Gestión Control de Documentos

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Realizar la difusión del documento

Se debe realizar a más tardar dentro del mes siguiente a su aprobación y debe dejarse evidencia de la misma.

Líder de proceso o quien este delegue

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Publicación del documento

El documento se publicara en "MiPlan" para el acceso de sólo lectura a estos documentos.

CONDICIONES GENERALES El responsable del sistema de Gestión de Calidad alimenta la base de datos de control de documentos y registros con la justificación de creación, modificación o eliminación del documento. El correo de solicitud también es archivado como soporte de la misma

Sólo se actualizará o cambiará de versión los documentos cuando hayan cambios de fondo o contenido, es decir cuando estos son generados por cambios reglamentarios, requisitos, procesos etc.

Se dará cambio de forma y no se modifica la versión del documento cuando estos no son generados por cambios en reglamentaciones, procesos o servicios

IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Para procedimientos:

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: 1 de Septiembre de 2014

Versión: 3

Responsable: Gerencia de Área (Gestión del Riesgo y Mejoramiento Continuo)

Página: 1 de 1

Al final del documento se indicara: Elabora: Profesional Especializado (Gestión de Riesgo y Mejoramiento Continuo)

Revisa: Comité Directivo

Para formatos: Versión: 01 Fecha: 01 de Julio de 2013

NO CONFORME

Aprueba: Presidente

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS El responsable del proceso debe informar al (El responsable del S.G.C la incorporación del documento externo al proceso para que éste sea publicado en MiPlan

Los documentos de origen externo están a cargo del Responsable de Proceso

CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, El (la) Oficial de Procesos y Mejoramiento Continúo retirara los documentos obsoletos de MiPlan para evitar su uso no intencionado y registrará el cambio en el Formato de Control de Documentos Obsoletos.

CONTROL DE DOCUMENTOS ASOCIADOS A PROYECTOS

Los documentos que se generen o se requieran para soportar la ejecución de un proyecto, serán controlados a través del listado asociados a los planes de calidad de cada uno de los proyectos.

CONTROL REGISTROS

Deben ser diligenciados con bolĂ­grafo

Evitar tachones, manchones y el uso de correctores En caso de requerirse dejar espacios libres colocar un guion u otro elemento para evitar el registro sea completado

La protección de los registros y la información de los documentos asociados al Sistema de Gestión de Calidad están a cargo del Área de Tecnología y Estrategia mediante los estándares de seguridad de la información y seguridad de tecnología.

La responsabilidad en la protección de la información, registros y datos de la Fundación está a cargo de todos los funcionarios la Política de Tecnología de Información y Comunicación (ICT).

La protecci贸n de los registros en medio f铆sico estar谩 a cargo de cada uno de los responsables de su almacenamiento.

Esta protecci贸n se puede dar dependiendo de su lugar de almacenamiento.

CONTROL REGISTROS Modificar o diligenciar los formatos disponibles en MiPlan

Guardar los formatos diligenciados en la plataforma.

UBICACIร N DEL PROCEDIMIENTO

Miplan/mi sistema de gestiรณn de / Gestiรณn del riesgo y mejoramiento continuo/Gestiรณn de calidad/caracterizaciรณn y procedimientos/Procedimiento control de documentos y registros