Conferencia ACIEM. Manejo del Riesgo en proyectos

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Manejo del Riesgo en Proyectos


Ing. Oscar Javier Barbosa      

Ingeniero Mecánico – Universidad Nacional de Colombia Especialista en Diseño de Proyectos – Universidad Interamericana de Panamá Magister en Gerencia de Proyectos – Universidad Interamericana de Panamá Administrador Certificado en Proyectos IPMA Level D® 18 años de experiencia en construcción e instalaciones técnicas 10 años en dirección, coordinación, gerencia y gestión de proyectos


Requisitos y Objetivos del Proyecto 1. Identificación de los requisitos, documentarlos y acordarlos. 2. Desarrollo de una evaluación previa del proyecto y estrategias del proyecto. 3. Definición de los objetivos del proyecto, su valoración, realización de un estudio de viabilidad y establecimiento de un plan del proyecto. 4. Comunicación de progresos y cambios.

5. Validación de los requisitos en momentos claves del ciclo de vida del proyecto. 6. Evaluación de la consecución de los objetivos y requisitos del proyecto. 7. Establecimiento del proceso de revisión del proyecto. 8. Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.


Requisitos del Proyecto Necesidad del cliente

Recolección

    

Necesidades del usuario Información existente Regulaciones Restricciones Estándares

Análisis y Negociaciones

Documentación

 Documentación de requerimientos  Documentación de procedimientos  Documentación contractuales

Validación

Contratos


Esquema ROIS – Requisitos/ funcionalidad


¿Qué es el riesgo? 

Riesgo es una medida de la magnitud de los daños frente a una situación peligrosa

Los riesgos en proyectos son los eventos o condiciones inciertas que, en caso de ocurrir, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos de un proyecto.


Evaluaciรณn Integral del Riesgo Identificar

La Administraciรณn del Riesgo de puede sintetizar en los siguientes elementos

Controlar

Responder

Cualificar

Cuantificar


Proceso de Gestión de Riesgo Identificar los Riesgos

Evaluar los Riesgos

Generar un listado de posibles riesgos

Análisis Cualitativos (Priorización)

Iniciar con actividades macro

Análisis Cuantitativos (Impactos)

Proseguir con el desglose de eventos específicos

Planes de Respuesta (Control de riesgo)


Identificación – Registro de Riesgos 1

Un número de identificación para cada evento de riesgo Una categoría para cada evento de riesgo

2

3

4

5

El nombre de cada evento de riesgo Una descripción de cada evento de riesgo

La causa principal de cada riesgo


Identificación – Registro de Riesgos 6

Disparadores para cada riesgo (indicadores o síntomas) Respuestas potenciales a cada riesgo

7

8

9

10

El dueño de riesgo o persona responsable del riesgo La probabilidad e impacto de la ocurrencia del riesgo

El estado de cada riesgo


Categorías de Riesgo Proporcionan un medio para agrupar las causas potenciales de riesgo. Se pueden utilizar diversos enfoques, por ejemplo, una estructura basada en los objetivos del proyecto por categoría.

* Tomado de PMBOK 5ta Edición


Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos

La calidad y la credibilidad del anĂĄlisis de riesgos requieren que se definan distintos niveles de probabilidad e impacto de los riesgos, especĂ­ficos para el contexto del proyecto. * Tomado de PMBOK 5ta EdiciĂłn


Técnicas de Diagramación de Riesgos Diagramas de causa y efecto • Estos diagramas también se conocen como diagramas de Ishikawa o diagramas de espina de pescado y son útiles para identificar las causas de los riesgos Diagramas de flujo de procesos o de sistemas • Estos diagramas muestran cómo se relacionan entre sí los diferentes elementos de un sistema, y el mecanismo de causalidad

Diagramas de influencias • Son representaciones gráficas de situaciones que muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras relaciones entre las variables y los resultados


Anรกlisis FODA

Fortalezas

Oportunidades

FODA Debilidades

Amenazas


Análisis del valor monetario esperado El análisis del valor monetario esperado (EMV) es un concepto estadístico que calcula el resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no (es decir, análisis bajo incertidumbre). El EMV de las oportunidades se expresa por lo general con valores positivos, mientras que el de las amenazas se expresa con valores negativos. Un uso común de este tipo de análisis es el análisis mediante árbol de decisiones



Análisis Cualitativo Es el proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. El análisis cualitativo está basado en la opinión, en la intuición y en la experiencia, para estimar la probabilidad de ocurrencia de potenciales riesgos

Es simple, intuitiva, rápida y económica.


Matriz de Riesgo - Impacto


Análisis Cuantitativo Es el proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto

Se usa para establecer el nivel de recursos necesarios para responder en caso que el riesgo se active Está basado en la experiencia para estimar los montos y recursos para responder a la ocurrencia del riesgo y medir la intensidad de las pedidas o ganancias potenciales Es la línea base para decidir sobre los planes de respuesta


Estrategias para Riesgos Negativos (Amenazas) Cuantificación Baja

Evitar

Transferir

Alta

Mitigar

 Modificar el plan para no tener que manejar este riesgo. Ejemplo: Seleccionar fuentes alternativas de suministro para evitar quedar sin inventario  Tomar acciones para transferir el riesgo a terceros. Ejemplo: Contratación de actividades (outsourcing), compra de seguros  Implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de un riesgo. Adoptar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo


Estrategias para Riesgos Positivos (Oportunidades) Cuantificación Baja

Compartir

Explotar

Alta

Mejorar

 Esta estrategia se basa en compartir con un tercero el riesgo para maximizar la oportunidad. Ejemplo: Una unión entre compañías para desarrollar un proyecto

 Tomar acciones para asegurar el éxito de este riesgo. Ejemplo: Asignar los mejores recursos para maximizar la probabilidad de éxito  Aumentar la cantidad o capacidad del evento determinando el componente que maximiza el mismo. Ejemplo: Aumentar recursos para disminuir el tiempo de entrega


Conceptos de Riesgo Reservas y Riesgos

Reservas de Contingencia % de riesgos previstos para el proyecto. La Contingencia de un proyecto serรก la sumatoria cuantitativa de los riesgos aceptados Reservas Administrativas Para riesgos que no pueden determinarse, por ejemplo un evento natural o ataque terrorista Riesgo Residual El riesgo que se mantiene luego que el plan de respuesta fue implementado Riesgo Secundario Es la secuela luego de la implementaciรณn de un plan de respuesta


Gestión de Riesgo del proyecto

Planificar e Identificar

Análisis Cualitativo

Análisis Cuantitativo

Técnicas de Respuesta

Control del Riesgo


Planificación de los riesgos del proyecto Sección

No.1

Legal

1

Confección tardía de las minutas del contrato.

Permisos Sanitarios

2

Adquisición tardía de permisos sanitarios

3

Inicio tardío de la decoración y amueblado del local.

Decoración del local Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante Equipos Electrónicos mal instalados o defectuosos.

4

5

Causa (s)

Compra tardía/ entrega de los Equipos de Cocina, Bar, y del restaurante. Mala coordinación y supervisión del equipo para la inauguración del evento.

Riesgo Firma tardía con los bancos para recibir financiamiento Falta permisos sanitarios impide la manipulación de alimentos y bebidas al público. Que el local no se encuentre decorado y amueblado para la inauguración del evento

Efecto (s) Atraso del cronograma de eventos para la inauguración. Atraso del cronograma de eventos para la inauguración. No se podrá inaugurar el día del evento.

Impide la inauguración del local el se pone en riesgo la inauguración del local día y hora señalada. para la fecha propuesta. Que los equipos electrónicos instalados no funcionen.

Pondrá en riesgo las cámaras de la seguridad, y las salas donde se deberán observar los eventos deportivos, TV, por cable.


Matriz de Riesgos IMPACTO Insignificante Bajo Medio Alto

1 2 3 4

Insignificante 1

PROBABILIDAD Baja 2

Media 3

Alta 4

Bajo Bajo Bajo Bajo

Bajo Bajo Bajo Medio

Bajo Bajo Medio Alto

Bajo Medio Alto Alto

PROBABILIDAD ( P ) Insignificante (1): Muy poco probable, nunca ha ocurrido. Baja (2): Muy poco probable, sin embargo, ocurrió alguna vez. Media (3): Ha ocurrido alguna vez en la empresa y se prevé que pueda ocurrir a mediano o largo plazo Alta (4): Frecuente en la empresa, se prevé que pueda ocurrir a corto plazo IMPACTO ( I ) Insignificante (1): Daños depreciables en la organización, no generan ningún impacto en la misma. Bajo (2): Daños ligeros en la organización, no pone en riesgo la continuidad de la misma. Medio (3): Daños moderados que afectan una parte de la organización sin poner en riesgo su continuidad. Alto (4): Daños críticos que afectan a toda la organización poniendo en riesgo su continuidad. Los daños pueden estar relacionados a: Productos y servicios, procesos, personas, instalaciones, tecnología, seguridad, medio ambiente y política.

RIESGO ( R ) Bajo 1-6 Medio 8-9 Alto

12 - 16


Matriz de Riesgos Sección

No.1

Legal

1

Permisos Sanitarios

2

Riesgos y/o oportunidades Firma tardía con los bancos para recibir financiamiento Falta permisos sanitarios impide la manipulación de alimentos y bebidas al público. Que el local no se encuentre decorado y amueblado para la inauguración del evento

P

I

R

Acciones Recomendadas

4

4

Contratar otra firma de abogados, que pueda en el menor tiempo posible confeccionar todo el trámite legal.

4

2

Contratar personal con los permisos de salud, y comprar comida a restaurantes de la localidad.

3

3

Adquirir la compra de cuadros, poster, y otros artículos que puedan permitir causar agrado a los clientes que asisten por primera vez.

Decoración del local

3

Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante

4

Impide la inauguración del local el día y hora señalada.

4

3

Arrendar el mobiliario necesario para el evento.

Equipos Electrónicos mal instalados o defectuosos.

5

Que los equipos electrónicos instalados no funcionen.

2

3

Arrendar una planta eléctrica con capacidad se dar fluido eléctrico a todo el local.


Planificar la respuesta a los riesgos Sección

Tipo de No. Riesgo

Legal

Alto 1

Permisos Sanitarios

Decoración del local

Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante

Medio 2

Medio 3

Alto 4

Equipos Electrónicos mal instalados o 5 defectuosos.

Bajo

Causa (s)

Entregables afectados

Confección tardía de las minutas del contrato.

Remodelación de instalaciones Equipos y mobiliario Permisos legales de funcionamiento Apertura

Adquisición tardía de permisos sanitarios

Comidas y bebidas Permisos legales de funcionamiento Apertura

Inicio tardío de la decoración y amueblado del local.

Equipos y mobiliario Apertura

Compra tardía/ entrega de los Equipos de Cocina, Bar, y del restaurante. Mala coordinación y supervisión del equipo para la inauguración del evento.

Comidas y bebidas Permisos legales de funcionamiento Apertura

Responsable Tipo de de la P Responsable Respuesta respuesta

4

4

3

4

Apertura 2

Fecha de planificada

Plan de contingencia

Asesor legar y financiero

Al finalizar la reunión de coordinación.

Incentivar el pronto inicio de trabajos con bonos de cumplimiento de contrato.

mitigar

Gerente de proyecto

Al finalizar la reunión de coordinación

Reprogramar fecha de inauguración según estimación de aprobación de permisos

trasferir

Directora de diseño

Al finalizar la reunión de coordinación

Contratar un equipo espacial para la instalación de amueblamiento express

Gerente trasferir administrativa

Gerente de proyecto

Al finalizar la reunión de coordinación

Contratar un servicio de catering o alquilar equipos solo por el evento.

Sub contratista

Gerente de proyecto

Al finalizar la reunión de coordinación

Alquilar un servicio especial solo para el evento.

Gerente transferir administrativa

Gerente de proyect o Sub contratista

mitigar


Análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos Sección Legal

No.1 Clasificación

Monto Contingencia

1

Alto

$3,000.00

2

Medio

$5,000.00

Decoración del local

3

Medio

$8,000.00

Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante

4

Alto

$6,000.00

Equipos Electrónicos mal instalados o defectuosos.

5

Bajo

$9,000.00

Permisos Sanitarios

Subtotal Contingencias

$35,000.00

Justificación Monto / Costo Acciones Contingentes Se pagará si se ha de contratar la firma de otro Bufete de abogados. Se contratará personal profesional, con experiencia en bares, teniendo en cuenta que las comidas serán preparadas y servidas por personal de un restaurante privado. Se procederá a la compra inmediata de artículos que puedan ser decorativos y den buena presencia ante la concurrencia. Se procederá al arrendamiento del mobiliario a utilizar para el evento, de igual forma personal calificado para su instalación. Se realizará el arrendamiento de la planta Eléctrica, y se procederá a cambiar los televisores y cableado eléctrico de ser necesario por fallos o inconvenientes en su instalación.

Tipo de Respuesta

Responsable

transferir

Socios del proyecto.

mitigar

Gerente de proyecto

trasferir

Sub contratista

trasferir

Encargado de la inauguración

mitigar

Sub contratista


Control de Riesgo


Preguntas o Comentarios

https://www.linkedin.com/in/oscar-javier-barbosa-meneses-37b586a0/ obarbosa@ing-genios.com


El mayor riesgo que puedes tomar es no tomar ningún riesgo…. En un mundo que está cambiando tan rápidamente, la única estrategia que te garantiza el fracaso es no tomar riesgos.

Mark Zuckerberg


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