El Presupuesto by Maria Isabel Roca

El Presupuesto Presupuestos 17/01/2011 Upaep Online Mtra. María Isabel Roca Gutiérrez

Presupuesto. Introducción

Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que se han enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz, O´Donnell, Peter Druker y otra serie de gurús del área de la administración. Al estructurar dichas funciones en la aplicación de una administración cada día más dinámica y moderna, se desarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la armonía generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo. Propósito y Naturaleza de los presupuestos En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros. Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan esta herramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando que depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero la mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las principales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios. El interés creciente en sistemas de presupuestación modernos se explica en parte por los cambios constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de planeación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basados en los estudios de toda la organización. Definición Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa “antes de lo hecho”. Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

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Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo. Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran. Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no será igual a la suma de las partes y creara confusión y error. En términos Financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan maestro. Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra básicamente con la planeación financiera que incluye: o Presupuesto de efectivo o Presupuesto de adiciones de activos(inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos) Dentro de un periodo futuro determinado: un presupuesto siempre tiene que estar en función de cierto periodo.

TIPOS DE PRESUPUESTO. Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras: Según el Sector: Pueden ser Oficiales o Privados. Oficiales: son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el equilibrio entre los recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el desarrollo de una región o entidad pública. Privados: son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no necesariamente, una utilidad económica o de lucro.

Según el Tiempo: Pueden ser Estratégicos o Tácticos.

Estratégicos: son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el alcance de las actividades. Están orientados hacia el logro de los objetivos. Tácticos: son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de todas las empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La visión en el alcance de las actividades es detallada. Están orientados hacia el logro de las metas específicas. Según el Comportamiento o forma: Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil para ajustar las provisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad proyectado de un centro de responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento de cada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que el volumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye. Flexibles: denominados también presupuestos variables. Son aquellos presupuestos que se pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se estén presentando. Los presupuestos variables son estados de costos o gastos que indican cómo deben variar cada costo ante cambios en el volumen de producción o de la actividad que se esté realizando. El principio fundamental del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este concepto sostiene que los costos pueden ser relacionados con la producción o actividad y que cuando se relacionan así, los costos son principalmente una función de dos factores: El transcurso del tiempo y La actividad. Fijos: llamados también presupuestos rígidos. Son aquellos presupuestos que no se pueden variar. Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la planeación y el control administrativos. Los presupuestos fijos son estados de costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que no varían con la producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el transcurso del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a corto plazo dado, dentro de un rango pertinente de actividad. Los costos fijos son ocasionados por el mantenimiento de activos y de los otros factores de producción; de ahí, que frecuentemente son denominados costos de capacidad. Los presupuestos fijos los podemos dividir en de dos tipos principales: a) ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones administrativas previas. Algunos de estos presupuestos son los presupuestos de depreciación, los de impuestos, los de seguros y otros. b) otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones administrativas de acuerdo con una base a corto plazo, los sueldos y salarios, los gastos de publicidad y los gastos de investigación caben en esta categoría.

Según el Contenido: Se dividen en Principales y Auxiliares.

Principales: aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo básico o general de un área específica o de la empresa. Auxiliares: Son los presupuestos detallados y presentados específicamente para cada centro de costo. Según el Área: Pueden ser presupuestos de ventas, presupuestos de producción, presupuestos de administración, presupuestos de servicios, presupuestos de contabilidad, presupuestos de costos,... Según la Finalidad que se persiga: Pueden ser de promoción, de aplicación, de fusión, de programas, de obras, base cero, tradicional. Importancia de los Presupuestos Resumiendo vemos que se define como presupuesto la presentación formal de los planes y objetivos de la dirección que cubren todas las fases de las operaciones en un período determinado. No existe herramienta administrativa que ofrezca tanta dirección operacional como un presupuesto bien planeado y con sentido común. Este permite la participación de todas las partes de la organización y facilita el establecimiento de las metas y de los objetivos de la empresa. El presupuesto también da los criterios del rendimiento aceptable de la organización en el futuro, en tanto que el proceso presupuestal proporciona un mecanismo para asignar, en forma racional y económica, mano de obra, instalaciones y demás recursos. También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos que conforman la organización. Finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar el desempeño y las metas de rendimiento de la empresa. De ahí que los presupuestos derivan su importancia en el hecho mismo de que la gestión financiera debe programarse con base en una medida patrón que permita evaluar los resultados de las operaciones de la organización y la eficiencia y eficacia de las decisiones. La Presupuestación conlleva implícitamente a una integración de gran cantidad de enfoques y técnicas administrativos que pueden ser aprovechados, tales como: Análisis estadísticos (mínimos cuadrados, correlación y regresión, etc.), pronósticos de ventas, análisis de flujo de caja, proyecciones de inversión y de capital, análisis de Costo-Volumen-Utilidad o punto de equilibrio, estudios de tiempos y movimientos y otros. Debido a su naturaleza, el área de presupuestos está relacionada en las empresas con las de Finanzas, Administración de Personal, Ventas, Mercadotecnia y Producción. Es decir, se relaciona con todas las áreas de una empresa. Los

presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que: La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para analizar y proyectar el futuro. Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables, y los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la contabilidad de la empresa. El Proceso del Presupuesto La elaboración del presupuesto puede fundamentarse mediante un enfoque contable o administrativo. La diferencia entre uno y otro es igual a la que existe entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el producto final del proceso del presupuesto son los estados financieros que ella genera. La única diferencia es que en la contabilidad administrativa los estados financieros presupuestados son estimados de lo que ocurrirán en el futuro y no datos de lo ocurrido en el pasado. El periodo conveniente para un presupuesto es un año. La mayoría de las compañías preparan presupuestos anuales mientras que otras lo hacen de manera semestral o trimestral. Al término de cada periodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real con respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios. Cada empresa elige el periodo que mejor convenga a sus necesidades. Organización para la preparación de presupuestos Un comité de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparación de estas herramientas indispensables. Este comité debe fijar las pautas generales que la organización debe seguir, y coordinar los presupuestos que por separado preparen las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. Las instrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de mando ordinarias y el presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación por los mismos canales. Una vez determinado el periodo presupuestario, el comité de presupuestos se debe dedicar a la elaboración del instrumento. Por esa razón es necesario formular manuales específicos para las actividades que deberán desarrollarse, así como para cualquier otra labor administrativa. Manual del Presupuesto

El manual del control presupuestal tiene mucha similitud con los manuales o instructivos de contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, operaciones, etc. de la empresa, así como definir responsabilidades y límites de autoridad de las personas que intervendrán en el control presupuestal. Dicho manual debe contener en forma detallada: a) Las bases, propósitos y funcionamiento del sistema de presupuestos así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento. b) El periodo que abarcará el presupuesto c) La organización necesaria para su administración d) Los procedimientos para formular los presupuestos e) El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el establecimiento y los informes del presupuesto f) Gráficas adecuadas a cada nivel, mostrando los presupuestos que se van a elaborar. g) Obligaciones del director del presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos. h) Procedimiento a seguir para la elaboración y revisión de las estimaciones i) Procedimiento a seguir para la aprobación j) Obligaciones de todos y cada uno. Ventajas del Presupuesto Las principales ventajas de los presupuestos son: • • • • • • • • • •

Motiva a la alta gerencia a definir los objetivos básicos de la empresa. Define una estructura donde se especifica la responsabilidad y la autoridad de cada una de las partes involucradas. Incrementa la participación de todos los niveles de la organización. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables. Facilita a la gerencia la utilización óptima de los diferentes insumos. Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía Obliga a realizar un auto análisis cada cierto tiempo. Facilita el control administrativo. Es un reto para comprobar y ejercitar la creatividad y el criterio profesional de sus ejecutivos a fin de mejorar la empresa. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.

Limitaciones del Presupuesto Como toda herramienta tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo o durante su ejecución. Entre éstas tenemos: 1.

Está basado en estimaciones, limitación que obliga a la administración a utilizar determinadas herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que se cuenta. La correlación y la regresión estadística ayudan a eliminar esta limitación.

Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que es una herramienta dinámica que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera pierde su sentido.

Su ejecución no es automática. Es necesario que en la organización se comprenda la utilidad de esta herramienta, si no es así serán infructuosos todos los esfuerzos por aplicarlo.

Es un instrumento que no debe sustituir a la administración. Es sólo una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido y no para competir con ella. Toma tiempo y cuesta prepararlo. No se deben esperar resultados demasiado pronto.

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Presupuesto Maestro El presupuesto maestro es un conjunto de presupuestos que procuran: a) La determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro, y b) formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un período futuro en función de los planes operativos que tenga la empresa para el período en cuestión. El presupuesto maestro está integrado básicamente por el presupuesto de operación y el presupuesto financiero. Presupuesto de operación Forma la primera parte en la realización de un presupuesto maestro. En él se presupuestan aquellas partidas que conforman o influencian directamente en las utilidades de la empresa. Los diferentes presupuestos que conforman el presupuesto de operación son: 1. Presupuesto de ventas. Para desarrollarlo es recomendable la siguiente secuencia:

-Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas. -Realizar un estudio objetivo del futuro de la demanda. -Elaborar el presupuesto de ventas. 2. Presupuesto de producción. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada uno de las líneas que vende la empresa. Se debe considerar la siguiente fórmula: Presupuesto de producción por línea = ventas presupuestadas + inventario final deseado de artículos terminados – inventario inicial de artículos terminados. 3. Presupuesto de necesidades de materia prima y de compras. Los beneficios del presupuesto de requerimiento de materia prima son: -Indica las necesidades de materia prima para determinado período presupuestal. Así se evitan cuellos de botellas en la producción por falta de abastecimiento. -Genera información para compras, lo que permite a ese departamento planear sus actividades. -Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima. -Ejerce control administrativo sobre la eficiencia con que se maneja la materia prima. 4. Presupuesto de mano de obra. Este trata de diagnosticar las necesidades de recursos humanos y cómo actuar para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Este presupuesto debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra directa para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o si los actuales son suficientes. 5. Presupuesto de costos indirectos de fabricación. Este presupuesto debe elaborarse con la participación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que al elaborar dicho presupuesto se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de costos indirectos, de forma tal, que los costos indirectos variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado y los costos indirectos fijos se planeen dentro de un tramo determinado de capacidad. 6. Presupuesto de gastos de operación. Tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. Estos deben ser separados en variables y fijos. 7. Estado de resultados presupuestado. Es el resumen final del presupuesto de operación, en donde la administración conocerá hacia dónde se dirigirán sus esfuerzos en la empresa.

Presupuesto financiero El plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son el reflejo del lugar en dónde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global. A parte de los estados financieros anuales presupuestados, pueden elaborarse reportes financieros mensuales o trimestrales, o cuando se juzgue conveniente, para efectos de retroalimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación. La esencia del presupuesto financiero surge de la información generada en el presupuesto de operación. El presupuesto financiero aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado, expresa el estado de situación financiera presupuestada y el estado de flujo de efectivo presupuestado. Este incluye lo siguiente: -Presupuesto de efectivo, presupuesto de inversiones o adicionales de no circulantes y balance general o estado de situación financiera presupuestada. Presupuesto base cero Es un sistema de presupuesto, en donde el gerente de un centro de responsabilidad debe justificar cada actividad planeada y su costo total estimado como si fuera la primera vez que va a realizarse. El presupuesto maestro es la expresión, en términos cuantitativos de los planes a corto plazo. Una de las técnicas que ha cobrado importancia para facilitar a la administración su labor de efectuar una correcta asignación de recursos es el presupuesto base cero (PBC). Este es un proceso mediante el cual la administración, al ejecutar el presupuesto maestro, toma la decisión de asignar los recursos destinados a áreas indirectas de la empresa, de manera que en cada una de esas actividades indirectas se demuestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido. Esta técnica es de aplicación inmediata, sobre todo en las empresas en las que la proporción de costos indirectos de fabricación al producto es mayor que la de los costos directos con respecto al total de costos. Las áreas más favorecidas con su uso son finanzas, contraloría, mercadotecnia, mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo, entre otras. La filosofía de esta herramienta se basa en varias técnicas de la administración y de la contabilidad administrativa moderna, como la administración por objetivos, la contabilidad por área de responsabilidad, la evaluación de la actuación, el análisis marginal o el análisis costo-beneficio. Los indicadores principales para justificar su empleo son de dos tipos: • Administrativos -El presupuesto maestro se convierte en una rutina para todo el personal. -No existe un método eficaz que demuestre las bonanzas de una nueva actividad. -No existen sistemas que permitan seleccionar las actividades más rentables. -No existen herramientas para evaluar el desempeño de los ejecutivos.

• Financieras -Baja calidad sobre los recursos disponibles. -Cambios significativos e irracionales en el volumen de ventas. -Cambios en la empresa que modifican el comportamiento de la estructura de costos en la empresa. La metodología para aplicar presupuesto en base cero es la siguiente: * Establecer los supuestos o premisas en las cuales descansará la planeación. * Determinar las unidades o paquetes de decisión. * Analizar las unidades de decisión. * Jerarquizar las unidades de decisión. * Elaborar unidades de decisión e integrarlas al presupuesto maestro. * Controlar administrativamente los resultados.