Manejo del Riesgo en Proyectos
Ing. Oscar Javier Barbosa
Ingeniero Mecánico – Universidad Nacional de Colombia Especialista en Diseño de Proyectos – Universidad Interamericana de Panamá Magister en Gerencia de Proyectos – Universidad Interamericana de Panamá Administrador Certificado en Proyectos IPMA Level D® 18 años de experiencia en construcción e instalaciones técnicas 10 años en dirección, coordinación, gerencia y gestión de proyectos
Requisitos y Objetivos del Proyecto 1. Identificación de los requisitos, documentarlos y acordarlos. 2. Desarrollo de una evaluación previa del proyecto y estrategias del proyecto. 3. Definición de los objetivos del proyecto, su valoración, realización de un estudio de viabilidad y establecimiento de un plan del proyecto. 4. Comunicación de progresos y cambios.
5. Validación de los requisitos en momentos claves del ciclo de vida del proyecto. 6. Evaluación de la consecución de los objetivos y requisitos del proyecto. 7. Establecimiento del proceso de revisión del proyecto. 8. Documentación de las lecciones aprendidas y aplicación a futuros proyectos.
Requisitos del Proyecto Necesidad del cliente
Recolección
Necesidades del usuario Información existente Regulaciones Restricciones Estándares
Análisis y Negociaciones
Documentación
Documentación de requerimientos Documentación de procedimientos Documentación contractuales
Validación
Contratos
Esquema ROIS – Requisitos/ funcionalidad
¿Qué es el riesgo?
Riesgo es una medida de la magnitud de los daños frente a una situación peligrosa
Los riesgos en proyectos son los eventos o condiciones inciertas que, en caso de ocurrir, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos de un proyecto.
Evaluaciรณn Integral del Riesgo Identificar
La Administraciรณn del Riesgo de puede sintetizar en los siguientes elementos
Controlar
Responder
Cualificar
Cuantificar
Proceso de Gestión de Riesgo Identificar los Riesgos
Evaluar los Riesgos
Generar un listado de posibles riesgos
Análisis Cualitativos (Priorización)
Iniciar con actividades macro
Análisis Cuantitativos (Impactos)
Proseguir con el desglose de eventos específicos
Planes de Respuesta (Control de riesgo)
Identificación – Registro de Riesgos 1
Un número de identificación para cada evento de riesgo Una categoría para cada evento de riesgo
2
3
4
5
El nombre de cada evento de riesgo Una descripción de cada evento de riesgo
La causa principal de cada riesgo
Identificación – Registro de Riesgos 6
Disparadores para cada riesgo (indicadores o síntomas) Respuestas potenciales a cada riesgo
7
8
9
10
El dueño de riesgo o persona responsable del riesgo La probabilidad e impacto de la ocurrencia del riesgo
El estado de cada riesgo
Categorías de Riesgo Proporcionan un medio para agrupar las causas potenciales de riesgo. Se pueden utilizar diversos enfoques, por ejemplo, una estructura basada en los objetivos del proyecto por categoría.
* Tomado de PMBOK 5ta Edición
Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos
La calidad y la credibilidad del anĂĄlisis de riesgos requieren que se definan distintos niveles de probabilidad e impacto de los riesgos, especĂficos para el contexto del proyecto. * Tomado de PMBOK 5ta EdiciĂłn
Técnicas de Diagramación de Riesgos Diagramas de causa y efecto • Estos diagramas también se conocen como diagramas de Ishikawa o diagramas de espina de pescado y son útiles para identificar las causas de los riesgos Diagramas de flujo de procesos o de sistemas • Estos diagramas muestran cómo se relacionan entre sí los diferentes elementos de un sistema, y el mecanismo de causalidad
Diagramas de influencias • Son representaciones gráficas de situaciones que muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras relaciones entre las variables y los resultados
Anรกlisis FODA
Fortalezas
Oportunidades
FODA Debilidades
Amenazas
Análisis del valor monetario esperado El análisis del valor monetario esperado (EMV) es un concepto estadístico que calcula el resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no (es decir, análisis bajo incertidumbre). El EMV de las oportunidades se expresa por lo general con valores positivos, mientras que el de las amenazas se expresa con valores negativos. Un uso común de este tipo de análisis es el análisis mediante árbol de decisiones
Análisis Cualitativo Es el proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. El análisis cualitativo está basado en la opinión, en la intuición y en la experiencia, para estimar la probabilidad de ocurrencia de potenciales riesgos
Es simple, intuitiva, rápida y económica.
Matriz de Riesgo - Impacto
Análisis Cuantitativo Es el proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto
Se usa para establecer el nivel de recursos necesarios para responder en caso que el riesgo se active Está basado en la experiencia para estimar los montos y recursos para responder a la ocurrencia del riesgo y medir la intensidad de las pedidas o ganancias potenciales Es la línea base para decidir sobre los planes de respuesta
Estrategias para Riesgos Negativos (Amenazas) Cuantificación Baja
Evitar
Transferir
Alta
Mitigar
Modificar el plan para no tener que manejar este riesgo. Ejemplo: Seleccionar fuentes alternativas de suministro para evitar quedar sin inventario Tomar acciones para transferir el riesgo a terceros. Ejemplo: Contratación de actividades (outsourcing), compra de seguros Implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de un riesgo. Adoptar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo
Estrategias para Riesgos Positivos (Oportunidades) Cuantificación Baja
Compartir
Explotar
Alta
Mejorar
Esta estrategia se basa en compartir con un tercero el riesgo para maximizar la oportunidad. Ejemplo: Una unión entre compañías para desarrollar un proyecto
Tomar acciones para asegurar el éxito de este riesgo. Ejemplo: Asignar los mejores recursos para maximizar la probabilidad de éxito Aumentar la cantidad o capacidad del evento determinando el componente que maximiza el mismo. Ejemplo: Aumentar recursos para disminuir el tiempo de entrega
Conceptos de Riesgo Reservas y Riesgos
Reservas de Contingencia % de riesgos previstos para el proyecto. La Contingencia de un proyecto serรก la sumatoria cuantitativa de los riesgos aceptados Reservas Administrativas Para riesgos que no pueden determinarse, por ejemplo un evento natural o ataque terrorista Riesgo Residual El riesgo que se mantiene luego que el plan de respuesta fue implementado Riesgo Secundario Es la secuela luego de la implementaciรณn de un plan de respuesta
Gestión de Riesgo del proyecto
Planificar e Identificar
Análisis Cualitativo
Análisis Cuantitativo
Técnicas de Respuesta
Control del Riesgo
Planificación de los riesgos del proyecto Sección
No.1
Legal
1
Confección tardía de las minutas del contrato.
Permisos Sanitarios
2
Adquisición tardía de permisos sanitarios
3
Inicio tardío de la decoración y amueblado del local.
Decoración del local Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante Equipos Electrónicos mal instalados o defectuosos.
4
5
Causa (s)
Compra tardía/ entrega de los Equipos de Cocina, Bar, y del restaurante. Mala coordinación y supervisión del equipo para la inauguración del evento.
Riesgo Firma tardía con los bancos para recibir financiamiento Falta permisos sanitarios impide la manipulación de alimentos y bebidas al público. Que el local no se encuentre decorado y amueblado para la inauguración del evento
Efecto (s) Atraso del cronograma de eventos para la inauguración. Atraso del cronograma de eventos para la inauguración. No se podrá inaugurar el día del evento.
Impide la inauguración del local el se pone en riesgo la inauguración del local día y hora señalada. para la fecha propuesta. Que los equipos electrónicos instalados no funcionen.
Pondrá en riesgo las cámaras de la seguridad, y las salas donde se deberán observar los eventos deportivos, TV, por cable.
Matriz de Riesgos IMPACTO Insignificante Bajo Medio Alto
1 2 3 4
Insignificante 1
PROBABILIDAD Baja 2
Media 3
Alta 4
Bajo Bajo Bajo Bajo
Bajo Bajo Bajo Medio
Bajo Bajo Medio Alto
Bajo Medio Alto Alto
PROBABILIDAD ( P ) Insignificante (1): Muy poco probable, nunca ha ocurrido. Baja (2): Muy poco probable, sin embargo, ocurrió alguna vez. Media (3): Ha ocurrido alguna vez en la empresa y se prevé que pueda ocurrir a mediano o largo plazo Alta (4): Frecuente en la empresa, se prevé que pueda ocurrir a corto plazo IMPACTO ( I ) Insignificante (1): Daños depreciables en la organización, no generan ningún impacto en la misma. Bajo (2): Daños ligeros en la organización, no pone en riesgo la continuidad de la misma. Medio (3): Daños moderados que afectan una parte de la organización sin poner en riesgo su continuidad. Alto (4): Daños críticos que afectan a toda la organización poniendo en riesgo su continuidad. Los daños pueden estar relacionados a: Productos y servicios, procesos, personas, instalaciones, tecnología, seguridad, medio ambiente y política.
RIESGO ( R ) Bajo 1-6 Medio 8-9 Alto
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Matriz de Riesgos Sección
No.1
Legal
1
Permisos Sanitarios
2
Riesgos y/o oportunidades Firma tardía con los bancos para recibir financiamiento Falta permisos sanitarios impide la manipulación de alimentos y bebidas al público. Que el local no se encuentre decorado y amueblado para la inauguración del evento
P
I
R
Acciones Recomendadas
4
4
Contratar otra firma de abogados, que pueda en el menor tiempo posible confeccionar todo el trámite legal.
4
2
Contratar personal con los permisos de salud, y comprar comida a restaurantes de la localidad.
3
3
Adquirir la compra de cuadros, poster, y otros artículos que puedan permitir causar agrado a los clientes que asisten por primera vez.
Decoración del local
3
Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante
4
Impide la inauguración del local el día y hora señalada.
4
3
Arrendar el mobiliario necesario para el evento.
Equipos Electrónicos mal instalados o defectuosos.
5
Que los equipos electrónicos instalados no funcionen.
2
3
Arrendar una planta eléctrica con capacidad se dar fluido eléctrico a todo el local.
Planificar la respuesta a los riesgos Sección
Tipo de No. Riesgo
Legal
Alto 1
Permisos Sanitarios
Decoración del local
Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante
Medio 2
Medio 3
Alto 4
Equipos Electrónicos mal instalados o 5 defectuosos.
Bajo
Causa (s)
Entregables afectados
Confección tardía de las minutas del contrato.
Remodelación de instalaciones Equipos y mobiliario Permisos legales de funcionamiento Apertura
Adquisición tardía de permisos sanitarios
Comidas y bebidas Permisos legales de funcionamiento Apertura
Inicio tardío de la decoración y amueblado del local.
Equipos y mobiliario Apertura
Compra tardía/ entrega de los Equipos de Cocina, Bar, y del restaurante. Mala coordinación y supervisión del equipo para la inauguración del evento.
Comidas y bebidas Permisos legales de funcionamiento Apertura
Responsable Tipo de de la P Responsable Respuesta respuesta
4
4
3
4
Apertura 2
Fecha de planificada
Plan de contingencia
Asesor legar y financiero
Al finalizar la reunión de coordinación.
Incentivar el pronto inicio de trabajos con bonos de cumplimiento de contrato.
mitigar
Gerente de proyecto
Al finalizar la reunión de coordinación
Reprogramar fecha de inauguración según estimación de aprobación de permisos
trasferir
Directora de diseño
Al finalizar la reunión de coordinación
Contratar un equipo espacial para la instalación de amueblamiento express
Gerente trasferir administrativa
Gerente de proyecto
Al finalizar la reunión de coordinación
Contratar un servicio de catering o alquilar equipos solo por el evento.
Sub contratista
Gerente de proyecto
Al finalizar la reunión de coordinación
Alquilar un servicio especial solo para el evento.
Gerente transferir administrativa
Gerente de proyect o Sub contratista
mitigar
Análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos Sección Legal
No.1 Clasificación
Monto Contingencia
1
Alto
$3,000.00
2
Medio
$5,000.00
Decoración del local
3
Medio
$8,000.00
Equipos para el funcionamiento del Bar, Restaurante
4
Alto
$6,000.00
Equipos Electrónicos mal instalados o defectuosos.
5
Bajo
$9,000.00
Permisos Sanitarios
Subtotal Contingencias
$35,000.00
Justificación Monto / Costo Acciones Contingentes Se pagará si se ha de contratar la firma de otro Bufete de abogados. Se contratará personal profesional, con experiencia en bares, teniendo en cuenta que las comidas serán preparadas y servidas por personal de un restaurante privado. Se procederá a la compra inmediata de artículos que puedan ser decorativos y den buena presencia ante la concurrencia. Se procederá al arrendamiento del mobiliario a utilizar para el evento, de igual forma personal calificado para su instalación. Se realizará el arrendamiento de la planta Eléctrica, y se procederá a cambiar los televisores y cableado eléctrico de ser necesario por fallos o inconvenientes en su instalación.
Tipo de Respuesta
Responsable
transferir
Socios del proyecto.
mitigar
Gerente de proyecto
trasferir
Sub contratista
trasferir
Encargado de la inauguración
mitigar
Sub contratista
Control de Riesgo
Preguntas o Comentarios
https://www.linkedin.com/in/oscar-javier-barbosa-meneses-37b586a0/ obarbosa@ing-genios.com
El mayor riesgo que puedes tomar es no tomar ningún riesgo…. En un mundo que está cambiando tan rápidamente, la única estrategia que te garantiza el fracaso es no tomar riesgos.
Mark Zuckerberg