Α.Τ.Ε.Ι. ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Εργασία στο μάθημα:
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ & ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
με θέμα:
ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ EXCEL Καθηγητής: Dr. Τέγος Γεώργιος Επιμέλεια: Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος Α.Μ.: 172/10
Ακαδημαϊκό έτος 2010-2011 Εαρινό Εξάμηνο, Μάιος 2011
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
-2-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Α. Περιήγηση στο Παράθυρο Προγράμματος του Excel......................................σελ. 3 Β. Περιήγηση στο Παράθυρο του Βιβλίου Εργασίας............................................σελ. 6 Γ. Εισάγοντας Δεδομένα στα Κελιά......................................................................σελ. 8 Δ. Διορθώνοντας και Διαγράφοντας Δεδομένα.....................................................σελ. 9 1. Τύποι Δεδομένων.......................................................................................σελ. 10 2. Εργαλεία Εισαγωγής Ετικετών..................................................................σελ. 10 3. Τιμές...........................................................................................................σελ. 12 4. Τύποι..........................................................................................................σελ. 14 Ε. Καταχωρίζοντας Σχόλια στα Κελιά.................................................................σελ. 15 ΣΤ. Δουλεύοντας με Περιοχές.............................................................................σελ. 17 1. Επιλέγοντας Περιοχές................................................................................σελ. 17 2. Αντιγράφοντας και Μετακινώντας Περιοχές στο Φύλλο Εργασίας..........σελ. 20 3. Χρησιμοποιώντας την Εντολή Συμπλήρωση σειράς.................................σελ. 21 4. Χρησιμοποιώντας την Αυτόματη Συμπλήρωση με το Ποντίκι.................σελ. 22 5. Χρησιμοποιώντας μια Προσαρμοσμένη Λίστα.........................................σελ. 23
-3-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Α. Περιήγηση στο Παράθυρο Προγράμματος του Excel
Ανοίγοντας το πρόγραμμα του EXCEL παρατηρούμε ότι αποτελείται βασικά από ένα Φύλλο Εργασίας το οποίο αποτελείται από πολλά κελία τα οποία δημιουργούν ένα πλέγμα μεταξύ τους. Ξεκινώντας από πάνω προς τα κάτω στην κορυφή της σελίδας παρατηρούμε την γραμμή τίτλου του παραθύρου του προγράμματος στην οποία φαίνεται το όνομα του βιβλίου εργασίας το οποίο και έχουμε ανοικτό. Στην ιδία γραμμή και στην αριστερή πλευρά παρατηρούμε στα τρία πιο γνωστά κουμπιά των προγραμμάτων των Windows. Το κουμπί της Ελαχιστοποίησης, της Μεγιστοποίησης ή Επαναφοράς Παραθύρου και το Κουμπί του Κλεισίματος του Παραθύρου. Το κουμπί της Ελαχιστοποίησης ελαχιστοποιεί το παράθυρο του προγράμματος και το εμφανίζει στο κάτω μέρος της οθόνης στη Γραμμή Εργασιών δίπλα στο κουμπί της ¨Έναρξης. Το κουμπί της λειτουργίας της Μεγιστοποίησης ή της Επαναφοράς παραθύρου λειτουργεί με δύο τρόπους. όταν το παράθυρο είναι σε πλήρη ανάπτυξη και καταλαμβάνει όλο το μέρος της οθόνης του υπολογιστή τότε εμφανίζεται το κουμπί της επαναφοράς παραθύρου. Κάνοντας κλικ επάνω σε αυτό το κουμπί (Διπλά παραθυράκια επικαλυμμένα το ένα πίσω από το άλλο) του προγράμματος επανέρχεται στο προηγούμενο μέγεθος του πριν να καλύψει όλη την επιφάνεια της οθόνης του υπολογιστή. Αφού κάναμε αυτό τώρα εμφανίζεται στη ιδία θέση το κουμπί της Μεγιστοποίησης όπου πατώντας το, το παράθυρο του προγράμματος καταλαμβάνει όλη την οθόνη. Το κουμπί του κλεισίματος κλείνει και απενεργοποιεί το πρόγραμμα του Excel.
-4-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Ακριβώς κάτω από την γραμμή του τίτλου βρίσκεται η γραμμή των μενού και η γραμμή Εργαλείων Βασική και Μορφοποίηση. Οι δύο αυτές γραμμές εργαλείων παρέχουν τη δυνατότητα να μεταβούμε σε άλλα κουμπιά και πλαίσια με τα οποία είτε δίνουμε εντολές στο πρόγραμμα είτε επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα ανάλογα με την εργασία που εκτελούμε κάθε φορά. Κάτω από τις δύο αυτές γραμμές εργαλείων βρίσκεται η Γραμμή Τύπων. Στην Αρχή της Γραμμής τύπων απεικονίζεται το Πλαίσιο Ονόματος το οποίο μας πληροφορεί κάθε φορά πιο κελί του φύλλου εργασίας είναι ενεργό ή επιλεγμένο. Για παράδειγμα ενεργό κελί μπορεί να είναι το Α1. Στη συνέχεια και λίγο πιο αριστερά υπάρχει το σύμβολο της Συνάρτησης ή όπως αλλιώς λέγεται το συγκεκριμένο κουμπί Εισαγωγή Συνάρτησης. Στη Γραμμή Τύπων απεικονίζεται το περιεχόμενο του κελίου που έχουμε επιλεγμένο ή ενεργό. Αν για παράδειγμα στο κελί που έχουμε επιλέξει υπάρχει μια Συνάρτηση τότε εμφανίζεται ο τύπος της στη Γραμμή τύπων.
Στο κάτω μέρος του παραθύρου βρίσκεται η γραμμή κατάστασης. Η Γραμμή κατάστασης του Excel μπορούμε να πούμε ότι χωρίζεται σε τρεις άλλες μικρότερες περιοχές. Μια περιοχή μηνυμάτων, την περιοχή αυτόματου υπολογισμού κα τα Ενδεικτικά του πληκτρολογίου. Στην περιοχή Μηνυμάτων ένα το πρόγραμμα του Excel δεν εκτελεί υπολογισμούς τότε εμφανίζεται η ένδειξη έτοιμο που σημαίνει ότι το πρόγραμμα είναι έτοιμο να λάβει εντολές. Αν εκτελούνται υπολογισμοί από το -5-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
πρόγραμμα, για παράδειγμα από τους τύπους που έχουν εισαχθεί στο πρόγραμμα, τότε πιθανόν να εμφανίζεται Υπολογισμός κελιών και ακολουθείται από το ποσοστό των κελιών του υπολογίζονται. Στην περιοχή Ενδεικτικά του πληκτρολογίου εμφανίζονται διάφορες πληροφορίες σχετικά με ενεργά πλήκτρα του πληκτρολογίου του υπολογιστή μας. Για παράδειγμα αν είναι ενεργοποιημένο το πλήκτρο του CAPS LOCK τότε εμφανίζεται η ένδειξή CAPS ή το πλήκτρο NUM LOCK που βρίσκεται στην δεξιά μεριά του πληκτρολογίου στην περιοχή με τα αριθμητικά πλήκτρα τότε εμφανίζεται η ένδειξη NUM, κτλ.
-6-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Β. Περιήγηση στο Παράθυρο του Βιβλίου Εργασίας
Το Παράθυρο του Βιβλίου Εργασίας είναι ένα χωριστό παράθυρο ενοποιημένο μέσα στο παράθυρο του προγράμματος του Excel, γι’ αυτό το λόγο άλλωστε μπορούμε να το κλείσουμε, να το ελαχιστοποιήσουμε, η να το μεγιστοποιήσουμε ή να το επαναφέρουμε με τα ίδια πλήκτρα που βρίσκονται ακριβώς στο τέλος των γραμμών μενού Βασικής και Μορφοποίησης. Η λειτουργία των κουμπιών αυτών επηρεάζουν την λειτουργία του παραθύρου του Βιβλίου Εργασίας και όχι ολοκλήρου του παραθύρου του προγράμματος. Έτσι το κουμπί της ελαχιστοποίησης ελαχιστοποιεί το Παράθυρο του Βιβλίου Εργασίας σε ένα μικρό κουμπί το οποίο εμφανίζεται στη κάτω αριστερή άκρη του παραθύρου του προγράμματος. Το κουμπί της Μεγιστοποίησης ή της Επαναφοράς επαναφέρει το παράθυρο του βιβλίου εργασίας στο αρχικό του μέγεθος αν αυτό δεν ήταν στο μέγεθος να καλύπτει όλο το παράθυρο του προγράμματος, ή το επαναφέρει έτσι ώστε να γεμίζει όλο το παράθυρο του προγράμματος του Excel. Το κουμπί του Κλεισίματος κλείνει το παράθυρο του βιβλίου εργασίας χωρίς να κλείνει το ίδιο το πρόγραμμα του Excel. Κάθε βιβλίο Εργασίας χωρίζεται σε Στήλες και σε Γραμμές. Οι στήλες είναι κάθετες μεταξύ τους και ονομάζονται με γράμματα όπως Α, Β, C, D, E… κτλ., και φτάνουν σε αριθμό τις 256 στήλες ενώ οι Γραμμές είναι οριζόντιες μεταξύ τους και αριθμούνται με αριθμούς και φτάνουν μέχρι και τις 65.536 γραμμές. Οι στήλες και οι γραμμές μεταξύ τους δημιουργούν ένα πλέγμα με κελιά. Για παράδειγμα στο σημείο που συναντιέται η γραμμή 1 με τη Στήλη Α βρίσκεται το κελί Α1. Αν το Α1 είναι το ενεργό κελί ή είναι επιλεγμένο τότε θα εμφανίζεται και στο πλαίσιο ονόματος που αναφέραμε και στο προηγούμενο κεφάλαιο και επιπλέον υπάρχει γύρω του ένα σκούρο πλαίσιο. -7-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Τα κελιά όλου του Φύλλου Εργασίας δεν είναι ορατά στο χρήστη παρά μονό ένα μικρός μέρος αυτών. Άλλωστε όλα τα κελιά του κάθε βιβλίου Εργασίας είναι 16.777.216 αριθμός που προκύπτει από το γεγονός του πολλαπλασιασμού των διακοσίων πενήντα έξι στηλών (256 στήλες) επί των εξήντα πέντε χιλιάδων πεντακοσίων τριάντα έξι γραμμών (65.536 γραμμές). Το ίδιο το νούμερο των κελιών είναι πραγματικά μεγάλο και μπορεί σε μεγάλο βαθμό με το εύρος των κελιών που υπάρχουν να πραγματοποιηθεί κάθε εργασία που απαιτεί χώρο ώστε να αναπτυχθούν τα δεδομένα κατάλληλα. Για την περιήγηση και στα υπόλοιπα κελιά υπάρχουν οι γνώστες μπάρες κύλισης των Windows. Στη δεξιά πλευρά της οθόνης υπάρχει η κάθετη μπάρα κύλισης η οποία επιτρέπει να μετακινούμαστε μέσα στο φύλλο και να φέρνουμε στην ορατότητα στου χρήση την επιθυμητή κάθε φορά περιοχή που θέλουμε να εργαστούμε. Ενώ στη κάτω δεξιά γωνία υπάρχει η οριζόντια μπάρα κύλισης.
Αλλά ακόμα κι αν δεν επαρκεί ο χώρος ενός Φύλλου εργασίας το ίδιο το πρόγραμμα του Excel δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη του να δημιουργήσει και άλλα φύλλα εργασίας ή να εκμεταλλευτεί αυτά που ήδη υπάρχουν συνήθως τρία (03). Έτσι το Βιβλίο Εργασίας χωρίζεται σε Φύλλα Εργασίας οι καρτέλες των οποίων βρίσκονται στην κάτω αριστερή γωνιά του παραθύρου του Βιβλίου Εργασίας ανάμεσα στις οποίες ο χρήστης μπορεί να εναλλάσσεται. Ακριβώς στο αριστερό μέρος από τις καρτέλες των Φύλλων βρίσκονται τα πλήκτρα μετακίνησης σε καρτέλες, τα οποία συνολικά είναι τέσσερα. Πατώντας τα δύο εσωτερικά πλήκτρα παρέχεται η δυνατότητα να μετακινούμαστε στα φύλλα εργασίας κατά ένα είτε δεξιά είτε αριστερά αντίστοιχα πατώντας είτε το δεξιό πλήκτρο είτε το αριστερό. Τα δύο ακριανά πλήκτρα μετακινήσεως τα οποία έχουν επιπλέον και μια παύλα μετά το βελάκι. Τα συγκεκριμένα πλήκτρα μετακινούν τον χρήση στα δύο ακριανά φύλλα εργασίας. Για παράδειγμα αν υπάρχουν τρία φύλλα εργασίας τότε πατώντας το αριστερό κουμπί μετακίνησης σε καρτέλες θα βρεθούμε στο πρώτο Φύλλο εργασίας και αντίστροφα να πατήσουμε στο δεξιό κουμπί μετακίνησης σε καρτέλες θα βρεθούμε στο τρίτο φύλλο εργασίας. Μέσα στο φύλλο του Excel μπορούμε να περιηγηθούμε και με τα πλήκτρα του πληκτρολογίου. Αν πατήσουμε το πλήκτρο End και μετά ένα από τα βελάκια πάνω, κατώ, δεξιά, αριστερά, πηγαίνουμε αντίστοιχα στην τελευταία γραμμή, στην πρώτη γραμμή, στην τελευταία στήλη και στην πρώτη στήλη του φύλλου εργασίας. Στην πρώτη στήλη του φύλλου εργασίας μπορούμε να πάμε και αν πατήσουμε το πλήκτρο Home. Πατώντας το πλήκτρο Control και ένα από τα βελάκια πάνω, κάτω, δεξιά, αριστερά,, πηγαίνουμε αντίστοιχα στα ίδια σημεία όπως και με το πλήκτρο End. Με τα πλήκτρα PageUp και PageDown μπορούμε να κινηθούμε προς τα πάνω ή προς τα κάτω κατά ένα παράθυρο. Με τα πλήκτρα Control+Home πάμε στην αρχή του φύλλου εργασίας (κελί Α1) για όσα φύλλα εργασίας έχουν κάποια καταχώριση μέσα τους και με τα πλήκτρα Control+End πάμε στην κάτω δεξιά γωνία των κελιών που έχουν κάποια καταχώριση. Το τελευταίο μπορούμε να το κάνουμε και αν πατήσουμε πρώτα το πλήκτρο End και μετά το πλήκτρο Home. Με τα πλήκτρα Control+PageUp πάμε στο προηγούμενο φύλλο και με τα πλήκτρα Control+Page Down πάμε στο επόμενο φύλλο. Συνοπτικά από το πληκτρολόγιο χρησιμοποιήσουμε τα παρακάτω πλήκτρα ή διάφορους συνδυασμούς αυτών: -8-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Πλήκτρο Μετακίνηση Ctrl+↑ Στην κορυφή της περιοχής δεδομένων Ctrl+↓ Στο τέλος της περιοχής δεδομένων Ctrl+← Στο αριστερότερο κελί της περιοχής δεδομένων Ctrl+→ Στο δεξιότερο κελί της περιοχής δεδομένων Home Στο αριστερότερο κελί μιας γραμμής End Στο δεξιότερο κελί μιας γραμμής PageUp Μία οθόνη προς τα πάνω PageDown Μία οθόνη προς τα κάτω Ctrl+Home Στο πρώτο κελί του φύλλου εργασίας Ctrl+End Στο τελευταίο κελί του φύλλου εργασίας Ctrl+PageUp Στο προηγούμενο φύλλο εργασίας Ctrl+PageDown Στο επόμενο φύλλο εργασίας Δίπλα από τις μπάρες κύλισης υπάρχουν τα Πλαίσια Διαίρεσης Καρτελών. Αυτά όπως και οι μπάρες κύλισης χωρίζονται σε κάθετα και οριζόντια. Αυτά μπορούμε να τα κυλήσουμε ανεξάρτητα. Το κατακόρυφο πλαίσιο Διαίρεσης Καρτελών δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να χωρίσει το παράθυρο σε δύο τμήματα. Συνήθως αυτή η ενέργεια γίνεται για να συγκρίνουμε δύο τμήματα του βιβλίου Εργασίας. Για να το χρησιμοποιήσουμε αρκεί να το επιλέξουμε και με κρατημένο το αριστερό κλικ να το σύρουμε πάνω ή κάτω. Για να την αφαιρέσουμε αρκεί να την επαναφέρουμε με τον αρχικό τρόπο στην αρχική ε της θέση είτε να κάνουμε πάνω του διπλό αριστερό κλικ. Το πλαίσιο διαίρεσης καρτέλα το οποίο βρίσκεται στην αριστερή άκρη της οριζόντιας γραμμής κύλισης μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε το μήκος της γραμμής ή μπάρας κύλισης και να εμφανίσουμε ή να εξαφανίσουμε από το οπτικό πεδίο του χρήστη τις καρτέλες των φύλλων εργασίας, αν υπάρχουν πολλές. Για να γίνει αυτό αρκεί να την επιλέξουμε και να την σύρουμε είτε δεξιά είτε αριστερά με κρατημένο το αριστερό κλικ του ποντικιού.
Γ. Εισάγοντας Δεδομένα στα Κελιά Τα φύλλα Εργασίας έχουν δημιουργηθεί για να εισάγουμε δεδομένα μέσα σε αυτά και να τα επεξεργαζόμαστε. Εισάγουμε πληροφορίες και δεδομένα και τα αποθηκεύουμε σε ένα φύλλο εργασίας, τα οποία αποτελούν και τα πιο κοινά και συνήθη έγγραφα τα οποία καλείται ένα χρήστης του προγράμματος του Excel να χειριστεί.
Για να εισάγουμε δεδομένα σε ένα κελί του Βιβλίου Εργασίας είναι πολύ απλό. Κάνοντας κλικ με το ποντίκι σε κάποιο κελί αυτό ενεργοποιείται και τότε μπορούμε -9-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
να πληκτρολογήσουμε οτιδήποτε θέλουμε εκεί. Για να τοποθετήσει το Excel που πληκτρολογήσαμε αρκεί να πατήσουμε το πλήκτρο Enter από το πληκτρολόγιο του υπολογιστή μας ή το πλήκτρο Tab ή να κάνουμε κλικ σε κάποιο άλλο κελί. Ένας άλλος τρόπος για να εισάγουμε δεδομένα σε κάποιο κελί θα ήταν να επιλέξουμε το κελί που θέλουμε να γράψουμε. Τότε αυτό γίνεται ενεργό κελί και το όνομα του εμφανίζεται το Πλαίσιο Ονόματος στη Γραμμή τύπων. Αν κάνουμε με το ποντίκι ένα απλό κλικ στη Γραμμή τύπων ακριβώς στην αρχή της διπλά δηλαδή από το σύμβολο της Συνάρτησης, τότε ενεργοποιείται η γραμμή τύπων και εισάγουμε δεδομένα, για να καταλάβει όμως το Excel ότι τα δεδομένα αυτά θέλουμε να τα αποθήκευσει και να κρατηθούν στο κελί θα πρέπει μετά το τέλος της εισαγωγής να πατήσουμε και το πράσινο κουμπί με το σύμβολο του “N”. Αλλιώς αν κάτι κάναμε λάθος κατά της εισαγωγή αρκεί να πατήσουμε το κουμπί της Ακύρωσης το κουμπί με το κόκκινο «Χ» δίπλα από το σύμβολο της Συνάρτησης στη Γραμμή τύπων και τότε τίποτα δε θα εισαχθεί στο κελί που πληκτρολογούσαμε προηγουμένως. Ένας άλλος τρόπος να ακυρώσουμε την εισαγωγή δεδομένων είναι να πατήσουμε το πλήκτρο Esc- Escape του πληκτρολογίου το υπολογιστή μας.
Δ. Διορθώνοντας και Διαγράφοντας Δεδομένα Θα υπάρξουν φόρες που θα θέλουμε να αλλάξουμε το περιεχόμενο των δεδομένων που έχουμε εισάγει σε ένα κελί ή θα θέλουμε να το τροποποιήσουμε. Για να γίνει αυτό θα πρέπει πρώτα να εντοπίσουμε το συγκεκριμένο κελί τις πληροφορίες του οποίου θέλουμε αν αλλάξουμε και να το επιλέξουμε Το κελί θα γίνει ενεργό και μπορούμε είτε να πληκτρολογήσουμε από την αρχή τις πληροφορίες που θέλουμε μόνο που οι αρχικές πληροφορίες που περιείχε το κελί θα χαθούν και θα αντικατασταθούν με νέες. Αν απλώς θέλουμε να διορθώσουμε τα ήδη υπάρχοντα δεδομένα του κελίου χωρίς αυτά να χαθούν τότε πολύ απλά κάνουμε διπλό αριστερό κλικ επάνω στο κελί που θέλουμε να διορθώσουμε και επεξεργαζόμαστε το κείμενο του κελιού ή μπορεί τον τύπο που περιέχει το κελί. Για να εισαχθούν όμως οι αλλαγές που κάναμε θα πρέπει να πατήσουμε το πλήκτρο Enter ή το κουμπί της Εισαγωγής στη Γραμμή τύπων. Ακόμα αν θέλουμε να επεξεργαστούμε την πληροφορία ενός κελίου μπορούμε να κάνουμε ένα απλό κλικ επάνω του προκειμένου να κάνουμε ενεργό και τότε πηγαίνουμε στη γραμμή τύπων και κάνουμε κλικ εκεί μέσα και εργαζόμαστε στις όποιες αλλαγές θέλουμε από την Γραμμή Τύπων. Στο τέλος σε μένει παρά να πατήσουμε κλικ επάνω στο κουμπί της Εισαγωγής στη Γραμμή Τύπων προκειμένου οι τροποποιήσεις που κάναμε στο κελί να αποθηκευτούν. Η διαγραφή του περιεχομένου ενός κελίου είναι ακόμα πιο εύκολή αρκεί να επιλέξουμε το κελί το περιεχόμενο του οποίου θέλουμε να διαγράψουμε και να πατήσουμε το πλήκτρο DELETE. Ακόμα μπορούμε να επιλέξουμε ένα κελί και απλώς να κάνουμε Δεξί κλικ επάνω σε αυτό και από το αναδυόμενο πλαίσιο να επιλέξουμε την επιλογή Διαγραφή.
1. Τύποι Δεδομένων -10-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Στα κελιά του Excel μπορούμε να εισάγουμε διάφορα δεδομένα και πληροφορίες. Τα δεδομένα αυτά χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες. Τις Ετικέτες, τις Τιμές και οι Τύποι. Οι ετικέτες, οι οποίες έχουν την μορφή κειμένου και χρησιμοποιούνται συνήθως για την περιγραφή περιοχών του φύλλου εργασίας. Συνήθως οι ετικέτες χρησιμοποιούνται συνήθως για την αναπαράσταση Επικεφαλίδων. Οι τιμές είναι δεδομένα που χρησιμοποιούνται σ ένα υπολογισμό. Για παράδειγμα ένα τύπος που χρησιμοποιεί ως δεδομένα τιμές κελιών που περιέχονται σε άλλα κελία. Οι τύποι είναι εντολές στο πρόγραμμά του Excel για να εκτελέσει προκαθορισμένους υπολογισμούς σύμφωνα με την λειτουργία του κάθε τύπου. Πιο απλά οι τύποι είναι οδηγίες για την εκτέλεση μιας πράξης από το Excel.
Ετικέτες Όπως προαναφέραμε οι ετικέτες αποτελούν κείμενο. Αποτελούνται από γράμματα μπορεί και αριθμούς ή γενικά από αλφαριθμητικά στοιχεία. Ετικέτες χρησιμοποιούμαι ως επικεφαλίδες σε στήλες ή γραμμές για να περιγράψουμε τη τιμές για παράδειγμα περιέχει αυτή η στήλη ή η γραμμή. Οι ετικέτες μπορούν να έχουν οποιοδήποτε μέγεθος. Αν είναι πολύ μεγάλες το περιεχόμενο τους εμφανίζεται και στο διπλανό δεξιό κελί. Αυτό προϋποθέτει όμως το δεξιό κελί από αυτό στο οποίο εισάγαμε την ετικέτα να είναι κενό, να μην περιέχει δεδομένα. Αν το τελευταίο περιέχει δεδομένα τότε η ετικέτα του προηγούμενου κελίου κόβεται και δεν εμφανίζεται ολόκληρη. Για να εμφανιστεί ολόκληρο το περιεχόμενο της ετικέτας σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να μεγαλώσουμε το πλάτος της στήλης που το περιέχει κάνοντας ένα διπλό αριστερό κλικ στο τέλος της επικεφαλίδας του ονόματος της στήλης π.χ. Α επάνω στο διαχωριστικό. Με αυτό τον τρόπο η στήλη μεγαλώνει αυτόματα στο μέγεθος της ετικέτας. Ή ένας άλλος τρόπος είναι να αυξήσουμε το μέγεθος της στήλης χειροκίνητα με το ποντίκι σύροντας το δεξιό περίγραμμα της επικεφαλίδας του ονόματος της στήλης.
2. Εργαλεία Εισαγωγής Ετικετών Το πρόγραμμα του Excel δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη του να καταχωρεί ετικέτες πολύ εύκολα με δύο χρήσιμες λειτουργίες που διαθέτει. Η πρώτη ονομάζεται Αυτόματη Συμπλήρωση. Η Αυτόματη Συμπλήρωση λειτουργεί σαν να καταλαβαίνει τι θέλει να πληκτρολογήσει ο χρήστης και το εμφανίζει το ίδιο το πρόγραμμα και ζητά ουσιαστικά μια «επιβεβαίωση» για το αν είναι αυτό το σωστό, όλα αυτά με ορισμένες προϋποθέσεις. Όταν ο χρήστης ξεκινάει την εισαγωγή δεδομένων σε ένα κελί και έχει προηγηθεί η εισαγωγή άλλων δεδομένων στην ίδια στήλη το Excel αναζητά να βρει μήπως η εισαγωγή δεδομένων που ξεκινάει ο χρήστης ταιριάζει με κάποια από τις προηγούμενες που έχει κάνει. Αν τα πρώτα γράμματα ή οι χαρακτήρες της εισαγωγής ταιριάζουν, τότε το Excel μόνο του την συμπληρώνει ή κάνει αλλιώς όπως θα μπορούσαμε να πούμε «αυτόματη συμπλήρωση». Για παράδειγμα σε μια στήλη όπου πληκτρολογούμε πόλεις εισάγουμε πολλές φορές τη λέξη Θεσσαλονίκη σε κάποιο κελί της στήλης τότε την επόμενη φορά που θα ξεκινήσουμε την πληκτρολογήσουμε την λέξη Θεσσαλονίκη αμέσως μόλις πατήσουμε το γράμμα «Θ» τότε το πρόγραμμα μόνο του θα εμφανίσει στο κελί που πληκτρολογούμε την υπόλοιπή λέξη της -11-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Θεσσαλονίκης πλην του γράμματος «Θ» μαυρισμένη, αρκεί τότε να πατήσουμε το
πλήκτρο Enter για να εισαχθεί. Το ίδιο γίνεται όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα με την πόλη της Πάτρας. Αρκεί να πληκτρολογήσουμε το πρώτο γράμμα π και στην συνέχει εμφανίζεται μαυρισμένο το υπόλοιπο άτρα σε σκούρο πλαίσιο. Η αυτόματη συμπλήρωση είναι ενεργοποιημένη μόνη της από το Excel. Για να την απενεργοποιήσει ο χρήστη αρκεί να κάνει κλικ στη γραμμή μενού Εργαλεία μετά στην επιλογή Επιλογές και να κάνει ενεργή την καρτέλα Επεξεργασία και αφαιρεί το τικ από την το μικρό πλαίσιο Ενεργοποίηση Αυτόματης καταχώρησης για τις τιμές των κελιών. Η δεύτερη χρήσιμη λειτουργία του Excel είναι αυτή της Επιλογής από κατάλογο. Σε κάποιο κενό κελί σε μια υπάρχουσα ήδη στήλη με δεδομένα κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε την επιλογή, Επιλογή από κατάλογο. Τότε εμφανίζεται ένα πλαίσιο με όλες τις υπάρχουσες εγγραφές που έχουμε πραγματοποιήσει προηγουμένως στην υπάρχουσα στήλη. Για να εισαχθεί η εγγραφή που θέλουμε απλά μετακινούμαστε με τις μπάρες κύλισης οριζόντιες ή κάθετες που τυχόν εμφανίζονται στο πλαίσιο, αν οι εγγραφές είναι πολλές, και διαλέγουμε με απλό αριστερό κλικ την επιθυμητή κάθε φορά.
3. Τιμές
-12-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Στις συνήθεις περιπτώσει χρήσης του Excel εισάγουμε τιμές απλής μορφής. Οι τιμές των κελιών κατά κύριο λόγο χρησιμοποιούνται για υπολογισμούς σε τύπους του Excel ως δεδομένα για την εξαγωγή αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα μία λίστα με ψώνια γραμμένη σε φύλλο Excel οπού δίπλα από κάθε προϊόν θα αναγράφεται ο αριθμός που θα πρέπει να αγοραστεί.
Βασικές Τιμές Στη Στήλη Α θα περιέχονται τιμές με τα ονόματα των προϊόντων που πρόκειται να αγοραστούν και στη Στήλη Β. Η στήλη C μπορεί να περιέχει ενδεικτικές τιμές των προϊόντων. Στη στήλη C όπου περιέχονται τιμές μπορεί να υπάρχουν δεκαδικά ψηφία που να προσδιορίζουν τα λεπτά και τα ευρώ, ή να υπάρχει το σύμβολο του ευρώ για να προσδιορίσει τη νομισματική μονάδα. Ακόμα ένα φύλλο Excel μπορεί αν δεχθεί και αρνητικές τιμές αρκεί να πατήσουμε στην αρχή του αριθμού το σύμβολο “-“ από το αριθμητικό πληκτρολόγιο για να εισάγουμε αρνητική τιμή, όπως για παράδειγμα «-100». Ειδικές Τιμές Πέρα από τις Βασικές τιμές τα δεδομένα του Excel μπορεί να περιέχουν και ειδικές τιμές όπως για παράδειγμα ποσοστά επί τοις εκτατό (%), ημερομηνίες και ώρες, κλάσματά ακόμα και αριθμούς σε επιστημονική μορφή. A) Επιστημονικός Συμβολισμός Ο επιστημονικός συμβολισμός χρησιμοποιείται περισσότερο για την σύμπτυξη μεγάλων και μακροσκελών αριθμητικών δεδομένων , ώστε η έκφραση τους να είναι πιο αποτελεσματική και μικρή. Αν στο Excel εισάγουμε αριθμητικές τιμές με ψηφία περισσότερα του είκοσι (20) τότε το πρόγραμμα του Excel εμφανίζει αυτό τον αριθμό μορφοποιημένο σε Επιστημονικό Συμβολισμό. Τα αριθμητικά δεδομένα αποτελούνται από ψηφία και διάφορους ειδικούς χαρακτήρες όπως: + - $ / () , % Ε e . Παραδείγματα: 100, 1 ½, 12,345, 1Ε+09. Η έκφραση 1Ε+09 αναφέρεται στον αριθμό 1000000000 ο οποίος εμφανίζεται με εκθετική μορφή επειδή δεν μπορεί να εμφανιστεί κανονικά, λόγω του μικρού πλάτους του κελιού. Η αυτόματη στοίχιση των αριθμών γίνεται στο δεξιό μέρος του κελιού.
B) Τιμές Ημερομηνίας και Ώρας
-13-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Η εισαγωγή ημερομηνίας πρέπει να γίνεται με συγκεκριμένο τρόπο, έτσι ώστε το Excel να είναι σε θέση να την αναγνωρίζει π.χ. 15/11/01. Στην πραγματικότητα το Excel χειρίζεται την ημερομηνία ως έναν ακέραιο αριθμό. Η αυτόματη στοίχιση των ημερομηνιών γίνεται στο δεξιό μέρος του κελιού. Όταν το Excel δεν μπορεί να αναγνωρίσει τη μορφή ημερομηνίας, τότε αυτή εισάγεται ως κείμενο και η στοίχιση είναι στο αριστερό μέρος του κελιού. Γ) Ποσοστά και κλάσματα Μέσα στα κελιά μπορούμε να εισάγουμε τιμές ποσοστών. Αν θέλουμε να γράψουμε ένα ποσοστό τότε μπορούμε να εισάγουμε το σύμβολο του ποσοστού έχοντας κρατημένο το πλήκτρο Shift και πατώντας το νούμερο 5 . Τότε το Excel καταλαβαίνει ότι ο χρήστης εισάγει ποσοστό και το απεικονίζει με ένα ισοδύναμο δεκαδικό αριθμό. Για παράδειγμα να εισάγουμε το ποσοστό 10 % τότε το Excel θα υποθηκεύσει στο συγκεκριμένο κελί τον δεκαδικό αριθμό 0,1. Αν και στον χρήστη φαίνεται ως ποσοστό στο Excel δεν είναι αποθηκεμένο έτσι. Αυτό γιατί το Excel το απεικονίζει με διαφορετική μορφή από αυτή που το αποθηκεύει για λόγους χρηστικότητας και επαφής με το χρήστη. Τα κελία του Excel δέχονται ως τιμές και κλασματικούς αριθμούς. Για παράδειγμα αν θέλουμε να εισάγουμε το κλάσμα όπως για παράδειγμα το 1 3/5, το Excel καταλαβαίνει ότι ο χρήστης προσπαθεί να εισάγει κάποια κλασματική τιμή. Έτσι μετατρέπει την κλασματική αυτή παράσταση σε 1,6. Δηλαδή το Excel μπορεί να απεικονίζει στο κελί το 1 3/5 άλλα αν κάνουμε κλικ στο κελί αυτό και κοιτάξουμε την γραμμή τύπων ΄ τότε εκεί θα φαίνεται το αποτέλεσμα 1,6. Έτσι εισάγουμε το κλάσμα ως εξής: Πρώτα γραφούμε τον αριθμό 1 μετά εισάγουμε ένα χαρακτήρα κενό, στη συνέχεια τον αριθμό 3, μια κάθετος και τον αριθμό 5. Αν όμως για παράδειγμα εισάγουμε μόνο το 3/5 τότε το Excel καταλαβαίνει ότι εισάγουμε ημερομηνία όπως προαναφέραμε και παραπάνω. Θα πρέπεί να εξηγήσουμε με τον τρόπο του Excel ότι αυτό που θέλουμε να εισάγουμε είναι κλάσμα. Τότε αρκεί και μόνο μπροστά από το 3/5 να προσθέσουμε τον αριθμό μηδέν (0) ένα κενό και στη συνέχεια το 3/5. Δ) Τιμές Πλάτους Πολλές φορές οι τιμές που εισάγουμε στα κελιά ενός φύλλου Excel μπορεί να είναι τόσο μεγάλες με τόσα πολλά ψηφία ώστε να ξεπερνούν σε μέγεθος το κανονικό πλάτος της στήλης του Excel. Αν εισάγουμε κάποιο αριθμό με τόσα πολλά ψηφία σε ένα κελί και δεν έχει προηγηθεί μορφοποίηση αυτού του κελιού σε κάποιο συγκεκριμένο τύπο πώς για παράδειγμα Ημερομηνία ή Νομισματική μονάδα τότε το πρόγραμμα του Excel το αντιλαμβάνεται και το μορφοποιεί αυτόματα μόνο του στην Επιστημονική μορφή ή αλλιώς στον Επιστημονικό Συμβολισμό. Διαφορετικά αν ο αριθμό με τα τόσα πολλά ψηφία βρίσκεται σε κάποιο κελί που έχει υποστεί μια αρχική μορφοποίηση και το πλάτος της στήλης δεν επαρκεί για να το απεικονίσει ολόκληρο τότε το εμφανίζει με #########. Αρκεί να μεγαλώσουμε το πλάτος της στήλη είτε κάνοντας ένα διπλό αριστερό κλικ στο δεξιό περίγραμμα της στήλης που περιέχει το κελί που μας ενδιαφέρει ή διαφορετικά να σύρουμε το δεξιό περίγραμμα προκειμένου να μεγαλώσει το πλάτος της στήλης.
4. Τύποι -14-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Οι τύποι αποτελούν το πιο σημαντικό κομμάτι του Excel. Δια μέσω αυτών εκτελούνται πολλές εργασίες και πολλοί υπολογισμοί δεδομένων. Οι τύποι θα μπορούσε να αναφερθεί ότι αποτελούν ένα είδος τελικής τιμής. Κάθε τύπος στο Excel ξεκινάει με το σύμβολο του ίσον (=). Πληκτρολογώντας το σύμβολο του ίσον δίνουμε στο πρόγραμμα του Excel να καταλάβει ότι αυτό που θα ακολουθήσει θα είναι ένα τύπος και τα δεδομένα που θα εισαχθούν θα πρέπει να υποστούν έναν υπολογισμό προκειμένου να εξαχθεί ένα τελικό αποτέλεσμα. Έτσι εισάγοντας ένα τύπο λέμε στο πρόγραμμα του Excel να υπολογίσει ένα αποτέλεσμα. Τύπου μπορούμε να δημιουργήσουμε είτε εμείς είτε να τους βρούμε έτοιμους στην «Βιβλιοθήκη» του Excel. Για παράδειγμα ένα σε ένα κελί γράψουμε ίσον δυο συν τρία (=2+3) τότε ο τύπος αυτός θα μας επιστρέψει το αποτέλεσμα πέντε (5) φυσικά. Ακόμα μπορούμε να γράψουμε τον τύπο ίσον Α1 συν Α2 (=Α1+Α2) όποτε και ο τύπος αυτός θα μας επιστρέψει στο κελί που είναι καταχωρημένος το την τιμή της πρόσθεσης των κελιών Α1 και Α2 αν φυσικά τα δεδομένα που περιέχουν αυτά τα κελιά υπόκεινται σε αυτόν το ν υπολογισμό, γιατί αν μην ξεχνάμε ότι δεν μπορούμε να προσθέσουμε κείμενο με αριθμό. Γενικά το αποτέλεσμα ενός τύπου που είναι καταχωρημένο σε ένα κελί μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως δεδομένο και σε έναν άλλο τύπο. Για παράδειγμα το περιερχόμενο του κελιού Α1 να ήταν ο τύπος (=2+3), που το κελί Α1 χρησιμοποιείται ύστερα σε έναν άλλον τύπο στον (=Α1+Α2), κ.ο.κ. Αν τα αποτελέσματα ενός τύπου είναι μεγάλα συνήθως το βασικό πλάτος της Στήλης δεν τα χωράει και εμφανίζει #####. Εδώ αρκεί να μεγαλώσει το πλάτος της Στήλης ώστε να αναπτυχθεί το αποτέλεσμα του τύπου και να γίνει ορατό και κατανοητό στο χρήστη του Excel. Καταληκτικά θα μπορούσαμε να αναφέρουμε γενικά ότι οι τύποι είναι ένα άλλο είδος τιμών.
-15-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Ε. Καταχωρίζοντας Σχόλια στα Κελιά Εργαζόμενοι σε ένα φύλλο Εργασίας του Excel εισάγουμε δεδομένα σε κελία του Βιβλίου Εργασίας. Ωστόσο τα κελία δεν είναι τα μονά μέρη όπου μπορούμε να εισάγουμε πληροφορίες και να τις αποθηκεύσουμε. Η λειτουργία του Excel μας δίνει
τη δυνατότητα να εισάγουμε Σχόλια σε κάθε κελί. Συνήθως εισάγουμε Σχόλια σε ένα κελί προκειμένου να βοηθήσουμε το χρήση να εισάγει τις κατάλληλες πληροφορίες στο κελί ή να τον πληροφορήσουμε για τον τύπο των δεδομένων που θα πρέπει να πληκτρολογήσει. Αν ένα κελί περιέχει κάποιο Σχόλιο και αυτό είναι σε κατάσταση απόκρυψής τότε το συγκεκριμένο κελί θα έχει στην πάνω δεξιά γωνία του ένα κόκκινο τριγωνάκι. Αυτό σημαίνει ότι στο κελί αυτό έχει επισυναφθεί κάποιο Σχόλιο. Αν θέλουμε να εμφανιστεί το Σχόλιο αυτό αρκεί να τοποθετήσουμε το δείκτη του ποντικιού επάνω στο κελί αυτό και το Σχόλιο θα εμφανιστεί. Η Εισαγωγή Σχολίου στα Κελιά είναι απλή. Επιλέγουμε και καθιστούμε ενεργό το κελί στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε το Σχόλιο. Πηγαίνουμε στη γραμμή μενού Βασική και πατάμε
Εισαγωγή και κατόπιν από το πλαίσιο που εμφανίζεται Σχόλιο. Τότε το Excel εμφανίζει ένα κιτρινωπό πλαίσιο το οποίο συνδέεται με ένα βελάκι με το κελί που θέλαμε να εισάγουμε το Σχόλιο. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο πληκτρολογούμε τη σημείωση που θέλουμε και το Σχόλιο είναι έτοιμο, αρκεί να κάνουμε ένα απλό κλικ έξω από την περιοχή του πλαισίου του Σχόλιου. Στην αρχή συνήθως του πλαισίου του Σχολίου εμφανίζεται το όνομα του χρήστη του υπολογιστή , αν θέλουμε αυτό -16-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
μπορούμε να το διαγράψουμε επιλέγοντας και κάνοντας DELETE. Ακόμα μπορούμε να κάνουμε δεξιό κλικ επάνω στο κελί στο οποίο θέλουμε να καταχωρίσουμε ένα Σχόλιο και να πατήσουμε στην επιλογή Εισαγωγή Σχολίου ακολουθώντας την ίδια ακριβώς διαδικασία. Αν θέλουμε το σχόλιο μας είναι πάντα ενεργό και να φαίνεται στο φύλλο εργασίας τότε μπορούμε να κάνουμε δεξιό κλικ επάνω στο κελί που καταχωρίσαμε το Σχόλιο και από το αναδυόμενο πλαίσιο να επιλέξουμε την επιλογή Εμφάνιση Σχολίου. Αν όμως θέλουμε το σχόλιο μας να εμφανίζεται κάθε φορά που ο δείκτης του ποντικιού περνάει επάνω από το επιλεγμένο κελί τότε στο κελί που είναι ήδη ενεργοποιημένη η επιλογή κάνουμε δεξιό κλικ με το ποντίκι και από το αναδυόμενο πλαίσιο επιλέγουμε την επιλογή Απόκρυψη Σχολίου. Αν θέλουμε να αλλάξουμε το περιεχόμενο του Σχολίου και να το επεξεργαστούμε τότε στο κελί που υπάρχει ήδη καταχωρημένο το Σχόλιο κάνουμε Δεξιό κλικ και από το αναδυόμενο πλαίσιο επιλεγούμε την επιλογή Επεξεργασία Σχολίου. Αν θέλουμε να το διαγράψουμε κάνουμε Δεξιό κλικ και από το αναδυόμενο πλαίσιο επιλεγούμε την επιλογή Διαγραφή Σχολίου.
-17-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
ΣΤ. Δουλεύοντας με Περιοχές Το πρόγραμμα του Excel μας δίνει τη δυνατότητα να επεξεργαστούμε και να εργαστούμε όχι μόνο μεμονωμένα επάνω σε κάθε ένα κελί άλλα και σε ολόκληρες περιοχές κελιών. Θα ήταν κουραστικό αν είχαμε να εισάγουμε κοινά δεδομένα σε πολλά φύλλα εργασίας οι σε διαφορετικές περιοχές του ιδίου Φύλλου Εργασίας, οπότε θα χρειάζονταν να τα εισάγουμε κελί-κελί. Με την δυνατότητα αυτή του Excel παρέχεται μια λειτουργικότητα στο χρήστη και μια ευελιξία κινήσεων που τον απαλλάσσουν πολλές φορές από κοπιαστικές εισαγωγές δεδομένων που μπορεί να καταντήσουν ανιαρές.
1. Επιλέγοντας Περιοχές Το Excel δίνει τη δυνατότητα να επιλέξουμε περιοχές κελιών και να τις επεξεργαστούμε ή να εισάγουμε δεδομένα. Πριν όμως επιλέξουμε μια περιοχή κελιών ολόκληρη μπορούμε να επιλέξουμε και ένα κελί μεμονωμένα. Αυτό μπορεί να γίνει επιλέγοντας κάποιο κελί και καθιστώντας το ενεργό. Τότε στο κελί αυτό θα εμφανίζεται στο περίγραμμα του ένα σκούρο μαύρο πλαίσιο. Ακόμα χρησιμοποιώντας τα βελάκια πάνω, κάτω, δεξιά, αριστερά, μπορούμε να μετακινούμε τον επιλογέα κελιού σε διαφορετικό κάθε φορά κελί. Το ενεργό κάθε φορά κελί θα εμφανίζεται το όνομα στο Πλαίσιο Ονόματος δίπλα από τη γραμμή τύπων.
Για να επιλέξουμε μια περιοχή κελιών κάνουμε κάτι αντίστοιχό με την επιλογή ενός κελιού. Αφού επιλέξουμε ένα κελί τότε κρατώντας πατημένο το αριστερό κλικ του ποντικιού σύρουμε τον δείκτη μέχρι να επιλέξουμε την επιθυμητή περιοχή. Η επιλεγμένη περιοχή απεικονίζεται με σκουρόχρωμο χρώμα στο φόντο της. Επίσης γύρω από την επιλεγμένη περιοχή κελιών υπάρχει ένα μαύρο σκούρο πλαίσιο. Παρατηρώντας καλύτερα βλέπουμε ότι ενώ όλη η επιλεγμένη περιοχή είναι «μαυρισμένη» το πρώτο κελί της πάνω αριστερής γωνιά είναι άσπρο. Αυτό είναι το ενεργό κελί της περιοχής.
-18-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Η επιλεγμένη περιοχή έχει και αυτή ένα όνομα όπως το κάθε κελί του Φύλλου Εργασίας του Excel. Το όνομα μιας περιοχής κελιών προσδιορίζεται από το όνομα του πρώτου κελιού στην επάνω αριστερή γωνιά της επιλεγμένης περιοχής και από το όνομα του κελιού της κάτω δεξιάς γωνιάς της επιλεγμένης περιοχής, διαχωρισμένα με το σύμβολο της άνω κάτω τελείας ( : ), δηλαδή Α3:Ε10. Επιλογή κελιών μπορεί να γίνει κα χωρίς τη χρήση του ποντικιού με το πληκτρολόγιο με το πλήκτρο SHIFT και τα βελάκια πάνω, κάτω και δεξιά, αριστερά. Για παράδειγμα καθιστούμε ενεργό ένα κελί και στη συνέχεια κρατώντας πατημένο το πλήκτρο SHIFT πατάμε τα βελάκια ανάλογα με την κατεύθυνση που θέλουμε να επιλέξουμε. Τότε θα δούμε πως πέρα από το πρώτο κελί που είχαμε επιλέξει θα αρχίσουν να «μαυρίζουν» και τα υπόλοιπα κελία που επιλέγουμε πατώντας τα βελάκια. Η επιλογή μιας περιοχής δεν κατ’ ανάγκη να περιλαμβάνει γειτονικά κελία. Μπορούμε να επιλέξουμε και κελιά που δεν είναι γειτονικά μεταξύ τους ή να επιλέξουμε περιοχές κελιών περισσοτέρων της μιας, χωρίς να είναι η μια διπλά στην άλλη ή γειτονικές. Αυτό μπορεί να γίνει με το ποντίκι και με το πλήκτρο CTRL. Επιλέγουμε αρχικά ένα κελί και στη συνέχεια κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL μπορούμε να κάνουμε κλικ και να επιλέξουμε και ένα άλλο κελί κοκ. Το ίδιο μπορεί να γίνει και με περιοχές κελιών για παράδειγμα επιλέγουμε μια περιοχή κελιών με τον τρόπο που ξέρουμε και στη συνέχεια κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL επιλέγουμε μια άλλη περιοχή κελιών με το ποντίκι.
Ωστόσο το Excel δίνει τη δυνατότητα να επιλέξουμε και τρισδιάστατες περιοχές. Λέγοντας τρισδιάστατες περιοχές εννοούμε περιοχές που δεν ανήκουν μόνο σε ένα φύλλο εργασία άλλα σε πολλά. Σαν να λέμε ότι οι δυο από τις τρεις διαστάσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο εργασίας και η τρίτη διάσταση είναι το βάθος των φύλλων εργασίας. Όπως όταν θέλουμε να επαναληφθεί η ιδία γραφή μας σε πολλά χαρτιά χρησιμοποιούμε ταινίες «καρμπόν» μελανιού ανάμεσα στα φύλλα γραφής, κάτι αντίστοιχο γίνεται και εδώ όπως θα δούμε και παρακάτω με αυτή την επιλογή. Έτσι αν θέλουμε να επιλέξουμε την ίδια περιοχή κελιών σε πολλά φύλλα εργασίας τότε θα πρέπει πρώτα να επιλέξουμε τα φύλλα εργασίας και μετά την περιοχή κελιών. Αν θέλουμε να επιλέξουμε όλες τις καρτέλες ενός βιβλίου εργασίας τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το πρώτο φύλλο εργασίας και έχοντας πατημένο το πλήκτρο του SHIFT, να επιλέξουμε το τελευταίο φύλλο εργασίας τότε αυτόματα θα έχουν επιλεχθεί και όλα τα ενδιάμεσα φύλλα εργασίας. Αν τα φύλλα εργασίας είναι διαφορετικά και μη συνεχόμενα μεταξύ τους τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε -19-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
την λειτουργία του πλήκτρου CTRL. Επιλέγουμε το φύλλο εργασίας που θέλουμε και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο του CTRL επιλέγουμε τα φύλλα εργασίας της αρεσκείας μας.
Με αυτό τον τρόπο επεξεργαζόμαστε και εισάγουμε δεδομένα σε πολλά φύλλα ταυτόχρονα στις ίδιες περιοχές μεταξύ τους ή να δημιουργήσουμε ένα τύπο που να αναφέρεται στην συγκεκριμένη επιλεγμένη περιοχή, στα επιλεγμένα φύλλα εργασίας. Οτιδήποτε εισάγουμε στην επιλεγμένη αυτή περιοχή φύλλων εισάγεται σε όλα τα φύλλα εργασίας εκτελώντας ακριβώς την ίδια λειτουργία με την ταινία «καρμπόν» μελανιού, σαν να τοποθετούμε ανάμεσα στα φύλλα εργασίας ταινίες καρμπόν και ότι γραφούμε στο ένα αυτόματα βγαίνει στα υπόλοιπα επιλεγμένα.
Εισάγοντας δεδομένα σε μια περιοχή χειροκίνητα Σε μια επιλεγμένη περιοχή κελιών το λευκό κελί ονομάζεται ενεργό κελί. Η λειτουργία του συγκεκριμένου κελιού κάθε φορά είναι πολύ σημαντική γιατί αυτό καθορίζει που θα τοποθετηθεί ότι πληκτρολογούμε. Για παράδειγμα σε μια επιλεγμένη περιοχή κελιών συνήθως το ενεργό κελί είναι αυτό επάνω και αριστερά, αν πληκτρολογήσουμε μια οποιαδήποτε λέξη τότε αυτή θα τοποθετηθεί στο ενεργό κελί.
Σε επιλεγμένες περιοχές το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να μετακινούμαστε μέσα στις επιλεγμένες περιοχές με τα πλήκτρα ENTER και ΤΑΒ και με τους συνδυασμούς των πλήκτρων SHIFT-ENTER και SHIFT-TAB. Αυτά και τα πλήκτρα και οι συνδυασμοί δίνουν την δυνατότητα στο χρήστη που εισάγει δεδομένα να επιλέγει κάθε φορά ποιο κελί της επιλεγμένης περιοχής κελιών θα καθιστά ενεργό. -20-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
Πατώντας ENTER μετακινούμε το ενεργό κελί προς τα κάτω ενώ με το συνδυασμό SHIFT-ENTER μετακινούμε το κελί προς τα επάνω. Πατώντας το πλήκτρο TAB μετακινούμε το ενεργό κελί δεξιά ενώ με το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT-TAB μετακινούμε το ενεργό κελί προς τα αριστερά. Στις τρισδιάστατες περιοχές, στις περιοχές δηλαδή που είναι επιλεγμένη μια περιοχή σε πολλαπλά φύλλα εργασίας, όταν εισάγουμε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας από τα επιλεγμένα τότε αυτό που εισάγουμε, εισάγεται αυτόματα σε άλλες περιοχές των φύλλων εργασίας. Για παράδειγμα εάν έχουμε επιλεγμένα τα φύλα Εργασίας Φυλλό1, Φύλλο 2 και Φύλλο 3 και επιλεγμένη περιοχή την Α1:C10, με ενεργό κελί το Α1 τότε αυτά που εισάγονται στο κελί Α1 του Φύλλου 1 εισάγονται αυτόματα και στο κελί Α1 του Φύλλου 2 και στο κελί Α1 του Φύλλου 3 κοκ. Μπορούμε να παρομοιάσουμε τα τρία (3) Φύλλα του Excel σαν κόλλες χαρτί που ανάμεσα τους χρησιμοποιούμε ταινίες μελανιού «καρμπόν», ότι γράφουμε στο ένα φύλλο βγαίνει αυτομάτως και στα άλλα φύλλα στην ίδια ακριβώς θέση.
2. Αντιγράφοντας και Μετακινώντας Περιοχές στο Φύλλο Εργασίας Για να αντιγράψουμε ή να μετακινήσουμε μα περιοχή κελιών στο Excelα πρεπει πρώτα αυτή να είναι επιλεγμένη. Αυτό είδαμε πως μπορεί παραπάνω. Από τη στιγμή λοιπόν που μια περιοχή κελιών με δεδομένα είναι επιλεγμένη για να την μετακινήσουμε, απλά μπορούμε να τραβήξουμε το πλαίσιο της επιλεγμένης περιοχής κελιών με το αριστερό κλικ του ποντικιού. Για να αντιγράψουμε μια επιλεγμένη περιοχή στο Excel θα πρεπεί να χρησιμοποιήσουμε και το πλήκτρο CTRL. Έτσι έχουμε κρατημένο το πλήκτρο CTRL και μετά τραβάμε το πλασίο της επιλεγμένης περιοχής του φύλλου εργασίας με το ποντίκι. Σέρνοντας το πλαίσιο της επιλεγμένης περιοχής κελιών αντιγράφουμε ή μετακινούμε. Η αντιγραφή της κάθε φορά επιλεγμένης περιοχής κελιών απαιτεί το συνδυασμό δύο κινήσεων, πρώτο το «σύρσιμο» του πλαισίου και δεύτερον τη χρήση του πλήκτρου CTRL. Θα πρέπει να κρατάμε πατημένο το πλήκτρο CTRL καθώς αφήνουμε το αριστερό κλικ του ποντικιού για να αντιγραφεί. Δεν έχει σημασία αν κρατάμε πατημένο το πλήκτρο CTRL κατά την ώρα του τραβήγματος του πλαισίου αρκεί όταν το αφήνουμε να είναι κρατημένο το CTRL. Βέβαια πέρα από αυτό τον τρόπο για να αντιγράψουμε και να μετακινήσουμε περιοχές κελιών μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα καθιερωμένα πλήκτρα -21-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
αντιγραφής, αποκοπής και επικόλλησης. Επιλέγουμε την περιοχή κελιών που θέλουμε και αν θέλουμε να την αντιγράψουμε επιλέγουμε το κουμπί της αντιγραφής ή κάνουμε δεξιό κλικ επάνω στην επιλεγμένη περιοχή και επιλέγουμε την επιλογή Αντιγραφή. Για την επικόλληση της συγκεκριμένης περιοχής πρώτα θα πρέπει να διαλέξουμε το σημείο που θέλουμε να την κάνουμε επικόλληση καθιστώντας ένα κελί ενεργό και κάνουμε κλικ στο κουμπί επικόλληση από τη γραμμή Μενού ή δεξιό κλικ και επικόλληση.
3. Χρησιμοποιώντας την Εντολή Συμπλήρωση σειράς Η επιλογή περιοχών πέρα από τις ευκολίες που δίνει στο χρήστη στην εισαγωγή και επεξεργασία (αντιγραφή-μετακίνηση) δεδομένων είναι ιδιαίτερα χρήσιμή όταν πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε την Εντολή Συμπλήρωση Σειράς. Η αυτόματη συμπλήρωση είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο του Excel που μας βοήθα στις εργασίες μας και μας απαλλάσσει πολλές φορές από την πληκτρολόγηση δεδομένων που θα μπορούσαν να γίνουν ανιαρά και κοπιαστικά λόγω της συχνότητας της επανάληψης τους και του μεγέθους τους. Για παράδειγμα αντί για την χειροκίνητη εισαγωγή ημερομηνιών ή μιας σειράς αριθμών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την Εντολή Συμπλήρωση Σειράς από μενού Επεξεργασία. Έτσι σε μια επιλεγμένη περιοχή και συγκεκριμένα σε ένα κελί το όποιο κάνουμε ενεργό εισάγουμε την αρχική τιμή ή την τιμή εκκίνησης, όπως για παράδειγμα τον αριθμό 1 ή μια ημερομηνία 18/04/2011. Κατόπιν επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε να γεμίσουμε με τους αριθμούς ή τις ημερομηνίες, όπως για παράδειγμα την περιοχή Α2:Α8. Μεταβαίνουμε με το ποντίκι στο κουμπί Επεξεργασία του Βασικού μενού και κάνουμε κλικ στην επιλογή Συμπλήρωση και μετά Σειρά. Τότε ο Excel εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου το όποιο έχει τίτλο Σειρά.
Στο πλαίσιο κειμένου Τιμή Βήματος το χρησιμοποιούμε για να εξηγήσουμε στο Excel πως η τιμή του πρώτου κελίου θα μεταβάλλεται και θα τοποθετείται διαδοχικά στα κελιά. Ακόμα υπάρχει ένα ακόμη πλαίσιο κειμένου με τίτλο Τελική τιμή. Σε αυτό μπορούμε να εισάγουμε την τελική τιμή της σειράς αν την γνωρίζουμε εκ των προτέρων όπως για παράδειγμα αν συμπληρώνουμε πίνακες εργοδοσίας με σταθερά οκτάωρα. Στα πλήκτρα επιλογής Σειρά σε επιλέγουμε την αντίστοιχή επιλογή Γραμμές ή Στήλες για να δείξουμε στο Excel πώς θέλουμε να συμπληρωθεί η συγκεκριμένη
-22-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
επιλεγμένη περιοχή. Αν δηλαδή θέλουμε να γίνει γραμμή ανά γραμμή ή αν θέλουμε να γίνει Στήλη ανά Στήλη. Στα πλήκτρα επιλογής Τύπος επιλέγουμε εκείνη την επιλογή από τις υπάρχουσες, δηλαδή Αριθμητική πρόοδος, Γεωμετρική πρόοδος, Ημερομηνία, Αυτόματη Συμπλήρωση, ώστε να δείξουμε στο πρόγραμμα του Excel πως η τιμή εκκίνησης θα μεταβάλλεται χρησιμοποιώντας την Τιμή Βήματος. Η επιλογή Αριθμητική πρόοδος σημαίνει ότι η τιμή βήματος προστίθεται στην τιμή του προηγούμενου κελιού για να μας δώσει το αποτέλεσμα στην τιμή του παρόντος κελιού. Η επιλογή Γεωμετρική πρόοδος σημαίνει ότι η Τιμή Βήματος πολλαπλασιάζεται με την τιμή του προηγούμενου κελιού για να μας δώσει την τιμή του παρόντος κελιού. Η επιλογή Ημερομηνία δείχνει στο Excel ότι η σειρά που θα πρέπει να ακολουθήσει περιγράφεται χρησιμοποιώντας και την επιλογή που ενεργοποιείται δίπλα από το πλαίσιο Τύπος, δηλαδή τη Μονάδα Ημερομηνίας. Σε αυτό υπάρχουν οι επιλογές Ημέρα, Μηνάς, Εργάσιμη, Έτος. Αν έχουμε εισάγει για παράδειγμα μια ημερομηνία τότε ενεργοποιώντας την επιλογή Μήνας η ημερομηνία θα αναπτύσσεται σε μήνες όπως 18/04/2011, 18/05/2011, 18/06/2011 κοκ. Η επιλογή αυτόματη συμπλήρωση λέει στο Excel να δει πρώτα τις τιμές που έχουν εισαχθεί στην συγκεκριμένη επιλεγμένη περιοχή και μετά να συνεχίσει με το την επιλογή που έχουμε κάνει εμείς από το πλαίσιο Σειρά. Όταν εισάγουμε τις επιλογές που θέλουμε τότε δεν έχουμε παρά να κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ του πλαισίου Σειρά.
4. Χρησιμοποιώντας την Αυτόματη Συμπλήρωση με το Ποντίκι Η πιο συχνή χρήση της Αυτόματης συμπλήρωσης γίνεται με τη χρήση του ποντικιού. Για να μάθουμε πώς γίνεται αυτό, πρέπει πρώτα να αφήσουμε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού, ώστε να πάρει τη μορφή ενός μικρού μαύρου σταυρού, που λέγεται λαβή συμπλήρωσης (fill handle). Σύροντας τη λαβή συμπλήρωσης, ενεργοποιείται η Αυτόματη Συμπλήρωση. Η Αυτόματη Συμπλήρωση (AutoFill) δουλεύει με αριθμούς, ημέρες εβδομάδας, μήνες και ημερομηνίες ή και με κείμενα που μπορούμε να τα δημιουργήσουμε εμείς. Θα πρέπει όμως προηγουμένως να έχουμε πληκτρολογήσει μια ορισμένη περιοχή κελιών με την οποία θα καθορίζουμε λίγο πολύ το είδος της Αυτόματης Συμπλήρωσης που θα θέλουμε να κάνει αργότερα το Excel και επιλέγουμε την συγκριμένη περιοχή. Για παράδειγμα, αν γράψουμε Κυρ σ’ ένα κελί και σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης του κελιού, τότε στα διπλανά κελιά θα εμφανιστούν Δευ, Τρι κοκ. Αν γράψουμε Ιαν ή Ιανουάριος σ’ ένα κελί και σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης του κελιού, τότε στα διπλανά κελιά θα εμφανιστούν Φεβ ή Φεβρουάριος, Μαρ ή Μάρτιος κοκ. Αν γράψουμε 1/5/97 σ’ ένα κελί και 1/6/97 στο διπλανό κελί, επιλέξουμε τα δύο κελιά και σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης, στα επόμενα κελιά θα εμφανιστούν 1/7/97, 1/8/97 κοκ. Αν γράψουμε τον αριθμό 1 σ’ ένα κελί και στο διπλανό το 2, επιλέξουμε και τα δύο κελιά και σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης, στα επόμενα κελιά θα εμφανιστούν 3, 4, 5 κοκ. Αν, όμως, γράψουμε 1 και 3 στα δύο πρώτα κελιά και κάνουμε αυτόματη συμπλήρωση, στα επόμενα κελιά θα εμφανιστούν 5, 7, 9 κοκ. Αν γράψουμε τον αριθμό 1 σ’ ένα κελί και σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης, όλα τα επόμενα κελιά θα περιέχουν και αυτά τον αριθμό 1. Αν, όμως, κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Control καθώς σύρουμε, η λαβή συμπλήρωσης αποκτά έναν μικρό σταυρό -23-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
δίπλα της και στα επόμενα κελιά καταχωρούνται οι αριθμοί 2, 3, 4 κοκ. Αν γράψουμε Τρίμηνο 1 σ’ ένα κελί και σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης, τα επόμενα κελιά θα περιέχουν τις καταχωρίσεις Τρίμηνο 2, Τρίμηνο 3 κοκ. Αν σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης με το δεξί πλήκτρο του ποντικιού, εμφανίζονται μερικές πολύ καλές επιλογές, για δημιουργία αριθμητικής προόδου, γεωμετρικής προόδου, σειράς κ.ά. Αν θέλουμε να επαναλάβουμε μια λέξη, όπως την Κυριακή, πολλές φορές σε συνεχόμενα κελιά, χωρίς να εμφανιστούν οι υπόλοιπες επιλογές της λίστας, κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Control καθώς σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης. Για να επαναλάβουμε την ίδια λέξη πολλές φορές σε συνεχόμενα κελιά, τη γράφουμε μία φορά σ’ ένα κελί και μετά με τη χρήση της λαβής συμπλήρωσης, μπορούμε να την επαναλάβουμε όσες φορές θέλουμε. Αυτή είναι η σειρά των μηνιαίων δόσεων που θα συνεχιστεί.
Αυτή είναι η σειρά των αριθμών για τις δόσεις που θα συνεχιστεί.
5. Χρησιμοποιώντας μια Προσαρμοσμένη Λίστα Το Excel έχει μια πολύ καλή δυνατότητα να μπορεί να αποθηκεύει κάποιες λίστες, με ονόματα ή με αριθμούς, που χρησιμοποιούμε συχνά και να τις επαναλαμβάνει αυτόματα εκεί που τις χρειαζόμαστε, χωρίς να μπαίνουμε στον κόπο να τις ξαναγράψουμε. Πέρα από τις δυνατότητες που έχει από μόνο του, το Excel μπορεί να υποθηκεύσει λίστες που μπορούμε να κάνουμε εμείς. Για παράδειγμα μια λίστα προϊόντων που τη χρησιμοποιούμε συχνά. Με την δημιουργία μια τέτοιας λίστας κατ’ επέκταση μπορούμε να την χρησιμοποιήσουμε και με την μέθοδο της Αυτόματης Συμπλήρωσης με το ποντίκι. Για να δούμε ποιες λίστες αναγνωρίζει η Αυτόματη Συμπλήρωση, πάμε στην καρτέλα Προσαρμοσμένες λίστες της εντολής Επιλογές... του μενού Εργαλεία. Εκεί μπορούμε να διαγράψουμε ορισμένες λίστες ή και να προσθέσουμε δικές μας. Για να προσθέσουμε δικές μας λίστες, τις γράφουμε πρώτα στο φύλλο εργασίας, επιλέγουμε -24-
Γεωργιτσόπουλος Νικόλαος
Βασικές Αρχές του Excel
όλα τα κελιά της συγκεκριμένης περιοχής που θα αποτελεί τη λίστα και μετά στο πλαίσιο διαλόγου της καρτέλας Προσαρμοσμένες λίστες επιλέγουμε Εισαγωγή. Αν κάνουμε κλικ στο ΟΚ στη συνέχεια η καινούργια λίστα έχει αποθηκευτεί. Τα στοιχεία της λίστας μπορούμε να τα γράψουμε και κατευθείαν στο παράθυρο Εγγραφές λίστας: του πλαισίου διαλόγου αφού πρώτα έχουμε επιλέξει ΝΕΑ ΛΙΣΤΑ από το παράθυρο Προσαρμοσμένες λίστες:. Για να εισαχθεί η νέα λίστα, επιλέγουμε Προσθήκη.
Μια λίστα που κατασκευάσαμε εμείς ή υπήρχε ήδη στο πρόγραμμα του Excel μπορούμε να την τροποποιήσουμε και να την επεξεργαστούμε. Για να το κάνουμε μπορούμε να επιλέξουμε την ήδη αποθηκεμένη λίστα από το Πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες και κάνουμε τις οποίες αλλαγές θέλουμε στο διπλανό πλαίσιο Εγγραφές λίστας: και όταν τελειώσουμε την διόρθωση αρκεί μονό να κάνουμε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να αποθηκευτούν οι οποίες αλλαγές. Με την δημιουργία μιας καινούργιας λίστας το Excel την αναγνωρίζει στην αυτόματη συμπλήρωση αν πληκτρολογήσουμε την αρχή αυτής της λίστας, δηλαδή την πρώτη καταχωρημένη λέξη της λίστας σε ένα κελί και κατόπιν επιλέξουμε το κελί αυτό και το σύρουμε από τη Λαβή συμπλήρωσης. Ακόμα τις λίστες που δημιουργήσαμε ή λίστες που είναι αποθηκεμένες μπορούμε να τις διαγράψουμε. Για να διαγράψουμε μια λίστα, την επιλέγουμε στο πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες και πατάμε στο Διαγραφή. Αυτή είναι η Λαβή Συμπλήρωσης.
-25-