24 Praktische time management tips
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
© OMS – Olland Marketing Solutions
1. Omring je met A- players Zorg dat je met mensen werkt die goed zijn in hun vak en vooral gepassioneerd. Toppers met wie je goed kan schakelen. Mensen die je energie geven en die er voor zorgen dat je team productief is! 2.
Hanteer ‘Eisenhower techniek’ Wat is Belangrijk en urgent?
Belangrijk: Maak onderscheid tussen activiteiten die verbonden zijn aan je hoofddoelen of aan een ondergeschikt doel. Urgent: Identificeer wat eigenlijk later kan gebeuren en je houdt vanzelf de activiteiten over die als eerste uitgevoerd moeten worden. Dit werkt vaak beter dan als je het andersom zou doen!
2
3. Gebruik to do lijsten (endorfine bij het afstrepen) To do lijsten zorgen voor overzicht en voldoening als het geplande is uitgevoerd. Er komt zelfs endorfine vrij op het moment dat je zaken kan afstrepen. Endorfine, een chemische stof in je hersenen, geeft een gelukkig gevoel.
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
© OMS – Olland Marketing Solutions
4. Check je e-mails maximaal 4 x per dag Handel e-mail berichten af op vaste tijdstippen per dag. Schakel je e-mail programma uit als je met een andere klus aan het werk bent. Wees selectief in het versturen van zogenoemde cc'tjes. Laat je niet het bos insturen door oeverloze e-mailberichten met bijlagen. Vraag de verzender wat hij van je verwacht. Grip op je e-mail 5. Maak gebruik van dode momenten (even geen inspiratie - gebruik het voor simpele / routine matige zaken) Dode momenten zijn momenten waarop je even niet de inspiratie hebt voor moeilijke en creatieve zaken. Weet waar jouw dode momenten zitten en zorg dat je wat eenvoudige en routinematige activiteiten kan uitvoeren. 6. Werk met deadlines Afspraak = afspraak. Als je aan je collega’s, klanten of leidinggevende een deadline stelt is dat een duidelijke belofte. Je moet nu wel en het is de stok achter de deur om zaken gedaan te krijgen.
7. Niet Multitasken, maar simpeltasken Multitasken zorgt voor onrust en een schijn productiviteit. Beter is simpel tasken, alle prikkels, bijzaken, andere projecten aan de kant en focus op een prioriteit. Bepaal hoe je lang er bezig mee wilt zijn. Stel doelen. Ik wil het voor 11.00 uur klaar hebben. Het mag niet meer dan 2 uur duren.
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
© OMS – Olland Marketing Solutions
3
8. Besteed werkzaamheden uit Besteed uit waar je niet goed in bent of leuk vindt. Focus op je kernkwaliteiten en doe de juiste dingen in plaats van alles juist. 9. Pas Energie Management toe Waarvan en waardoor krijg ik energie? Wat is een goede timing voor moeilijke zaken en wat voor eenvoudige? Wanneer plan ik de pauzes? In de ochtend misschien de moeilijke projecten en het denkwerk. Na de lunch de eenvoudige routine matige dingen. 10. Gebruik E-reader’s, I-pods en Smartphones als je moet wachten Er zijn regelmatig momenten waar je naar leuke en interessante downloads kan luisteren voor je persoonlijke ontwikkeling. Een cursus Spaans, een presentatie om je presentatietechnieken te optimaliseren enz enz. Zorg dat je Ipod of Smartphone gereed hebt als je in de file staat of moet wachten op een luchthaven. 11. Plan, plan, plan - per dag Zo'n 80% van de werkresultaten realiseer je in 20% van je tijd. Tenminste als die 20% uit A-prioriteiten bestaat. Prioriteer je werkzaamheden. Werk af wat je je hebt voorgenomen aan A-prioriteiten. Delegeer B-prioriteiten of neem ze alleen ter hand als je tijd over hebt en schrap ballast (overbodige activiteiten, denk aan stofzuigen als de volgende dag de schoonmaakdienst komt).
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
© OMS – Olland Marketing Solutions
4
12. Maak ‘partijen’ Verzamel acties en voer ze dan in een keer uit. Een partij van telefoontjes, mails, facturen, follow-ups, nabellen van offertes enz. Dat voorkomt dat je er de hele dag mee bezig bent. 13. Vermijd alle wrijving Voorkom wrijving met collega’s of je familie thuis. Je zit hierdoor niet lekker in je vel en dat kost veel negatieve energie. Je wilt gas geven, maar de rem zit erop. Praat het uit en er komt weer positieve energie vrij! 14. Vermijd het grijze gebied Het grijze gebied is het gebied waar je altijd een beetje bezig blijft met je werk, zelfs als thuis bent. Werk = werk en privé = privé. 'Zet de knop om' 15. Kijk uit met tijdvampieren Deze kunnen komen vanuit verschillende richtingen. Bijvoorbeeld lastige klanten, collega's die veel tijd kosten en misschien maar weinig opleveren. Probeer ze te elimineren Kan ik van die klanten af? Wat kost dat, wat levert het op? Welke mensen kosten je tijd en energie. 16. Vermijd alle meldingen Outlook, MSN, Twitter, Skype, Linkedin en telefoon zorgen dat je uit je productiviteit wordt gehaald Welke interrupties zijn er allemaal? Hoe kan je voorkomen. Welke kan je uitzetten?
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
© OMS – Olland Marketing Solutions
5
17. Operatie ‘Ruis verwijderen’ Chaos en rommel veroorzaakt onrust en ineffectief werken. Houd je bureau opgeruimd. Alleen de klus waaraan je werkt, ligt in het zicht. Orden je (werk) archief. Hanteer dezelfde mappenindeling voor je papieren- en digitale archief. Zo verlies je geen tijd met zoeken. Doe 'geeltjes' in de ban. Ze leiden je af en maken onrustig. Zet acties op een to do-lijst en verwerk ze in je weekplan. Project klaar? Rond het ook fysiek af. Haal de bezem door je werkdocumenten. Gooi weg wat weg kan en archiveer 18. Leef gezond Leef gezond, doe aan sport, zorg dat je goed slaapt, rust uit en ontspan regelmatig. Je lichaam heeft bepaalde zaken nodig om goed te kunnen functioneren. Laad de batterij op met leuke dingen en vakantie!
6
19. Durf 'nee'te zeggen Als iemand iets vraag je te doen, durf nee te zeggen. Meer werk is niet de oplossing voor te weinig tijd. Volg je plan, focus op prioriteiten. 20. Van klagen is nog nooit iemand rijk geworden.
Klagen veroorzaakt negatieve energie en de focus op wat fout gaat. werk positief. Dat levert je positieve energie.
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
Denk en
© OMS – Olland Marketing Solutions
21. Plan Vergaderingen
Plan vergaderingen aan het einde van de werkdag of voor de lunch. Dat verhindert ongelimiteerd uitlopen. Bereid vergaderingen voor: Wie zijn de deelnemers? Wat is het doel? Hoeveel tijd reserveer je voor elk agendapunt? Wat is de begin- en eindtijd? Is jouw aanwezigheid noodzakelijk? Beperk tijdens de vergadering verstoringen van buitenaf: zet je mobiele telefoon uit en verbied anderen om je tijdens de bijeenkomst te storen. Vraag anderen hetzelfde te doen.
7
22. Ga bewust om met je telefoon
Creëer een filter: laat inkomende gesprekken op het secretariaat binnenkomen. Plan vaste telefoontijden. Bijvoorbeeld aan het begin en het einde van de werkdag. Maak daarover afspraken met het secretariaat. Houd gesprekken kort en doelgericht. 23. Voorkom verstoringen van buitenaf
Sluit je deur als je je moet concentreren op een taak. Laat weten wanneer je wél beschikbaar bent. Maak niet automatisch tijd vrij voor onverwachte bezoekers. Maak vriendelijk maar beslist een afspraak voor een ander tijdstip. Parkeer ongeplande verzoeken: zeg niet onmiddellijk ja tegen alles wat binnenkomt. Delegeer werkzaamheden en oefen jezelf in nee-zeggen. 24. Zorg voor heldere informatiestromen
Selecteer post bij binnenkomst. Gooi weg wat je niet gebruikt. Archiveer zaken voor later. Neem je abonnementen kritisch onder de loep. Zeg nutteloze abonnementen op. Laat je naam verwijderen van mailinglists die je niet of nauwelijks gebruikt.
24 PRAKTISCHE TIME MANAGEMENT TIPS
© OMS – Olland Marketing Solutions