REUNIONES DE TRABAJO
INDICE
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1.- CONCEPTO
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2.- FUNCIONES
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3.- TIPOS DE REUNIONES
4.- FASES DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO 5.- PREGUNTAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN 6.- TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES
¿Qué es una reunión? 1.- CONCEPTO •
La reunión de trabajo es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.
¿Para qué se hace una reunión? FUNCIONES
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Difundir información Recoger opiniones Analizar y resolver problemas Tomar decisiones Trabajar en equipo Satisfacer necesidades humanas de afiliación y contacto
TIPOS DE REUNIONES TIPOS DESCENDENTES
ASCENDENTE
DEBATE
CARACTERÍSTICAS El moderador de la reunión informa a los asistentes (ordenes, normativas nuevas, cambios de objetivos...) y los asistentes se limitan a escuchar e intervenir, únicamente, para solicitar aclaraciones sobre la información facilitada. En éstas reuniones el moderador recaba información de los asistentes: opiniones, datos, impresiones, causas de un determinado funcionamiento, etc. Cuando la información circula de forma horizontal entre los participantes. El objetivo de estas reuniones es analizar un tema en común y llegar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. Todos los participantes en la reunión tienen voz y voto.
SALA
FASES DE UNA REUNIONES FASES
P
Aspectos a tener en cuenta
R E P
A R A
C I Ó N
Elección del tema Definición de los objetivos de la reunión Preparación de la información, se prepararán los documentos que se entregan a los asistentes y el orden del día Determinación de los asistentes Recursos materiales: local (cómodo, bien iluminado, sin ruidos) equipos auxiliares (pizarra, diapositivas, transparencias, video, etc.) Convocatoria de la reunión: Fecha, hora, duración y lugar Tema y objetivos (dossier informativo) Lista de participantes y breve presentación de cada uno (si no se conocen) Orden del día Petición de la confirmación de asistencia Determinación del tiempo: La duración aconsejada es de una a dos horas.
FASES DE UNA REUNIONES FASES
ETAPAS Acogida: Breve presentación de los participantes, si no se conocen. El moderador justifica su presencia y lo que espera de ellos. Presentación del tema: Se señala con precisión los objetivos y se fija el proceso DEBATE que se seguirá para tratar el tema. Desarrollo del debate: se sigue el orden de intervención establecido, respetando los tiempos y garantizando la participación de los asistentes. Cierre: se resumen de los acuerdos alcanzados. DESCENDEN Transmisión de Información: En esta etapa el TES moderador comienza justificando la reunión. A continuación se exponen los objetivos de la reunión y se da la información que se deseaba transmitir a los participantes.
D E S A R R O L L O
Confirmación: en esta segunda etapa se confirma que se ha entendido la información transmitida, aclarando las dudas mediante turnos de ruegos y preguntas.
PREGUNTAS PARA MODERAR TIPOS
CARACTERÍSTICAS
Generales
Dirigida a todos los asistentes. Su finalidad es recoger información y estimular la participación
Directas
Formulada a un participante concreto. Tiene como finalidad fomentar la participación, hacer intervenir a todos o conocer la opinión del preguntado.
Abiertas
Dirigidas a todos y cada uno de los participantes. Pretenden incitar a la creatividad y a la reflexión de los asistentes.
Cerradas
Admiten como respuesta un "si" o un "no". Pretenden conocer o definir posturas u optar por una alternativa.
Reformulaciones El moderador devuelve la cuestión que se ha planteado, "parafraseandola". Son útiles para verificar que la pregunta se ha comprendido correctamente y para demostrar una actitud de escucha.
TIPO
TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES
Tímido Distraído Preguntón Mudo voluntario Liante Discutidor
Tenaz (Obstinado) Sabelotodo
CARACTERÍSTICAS No se atreve a participar por falta de seguridad en sí mismo o por miedo a los demás Atento pero callado, con capacidad de escucha No sigue el desarrollo de la reunión está pensando en otra cosa Sus intervenciones suelen estar desligadas del tema Intenta distraer a los demás Hace preguntas comprometedoras para conocer la opinión del moderador Ofrece su punto de vista como crítica al del moderador Se niega participar porque se sobrevalora y desprecia el trabajo del grupo Piensa que la reunión es una perdida de tiempo Prolonga la reunión más de lo necesario, vuelve a temas que ya estaban cerrados Desvía la conversación y se pierde en detalles sin importancia Opone un pero a todas las proposiciones Crea tensión: pasa de discutir aspectos técnicos a ataques personales. Quiere tener siempre la razón y pretende imponer su criterio Considera enemigo a los que discrepan de su opinión Trata de impresionar con sus conocimientos Habla de todos los temas y tiene todas las soluciones Siempre le ha pasado o ha leído algo parecido
TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES TIPO Tímido Distraído Preguntón Mudo voluntario Liante Discutidor Tenaz (Obstinado) Sabelotodo
TRATO
TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES TIPO
Tímido Distraído
Preguntón Mudo voluntario Liante
Discutidor Tenaz (Obstinado)
Sabelotodo
TRATO Invitarle a aportar sus ideas, reforzando sus respuestas Hacer referencia a sus aportaciones a largo de la reunión Controlarlo mirándolo con frecuencia Preguntas directas (diciendo primero su nombre) Hacerle participar contrastando su opinión con la de los demás Plantear al grupo las preguntas que hace al moderador o hacer que el las responda Procurar no responder de inmediato sus preguntas, aplazarlas al final Hacerle preguntas directas, especialmente con cuestiones complejas. Someter sus opiniones al juicio del grupo Interrumpir educadamente su exposición Confrontar su opinión con la del grupo No involucrarse en la discusión, excusando falta de tiempo... Enfrentar su opinión a la del grupo Conseguir acuerdos parciales y progresivos Formular con claridad su opinión y plantearla al grupo Reforzar las intervenciones de otros miembros contrarias a la suya Formularle problemas y preguntas difíciles Relativizar su punto de vista, presentándolo como un más
CONVOCATORIA REUNIÓN Estimados/as alumnos/as: •
Se convoca alumnado del Ciclo Formativo de Grado Superior de Automoción que cursan el módulo de FOL, a la reunión que se celebrara el día 6 de abril de 2011, en el aula 1 del Taller de Automoción del IES Parque Aluche de Madrid. La reunión se iniciará a las 17:50 teniendo una duración aproximada de 50 minutos, con el siguiente ORDEN DEL DÍA: • • • • • •
Lectura y aprobación, si procede, del orden del día Realizar la dinámica de los cuadrados Exposiciones de dos grupos de alumnos Corregir el ejercicio de la tipología de partipantes Presentar el tema Reuniones de trabajo Ruegos y Preguntas En Madrid a 6 de abril Fdo: Alejandro Merino Sánchez Profesor de Fol
ACTA DE LA REUNIÓN CELEBRADA EL DÍA 6 DE ABRIL DE 2011
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Se inicia la reunión siendo las 17:55, con un 50 % de los convocados, posteriormente se incorporan otros alumnos, la reunión es coordinada por el profesor, quien cede la palabra a uno de los alumnos que es el encargado de leer el orden del día, tras su lectura y con algunas aclaraciones, se somete a votación por parte del profesor, es aprobado por unanimidad. Se pasa al segundo punto del orden del día y se procede a la realización de la dinámica de los cuadrados por un grupo de alumnos, el resto observa Posteriormente los alumnos suben al aula de ordenadores en la que dos grupos exponen sus trabajos, sobre la planificación del trabajo en grupo. En el siguiente punto del orden del día se corrige el ejercicio de la tipología de participantes en los grupos o reuniones de trabajo Por último el profesor presenta el tema de reuniones de trabajo que se comenzará la próxima semana Para concluir la reunión se abre el turno de ruegos y preguntas, en que uno de los alumnos ruega que se pueda salir al descanso; terminando la reunión siendo las 18:38.