Tài liệu: Xây dựng phong cách lãnh đạo, quản lý cấp sở và tương đương

1

SƯU TẦM: NGUYỄN VĂN BÁCH

XÂY DỰNG PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP SỞ VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG 1. Lãnh đạo 1.1. Khái niệm về lãnh đạo - “Lãnh đạo là người biết đặt ra chương trình và cùng với nhân viên của mình phấn đấu tới mục tiêu đã đề ra theo một cách xác định” (Cowley, 1928).

- “Lãnh đạo là khả năng quyết định cái gì cần phải làm và sau đó làm cho mọi người muốn làm việc đó” (Eisenhower).

- “Đó là nghệ thuật ảnh hưởng một tổ chức bằng sự thuyết phục hay là tấm gương để mọi người noi theo hành động” (Copeland, 1942).

--> Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc một nhóm nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong những điều kiện nhất định.

1.2. Phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý Quản lý Lập kế hoạch và ngân sách

Lãnh đạo Phát triển tầm nhìn và chiến lược

Tổ chức và bố trí nhân sự

Gắn kết mọi người

Điều hành và giải quyết vấn đề

Động viên và khuyến khích hoạt động

Ít liên quan đến tình cảm

Liên quan nhiều đến tình cảm

Phản ứng trong giải quyết vấn đề

Hình thành các ý tưởng

Hạn chế các lựa chọn

Mở rộng các lựa chọn

1.2. Các vai trò của nhà lãnh đạo 1.2.1. Là người hướng dẫn - Hướng dẫn và tạo ra các cơ hội cho nhân viên - Giúp nhân viên đạt được cả mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp - Học hỏi từ nhân viên 1.2.2. Là người hỗ trợ - Xây dựng thành các nhóm - Sử dụng ra quyết định tập thể - Quản lý xung đột 1.2.3. Là người đổi mới - Coi việc thay đổi như một cơ hội - Suy nghĩ sáng tạo

SƯU TẦM: NGUYỄN VĂN BÁCH

2

- Thích ứng và thay đổi các sản phẩm và dịch vụ 1.2.4. Là người đột phá - Xây dựng và duy trì cơ sở quyền lực - Đàm phán các thỏa thuận và cám kết - Trình bày các ý tưởng 1.2.5. Là người giám sát - Giám sát hoạt động của cá nhân - Quản lý hoạt động tập thể - Quản lý hoạt động của tổ chức 1.2.6. Là người điều phối - Quản lý sản phẩm - Thiết kế công việc - Quản lý qua các chức năng 1.2.7. Là người sản xuất - Làm việc năng suất - Khuyến khích môi trường làm việc có năng suất - Quản lý thời gian và hạn chế stress 1.2.8. Là người chỉ đạo - Lập kế hoạch chiến lược và đặt ra mục tiêu - Thiết kế và cơ cấu tổ chức - Phân bổ công việc đảm bảo hiệu quả 1.2.9. Là người có tầm nhìn - Phát triển tầm nhìn - Chuyển tầm nhìn thành hành động - Kết nối mọi người - Truyền sinh lực Tầm nhìn phải đảm bảo các điều kiện: + Có thể hình dung được: Các thành viên trong tổ chức có thể hình dung rõ được tầm nhìn của người lãnh đạo có nghĩa gì đối với tương lai của tổ chức. + Đáng mong muốn: Các thành viên của tổ chức đều quan tâm và cả những người trong tương lai có quyền lợi trong tổ chức. + Khả thi. + Linh hoạt + Có thể thực hiện được 1.2.10. Là nhà quản lý văn hóa - Đánh giá và làm sáng tỏ văn hóa tổ chức - Quản lý theo giá trị và niềm tin - Lựa chọn các chiến lược thay đổi hợp lý 2. Phong cách lãnh đạo 2.1. Khái niệm - Phong cách lãnh đạo là những mô hình và cách thức mà người lãnh đạo thường sử dụng để gây ảnh hưởng đến cấp dưới trong quá trình thúc đẩy họ thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.”

SƯU TẦM: NGUYỄN VĂN BÁCH

3

- Phương pháp là cách thức tiến hành thực hiện công việc để đạt hiệu quả cao - Cách thức là cách hay lối thể hiện, hình thức diễn ra hành động nào đó.

- Tư cách là điều kiện, tiêu chuẩn xứng đáng với vị trí nào đó trong xã hội, hay cách cư xử, ăn ở của một người nào đó.

- Tác phong là lối làm việc hay cách sống riêng của mỗi con người 2.2. Phân loại phong cách lãnh đạo: 2.2.1. Phong cách lãnh đạo độc đoán - Người lãnh đạo, quản lý không cho phép và rất hạn chế cấp dưới tham gia vào việc quyết định và các biện pháp lãnh đạo, quản lý.

- Người lãnh đạo cầm quyền bằng “Bàn tay sắt”, không nhân nhượng, rất cứng rắn và máy móc.

- Người lãnh đạo điều hành công việc chủ yếu bằng sử dụng quy chế hoặc điều lệ.

- Có khi lãnh đạo thay thẩm quyền chức trách của cấp dưới mà không trao đổi trước với người cấp dưới.

- Người lãnh đạo quy định nhiệm vụ, cách thức làm việc cho cấp dưới một cách chi tiết, ít dành cho khả năng sáng tạo.

2.2.2. Phong cách dân chủ - Người lãnh đạo luôn luôn tạo điều kiện cho cấp dưới tham gia vào việc quyết định các chủ trương, biện pháp công tác.

- Người lãnh đạo giải thích cho mọi người biết được ý đồ, dự định của mình.

- Người lãnh đạo thông báo cho mọi người biết được các thay đổi liên quan đến họ và tranh thủ sự đồng tình của người dưới quyền trước khi thi hành một chủ trương, biện pháp khác.

- Người lãnh đạo giao nhiệm vụ cho người dưới quyền luôn luôn dành cho họ có điều kiện phát huy được tính độc lập sáng tạo.

- Khuyến khích động viên kịp thời những sáng kiến, thành tích.

2.2.3. Phong cách tự do - Người lãnh đạo buông lỏng cho mọi người thực hiện nhiệm vụ được giao, giúp họ tự do lựa chọn cách thức tiến hành công việc.

- Người lãnh đạo, quản lý chỉ chú ý những chỉ tiêu cơ bản và những quy định của hợp đồng.

- Cố gắng cung cấp thông tin và tạo điều kiện cho họ hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Người lãnh đạo chỉ can thiệp vào công việc của cấp dưới, người thừa hành khi họ thực sự sai lầm hoặc có sự cố nguy hiểm.

- Yêu cầu cao đối với cấp dưới và chất lượng sản phẩm.

2.2.4. Phong cách "vị tình" : Là phong cách lãnh đạo nhằm hướng sự ưu tiên vào yếu tố con người, coi nhẹ yếu tố công việc trong sự định hướng mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý.

2.2.5. Phong cách "công vụ":

SƯU TẦM: NGUYỄN VĂN BÁCH

4

Là phong cách lãnh đạo nhằm hướng sự ưu tiên vào yếu tố công việc, coi nhẹ yếu tố con người trong sự định hướng mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý.

2.2.6.Phong cách "thích nghi": Là phong cách lãnh đạo nhằm hướng sự ưu tiên vào "một nửa" yếu tố con người, "một nửa" yếu tố công việc trong sự định hướng mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý.

2.2.7. Phong cách "cầm chừng": Là phong cách lãnh đạo nhằm hướng sự ưu tiên không vào cả yếu tố con người, lẫn yếu tố công việc trong sự định hướng mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý.

2.2.8. Phong cách "toàn diện": Là phong cách lãnh đạo nhằm hướng sự ưu tiên vào cả yếu tố con người, lẫn yếu tố công việc trong sự định hướng mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý.

2.3. Tiếp cận mới về cách thức lãnh đạo: - Các yếu tố để đạt được kết quả kỳ vọng: + Quản trị theo những trường hợp riêng biệt + Phần thưởng theo tình huống - Để đạt được kết quả thực hiện ngoài mong đợi, ngoài những yếu tố trên còn cần các yếu tố: + Đưa ra tầm nhìn chiến lược + Quan tâm cá nhân + Khơi dậy sự cảm hứng + Kích thích trí năng của cá nhân 2.4. Căn cứ lựa chọn phong cách lãnh đạo - Đặc điểm người dưới quyền - Đặc điểm của tập thể] - Các tình huống cụ thể - Phong cách lãnh đạo cấp trên 3.

Quyền lực và ủy quyền trong quản trị 3.1. Định nghĩa quyền lực - Quyền lực là năng lực của chủ thể trong việc ảnh hưởng đến đối tượng - Quyền lực là khả năng + Làm cho người khác làm theo những gì mình muốn. + Làm cho sự việc diễn ra theo ý mình muốn.

3.2.

Các yếu tố của quyền lực Quyền lực do vị trí - Quyền hạn do hệ tổ chức quy định chính thức - Quyền được kiểm soát tất cả các lĩnh vực của tổ chức - Quyền được khen thưởng và trừng phạt - Quyền kiểm soát và phân phối thông tin

5

SƯU TẦM: NGUYỄN VĂN BÁCH

Quyền lực cá nhân Quyền lực chính trị

- Quyền kiểm soát môi trường làm việc của tổ chức - Do năng lực kinh nghiệm bản thân - Do quan hệ giao tiếp và quen biết - Do uy tín của bản thân, phẩm chất cá nhân - Quyền kiểm soát quá trình ra quyết định - Quyền liên kết giữa cá nhân và các tổ chức khác - Quyền thể chế hóa các quy định và các quyết định - Quyền hợp tác, liên minh

Sử dụng quyền lực có hiệu quả cần lưu ý: - Quyền lực được tạo thành và có thể mất đi trong thời gian nhất định.

- Để đánh giá thành công trong sử dụng quyền lực, có hai tiêu thức : + Sự thỏa mãn của đối tượng. + Kết quả cuối cùng của tổ chức đạt được 3.3.

Bảy chiến lược gây quyền lực: - Chiến lược thân thiện: Gây thiện cảm với người khác để họ có cách nghĩ tốt về ta - Chiến lược trao đổi: Thương lượng giải quyết vấn đề trên cơ sở “Hai bên cùng có lợi” - Chiến lược đưa ra lý do: Đưa ra các thông tin, chứng cớ… để bào chữa và thuyết phục ý kiến của mình.

- Chiến lược quyết đoán: Đưa ra các quyết định táo bạo, khi gặp khó khăn - Chiến lược tham khảo cấp trên: Ghi nhận và xin ý kiến cấp trên (tranh thủ ý kiến của cấp dưới) - Chiến lược liên minh: Sử dụng người khác nhằm tạo uy tín cho mình - Chiến lược trừng phạt: Rút bớt đặc quyền, đặc lợi, quyền hạn,… của một số đối tượng trong trường hợp cần thiết. * Các trường hợp cụ thể: - Theo thâm niên công tác + Sử dụng phong cách lãnh đạo độc đoán đối với các nhân viên mới, những người còn đang trong giai đoạn học việc. + Nhà lãnh đạo sẽ là một huấn luyện viên tốt với đầy đủ năng lực và trình độ. + Nhờ đó, nhân viên sẽ được động viên để học hỏi những kỹ năng mới. Đây sẽ là một môi trường hoàn toàn mới dành cho các nhân viên - Theo các giai đoạn phát triển của tập thể + Giai đoạn bắt đầu hình thành. Là giai đoạn tập thể chưa ổn định, mọi thành viên thường chỉ thực hiện công việc được giao theo nhiệm vụ, nhà lãnh đạo nên sử dụng phong cách độc đoán.

SƯU TẦM: NGUYỄN VĂN BÁCH

6

+ Giai đoạn tương đối ổn định.Khi các thành viên chưa có sự thống nhất, tự giác trong hoạt động, tính tích cực, sự đoàn kết chưa cao, nên dùng kiểu lãnh đạo mềm dẻo, linh hoạt. + Giai đoạn tập thể phát triển cao: Tập thể có bầu không khí tốt đẹp, có tinh thần đoàn kết, có khả năng tự quản, tự giác cao, nên dùng kiểu dâu chủ hoặc tự do - Dựa vào tính khí của nhân viên - Dựa vào giới tính - Theo trình độ của nhân viên + Sử dụng phong cách lãnh đạo uỷ thác đối với các nhân viên hiểu rõ về công việc hơn chính bản thân nhà lãnh đạo. + Nhà lãnh đạo không thể ôm đồm tất cả mọi thứ! Các nhân viên cần làm chủ công việc của họ. + Cũng như vậy, trường hợp này sẽ giúp nhà lãnh đạo có điều kiện để làm những công việc khác cần thiết hơn.

- Dựa theo độ tuổi + Nên dùng kiểu lãnh đạo tự do đối với người hơn tuổi. + Trái lại đối với người nhỏ tuổi thì dùng kiểu độc đoán.

- Cần độc đoán với + Những người ưa chống đối + Không có tính tự chủ. + Thiếu nghị lực + Kém tính sáng tạo - Cần dân chủ với + Những người có tính thần hợp tác. + Có lối sống tập thể - Nên tự do với + Những người không thích giao thiệp. + Hay có đầu óc cá nhân chủ nghĩa - Với tình huống bất trắc + Với một số tình huống đòi hỏi ta phải hành động khẩn trương và kịp thời, chẳng hạn như hoả hoạn. + Mọi nỗ lực phải dốc hết vào xử lý tình huống. + Doanh nghiệp cần một sự lãnh đạo cứng rắn và uy quyền.

- Bất đồng trong tập thể: Khi có sự bất đồng trong tập thể, trước sự thù địch, chia rẽ nội bộ, nhà quản trị cần phải áp dụng kiểu lãnh đạo độc đoán, sử dụng tối đa quyền lực của mình - Những tình huống gây hoang mang + Thỉnh thoảng do sự xáo trộn trong tập thể như thay đổi, cải tổ…không ai biết nên phải làm gì, mọi người đều hoang mang. + Nhà quản trị phải tỏ ra gần gũi, gặp gỡ trao đổi, thông báo, tạo mối quan hệ thân mật để trấn an nhân viên.