Sistemas de Información

Vicerrectoría Académica Proyecto P.A.V. Plataforma de Aprendizaje Virtual

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MÓDULO VIRTUAL SISTEMAS DE INFORMACIÓN

JAIME ALBERTO ACOSTA GÓMEZ EUGENIA VICTORIA MEJÍA LUIS EMILIO VELÁSQUEZ

VICERRECTORÍA ACADÉMICA PROYECTO P.A.V. PLATAFORMA DE APRENDIZAJE VIRTUAL

TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA MEDELLÍN 2008

Realización

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Vicerrector Académico John Harvey Garavito Londoño Docente (Autor) Jaime Alberto Acosta Gómez Eugenia Victoria Mejía Luis Emilio Velasquez Equipo Técnico P.A.V. Nubia Amparo Giraldo García Jhonatan Arroyave Jaramillo Giselle Andrea Tamayo Mármol

Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria Plataforma de Aprendizaje Virtual Proyecto P.A.V. 2008

Unidad 1

La Información a la luz de la Teoría General de Sistemas A partir de la Teoría General de Sistemas –TGS- el estudiante adquiere herramientas que le permitan identificar y analizar la organización como un sistema abierto y la importancia que tiene de la información en ella, para identificar los tipos de sistemas y sus las características.

1. Antecedentes de la Teoría General de Sistemas 1.1. Antecedentes de la Teoría General de Sistemas

Aristóteles

Chester Barnard

Bertalanffy

Imágenes extraídas de la dirección: http://bancohttp://www.virtualidadtdea.net/moodle/pav/finformatica/sinformacion/UnidadNo1/imagenes.cnice.mec.es/. De uso libre para fines educativos. Agosto del 2008

El concepto de sistema es muy antiguo, los filósofos han observado que la interacción orgánica entre diferentes elementos que componen un todo le confiere al conjunto unas características y propiedades que no poseen ninguno de ellos vistos aisladamente.

Numerosos autores han utilizado en alguna forma el concepto de sistema para exponer sus teorías (GARCIA, 1988) “Todo es más que la suma de las partes” Aristóteles en esta frase plantea el problema fundamental de la Teoría General de Sistemas.

“Es del todo solidario del que se debe partir para conseguir, por análisis, los elementos que encierra” Ferdinand de Saussure a finales del siglo XIX introduce la noción de sistema, es publicado por sus alumnos en el ” Curso de lingüística general” (1916), como la recopilación de las notas de clases.

El sociólogo Talcott Parsons publicó en 1937 su libro “La estructura de la acción social” Donde trata de demostrar que todo sistema social tiende a mantener su estabilidad o equilibrio cumpliendo cuatro funciones: definición de objetivos, integración, adaptación, y control de tensiones.

En administración Chester Barnard, es considerado el padre de los sistemas en 1938 desde una visión global, interdisciplinaria, trata de crear una teoría coherente con la organización y definió la organización como: "Un sistema de actividades o fuerzas conscientemente

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coordinadas de dos o más personas. El sistema pues, al que damos el nombre de organización está compuesto de las actividades de los seres humanos, lo que convierte esas actividades en un sistema es que aquí se coordinan los esfuerzos de diferentes personas. Por esta razón sus aspectos significativos no son personales. Están determinados por el sistema, ya sea cuanto a la manera, en cuanto al grado, en cuanto al tiempo".

El biologo Ludwig von Bertalanffy (1937) en la U. de Chicago expone su “Teoría general de los sistemas” como la forma de integrar el conocimiento universal su concepto organicista de la vida elaborado dentro de una Teoría General de la Biología, más tarde llegó a ser el fundamento para la Teoría General de los Sistemas. Su desarrollo fue lógico: La concepción organicista se refirió al organismo como un sistema organizado y definido por leyes fundamentales de sistemas biológicos a todos los niveles de organización lo que trascendió a la biología para considerar la psicología y los niveles de organización sociales, esta fue publicada en 1945.

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2. El Sistema, tipos y sus características 2.1. Que es un sistema?

“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes esta conjuntada a través de una ordenación lógica, que encadena sus actos a un fin común” ( POZO, 1976).

“Un sistema es un conjunto de componentes cuya iteración engendra nuevas cualidades que no poseen los elementos integrantes” (AFANSIEV, 1967) Imagen diseñada por: Equipo Técnico P.A.V. Agosto del 2008

En el sentido más amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Nuestra sociedad está rodeada de sistemas. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un complejo sistema nervioso formado por el cerebro, la medula espinal, los nervios y las células sensoriales especializadas que debajo de la piel; estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones de frió, calor , comezón, etc. Las personas se comunican con el lenguaje, que es un sistema muy desarrollado formado por palabras y símbolos que tiene un significado para el que habla y para quienes lo escuchan. Asimismo las personas viven en un sistema económico en el que se intercambian bienes y servicios por otros de

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valor compatible y en el que, al menos en teoría, los participantes obtiene un beneficio en el intercambio En cuanto a los tipos sistemas estos pueden ser físicos o abstractos: Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

Respecto a su naturaleza, estos pueden cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, se adaptativos para sobrevivir. Cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza Su estructura es óptima, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados.

Existen muchas características de los sistemas que son universales tanto para los sistemas abiertos o cerrados 1. Elementos: todo sistema está constituido por elementos o subsistemas.

2. Interacción: Las partes de un sistema están íntimamente relacionadas, si una de ellas se modifica las otras también se modifican. Por lo tanto se puede decir que todo el sistema se transforma. Las relaciones que se dan entre las partes son de: coordinación, oposición y subordinación.

3. Holismo o sinergia: Es la propiedad que poseen todos los sistemas y que les permite mantener las partes subordinadas al todo y que los cambios de las partes se dé dentro de los limites que no pongan en peligro la supervivencia del sistema y resistan a la desintegración.

4. Estructura: Es la propiedad que del sistema integra y mantiene unidas sus partes y da lugar a la propiedad holística, es una ordenación relativamente duradera de las partes de un todo, lo que permite la interconexión e interacción de sus componentes 5. Entorno: La teoría general de los sistemas postula que todo sistema forma parte de otro de mayor magnitud y complejidad que lo condiciona y que constituye su entorno o medio ambiente. Los sistemas se encuentran en una relación dinámica con su ambiente y mantienen con éste numerosos intercambios y transacciones.

6. Homeostasis Es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren

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transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.

7. Entropía: del griego ENTROPE, es la cantidad medible de energía que pierde un sistema. Es el cambio de estados ordenados u organizados a estados menos organizados, Es una propiedad de todo sistema tanto cerrado como abierto, las fuerzas de su entorno conduce a la muerte del sistema, haciendo que todo lo que existe sea perecedero.

En los sistemas la entropía se rechaza con la información, definida ésta como un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben mediante los sentidos, éstos los integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social. Las organizaciones exitosas utilizan la información como el instrumento de una administración eficaz.

El concepto de sistema al estar sustentado en el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden afectarlo,.

Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos: (BARCOS .2008) 1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.

3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio 4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o auto estructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula 5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las platas 6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.

7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.

8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.

9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.

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3. La organización como sistema abierto

Imagen extraída de la dirección: http://www.sxc. De uso libre para fines educativos. Agosto del 2008

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente, en la actualidad se habla de gestión de la información en las organizaciones, gestión de la calidad, gestión de los recursos de información, roles y capacidades de las personas en la gestión de información.

También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento.

En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.

En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad".

Características de las organizaciones como sistemas Las organizaciones poseen características de los sistemas abiertos tales como:

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abiertos

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Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de otros sistemas, ya que son partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores, son un conjunto de elementos colocados en interacción, conformando un todo. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual hace parte.

Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

Homeostasis la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados y el progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.

Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema.

Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, que definirá el límite de apertura del sistema en relación al ambiente.

Subsistemas que forman la Empresa: a. Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción.

Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia. b. Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. c. Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

(SOLANO,2008)

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Unidad 2

La Información En esta unidad se le suministrará a los estudiantes herramientas a la luz de la administración, que permitan enfocar la importancia que tienen los sistemas de información en cada uno de los niveles organizacionales, por ello se pretende dentro de este tema definir la información, sus tipos y los atributos propios de ella que la convierten en el recurso más valioso de una organización

1. Concepto de información La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente, fenómeno o contexto. De esta manera, si por ejemplo organizamos datos sobre un país, tales como: número de habitantes, densidad de población, nombre del presidente, etc. y escribimos por ejemplo, el capítulo de un libro, podemos decir que ese capítulo constituye información sobre ese país.

Por lo tanto la materia prima de la información son los datos. Estos se convierten en información cuando se procesan para proporcionar un conocimiento. Es por ello que la información es entonces:” conocimientos basados en los datos que mediante un proceso, se les da significado, propósito y utilidad”. (SENN, 1996) Es así como, la información genera el conocimiento humano. Por lo que en la medida que se tienen más datos sobre algo, mayor es el conocimiento que se adquiere sobre el tema. A partir del establecimiento de sistemas de señales y lenguajes para la comunicación los seres vivos comparten sus conocimientos estableciendo códigos comunes, usando símbolos, señales con significados especiales que conforman los lenguajes comunes útiles para la convivencia en sociedad. .

En síntesis la información no surge por generación espontánea, o de forma mágica, hay que obtenerla por los medios y procedimientos que sean necesarios. Los datos se perciben mediante los sentidos, éstos los integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social.

En el lenguaje corriente se usa la palabra información como sinónimo de noticia, conocimiento, etc., La Información es por lo tanto todo aquello que nos es útil para enterarse sobre algo, la que recibimos continuamente debería servirnos para conocer sobre un determinado tema o suceso (sino toda, sí buena parte de ella), ya que en caso contrario no será información propiamente dicha.

Entonces se define la información como:”El resultado del tratamiento de una serie de datos”, para que estos aporten algún conocimiento de las cosas en general; esta serie de datos a la que se hace referencia, debe contener un número y una estructura determinada, además tener finalidad y propósito. Sin embargo lo que para una persona es información, para otra puede ser simplemente datos sin importancia.

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2. Tipos de información y sus atributos.

Los sistemas de información deben informar a los administradores y no abrumarlos, por lo que ellos prefieren una forma resumida de ésta y la agrupan en varios tipos de información que son necesarios para la administración de más alto nivel. Estas categorías de información se concentran en las actividades internas de la organización y otras en las externas Tipos de información y sus atributos.

Tipos Atributos De apoyo Finalidad De Situación Modo Y formato De advertencia Eficiencia De planeación Frecuencia De operaciones internas Valor Confidencial Temporalidad Exactitud Oportunidad Actualidad Validez La información es un conjunto de datos que adquieren valor para el usuario sobre un área de interés, estos son los tipos de información interna que los administradores requieren: Información de Apoyo: Mantiene a los administradores al tanto de los logros, permite saber qué rendimientos se ha alcanzado y si va de acuerdo con las expectativas generales en una área determinada.. Ejemplo: Número de clientes atendidos, el volumen de ventas de un día, el porcentaje de ocupación en una semana de un hotel Información de Situación Mantiene a los administradores al tanto de las incidencias que se presentan en la organización, así como de oportunidades que se deben aprovechar y que si no se actúa de inmediato se pueden perder, además de los problemas y las crisis. Ejemplo: Los avances en las negociaciones laborales, los progresos de un competidor en el mercado, el estado de una construcción etc.

Información de Advertencia: señala que están ocurriendo cambios, ya sea en la forma de oportunidades que se presentan, o bien presagios de problemas futuros que afectarían el éxito de la empresa. Ejemplo: Fluctuaciones en los precios de materias primas, dificultades en control de calidad, dificultades en la contratación de personal.

Información de Planeación: descripción de los principales desarrollos y programas que deben iniciarse en un futuro; incluye la prioridad en el desarrollo de los planes establecidos para los programas que deben iniciarse en el futuro. Ejemplo: Como se espera el comportamiento del mercado de la organización, Ingreso de nuevos competidores al mercado, adelantos en la tecnología

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Información de Operaciones Internas: indicadores clave de cómo la organización o las personas se están desempeñando, áreas de rendimiento reales, útiles para presentar informes sobre la salud general de una organización. Ejemplo: Ventas de un período más la variación respecto a los planes, rendimiento acumulado sobre el capital patrimonial.

En los tipos de información externa tenemos 1. Información confidencial: Incluye una gama muy amplia de áreas como cambios en la industria y en las estrategias de los competidores, movimientos del mercado financiero, políticas de transformaciones, proyecciones de la organización hacia el futuro, informes, rumores y opiniones respecto a las actividades en el entorno de la organización. Ejemplo: Las predicciones de los expertos sobre el comportamiento de la economía en los próximos seis meses.

2. Información difundida en el exterior: Es aquella información que es importante revisar antes de que se dé a conocer a los accionistas, o los medios de comunicación, esta información por ser sobre las actividades internas de la organización es necesario clasificarla antes de difundirla al exterior. Ejemplo: Informe trimestral sobre las utilidades de una organización, detalles sobre un nuevo programa o servicio.

La información para cumplir con su misión primordial de servir para la toma de decisiones, requiere de unos atributos esenciales tales como: 1. Finalidad, su propósito básico debe ser informar, crear nuevos conceptos, detectar problemas, resolver los problemas, tomar decisiones, planear, controlar, buscar los objetivos en la actividad humana de las empresa 2. Modo y formato, el modo de comunicar información el ser humano son sensoriales (sentidos), el formato el hombre recibe la información en formatos de documentos o verbal.

3. Eficiencia, en algunos casos es igual a redundancia, que es una medida de seguridad para evitar tos errores en el proceso de la comunicación. La redundancia se da en todas las organizaciones.

La eficiencia del lenguaje de los datos es el complemento de la redundancia: Eficiencia = 1 - redundancia 1. Frecuencia, la frecuencia con que se transmite o recibe una información repercute en su valor. La Información que se recibe con excesiva frecuencia tiende a producir distracción y sobrecarga al receptor.

2. Valor, éste depende de otras características: modo, velocidad, validez, frecuencia, confiabilidad. Dado que mucha información se utiliza para la toma de decisiones es la gerencia la que debe evaluar el valor que tiene esta para la organización.

3. Exactitud, la información es cierta o falsa, exacta o inexacta. Por ello la pregunta crucial es: La información representa la situación o el estado como - realmente es ?.

Una información inexacta puede ser tratada como exacta por el usuario.

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4. Validez, es la medida del grado en que representa lo que pretende representar.

5. Actualidad, esta designa la antigüedad de la información. Los sistemas computarizados mejoraron extraordinariamente la actualidad de los informes.

6. Origen, la información se puede originar desde fuentes del exterior de la organización o dentro de ella.

7. Temporalidad, la información puede estar orientada hacia el pasado, hacia los sucesos actuales o hacia las actividades y sucesos futuros.

8. Oportuna, la información oportuna está disponible cuando se necesita y no se ha perdido actualidad a causa de retrasos.

9. Completitud, una información completa proporciona al usuario todo lo que necesita saber acerca de una situación particular.

Imagen obtenida de la Dirección: http://www.sxc.hu. De uso libre para fines educativos. Septiembre del 2008

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3. La información recurso estratégico El manejo de la información como recurso adquiere una nueva dimensión dejando de ser una simple colección de hechos para convertirse en la fuente de alimentación del proceso de toma de decisiones La organización definida como sistema socio-técnico de acuerdo a la Teoría General de sistemas está incluida en otro más amplio que es la sociedad (Microsistema) con la que interactúa influyéndose mutuamente. También se puede determinar como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en busca de determinados valores comunes.

La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de un organismo que busca el crecimiento y el éxito.

Toda actividad en una organización genera información que apoya las diferentes tareas de la gestión, y permite de esta manera alcanzar las metas establecidas en la planeación. “La información es poder” es una afirmación que se hace con mucha frecuencia y que se sustenta en Io siguiente: quien tiene más y mejor información tiene mayores probabilidades de tomar decisiones acertadas y así sobrevivir en un entorno organizacional cada vez más globalizado.

La administración exitosa de una organización depende de las personas y de la información que requiere para su mejor funcionamiento, lo que hace de esta última el recurso más importante para cualquier organización.

La gestión de la información es un proceso mediante el cual se utilizan recursos básicos de (humanos, económicos, físicos y materiales) que requiere una organización para el desarrollo de sus actividades, por lo tanto su interés se centra no sólo en la información y el modo en que interviene en los procesos estratégicos y productivos, sino también en aquellos recursos de la organización que permiten su adecuado uso y tratamiento.

En un sistema abierto como es la organización, la gestión de la información es la planificación, clasificación, dirección y control de ella, haciendo uso de técnicas que permitan a partir de fuentes internas y externas aplicarla en la toma de decisiones y la solución de problemas, y así alcanzar metas, lograr los objetivos con ventajas competitivas y mejorar el funcionamiento del sistema.

Por lo tanto la gestión de la información es una actividad económica mediante la cual los objetivos y las estrategias se diseñan, los recursos se organizan y distribuyen, conduciendo

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todo esto al control, manejo y almacenamiento de la información, lo que permite garantizar la obtención de beneficios y ventajas competitivas para la organización.

Todo esto es, en gran medida, el reconocimiento a la importancia de la utilización de la información como recurso estratégico para las organizaciones. En las organizaciones se gestionan dos tipos de recursos: los activos tangibles y los intangibles. Los primeros, entre los que se encuentran los recursos materiales y financieros, permiten el desarrollo de los procesos productivos en las organizaciones. Los segundos, conformados por la información y el conocimiento, entre otros, determinan los beneficios organizacionales y el cumplimiento de las estrategias y aspiraciones a largo plazo. Por estas razones ambos se deben administrar adecuadamente.

Ahora bien, en el caso específico de la información, esta constituye un recurso que puede localizarse, y a su vez, transmitirse fuera de la organización, lo que permite asegurar que el alcance informativo de las organizaciones se encuentra marcado por la dinámica de interacción que establece con su ambiente externo conformado por los proveedores, competidores, clientes y organismos que establecen políticas y regulaciones que inciden en su funcionamiento.

Hay que conocer la información que utiliza y necesita la organización y el modo en que circula en ella, desde un primer momento para identificar quién la usa, de qué forma, dónde se almacena y para qué se utiliza, es decir, qué se hace con ella. Sólo así es posible comprender el ciclo de vida de cada información, las transformaciones que experimenta y su aplicación al tomar decisiones, lo que hace necesario identificar los siguientes aspectos: Las fuentes informativas disponibles en la organización..

Las necesidades informativas que presenta.

Los recursos de información existentes en la organización.

Sistemas de información.

Principales procesos informativos que se realizan en la organización y en toda su estructura organizativa.

Principales servicios informativos Todos estos aspectos son importantes porque, con frecuencia, inciden favorable o desfavorablemente en el manejo y uso de la información. Permitiendo observar fortalezas y debilidades informativas de la organización, para así orientar la gestión de la información al logro de objetivos, la toma de decisiones y la innovación organizacional. En consecuencia la necesidad de acceder a la información no es solo para la toma de decisiones sino en todas las actividades que tienen lugar en el desempeño las funciones y los procesos de toda organización.

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Imagen diseñada por: Equipo Técnico P.A.V. Septiembre de 2008

Se puede concluir que la información es un ingrediente clave para que la organización mantenga la unidad y la armonía, que le permite a los administradores, a los productos, a los servicios y a la productividad penetrar en el ambiente competitivo. Si una organización no puede mejorar su información, quedara a la zaga de las que si puede hacerlo

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Unidad 3

Sistemas de Información (SI) y la Tecnología de la Información (TI) En esta unidad se estudiaran algunos conceptos que forman la base de la estructura de pensamiento para comprender el rol de los sistemas de información, estos conceptos son ampliamente usados, pero también a menudo son mal entendidos o confundidos. Además se identificaran las nuevas tecnologías de la información con sus efectos en los sistemas de información y reconocer la importancia de estas.

1. Sistemas de Información (SI) 1.1. Sistemas de información (SI)

“Un SI es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurados en función de las necesidades específicas del negocio, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de la organización y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa, de acuerdo con su estrategia.”

(ANDREU,1996,p.13) Por lo tanto un SI es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Una visión sencilla de lo que puede ser un SI de una empresa se logra prestando atención al flujo de la información que se da de una parte a otra de ésta, y entre ella y su medio ambiente. Estos elementos son de diversa índole y normalmente incluyen:

• Equipo computacional Es el hardware necesario para que pueda operar el sistema de información, lo constituyen las computadoras y todos los periféricos conectados a ellas.

• Recurso humano, Es el que interactúa con el sistema de información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que este genere.

• Datos o información fuente. Son todas las entradas que necesita el sistema de información para generar como resultado la información que se desea.

• Los programas. Son la parte del Software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que esperan

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1.2. Las actividades básicas de un SI son cuatro: Entrada de información: Proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para el procesamiento de la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas, estas son las terminales, cintas magnéticas, unidades de disquete, escáner, unidad de voz, teclado, mouse, código de barras etc.

Almacenamiento de información: Es la propiedad más importante de las computadoras, ya que esta permite al sistema recordar la información guardada en el proceso anterior. Esta información suele ser guardada en estructuras llamadas archivos. Las unidades típicas de almacenamiento son: discos duros, magnéticos, CDROM, disquetes, cintas, etc.

Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema para efectuar cálculos, estos pueden ser efectuados con datos introducidos recientemente o bien con datos que estén almacenados. Esta característica permite la transformación de datos fuente en información que puede ser usada para la toma de decisiones.

Salida de información: Es la capacidad de del sistema de sacar la información procesada o bien los datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son: las impresoras, terminales. Disquetes, cintas magnéticas, plotters, la voz, los graficadores etc.

Desde que un cliente ingresa a una organización, hasta que sale de ella (con o sin el producto o servicio deseado), se genera un movimiento de información. Toda la información recolectada, elaborada, distribuida y almacenada, junto con los procesos que la manipulan, conforman el SI de la empresa, cuyo fin primordial es apoyar los procesos de toma de decisiones, y lograr las metas propuestas de acuerdo a unas estrategias. Un sistema de información gerencial, en todo el sentido de la palabra, es una meta alcanzable.

Un SI es la integración del usuario y la máquina para proveer información que apoye las operaciones y las funciones de toma de decisiones en una organización, Estos cumplen objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatización de procesos operativos.

Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.

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2. Tipos de sistemas de información Es necesario que las organizaciones comprendan la diferencia entre datos e información y destacar la información que verdaderamente necesitan para darle el adecuado tratamiento, de procesarla, almacenarla, divulgarla y promocionarla.

No basta con que las organizaciones tengan identificadas las fuentes de información, documentales y no documentales, ni con que sepa gestionarse adecuadamente. Si no son capaces de distribuirla adecuadamente y de optimizar los diversos canales que existen, se generaría sin duda un fracaso.

Esquema realizado por: equipo Técnico P.A.V. Septiembre del 2008

Los SI son desarrollados con propósitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio.

Sistemas de procesamiento de transacciones –TPS- Con ellos las tareas operativas de la organización se automatizan, ahorran mano de obra, están desarrollados para

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procesar gran cantidad de datos y realizar las operaciones rutinarias de los negocios como: nómina, e inventario. Estos son sistemas que traspasan fronteras y permiten que la organización interactué con ambientes externos, son intensivos en entrada y salida de información, sus cálculos son simples o poco sofisticados, son recolectores de información con ellos se cargan las bases de datos para su explotación posterior. Estos sirven para apoyar los mandos intermedios y altos.

Sistemas de automatización de oficinas- OAS- Dan soporte a los trabajadores de datos, quienes por lo general no crean un nuevo conocimiento, la información la utiliza para analizarla y transformar datos o para manejarla de alguna forma y distribuirla en la organización o fuera de ella. Estos incluyen hojas de cálculo, editores de texto, correo electrónico, etc.

Sistemas de manejo de conocimiento-KWS- Estos dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como: científicos, ingenieros, administradores, médicos etc., les ayuda a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organización o toda la sociedad.

Sistemas de información gerencial – MIS- Estos no reemplazan los de procesamiento de transacciones, pero todos los ellos lo incluyen. Trabajan en interacción resuelta entre computadoras y la gente. Requieren de recursos que trabajan al unisonó: humano, el hardware y el software. Los usuarios de un MIS comparten una base de datos común, donde se guardan modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. La información que producen es usada en la toma de decisiones.

Sistemas de apoyo a decisiones- DSS- : Es una clase de sistema información computarizada de más alto nivel, muy similar al MIS en que también depende de una base de datos como fuente, pero están hechos a la medida de la persona o grupo que toma las decisiones, para apoyar todas las fases del proceso. Estos tienen como plataforma de información a los sistemas de transacciones. Son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información, la cual sirve de apoyo en el proceso de toma de decisiones a los mandos intermedios y altos, No ahorran mano de obra., son interactivos y amigables con altos estándares de diseño gráfico y visual, están dirigidos al usuario final. Ejemplo: Un modelo de planeación financiera requiere de poca información de entrada, genera poca información de salida pero realiza gran cantidad de cálculos durante el proceso sirve para la toma de decisiones Sistemas expertos-ES- : Un sistema experto captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto, para resolver un problema particular experimentado en una organización. Estos usan los enfoques de razonamiento de la AI (inteligencia artificial) para resolver los problemas que plantean los usuarios de negocios y otros, sus componentes básicos son la base del conocimiento, una máquina de inferencia que conecta al usuario con el sistema, procesando consultas por medio de lenguajes especializados y la interfaz con el usuario.

Sistemas estratégicos-SS- Su función es lograr ventajas que no poseen sus competidores, como ventajas en costos y servicios, apoyar procesos dentro de la empresa para innovación de productos. A pesar de que los procesos operativos no son su función primordial, ni Proporcionar información para la toma de decisiones, sin embargo puede llevar a cabo estas operaciones.

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Estos sistemas suelen ser desarrollados dentro de la organización y por ello no se adaptan fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Por ejemplo el uso de cajeros electrónicos en los bancos es un sistema estratégico.

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3. Tecnología de la Información (TI) La Tecnología de la Información es la denominación que se da a todos los elementos computacionales que permiten montar una aplicación útil para un usuario final: HARDWARE SOFTWARE COMUNICACIONES La tecnología ha modificado las herramientas tradicionales de localizar, procesar, ordenar, publicar, y “servir” la información. Un gestor de información requiere dominar los aspectos elementales de la tecnología como medio facilitador de la gestión, por lo tanto se puede afirmar que las actividades económicas y cotidianas de todas las áreas del conocimiento se han transformado.

La tecnologías de la información y comunicación han penetrado todos los campos de la actividad humana: ciencia, tecnología, arte, educación, recreación, administración, economía, cada vez existe más dependencia de ellas en la gestión de la información, y por lo cual se ha dado un cambio acelerado en las organizaciones. Los efectos que producen las TI sobre las tareas organizacionales tienen la siguiente clasificación: A nivel básico puede considerarse como ayudas en la productividad personal.

Un segundo nivel consiste en reemplazar trabajo humano de cómputo masivo por procesamiento computacional Un nivel más alto es proveer información acerca del estado de los recursos y apoyar la coordinación de los grupos de trabajo.

El uso de la tecnología para el procesamiento de la información sufre un gran cambio con la tecnología de las redes, donde el usuario conectado a ellas demanda cada vez más y mejor información con tratamiento personalizado. El paradigma del usuario conectado a la red es un gran desafió de adaptación, al que debe enfrentar las empresas de esta era tecnológica.

Las empresas grandes y medianas se encuentran en el paradigma del procesamiento de la información, por lo que la falta de conocimiento y participación de los ejecutivos en el uso efectivo de la TI, hace que muchas empresas no progresen hacia ese paradigma con énfasis en el servicio a los clientes finales que es: “El usuario conectado a la red” Una red un conjunto de computadoras conectadas entre sí con el fin de compartir e intercambiar información El papel de la TI en las organizaciones es el de proveer información sobre el estado de los recursos y apoyar la coordinación de los grupos de personas, lo que hace de estas un insumo de primera necesidad para la implementación de los SI. En el apoyo a la

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coordinación de los grupo son comunes conceptos tales como: Groupware, Workflow, Intranet, entre otros.

Groupware, es un software para el trabajo grupal que permite en todo el proceso productivo mejorar el rendimiento y su mayor contribución es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de forma compartida con una misma información y cooperar estrechamente en el desarrollo de proyectos.

Este tipo de herramientas está difundido en la web, sobre todo en las Intranets corporativas.

Las funciones básicas que se consiguen llevar a cabo con su utilización son las siguientes: Ayuda a que dos personas, o más, trabajen juntas.

Permite compartir conocimientos y experiencias.

Automatiza sus actividades.

Ayuda a crear una memoria de la organización El groupware integra sistemas que facilitan su realización, coordinación y la comunicación de eventos, noticias, nuevas ideas, etc. Estos son importantes cuando se trata de compartir operaciones y documentos.

El núcleo central del trabajo en los sistemas groupware está constituido por el intercambio de información, su gestión y control, la notificación de toda clase de actuaciones, utilización del conocimiento almacenado referente a la organización, etc.

Definir Workflow como: "Un conjunto de tareas realizadas por dos o más miembros de una organización para alcanzar un objetivo común". Lo que implica procesos de la organización bien definidos, un sistema informático para modelar esas reglas de negocio y un agente "invisible" que hace que esos procesos se desarrollen.

En síntesis Workflow es el área de la informática que trata de la automatización de los procesos empresariales que involucran secuencias de tareas bien definidas, ejecutadas por personas o sistemas.

Con el advenimiento de las redes de computadores en empresas, ha surgido en el mundo de la informática la tecnología cliente / servidor. Son muchas de las organizaciones que ya cuentan con un número considerable de este tipo de aplicaciones en operación: Servidores de Bases de Datos y Manejadores de Objetos Distribuidos. La tecnología Cliente / servidor es de bajo costo y proporciona recursos compartidos, escalabilidad, integridad, encapsulamiento de servicios, etc.

La implementación de cualquier TI en una organización, busca básicamente, reducir costos operativos y generar valor para la organización (mejor información, más adaptabilidad a los cambios, mejor servicio, etcétera). El efecto más notable que se logra en una organización con una automatización de procesos por medio de TI, es los tiempos de ejecución. El paradigma subyacente a la TI es el del Procesamiento de la información. En el manejo o la asignación de recursos de la TI se obtiene y procesa información sobre estos y se usa para la toma de decisiones y la realización de acciones.

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4. Modelo sistémico En general un modelo es representar en forma simplificada la realidad, con un conjunto de elementos materiales o abstractos y la determinación de las relaciones que estos tienen entre sí, para darle solución al problema planteado, es decir, satisfacer una necesidad. De lo anterior se explica la relación con el enfoque sistémico, dirigido a modelar el objeto mediante la determinación de sus componentes y las relaciones entre ellos, que determinan por un lado la estructura del objeto y por el otro su dinámica.

Este puede ser definido como una herramienta conceptual para entender algún evento. Son ejemplos de modelo: Mapa es la representación sobre un plano de la distribución de un fenómeno geográfico, geológico etc.

Diagrama es una figura gráfica que representa las relaciones entre los diferentes elementos de un sistema Maqueta es la representación en tres dimensiones , a escala reducida, pero fiel en sus proporciones y su aspecto de un edificio, una maquina, un motor etc., Esquema es la representación de algo atendiendo solo a sus líneas o caracteres mas salientes, representación grafica y simbólica de cosas inmateriales Partitura es la representación grafica de una pieza musical por medio de símbolos que representan los compases, las partes vocales e instrumentales El Modelo puede expresarse por medio de símbolos o palabras, pero es esencialmente una descripción de ideas y de las relaciones entre ellas. Su principal valor está en su simplicidad, siendo la mayor dificultad al construirlo determinar las propiedades y las relaciones que existen entre sus propiedades. La necesidad de construir un modelo nace de la complejidad del mundo y la dificultad que tiene la inteligencia humana para manejar situaciones extremadamente complejas. Un modelo sistémico puede tener las siguientes aplicaciones: Ayuda para aclarar ideas acerca de un área de interés.

Sirve como una ilustración del concepto.

Ofrece una contribución para definir estructura y lógica.

Se constituye en un prerrequisito al diseño.

Refleja los aspectos esenciales del objeto o fenómeno de forma simplificada.

Optimiza la actividad práctica mediante la transformación de la realidad.

El analista de sistemas tiene que realizar una abstracción del mundo real al construir un modelo, a partir del punto de vista, los intereses y objetivos de quien está al tanto el problema, luego conocer el objeto real para identificar la relevancia o irrelevancia de un dato o variable.

Los tipos de modelos pueden ser:

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Modelos de intercambio: Estos proporcionan métodos por los cuales pueden evaluarse y compararse situaciones de medios y fines. Ejemplo: Cuando se elige entre el uso de recursos naturales o la conservación completa, hay que realizar primero el estudio de opciones que proporcionen calidad y recreación.

Modelos de decisión: Permiten evaluar y clasificar la selección de diferentes alternativas y se categorizan de acuerdo al número de objetivos. Los hay de objetivo único y de objetivos múltiples. Ejemplo: Un modelo de objetivo único es: Un análisis de costo beneficio.

Un modelo de objetivos múltiples: El procedimiento de evaluación del profesorado.

Modelos de optimización: Optimizar es perfeccionar algo hasta logar lo mejor.

Estos buscan proporcionar una medida por la cual pueda evaluarse el proceso de convertir entradas en resultados. Por ejemplo: Optimizar un sistema de transporte.

Modelos de diagnóstico: Describen procedimientos de investigación sistémica de los casos de funcionamiento defectuoso de un sistema. Ejemplo: El sistema médico opera sobre la base de interacción entre sus componentes de diagnostico y consulta a fin de que se puedan tomar decisiones relacionadas con el tratamiento.

Modelos de evaluación: Son una herramienta esencial para los expertos en sistemas, quienes deben identificar los malos funcionamientos y reintegrar el sistema a su condición de operación normal. Los autores de decisiones utilizan índices o señales importantes para formular juicios.

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5. Herramientas de productividad Una herramienta es cualquier dispositivo que, cuando se emplea en forma apropiada, mejora el desempeño de una tarea. Todas las herramientas asistidas por computador para el desarrollo de sistemas son llamadas de productividad, por lo tanto es un software que facilita la producción de aplicaciones a medida. Hay una amplia gama de productos que se pueden incluir en esta definición, tales como son los lenguajes de programación, las sofisticadas y complejas herramientas CASE, (Computer Aided Assisted Automated Software SystemsEngineering) utilizadas para gestión de proyectos y soporte, En seguida se ve una lista con algunas de ellas: Herramientas Herramientas Herramientas Herramientas Herramientas

de de de de de

planificación de sistema de gestión. análisis y diseño. programación. integración y prueba. gestión y prototipos.

Son un conjunto de métodos, utilidades y técnicas que facilitan la automatización del diseño y documentación del desarrollo de los sistemas de información, su empleo produce grandes beneficios tales como; influir en su desarrollo, mejorar la calidad del producto final, aumentar la eficacia y calidad de estos y optimizan la productividad entre otros.

En síntesis son las herramientas de análisis, modelado, diseño y creación, representan las metodologías y las tecnologías formales (sean o no orientadas al objeto) que sirven de ayuda a la hora de crear las aplicaciones generadas por modelos, los requisitos de las aplicaciones, las definiciones de datos, las especificaciones de programa, los diagramas secuenciales, los datos y los procesos de negocio y las reglas de negocio Además del aumento de la productividad y la calidad de las aplicaciones desarrolladas, ayuda a los desarrolladores a expresar gráficamente los procesos de negocio y sus correspondientes modelos de datos, generando en muchos casos el código necesario para convertir dichos modelos en nuevas aplicaciones. También permite producir rápidamente prototipos de las aplicaciones a desarrollar, los cuales se pueden probar, corregir e incorporar al producto final.

Entre los inconvenientes que se le atribuyen a estas herramientas es la dificultad de su aprendizaje debido a su complejidad, otro es lo laborioso y dispendioso del desarrollo a seguir si se desea obtener buenos resultados tales como la generación de códigos o estructura de datos.

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Unidad 4

Ciclo de Vida de los Sistemas de Información En esta unidad se le suministrará a los estudiantes herramientas a la luz de la administración, que le permitan comprender cada una de las fases o etapas del ciclo de vida de los sistemas de información y su articulación con los nuevos paradigmas de la nueva empresa, con el propósito de establecer criterios concretos para su implementación como soporte de proyección empresarial.

1. Definición de los Sistemas de Información Definición de los Sistemas de Información

Imagen diseñada por: Equipo Técnico P.A.V. Septiembre del 2008

En un principio de la era tecnológica las empresas utilizaban los computadores para sistematizar las nóminas, inventarios, facturación, cartera principalmente, debido a esto los desarrollos de sistemas eran para gestionar la información propia de estos procesos. En la actualidad se utiliza ampliamente en diferentes contextos e incluye sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, y aplicaciones de recuperación de bases de datos. Dichos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales.

Por lo tato u sistema de gestión de información moderno exige la aplicación de nuevas tecnologías de información y comunicación; sin embargo, la tecnología por sí sola no es suficiente para lograr una buena gestión, los procesos que lo conforman generan las entradas y salidas del sistema o de otros procesos relacionados; también pueden identificarse, controlarse, corregirse o actualizarse en la medida en que se producen las transformaciones del entorno y evoluciona la organización, como vía incuestionable para garantizar su calidad, eficiencia y mejora continua.

Como ya se dijo en la unidad anterior, la introducción de la tecnología de información ha conllevado a que los diversos sistemas de información se

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conviertan en elementos de importancia en la organización y por eso en la actualidad la empresa que no tenga sistematizada su información no se considera que esté a la vanguardia de la gestión y se encontrará en clara desventaja con respecto a sus competidores. Por lo tanto los sistemas de información gerencial son en la actualidad una necesidad de las organizaciones que manejan grandes cantidades de datos, los cuales pueden ser analizados de tal manera que se pueda encontrar información relevante para la toma de decisiones.

Es muy importante diferenciar entre un sistema de información y un sistema computarizado. A continuación se pueden ver los resultados de las organizaciones dependiendo si existe en ellas sistematización o computarización.

Diferenciación entre un Sistema de Información y un Sistema Computarizado

NO SISTEMATIZADO, NO COMPUTARIZADO

Gran desorden.

No hay controles sobre la información Los procesos son deficientes , mal usados No existen procedimientos o son ineficientes El ámbito organizacional es tenso.

Todo el mundo es responsable de todo La información generada por los procesos tiene problemas de confiabilidad y de oportunidad.

CAUSA: No hay planeación y no se da un papel relevante a la tecnología

SISTEMATIZADO NO COMPUTARIZADO

Los procesos son manuales.

Hay un buen trabajo de organización y métodos.

Existen procedimientos, cargos y funciones bien definidos Se tienen formatos eficientes asociados a procedimientos eficientes Se hace un buen uso de los recursos Los procesos (manuales) son eficaces Por ser manuales los procesos, se requiere de más personal para mejorar la velocidad de respuesta de dichos procesos.

La atmósfera de trabajo es agradable La información es confiable aunque pueden presentarse casos de no oportunidad.

Las personas tienen que dedicar mucho tiempo a labores

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rutinarias y repetitivas, por ser manual el proceso.

CAUSA: Hay “orden” en la organización, lo único que falta es tecnología de computo

NO SISTEMATIZADO SI COMPUTARIZADO

Las mismas del caso donde no hay sistematización ni computarización, pero además: Hay redundancia en la información El área de sistemas se convierte en el escampadero de toda la organización. Métodos para la elaboración de sistemas de información La organización suele ver el área de sistemas como “el dolor de cabeza” como la causa del problema, aunque no lo es.

Hay subutilización de los recursos.

La Información generada por los procesos tiene problemas de confiabilidad y oportunidad.

El personal de sistemas trabaja duro y no se le tiene credibilidad El personal de sistemas se ve obligado a estar “apagando incendios” En resumen: Se ha computarizado el desorden de la organización.

CAUSA: Organización sin sentido administrativo, que no planea y no organiza, que cree que “las máquinas por sí mismas son la solución de los problemas”.

SI SISTEMATIZADO SI COMPUTARIZADO

Los procesos son automáticos Hay un buen trabajo de organización y métodos Existen procedimientos, cargos y funciones bien definidos.

Se tienen formatos eficientes asociados a procedimientos eficientes Los procesos son eficaces.

Se hace el mejor manejo de los recursos Por ser computarizados los procesos, el personal puede dedicar a otros menesteres el tiempo que dedicaba a trabajos repetitivos y rutinarios.

La atmósfera de trabajo es la mejor Los problemas son considerados como situaciones de la organización no del área de sistemas.

CAUSA: La organización planea y organiza ( sistematiza) antes de introducir la tecnología (computarizar

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2. Métodos para la elaboración de sistemas de información Según James Senn (1998), existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tiene su aplicación de de acuerdo a los diferentes tipos de empresas que existen, por lo tanto los analistas de sistemas aplican las diferentes técnicas de modelación en el desarrollo y documentación de las especificaciones de los sistemas de información adecuadas al tipo de organización a continuación una breve descripción de ellos.

2.1.

Método del análisis y diseño estructurado

La dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos induce a los analistas a adoptar el método de desarrollo del análisis estructurado, cuya finalidad es superar ésa dificultad por medio de la división del sistema en componentes y la construcción de un modelo del sistema. Este método incorpora elementos tanto de análisis como de diseño. ¿Qué es el análisis estructurado? Se centra en especificar lo que debe de hacer el sistema, permite que los analistas observen los elementos lógicos, separados de los componentes físicos Después de esto se establece la forma de cumplir los requerimientos para aplicar el sistema. Los elementos esenciales del análisis estructurado son: símbolos gráficos, diagramas de flujo de datos y diccionario centralizado de datos.

Para desarrollar una descripción del sistema por el método de análisis estructurado se sigue un proceso descendente (TOP-down). El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez más detallados, hasta que se obtienen suficientes pormenores que permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema. ¿Que es el diseño estructurado ¿ El diseño estructurado es una técnica específica para el diseño de programas que conduce a la especificación de módulos de programa que son funcionalmente independientes. La herramienta fundamental del diseño estructurado es el diagrama estructurado, los cuales son de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos.

Los diagramas estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interacciona con él. Estas especificaciones funcionales para los módulos se proporcionan a los programadores antes que dé comienzo la fase de escritura de código. El análisis estructurado se combina, con bastante frecuencia, con el método de ciclo de vida clásico de desarrollo de sistemas.

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2.2. Método del prototipo Un prototipo es un modelo de trabajo de las aplicaciones del sistema. El prototipo no tiene toda la funcionalidad del sistema final, pero es suficiente para que los usuarios puedan utilizar el sistema e identificar qué aspectos están bien y cuáles no son adecuados, además de poder sugerir mejoras o la inclusión de nuevos elementos.

Este proceso permite que quienes diseñan e implementan el sistema sepan si han interpretado correctamente los requisitos de los usuarios. Otra ventaja de los prototipos es que se construyen rápidamente.

Como cualquier sistema basado en computadora, está constituido por software que acepta entradas, realiza cálculos, produce información ya sea impresa o presentada en una pantalla, o que lleva a cabo otras actividades significativas. El prototipo es, un modelo piloto o de prueba, es decir es la primera versión, o iteración, de un sistema de información.

Es responsabilidad del analista de sistemas el desarrollo de un prototipo que funcione, cuando éste y el usuario deciden que tienen la suficiente información proveniente del proceso de construcción del prototipo, determinan cómo satisfacer los requerimientos ya identificados. Si el sistema que se va a implementar tiene un gran coste, alto riesgo o utiliza nuevas tecnologías es recomendable utilizar el prototipo.

Algunas razones para desarrollar prototipos de sistemas pueden ser: Los requerimientos de información no siempre están bien definidos.

Es factible que los usuarios conozcan sólo ciertas áreas de la empresa donde se necesiten mejoras o cambios en los procedimientos actuales.

Los requerimientos del usuario pueden ser demasiado vagos aun al formular el diseño.

Es probable que se necesite del desarrollo de nueva tecnología después de un análisis de necesidades. .

Los pasos a seguir en el proceso de desarrollo de prototipos son los siguientes: Identificar los requerimientos de información del sistema y las características necesarias de éste Desarrollar un prototipo que funcione.

Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras.

Obtener información a través de la experiencia del usuario para revisar el prototipo.

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3. Método del ciclo de vida El ciclo de vida es el período de tiempo que "vive" un sistema informático desde que es pensado hasta que es desechado:

Esquema diseñado por: Equipo Técnico P.A.V. Septiembre del 2008

El ciclo de vida de desarrollo de sistemas informáticos puede dividirse en actividades o etapas que, en general suelen ser seis: definición del proyecto, análisis de sistemas, diseño, programación, instalación y mantenimiento; estas deben llevarse a cabo de manera secuencial, tienen productos definidos y requieren de autorización formal antes de que principie la siguiente etapa luego de terminar la anterior.

Todo ciclo de vida de los SI comienza con una adecuada definición de las necesidades, actuales y futuras, para que a partir de estas se diseñe una infraestructura capaz de soportar todos los retos futuros. Es por lo tanto el conjunto de actividades realizadas entre los analistas, diseñadores y usuarios, para poner en marcha un SI, que están íntimamente relacionadas y son inseparables. Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo suministrar información clara y acertada sobre las necesidades que debería resolver el sistema.

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El ciclo de vida del desarrollo de un sistema de información se compone de las siguientes actividades: o Investigación Preliminar o Determinación de los requerimientos del sistema o Diseño del sistema o Desarrollo de software o Prueba de los sistemas. o Implementación de los sistemas Investigación Preliminar; En esta etapa se recogen y analizan los requerimientos de los usuarios y de las áreas de aplicación, la solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de un usuario final o el encargado de un área operativa como un gerente, que no ve resuelto sus necesidades de información en la situación actual.

Estos nuevos requerimientos dan origen a un estudio que estará constituido por tres tareas sucesivas: Una breve definición del problema; sugerencia de posibles soluciones; elaboración de un reporte breve. Este último permite a quien dirija la organización tomar la decisión de asumir o no el proyecto. Esta información se puede recoger de varias formas: Entrevistando al personal de la empresa, en especial los de aquellas a áreas de interés.

Observando el funcionamiento de la empresa.

Examinando documentos, sobre todo aquellos que se utilizan para recoger o visualizar información.

Utilizando cuestionarios para recoger información de grandes grupos de usuarios.

Utilizando la experiencia adquirida en el diseño de sistemas similares.

La información recogida debe incluir una lista priorizada de los requerimientos de cada área de aplicación o grupo de usuarios. Es por ello que en esta etapa se generan un conjunto de documentos con las especificaciones de los requerimientos de los usuarios y que describen las operaciones que se realizan en la empresa desde distintos puntos de vista, de esta manera, se harán propuesta de posibles soluciones o sugerir planes alternativos de solución en base a la información alcanzada. Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.

Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: ¿Qué es lo que hace? ¿Cómo se hace? ¿Con que frecuencia se presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

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¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?

Para responder estas preguntas, al analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre porque ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización. Asimismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.

En la medida que los analistas reúnen los detalles, van estudiando los datos sobre requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tener el sistema de la información, operaciones que efectuara para generar la información necesaria para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información se realiza a partir de los requerimientos identificados durante la fase de análisis y de esa manera garantizar que cumpla y satisfaga las necesidades del usuario. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

En esta fase se delinea el nuevo sistema de información. Se compone de tres tareas que son: diseño de sistemas alternativos, selección del mejor sistema, y la consiguiente redacción del reporte del diseño. Casi siempre podrá desarrollarse más de un diseño que cubra las necesidades de información. Además de recomendar una solución, el análisis del sistema implica un estudio para determinar la factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aquí referida tiene que ver con tres aspectos: Factibilidad económica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados por los beneficios que entregará.

Factibilidad técnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y personal necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podrá operar en la organización, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario habrá una resistencia insuperable al cambio.

Debido a que la organización es un sistema, es necesario que para el estudio de factibilidad participe un miembro de cada una de las áreas funcionales. Debido a que habrá personas con experiencia en computación y programación, pero que por lo general desconocen los métodos y procedimientos de la organización, es necesario que cada persona seleccionada realice los aportes necesarios para la producción de un buen estudio. Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad; esta encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que conserve su impulso inicial.

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El reporte correspondiente a esta fase describe los diseños alternativos, comparando sus costos y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organización. Es conveniente recomendar una de las alternativas, la más adecuada, basándose en las comparaciones de los mismos.

Para elegir el diseño adecuado, los directivos van a evaluar básicamente si el sistema cumple con los siguientes aspectos: Se adaptará al sistema general de información de la organización.

Tendrá flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.

Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.

Los beneficios obtenidos valen más que los costos Los diseñadores son responsables de entregar a los programadores las especificaciones completas y claras de lo que deberá hacer el software que se va a desarrollar, estos estarán atentos a responder preguntas, esclarecer ideas confusas y a manejar los problemas que confronten los programadores cuando utilicen las especificaciones del diseño.

En conclusión el diseño de los sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información dentro del contexto una organización en particular. Además, es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas con el uso de sistemas de información computarizados.

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4. Desarrollo de Software, Prueba, Implantación y Evaluación Desarrollo del software: Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al crear o personalizar el software que formará el sistema. Esta fase consiste de las tareas de desarrollo del software, adquisición de hardware y prueba del nuevo sistema.

En realidad el software de aplicación para el nuevo sistema de información puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o adaptado. Si no es posible conseguirlo, se hará necesario elaborar uno a la medida. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente además del analista se necesitara un grupo de programadores. El analista comunica a los programadores lo que requiere ser programado, entonces estos diseñan, codifican y depuran los componentes de software del sistema. El trabajo del analista también involucra a los usuarios, para quienes deberá desarrollar y suministrar documentación, tal como los manuales de usuarios y de procedimientos, donde se explica al usuario cómo usar el software desarrollado y qué hacer en caso de que se presenten problemas.

Los programadores o Analistas programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales y son los responsables de la programación y documentación de los programas en donde proporcionan una explicación de cómo y porqué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada.

Si los equipos con los que se cuenta son adecuados, la adquisición de hardware o nuevos equipos no siempre es necesaria, en caso contrario se debe prever las características de los mismos y el lugar donde serán instalados. Cuando se realiza cambio de equipos puede representar un gran costo, por lo que se debe analizar con cuidado cuestiones tales como: si el mismo será útil al crecer la organización; en el caso de las redes, si podrán ampliarse sin problemas; si se requerirá someter al personal a capacitación costosa para poder usarlo.

Prueba del sistema: Durante la prueba del sistema, éste se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga, En esta etapa se analiza la forma en que se implementará en cada arte de la organización, se capacita el personal, así mismo se documenta el sistema y se le hacen las primeras evaluaciones.

Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware usando datos de muestra. La información que se obtiene tras procesar los datos en el sistema, se evalúa para acreditar que los resultados son correctos. En el período de prueba los

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usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas para afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.

A través de esta fase se conoce en realidad los resultados del sistema. Los criterios de evaluación son la precisión, la calidad y los productos esperados. Las pruebas son un proceso cíclico que debe dar como resultado el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Las pruebas de un sistema de información pueden descomponerse en tres actividades:

1. Pruebas por unidades, consisten en probar cada programa por separado en el sistema. Las pruebas deben verse como un medio de localizar errores.

2. Pruebas al sistema. Estas prueban el funcionamiento del sistema de información como un todo. Tratan de determinar si los módulos pueden funcionar conjuntamente tal como se planeó.

3. Pruebas de aceptación. Proporcionan la certificación final, sobre si el sistema está listo para ser usado en un escenario de producción. Las pruebas de sistemas son evaluadas por usuarios y revisadas por la administración Todos los aspectos de las pruebas deben ser analizados con sumo cuidado. Para asegurar esto el equipo de desarrollo trabaja con los usuarios para elaborar pensar en un plan metódico de prueba, donde se alimente al sistema con entradas de conjunto de datos para su procesamiento y después se examinan los resultados, con suficiente tiempo para realizar cualquier corrección o cambio que fuere necesario.

Antes de la puesta en marcha del sistema se harán ajustes al diseño para corregir las dificultades encontradas en las pruebas..

Implantación y evaluación: Es la etapa en donde el sistema se usa, se evalúa en operación y se modifica para hacer mejoras o satisfacer nuevos requerimientos.

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante varios años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente el sistema necesitará mantenimiento para permanecer eficiente y cumplir objetivos de los usuarios.

Cada estrategia de implantación tiene sus valores de acuerdo con la situación que se considere dentro de la empresa. Sin importar cuál sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el sistema procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas. Los sistemas de información deben mantenerse siempre al día, en este sentido, la implantación es un proceso en constante evolución.

La evaluación es el proceso que se da durante la puesta en marcha del sistema de acuerdo con criterios tales como: tiempo y esfuerzo de desarrollo, se ajuste con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

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La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes.

La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno.

Opinión de los administradores: evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

Desempeño del desarrollo: La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos.

También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

Desafortunadamente la evaluación de sistemas no siempre recibe la atención que merece. Sin embargo, cuando se conduce en forma adecuada proporciona mucha información que puede ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos de desarrollo de futuras aplicaciones

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Glosario GLOSARIO

ATRIBUTO: Es cada una características de un identificándolo, describiéndolo conjunto.

de las objeto: en su

CIBERNÉTICA: Ciencia que muestra paralelismos entre los sistemas nerviosos animales y los sistemas de control de las máquinas.

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN: Se refiere a la identificación de necesidades, creación, cambios un sistema de información cualquiera. Este puede ser revisado por medio de muchos factores, por ejemplo, cambios en las industrias, en las clasificaciones estándar internacionales, etc. Dichos cambios tendrán como resultado ya sea una versión revisada del sistema existente (donde los cambios están esencialmente en el detalle), o una nueva versión que mejore los resultados para lo que fue creado (donde los cambios son sustanciales, se suponen cambios estructurales, etc).

CLASIFICACION: Es el proceso de ordenar la información almacenada de tal manera que se pueda acceder a ella fácilmente en el momento que se requiera.

Por ejemplo, un diccionario en que las palabras no estuviesen ordenadas alfabéticamente, sería prácticamente imposible poder utilizarlo, por el excesivo tiempo de búsqueda COORDINACION: Es la armonía y el ajuste de los componentes de un todo lo que garantiza su equilibrio.

DATO: Conjunto de caracteres que hay en un campo, parte de la información.

ELEMENTOS: Las partes o componentes de un sistema, Este puede ser objetos o procesos.

ENTORNO: Es el medio ambiente de un sistema es, el conjunto de sistemas que están en relación con él. Los sistemas se encuentran en una relación dinámica con su ambiente y mantienen numerosos intercambios y transacciones con éste.

ENTROPÍA: Viene del griego ENTROPE, es la cantidad de energía que pierde un sistema. El cambio de estados ordenados u organizados a estados menos organizados, es una cantidad medible. Es una propiedad de todo sistema, las fuerzas del entorno tanto cerrado como abierto; conduce a la muerte del sistema, haciendo que todo lo que existe es perecedero.

EQUIFINALIDAD: Se refiere a que un sistema vivo a partir de diferentes condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final.

ESTRUCTURA: Es una ordenación relativamente duradera de las partes de un todo.

FRONTERA: Es aquella línea que separa al sistema del entorno y define lo que le pertenece.

HARDWARE: componentes físicos de una computadora, todo lo visible y tangible. Se

divide en 3 Componentes 1.Unidad de Control (UC) ;2.Unidad Aritmético / lógica (UAL) ;3.Área de almacenamiento primario (memoria) HOLISMO O SINERGIA: Característica de los sistemas donde las partes se encuentran subordinadas al todo, el sistema las integra y les da coherencia. El todo es más que la suma de las partes” INFORMACIÓN: Conjunto de datos procesados que sirven de insumo para el control y la toma de decisiones así mismo INFORMACIÓN se puede definir como datos que han sido convertidos a un contexto significativo y útil para usuarios finales específicos.

INFORMACIÓN: Los datos que han tenido un proceso se convierten en información, y constituyen la corriente negantropica del sistema.

INTERACCIÓN: Proceso de comunicación entre dos entidades, que puede llegar a darse de diferentes maneras como: hombre objeto, hombre hombre o objeto objeto y están en busca de un mismo fin.

Las relaciones que se dan entre las partes de un sistema son de: coordinación, oposición y subordinación JAVA: Es un lenguaje de programación.

O.O.: desarrollado por Sun Microsystems.

LECTURA: Ejercicio que permite captar los datos de entrada para que sean procesados. Es obvio que no se puede resolver el ejercicio más simple de aritmética, por ejemplo sumar dos números, si no se sabe leerlos. La misma cuestión se presenta si se quiere resolver el ejercicio con una máquina.

MODELO: Constructo diseñado por un observador que permite identificar y mensurar relaciones sistémicas complejas.

NEGANTROPIA: Es la energía que el sistema importa del medio ambiente para mantener su organización y sobrevivir.

OPOSICION: En el sistema aparecen contradicciones que inducen al cambio y dan lugar al reajuste.

PROCESO : Es el conjunto de operaciones o cálculos que transforman los datos en información, siguiendo una serie de instrucciones, escogiendo alternativas, dando resultados parciales cuando se manejan archivos etc.

RECURSOS DE DATOS: Los datos son más que la materia prima de los Sistemas de Información y de la información en sí misma; los datos como recurso deben manipularse en forma efectiva para beneficio de todos los usuarios finales en una organización.

REGISTRO: Proceso que permite almacenar la información leída durante un determinado tiempo , para hacer uso de ella en el momento que se precise. En el ser humano esta operación se realiza gracias a la memoria, es evidente que sería imposible tratar infamación, si por lo menos no pudiesen retener el dato o datos con los que operar, el tipo de operación a realizar y la información resultante del tratamiento.

RELACION: Intercambios, asociaciones, interdependencias, flujos etc. que se dan entre los diferentes elementos del sistema RETROALIMENTACIÓN: procesos mediante los que abierto recoge información ambiente sobre los procesos

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Son los un sistema del medio internos, y

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que le permite actuar sobre las decisiones sucesivas.

una ordenación lógica, que encadena sus actos a un fin común (Pozo)

SISTEMA PROBABILISTA: Su comportamiento solo puede ser descrito en términos de probabilidades.

SOFTWARE: Es el conjunto de instrucciones que las computadoras emplean para manipular datos. Sin el software, la computadora sería un conjunto de medios sin utilizar. Al cargar los programas en una computadora, la máquina actuará como si recibiera una educación instantánea; de pronto "sabe" cómo pensar y cómo operar.

SISTEMA ABIERTO: Mantiene su equilibrio con el entorno, que le permite crecer y desarrollarse, manteniendo su integridad. Ej: Células, plantas animales, seres humanos SISTEMA ABSTRACTO: Los símbolos representan atributos de objetos que puede que sólo existan en la mente del investigador. Ej: Los conceptos, planes hipótesis de una investigación.

SISTEMA CERRADO: Es un sistema estático, no se puede modificar a sí mismo, es modificado por el entorno. Ej: minerales, sistemas físicos, en general todo objeto que no contiene materias vivas.

SISTEMA DE INFORMACIÓN: Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar actividades de una empresa. Estos elementos son de diversa índole y normalmente incluyen: Equipo computacional, Recurso humano, Datos o información fuente, Los programas.

SUBORDINACION: Los componentes del sistema se encuentran integrados a éste y pierden sus características particulares.

SUBSISTEMA: Sistema que hace parte de otro sistema mayor, y que tiene sus propias características.

TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN: Es la denominación que se da a todos los elementos computacionales que permiten montar una aplicación útil para un usuario final: a) HARDWARE. B) SOFTWARE. C) COMUNICACIONES

SISTEMA DETERMINISTA: Tiene componentes e interrelaciones que revelan su comportamiento dinámico completamente predecible.

SISTEMA FISICO: Es el que sus componentes son entidades concretas o materiales. Ej: el archivo físico de una institución.

SISTEMA: es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes esta conjuntada a través de

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