Bu fete Sánchez Fernández, S. C. Privada 9 B Sur No. 4120 Col. Gabriel Pastor C.P. 72420 Puebla, Pue. Tel y Fax: 243 65 77, 243 94 82, 243 94 83 y 237 02 77 e-mail: direccion@bufetesf.com
AUDITORÍA LABORAL 1.- OBJETIVO Determinar, mediante una revisión de la documentación laboral de la empresa, si se están llevando los controles adecuados, y en su caso, corregir las irregularidades que se presenten y evitar problemas posteriores.
2.- JUSTIFICACIÓN Contar con todos los elementos necesarios para un correcto manejo y dirección de la empresa, logrando un mayor control de la misma. Lograr que los departamentos de recursos humanos y contabilidad cuenten con los recursos básicos para un buen funcionamiento. Poder, en caso de algún juicio laboral, aportar las pruebas necesarias para una defensa adecuada.
3.- PERFIL Todas las empresas son candidatas para que se realice una auditoria laboral, ya que todas son sujetos de riesgo en el aspecto laboral.
4.- PROCEDIMIENTO
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a) Estudio del objeto social de la empresa a fin de determinar la competencia de la autoridad laboral a quien corresponderá aplicar las normas de trabajo. b) Análisis del Contrato Colectivo de Trabajo (en caso de existir) y de las condiciones imperantes en al empresa, con objeto de determinar la legalidad y aplicabilidad de las mismas. c) Análisis de los contratos individuales, recibos, controles de asistencia y demás documentación que debe existir en la empresa. d) Dictamen respecto de la situación laboral de la empresa.
5.- QUE COMPRENDE LA AUDITORÍA La auditoria laboral en la empresa se realizará sobre: -
Expedientes de los trabajadores
-
Contratos, tanto colectivo como individuales
-
Controles de Asistencia
-
Nóminas
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Reglamento Interior de Trabajo
-
Comprobantes de pagos de cuotas obrero patronales al IMSS
-
Comprobantes de las aportaciones al INFONAVIT
-
Comprobantes de las aportaciones al SAR, AFORE
-
Actas en las que conste la formación de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento
-
Actas en las que conste la formación de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene
-
De
existir
prestaciones
de
previsión
social,
la
documentación
relacionada con éstos. (Actas, estatutos, etc.) Independientemente del orden que deba existir en la documentación de cada empresa y de los riesgos de carácter fiscal, la LFT en el artículo 784 arroja la 2
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carga de la prueba sobre el patrón, eximiendo de ella al trabajador cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos. Para ello, la Junta requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa. Debemos recordar que en todo caso corresponde al patrón probar su dicho cuando, al contestar la demanda, controvierta: la fecha de ingreso del trabajador; su antigüedad; las faltas de asistencia en que haya incurrido; la causal rescisoria de la relación de trabajo; la terminación del contrato para obra o por tiempo determinado; el haber dado aviso escrito de la fecha y causa de rescisión; el contrato (y en consecuencia los términos en que se pactó la relación laboral); la duración de la jornada; el pago de días de descanso y obligatorios; el otorgamiento y pago de vacaciones; el haber pagado las primas dominical, vacacional y de antigüedad; monto y pago del salario y; haber incorporado al trabajador ante el INFONAVIT y hecho las aportaciones correspondientes. Cuando se hace referencia en el artículo 784 LFT a que la Junta requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, debemos ir al texto de los artículos 804 y 805 LFT, que respectivamente señalan que tales documentos son: - los contratos individuales de trabajo, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable, pues en ese caso las condiciones de trabajo se rigen por lo establecido en dichos contratos (tales contratos deben conservarse por el patrón mientras dure la relación laboral y hasta después de un año); - las listas de raya o nómina de personal cuando se lleven en e centro de trabajo, o recibos de pago de salarios (los cuales deben conservarse durante el último año y hasta un año después de que se extinga la relación laboral); - los controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo (que deben conservarse durante el último año y hasta un año después de que se extinga la relación laboral; - los comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos así como las primas a que se refiere la LFT, (los cuales deben conservarse durante el último año y hasta un año después de que se extinga la relación laboral); - los demás que señalen las leyes, tales como Código Fiscal de la Federación, Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social, Ley del INFONAVIT, etc. (deben conservarse el tiempo que señalen las leyes que los rijan). 3
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El incumplimiento a lo dispuesto en el artículo 804 antes señalado, establece la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda. “ARTICULO 784. LA JUNTA EXIMIRA DE LA CARGA DE LA PRUEBA AL TRABAJADOR, CUANDO POR OTROS MEDIOS ESTE EN POSIBILIDAD DE LLEGAR AL CONOCIMIENTO DE LOS HECHOS, Y PARA TAL EFECTO REQUERIRA AL PATRON PARA QUE EXHIBA LOS DOCUMENTOS QUE, DE ACUERDO CON LAS LEYES, TIENE LA OBLIGACION LEGAL DE CONSERVAR EN LA EMPRESA, BAJO EL APERCIBIMIENTO DE QUE DE NO PRESENTARLOS, SE PRESUMIRAN CIERTOS LOS HECHOS ALEGADOS POR EL TRABAJADOR. EN TODO CASO, CORRESPONDERA AL PATRON PROBAR SU DICHO CUANDO EXISTA CONTROVERSIA SOBRE: I. FECHA DE INGRESO DEL TRABAJADOR; II. ANTIGUEDAD DEL TRABAJADOR; III. FALTAS DE ASISTENCIA DEL TRABAJADOR; IV. CAUSA DE RESCISION DE LA RELACION DE TRABAJO; V. TERMINACION DE LA RELACION O CONTRATO DE TRABAJO PARA OBRA O TIEMPO DETERMINADO, EN LOS TERMINOS DEL ARTICULO 37 FRACCION I Y 53 FRACCION III DE ESTA LEY; VI. CONSTANCIA DE HABER DADO AVISO POR ESCRITO AL TRABAJADOR DE LA FECHA Y CAUSA DE SU DESPIDO; VII. EL CONTRATO DE TRABAJO; VIII. DURACION DE LA JORNADA DE TRABAJO; IX. PAGOS DE DIAS DE DESCANSO Y OBLIGATORIOS; X. DISFRUTE Y PAGO DE LAS VACACIONES; XI. PAGO DE LAS PRIMAS DOMINICAL, VACACIONAL Y DE ANTIGUEDAD; XII. MONTO Y PAGO DEL SALARIO; XIII. PAGO DE LA PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES DE LAS EMPRESAS; Y XIV. INCORPORACION Y APORTACION AL FONDO NACIONAL DE LA VIVIENDA”
- Expedientes de los trabajadores
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Es preciso contar con todos aquellos documentos que se piden al momento de ingresar a laborar a la empresa como son: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m)
Solicitud de empleo Examen médico Constancia de estudios Acta de nacimiento Los hombres, cartilla Certificado de antecedentes no penales Cartas de recomendación (es conveniente comprobar la autenticidad de las mismas) Comprobante de Inscripción o alta al Instituto Mexicano del Seguro Social Comprobante de la AFORE a la que esté afiliado. Constancia del trabajo anterior Credencial de elector Comprobante domiciliario (que debe ser actualizado en forma periódica) Contrato individual de trabajo
- Contratos, tanto colectivo como individuales El artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo, define la relación de trabajo diciendo que: Se entiende por relación de trabajo, cualquiera que se el acto que le de origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario, lo que es aplicable a la relación individual de trabajo. La diferencia entre las relaciones individuales y las colectivas, radica en que las primeras se refieren a las personas individualmente consideradas, y las segundas a éstas como grupo social. Es a través de los sindicatos que se dan las relaciones colectivas de trabajo, y mediante ellos se pactan a nivel colectivo las condiciones según las cuales debe prestarse el trabajo en una o más empresas o establecimientos (artículo 386 LFT), y este documento debe contener: • • • •
Nombre y domicilio de los contratantes Empresas y establecimientos que abarque Su duración, o la expresión de ser por tiempo indeterminado o para obra determinada Las jornadas de trabajo 5
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Los días de descanso y vacaciones El monto de los salarios Las cláusulas relativas a la capacitación o adiestramiento de los trabajadores en la empresa o establecimientos que comprenda Disposiciones sobre la capacitación o adiestramiento inicial que se deba impartir a quienes vayan a ingresar a laborar en la empresa o establecimiento Las bases sobre la integración y funcionamiento de las comisiones que deban integrarse de acuerdo con la ley Las demás estipulaciones que convengan las partes
El objeto de las relaciones colectivas es mejorar las condiciones de trabajo. Ha sido a través de la negociación colectiva que se han tenido logros como el IMSS y el INFONAVIT; la prima de antigüedad que se incluyó en la LFT en 1970, fue consecuencia de diversos contratos colectivos que ya la incluían; también el aguinaldo que no existía en la LFT de 1931. El artículo 387 LFT establece que el patrón que emplee trabajadores miembros de un sindicato, tendrá obligación de celebrar con éste, cuando lo solicite, un contrato colectivo, siendo causa legal de huelga el que el patrón se niegue a hacerlo. Contrato Individual de Trabajo, cualquiera que sea su forma o denominación, es aquel que por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago, de un salario. La prestación de un trabajo y el contrato celebrado producen los mismos efectos. El artículo 21 de la L.F.T. señala: Se presume la existencia del contrato y de la relación de trabajo entre el que presta un trabajo personal y el que lo recibe. Los artículos 24, 25 y 26 de la LFT, corresponden al Título Segundo de la ley (Relaciones Individuales de Trabajo), y guardan estrecha relación con las condiciones de trabajo, dado que en ellos se establece: a).- Que las condiciones de trabajo (jornada, días de descanso, vacaciones, salario y sus normas protectoras) deben hacerse constar por escrito cuando no haya contratos colectivos aplicables. La razón de ello consiste en que en los casos en que existe contrato colectivo, en él se establecen las condiciones según las cuales debe prestarse el trabajo en una o más empresas o establecimientos; b).- Que el escrito en cuestión debe contener, además de los generales de las partes, 6
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Si la relación es para obra o por tiempo determinado o tiempo indefinido. Determinación de los servicios que deban prestarse. Lugar de prestación del servicio. Duración de la jornada. Forma y monto del salario, así como día y lugar de pago. Lo relativo a la capacitación o el adiestramiento. “otras condiciones de trabajo”, tales como días de descanso, vacaciones y demás que convengan las partes.
c).- Que la falta del escrito en cuestión (contrato), además de ser imputable al patrón, no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados. La Ley Federal del Trabajo de 1970, en su Título Tercero (artículos del 56 al 131), se refiere a las condiciones de trabajo y establece las mínimas que deben otorgarse a los trabajadores, mismas que se ven superadas por los contratos individuales y colectivos de trabajo. Entre las distintas acepciones de la palabra condición, considero adecuadas al tema las siguientes: Estado, situación especial en que se haya una persona.Calidad o circunstancia con que se hace o promete una cosa. Podríamos decir entonces, que por condiciones de trabajo se entiende, toda cuestión relativa a la forma y términos en que el trabajador y el patrón convienen la relación de trabajo, y de hecho, toda cuestión relativa a la forma y términos en que se desarrolla la relación de trabajo.
- Controles de Asistencia Los trabajadores están obligados a marcar su tarjeta o a registrarse en el control de asistencia a la entrada y salida de sus labores y a firmar la misma periódicamente, o en su caso, a firmar los controles o listas de asistencia. El incumplimiento de estos requisitos podrá ser sancionado por la empresa, quien podrá considerar los períodos no marcados o firmados, como faltas injustificadas para todos los efectos legales. Todo trabajador está obligado a observar puntualidad en las horas de entrada y salida de su trabajo, consecuentemente deberán estar en su lugar de labores a la hora fijada y recibir el turno con puntualidad, así como la información, pormenores y sucesos que afecten el desempeño del trabajo. 7
Bu fete Sánchez Fernández, S. C. Privada 9 B Sur No. 4120 Col. Gabriel Pastor C.P. 72420 Puebla, Pue. Tel y Fax: 243 65 77, 243 94 82, 243 94 83 y 237 02 77 e-mail: direccion@bufetesf.com
- Nómina Es necesario su estudio, dado que estas deben cubrir, además de los requisitos fiscales, los que exige la LTF para que la empresa pueda acreditar en juicio el monto del salario, del tiempo extra si se trabaja, del aguinaldo, de las vacaciones y la prima vacacional, etc. En este rubro se deberán tener en cuenta las disposiciones relativas al salario y sus normas protectoras. Se entiende por salario, la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo. Debe ser remunerador y nunca menor al mínimo. Para fijarlo deben tomarse en consideración la cantidad y calidad del trabajo. A trabajo igual debe corresponder salario igual, cuando se desempeñe en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales. La LFT permite que sea fijado de diversas maneras, ya sea por unidad de tiempo (hora, día, semana, mes), ya sea por unidad de obra (destajo), ya sea por comisión (porcentaje sobre metas logradas), ya sea a precio alzado (que se caracteriza por dirigir la obra el operario y laborar con herramienta propia, puede incluir el costo de los materiales), o de cualquier otra manera. El salario está protegido por las siguientes normas: • Los plazos para su pago no podrán ser mayores de una semana para quienes desempeñen un trabajo material y de 15 días para los demás trabajadores. • El mínimo no puede ser objeto de compensación, descuento o reducción (salvo el caso de pensiones alimenticias decretadas por Juez competente, renta de casa hasta por el 10% del salario, amortización de créditos al INFONAVIT y pago de abonos a FONACOT. • No puede renunciarse a él. • Debe pagarse en efectivo (si bien por convenio con el trabajador puede hacerse mediante cheque o depósito en cuenta). • Solo pueden hacerse descuentos para pago de adeudos al patrón por anticipos de salario, pagos hechos en exceso, errores, pérdidas, averías o adquisición de productos de la empresa. En estos casos solo es exigible el importe de un mes y el descuento no puede ser superior al 30% del excedente del mínimo, así como por concepto de pago de renta 8
Bu fete Sánchez Fernández, S. C. Privada 9 B Sur No. 4120 Col. Gabriel Pastor C.P. 72420 Puebla, Pue. Tel y Fax: 243 65 77, 243 94 82, 243 94 83 y 237 02 77 e-mail: direccion@bufetesf.com
de casa hasta el 15% del salario (cuando es superior al mínimo), INFONAVIT y FONACOT, pensiones alimenticias y cuotas ordinarias previstas en los estatutos de los sindicatos. El problema de la integración.- Conforme al artículo 84 LFT el salario se integra con: • los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, • gratificaciones, • percepciones, • habitación, • primas, • comisiones, • prestaciones en especie y • cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo En los términos señalados, es la retribución a que se hace acreedor el trabajador por sus servicios e incluye todas las prestaciones derivadas de la relación de trabajo. Sin embargo se ha estimado por la Suprema Corte de Justicia de la Nación y por los diversos Tribunales Colegiados, que no son parte integrante del salario aquellas prestaciones identificadas como de previsión social, tales como: • gastos de transporte • becas • cuotas al IMSS, aportaciones al INFONAVIT y SAR • automóvil • viáticos • premios de asistencia y de puntualidad • despensa • fondo de ahorro Tomando en cuenta que toda percepción superior al salario mínimo causa al trabajador el pago del ISPT y que la legislación fiscal permite que algunas prestaciones (dentro de determinados límites) no se graven, en la fijación del salario y el otorgamiento de prestaciones debe procurarse que el trabajador reciba la mayor cantidad posible libre de impuesto. Esta política no atenta contra la hacienda pública y tiende a elevar el nivel de vida de los trabajadores, pues el dinero que éstos reciban será necesariamente destinado a la adquisición de bienes de consumo y así recupera el estado (vía IVA y otros) lo que pueda haber dejado de percibir bajo el rubro ISPT. 9
Bu fete Sánchez Fernández, S. C. Privada 9 B Sur No. 4120 Col. Gabriel Pastor C.P. 72420 Puebla, Pue. Tel y Fax: 243 65 77, 243 94 82, 243 94 83 y 237 02 77 e-mail: direccion@bufetesf.com
- Reglamento interior de Trabajo De acuerdo con lo establecido en el artículo 422 de la Ley Federal del Trabajo, Reglamento interior de trabajo es " el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento". No formarán parte de este reglamento aquellas normas o disposiciones de orden técnico y administrativo necesarias para el funcionamiento de la empresa, éstas serán establecidas por el patrón. El artículo 423 de la citada Ley, señala cuales son los requisitos que deben incluirse en la redacción del Reglamento interior y son: I. Horas de entrada y salida de los trabajadores, tiempo destinado para las comidas y periodos de reposo durante la jornada; II. Lugar y momento en que deben comenzar y terminar las jornadas de trabajo; III. Días y horas fijados para hacer la limpieza de los establecimientos, maquinaria, aparatos y útiles de trabajo; IV. Días y lugares de pago; V. Normas para el uso de los asientos o sillas a que se refiere el artículo 132, fracción v; VI. Normas para prevenir los riesgos de trabajo e instrucciones para prestar los primeros auxilios; VII. Labores insalubres y peligrosas que no deben desempeñar los menores y la protección que deben tener las trabajadoras embarazadas; VIII. Tiempo y forma en que los trabajadores deben someterse a los exámenes médicos, previos o periódicos, y a las medidas profilácticas que dicten las autoridades; IX. Permisos y licencias; X. Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación. La suspensión en el trabajo como medida disciplinaria, no podrá exceder de ocho días. El trabajador tendrá derecho a ser oído antes de que se aplique la sanción; y XI. Las demás normas necesarias y convenientes de acuerdo con la naturaleza de cada empresa o establecimiento, para conseguir la mayor seguridad y regularidad en el desarrollo del trabajo
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Bu fete Sánchez Fernández, S. C. Privada 9 B Sur No. 4120 Col. Gabriel Pastor C.P. 72420 Puebla, Pue. Tel y Fax: 243 65 77, 243 94 82, 243 94 83 y 237 02 77 e-mail: direccion@bufetesf.com
Aún cuando todos los reglamentos interiores de trabajo deben contener estos puntos, cada reglamento será distinto, de acuerdo con las necesidades y características de cada empresa. Siendo el reglamento interior de trabajo "el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento.", éste debe ser redactado por las partes involucradas, es decir por Institución y trabajadores a través de sus representantes. Los trabajadores mediante votación deberán elegir a sus representantes, y el patrón designará a los suyos, formando entonces la Comisión Mixta. Las partes se reúnen a discutir el proyecto del reglamento, y cuando lleguen a un acuerdo sobre el contenido del documento, cuidando que no contenga disposiciones contrarias a la ley y el contrato colectivo o los individuales vigentes en la Institución, procederán a su firma y depósito ante la Junta de Conciliación y Arbitraje correspondiente. Este documento surte efectos a partir de su depósito en la Junta de Conciliación y Arbitraje correspondiente y darse a conocer al resto de los trabajadores de la empresa repartiéndoles copias del mismo y fijando un ejemplar en los lugares visibles de la empresa, normalmente donde se fijan los avisos. Las partes pueden solicitar a la Junta en el momento que consideren necesario, se subsanen las omisiones del reglamento o se revisen sus disposiciones.
- INTEGRACIÓN DE COMISIONES MIXTAS Deben existir, cuando menos, la de capacitación y adiestramiento; la de seguridad e higiene; la de participación de utilidades; y las redactoras del reglamento interior y del cuadro general de antigüedades, sin perjuicio de que puedan integrarse otras, si se requiere.
6.- TIEMPO DE DURACIÓN El tiempo que se emplea en la auditoria laboral es variable de acuerdo con lo siguiente: 11
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Tamaño de la empresa y ubicación de sus instalaciones
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Número de Trabajadores
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Tipo de sindicato con que tenga celebrado contrato colectivo
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Existencia de anteriores auditorias
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