Ta en omstart

Nytt styre gir nye muligheter. Legg en plan for godt styrearbeid!

Idisse dager er det mange nyvalgte styrer som har sitt første styremøte. Noen har nye styremedlemmer, mens andre har ingen utskifting. Uansett kan man se på det som en ny start.

– Start med å skaffe oversikt over oppgaver. Selv om alle er gjenvalgt, kan det være en smart øvelse å gå gjennom avtaler, planer og vedtak på første styremøte. Dere kan også ta en kort evaluering av året som har gått. Prat om hvilke planer dere hadde for et år siden, og om noe bør gjøres annerledes i året som kommer, sier teamleder Morten

W. Røstengen i OBOS Eiendomsforvaltning.

Han anbefaler også å ha noen retningslinjer for hvordan man skal diskutere i styret, alt fra takhøyde til taushetsplikt.

– Noen retningslinjer kan hindre konflikter, og dermed øke sjansen for at folk ønsker å ta gjenvalg. Det kan dessuten være en god investering å gjøre noe sosialt sammen for å bli bedre kjent. For eksempel et restaurantbesøk er greit så lenge det vises litt måtehold.

Deleger ansvar og myndighet

Det er viktig å inkludere nye styremedlemmer. Hva slags kunnskap og interesser har de, og hvordan skal oppgavefordelingen være i det nye styret?

– I starten av styreåret bør man sette opp de store oppgavene og tildele ansvarsområ­ der innad i styret. Det bør delegeres beslutningsmyndighet slik at styremedlemmene settes i stand til å jobbe mellom styremøtene. Dermed kan man i større grad bruke styremøtene til de viktigste beslutningene og orientering om pågående saker. Dette gir ofte raskere framdrift og mindre arbeidsbelastning på styreleder. Husk også at styret må kjenne sin begrensning og innhente ekstern hjelp ved behov, sier Røstengen.

På obos.no/ webinar finner du opplæringsvideoer om ulike temaer og funksjoner i Vibbo og Styrerommet.

Ta i bruk hjelpemidlene

Han mener at vellykket styrearbeid kjennetegnes av grundig forarbeid, regelmessige styremøter, klar oppgavefordeling og gode styrereferat. Han anbefaler å sette opp en møteplan på første styremøte.

– Det er en fordel å ha jevnlige møter, men antall møter avhenger av antall saker og størrelse på boligselskapet. Iblant trenger man kanskje et ad hoc­møte for å ta en avgjørelse, og det kan gjerne gjøres digitalt. Et styrevedtak er lovlig så lenge protokollen blir signert. Jeg anbefaler å bruke møtemodulen på Styrerommet. Da kan du enkelt og effektivt foreslå saker, lage innkalling og sende protokoll. Det er mulig å bruke ferdige møtemaler, blant annet en mal for konstituerende styremøte.

Han oppfordrer også til å benytte andre muligheter i Styrerommet. Gå inn på hovedmenyen og gjør deg kjent med de ulike modulene.

– Se blant annet på modulen «Vedlikehold og bærekraft». Det er viktig at styret skaffer seg oversikt over vedlikeholdsbehovet. Hva er gjort, hva bør sjekkes, og hva bør prioriteres de neste årene? God oversikt og planlegging av vedlikehold kan spare boligselskapet for store summer. I tillegg er det langt hyggeligere å sitte i et styre som har oversikt. //

Tips

11 R D Til Nye Styreledere

• E ngasjement og sunn fornuft er gode egenskaper. Som styreleder skal du forholde deg til mange type mennesker og bidra til at styret tar gode beslutninger.

• G jør deg kjent med styrets oppgaver og boligselskapet ditt. Snakk med avtroppende styreleder, og si ja til oppstartmøte med rådgiver fra OBOS.

• G jør deg kjent med Styrerommet og bruk det aktivt! Med dette verktøyet kan du slippe papir og utallige ringpermer. Styrerommet har en rekke funksjoner som hjelper styret med å organisere arbeidet og å ta vare på historikken. Det finnes gratis opplæringsvideoer på Styrerommet og obos.no/webinar.

• Få oversikt over den økonomiske situasjonen, planer, prosjekter, avtaler og leverandører. Hva krever oppfølging?

• S ett mål for styrets arbeid. Legg en plan for styremøter og hvilke oppgaver som bør prioriteres.

• S om styreleder er det viktig å involvere hele styret. Skaff deg oversikt over styremedlemmenes kompetanse, engasjement og interesser. Det gjør det lettere å fordele oppgaver internt i styret.

• Lag en strategi for god kommunikasjon med beboerne. Bruk mulighetene som ligger i Vibbo!

• H usk at hele styret skal behandle alle saker og fatte beslutninger i fellesskap.

• S kaff deg mer kompetanse gjennom deltagelse på kurs og webinar. Her kan du få nyttig info og sjekklister som hjelper deg til å jobbe smartere. Se oversikt på obos.no/kurs

• Kontakt rådgiver i OBOS når du er usikker eller hvis styret trenger hjelp til å få utført administrative oppgaver.

• M angler dere retningslinjer for styrearbeid? OBOS har utarbeidet et forslag til retningslinjer. Disse finner du på Styrerommet under «Filer og dokumenter» → «Hjelpemidler» → «Maler og skjemaer».