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L
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¿Cómo optimizar los procesos en una organización?
a optimización es una labor constante que se debe implementar en organizaciones y según el proceso será nuestro beneficio.
A continuación, les presento una metodología de optimización. Metodología de optimización: La “Matriz de análisis”, es una herramienta que ayuda a identificar las actividades, los responsables, los flujos de información en función de entradas y salidas en cada actividad, la calidad determinada en los riesgos, reprocesos y métodos de trabajo, los tiempos en función de cuellos de botella, duplicidades y trabajo repetitivo de volumen, y los costos discriminados en las actividades que no generan valor y competencias necesarias para el desarrollo de las actividades del proceso. Proceso de optimización: · Identificación de las actividades y caracterización del proceso a optimizar: Debemos conocer todas las actividades que se desarrollan dentro de los procedimientos, teniendo conocimiento de los insumos que entran en la parte inicial y del producto que sale en la parte final del proceso. Puede ser de gran ayuda los flujos gramas para lograr ver los actores que se encuentran en el desarrollo del proceso e identificar las diferentes decisiones que se deben tomar con los respectivos flujos del proceso. · Diligenciamiento de la matriz de análisis: El diligenciamiento de la matriz de análisis es relativamente sencillo, se debe determinar la información según los responsables, el flujo de información, la calidad, el tiempo y los costos en el desarrollo de todas las actividades del
proceso. · Diagnóstico del proceso: El diligenciamiento de la matriz de análisis dentro de la optimización de los procesos, nos permite conocer oportunidades de mejora y aspectos positivos que se encuentran en el desarrollo del proceso. Para realizar el diagnóstico del proceso es vital un diligenciamiento de la matriz de análisis completo y adecuado. · Acciones de mejora del proceso: Para determinar las acciones de mejora nos debemos concentrar en las oportunidades de mejora identificadas en el diagnóstico del proceso, de ahí la importancia del diligenciamiento de la matriz de análisis.
nar las acciones que se deben implementar para la optimización del proceso, sin embargo se debe realizar un análisis completo para determinar las estrategias que se implementarán dentro de las acciones de mejora. · Determinación de indicadores de gestión: Los indicadores de gestión nos servirán como herramientas para la medición de las actividades y procedimientos que se desarrollan dentro del proceso. Es vital determinar los indicadores de forma adecuada, ya que será los medios para determinar si las acciones de mejora han tenido el resultado esperado posterior a la optimización.
Generalmente al momento de identificar las oportunidades de mejora podemos determi-
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GUIA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
A
ACEROS 5 AHORRO DE ENERGIA 22 AIRES ACONDICIONADOS 4 AISLANTE TERMICO 22 ALARMAS 6 ANAQUELES 2 AUTOMATIZACION 3,6 AUTOMATIZACION DE PORTONES 10 AUTOMOVILES 21
B BASUREROS BEBIDAS ENERGETICAS BOLSAS PARA BASURA BUFFET
43 44 43 13
C CAJAS DE LED CALZADO INDUSTRIAL CEPILLOS INDUSTRIALES COMEDORES INDUSTRIALES CNC CONEXIONES CONSTRUCCION CONTROLES DE ACCESO CORTINAS ENROLLABLES CORTINAS METALICAS CORTINAS RAPIDAS CORTINAS SECCIONALES
8 6,42 18 13 3 6 4 13 10 10,18 10 10
D DESECHABLES DISEÑO GRAFICO DISPLAYS PORTATILES DOBLEZ DE LAMINA
43 10 8 4
EQUIPO DE BOMBEO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE SEGURIDAD EQUIPOS DE PRUEBA ESCENOGRAFIAS ESCRITORIOS ESTANTERIA ESTRUCTURAS ETIQUETAS
F FABRICACION DE PORTONES FERRETERIA FIXTURES MECANICOS FOLLETEROS
10 6 3 8
G GANCHOS RETENEDORES GAUGES GRUAS INDUSTRIALES
10 9 19
H HERRAMIENTA HERRERIA
15 11
I ILUMINACION LED 8 IMPERMEABILIZACION 11,41 IMPRENTA 10 IMPRESION 3D 9 INSTALACIONES ELECTRICAS 4 INSTALACIONES INDUSTRIALES 11 INSTRUMENTACION 6,19 INSULACION 11
J JARDINERIA
11
K KIOSCOS
E EMPAQUE ENTREPISOS EQUIPO DE ALTURA
6 2 6,15,42,43 3 8 8 2,3 11 15
8
L 15,42 3 13
LAMPARAS LED LIMPIEZA DE METALES
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8 42
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GUIA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS LIMPIEZA TERMICA LLANTAS INDUSTRIALES LOCKERS
8 12 2
M MANEJO DE MATERIALES MANGUERAS MANTENIMIENTO DE PISOS MAQUINARIA MATERIAL DE OFICINA MESAS DE TIJERA MESAS DE TRABAJO MESAS HIDRAULICAS METALES MOBILIARIO MONITOREO DE PRODUCCION MONTACARGAS
15,42 6 43 15,42 43 4 8 4 5 8 10 12
O OBRA CIVIL
11
P PANTALLAS LED PAPELERIA PARQUES INDUSTRIALES PERFILES PINTURA PINTURA EN POLVO PINTURA LIQUIDA PIZARRONES PLASTICOS PLATAFORMAS PLC POLIMEROS PRODUCTOS DE PAPEL PRODUCTOS HIDRAULICOS PUERTAS DE IMPACTO PUERTAS ENRROLLABLES PUERTAS METALICAS PUERTAS RAPIDAS ¡ANUNCIATE CON NOSOTROS!
8 6 4 3,8 22,41 42 42 8 5 13 19 11 43 15 4 4 10 4,18
PUERTAS SECCIONALES
4,18
R
RACKS 3,8,42 RAMPAS NIVELADORAS 4,10,18 RECUBRIMIENTOS INDUSTRIALES 7 REDES 19 REHABILITACION DE NAVES 11 REMODELACIONES 4 REPARACION DE GRUAS 19 RETRABAJOS 3 ROBOTICA 3
S SEGURIDAD INDUSTRIAL 6,42 SELLOS DE ANDEN 4,10,18 SEÑALIZACION 8 SILLERIA 2 SISTEMAS COMPUTACIONALES 19 SISTEMAS DE ALMACEN 3 SISTEMAS DE CONTROL 19 SISTEMAS DE DETECCION 13 SISTEMAS DE RIESGO 11 SISTEMAS DE SUPRESION 6 SISTEMAS DE VISION 3 SISTEMAS HIDRAULICOS 3 SOLDADURA 4 STANDS 8
T TABLEROS 8 TECNOLOGIA DE INFORMACION 13,19 TERRACERIA 11 TRANSPORTE 21
V VIALIDAD VITRINAS
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La importancia de perderlo todo al menos una vez
chazo, fobia a la incomodidad, cuido perpetuo, evasión de la vida, indisposición al llanto. La pérdida hace que el líder se reconozca La gente no solo huye del dolor manifiesto, sino también del que es susceptible de manifestarse. Lo que más miedo siembra en los espíritus inmaduros es la posibilidad de una posibilidad indeseada, y por eso la postergación es un arte espantoso, y por eso los mismos que juran querer ser grandes se sabotean a sí mismos para hacerse más pequeños en secreto y no correr el riesgo de perder demasiado.
S
er un líder es una decisión voluntaria. Decisión proviene del latín decisión, que significa “renunciar”, dejar a un lado lo que sobra, saber rescatar de tu vida y de tu propia esencia lo más valioso y dejar atrás lo que ya no quieres ser. Este no es un artículo sobre desfalcos económicos ni fracasos en un start-up cualquiera que algún reconocido empresario de hoy pueda haber sufrido en el pasado. Este es más bien un monólogo escrito en un momento de pérdida para recordar (a quien lee y a quien escribe) que el dolor solo es inútil cuando no hay aprendizaje, o cuando se es demasiado cobarde o se está demasiado cómodo en la tristeza como para levantarse y seguir caminando. John Maxwell dice que el dolor debe ser visto siempre como una oportunidad. La esperada e irrepetible chance de mirarte al espejo destrozado por sentirte un fracaso y chocarte con la incómoda contradicción de que, a pesar de ello, sigues ahí parado, entero, con la carne bien rígida y las moléculas unificadas, con la misma ca-
pacidad de salir a comerte el mundo porque estás vivo, siempre y cuando decidas dejar de ver una lección como un castigo. Ser emprendedor (o aspirar a serlo) o ser un líder (o aspirar a serlo) es una decisión voluntaria. Decisión proviene del latín decisión, que significa “renunciar”, dejar a un lado lo que sobra, saber rescatar de tu vida y de tu propia esencia lo más valioso y dejar atrás lo que ya no quieres ser. Perderte a ti mismo… Y recuperarte. El emprendimiento y el liderazgo son la pasión de muchos, pero el compromiso de pocos. Conozco personas que juran haberse volcado de lleno en la tarea de convertirse en los líderes del mañana, pero siguen hallando excusas para evitar la obligación de aprender a liderarse a sí mismos. Creo que el problema de los que sueñan con ser empresarios o gozar de libertad económica toda una vida, y toda una vida se mantienen soñando, no siempre es la incapacidad ni la falta de ganas, sino una perpetua negación del dolor, re-
Quienes nunca han perdido nada no conocen el valor de nada, no han llorado hasta secarse por dentro, no se han visto desnudos, no han sentido los huesos disueltos, no han sido aplastados por la aparente derrota definitiva de la voluntad. Quienes nunca han perdido han dejado pasar la oportunidad de aprender a decidir, porque no se aprende a “renunciar” hasta que aquello que más amamos renuncia a nosotros primero. Entonces, uno reconoce la importancia de ser dueño de sí mismo, de conquistarse para tener auténtica autoridad moral de salir y mostrar el camino a otros. Perderlo todo al menos una vez hace que el líder se toque la cara y se reconozca, que se convierta en alguien que valga la pena seguir en el mundo real y no sólo en la fantasía de una mente osada, pero invariablemente infantil. Perderlo todo, sentir la ausencia de lo que se creía una extensión de la identidad, agranda el espíritu porque recuperarse a sí mismo es de grandes… Recuperarse cuesta siempre volver a nacer, y se renuncia a tanto con tal de no renunciar a uno mismo, que al final se termina siendo un maestro de las decisiones acertadas.
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¿Abogados al borde de la extinción?
S
i este título te sorprende, es porque no has estado atento a tu alrededor. Este artículo tiene como objetivo invitarte a observar lo que ya está pasando hace varios años en la industria legal. La respuesta a nuestra pregunta es SÍ. Los abogados están al borde de la extinción. No podía ser de otra manera. Durante años la industria legal funciona con modelos de negocios absurdos, donde los incentivos están puestos en entregar un pésimo servicio a los clientes, lo que ha generado dos efectos claves: Clientes insatisfechos: esto trae como consecuencia que los abogados se hayan ganado merecidamente la fama de ladrones, caros y cuenteros. Oportunidad: esto abre el apetito de los visionarios en la industria legal. El origen de los visionarios La mala fama de los abogados genera que parte importante de las necesidades legales no ingresen nunca a la cartera de un abogado o Firma, porque los clientes desconfían y prefieren quedarse con su problema legal, antes que contratar a un abogado. Muchos piensan que no quieren ser estafados ¨2 veces¨. Lo anterior también significa que el tamaño de mercado es infinito, comparado con lo que hoy conocemos (que es muy poco). Hay dos elementos claves en la industria, que dan el origen a un cambio: 1.- Un modelo de negocios absurdo, con incentivos que van en contra de la buena experiencia del cliente. Por ejemplo: a) El cobro por horas; el incentivo está puesto en que el abogado se tome su tiempo en resolver los problemas del cliente. b) Mientras más problemas tiene el cliente, más gana el abogado. Desde el punto anterior, se abre la opción para que ingresen intermediarios que in-
viertan los incentivos, y así los abogados trabajen de verdad por resolver los problemas de sus clientes. En este sentido, marketplaces como upcounsel.com o misabogados.com, están llevando a un cambio enorme en la forma de contratar y trabajar con abogados, ya que mejoran la experiencia de los clientes en 180 grados. Los abogados están sujetos a la evaluación sus clientes y a las mediciones del marketplace. En ese sentido se ven ¨forzados¨ a entregar el mejor servicio posible, lo que en definitiva y por consecuencia, les permite aumentar sus ingresos. 2.- La falta de innovación y tecnología en el desarrollo de sus operaciones. Aquí no vamos a hablar de ciencia ficción. Voy a dar unos tres ejemplos que sustentan las hipótesis de este artículo, y son ejemplos que están pasando ahora: Watson. IBM ya creo un robot que a través de inteligencia artificial puede hacer el trabajo de un abogado. Watson ya fue contratado por Baker & Hostetler en Esta-
dos Unidos. Muchos abogados han sostenido sus carreras por décadas dedicados a la revisión de contratos. ¿Qué pasa si ahora la revisión de un contrato la puede hacer un robot? Bueno, esto es real: beagle.ai. Por lo que, si todavía quieres dedicarte a revisar contratos, es mejor que lo pienses dos veces. En los últimos 24 meses un joven británico de 19 años desarrolló un chatbot que actúa como abogado en la defensa de multas de tránsito. Ha llevado más de 240.000 casos sin costo para sus usuarios y ha ganado más de 160.000. ¿Alguien querrá contratar un abogado para que le tramite sus multas de tránsito ahora? La invitación a renovarse En conclusión, no queda más que renovarse y poner al cliente por sobre todo. Lo que conocimos ya no se sostiene más y sólo los primeros que se sumen a los cambios sobrevivirán.
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Evaluación de estrategias
Las medidas para evaluar el rendimiento dependen de la unidad organizacional que se evaluará y los objetivos a lograr. Los objetivos que se establecieron anteriormente en la etapa de formulación de la estrategia (la gestión de la rentabilidad, la participación de mercado y la reducción de costos, entre otros) se deben usar para medir el rendimiento corporativo después de aplicar las estrategias.
D
iferentes generaciones de líderes empresariales han considerado una buena estrategia como el factor diferenciador del éxito. Pero en realidad, ¿qué significa tener una estrategia? Una estrategia es el modelo o plan que integra los principales objetivos, políticas y sucesión de acciones de una organización en un todo coherente. Una estrategia bien formulada ayuda a ordenar y asignar los recursos de una organización de una forma singular y viable, basada en sus capacidades y carencias internas relativas, en la anticipación a los cambios del entorno y en las eventuales maniobras de los adversarios inteligentes. Las estrategias proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos que conlleva la decisión sobre tres aspectos: selección de los clientes a los que se va a servir, selección de la proposición de valor que se les proporcionará y selección de las capacidades que permitirán crear valor tanto a los clientes como a los accionistas. Para poder establecer estrategias en una empresa, existen cuatro etapas: el primero es: establecimiento de la misión actual de la organización, sus objetivos y estrategias, el segundo es: análisis estratégico, la tercera es la: implementación de la estrategia y por último: control estratégico, en la cual es la evaluación de estrategias que es el tema principal. Primeramente definiremos la palabra evaluar y llegamos a una definición que es comparar lo que se ha planeado con los resultados reales obtenidos. Para ello es necesario planear correctamente
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y dar seguimiento frecuente a los objetivos trazados y las estrategias definidas. Para ello existen también principios de la evaluación de las estrategias y uno es la consistencia, la cual nos dice que la estrategia no deberá presentar metas ni políticas inconsistentes entre sí. La inconsistencia en una estrategia no es tan solo un error en el planteamiento lógico; consonancia dice que la estrategia debe presentar una respuesta adaptativa al ambiente externo, así como a los cambios relevantes en el que ocurren. La clave para evaluar la consonancia consiste en comprender porque el negocio, tal como se encuentra en el presente, existe en absoluto y de cómo logro asumir su actual conformación; superioridad menciona sobre la estrategia competitiva que es el arte de generar o explotar aquellas ventajas que son las más notables, eficaces, duraderas y difíciles de duplicar o imitar. La estrategia competitiva se centra en las diferencias entre las empresas, en vez de interesarse por misiones comunes, y la factibilidad hace mención que los recursos financieros de una empresa son los de más sencilla cuantificación y, por lo general, constituyen la primera limitación con que se tiene que medir la estrategia. El proceso de evaluación garantiza que una empresa logre lo que se propuso llevar a cabo y compara el rendimiento con los resultados deseados y proporciona la retroalimentación necesaria para que la administración evalúe los resultados y tome medidas correctivas, según se requiera. El rendimiento es el resultado final de una actividad.
El proceso para evaluar las estrategias es: a) Análisis de los factores internos y externos que sustentan las estrategias tomadas y se revelan las fortalezas y debilidades internas y las amenazas y oportunidades externas que constituyen las bases de las estrategias actuales, b) medición del desempeño que incluye la comparación de los resultados esperados con los resultados reales de los esfuerzos de ejecución de estrategias, y c) realización de acciones correctivas; en la cual se hacen cambios para convertir a una empresa en una entidad competitiva en el futuro, es tomar medidas correctivas. Pero qué pasa si las estrategias tomadas no nos conducen a las metas formuladas o por el contrario nos generan problemas difíciles de solucionar. He allí la importancia de alertar a la Gerencia antes de que sean peores los resultados que la situación inicial. El proceso nos lleva a evaluar hasta las bases donde la Estrategia las afecta, comparando los resultados con las metas propuestas y de no ser así tomar las acciones pertinentes de manera tal que se consiga lo esperado con el plan. Estas acciones pueden incluir replanteamiento de las estrategias, objetivos, metas y políticas o hasta la misión de la empresa. Como conclusión, el fin de estos tres pasos es según el momento en que son aplicados para analizar las conclusiones obtenidas durante la formulación de estrategias, examinar las acciones efectuadas durante la ejecución de estrategias y compara los resultados logrados con los esperados efectuando los cambios necesarios para el control de las operaciones, a lo que llamamos acciones correctivas. También al establecer acciones correctivas se realiza lo que se le llama plan de contingencias de ser necesario, adaptando las acciones con el ambiente que requiera para poder mejorar la situación de la empresa. Resulta importante evaluar las estrategias continuamente para que se pueda vigilar eficazmente cumpliendo adecuadamente los objetivos de la organización.
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5 Cosas que las mujeres independientes hacen mejor que los hombres en sus negocios (y viceversa!) te salen tan naturalmente pero que son 100% entrenables y adquiribles. Porque algo que es bueno aclarar para no confundir, es que todas y cada una de estas situaciones que menciono en uno u otro apartado, son imprescindibles para tener un negocio que funcione y ser un profesional independiente exitoso. Habiendo hecho todas estas aclaraciones, voy al corazón del artículo para que puedas juzgarlo tú mismo. Y en todo caso si no estás de acuerdo, allí abajo están los comentarios para que puedas contarme lo que opinas. No soy dueña de la verdad, y si piensas diferente, o tienes una experiencia diferente, me encantaría conocerlo. Leo y respondo todos los comentarios (Solo tenme paciencia porque todos los comentarios se moderan para evitar SPAM y algún irrespetuoso que se haya colado por ahí). ¡Muy bien, basta de preámbulo, aquí vamos!
¿Te gustaría conocer las fortalezas de ambos géneros a la hora de manejar sus negocios? ¿Sabes qué aspectos nos diferencian y cómo podemos explotar esas diferencias para complementarnos? Soy Gabriela Turiano, coach experta en Marketing & Negocios Profesionales y en este artículo te hablo de 5 cosas que las mujeres profesionales independientes hacen mejor que los hombres en sus negocios, ¡y viceversa! Antes de que este artículo se convierta en la polémica de la semana, voy a hacer tres aclaraciones al mismo Primero, estoy hablando de mujeres independientes en el sentido de profesionales independientes. Segundo, hay excepciones. Siempre las hay. De hecho menciono una que otra por ahí abajo. Tercero, (aclaración imprescindible para una
mujer de negocios como yo, casada con un sociólogo) no se trata de que uno u otro sea mejor o peor. Sino de que, en mi opinión personal y mi experiencia profesional, hay cosas que manejan mejor los hombres y otras que manejan mejor las mujeres. Entonces, ¿para qué te va a servir este artículo? En primer lugar, para divertirte con las diferencias y para aceptar eso: que somos diferentes. O a ver si todavía vamos por la vida pensando que luchar por la igualdad entre hombres y mujeres significa que somos idénticos. En segundo lugar, para darte cuenta de qué cosas aprovechar más y sobre cuáles apalancarte, que tienes gracias a tu condición de género y a las características que ya tienes. Nada mejor que apalancarte en tus fortalezas y dones naturales para poder trabajar en aquellas cosas que son puntos a mejorar. Y finalmente, para poder aprender, entrenarte y crecer en las otras áreas, que a lo mejor no
5 cosas que las mujeres independientes hacen mejor que los hombres en sus negocios # 1 – Las mujeres en general conectan mejor con su audiencia y generan más rápidamente relaciones que los hombres La habilidad natural de networking de las mujeres ayuda mucho a entablar relaciones con potenciales clientes, conectar con más profundidad con su audiencia y hasta generar alianzas. En líneas generales, si bien los hombres juegan muy bien en equipo, las mujeres disfrutan conversar con otras personas sobre lo que están haciendo en su negocio, dan consejo casi intuitivamente y así entablan conversaciones y relaciones más duraderas. # 2 – Las mujeres en general son mejores a la hora de ejercitar la empatía y ponerse en los zapatos del otro que los hombres ¿Para qué es esto realmente positivo? Para detectar no sólo problemas que tu cliente puede tener, sino también para entender por qué este problema es grave y qué impactos le está trayendo en su vida. Cuando sabes y sientes “en tu propia piel” cómo se siente la otra persona, te resulta mucho más sencillo crear productos o servicios que solucionen sus problemas más urgente y acuciantes. # 3 – Las mujeres en general saben escuchar lo
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3 Herramientas para hacer presentaciones impactantes
“Nunca tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión.” Aunque parezca un tanto determinante, la forma en que encares una presentación puede representar la delgada línea que separe el éxito o el fracaso de tu emprendimiento o negocio. Por lo tanto, en este artículo te proponemos abandonar el tradicional Power Point y darle lugar a los nuevos programas y aplicaciones que el mundo virtual te puede ofrecer.
Conoce tres herramientas con las cuales podrás hacer de tu presentación una experiencia única, original y sobre todo, cautivadora. PREZI Esta es una de las más potentes herramientas para crear presentaciones que se haya desarrollado últimamente. Prezi es una aplicación multimedia de alto impacto visual que permite insertar imágenes, videos, crear mapas mentales interactivos, todo ello con una novedosa función de zoom en 3D que le agrega un “toque cinematográfico”. Al ser una aplicación en línea, no es necesario tenerla instalada en la computadora, con lo cual podremos realizar nuestra presentación directamente desde Internet. Con Prezi, tu público se verá envuelto en un camino virtual el cual recorrerá de manera dinámica y original.
tiva”. Además de ofrecerte una variedad de temas, fuentes, videos, animaciones y muchas otras funciones, Google Docs te da la posibilidad de compartir la presentación con tu equipo de trabajo, para que así todos puedan colaborar y de esa forma construirla en conjunto.
GOOGLE DRIVE Conocida como Google Docs, ésta es una herramienta gratuita que te permite crear tu presentación de una manera “interac-
Con Keynote, podrás impactar a tus oyentes con animaciones y datos en forma de gráficas interactivas que los cautivarán por completo.
Basta tener una cuenta en Google/Gmail para que puedas crear, editar y acceder a tu presentación desde cualquier lugar. KEYNOTE Esta es una aplicación diseñada exclusivamente para dispositivos móviles iOS, que ofrece una doble ventaja: por un lado permite crear tu presentación con herramientas fáciles de usar, tan sólo tocando la pantalla; por el otro, podrás crearla desde cualquier lugar donde estés y compartirla con quien quieras y donde quieras.
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