Zeitvorsprung sichern

Sieben Jahre scheinen für die Umstellung auf S/4HANA einen absolut komfortablen Zeitrahmen zu bieten. Experten empfehlen dennoch, möglichst frühzeitig zu starten.

Grafik: shutterstock B ei vielen Unternehmen der Versorgungsbranche steht in den kommenden Jahren ein Wandel der IT-Systeme an, denn SAP wird den Standard-Support für R/3 beziehungsweise ERP 6.0 nun verbindlich 2027 beenden. Das Walldorfer Softwarehaus setzt damit ausschließlich auf die neue Business Suite S/4HANA und empfiehlt den Anwendern eine Umstellung. Anfang des Jahres war die Frist, die ursprünglich 2025 enden sollte, noch einmal verlängert worden – viele Kunden sahen sich wohl außerstande, den Umstieg innerhalb des ursprünglichen Zeitrahmens zu realisieren. Auf der vergangenen E-World zeigte sich die Branche wieder deutlich entspannter, ja bisweilen konnte man den Eindruck gewinnen, dass die Umstellung auf der Prioritätenliste erheblich nach unten rutschte.

MEHR ALS EIN UPGRADE

Michael Seifert, Senior Manager Strategic & Operation Solutions beim IT-Dienstleister und SAP-Partner GISA GmbH, hat ähnliche Beobachtungen gemacht und rät, die anstehenden Entscheidungen nicht allzu lange hinauszuzögern: „SAP S/4HANA ist kein Update oder Upgrade, sondern eine komplett neue Produktlinie.“ Die Umstellung betrifft also nicht nur die IT, sondern auch die Prozesse – und die zu betrachten, koste nun einmal Zeit. Als Beispiel nennt der Experte das neue Hauptbuch, das eine Harmonisierung von Finanzwesen und Controlling ermöglichen soll 1. ENTSCHEIDUNGSGRUNDLAGEN und die Mehrdimensionalität Überblick S/4HANA, Business Case, Aufwandsabschätzung von Informationen berücksichtigt. „Kunden müssen sich hier mit neuen Abläufen und Begrifflichkeiten vertraut machen“, erläutert Seifert. Gleiches gelte für die Umstellung des Rechnungswesens auf einen zentralen Geschäftspartner, der die bisherigen Kreditoren und Debitoren ergänzt.

STRATEGISCHE PLANUNG SENKT KOSTEN Seiner Erfahrung nach zeigen sich viele Stadtwerke besorgt bezüglich des Umfangs der Investition, die mit der Umstellung auf sie zukommt. Wie teuer der Umstieg tatsächlich wird und welche Kosten sich durch die Modernisierung langfristig sparen lassen, hänge ganz wesentlich von bestimmten Grundsatzentscheidungen ab, betont der GISA-Berater. „Prinzipiell kann ein Versorger natürlich seine etablierten Prozesse einschließlich aller Daten zu einhundert Prozent in das

2.ENTWICKLUNG DER ROADMAP Analyse der SAP-Bestandssysteme und Prozesse, Zielsystem

neue System überführen“, sagt Michael Seifert. Grundsätzlich aber biete der Umstieg die Chance, die vorhandenen Prozesse zu verschlanken und technische sowie vertriebliche Innovationsimpulse aufzunehmen. Das kann im Rahmen einer System-Überführung geschehen, einige Unternehmen gehen aber auch den Weg einer Neueinführung, um Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Um Budgets also vernünftig zu planen, sollten Stadtwerke, die vor dem Umstieg stehen, sich zunächst Klarheit über die möglichen Optionen einschließlich der daraus resultierenden Kosten und Einsparmöglichkeiten verschaffen. Patentrezepte gibt es hier naturgemäß nicht, aber einige Grundregeln: So sind die selektive Übernahme von Daten, die Überführung von Eigenentwicklungen oder die Integration von Speziallösungen häufig teuer. Der Auftraggeber sollte somit genau prüfen, was er wirklich braucht. Gleiches gilt für die Betriebsweise der Software – on premise, Private oder Public Cloud –, die sich ebenfalls nennenswert auf die Kosten auswirkt. Auch hier empfiehlt Michael Seifert eine kritische Einzelfallprüfung der für S/4HANA verfügbaren Optionen, denn „standardisierte Lösungen sind zwar kostengünstiger, gehen aber zu Lasten der Individualität.“

Die notwendigen Schritte auf dem Weg zu einer strategisch tragfähigen Entscheidung begleitet GISA mit erprobten Workshops und standardisierten technischen Checks. „Dieser Einstieg ist mit absolut überschaubaren Kosten umsetzbar“, betont Michael Seifert.

BLAUPAUSE FÜR DAS NEUE SYSTEM Auch bei der tatsächlichen Umstellung bietet der Markt inzwischen Lösungen, mit denen ein Stadtwerk seine Kosten deutlich reduzieren kann. So hat GISA für die branchenspezifischen Anforderungen der Versorger einen umfassend getesteten und dokumentierten S/4HANA-Master einschließlich zahlreicher Schnittstellen entwickelt, in dem die relevanten Versorgerprozesse – gleichsam als Blaupause – abgebildet sind. Die wichtigsten sind das Hausanschlussverfahren sowie die Investitions- und Instandhaltungsprozesse, die im Master prototypisch über alle Phasen und beteiligten Unternehmensbereiche implementiert sind. Individuelle Anpassungen lassen sich auf dieser Grundlage gezielt definieren und umsetzen. „Durch diesen Ansatz verringert sich

3. DEFINITION DER ARBEITSPAKETE Soll-Ist-Abgleich, konkrete Maßnahmenplanung

die Investition erheblich“, so Seifert. Apps aus der SAP HANA IT-Landschaft bieten zusätzliche Erweiterungsmöglichkeiten für das Template, darunter auch die App gisa.Customer Insight. Ein Algorithmus, der gemeinsam mit der Universität Halle-Wittenberg entwickelt wurde, ermöglicht es, Kundenwerte und Kündigungswahrscheinlichkeiten zu ermitteln.

„Wer sich frühzeitig mit dem Umstieg beschäftigt, kann mit minimalem Aufwand starten und kostenoptimiert planen.“

Michael Seifert, Senior Manager Strategic & Operation Solutions bei GISA

ZEITDRUCK VERMEIDEN Viele neue Möglichkeiten also, die sich nach Überzeugung von Michael Seifert für jedes Unternehmen rechnen – je schneller, umso eher man startet. Gerade dort, wo man mit Restriktionen planen müsse, rät er zu einem frühen Einstieg. „Selbst eine einfache Variante dauert im besten Fall 12 bis 18 Monate, je nach Umfang der Eigenentwicklungen, die überführt werden müssen, bzw. der Ausprägung neuer Prozesse, gehen auch gerne mal zwei bis drei Jahre ins Land“. Wer früh startet, hat somit die Möglichkeit, die einzelnen Projektschritte und damit auch die Kosten über einen längeren Zeitraum zu strecken und damit der Geschwindigkeit der eigenen Organisation anzupassen. Auch sollte man bedenken, dass schätzungs

4. S/4HANA UMSTELLUNG Systemüberführung oder Neuimplementierung

weise mehr als die Hälfte der deutschen Stadtwerke und Versorger ein altes SAP-System im Einsatz hat und viele Unternehmen somit umstellen werden. Die Kapazitäten der Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen sind aber begrenzt. „Wir bearbeiten die Projekte der Reihe nach, zu Teilen parallel und streben grundsätzlich eine gemeinsame Planung mit unseren Kunden an“, erklärt Seifert. Kurz vor Torschluss könnten Engpässe nicht ausgeschlossen werden. (pq)

GISA GmbH, Jeannine Kallert, 06112 Halle (Saale), kontakt@gisa.de ERP -SYSTEME IM WANDEL