MODELO DE CATALOGACIÓN DE OBRAS DE ARTE EN
Gobierno de la República de Costa Rica Ministerio de Cultura y Juventud Museo de Arte Costarricense
Proyecto de Reforma de Colecciones
MODELO DE CATALOGACIÓN de obras de arte en colecciones estatales
CRÉDITOS DE LA PUBLICACIÓN
Prólogo Sofía Soto-Maffioli
Investigación y textos Rafael Venegas Arias Sussy Vargas Alvarado
Revisión internacional: María Catalina Plazas García
Revisión nacional: María Enriqueta Guardia Yglesias
Diseño y diagramación Rafael Venegas Arias
Ilustración Sofía Rodriguez Cerdas [Pájara Pinta]
Ilustración de portada: Elaborada a partir de la serie Gestión de Colecciones Estatales (2019) de la colección del Museo de Arte Costarricense (2021)
Primera Edición Diciembre 2021
© Museo de Arte Costarricense Parque Metropolitano La Sabana 10108 San José, Costa Rica
www.coleccionesestatales.com
Publicación de distribución exclusivamente digital
Material de distribución gratuita con fines didácticos y culturales. Queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial con ánimo de lucro, por cualquier sistema o método electrónico, sin la autorización expresa para ello.
El presente documento se articula el documento técnico asociado: Gestión y Conservación de obras de arte en colecciones estatales: Manual dirigido a las instituciones coleccionistas de Sector Público
PROYECTO REFORMA DE COLECCIONES
En el año 2016, el Museo de Arte Costarricense inició un importante proceso de ordenamiento y reingeniería de sus colecciones de arte, acumuladas durante cuatro décadas y herederas de las antiguas colecciones de la Dirección General de Artes y Letras.
El principal objetivo de este proyecto de reforma de las colecciones ha sido diagnosticar y atender los problemas técnicos y administrativos que ha heredado y acumulado el Museo de Arte Costarricense desde 1977 y hasta 2016, en materia de inventario, catalogación, documentación, conservación, acondicionamiento y gestión de sus colecciones de arte. Este proceso de reforma permitirá la implementación de un sistema de control interno especializado y adaptado a las necesidades específicas de las obras de arte, y tiene como objetivo último el desarrollo de una gestión transparente de esta colección a partir del 2016, y sobre el largo plazo.
Todos los procesos técnicos de esta reforma son organizados y coordinados por la Dirección del Museo, con la gestión conjunta del Responsable del proyecto Gestión de Colecciones Estatales, que la institución desarrolla desde el 2018. En el marco de este proyecto se han formulado procesos, herramientas y normativa, hasta el momento inexistentes, como el Decreto Ejecutivo 42927 C de Oficialización y Declaratoria de Interés Público de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte 2020-2030, del 09/01/2021, y todos los documentos técnicos y administrativos derivados. Lo anterior permite incluir al patrimonio artístico dentro de la agenda política, sensibilizando a la ciudadanía en la necesidad de atender este valioso legado.
La primera etapa del proyecto de reforma de las colecciones se implementó desde 2016 con la revisión de todas las obras de arte que se encontraban en las reservas de la institución, así como la verificación de su documentación de adquisición o depósito. Dentro de las dificultades técnicas diagnosticadas se destaca la irregularidad de los registros de ingreso a colecciones previo a marzo del 2016; catálogos fragmentarios e inconclusos; escasa o nula documentación de las obras de arte, constatándose en marzo del 2016 expedientes de registro incompletos para algunas y vacíos para la mayor parte de las 7615 obras ubicadas en la reserva (excepto aquellas adquiridas luego de marzo del 2016 que cuentan con su documentación completa); la ausencia absoluta de manuales y protocolos (formalizados o no) para su registro, movimientos, seguridad, conservación preventiva y curativa; la inexistencia de registros inamovibles formalizados que impiden verificación de las adquisiciones previo a marzo 2016, entre otros problemas. Lo anterior, se sumaba a la ausencia de personal destacado para la atención específica de las colecciones del Museo, así como aquellas de otras instituciones.
En el año 2018, el Museo realizó la gestión y nombramiento de un Curador destacado exclusivamente al área de Colecciones, diferenciándolo del Curador de exposiciones. Este reordenamiento del equipo técnico de la institución se consolidó en el año 2021, con la implementación de un Servicio de Colecciones que reúne al personal destacado en el cuido de las colecciones institucionales y de las colecciones estatales de arte que conservan otras instituciones. El Servicio de Colecciones es coordinado por la Dirección del Museo, en incluye a la Curaduría de Colecciones, el área de Registro y Catalogación y el área de Colecciones Estatales.
Las colecciones de arte del Museo de Arte Costarricense, las más amplias y variadas del país, serán el testigo material de nuestra época. A través de este valioso legado construimos también la historia del gusto, de las ideas, y de la identidad. El coleccionismo público fomenta nuestro crecimiento como sociedad, generando espacios democráticos para la promoción y disfrute de la creación artística. Por ello, consideramos primordial preparar e implementar esta reforma integral de sus mecanismos de cuido.
Sofía Soto-Maffioli DirectoraMuseo de Arte Costarricense
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MODELO DE CATALOGACIÓN DE LAS COLECCIONES ESTATALES DE ARTE
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FICHAS POR OBRA
1. Encabezado, 2. Lateral, 3. Expediente, 4. Control y 5. Ficha técnica
1. Encabezado
Campo 1.1 Institución propietaria
Campo 1.2 SIBINET
Todos los bienes deberán ser incorporados al sistema de control del Ministerio de Hacienda. Esta institución designa un número específico de varios dígitos.
Ejemplo: Falta ejemplo
Campo 1.3 Nº de registro
Este campo se rellena colocando el Número de Registro el cual es un código único para obra de arte propiedad de la institución. Esta casilla está integrada por dos datos separados por un guión ( ), el primero es la sigla de la institución MAC y el segundo es la sigla del tipo de colección, un guión ( ) y un número secuencial (consecutivo decimal) para contabilizar las obras del inventario.
Ejemplos: MAC FA 9
MAC FM 235
MAC FD 755
2. Lateral
Campo 2.1 Imagen principal
Debe arrastrar o incrustar la imagen principal para la identificación de la obra. Esta debe ser de un tamaño reducido para evitar la saturación de la base de datos.
Campo 2.2 Resumen ficha técnica
Este campo se llena solo, no requiere incluir ningún dato.
Campo 2.3 Lista temporal
Este es un campo multiuso, en la cual se podrán agregar palabras clave para generar agrupaciones de obras. Por ejemplo, el nombre de un proyecto de investigación. Con ello, se podrán hacer agrupaciones temporales de obras. Esta es una casilla que después de haberse exportado o recuperado la agrupación de obras, deberá ser borrada una por una.
Ejemplo: Proyecto conmemorativo Investigación mujeres afrodescendientes Proyecto imagineros
3. Casilla Expediente
Campo 3.1 Expediente físico
Este es un campo de selección único, se debe indicar si cuenta o no con un expediente físico. Esta es una casilla que solo debe ser modificada por el Encargado de Registro y Catalogación.Se debe ingresar la ubicación exacta del expediente físico. Ejemplo: Estantería móvil Nº4, repisa 3. Caja de documentos Nº104, estante 3, repisa 6.
Campo 3.2 Expediente digital
Este es un campo de selección único, se debe indicar si cuenta o no con un expediente digital. Esta es una casilla que solo debe ser modificada por el Encargado de Registro y Catalogación.
4. Casilla Control (de catalogación)
Campo 4.1 Ingreso al catálogo
Este campo se llena solo, no requiere incluir ningún dato.
Campo 4.2 Última modificación
Este campo se llena solo, no requiere incluir ningún dato.
Pestaña A) Ficha técnica
CasillaClasificación
Campo A.1 Sub colección
En este campo se indica la subcolección. Esta información permitirá llevar un control o registro histórico de la agrupación de ciertos bienes institucionales. Por ejemplo, todos los que hayan ingresado juntos aunque sean de diferentes tipos o artistas, o si formaron parte de alguna entidad previamente.
Propuesta: DGAL Fondo Dirección General de Artes y Letras MUFES Museo Formas, Espacios y Sonidos
Campo A.2 Regionalización
En este campo se indica la regionalización. Esta información permitirá clasificar las colecciones por el lugar de producción o nacionalidad del artista. Todas las obras ejecutadas en el país por artistas nacionales o extranjeros se les considera arte nacional, y todas las obras producidas por artistas extranjeros fuera del país se le considera arte internacional.
Propuesta: ANA Arte Nacional AIN Arte Internacional
Campo A.3 Fondo
En este campo se indica el fondo. Esta información permitirá llevar un control o registro histórico de la agrupación de ciertos bienes institucionales por su procedencia. Por ejemplo, todos los que hayan ingresado por diferentes razones pero que se agrupan. Propuesta: JMS Fondo Bertha Solano Trigueros, 1992. DCC Donación Claude Charbonnel, 2021
Campo A.4 Clasificación general (por técnica)
La información aquí consignada permitirá brindar nociones generales de la colección y de cómo está constituida. La clasificación general se establece en el siguiente orden: Pintura Escultura Dibujo Grabado
Fotografía Instalación
Artes Decorativas Video arte Otros
Campo A.5 Género
Es una especialización temática en que se suelen dividir las diversas artes. Retrato Desnudo Bodegón y vanidades Paisaje
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Mitología, Historia
Religiosa
Género
Crítica
Política y poder
Campo A.5 Motivo
Es el tema principal de la obra. Marina Maternidad Crucifixión Flores Natividad Guerra
CasillaSobreelautor
Campo A.7 Autor
Toda obra de arte tiene un autor, aunque no siempre se conozcan los datos de la persona que la realizó. Debe indicarse el nombre completo en caso de que se tenga esta información, incluyendo idealmente nombre completo y dos apellidos. Es entendible que algunos de estos datos ya no estén disponibles ante la falta de documentos anexos a la obra. En ese caso pueden darse las siguientes opciones:
a. Nombrecompleto:Cuando la obra tiene información completa y puede consignarse el dato exacto. Ejemplo: Margarita Bertheau Odio
b. Nombreincompleto:
b.1 Cuando la obra tiene información incompleta y puede consignarse el dato: Ejemplo: Aparece “M. Bertheau”, se indica Margarita Bertheau b.2 Cuando la obra tiene información incompleta y no puede consignarse el dato: Ejemplo:Aparece “M. Mora”, se indica Autor no identificado (Firma M. Mora)
c. Firmasoanagramas:En algunos casos no se podrá identificar el nombre del autor, pero sí su firma, señas, anagrama u otros símbolos. En ese caso deben ser consignados esos datos exactamente como figuren en la obra.
Ejemplos: Autor no identificado (Firma “M. B. O.”)
Autor no identificado (Firma “A. CR”)
Autor no identificado (Sello “K.H.R”)
Autor no identificado (firma “M.B.”)
d. Autornoidentificado:Cuando no hay manera de identificar el autor, al no existir ninguna seña ni registro. En ese caso se consigna como no identificado. Se deb e indicar, ya que dejar el campo sin llenar se entenderá como un descuido de quien realizó el registro.
Ejemplo: Autor no identificado
e. Otrasindicaciones:No modifique la manera en que el autor o los datos aparezcan, aunque considere que es un error de tipografía. En ese caso ponga tal cual aparece y entre paréntesis la manera en que considera que es la correcta. Si de la información no se puede identificar ninguna letra, se debe indicar “ver detalle en fotografía”
Ejemplo: Margaritah Bertó (Margarita Bertheau).
Ver detalle en fotografía (Especificar la fotografía)
Campo A.8 Año de nacimiento y A.9 Año de fallecimiento a. Si tenemos ambas fechas: Incluir las fechas de nacimiento y muerte del autor, en el siguiente formato: aaaa.
Ejemplos: 1950 1976
a. Si no tenemos fechas: La casilla se deja vacía hasta recopilar la información correcta. Nota. Estos datos deben consignarse únicamente si se tiene la seguridad de los mismos.
Campo A.10 País de nacimiento y A.11 País de fallecimiento
En estas casillas se indican el país de nacimiento y el de fallecimiento del autor o artista en caso de conocerse.
CasillaEspecificacionestécnicas
Campo A.12 Título
El título debe de figurar en la obra, ya sea escrito de frente, en el marco, o en otras partes de la pieza, o en documentación anexa que confirme su nombre original. En ese caso se consigna como en los siguientes ejemplos: Ejemplo: Retrato de Yolanda Oreamuno Salto al mar Domingueando
En caso de que no se pueda leer el título de manera clara y concisa, que el título no aparezca en la obra, o que no exista documentación anexa que permita confirmar este dato, debe consignarse como Sin título, e incluir obligatoriamente entre paréntesis cuadrados un título referencial que ayude a la identificación de la obra. Ejemplos: Sin título [Casa de adobes]
Sin título [Escena de mercado]
Sin título [Paisaje]
Sin título [Niños corriendo en la ciudad]
Sin título [Abstracto]
Sin título [Figuras geométricas]
Nota:La incorporación de un título alternativo a obras sin título debe realizarse de la manera más general, evitar agregar calificativos o adjetivos subjetivos.
Ejemplo: Error: Sin título [Madre amorosa amamantando a un niño]
Correcto: Sin título [Maternidad]
Campo A.13 Año o período de ejecución
a. La fecha de ejecución es el año en que la obra fue realizada por el artista. Se debe indicar únicamente el año.
Ejemplo: 1943
b. En caso de que no se pueda leer la fecha de manera clara y concisa, o que no exista documentación anexa que permita confirmar este dato, debe consignarse como Sin fecha
Ejemplo: Sin fecha
c. En caso de que no se cuente con alguna fecha, pero que la información anexa permita identificar un posible período, debe consignarse la fecha o periodo seguido de la palabra “Hacia”, para indicar una fecha aproximada. Suele aparecer antes de la fecha; sin embargo, para organizar automáticamente las obras de manera cronológica en el Inventario Estatal, se colocará después de la fecha.
Ejemplo: 1943 Hacia 1940 1945 Hacia
d. En caso de que se cuente con una fecha de creación muy completa, esta deberá consignarse en el siguiente orden: año / mes / día (aaaa/mm/dd)
Ejemplo: 1941/07/03
Campo A.14 País de ejecución
Se debe indicar el país donde se ejecutó la obra.
Campo A.15 Serie
Se debe indicar el nombre completo de la serie a la que pertenece. Si no pertenece a una serie se debe dejar sin completar.
Campo A.16 Técnica artística
Hay muchos materiales y técnicas en la producción artística; algunos de ellos son fácilmente identificables, otros requieren de un ojo entrenado. Por esta razón hay que ser claros en la información y evitar generar datos si no se tiene la certeza de estos. A continuación se detallan, a manera de ejemplo, algunas técnicas de grabado. Se debe identificar la técnica de la manera más exacta posible.
Ejemplo: Aguafuerte
Mezzotinta Aguatinta
Punta Seca
Huecograbado
Litografía
Cromoxilografia
Mixta
Siempre que dude sobre la técnica, indique en términos generales de la siguiente manera: Ejemplo: Técnica no identificada
Campo A.17 Soporte/sustrato
Esta casilla corresponde al material de soporte de la obra.
Ejemplo: Papel Madera
En caso de conocer el material exacto, debe indicarse. Ejemplo: Papel fabriano Papel canson
En caso de conocerse, se debe indicar el gramaje u otros datos o acabados
Ejemplo: Papel de fibra 200g Ilford perlado.
Campo A.18 Materiales constitutivos
Esta casilla corresponde a los materiales que componen la obra, y que no necesariamente parte del soporte. Ejemplo: Papel períodico Corcho Pan de oro
Campo A.19 Firmada
Esta es una casilla de selección única (si o no). Las obras de arte suelen estar firmadas por sus autores, estas marcas son importantes para los procesos de autenticación y avalúos. Se debe indicar si la obra está firmada o no.
Campo A.20 Sellada
Esta es una casilla de selección única (si o no). Las obras de arte suelen estar sellos por sus au tores, o por externos como impresores, galeristas, fundidores,etc; estas marcas son importantes para los procesos de autenticación y avalúos. Se debe indicar si la obra está sellada o no.
Campo A.21 Inmaterial
El arte inmaterial es aquel que puede ser percibido pero no tocado (físicamente), ya que el resultado, aún partiendo de un soporte físico, es creado con materiales intangibles como el sonido o la luz o que desaparecerán o degradará como parte del concepto planteado por el propio artista (perecedero, temporal, efímero). Este es un campo de selección única, en el cual debe indicarse si se trata de una obra inmaterial marcando sí, e inmaterial marcando no.
Campo A.22 Tiraje/edición
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Para el caso específico de los grabados, serigrafías, algunas fundicio nes u otras técnicas donde se obtienen “originales múltiples”, cada obra se acompaña por un número de edición o tiraje. Estos números indican la cantidad de ejemplares que existen y el número exacto de la impresión. Pueden aparecer letras u otras señas. Se indica solamente lo presentado en itálicas en el ejemplo.
Ejemplos: 8(8 de 20, 8/20)
P/A (prueba de artista)
P.A (prueba de artista)
P/I (prueba de impresión) VI / X (6 de 10)
Campo A.23 Total de la edición
En este campo se debe indicar si se conoce la cantidad completa del tiraje. e indica solamente lo presentado en itálicas en el ejemplo.
Ejemplos: 20 (8 de 20, 8/20) 50 (12 de 50, 12/50)
Campo A.24 Cuenta con marco/base
Esta es una casilla de selección única (si o no). Se debe indicar si la obra cuenta con marco o base propia.
Campo A.25 Integralidad marco/base
Esta es una casilla de selección única (si o no), se debe consignar:
1. Si: Si el marco o la base son originales.
2. Si: El marco o la base forma parte integral de la obra
3. No: Si el marco o base son posteriores y/o reemplazables
Campo A.26 Material marco/base
Indicar el material del marco y/o la base al momento de la revisión. Estos datos pueden variar si la obra es sometida a una restauración, cambio de soporte, etc. Ejemplos: Madera y cartón Metal.
CasillaDimensiones
Campo A.27 Dimensiones sin marco/base
Las obras de arte deben medirse siempre indicando primero la altura, luego el largo y luego la profundidad (esta última en caso de obras tridimensionales).
Las medidas y datos numéricos se ingresan siempre en centímetros, no deben consignarse centímetros con metros. En Costa Rica, y como regla general en el ámbito de bienes culturales, se utiliza el Sistema Métrico Decimal. No deben utilizarse pulgadas, yardas, pies, cuartas u otras medidas no estandarizadas.
Ejemplos: Alto 10 cm / Largo 10 cm / Ancho 10 cm
Excepción: Para las fotografías se deben consignar las medidas en pulgadas seguidas de las medidas en centímetros dentro del paréntesis. Debe consignarse el símbolo ‘’ para pulgadas y “cm” para centímetros para evitar confusiones.Esto debido a la particularidad de la impresión de este tipo de obras.
Ejemplo: Positivado sobre 11’’ x 14’’ (27.94 x 35.56 cm)
NOTA: Por ejemplo, algunos grabados son una pequeña impresión sobre un papel más grande. La medida que debe priorizarse es la de la huella (esto debido a que muchas obras están enmarcadas y se requiere un proceso de desmontaje para obtener estas dimensiones. Si cuenta las medidas del soporte se deben incorporar en el campo “Descripción”.
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Campo A.28 Dimensiones con marco/base
Para obras bidimensionales se mide el marco, en caso de tenerlo, y para obras tridimensionales se mide el pedestal o soporte.
Ejemplo: 35 x 45cm, base 45h.
250 x 40cm, DM 50cm
Campo A.29 Área de impresión
Para obras bidimensionales cuyo soporte sea grande en comparación con una impresión o imagen reducida (ejemplo paradigmático los grabados). Para los grabados y las fotografías, estas dimensiones corresponden a la imagen visible.
Ejemplo: 35 x 45cm, base 45h.
250 x 40cm, DM 50cm
Dimensiones área de impresión (prueba de artista)
Los grabados se miden de diferentes maneras:
1. Por el soporte: el tamaño del papel.
2. La huella: la marca de la matriz sobre el papel.
3. La dimensión de la imagen: In
Campo A.30 Dimensiones variables
Campo A.31 Notas sobre dimensiones
Campo A.32 Diámetro máximo
En caso de esculturas con formas irregulares o para marcos redondos u ovalados, indique el diámetro máximo.
Ejemplo: Diámetro máx: 55 cm
Campo A.33 Peso
Para las obras de formatos considerables debe indicarse el peso exacto del bien, el cual es fundamental para las consideraciones de traslado y montaje. El peso debe indicarse en kg.
Ejemplos: 2 kg
250 kg
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Pestaña B) Procedencia
Pestaña B) Procedencia
Pestaña B) Procedencia
Para el llenado de esta casilla (pestaña), se requerirá información documental de la obra. Esta información deberá ser recopilada mediante investigación respaldada con documentos.
CasillaProcedenciaeingreso
Campo B.1 Modalidad de adquisición
Debe consignarse la figura legal con que la obra ingresó a la propiedad institucional. Solo existen 6 modalidades:
Compra Donación
Legado Traslado Decomiso Depósito Desconocido
Campo B.2 Fecha de ingreso
En este campo debe indicarse la fecha en que la obra se incorporó a la colección institucional. Si este dato se desconoce se debe dejar el campo sin rellenar.
Campo B.3 Acuerdo o referencia
En este campo debe indicarse el número de acuerdo con el que fue aprobada la adquisición de la obra para colección institucional. Si este dato se desconoce se debe dejar el campo sin rellenar.
Ejemplo: MAC E03 3.3 2019
MAC 24 7.8 202
MNCR 22 3.4 1998
Campo B.4 Propietario anterior
Debe indicarse el nombre de la persona física o jurídica propietaria anterior a la adquisición. En caso de no contar con este dato, se debe dejar indicar “Dato no consignado”.
Campo B.5 Condición del propietario
Campo B.6 Iniciativa de adquisición
Debe incorporarse el nombre del funcionario responsable del trámite administrativo de adquisición. Para las obras adquiridas a partir de 2020 este será un dato obligatorio.
Campo B.7 Responsable de adquisición
Debe incorporarse el nombre del funcionario responsable del trámite administrativo de adquisición. Para las obras adquiridas a partir de 2020 este será un dato obligatorio.
Campo B.8 Dictamen curatorial
Esta es una casilla de selección única (si o no). Las obras de arte deben contar con un Dictamen Curatorial que avale su adquisición por parte de un profesional en historia del arte. En muchos casos, estos documentos han desaparecido o no se conservaron de la manera correcta. Si en el proceso de documentación se encuentra el dictamen curatorial, indíquelo marcando “SI”, si este documento no existe o está desaparecido, marque “NO”. Se debe tomar en cuenta que cualquier obra que ingrese después de 2020 deberá contar con este documento obligatoriamente.
Campo B.9 Ubicación de la placa
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Este campo tiene la finalidad de facilitar la ubicación de la placa, ya que esta no siempre puede ser adherida al bien. Se debe indicar si la placa está adherida a la obra (o su soporte) o si esta se encuentra almacenada en el expediente y otro espacio.
Campo B.10 Consecutivo dictamen curatorial
En esta casilla se debe indicar el consecutivo el dictamen curatorial. En caso de que la obra no cuente con dictamen curatorial, esta casilla se dejará en blanco y se priorizará en labores de investigación, profundizar en el estudio de la obra.
CasillaAvalúopatrimonial
Campo B.11 Monto del avalúo patrimonial
Las obras de arte propiedad del Estado deben contar con un avalúo para efectos contables de la institución propietaria. Este avalúo constituye la representación financiera del valor de cada bien. Conforme a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, todos los bienes registrados como propiedad del Estado deben contar con ese valor asignado. Este corresponde con el valorpatrimonial, no de mercado.
El avalúo de cada obra debe estar indicado en colones costarricenses (CRC) en la columna “Avalúo”.
Debe ingresarse una cifra numérica, y no deben incluirse ni agregarse decimales, céntimos, letras, símbolos, puntos ni comas.
Ejemplo 500000 326785
Campo B.12 Fecha del avalúo
Debe registrarse la fecha en que se realizó el último avalúo. Esta fecha puede coincidir con la fecha de elaboración del último dictamen de adquisición, o la fecha del documento de pago por la obra (cheque, transferencia, etc). Para este campo solo debe indicarse el año, en cuatro dígit os. Ejemplo 1943
Campo B.13 Responsable del avalúo
Debe incorporarse el nombre del funcionario responsable de realizar el último avalúo.
Campo B.14 Razón del avalúo
Debe indicarse el motivo o razón por la que se realizó el último avalúo. Ejemplos Aseguramiento Restauración Préstamo
CasillaAutenticidad
Campo B.15 Autenticación
Esta es una casilla de selección única (si o no). Este campo es para indicar si se cuenta o no con un certificado de originalidad o autenticación. En caso de contar con la autenticación debe indicarse el nombre del autenticador. Este documento tendrá validez única y exclusivamente si está firmado por el propio artista, un heredero de los derechos patrimoniales o un Curador de colecciones estatales con reconocida experiencia. El documento se guardará en el archivo digital.
Campo B.16 Fecha de autenticación
Indicar la fecha de la autenticación, en caso de que esta no figure, se debe dejar el campo sin rellenar. Para este campo solo debe indicarse el año, en cuatro dígitos.
Ejemplo 1943
de Arte Costarricense
de Catalogación
colecciones estatales
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Campo B.17 Nombre del autenticador
Si el campo anterior fue marcado como “si”, se debe ingresar el nombre completo del curador de colecciones estatales, del historiador del arte, artista o el(la) heredero(a) que lo elaboró.
Ejemplo: Margarita Bertheau Odio (artista) Eduardo Bertheau Oros (heredero) Marcela Álvarez (curadora de colecciones estatales)
En caso de que el campo anterior fue marcado como “no”, deje este campo sin rellenar.
Campo B.18 Naturaleza del autenticador
Si el campo B.15 fue marcado como “Con autenticación”, se debe ingresar la naturaleza de la persona que realizó la autenticación.
Ejemplos: Historiador del arte
Curador de colecciones estatales
Artista
Heredero
CasillaInventario
Campos B.19 Período del primer inventario, B.20 Tomo del primer inventario, B.21 Nº página del primer inventario, B.22 Período del último inventario, B.23 Tomo del último inventario y B.24 Nº página del último inventario.
Históricamente el Museo de Arte Costarricense no cuenta con un inventario correcto. Estas casillas se dejan previstas para cuando la institución cuente con esta herramienta.
Campo B.25 Nº de registro anteriores
En este campo se indican otros números de registro o inventario que haya tenido el bien previamente.
Campo B.26 Notas sobre inventario
En este campo debe indicarse cualquier información importante relativa al inventario o ingreso del bien a propiedad pública, como por ejemplo consecutivos de oficios o actas notariales, etc.
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Pestaña C) Historial
Campo C.1 Descripción
Se debe incorporar una descripción de la obra, o indicar cualquier dato importante para su comprensión, redactado de manera sencilla y citando la fuente en caso de que la información sea brindada por un tercero.
Campo C.2 Historial de exposiciones
Se debe incorporar la información básica de cada una de las exposiciones en las que participe la obra. Las entradas deben ordenarse cronológicamente de manera descendente El formato es: Año Título de la exposición (Colectiva o individual) Institución.
Ejemplos: 2017 Margarita Bertheau inédita (individual) Museo de Arte Costarricense
2019 Detrás del Portón Rojo: Una visión de la erótica en el arte costarricense (Colectiva) Museo de Arte Costarricense
2019 Adrián Arguedas: El Aprendiz (Individual) Museos del Banco Central
Campo C.3 Historial de publicaciones
Se debe incorporar la información básica de cada una de las publicaciones en las que figure la obra. Las entradas deben ordenarse cronológicamente de manera descendente. Debe indicarse entre paréntesis si la publicación es física y/o digital, así como el número de página (en caso de tenerlo). En el siguiente formato: Año Título de la publicación (Física o digital, Nº página) Institución.
Ejemplos: 1995 Catálogo de formas espacios y sonidos (física, 95) Editorial Costa Rica
2000 Diversidad y hibridación (física, 95) Museo de Arte Costarricense
2019 Gestión y conservación de obras de arte (digital, 184) Museo de Arte Costarricense
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Pestaña D) Registro fotográfico
Notasgenerales :
• Se darán indicaciones generales sobre las fotografías del archivo, estableciendo un procedimiento estandarizado para la toma fotográfica de toda la colección. Estas fotografías corresponden con una imagen reducida, no en alta calidad para evitar sobrecargar la base de datos. (Regleta de calibración, fondos blancos, etc).
• La resolución de las imágenes incorporadas a la base de datos debe ser de 72 dpi y no mayores a 1000 pixeles en la dimensión más grande.
• La imagen no puede contar con emblemas, iconos, logos u otra información.
• Las imágenes de obras tridimensionales deberán de tener fondos blancos o neutros.
Campo D.1 Fotografía principal (anverso)
Se debe incorporar la fotografía principal que permita identificar la obra completa.
1. obra bidimensional corresponderá con el plano frontal, evitando toda distorsión.
2. obra tridimensional corresponderá con el plano que permita la mejor lectura del bien.
Campo D.2 Fotografía secundaria (reverso)
Se debe incorporar la fotografía secundaria que permita identificar la obra.
1. obra bidimensional corresponderá con el plano del reverso, evitando toda distorsión.
2. obra tridimensional corresponderá con otro plano que permita la mejor lectura del bien.
Campo D.3 Comentario de detalle
Si la obra cuenta con algún detalle de relevancia que deba registrarse fotográficamente, se deberá tomar una fotografía.
Campo D.4 Fotografía de detalle
Si la obra cuenta con algún detalle de relevancia que deba registrarse fotográficamente, se deberá tomar una fotografía.
Campo D.5 Detalle de la firma
Si la obra está firmada, se deberá tomar una fotografía con el detalle de la firma.
Campo D.6 Historial de fotografías
Por cada fotografía de registro en alta resolución, se asignará un número de consecutivo y las indicaciones del fotógrafo, esto en cumplimiento de lo establecido en la Ley de Derechos de Autor y Derecho conexos que obliga a la indicación del fotógrafo cada vez que se utilice alguna imágen
El formato es: Nº de registro Nombre del fotógrafo Año (Qué es lo registrado)
Ejemplos: MAC FA 9 Sussy Vargas Alvarado 2020 (Anverso)
MAC FM 235 Rafael Venegas Arias 2021 (Firma)
MAC FD 755 Byron González Chavarría 2020 (Reverso)
Pestaña E) Conservación
CasillaEstadoactual
Campo E.1.1 Estado de conservación
En este campo se indicará el estado de conservación general de la obra. Considerándose únicamente 1 de 3 posibles estados:
Bueno: Cuando la obra está en óptimas condiciones, no presenta deterioros de ningún tipo, o estos son muy poco significativos. La lectura y el disfrute de la obra no se han visto comprometidos.
Regular: Cuando la obra presenta deterioros no tan significativos, aunque sí implica que hay que tener un mayor control y revisión para constatar cómo evoluciona. Generalmente se habla de regular cuando compromete algo de la apariencia estética, pero que dichos deterioros no afectan la parte estructural del bien.
Malo: Cuando la obra presenta daños significativos que requiere intervención profesional. Se evidencian inicios o avance de deterioros que van en detrimento de la integridad de la obra, especialmente si los deterioros afectan la parte estructural. La lectura y el disfrute de la obra ya se han visto comprometidos.
Campo E.1.2 Fecha del último reporte Indicar la fecha del último reporte de estado de conservación.
Campo E.1.3 Consecutivo del último reporte Indicar el consecutivo del último reporte de estado de conservación.
Campo E.1.4 Emitido por Indicar el nombre de quién hizo el último reporte de estado de conservación.
Campo E.1.5. Espacio para documentos.
Este campo permite agregar archivos como .PDF o .JPG con la finalidad de incluir una versión digital del último estado de conservación.
CasillaEmbalaje
Campo E.1.6 Cuenta con embalaje Campo de selección única.
Campo E.1.7 Ubicación del embalaje
Se debe indicar en que espacio físico se encuentra el embalaje: Ejemplo: Acopio, espacio exterior superior. Bodega de Calle Morenos Sótano de la sede patrimonial
Campo E.1.8 Consecutivo del embalaje
Se debe indicar el número de consecutivo o de control de inventario del embalaje.
Campo E.1.9 Material del embalaje
Se debe indicar el material constitutivo del embalaje. Ejemplo: Madera contrachapada Polímero rígido con espuma aislante Portaplanos plásticos. Papel de conservación.
Pestaña E) Conservación
CasillaConservación
Campo E.2.1 Tipo de instalación
Según las dimensiones o formato de las obras, a pesar de considerarse piezas muebles (los murales son casos excepcionales), algunas instalaciones o sistemas de sujeción y anclaje hacen que las obras se consideren de mayor o menor autonomía. En este campo se indicará 1 de 3 posibles opciones:
Dependiente : Cuando la obra forma parte integral del edificio y no puede ser removida sin que esto implique un trabajo especializado que tiene implicaciones arquitectónicas. Un ejemplo de lo anterior son las pinturas murales realizadas directamente sobre la pared o relieves escultóricos adheridos a un edificio.
Independiente: Cuando la obra está adherida al cuerpo arquitectónico mediante sistemas de anclaje que permiten su movilización. Algunos ejemplos de esto son murales que no están pintados al muro, sino que están realizados sobre estructuras que permiten su traslado, aunque esta sea una tarea de gran complejidad. Otro ejemplo son las esculturas en mediano y gran formato que están ancladas con pernos a los basamentos.
Autónoma : Cuando la obra es totalmente independiente del cuerpo arquitectónico. Esta es la opción más común. Ejemplos de esto son los cuadros o esculturas que se mueven o trasladan con relativa facilidad, ya que solo dependen de sistemas de suspensión o bases muebles.
Casilla Condiciones de exposición y reserva
En este campo debe indicarse la condiciones ambientales que requiere la obra por sus materiales. Para ello, los datos deben ser tomados o revisados del manual técnico en su versión más reciente.
Campo E.2.2 Higrometría
En este campo se indica rango higrométrico adecuado para la conservación de la obra. Ejemplo: 45 55% 30 50% 90 100%
Campo E.2.3 Temperatura
En este campo se indica la temperatura o rango de temperatura adecuados para la conservación de la obra.
Ejemplo: 15º 22º 18º 30º No aplica (cuando la obra no se ve afectada por la temperatura)
Campo E.2.4 Máximo de luz anual
En este campo se indica la cantidad de horas lux anuales permitidas para la obra por su soporte o materiales constitutivos.
Campo E.2.5 Lux acumulado
En este campo se hace una sumatoria de las horas lux anuales que ha acumulado la obra, con la finalidad de llevar el control para evitar una sobre exposición que pueda deteriorar o dañar la obra, en especial cuando el soporte es en papel.
Campo E.2.6 Requerimientos de conservación
En este campo se indicará detalladamente las condiciones específicas de conservación de la obra. Indicando las particularidades y cuidados que deben tenerse al momento de exponerla, trasladarla u otras acciones que puedan poner en peligro la obra.
Ejemplos:
Requiere conservarse a menos de 10ºC (para el caso de fotografías).
Requiere para exposición alta estabilidad higrométrica
Requiere exposición bajo vitrina con protección UV
Requiere exposición en base o vitrina
Debe contar con un soporte rígido para su manipulación
Campo E.2.7 Recomendaciones de conservación
En este campo se indicará detalladamente las condiciones específicas de conservación de la obra. Indicándose las particularidades y cuidados que deben tenerse al momento de exponerla, trasladarla u otras acciones que puedan poner en peligro la obra o a terceros.
Ejemplos: Papel fragilizado
Basamento defectuoso
Obra altamente sensible a la luz natural Soportes fragilizados
Obra emana gases tóxicos
Campo E.2.8 Especificación de montaje
Este es campo para describir el sistema de anclaje de la obra, y/o algunas especificaciones sobre su montaje.
Ejemplos: Pintura mural sobre estructura metálica fija adherida al muro.
Pintado directamente sobre un muro estructural de ladrillo.
Fijada con pernos a un basamento en concreto.
Marco de madera con montaje de conservación sin anclaje.
Campo E.2.9 Protocolo de montaje
Este es un campo de selección única. Debe indicarse si la obra cuenta con un protocolo de montaje. El protocolo, en caso de existir, deberá guardarse en copia física y digital del expediente de la obra.
Campo E.2.10 Condiciones de transporte
En este campo debe indicarse cualquier condición especial de transporte que requiera la obra. Ejemplo: Debe trasladarse ensamblada
Solo puede movilizarse boca arriba Debe trasladarse sin marco
colecciones estatales
www.coleccionesestatales.com
Pestaña
Pestaña
Pestaña E) Conservación
Sub pestañaE.3Conservación restauración
Campo E.3.1 Historial de reportes de estado de conservación
Se debe incorporar la información básica de cada uno de los reportes de estado de conservación de la obra, en el siguiente formato: Fecha [aaaa/mm/dd] Número de consecutivo del informe Responsable del reporte
Campo E.3.2 Historial de restauraciones
Se debe incorporar la información básica de cada una de las restauraciones y procesos de intervención de la obra. Las entradas deben ordenarse cronológicamente de manera descendente (figurar primero la última intervención). Debe indicarse entre paréntesis si el informe es física y/o digital. En caso de no existir el número consecutivo, este no debe indicarse. El formato es el siguiente: Formato: Año Número de consecutivo del informe Nombre del restaurador Nombre empresa Nº licitación o contrato
Ejemplos: 1996 6475/170G0717 Alicia Zamora CONARTE Restauración
1996 MNCR 7373 96 Ana Eduarte Museo Nacional de Costa Rica
2020 Johnny López JyL Conservación
Pestaña F) Control
Pestaña F) Control
Pestaña F) Control
Campo F.1 Estatus
Este campo es para indicar el estatus de la obra. Existen 6 estatus posibles: Reserva Tránsito Exposición Restauración Préstamo Desaparecida
Campo F.2 Ubicación actual
Este campo es para indicar la ubicación exacta de la obra, debe detallarse la nomenclatura exacta del dispositivo de reserva:
Ejemplo: Panel (peines) 1, lado A. Estantería abierta, 4B Planoteca 5, gaveta 6, folder 20. Edificio patrimonial No aplica
Campo F.3 Ubicación usual en reserva
Se debe indicar cual es es espacio usual en el que se encuentra en la reserva, esto con la finalidad de mantener un registro exacto para cuando la obra regrese, pueda ser instalada en el mismo espacio que ocupaba antes.
Campo F.4 Historial de movimientos
Este es un campo para introducir textos largos, se debe presentar la información en el siguiente formato: Formato: Fecha [aaaa/mm/dd] Razón Motivo Responsable
CasillaDatación
Campo F.5 Año o período de ejecución
La fecha o período de ejecución de la obra. Esta casilla sólo se completa cuando se tiene total certeza de la datación.
Campo F.6 Año o período atribuido
La fecha o período al que se atribuye la obra. Esta casilla sólo se completa cuando no se tiene total certeza de la datación.
Campo F.7 Atribuyó
El nombre de la persona que hizo la atribución de la obra.
Campo F.8 Notas de registro
Este es un campo para introducir textos largos, se debe presentar la información en el siguiente formato: Formato: Fecha [aaaa/mm/dd] Razón o cambio en el registro Responsable
Museo de Arte Costarricense I Modelo de Catalogación de obras de arte en colecciones estatales I www.coleccionesestatales.com
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FICHAS POR OBRA
de
La supervisión de las obras de arte que pertenecen al Estado constituye una de las misiones orgánicas fundamentales del Museo de Arte Costarricense, instancia encargada de velar por su adecuada conservación. Desde la promulgación de la Ley Nº6750 de EstímuloalasBellasArtesCostarricenses en 1982, estas colecciones han sido objeto de un crecimiento continuo, por medio de adquisiciones realizadas por diversas instituciones. Esta norma ha contribuido a la conformación de un patrimonio de incalculable valor que se encuentra distribuido en distintos entes del Sector Público en todo el territorio nacional.
Como ente supervisor de las colecciones estatales de obras de arte, el Museo de Arte Costarricense y su ente tutelar, el Ministerio de Cultura y Juventud, emiten la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales deArte, la cual consiste en un conjunto de líneas de acción que se implementarán en el curso de los años 2020-2030. A través de esta Política, el Museo de Arte Costarricense pondrá en marcha el primer modelo de gestión de las colecciones estatales de obras de arte que se desarrolla en nuestro país.
El instrumento técnico fundamental de este modelo de gestión de colecciones es el documento Gestión y conservación de obras de arte en colecciones estatales: Manual dirigido a las instituciones coleccionistas del sector público, el cual constituye un documento de uso y consulta permanente por parte de todas las instituciones estatales que coleccionan obras de arte. Estas directrices han hecho necesario desarrollar a partir de 2021, un proyecto de Reforma de las colecciones institucionales, dotando de herramientas y procesos técnicos y administrativos internos, con los que hasta la fecha el Museo de Arte Costarricense no contaba o eran altamente deficientes, en materia de registro, inventario, catalogación, y conservación de sus propias colecciones.