University relations
Why? University is not resource! University is main AIESEC partner!
Why? - - - - -
Студенты (мемберы, ЕР); офис; площадка для проведения мероприятий; общежитие для стажеров; позиционирование во внешней среде через участие в мероприятиях университета; - финансовая поддержка (покрытие конференций, участия в МПО)
How? • Каждый университет уникален. Необходимо найти подход в нему; • ВУЗ измеряет результаты в цифрах и когда мы предлагаем свой продукт, делаем упор на уникальные и инновационные составляющие. (слайды 12 и 13)
Зачем AIESEC нужен университету? • Предоставление университету статус Образовательно/Официального партнера; • Доступ к целевой аудитории школьников в рамках социально-образовательного проекта; • Участие студентов университета в проектах организации и международной программе обмена; • Повышение конкурентоспособности студентов на рынке труда; • Решение проблем с практикой (закон Украины + устав университета)
How? Ректорат (ректор, проректор)
Официальное сотрудничество, проработка и подписание договора. - ЛСП
Административная часть (Бухгалтерия, Центр карьеры, Международный отдел и отдел по работе со студентами)
Учебная часть (факультеты и кафедры)
Работа после соглашения с ректоратом над реализацией договора. Обсуждение деталей. ЛСП + ЛС ВП
Проведение презентаций, класс-шаутов. Работа на прямую по вопросам сотрудничества. – ЛС ВП
2 types of partners relations • Key partner university • Project partner university
Key partner university • Официальное письмо на имя ректора об организации (официальное письмо + предложение); • Договоритесь о встрече с ректорам; • Сделайте презентацию об организации, обозначьте общие направления для работы; • Работа с разными департаментами; • ЛСПи • Постоянные сервисинг (отчеты, поздравления)
Project partner university • Фокус на oGCDP+oGIP; • Работа с факультетами и кафедрами; • Международный отдел и отдел карьеры;
What? • • • •
Официальное письмо; Предложение о сотрудничестве; Предложение о сотрудничестве (МПО); Договор о сотрудничестве.
• CRM-система
Как работать университетом города v v v v v 1. 2. 3. 4. 5. 6. v
Идете к канцелярию университета (или звоните); Узнаете на кого была переадресовано письмо от Министерства образования и науки – Номер письма – 1/9-909, от 31.12.2013; Записываете ФИО человека, должность и номер телефона по которому можно с ним связаться; Звоним (ЛСПи звонит) данному ответственному лицу и договариваемся о встрече для обсуждения деталей сотрудничества; Для встречи вам необходимо подготовить: Пропоузел + если есть рекомендационные письма от ВУЗ, партнеров – все вложить в папку (не файл). Обратите что его необходимо откорректировать под конкретный университет, Примеры TN форм проектов – несколько пример проектов, на которые вы уже отправляли ребят, Справку от АЙСЕК в вашем городе (история, проекты, результаты и достижения – важно чтобы были количественные качественные показатели.) – краткую справку – 1-2 листа, Отчет о работе организации за прошедший год или срок (отчет проектов) – все вложить в папку (не файл) Договор о сотрудничестве с университетами – распечатанный, поля с вашей стороны заполнены, Письмо от Министерства образования и науки. На встречи представляете материалы, делаете акцент на рекомендации со стороны министерства и преимущества для университета. (На встречу идет ЛСПи и может взять с собой ВП ОДЖ, который расскажет о программе стажировок и тех, предложениях, которые есть: сколько реализаций вы сможете сделать от этого университета (кол-во студентов от ВУЗа, который вы не только срейзите, но и реализуете).
*Перед тем как идти на встречу, убедитесь в том, что вы полноценно владеете информацией представленной в буклете, договоре и письме от Министерства.
Вы контактируете ВУЗ он-лайн v Если вы решили связаться университетом через почту, убедитесь, что это вступительный этап для знакомства с организацией, а не постоянное общение. v Связываться через почту нужно уже с конкретным лицом, чтобы не получилось так, что письмо потеряется на официальной почте университета. v Проверьте правильный ли адрес через сайт университета v В письмо необходимо включить следующие материалы: • Пропоузел – откорректированный под конкретный университет. Сохраненный в .pdf; • Пример договора о сотрудничестве – откорректированный под ваш ЛК; • Письмо от Министерства образования и науки. v Убедитесь, что в письме нет грамматических ошибок, v Пример письма в международный отдел университета (следующий слайд)
Дальнейшая работа В дальнейшем общении с университетом (приглашения для участия в проекте, поддержка проекта, разрешение на что-то) используйте официальное письмо на имя ректора или декана.
Account management • Ректор, проректор, директор института – Президент ЛК • Декан факультета, Начальник отдела – Президент и вице-президент ЛК Начните работе с CRM system (через Podio). Так сразу будет понятен карент стейт. + профессиональная работа не предусматривает СРМ на салфетках, листочках и тд, согласитесь.
University servicing • • • • •
Благодарственные письма; Приглашения на мероприятия; Отчеты о работе; Участие в годовом отчете партнерам; Поздравление с праздниками (профессиональные)