El Proceso Contable UPAEP ON LINE Mtra. María Isabel Roca Gutiérrez
CAPITULO VI EL PROCESO CONTABLE OBJETIVOS • Aprender El concepto, la clasificación y los objetivos del catálogo de cuentas. • Identificar, conocer y aplicar el catálogo de cuentas para elaborar estados financieros, y más adelante, las diferentes clases de pólizas. • Aprender, comprender y aplicar el proceso contable en el registro de las operaciones de una entidad. • Comprender las características y las metodologías de los distintos procedimientos manuales de registro y procesamiento de transacciones financieras. • Aplicar el método de pólizas. • Conocer y aprender la forma de elaborar la balanza de comprobación. • Conocer los errores factibles que puede cometer al formular la balanza de comprobación y en el libro mayor, para obtener sumas iguales. CATÁLOGO DE CUENTAS Es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las cuentas que integran el activo, el pasivo, el capital contable, los ingresos y los egresos de una entidad, esto es, es un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización. Los objetivos del catálogo de cuentas: 1. Constituye una norma escrita de carácter permanente que limita errores de clasificación. 2. Es estructura del sistema contable, porque nos sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones en las actividades correspondientes. 3. Es la base para el análisis y registro uniforme de las operaciones 4. Constituye una guía, su manejo no requiere personal de alta especialización contable. 5. Sirve de guía en la preparación de estados financieros, 6. Sirve de guía en la preparación de presupuestos. 7. Es imprescindible, cuando la contabilidad se lleva por computadora. ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS Se integra por los diferentes grupos y clases de cuentas que forman el estado de situación financiera, y por los ingresos y egresos que hacen parte del estado de resultados y las subcuentas correspondientes. María Isabel Roca Gutiérrez
Este catálogo se utiliza para elaborar el estado de situación financiera, el estado de resultados, así como las pólizas y los libros contables. A continuación se muestra un ejemplo de un catálogo de cuentas combinado, numérico y decimal. Se comprenderá que esta lista es la que pueda necesitar una entidad comercial, y que por tanto, es enunciativa y no limitativa. Clasificación General 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Cuentas de Capital Contable Cuentas complementarias de Activo Cuentas de ingresos Cuentas de Costos Cuentas de Gastos Cuentas de Otros gastos y Productos.
(Investigar un ejemplo de un catálogo de cuentas de una empresa comercial) INICIO DEL PROCESO CONTABLE El registro de operaciones tiene una lógica definida y sencilla, que se basa en la combinación de las reglas de la partida doble con las del cargo y del abono. En el registro contable de las operaciones de una empresa se deben contar con comprobantes que son documentos diversos originales o bien una copia de ellos, también se les llama documentos fuente. Son muchos los que se utilizan, mencionaremos los más usuales: 1. Facturas 2. Notas de Venta. 3. Recibos ( pago de servicios) 4. Recibos ( arrendamiento, honorarios) 5. Letra de Cambio 6. Pagarés 7. Nominas 8. Cheques 9. Estado de Cuenta Bancario 10. Notas de Crédito 11. Notas de Debito 12. Declaraciones etc. Existen 2 métodos para el registro de las operaciones: Método manual.- Como su nombre lo indica son los que se llevan a cabo por medio de registros efectuados a mano. Existe una variedad de registros manuales mismos que varían de acuerdo con las necesidades de información de cada empresa en particular; aunque algunos de ellos por la propia evolución han quedado en desuso. Dentro de los métodos de registro y procesamiento de operaciones manual tenemos los siguientes: María Isabel Roca Gutiérrez
1. Diario Continental 2. Diario Tabular 3. Diario Centralizador 4. Pólizas. Las pólizas son una evolución de los métodos de registro manuales, que consisten, en términos generales, en emplear un documento individual para registrar cada operación, con la característica de que permite una mayor división del trabajo y, sobre todo, agiliza el proceso del registro de las operaciones. Las pólizas se registran tomando como base el rayado del diario continental, pro en lugar de hacerlo en un solo libro, se hace en hojas sueltas. Las pólizas son documentos “de carácter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas. Las pólizas se elaboran a mano o en maquina por duplicado o más ejemplares y al original se le anexan los comprobantes (documentos fuente). El rayado de las pólizas, como comentamos con anterioridad, fundamentalmente toma el modelo del diario continental, al que se le agrega una serie de datos de control interno, como el nombre y la firma de quien elabora, revisa, autoriza, registra auxiliares y registra el diario, y desde luego la fecha y el número de póliza. Para un mejor manejo del método de pólizas, las operaciones celebradas por las empresas se clasifican en tres grandes grupos. 1. Entradas de Efectivo se utiliza las Pólizas de Ingresos 2. Salidas de Efectivo se utilizan las Pólizas de Egresos 3. Las empresas que manejas su efectivo mediante una cuenta de cheques, los pagos efectuados con cheque se controlan en pólizas Cheque 4. Ni entradas ni salidas de efectivo se utilizan las Pólizas de Diario. Una vez terminado el registro de las pólizas, estas se archivan en forma progresiva, al finalizar el mes se totalizan, el cual se pasa al Libro Diario y de ahí al Libro Mayor. El libro Diario es entonces el libro de la primera anotación donde se registran las operaciones en orden a sus fechas, constituye entonces un registro cronológico y consecutivo. El libro Mayor es el libro donde se concentran los movimientos de las cuentas de activo, pasivo, capital y resultados como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo contable; es decir en este libro destinaremos un folio u hoja independiente para cada una de las cuentas que integran la contabilidad en la entidad.
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En el diseño antiguo de este libro se basaba en emplear dos páginas para cada cuenta, la del lado izquierdo para anotar los cargos y la del derecho para los abono. De ahí el esquema que representa a la cuenta con una T. En este libro se pasan los asientos registrados previamente en el libro Diario, razón por la cual también se le conoce como libro de segunda anotación. Este libro permite seguir la huellas de las operaciones realizadas y registradas en el libro Diario, su función esencial consiste en acumular los movimientos y saldos de las cuentas, con los cuales hay posibilidad de preparar información mediante los estados financieros. EL FIN DEL PROCESO CONTABLE Se denomina ciclo ó proceso contable al conjunto de las operaciones que repetitivamente realiza una empresa durante un determinado ejercicio económico, con la finalidad de preparar información acerca de los resultados obtenidos en dicho ejercicio y su situación económico-financiera al término del mismo. El ciclo contable comienza en la fecha de inicio del periodo contable (1 de enero ó fecha de constitución de la sociedad), dando información de la situación inicial de la empresa, información que se recoge los saldos iníciales que se encuentran en el estado de Situación Financiera. Con la información de la situación inicial se abre la contabilidad, es decir, se abre el Libro Diario (asiento de apertura), y se abre el Libro Mayor (apertura de las cuentas). A partir de esta fecha la empresa comienza sus actividades con otras entidades. De cada operación que realiza, recibe un documento que la justifica y se anotan en el Libro Diario y en el Libro Mayor. Cada empresa debe comprobar periódicamente que las anotaciones en los libros de contabilidad sean correctas y cumplan con el principio de dualidad economía o partida doble realizando un documento de trabajo que se llama Balanza de Comprobación.
BALANZA DE COMPROBACION El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el anual. Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, María Isabel Roca Gutiérrez
respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobación se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparación de la balanza de comprobación que se presenta a fin de año. La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos: 1.- Nombre del negocio 2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobación 3.- Folio del mayor de cada cuenta 4.- Nombre de las cuentas 5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas 6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta NOMBRE DE LA EMPRESA NOMBRE DEL DOCUMENTO BALANZA DE COMPROBACION Y FECHA FOLIO DEL NOMBRE MOVIMIENTO MOVIMIENTO SALDO MAYOR DE DE LA DEUDOR ACREEDOR DEUDOR LA CUENTA CUENTA
SALDO ACREEDOR
En la balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas que estén saldadas. Al formular la balanza de comprobación y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, así como los de debe y haber, tomando en cuanta que los saldos y movimientos pueden se diferentes.
CUENTAS Mobiliario Mercaderías Clientes Proveedores Bancos Capital Social Ventas Compras TOTAL
NOMBRE DE LA EMPRESA BALANZA DE COMPROBACION MOVIMIENTOS SALDOS DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx Σ DEBE Σ HABER Σ DEBE Σ HABER
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La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor. Errores en la balanza de comprobación: 1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobación 2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor 3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor. 4. Haber cargado abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario. 5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de diario. 6. Haber registrado en las cuentas del mayor únicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario. Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobación: 1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario. 2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra. 3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.
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