IATF 16949:2016
Directrices ISO 19011:2018
Objetivos del entrenamiento
Capacitar a los participantes para comprender y aplicar los requisitos de la norma en su trabajo diario, promoviendo la mejora continua, preparándolos para auditorías y fomentando su desarrollo profesional.
Preparar a los participantes para enfrentar auditorías internas y externas de conformidad con la norma IATF 16949:2016. Esto implica comprender cómo preparar la documentación necesaria, cómo responder a las preguntas de los auditores y cómo abordar cualquier no conformidad identificada.
Temario
1. Introducción
Antecedentes
Objetivos
Estructura de la norma
Formas verbales utilizadas en la norma
Principios de la gestión de la calidad
Enfoque a procesos
Relación con otras normas
2. Punto 4. Contexto de la organización
Estructura de la norma
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión
4.4 Sistema de gestión integral y sus procesos
3. Punto 5. Liderazgo
Introducción
Estructura de la norma
5.1.1 Generalidades
5.2 Política
5.2.1 Establecimiento de la política integral
5.2.2 Comunicación de la política integral
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
4. Punto 6. Planificación
Introducción
Estructura de la norma
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
6.3 Planificación de cambios
Temario
5. Punto 7. Apoyo
Introducción
Estructura de la norma
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Toma de conciencia
7.4 Información documentada
6. Punto 8. Operación
Introducción
Estructura de la norma
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.5 Producción y provisión del servicio
8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
7. Punto 9. Evaluación de desempeño
Introducción
Estructura de la norma
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.1.3 Análisis y evaluación
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión por la dirección
8. Punto 10. Mejora
Introducción
Estructura de la norma
10.1 Generalidades
10.2 Incidentes, no conformidades y acción correctivas
10.3 Mejora continua
Introducción
Antecedentes
IATF 16949:2016 es una especificación técnica dirigida al desarrollo de un sistema de gestión de la calidad que proporciona mejora continua:
Enfatizando la prevención de defectos
Reducción de variaciones
Reducción desperdicios en la cadena de suministro y el proceso de ensamblaje de la industria automotriz
La norma es aplicable a cualquier organización que fabrique componentes, conjuntos y piezas para suministrar a la industria del automóvil, abarcando toda la cadena de suministro en todo el mundo.
Antecedentes
Fabricación
Proceso de elaboración o manufactura de:
• Materiales de producción
• Piezas de serie o piezas de recambio
• Subconjuntos ensamblados
• Tratamiento térmico
• Soldadura
• Pintura
• Recubrimiento superficial
• Otras operaciones de acabado.
Antecedentes
IATF 16949:2016 no es una norma de gestión de calidad independiente, sino que será implantada como un complemento y de manera conjunta con ISO 9001:2015
Requisitos adicionales de la Industria Automotriz
Antecedentes
Proceso
Servicio
Producto
Objetivo
El objetivo no es descubrir fallos, sino prevenirlos activamente.
Necesidades especificas
Aumentar la satisfacción del cliente
Identificar problemas y riesgos en el proceso de producción y la cadena de suministro
Eliminar sus causas y tomar medidas correctivas y preventivas para su efectividad
Cadena de suministro Cultura Aceptación Proceso Riesgo Core
Tools
Estructura de la norma
1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora
Formas verbales
En esta Norma Internacional, se utilizan las siguientes formas verbales:
Indica un requisito
Indica una recomendación
Indica un permiso, una posibilidad o una capacidad
La información identificada como “NOTA” se presenta a modo de orientación para la comprensión o clarificación del requisito correspondiente.
Formas verbales Mantenerse como información documentada
Conservar la información documentada
Principios de la gestión de calidad
1. Enfoque al cliente
2. Liderazgo
3. Compromiso de las personas
4. Enfoque a procesos
Principios de la gestión de calidad
7. Gestión de relaciones
5. Mejora
6. Toma de decisiones basada en evidencia
Enfoque a procesos
La aplicación del enfoque a procesos en un sistema de gestión de la calidad permite:
a) la comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos;
b) la consideración de los procesos en términos de valor agregado;
c) el logro del desempeño eficaz del proceso;
d) la mejora de los procesos con base en la evaluación de los datos y la información.
Pensamiento basado en riesgo
Ciclo PDCA
Enfoque a procesos
Enfoque a procesos
Incluye:
Llevar a cabo acciones preventivas para eliminar no conformidades potenciales.
Analizar cualquier no conformidad que ocurra.
Tomar acciones que sean apropiadas para los efectos de la no conformidad para prevenir su recurrencia.
Enfoque a procesos
Riesgo negativo
Riesgo positivo
Enfoque a procesos
ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidadFundamentos y vocabulario
Proporciona una referencia esencial para la comprensión e implementación adecuadas de esta Norma Internacional.
9004
ISO 9004
Gestión para el éxito sostenido de una organización - Enfoque de gestión de la calidad
Proporciona orientación para las organizaciones que elijan ir más allá de los requisitos de esta Norma Internacional.
4. Contexto de la organización
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
4. Contexto de la organización
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
4.3.1 Determinación de alcance del sistema de gestión de la calidad
4.3.2 Requisitos específicos de cliente
4.4.1.1 Conformidad del producto y proceso
4.4.1.2 Seguridad de producto
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
4. Contexto de la organización
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión
4. Contexto de la organización
4.3.1 Determinación de alcance del sistema de gestión de la calidad - suplemento
4.3.2 Requisitos específicos de cliente
La única exclusión permitida en esta Norma de SGC del Automóvil es la que se refiere a los requisitos de diseño y desarrollo de producto indicados en ISO 9001 apartado 8.3.
Los requisitos específicos del cliente deben ser evaluados e incluidos en el alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización.
Ejemplo
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión
Procesos que cubre el SGI (Límites)
Productos y/o servicios que cubre el SGI
La compañía ACME S.A incluye los procesos de diseño, fabricación y comercialización de todos los productos de la familia de calentadores ambientales de uso doméstico producidos en nuestras instalaciones ubicadas en la sede principal de faisanes, Colombia Nuestro sistema incluye todos los requisitos de la norma IATF 16949:2016
PRO PRO U A
Ubicación Geográfica Aplicabilidad
4. Contexto de la organización
4.4 Sistema de gestión de calidad y sus procesos
4.4.1 Conformidad del producto y proceso
4.4.2 Seguridad de producto
4. Contexto de la organización
Ejemplo
Procesos estratégicos
Plan de estudios
DIRECCIÓN
Registro para el examen
Procesos principales
Procesos de apoyo
Coordinación de carreras
PROCESOS OPERATIVOS
Examen de admisión Curso Propedé utico Clases
Servicio social y practicas
Egreso
ALMACEN COMPRAS RH MTTO SIPAC SEG. INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL PROTECCION AMBIENTAL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
CONTEXTO DE LA ORGANIZACION SATISFACCION DE LAS PARTES INTERESADAS
RECURSOS
4. Contexto de la organización
• ¿Qué se requiere?
• ¿Qué información es requerida?
• ¿Qué requisitos?
¿Con que?
¿Con quién?
PERSONAL INVOLUCRADO
• ¿Quién usa los recursos?
• ¿Qué competencia requiere?
INSUMOS E INFORMACION
• ¿Qué requiere el cliente?
• ¿Qué va a ser procesado?
• ¿De qué proceso proviene?
Entrada
PROCESO (actividades)
Salida
PRODUCTOS E INFORMACION
• ¿Qué recibe el cliente?
• ¿Qué resulto?
• ¿A qué proceso se envía?
PROCEDIMIENTOS Y METODOS
• ¿Cómo se realizan los productos?
¿Como?
¿Cuánto? ¿Cuáles?
MEDICION Y ANALISIS
• ¿Cómo se logra la eficiencia y eficacia del proceso?
• ¿Cuáles son los indicadores?
5. Liderazgo
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
5. Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
5.1.1 Generalidades
5.1.2 Enfoque al cliente
5.2 Política
5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad
5.2.2 Comunicación de la política de la calidad
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
5.1.1.1 Responsabilidad corporativa
5.1.1.2 Eficacia y eficiencia de procesos
5.1.1.3 Propietarios de proceso
5.3.1 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización — suplemento
5.3.2 Responsabilidad y autoridad con relación a requisitos de producto y acciones correctoras
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
5. Liderazgo
5.1.1 Generalidades
5.1.1.1 Responsabilidad corporativa
5.1.1.2 Eficacia y eficiencia de procesos
5. Liderazgo
EFICACIA
EFICIENCIA
DEFINICION ENFOQUE EJEMPLO
5. Liderazgo
5.1.1.3 Propietarios de proceso
5.1.2 Enfoque al cliente
5.2 Política de la calidad
5. Liderazgo
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
5.3.1 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización — suplemento
5.3.2 Responsabilidad y autoridad con relación a requisitos de producto y acciones correctoras
6. Planificación
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
6. Planificación
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
6.3 Planificación de los cambios
IATF 16949:2016
6.1.2.1 Análisis de riesgos
6.1.2.2 Acciones preventivas
6.1.2.3 Planes de contingencia
IATF 16949:2016
6.2.2.1 Objetivos de calidad y planificación para lograrlos — suplemento
6. Planificación
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.1
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.2
6.1.2.1 Análisis de riesgos
6. Planificación
6.1.2.2 Acciones preventivas
6.1.2.3 Planes de contingencia
6. Planificación
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
6.2.1
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
6.2.2
6.2.2.1 Objetivos de calidad y planificación para lograrlos — suplemento
6. Planificación
6. Planificación
6.3 Planificación de cambios
7. Apoyo
7. Apoyo
7.1 Recursos
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Personas
7.1.3 Infraestructura
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
7.1.6 Conocimientos de la organización
7.2 Competencia
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
7.1.3.1 Planta, instalación y planificación del equipamiento
7.1.4.1 Ambiente para la operación de los procesos
7.1.5.1.1 Análisis de sistema de medición
7.1.5.2.1 Registros de calibración y verificación
7.1.5.3.1 Laboratorio interno
7.1.5.3.2 Laboratorios externos
7.2.1 Competencia — suplemento
7.2.2 Competencia — formación para el puesto de trabajo
7.2.3 Competencia de los auditores internos
7.2.4 Competencia de los auditores de segunda parte
7.3.1 Toma de conciencia — suplemento
7.3.2 Motivación y empoderamiento de los empleados
7.5.1.1 Documentación del sistema de gestión de calidad
7.5.3.2.1 Conservación de registros
7.5.3.2.2 Especificaciones de ingeniería
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
7. Apoyo
7.1.1 Generalidades
7.1.2
Personas 7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación
Recurso de seguimiento y medición 7.1.6 Conocimiento de la organización
7.1.5
7. Apoyo
7.1.3.1 Planta, instalación y planificación del equipamiento
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos - Nota
7.1.4.1 Ambiente para la operación de los procesos — suplemento
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.1.1 Análisis de sistema de medición
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
7. Apoyo
7.1.5.2.1 Registros de calibración y verificación
7.1.5.3.1 Laboratorio interno
7.1.5.3.2 Laboratorios externos
7. Apoyo
7. Apoyo
7.2 Competencia
7.2.1 Competencia — suplemento
7.2.2 Competencia — formación para el puesto de trabajo
7. Apoyo
7.2.3 Competencia de los auditores internos
7.2.4 Competencia de los auditores de segunda parte
7. Apoyo
7.3 Toma de conciencia
7.3.1 Toma de conciencia — suplemento
7.3.2 Motivación y empoderamiento de los empleados
7. Apoyo
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.1.1 Documentación del sistema de gestión de calidad
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.2
7. Apoyo
7.5.3.2.1
Conservación de registros
7.5.3.2.2
Especificaciones de ingeniería
7.
Apoyo
8. Operación
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
8. Operación
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.2.1 Comunicación con el cliente
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicio
8.3.1 Generalidades
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.4.1 Generalidades
8.4.2 Tipo y alcance del control
8.4.3 Información para los proveedores externos
8.5 Producción y provisión del servicio
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio
8.5.2 Identificación y trazabilidad
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
8.5.4 Preservación
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
8.5.6 Control de los cambios
8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
8. Operación
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.2.1 Comunicación con el cliente
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios
8.1.1 Planificación y control operacional — suplemento
8.1.2 Confidencialidad
8.2.1.1 Comunicación con el cliente — suplemento
8.2.2.1 Determinación de los requisitos para los productos y servicios — suplemento
8.2.3.1.1 Revisión de los requisitos para los productos y servicios — suplemento
8.2.3.1.2 Características especiales definidas por el cliente
8.2.3.1.3 Factibilidad de fabricación de la organización
IATF 16949: 2016
IATF 16949:2016
Estructura de la norma
8.4.1.1 Generalidades — suplemento
8.4.1.2 Proceso de selección de proveedor
8.4.1.3 Fuentes de suministro dirigidas por el cliente (también denominado “Compras-Consignadas”)
8.4.2.1 Tipo y alcance del control — suplemento
8.4.2.2 Requisitos legales y reglamentarios
8.4.2.3 Desarrollo del sistema de la calidad del proveedor
8.4.2.3.1 Software para productos de automoción o productos de automoción con software integrado
8.4.2.4 Seguimiento del proveedor
8.4.2.4.1 Auditorías de segunda parte
8.4.2.5 Desarrollo del proveedor
8.4.3.1 Información para los proveedores externos — suplemento
ISO 9001:2015
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.4.1 Generalidades
8.4.2 Tipo y alcance del control
8.4.3 Información para los proveedores externos
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.4.1 Generalidades
8.4.2 Tipo y alcance del control
IATF 16949:2016
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
8.5 Producción y provisión del servicio
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio
8.5.2 Identificación y trazabilidad
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
8.5.4 Preservación
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
8.5.6 Control de los cambios
IATF 16949:2016
8.5.1.1 Plan de control
8.5.1.2 Trabajo estandarizado — instrucciones para el operario y pautas visuales
8.5.1.3 Verificación de los trabajos de puesta a punto
8.5.1.4 Verificación tras parada de producción
8.5.1.5 Mantenimiento productivo total
8.5.1.6 Gestión de utillajes producción, utillajes y equipos de fabricación, ensayo e inspección
8.5.1.7 Planificación de la producción
8.5.2.1 Identificación y trazabilidad — suplemento .
8.5.4.1 Preservación — suplemento
8.5.5.1 Retroinformación del servicio postventa
8.5.5.2 Acuerdos de servicio postventa con el cliente
8.5.6.1 Control de cambios — suplemento
8.5.6.1.1 Cambios temporales de control de proceso
IATF 16949:2016
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
8.6.1 Liberación de productos y servicios — suplemento
8.6.2 Control dimensional y ensayos funcionales
8.6.3 Piezas de aspecto
8.6.4 Verificación de conformidad y aceptación de productos y servicios de suministro externo
8.6.5 Conformidad con la legislación y reglamentación
8.6.6 Criterios de aceptación
8.7.1.1 Autorización por cliente de concesión
8.7.1.2 Control de producto no conforme — proceso especificado por cliente
8.7.1.3 Control de producto dudoso
8.7.1.4 Control de producto reprocesado
8.7.1.5 Control de producto reparado
8.7.1.6 Información al cliente
8.7.1.7 Eliminación de producto no conforme
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
9. Evaluación del desempeño
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
9. Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.1.3 Análisis y evaluación
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión por la dirección
9.3.1 Generalidades
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
9.1.1.1 Seguimiento y medición de procesos de fabricación
9.1.1.2 Identificación de herramientas estadísticas
9.1.2.1 Satisfacción del cliente — suplemento
9.1.3.1 Priorización
9.2.2.1 Programa de auditorías internas
9.2.2.2 Auditorías de sistema de gestión de calidad
9.2.2.3 Auditorías de proceso productivo
9.2.2.4 Auditoría de producto
9.3.1.1 Revisión por la dirección — suplemento
9.3.2.1 Entradas de la revisión por la dirección — suplemento
9.3.3.1 Salidas de la revisión por la dirección — suplemento
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
IATF 16949:2016
9. Evaluación del desempeño
9.1.1 Generalidades
9.1.1.1 Seguimiento y medición de procesos de fabricación
9.1.1.2 Identificación de herramientas estadísticas
9.1.1.3 Empleo de conceptos estadísticos
9. Evaluación del desempeño
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.1.2.1 Satisfacción del cliente — suplemento
9.1.3 Análisis y evaluación
9.1.3.1 Priorización
9. Evaluación del desempeño
9.2 Auditoría interna
9.2.1
9.2 Auditoría interna
9.2.2
9.2.2.1 Programa de auditorías internas
9. Evaluación del desempeño
9.2.2.2 Auditorías del sistema de gestión de calidad
9.2.2.3 Auditorías del proceso productivo
9.2.2.4 Auditoría de producto
9. Evaluación del desempeño
9.3 Revisión por la dirección
9.3.1 Generalidades
9.3.1.1 Revisión por la dirección — suplemento
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
9.3.2.1 Entradas de la revisión por la dirección — suplemento
9. Evaluación del desempeño
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
9.3.3.1 Salidas de la revisión por la dirección — suplemento
10. Mejora
Estructura de la norma
ISO 9001:2015
10. Mejora
10.1 Generalidades
10.2 No conformidad y acción correctiva
10.3 Mejora continua
10.2.3 Solución de problemas
10.2.4 Detección de errores
10.2.5 Sistema de gestión de garantías
10.2.6 Análisis de reclamaciones de cliente y análisis de fallos de campo
10.3.1 Mejora continua — suplemento
IATF 16949:2016
10. Mejora
10.1 Generalidades
10.2 No conformidad y acción correctiva
10.2.1
10.2 No conformidad y acción correctiva
10.2.2
10. Mejora
10.2.3 Solución de problemas
10.2.4 Detección de errores
10.2.5 Sistema de gestión de garantías
10.2.6 Análisis de reclamaciones de cliente y análisis de fallos en campo
10.3 Mejora continua
10.3.1 Mejora continua — suplemento
10.
Mejora
ISO 19011:2018
¿Qué se revisa en una auditoria?
Una auditoría puede realizarse con relación a una serie de criterios de auditoría, de manera separada o combinada incluyendo, pero sin limitarse a:
Requisitos definidos en una o más normas de SG
Políticas y requisitos especificados por las partes interesadas
Planes de SG relacionados con la provisión de salidas específicas de un SG (por ejemplo, el plan de la calidad, el plan de proyecto).
Requisitos legales y reglamentarios
Uno o más procesos del sistema de gestión definidos por la organización o por otras partes
Tipos de auditoria
Tipos
Auditoria de primera parte
Interna
Auditoria de segunda parte
Auditoría
Externa del Proveedor
Otra auditoría externa de parte interesada
Auditoria de tercera parte
Auditoria de certificación y/o acreditación
Auditoria legal, Reglamentaria o similar
Principios de auditoria
Integridad
Presentación imparcial
Debido cuidado profesional
Confidencialidad
Independencia
Enfoque basado en evidencia
Enfoque basado en riesgos
Realización de una auditoria
6.2.2 Establecimiento del contacto con el auditado
El líder del equipo auditor debería asegurarse de que se establece contacto con el auditado para:
a) confirmar los canales de comunicación con los representantes del auditado
d) solicitar acceso a la información sobre los riesgos y oportunidades y la manera en que se abordan
b) confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría
e) determinar los requisitos legales, reglamentarios y otros pertinentes
c) proporcionar información pertinente sobre los objetivos, alcance, criterios, métodos y equipo auditor
f) confirmar lo acordado respecto al grado de difusión y la información confidencial
Realización de una auditoria
6.3.3 Asignación de las tareas al equipo auditor
El líder del equipo auditor debería asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, actividades, funciones o lugares específicos.
Tales asignaciones deberían tener en cuenta la imparcialidad, la objetividad y la competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos Los cambios en las asignaciones de pueden hacerse a medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurar el logro de los objetivos de la auditoría.
Realización de una auditoria
6.4.2 Asignación de roles y responsabilidades de los guías y los observadores
Los guías y los observadores pueden acompañar al equipo auditor con la aprobación del líder del equipo auditor, del cliente de la auditoría y/o del auditado, según se requiera.
Ellos no deberían influir ni interferir en la realización de la auditoría.
Los guías, designados por el auditado, deberían asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el líder del equipo auditor o el auditor al que han sido asignado
Realización de una auditoria
Sus responsabilidades deberían incluir lo siguiente
Ayudar a los auditores a identificar a las personas que participarán en las entrevistas y a confirmarlos horarios y las ubicaciones
Asegurarse de que los miembros del equipo auditor y los observadores conocen y respetan las reglas concernientes a los acuerdos específicos para el acceso a la ubicación, la seguridad y salud en el trabajo, y que se abordan los riesgos
Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de información, cuando sea necesario
Ser testigos de la auditoría en nombre del auditado, cuando sea apropiado
Acordar el acceso a ubicaciones específicas del auditado
Realización de una auditoria
Un enfoque es:
1. Identificar el alcance de la auditoría y el (los) proceso(s) dentro del alcance.
2. Identificar los factores que apliquen (entradas, salidas, mediciones, métodos, recursos y riesgos, etc.).
3. Utilizar estos factores y los otros requisitos para:
• Planear qué revisar (requisitos del proceso)
• Planear qué buscar (evidencia de auditoría)
4. Preparar la lista de verificación.
*Legales, organizacionales, del cliente, la norma, la industria
Ejemplo
Realización de una auditoria
Proceso que se Audita: XYZ (Fuente)
Referencia (Revisar) Requisito Buscar Evidencia Notas
Referencia a los requisitos, por ejemplo:
• Normas
• Procedimientos
• Instrucciones
• Planes
• Especificaciones
Requisitos del proceso, por ejemplo:
• Entradas
• Salidas
• Mediciones
• Recursos
• Métodos
Evidencia esperada, por ejemplo:
• Documentos
• Observaciones
• Registros
• Declaraciones
Notas que se tomaron durante la auditoría, por ejemplo
• Resultados
• Comentarios
• Oportunidades
• Inquietudes
Realización de una auditoria
6.4.3 Realización de la reunión de apertura
El propósito de la reunión de apertura es:
a) confirmar el acuerdo de todos los participantes sobre el plan de auditoría
b) presentar al equipo auditor y sus roles
c) asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas
Debería celebrarse una reunión de apertura con la dirección del auditado y, cuando sea apropiado, con aquellos responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar.
Durante la reunión, debería proporcionarse la oportunidad de realizar preguntas.
La reunión puede ser formal y se debería conservar registro de los asistentes.
Realización de una auditoria
La Figura 2 proporciona una visión general de un proceso típico, desde la recopilación de información hasta las conclusiones de la auditoría.
Los métodos para recopilar la información incluyen, pero sin limitarse a, lo siguiente:
— entrevistas;
— observaciones;
— revisión de la información documentada.
Realización de una auditoria
Comunicación no verbal
No se recargue en el respaldo de la silla
Puede sugerir aburrimiento o falta de interés
Asuma una posición erguida, neutral
Al sentarse erguido en una silla demuestra confianza
No se siente tan a la orilla de la silla
Puede abrumar a la persona ya que sugiere agresividad o exceso de entusiasmo
ESTÉ CONSCIENTE
DEL MENSAJE QUE
TRANSMITE CON SU CUERPO
Realización de una auditoria
Habilidades para hacer entrevistas
Entre al área discretamente
No se pavonee para impresionar ni intimidar al entrevistado
Que un guía lo presente.
Si cuenta con un guía, déjelo hacer su trabajo
Explique la razón de la entrevista y lo que le interesa ver.
Aún en las auditorías internas, es importante que el entrevistado entienda con claridad que no se trata de una visita social
Investigue al nivel de detalle necesario.
Si no se detectan problemas, avance; no siga auditando hasta encontrarlos
Hable con la persona correcta.
Recuerde, por lo general, múltiples personas trabajan en un proceso determinado
De seguimiento a los registros de auditoría
Esté consciente de que al seguir los registros de auditoria se puede alterar el plan de la auditoría
Realización de una auditoria
Habilidades para hacer entrevistas
Sonría y haga contacto visual.
Lo que le indica al entrevistado que está escuchando
Formule preguntas cortas y escuche la respuesta.
Inicie una conversación
Despersonalice la auditoría
Elimine la palabra "tú/usted" de su vocabulario.
✓ En lugar de preguntar, "¿Qué hace usted a continuación?“, pregunte "¿Qué sucede después?“
✓ En lugar de preguntar, "¿Lo firma usted?“, pregunte "¿Lo firman?“
✓ En lugar de preguntar, "¿Adónde lo manda usted?”, pregunte "¿Adónde lo mandan?”
Se trata del proceso, no de la persona.
Realización de una auditoria
Tipos de preguntas
Pregunta abierta
Se usa por qué, quién, qué, dónde, cuándo o cómo; se obtiene una respuesta más amplia a un "sí" o "no”
Pregunta expansiva
Proporciona una explicación más detallada de un punto específico
Pregunta para solicitar una opinión
Se le pregunta al entrevistado su opinión sobre un punto específico
Pregunta repetitiva
Se repite el último enunciado del entrevistado en forma de pregunta
No verbal
Usa el lenguaje corporal como: levantar una ceja para exhortar al entrevistado a proporcionar información adicional
Pregunta cerrada
Inicia la conversación, “dirige” al entrevistado a un área específica y controla a un entrevistado confuso
Pregunta hipotética
Incorpora una situación hipotética; la intención es determinar el nivel de autoridad del entrevistado y también se puede usar para saber cómo se manejan las diferentes situaciones o excepciones.
Realización de una auditoria
Realización de una auditoria
6.4.4 Comunicación durante la auditoría
• El equipo auditor debería reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría, y reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor, según sea necesario.
• Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente los progresos, los hallazgos importantes y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditoría.
• Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo deberían comunicarse sin demora al auditado y, según sea apropiado, al cliente de la auditoría.
• Cualquier inquietud sobre una cuestión fuera del alcance de la auditoría debería anotarse y notificarse al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de la auditoría y al auditado.
• Cuando las evidencias de auditoría disponibles indican que los objetivos de esta no son alcanzables, el líder del equipo auditor debería informar de las razones al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas.
Realización de una auditoria
6.4.5 Disponibilidad y acceso de la información de auditoría
• Los métodos de auditoría elegidos para una auditoría dependen de los objetivos de auditoría definidos, el alcance y los criterios, así como la duración y la ubicación.
• La ubicación es el lugar en el que la información necesaria para la actividad específica de auditoría está disponible para el equipo auditor. Esto puede incluir ubicaciones físicas y virtuales.
• La auditoría puede usar una mezcla de métodos.
• Además, las circunstancias de la auditoría pueden implicar que los métodos necesiten cambiar durante la auditoría.
Realización de una auditoria
6.4.6 Revisión de la información documentada durante la auditoría
La información documentada pertinente del auditado debería revisarse para:
❑ determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría, sobre la base de documentación disponible;
❑ reunir información para apoyar las actividades de auditoría.
Si no puede proporcionarse la información documentada adecuada dentro del periodo de tiempo dado en el plan de auditoría, el líder del equipo auditor debería informar tanto a las personas responsables de la gestión del programa de auditoría como al auditado. Dependiendo de los objetivos y el alcance de la auditoría, debería tomarse una decisión sobre si la auditoría debería continuar o suspenderse hasta que se resuelvan los problemas relativos a la información documentada.
Realización de una auditoria
6.4.7 Recopilación y verificación de la información
✓ Durante la auditoría, la información pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de esta, incluyendo la información relativa a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos, debería recopilarse mediante un muestreo apropiado y debería verificarse, en la medida de lo posible.
✓ Sólo debería aceptarse como evidencia de la auditoría la información que puede estar sujeta a algún grado de verificación.
✓ Cuando el grado de verificación es bajo, el auditor debería utilizar su juicio profesional para determinar el grado de fiabilidad que se puede depositar en la información como evidencia.
✓ Debería registrarse la evidencia que conduce a hallazgos de la auditoría.
Realización de una auditoria
A.5 Verificación de la información
completa (todo el contenido esperado está en la información documentada)
También debería tenerse en cuenta si la información que se está verificando proporciona evidencia objetiva suficiente para demostrar que se han cumplido los requisitos.
correcta (el contenido es conforme con otras fuentes fiables, tales como normas y reglamentos) coherente (la información documentada es coherente consigo misma y con documentos relacionados)
actual (el contenido está actualizado)
Si se proporciona información de una manera distinta a la esperada (por ejemplo, por personas diferentes, medios alternativos), debería evaluarse la integridad de la evidencia.
Se necesita un cuidado específico para la seguridad de la información debido a los reglamentos aplicables sobre protección de datos (en particular, para la información que queda fuera del alcance de la auditoría pero que también está contenida en el documento).
Realización de una auditoria
6.4.8 Generación de hallazgos de la auditoría
✓ Deberían registrarse las no conformidades y la evidencia de la auditoría que las apoya.
✓ La evidencia de la auditoría debería evaluarse frente a los criterios de auditoría para determinar los hallazgos de la auditoría.
✓ Deberían revisarse con el auditado para reconocer que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido.
✓ Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría.
✓ El equipo auditor debería reunirse, según sea necesario, para revisar los hallazgos de la auditoria
✓ Las no conformidades pueden clasificarse. Esta clasificación puede ser
✓ NOTA La conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría relacionados con requisitos legales o reglamentarios u otros requisitos, se denomina cumplimiento o no cumplimiento.
• cuantitativa (por ejemplo, de uno a cinco)
• cualitativa (por ejemplo, menor, mayor).
Realización de una auditoria
6.4.9 Determinación de las conclusiones de la auditoría
El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:
a) revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma
b) acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría
c) preparar recomendaciones, si estuviera especificado en el plan de auditoría
d) comentar el seguimiento de la auditoría, cuando sea aplicable.
Realización de una auditoria
Documentación de las no conformidades
Los enunciados de las no conformidades deben ser: Correctos, breves, claros, directos y útiles
Deben incluir el requisito, el hallazgo de la no conformidad y la evidencia que de soporte (y la clasificación si aplica)
Ejemplo
Requisito: El Proceso organizacional (123 v.3) estipula que los contratistas que trabajen en el sitio se les debe capacitar en los requisitos SGA (lo que incluye la esterilización del equipo) y se les requiere que confirmen que está claro el conocimiento al firmar un recibo antes de iniciar las labores (ABC v.1).
Evidencia: Se observo un contratista (de la compañía DEF) que habla firmando dicho recibo, utilizando equipo de monitoreo sin esterilizar y no existe una evaluación de riesgos ni capacitación sobre SGA ni esterilización de equipo. El contratista indico que solo conocía la política del SGA
No conformidad: La compañía no se ha asegurado de la implementación de la capacitación relevante para los contratistas antes de que inicien sus labores (requisitos del SGA y regulación de GA, ISO 14001:7.2 Competencia)
Realización de una auditoria
6.4.10 Realización de la reunión de cierre
La reunión de cierre debería estar presidida por el líder del equipo auditor y los representantes de la dirección del auditado deberían asistir y, cuando sea aplicable, debería incluir:
los responsables de las funciones o procesos que se han auditado
al cliente de la auditoría
Deberían acordar el periodo de tiempo para un plan de acción que trate los hallazgos de la auditoría.
La reunión de cierre puede ser formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia, deberían conservarse.
a otros miembros del equipo auditor
a otras partes interesadas pertinentes
En otras situaciones, por ejemplo, auditorías internas, puede ser menos formal y consistir sólo en comunicar los hallazgos
Competencia y evaluación de los auditores
La confianza en el proceso de auditoría y la capacidad de lograr sus objetivos depende de la competencia de aquellas personas que participen en la realización de las auditorías
La competencia debería evaluarse a través del comportamiento personal y la capacidad para aplicar los conocimientos
Se debe evaluar también, habilidades adquiridas a través de la educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías.
No es necesario que cada auditor en el equipo auditor tenga la misma competencia. Sin embargo, la competencia global necesita ser suficiente para lograr los objetivos de la auditoría
Competencia y evaluación de los auditores
7.2.2 Competencia personal
Los auditores deberían poseer los atributos necesarios que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoría. Los comportamientos personales deseados incluyen ser:
AÉtico, imparcial, sincero, honesto y discreto
BDe mentalidad abierta, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos
E
Diplomático, con tacto en las relaciones con las personas; C
F
Perceptivo, consciente y capaz de entender las situaciones
I
D
Observador, activamente consciente del entorno físico y las actividades
Versátil, capaz de adaptarse fácilmente a diferentes situaciones
Tenaz, persistente y orientado hacia el logro de los objetivos G
H
Decidido, capaz de alcanzar conclusiones oportunas basadas en análisis y razonamiento lógico
JSeguro de sí mismo, capaz de actuar y funcionar independientemente a la vez que interactúa eficazmente con otros
Capaz de actuar con firmeza, capaz de actuar de manera responsable y ética
Abierto a la mejora, dispuesto a aprender de las situaciones K
L
Abierto a las diferencias culturales, observador y respetuoso con la cultura del auditado
Competencia y evaluación de los auditores
7.2.3 Conocimiento y habilidades
Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las áreas señaladas a continuación
APrincipios, procesos y métodos de auditoría los conocimientos y habilidades en esta área permiten al auditor asegurarse de que las auditorías se realizan de manera coherente y sistemática.
CLa organización y su contexto
los conocimientos y habilidades en esta área permiten al auditor comprender la estructura, el propósito y las prácticas de gestión del auditado
BNormas de sistemas de gestión y otras
referencias
Conocimientos y habilidades en esta área
permiten al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicarlos criterios de auditoría
DRequisitos legales y reglamentarios aplicables y otros requisitos
los conocimientos y las habilidades en esta área permiten al auditor ser consciente de los requisitos de la organización y trabajar de acuerdo con ellos.
