Documentos breves: 01 - El correo electrónico…
Miguel Angel González Vera
Expresar por escrito un relato, narración, noticia o cualquier
cosa pensada o acordada.
Para entender en qué consiste redactar, primero debemos
saber que se le llama “redacción” al acto de escribir ideas, y el concepto de redacción es la colocación de la información en forma ordenada y escrita. -La redacción, forma parte fundamental de la comunicación, por ser la que ha dejado incontables vestigios desde hace mucho tiempo por medio de la escritura en sus distintas formas.
 En la actualidad existen medios
inmediatos de comunicaciĂłn escrita, lo que a su vez genera la necesidad de hacernos de habilidad no solo para entenderlas sino tambiĂŠn para poder asentar ideas y conceptos de manera apropiada.
Podemos hacer toda una ciencia
a partir de cómo escribir correctamente, en virtud de que existen diversos tipos de documentos, arte y representación de la escritura, las ideas, enseñanza, etc., etc.
Pero por lo pronto será mejor
iniciar con modelos de comunicación básicos dentro de la empresa.
El correo electrónico es una
herramienta de la comunicación, que por su naturaleza forma parte de una clasificación de la redacción a la que se le conoce como de tipo ADMINISTRATIVO
Esta forma de redacción
enmarca el entorno empresarial, profesional y comercial adecuado al tipo de empresa en que se desarrolla y generalmente incluye a procesos, dictámenes, informes, memorándums, comunicados y circulares abarcando una gran cantidad de formas que deben ser claras y precisas, más en la información relacionada a cotejos, estructuras, pagos y balances entre otros.
La formalidad de las palabras
que se deben usar en un correo electrónico empiezan a tomar forma a partir de los siguientes cuestionamientos:
(Para) – A quién va dirigido… se trata del jefe?, del jefe de mi jefe?, de un colega?, de alguien que ni conozco pero también trabaja aquí? (CC, Con copia) – Quiénes más tienen que recibir la información que estoy incluyendo en este correo, y si voy a explicar algo, me dirijo en plural?
(Asunto) – En breve, porqué motivo escribo este correo? A
qué se debe? Qué información contiene?
Contenido o cuerpo del correo – Que en caso de ser
necesario, contendrá preferentemente un saludo, una breve explicación, una cortesía al final y de acuerdo a las circunstancias que lo generan, anexos en la forma de fotos, documentos, etc.
1. Pon atención en el título
El asunto o título es el que garantiza que te lean, te
archiven o te excluyan, y por lo mismo debe simplificar el objetivo del correo siendo específico y corto. Aunque es recomendable utilizar la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de importancia, debe emplearse preferentemente cuando la situación lo amerite.
2. El saludo debe ser atemporal Uno de los grandes errores de todo correo
electrónico es saludar como si se estuviera hablando de manera directa. Cuando se habla en un ambiente laboral, el saludo debe ser atemporal, o bien, sin hacer notar en qué hora del día esta siendo redactado, esto ayudará a tener un contacto personalizado. Algunos de los saludos atemporales más comunes son: Estimado…, Buen día…, entre otros.
3. El contenido Evita hacer escritos inmensos, existen en la
actualidad directivos o gerentes, que reciben en promedio 150 correos al día. No solo es improductivo, es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te exijas simplificar información.
4. Siempre se necesita una despedida Aunque tengas prisa o creas que no es necesario ser
tan formal, siempre esta bien una despedida. Esta práctica demuestra profesionalismo. Basta con un: Que tengas un buen día, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atención o Saludos.
5. Utiliza firmas personalizadas Esto te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así
como dar presentación y cuerpo. Asegúrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas. Todo servicio de mensajería vía mail tiene esta opción.
6.- Cuida tu ortografía Esto no es específico de un mensaje de correo,
se debe tener cuidado al momento de redactar cualquier documento, mensajes de texto o estado en redes sociales.
7.- Elimina las conversaciones anteriores Cuando contestamos de manera rápida
cometemos el error de no revisar los mensajes completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. Si es absolutamente indispensable deja las últimas dos, así sabrá el destinatario de qué trata, en caso de que se pierda un poco.
8.- CC y CCO Pon mucha atención a estas opciones, asegúrate
de enviar la información a la persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera automática si ya se tiene grabado la dirección. Evita incomodar a otras personas con información que no les corresponde.
9.- Contesta de manera casi inmediata Tener horarios específicos para contestar los mensajes es
muy apropiado, sin embargo es correcto y permisible que las respuestas se den en no más de 24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió.
“Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente.
También puedes utilizar: Enterado o Recibido.”
10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar
minutos de más, cuando la información sea muy importante se recomienda realizar una llamada después de enviarlo, así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente.
11.- Aprende a utilizar tu correo Lo más importante es saber todas las herramientas con las
que cuenta tu correo electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus beneficios.
Si quieres lucir profesional, evita lo siguiente… Contestar enojado. El estado de ánimo se transmite
hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras.
Mayúsculas. Evita escribir exclusivamente con
mayúsculas! Dado que por lo general sólo se utilizan en textos para resaltar palabras que merecen atención adicional. La forma correcta de escribir es en minúsculas y con mayúsculas observando sus respectivas reglas: Nombres propios, títulos, al principio de cada oración, después de un punto.
Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas correctamente! Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas
utilizarlo lo mejor es que un diseñador te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos a no ser que la empresa cuente con estilos de fondo para mensajería electrónica interna.
Enviado desde… Los aparatos tecnológicos traen
consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o pose.
Emoticones. Los correos en la empresa deben ser
casi absolutamente formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es adecuado para el ambiente de una oficina.