Modelos y Estilos: 03 – Los Básicos de la Redacción
Miguel Angel González Vera
Esto ha sido intencional Primero, porque a decir verdad,
habrás leído mucha más información, comparada con la que has escrito a lo largo de tu vida (incluso laboral). Segundo, porque es mucho más probable que necesitaras refuerzo para tu trabajo diario antes de pasar a los siguientes niveles que incluyen elaborar manuales para otros compañeros, informes para más jefes, etc. Y principalmente, porque la mayoría de los empleados, líderes, supervisores, entre muchos otros, son muy eficientes en su trabajo. Solo que, describir en papel sus actividades, desarrollo y objetivos, presenta sus dificultades debido a que redactar no es una tarea diaria… y tampoco es muy simple.
Tarde o temprano resulta
necesario e importante hacernos de la habilidad para redactar documentos.
Así como es valioso
tenerlos siempre a la mano, resguardados con cuidado, en orden y en completa concordancia con las especificaciones, trámites, requisitos y contextos relativos o pertenecientes a la empresa.
Contratos
Dependiendo del giro
de la empresa, pueden existir:
Informes
Proyectos
Estatutos
Reglamentos
Constitutivos
Mercantiles Circulares
Manuales Declaraciones
Certificaciones
Técnicos
Cursos
Etc.
Y más..
Estructurando una redacción ¿Porqué? No siendo escritores
altamente capacitados, en algún momento nos será necesario articular un documento con carácter profesional.
Podríamos experimentar
dificultad para transcribir un texto en una computadora, un procesador de palabras o una máquina de escribir, pero por lo menos debemos tener idea de como plasmar las palabras y en qué orden.
Para cualquier tipo de documento que
debas redactar, lo primero es identificar el público que va a leer tu trabajo. La mayoría de los documentos de nivel profesional son impersonales (y generalmente se dirigen con plurales), pero es importante tener presente a qué grupo de personas se encausa (médicos, maestros, público en general, estudiantes, universitarios, etc.)
Conocer al público receptor
determinará el tono, el estilo e incluso el tema de tu escrito.
Antes de empezar a redactar, haz
algunas notas sobre tu público objetivo, lo que con frecuencia resulta de mucha ayuda para establecer interés y se ajusta a las necesidades y deseos entre ambas partes.
Determina el tema del documento
respondiendo a una pregunta ¿para qué estás escribiendo?, estableciendo el propósito inicial. Así podrás centrar la escritura alrededor del tema y podrás crearlo con fortaleza y mayor facilidad. Guiar a tus lectores a tomar decisiones o acciones parte generalmente de la claridad, seguridad y veracidad de la información que reciben. En los documentos de ventas o servicios por ejemplo, es ideal apoyarse de la persuasión para asegurar la compra o contrato de un producto o servicio específico. También es útil hacer anotaciones acerca de la finalidad de lo que estarás por escribir. Es más probable que logres lo que tienes en mente si estableces tu meta para el documento antes de empezar a escribirlo.
Porque nosotros tenemos lo que tú necesitas…
Planear la redacción de un
documento debe iniciar con objetivo y contexto para un público o lector determinado.
Organizar las ideas por
partes es el método más adecuado porque así tendrá tu documento mejor forma y contenido de información.
Existe un sinfín de estructuras
para organizar documentos disponible en la red e infinidad de libros para consulta y ejemplo.
Observar varios ejemplos
hará la redacción más fácil de realizar.
Un buen artículo
noticioso o publicitario, comienza con un título atractivo, acompañado de una frase que engancha la atención, que a su vez forma parte de la introducción que atrapa al lector.
Seguido por el cuerpo
del artículo, cubriendo los puntos de interés más destacados, finalizando con una conclusión o reflexión relevante.
Si tienes dificultad para
organizar tus ideas, consulta ejemplos de documentos del mismo tipo. Una búsqueda con palabras bien definidas (toma como base tu objetivo y finalidad) "documento reporte económico" enmarcará en sus resultados artículos informativos muy parecidos a los que te puedan servir como modelos o base.
Presta atención a la manera en
que están organizados, reconociendo las ideas principales y cada segmento por separado, puede funcionar para que mejores tus ideas, te ayude a estructurar y redactar tu documento.
Un documento bien escrito es fácil
de leer y de entender, y por lo general no se obtiene con las primera palabras que escribes.
Procura absoluta sencillez y evita
palabras que no conozcas o que no puedas explicar, además de las frases complejas (por muy bonitas que suenen, no siempre se acomodan).
Las palabras o descripciones
técnicas solo se deben utilizar cuando ya tienes identificado a quien va dirigido tu texto. En congruencia al público va el vocabulario que deberían de conocer.
Ten presente al momento
de redactar que necesitarás variar la longitud de las oraciones. Puedes apoyarte de muchas oraciones cortas con un par de frases más largas entremezcladas en cada párrafo. Vuelve a leer cada párrafo antes de elaborar uno nuevo, así te cerciorarás de que tu documento lleve al lector en un orden lógico alrededor de las ideas que les expones.
Voz activa: El logista documenta el cargamento (claro, objetivo) La voz activa realza el
atractivo y la comprensión inmediata para tu público. La cualidad de voz activa en tu documento se obtiene utilizando oraciones simples. Comienza tus oraciones con un sustantivo o pronombre, seguido de un verbo y el objeto de ese verbo, conservando conjugaciones simples. Evita utilizar demasiadas frases iniciando con participios. No es incorrecto, pero puede resultar confuso y hasta tedioso de leer.
Los verbos, sustantivos,
adjetivos, pronombres, artículos, deben formar ideas claras, simples y organizadas en la mente de lo que estas tratando de transmitir.
De lo contrario corres el
riesgo de elaborar una novela más que un documento.
Antes de imprimir un
documento o enviarlo formalmente, léelo con cuidado y detenidamente para detectar a tiempo los errores que puedas pasar por alto durante la redacción.
Opta por tener una lectura a
manera de revisión por un compañero de tu confianza y que te haga saber su opinión y recomendaciones.
No está por demás
sugerirte que empieces a leer sobre gramática y sintáxis, pero como requisito básico, infórmate de lo más elemental en significados, ortografía y puntuación.
La sintaxis es la parte de la gramática que estudia la forma en que se combinan y relacionan las palabras para formar oraciones y expresar conceptos de modo que se entiendan.