Hufca Warszawa Centrum, aktualny na: 2 VI 2020
[RODZAJ RZECZY] W KWOCIE [KWOTA Z FV] WYKORZYSTANO PRZY ORGANIZACJI/ZUŻYTO W TRAKCIE [RODZAJ WYDARZENIA] [JEDNOSTKA] W DNIU [DATA]. [PODPIS] [ŹRÓDŁO ŚRODKÓW] *ZWROT - ZWROT WYKORZYSTANYCH ŚRODKÓW PRYWATNYCH OTRZYMAŁAM/EM. [PODPIS]
JAK NAZWAĆ ZAKUPY NA FAKTURZE? ARTYKUŁY PAPIERNICZE
NP. FLAMASTRY, KARTKI, MARKERY, BIBUŁA, KLEJE, NOŻYCZKI…
ARTYKUŁY SPOŻYWCZE
NP. CZEKOLADA, NAPOJE, OWOCE, KASZA, MIĘSO, SOSY…
WYŻYWIENIE
NP. PIZZA, ZUPA, KEBAB, GOTOWE JEDZENIE… JEŚLI CATERING OPISZ DOKŁADNIE NP. ZESTAW OBIADOWY, 10 SZT
ELEMENTY UMUNDUROWANIA
NP. CHUSTY, NASZYWKI, BLUZY MUNDUROWE, KOSZULKI DRUŻYNY…
ARTYKUŁY PORZĄDKOWE
NP. WORKI NA ŚMIECI, MYDŁO, PAPIER TOALET., PŁYN DO MYCIA…
ARTYKUŁY MEDYCZNE
NP. LEKI, WYPOSAŻENIE APTECZKI…
SPRZĘT
NP. MŁOTKI, GWOŹDZIE, DRUKARKA, NAMIOT, SIEKIERA, MOTYKA…
TRANSPORT
NP. BILETY KOLEJOWE, FAKTURA ZA BILETY KOMUNIKACJI…
MATERIAŁY PROGRAMOWE
NP. KSIĄŻKI, GRY PLANSZOWE, ARTYKUŁY SPORTOWE, INNE… OPISZ DOKŁADNIE DO CZEGO UŻYTO - NP. INTEGRACJA, MAJSTERKA
NAGRODY
DLA HARCERZY I KADRY OPISZ DOKŁADNIE ZA CO, KOMU (IMIĘ I NAZWISKO) + 3 PODPISY
CO JEŚLI POPEŁNIĘ BŁĄD?
- 14 -
NIE PRZEJMUJ SIĘ - SKREŚL BŁĘDNY OPIS (NIE ZAMAZUJ), PODPISZ SIĘ I PISZ DALEJ