ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página 1 de 12
Elaboró
Revisó
Coordinador HSE
Representante de Gerencia
Aprobó
Gerencia
EL presente documento no puede ser copiado ni dado a conocer a terceros, sin autorización expresa del Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integral de Gestión HSE.
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 2 de 12
1. OBJETIVO Establecer la metodología para la elaboración, presentación, control, modificación, eliminación y almacenamiento de documentos y registros del Sistema Integral de Gestión HSE de acuerdo a lo establecido por el RUC (Hidrocarburos) o la norma OHSAS 18001:2007 (y respectivas actualizaciones de estas normas. El establecimiento de esta metodología también debe garantizar la disponibilidad en los sitios de trabajo de las versiones vigentes, así como la conservación y fácil recuperación de los mismos.
2. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la documentación generada en las diferentes áreas de la compañía que inciden el Sistema Integral de Gestión HSE y que estén involucradas en el transporte.
3. DEFINICIONES Documento: Información del sistema y su medio de soporte el cual puede estar en medio físico como papel o fotografía y en medio magnético. Documento interno: Documento elaborado por la empresa, se considera de igual manera documentos internos aquellos documentos que son realizados por otras instancias, pero que son de aplicación exclusiva a la empresa Ej. Estudios, informes. Documento externo: Documentos elaborados por otras instancias diferentes a la empresa, pero su aplicación no es exclusiva a CORDICARGAS - TRAFICOS Y FLETES; Ej. Reglamentación legal (Leyes, Decretos, Resoluciones), especificaciones técnicas, licitaciones, Fichas técnicas de equipos y de productos, etc. Los documentos externos aplicables a la empresa CORDICARGAS - TRAFICOS Y FLETES; son identificados a través del listado maestro de documentos externos. Especificaciones: Documento que establece requisitos. Información: Datos que posee significado. Manual HSE: Documento base del Sistema Integral de Gestión HSE en el que se describen los fundamentos y la estructura del mismo.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 3 de 12
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Coordinador HSE: Asegura el cumplimiento de la metodología diseñada en este procedimiento en cuanto a la elaboración, presentación, modificación, control y eliminación de los documentos; comunica cualquier cambio, garantizando de esta forma la conformidad de la documentación y la coherencia dentro del sistema. Gerente: Aprueba los contenidos y la elaboración de la documentación del sistema de gestión. Todo el personal es responsable de la aplicación adecuada de los documentos y registros.
5. PROCESO GENERAL a. Estructura Documental La estructura documental tal del Sistema Integral de Gestión HSE de CORDICARGAS TRAFICOS Y FLETES S.A.S es la siguiente:
POLITICA MANUAL DEL SISTEMA ORGANIGRAMA PROCEDIMIENTO
S INSTRUCTIVOS PLANES FORMATOS REGISTROS
•
Procedimientos: Documentos que describen específicamente la sistemática y asigna las responsabilidades para la realización de actividades o procesos.
•
Planes: Documentos derivados de un procedimiento que nacen por la necesidad de implementación; son específicos.
•
Programas: Documentos que especifican, tema; objetivos, metas, indicadores, recursos y cronograma. establecidos para asegurar la eficaz operación y control ontrol de un o varios objetivos específicos.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 4 de 12
•
Instructivo: Documentos detalla minuciosamente la manera de realizar una operación.
•
Formatos: Documentos empleados para consignar los datos e información resultante de una actividad específica. Cuando el formato es diligenciado éste se convierte en un registro.
•
Registros: Documentos en los que se recogen las actividades realizadas en la aplicación de los procedimientos generales y operativos del Sistema Integral de Gestión HSE. Son los que proporcionan la evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de gestión. b. Control de Documentos Internos i. Crear, Modificar o anular un documento
Estas actividades son adelantadas por cada dueño de proceso con el apoyo del Coordinador HSE. La elaboración y modificación de documentos obedece a las actividades de planeación, operaciones nuevas, identificación de nuevos controles, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión. Cuando un trabajador identifique la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento del Sistema Integral de Gestión HSE tendrá que exponer las razones y motivos al responsable del proceso o Coordinador HSE. Esta solicitud debe hacerse por correo electrónico por parte del Trabajador al Coordinador del HSE, quien determinará la viabilidad de la propuesta. El Coordinador HSE comprueba si existe algún documento que pueda revisarse para incluir los nuevos temas o si requiere la elaboración de un documento totalmente nuevo. ii. Analizar la creación, modificación o anulación del documento: 1
Si es creación de un nuevo documento, se revisa la relevancia del mismo para el SGHSE es decir, que sea: • • •
Requerido por el SGHSE. Necesario para cumplir requisitos legales y reglamentarios. Necesarios para la empresa.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 5 de 12
Determinar donde se ubicara el nuevo documento y las interacciones con otros procesos. 2
3
Si se trata de modificaciones a un documento del SGHSE o anulación del mismo, lo revisa la Coordinador HSE con el interesado teniendo en cuenta lo siguiente: • Que no vayan en contra de los requisitos de las normas establecidas en los SGHSE. • Verificar como afecta a otros procesos, subprocesos y documentos. Revisar si la solicitud es viable o no:
Rechazada: Si la creación, modificación o anulación del documento no es viable para el SGHSE, explicar las razones por las cuales fue rechazada la solicitud enviando un correo electrónico al interesado. Aprobada: El interesado debe realizar la presentación del Documento en el menor tiempo posible, siguiendo los lineamientos establecidos en este procedimiento. •
Incluir documento y/o actualizar su versión
El Documento aprobado o modificado debe ser entregado a la Coordinador HSE, con el fin de que el documento nuevo o modificado se incluya en el Formato Listado Maestro de Documentos F-HSE-02, los cambios generados a los documentos deben ser registrados en el cuadro de “Control Cambios”, al final de los Documentos; los originales aprobados deben incluir firma de aprobación, código, fecha de vigencia y Versión. •
Emisión y distribución del documento modificado
El Coordinador HSE, debe emitir y distribuir el documento nuevo o modificado al personal involucrado en la ejecución de actividades relacionadas al documento. El Documento modificado se retira de la carpeta del Sistema Integral de Gestión HSE y se coloca en la carpeta magnética con nombre DOCUMENTOS OBSOLETOS, la cual se guardara por dos años. •
Asegurar el acceso y disponibilidad de los documentos
Para garantizar la disponibilidad de las ediciones vigentes, se encuentran publicados los documentos y registros del SGHSE través de la página web; el personal tiene acceso así: www.cordicargas.com.co Hipervínculo SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN HSE Usuario: xxxxx Clave: xxxxx
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 6 de 12
La comunicación de la actualización de los documentos, se realiza mediante un correo electrónico; de igual forma se validara como versión vigente la documentación que se encuentre en la página. •
Protección de la Documentación
La protección de la documentación del Sistema Integral de Gestión HSE se realiza mediante back-ups en forma magnética que son archivadas semestralmente y ubicada una en la oficina del Coordinador HSE y otra en el área de la Tecnología de la Información. •
Distribución y divulgación de la Documentación elaborada o modificada: Antes de divulgar el nuevo documento ó las modificaciones que se le realizaron a una versión anterior del mismo, a los funcionarios involucrados, el Coordinador HSE debe garantizar que se encuentre conforme con el visto bueno de los encargados de la elaboración y aprobación. El dueño de proceso registra la acción de cambio en la matriz del final de cada documento, se realiza entrega de la Edición actualizada del documento y recoge los documentos obsoletos. Cuando se requiera hacer distribución de la documentación del Sistema Integral de Gestión HSE por efectos de Auditorias, Licitaciones o Requerimientos del cliente se deberá convertir en archivo PDF (Documento Magnético Controlado y si se requiere un documento en medio físico este se considera como (Copia Impresa No Controlada). c. Estructura, presentación y cuerpo de los documentos: 1. Codificación de la Documentación: Todos los documentos del sistema de gestión de HSE, tales como: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Programas, Formatos, deben estar codificados de acuerdo con 3 siglas como se muestra a continuación: 1- 2- 3 A- B- C Donde: 1. A: Tipo de documento 2. B: Proceso el cual siempre será HSE
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 7 de 12
3. C: Consecutivo del tipo de documento. 2. Tipo de Documento: El tipo de documento será reflejado por las siglas mencionadas a continuación: MANUAL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO PROGRAMA INSTRUCTIVO FORMATO PLAN
M D P PG I F PL
3. Tipo de letra: La letra a utilizar en todos los documentos será BOOKMAN OLD STYLE, tamaño 11 cursiva. 4. Presentación: PORTADA: (Primera página) •
Encabezado de los documentos:
Los documentos llevaran la siguiente plantilla: NOMBRE DEL DOCUMENTO
•
CODIGO:
VERSION:
FECHA:
Página x de x
Pie de página (de la primera hoja): Elaboró
Revisó
Aprobó
Coordinador HSE
Representante de Gerencia
Gerencia
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 8 de 12
El presente documento no puede ser copiado ni dado a conocer a terceros, sin autorización expresa del Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integral de Gestión HSE •
Pie de Página: (de la segunda hoja en adelante)
Desde la segunda hoja en adelante en el pie de página se indicara si el documento es controlado o no y se evidencia de la siguiente manera: Documento Magnético Controlado Controlada
Copia Impresa No
5. Contenido de los documentos:
X X X X
X X X X
X X X X
X X
X
X
X
X
X X X
X X X
X
Formatos
Programa
X
Instructivos
X
Procedimientos
Portada Objetivo Alcance Definiciones Responsabilidad y autoridad Proceso General Formatos Control de cambios
Manual
DESCRIPCION
Documentos
Todos los documentos que se generen dentro del sistema de gestión deben cumplir con los siguientes lineamientos de estructura:
X X X
X
El significado de cada una de las secciones es el siguiente: Portada: en esta sección se especifican las aprobaciones del documento. (No va numerada) 1. Objetivo: Lo que se pretende con la aplicación del procedimiento; es el propósito del documento.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 9 de 12
2. Alcance: Campo de aplicación de las disposiciones del procedimiento. 3. Definiciones: Relación alfabética de términos y sus definiciones o explicaciones necesarias usados en el documento. Se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto o idioma en que se encuentren. Es importante asegurarse que no se ha utilizado otro término con el mismo concepto en otros documentos. Los términos deben aparecer en orden alfabético y con negrilla, seguido de dos puntos. 4. Responsabilidad y Autoridad: Se asigna los responsables y describe las responsabilidades en relación con las actividades del documento. 5. Proceso General: Describe el paso a paso, los aspectos a tener en cuenta, las actividades a desarrollar, los recursos a emplear, entre otros. 6. Formatos: En esta sección se deben nombra los formatos que se relacionan con el contenido o que forman parte del procedimiento elaborado. Los cuales se deben aplicar para llevar a cabo el desarrollo del procedimiento. 7. Control de cambios: Es el historial de las revisiones efectuadas al documento desde su generación y sus modificaciones, quedarán registradas en el cuadro de Control de Cambios, el cual se encuentra ubicado al final de cada documento del SGHSE. NOTA: Los cambios realizados a los documentos se subrayaran de la siguiente forma: Cambio actual. Dicho subrayado quedara vigente hasta la siguiente la siguiente actualización al documento. Dejando el registro en el cuadro de control de cambios. Y se describe de la siguiente forma: VERSION Indica el número de la actualización y se establece de acuerdo con lo descrito en este Procedimiento.
CAMBIO
FECHA
Describir detalladamente las actividades que Corresponde a la fecha a surgen del proceso y que por su grado de partir de la cual se complejidad o comprensión requieren ser aprueba el cambio en el modificadas. documento y debe estar implementado y/o fue actualizado. Se utiliza el formato día – mes - año (dd – mm - aaaa).
El contenido de otro tipo de documentos se ajusta a las necesidades específicas, dando especial atención a lo exigido por las normas de referencia del sistema de gestión, según aplique. En el caso que los Documentos y Registros del Sistema de Gestión HSE no sean elaborados internamente, este procedimiento establecerá la sistemática para su adquisición, aprobación, distribución, archivo y control.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 10 de 12
d. Control de Documentos Externos. Asegurar el control de los documentos externos Se consideran documentos externos; todos aquellos documentos de origen externo a la empresa, necesarios para el correcto funcionamiento y legalidad de los procesos o requerimientos del cliente, como son: legislación (matriz de requisitos legales y de otra índole), especificaciones técnicas, contratos, formatos o documentos informes a clientes en los formatos establecidos por los clientes. El control de los mismos en cuanto a actualización, vigencia y disponibilidad, se hace a través del Listado Maestro de documentos y Registros Externos NOTA: Los documentos externos vigentes estarán disponibles en la redo en medio físico con el responsable de cada proceso; todo documento externo que se imprima se considera copia no controlada. El listado de estos documentos externos será actualizado por el Coordinador HSE y contara con el apoyo del departamento Jurídico de la compañía e. Control de Registros. Identificar registros con nombre y código El Coordinador HSE, es el responsable por determinar el nombre, código y versión de los registros según lo establecido en este documento. Los registros del Sistema Integral de Gestión HSE de la empresa se identificaran con: Encabezado de los registros:
NOMBRE DEL REGISTRO CODIGO:
VERSION:
FECHA:
Almacenamiento, Clasificación o Recuperación El almacenamiento de los registros pertenecientes al Sistema Integral de Gestión HSE se efectuará en carpetas, fólderes, AZ, incluso medios electrónicos ó cualquier otro medio que garantice su conservación y fácil recuperación, además estará en archivos o escritorios según el responsable del proceso, identificados en orden cronológico del más antiguo al más reciente y marcados en sus lomos.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 11 de 12
Protección La protección de los registros digitales del Sistema Integral de Gestión HSE, se realiza mediante back-ups en CD que son archivadas semestralmente y ubicadas una en la oficina del Coordinador HSE y otra en el área de la Tecnología de la Información. Los que se encuentren en medio físico su protección se efectuará manteniendo el lugar limpio, en condiciones de humedad apropiadas y en las correspondientes carpetas. Tiempo de Retención El tiempo de retención de los registros se hace explicito en los documentos pertenecientes al Sistema Integral de Gestión HSE, y está determinado en el Listado Maestro de Documentos y Registros. Ninguno de los registros puede ser destruido o retirado de su lugar de almacenamiento sin la autorización expresa del Coordinador HSE. Disposición Final La disposición final de los registros en papel pertenecientes al Sistema Integral de Gestión HSE es el archivo muerto y son reutilizados si se considera conveniente. Para el caso de los registros electrónicos, éstos son desechados del medio electrónico, con previo aviso del representante de la alta dirección, y de acuerdo a lo establecido en el Listado Maestro de Documentos y registros. Legibilidad • • • • •
Los registros se deben encontrar legibles, es decir, la información debe haberse registrado correcta y completamente en los espacios dispuestos para tal fin. A los registros no se les debe inventar espacios o casillas para el registro de información adicional. Los posibles errores podrán corregirse tachando y escribiendo la corrección a arriba ó a un lado y junto con el visto de quien realiza la corrección. Los registros se deben diligenciar evitando enmendaduras o tachones. Todos los registros se encontraran relacionados en el Listado Maestro de Documentos y Registros.
Documento Magnético Controlado
Copia Impresa No Controlada
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO: P-HSE-01
VERSION: 01
FECHA: 04/06/12
Página: 12 de 12
6. FORMATOS Listado Maestro de Documentos y Registros - F-HSE-02 Listado de control de documentos y registros Externos - F-HSE-01
7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION 1
CAMBIO Elaboración del documento
Documento Magnético Controlado
FECHA 04/06/2012
Copia Impresa No Controlada