La gestión por procesos en la función de abastecimiento Carlos Andrés Rodríguez R.
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Introducción El desempeño de un área de servicio se mide en función del nivel de satisfacción a las necesidades de su cliente, como es el caso de la función de abastecimiento. Es común percibir dificultades por una visión limitada a Usuario = Pedir y Abastecimiento = Comprar, desde posiciones aisladas, causadas por el desconocimiento del deber ser en cuanto a las responsabilidades y calidad de información entre ellas y a la definición de objetivos particulares no alineados. La solución está en estructurar procesos claros e integrativos, construidos desde el punto de vista de las necesidades a atender pero alineados a los objetivos de servicio, económicos y de creación de valor de la compañía a lo largo del ciclo de abastecimiento. Asociación Colombiana de Ingenieros
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Conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas
Insumos y materias primas MRO
Otros bienes y servicios
Capex
Políticas y procedimientos Objetivos y KPI´s Sistema de información
La función de abastecimiento
S&OP Transacciones P2P Global & Strategic Sourcing Adquisiciones
Administración de materiales Aprovisionamiento (P&S) Recepción Control y preservación
Alcance conceptual del proceso de abastecimiento
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La gesti贸n por procesos
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La gestión por procesos Perspectiva tradicional de la gestión empresarial: Sin embargo…
Estructuras verticales y segregadas por departamentos “Al fraccionar la compañía en departamentos más pequeños se podía controlar mejor la gestión”
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• Olvida las personas y clientes internos y externos. • Cada departamento está orientado hacia sí mismo, generando actividades que no agregan valor. • Dificulta el análisis de tareas individuales que se gestionan en conjunto. • Pérdida de integridad en la información ya que los departamentos funcionan como islas independientes. • Desmotivación por falta de alineación estratégica. 5
La gestión por procesos Enfoque al cliente Buenas relaciones con proveedore s
Proceso “Secuencia de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en resultados.”
Recursos Liderazgo relacionados como un sistema
• Identificación Principios • Entendimiento Participació n del de la personal calidad • Gestión
Enfoque basado en hechos
Mejora cntinua
Enfoque
basado en Organización eficiente… procesos Enfoque del sistema para la gestión
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El mapa de procesos
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El mapa de procesos Procesos Estratégicos
Procesos Clave
Procesos de Soporte
Gestionan la toma de decisiones sobre planificación, cambios y mejoras globales y plantean la estrategia. Directamente relacionados con la prestación del servicio. Son los que más valor añaden (o restan) al cumplimiento de las expectativas.
Proporcionan recursos/apoyo para los procesos clave.
- Estructura las actividades de la compañía enfocado a su eficiencia. - Facilita la planificación de actividades y objetivos y su consecución, así como el seguimiento y control de resultados.
Beneficios…
- Promueve el protagonismo del personal en el proyecto empresarial.
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El mapa de procesos de abastecimiento Considerando el abastecimiento como un macroproceso dedicado a la atención de necesidades de bienes y servicios de la organización con un enfoque de clientes integrados y participativos, es posible la aplicación del modelo y la definición de su mapa de procesos:
Negociación estratégica
Gerencia del proceso
Adquisición
Desarrollo de suministros
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Seguimiento de las compras (Expediting)
Recepción de servicios
Relación con proveedores (SRM)
Procesos Estratégicos
Procesos Clave
Procesos Soporte 9
Caracterizaci贸n de roles y procesos (Estrat茅gicos, clave y soporte)
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Roles básicos en la función de abastecimiento Líder del proceso Control de gestión
Estratégico
Negociador
Comprador
Planeación estratégica Validación técnica
Táctico (Clave) Tecnología
Auxiliares
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Operativo (Soporte)
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Caracterización de procesos Procesos estratégicos 1. Definición de los objetivos estratégicos del proceso, alineados a su posición como área de servicio administradora de recursos.
Gerencia del proceso
2. Definición y seguimiento de indicadores clave de desempeño, junto con las metas esperadas para cada uno y Negociación Procesos planeas de acción para atención de desviaciones. estratégica
Estratégicos
3. Elaboración y monitoreo del presupuesto de recursos financieros a utilizarse en el área a nivel corporativo.
Adquisición
Seguimiento Recepción de y ejecución de planesProcesos de mejoramiento y de las compras 4. Definición servicios Clavegeneral del (Expediting) proyectos encaminador a elevar el desempeño proceso.
Desarrollo de suministros
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5. Elaboración y ejecución del plan de desarrollo
Relación con proveedores Procesos individual para elevación del nivel de competencias del (SRM) personal involucrado. Soporte 12
Caracterización de procesos Procesos estratégicos Gerencia del proceso
Análisis estratégico Negociación Procesos estratégica 1. Definición de variables externas Estratégicos a analizar, por su 2. 3.
impacto en las decisiones estratégicas de abastecimiento Realizar la investigación levantamiento, consolidación, análisis y reporte de la información definida Validar con la dirección estratégica de las diferentes áreas situaciones futuras como que implican un cambio en la condición de demanda o abastecimiento."
Negociación 1. 2. 3. 4. Asociación Colombiana de Ingenieros
Consolidación la información interna y externa que pueden incidir en la negociación Elaboración y ejecución del plan de negociación. Formalización de las negociaciones por medio de contratos Monitorear el desempeño de los contratos vigentes" 13
Caracterización de procesos Procesos clave Adquisición 1.
Definición de canalés únicos y formales de recepción de requerimientos junto con las características mínimas Negociación Procesos necesarias para su atención. Gerencia del proceso estratégica Estratégicos 2. Establecer mecanismos de priorización de las compras en función a su criticidad y grado de inmediatez. 3. Realizar la solicitud y evaluación multicriterial de las logística y económica) Seguimiento ofertas (Técnica, Recepción 4. Formalizar la aceptaciónde de la Procesos oferta favorable Adquisición de las compras servicios por medio (Expediting) resultante del proceso de evaluaciónClave únicamente de orden de compra / servicio debidamente aprobada. Y garantizar su conocimiento por el proveedor
Desarrollo de suministros
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Relación con proveedores (SRM)
Procesos Soporte 14
Caracterización de procesos Procesos clave Adquisición
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Seguimiento Recepción de de las compras Seguimiento deservicios compras de B&S Procesos Clave (Expediting) 1. Definición y ejecución de actividades estructuradas diferenciales para el seguimiento de entregas de las ordenes de compra - servicio emitidas en función de su clasificación de normales, urgentes y de emergencia. 2. Actualización permanente la herramienta centralizada de seguimiento de compras de B&S. 3. Tomar las acciones pertinentes encaminadas a cumplir la fecha estimada de atención de la necesidad.
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Caracterización de procesos Procesos clave Adquisición
Seguimiento Recepción de de las compras servicios (Expediting) Recepción de servicios
Procesos Clave
1. Definir el registro formal de aceptación y no conformidad de servicios 2. Garantizar el oportuno cumplimiento de la aceptación de servicios. 3. Garantizar la aceptación formal de servicios como requisito para el procesamiento de pago de proveedores.
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Caracterización de procesos Procesos soporte
A. Desarrollo de alternativas de suministro
Gerencia del proceso
Adquisición
Desarrollo de suministros
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1. Establecer el mecanismo de registro de iniciativas de desarrollo de alternativas de suministro y bienes sustitutos 2. Realizar el proceso de calificación y prueba técnica para todas las alternativas Procesos de suministro y Negociación bienes sustitutos potenciales. Estratégicos estratégica 3. Formalizar y notificar a los involucrados en la conformidad y alta del desarrollo realizado"
Seguimiento B. Desarrollo Recepción de usuarios de y compradores Procesos de las compras servicios Clave (Expediting) 1. Formalizar los documentos, procesos, procedimientos, herramientas tecnológicas y registros para la emisión de requisiciones Relaciónnecesarios con proveedores Procesos de B&S y órdenes y garantizar su (SRM) de compra/servicio Soporte conocimiento por parte de los involucrados. 17
Caracterización de procesos Desarrollo de suministros
A. Relación Relacióncon conproveedores proveedores 1.
2.
3.
4.
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Procesos (SRM) Soporte de Realizar la selección y calificación proveedores idóneos para atender las necesidades especificas bajo criterios técnicos, económicos, jurídicos y financieros. Definir la matriz de posicionamiento de suministro con el fin de establecer la categorización de proveedores estratégicos, cuello de botella, rutinarios y de apalancamiento. Evaluar a los proveedores bajo el esquema vigente y con la periodicidad establecida para cada categoría 4. Registrar, consolidar, analizar y atender las no conformidades asociadas a proveedor."
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Indicadores de gesti贸n en el proceso
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Medición de desempeño del proceso Al igual que en la definición de los procesos, el desempeño debe ser evaluado en diferentes niveles con el fin de garantizar la medición adecuada en cada actividad:
Indicadores
Estratégicos
Tácticos
Operativos
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Indicadores estratégicos del proceso Variación de precios canasta de B&S Son los que evalúan el desempeño al mas alto nivel de la función de abastecimiento desde las perspectivas de servicio y financieras y cuyo resultado se refleja directamente en el balanced score card de la compañía:
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Tiempo medio de reposición Puntualidad general del proceso
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Indicadores tácticos del proceso
Tiempo medio de negociación
Cobertura de negociaciones Apoyan la consecución de objetivos por medio de monitoreo de las estrategias operacionales:
Seguimiento a compras urgentes Índice de calificación de proveedores Productividad
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Indicadores operativos del proceso
Tiempo medio de aceptaci贸n de servicios Soportan la ejecuci贸n del proceso y permiten implementar mejoras transaccionales en el proceso:
No conformidades asociadas a proceso No conformidades asociadas a proveedores
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Casos de éxito del modelo Consumo masivo:
Manufactura:
Tecnología: Energía:
- ABS ALCOA BUSINESS CEMEX WAY SYSTEM
Gerdau Business System
Otros:
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Factores clave de éxito de la implementación
•
Caracterización de los procesos a cargo, (Estratégicos, funcionales y de soporte), con sus actividades clave, roles y responsabilidades a través del ciclo de abastecimiento.
•
Entendimiento de la gestión de abastecimiento por parte de los actores (O&M, inventario, compras, proveedores y logística) como un proceso integral y participativo en el que todos juegan un papel importante, con necesidades pero a su vez responsabilidades a lo largo de la cadena.
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Gracias carlos.rodriguez@supplyconsulting.com.co
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