Catalogación y Archivo Definiciones: • Archivo del latín “Archivum” conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, institución, etc. Producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. • “Es el fruto de la conservación de los documentos”. • Guardar un documento en forma sistemática, para protegerlo y localizarlo con rapidez cuando se necesita. * • Archivología o Archivo manía. Disciplina que estudia todos los aspectos de las técnicas de archivo. • Archivo “Una unidad organizacional, que forma parte de una institución, para la que conserva los documentos que ésta produce y cuya principal misión es servir a esa Institución. • El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser controlada y supervisada. Origen • Treinta siglos A.C. durante la edad de bronce, en la antigua Mesopotamia. • En Europa, en el siglo XlX, se inició el Archivo basándose en la procedencia, descripción y origen de los documentos. • El primer archivo centralizado con documentos de muchos departamentos de fundo en Francia en el siglo XlX Importancia • Para una empresa, entidad y oficina, permite hacer negocios, proporciona los datos para planificar y controlar. • Para un Gobierno, Nación o Época, un Archivo es su historia y guarda sus tradiciones. • Dice Susan Fox de la Asociación Americana de Archivistas: “El Archivo es el fruto de la conservación de los documentos. Tenemos un solo compromiso: Salvar el pasado: para el futuro”. Propósito del Archivo • Ser el centro de la información en forma activa que permita que el ejecutivo pueda desarrollar su trabajo con éxito. • Asegurar la conservación de los documentos. • Permitir que los usuarios conozcan el funcionamiento de todas las partes de la empresa y sus servicios para poder utilizarlos cuando sea necesario. Funciones • Reunir y guardad la información. • Resguardar los documentos, mantenerlos en buen estado, restaurarlos cuando sea necesario. • Las leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinado tiempo. El archivo ayuda a cumplir con esta tarea. • Permitir y proporcionar información para panificar, comprar, vender, controlar, etc. • Un buen sistema de archivo da información rápida y veraz en el momento oportuno. • Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.
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