Catalogación y Archivo

Definiciones:

• Archivo del latín “Archivum” conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, institución, etc. Producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. • “Es el fruto de la conservación de los documentos”. • Guardar un documento en forma sistemática, para protegerlo y localizarlo con rapidez cuando se necesita. * • Archivología o Archivo manía. Disciplina que estudia todos los aspectos de las técnicas de archivo. • Archivo “Una unidad organizacional, que forma parte de una institución, para la que conserva los documentos que ésta produce y cuya principal misión es servir a esa Institución. • El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser controlada y supervisada.

Origen

• Treinta siglos A.C. durante la edad de bronce, en la antigua Mesopotamia. • En Europa, en el siglo XlX, se inició el Archivo basándose en la procedencia, descripción y origen de los documentos. • El primer archivo centralizado con documentos de muchos departamentos de fundo en Francia en el siglo XlX

Importancia

• Para una empresa, entidad y oficina, permite hacer negocios, proporciona los datos para planificar y controlar. • Para un Gobierno, Nación o Época, un Archivo es su historia y guarda sus tradiciones. • Dice Susan Fox de la Asociación Americana de Archivistas: “El Archivo es el fruto de la conservación de los documentos. Tenemos un solo compromiso: Salvar el pasado: para el futuro”.

Propósito del Archivo

• Ser el centro de la información en forma activa que permita que el ejecutivo pueda desarrollar su trabajo con éxito. • Asegurar la conservación de los documentos. • Permitir que los usuarios conozcan el funcionamiento de todas las partes de la empresa y sus servicios para poder utilizarlos cuando sea necesario.

Funciones

• Reunir y guardad la información. • Resguardar los documentos, mantenerlos en buen estado, restaurarlos cuando sea necesario. • Las leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinado tiempo. El archivo ayuda a cumplir con esta tarea. • Permitir y proporcionar información para panificar, comprar, vender, controlar, etc. • Un buen sistema de archivo da información rápida y veraz en el momento oportuno. • Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.

CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS

En lo que concierne al sistema operativo un archivo es, en la mayoría de los casos, simplemente un flujo unidimensional de bytes, que es tratado por el sistema operativo como una única unidad lógica. Un archivo de datos informático normalmente tiene un tamaño, que generalmente se expresa en bytes; en todos los sistemas operativos modernos, el tamaño puede ser cualquier número entero no negativo de bytes hasta un máximo dependiente del sistema. Depende del software que se ejecuta en la computadora el interpretar esta estructura básica como por ejemplo un programa, un texto o una imagen, basándose en su nombre y contenido. Los tipos especiales de archivos, como los nodos de dispositivo que representan simbólicamente partes del hardware, no consisten en un flujo de bytes y no tienen tamaño de archivo. Los datos de un archivo informático normalmente consisten en paquetes más pequeños de datos (a menudo llamados registros o líneas) que son individualmente diferentes pero que comparten algún rasgo en común. Por ejemplo, un archivo de nóminas puede contener datos sobre todos los empleados de una empresa y los detalles de su nómina; cada registro del archivo de nóminas se refiere únicamente a un empleado, y todos los registros tienen la característica común de estar relacionados con las nóminas -esto es muy similar a colocar todos los datos sobre nóminas en un archivador concreto en una oficina que no tenga ninguna computadora. Un archivo de texto puede contener líneas de texto, correspondientes a líneas impresas en una hoja de papel.

La manera en que se agrupan los datos en un archivo depende completamente de la persona que diseñe el archivo. Esto ha conducido a una plétora de estructuras de archivo más o menos estandarizadas para todos los propósitos imaginables, desde los más simples a los más complejos. La mayoría de los archivos informáticos son usados por programas informáticos. Estos programas crean, modifican y borran archivos para su propio uso bajo demanda. Los programadores que crean los programas deciden qué archivos necesitan, cómo se van a usar, y (a menudo) sus nombres. En algunos casos, los programas de computadora manipulan los archivos que se hacen visibles al usuario de la computadora. Por ejemplo, en un programa de procesamiento de texto, el usuario manipula archivos-documento a los que él mismo da nombre. El contenido del archivo-documento está organizado de una manera que el programa de procesamiento de texto entiende, pero el usuario elige el nombre y la ubicación del archivo, y proporciona la información (como palabras y texto) que se almacenará en el archivo.

Muchas aplicaciones empaquetan todos sus archivos de datos en un único archivo, usando marcadores internos para discernir los diferentes tipos de información que contienen. Los archivos de una computadora se pueden crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar. En la mayoría de los casos, los programas de computadora que se ejecutan en la computadora se encargan de estas operaciones, pero el usuario de una computadora también puede manipular los archivos si es necesario. Por ejemplo, los archivos de Microsoft Office Word son normalmente creados y modificados por el programa Microsoft Word en respuesta a las órdenes del usuario, pero el usuario también puede mover, renombrar o borrar estos archivos directamente usando un programa gestor de archivos como Windows Explorer (en computadoras con sistema operativo Windows). También un archivo es un documento donde uno introduce algún tipo de Dato para almacenar en un objeto que lo pueda leer o modificar como una computadora.

FORMAS ANTIGUAS DE ARCHIVAR

1. Gancho o Espigón: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente. 2. Casilleros o Nido de Paloma: consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.

3. Tabla de Shannon: consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarías, tribunales de justicia, hospitales. 4. Archivo de Caja: fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera, plástico o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se ordenan alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado comúnmente por las amas de casa para recetas de cocina y otros documentos personales. 5. Carpeta de Fuelle: Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con letras en orden alfabético. Es utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y formularios para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; además se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio. 6. Archivo Horizontal: Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeñas que manejan reducido número de documentos de varios tamaños.

FORMAS MODERNAS DE ARCHIVAR

1. Archivo Vertical: consiste en guardar todos los documentos juntos en posición vertical, siendo más fácilmente localizables; además economiza espacio y mayor visibilidad. Utiliza archivadores con gavetas. Se utiliza en oficinas y universidades. 2. Carpetas Colgantes: consiste en unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón. Estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarse fácilmente. La gaveta queda suspendida en el vacío y no en el fondo. Para clasificarlos se utiliza los títulos impresos por la rotuladora. 3. Carpetas Colgantes de Bolsillo: consiste en una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho. En esta barra se encuentran colocados en forma horizontal dentro de un marbete de plástico 4. Archivo Kardex: es conocido como archivo de bandeja o archivo invisible. Consiste en que todas las tarjetas quedan expuestas a la vista. Existen archivos Kardex que son portátiles que son utilizados en conferencias y parlamentos o presentaciones. Este tipo de archivo se utiliza para almacenar tarjetas de registro, para el registro de las cuentas por cobrar o a las ventas que se le hicieron crédito y demás. 5. Archivo Lateral: este tipo de archivo permite estar de lado mientras se maneja el archivo, evitando así darle la espalda al público o a la oficina. Las gavetas poseen un espacio más corto siendo más espaciosas a lo ancho. Algunos de estos tipos de archivador son usados en forma de mostrador o de divisiones para separar una oficina de otra. 6. Archivo para Estados de Cuentas o Contabilidad: este equipo posee ruedas, ya que el personal que constantemente suele revisar estos documentos siendo de esta manera fácil manejo y acceso en su escritorio. Este tipo de archivador consiste en unas especies de bandejas que puede ser retiradas del archivador, se utiliza un mueble de mayor capacidad, posee bandejas móviles para consultas rápidas. 7. Archivos de Planos: consiste en un archivador que puedan colocarse los planos en bandejas de un tamaño bastante grande. Algunos consisten enrollando los planos y colocándolos dentro de un tubo que será guardado en un archivador con muchas divisiones parecidas al nido de paloma. 8. Archivo Giratorio o Rotatorio: en este tipo de archivador existen manuales, eléctricos o automáticos que prestan servicio al comercio, la industria y las finanzas. Ocupan muy poco espacio y es muy utilizado por secretarias, recepcionistas, telefonistas para tener a mano los nombres con sus respectivas direcciones y números de teléfono. Existen a su vez este tipo de archivador de tamaño grande para otro tipo de documentos como tarjetas de cuentas por cobrar, registros de créditos, costos o precios, índice de cliente, etc. 9. El microfilme: se conoce también por el nombre de micropelícula o microfotografía. El uso de cámaras fotográficas ha permitido reducir los escritorios con mucha información a la cabeza

de un alfiler. Este tipo de archivar ha sido un paso importante en la archivología. Dentro de los rollos utilizados en este tipo de archivador se pueden almacenar de 10000 a 29000 cheques en un solo rollo que posee un peso de 6 onzas. Este tipo de almacenamiento utiliza una microfilmadora y un visor que amplifica cada microscopia hasta 40 veces, la imagen se proyecta y puede ser girada para su lectura. Este tipo de archio es utilizado en diversas industrias en nuestro país tales como: en bancos, fabricantes, mayoristas, minoristas, servicios públicos, bibliotecas, dependencias gubernamentales, agencias de servicios, hoteles y clubes, compañías de seguros, sistema de transporte y hospitales. 10. Archivo Electrónico: esta es la forma más moderna de archivar documentos que acumula y ordena documentos en grandes velocidades. La información es introducida por medio de tarjetas, cintas perforadas, o tambores magnéticos. Este tipo de archivador está compuesto por diferentes máquinas, un grupo de máquinas: unidad central, que es la que realiza el procesamiento de datos, unidades periféricas, transforman los datos para ser alimentados en una unidad central y la de transformar los datos que salen de la unidad central.

TIPOS DE ARCHIVO SEGÚN SU FUNCIÓN

1. Archivo Empresarial Vivo o En Formación Pertenece a una industria, un negocio de tipo comercial, financiero, etc. Están formados por la correspondencia de la empresa. Son de sumo interés porque pueden servir como registros, fuentes de consulta o constancias. También se les llama “Archivos en Formación” porque contienen los documentos que entran y salen de una empresa. Al terminar su vida útil se transfieren a semiactivos, inactivos o se destruyen, previa autorización escrita.

2. Archivo Histórico Son archivos “permanentes”. Sus documentos son de tipo político, cultural, legal, histórico, científico, etc. Antiguamente se les llamaba “muertos”. El archivo histórico pertenece a una ciudad, a entidades del gobierno. Por ejemplo, el Ministerio de Relaciones Exteriores en donde se maneja los asuntos internacionales, las Municipalidades, las Iglesias, el Congreso, la Corte suprema de Justicia, etc. Pueden estar formados por documentos, manuscritos, fotografías, mapas, etc. Se preservan siempre que una organización o individuo, a través de un proceso de evaluación, determinan que tienen un valor para el futuro, para el público, para los estudiosos o para los técnicos. Por su importancia, deben tener una atención especial. Su custodia o cuidado debe estar a cargo de autoridades responsables. El manejo de los documentos que allí se guardan es muy diferente al de un archivo empresarial. Sin embargo, se aplican muchas de las técnicas modernas de archivo. No se transfieren a inactivos. Existen archivos históricos en todos los países. Algunos muy antiguos.

En Guatemala tenemos el Archivo Histórico de Centro América donde figuran los documentos de la época colonial, por ejemplo, el acta de la Independencia. En el Archivo Nacional de Estados Unidos, se conserva la documentación del gobierno de ese país permanentemente.

OPERACIONES SOBRE ARCHIVOS COMPLETOS

Las operaciones sobre archivos completos con el archivo como unidad, sin tener en cuenta sus registros. Sin embargo, la organización del archivo y la estructura lógica de sus registros debe ser tenida en cuenta al operar con él.

• Creación De Un Archivo El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos archivos. Mediante esta operación se indican las propiedades y las características del archivo para que el sistema de archivos pueda reconocerlo y procesarlo. En el proceso de creación del archivo debe registrarse la información necesaria para que el sistema pueda localizar el archivo y manipular sus registros lógicos. Para ello, el método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de los registros lógicos y físicos, la identificación del archivo, la fecha de creación, su posible tamaño, su organización, aspectos de seguridad, etc.

• Apertura De Un Archivo En esta operación el método de acceso localiza e identifica un archivo existente para que los usuarios o el propio sistema operativo pueda operar con él. En algunos sistemas la operación de creación no existe como tal, y es la operación de archivo de un fichero no existente, la que implícitamente, crea un nuevo archivo. Los errores que pueden producirse en la apertura de un archivo son los siguientes: o El archivo no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio, nombre). o El archivo se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al mismo.

• Extensión De Un Archivo Esta operación permite a los programas de usuario aumentar el tamaño de un archivo asignándole más espacio en el dispositivo de almacenamiento. Para realizar esta operación el método de acceso necesita conocer el identificador del archivo y el tamaño del espacio adicional que se debe asignar al archivo. En función de la organización del archivo, el método de acceso determinará si el espacio adicional que debe asignar debe ser contiguo al archivo o no. Mediante esta operación el atributo que indica el tamaño del archivo será modificado y se devolverá al programa de usuario con un código de estado. El único motivo para que esta operación no se lleve a cabo con éxito es que no haya suficiente espacio disponible en el lugar adecuado (no contiguo).

• Conservación De Un Archivo La conservación de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos. Como resultados de la utilización de técnicas y productos químicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservación preventiva, menos costosa que la única otra alternativa existente, la restauración. Se conocen diversas técnicas de higiene ambiental, de des acidificación preventiva, de protección contra incendios y restauración. No podríamos utilizar los archivos que hoy poseemos si no se los hubiera cuidado adecuadamente a través de los siglos. En épocas remotas, la conservación de los archivos era la preocupación principal no solo de quienes lo custodiaban, sino de quienes lo producían. Se los inscribían sobre materiales durables, como pergaminos, vitelas, hojas de palmeras y corteza de abedul, tabletas de arcillas, piedras, hojas de cobre, papiro, tela, etc. Actualmente los archivos se confeccionan con materiales como papel, películas, cintas, impresos, cartas perforadas, etc. cuya durabilidad, en muchos casos, no es evidente, lo que plantea a los archivistas el problema de conservarlos en función de criterios científicos modernos. Como es sabido, durante las dos guerras mundiales, y posteriormente, se desarrollaron técnicas con ese propósito, las cuales se están volviendo anticuadas, en algunos países han emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas técnicas, que sean más seguras. notar que en una empresa existen: a) Documentos importantes: son documentos cuyo valor es irremplazable, por eso no solo deben conservarse sino protegerse y no se transfieren. b) Documentos importantes: cuando se declaran inactivos, pueden ser transferidos a otro archivo donde se conserven en buenas condiciones por el tiempo que se necesario. c) Documentos útiles: Son documentos temporales. Generalmente son destruidos después de usarse porque pierden importancia después de algunos años. d) Documentos desechables: Son transitorios y se destruyen luego de usarlos. e) Eliminación de documentos: Para eliminar documentos, se deben priorizar por su confidencialidad. o Los confidenciales: se destruyen cortándolos, incinerándolos o triturándolos.

SISTEMA DE ARCHIVO

Un sistema de archivos son los métodos y estructuras de datos que un sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o partición; es decir, es la manera en la que se organizan los archivos en el disco. El término también es utilizado para referirse a una partición o disco que se está utilizando para almacenamiento, o el tipo del sistema de archivos que utiliza. Así uno puede decir “tengo dos sistemas de archivo” refiriéndose a que tiene dos particiones en las que almacenar archivos, o que uno utiliza el sistema de “archivos extendido”, refiriéndose al tipo del sistema de archivos.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivo Central: toda la documentación está bajo la responsabilidad de una sola dependencia, la cual posee personal especializado que se encarga de todos los proyectos archivísticos.

Archivo Descentralizado: en este archivo, cada dependencia de la empresa tiene su propio centro de documentación, presentándose en ocasiones carencias en lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobre costos. Por ello, es de vital importancia que se reciba una consultoría en gestión archivística, con las normas ISO pertinentes y que se cuadren los procesos documentales, a través de una empresa especializada en este tipo de tareas, si es que se quiere organizar la información con un formato similar para que sea recuperable por cualquier persona de la organización, independientemente del departamento que sea.

Archivo Numérico: Este sistema se fundamenta en asignar a cada corresponsal o asunto el número que le corresponde de un registro, de manera que las guías y carpetas se identifican por las cifras que se llevan en sus pestañas y se ordenan en secundaria numérica. Los documentos se archivan por número, asignándole a cada individuo, institución, razón social o asunto, un número y todos los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese número. Necesitas un tarjero alfabético auxiliar o un índice en orden alfabético. Es aconsejable para bancos, aseguradoras, etc., o para todas las empresas que tengan documentos numerados. Es un conjunto de números y combinaciones numéricas de las cuales nos valemos para asignar una codificación a los expedientes que tenemos que conservar ordenadamente en un archivo. El sistema de archivo número puede ser: simple, compuesto, dúplex, un término, de clave, etc. Está formado por: • Índice alfabético de tarjetas: Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los documentos guardados en el archivo. A cada corresponsal activo o inactivo, se le asigna una tarjeta con el nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el número de la carpeta si es activo. Si es inactivo se agrega una M para iniciar que el documento está en el archivo misceláneo. • Archivo numérico principal: Este contiene guías y expedientes que llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal. Las guías las carpetas la primera carpeta se rotulan con el número 001, las demás en secuencia.

Formas de operarlo: Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los documentos guardados por el archivo, a cada corresponsal activo e inactivo con el nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el No. de la carpeta en el Activo. Si es inactivo se agrega una M para decir que el documento este misceláneo. Este contiene guías y expedientes que lleva el encabezamiento.

Archivo Geográfico: Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc. Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar. En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos es directo si se contrae a los lugares geográficos en ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace siguiendo la regla general de la materia. En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará en las reglas de redacción de catálogos.

Archivo Por Tema: Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombre de personas, compañías, o lugares. Se emplean guías divisionarias para los asuntos que se consideren como una división del conjunto, y las guías auxiliares o subguías para conceptos que representen subdivisiones. Consiste en guardar papeles o materiales, siguiendo las indicaciones de su clasificación en expedientes, cajas o muebles especiales, dispuestos conforme al orden del cuadro clasificador.

Archivo Por Asunto: El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia. Según esta forma se archiva por el tema que trata la carta y no por nombres de personas, compañías o lugares. Para archivar los asuntos se disponen en orden alfabético o enciclopédico. Cuando se usa un auxiliar para esta forma de archivo se pueden utilizar dos modalidades: por títulos y subtítulos o por lista alfabética. El archivo por asunto se puede adaptar a otros sistemas, entre ellos el sistema Dewey de uso común en bibliotecas el cual se constituye por divisiones decimales, pero su ventaja mayor es el tiempo.

Archivo Dúplex: Por un lado, se conoce como dúplex a aquel sistema de información empleado a instancias de las telecomunicaciones y que es capaz de transmitir mensajes en ambos sentidos de la comunicación y al mismo tiempo. Es decir, permite mantener una comunicación bidireccional, enviando y recibiendo mensajes de forma simultánea. En tanto, para que la comunicación pueda darse de esta manera será necesario que se cumplan las siguientes condiciones: existencia de un medio físico que sea capaz de transmitir en ambos sentidos mencionados, disposición de un sistema de transmisión capaz de enviar y recibir al mismo tiempo y un protocolo o norma de comunicación empleada por los equipos terminales. Y, por otra parte, a instancias de la construcción un dúplex será aquella vivienda que presenta dos pisos conectados entre sí a través de una escalera interior, usualmente paralela. En el sistema dúplex los asuntos se agrupan por los títulos principales numerados en secuencia y divisiones o subdivisiones asignadas para números auxiliares, letras o ambos. También por asunto. Las subdivisiones llevan un guion o inician desde 1 y las otras llevan una letra del alfabeto.

Archivo Alfabético: Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, fecha, número, lugar geográfico o asunto. Es decir, integrar los documentos de acuerdo con las características y necesidades de cada persona o institución. Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda. Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente. La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo. Es este un sistema de archivo basado en la consideración de que detrás de todo asunto hay una persona o empresa y de que toda persona o empresa tiene un nombre, por lo que lleva un orden alfabético. Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o más palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera. Es regla general de alfabetización, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador.

Forma de utilizar el sistema alfabético: Se usa una guía principal para cada letra del alfabeto. La guía principal lleva la pestaña en la primera posición, al lado izquierdo de la gaveta. Cuando a una letra corresponden muchos documentos, se deben usar guías secundarias subdividiendo las letras. Las guías secundarias llevan la pestaña en segunda posición. Los fólderes o carpetas misceláneas van en tercera posición (recuerde que las carpetas misceláneas son las que guardan

Ventajas del Sistema Alfabético

• El tiempo de archivo es inmediato. • No se necesita consultar un tarjetero o índice. • Las referencias se hacen dentro de las carpetas. • El tiempo de búsqueda es inmediato. • Puede utilizarse en cualquier tipo de empresa.

Archivo Kárdex: El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los softwares contables. Así, se hace una tarjeta de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto. Para efectos de valorización de ese inventario, se toman diversos criterios. El método de Kardex es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque también existe el sistema de inventarios periódico. El permanente permite un control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta. Además, permite la determinación del costo en el momento exacto de la venta, debido a que, en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo. El kárdex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

Archivo Variadex: Es uno de los métodos de archivar alfabéticamente que actualmente ha tenido mucho éxito. Este sistema fue creado y patentado por la casa Remington Ran Inc El modelo que distribuye en el mercado comprende guías completas del abecedario y las carpetas correspondientes. Las guías se organizan de la siguiente manera: • Guías principales en la primera posición • Carpetas Misceláneas en la segunda posición • Carpetas Individuales en la tercera posición • Guías Especiales en la cuarta posición

Además, emplea colores para hacer más efectivo el archivo: los colores se distribuyen así: • Anaranjado las letras a, b, c, d. • Amarillo las letras e, f, g, h. • Verde las letras i, j, k, l, m, n. • Azul las letras o, p, q. • Violeta las letras r, s, t, u, v, w, x, y, z.

Las ventajas que tiene este sistema son: • Aumenta la velocidad de archivar • Mejora la presentación en el archivo • Proporciona mayor exactitud para archivar

Archivo Cronológico: Este sistema se basa en la fecha del documento. Algunas empresas utilizan este sistema para archivar la correspondencia enviada. El tarjetero mantiene el orden del tiempo en relación al año, al mes y al día. Para su uso efectivo se recomienda: • Usar guías de primera posición, rotuladas con el año • Usar guías de segunda posición con el nombre del mes • Usar guías de tercera posición, con rótulos del abecedario

Ventajas: económico, rápido y sencillo Desventajas: para localizar el documento en el archivo es necesario recordar la fecha. Si no se recuerda se debe revisar todo el material.

Archivo de Planos, Dibujos y Mapas: Cualquier documento como planos, dibujos, copias heliográficas pueden ser archivados en gavetas de un archivo o en un mueble especial. Para clasificarlos se puede emplear el sistema numérico escribiendo en una esquina el código establecido o pueden usarse etiquetas. Los planos y dibujos demasiado grandes a menudo se enrollan a archivan verticalmente. Las revistas pueden clasificarse en orden alfabético. Algunas veces se empastan en volúmenes. Cada volumen contiene publicaciones de un año y se archivan en orden cronológico. Se pueden elaborar tarjeteros auxiliares con el nombre de las publicaciones o por temas de asuntos.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.

Mecanografía.