IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES CODIGO: P-HSE-05
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Elaboró
Revisó
Coordinador HSE
Representante de Gerencia
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Gerencia
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1. OBJETIVO Establecer la metodología para la correcta identificación, acceso, evaluación y cumplimento de los requisitos legales y de otra índole del Sistema Integral de Gestión HSE de acuerdo a lo establecido por el RUC (Hidrocarburos) o la norma OHSAS 18001:2007 (y respectivas actualizaciones de estas normas que apliquen a las diferentes actividades que desarrolla la Organización. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los requisitos legales y de otra índole que las empresas CORDICARGAS - TRAFICOS Y FLETES., suscriban para la ejecución de todas sus actividades. 3. DEFINICIONES Requisito Legal: Conjunto de leyes, decretos, reglamentos o códigos, relativos a consideraciones ambientales, a factores sanitarios y de seguridad, al ahorro de la energía y de las materias primas, que están en vigor en un Estado Otros Requisitos Legales: Requisitos no legales pero de obligatorio cumplimiento para la organización, se trata de requisitos de proyecto, normativa interna, requerimientos de administración o acuerdos con terceros. Derogado: Abolición de una norma jurídica, o su modificación por otra posterior. Normatividad: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica. Ley: Norma expedida por el congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal. Decreto – Ley: Acto expedido por el presidente de la República que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mando de la constitución en algunos casos particulares, se asimilan a las leyes expedidas por el congreso. Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de sus funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente, gobernadores, alcaldes, entre otros.
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Resolución: Acto administrativo por el cual las diferente entidades de la administración pública adoptan decisiones en ejercicio de sus funciones. Jurisprudencia: Decisión de carácter general y definitivo tomada por los órganos jurisdiccionales del país. Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo. Articulo. Cada una de las partes más o menos independientes, en que se divide un escrito jurídico, como una ley o reglamento. Código. Colección sistemática de leyes. Legislación. Conjunto de leyes por la que se rige una materia. Normatividad. Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica. Otros compromisos. Requisitos adicionales a las obligaciones legales. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Gerente Conocer las responsabilidades legales y de otra índole en asuntos de HSE y Contractuales. Asignar una persona para actualizar y comunicar constantemente los requerimientos legales y de otra índole. Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole aplicable a la organización. Coordinador HSE Mantener actualizado las Matriz de requisitos Contractuales, legales y de otra índole. Verificar y Evaluar el cumplimiento los requisitos legales y de otra índole. Analizar, interpretar e Informar a la gerencia los cambios que se realizan en la legislación. Buscar mecanismos de comunicación para la divulgación de los cambios que se originen por nuevos requisitos.
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Evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole. Trabajadores Participar en las actividades de capacitación y evaluación de los requisitos legales y de otra índole. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole. Aplicar los requisitos legales y de otra índole 5. PROCESO 5.1. Método de Consulta A continuación se describe el método de consulta para la identificación de los requisitos legales y de otra índole aplicable a la empresa; las fuentes que se consideran validas para obtener la información son: REQUISITO
RESPONSABLE
FRECUENCIA DE LA IDENTIFICACIÓN
HSE COORDINADOR HSE
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MENSUAL
SITIO DE CONSULTA
LEGIS Pág. Web Min. Ambiente Pág. Web CAR`s Software Consejo Colombiano Seguridad Diario oficial (y entidades semejantes en otros países) Comunicaciones recibidas de Clientes, Entidades públicas y privadas
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IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES
CONTRACTUALES
LABORALES
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COORDINADOR HSE
RECURSOS HUMANOS
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ANTES DE CADA CONTRATO (LICITACIONES) Y AL FIRMAR LOS CONTRATOS
BIMENSUAL
Anexos de: -Licitaciones -Contractos Comunicaciones recibidas de Clientes.
Pág. Web Actualícese.
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TRANSPORTE
OPERACIONES
BIMENSUAL
Pág. Web Min. Transporte
5.2. Identificación Se revisa la normatividad vigente en las páginas Web y bibliografía relacionada anteriormente para establecer que requisitos aplican en la empresa de acuerdo a la naturaleza del proyecto y otros suscritos con la empresa contratante. Cuando se generen cambios en la organización como cambios en los procesos, las instalaciones, los equipos, estructura organizacional, matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, nuevas versiones de la Norma OHSAS 18001, Guía RUC, entre otros, se hace una revisión de los requisitos aplicables. Los requisitos a implementar que modifiquen substancialmente o totalmente el desarrollo de alguna actividad de un proceso (área, herramienta, equipo etc.) del Sistema de gestión se deben controlar mediante un Plan de Acción. 5.3. Aplicación de Requisitos Los requisitos que sean aplicables a los procesos de la organización o que afecten la prestación de nuestro servicio, son aprobados y divulgados por el coordinador y posteriormente registrados en la Matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole. 5.4. Actualización y mantenimiento. Los requisitos legales aplicables son identificados y trasladados a sus respectivos procedimientos y se cumplirá con la actualización de su Matriz de Identificación de Requisitos Legales y de Otra Índole. Se procederá a una revisión del mismo
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bimensualmente como máximo y siempre que se detecte una modificación en la legislación aplicable. Este registro se actualizara cada vez que se produzca un cambio en la legislación aplicable, eliminando aquella que sea derogada, fechando la modificación correspondiente en el Formato de Control de seguimiento a requisitos legales y de otra índole 5.5. Comunicación En las reuniones gerenciales el Coordinador dará a conocer la nueva legislación aplicable. Divulgar o publicar (carteleras informativas) al personal de la empresa el resumen de los artículos, leyes y decretos de mayor relevancia. Capacitar a los trabajadores en temas relacionados con la legislación. 5.6. Evaluación de conformidad y grado de cumplimiento de requisitos El Coordinador HSE y el área Jurídica efectúan una revisión semestral del cumplimiento legal mediante la matriz de de identificación de requisitos legales y de otra índole. El análisis final de la evaluación de cumplimiento de la legislación aplicable y la normativa se realizara en las Reuniones gerenciales; acta de reuniones y en el reporte de revisión gerencial; En caso de que haya incumplimiento o se detecten potenciales no conformidades, se resuelve abrir acciones especificas que resuelvan el problema, realizando su respectivo seguimiento bajo un plan de acción. 6. FORMATOS Control de Seguimiento a Requisitos Legales y de otra Índole - F-HSE-29 Matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole - F-HSE-28 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION 1 2
CAMBIO Elaboración del documento Actualización, revisión de requisitos Legales y se coloco en la matriz la persona responsable de cada resolución.
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