Digitale forberedelser

Digitale forberedelser til årsmøte

Opprett møte Inne på styrerommet.no vil du finne lenke til “Årsmøte”. Herfra velger dere hvilke type årsmøte som passer for dere; tradisjonelt årsmøte, digital forberedelse eller heldigitalt årsmøte. Ønsker dere kun å gjennomføre digital forberedelse velger dere dette.

Heldigitale møter kan kun benyttes der man forventer enkle saker uten benkeforslag. Det er foreløpig ikke funksjonalitet for selskaper med flere stemmeklasser.

Styret forbereder sine saker Her kan styret opprette de sakene som skal være med på agendaen. Beskriv sakene i detalj, legg ved eventuelle dokumenter og foreslå forslag til vedtak per sak. Dere kan endre rekkefølge på saker underveis, men siste sak er alltid “Valg av tillitsvalgte”.

Åpne for forslag fra eiere For å få innspill fra eiere på eventuelle saker og nominasjoner, klikker dere på knappen “Åpne for forslag fra eiere”. Det blir da sendt ut en SMS til alle eiere med en lenke til forslagssiden. Eiere blir da gitt en frist for når de kan nominere tillitsvalgte, samt sende inn egne forslag til saker. Denne fristen er det styret selv som setter. Er det tvil om frister og årsmøtedato, ta gjerne kontakt med deres rådgiver i OBOS.

Har en eier ikke gitt samtykke til digital kommunikasjon, eller ikke er registrert med telefonnummer, vil vedkommende likevel kunne listes som kandidat til tillitsverv. I de tilfellene hvor en slik kandidat er nominert, må styret eller valgkomiteen ta kontakt med vedkommende for å avvise eller akseptere en nominasjon. Vedkommende må sende inn forslag til saker eller nominasjoner på ordinært vis, med e-post eller telefon. Dersom det ikke skal åpnes opp for forslag fra eiere, for eksempel ved et ekstraordinært årsmøte, kan man gå rett til utsendelse av innkalling.

Behandle innkomne saker fra eiere I feltet til høyre i årsmøtemodulen, vil eventuelle forslag komme inn. Disse kan behandles fortløpende av styret uavhengig av tidsfristen for beboerne. Om en sak er aktuell for årsmøtet legger man den til i agendaen. Styret får da mulighet til å skrive sin innstilling til saken, og eventuelt legge inn egne forslag til vedtak.

Om en sak ikke er aktuell for årsmøtet, kan dere å sende saken i retur med en begrunnelse. Beboere som har sendt inn saker som blir sendt i retur, vil da få beskjed om at saken ikke er tatt med i agendaen til årsmøtet. De vil få mulighet til å lage en ny versjon av saken og sende inn på ny. Alle innkomne forslag må behandles.

Send ut invitasjon til årsmøtet Når agendaen er klar, og alle innkomne saker er behandlet, sender styret ut en invitasjon til selve årsmøtet. Det er ikke mulig å legge til nye saker etter at invitasjonen er sendt ut. Invitasjonen til årsmøtet må sendes ut minimum åtte, men maks tyve, dager i forkant av selve årsmøtedatoen. Beboerne får da en SMS med lenke til alle saker og nominasjoner. Er dere et aksjeselskap, og kjører et heldigitalt møte, vil eierne få en tidsperiode på syv dager hvor de kan stemme og kommentere i alle saker.

For beboere som ikke har gitt digitalt samtykke, vil OBOS sende ut invitasjon med agenda i posten.