Artiestencontracten? l Locus l 2014 l mdmedia

Goede afspraken tussen cultuur- en gemeenschapscentra en artiesten/tussenpersonen

L UIK 1

Artiestencontracten een koud kunstje?

Hannes Cannie & Evi Gillard

“Allen willen voldane artiesten, een tevreden publiek, betaalbare producties, mooi gespreide tournees, …

Het komt er op aan om goede afspraken te maken, te komen tot faire deals en transparante contracten.”

Inhoud 5 6 12 16

:

Vooraf Ook onderhandelen is een kunst De onderhandeling en het contract juridisch bekeken Elementen in het artiestencontract

18 18 18 19 22 24 25 26 27 28 28 29 30 31 35 36 42 49 51 55 57

Naam en omschrijving van de partijen Omschrijving van de voorstelling FinanciĂŤle en betalingsvoorwaarden Gage of partage Technische fiche Catering Publieksmogelijkheden en vrijkaarten Ticketprijzen Publiciteit en promotiemateriaal Merchandising Sponsoringafspraken Verplichtingen organisator in verband met de voorstelling Verplichtingen artiest/tussenpersoon in verband met de voorstelling Auteursrechten Billijke vergoeding BTW Bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten Geluidsnormen Contractbreuk en overmacht Aansprakelijkheid voor materiĂŤle schade Slotbepalingen in het contract

3 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Hoe gebruik je deze brochure?

Deze brochure vormt een ‘drieluik’:

LUIK 1

B R O C H U RE ‘ A R T I E S T E N C ONTRA CTE N’ Een handig en uitgebreid digitaal naslagwerk over het proces van contracteren met artiesten, van de onderhandeling tot de uiteindelijke formalisering in het contract, doorspekt met ‘verdiepingen’, tips, praktijkvoorbeelden en aandachtspunten.

LUIK 2

V O O R S T E L V A N C O N T R A C TBI JLA GE Een lijst van mogelijke clausules rond een aantal (wettelijke) aspecten (die meer uitgebreid in de brochure ‘Artiestencontracten’ (luik 1) aan bod komen). Dit kan eventueel een voorzet bieden om 'algemene voorwaarden van het cultuur- of gemeenschapscentrum' uit te werken.

LUIK 3

SPIEKBRIEFJE ARTIESTENCONTRACTEN Een bruikbare checklist met belangrijke elementen waar je bij het sluiten van contracten met artiesten/tussenpersonen best aan denkt.

Meer uitleg en voorstellen van concrete formulering vind je dan in de brochure ‘Artiestencontracten’ (luik 1) en het voorstel van contractbijlage (luik 2).

Deze brochure is opgevat als een digitaal instrument, waar u kan uithalen wat voor u van belang is. De inhoudstafel en het handige doorkliksysteem zullen u daarbij helpen. U kan de brochure even goed uitprinten om er als een boekje in te bladeren, weet dan wel dat bepaalde aanvullende informatie achter verborgen hyperlinks verscholen zit (:). De meest actuele versie van dit drieluik is steeds te vinden op de websites van VVC en LOCUS.

4 V V C & L O C U S

VOORAF

Cultuurcentra en heel wat gemeenschapscentra hebben elk jaar de ambitie een mooi en evenwichtig podiumaanbod te presenteren aan het

publiek. Programmatoren gaan de boer op, prospecteren, lezen promotiebrochures van diverse voorstellingen, doorstruinen de vele aanbodmails, ontvangen uitnodigingen voor presentatiedagen, bespreken prospecties met collega’s, proberen de ‘pareltjes’ er uit te halen, speuren naar nieuw talent, willen een ‘gevestigde waarde’ binnenhalen, zoeken een evenwicht in de samenstelling van het programma, … Tot zover de ‘fun’ part of the job.

Zakelijke voorstellen van boekingskantoren belanden op het bureau.

Commissies, partages, aansprakelijkheid, technische fiches, auteursrechten, bedrijfsvoorheffing, … zijn maar enkele termen die het hoofd doen duizelen.

Deze brochure wil een houvast bieden bij het onderhandelen en contracteren met artiesten en tussenpersonen en u zo op weg helpen om evenwichtige artiestencontracten in het leven te roepen.

eze brochure focust sterk op de een-op-eenrelatie tussen het centrum enerzijds en de artiest/tussenpersoon anderzijds. Maar deze relatie staat niet op zich, zij maakt deel uit van de grote keten van productie en spreiding die het hele podiumgebeuren omvat. Alle actoren hebben in dit verhaal ook gemeenschappelijke belangen. Een ‘slim’ en doordacht programmeringsbeleid, op maat van de lokale en regionale context, is dan ook een must om een ‘juist’ aanbod op de ‘juiste’ plaats en tijd in de regio te realiseren. Samenwerking en afstemming met collega’s in de omgeving dragen hier een waardevolle steen toe bij: speelt deze voorstelling of productie in dezelfde periode ook in een naburige stad of gemeente? Kan je samen met collegacentra en de artiest of tussenpersoon afspreken om een goed gespreide tournee op te zetten? Kan je een gezamenlijke promocampagne voeren? Hou deze vragen steeds in het achterhoofd bij de keuze van voorstellingen en wanneer je met artiesten of hun vertegenwoordigers rond de tafel zit.

D

5 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

OOK ONDERHANDELEN IS EEN KUNST

6 V V C & L O C U S

Onderhandelingen vertrekken steeds vanuit de idee van partnerschap: cultuur- en gemeenschapscentra, artiesten en tussenpersonen, zoals managers en boekingskantoren, zijn partners. Allen willen voldane artiesten, een tevreden publiek, betaalbare producties, mooi gespreide tournees, ‌ Het komt erop aan om goede afspraken te maken, te komen tot faire deals en transparante contracten.

7 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

TIPS & TRICKS In 2012 organiseerden LOCUS en VVC, in het kader van het ‘Traject zakelijk-juridische aspecten van programmeren’, een workshop over onderhandelen. De PP-presentatie kan je raadplegen op de LOCUS-website:.

Op de volgende bladzijden vind je alvast een aantal ‘tips & tricks’.

Onderhandelen is niet altijd gemakkelijk. Vaak lijkt er hier weinig ruimte voor te bestaan. Maar neem de proef op de som en ga de dialoog aan. Durf onderhandelen, daar is niets mis mee, en je zal zien dat dit vaak wat oplevert als dit met respect voor de verwachtingen van de onderhandelingspartner gebeurt.

8 V V C & L O C U S

ONDERHANDELINGEN

VOORBEREIDING

Bepaal je belangen ■ = wat je écht wil bereiken. Onthoud: hoe specifieker de vraag, hoe meer kans op succes.

■ Ga na op welke punten je eventueel wil/kan toegeven en op welke niet.

■ Bepaal voor jezelf hoever je kan (budgettair, interne afspraken) en wil gaan (principe van goede huisvader).

■ Stem af met je collega’s/achterban/bestuur.

■ Informeer de artiest/tussenpersoon. Zorg voor een open dialoog.

Zorg voor een dossier en kennis van zaken ■ Speel je ‘unique selling proposition’ (USP) uit. Hoe sterker/ transparanter je beleidsvisie en -keuzes, hoe beter je je USP in de verf kan zetten.

■ Zorg dat het aanbod of prijsvoorstel dat je ontvangt duidelijk is voor jou: stel vragen over wat inbegrepen is en wat niet. Hou rekening met eventuele bijkomende kosten.

■ Objectiveer (belang van cijfers) en argumenteer met concrete voorbeelden, ervaringen of een eigen costing. Breng bijvoorbeeld de omzet die je in het verleden bij die booker hebt gerealiseerd in kaart.

■ Doe een beroep op ‘referentiepersonen’ (= personen die voor de onderhandelingspartner belangrijk kunnen zijn).

Probeer de belangen van de onderhandelingspartner te bepalen ■ Wat zou voor de artiest/tussenpersoon belangrijk kunnen zijn? Leef je in in zijn/haar positie, maar val die positie nooit aan (bookers bevinden zich bijvoorbeeld in een andere markt dan cultuur- en gemeenschapscentra).

■ Stel open vragen: waar zijn zij mee bezig? Wat is hun USP? ■ Ga na wat eventuele gemeenschappelijke belangen kunnen zijn.

■ Onthoud: in de wederzijdse belangen ligt een gemeenschappelijke basis voor onderhandelingen.

9 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

ONDERHANDELINGEN

BESPREKING

Schep een goed onderhandelingsklimaat

10 V V C & L O C U S

■ Belang van de voorbereidende fase.

■ Benadruk dat je tot een akkoord wil komen.

Staar je niet blind op de eerste positionering van de onderhandelingspartner ■ “Ik kan niet anders”. “Jij bent de enige die hier moeilijk over doet”.

■ Probeer zo’n positie te doorbreken (kan door bepaalde vragen te stellen) zonder die aan te vallen.

■ Wees flexibel in je eigen positie, maar bewaak je belangen.

■ Vermijd een ‘stellingenoorlog’ (= botsen op elkaars posities).

Open en uitnodigende houding ■ ■ ■ ■

Stel vragen.

Luister actief.

Ga in op de inhoud en de boodschap van de artiest/tussenpersoon.

Kader en herkader: toon begrip voor het kader van de onderhandelingspartner en reik dan pas nieuwe referentiekaders aan.

■ ‘Collectiveren’ kan welwillendheid creëren: met anderen (zie hiernaast: collectieve aanpak/aankoop); op langere termijn (het kan zijn dat de tussenpersoon een aankoop/belofte op langere termijn positief percipieert); met andere voorstellingen uit de portfolio van de booker (wie meerdere voorstellingen afneemt bij een boekingskantoor kan soms korting krijgen); …

AFSLUITING

ONDERHANDELINGEN

Neem opties die opduiken vast en werk door naar een afspraak.

Vat tussentijdse opties/afspraken samen, consolideer die en leg ze vast.

Vergeet niet dat elke voorstelling zijn kostprijs heeft. Eindeloos onderhandelen heeft weinig zin en kan de goede relaties vertroebelen.

Collectief onderhandelen?

De cultuur- en gemeenschapscentra in Vlaanderen krijgen vaak de stempel ‘concullega’s’ opgeplakt.

Nochtans vormen ze samen een fijnmazig netwerk van podia, het ‘grootste podium van Vlaanderen’.

“Vanuit de sector wordt echter aangegeven dat de onderhandelingsmacht beperkt is, onder meer omdat er geen onderlinge afstemming is van de visies van de cultuurcentra. De collega-cultuurcentra opereren ook als concurrenten en zeker tussen de categorieën onderling is weinig samenwerkingskracht zichtbaar. Er ontbreekt bijgevolg een essentieel solidariteitsgevoel tussen de cultuurcentra dat gebruikt zou kunnen worden om gezamenlijk voet bij stuk te houden bij onderhandelingen om zo meer macht uit te kunnen oefenen”. (uit: K. Haaren, De reactie in het ticketprijsbeleid van cultuurcentra op de evolutie van uitkoopsommen en partageregelingen, thesis, Universiteit Antwerpen, 2010-11, p. 151) In sommige regio’s ontvangen de centra de boekingskantoren samen. Zo kunnen ze hun gezamenlijke opdracht en sterkte als cultuurspreider beter valoriseren. Ook voor specifieke genres (wereldmuziek, dans) zetten een aantal centra gezamenlijke tournees (en afspraken) op. VVC verkent samen met haar leden de piste van collectief onderhandelen en aankopen.

Lees hierover meer in Over de kracht van cultuur- en gemeenschapscentra:.

11 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

DE ONDERHANDELING EN HET CONTRACT JURIDISCH BEKEKEN

12 V V C & L O C U S

Onderhandelingen hebben in principe geen bindende kracht en kunnen dus worden afgebroken.

Maar als een onderhandelaar zich niet ‘zorgvuldig’ gedraagt, dan kan die een precontractuele fout begaan. Als de onderhandelingspartner hierdoor schade lijdt, kan dit aanleiding geven tot precontractuele aansprakelijkheid. Dit is een vorm van buitencontractuele aansprakelijkheid, er is immers nog geen contract. Als je na enige tijd onderhandelen abrupt en zonder rechtmatig motief afhaakt, kan dat eventueel als een precontractuele fout gekwalificeerd worden, wat tot schadeloosstelling aanleiding kan geven (onder andere vergoeding van eventuele kosten die door de onderhandelingspartner al zijn gemaakt). Hoe verder je al staat in de onderhandelingen en hoe meer het erop lijkt dat je akkoord bent met het voorstel, hoe duidelijker en zorgvuldiger je moet zijn als je toch niet wenst voort te gaan met onderhandelen of contracteren.

Een contract of overeenkomst ontstaat van zodra er wilsovereenstemming is (meeting of the minds) tussen twee of meer personen met de bedoeling rechtsgevolgen mee te brengen. Volgens artikel 1134 van het Burgerlijk Wetboek geldt de overeenkomst die partijen aangaan voor hen als wet. Voor zover zij dus binnen de grenzen van de contractsvrijheid blijven, zijn ze gebonden door hetgeen ze overeenkomen. Schenden ze de gemaakte afspraken, dan zijn ze contractueel aansprakelijk. Het principe van contractsvrijheid houdt in dat je vrij bepaalt met wie en waarover je contracten sluit, zolang je hierbij de ter zake geldende wetgeving respecteert. Bepaalde regels zijn van ‘dwingend’ recht, je kan hier in een contract nooit van afwijken (bijvoorbeeld: antidiscriminatiewetgeving). Andere zijn dan weer van ‘aanvullend’ recht. Die regels zijn pas van toepassing wanneer de partijen hierover zelf niets anders overeenkomen (bijvoorbeeld: heel wat aansprakelijkheidsregels).

13 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Ook vooraleer het eigenlijke (artiesten)contract wordt gesloten, kunnen al echte (voor)contracten tot stand komen. Hieruit vloeien bindende afspraken voort, die dus contractuele aansprakelijkheid kunnen opleveren als ze niet worden nageleefd.

Zijn mondelinge afspraken of e-mails bindend?

Enkel een wilsovereenstemming volstaat al om een contract te hebben dat bepaalde rechten en verplichtingen voor beide partijen in het leven roept. Ook al staat er geen letter op papier. Met andere woorden, ook telefonische afspraken zijn helemaal niet vrijblijvend en in principe zijn beide partijen hierdoor gebonden. Maar hoe bewijs je dat bepaalde afspraken mondeling zijn gemaakt, als zou blijken dat de medecontractant zich hier weinig van aantrekt?

Schrijf daarom zo veel mogelijk afspraken neer, al is het in een e-mail ter bevestiging. Zo overbrug je de soms lange periode tussen het begin van de onderhandelingen en het uiteindelijke papieren contract, en vermijd je dat partijen zich bepaalde mondelinge afspraken ‘anders’ herinneren.

Dit vormt geen waterdicht bewijs, maar de rechtspraktijk wijst uit dat e-mails voor de rechtbank doorgaans wel worden aanvaard als begin van bewijs door geschrift. In die zin hebben die wel een zekere bindende kracht, ook al heb je het échte contract nog niet in handen.

14 V V C & L O C U S

Bijvoorbeeld: • Onderhandelingscontracten die de voorwaarden en het verloop van de onderhandelingen betreffen, zoals een exclusiviteitsbeding, een confidentialiteitsbeding of een kostenclausule.

• Raamcontracten, die reeds het ruimere kader vastleggen waarbinnen het (latere) contract zal tot stand komen.

• (Eenzijdige) contractsbelofte of optie: dit is een (eenzijdige) belofte waarbij de optiegever zich ertoe verbindt om een bepaalde overeenkomst af te sluiten, zodra de optienemer (begunstigde van de optie) deze optie licht. Hierin liggen de essentiële en substantiële bestanddelen van het eigenlijke contract (zoals voorwerp en prijs) al vast. Het is dus aan de optienemer om, binnen een bepaalde in het optiecontract voorziene periode, al dan niet toe te happen. Doet hij dat, dan kan de optiegever niet weigeren te contracteren, tegen de reeds vastgelegde voorwaarden. Bijvoorbeeld: het cultuur- of gemeenschapscentrum wil een bepaalde voorstelling plaatsen en krijgt van de booker een optie voor enkele data. Alle essentiële zaken van het eventuele latere contract worden al vastgelegd. Als het centrum de optie licht met betrekking tot een of meerdere van die data, komt het artiestencontract tot stand tegen de reeds vastgelegde voorwaarden. De optie kan ook in de andere richting werken (waarbij het centrum de optiegever is), of zelfs wederkerig zijn (beide partijen zijn dan zowel optiegever als optienemer).

✪

TIP

Onderhandelingen resulteren vaak in opties. Ook bij het werken met opties, waarbij er zich dus maar één partij verbindt, is het belangrijk dat de (toekomstige) contractspartner zich loyaal opstelt. Hoofdzakelijk opties afdwingen omdat dit veel bewegingsruimte biedt en je daar makkelijk onderuit kan, waarbij het risico steeds enkel op de schouders van de optiegever rust, is geen goeie basis voor een gezond, evenwichtig en duurzaam partnerschap.

De optienemer dient dus steeds met voldoende zorgvuldigheid en respect voor de onderhandelingspartner te werk te gaan (ook belangrijk in het licht van mogelijke precontractuele aansprakelijkheid).

15 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

ELEMENTEN IN HET ARTIESTENCONTRACT

p 16 V V C & L O C U S

Beheer je contracten als een goede huisvader. Lees goed na, vraag na wat niet duidelijk is, vul aan of schrap. Elk contract is maatwerk! Als je aanpassingen doet aan het contract, bespreek dit dan eerst met de artiest/tussenpersoon en stuur daarna je aangepaste exemplaar terug zodat ook hij de aanpassingen kan ondertekenen.

ELEMENTEN IN HET ARTIESTENCONTRACT ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Naam en omschrijving van de partijen Omschrijving van de voorstelling Financiële en betalingsvoorwaarden Gage of partage Technische fiche Catering Publieksmogelijkheden en vrijkaarten Ticketprijzen Publiciteit en promotiemateriaal Merchandising Sponsoringafspraken Verplichtingen organisator in verband met de voorstelling Verplichtingen artiest/tussenpersoon in verband met de voorstelling Auteursrechten Billijke vergoeding BTW Bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten Geluidsnormen Contractbreuk en overmacht Aansprakelijkheid voor materiële schade Slotbepalingen in het contract

17 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Naam en omschrijving van de partijen Let erop dat dit correct vermeld wordt. In geval van BTW-plicht moeten ook de BTW-nummers vermeld worden.

Omschrijving van de voorstelling Titel (eventueel: oorspronkelijke titel), vertaler, coproducent, te bespelen zaal, datum, aanvangsuur, pauze, einde.

Financiële en betalingsvoorwaarden > Gage of partage? > Andere kosten ten laste van de organisator?

Bijvoorbeeld: reis- en transportkosten, hotel, catering (aparte hospitality rider?), affiches, publiciteit, promotiemateriaal, auteursrechten, taksen, vergunningen, … > Betalingsmodaliteiten?

Bijvoorbeeld: betalingstermijn, rekeningnummer, eventueel voorschot, … > Nalatigheidsinteresten in geval van niet-betaling?

“

Voorbeeld uit de praktijk “Een eerste factuur ontvangt de organisator van de [artiest/tussenpersoon] ten bedrage van [] euro excl. BTW samen met onderhavige overeenkomst. De organisator zal deze onmiddellijk na ontvangst van het tegengetekende contract voldoen.

De tweede factuur ontvangt de organisator kort na de voorstelling en wordt berekend volgens de partage-afspraken omschreven in punten 2-4, rekening houdend met de eerste factuur van [] euro excl. BTW. De organisator zal hiervoor maximaal vijf dagen na de voorstelling, op vraag van de [artiest/tussenpersoon], een gedetailleerde afrekening overmaken aan de [artiest/tussenpersoon]. Voor het opmaken van deze afrekening worden de verkoopcijfers gebruikt dewelke voorkomen op het door beide partijen afgetekend borderel. Betaling van het saldo gebeurt ten laatste 30 dagen na ontvangst van de tweede factuur.

Bij gebrek aan volledige tijdige betaling wordt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest van 1% per maand aangerekend, alsmede een forfaitaire schadeloosstelling van 10% op het verschuldigde bedrag met een minimum van [] euro.”

18 V V C & L O C U S

✪

TIP Hou er rekening mee dat vaak heel wat belangrijke bepalingen in de algemene voorwaarden opgenomen zijn. Soms zijn deze niet bijgevoegd bij het contract, maar wel raadpleegbaar op de website. Elk contract stelt uitdrukkelijk dat de algemene voorwaarden er integraal deel van uitmaken. Zorg dan ook steeds dat je de algemene voorwaarden effectief gelezen hebt vooraleer je via je handtekening aangeeft ermee akkoord te zijn. Maak indien nodig voorbehoud vooraleer je het contract sluit. Ook over de algemene voorwaarden die de artiest/ tussenpersoon naar voren schuift, kan en mag onderhandeld worden.

Gage of partage Gesubsidieerde theater-, dans- en muziekproducties werken veelal met vaste uitkoopsommen of gages. Dit forfaitair bedrag wordt vooraf besproken en is bij wijze van spreken een ‘all-in’.

Het voordeel is dat je vooraf weet waar je aan toe bent en kan berekenen of deze productie haalbaar is.

Onderhandelen over de uitkoopsom kan door onder meer volgende elementen mee in rekening te brengen: verwachte inkomsten en publieksopkomst, de zaalcapaciteit, … Ook het prijsbeleid van het centrum en zijn visie op prijsdifferentiatie (wat onder meer relevante kortingen voor bepaalde maatschappelijke groepen impliceert) verdienen een belangrijke plaats in de onderhandelingen.

Het aanbod populaire muziek, comedy, niet-gesubsidieerd theater, … stoelt dan weer voornamelijk op een partageregeling. De artiest/tussenpersoon en de organisator verdelen de recette (inkomsten uit ticketverkoop) volgens een bepaald percentage (bijvoorbeeld 70/30, 75/25, 80/20, x euro per verkocht ticket, …).

Bereken en doe eventueel zelf een redelijk (tegen)voorstel Er zijn geen algemene richtlijnen of afspraken, vraag dan ook steeds goed na wat er bedoeld wordt met ‘partage’. Of beter nog, maak zelf de berekening (‘costing’) in verschillende scenario’s (break-even, uitverkochte zaal, …) en stel een evenwichtig principe van partage voorop, waarbij beide partijen een aantal kosten delen. Doe dus zelf een (tegen)voorstel!

Belangrijke elementen van de partageregeling zijn risico-spreiding en winstdeelname. Bij de onderhandelingen zouden beide partijen moeten streven naar een evenwicht in het dragen van het risico. Dit kan centra de mogelijkheid bieden om meer in te zetten op ‘risicovolle’ of ‘kwetsbare’ producties (jong talent, experimenteel, …) en zo hun rol van cultuurspreider ten volle op te nemen.

19 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Vanuit dit perspectief zou een evenwichtige partageregeling een aantal eigenschappen moeten hebben: >

Een waarborg betreffende een ‘billijk loon’ voor de artiest en de crew.

>

Ernaar streven de ‘productiegebonden (of directe) kosten’ van beide partijen, die vooraf ondubbelzinnig worden aangeduid, zo goed mogelijk te dekken. Productiegebonden kosten vanuit het standpunt van het cultuur- of gemeenschapscentrum zijn: auteursrechten, kost voor (extra) promotie, de extra huur van materiaal en muziekinstrumenten, hospitality, allerlei ‘extra’s’, … Van de brutorecette worden dan deze productiegebonden kosten afgetrokken vooraleer de verdeling plaatsvindt. De partage wordt dus berekend op een ‘nettorecette’.

>

Daarnaast heeft het centrum ook ‘vaste (of indirecte) kosten’ om eender welke voorstelling te laten plaatsvinden: personeel (techniek en onthaal), ticketverkoop (ticketingsoftware), infrastructuur, onderhouds- en energiekosten, … Ook deze kosten (uitgesplitst per voorstelling) zou je aanvullend kunnen meenemen in de onderhandelingen met de artiesten/tussenpersonen. Hetzij als element om letterlijk in rekening te brengen: zo kan je vooraleer de verdeling plaatsvindt de brutorecette aanvullend verminderen met bijvoorbeeld een percentage van de recette, een forfaitair bedrag per voorstelling, een vast bedrag per ticket, …, ter dekking van de vaste kosten van het centrum. Hetzij als argument om een betere uitkoopsom of partageregeling te onderhandelen, bijvoorbeeld door af te spreken dat de artiest/tussenpersoon een ‘zaalkost’ betaalt.

>

De uiteindelijke bedoeling is dat er bij succesvolle of populaire producties ‘winst’ mogelijk is voor beide partijen, dus ook voor het cultuur- of gemeenschapscentrum, en dat bij een minder succesvolle productie het risico gespreid is. Dit laat centra toe om meer in te zetten op ‘risicovolle’ of ‘kwetsbare’ producties (jong talent, experimenteel, …) en zo hun rol van cultuurspreider ten volle op te nemen.

20 V V C & L O C U S

Partage? What’s in a name…

Verschillende formules van partage zijn momenteel in gebruik en die kunnen verschillen van artiest/tussenpersoon tot artiest/tussenpersoon. Het spreekt voor zich dat vanuit het perspectief van het centrum de ene regeling voordeliger is dan de andere. Stel jezelf dan ook steeds enkele vragen wanneer jou een partageregeling wordt voorgesteld: > Welke inkomsten worden meegerekend om de brutorecette te bepalen waarop de partage wordt berekend? Naast ticketinkomsten (exclusief BTW , eventueel exclusief administratieve (of reserverings-) kost of fee, …), bijvoorbeeld ook abonnementen, aankoop verplicht programma, vrijkaarten in het kader van sponsorcontract, … > Welke kosten worden in mindering gebracht van de brutorecette alvorens de verdeling plaatsvindt (vb. auteursrechten, huur extra (technisch) materiaal, catering, commissie tussenpersoon, zaalkost, andere door de organisator gemaakte kosten, …)? > Zijn reis- en transportkosten, cateringkosten, … inbegrepen in het deel van de partage dat aan de artiest toekomt? > Is het deel van de partage dat aan de artiest toekomt inclusief of exclusief BTW? > Wordt er een garantiebedrag vermeld? Dit is het minimumbedrag dat betaald moet worden aan de artiest/tussenpersoon. Vaak is de minimumgarantie zo hoog dat de partageregeling niet eens in werking treedt, omdat er geen ‘winst’ te verdelen valt (in dat geval is het garantiebedrag eigenlijk een uitkoopsom). Het is dan aangewezen om ook over het garantiebedrag te onderhandelen. > De artiest/tussenpersoon kan ook een prijs per stoel (x euro per verkocht ticket) vragen. Of een variant: vanaf het y-ste ticket, x euro per verkocht ticket. Spreek ook dan goed af wat er gebeurt met vrijkaarten, uitnodigingen, eventuele rangen, … (is het per bezette stoel (inclusief vrijkaarten) of per betaald ticket?). > Past het centrum zelf de partage toe op basis van de gemaakte afspraken? Wanneer wordt de ‘afrekening’ bezorgd aan de artiest/tussenpersoon?

Voorbeelden uit de praktijk > Van de ticketinkomsten wordt eerst het verschuldigde bedrag aan auteursrechten afgetrokken. Daarop wordt een partage 70/30 (partagebedrag inclusief btw) berekend.

“

> Als basisbedrag geldt een garantiesom van [] euro (+ btw). Vanaf het 251ste ticket gaat er aanvullend vijf euro per betalend ticket naar de artiest (partagebedrag inclusief btw).

> De partage (80/20) wordt berekend op de totale ticketinkomsten, na aftrek van de verschuldigde auteursrechten. Tickets die verkocht zijn aan een lagere prijs dan het contractueel vastgelegde minimum worden in de partage-afrekening meegerekend aan het basistarief vastgelegd in het contract. De partage garandeert aan de artiest een minimale inkomst van [] euro excl. BTW, alsook dekking van de vervoersonkosten van de artiest.

21 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Technische fiche We onderscheiden twee technische fiches: (1) Die van de organisator, die alle specifieke gegevens van de zaal bevat. Deze bezorgt het centrum best op het moment van de boeking, zodat ook het gezelschap de infrastructuur kent.

“

Voorbeeld uit de praktijk “Het is belangrijk dat aan alle technische voorwaarden vermeld in deze overeenkomst kan voldaan worden. Een recent technisch plan van de zaal en het podium dient minimaal twee maanden voor de voorstelling bezorgd te worden aan de [artiest/tussenpersoon]. Indien blijkt dat er niet kan voldaan worden aan de technische voorwaarden, laat de [artiest/tussenpersoon] dit onverwijld weten aan de organisator. In dat geval kan dit de annulatie van de voorstelling tot gevolg hebben, zonder dat hierdoor in hoofde van een van de partijen recht op schadevergoeding ontstaat.”

(2) Die van de productie, waarin alle technische en praktische gegevens van de voorstelling opgenomen zijn (hoeveel technici zijn er nodig? Is er extra materiaal vereist? Wie betaalt die bijkomende kosten dan?).

Ook al is de technische fiche van de productie nog niet klaar, probeer tijdens de onderhandelingen zo veel mogelijk te weten te komen over de technische vereisten en bijhorende kosten. Let op met contractuele formules in de trant van “de technische fiche maakt integraal deel uit van deze overeenkomst”. Als je dit tekent, zorg er dan ook voor dat je die technische fiche op dat moment ook effectief onder ogen krijgt.

Is er op het moment van de contractsluiting nog niet veel duidelijk of heb je de technische fiche nog niet gekregen? Probeer dan afspraken te maken over een grootorde, spreek bijvoorbeeld een maximumbedrag of marge af. Vermeld duidelijk op het contract dat de technische fiche niet bij het contract zat en de technische kosten bijgevolg nog besproken en onderhandeld moeten worden, of zelfs dat bijkomende technische kosten voor rekening van de artiest/tussenpersoon zijn.

22 V V C & L O C U S

“

Voorbeelden uit de praktijk “Indien de technische fiche bij ondertekening van het contract niet ter beschikking werd gesteld, zullen eventuele extra technische kosten die uit de fiche zouden blijken het voorwerp uitmaken van nieuwe onderhandelingen.”

“De [artiest/tussenpersoon] voorziet de technische crew. De technische ploeg van de organisator zorgt ervoor dat alle materiaal zoals vermeld in de technische fiches ingehangen en opgesteld is voor aankomst van de technische crew voorzien door de [artiest/tussenpersoon]. De organisator voorziet voldoende personen voor lossen, opbouw, afbraak en laden. Er dient vanaf aankomst tot bij het verlaten van de schouwburg na de afbraak altijd minimaal 1 technicus van de organisator aanwezig te zijn voor assistentie en bediening van het voordoek.”

✪

TIPS > > >

> > > >

>

Laat de technische fiches nalezen door je hoofdtechnicus.

Maak techniek bespreekbaar en probeer overeen te komen wat echt nodig is aan technisch materiaal, wat het centrum in huis heeft en wat waar kan gehuurd worden.

Communiceer goed op voorhand over een aantal afspraken. Geef aan wat technisch mogelijk is in jouw centrum / zaal. Bezorg dus zeker ook de technische fiche van jouw zaal aan de artiest/tussenpersoon (of plaats deze online op je website).

Laat jouw technici contact opnemen met de technici van de groep.

Indien mogelijk, tracht op voorhand een maximumbedrag voor de eventuele extra kosten overeen te komen.

Investeer in een goede basis aan eigen materiaal en een goed cont(r)act met een verhuurmaatschappij voor techniek.

Werk je met een partageregeling (ZIE BOVEN:)? Bespreek dan of er bereidheid is om bijvoorbeeld de huurkosten van extra technisch materiaal (‘directe’ kosten) van de brutorecette af te trekken vooraleer de partage wordt toegepast.

De betaling van een eventueel voorschot kan je afhankelijk stellen van ontvangst van de (volledige) technische rider.

23 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Catering Uiteraard wil elk cultuur- of gemeenschapscentrum artiesten gastvrij onthalen. Maar hoever moet je daarin gaan? Maak op voorhand duidelijke afspraken over de cateringmodaliteiten.

Sommige centra bieden een maaltijd aan ter waarde van een bepaald bedrag per persoon, via de eigen cateraar of het theatercafé, of via een vrijwilligerskookploeg. Als het gezelschap een ‘per diem’ vraagt, hoef je in principe geen catering te voorzien, dit is dan inbegrepen in het per diem-bedrag. Een per diem is een forfaitaire vergoeding per artiest voor een of meerdere maaltijden. De betreffende bedragen zijn opgenomen in de CAO podiumkunsten. Sommige gezelschappen rekenen deze vergoeding door aan de organisator.

Soms worden de cateringmodaliteiten gebundeld in een ‘hospitality rider’. Zo’n document wordt voornamelijk in de sectoren muziek (pop & rock) en comedy bijgevoegd bij het contract.

Hierin staan een aantal verzoeken of wensen van de artiest/het gezelschap: catering (maaltijden voor of na de voorstelling, drank, versnaperingen, fruit, …), handdoeken, gastenlijst, … Soms staan hier ‘twijfelachtige’ eisen in: sterke drank, sigaretten, krasloten, …

Als de extra’s in de rider te ver gaan, maak dit dan ook duidelijk tijdens de onderhandelingen.

✪ >

>

>

TIPS

Zoek een gulden middenweg: het is belangrijk dat de artiesten zich goed voelen, dat creëert een goeie band. Maar beschouw de eisen van de tussenpersoon of artiest niet als een ultimatum, ook niet als ze zwart op wit in de rider staan. Neem contact op en bespreek wat je kan/wil doen en wat niet. In een open dialoog is vaak veel meer mogelijk dan vooraf misschien verwacht.

Werk je met een partageregeling (ZIE BOVEN:)? Bespreek dan of er bereidheid is om de cateringkosten (‘directe’ kosten) van de brutorecette af te trekken vooraleer de partage wordt toegepast.

Bied de artiesten na de voorstelling een drankje aan in de cafetaria. Dit is aangenaam en bovendien een leuk extraatje voor het publiek. En waarom zou de programmator niet meegaan?

24 V V C & L O C U S

“

Voorbeeld uit de praktijk “Vanaf aankomst tot vertrek van de laatste persoon van de crew is in de artiestenfoyer het volgende voorzien: water, bruiswater, koffie, bier, een waterkoker en thee, ook graag fruit en kleine versnaperingen, zoals walnoten en amandelnoten.

De artiest eet met 2 à 4 personen om 18u, het juiste aantal wordt aan de organisator doorgegeven ten laatste één week voor de voorstelling. Indien ter plaatse geen catering kan voorzien worden, voorziet de organisator een buy-out van [] euro per persoon, opdat artiest en crew in een restaurant in de nabije omgeving kunnen eten.”

Publieksmogelijkheden en vrijkaarten Maak afspraken over het publiek en de publiekscapaciteit.

Bijvoorbeeld: > Is er een beperking op het aantal toeschouwers (om artistieke of educatieve redenen)? Wat gebeurt er bij overschrijding van dit maximum, zonder voorafgaand overleg: schadevergoeding of annulering? In welke omstandigheden? > Wordt er een minimaal aantal toeschouwers vereist? Wat gebeurt er als deze drempel niet gehaald wordt: annulering? Wie neemt het initiatief? Welke kosten moet de organisator in dat geval dekken? > Is er een maximaal aantal toeschouwers dat mag reserveren via scholen? Wat als dit aantal of percentage dreigt overschreden te worden (vnl. bij theatervoorstellingen)? > Wat is de minimumleeftijd? Hoe wordt de controle hierop uitgeoefend? > Zijn er bijzondere bepalingen bij schoolvoorstellingen? > Wil het cultuur- of gemeenschapscentrum vrijkaarten voor de voorstelling? Hoeveel? Wenst de artiest/tussenpersoon vrijkaarten voor de voorstelling bij de organisator? Hoeveel? Tot wanneer kan hij die bestellen?

✪

TIP

Maak duidelijke afspraken in verband met de vrijkaarten die het centrum en de artiest ter beschikking krijgt: > Doorgaans worden de contractuele vrijkaarten niet meegenomen in de partageberekening, maar zorg er toch voor dat het contract dit ook expliciet vermeldt. > Wat als het centrum extra vrijkaarten uitdeelt, bijvoorbeeld in het kader van een sponsorcontract met jaarsponsors? Kan dit met/ zonder toestemming van de medecontractant?

Worden die in geval van partage meegenomen in de verrekening?

Voorbeelden uit de praktijk > “Eenzijdige overschrijding van het maximaal aantal toeschouwers door de organisator, zoals vermeld op pag. 1 van het contract, kan aanleiding geven tot schadevergoeding, of in uitzonderlijke omstandigheden en na overleg, de annulering van de voorstelling. Indien het vereiste minimaal aantal kaarten niet verkocht is, kan de [artiest/tussenpersoon] tot vijf dagen voor de voorstelling beslissen dat de voorstelling niet doorgaat. In dat geval vrijwaart de organisator de [artiest/tussenpersoon] voor de reeds gemaakte en bewezen kosten.”

“

> “De organisator heeft recht op 34 gratis tickets voor genodigden, marketingdoeleinden en jaarsponsors. Indien deze gratis tickets niet gebruikt worden, mogen ze verkocht worden aan de gangbare tarieven. In dat laatste geval worden ze mee verrekend in de partage.

Als de organisator extra vrijkaarten weggeeft, dan worden die mee verrekend in de partage.

De [artiest/tussenpersoon] heeft recht op 10 gratis tickets voor eigen genodigden en relaties.”

> “Bij een avond- of familievoorstelling mogen leerlingen in schoolverband maximaal 20% van het publiek uitmaken. Bij schoolvoorstellingen wordt er verwacht dat de leerkrachten aanwezig zijn en tussen de leerlingen zitten om de orde te handhaven.”

25 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Ticketprijzen Soms hebben artiesten/tussenpersonen wensen over de (minimale of maximale) ticketprijs die het cultuur- of gemeenschapscentrum aan de bezoekers vraagt. Ga vooraf goed na of die wensen stroken met het prijsbeleid van je centrum. Je kan hier gerust over onderhandelen.

Maak het duidelijk als je abonnementsprijs lager ligt dan de door de medecontractant voorgestelde minimumprijs, of als je voor bepaalde doelgroepen (leerlingen, kansengroepen, …) een extra inspanning wil doen.

Laat de ticketprijs niet louter afhangen van de gevraagde uitkoopsom (dit is maar één kost voor het centrum), maar probeer het globale kostenplaatje in rekening te brengen. Ook de verwachte publieksopkomst speelt hier een rol.

Beter nog is het om de onderhandelingen met de artiest/tussenpersoon te laten plaatsvinden binnen een breder denken rond prijsbeleid en prijsdifferentiatie.

Wat is de visie van de gemeente en/of het centrum op prijsbeleid binnen een bepaalde regio, naar de toeschouwers toe, …? Impliceert dit relevante kortingen voor bepaalde maatschappelijke groepen? En in welke mate slaag je erin dit te laten doorwegen in de onderhandelingen om eventueel de gevraagde uitkoop- of garantiesom te drukken? Meer informatie over prijsdifferentiatie vind je op de LOCUS-website :.

Voorbeeld uit de praktijk “Tickets worden verkocht aan een basisprijs van 14 euro en een abonnementsprijs van 11 euro.

Leraars en hun leerlingen kunnen korting krijgen tot een absoluut minimumtarief van 8 euro per ticket (exclusief reservatie- of administratiekosten).”

“ 26

V V C & L O C U S

Publiciteit en promotiemateriaal Wat zijn de verantwoordelijkheden inzake promotie van de voorstelling(en)? Welke vermeldingen moeten in elk geval op het promotiemateriaal staan (producent; coproducent, samenwerking; regie; auteur(s); vertalers; acteurs, dansers, zangers, musici; eventuele subsidieverlener; tussenpersoon; …)?

Wenst de artiest/tussenpersoon exemplaren van het materiaal? Welk materiaal zal de artiest/ tussenpersoon ter beschikking stellen? Tegen welke prijs? En wenst hij/zij dit terug te krijgen?

✪

TIP

Maak afspraken rond de promotiekosten ten laste van het centrum. Kunnen die in geval van partageregeling afgetrokken worden van de brutorecette, vooraleer de partage wordt berekend (ZIE BOVEN:)?

Voorbeeld uit de praktijk “De organisator onderneemt in samenspraak met de [artiest/tussenpersoon] het nodige op vlak van promotie, publiciteit en persaandacht om een vlotte ticketverkoop na te streven en een uitverkochte voorstelling te realiseren, en neemt de voorstelling op in de publiciteitskanalen die van toepassing zijn (seizoenskrant, programmatiepublicaties, online promotie via website, facebook, …). Een exemplaar van elke publiciteit zal op aanvraag door de organisator aan de [artiest/tussenpersoon] bezorgd worden.

“

De [artiest/tussenpersoon] stelt gratis promotiemateriaal ter beschikking in de vorm van drukwerk (affiches en flyers) en digitale bestanden (digitale foto’s en teksten bruikbaar voor de eigen communicatie van de organisator). Als de organisator ander promotiemateriaal wenst te gebruiken, is de voorafgaande schriftelijke toestemming van de [artiest/tussenpersoon] vereist. De organisator mag het ontvangen promotiemateriaal niet te koop aanbieden. De affiches zullen in elk geval uitgehangen worden, en blijven ook hangen als de voorstelling uitverkocht is.”

27 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Merchandising Wil de artiest/tussenpersoon een merchandisingstand in de foyer of de hal van het cultuur- of gemeenschapscentrum? Wat hebben zij hiervoor nodig? Wie staat in voor de verkoop?

De artiest of de organisator? Indien de organisator: krijgt hij een deel van de inkomsten?

“ “

Voorbeeld uit de praktijk “De organisator verleent kosteloos de exclusieve toestemming tot verkoop van geluidsdragers, beelddragers, merchandising en dergelijke in de inkomhal of foyer, waarbij de inkomsten integraal toekomen aan de [artiest/tussenpersoon] of de door haar hiervoor aangestelde derde partij.”

Sponsoringafspraken Wie zijn de sponsors van de organisator en de artiest/tussenpersoon? Bestaan er hierover wederzijdse (tegenstrijdige?) afspraken? Hoe en waar worden sponsors vermeld?

Voorbeelden uit de praktijk “Sponsoring die de organisator eenzijdig voorziet, dient vooraf goedgekeurd te worden door de [artiest/tussenpersoon], behoudens de reguliere jaarsponsors. De naam van de artiest mag niet in verband gebracht worden met eventuele sponsors. De namen en/of logo’s van sponsors mogen niet aangebracht worden op het podium en/of technische installaties.”

“Indien er met lokale sponsors gewerkt wordt, mag de grootte van het logo van deze sponsors de grootte van het logo van de sponsors van het gezelschap niet overtreffen. Lokale sponsors mogen geen gelijklopende belangen hebben met de sponsors van het gezelschap, met uitzondering van de jaarsponsors.”

28 V V C & L O C U S

Verplichtingen organisator in verband met de voorstelling Hiermee bedoelen we: > > >

Installatie van de zaal.

Onthaal en veiligheid van het publiek.

Instaan voor eventuele mededelingen aan het publiek: - Na aanvang van de voorstelling geen toegang meer tot de zaal.

- Geen consumpties in de zaal of aanpalende ruimten tijdens de voorstelling.

- Aanvangsuur, duur, eventuele pauze.

- Verbod gebruik gsm’s en klank-, film-, video-, foto- of andere opname-apparatuur.

Probeer als organisator wel steeds toelating te krijgen om foto’s of ander audiovisueel materiaal te maken voor de eigen sociale media.

“

Voorbeeld uit de praktijk “De organisator stelt het publiek duidelijk op de hoogte dat geluids-, film- en foto-opnames strikt verboden zijn tijdens de voorstelling, behoudens voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de [artiest/tussenpersoon]. Foto’s voor de eigen sociale media van de organisator zijn wel toegestaan zonder voorafgaande toestemming.”

✪

TIP

Heel wat artiestencontracten benadrukken dat de artiest/tussenpersoon geen enkele verplichting heeft inzake fiscaliteit en sociale lasten ten aanzien van de stagehands en het technisch en ander personeel in dienst van of diensten leverend aan de organisator.

Zorg omgekeerd ook dat het duidelijk is dat het centrum niet als werkgever optreedt van de artiest of het gezelschap (tenzij dit expliciet de bedoeling is). Het kan helpen een clausule in die zin op te nemen, bijvoorbeeld: “Noch de artiest, noch eenieder op wie deze een beroep doet in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, is een ondergeschikte van de organisator.”

29 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Verplichtingen artiest/tussenpersoon in verband met de voorstelling Hiermee bedoelen we o.a.: > > > >

“

Artistieke verantwoordelijkheid voor de voorstelling.

Verantwoordelijk voor decor, kostuums, accessoires, … die niet opgenomen zijn in de technische fiche. Zijn die in overeenstemming met de veiligheidsvoorschriften?

Op tijd aanwezig zijn (bijvoorbeeld ten laatste een uur voor de aanvang van de repetitie(s) en van de uitvoering) in de aangeduide lokalen.

Informatie verstrekken aan de organisator over eventuele tv-opnames.

Voorbeeld uit de praktijk “De artiest zorgt er als een goede huisvader voor dat hij in de volledige bezetting en voorzien van alle nodige attributen tijdig aanwezig is om voor de opening van de deuren met de opstelling en de klanktest klaar te zijn.”

30 V V C & L O C U S

Auteursrechten Het auteursrecht impliceert dat de auteur van de tekst, muziek, … die tijdens de voorstelling voor het publiek wordt voorgedragen, opgevoerd, afgespeeld, … hiervoor zijn/haar toestemming moet geven. Tegenover die toestemming zal veelal een vergoeding staan (zeker als de rechten beheerd worden door een beheersvennootschap). Als organisator sta je in voor de betaling van de auteursrechten.

SABAM beheert de overgrote meerderheid van de auteursrecht in België. Deze beheersvennootschap hanteert verschillende tarieven naargelang het soort voorstelling of opvoering.

Die zijn onder meer afhankelijk van de oppervlakte van de infrastructuur, de toegangsprijs (ook gratis), drankprijzen, gebruikte beschermde werken, … Meestal betaal je een vastgelegd percentage van de uitkoopsom, of van de inkomsten als die hoger zijn. Er is ook altijd een minimum vastgelegd.

✪

TIP

Zorg ervoor dat de artiest/tussenpersoon zich engageert om de nodige toestemmingen te bekomen. Zij weten immers het best wie naar aanleiding van de voorstelling of opvoering rechten kan claimen. Je kan contractueel een aantal waarborgen opnemen. Bijvoorbeeld: > dat de medecontractant moet aangeven wie er aanspraak kan maken op auteursrechten, wat de tarieven/percentages zijn, en welke beheersvennootschappen eventueel gerechtigd zijn te innen; > dat, als er toch nog andere derden zijn die rechten claimen, zonder dat de medecontractant dit heeft aangegeven, het opgeëiste bedrag ingehouden wordt op de uitkoopsom/het deel van de partage voor de artiest; > Auteursrechten zijn ‘productiegebonden’ kosten. Spreek vooraf goed door met de medecontractant of en in welke mate die kunnen afgetrokken worden van de brutorecette, vooraleer een eventuele partage toegepast wordt (ZIE BOVEN:).

31 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Voorbeeld SABAM-tarieven • Theater en dans: minimumbedrag = 50 €; percentage: 13,2% van de bruto-ontvangsten of van de uitkoopsom (indien hoger) voor een gesubsidieerd gezelschap, 11% voor een niet-gesubsidieerd gezelschap (zie tarief 203); • Muziek (pop, rock, folk, blues, jazz, variété, kleinkunst, …): basistarief = 8% op de brutoontvangsten of op het artistiek budget (indien hoger) ( zie tarief 210 – Live Concerten).

Beide tariefformules vermelden uitdrukkelijk dat BTW, eventueel verschuldigde gemeentetaksen en reservatiekosten van de bruto-ontvangsten in mindering kunnen worden gebracht, vooraleer de auteursrechten te berekenen.

Alle nodige informatie over tarieven en aanvraagtermijnen en -formulieren vind je op www.sabam.be/nl.

Opgelet: • In principe worden de vrijkaarten niet meegeteld als inkomsten voor de berekening van de auteursrechten, tenzij het vrijkaarten voor sponsors zijn. Dan wordt doorgaans de effectieve verkoopwaarde of een gemiddelde ticketprijs in aanmerking genomen.

• Wees steeds op je hoede voor dubbele facturen. Zo is het niet uitgesloten dat meerdere beheersvennootschappen op eenzelfde repertoire rechten heffen. Of dat er in geval van samenwerking verschillende facturen (voor hetzelfde) worden gestuurd naar de samenwerkende partners.

• Wanneer je de rechten betaalt aan een beheersvennootschap, zoals SABAM, of aan een Belgische vennootschap, dan hoef je je niets aan te trekken van de roerende voorheffing op auteursrechten (ZIE VERDER ). Dat is anders als je de auteursrechten rechtstreeks uitbetaalt aan de artiest zelf.

Andere organisaties voor het collectief beheer van auteursrechten Almo (www.almo.be)toneel), Toneelfonds (www.toneelfonds.be)toneel), Sofam (www.sofam.be) visuele kunsten), SACD (www.sacd.fr) )opera, dans, toneel, ballet), SCAM (www.scam.fr)literatuur, documentaires), deAuteurs (www.deauteurs.be)literatuur, podiumkunsten, strips, illustraties), … Als deze organisaties de rechten zouden beheren, bekijk dan zeker ook hun website in verband met tarifering en percentages.

In principe moet je voorafgaand aan elke activiteit waarbij auteursrechten verschuldigd zijn een aanvraag richten tot SABAM. Dit moet gebeuren binnen een bepaalde termijn, meestal ten laatste tien dagen voor de voorstelling of opvoering. VVC heeft met SABAM een mantelovereenkomst afgesloten met de bedoeling een gemeenschappelijke en eenvormige inningsprocedure voor de Vlaamse cultuur- en gemeenschapscentra vast te leggen, vanaf de

32 V V C & L O C U S

aanvraag tot toelating tot en met de betaling van de auteursrechten. De centra die lid zijn van de VVC kunnen via een excelbestand jaarlijks alles gebundeld aangeven, maar moeten natuurlijk nog steeds tussentijdse wijzigingen meedelen. Deze mantelovereenkomst wordt binnenkort heronderhandeld, ook met het oog op een systeem van online aangifte.

Achtergrondmuziek Ook al maakt dit op zich geen onderdeel uit van een artiestencontract, toch willen we er graag op wijzen: het cultuur- of gemeenschapscentrum moet ook auteursrechten betalen wanneer het achtergrondmuziek laat spelen, bijvoorbeeld in de pauze of in het begin of aan het einde van een voorstelling. Het centrum kan ervoor opteren een trimestrieel, semestrieel of jaarcontract met SABAM af te sluiten voor mechanische achtergrondmuziek.

Dan moet er niet telkens opnieuw aangifte worden gedaan.

Is de auteur niet bij SABAM of een andere beheersvennootschap aangesloten, dan moet je de toestemming (en eventuele vergoeding) rechtstreeks met de auteur of een andere rechthebbende (uitgever, erfgenaam, …) regelen. Die bepalen dan zelf het eventuele tarief.

De inkomsten die een kunstenaar haalt uit auteursrechten zijn ‘roerende inkomsten’, onderhevig aan een belastingtarief van 15%. Deze belasting wordt aan de bron afgehouden door middel van een roerende voorheffing op auteursrechten. In principe betekent dit dat de betaler van de auteursrechten deze roerende voorheffing zelf moet inhouden en doorstorten aan de fiscus. Dit geldt enkel als je de auteursrechten rechtstreeks uitbetaalt aan de kunstenaar/auteur als natuurlijk persoon, aan een vzw of aan een stichting.

Met andere woorden, diegenen die niet zijn aangesloten bij een beheersvennootschap, zelf hun auteursrechten beheren en rechtstreeks factureren. Wat je hiervoor concreet moet doen, LEES JE HIER:.

✪

TIP

Auteursrecht betaal je in principe op de artistieke prestatie. Als er naast de vergoeding voor de artistieke prestatie ook technische kosten of productiegebonden kosten (met inbegrip van vervoers- en verblijfsonkosten) worden doorgerekend aan de organisator, maak dan zowel in het contract als op de factuur een opsplitsing. Het Sabam-tarief ‘Theater en dans’ bepaalt bijvoorbeeld uitdrukkelijk dat je van de totale uittkoopsom (naast BTW) tot maximaal 35% in mindering mag brengen voor productiekosten bij het berekenen van de verschuldigde auteursrechten. Op voorwaarde echter dat die apart worden vermeld in het contract.

33 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Het cultuur- of gemeenschapscentrum hoeft daarentegen geen roerende voorheffing in te houden, als het: • de auteursrechten betaalt aan een beheersvennootschap, bijvoorbeeld SABAM. In dat geval is de beheersvennootschap verantwoordelijk voor de inhouding en aangifte van de roerende voorheffing.

• de auteursrechten betaalt aan een Belgische vennootschap (BVBA, NV,…). In dat geval geldt de vennootschapsbelasting en is de vennootschap verantwoordelijk.

Deze roerende voorheffing werkt ‘bevrijdend’. Dit betekent dat deze inkomsten voor de auteur nadien niet meer belast worden.

Roerende voorheffing en buitenlandse auteurs/kunstenaars Als er auteursrechten rechtstreeks verschuldigd zijn aan een buitenlandse kunstenaar of auteur (met woonplaats in het buitenland) vermeldt het dubbelbelastingverdrag met het land waar de betrokkene woont of de auteursrechten belastbaar zijn in België of niet. Een overzicht van alle verdragen vind je hier:.

Voor een auteur uit Nederland bijvoorbeeld zijn de auteursrechten in principe niet belastbaar in België. De Nederlandse auteur of kunstenaar moet dan wel een formulier 276R kunnen voorleggen, dat het centrum verder moet aanvullen. Dat formulier vind je hier:.

Als de kunstenaar dit formulier niet kan voorleggen, moet het centrum de roerende voorheffing toch inhouden en doorstorten aan de Belgische fiscus.

34 V V C & L O C U S

Billijke vergoeding De billijke vergoeding is een vergoeding voor de uitvoerende kunstenaar(s) en producenten, wanneer je opgenomen muziek in een openbare plaats afspeelt. De billijke vergoeding vervangt de toestemming die je hiervoor normaal aan hen zou moeten vragen (de zogenaamde ‘naburige rechten’ van uitvoerende kunstenaars en producenten).

De billijke vergoeding speelt doorgaans niet in het kader van voorstellingen of opvoeringen (maar wel bij ‘randactiviteiten’, zoals muziek in de pauze, voor of na de voorstelling of opvoering, in de foyer, …). Dit maakt dan ook geen onderdeel uit van het artiestencontract.

Er is geen billijke vergoeding verschuldigd: •

• •

voor een live optreden, de uitvoerende artiest wordt dan immers rechtstreeks vergoed. Let wel, de billijke vergoeding is wel verschuldigd als er opgenomen muziek voor of na de voorstelling of opvoering, of in de pauze wordt afgespeeld. wanneer de afgespeelde muziek een integraal onderdeel van een voorstelling of opvoering uitmaakt en er toegangsgeld wordt gevraagd. wanneer bestaande muziek in een voorstelling is verwerkt. In dat geval moet de producent (en eventuele andere rechthebbenden) expliciet toestemming geven. Het kan dus een goed idee zijn om van de medecontractant een oplijsting te vragen van wie naar aanleiding van de voorstelling of opvoering rechten kan laten gelden (ZIE BOVEN :).

Het cultuur- of gemeenschapscentrum kan ervoor opteren om in het kader van de billijke vergoeding een jaarcontract af te sluiten. Dan zijn alle activiteiten gedekt waarbij opgenomen muziek wordt afgespeeld, in de lokalen die onder het contract vallen. Ook wanneer derden die activiteiten organiseren. Let wel, ook dan kan het zijn dat een activiteit toch niet gedekt is, omdat er bijvoorbeeld dansgelegenheid is. Stel bijvoorbeeld dat er in het theatercafé (eenmalig) een fuif wordt georganiseerd, dan is in principe aanvullend een bedrag aan billijke vergoeding verschuldigd (doorgaans volgens het dagtarief tijdelijke binnenactiviteiten, dat onder meer afhankelijk is van oppervlakte, met/zonder drank of dans, …). Ook al valt het theatercafé onder het jaarcontract.

De beheersvennootschappen PlayRight (uitvoerende kunstenaars) en SIMIM (producenten) innen en verdelen de billijke vergoeding. Als er geen jaarcontract is, moet je een aanvraag indienen. Meer informatie over tarieven, voorwaarden en aanvragen vind je op www.bvergoed.be :.

35 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

BTW Sinds 2006 en tot op heden kunnen uitvoerende artiesten/gezelschappen hun BTW-statuut in België kiezen: •

Ofwel kiezen ze voor een vrijstelling op basis van artikel 44, §2, 8° van het BTW-wetboek (vrijstelling voor de artistieke prestaties van uitvoerende artiesten verstrekt aan organisatoren).

Artikel 44, §2, 8° van het BTW-wetboek voorziet een (mogelijke) vrijstelling van BTW voor de diensten aan organisatoren van voordrachten verstrekt door voordrachtgevers; de diensten aan organisatoren van schouwspelen en concerten, aan muziekuitgevers en filmmakers verstrekt door acteurs, orkest leiders, muzikanten en andere artiesten voor de uitvoering van toneelwerken, balletten, films, muziekstukken, circus-, variété- of cabaret voorstellingen.

•

Kiezen ze niet voor de BTW-vrijstelling, dan geldt een (verlaagd) BTW-tarief van 6% voor uitvoerende artistieke prestaties.

Tabel A van de bijlage bij het KB nr. 20 van 20 juli 1970 geeft aan welke diensten onderhevig zijn aan het verlaagde BTW-tarief van 6%.

In rubriek XXIX, cijfer 2 (nieuw) staan vermeld: de diensten die bestaan in het uitvoeren van toneelwerken, balletten, muziekstukken, circus-, variété- of cabaretvoorstellingen en soortgelijke activiteiten en die behoren tot de normale werkzaamheid van acteurs, orkestleiders, muzikanten en andere artiesten, ook indien deze diensten verstrekt worden door een rechtspersoon of een feitelijke vereniging of groepering.

Zij moeten hun keuze kenbaar maken aan de BTW-administratie en er uiteraard consequent naar handelen. Vandaar dat cultuur- en gemeenschapscentra soms facturen ontvangen mét en andere zonder BTW.

36 V V C & L O C U S

Vrijstelling of BTW betalen? >

Ofwel kiest de artiest of het gezelschap in België voor de BTW-vrijstelling. In dat geval moet het cultuur- of gemeenschapscentrum geen BTW betalen (toch niet op de artistieke prestatie. Voor eventuele andere BTW-posten, zie hieronder). Laat dit dan ook vermelden op de factuur. Bijvoorbeeld: “Vrijstelling van BTW conform art. 44, §2, 8° van het BTW-Wetboek”. Zo vermijd je discussie met de fiscus.

>

Ofwel geldt er BTW-plicht voor de artistieke prestatie, en moet het cultuur- of gemeenschapscentrum dus effectief BTW betalen.

-

Als er een globale uitkoopsom (in het contract en op de factuur) is overeengekomen, dan geldt in principe het verlaagde BTW-tarief van 6% op dit globale bedrag. Sommige tussenpersonen houden voor dat in dit geval 21% BTW op het totaalbedrag verschuldigd is. Spreek dit vooraf goed door en ga niet zonder meer akkoord met een dergelijk voorstel. Probeer in zo’n geval met de artiest/tussenpersoon overeen te komen om een uitsplitsing te maken in het contract en later op de factuur (zie hieronder).

-

Als de vergoeding die het cultuur-of gemeenschapscentrum naar aanleiding van de voorstelling/opvoering verschuldigd is, is uitgesplitst (in het contract en op de factuur), dan gelden er verschillende BTW-tarieven: Uitvoerende artistieke prestatie: 6% Technische kosten: 21 % Vervoer- en transportkosten: 21% Commissie tussenpersoon: 21%

37 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

✪ >

>

TIP

Breng het BTW-tarief ter sprake bij uw onderhandelingen en laat dit in het contract opnemen.

Probeer de vergoeding die het cultuur- of gemeenschapscentrum moet betalen, uit te splitsen (zeker als er met een tussenpersoon, zoals een manager of boekingskantoor wordt gewerkt, die vaak ook een commissie doorrekenen aan de organisator).

Ga goed na of de uitkoopsom of het partagedeel voor de artiest inclusief of exclusief BTW is.

Reeds jaren doen artiesten en gezelschappen beroep op een tussenpersoon (manager, theaterbureau, boekingsagent, …) om voorstellingen of opvoeringen te plaatsen. Meestal treedt die tussenpersoon dan op als makelaar of mandataris: hij brengt zelfstandige artiesten en organisatoren samen, die vervolgens onderling overeenkomen wanneer de tussenpersoon in naam en voor rekening van de artiest/het gezelschap contracten sluit. Ook in dit geval gelden de BTW-tarieven zoals die in het kadertje zijn uiteengezet.

Als je een buitenlandse artiest of een buitenlands gezelschap laat optreden in jouw centrum, geldt de Belgische BTW-wetgeving. Aanvaard in zo’n geval dus geen (vaak hogere) buitenlandse BTW op de factuur. Het verschuldigde BTW-bedrag moet aan de Belgische fiscus worden doorgestort. De bovenstaande tarieven en de eventuele keuze voor vrijstelling (laat dit vermelden op de factuur) gelden dan evenzeer voor deze buitenlandse artiesten, voor de optredens die zij in België verrichten. Ook zij moeten voor hun optredens in België consequent zijn in die keuze.

38 V V C & L O C U S

Buitenlandse artiesten en Belgische BTW-wetgeving In 2010 veranderde de Europese BTW-Richtlijn grondig (Richtlijn 2006/112/EG van 28 november 2006:). Om te bepalen van welke lidstaat de BTW-wetgeving van toepassing is, moet je voortaan kijken naar de hoedanigheid van de klant (= ontvanger van de dienst).

Als die ‘BTW-plichtig’ is, dan gaat het om een B2B-relatie (‘business to business’). Bij zo’n relatie geldt de BTW-wetgeving van het land waar de ontvanger van de dienst gevestigd is (art. 21, §2 BTW-Wetboek). Als die ‘niet-BTW-plichtig’ is, gaat het om een B2C-relatie (‘business to consumer’). In dat geval geldt de BTW-wetgeving van het land waar het culturele evenement of de culturele activiteit daadwerkelijk plaatsvindt (art. 21bis, §2, 5° BTW-wetboek).

Met andere woorden, van zodra een Belgisch cultuur- of gemeenschapscentrum contracteert met een buitenlandse artiest of een buitenlands gezelschap met het oog op een optreden in België is de Belgische BTW-wetgeving van toepassing, ongeacht de beheersvorm van het centrum (gemeentelijke dienst, IVA, AGB, of EVA-vzw).

Ook buitenlandse artiesten en gezelschappen kunnen voor hun optredens in België dus kiezen voor de BTW-vrijstelling, ook al zijn zij in eigen land BTW-plichtig. Voor cultuur- en gemeenschapscentra kan dit een goeie zaak zijn: geen betaling van BTW op de uitkoopsom, wat vaak zuiver een kostenpost is. In je contacten met buitenlandse gezelschappen kan je hen daarop wijzen en vragen om te kiezen voor de BTW-vrijstelling voor hun optreden in België (voor zover zij niet voor eerdere optredens in België voor BTW-plicht hadden geopteerd). Maar of er nu vrijstelling geldt dan wel BTW-plicht, zorg er in elk geval voor dat dit duidelijk op de factuur vermeld staat.

39 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Vermeldingen op de factuur bij buitenlandse artiesten of gezelschappen In geval van BTW-plicht: “Belgische BTW van toepassing, te voldoen door medecontractant, Art. 44 EURichtlijn.”

“Belgian VAT to be paid by co-contractor, referring to Art. 44 of EU Directive.”

In geval van vrijstelling: “Belgische BTW van toepassing, te voldoen door medecontractant, Art. 44 EURichtlijn. Vrijstelling van Belgische BTW conform Art. 44, §2, 8° van het Belgische BTW-Wetboek en Info 18.07.2006/01.”

“Belgian VAT to be paid by co-contractor, referring to Art. 44 of EU Directive.

Exoneration of Belgian VAT in accordance to Art. 44§ 2 8° of the Belgian Code of VAT and Info 18.07.2006/01.”

Als er Belgische BTW verschuldigd is, hoe geraakt die dan bij de Belgische fiscus? Dat kan op twee manieren: 1. Ofwel geeft de buitenlandse artiest een Belgisch BTW-nummer op (indien hij vaak in België optreedt, is het mogelijk dat hij dit aangevraagd heeft. Je herkent dit aan de “BE-” voor het nummer). Dan rekent hij op zijn factuur 6% voor uitvoerende artistieke prestaties aan, die hij zelf doorstort aan de Belgische fiscus.

2. Heeft de buitenlandse artiest geen Belgisch BTW-nummer, dan moet het cultuur- of gemeenschapscentrum de BTW zelf doorstorten aan de Belgische fiscus: • Heeft het centrum een BTW-nummer, dan doet het dit via zijn gewone BTW-aangifte (bijvoorbeeld in geval van AGB, of EVA-vzw met gemengde BTW-plicht); • Heeft het centrum geen BTW-nummer, dan moet het een BE BTW-nummer aanvragen voor bijzondere BTW-aangiftes (via formulier 604A).

• Wordt het centrum gemeentelijk beheerd (of via een IVA): doe dan opgave via het BTWnummer van de gemeente.

• Kan het centrum voor de toepassing van de plaatsbepalingsregels gezien worden als een 'niet-BTW-plichtige' (uitzonderlijk, zie kader rechts), dan is het correct doorstorten van de verschuldigde BTW de verantwoordelijkheid van de buitenlandse artiest.

40 V V C & L O C U S

✪

TIP

Indien je zelf de BTW moet doorstorten en je centrum heeft geen BTW-nummer, neem dan contact op met je plaatselijke BTW-kantoor.

Info over de bijzondere aangifte vind je op de portaalsite van de Belgische overheid: en op de website van de FOD Financiën:.

‘BTW-plichtige’ en plaatsbepalingsregels Voor de toepassing van de plaatsbepalingsregels is de definitie van een ‘BTW-plichtige’ veel ruimer dan wat normaal onder dit begrip wordt verstaan. Zo is ook ‘BTW-plichtig’, diegene die: • • • •

vrijgesteld BTW-plichtig is op basis van art. 44 van het Belgische BTW-wetboek; gemengd BTW-plichtig is; een kleine onderneming is, die normaal onder de (Belgische) drempel voor BTW-plicht valt; een (rechts)persoon is die principieel niet-BTW-plichtig is, maar wel voor BTW-doeleinden is geïdentificeerd. Zo zijn gemeenten principieel niet-BTW-plichtig, maar zijn ze wel geïdentificeerd voor BTW-doeleinden van zodra ze een BTW-aangifte (moeten) doen (hetzij een regelmatige aangifte, hetzij bijvoorbeeld wegens een intracommunautaire verwerving van goederen > 11.200 euro). Op dat moment wordt het ondernemingsnummer van de gemeente als BTW-nummer geactiveerd.

Met andere woorden, enkel wanneer het cultuur- of gemeenschapscentrum een gemeentelijke dienst is in een gemeente die niet voor BTW-doeleinden is geïdentificeerd, is het centrum als ‘niet-BTW-plichtig’ aan te merken voor de toepassing van de plaatsbepalingsregels.

41 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten De bedrijfsvoorheffing voor podiumkunstenaars, die niet-rijksinwoner zijn, is de belasting die betaald wordt op een inkomen verworven door betaalde arbeid in België. Deze belasting is bepaald op 18% van het brutobedrag van de inkomsten. De circulaires waarin dit wordt geregeld zijn die van 16 oktober 2001: en 1 februari 2002:.

In bepaalde gevallen kan een vrijstelling bekomen worden op basis van een voorafgaand akkoord. Is er geen vrijstelling verkregen, dan moet het cultuur- of gemeenschapscentrum er zelf voor zorgen (indien de contractspartner zelf tenminste een niet-Belg is) dat die 18% bij de Belgische fiscus geraakt (= afhouding aan de bron). Het centrum houdt dit bedrag in op de uitkoopsom of het partagedeel voor de artiest (dit wordt er dus niet bovenop betaald, het gaat om een belasting voor de artiest) en stort dit zelf door aan de fiscus.

Eventueel geldt er in België een vrijstelling op basis van de ‘dubbelbelastingverdragen’ die België met heel wat landen afgesloten heeft. Die hebben tot doel dubbele belasting (in twee landen dus) te vermijden. Die verdragen duiden het land aan dat op een bepaald inkomen haar eigen fiscale regels mag toepassen; het andere land moet dan vrijstelling verlenen. Met andere woorden: als de Belgische bedrijfsvoorheffing verschuldigd is, dan zijn de inkomsten uit de optredens in België (in principe) ook niet meer belastbaar in het land van herkomst van de podiumkunstenaar. Als er wel een vrijstelling is van de Belgische bedrijfsvoorheffing, dan worden de inkomsten belast in het land van herkomst.

Een overzicht van de dubbelbelastingverdragen vind je hier:.

A. Geldt er een vrijstelling?

Het komt er in eerste instantie op aan te achterhalen of bij een contract met een buitenlandse artiest of een buitenlands gezelschap de Belgische bedrijfsvoorheffing verschuldigd is, dan wel of er een vrijstelling geldt. Om een vrijstelling te bekomen, moet je voorafgaandelijk (dus voor de voorstelling) een aanvraag doen bij de Dienst Directeur Buitenland van de FOD Financiën. De noodzakelijke bewijsstukken mogen eventueel nadien worden bezorgd.

42 V V C & L O C U S

Wanneer en hoe vraag je de voorafgaande vrijstelling aan?

Richt steeds voor de voorstelling een gemotiveerde aanvraag tot vrijstelling aan: FOD Financiën Directeur Buitenland Koning Albert II laan 33, b 321 1030 Schaarbeek OF thierry.vanrossom@minfin.fed.be Tel: 02/576.98.94 of 02/576.91.17 Fax: 02/579.92.33

Er zijn vier categorieën waarvoor een (gehele of gedeeltelijke) vrijstelling kan verkregen worden. Je kan een lijst opmaken van alle buitenlandse seizoensvoorstellingen en opvoeringen waarvoor mogelijk een vrijstelling geldt, en dit al opsturen naar de Dienst Directeur Buitenland. Naar gelang van de categorie moet je aanvullend een aantal bewijsstukken overhandigen (per post!), op basis waarvan de Dienst Directeur Buitenland kan beoordelen of er al dan niet een gehele of gedeeltelijke vrijstelling geldt (bijvoorbeeld kopie contract, kopie factuur, kopie facturen voordelen alle aard, kopie identiteitskaart artiesten, A1, subsidiebesluiten, …). Maar die stukken kan je dan later doorsturen, op het moment dat de medecontractant die heeft bezorgd.

✪

TIP

Je kan het voorafgaandelijk verkrijgen van de noodzakelijke documenten om een vrijstelling aan te vragen, bijvoorbeeld ten laatste 6 weken voor het optreden, contractueel verplicht stellen. Vermeld erbij dat het centrum anders niet in staat is de vrijstelling aan te vragen, en dus genoodzaakt is het bedrag van de bedrijfsvoorheffing in te houden op het bedrag dat aan de artiest of het gezelschap wordt uitbetaald.

43 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

VIER CATEGORIEËN VAN MOGELIJKE VRIJSTELLINGEN Categorie 1: BUITENLANDSE LOONTREKKENDE PODIUMKUNSTENAARS • •

•

Voor podiumkunstenaars uit Duitsland en Frankrijk Er is volledige vrijstelling van BV indien men aantoont dat: • de podiumkunstenaars fiscaal resident zijn in Duitsland / Frankrijk (afschrift identiteitskaart volstaat); • de podiumkunstenaars loontrekkers zijn (formulier A1 waarop vermeld staat “loontrekkende”); de werkgever zelf hoeft niet per se een Franse of Duitse organisatie te zijn; Specifiek voor Frankrijk: als er gecontracteerd wordt met een Franse rechtspersoon geldt een vermoeden dat de podiumkunstenaars loontrekkers zijn. Je hoeft het formulier A1 dan niet op te vragen.

Categorie 2: PODIUMKUNSTENAARS UIT DE V.S. Er is volledige vrijstelling van BV indien wordt aangetoond dat: • De podiumkunstenaar in het jaar waarin wordt opgetreden minder dan 20.000 € (per persoon) in België heeft verdiend (verklaring op eer is vereist / kan opgenomen worden in het contract); • De podiumkunstenaar minder dan 183 dagen in België verblijft in het jaar van het optreden; • Er dient een paspoortkopie van de podiumkunstenaar(-s) te worden voorgelegd.

Dit geldt ongeacht het statuut van zelfstandige of loontrekkende.

BRON: ISABELLE D'HOOGHE (CONCERTGEBOUW BRUGGE)

44 V V C & L O C U S

Categorie 3: GESUBSIDIEERDE GEZELSCHAPPEN OF OPTREDENS IN HET KADER VAN CULTURELE UITWISSELING In veel dubbelbelastingverdragen wordt een vrijstelling voorzien in artikel 17, lid 3. De voorwaarden zijn niet telkens dezelfde. Soms gaat het om een culturele uitwisseling of een culturele overeenkomst, soms heeft dit enkel betrekking op gesubsidieerde instellingen.

Bijvoorbeeld: als een Nederlands gezelschap gesubsidieerd wordt voor minimaal 30% van haar werkingskosten, dan is er vrijstelling van BV in België, die via de procedure voorafgaand akkoord moet aangevraagd worden. Vraag dan ook (voorzie dit eventueel in het contract) dat een document wordt overhandigd dat dit bewijst (bijvoorbeeld een uittreksel uit de begroting). Voor Nederland circuleert bovendien een lijst : waarop die gesubsidieerde organisaties vermeld zijn. Die lijst kan je ook als bewijsstuk meesturen naar de Dienst Directeur Buitenland.

Ook bij de volgende landen bestaat deze mogelijkheid tot vrijstelling, de modaliteiten ervan zijn te vinden in de desbetreffende dubbelbelastingverdragen:: Letland, Litouwen, Slovenië, Spanje, Cyprus, Bulgarije, China, de Filippijnen, Groot-Brittannië, Hongarije, Joegoslavië, Korea, Maleisië, Marokko, Noorwegen, Polen, Roemenië, Senegal, Singapore, Thailand, Turkije, Zwitserland, …

Categorie 4: CONTRACTEN WORDEN AFGESLOTEN MET EEN BUITENLANDSE VENNOOTSCHAP 15% van de belastbare basis kan worden vrijgesteld van BV als het contract is afgesloten met een buitenlandse vennootschap. Die 15% wordt geacht het eigen deel / de eigen kosten van de onderneming of rechtspersoon te zijn, dus het deel dat niet doorvloeit naar de te belasten podiumkunstenaar(s). Je kan dan 15% in mindering brengen van de belastbare basis (ZIE VERDER :), vooraleer je hierop het BV-tarief van 18% toepast.

45 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

B. Geen vrijstelling Als de Dienst Directeur Buitenland geen vrijstelling toekent, moet de organisator 18% bedrijfsvoorheffing inhouden en doorstorten aan de Belgische fiscus. Aangezien het om een belasting op het inkomen van de artiest gaat, is het niet de bedoeling dat het centrum dit zelf betaalt, bovenop de uitkoopsom of het partagedeel voor de artiest. Heel wat centra doen dit momenteel wel, ook al omdat de medecontractant vaak niet op de hoogte is van deze regeling en van het ‘bevrijdende’ karakter van deze belasting. Nochtans is dit voor de buitenlandse artiesten een voordelige regeling, omdat zij in hun eigen land (in principe) dan niet meer op datzelfde inkomen worden belast (aan een veel hoger tarief). Met dat doel kan je van de Belgische fiscus een attest betreffende de betaling van de bedrijfsvoorheffing krijgen (vraag dit systematisch op), dat de artiest kan voorleggen in het land van herkomst. Spreek dit alles vooraf goed door met de artiest/tussenpersoon en probeer dit ook in het contract zo op te nemen.

HOE BEREKEN JE DE BEDRIJFSVOORHEFFING? De bedrijfsvoorheffing wordt berekend op het brutobedrag van de inkomsten van de artiest / het gezelschap. Al blijft er onduidelijkheid bestaan over de vraag wat dan wel allemaal tot die inkomsten gerekend moet worden. Naar gelang van de regio hanteren plaatselijke controleurs nog steeds verschillende interpretaties.

WAAROP PAS JE 18 % TOE? WAT IS DE BELASTBARE BASIS? Belastbare basis = het ‘bruto-inkomen’ Dit verkrijg je door volgende bewerking te maken: UITKOOPSOM + VOORDELEN VAN ALLE AARD – PRODUCTIEKOSTEN – FORFAITAIRE VERMINDERING

46 V V C & L O C U S

UITKOOPSOM Volgens de huidige interpretatie van de Dienst Directeur Buitenland telt de volledige contractuele uitkoopsom. Dus niet enkel de artistieke gage, maar ook alle technische en productiekosten (inclusief BTW), commissie tussenpersoon, ... die contractueel ten laste van het centrum worden gelegd, moeten meegerekend worden. Bepaalde productiekosten kan je dan eventueel in een volgende fase wel opnieuw in mindering brengen (ZIE VERDER ).

VOORDELEN VAN ALLE AARD De ‘voordelen van alle aard’ voor de artiest / het gezelschap zijn de effectieve kosten (inclusief BTW) voor onder meer transport, hotel, per diems, cateringuitgaven, … Die moeten bij de belastbare basis gevoegd worden. Het is hierbij niet van belang aan wie je de kosten voor ‘voordelen van alle aard’ betaalt (aan de artiest zelf; aan een buitenlandse onderneming; aan het hotel / restaurant; …). Volgens de huidige interpretatie van de Dienst Directeur Buitenland moeten alle kosten die contractueel ten laste van de organisator liggen en die nodig zijn om de voorstelling te laten plaatsvinden, meegeteld worden. Dus eventueel ook vervoers-, verblijfs-, en cateringkosten voor niet-artiesten, zoals technici, managers, … .

PRODUCTIEKOSTEN Je kan eventueel in een volgende stap productiekosten opnieuw in mindering brengen van de belastbare basis , als je kan bewijzen dat het centrum die betaald heeft aan derden. De bewijslast hiervan is niet evident, lokale controleurs lijken bewijsstukken steeds minder te aanvaarden. Kosten voor de huur van materiaal (bijvoorbeeld een Steinway piano), ten laste van de organisator, kunnen sowieso niet afgetrokken worden. Zorg als organisator dat productiekosten aan jou gefactureerd worden en dat je die zelf betaalt aan derden (dus niet aan de artiest/tussenpersoon). Dan is er in principe geen reden tot discussie. Verzamel dus zo veel mogelijk bewijsstukken van deze productiekosten. Als de productiekosten daarentegen enkel vermeld worden in het contract zonder verdere verantwoording, dan zal de fiscus die wellicht in vraag stellen. Is het contract afgesloten met een buitenlandse vennootschap, dan kan je een akkoord aanvragen om forfaitair 15% als productiekost in mindering te brengen (dit is dan een 'gedeeltelijke vrijstelling', ZIE KADERSTUK CATEGORIE 4 :)."

FORFAITAIRE VERMINDERING Per dag waarop de buitenlandse artiest optreedt, mag je per buitenlandse artiest een forfaitair bedrag in mindering brengen van de belastbare basis: • voor de eerste dag: 400 euro; • vanaf de 2e tot en met de 10e dag: 100 euro; • maximaal 10 kalenderdagen per jaar voor dezelfde artiest; • het aantal artiesten moet wel bewezen worden aan de hand van kopies van identiteitskaarten.

In elk geval geldt dit enkel voor de artiesten, en niet voor de crew (management, technici, …).

47 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

AAN WELKE ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN MOET HET CULTUUR- OF GEMEENSCHAPSCENTRUM VOLDOEN? WELKE AANGIFTES? Inkomsten van podiumkunstenaars die niet-inwoner zijn, moet je opnemen in opgaven 325.30 en op individuele fiches 281.30.

Bezorg de individuele fiches met vermelding van het ingehouden bedrag aan bedrijfsvoorheffing aan de podiumkunstenaar en geef elektronisch een kopie door via de daartoe beschikbare module van de fiscus.

HOE BETALEN? De betaling van de bedrijfsvoorheffing moet gebeuren op het rekeningnummer van het Ontvangkantoor der Directe belastingen van het rechtsgebied van de Belgische inrichter. Dit gaat via een online module. Neem hiervoor best contact op met uw ontvangkantoor.

TERMIJN VAN BETALING? De termijn waarbinnen je de bedrijfsvoorheffing moet aangeven en betalen, is afhankelijk van het totaalbedrag aan bedrijfsvoorheffing dat je voor het onmiddellijk voorafgaande jaar hebt doorgestort: • < 25.000 euro: binnen 15 dagen na het verstrijken van het trimester waarin de inkomsten aan buitenlandse podiumkunstenaars werden betaald; • > 25.000 euro: binnen 15 dagen na het verstrijken van de maand waarin de inkomsten aan buitenlandse podiumkunstenaars werden betaald.

Wat als de vraag tot vrijstelling nog hangende is op het moment dat je al zou moeten betalen: • 100%-vrijstelling: voorlopig niks betalen; • 15%-vrijstelling: betalen alsof je de vrijstelling hebt verkregen.

Eventuele rechtzettingen kunnen dan bij de volgende aangifte doorgevoerd worden.

✪

TIP Om deze aangifte vlot te kunnen doen, kan je een account aanmaken op www.socialsecurity.be :. Dankzij deze account en de elektronische identiteitskaart van de lokale beheerder kan je via Belcotax on web de aangiftes elektronisch doen.

ATTEST BETREFFENDE DE BETALING VAN DE BEDRIJFSVOORHEFFING Vraag bij de Belgische fiscus systematisch de attesten betreffende de betaling van de bedrijfsvoorheffing op en bezorg deze aan de artiest(en) in kwestie. Op die manier kunnen zij in hun eigen land bewijzen dat deze inkomsten in België reeds belast zijn.

48 V V C & L O C U S

Geluidsnormen Sinds 1 januari 2013 zijn de nieuwe geluidsnormen van kracht. Neem deze nieuwe normen ook op in een bijlage aan de contracten, zodat de artiesten en gezelschappen weten wat de beperkingen zijn en wat hun verantwoordelijkheid is.

De nieuwe geluidsnormen in een notendop De nieuwe geluidsnormenreglementering gaat uit van drie geluidsniveaus: -

het â&#x20AC;&#x2DC;normaleâ&#x20AC;&#x2122; toegelaten geluidsniveau situeert zich tussen 85 dB(A) LAeq,15min en maximaal 95 dB(A) LAeq,15min.

-

uitzonderlijk kunnen activiteiten met geluidsniveaus hoger dan 95 dB(A) LAeq,15min, maar lager of gelijk aan 100 dB(A) LAeq,60min plaatsvinden in het cultuur- of gemeenschapscentrum, op voorwaarde dat: - ze niet langer dan drie uur duren en zich situeren tussen 12u en middernacht; - er een toestemming is van het college van Burgemeester en Schepenen.

Eventueel kan het college ook dergelijke activiteiten toelaten als die langer dan drie uur duren en/of na middernacht plaatsvinden, maar dat kan maximaal 12 keer per jaar per infrastructuur.

Deze beperkingen zijn bovendien niet van toepassing als het centrum beschikt over een milieuvergunning klasse 2.

-

Een geluidsniveau hoger dan 100 dB(A) LAeq,60min is in geen enkel geval toegestaan.

Alle informatie hierover vind je op de website van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE):, met onder meer een handige brochure voor organisatoren.

49 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

In het contract zou je dit als volgt kunnen opnemen (dit voorstel is nagelezen en goedgekeurd door het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) van de Vlaamse overheid) “Als in het cultuurcentrum/gemeenschapscentrum muziek elektronisch versterkt wordt, zijn de volgende categorieën van geluidsnormen van toepassing: • Het maximaal geluidsniveau situeert zich tussen 85 dB(A) LAeq,15min en 95 dB(A) LAeq,15min. In dit geval is het cultuurcentrum/gemeenschapscentrum verplicht metingen te doen ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats.

Er mag getoetst worden aan 102 dB(A) LAmax,slow.

• Het geluidsniveau is hoger dan 95 dB(A) LAeq,15min en bedraagt maximaal 100 dB(A) LAeq,60min. In dit geval is het cultuurcentrum/gemeenschapscentrum verplicht metingen en registraties te doen ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Er mag getoetst worden aan 102 dB(A) LAeq,15min. De organisator moet gratis oordopjes ter beschikking stellen van het publiek.

• Een hoger geluidsniveau dan 100 dB(A) LAeq,60min. is in geen enkel geval toegestaan.”

Indien het cultuur- of gemeenschapscentrum over meerdere locaties beschikt, is het nodig in het contract te vermelden voor welke locaties deze bepalingen gelden. Het kan zijn dat bepaalde locaties beschikken over een milieuvergunning klasse 2 waarvoor de beperkingen van duur en aantal activiteiten niet gelden.

In principe is het cultuur- of gemeenschapscentrum verantwoordelijk voor het naleven van de normen. Toch blijft het principe dat de overtreder beboet wordt, dus diegene die de gedraging gepleegd heeft in strijd met de voorschriften, ook gelden. Maak in het contract duidelijk dat de medecontract steeds (mee) verantwoordelijk is voor de correcte toepassing van de geldende geluidsnormen, en eventueel dat gebeurlijke boetes op hem verhaald zullen worden.

Wie is nu eigenlijk verantwoordelijk voor wat?

Doorgaans zal een eventuele overtreding van de geldende geluidsnormen bestuurlijk afgehandeld worden. De afdeling milieuhandhaving, milieuschade en crisisbeheer (AMMC - departement LNE) oordeelt dan geval per geval wie welke schending heeft begaan. In functie hiervan legt het een gepaste boete op. Het cultuur- of gemeenschapscentrum en de artiest/tussenpersoon kunnen in het contract onderling afspraken maken over wie welke verantwoordelijkheid draagt. Het feit dat het contract bepaalt dat de medecontractant verantwoordelijk is voor de correcte toepassing van de geluidsnormen, ontheft het centrum, als inrichter van de activiteit, echter niet van de eigen verantwoordelijkheid. Met andere woorden, het cultuur- of gemeenschapscentrum kan ook dan nog steeds door de AMMC beboet worden. Maar vervolgens kan het wel de medecontractant aanspreken om de schade (= de boete) op hem te verhalen.

50 V V C & L O C U S

Contractbreuk en overmacht Als een van de partijen nalaat de overeenkomst uit te voeren zoals overeengekomen, dan kan die contractueel aansprakelijk worden gesteld. Meestal leidt een contractuele wanprestatie ertoe dat die partij een schadevergoeding moet betalen. Stel dat de artiest en/of de tussenpersoon zijn contractuele verbintenissen niet nakomt, en dus een contractuele wanprestatie begaat, dan kan je in principe een vergoeding krijgen voor al je schade (zowel het geleden verlies, als de gederfde winst). Omgekeerd geldt dit natuurlijk ook, als het centrum als organisator in de fout gaat, kan de artiest/tussenpersoon schadevergoeding eisen.

De ‘ingebrekestelling’ In principe is een ingebrekestelling nodig opdat een ‘recht’ op schadevergoeding zou kunnen ontstaan. ‘In gebreke stellen’ wil zeggen dat de medecontractant duidelijk en ondubbelzinnig aangemaand wordt zijn contractuele verbintenissen na te komen. Zo’n ingebrekestelling is eigenlijk vormvrij, maar gebeurt bij voorkeur via een aangetekende brief tegen ontvangstbewijs. Stel dat de artiest en/of de tussenpersoon het contract niet naleeft, richt de ingebrekestelling dan best aan allebei. Vaak bestaat er immers geen contractuele relatie met de artiest, maar enkel met de tussenpersoon.

Wel vermelden contracten vaak dat een (forfaitaire) schadevergoeding “van rechtswege en zonder ingebrekestelling” verschuldigd is, in geval een van de partijen zijn contractuele verplichtingen niet nakomt. In zo’n geval is dan geen voorafgaandelijke ingebrekestelling vereist.

Meestal bevatten artiestencontracten een schadebeding: een forfaitair bedrag dat als schadevergoeding moet betaald worden in geval van contractuele wanprestatie. Zo’n schadebeding is geldig, tenzij dit ‘kennelijk onbillijk’ zou zijn. Dit is onder meer het geval als de contractueel voorziene schadevergoeding disproportioneel hoog is in vergelijking met de schade die voorzienbaar was op het moment dat het contract werd gesloten.

Voorbeeld uit de praktijk “Indien een van de partijen de bepalingen van dit contract niet nakomt, dan kan de andere partij een schadevergoeding eisen die niet meer bedraagt dan de helft van de uitkoopsom, onverminderd het recht om een hogere schadevergoeding te vorderen indien op basis van het gemeen recht een grotere schade bewezen kan worden.”

“

51

A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

De partij die een contractuele wanprestatie begaat, is hiervoor aansprakelijk (tenzij bij overmacht, ZIE VERDER ). Maar het is ook mogelijk (binnen bepaalde grenzen) contractueel een andere regeling te voorzien en de aansprakelijkheid in geval van (bepaalde) wanprestaties uit te sluiten of te beperken. We spreken dan van een exoneratiebeding. Zo kan een contract vermelden dat een contractspartner (of beide) niet contractueel aansprakelijk is, ook niet wanneer hij zelf een (bepaalde) fout maakt waardoor hij zijn contractuele verplichtingen niet meer kan nakomen. Enige alertheid is dus aangewezen, want dergelijke exoneratiebedingen zijn in principe geldig. Dat is daarentegen niet het geval, als: > de aansprakelijkheid voor persoonlijk opzet of eigen bedrog wordt beperkt of uitgesloten.

“ “ “

Bijvoorbeeld (uit de praktijk!): “Indien de artiest zijn contractuele verplichtingen opzettelijk niet nakomt, bedraagt de schadevergoeding nooit meer dan de helft van de uitkoopsom.” > het voorwerp van de overeenkomst wordt uitgehold.

Bijvoorbeeld (fictief!): “De artiest is geen schadevergoeding verschuldigd als het optreden niet kan doorgaan of moet stopgezet worden, omdat het stuk niet voldoende ingestudeerd is”.

In zo’n geval zou de contractuele verbintenis van de artiest eigenlijk niks waard zijn, je kan hier als contractspartner niet op vertrouwen (zie verder).

Maar: beter voorkomen dan genezen. Zorg er dan ook voor dat dergelijke te vergaande (en dus in se ongeldige of nietige) clausules niet in het contract voorkomen.

Ook kan het contract zogenaamde escapeclausules bevatten. Dit zijn situaties waarin een partij een contractuele verplichting naast zich neer kan leggen. Zo’n escapeclausule is geldig, maar natuurlijk moet diegene die zich hierop beroept dan ook het bewijs leveren van de situatie die de ‘escape’ rechtvaardigt. Als dit niet gebeurt, dan gaat het om een contractuele wanprestatie.

Voorbeeld uit de praktijk “De artiest heeft het recht het optreden te verplaatsen, minstens veertien dagen op voorhand, in geval van radio-, studio- en/of tv-opnames, of een buitenlands optreden. De artiest levert het bewijs van de opname of het optreden. Deze verplaatsing kan in geen geval aanleiding geven tot schadeloosstelling.”

52 V V C & L O C U S

Er is geen contractuele wanprestatie, en dus ook geen aansprakelijkheid, als er sprake is van overmacht. Volgens de gemeenrechtelijke definitie is er overmacht als: > een contractspartij onmogelijk zijn verbintenis kan nakomen; > ten gevolge van een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis of omstandigheid, die niet aan die partij te wijten is; > op voorwaarde dat die partij hiervan ook het bewijs levert.

Ook de medecontractant moet zijn verbintenis dan niet meer uitvoeren en in principe is er in zo’n geval geen schadevergoeding verschuldigd (zelfs als een van de partijen al kosten heeft gemaakt, bijvoorbeeld in het kader van promotie).

Maar heel vaak worden in artiestencontracten afwijkende overmachtsclausules opgenomen.

Let hiermee goed op, vaak zijn die eenzijdig opgesteld in het voordeel van een van de partijen.

Overmachtsclausules zijn geldig. Enkel wanneer ‘overmacht’ te breed zou worden gedefinieerd, waardoor de contractuele verbintenis de facto is uitgehold, is dit niet geldig (dit is dan eigenlijk een te vergaand exoneratiebeding, ZIE BOVEN ). Lees bijgevolg deze clausules goed na en pas indien nodig in overleg met je medecontractant aan.

Opgelet: overmachtclausules kunnen ‘vergaand’ zijn, maar gaan daarom nog niet ‘te ver’ Zo wordt ‘overmacht’ (vooral in hoofde van de artiest) vaak zeer ruim ingevuld. Bijvoorbeeld: “Er is overmacht in geval van alle materiaalbreuken, fouten van hulppersonen, staking, ziekte, verkeershinder, … zonder dat het onvoorzienbaar en onvermijdbaar karakter moet worden aangetoond”. Dit gaat heel ver, maar is wel geldig als dit in het door beide partijen ondertekende contract staat. Het gevolg kan zijn dat je geen recht hebt op schadevergoeding wanneer de artiest bijvoorbeeld wegens file niet tijdig op de afspraak geraakt, zelfs al was de verkeershinder reeds lang voordien aangekondigd, en de artiest veel te laat vertrekt.

Ook bevat het contract soms een afwijkende risico-verdeling. Bijvoorbeeld: “De uitkoopsom is verschuldigd, vanaf de ondertekening van het contract, en blijft verschuldigd, zelfs ingeval de voorstelling uiteindelijk niet plaatsvindt, tenzij om redenen van overmacht van de artiest. In geval van overmacht (staking, brand, ongeval, …) bij de organisator, wordt de overeenkomst eenzijdig verbroken waarbij de artiest recht op schadevergoeding kan doen gelden.” Hier wordt contractueel een aanzienlijk onevenwicht tussen beide partijen ingebouwd, maar dit is wel geldig als dit in het uiteindelijke contract staat.

53 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Hou dit bij het sluiten van de overeenkomst goed in de gaten: • Het gemakkelijkste is om in het contract gewoon te verwijzen naar het gemeenrechtelijke overmachtsbegrip. Diegene die zich op overmacht beroept, moet dan steeds het onvoorzienbare en onvermijdbare karakter aantonen. Kan hij dit niet, dan is er een contractuele wanprestatie.

• Probeer een evenwichtige regeling uit te werken. In principe kunnen beide partijen overmacht inroepen, zonder dat ze hierdoor schadevergoeding moeten betalen.

Als er contractueel toch zou voorzien worden dat in zo’n geval bepaalde kosten moeten vergoed worden, zorg er dan ook voor dat dit in beide richtingen geldt.

■ Wat als een van de partijen het contract niet nakomt of eenzijdig verbreekt?

Hoogte schadevergoeding bij contractuele wanprestatie: deel van uitkoopsom?

Andere gemaakte kosten?

■ Wat als de voorstelling (om één of andere reden) geannuleerd/ verplaatst moet worden?

Wat zijn geldige redenen om te annuleren/verplaatsen?

Met/zonder schadevergoeding?

■ Wat als het contract onuitvoerbaar is wegens overmacht (staking, brand, ongeval, verlies decor, kostuums)?

Wat wordt verstaan onder ‘overmacht’?

■ Wat in geval van ziekte van één van de acteurs, zangers, dansers,… wiens aanwezigheid noodzakelijk is voor de voorstelling?

■ …

54 V V C & L O C U S

Aansprakelijkheid voor materiële schade Heel wat artiestencontracten bevatten, doorgaans in de algemene voorwaarden, aansprakelijkheidsclausules voor het geval er schade aan of verlies van materiaal is.

Vaak leggen die alle verantwoordelijkheid hiervoor bij de organisator. Bijvoorbeeld: “Alle schade die toegebracht wordt door derden aan instrumenten, geluids- en lichtinstallatie, kledij, attributen,... van de groep/artiesten, alsook de ontvreemding hiervan, is integraal voor rekening van de organisator”.

Natuurlijk kan van de organisator een zekere zorgvuldigheid ten aanzien van het materiaal van de artiest / het gezelschap verwacht worden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de artiesten hun instrumenten in een afgesloten ruimte kunnen bewaren, dat er een goed sleutelbeheer is, … Maar dat wil niet zeggen dat je in alle gevallen aansprakelijk bent van zodra zich TIP een schadegeval voordoet. Stel dat een derde, al dan niet toeschouwer, inbreekt en enkele spullen van het gezelschap steelt. Dan is de organisator in principe (volgens het Vermijd dat het contract een aansprakelijkgemeen recht) pas aansprakelijk als hij niet de voorzorgen heidclausule voor schade aan/verlies of verin acht heeft genomen die van een zorgvuldig handelend vreemding van goederen bevat, die veralorganisator in dezelfde omstandigheden kunnen verwacht gemeend de verantwoordelijkheid bij een van worden. Probeer dan ook te vermijden dat via een contracde contractspartijen legt. tuele clausule een veel zwaardere aansprakelijkheid op je schouders wordt gelegd.

✪

Voorbeeld uit de praktijk “Alle schade die toegebracht wordt door derden aan instrumenten, geluid- en lichtinstallatie, kledij, attributen, enz. van de groep/artiest, alsook de ontvreemding hiervan, is voor rekening van de organisator, indien is aangetoond dat hij niet de nodige maatregelen heeft genomen die van een goede huisvader mogen worden verwacht om zulke schade of ontvreemding te vermijden.”

“

Het contract kan ook een aantal clausules met betrekking tot verplichte en nodige verzekeringen bevatten. Hoe zit het met de noodzakelijke brandverzekering? Doorgaans moet de organisator verifiëren of een dergelijke polis al dan niet aanwezig is, en of er afstand van verhaal geldt tegenover de artiest/tussenpersoon. Zorg er als organisator daarnaast ook voor dat de burgerlijke aansprakelijkheid voor de inrichting van podiumvoorstellingen, ook van alle

55 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

medewerkers (ook vrijwilligers!), voldoende verzekerd is. Dit omvat ook de (verplichte) verzekering voor objectieve aansprakelijkheid in geval van brand en ontploffing. Omgekeerd kan het contract die verplichting om de burgerlijke aansprakelijkheid te verzekeren ook opleggen aan de artiest/tussenpersoon, ook voor de personen op wie zij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst een beroep doen.

Voorbeelden uit de praktijk “De organisator verklaart een degelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te hebben afgesloten voor de inrichting van voorstellingen. De artiest verklaart zijn burgerlijke aansprakelijkheid, alsook die van de personen op wie hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst een beroep doet, afdoende te hebben verzekerd.”

“

“Ongevallen ontstaan uit gebrekkig materiaal van het podium, locatie of technische installatie voorzien door de organisator vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Alle mogelijke schade en/of kosten aan partijen en/of derden hieruit voortvloeiend zijn exclusief te zijner laste. De organisator zorgt dat hij hiervoor afdoende is verzekerd. De artiest houdt zich dienaangaande aan de veiligheidsvoorschriften die de organisator hanteert.”

“De artiest is verantwoordelijk voor ongevallen in het publiek of schade aan goederen van de organisator of de zaal door hemzelf veroorzaakt, en zorgt dat hij hiervoor afdoende is verzekerd.”

56 V V C & L O C U S

Slotbepalingen in het contract Tot slot kan het contract ook een aantal afsluitende clausules bevatten, bijvoorbeeld: >

> > >

Het Belgisch recht is van toepassing op alle geschillen die zouden voortvloeien uit (de uitvoering van) de overeenkomst. De rechtbanken en hoven van [plaats] zijn bevoegd om kennis te nemen van bovenvermelde geschillen.

De overeenkomst is bindend voor beide partijen vanaf het moment dat ze door beide partijen ondertekend is.

Elke wijziging aan de reeds gemaakt afspraken zal voorwerp uitmaken van een door beide partijen te tekenen addendum aan deze overeenkomst.

Ondergetekenden hebben kennis genomen van deze voorwaarden en verklaren er zich mee akkoord.

57 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N EEN KOUD KUNSTJE?

Colofon

Artiestencontracten: een koud kunstje?

Goede afspraken tussen cultuur- en gemeenschapscentra en artiesten/tussenpersonen Een online publicatie van LOCUS vzw en VVC vzw, www.locusnet.be - www.cultuurcentra.be Redactie

Hannes Cannie & Evi Gillard

Coördinatie en eindredactie

Hannes Cannie, Miek De Kepper, Evi Gillard, Paul Sergier

Met dank aan allen die op een of andere manier input voor deze brochure aanleverden, in het bijzonder Hilde De Brandt (LOCUS), Bart De Motte (CC ‘t Getouw Mol), Line Dewilde (Charlier Advocaten), Isabelle D’Hooghe (Concertgebouw Brugge), Geoffrey Heyrbaut (GC De Bosuil Jezus-Eik), Gwendolien Sabbe en Pieter Vandamme (CC De Spil Roeselare), David Vande Cauter (LOCUS), An Vanlierde (LOCUS), Lieve Verhoeven (CC De Warande Turnhout), en anderen Productie en vormgeving Verantwoordelijke uitgevers

mdmedia & partners, Gent – www.mdmedia.be Dirk Cornelis p.a. VVC vzw, Gallaitstraat 86 bus 23, 1030 Brussel Wim Vanseveren p.a. LOCUS vzw, Priemstraat 51, 1000 Brussel

ISBN 9789081446099 Denk even aan het milieu voor u deze pdf afdrukt.

58 V V C & L O C U S

Een publicatie van:

VVC - Vereniging Vlaamse Cultuur- en gemeenschapscentra vzw Gallaitstraat 86 bus23 |1030 Brussel | T 02 201 17 07 | F 02 201 07 19 www.cultuurcentra.be | info@cultuurcentra.be

LOCUS - Steunpunt voor Lokaal Cultuurbeleid vzw Priemstraat 51 | 1000 Brussel | T 02 213 10 40 | F 02 213 10 39 www.locusnet.be | info@locusnet.be