La Administración del Backlog en Mantenimiento
Principios de Programación de Mantenimiento 2. Las programaciones diaria y semanal deben corresponder lo mayor posible, y con prioridades adecuadas 1. Los planes de trabajo indican el número de personas requeridas, al más bajo nivel de habilidades, y la duración de los trabajos.
3. El Programador elabora programa semanal para cada cuadrilla basado en las horas disponibles.
Principios de Programación de Mantenimiento
6. Productividad (wrench time) es la medida primaria de eficiencia de los técnicos y de la efectividad de P&P
4. El programa semanal permite los trabajos de emergencia, alta prioridad y trabajo reactivo, programando suficientes horas en trabajos fácilmente interrumpidos.
5. El Supervisor elabora un programa diario el día anterior, usando los programa en proceso. Asigna tareas según habilidades.
Adaptado de: Maintenance Planning and Scheduling Handbook; Doc Palmer
Definición de Backlog • Backlog se define como la carga de trabajo neta, medida en horas laborales, solicitada pero aún no completadas. • En otros términos, es todo trabajo identificado, con una Orden de Trabajo abierta y que tiene sus recursos estimados. • Otra definición es “toda la acumulación de trabajo identificado, restante por realizar”. Si se ha iniciado un trabajo, solo la parte de las horas de mano de obra aún por completar, permanece en la acumulación cuantificada.
Backlog - Origen El trabajo de mantenimiento se crea continuamente a lo largo del tiempo a medida que: El equipo se utiliza y la confiabilidad disminuye. Las instalaciones están expuestas a la intemperie y al uso. Las inspecciones de PM / PdM y otras rutinas vencen el plazo para ser realizadas. Los procesos operativos se alteran o reemplazan Las recomendaciones de los fabricantes. Los Operadores y Técnicos reportan las fallas.
Backlog – Orden de Trabajo (OT) OT es el documento electrónico o físico que define el alcance de la ejecución de un trabajo de mantenimiento o administrativo, para documentar: • Historia del equipo (acciones de mantenimiento, fallas, causas e información para análisis de fallas). • Costos (por centro de costo, equipo, detalle, labor, combustibles, partes, etc). • Planeación: estándares de trabajo, estimados, duración, recursos). • Recursos (labor, partes, equipos de soporte). • Clasificación del trabajo • Tipos de mantenimiento
Backlog - Generalidades • La planificación para la excelencia en Confiabilidad y Mantenimiento comienza con Planificación macro, que es el equilibrio permanente de los recursos de mantenimiento con carga de trabajo. Si no se conserva el equilibrio entre estas dos variables, la operación no puede lograr Confiabilidad. • Uso indebido de activos y aplazamiento de trabajos de mantenimiento esenciales acelera el deterioro, aumentando aún más la necesidad de recursos. Cuando la carga de trabajo excede los recursos de forma continua, la organización de mantenimiento se queda atrás de la tasa de deterioro. • El control del backlog es fundamental para una gestión exitosa.
Backlog - Generalidades Backlog: en el tanque de retención que ayuda a regular el flujo de trabajo en el Taller de Mantenimiento.
Entrada de trabajo
Salida de trabajo Control
Los trabajos se programan en un flujo suave, limitado por las horas de mano de obra disponibles. Cuando el backlog listo se atrasa, aumentando más allá de las cuatro semanas o el backlog total da más de ocho semanas, las consecuencias pueden ser graves (el tanque de almacenamiento se desborda).
Backlog - Generalidades Programa Esperando por Ingeniería
Esperando ser planeado
Control de trabajos
Listo
BACKLOG TOTAL Por ser autorizado
Esperando materiales
Esperando parada
Lista de deseos
Backlog - Administración Los Departamentos de Mantenimiento bien gestionados mantienen límites de control superior e inferior establecidos. • Ready Backlog: listo para ser Programado. Es parte de Total Backlog pero está aislado. Ready Backlog es solo eso: trabajos que están listos para ser programados. Todas las herramientas, piezas, materiales, dibujos y autorizaciones están definidas y disponibles. • Durante la Reunión de Coordinación Semanal, las partes acuerdan un determinado día y hora para programar cada trabajo. El backlog total incluye el Ready Backlog más todas las demás órdenes de trabajo abiertas que aún se encuentran en uno o más estados pendientes. • Estos últimos trabajos pueden tener partes faltantes, como autorización, permisos, presupuesto, repuestos o algún otro elemento.
Backlog – Códigos - Clasificación
Backlog - Administración Debe mantenerse dentro de límites de control manejables, preservando el equilibrio entre los recursos y la carga de trabajo. Ready Backlog: de dos a cuatro semanas y de cuatro a ocho semanas de Total Backlog son comúnmente límites de control aceptados. Ready Backlog es solo eso: trabajos que están listos para ser programados. Todas las herramientas, piezas, materiales, diagramas y autorizaciones están disponibles. El trabajo se puede programar en cualquier momento cuando las operaciones puedan liberar el activo. El mantenimiento y los recursos de mantenimiento necesarios pueden estar disponibles. Durante la Reunión de Coordinación Semanal, las partes acuerdan un determinado día y hora para programar cada trabajo.
Backlog - Administración Demasiado bajo backlog indica una carga de trabajo insuficiente para mantener el personal de mantenimiento existente ocupado y utilizado eficazmente. El trabajo tiende a estirar la duración para completar el día. Los recursos de mantenimiento cruciales son desperdiciados. La cuantificación del backlog (derivada de los programas de trabajo) debe regularmente compararse con los recursos laborales disponibles.
Backlog - Administración Los recursos deben ser flexibles, pudiendo usar tres elementos. 1 - Las horas extras son el recurso más fácil de ajustar, suponiendo que ya no sean excesivas. Un rango de horas extras entre el 7% y el 15% se recomienda. Demasiado poco tiempo extra no es buena estrategia de mantenimiento. Demasiadas horas extras no es saludable, seguro o productivo para la empresa o los empleados. 2 - Soporte de contratistas es el segundo recurso más flexible. 3 - El personal permanente es la alternativa menos flexible. El ajuste debe implementarse solo cuando los recursos y la carga de trabajo están fuera del objetivo de las semanas de backlog, no hay señales de alivio y el estado parece ser permanente.
Backlog - Recomendaciones Ordene el backlog por activo o centro de trabajo. Involucrar al activo custodio para participar en el proceso de validación. Al eliminar trabajos duplicados, elimine los de menor prioridad o el solicitado más recientemente. Si las horas de trabajo estimadas difieren, reestimarlos. Transfiera todos los detalles apropiados a la orden de trabajo restante en reserva. No elimine los trabajos antiguos sin determinar si todavía son requeridos. Los trabajos necesarios, más allá del presupuesto actual deben llevarse a atención de la dirección para el caso de aprobación.
Backlog - Recomendaciones Si hay dos o más órdenes de trabajo para el mismo PM / PdM rutinario en el mismo activo, el más antiguo debe cerrarse con notación de que se pasó por alto (no conforme). Este esfuerzo no es necesario en un CMMIS bien diseñado. La función captura la dualidad automáticamente la más antigua.
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Es importante que el incumplimiento se capture en el Historial del equipo, para que la efectividad de PM / PdM con relación a la confiabilidad se pueda evaluar con precisión. .
Backlog – Administración - Problemas Órdenes de trabajo que están completadas, pero nadie se ha molestado en cerrarlas? Trabajos duplicados con diferentes nombres u órdenes de trabajo diferentes ? ¿Trabajos de más de un año o dos, excluidos los que esperan un cierre de emergencia conocido? Trabajos para los que nadie reconoce al creador o por qué se necesitaba el trabajo en el primer sitio. Pequeños trabajos que apoyan trabajos más grandes, pero no reconocidos en la acumulación
Backlog – Administración - Problemas • Trabajos mal descritos (nadie sabe qué hacer ni qué hacer) • El estado del trabajo no se registra o no se actualiza y nadie recuerda el estado actual. • Los repuestos requeridos, fueron ordenados? ¿Fueron entregados? Si es así, ¿dónde están ahora? • Trabajos que deben realizarse y que no están registrados en la lista de trabajos pendientes. • Si hay dos o más órdenes de trabajo para el mismo PM / PdM rutinario en el mismo activo, el más antiguo debe cerrarse, con anotación de que se pasó por alto (no conforme). Este esfuerzo no es necesario en un CMMIS bien diseñada la función captura la dualidad y cierra automáticamente la más antigua. Es importante que el incumplimiento se capture en la historia del equipo para que la efectividad de PM/PdM en relación a la confiabilidad se puede evaluar con precisión.
Backlog - Problemas Los trabajos que no se incluyen en la lista de trabajos pendientes constituyen un problema especial. Los clientes internos pueden ser conscientes de que el mantenimiento ya está sobrecargado y no ven el sentido de agravar la situación. Como resultado, ellos simplemente dejan de ingresar al sistema de órdenes de trabajo, excepto en el caso de fallas (trabajo urgente). La realidad es que si el trabajo debe realizarse, Mantenimiento debe ser consciente de ello.
Backlog - Problemas Dicho trabajo debe evaluarse con relación a otras demandas y se le asignó un ranking de prioridad según criticidad. El problema de mantenimiento ignorado podría catapultar a la vanguardia debido a un accidente, aumento de producción, iniciativa de calidad o ergonomía. Si el trabajo no se agrega al backlog controlado, el mantenimiento no conoce eso, al menos oficialmente. Si existe una necesidad, debe identificarse y cuantificarse como parte del conjunto de trabajo pendiente. De lo contrario, simplemente se arremolina en el fondo como parte de la masa amorfa de mantenimiento diferido indefinido.
Backlog - Recomendaciones - Tener siempre un Sistema de Información de Mantenimiento que permita el uso de la información de backlog y sus actualizaciones. - Todo trabajo que se realice debe esta amparado en una Orden de Trabajo. - Llevar indicadores que muestren la tendencia de crecimiento o decrecimiento del backlog. - Organizar el backlog por tipos de flotas o equipos para facilitar la programación de tareas y el cumplimiento de las disponibilidades.
Backlog - Indicadores Hay varios tipos de Indicadores recomendados dependiendo del tipo de negocio o industria en la que se esté trabajando: - Cantidad y comportamiento del backlog. - Comportamiento del backlog por categorías (repuestos, mano de obra, PM, inspecciones, etc). - Comportamiento del backlog por Sistema. - Edad del backlog (en días) - Backlog por prioridad - Backlog mayor a 30 días, mayor a 90 días.
Backlog - Proceso
Backlog - Proceso
Backlog - Proceso
Referencias Documentales
- Proyecto EFFE, Eficiencia y Efectividad; Carbones del Cerrejón. - Palmer, Doc. Maintenance Planning and Scheduling Handbook. USA. - Medina, Robinson; Importancia de diagnoticar el trabajo acumulado; Documento técnico. - Http://www.uptimemagazine.com, Edition January 2997.
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