Vapaaehtoistoiminnan johtajan roolit

Vapaaehtoistoiminnan johtajana toimit monessa eri roolissa. Erilaisissa organisaatioissa nämä roolit painottuvat eri tavoin, mutta nousevat usein jossakin muodossa esille.

Vapaaehtoistoiminnan johtajan rooleista lukiessasi voit samalla peilata niitä työtehtäviisi. Ehkä tunnistat omaan työhösi kuuluvia tuttuja elementtejä, mutta onko mukana myös rooleja, joissa et ole itse huomannut toimivasi? Toteutatko jotakin rooleista yhdessä muiden kanssa? Puuttuuko jokin omassa tehtävässäsi tärkeä rooli?

Raamien rakentaja

Vapaaehtoisten on tärkeää tietää, mihin toiminnalla pyritään, kuka toimintaa johtaa, millaista tukea, materiaaleja, koulutusta ja vertaistapaamisia on tarjolla, kuinka ajankohtaisista asioista viestitään ja miten toiminnasta voi antaa palautetta ja osallistua itse toiminnan kehittämiseen. Organisaation tehtävänä on kehittää ja ylläpitää vapaaehtoistoimintaa tukevaa vapaaehtoistoiminnan mallia.

Vapaaehtoistoiminnan malli antaa välineitä toimintaan ja tukee vapaaehtoisten hyvinvointia. Siihen kannattaa sisällyttää ainakin seuraavat elementit:

Jos vapaaehtoistoiminnan mallia ei ole, tai se on puutteellinen, vapaaehtoiset voivat kokea, etteivät he saa tukea, tai tietoa. Tällöin he voivat väsyä toimintaan ja antaa itsestään liikaa. Tästä voi seurata uupumusta ja toiminnan lopettaminen. Vapaaehtoistoiminnan mallilla on siis varsin tärkeä merkitys toiminnan onnistumisessa.

Vapaaehtoistoiminnan johtajana tuet vapaaehtoisia toiminnan rajauksessa. Se käy helpommin, kun vapaaehtoistoiminnan malliin on sisällytetty tehtävien sisällön määrittely, josta selviää mitä vapaaehtoisen tehtäviin kuuluu ja mitä niihin ei kuulu.

• peruskoulutus/valmennus • vapaaehtoisten haastattelut ja mahdollinen vapaaehtoistoiminnan sopimus • vapaaehtoistoiminnan opas, tai muu selkeä ohjeistus toimintaan • vapaaehtoistehtävien määrittely ja rajaus (mitä tehtäviin kuuluu, mitä niihin ei kuulu) • vapaaehtoisten vertaisryhmät • yksilöllinen tuki • täydennyskoulutus • vapaaehtoistiedote

Uusille toimijoille tehtävien sisällöt avataan osana ohjeistusta ja peruskoulutusta. Ikääntyvien ryhmätoimintaa ohjaaville kannattaa kertoa, ettei heidän vapaaehtoisrooliinsa kuulu ryhmäläisten kotona vieraileminen tai heidän kuuntelevaksi korvaksi ryhtyminen ryhmätapaamisten ulkopuolella. Rajausta tukee, jos ryhmälle on määritelty tietty kesto ja kokoontumiskertojen määrä.

Ikääntyvien luona vierailevien vapaaehtoisten tehtäviä voidaan puolestaan avata kertomalla, ettei niihin sisälly kotitöiden tekemistä, vaan tehtävänä on toimia ikääntyvän keskustelukumppanina ja arjen ystävänä. Rajauksen avulla vapaaehtoista suojellaan tilanteilta, joissa hän voisi joutua ”ikävänä ihmisenä” kieltäytymään esimerkiksi siivoustyöstä. Kun vapaaehtoistoiminnan mallissa on määritelty tehtävien rajat vapaaehtoinen voi kertoa siivousapua pyytävälle ikääntyvälle, ettei siivous valitettavasti ole toiminnan järjestäjän ohjeistuksen mukaista.

Toiminnan rajaus vapauttaa vapaaehtoiset vaikeasta tilanteesta, jossa kohteliaisuussyistä on painetta venyttää omia rajoja. Vapaaehtoistoiminnan tehtävien määrittely ja rajaus auttavat sinua innostamaan toimijoita niihin tehtäviin, joihin he ovat alun perin halunneet ja jotka heitä motivoivat. Tarvittaessa voit olla vapaaehtoisen tukena ohjaamassa ikääntyvää hakemaan apua ammatillisten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen kautta tai jonkin toisen järjestön toiminnasta.

Kuuntelija ja kannustaja

Vapaaehtoisia kuuntelemalla saat parhaiten tietoa siitä missä mennään ja mihin työtäsi kannattaa suunnata. Ennen kaikkea kysymys on kuitenkin jokaisen vapaaehtoisen yksilöllisestä ja arvostavasta kohtaamisesta. Kuulluksi tulemisen kokemus voimaannuttaa, tuo turvallisuutta ja vahvistaa sitoutumista toimintaan. Aktiivisella kuuntelulla voit tukea vapaaehtoisia ja auttaa löytämään uusia näkökulmia. Samalla omatkin näkökulmasi laajenevat.

Kuuntelemiseen ja kannustamiseen on tärkeää panostaa ja varata riittävästi työaikaa. Vapaaehtoistoiminnan johtajana on hyvä nostaa esille henkilökohtaisten keskustelujen mahdollisuutta ja madaltaa kynnystä yhteydenottoihin. On tärkeää, että vapaaehtoiset tietävät sinun olevan tukena toiminnassa ja sen herättämissä ajatuksissa ja tunteissa. Esimerkiksi puhelimitse voidaan jakaa onnistumisia ja innostumisia, tai arkisia kokemuksia vapaaehtoisena. Haastavissa tilanteissa roolisi vapaaehtoistoiminnan johtajana korostuu. Tehtäväsi voi tällöin muistuttaa valmentajaa, joka kuuntelee, tukee, kannustaa ja tsemppaa.

Vertaistuen mahdollistaja

Säännölliset vapaaehtoisille järjestettävät vertaistapaamiset toimivat tärkeinä jakamisen foorumeina. Muissakin kokoontumisissa, kuten koulutuksissa kannattaa kannustaa jakamaan kokemuksia ja ajatuksia. Keskinäinen yhteys ja kannustava henki innostavat ja sitouttavat toimintaan ja mahdollistavat onnistuneen vertaistapaamisen. Siksi positiivisen ilmapiirin luomiseen kannattaa panostaa. Ryhmän alkaessa on tärkeää sopia, että kaikki tapaamisessa esille nostetut asiat ovat luottamuksellisia.

Roolisi vertaisryhmän vetäjänä on tärkeä. Olennaista on miettiä, kuinka tuet parhaiten vapaaehtoisia tutustumaan toisiinsa, jakamaan toimintaan liittyviä ajatuksia ja tunteita sekä keskustelemaan haastavistakin asioista. Oman työsi kannalta tärkeää on myös ryhmässä esille nousseiden teemojen ja ideoiden huomioiminen toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa.

Vertaisryhmän kokoontumisen voi aloittaa esimerkiksi kuulumiskierroksella, jonka yhteydessä kaikki kertovat omista onnistumisistaan, hyvistä kohtaamisistaan, tai siitä mitä toiminta on lähiaikoina antanut. Tämän jälkeen on helpompi keskustella myös haasteista.

Vertaistapaamiset tarjoavat vapaaehtoisille mahdollisuuden tunteiden ja

kokemusten jakamiseen ja reflektointiin, sekä iloa antavaan yhdessäoloon. Vapaaehtoisten vertaisryhmän merkitystä voi parhaimmillaan verrata hyvään työyhteisöön, jossa erilaisia työhön liittyviä onnistumisia ja haasteita kuullaan, pohditaan ja ratkaistaan yhdessä, erinomaisessa hengessä. Vaikka vapaaehtoistoiminnan johtaja ei ole vapaaehtoisten esimies hänen tehtävänsä on tässä paljolti samanlainen, kun työyhteisön esimiehelläkin, mahdollistaa kuulluksi tulemisia, kohtaamisia, onnistumisia ja ratkaisuja kohti yhteistä visiota ja tavoitteita.

Kouluttaja

Onnistuneen vapaaehtoistoiminnan edellytyksenä on, että vapaaehtoinen saa toimintaa tukevan koulutuksen, tai valmennuksen. Vapaaehtoistoiminnan johtajana toimit ehkä myös kouluttajan roolissa. Tässä tehtävässä autat osallistujia omaksumaan toiminnassa tarvittavat tiedot ja taidot. Erityisen tärkeää on, että osallistujille kirkastuu toiminnan idea, tarkoitus ja merkitys ja että he kokevat olevansa osa innostavaa, hyvää aikaan saavaa yhteisöä.

Koulutus on myös sosiaalinen tapahtuma, joka mahdollistaa osallistujille uusien ystävien löytämisen, ja ajatuksia laajentavat keskustelut. Kouluttajana kehität vapaaehtoisten yhteisöä ja positiivista toimintakulttuuria ja tuet toimijoiden edellytyksiä tulevien asiakkaiden, tai osallistujien voimavaralähtöiseen kohtaamiseen.

Valmentava ja osallistava kouluttaminen sopii vapaaehtoisten kouluttamiseen. Toiminnalliset harjoitukset, ryhmä- ja parityöt, sekä yhteiset keskustelut ovat tärkeitä ja auttavat oppimaan uutta ja ymmärtämään toiminnan eri puolia. Toiveita jatko- ja täydennyskoulutusten aiheiksi on hyvä kuunnella ja huomioida. Mistä tarvitaan lisää tietoa? Mikä innostaisi jatkamaan toiminnassa ja pyytämään siihen muitakin mukaan?

Tehtäviisi voi kuulua myös koulutusten tarjoiluista huolehtiminen, ulkopuolisten kouluttajien valitseminen ja tilajärjestelyt. Tätäkin kautta voit olla rakentamassa voimavaralähtöistä, arvostavaa ilmapiiriä. Koulutustilojen koko, tekniset edellytykset ja tarjoilujen laatu heijastuvat tilaisuuksien ilmapiiriin. Monipuolisten ja kauniisti aseteltujen tarjoilujen avulla voit osoittaa arvostusta vapaaehtoisia kohtaan. Vuorovaikutusta ylläpitävät istumajärjestelyt, kuten puolipiiriin asetellut tuolit puolestaan kannustavat osallistujia vuorovaikutukseen.

Innostaja

Vapaaehtoistoiminnasta ei makseta palkkaa. Toiminnan on siis itsessään oltava niin innostavaa ja merkityksellistä, että vapaaehtoiset haluavat antaa siihen omaa aikaansa ja osaamistaan ilman rahallista hyötyä. ”Palkka” ei muodostu rahasta, vaan siitä, mitä arvoja ja merkityksiä toiminnalla on vapaaehtoiselle itselleen.

Innostus tarttuu! Muiden innostusta voit parhaiten tukea olemalla innostunut. Siksi on tärkeää, että löydät itseäsikin motivoivia tapoja tukea vapaaehtoisia ja toteuttaa toimintaa. Erilaisilla kysymyksillä voit herätellä omaa innostustasi vapaaehtoistoiminnan johtajana.

• Mikä on tärkeää? • Mikä motivoi sinua? • Mikä tehtävässäsi antaa eniten iloa ja voimaa?

Voit kysyä myös vapaaehtoisilta mikä heidät motivoi vapaaehtoistoimintaan. Jollakin motiivina saattoi olla uuden oppiminen, toinen halusi ehkä löytää ystäviä uudelta asuinpaikkakunnaltaan ja kolmas näki tärkeänä, että voi vapaaehtoistehtävässään auttaa muita ihmisiä. On mahdollista ja todennäköistäkin että onnistunut toiminta tarjoaa uusia hyviä motiiveja alkuperäisten rinnalle.

Voit tarkastella asiaa myös kysymällä millaiset asiat saavat vapaaehtoiset ja toiminnan kohteena olevat osallistujat loistamaan. Usein käy niin, että se hyvä, joka auttaa ja voimaannuttaa osallistujia, tarttuu myös vapaaehtoisiin ja toimintaa johtaviin työntekijöihin. Esimerkiksi ikääntyvien ryhmäläisten kokemukset siitä, että he saivat ryhmästä uusia ystäviä, vahvistavat toiminnan merkityksellisyyttä myös ryhmää ohjaaville vapaaehtoisille.

Suunnittelija ja kehittäjä

Onnistunut toiminta edellyttää suunnittelua. Suunnittelu- ja kehittämistyössä voit käyttää apunasi esimerkiksi seuraavia kysymyksiä.

Palaute- ja tilastointitietojen kerääminen antaa perspektiiviä suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen. On tärkeää, että tiedät, montako vapaaehtoista ja osallistujaa toiminnassa on, mihin he ovat tyytyväisiä ja millaisia kehittämisideoita heillä on. Kyselyjen avulla voit seurata säännöllisesti tilannetta ja nostaa onnistumisia ja vaikutuksia esille. Myös vapaaehtoisten ja muiden toimintaan osallistuvien suullinen palaute ja kehittämisideat on tärkeää huomioida.

Vapaaehtoistoiminnan johtajana tarvitset kirjallisia suunnitelmia, joihin voit peilata toiminnan tavoitteita esimerkiksi vuosi- ja kuukausitasolla vapaaehtoisia kuunnellen ja heidän kanssaan toimintaa kehittäen. Apunanne voi olla myös vapaaehtoistoiminnan strategia. Suunnitelmat ja strategiat kertovat arvostuksesta ja pyrkimyksestä kehittää toimintaa pitkäjänteisesti kohti yhteisiä tavoitteita.

Viestijä

Hyvä vapaaehtoistoiminnan viestintä on selkeää ja voimaannuttavaa. Sen avulla tiedotetaan ajankohtaisista asioista, innostetaan ja avataan toiminnan merkityksellisyyttä. Voit tarkastella aihetta esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla.

• Kuinka kehität toimintaa yhdessä vapaaehtoisten kanssa? • Mitkä ovat tärkeimmät tavoitteemme? • Mikä toimii jo hyvin? • Mitä tulisi kehittää/ muuttaa? • Kuinka toimintaa ja sen kannustavuutta voisi lisätä? • Miten ja millä areenoilla kerrot vapaaehtoisille ajankohtaisista asioista ja tapaamisista? • Millaisella viestinnällä rakennat voimavaralähtöistä vuorovaikutuskulttuuria? • Missä, miten ja kenelle nostat esille toiminnan vaikutuksia?

Voit viestiä vapaaehtoisille esimerkiksi säännöllisesti lähetettävillä vapaaehtoistoiminnan tiedotteilla ja sosiaalista mediaa avuksi käyttäen. On hyvä muistaa, että viestiessäsi välität muotoilemasi tekstin kautta myös tunnelmia, ajatuksia ja arvostuksia. Parasta on, jos kirjoittamiesi sanojen kautta voi aistia lämmön ja iloisen me-hengen.

Organisaation sisäisen viestinnän lisäksi tehtäviisi voi kuulua myös ulkoista viestintää ja verkostoitumista esimerkiksi muiden vapaaehtoistoimintaa koordinoivien tahojen, kuten järjestöjen tai kaupunkien kanssa. Vapaaehtoistoiminnan johtajan tehtävässä verkostoituminen ja omasta toiminnasta kertominen ovat tärkeällä sijalla. Webinaarit ja koulutukset tarjoavat ajankohtaista tietoa. Koulutuksissa ja tapaamisissa saat uusia ideoita ja vertaistukea muilta samaa työtä tekeviltä. Toiminnasta, sen onnistumisista ja tarinoista kannattaa viestiä myös medialle ja sosiaalisessa mediassa.

Etätapaamisten mahdollistaja

Kun vapaaehtoistoiminnan tapaamisia ja koulutuksia järjestetään etäyhteyksin, esille nousee uudenlaisia asioita. Seuraavat kaksi kysymystä tiivistävät tärkeimmän.

Toimivien tapaamisten mahdollistamiseksi etäyhteyteen tulee päästä vaivattomasti selkeän ohjeistuksen avulla. Myös tietoturvasta on tärkeää huolehtia. Tekniikka on kuitenkin vain väline. Onnistumisessa tärkeintä on vuorovaikutuksen mahdollistaminen. Kameran käyttö, pienryhmiin jakaminen, osallistavat työtavat ja chatin käyttö hymiöineen tukevat läsnäoloa ja aitoja kohtaamisia.

Lari Karreinen on kouluttanut erilaisia toimijoita etätoiminnan ohjaukseen. Helpot keinot aktivoida etäosallistujat! -webinaarissa (27.11.2020) hän nosti esille lämpimän ilmapiirin merkityksen webinaarin, koulutuksen, ryhmätapaamisen tai muun kohtaamisen alusta lähtien. Ilmapiirin luomisessa Karreinen näkee tärkeänä rentouttamisen, osallistujien tervehtimisen, osallistumiseen ja sovellusten käyttöön totuttamisen, aiheeseen virittämisen, keskittymisessä tukemisen ja turvallisuuden luomisen. Lisäksi Karreinen toi esille, että etätapaamisten ohjaajan on tärkeää olla korostetun sosiaalinen, kertoa puheella ajatuksista ja tunteista, sekä tuoda tilanteeseen empatiaa ja energiaa myös sanoin ja äänenpainoin.

Tarkastelemalla suhdettasi etätoimintaan saat uusia näkökulmia vapaaehtoisten ohjaamiseen etäyhteyksin. Omien kokemustesi kautta voit välittää kohtaamisen iloa vapaaehtoisille ja rohkaista onnistuneisiin etätapaamisiin.

• Miten kannustat ja ohjeistat etäyhteyden käyttöön? • Kuinka kehität innostavaa ilmapiiriä ja tuet aitoja etäkohtaamisia? • Mikä auttaa sinua saamaan yhteyden muihin etänä? Mitkä asiat rikkovat tällaista yhteyttä? • Mikä on paras kokemuksesi etäyhteydestä?

Mitä hyvää tapahtui?