EL COACHING GERENCIAL
DOWNSIZING
BENCHMARKING
BALANCED SCORECARD
JUST OF TIME
OUTSOURCING
REINGENIERIA
SEIS SIGMA
Herramientas Gerenciales Integrantes: Aranza Martínez Luis Blanco Maryelis Pérez Sandra Carpio Yorvelys Ramones EDICION: 459
Bs.F
25, 00
CONTENIDO COACHING: Es un método que consiste en dirigir, instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de conseguir alguna meta o de desarrollar habilidades específicas
BALANCED SCORECARD: Es una herramienta de administración estratégica que permite monitorear y manejar el desempeño de una estrategia dentro de una empresa, con la finalidad de mejorar sus resultados.
JUSTO A TIEMPO: Mejor conocido como proceso Just In Time, que consiste en comprar partes y suministros en pequeñas cantidades “justo a tiempo” para emplearlas dentro de la producción.
REINGENIERIA: La reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de los procesos al interior de una organización para alcanzar mejoras en medidas críticas y actuales de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio y rapidez.
DOWNSIZING: Proceso de reorganización o reestructuración de las organizaciones que supone la mejora de los sistemas de trabajo, mediante la adecuación del número de empleados para mantener los niveles de competitividad. BENCHMARKING: El proceso de comparar el desempeño contra las prácticas de otras compañías, con el propósito de mejorar la actuación. Las compañías también pueden hacer una referencia interna. Rastreando y comparando la actuación actual con actuaciones del pasado..
OUTSOURCING: Mejorar la competencia contratando servicios de otras empresas especializadas en procesos no ligados directamente con la naturaleza del negocio.
SEIS SIGMA: Doctrina de base estadística para reducir defectos, fomentar la productividad, eliminar desperdicios y aminorar los costos.
¿Qué es? Es un sistema que incluye conceptos, estructuras, procesos, herramientas de trabajo e instrumentos de medición y grupos de personas; comprende también un estilo de liderazgo, una forma particular de seleccionar gente o crear grupos de personas en desarrollo. A su vez ayuda a los empleados a mejorar sus destrezas de trabajo a través de elogios y retroalimentación positiva basado en observación. Es una actividad que mejora el desempeño en forma permanente. Específicamente, es una conversación que involucra al menos dos personas en nuestro caso a un supervisor y a un individuo; aunque en ocasiones puede ser entre un superior y su equipo. El concepto que subyace a esta definición es que no ha habido coaching a menos que haya ocurrido un cambio positivo. Gerentes, supervisores y líderes pueden tener muchos tipos de conversaciones en las cuales intentan mejorar algún aspecto del desempeño individual o del equipo. Pero si no ocurre alguna mejora, entonces lo que ocurrió fue alguna interacción de algún tipo, pero no alguna interacción de coaching.
¿Cuando dar Coaching? ¿Cuándo dar Coaching? El coaching se debe aplicar cuando: Existe una retroalimentación pobre o deficiente sobre el progreso de los empleados, causando bajo rendimiento laboral. Cuando un empleado de cualquier área merece ser felicitado por la ejecución ejemplar de alguna destreza. Cuando el empleado necesita mejorar alguna destreza dentro de si trabajo. El coaching efectivo es aquel caracterizado por el positivismo, confianza y rara vez la corrección, que a su vez se presenta con suma moderación.
Caracteristicas
CONCRETA: Se focalizan en conductas que pueden ser mejoradas. El coach utiliza un lenguaje que va al grano y anima a la persona que esta haciendo "coacheada" a ser específica. Se focaliza en los aspectos objetivos y descriptivos del desempeño. El desempeño puede ser mejorado solamente cuando puede ser descrito en forma precisa que ambas partes entiendan exactamente lo mismo que se esta discutiendo. INTERACTIVA: En este tipo de conversaciones se intercambia información. Se dan preguntas y respuestas, se intercambian ideas con el total involucramiento de ambas partes. RESPONSABILIDAD COMPARTIDA: Tanto el coach como el subordinado tiene una responsabilidad compartida para trabajar juntos en la mejora continua del desempeño. Todos los participantes comparten la responsabilidad de lograr que la conversación sea lo mas útil posible y por la mejora del desempeño que sigue a la conversación. FORMA ESPECIFICA: Esta forma esta determinada por dos factores primordiales: la meta de la conversación esta claramente definida y el flujo de la conversación implica una primera fase en la cual se amplia la información, para luego focalizarla en aspectos específicos en la medida en que los participantes logran la meta pautada al inicio de la conversación. RESPETO: El líder que utiliza este modelo comunica en todo momento su respeto por la persona que recibe el coaching
Elementos del Coaching VALORES: El coaching tiene base fundamental los valores subyacentes que ya han sido discutidos. Si no, se convierte simplemente en una serie de trucos conductuales o algunas técnicas de comunicación interesante. RESULTADOS: El coaching es un proceso orientado a resultados y que tiene como consecuencia la mejora continua del desempeño, ya sea individual o grupal. DISCIPLINA: El coaching es una interacción disciplinaria. A fin de lograr la meta de la mejora continua, un coach debe ser lo suficientemente disciplinado como para crear las condiciones esenciales, aprender, desarrollar y utilizar las habilidades criticas y manejar adecuadamente una conversación de coaching. ENTRENAMIENTO: Para emprender conversaciones de coaching reales, se requiere de entrenamientos. No basta el conocimiento intuitivo o la simple memorización de ideas y conceptos, ya que esto no garantiza que se lleve a cabo conversaciones orientadas a mejorar el desempeño
Es una herramienta de gestión que permite a la organización medir los resultados financieros, satisfacción del cliente, operaciones y la capacidad de la organización para producir y ser competitiva.
Perspectivas Financiera La información precisa y actualizada sobre el desempeño financiero siempre será una prioridadAlgunos indicadores frecuentemente utilizados son: Índice de liquidez. Índice de endeudamiento. Índice DuPont. índice de rendimiento del capital invertido.
Perspectiva del cliente: cómo ve el cliente a la organización, y qué debe hacer esta para mantenerlo como cliente Una buena manera de medir o saber la perspectiva del cliente es diseñando protocolos básicos de atención y utilizar la metodología de cliente incógnito para la relación del personal en contacto con el cliente (PEC).
Perspectivas del Balaced Scorecard
Perspectiva del Proceso Interno: En ésta perspectiva los ejecutivos identifican los procesos críticos internos en los que la organización debe ser excelente, se incorporan procesos innovadores – la onda larga – para muchas empresas es uno de los inductores más poderoso de la actuación financiera futura.
Perspectiva de innovación y mejora:ya que el conocimiento es una de las cosas que más se renuevan hay que brindarle a nuestros empleados la posibilidad de capacitarlos y así aportar entre todos nuevos conocimiento en pro del beneficio organizativo.
El downsizing es un tipo de reorganización o reestructuración de las organizaciones a través de la cual se lleva a cabo la mejora en los sistemas de trabajo, el rediseño de la organización en todos sus niveles y la adecuación del número de empleados para mantener competitivas a las organizaciones.
Tipos de Downsizing Reactivo: Se responde al cambio, a veces, sin un estudio acucioso de la situación. Los problemas que se derivan de esta posición suelen ser predecibles: reducción de la planta de personal sólo por respuesta, si un diagnóstico adecuado, ambiente y clima laboral inadecuado, daños son costosos y alto impacto negativo en la eficiencia de la empresa
Proactivo: Es un proceso de anticipación y preparación para eventuales cambios en el entorno, este tipo de opción posibilita resultados y efectos más rápidamente y requiere de criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa.
Condiciones para un Downsizing Estratégico Utilización de un marco sistemático de trabajo y una metodología adecuada. Determinación acerca de si el downsizing va a dirigirse hacia los procesos o hacia una verificación de los objetivos de la empresa. Definición del marco y condiciones en las que se va a llevar a cabo el downsizing. Establecimiento de las herramientas que se emplearán. Desarrollo de un plan de administración del cambio. Definición de un plan para mantener y mejorar el desempeño durante y después del downsizing. Considerar a quienes afectará el proceso de downsizing. Determinar la profundidad del ajuste y el tiempo disponible para ello. Determinación de los puestos y tareas a eliminar, fusionar o redefinir
Ventajas del Downsizing 1. Disminución de costos al reducir algunos departamentos que integraban la empresa y que ya no son necesarios. 2. Organizaciones más flexibles y ligeras
Seis Sigma
ANTECEDENTES Es una evolución de las teorías sobre calidad de más éxito desarrollado después de la segunda guerra mundial. Fue iniciado en Motorola en el año 1987 por el ingeniero Bill Smith
PRINCIPIOS
DEFINICION Es una metodología de mejora de procesos, centrada en la reducción de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallas en la entrega de un producto o servicio al cliente.
PROCESO
Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo Se apoya en una estructura directiva que incluye personal a tiempo completo Entrenamiento Acreditación Dirigida con datos Plantea proyectos largos
Definir el problema Analizar datos Medir y recopilar datos Controlar
Mejorar
Benchmarking
Es un anglicismo que, en las ciencias de la administración de empresas, puede definirse como un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones.
El término inglés benchmark proviene de las palabras bench (banquillo, mesa) y mark (marca, señal).
La importancia del benchmarking no se encuentra en la detallada mecánica de la comparación, sino en el impacto que pueden tener estas comparaciones sobre los comportamientos. Se puede considerar como un proceso útil de cara a lograr el impulso necesario para realizar mejoras y cambios.
También se le conoce como Método TOYOTA o método JIT Esta técnica se ha considerado como una herramienta de mucha ayuda para todo tipo de empresa, ya que su filosofía está definitivamente muy orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de proceso productivo, personal y clientes).
empresa,
(proveedores,
La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en la reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización así como una fuerte orientación a sus tareas, que de una u otra forma se va a derivar en una mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades.
El objetivo del Justo a Tiempo sería «producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan».
Características del JUSTO A TIEMPO:
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Permite aumentar la productividad alistamiento del producto
•
Permite reducir el costo de la gestión por pérdidas en almacenes debido a acciones innecesarias.
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Maneja un control de inventario sobre pedidos reales lo más preciso posible, buscando un margen de error prácticamente cero
y
reduce
tiempo
de
La reconcepción fundamental y el rediseño radical de los PROCESOS de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez” (Fuente: Institute of Industrial Engineers, "Más allá de la Reingeniería", CECSA, México, 1995)
Etapas de La Reingeniería Identificación de los procesos estratégicos y operativos existentes o necesarios, y creación de un mapa (un modelo) de dichos procesos. Jerarquización del mapa de procesos para su rediseño, y determinación de los procesos clave, aquellos que se abordarán primero o con mayor interés. Desarrollo de la visión de los nuevos procesos mejorados. Reingeniería (creación y rediseño) de procesos, realizada por consultores externos, especialistas internos, o una mezcla de ambos. Preparación y prueba de los nuevos procesos (procesos pilotos). Procesos posteriores de mejora continúa
Outsourcing Definición
El Outsourcing es una herramienta de gestión que facilita a las diferentes instituciones centrar sus esfuerzos en las actividades distintivas o “Core Bussiness”, lo cual se logra cuando una empresa o institución entrega uno o más procesos operativos .
Tipos de Outsourcing
¿POR QUÉ UTILIZAR OUTSOURCING?
Deslocalización: También conocido como Off-shoring, Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores. In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio. Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta. Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos. Colaborativo: Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero.
Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como: Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación. Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razón de ser de la compañía. Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control. Disposición de personal altamente capacitado. Mayor eficiencia.
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VENTAJAS DEL OUTSOURCING
Desventajas del Outsourcing: Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce. Permite a empresa responder rapidez a cambios entorno.
la con los del
Incremento en los puntos fuertes de la empresa. Ayuda a construir un valor compartido. Ayuda a redefinir la empresa.
El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Reducción de beneficios Pérdida de control sobre la producción.
Genera poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio.