Economistul 3 2016 planificarea strategica a guvernului

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

Planificarea Strategică a Guvernului

Articol publicat în Economistul Nr. 3/2016

http://www.economistul.ro/arhiva/2016/02/numar-3-serie-noua/399

Pagina 0

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

Publicarea la începutul lunii Ianuarie a Planurilor sectoriale ale ministerelor Guvernului a luat pe mulți dintre noi prin surprindere, în primul rând prin formatul lor, care diferă în mod evident de cele ale documentelor similare anterioare. Fiecare Plan sectorial (al fiecărui minister) include o Hartă a Strategiei și un Plan Strategic, semnalizând o nouă abordare, care trece dincolo de aspectul formal al acestor documente. Este vorba de aplicarea unor principii de Planificare Strategică moderne, utilizate pe plan internațional, principii care sunt într-o bună măsură diferite de cele ale de guvernelor anterioare. Documentele preliminare pot fi consultate pe site-ul Guvernului României, în secțiunea Obiective | Strategii, Politici, Programe.

Ce anume este diferit?

Harta Strategiei Orice Plan Strategic utilizat în toate guvernările anterioare a inclus Priorități și Obiective, dar acestea au fost grupate în categorii mai mult sau mai puțin arbitrare, de obicei funcție de diversele sub-sectoare ale ministerelor.

PRIORITĂȚI STRATEGICE

PROCESE INTERNE

Plasarea lor în perspective strategice, în cadrul modelului grafic numit Harta Strategiei, permite grupare lor pe baza cauzalității (a relațiilor de Cauză-Efect) dintre cinci perspective strategice.

RESURSE FINANCIARE

În cazul formatului de Hartă a Strategiei folosit de Guvern, aceste perspective strategice sunt:

PROCESE LEGISLATIVE

RESURSE UMANE

Perspectiva PRIORITĂȚI STRATEGICE Această perspectivă cuprinde obiectivele fundamentale, denumite Priorități Strategice, echivalente Priorităților din Viziunea Programului de Guvernare. Acestea nu pot fi însă îndeplinite în mod direct, ci prin contribuția Obiectivelor Strategice din perspectivele inferioare.

Perspectiva PROCESE INTERNE Această perspectivă include Obiectivele Strategice care sumarizează principalele schimbări care trebuie realizate în modul de lucru (procesele) fiecărui minister, schimbări fără de care Prioritățile Strategice nu pot fi îndeplinite.

Perspectiva RESURSE UMANE În această perspectivă sunt cuprinse Obiectivele Strategice care vizează schimbări ce țin de oamenii care lucrează în ministere sau instituții subordonate/coordonate, schimbări care trebuie să contribuie la creșterea motivării și implicării lor, cât și la îmbunătățirea semnificativă a competenței și eficienței acestor oameni. Fără îndeplinirea acestor obiective, unele dintre Prioritățile Strategice și/sau unele dintre Obiectivele din perspectiva Procesese Interne nu pot fi complet îndeplinite.

Perspectiva RESURSE FINANCIARE Obiectivele Strategice ale acestei perspective privesc asigurarea sau creșterea fondurilor disponibile ministerelor, fonduri necesare îndeplinirii priorităților și obiectivelor din perspectivele superioare.

Aceste obiective includ îmbunătățirea nivelului de execuție bugetară, a utilizării fonduri europene, cât și creșterea disponibilității unor fonduri ce pot proveni din resurse proprii ale ministerului sau insituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea sa.

Perspectiva PROCESE LEGISLATIVE Multe dintre obiectivele din perspectivele de mai sus nu pot fi îndeplinite complet sau îndeplinirea lor este condiționată de schimbări ale cadrului legislativ, normativ sau de reglementare actuale, fiind vorba de Obiective Strategice care implică fie acte normative noi, fie modificarea celor existente.

Pagina 1

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

Relațiile de Cauză-Efect dintre Priorități / Obiective Dincolo de relațiile de cauzalitate sau de condiționare generale care există între perspecivele strategice, îndeplinirea celor mai multe dintre prioritățile și obiectivele din Harta Strategiei depinde de îndeplinirea prealabilă sau concomitentă a unuia sau mai multora dintre celelalte obiective (sau chiar priorități) din hartă.

Un obiectiv este obiectiv condus, atunci când îndeplinirea sa depinde de cea a altor obiective, sau când necesită anumite condiții favorizante create de îndeplinirea lor. În același timp, un obiectiv este obiectiv conducător, atunci când contribuie sau favorizează îndeplinirea unuia sau mai multor obiective conduse.

Cu rol de exemplu, sunt ilustrate aici relațiile de Cauză-Efect dintr-o parte a priorităților și obiectivelor din Harta Strategiei care susțin îndeplinirea Priorității Strategice B ale Ministerului Educației Naționale și Cercetării Științifice (MENCS). Trebuie menționat că obiectivele din exemplu (care este doar o parte a Hărții Strategiei) sunt relaționate cauzal și cu alte priorități sau obiective, care nu sunt ilustrate, dar care sunt incluse în harta completă a ministerului.

PRIORITĂȚI STRATEGICE B. Reglementarea și implementarea la scară națională a învățământului profesional dual

D. Strategia Educației și Formării Profesionale

P-2. Dezvoltarea Învățământului Primar și Gimnazial

P-4. Creșterea siguranței activității de învățământ și reabilitarea seismică a școlilor și clădirilor aferente

U-1. Îmbunătățirea Managementului Școlar

PROCESE INTERNE U-2. Dezvoltarea Carierei Didactice

RESURSE UMANE F-1. Finanțarea modernizării infrastucturii școlare

RESURSE FINANCIARE L-1. Adaptarea cadrului normativ și legislativ privind Învățământul Primar și Gimnazial

Pagina 2

PROCESE LEGISLATIVE

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

La ce folosește Harta Strategiei?

De ce este importantă stabilirea relațiilor de Cauză-Efect dintre Prioritățile și Obiectivele Strategice din Harta Strategiei? Cel puțin pentru următoarele motive:  Pentru a planifica în timp proiectele, programele, deciziile și inițiativele legislative și normative (numite în ansamblu Inițiative Strategice) în așa fel încât prioritățile sau obiectivele conducătoare să poată fi îndeplinite înaintea (sau cel mult concomitent) cu cele conduse.

Aceasta permite îndeplinirea rațională a priorităților și obiectivelor, pe parcursul anului, și raționalizarea resurselor utilizate  Pentru a identifica la fiecare evaluare periodică (lunară, trimestrială) a cauzelor reale care au dus la eventuala neîndeplinire a fiecărei priorități sau obiectiv, conform cu temporizarea prevăzută în Planul Strategic. Mai precis, se poate determina în mod rațional în ce măsură neîndeplinirea, la momentul respectiv, a priorității sau obiectivului evaluat se datorează o (a) ineficienței Inițiativelor Strategice direct asociate sau o (b) neîndeplinirii obiectivelor conducătoare Aceasta permite luarea Acțiunilor Corective asupra inițiativelor care sunt responsabile pentru neîndeplinirea priorității sau obiectivului în cauză, sau a celor conducătoare.

Un rol chiar mai important îl are Harta Strategiei ca instrument de comunicare  În interiorul structurii fiecărui minister și a instituțiilor subordonate și coordonate  În relațiile inter-ministeriale, în special privind prioritățile și obiectivele aliniate orizontal, a căror îndeplinire depinde de îndeplinirea unor priorități sau obiective din alte ministere  În exteriorul Guvernului, în relația cu cetățenii, care depind în viața de zi cu zi de efectele activității fiecărui minister, în relația cu societatea civilă, cu mediul de afaceri și partenerii externi, pe specificul fiecărui minister

Planul Strategic Cadru formal care costituie baza principială a planificării strategice în cadrul Guvernului, mai precis cadrul formal Balanced Scorecard (BSC framework), oferă și o metodologie mult mai riguroasă și eficientă a îndeplinirii Priorităților și Obiectivelor Strategice, pe parcursul anului. În spatele planurilor strategice publicate, se află un sistem de corelații definite în mod sistematic, care permite atât planificarea strategică mult mai clară, cât și execuția controlată a planului strategic.



Corelațiile dintre Obiectivele Conduse și Obiectivele Conducătoare COD OBIECTIV



OBIECTIVE CONDUCĂTOARE

OBIECTIVE STRATEGICE SECTORIALE

COD INIȚIATIVĂ

INIȚIATIVE STRATEGICE (MĂSURI/PROIECTE/ACTE NORMATIVE)

Corelațiile Inițiativelor Strategice inter-ministerial și cu Bugetul ministerului / Bugetul de stat

COD INIȚIATIVĂ



OBIECTIVE CONDUSE

Corelațiile Obiectivelor Strategice cu Inițiativele Strategice COD OBIECTIV



OBIECTIVE STRATEGICE SECTORIALE

INIȚIATIVE STRATEGICE (MĂSURI/PROIECTE/ACTE NORMATIVE)

RESPONSABILI (MINISTERE, AGENȚII...)

BUGET (STRATEX)

LANSARE (Luna/An)

FINALIZARE (Luna/An)

Corelațiile Obiectivelor Strategice cu Indicatorii de Rezultat și Indicatorii Anticipativi COD OBIECTIV

OBIECTIVE STRATEGICE SECTORIALE

COD INDICATOR

INDICATORI DE REZULTAT (Lag)

Baseline (Dec/2015) Ținta (Dec/2016)

Pondere (%)

COD INDICATOR

INDICATORI ANTICIPATIVI (Lead)

Baseline (Dec/2015) Ținta (Dec/2016)

Pondere (%)

Pagina 3

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

Care sunt beneficiile noului format de Plan Strategic?

Sistemul de corelații stabilite în mod sistematic între Prioritățile și Obiectivele Strategice și Inițiativele Strategice, permite acțiunea clară și transparentă, prin proiecte, programe, decizii și inițiative legislative și normative, în mod distinct, pentru îndeplinirea fiecărei priorități și fiecărui obiectiv în parte. În același timp, aceste corelații permit corecțiile de parcurs (Acțiunile Corective) asupra inițiativelor care nu au efectul anticipat.

Inițiativele strategice sunt gestionate ca proiecte, având responsabili, echipe de proiect clar identificate, termene finale și intermediare, cât și bugete corelate cu pozițiile respective din bugetul fiecărui minister. Ansamblul bugetelor acestor inițiative se numește StratEx (Strategy Expenses).

Prin alinierea (orizontală) a priorităților și obiectivelor care au corespondente în alte ministere, se realizează o mult mai bună coordonare inter-ministerială a derulării Inițiativelor Strategice corespondente, mai ales privind planificarea lor sincronizată pe parcursul anului.

Monitorizarea Execuției Planului Strategic Unul dintre beneficiile cele mai semnificative ale utilizării cadrului format BSC este sistemul de monitorizare a îndeplinirii priorităților și obiectivelor, prin evaluarea periodocă (lunară, trimestrială), cu ajutorul ansamblului de Indicatori de Rezultat (Lag KPI) și Indicatori Anticipativi (Lead KPI) care sunt asociați fiecărei priorități și fiecărui obiectiv.

Indicatorii de Rezultat (Lag KPI) Aceștia sunt parametrii care definesc îndeplinirea fiecărei Priorități Strategice și fiecărui Obiectiv Strategic în parte, fiind specifice divereselor fațete semnificative ale priorității/obiectivului, și sunt măsurați periodic (lunar, trimestrial), contribuind la calculul gradului de îndeplinire al priorității sau obiectivului cu care sunt asociați.

Țintele anuale ale indicatorilor sunt defalcate pe intervalele de măsurare (Ținte lunare, trimestriale) funcție de efectele așteptate ale Inițiativelor Strategice cu ajutorul cărora prioritățile sau obiectivele sunt duse la îndeplinire.

Indicatorii Anticipativi (Lead KPI) Deoarece Indicatorii de Rezultat oferă doar o imagine post-factum a îndeplinirii priorităților sau obiectivelor cărora le sunt asociați, cadrul formal BSC folosește și un set de Indicatori Anticipativi care sunt legați de efectele de parcurs sau imediate ale Inițiativelor Strategice, înainte ca efectele lor finale să fie măsurate de Indicatorii de Rezultat. Ambele tipuri de indicatori sunt ponderați, pentru participarea la calculul gradului de îndeplinire a foecărei priorități și fiecărui obiectiv.

Utilizarea Indicatorilor Anticipativi permit luarea deciziilor de Acțiuni Corective asupra inițiativelor aflate în derulare (re-alocare resurse, re-prioritizare, modificare scop, etc.), sau privind completarea lor cu acțiuni de ajustare a efectelor obținute sau în curs de a fi obținute.

Ca și în cazul Indicatorilor de Rezultat, Țintele anuale ale Indicatorilor Anticipativi sunt defalcate pe intervale de măsurare (Ținte lunare, trimestriale) prin corelarea cu temporizarea Inițiativelor Strategice și efectele așteptate ale acestora. Decalajul de timp de la finalizarea fiecărei inițiative până la manifestarea completă a efectelor lor (perioada de fructificare – ”realization”) este folosită pentru stabilirea decalajelor de timp pentru țintele defalcate ale celor două tipuri de indicatori.

Pagina 4

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

Beneficii, situația actuală și pașii următori Adoptarea noului cadru formal pentru Planificarea și Execuția Programului de Guvernare a fost determinată de inițiativa Cancelariei Prim-ministrului Dacian Cioloș, implicând o mobilizare deosebită a mai multor echipe din aparatul guvernamental, dar și a unor profesioniști din mediul privat, care au considerat ajutorul tehnic acordat acestui Guvern, pe această temă, ca o responsabilitate civică.

Beneficiile de ansamblu ale utilizării de către Guvern a acestui cadru formal de Planificare și Execuție Strategică vizează trei aspecte principale, considerate fundamentale pentru îndeplinirea Programului de guvernare, pe parcursul anului.

1.

Îmbunătățirea transparenței și clarității comunicării privind execuția Programului de guvernare, atât în interiorul Guvernului (inter-ministerial, în fiecare minister), cât și în exterior (cetățeni, societatea civilă, mediu de afaceri, parteneri externi). În același timp, se obține o consistență a procesului de planificare și excuție strategică pentru toate ministerele, prin folosirea unui cadru formal unitar și riguros corelat inter-ministerial.

2.

Creșterea calității și promptitudinii deciziilor de Acțiuni Corective luate periodic, pe parcursul anului, astfel încât să se obțină o creștere a probabilității de îndeplinire a Priorităților și Obiectivelor Strategice și a Programului de Guvernare, până la sfârșitul mandatului.

3.

Îmbunătățirea motivării și implicării oamenilor din aparatul guvernamental în procesul de execuție a Planului Strategic și creșterea orientării către performanță a activității lor.

Dacă primul beneficiu este parțial realizat, urmând să fie dezvoltat pe parcursul anului, cel de-al doilea beneficiu reprezintă următoarea provocare a actualului Guvern, începând de la sfârșitul primului trimestru al anului. În cele din urmă, cel de-al treilea beneficiu va fi obținut începând din a doua parte a anului, fiind transmis guvernului următor, pentru finalizarea materializării sale, având în vedere amploarea și complexitatea aducerii Execuției Strategiei la nivelul fiecărui angajat guvernamental.

Eficientizarea utilizării practice Efortul de aplicare în practică a schimbărilor din cadrul fiecărui minister, schimbări necesare utilizării noului cadru formal adoptat, este considerabil. Nu în ultimul rând, utilizarea unui sistem informatic propriu al Guvernului reprezintă o cale rapidă de eficientizare a implementării schimbărilor necesare și de modernizare a activității de Planificare Strategică și execuție a Planului Strategic, în cadrul fiecărui minister în parte (Planuri sectoriale).

Exemplu de prototip al aplicației informatice pentru execuția Planurilor sectoriale ale ministerelor.

Pagina 5

Economistul Nr. 3/2016

Planificarea Strategică a Guvernului

Autorul articolului Mihai Ionescu este specialist internațional în domeniul Managementului Stratgic, având o experiență profesională în mai multe domenii și țări, în care și-a desfășurat cei 30 de ani de activitate. Din anul 2008 s-a specializat în sistemul de Execuție a Strategiei bazat pe Balanced Scorecard, devenind în anul 2009 unul dintre primii experți internaționali care sunt Kaplan-Norton BSC Certified. În ultimii șase ani, a pus bazele centrului de excelență Balanced Scorecard România, a creat o comunitate online dedicată, cu peste 2,000 de membri (LinkedIn - Balanced Scorecard România și Moldova), în care discuțiile pe această temă au loc în limba Română, și a participat în mai multe proiecte de implementare a cadrului formal BSC, la nivel local și internațional.

După mai multe seminarii și workshop-uri derulate în București în 2011 pe tematica BSC, a contribuit împreună cu echipa centrului de excelență la organizarea în 2012 a primei Conferințe Balanced Scorecard România, cu participarea unor personalități internaționale recunoscute în domeniu.

Din 2013 până în 2015, a organizat 12 sesiuni ale Cursului de Certificare în Management Strategic, curs de nivel internațional, ținut în limba română, de care au beneficiat peste 200 de cursanți, mai ales din sectorul privat, din România, Republica Moldova, Mare Britanie și Cipru (vorbitori de limba română). Mai mult de 1/3 dintre ei și-au susținut deja cu succes exmenul de certificare în BSC, devenind Experți Certificați în Balanced Scorecard.

Profil public: http://www.linkedin.com/in/mionescu

De remarcat

Inițiativa Guvernului de utilizare a acestui cadru formal reprezintă o premieră în Uniunea Europeană și plasează România în rândul primelor țări unde acest sistem modern este folosit pentru Planificarea și Execuția Strategiei, la nivel guvernamental.

Pagina 6