La archivística: Objeto e identidad

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2 La ArchivĂ­stica.

Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior

Archivo Histórico BUAP

Heroica Puebla de Zaragoza

La archivística Objeto e identidad

Gustavo Villanueva Bazán

Serie Formación Archivística 3

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Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, Enrique Agüera Ibáñez Presidente Municipal del H. Ayuntamiento de Puebla, Enrique Doger Guerrero Director del Archivo Histórico Universitario, Alfonso Yáñez Delgado Director de la Serie Formación Archivística, Gustavo Villanueva Bazán

Diseño: L.D.G. Ileana Gómez Torres Fotografía de portada: Composición — Fernando Hernández

© Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Archivo Histórico Universitario Reforma 531 Centro Histórico Tel: 2327479 e-mail: tiempo@siu.buap.mx

ISBN 968 863 931 1 Impreso y hecho en México Printed and made in Mexico 4 La Archivística.

Presentación

En México hemos sido testigos, durante los últimos años, de un interés sin precedentes por el estado actual y destino de los archivos. El detonante de tal situación es sin duda la publicación en 2002 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Este hecho ha motivado que los actores institucionales en aras de los requerimientos que la ley señala, se preocupen por la información y con ello, por los archivos. Por supuesto, le han dado también importancia a la profesión que los rige, dada la necesidad de capacitación y en lo posible de profesionalización de quienes están a cargo de los mismos, ya sea administrativos o históricos, o de quienes trabajan en ellos realizando los diversos procesos archivísticos.

En ese sentido, el presente número de Formación Archivística titulado La Archivística, obje-

to e identidad, sale a la luz en un momento coyuntural y por lo mismo oportuno pues entre sus virtudes se encuentra el estar dirigido tanto a los lectores avezados en la materia como a aquellos que se inician en la misma.

En efecto, la lectura de la presente obra resulta provocadora para quienes tenemos años en el ejercicio de la profesión pues nos conduce a la reflexión de los temas fundamentales de la archivística, mientras que a los de recién ingreso al mundo de los archivos, los introduce en la comprensión del pensamiento y prácticas que atañen a nuestra comunidad. Para el logro de estos cometidos, el autor se vale de un eje rector, el concepto de archivo.

El tratamiento que el autor hace de cada uno de estos temas lo aparta del nivel de los manuales; su intención es introducir al lector precisamente en la lógica del análisis y de la reflexión, hecho

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que en sí mismo representa una contribución a la discusión sobre los asuntos que ahora más que nunca, requieren de un tratamiento serio y sustentado en un conocimiento sólido de la materia.

La obra en general es una compilación de ensayos escritos por Gustavo Villanueva. Se trata, como hemos venido apuntando, de la temática fundamental que rige a la archivística. A través de la lectura de los mismos el autor comparte y nos contagia de las diversas inquietudes que ha tenido sobre la teoría y metodología archivística y por supuesto, de la problematización que ha hecho en torno al tema.

En efecto, la serie de escritos reunidos en este número de Formación Archivística, son producto de las reflexiones del autor en su ejercicio como docente y de su experiencia en la aplicación de la teoría y práctica archivística en el terreno profesional o laboral. Son fruto, asimismo, de sus intervenciones en congresos, jornadas o seminarios, de sus lecturas cotidianas de la bibliografía especializada, de sus cursos, diplomados y asesorías impartidas y en fin de su incesante actividad académica.

Los textos fueron elaborados en diversos momentos y presentados en eventos especializados en archivística, uno de ellos ya ha sido publicado. Gustavo Villanueva ha retomado esos textos, les ha dado una unidad temática y la coherencia necesaria para constituir con ellos un corpus que sin lugar a dudas, cumple con el cometido de contribuir al análisis y la reflexión archivística tan necesarios en este momento en nuestro país.

Así, el presente número se compone de siete textos que a manera de capítulos presentan la temática elegida por el autor y que a nuestra consideración, constituyen, en su conjunto, la parte toral de la archivística. Teniendo como hilo conductor el concepto de archivo, Gustavo Villanueva analiza desde una perspectiva teórico metodológica cada uno de los temas que aborda en el presente número de Formación Archivística, buscando con ello la esencia e identidad misma de la profesión.

En su indagatoria nos lleva a profundizar en el primer capítulo en torno a los conceptos de archivo y de archivística. El archivo es concebido por el autor como un factor cultural, ese ingrediente que permite a las sociedades buscar en las entrañas de sí mismas para alimentar su identidad, sin la cual no le es posible el entendimiento retrospectivo ni su desarrollo ulterior. Pero para cumplir cabalmente con ese propósito, el archivo debe estar organizado, tarea que cae en el

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ámbito de la archivística, la cual dicta la teoría y metodología apropiadas para que los archivistas restablezcan la formación natural de los documentos contenidos en el archivo, cuyos limites, formas y discurso, están delineados y dispuestos a partir de la existencia misma de las instituciones, de la forma en que éstas se estructuran y plantean sus relaciones internas y su vinculación con entidades externas.

El orden de la memoria y la memoria del orden, señala el autor, son los conceptos a partir de los cuales el archivista debe plantearse la esencia de sus tareas a fin de darle sentido y rumbo a nuestra profesión desde una perspectiva científica, evaluada a partir del conocimiento que el archivista produce y no a partir del documento que aporta para la utilización por parte de otros.

El autor nos invita a analizar el desarrollo de los conceptos de archivo, nos dice que esa tarea nos permitirá comprender de mejor manera la forma en que se ha ido estructurando el conocimiento archivístico y los momentos de variaciones y alteraciones que han provocado rupturas en el desarrollo lineal y que, de una u otra manera, nos permitirá entender lo que somos y por qué lo somos.

Con esa misma inquietud Villanueva aborda el segundo capítulo, dedicado al problema de la terminología archivística y señala que toda disciplina o ciencia necesita tener como vehículo de expresión un léxico común para conseguir un entendimiento correcto, objetivo que aún la archivística no ha alcanzado tal vez debido al poco tiempo que tiene de concebirse como autónoma. Conceptos tales como archivística, archivonomía y archivología no siempre los tenemos suficientemente claros. De igual forma ocurre con los temas de debate entre las autoridades en la materia sobre sí la archivística es ciencia, disciplina o técnica; si se es archivista, archivero o gestor de documentos; sobre el concepto de archivo y de instrumentos descriptivos. Términos, temas en los que la archivística aún no alcanza un consenso y que nos hablan de una ciencia en continua búsqueda por unificar las técnicas y procedimientos propios de la materia. En cada caso, el autor se detiene a revisar la bibliografía especializada, asumiendo y comprometiéndose con una postura por demás interesante, contribuyendo así al esclarecimiento de la problemática que plantea.

Sin duda, nos dice, la homologación de términos y conceptos necesariamente aportarían elementos para una concepción acorde con las necesidades y requerimientos propios de nuestra sociedad y desarrollo.

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El capítulo tres lo dedica al Principio de procedencia y su importancia en el desarrollo de la archivística y como en los puntos anteriores, pasa revista a la literatura archivística con el fin de estudiar la trayectoria histórica del Principio; nos desglosa el concepto, analiza sus características y ventajas y estudia la forma de su aplicación. En este punto, se detiene en los procesos de identificación, elaboración de estudio preliminar, clasificación y ordenación de los grupos documentales que proceden de una institución o persona, aportando con ello una metodología producto del interrogatorio al que somete a sus fuentes y a su experiencia como profesional en la materia distinguiendo además estos grupos documentales de las colecciones, sobre las cuales también nos ofrece una puntual disertación.

La teoría archivística contemporánea nos dice el autor, descansa sobre dos pilares; el Principio de Procedencia y el Ciclo Vital del Documento. De este último da cuenta en el capítulo tres, en donde escudriña la bibliografía sobre la materia y con base en ello, establece los momentos claves que señalan el surgimiento de la teoría del Ciclo Vital del Documento. Su estudio sobre el desarrollo discursivo de los conceptos le permite diferenciar los elementos que constituyen la visión del archivo como conjunto de documentos sometidos a una doble valoración: aquellos que son útiles a la administración y los que adquirirán un valor para la cultura. Esta visión, nos dice, ha tenido repercusiones pues de ella se ha derivado tanto una división en el concepto mismo de la archivística como en la personificación del profesional que atiende una u otra etapa del documento y que a saber son la gestión documental y la archivística. La primera tiende a desaparecer a partir de la idea de una archivística que integre las diversas visiones sobre la utilidad y valoración del documento.

Por supuesto esta idea repercute en la formación profesional del archivista quien, con base en ese planteamiento, deberá de prepararse de manera integral con el propósito de dar tratamiento al documento en cualquiera de sus fases —administrativa o histórica—.

El autor también trata con acuciosidad, la disyuntiva de la valoración y el método a seguir para retirar los documentos que hayan finiquitado su vigencia administrativa. Así, en el capítulo cinco se ocupa de reflexionar sobre las siguientes cuestiones: ¿Qué se debe conservar y qué no? ¿Con qué criterios se establece la importancia de unos documentos sobre otros? ¿Cómo evitar la subjetividad ante tal actividad? El estudio de tales interrogantes lo lleva necesariamente a regresar a la concepción misma de archivo. En esa tónica subraya que al hablar del carácter orgánico de los

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documentos, —entendido como los vínculos que existen entre la documentación producida por una entidad— resulta interesante observar los diversos momentos de abultamiento y adelgazamiento de la masa documental y las razones por las cuales se han producido esas características de la documentación en cuanto a volumen y por consiguiente, se requiere también plantear la posibilidad de valorar no solo la cantidad sino la calidad, más que de la información, del lugar que la documentación ocupa en el contexto total de lo que es el archivo, es decir conocer el valor archivístico de la documentación. Este concepto, nos dice Villanueva, se refiere a la ubicación de una determinada agrupación documental dentro del conjunto orgánico que es el archivo. Desde esa perspectiva plantea que cada una de las unidades documentales tiene importancia no sólo a partir de la información que poseen sino más aún, a partir del lugar que ocupan dentro del conjunto y sobre todo, de las relaciones que guarda con el resto del conjunto documental.

Cuando hablamos de valoración, la interdisciplinariedad surge como tema recurrente, así la cooperación entre archivistas, historiadores, juristas, contadores, administradores e ingenieros en sistemas automatizados, es del todo obligada si se trata de valorar para depurar lo innecesario y conservar la documentación con valor histórico o cultural.

Con todo, el valorar para eliminar determinadas series documentales es una labor delicada que ha tenido opositores, no sólo dentro del gremio de los historiadores, sino también dentro de la comunidad de archivistas. Así Lodolini, señala que la destrucción documental es un acto en sí mismo antiarchivístico y que la depuración es un mal necesario que se justifica solo por la conservación del resto del conjunto documental. Sobre este punto el autor dialoga con sus fuentes y concluye que la valoración documental es una tarea que debe ser concebida desde la etapa activa del documento, debe ser un proceso razonado y planificado por el archivista desde el origen mismo de la documentación. Debemos evitar que la explosión documental y su consiguiente resultado de falta de espacios, nos conduzcan a situaciones que nos apremien a valoraciones apuradas de cuyo efecto se espere la inminente eliminación de series documentales.

Depurar para conservar, señala el autor, pero depurar de manera consciente y programada, a fin de eliminar o en su caso conservar permanentemente lo que de hecho tiene un valor para la investigación histórica y científica y sobre todo para la conservación en lo posible, de la integridad del conjunto.

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Por supuesto dentro del discurso del autor, también los documentos electrónicos tienen cabida y se pregunta si la depuración pierde su razón de ser —dada la inexistencia del problema de espacio— y si es posible la conservación integra de un archivo o fondo, sin necesidad de dejar en el camino documentos que, independientemente de su importancia para la institución y por tanto para el archivo, forman parte de ese conjunto orgánico que en su totalidad puedan ser un fiel reflejo de quien los produce.

En el sexto apartado, el autor analiza la relación de la archivística con otras disciplinas y ciencias a las cuales, por el apoyo que se recibe, denomina, citando a otros autores, “ciencias auxiliares de la archivística”. La administración pública, la historia, la diplomática, la paleografía y más recientemente la informática, son ciencias que apoyan a la archivística y que le dan un carácter de inter y multidisciplinaria, mismo que debe tomarse en cuenta en la formación y profesionalización del personal de archivos.

En el séptimo y último apartado, Gustavo Villanueva analiza el tema de la gestión de archivos como una posibilidad por parte del profesional de aplicar los conocimientos y experiencias en la materia para —siguiendo siempre ese eje rector— poder conducir un archivo y desarrollar proyectos encaminados a su buen desarrollo y a su reconocimiento por parte de la sociedad.

En efecto, señala que las escuelas debían tener entre sus objetivos el preparar profesionales dedicados no solamente a servir la documentación al administrador o al investigador, sino prepararlo para ser él mismo un investigador de los archivos y de la archivística. En ese sentido, para el autor la investigación para el archivista es el establecer o restablecer las relaciones que se dan entre los documentos a fin de conformar la visión global del conjunto archivístico. Investigar al archivo a través de sus relaciones intrínsecas, de su relación con otros archivos y finalmente, de su relación con el entorno cultural. Ver el archivo como un objeto de investigación que permita realmente desarrollar un conocimiento que le de sentido y validez a la figura académica del archivista. Concluye que debemos administrar el conocimiento archivístico, gestionar la transmisión del mismo, pero antes, debemos construir ese conocimiento.

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En síntesis la lectura de la presente obra nos mueve a la reflexión, a la búsqueda de los fundamentos que le dan esencia, sentido y rumbo a la archivística.

Sirva esta presentación para ponderar las bondades que ofrece este número de Formación

Archivística y para motivar a la comunidad archivística a su lectura, con el fin de analizar junto con Gustavo Villanueva los temas que nos ha puesto sobre la mesa de la reflexión.

Georgina Flores Padilla

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Reflexiones en torno a los conceptos de archivo y de archivĂ­stica

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En este primer apartado se pretende analizar y pensar en la archivística y en los archivos como una forma de conocimiento, ya no como simple dato en busca de análisis e interpretación y procesamiento, sino como una estructura intelectual que implica un método, una sistematización y por supuesto un tratamiento para formar parte, así, de una generalidad de aportes para un mayor y mejor conocimiento de las sociedades en su conjunto.

La archivística y la historia Es indudable que la historia y la archivística comparten una serie de elementos que las acercan, aunque también una serie de diferencias que las hacen entenderse como independientes, en un ámbito específico de saberes que tienen que ver con la reconstrucción de algún elemento de la sociedad. Objetivos, métodos, fuentes, son algunos de esos factores comunes entre la historia y la archivística, que las acercan o las alejan.

Uno de los objetivos, tal vez el fundamental, que comparten la archivística y la historia es la indagación del pasado a través de los testimonios documentales. Una y otra sin embargo, contemplan al documento y consecuentemente al archivo, desde perspectivas que bien pueden diferenciarse claramente. Mientras que la archivística busca en los grupos documentales la identidad institucional1 sin más, la historia se afana en descubrir en esos grupos documentales la materia prima para la investigación. Así, para Antonia Heredia, “el documento cumplida su misión administrativa pasa a ser fuente de historia, de aquí su relación total con ella de tal manera que la Historia se considera, hoy por hoy, salvo algunos puntos de vista, indispensable para cimentar sobre ella los conocimientos archivísticos”.2 Cook define como el ámbito específico de la archivística “... la gestión de documentos, la administración de archivos, las ciencias de la interpretación y la historia administrativa”. En Directrices para la preparación de programas de estudio sobre la gestión de documentos y la administración de archivos modernos: un estudio RAMP, París, UNESCO, 1982.

2 Heredia Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 1987, p. 45.

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En cuanto al método, la objetividad del trabajo archivístico depende de la rigurosidad con que se apliquen los principios y técnicas propios de la disciplina pero además, del análisis histórico del sujeto productor o acumulador de los documentos.

Esa metodología, indispensable al emprender la organización de cualquier grupo de documentos, al mismo tiempo que compromete a la archivística, requiere del apoyo de la historia, por cuanto el método de ésta es utilizado para identificar a los documentos como “...fruto de la actividad de las personas, físicas o morales (empresas, instituciones...) que los han producido a lo largo del tiempo”.3 Esa actividad de ubicar al documento en su contexto preciso es tarea del archivista y parte de que el documento no sólo tiene un contenido determinado, sino que éste no puede significar lo mismo si no se le relaciona con ese entorno que significa el conjunto.

Es así que, a semejanza de lo que ocurre con la historia, el carácter orgánico de los archivos sólo se puede evidenciar a partir de la distinción de los vínculos que fluyen entre los documentos que conforman cada una de las unidades archivísticas.

Por cuanto la historia no es solamente descripción sino interpretación del pasado, la archivística proyecta sobre la historia un halo que en buena medida condiciona los resultados de su investigación. De igual manera que los estudios realizados por la historia sobre un personaje determinado, no se circunscriben a los datos biográficos del sujeto sino, además, al entorno en que se desenvuelve, la investigación que se realiza en los archivos requiere de una documentación lógicamente organizada —según su natural acumulación— de manera que el investigador podrá tener no sólo el dato aislado sino la visión sobre el conjunto en que se halla inmerso.

Pero no obstante la evidente validez del objetivo y del método archivístico, en aras de un reconocimiento y búsqueda de prestigio social se ha venido desvirtuando el verdadero sentido de la archivística y se ha considerado que su principal aporte es el arrimar los datos a una historia que esa sí, puede construir un conocimiento válido para la sociedad. ¿Por qué no se generaliza la idea, por ejemplo, de que la archivística de igual manera que la historia, puede aportar mucho a la identidad de las comunidades humanas a partir del conocimien3

Cruz Mundet, José Ramón, Manual de archivística, Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, 1994, p. 86.

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to de las sociedades e individuos con base en los documentos de su archivo?; ¿por qué no pensar que la archivística es una pieza fundamental en el desarrollo de un conocimiento social basado no en las diversas piezas documentales, sino en el conjunto de esos documentos que se entrelazan y acumulan de una manera natural en las instituciones para formar un todo orgánico que habla de las mismas a lo largo del tiempo?; ¿no tiene acaso validez el pensar en los archivos como esa memoria que cualquier sociedad necesita para comprenderse a sí misma como un todo orgánico en el que confluyen diversos elementos que interactúan para formar la realidad? En fin, un gran logro para los archivos es el otorgamiento por parte de la sociedad, de constituirse en memoria de las instituciones, de las sociedades, aunque sin darle a la archivística su verdadera dimensión, sin comprender que una memoria desorganizada es —como diría algún connotado archivista— digna de una sociedad descerebrada.

En ese sentido de buscar en la archivística un conocimiento válido por sí mismo, estructurado o portador de otros conocimientos útiles al mismo tiempo que de ellos se ayuda para producir sus propias concepciones, intentaré desarrollar una serie de planteamientos que permitan esclarecer nuestro concepto de archivo.

El archivo como memoria Quisiera detenerme un momento en la idea del concepto de memoria y su relación con la historia y los archivos, como algo crucial que remite —como menciona Jacques Le Goff— a un complejo de funciones síquicas que se manifiestan en múltiples aspectos de la vida humana de manera tanto individual como social. 4 Al mencionar algunas de las concepciones recientes de la memoria, se suelen denunciar problemas de la memoria histórica y de la memoria social; hacerse alusión a las que ponen el acento en los aspectos de estructuración sobre los de autoorganización, los que plantean los fenómenos

Jacques Le Goff, El orden de la memoria: el tiempo como imaginario, Barcelona, Paidós, 1991, 278 pp., p. 131 y ss.

(Paidós básica 51).

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de la memoria como resultado de sistemas dinámicos de organización, existentes solamente a partir de esa organización que los conserva, o de la reconstitución de la misma.5 En este sentido, consideramos interesante abordar el tema específico de los archivos a partir de dos aspectos fundamentales: la concepción de archivo ligado con el de la memoria y la concepción de ambos (archivos y memoria) como parte de sistemas dinámicos de organización es decir, estructurados a partir de un ordenamiento que los distingue de otros conocimientos en tanto cada uno de los elementos que lo integran, ocupan un lugar específico y le otorgan sus características definitorias. En palabras de Le Goff, “la memoria colectiva basada en una reconstrucción generativa y no en una memorización mecánica”.6 Y esto, por supuesto, debe significar mucho para quienes nos dedicamos a las tareas archivísticas como resguardo de la memoria colectiva, pues el valor de la disciplina ya no se concibe solamente a partir de la utilización que los demás hacen de los documentos que todo archivo ofrece, sino a partir de la construcción de un conocimiento que busca sobre todo dar orden al conjunto de documentos que emanan de la vida misma de las instituciones y por tanto, como archivo, las reflejan a lo largo del tiempo y del espacio, convirtiéndose en la memoria misma de las instituciones y que, por otro lado, aparte de ser el orden de esa memoria institucional se convierte a su vez en la memoria de ese orden ya que los documentos si bien pueden ser considerados la memoria de la sociedad, ésta requiere de un orden que organice, estructure, jerarquice, de coherencia y sentido a los datos —entiéndanse documentos— que integran esa memoria social.

El orden de la memoria, la memoria del orden, serían dos conceptos con los que el archivista debe plantearse la esencia de sus tareas y darle así, sentido y rumbo a su profesión desde una perspectiva científica, evaluada a partir del conocimiento que produce y no a partir del documento que aporta para la utilización por parte de otros.

Y esta sería una parte esencial cuando hablamos de la relación de los archivos y la historia, precisamente, la concepción del archivo como una forma de memoria, individual o colectiva, que incide en la sociedad y a su vez aprende de ella los lineamientos básicos para su estructuración, para afrontar las formas de su planteamiento interno. Independientemente de la connotación social 5 6

Ibid., p. 132.

Ibid., p. 137.

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de la memoria como una forma crucial de apropiación de los aspectos históricos, arqueológicos y antropológicos, por mencionar solo algunos, los archivos, como manifestación de esa memoria o aún más como método de administración de la misma, plantean una irrupción a través de distintas formas de conocimiento y aplicación del mismo a lo largo de un tiempo y de un espacio que no se ubican necesariamente en el pasado. Los archivos, como aportación no solo a la ciencias humanas y sociales sino también a las de la administración, no dejan en ningún momento de ser memoria, es decir, capacidad de conservación de informaciones determinadas, de conocimientos que se insertan de distintas formas en la sociedad, ya para su utilización inmediata, ya para un mejor análisis de la sociedad en sus aspectos históricos.

Los archivos, vistos desde esta perspectiva de la memoria, constituyen lo que el mismo Jacques Le Goff llama “la frontera donde la memoria se hace historia” y no solamente eso sino, en sí mismos, los archivos son historia desde un aspecto institucional que se reproduce a partir de la existencia de documentos organizados de acuerdo con una procedencia y un orden originales.

El archivo como orden Y de esta última idea surge precisamente otro de los aspectos que quisiéramos recalcar en este trabajo, la necesidad de conceptuar el archivo como una forma de ordenamiento, condición sine

qua non, esencia misma del concepto, aspecto característico y distintivo que define y explica, que describe y distingue, que da forma y da sentido.

En este aspecto considero necesario destacar que, si bien el archivo es una forma de mantenimiento y conservación de informaciones y de conocimientos, es decir, una memoria, éstos requieren de un ordenamiento que los haga accesibles y efectivos para los fines que se guardan y además los disponga de mejor manera en tanto sean susceptibles de proporcionar no solo un aspecto determinado de la información es decir, un dato, sino un conjunto de informaciones de un sistema relacional en el cual el contexto en que se crean no solo se sujete al aspecto histórico, sino también se someta a un aspecto orgánico de relaciones interdocumentales.

De esta manera, será preciso resaltar que una memoria no es solamente un conjunto de informaciones aisladas sino que éstas son parte de un sistema dinámico de organización que re-

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quiere precisamente, para ser social, del contexto humano, cronológico, espacial y en el caso de los archivos, del contexto específico que hace que la información surja de una manera determinada y no de otra.

Así, si bien los archivos son una forma de memoria, mediata e inmediata, de gestión e histórica, social e individual, requieren sobre todo, de un estudio y análisis de la disposición de los elementos que la integran a fin de establecer la diferencia con otras formas de memorización social, es decir, con otras actitudes que humanamente se han establecido para conservar la información del hombre y su circunstancia.

Esto trae consigo una serie de planteamientos teórico-metodológicos que van desde la identificación de los aspectos contextuales y físicos de los documentos, hasta la propuesta de seriación de los mismos en tanto, como unidades archivísticas, son producto de relaciones, jerarquías, influencias, recortes, límites, reanudaciones, olvidos, repeticiones, en fin, significaciones de conjunto que son por eso mismo, susceptibles de establecer en series documentales que a su vez reflejan esa serie de series de que nos habla Foucault en su Arqueología del saber, refiriéndose por supuesto, a la historia. 7 Es preciso hablar, en fin, del archivo como un conjunto organizado de documentos en el cual cada una de sus partes tiene un sentido y una importancia fundamental en tanto ocupa un lugar determinado y no otro dentro de su universo. Conjuntos documentales que son producto de las actividades propias de una administración determinada y que, con base en la estructuración de esa misma administración se van acumulando —dicho a la manera de Lodolini— como una forma de “sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa, jurídica. Por eso está constituido por un conjunto de documentos unidos entre sí recíprocamente por un vínculo original, necesario y determinado, por el que cada documento condiciona a los demás y es por los demás condicionado”.8 Mucho hemos insistido en la importancia del orden como concepto en el desarrollo de la archivística y como parte fundamental de un sistema bien estructurado de conceptos, lineamientos, 7 8

Michel Foucault, La arqueología del saber, México, Siglo XXI Editores, 1997, 4 p. y ss.

Lodolini, Elio, Archivística, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, p. 24-25.

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políticas y principios a partir de los cuales se debe realizar una práctica de conservación, organización y servicio de los documentos que integran los archivos.

Para esto es necesario, como punto de partida, establecer las diferencias existentes entre lo que se considera propiamente un archivo y cualquier otro grupo documental, llámese biblioteca, centro de documentación, colección documental, fototeca, etcétera. Me parece conveniente traer a colación la polémica suscitada desde tiempos de los grandes filósofos griegos, cuando se planteaban la pregunta eterna de qué es la realidad que, trasladada a términos concretos se traducía al pensar en una cosa cualquiera, en ¿qué es lo esencial y qué es lo secundario?

Las posibles respuestas crearon dos corrientes de pensamiento, no necesariamente contradictorias aunque sí de diferente género. Una contestación se refería a la materia de la que estaba hecha la cosa mientras que para otros, lo esencial era el destino, la función que incluía por supuesto, la forma, porque la estructura sirve a la función y depende de ella.9 Citando a William Guthrie, estudioso de la filosofía griega, diríamos con él que “esta división de los filósofos en materialistas y teleologistas —filósofos de la materia y filósofos de la forma— es quizá la más fundamental que puede hacerse en cualquier época, incluida la nuestra”.10 Si trasladamos esas posturas filosóficas al tema de los archivos, considero que durante un largo tiempo predominó la corriente materialista, es decir, aquélla que establecía que lo fundamental en los archivos era la masa documental que los integraba, haciendo poco caso a la forma en que estaban o debían de estar dispuestos los documentos. De esto, entre otras razones, deriva la confusión y el acercamiento entre esas agrupaciones documentales que, precisamente tienen como componentes materiales a los documentos. Las bibliotecas, los centros de información y documentación, las colecciones, las fototecas y aún los museos y por supuesto los archivos, son todos ellos conjuntos documentales y por lo tanto, si no establecemos las diferencias en la forma en que disponen sus piezas al interior, no establecemos tampoco ninguna diferencia sustancial y es posible entonces, su tratamiento indiscriminado con técnicas similares aplicables a uno o a otro grupo.

Sin embargo cuando surge, a mediados del siglo XIX, una corriente que intenta desligar el trabajo archivístico del aplicado a otros grupos de documentación, surge también la necesidad de 9

Guthrie, William, Los filósofos griegos, México, FCE, 1985, p. 28 y ss.

Ibid., p. 27.

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acercarse a la forma, a la estructura que, como hemos dicho, tiene que ver con la función y de ella depende.

El principio de procedencia y orden original se convierte entonces en el sustento teórico que provoca un giro en el tratamiento documental de los archivos pues se resalta para la organización y para el sentido mismo de la profesión, la conformación interna de los diversos elementos que componen al archivo, es decir, se buscan en su interior las formas de agrupamiento natural o, dicho con base en las ideas de Pitágoras, el orden como parte de un cosmos, es decir, de un todo ordenado en el cual, los diversos elementos que lo conforman, obedecen a ese orden en las relaciones de sus diversas partes; la organización dentro de esta idea, adopta una importancia relevante en tanto conlleva la idea de una disposición y subordinación de las partes para mantener un carácter orgánico.

Siguiendo esta idea de preponderancia de la forma sobre la materia, se puede deducir que cada cosa particular es lo que es no por sus elementos materiales, que pueden ser los mismos en cada caso, sino por la proporción en que estos elementos se combinan; y puesto que es por dicha proporción por lo que una clase de cosas difiere de otra, esto, o sea la ley de su estructura, es la parte esencial que hay que descubrir para comprender la esencia de las cosas. Es entonces cuando se da la importancia esencial a la estructura del archivo, a la forma sobre la materia.

Esto, como hemos dicho, sucede en la Europa del siglo XIX y sin embargo todavía —y en mucho debido a esa posición inmediatista, de la finalidad de los archivos como forma de responder a la sociedad dotándola de elementos de información— la idea de la preponderancia de la materia sobre la forma no ha sido desterrada en muchas instituciones archivísticas y a partir de esta concepción se construye todo un herraje metodológico y toda la teoría y principios en qué basar las actividades prácticas. Así, olvidándose de la forma, de la estructura, de la disposición interna de las piezas documentales, del orden inherente, se procesan los archivos y se busca otorgarles un sitio en el desarrollo cultural de la sociedad sin saber que desde un principio se está desvirtuando el sentido real, la esencia de esas agrupaciones documentales que tienen que ver con las formas de organización interna, con la concepción de un todo orgánico en el cual cada una de las partes que lo conforman adquiere importancia, adquiere un sentido en tanto se relaciona con las demás.

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De esta manera considero necesario y esencial para la archivística, el desarrollo teórico de la misma a partir de esa visión que permita acercarse de manera más decidida a ese aspecto que distingue al archivo con base en la forma, en la conjunción de los elementos formativos, en la disposición natural de cada uno de los componentes del archivo así concebido.

La archivística toma sentido en tanto requiere profesionales que integren la materia con la forma y en una visión más amplia, de la archivística integrada, el archivista debe ser concebido como el arquitecto que da forma a la materia, a los documentos y los integra en un conjunto de relaciones que se establecen de manera natural y que de esa misma manera los debe conservar a través del tiempo. Pero, también, en un momento dado, el archivista debe ser considerado como un arqueólogo en tanto es capaz de reintegrar ese sentido original de la documentación cuando por alguna razón se ha perdido; debe ser considerado como el profesionista que con base en el contexto histórico de la documentación y de las instituciones, se ha de abocar al restablecimiento de las relaciones que se producen entre los documentos para darle al conjunto ese sentido orgánico que caracteriza al archivo. De esta manera, la profesión del archivista debe ser considerada como esa visión integrada que construye y restablece —dicho a la manera de Foucault refiriéndose a la arqueología— las configuraciones que han dado lugar a diversas formas del conocimiento empírico.11 Arquitecto y arqueólogo de la documentación, esa es la visión integrada que considero debemos plantear para una concepción profesional del archivista, para una verdadera aportación a la administración y a la cultura, al presente y al pasado, a las instituciones y a la sociedad y aún más, a todo el esquema del desarrollo archivístico, de la planeación y del trabajo técnico, de los diversos procesos aplicados a los documentos y, por supuesto, de las labores de servicio y difusión que, para muchos dan su razón de ser al archivo.

Al respecto, habría que revisar la idea de tensión entre la reunión y la dispersión que menciona Jacques Derrida al referirse a bibliotecas y libros y que nosotros nos permitimos adaptar a nuestro interés de estudio es decir, el archivo.12

Foucault, op. cit., p. 7.

Véase de Jacques Derrida, Papel máquina: La cinta de máquina de escribir y otras respuestas, Madrid, Editorial Trotta, 2003, p. 24.

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Diremos que el proceso de formación y construcción archivística se encuentra constantemente inmerso en el marco de la tensión entre la unión y la dispersión y, añadiríamos nosotros, entre la memoria y el olvido, entre la conservación y la destrucción.

De esta concepción, de esta pulsión entre reunión y dispersión, entre lo secreto y lo público, entre lo semejante y lo heterogéneo, surge precisamente la posibilidad antitética de la colección como una forma ya no de formación natural sino de construcción artificial de documentos lo cual establece en sí mismo, una diferencia fundamental y permite a su vez, entender con mayor claridad la posibilidad de construir un concepto de archivo a partir de sus relaciones específicas, de sus reglas de formación y en este caso, de ciertos flujos de información que se crean a través del ser mismo de la agrupación documental y sobre todo, a partir de su proceso de conformación.

Otro elemento que en este aspecto establece o permite establecer la regularidad es el de la consignación que, a decir de Jacques Derrida, “tiende a coordinar un solo corpus en un sistema o una sincronía en la que todos los elementos articulan la unidad de una configuración ideal”. Se trata de la consignación como ese poder —más allá del arcóntico, referido al depósito— que reúne las funciones de unificación, de identificación, de clasificación.13

El archivo como cultura El concepto de archivo como parte del bagaje cultural de los pueblos, bajo ninguna circunstancia lo pondríamos en duda es más, los archivos son elementos fundamentales en tanto forman parte de la cadena histórico cultural de nuestra sociedad.

Correspondería entonces dilucidar algunas cuestiones acerca del lugar que ocupan los archivos en esa cadena es decir, del papel que juegan en el desarrollo de la cultura. Desde qué perspectiva deben ser considerados piezas de ese conjunto de componentes que, a manera de ideas, de enseñanzas, de conocimientos y más aún, de relaciones sociales y simbólicas, aseguran estructuralmente el mantenimiento, la renovación o la reproducción de ese sistema de representaciones que conocemos como cultura.

13

Jacques Derrida, Mal de archivo: una impresión freudiana, Madrid, Editorial Trotta, 1997, p. 11.

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El término cultura en su significación filosófica, como realización del espíritu humano, o, como la definiera Marrou, “forma personal de la vida del espíritu”, ha sido constante objeto de búsqueda por delimitar su esencia la cual en principio, se restringe a la actividad humana.

Esto hace que el pensamiento se plantee —en cuanto a la cultura— algunos problemas básicos como la relación o interacción entre el sujeto productor de cultura y el objeto producido como acto cultural, y es en este sentido que la cultura remite en última instancia, a una reflexión sobre el hombre, tanto en el quehacer como en el pensar y el transmitir.

La reflexión humana no puede ser objetivada si no es a través del discurso que, a fin de cuentas, es el vehículo natural de la cultura en tanto se concibe como una preparación para la vida en sus diversos aspectos y a partir de las técnicas cognitivas y persuasivas que lo integran.

El discurso entendido como estructura verbal, es la forma en que se hace objetiva la cultura y se transmite; el pivote de la vida social en tanto constituye la esencia manifiesta del pensamiento y de la acción, del rito y la imaginación, de la estructuración y de la promoción y movilidad sociales, de la relación política y económica entre los individuos, en fin, de todas aquellas manifestaciones humanas que pudieran entenderse como portadoras de valores.

Y es entonces cuando el discurso adopta una posición por demás trascendental en el desarrollo cultural de los pueblos, y no puede ser de otra forma en tanto constituye el vehículo de creación, recreación y transmisión de los valores culturales. Y es así que el discurso a su vez, se define y materializa como un conjunto de signos, de sentidos, como un sistema de efectos sobre el pensamiento y la conducta de los individuos y los grupos sociales; el discurso es no sólo aquello que manifiesta una acción sino que, en una interacción básica, también la produce, la construye, la recrea, la transmite y reproduce.

Los signos que dan concreción al discurso son a su vez plasmados, materializados, conservados y transmitidos a través del documento que se define en este sentido, como una representación de la acción volitiva de la humanidad, como una manifestación del pensamiento y la voluntad de los individuos en aras de la consecución de objetivos.

Es así que el documento, entendido como la materialización del discurso que interactúa como pieza clave en el desarrollo cultural, no puede ser concebido sino a partir de un sistema, perfectamente estructurado, de signos relacionados de tal forma que constituyen un cuerpo inte-

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ligible de pensamientos, de palabras, de ideas, de acciones, en fin, de todo aquello que permite entender un contenido específico.

Así como no podríamos entender un documento en idioma ajeno si antes no aprendemos el significado de cada uno de los signos que lo conforman y su relación con los demás, tampoco podríamos entender un documento en el cual las letras, las palabras y las relaciones entre las mismas, no obedecieran a un sistema preestablecido que, a manera de sintaxis, de ortografía, de gramática en general, se impone como la normatividad que rige al discurso mismo y por supuesto, otorga la posibilidad de hacerlo comprensible a los demás.

Es así que un documento, discurso materializado, lleva en sí de manera tácita, casi natural, pero fundamental, un conjunto de normas, de relaciones evidentes; un contexto que no se enuncia pero se conoce, de reglas que se han venido acumulando a través del tiempo y que han pasado a formar parte de ese todo que constituye el lenguaje.

El documento, fragmento inteligible de lenguaje, requiere pues, para su total comprensión y cabal concepción, conservar íntegramente el conjunto de signos que lo conforman y conservar, también íntegramente, el conjunto de relaciones que se dan entre esos signos para, de esa manera, representar realmente una voluntad y no otra; representar ideas coherentes y no solo fragmentos de pensamientos que indican parcialmente las ideas y personalidad de sus creadores. No podemos ni debemos pensar en un discurso, en un documento, como una colección de signos sin relación, sin una coherencia mínima que habla de la organicidad y de la sistematización que entre ellos se contiene.

De esta manera, en medio de relaciones que se dan de manera natural entre los signos, los documentos se crean y se transmiten y manifiestan las ideas que dan coherencia a un doble conocimiento: el contenido en sí del mismo y la relación tácita que envuelve a los signos que lo conforman, lo que aparentemente no es un dato significativo (salvo para algunos especialistas), pero que representa en sí todo un contexto de diversa índole: normativo, histórico, filológico, estructural, en fin, arqueológico en el sentido de que, a partir de él, se pueden restablecer, como diría Foucault, “las configuraciones que han dado lugar a diversas formas del conocimiento empírico”.14

14

Michel Foucault, Las palabras y las cosas: una arqueología de las ciencias humanas, México, Siglo XIX editores, 1998, p. 7.

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Entonces, el valor cultural del documento no solamente se refleja en el contenido expreso del mismo sino en todo aquello que se lee —a veces entre líneas— y que da elementos para un más amplio y profundo conocimiento de ese contenido.

Cuando hablamos de archivos, la lógica no puede ser distinta si pensamos en éstos como los repositorios de esa documentación que emana de una voluntad, individual o colectiva, en aras de objetivos específicos.

Los archivos entonces, no como formación voluntariosa sino natural, como una forma de acumulación orgánica que en principio nos hablan de actitudes y actividades concretas y finalmente de testimonios e información histórica son, en ese mismo sentido, conjuntos orgánicos que guardan asimismo, esa relación discursiva contenida en los documentos y que, como apuntamos, son parte fundamental del desarrollo cultural.

Los archivos guardan documentos y con ello solamente, habría motivo para considerarlos parte relevante del patrimonio cultural de una sociedad cualquiera. Sin embargo, los archivos, entendidos como conjuntos orgánicos de acumulación natural, de relaciones estructurales entre sus componentes, de coherencia interna basada en un ordenamiento lógico y espontáneo, que surge de la estructuración misma de quien los crea o acumula, aportan un doble conocimiento a la sociedad y por lo tanto al sustento que la cultura necesita para desarrollarse y ofrecer un conocimiento profundo y amplio de sí misma.

Por una parte, los archivos, y me refiero concretamente a los históricos, en primera instancia, como acervos documentales, son depositarios de datos y conocimientos que sirven a la sociedad para buscar soluciones a preguntas emanadas de esa inquietud social que requiere un mayor conocimiento acerca de su identidad, como un elemento básico para desarrollar sus capacidades.

Es un tanto lo que dice Marc Bloch refiriéndose a la historia, cuando habla de que —cito de memoria— “la incomprensión del presente nace fatalmente de la ignorancia del pasado”.

Pero el archivo no solo es eso, acopio de datos siempre listos para que el investigador social construya con ellos el conocimiento histórico. El archivo histórico es también conocimiento en sí y por sí mismo, es un conjunto de elementos estructurados que adquieren valor precisamente en cuanto se mantiene esa estructura unida, en la que las relaciones entre las partes conforman un elemento más, adicional, el más valioso, cuyo desentrañamiento requiere a su vez de un proceso de

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investigación social y que aporta a cambio, referencias obligadas tales como el contexto, la estructura administrativa y sus transformaciones a través del tiempo, los personajes y funciones realizadas, así como las competencias que cada una de las partes de la administración realizan y han venido realizando, y muchos otros elementos más que sirven para conocer de mejor manera a esas instituciones que inciden en el desarrollo de la sociedad en sus múltiples aspectos.

El orden de los documentos, y quiero recalcar esta idea, es el elemento básico para considerar al archivo como tal ya que es —dicho nuevamente en palabras de Foucault refiriéndose al orden: “a la vez, lo que se da en las cosas como su ley interior, la red secreta según la cual se miran en cierta forma unas a otras, y lo que no existe a no ser a través de la reja de una mirada, de una atención, de un lenguaje”.15 Entonces, el orden de los elementos del archivo, constituye un dato más, el más importante, en tanto le da su razón de ser al archivo y lo hace diferente de otras agrupaciones documentales creadas al capricho y voluntad y sin un orden natural y orgánico entre sus componentes sino artificial, voluntarioso, inorgánico.

El archivo es sin duda alguna, un componente más de la estructura cultural de una sociedad, en la cual interactúa en dos sentidos; aportando datos a quienes se encargan de estudiar a las sociedades en sus diversas vertientes y, aportando —y esto para mí es lo más importante— un conocimiento válido en sí mismo, una interpretación de la sociedad en su conjunto, a través del orden expresado en los documentos y de las relaciones que mantienen entre sí estos mismos así como, pensando más ampliamente, de las relaciones que mantienen entre sí los diversos archivos encargados de dar coherencia al conocimiento de las instituciones.

Resumo pensando en la sistematización que se tiene que dar a distintos niveles para hacer coherente el conocimiento en tanto, como mencionábamos al principio, existe una cadena en la cual cada uno de los eslabones tiene una función específica y el conjunto entrelazado sería la cultura sin más, producto a su vez del contenido de cada uno de esos eslabones y de la forma en que éstos se relacionan entre sí.

15

Foucault, Las palabras y las cosas..., p. 5.

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Los archivos, al igual que el discurso y que el documento, son un factor cultural, ese ingrediente que permite a las sociedades buscar en las entrañas de sí mismas para recuperar el sentido de identidad sin el cual no es posible el entendimiento retrospectivo ni el desarrollo ulterior.

Los archivos históricos son pues, esa parte del engranaje social que a través de la cultura se encarga de aportar los elementos necesarios para sustentar y fundamentar el conocimiento de la sociedad a través de sus instituciones.

El archivo como proceso Finalmente, es necesario plantear la idea del archivo ya no solo como memoria, como orden y como cultura, sino como un proceso que vincula a los elementos que intervienen en su formación a lo largo del tiempo, los relaciona y produce ese conjunto orgánico con una determinada historicidad que requiere rescatarse para darle su verdadera y total identidad.

De esta manera el archivo se concebiría como una sucesión de etapas, de momentos que le dan ciertas características y prolongan su valor a lo largo de las mismas. Los archivos así, tienen varias etapas que definen su función específica y su valor ante las instituciones y la sociedad.

Como todo concepto, el de archivo es una conjunción de elementos que se ubican como integrantes de un todo, de un cuerpo cuyas partes desarrollan funciones específicas que dan a fin de cuentas la idea de conjunto, de organicidad. Así tenemos por supuesto que en el concepto de archivo confluyen varios elementos: materia documental, la forma u organización documental, el servicio o la finalidad inmediata del archivo, las relaciones entre los documentos de que nos habla Lodolini. Pero habría que aumentar a estos elementos, a estos componentes, el de la sucesión en el tiempo, el de las diversas formas de estructuración que el archivo ha venido desarrollando o desarrolló a lo largo de su existencia.

Esto es, como dice Jacques Derrida, pensar en el archivo a partir de su origen aún etimológico; el archivo como arkhé que en sí y más aún como concepto, abriga la memoria del nombre, es decir, el aspecto ontológico y nomológico del concepto archivo: lugar, inicio y mandato. Lugar en el sentido físico pero no sólo en el aspecto de seguridad física del soporte y del depósito sino la seguridad y competencia hermenéutica, es decir, la capacidad de interpretación no sólo del docu-

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mento o documentos, sino del archivo en sí y en su conjunto. Se entiende así, el aspecto físico del concepto, como lugar con significado, con capacidad de hacer o de consignar la ley y por tanto, de administrarla.16 Tendríamos también que plantear el término archivo sobre todo como inicio, como comienzo, ya que un inicio implica en si la posibilidad de un desarrollo.

Y es que el hablar de archivo como principio plantea necesariamente la posibilidad de un origen, de un momento, de un espacio temporal que requiere para un cabal entendimiento a través del tiempo, una secuencia, una serie de momentos posteriores al origen que dan sentido total al proceso de creación y acumulación documental.

Y como en todo proceso, para su mejor entendimiento, se requiere de una periodización, de una división en etapas, en edades, que ayuden a entender de mejor forma el papel que juegan los documentos y el archivo en su totalidad en cada una de ellas y, finalmente, en el proceso de la información.

De esta manera, el archivo se concibe como una sucesión de etapas, de momentos que le dan ciertas características y prolongan su valor a lo largo de las mismas. Los archivos así, definen su función específica y su valor ante las instituciones y la sociedad.

Considero, atendiendo a estas características, que es preciso ir siempre un poco más allá en cuanto a la concepción del archivo.

Podríamos pensar entonces en el archivo como un proceso de formación natural de documentos cuyos límites, formas y discurso, están delineados y en cierto modo, dispuestos, a partir de la existencia misma de las instituciones, de la forma en que éstas se estructuran y plantean sus relaciones internas y su vinculación con entidades externas.

Se trata de pensar en el archivo ya no solamente desde un aspecto formal y material, tampoco y mucho menos a partir de una utilidad, ni siquiera a partir de la información que de hecho proporciona. Se trata de pensar en el archivo como un proceso en donde varios momentos intervienen, varios factores se suceden, de tal forma que podamos, a la manera de Foucault, observar los desplazamientos y las transformaciones del archivo, la historia de sus diversos campos 16

Derrida, Mal de archivo..., p. 10.

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de constitución y de validez, de sus sucesivas reglas de uso, y ubicarlo dentro de un esquema de unidades arquitectónicas para ubicar sus influencias, sus continuidades culturales, sus coherencias internas, sus cadenas deductivas, en una palabra, su estructura como un todo unitario que se desplaza a lo largo del tiempo. 17 El concepto propio y particular de cada archivo —siguiendo las ideas de Foucault— obedece a ciertas reglas de construcción formal que definen su configuración interna, los modos de relaciones y de interferencia y refleja además las características de una época determinada así como el origen y su alcance cronológico; y pensando de esta manera, lo que podría considerarse más importante en cuanto a la formación discursiva, es la forma en que sus diferentes elementos se hallan en relación unos con otros lo que, finalmente constituye un sistema de formación conceptual.18 Desde este punto de vista es importante analizar el desarrollo de esos conceptos de archivo, sus desplazamientos y transformaciones, la historia de los mismos a través de sus campos de constitución, de sus reglas sucesivas de uso y de los medios teóricos donde su elaboración se ha realizado y acabado.

Todo esto, con el fin de obtener el mayor número de elementos que nos permitan establecer las etapas en que el conocimiento se ha ido estratificando, en que el concepto, como formulación verbal de ese conocimiento, se ha ido estructurando a partir de un entorno espacial y temporal y que a fin de cuentas es el reflejo objetivado de las circunstancias y a su vez las influye determinando así el desarrollo de lo conceptualizado.

En archivística considero que esa tarea de revisión y análisis histórico de los conceptos, empezando por el de archivo mismo, es un campo casi virgen que nos permitirá, a medida en que se avance, comprender de mejor manera la forma en que se ha ido estructurando el conocimiento archivístico y los momentos de variaciones y alteraciones que han provocado rupturas en el desarrollo lineal y que, de una u otra manera, nos permiten entender lo que somos y por qué lo somos.

Siguiendo ese mismo esquema, desarrollado por Foucault en la Arqueología del saber, considero que podría plantearse la conceptualización y el conocimiento pleno del archivo como pro17 18

Foucault, La arqueología del saber..., p. 4.

Ibid.

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ceso de formación natural, a partir de tres elementos que lo ubicarían en un contexto fundamental, de la descripción intrínseca de sí mismo y con el exterior, que lo limita en un tiempo y espacio determinados.

Es decir, habrían que tomarse en cuenta los siguientes elementos para el análisis y determinación del archivo como proceso:19 1. El archivo desde sus relaciones intrínsecas, es decir ese espacio colateral, asociado, adyacente, formado por elementos que constituyen parte del mismo grupo.

Lo que forma un grupo o una familia de enunciados (en este caso podríamos decir de elementos constitutivos del archivo como pueden ser los documentos mismos) son las reglas de transformación o de variación, del mismo nivel, que pueden convertir a la familia como tal en un medio de dispersión y de heterogeneidad, justo lo contrario de homogeneidad.

Un enunciado, una familia de enunciados, una formación discursiva, según Foucault, y un archivo —agregaríamos nosotros— se define por líneas de variación inherentes o por un campo de vectores que se distribuyen en el espacio asociado: es el espacio como función primitiva, o el primer sentido de regularidad.

2. El archivo en su relación con otros archivos, se trata de un espacio correlativo, es el orden discursivo de enunciados. En este sentido, podríamos entender que el archivo es de igual manera, un orden discursivo de los emplazamientos o posiciones de sujetos, de objetos y de conceptos en una familia de archivos. Es decir, se trata de entender el archivo no como sujeto u objeto aislado sino en relación con otras, aparentemente distintas, formaciones documentales con diversas construcciones que si bien tienen sus propias particularidades, de alguna manera pueden enlazarse entre sí para darle un sentido total a ese proceso de estructuración documental. Entender pues que cada una de las partes integrantes de un archivo puede estar perfectamente relacionada con las de otro archivo y a su vez, ese archivo ser parte de otro proceso más amplio de formación e integración documentaria.

Como diría Foucault refiriéndose al enunciado: un mismo enunciado puede tener varias posiciones, varios emplazamientos.

19

Esta visión está basada en la obra de Gilles Deleuze: Foucault, Barcelona, Paidós, 1987, 172 pp.

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3. El archivo como espacio complementario o de formaciones no discursivas por ejemplo, instituciones, acontecimientos políticos, prácticas y procesos económicos.

Una institución implica enunciados entendidos en este caso, como documentos, por ejemplo, una constitución, una carta, contratos, inscripciones y registros. Y a la inversa, los enunciados remiten a un medio institucional sin el cual no podrían formarse ni los objetos que surgen en tales localizaciones del enunciado, ni el sujeto que habla desde tal.

Se trata de establecer las relaciones discursivas con los medios no discursivos, que no son interiores ni exteriores al grupo de los enunciados, sino que constituyen el límite del horizonte determinado sin el cual tales objetos de enunciados no podrían aparecer, ni tal emplazamiento ser asignado en el propio enunciado.

En este sentido tendríamos que acercarnos al planteamiento del contexto no discursivo, es decir, acercarnos al contexto fundamental, para nosotros como archivistas, de la institución que permite no sólo la creación o formación discursiva traducida en documentos sino la forma en que se entretejen esos documentos y las formas de estructuración que los mismos adoptan, ya no en su interior sino en el contexto mismo en el cual y para el cual son creados. Por supuesto que aquí cabría también la posibilidad y la necesidad de analizar el acontecer mismo, las prácticas políticas, económicas, jurídicas que dan sentido y espacio a la institución y por lo mismo, también a las formas de agrupación de sus contenidos. La institución como posibilidad de movimiento pero también y fundamentalmente, de contexto.

Aquí cabría una acotación en el sentido del archivo no sólo como estructura es decir, no sólo como relación con la existencia de modelos y realidades denominadas estructuras, sino en relación con la posición y el estatuto que le corresponden en dimensiones que presumiblemente pudieran no estar totalmente estructuradas.

La estructura es proposicional, tiene un carácter axiomático asignable a un nivel bien determinado, forma un sistema homogéneo mientras que el archivo, entendido como conjunto de enunciados y como enunciado mismo, es una multiplicidad que atraviesa los niveles, que cruza un dominio de estructuras y de unidades posibles y hace que aparezcan, con contenidos concretos, en el tiempo y en el espacio.20 20

Ibid., p. 41.

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Sería necesario concluir que todo proceso que conlleva a la formación del archivo está determinado por una serie de elementos, de circunstancias, de otros procesos que no solo establecen su desarrollo mismo sino la forma en que se realiza ese proceso y más aun, su sentido, es decir, su origen y su destino.

En este aspecto, habría que hacer alguna anotación en cuanto al sentido del proceso de formación archivística y de la archivística en sí, en tanto que para ésta última como ciencia o disciplina, el sentido sería entonces no el conjunto, no la agrupación sino el proceso mismo, es decir, el tránsito, la formación en si, entendida como la posibilidad de ser a partir de los elementos característicos que los formalizan y también, de alguna manera, los interpretan, es decir, le dan esencia y sentido.

El sentido mismo del proceso es otro de los cuestionamientos que al respecto interesan, ¿hacia dónde se dirige el proceso?, ¿el proceso puede establecer un desarrollo pero, en qué sentido?, ¿dónde se inicia y dónde termina el proceso así como cuáles son las etapas y si éstas pueden establecerse de manera general o son particulares y específicas en cada uno de los procesos de formación documental que constituyen el archivo?

De esta manera tendríamos que replantear asimismo la posibilidad de investigación archivística pues se trataría de plantear como objeto de estudio el sentido mismo de ese desarrollo, de ese proceso, a partir de los elementos que lo formalizan, a partir de las relaciones que se establecen y del contexto mismo que lo envuelve.

Y por supuesto, en este aspecto formal, será necesario trabajar en cuanto a la formulación de los elementos y de la forma en que éstos deberán disponerse para presumir la existencia de un archivo como proceso y como formación documental.

Resumiendo, el archivo como proceso, surge a partir de ciertas condiciones específicas, de un contexto, estructurado o no, que le da sentido, forma y esencia, de ciertas prácticas que lo moldean y a su vez son moldeadas por el archivo. El archivo debe verse pues desde este aspecto, como una constante interrelación consigo mismo y entre sus diversos elementos constitutivos, con otros archivos como parte de una totalidad que se limita desde sus propias condiciones y características y, finalmente, con el contexto, no necesariamente documental ni discursivo, más bien institucional y de prácticas políticas, económicas y de otra índole, que le dan sentido y esencia.

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Esto tal vez pueda o más bien deba llevarnos a un replanteamiento de algunas de las ideas y principios que han venido rigiendo nuestra disciplina, tal vez —y esto solamente lo dejo apuntado— podría llevarnos a la total consecuencia del principio de procedencia y orden original o por otro lado, a una reformulación del ciclo vital del documento, ahora en un ciclo vital de los archivos.

Conclusiones Memoria mediata e inmediata con satisfacción de afanes institucionales y culturales; ordenamiento natural regido por la institución que produce y acumula la documentación, y proceso de acumulación natural y original, son factores que hacen del archivo una entidad histórica en sí misma y por tanto cultural, un sujeto histórico con la característica particular de ser, además de historia, la objetivación misma de la historia, es decir, la manera en que los actos humanos se manifiestan y se reúnen a partir de discursos y documentos para formar, finalmente al archivo como entidad cultural susceptible de producir conocimiento válido por sí mismo.

Como vemos, el concepto de archivo es una suma de elementos que hacen posible la visión integral como un conjunto documental con características específicas de formación y acumulación original, que le dan sentido y esencia al archivo y además objeto y finalidad de ciencia a su estudio.

La archivística viene a ser por tanto, un conjunto de conocimientos que se sustentan no solo en las especificaciones de un pasado histórico sino además en un presente administrativo, lo que le confiere una doble perspectiva de estudio, de tratamiento y de razón de ser o utilidad como parte de una justificación social a su existencia. La archivística entonces estudia cuestiones no solo de interés histórico y cultural sino de planteamientos inmediatos y de orden práctico como es la administración misma.

Sin embargo, y a pesar de la diversidad en ese sustento que le da sentido y razón de ser a la archivística, el planteamiento de la misma como un proceso, como un ciclo de vida, como un continuo, la acercan a la categoría de ciencia en tanto se desarrolla como una forma de construcción y reconstrucción en su caso, de los elementos que en su conjunto formalizan un conocimiento de las sociedades y más específicamente de las instituciones a partir de los documentos que las

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integran y sobre todo, de la forma en que se configuran e interrelacionan entre sí para formar el todo que constituye ese archivo.

Además, la perspectiva administrativa, inmediata, hace partícipe a la archivística de los aportes que se pueden y deben hacer a una sociedad para desarrollar formas adecuadas a fin de cumplimentar las necesidades de administración, de gestión para una mejor administración y en las sociedades democráticas, de transparencia y acceso a la información para el ciudadano.

En este tenor podemos concluir pues, que la archivística, con sus dos aportes fundamentales, a la administración y a la historia, constituye no solo una forma de aportar servicio a la sociedad como tradicionalmente se ha venido delineando y cuyo sentido y esencia es precisamente ese, el servir de información a una sociedad ávida de ella, sino que más aún, la archivística es y se constituye cada vez más como una forma de conocimiento, como una forma de acercarse al pasado y al presente de las instituciones y por tanto de la sociedad misma, de la humanidad para contribuir así como un conocimiento científico que se construye a partir de una serie de elementos teóricos, metodológicos, técnicos, para arribar a la esencia de su ser, al esclarecimiento de un orden que se da de manera natural en tanto existe una institución con estructuras, funciones, competencias y acciones concretas que se muestran en documentos y en su caso, a la reconstrucción de ese mismo orden cuando por alguna razón, entre múltiples, se hubiera perdido.

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EI problema de la terminologĂ­a en la archivĂ­stica

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A manera de introducción Los conceptos y los términos Los conceptos en primera instancia, los pensamos como la relación mental que se establece entre la realidad y la representación que de una forma u otra se obtiene de esa realidad, expresada mediante el lenguaje.

En este sentido el concepto es una idea que representa, construye o forma el entendimiento especialmente por la vía de la observación lo que, aplicado a nuestro objeto de estudio que son los archivos, daría por resultado una serie de juicios y opiniones que con base en la práctica cotidiana de la archivística se determinarían mentalmente y manifestarían verbalmente a partir de las circunstancias concretas que se viven en cada una de las unidades de acopio documental que son nuestros archivos.

Esto último sería otra limitante para lograr esa terminología común tan buscada y a veces rebuscada en nuestro medio ya que las condiciones específicas determinan a fin de cuentas la realidad que se produce en un ámbito específico y siguiendo estas ideas, cada archivo tiene su propia realidad concreta y por lo mismo, a partir de ella, su propia visión teórica, su propia metodología y aún más, sus propios conceptos.

De esta manera, la forma en que se realizan las actividades archivísticas en México, en España, en Francia, en Estados Unidos o en Canadá, son tan distintas que no podemos pensar necesariamente en la adopción de una misma y concreta metodología ni en una misma noción teórica ya que éstas se desarrollan a partir de los elementos, condiciones, herramientas y recursos humanos destinados a las tareas propias de los archivos.

Siguiendo con los conceptos a partir de los cuales se estructura cualquier forma del pensamiento y cualquier disciplina, científica o no, es muy conveniente distinguir entre éste (el concepto) que es el contenido significativo y la palabra, que es un símbolo de significaciones mediante el cual se denominan los conceptos. Sin embargo, debemos entender que no se superponen totalmente el contenido y el símbolo ya que existen palabras vacías de sentido, conceptos sin palabra adecuada y signos diversos a las palabras (los números, los símbolos, etcétera).

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También cabe distinguir entre concepto y objeto: ambos se hallan en una correlación intencional y esta distinción obliga a otra: fijar el objeto tal y como es en sí (objeto material) y tal como es representado en el concepto (objeto formal).

Uno de los problemas centrales respecto al concepto es el de la determinación de su naturaleza. Se subrayan dos de las respuestas posibles: La que sostiene que el concepto expresa la esencia de la cosa (Sócrates, Platón, Aristóteles, Epicuro, Santo Tomás, Descartes, Espinoza, Kant, Hegel y Husserl, entre otros) y la que considera el concepto como un signo referido a través de la significación, al objeto (estoicos, Abelardo, Pedro Hispano, escolástica del siglo

XIV,

Occam,

empirismo, neocriticismo, Frege y Carnap).

De todo esto derivamos nuevamente la importancia de la terminología dentro de nuestro objeto de estudio puesto que si un término no es el apropiado o no está lo suficientemente arraigado y generalizado para hacerlo de un común entendimiento, podrá resultar que las labores que se realicen a partir de esta terminología serían tan variadas como variada fuera la forma de entender las acciones dictadas por esa terminología. Sin embargo, si el problema sólo es de términos, de significación en las palabras, es decir de semántica, esto se podría resolver mediante la elaboración de un catálogo de términos y sus equivalentes de acuerdo con las diversas realidades, de tal forma que se buscara solamente una adecuación a la realidad específica que se vive.

Cuando hablamos de conceptos, el problema se agudiza ya que si adoptamos una posición esencialista estaremos entrando a situaciones de más fondo pues en el concepto podría estar precisamente la esencia de las cosas, y aun más, como decía Aristóteles, el nombre puede ser el arquetipo de las cosas; expresado a la manera de Borges diríamos recordando el extraordinario Aleph: “Si como el griego afirma en el Cratilo, el nombre es arquetipo de las cosas, en el nombre de rosa está la rosa y todo el nilo en la palabra Nilo.”

Es así que, parafraseando a Borges, diríamos que las diversas actividades de la archivística se encuentran en los términos que se emplean para designarlas y si para una misma labor utilizamos diversas palabras o diversos nombres, estaremos entrando en una confusión ya no solo semántica sino conceptual lo que provocaría serios problemas en la concepción de la archivística como ciencia.

Recordemos que el conocimiento que se produce a partir de la ciencia, tiene necesariamente cuatro niveles:

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a) el nivel teórico que es la explicación general de algo, la forma de concebir y pensar una realidad y la estructuración que se hace de ese pensamiento. b) el nivel metodológico que es el camino por el cual se llega al conocimiento, las diversas etapas o fases de la actividad científica que conducen a la producción intelectual. c) el nivel técnico o instrumental, la utilización de las herramientas adecuadas para alcanzar los objetivos de nuestra actividad científica tales como el uso pertinente de las palabras o de categorías apropiadas y adecuadas. d) el nivel epistemológico que es una revisión de segundo nivel a partir del comportamiento ante la producción científica, una reflexión sobre el conocimiento en lo que respecta a la forma en que éste se produce, más concretamente, cuál es la relación entre sujeto y objeto en la producción del conocimiento.

Pensando así la situación que ahora nos ocupa, podremos concluir en este sentido que estos niveles para llegar al conocimiento científico, deben de estar debidamente relacionados de tal manera que cada uno de los niveles se correspondan con los demás. Es así que lo teórico debe relacionarse correctamente con lo metodológico y éste a su vez, con lo instrumental para poder lograr un ejercicio epistemológico que encuentre apropiada la relación entre el sujeto que conoce y el objeto que es susceptible de ser conocido.

Si no existe tal coherencia entre estos niveles, podremos decir que algo no está funcionando en la producción científica o simplemente no se está dando la posibilidad de establecer las correctas relaciones entre las palabras y los conceptos, por ejemplo, la teoría y la forma de concebir la realidad, las tareas que la realidad provoca y los métodos que se utilicen para cumplimentarlas, en fin, las tareas, en este caso archivísticas, serán solamente producto de ciertas necesidades específicas de acopio y mantenimiento de información que le darán un carácter de técnicas empíricas, prácticas que ni siquiera llegarían a constituir una praxis.

Sin embargo, si logramos compaginar esos distintos niveles de los que hablamos, la teoría y la práctica serán una forma homogénea de ver y analizar la realidad denominando las cosas por su nombre que será universalizado de tal manera que ahí si, podamos decir que el nombre es arquetipo de la cosa; dicho de otra manera, que cuando hablemos de archivos, de fondos, de coleccio-

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nes, de documentos, en fin, de todo aquello que constituye nuestra realidad cotidiana de archivistas, estaremos seguros de que alguien, en algún otro lado es capaz de entendernos, y que a pesar de los idiomas podemos ser capaces de establecer el diálogo tan necesario en la vida de todo conocimiento que se precie o que aspire a ser científico.

La terminología archivística Schellenberg decía que el mayor impedimento al que se enfrenta la metodología archivística es la falta de uniformidad terminológica. Decía igualmente, que existe una gran tendencia entre los practicantes de una nueva profesión a crear términos que tengan muy elevada significación especializada. Y si, además —añade— le falta algo de académico o sustancia científica a la disciplina de que se trate, surge entonces una tentación mayor para desarrollar no sólo términos con significación especializada sino de significado tan obscuro que nada más proporcionará una ilusión de profundidad.

A la profesión archivística, aunque relativamente nueva (esto lo escribía Schellenberg en 1954), no le falta sustancia científica o académica y en contra de la costumbre, se ha tratado de evitar el desarrollo de una terminología especializada. Pero para el mismo uso de términos comunes, frecuentemente los archivistas se acercan a la obscuridad en su literatura profesional.1 Sin embargo, el problema se extiende con respecto a la cuestión terminológica en tanto que una disciplina o ciencia, sea cual fuere, necesita tener como vehículo de expresión un léxico común para conseguir un entendimiento correcto. Antonia Heredia dice al respecto que es preciso contar con términos claros, exactos, que respondan a conceptos universales en materia de archivos. Pero, dice Heredia, se está muy lejos de alcanzar esta situación ya que el problema no sólo son las denominaciones —que podrían salvarse con una tabla de equivalencias o un glosario común— sino que también son los conceptos, algunos de ellos fundamentales, los que no ponen de acuerdo a la generalidad de los archivistas mundiales. Es pues la archivística, una tarea tradicionalmente empírica, práctica, que pocas veces se intenta teorizar.2 1 2

Schellenberg, T. R., Archivos modernos: principios y técnicas, México, SG-AGN, 1987, p. 37.

Heredia, Antonia, Archivística General, teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1987 p. 165-166.

42 La Archivística.

Y esto es muy común en cualquier disciplina que pretende llegar a niveles científicos ya que la visión que se tenga de los problemas planteados irá adquiriendo una mayor solidez en tanto los métodos y la concepción de los diversos elementos de análisis, vayan desarrollándose a partir precisamente de una praxis, es decir, de una práctica racionalizada, posterior a un momento teórico de reflexión y análisis de la realidad, en busca de su teorización y adopción universal dentro de la disciplina.

De esta manera, podríamos plantear en principio los siguientes esquemas teóricos para una comprensión del porqué esta problemática terminológica dentro de la actividad archivística.

Cualquier análisis que se haga sobre algún tema específico, deberá partir de la perspectiva que se tenga conforme a una concepción teórico metodológica, determinada generalmente por las condiciones que se viven o por los conceptos que se aprenden y se reproducen.

Los diversos niveles de la producción intelectual se interrelacionan de manera estrecha, a tal grado que la clarificación entre ellos, conlleva a una determinada caracterización del trabajo producido.

Si hablamos del nivel teórico, metodológico y técnico, veremos —por ejemplo— que la teoría y la forma de pensar un problema, conllevan una metodología, o sea, una forma de hacer, que a su vez dictará las herramientas idóneas que deberán utilizarse en la producción del conocimiento o de técnicas para instrumentalizarlo.

Toda realidad produce un conocimiento, pero éste no siempre es susceptible de ser captado de la misma manera por todos aquellos que lo aprehenden.

Es así que la realidad en ocasiones va a marcar la pauta para la conceptualización de los diversos segmentos del saber; es a partir de una realidad que vamos a concebir todas y cada una de las cosas que con nuestros sentidos podemos captar en las diversas formas cotidianas de la existencia. Sin embargo, si bien los conceptos surgen de una realidad, ésta a su vez es susceptible de ser modificada, o cuando menos influida en su forma, por el concepto mismo.

Una experiencia puede dar pie a una teoría y a partir de ella se puede abrir todo un campo teórico; por su parte, esa experiencia una vez teorizada, puede intervenir en otras realidades que influyen en el cambio y en la transformación de una realidad, a través de esa experiencia que ya conceptualizada puede difundirse, propagarse y reproducirse.

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De esta manera es necesario que para actuar correctamente, exista una concordancia, una coherencia entre lo que se piensa con lo que se realiza.

A tal grado es importante esta coherencia que podemos pensar que muchas de las actitudes, a nuestro juicio incompletas, equívocas o erróneas, parten de una concepción teórica que funciona de esa misma manera.

Podemos afirmar aún más, que cuando falta una clarificación en lo metodológico, en la forma de hacer, de llevar a cabo, en ese nivel intermedio entre lo teórico y lo instrumental, es precisamente porque falta también una clarificación teórica que fundamente las actitudes. Yendo más lejos podemos decir que si no existe una clarificación teórico metodológica, difícilmente se hará uso de técnicas y herramientas apropiadas para el quehacer que nos propongamos.

Ya decíamos que a Schellenberg le preocupaba el hecho de que el mayor impedimento con que se enfrenta la metodología archivística es la falta de uniformidad terminológica, de ahí que en las reuniones de archivistas se refleje constantemente esta preocupación por remediar el problema terminológico dentro de las tareas de archivo.3 De hecho esta problemática se ha tratado de resolver desde los inicios de la archivística concebida como una disciplina independiente de las otras ramas relacionadas con la información.

Intentos de unificación terminológica En 1931, el Comité Consultivo Permanente de Especialistas de Archivo, se planteó la unificación terminológica a nivel internacional y propuso la publicación de un lexicon; el I y II Congresos Internacionales de Archivos (Paris 1950 y la Haya, 1953, respectivamente), hicieron suyo el tema.

En Francia se discutió la cuestión en el Stage technique international d’ archives y mientras en Alemania, Heinrich Otto Meisner, insistía en el problema, un Comité Internacional patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos, trabajó de 1954 a 1963 para publicar el Elsevier’s Lexicon

of archives terminology en 1964 en las ciudades de Amsterdam, Londres y Nueva York. Este

3

Schellenberg, op. cit.

44 La Archivística.

diccionario —según Maygen Daniels— proveyó las bases para una comparación internacional de términos de archivo ya que fue publicado en varias lenguas.4 Por su parte, el destacado teórico de los archivos Sir Hilary Jenkinson, publicó en 1958 el trabajo titulado: The problems of nomenclature in archives.

En Hispanoamérica, la Reunión Interamericana sobre archivos celebrada en Washington en 1961 produjo varios glosarios de términos archivísticos (entre los que destacan los de Carrera Stampa, Agustín Hernández y Enrique L. Morales). En 1980 la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) editó un glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración. En 1985 en Lima, se presenta un trabajo importante de Wilma Fung titulado precisamente “terminología archivística”, para el Primer Seminario Nacional de Archivos Históricos.

La Sociedad de Archivistas Norteamericanos publicó su propio glosario de términos archivísticos en 1974, varios años después de un largo debate, bosquejo y revisión. Este glosario se tituló: A basic glosary for archivists, manuscript curators and record managers, compilado por Frank B. Evans, Donald F. Harrison y Edwin A. Thompson. Las definiciones incluidas en ese glosario han sido ampliamente aceptadas como la base para la discusión de la terminología archivística en Norteamérica y han sido el punto de partida para subsecuentes esfuerzos por definir términos archivísticos en América. Desde la publicación de este glosario —dice Maygen Daniels— muchos archivistas han concluido que algunas de estas definiciones requieren ser revisadas y que algunos términos adicionales deberían incluirse. Así, profesores de archivística y de administración de documentos y archivos y autores de textos básicos, en consecuencia, han desarrollado sus propios glosarios que revisan e incrementan el trabajo de 1974, de tal forma que a la fecha, podríamos asegurar que ningún glosario puede ser considerado definitivo.5 En 1988, el Archivo General de la Nación publica de Elio Lodolini un pequeño glosario titulado: Terminología archivística.

Maygen F. Daniels, “Introduction to archival terminology”, en A modern archives reader national archives and records service, Washington DC, 1984, p. 336.

5 Ibid.

4

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Un momento importante dentro de esta cuestión de nomenclaturas fue en 1984 cuando se publica el Dictionary of archival terminology, producto de un equipo de trabajo integrado en 1977 por Peter Walne de Inglaterra, Michel Duchein de Francia, Eckhart G. Franz de Alemania, Antonio Ma. Aragó de España y Frank B. Evans de Estados Unidos. En este diccionario, algo de lo más universal que se tenga hasta la fecha en cuestión de términos archivísticos, se incluyen 503 voces cuyas definiciones se dan en inglés y en francés con las equivalencias en otros idiomas: el holandés, el alemán, el italiano, el ruso y el español.6 En 1993, el Grupo Iberoamericano de Terminología Archivística (Brasil, Cuba, España, México, Portugal) presenta el Diccionario básico de terminología archivística y dos años más tarde, la Comisión de Terminología de la Subdirección de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura en España, presenta el Diccionario de terminología archivística, uno de los que a mi ver, es de los más completos y que mejor se adaptan a las condiciones y características de la realidad archivística de nuestro país.7 Más recientemente (2003) la Presidencia del Decanato del Instituto Politécnico Nacional, publica el Glosario de términos del archivo histórico elaborado por una Comisión Especial del Archivo Histórico del IPN, digno esfuerzo que habría que tomarse en cuenta.8 Mencionaremos finalmente, la Compilación terminológica de Rousseau y Couture y por ser el que mayor influencia debiera tener a nivel internacional, me referiré al Glosario que acompaña a la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G) presentada en Sevilla en el año 2000 en el Congreso Internacional de Archivos por la Comisión Ad Hoc del Consejo Internacional de Archivos.9

International Council of Archives, Dictionary of archival terminology K.G. Saur, München, New York, London, Paris, editado por Peter Walne, compilado por Frank B. Evans, Francois-J.Himly y Peter Walne, International Council on Archives, 1984, ICA Handbooks series, vol. 3, 226 pp.

7 Ministerio de Cultura de España, Diccionario de terminología archivística, Madrid, Subdirección General de los archivos estatales, 1995, Normas Técnicas 1.

8 IPN, Glosario de términos del Archivo Histórico, México, IPN-Presidencia del Decanato, 2003, 122 pp.

9 Versión final de la ISAD-G presentada durante el XII Congreso Internacional de Archivos efectuado en Sevilla, España.

Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000, 126 pp.

6

46 La Archivística.

Todo esto se menciona para fundamentar, precisamente, la búsqueda de una clarificación teórica en cuanto a conceptos, para poder establecer métodos y técnicas instrumentales con la finalidad de llevar a cabo los objetivos que como archivistas nos tracemos.

La archivística además, en su desarrollo, se ha ido vinculando siempre con otras disciplinas, tales como la diplomática, la paleografía, la biblioteconomía, por mencionar algunas, y por lo mismo, sus conceptos no se han podido hacer universales, lo que en cuestiones prácticas se traduce en confusiones o en maneras particulares de actuar.

Si pensamos en la archivística como una ciencia, veremos que su meta es construir principios teóricos, metodológicos y técnicos para la óptima utilización de las fuentes documentales, que a su vez servirán para construir el conocimiento y las hipótesis de vida. Pero más aún, si pensamos en la archivística como la ciencia de los archivos, que no de los documentos, pensaremos que su meta es construir esa misma serie de principios en aras de un conocimiento válido por sí mismo que es el conocimiento del archivo como forma de agrupación documental orgánica cuya forma de vincular cada uno de sus elementos implica en sí el sentido y la identidad del conjunto.

En la archivística hay un método, conceptos y definiciones, existen campos de acción, establecidos así como principios y normas que buscan extenderse y hacerse universales; hay un desarrollo evolutivo de la disciplina enfocado hacia lo científico, hay objetivos y metas, en fin, lo suficiente para avanzar.

Sin embargo, tal vez debido al poco tiempo que la archivística tiene de concebirse como autónoma, es necesario reconocer que los conceptos y la teoría en general, se encuentran en una etapa de discusión en la cual las diversas corrientes se adjudican la razón cuando se dan casos de controversia.

Es así que mientras la teoría se constituye y se universaliza, la práctica tiene que continuar.

No se puede esperar a que el conocimiento se generalice.

Esto por supuesto, ocasiona riesgos graves de materializar la poca claridad en los métodos y en las prácticas. A manera de ejemplo, a continuación menciono y desarrollo algunos problemas concretos de terminología archivística.

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Archivística, archivonomía, archivología El mismo término para designar lo que en estos momentos llamaremos archivística: archivonomía, archivología, archivalía, archivoeconomía, en fin, términos que si bien utilizamos constantemente, no siempre los tenemos suficientemente claros como para establecer la diferencia si es que ésta existe.

La disciplina de los archivos nace en el siglo XIX con el nombre de archivología como una técnica empírica para el arreglo y conservación de los archivos. Logra su configuración como disciplina independiente y consigue un lugar importante como ciencia auxiliar de la historia a fines del mencionado siglo.

La palabra archivística —según Antonia Heredia— comienza a utilizarse en español en la década de los años 1955-1965 pero principalmente como un término de calificación específica, es decir calificando cuestiones definidas dentro de las labores de archivo como la problemática, las tareas, etcétera.10 Eugenio Casanova en 1928 la define como la disciplina encargada de estudiar la conservación de los documentos y la construcción y mantenimiento de los diferentes locales y muebles donde se conservan. También se refiere al estudio del ordenamiento de los documentos así como a su difusión.

El primero en utilizar el término ya referido a una disciplina específica es Antonio Matilla Tascón en su Cartilla de organización de archivos en la que ya nos habla (esto en 1960), de la ciencia de los archivos. Mientras tanto, en Córdoba, Argentina, Aurelio Tanodi no se ponía de acuerdo sobre el término idóneo para designar a la disciplina ya que por un lado publicaba su Collectánea archivística y por el otro, en 1961, su Manual de archivología hispanoamericana.

Schellenberg por su parte, prefiere utilizar el término de archivología para lo que define como “la ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etcétera; de las colecciones documentales que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio al público”.11 Además, presenta la equi10 11

Heredia, A., op. cit., p. 9.

Schellenberg T., op. cit., p. 44.

48 La Archivística.

valencia del término en otros idiomas: Archivweisen en Alemán, arquivística en portugués; archivology en Inglés; archivologie en francés y archivística en italiano.

El mismo Schellenberg se refiere también a la archivística como a la ciencia que trata de los archivos y nos dice que indistintamente se utilizan este término y el de archivología como sinónimos.12 Giulio Batelli en 1947 define la archivología como la ciencia que estudia los archivos con el fin de precisar su historia y su esencia, entendiendo por ésta la ordenación, la conservación y la administración de los documentos.

Para R. Hill en 1950, es la ciencia que trata de la conservación y utilización de los documentos, como una fiel servidora de la historia Como hemos visto, los términos archivística y archivología se utilizan como sinónimos —posteriormente abundaremos sobre la definición— diremos en principio que si bien estos términos son usados indistintamente, existen otros que no deben ser utilizados de esa misma manera y sin embargo, los vemos como sinónimos. Tal es el caso de la palabra archivonomía que según Schellenberg se refiere a la ciencia que estudia la administración de un archivo, en Italia se le denomina archiveconomía y en Francia archivonomie.

Otra palabra relacionada es la de archivonómica para referirse a la actividad de los archivos: su función, su progreso, desarrollo, sus locales, instalaciones, su organización y personal, sus servicios al público, etcétera.13 En fin, actividades que no causan diferencias con las que denomina la archivística.

Para terminar con la exposición sobre este primer y fundamental concepto, nos referiremos a lo expuesto en el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, ya mencionado, editado en 1984.

La palabra con la que se designa es la de archivistique en francés y archives administration en inglés y se refiere a la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de políticas, procedimientos y problemas relativos a las funciones de los archivos. Sus equivalentes en español son archivística, archivología y archivonomía; en italiano se le denomina archivística aplicada.14 Como vemos, aquí ya no hay diferencia entre estas tres palabras en español (archivística, archivología Ibid., p. 45.

Ibid.

14 ICA, Dictionary of archival terminology, p. 23.

12 13

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y archivonomía) y aún más, si traducimos literalmente del inglés, tendremos también la denominación de administración de archivos para designar las mismas tareas.

En cuanto a las divisiones de la archivística, diremos que existe variación en el objeto de la archivística por lo que se establecen diferencias en cuanto a la forma de acometer el estudio de las diferentes ramas que la forman.

Las variaciones se han dado a lo largo del desarrollo de la disciplina, presento algunos puntos de vista: Eugenio Casanova en 1928 dividía a la archivística en — Archiveconomía (construcción de locales, instalación y conservación de los documentos del archivo) — Archivística pura (clasificación, ordenación y descripción de los documentos) — Servicio y naturaleza jurídica del archivo (servicio a usuarios y aspectos legales del documento) — Historia de los archivos y de la archivística Wolfgang Leesch — Teoría archivística (objeto y método) — Historia de los archivos — Aspectos legales de los archivos — Práctica archivística — Administración o gestión de archivos Por su parte, Aurelio Tanodi — Teoría archivística (terminología, funciones, conceptos e historia de archivos) — Instalación y conservación de documentos — Archivonomía (organización, descripción y legislación) Para la Asociación de archiveros franceses la archivística se divide en — Ciencia y teoría de los archivos — Técnica y método de los archivos (conservación física, construcción, instalación y equipamiento de los archivos) — Aspecto legal (organización administrativa y funcionamiento interno de los archivos)

50 La Archivística.

Como podemos apreciar, también en este aspecto las variaciones son considerables y el acuerdo se convierte en un punto para buscar y considerar.

La archivística, ciencia o disciplina técnica Otro tema de sumo interés, es el tratamiento de la archivística como ciencia o como técnica. ¿Qué es la archivística, una ciencia, una técnica, una disciplina, un arte? como lo he escuchado mencionar en algunas ocasiones, ¿qué es?

Tal vez podríamos partir del concepto de ciencia que, en un sentido restringido es un conocimiento exacto y razonado de las cosas por sus principios y causas, un sistema deductivo en el que se obtienen ciertas consecuencias observables de la conjunción de hechos observados con hipótesis fundamentales o, en un sentido amplio: un conjunto de los conocimientos humanos, un conjunto sistematizado de conocimientos que constituyen un ramo del saber humano. Podríamos también partir de dos definiciones de archivística ya mencionadas: la de Heredia que dice que es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización y la del Consejo Internacional de Archivos que la trata al nivel de disciplina sobre los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función.

En principio, considero que si denominamos a la archivística como una disciplina o como una actividad, es una forma fácil de evadir el problema ya que estas palabras (disciplina y actividad) no comprometen para nada y de hecho, no estaremos cometiendo ningún error al utilizarlas para este efecto, pero considero que como archivistas que pudiéramos estar interesados en la definición en este aspecto de nuestra actividad, es necesario ir un poco más a fondo en esta cuestión, tal vez no tanto para esclarecer si se trata o no de una ciencia sino para tener elementos de juicio que nos permitan la adopción de una posible postura al respecto.

Si buscamos en el diccionario la palabra archivística ésta no existe, como tampoco la de archivonomía o la de archivología. Esto en sí lleva ya una connotación pues podríamos interpretarlo como que no es la archivística una actividad universalmente aceptada y por tal podría entenderse solamente y para hacerlo de alguna manera, un conjunto de normas y métodos acumulados en la

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memoria empírica y que, como tales, constituyen herramientas subjetivas que los técnicos se encargan de utilizar según sus conveniencias.

Sin embargo, considero que más bien, el hecho de que la archivística no sea reconocida en los diccionarios se debe fundamentalmente a que —como ya hemos dicho repetidamente— si bien como disciplina ya tiene bastante edad, su desarrollo siempre se ha vinculado con el de otras disciplinas tales como la diplomática, la paleografía, la biblioteconomía, etcétera, y su configuración como disciplina autónoma es de épocas más recientes, cuando se asume plenamente y se lleva a la práctica la teoría de que los documentos pueden y deben ser organizados de acuerdo a la estructura de la institución que los creó o los recibió, esto, de manera bien diferente a la forma en que se organizan los libros en las bibliotecas, es decir, de manera temática.

Entendamos pues inicialmente, a la archivística como la disciplina que reúne los principios esenciales con una metodología propia, encaminada a la conservación, organización y puesta en servicio de los archivos.

Si bien —como ya también hemos visto— algunos teóricos la definen como ciencia, tal es el caso de Antonia Heredia, Theodoro Schellenberg, Eugenio Casanova, Marcelino Pereira quienes se basan en la formulación y análisis de principios y técnicas llevadas a la práctica en materia de archivo; otros como Giullio Batelli y Aurelio Tanodi no comparten esa postura recalcando el carácter práctico y normativo de la disciplina. Para estos autores, la archivística es una disciplina al considerar que por su reciente nacimiento no ha podido establecer una teoría y una metodología uniformes.

Para Giulio Batelli (1947), al estudiar problemas de orden técnico, sus soluciones son en ese mismo sentido mientras Aurelio Tanodi (1961) piensa que no es ciencia en tanto le faltan elementos básicos como un método específico y un lenguaje propio. Por su parte, el Consejo Internacional de Archivos la trata al nivel de disciplina sobre los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función, aunque en la última versión de la ISAD (G) ya habla de una ciencia.15 Para otros autores, se trata de una ciencia pero en formación, incipiente en tanto su lenguaje no ha podido ser unificado y se diversifica según la formación recibida por los profesionales 15

Véase la versión mencionada de la ISAD-G, presentada en el XIII Congreso Internacional de Archivos...

52 La Archivística.

de la misma lo que plantea una gran dificultad al buscarse un entendimiento en la elaboración de síntesis y preparación de normas, tal es el caso de Cruz Mundet y de Núñez Fernández.

Para Arie Arad (1982) la archivística en algún momento será ciencia en tanto tenga un método y terminología definidos y para Cruz Mundet (1994) se trata de una ciencia emergente que tiene un objeto (los archivos en su doble consideración: fondos y contexto), un método (teoría y práctica) y un fin (hacer recuperable la información documental para su uso).

Si tomamos como válido el concepto de ciencia como conjunto sistematizado de conocimientos que constituyen un ramo del saber humano, podremos decir casi de manera inmediata que sí, que la archivística es una ciencia en tanto reúne conocimientos que tienen como objetivo la búsqueda del saber humano desde la perspectiva de la documentación y de los archivos.

Para las ciencias naturales, el objeto de su conocimiento es el entorno físico del ser humano para lograr su mejoramiento. Para las ciencias sociales, el objeto es el hombre mismo en relación con ese entorno físico y social que lo rodea y de cuyo conocimiento deberá emanar la luz que esclarezca sus actitudes.

Así, a la archivística podríamos considerarla dentro de las disciplinas y técnicas que en conjunto formarían las ciencias cuyo objetivo será contribuir al conocimiento humano desde cualquier perspectiva pero mediante la aportación de datos, de fuentes que en forma de documentos y en total interrelación, acrediten de mejor manera, la comprensión que a partir de ellos se brinde y, más todavía, construir un cuerpo de saberes con base en el conjunto documental que, vinculado por razones propias de la administración, producen las sociedades y las instituciones a partir de y para sí mismas.

En este sentido, si ya hablamos de la archivística como una ciencia, veremos sin embargo que su meta es aportar a la construcción del entendimiento sobre el hombre, la naturaleza y la sociedad, así como construir los principios teóricos, metodológicos y técnicos para la óptima utilización de las fuentes documentales que a su vez servirán para ese conocimiento.

Por supuesto que hay un método, hay conceptos y definiciones, hay un campo de acción bien definido, hay principios y normas que buscan extenderse y hacerse universales, hay un desarrollo evolutivo de la disciplina ya enfocado hacia lo científico, hay una bibliografía especializada; hay también objetivos, metas y fines, distintos, como debe de ser, al de otras ciencias. Así, conside-

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ro que lo esencial ya existe y en manos de los profesionales de esta ciencia está el ir dando a la actividad su carácter científico dentro del ámbito en que nos movemos y esto deberá ser mediante el estudio de los principios y técnicas confrontados constantemente con nuestra experiencia cotidiana y a partir de estos elementos, buscar la manera de ir enriqueciendo los conceptos en aras de la optimización de nuestras tareas y por qué no, del conocimiento del hombre y de todo aquello que lo rodea.

A este respecto me satisface lo planteado por el destacado archivista italiano Elio Lodolini, quien tiene su propia concepción en cuanto al carácter científico de la archivística ya que para él esta disciplina —si bien en ningún momento le niega su carácter científico— no forma parte de las ciencias de la información pues no es la información contenida en el documento lo que interesa sino el significado pleno de cada documento que se evidencia solamente a través del vínculo con todos los otros documentos del mismo archivo; lo que interesa es conocer cómo este documento ha sido producido en el curso de qué procedimiento administrativo y con qué validez jurídico administrativa. En este sentido, el fin de la archivística no es el de “hacer encontrar al usuario de los archivos los documentos útiles para su búsqueda; ésta es simplemente una consecuencia de la correcta aplicación de los principios teóricos que rigen a esta ciencia”. 16 La finalidad de la archivística es el progreso de la misma, cuanto más progresa como ciencia, mejor son satisfechas las búsquedas de los usuarios de los archivos, pero ésta, es una consecuencia, no la finalidad del progreso de la disciplina.17

Archivista, archivero o gestor de documentos Otro problema: ¿cómo denominamos al especialista en archivos?

A lo largo de varios años he escuchado múltiples formas para denominar a ese profesional sin que exista, tan solo en eso, un consenso. Archivador, archivista, archivero, archivónomo, archivólogo, técnico de archivo, más recientemente administrador o gestor de documentos, etcétera.

Lodolini, Elio “El problema fundamental de la archivística: La naturaleza y el ordenamiento del archivo”, en Gutiérrez Muñoz, César Archivística Lima, Pontificia Universidad Católica del Perú, 1991, pp. 47-49.

17 Ibid.

16

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Schellenberg se refiere indistintamente al archivero o archivista como la persona encargada del archivo, quien tiene bajo su custodia o dirige los archivos. Nos muestra también una amplia gama de las equivalencias en distintos idiomas: archivar en latín; archivaris en holandés; archivist o

keeper of the record en inglés; archiviste en francés; archivista en italiano; arquivista en portugués; archivero en España y archivista en América aunque en los países sudamericanos predomina la denominación de archivero como en España.

Carol Couture y Jean Yves Rousseau se refieren al archivador como a la persona que archiva objetos o documentos y al archivista como a la persona que dirige el servicio de archivos en toda empresa pública o privada.18 Por fin, el multicitado Diccionario de terminología archivística del ICA, se refiere al archivero o archivista como a la persona profesionalmente ocupada en la administración de archivos y/o de la administración de documentos. Los equivalentes en Estados Unidos, Francia e Italia son respectivamente: archivist, archiviste y archivario.

En esta última definición, apreciamos dos elementos que considero importante rescatar y abundar un poco más en ellos: en primer término, se refiere al archivista como un profesional administrador de archivos o sea, una persona que utiliza su tiempo en la administración de todo aquello que se relaciona con los archivos en cuanto a cuestiones materiales tales como las condiciones de conservación de los acervos, la utilización de recursos tanto humanos como económicos, la elaboración de proyectos de difusión, etcétera. Por el otro lado, la definición se refiere al profesional administrador de documentos o sea, una cuestión ya más relacionada con el tratamiento técnico para conservar, organizar y poner en uso los documentos correspondientes a un archivo determinado.

Precisamente, el término administrador de documentos se ha referido específicamente al profesional de archivos que se encarga de establecer políticas de gestión documental en los lugares donde desempeña sus labores, de tal manera que está más relacionado con los archivos de tipo administrativo mientras que al archivista propiamente se le relaciona con los de tipo histórico. Sin embargo, consideramos que el archivista profesional es capaz de establecer las políticas adecuadas para el tratamiento de los documentos desde su origen, hacer su seguimiento, vigilar su perma18

Couture, Carol y Rousseau, J. Y., Los archivos en el siglo XX, México, SG-AGN, 1998, p. 325-326.

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nencia en los diversos archivos de acuerdo con su ciclo vital, encabezar las comisiones de expurgo, evaluar por tanto los valores contenidos en la documentación y, finalmente, establecer los criterios y llevar a cabo el procesamiento técnico de los fondos documentales en el archivo histórico y finalmente, poner en uso la información que se contiene en cada uno de los documentos para beneficio de la investigación histórica y científica de su país.

Finalmente, no es que importe tanto el nombre ni la designación que se le da a este profesional, importa de hecho, lo que detrás de esta denominación existe: la responsabilidad que la tarea archivística implica como posibilidad de resguardo, organización y difusión de la actividad administrativa y de la memoria histórica de la humanidad.

El archivo Vayamos ahora al objeto de estudio y razón de ser de la archivística, los archivos, ¿qué son los archivos?, ¿son los simples repositorios documentales o los conjuntos de documentos que en esos repositorios se guardan?, son acaso las dos cosas, en fin, pensemos en ello un momento. Son también las instituciones responsables de la adquisición, preservación y comunicación de archivos, se les denomina también, agencia de archivos, servicio de archivos, oficina de documentos.19 Los ya mencionados autores canadienses Carol Couture y Rousseau, los definen como conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos (elaborados o recibidos) por una persona física o moral (pública o privada) en virtud de las necesidades de su existencia y en el ejercicio de sus actividades, conservados inicialmente para servir como prueba y ser utilizados administrativamente y conservados posteriormente por su valor de información general. Pero también, para estos autores, se refiere al conjunto de documentos que se relacionan con el pasado de una colectividad organizada, colocados fuera de la clasificación activa y por extensión, se le denomina archivo al servicio que clasifica estos documentos o que está encargado de su destrucción.20

19 20

Dictionary of archival terminology, p. 25.

Couture y Rousseau, op.cit., p. 326.

ICA,

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Para Schellenberg, los archivos son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan ameritado su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos en una institución archivística.21 Para la doctora Antonia Heredia el archivo es “uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona e institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.22 Como podemos observar, la segunda definición de Couture y Rousseau y la de Schellenberg, se refieren de manera casi exclusiva a los archivos como conjuntos documentales inactivos, es decir con valores distintos a los administrativos, podríamos decir que exclusivamente a los archivos históricos.23 Este ha sido uno de los temas más controvertidos dentro de la conceptualización archivística pues para algunos autores el término archivo se refiere única y exclusivamente al archivo permanente es decir, al archivo histórico mientras que las demás etapas del ciclo vital de la documentación, es decir las administrativas, corresponden en algunos casos a momentos pre-archivísticos de la documentación o a registraturas o momentos de trámite y gestión en los cuales los documentos no alcanzan todavía su pleno significado en tanto los asuntos no han sido concluidos y por lo mismo no establecen de manera definitiva esos vínculos que caracterizan a los documentos de archivo.

Sin embargo, en la definición de Heredia, vemos un concepto mucho más amplio de lo que son los archivos y por eso, la adoptamos como una de las más completas ya que engloba las características, el origen y la finalidad del archivo. Desarrollaré a continuación y brevemente lo que es el archivo a través del desglose y desarrollo de este concepto de la doctora Heredia.

Schellenberg, op.cit., p. 43.

Heredia, Archivística general..., p. 59.

23 Estela Islas presenta una amplia e interesante gama de definiciones de archivo a lo largo del tiempo y del espacio mundial, v. Islas, Ma. Estela, La archivística en México, México, Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, 2003, (Formación Archivística III), pp. 48-56.

21 22

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Primeramente observamos que se trata de un conjunto de documentos, o sea que el contenido fundamental del archivo lo constituyen esos testimonios que de alguna forma presentan información útil para el administrador o para el investigador.

En segundo término, nos dice Heredia un archivo es acumulación o sea que es el producto de un proceso, no necesariamente concluido, de acopio, de recolección documental, en el cual los documentos van transformando su vigencia administrativa y su valor funcional. Esto es, un documento que se crea con determinado objetivo, generalmente para servir en la administración, con el tiempo va dejando de ser útil para el fin que fue creado pero adquiere un nuevo valor, su función ya no será de ayuda a la administración sino que tomará un valor científico, las más de las veces histórico, y será utilizado como testimonio de sucesos pretéritos relevantes en el desarrollo de la humanidad.

Pero esta acumulación no es espontánea más bien, como dice la definición es natural, es un proceso de acumulación natural, no el producto caprichoso o voluntario de una persona que colecciona piezas documentales.

Para entender esto es necesario hacer la distinción entre archivo y colección documental, siendo el primero el producto de la creación y de la recopilación documental de una institución o persona en el desarrollo de sus funciones y actividades propias, mientras que la colección no conlleva en sí la necesidad de un origen institucional ni de desarrollo funcional, sino más bien la acción de agrupar piezas de documentos de diversa índole con fines no de administración sino de estudio generalmente.

Esta característica de acumulación natural que implica un crecimiento y un desarrollo, lleva también consigo la concepción de ciertos ordenamientos que necesariamente impone la estructura básica y funcional del ente generador de documentos y que por lo mismo, llevarán implícita, una cierta organización. De esta característica, surge el principio de procedencia para la organización de archivos institucionales que desde mediados del siglo pasado, es aceptado unánimemente por los archiveros de todo el mundo.

Una tercera característica del archivo como lo define Antonia Heredia, es la cualidad de orden que sería consustancial con la naturaleza del archivo y que si bien no siempre se refiere a ese “orden natural” del que hemos hablado, debido a que en ocasiones puede perderse en la transfe-

58 La Archivística.

rencia documental de lo administrativo a lo histórico, es necesario establecerlo como característica fundamental del archivo a tal grado de buscar su reconstrucción, con base en el principio de procedencia, cuando ese orden natural, como ya se ha dicho, se hubiere perdido.

Esta característica, ha sido ampliamente discutida ya que algunos autores señalan que si la organización, entendida como la posibilidad de establecer los mecanismos para una adecuada disposición de los documentos que permitan su fácil acceso y consulta es una de las funciones del archivo, el orden puede conseguirse mediante la organización y por lo mismo es un fin propio del archivo y no necesariamente una característica consustancial del mismo.

Sea cual sea la situación, el orden de los componentes del archivo resulta, ya como fin o como elemento sustancial, elemento esencial en ese concepto que ahora analizamos.

Finalmente, dentro de la definición, contemplamos una característica que se refiere a la utilidad de los archivos, a su rentabilidad a su capacidad de servir a la sociedad que los crea.

La sociedad se beneficia de los archivos en tanto satisface sus necesidades de administración y de investigación histórica;24 de aquí esa doble vertiente del servicio que ofrecen los archivos y la distinción entre archivos administrativos e históricos.

Existen muchos términos (que por supuesto encierran en sí un concepto) relacionados con la idea que tenemos de los archivos tales como fondo, sección, serie, expediente, documento, unidad archivística, unidad de conservación. Otros términos también relacionados con los archivos pero más inclinados a la labor que se desarrolla en los mismos, el procesamiento técnico de la documentación, tales como organización o arreglo, clasificación, ordenación expedientación, descripción, etcétera. Sin embargo, si nos acercamos a los diversos glosarios archivísticos, podemos darnos cuenta rápidamente que entre esos términos no existe necesariamente una homologación y en ocasiones las diferencias son sustanciales y muestran una gran variedad, no solo en la denominación sino más aún, en la concepción o conceptualización misma.

24

Más recientemente de transparencia y acceso a la información por parte de los ciudadanos.

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objeto e identidad

Otro ejemplo más: los instrumentos descriptivos La descripción en archivística es definida de manera muy precisa por el Consejo Internacional de Archivos en la Norma Internacional General de Descripción, adoptada de manera definitiva el año 2000 en Sevilla. La Descripción archivística —dice el texto— es la representación precisa de una unidad de descripción y de sus componentes eventuales, obtenida seleccionando, analizando y ordenando toda la información y permitiendo la identificación de los documentos de archivo y la explicación del contexto de su producción. El producto de esta tarea específica y fundamental de los archivos son los instrumentos descriptivos, aquéllos auxiliares de la investigación que permiten el fácil acceso al —a menudo— difícil mundo de los documentos.

Pues bien, es también innegable la variedad de términos que se utilizan dentro de la archivística para designar a esos instrumentos que detallan de una u otra manera la información contenida en los fondos documentales y a los documentos mismos. Las guías, los inventarios, los catálogos que para nosotros pueden representar un determinado tipo de instrumentos con características específicas, para otros profesionales de los archivos, en otros lugares, esos mismos términos pueden representar cosas distintas.

Desde la misma denominación a esas herramientas esenciales en la investigación de fuentes primarias, existe una variedad que no se unifica a nivel internacional. Veamos algunos ejemplos: Antonia Heredia los denomina instrumentos descriptivos, Vicenta Cortés, también española, los llama instrumentos de información, en la Escuela de Archiveros de Córdoba, en Argentina, se refieren a ellos como auxiliares descriptivos mientras que en Francia se les nombra de manera indistinta instrumentos de localización o de información; para los canadienses Carol Couture y Jean Ives Rousseau se llaman instrumentos de investigación y, para Teodoro Schellenberg, auxiliares de localización. Asimismo, existen otras denominaciones tales como instrumentos archivísticos, instrumentos de divulgación del material de archivo, instrumentos de trabajo.25

25

V. Flores, Georgina “Los instrumentos descriptivos del AHUNAM” en Materiales para el Seminario Interno de Archivística

CESU-AHUNAM, p. 2-3, copia xerográfica.

60 La Archivística.

Esta variedad en la forma de nombrar a los mencionados instrumentos que resultan de la identificación y descripción de los fondos y documentos de un archivo, en sí suele no significar un gran problema puesto que la situación se da a partir de instrumentos elaborados con características, técnicas y elementos similares que, si bien tienen distinta designación, la esencia de los mismos no se altera a pesar de esto y si bien las condiciones de cada archivo irán marcando las necesidades de descripción en sus distintos niveles, el concepto seguirá siendo el mismo.

Sin embargo, en México, a partir de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informa-

ción Gubernamental, se adoptan nuevas formas de designar a esos instrumentos descriptivos y de control y más todavía, se caracterizan con elementos no contemplados hasta la fecha en otros lugares. Véase por ejemplo, el caso de la denominada Guía Simple que queriendo ser novedosa, resulta una indefinición en cuanto a los elementos que intenta describir.

Conclusión Podríamos deducir de todo lo anterior que ni siquiera en los conceptos fundamentales existe consenso entre la comunidad lo cual, si bien no resulta muy adecuado, no representa, por el momento un gran problema pues entre tanto podamos ir caracterizando de manera conjunta y hasta cierto punto homogénea nuestra labor, esto podrá ser suficiente para ir avanzando en la construcción de los esquemas teórico prácticos que la archivística requiere.

De hecho, la ausencia de una terminología común causa una serie de efectos que podríamos resumir de la siguiente manera: · Confusión entre diversidad conceptual y diversidad terminológica · Dificultad de comunicación entre archivistas · Falta de precisión y mala utilización del vocabulario · Pérdida de tiempo en la utilización y procesamiento de los archivos · Mala imagen de la profesión que no ha desarrollado terminología propia

61

objeto e identidad

Es por eso que considero necesario tener cuidado de no diversificar y hacer más amplio el campo terminológico buscando precisiones que ahora más que nunca, con la adopción y por tanto la presión que ejercen las nuevas tecnologías sobre las diversas ciencias y técnicas, son necesarias a fin de conformar verdaderos esquemas teóricos y metodológicos que puedan ser especificados a través de términos y conceptos acordes con la realidad que plasman o intentan plasmar.

La terminología en si, con sus implicaciones, representa una posibilidad de unificar las técnicas y procedimientos propios de la archivística que necesariamente podrían aportar elementos para una concepción acorde con las necesidades y requerimientos propios de nuestra sociedad y nuestra época.

62 La Archivística.

El Principio de Procedencia y su importancia en el desarrollo de la archivĂ­stica *

3

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63

* Una versión de este trabajo fue publicado en Villanueva, Gustavo (coordinador), Teoría y Práctica Archivística II, México, UNAM-CESU, 2000, (Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM 12), pp. 19-35.

Decidimos reproducirlo buscando dar unidad a los demás textos del presente libro.

64 La Archivística.

Introducción

Muchos han sido los intentos por resolver la problemática que representa el crecimiento de la archivística como estatuto de conocimientos específicos, sin embargo, si damos una ojeada a la literatura archivística y como ya hemos mencionado, veremos que la uniformidad en cuanto a conceptos y términos se refiere, está todavía muy lejos del ideal que se persigue.

A pesar de esto, existen algunos acuerdos en cuanto a principios sobre organización y descripción documentales. Uno de estos principios aceptado universalmente, es el de procedencia o de respeto al origen y al orden natural, reconocido como el principio fundamental de la archivística.

Este principio, entendido correctamente, otorga las bases para que la disciplina archivística se desarrolle y adquiera la seriedad que su autonomía le requiere.

Al estudio de este principio dedicaremos el presente artículo, tratando con ello de contribuir al esclarecimiento de este concepto tan importante de la archivística.

Desarrollo histórico del principio1 Hablaremos primeramente del desarrollo histórico del principio de procedencia. Si bien parece que todos los autores coinciden en que fue formulado en 1841 por el historiador francés Natalis de Wailly, hay discordancia en cuanto a los antecedentes del mismo. Por ejemplo Jean Yves Rousseau nos dice que su antecedente está en Baltasar Bonifacio quien en el siglo XVII ya hablaba del valor testimonial o de evidencia de los documentos; Antonia Heredia por su parte, argumenta que el principio fue recogido oficialmente en las instrucciones dadas en Francia en abril de 1841, pero que tiene sus antecedentes en las ordenanzas de Carlos IV para el Archivo de Indias. Elio Lodolini afirma que el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en Dinamarca en 1791 con la instrucción de la Comisión para la Ordenación de Archivos y él considera precursor de este principio a Filippo Ernest Spier en su obra Von arquive.

Los datos aparecidos en este resumen están sacados en su mayoría de Schellenberg, T. R., Archivos modernos, principios y técnicas, segunda edición en español, México, AGN, 1987, pp. 266-290.

1

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En Europa hasta antes del siglo

XIX,

no se habían desarrollado principios generales de

ordenación archívistica y los documentos que se recibían en los archivos eran usualmente incorporados en las colecciones ya existentes de acuerdo con un esquema prefijado de asuntos o materias; esto, obedecía a la influencia de las bibliotecas en el método usado para la ordenación y clasificación de libros. Entonces, la ordenación y la organización archivística se aplicaban de la misma manera que en las bibliotecas.

En Francia se dan algunos de los primeros intentos por establecer una administración de archivos nacionales; en 1794, por ejemplo, se crea un programa por el cual los documentos se deberían de organizar de acuerdo con un esquema metódico inventado arbitrariamente que se derivaba —como decíamos anteriormente— de la experiencia bibliotecaria, los documentos se organizaban por materias o por asuntos, de tal forma que tuviesen una utilidad para la investigación.

Esta concepción —nos dice Schellenberg— cambió hacia 1839 debido a un reglamento emitido por el conde Duchatel quien estableció un esquema lógico para la agrupación de documentos según ciertos principios generales que establecían que los documentos debían agruparse en fondos, o sea que ya establecía el primer nivel del principio de procedencia: todos los documentos que fueran llegando se deberían de ordenar respetando la procedencia y separando los documentos que provenían de una oficina o de otra. Se decía también que los documentos dentro de los fondos, debían arreglarse por grupos de asuntos o materias y a cada grupo se le asignaba un lugar definido en relación con otros o sea, dentro de esa primera organización donde los documentos se separaban de acuerdo con su oficina que los generaba, estos documentos se ordenaban ya internamente pero por materias o por asuntos relevantes. Así todavía en 1839, no está plasmado ese segundo nivel del principio de procedencia. Las piezas dentro de los grupos de asuntos o materias debían ser arregladas conforme lo dictaran las circunstancias.

Es hasta 1841 cuando se formula en Francia mediante una circular emitida por el gobierno, el principio básico de Respect des Fonds según el cual los documentos que se originen de una institución o autoridad administrativa o familia, tienen que ser integrados en fondos dentro de los cuales deben ordenarse los documentos por asuntos o materias, cronológica o geográficamente, etcétera. Ese mismo año Natalis de Wailly declaró la validez de ese principio de procedencia.

66 La Archivística.

De Francia este principio se extendió y desarrolló en algunos países europeos. El siguiente lugar —según Schellenberg— donde pasó fue Prusia. Allí se decidió que los documentos públicos debían agruparse de acuerdo con las unidades administrativas que los crean y que la ordenación dada a estos documentos por ciertas dependencias deberían conservarse en la institución archivística.

En ese lugar se le denominó provenienzprinzip y fue desarrollado en 1881 por el historiador Henrich Von Sybel, director de los archivos del estado prusiano, a partir de una serie de reglamentos aprobados por todos los funcionarios de los archivos; en estos reglamentos se declara que la ordenación de los documentos en los archivos secretos del estado debe proceder de acuerdo con el origen de sus partes constituyentes.

En otra parte de estos reglamentos de 1881 se desarrolló otro principio, el otro nivel que compone el principio general de respeto de los fondos; a éste lo denominaron el registraturprinzip que disponía que los documentos de todas las dependencias debían mantenerse en la institución archivística en el orden que les hubiera dado la oficina registradora de la dependencia y que no debían organizarse por grupos de asuntos o materias.

El principio se basa en que antes de ser transferidos los documentos a una institución archivística, deben estar arreglados propiamente por las oficinas registradoras de esas dependencias.

En los Países Bajos también tuvo un fuerte desarrollo este principio ya que fue promulgado y enriquecido teóricamente por tres archivistas holandeses, Samuel Müller, J. A. Feith y Robert Früin y sancionado por el gobierno mediante un reglamento expedido en 1897. Estos archivistas tuvieron gran importancia para el desarrollo del principio de procedencia al publicar el Manual

para la organización y descripción de archivos ya que —a decir de Schellenberg— se convirtió en la Biblia de los archivistas modernos. Este manual se tradujo a varios idiomas, alemán, inglés, italiano, francés, portugués, chino2 y es importante porque contiene ya normas específicas para la ordenación de los documentos.

Hasta el momento, no existe una traducción al español de esta obra que, por otra parte, considero necesaria no solo por la vigencia de los postulados teóricos que sustentan los autores holandeses sino también como parte del desarrollo propio de la disciplina en Iberoamérica.

2

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El principio fundamental más importante de este manual dice lo siguiente: el sistema de ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la oficina registradora que esencialmente refleja la organización del cuerpo administrativo que los produjo. 3 También enfatizaron estos archivistas la necesidad de mantener el orden original de una oficina ya que éste no fue creado arbitrariamente sino que es resultado de la consecuencia lógica de la organización del cuerpo administrativo de cuyo funcionamiento, el registro es un producto.

Sostienen que si no se ha conservado ese orden original, el primer objetivo de un archivista debe ser restablecerlo, reconstruirlo.

Dan también ciertas reglas para reconstruir ese orden original y por ejemplo, nos dicen que se puede modificar el orden en que se reciben los documentos de una oficina registradora para corregir desviaciones en el plan general de la oficina o sea, no es un respeto —como muchas veces se ha entendido— que llegue al extremo de conservar los documentos tal y como nos vienen, sino de estudiar cual es el origen, la historia de estas instituciones, dependencias o unidades administrativas que han acumulado los documentos y a partir de eso, reconstruir el orden original que se les dio en esa dependencia. Ya se aprecia aquí una posibilidad de modificar el orden en cuanto se conozca que hubo errores o desviaciones en el plan de la oficina.

Muchas veces, los documentos pueden estar controlados por algún funcionario de archivo que no les dio un orden adecuado, entonces la labor del archivista será conocer la estructura, funciones, y características de la oficina que los creó y a partir de ese conocimiento, ir creando o recreando ese orden.

En resumen, el Manual holandés es muy importante porque es en esta obra donde, por vez primera, se codifica la teoría archivística europea y se enuncia una metodología para el tratamiento de archivos, que ha ejercido una gran influencia en nuestra teoría y nuestras práctica colectivas. 4 La edición más accesible del manual es la siguiente: S. Müller, J. A., Feith y R. Früin, Manual for the arrangement and description for archives (1898), traducción (1940) de la segunda edición realizada por Arthur H. Leavitt (Nueva York, reeditado en 1968).

4 Terry Cook, “Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas desde la publicación del manual holandés en 1898” en Memorias del XIII Congreso Internacional de Archivos , Beijing, 1996, p. 2-4. V. T. de quien escribe, “La importancia del manual holandés de 1898 en el desarrollo de la archivística” en Mariano Mercado [coord.] Teoría y práctica Archivística III, México, UNAM-CESU, 2003, (Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM 13), pp. 27-37.

3

68 La Archivística.

En 1910 se celebró en Bélgica un primer congreso tanto para archiveros como para bibliotecarios, cada uno en su sección independiente y con su propio presidente. En este Congreso, se celebraron largos debates dedicados al Manual for the arrangement and description of archives holandés que cumplía entonces doce años y del cual, Joseph Cuvelier y el archivero francés Henry Stein acababan de publicar una edición en francés. El principio de procedencia, que constituía el concepto central del manual, se proclamó en el congreso como regla básica de la profesión. 5 El principio de procedencia por supuesto se extendió en toda Europa y fue aceptado en todos los países europeos y de ahí pasó también a América.

Fue en 1909 cuando en Estados Unidos un archivista, Waldo G. Leland, en un artículo sobre los problemas archivísticos en América, declaró que en general el principio enunciado por los archivistas holandeses y llevado a cabo en la mayoría de los archivos debía adoptarse también en Estados Unidos.

Los archivos y documentos deben clasificarse de acuerdo con su origen decía este archivista; tienen que reflejar los procedimientos por los que hayan surgido. Esto lo fue reafirmando este autor en otros varios artículos y en 1913 elaboró un informe de recomendaciones sobre el manejo de archivos estatales, donde escribe que la primera necesidad es tener una guía de las oficinas públicas y de su historia, que muestre el origen de cada una de ellas, su organización, sus funciones y las modificaciones a éstas. También era necesario que se mostrara la organización de las oficinas.

Cada oficina —según este autor— es una unidad administrativa y sus documentos, un grupo homogéneo que refleja sus actividades. De manera natural, los grandes grupos documentales se subdividen en otros grupos y estos a su vez en las series consiguientes de la organización y las funciones de la dependencia.

El principio que debe tenerse en consideración es el de que los archivos tienen que estar clasificados de modo que reflejen claramente la organización y las funciones que los han producido.

Jan Van Den Broek, “La Cooperación archivística internacional: de Bruselas a Beijing” en Memorias del XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996 p. 3.

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Todos estos principios de Leland, los archivistas holandeses, los formulados primeramente por Wailly, se aplican de hecho ya en primera instancia, por primera vez a grandes masas documentales en América en los archivos nacionales de Estados Unidos en 1934.

Desglose del concepto Sobre el de procedencia dice el Diccionario de terminología archivística que es el principio básico según el cual los documentos de archivo de una misma procedencia no deben ser entremezclados con otros de cualquier otra procedencia; frecuentemente se refieren a él como principio de respeto a los fondos y respeto al orden original.6 Se relaciona —dentro de este mismo diccionario— con el principio de registro según el cual se menciona que los archivos de una misma procedencia deben conservar el arreglo establecido por el organismo que los creó, en el orden para preservar las relaciones y números de referencia; también se le menciona como principio de respeto al orden original.

Daniels Maygene en su «introducción a la terminología archivística” 7 se refiere a este principio argumentando que los documentos creados o recibidos por una unidad de archivo

(recordskeeping unit) no deberían ser mezclados con los de ninguna otra.

Schellenberg hablando de lo mismo, se refiere a dos principios básicos que se han desarrollado a través de muchos años de experiencia: el primero, conocido como principio de procedencia, dice que los documentos deben guardarse de acuerdo con su fuente de nacimiento; el segundo dice que los documentos deben guardarse en el orden que originalmente se les dio, “estos principios se relacionan en suma con dos cosas diferentes: procedencia y orden original.” 8 Antonia Heredia se refiere a éste como principio de procedencia o de respeto al origen y al orden natural y acepta la definición del Elsevier’s Lexicon of archival terminology que dice que es

International Council on Archives, Dictionary of archival terminology, (ICA Handbooks Series, vol. 3), p. 130.

En A modern archives reader national archives and records service, Washington DC, 1984, p. 342.

8 Schellenberg, T.R., Principios archivísticos de ordenación, 2a edición, México, SG-AGN, 1982, p. 26.

6 7

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“aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen”.9 Carol Couture y J. Y. Rousseau, aceptan la influencia de Michel Duchein cuando dice que hablando del principio de procedencia “es más fácil enumerarlo que definirlo, y definirlo que aplicarlo”. 10 Estos autores retoman la definición del Elsevier’s lexicon y lo relacionan con los enunciados de Schellenberg ya que al hablarse de la procedencia y del orden original, se están presentando dos realidades consecutivas a las que Duchein por su parte, se refiere como el respeto externo e interno del fondo.

Por su parte, el italiano Elio Lodolini prefiere expresarlo como principio de respeto al orden original de los documentos y no principio de procedencia, pues le parece más clara esa primera expresión aunque acepta que son utilizadas indistintamente como equivalentes. Argumenta sin embargo que decir “principio de procedencia” puede querer decir respetar el orden original de los documentos pero puede tener también el mismo significado que la expresión francesa “respect des fonds” y cuando el respect des fonds fue prescrito por primera vez en 1841, la expresión significaba simplemente que no debían ser mezclados documentos pertenecientes a fondos diferentes, mientras que en el significado que señala el Diccionario internacional de terminología archivística editado en 1964, se le atribuye el significado de llevar cada documento a su lugar de origen.

Lodolini acepta que estas dos expresiones (principio de procedencia y de respeto al orden original) pueden ser adoptadas como sinónimos o bien, con los dos significados diferentes entre ellos. Pone como ejemplo los documentos de la Primera Reunión Interamericana sobre Archivos desarrollada en Washington en 1961 bajo la dirección de Schellenberg en la cual les dieron a cada una de estas expresiones significados distintos. La Resolución número 5 recomienda: Artículo 1. Que el principio de procedencia archivística y el principio del orden original sean las normas sobre las que se edifique la ordenación de los fondos documentales orgánicos latinoamericanos, sean estos públicos o privados.

Heredia, Antonia, Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, 1987 p. 15.

Duchein, Michel “El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos”, citado en Couture, Carol y J. I. Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, AGN, 1988, p. 188-189.

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Artículo 2. Que se adopte la siguiente formulación en español: Principio de procedencia: Los documentos deben conservarse inviolablemente dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

Principio del orden original: La ordenación interna de un fondo documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activo. 11 Sea cual sea la terminología utilizada, la idea es establecer una distinción entre el primer grado de procedencia, que permite aislar y cincunscribir la entidad que debe ser el fondo de archivos y un segundo grado, que proporciona el respeto o la reconstitución del orden interno del fondo.12 Por mi parte, considero que la terminología utilizada para referirse a este principio básico de la archivística, es una muestra más de la diversidad de términos que se presenta a nivel internacional a causa, fundamentalmente, de las variadas realidades que se viven a nivel local y a las costumbres y prácticas que se han ido aplicando para satisfacer las demandas que de información documental se requieren.

Sin embargo, como sucede en otras áreas del conocimiento considero, al igual que Couture y Rousseau, que los autores mencionados se están refiriendo a un mismo asunto, aunque algunos de ellos lo desglosen en dos partes, correspondientes a dos conceptos y otros se refieran a dos niveles o grados de un mismo concepto.

El principio de procedencia o de respeto a los fondos como originalmente se le llamó, nos lleva necesariamente a dos concepciones igualmente básicas de la archivística: el mantenimiento de la unidad, organicidad e integridad del fondo y del carácter seriado de los documentos que lo conforman. 13

Lodolini, Elio, “El Problema fundamental de la archivística: La naturaleza y el ordenamiento del archivo” en Gutiérrez Muñoz, César Archivística, Lima, Pontificia Universidad Católica del Perú, 1991 pp. 30-51.

12 Ibid., pp. 190-191.

13 Heredia, op. cit., p. 16.

11

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Características y ventajas del Principio de Procedencia Una vez conceptualizado este principio, será conveniente analizar sus características y ventajas a fin de comprender mejor su importancia para la organización de los fondos documentales.

Según Schellenberg, este principio debe aceptarse no sólo porque ha sido sancionado por ciertas fuentes de autoridad sino porque su validez ha sido comprobada y por otras varias razones que señala: 14 1) El principio protege la integridad de los documentos en el sentido de que los orígenes y procedimientos a que los documentos deben su existencia, están reflejados en su ordenación. Es decir, el principio protege los valores evidenciales del documento (la información que tienen los documentos sobre las acciones a que deben su origen).

2) El principio de procedencia sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un documento individual sólo puede entenderse completamente cuando los documentos son ordenados de acuerdo con este principio.

La ordenación natural es la garantía más segura para conservar intacto el valor informativo total de una documentación, sea como testimonio de la estructura y actividad de la institución y de la actividad de la persona, pues son un reflejo de esa actividad y estructura, o sea sobre cualquiera otras circunstancias de personas, tiempo, lugar, cosas y acontecimientos de que se trate esa documentación.

3) El principio de procedencia proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y analizar los documentos que están bajo su custodia.

Gunnar Mendoza señala además, con respecto a esta última ventaja, que la ordenación natural facilita la descripción ya que si los documentos conservan sus relaciones naturales dentro de un conjunto homogéneo, la descripción cobra más sentido, es más sustancial y es posible aplicarla colectiva o individualmente según convenga, cosa que no ocurre con las ordenaciones heterogéneas a las cuales es inexcusable aplicar descripciones arduamente detalladas. 15 V. Schellenberg, T. R., Principios archivísticos de ordenación, México, AGN, 1982, p. 27-29.

Mendoza, Gunnar, Problemas de la ordenación y descripción de los archivos históricos en América Latina, Córdoba, Argentina, CIA, 1978, p. 18.

14 15

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Abunda Gunnar Mendoza en la necesidad de respetar la ordenación natural equiparando su destrucción con la destrucción material. Cuando un fondo se desmiembra —dice este autor— padece una destrucción estructural. Si bien no hay destrucción material, se pierde la integridad y la organicidad de los fondos, provocando confusión en el contenido de los mismos. Pone el ejemplo de un libro cuyas páginas se han entremezclado y dice que ahí no hay destrucción material pero ni el libro ni un fondo desordenado son lo que eran, no tienen el valor que tenían para el conocimiento. 16 Couture y Rousseau, mencionan que el principio de procedencia permite al archivista considerar los grandes conjuntos documentales antes que los documentos por piezas. Es decir, que el organismo creador es una unidad objetiva de agrupamiento que evita la interpretación y toda la subjetividad relacionada y reúne todos los documentos que provienen de la misma fuente creando, de esta manera, conjuntos más fáciles de administrar.

Este principio también —según estos autores— excluye toda posibilidad de dispersiones que sólo pueden tener como resultado la pérdida irremediable del valor testimonial que reviste al documento que forma parte de un fondo de archivos. 17 Lodolini al respecto afirma que un archivo no es la suma de documentos y que cada documento existe en cuanto forma parte de un conjunto orgánico y tiene su exacto significado en cuanto constituye el eslabón de una cadena. Esta consideración es válida no solo para el archivero sino también para el usuario ya que encontrar un documento sólo, no significa gran cosa. Un documento separado de su contexto, desmembrado de los otros elementos del fondo o archivo, representa una pérdida importante de su valor. 18 Por otra parte, una más de las ventajas de este principio es que, en caso de concebirse faltas en aras del principio de procedencia, éstas pueden aminorarse mediante la realización de instrumentos de consulta apropiados, dejando los documentos en donde deben estar y realizando organizaciones u ordenaciones temáticas o cronológicas que permitan recuperar la información según las necesidades existentes.

Ibid.

Couture y Rosseau, op. cit., p. 193-194.

18 Lodolini, op. cit., p. 47.

16 17

74 La Archivística.

La ordenación natural es económica, representa un ahorro de tiempo, funcionarios y trabajo. Si la documentación se ha mantenido en su orden propio, no hay necesidad de reordenarla salvo en casos muy excepcionales; y si se trata de una documentación desordenada, la reordenación procede sobre bases objetivas y seguras ya que no se trata sino de reproducir una estructura y un sistema de actividades preexistentes, en vez de embarcarse en interminables empresas de ordenación por materias, personas, lugares, fechas, etcétera.

Como podemos apreciar el principio de procedencia es un elemento fundamental en la concepción archivística ya que sobre él descansa la noción de archivo que, como lo define Antonia Heredia, está basado en ese orden natural: archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. 19

Además. el principio de procedencia puede otorgar a la archivística los elementos necesarios para acercarla al ámbito de lo científico: — Un objeto de estudio que es la búsqueda del significado pleno de los documentos que integran un archivo, en tanto son parte de un conjunto orgánico y entre ellos se establecen vínculos, relaciones estructurales que es preciso entender para comprender el sentido total y original de un archivo.

— Un principio universal básico aceptado por todos los archivistas y del cual derivan otros principios y conceptos fundamentales en el desarrollo de la actividad.

— Una metodología propia basada en la búsqueda, en la investigación sobre los antecedentes de la institución o de la persona que generó o recopiló la documentación para tratar de reconstruir el sentido original de los archivos.

19

Heredia, Antonia, op. cit., p. 59.

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— Una finalidad que —como dice Lodolini— es el progreso de sí misma que trae como consecuencia una eficiencia en la localización de las piezas documentales.

— Una justificación de su razón de ser ante la sociedad en tanto no solamente es una forma de servicio sino la construcción de un conocimiento por sí mismo, para entender mejor a la sociedad en su conjunto.

Sin embargo, el principio de procedencia ha provocado también actitudes que lo descalifican como única posibilidad de mantenimiento de los fondos documentales. En algunos lugares se afirma que el restablecimiento del orden original en documentos muy antiguos es una tarea prácticamente imposible y hasta inconveniente, en tanto que en la época de creación, su organización obedecía a criterios difíciles de admitir en la actualidad y por lo mismo, debe sustituirse ese orden natural por un cuadro de clasificación. 20 También se ha cuestionado este principio con la argumentación de que es necesario modificar el orden original en razón de la necesidad de los usuarios y que cuando este orden es roto, difícilmente se puede reconstruir estrictamente. 21 Se critica la insistencia de los archivistas por reconstruir el orden original aludiendo que sería más fácil disponer los documentos en cualquier otro orden (alfabético, cronológico, geográfico, temático) que a su vez, facilitaría la consulta, sobre todo, en estas épocas, con la ayuda de las herramientas computacionales.

Analicemos ahora cómo el principio de procedencia se aplica en la organización de los fondos y documentos a fin de conservar la condición esencial del archivo: su organicidad que —como dice Antonia Heredia— es el resultado de dos actividades complejas: la clasificación y la ordenación. 22

Aplicación del Principio de Procedencia Los documentos no nacen de una manera caprichosa y la mayoría de las veces, ni siquiera como producto de una acción deliberada directa, sino obedeciendo a ciertos factores propios de las Ibid., p. 17.

Ibid.

22 Ibid. p. 15.

20 21

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funciones y las estructuras de las instituciones o de las personas que los crean. De hecho, estas personas e instituciones no pretenden de alguna manera producir documentación sino que ésta se produce como el resultado natural y forzoso de las estructuras y como una forma y condición para el ejercicio de ciertas actividades o funciones. Es decir, los documentos surgen con una finalidad bien definida de administrar las acciones encaminadas al logro de objetivos.

De esta manera, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pública o privada, como consecuencia y condición del funcionamiento de esa entidad, están en su lugar natural, como las hojas están en su árbol —dice Gunnar Mendoza— e igualmente, una documentación que se encuentra en el archivo de un ciudadano particular, como producto específico de la actividad propia de ese ciudadano, está en su lugar natural y los documentos que resultan de las estructuras y de las actividades no se acumulan de cualquier manera sino que desde que nacen van siguiendo ciertas líneas emanadas de las mismas, de tal forma que se va estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo, ya de la institución, ya de particulares, se van acumulando los documentos hasta que el orden queda establecido en una forma determinada. Ese orden de la documentación según la estructura y la actividad que la produjeron es su orden natural.

Así, toda ordenación que se impone a los documentos, aparte y contra la impuesta por los factores que determinaron su nacimiento y su disposición natural, es antinatural, artificial.

Una formulación más clara y más completa, pues el principio es aplicable no sólo a los archivos administrativos sino también a los privados, sería esta: La documentación debe mantenerse en el archivo administrativo o privado a que pertenece, en el orden natural que tuvo al producirse. Los documentos deben conservarse en el archivo institucional o privado al que naturalmente pertenecen y en el orden que tenían cuando se produjeron.

El principio de procedencia puede ser aplicado durante la vida activa de los documentos, de manera a priori —diría Rousseau— es decir, al momento en que se están formando los archivos.23 De esta manera, los problemas se reducen en tanto se respeta el lugar que le corresponde a los documentos en tal o cual fondo.

23

Couture y Rousseau, op. cit., p. 192.

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En este sentido, aplicado a los dos grados del principio, no se plantea ningún problema y en una perspectiva ideal, los documentos transcurren su ciclo vital manteniendo ese orden que de origen se les ha dado, y sólo queda a los archivistas verificar en cada etapa, que la procedencia y el orden natural no se hayan roto en el tránsito de un archivo a otro. Lodolini dice al respecto que el orden original es el dado por el ente productor, momento a momento, con base en sus competencias, en su estructura, en su modo de funcionar. Si competencias, estructura, modo de funcionar se modifican durante la vida del ente, se originan, como consecuencia, modificaciones en la disposición originaria de los documentos, desde ese momento en adelante. Deber del archivista cuando los documentos llegan al archivo es, ante todo, respetar el orden originario de los documentos si éste se ha mantenido. 24 Sin embargo, el problema mayor se presenta cuando se quebranta ese orden y los fondos se transfieren en desorden o con otro orden distinto. Es entonces cuando el archivista tiene que aplicar a posteriori este principio, es decir, reconstruir el fondo o el orden interno de un fondo.

Esto por supuesto, resulta una operación difícil, complicada y delicada ya que será necesario mantener la independencia y unidad del fondo con respecto a otros, así como el carácter seriado de los documentos que lo conforman.

Reconstruir el orden originario de los documentos es una tarea muy difícil cuando la única guía para este trabajo son los documentos mismos, que el archivero debe examinar con paciencia y sobre todo con inteligencia —dice Lodolini— y con una sólida preparación profesional. Se trata de reconstruir, sobre la base de los documentos, la historia interna de la institución que los ha producido, la historia de las variaciones, de las competencias, de la estructura y del modo de funcionar del ente, y por lo tanto, del modo de producir y organizar los propios documentos desde el origen. Se trata de seguir todas las variaciones de estos elementos en el tiempo y, en consecuencia, de lograr conocer cómo, en las varias fases de su vida y de su actividad, la institución productora disponía los documentos.

Siguiendo con Lodolini, hace un parangón del trabajo realizado por el archivista con el del arqueólogo el cual, de la excavación de las ruinas de antiguos monumentos rotos y sepultados, de 24

Lodolini, op. cit., p. 44.

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la recuperación de fragmentos más o menos completos, llega a reconstruir tal como estaba, la disposición originaria de los hallazgos y por lo tanto, a reconstruir el templo, la fortaleza, la villa, la ciudad: No siempre el arqueólogo logra este resultado, sobre todo si los hallazgos son excesivamente incompletos, o si éstos han sido manipulados o retocados. De esta misma manera, el archivista no siempre logra reconstruir totalmente el orden original de los documentos de un archivo o de un fondo archivístico, cuando éste ha sufrido demasiadas pérdidas o destrucciones. 25 Pues bien, la reconstrucción del orden original de los documentos de un archivo se consigue a través de varias actividades que podrán englobarse dentro de una general que sería la organización, el ar reglo u or denación de los fondos y documentos. arreglo ordenación También a este respecto es apreciable la diversidad terminológica ya que de la forma de aplicar el principio de procedencia han surgido varias corrientes, curiosamente las más de ellas fundamentadas en Schellenberg. gaUna primera corriente es la adoptada por los archiveros españoles que denomina or organización al proceso en el cual se define el modo en que se va a organizar el conjunto de materiales que conforman un archivo o fondo determinado.

La organización se compone de dos actividades esenciales y diferenciadas, la clasificación, que Antonia Heredia define como la actividad en la cual se dividen o separan un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo, 26 y la or ordenación denación que se define como la acción de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad orden establecida de antemano. 27 El término clasificación, de acuerdo con otra forma de concebir y llevar a efecto el principio de procedencia y conforme a lo expuesto por Schellenberg en su obra Archivos modernos, 28 no se aplica de manera general en el mundo de los archivos.

Ibid., p. 45.

Heredia, op. cit., p. 186.

27 Ibid., p. 201.

28 V. Schellenberg, Archivos modernos, principios y técnicas, pp. 93-105 y 265-290.

25 26

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Schellenberg aplica el término clasificar limitado al arreglo de los documentos públicos y activos y significa su arreglo de acuerdo con un plan delineado para tenerlos disponibles en el uso corriente. 29 Por su parte la ordenación difiere de la clasificación ya que es el archivista y no el funcionario de registros quien la aplica, ordenando de acuerdo con ciertos principios básicos de archivo y no de acuerdo con esquemas predeterminados de clasificación o expedientación;30 es decir, Schellenberg establece que la clasificación es una aplicación a priori del principio de procedencia mientras la ordenación es una actividad a posteriori, principalmente porque el archivista debe arreglar todos los documentos que están bajo su custodia pudiendo éstos, emanar de muchas dependencias, de diversas subdivisiones administrativas o de muchos funcionarios individuales.

La ordenación para Schellenberg se practica en dos niveles: en primer lugar, el arreglo de los grupos o series de documentos en relación unos con otros y en segundo lugar, la ordenación de las piezas individuales que hay dentro de los grupos o series. 31 De esta concepción se deriva la corriente norteamericana que con el término arrangement traducido como ordenación, involucra a las operaciones intelectuales para la organización de documentos de archivo. 32 Este término engloba una caracterización del trabajo de arreglo documental en diferentes niveles que abarcan la totalidad de los elementos que constituyen a los archivos. Estos niveles que se corresponden con igual número de operaciones, son:

— arreglo a nivel de depósito, — arreglo a nivel de grupo y subgrupo documental — arreglo a nivel de series — arreglo a nivel de unidad archivística — arreglo a nivel de documento

Ibid., p. 94.

Ibid., p. 226.

31 Ibid.

32 International Council on Archives, Dictionary of archival terminology, p. 26-27.

29 30

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Esta concepción archivística comprende la generalidad de esos elementos que desde el depósito deben arreglarse, pasando por los grupos, subgrupos, series y expedientes, hasta llegar a las unidades documentales. 33 Si bien el término arrangement es traducido en ocasiones como “ordenación”, en el Di-

ccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (1984), para dar su equivalencia en español, se utilizan los términos “clasificación y ordenación”, equivalentes a su vez al francés, classement, más cercano por supuesto, a clasificación. 34 A este respecto, debemos decir que si bien los términos utilizados son distintos (clasificación u ordenación), las operaciones realizadas son similares y la controversia se ciñe a una cuestión semántica, ya que la “ordenación” en los cinco niveles descritos, correspondería la “clasificación” aplicada a los niveles de depósito, de grupos y subgrupos, mientras que la “ordenación” correspondería al nivel de series, expedientes y documentos, por lo que, como recalcamos, las operaciones serían semejantes, no así la terminología aplicada.

La denominación de clasificación y ordenación también se justifica a partir de Schellenberg pues si bien este autor se refiere a la primera como el arreglo de los documentos para el uso corriente, esa clasificación ha de mantenerse o restaurarse en documentación que pasa a los archivos históricos y al reproducir o reconstruir esa clasificación, el archivista está actualizando la vigencia de la institución que generó la documentación, aún cuando ésta sea utilizada con otros fines, en este caso, de investigación histórica.

Es necesario incluir la actividad denominada identificación, como una tarea que precede a la elaboración de un cuadro o esquema de clasificación y será la base para la materialización de esa actividad.

La identificación la entendemos como el estudio de los orígenes y de las características formales e informativas de los documentos de un archivo o colección documental, así como del contexto histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados los documentos con el objetivo de Veáse Holmes, Oliver W., “Archival arrangement, five different operations at five different levels” en A modern archives reader, edited by Maygene F. Daniels and Timothy Walsh, National Archives and Reader Services U.S. General Services Administration, Washington DC, 1984, pp. 162-180.

34 p. 27.

33

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reconocer las series documentales que son el producto de dos elementos básicos, el elemento orgánico que obedece a la forma de estructuración de la entidad que produce los documentos y el elemento funcional o más específicamente, documental, que establece las actividades concretas que se materializan en tipos documentales específicos. De esta manera, los listados de series documentales, constituyen la espina dorsal de cualquier estructura organizativa de un archivo.

Otra concepción más sobre la organización de archivos y documentos —también tomando el principio de procedencia como base— que me ha parecido interesante, es la de los canadienses Carol Couture y Jean Yves Rousseau. Ellos se refieren a esta actividad con el nombre de “clasificación” que definen como la acción de colocar según un cierto orden. 35 La aplicación de este término en los archivos históricos se cumple perfectamente a condición de comprender bien que la acción de colocar puede realizarse antes o después de la archivación propiamente dicha y que ese orden sea considerado prioritariamente bajo el ángulo del principio de procedencia.

La clasificación para estos autores, se realiza a través de tres grandes operaciones: a) una puramente intelectual que es la elección de un cuadro de repartición para los archivos de un país, institución, empresa, a fin de presentar una opción de sistema de codificación. b) una operación intelectual y material, que es propiamente la ordenación de los documentos y artículos de una masa limitada de archivos (fondo), y c) una operación puramente material que es la redacción de las claves en función de las primeras operaciones y la colocación efectiva de los artículos. 36

Estas operaciones, se corresponden con el principio de prodecencia de la siguiente manera: En la primera operación se respeta el primer nivel o grado del principio de procedencia ya que se remite a una operación puramente intelectual, consistente en construir una división teórica de los conjuntos.

35 36

Op. cit., p. 225-228.

Ibid.

82 La Archivística.

En la segunda operación se respeta el segundo grado del principio de procedencia si se conserva en el fondo el orden original. Esta es una operación intelectual (establecer la nomenclatura de cada serie) y material. Es preciso también, durante esta operación, verificar la disposición de los expedientes y documentos y sobre todo si los expedientes están formados archivísticamente es decir, si se refieren a asuntos o en su caso, a tipología documental específica.

La tercera operación se refiere a la redacción de las claves en función de las primeras operaciones, así como al resguardo efectivo de las unidades materiales de archivo ya sean legajos, volúmenes, cajas, rollos, etcétera.

Las operaciones mencionadas por Couture y Rousseau se realizan en unidades bien distintas:

— el depósito de archivos — el grupo de fondos — los fondos de archivos — la serie de documentos — el artículo (unidad material provista de una señal, tal como se presenta sobre los anaqueles), y — la pieza documental La clasificación es pues, la etapa que, en el marco del tratamiento de los archivos, vuelve operativo el principio de procedencia, concluyen los autores. 37 No quisiera concluir este ensayo sin hacer mención de cómo el principio de procedencia puede ser una opción válida en la organización de fondos particulares.

Si bien el principio de procedencia se vincula fundamentalmente con los archivos o fondos institucionales, que definimos como grupos documentales generados o recibidos por un organismo o institución en el desarrollo de sus funciones, podemos vincularlo también al concepto de fondo gánicas de Schellenberg quien nos dice orgánicas particular, muy cercano al concepto de colecciones or que son aquellas cuyos materiales documentales se forman en el curso normal de los negocios o la vida de entidades particulares, ya sean individuos o corporaciones. 38 Ibid., p. 232-236.

Schellenberg T., Principios archivísticos de ordenación, p. 45.

39 Ibid., p. 45.

37 38

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En este caso, el principio de procedencia es igualmente aplicable en dos sentidos: de respeto al mismo si es que los documentos se reciben en el archivo con un orden natural determinado por el organismo o persona que los generó; o de reconstitución en caso de que no exista un orden o se haya desarticulado con el tiempo.

A este respecto es necesario decir que el principio de procedencia se aplicará con base en las actividades o funciones del ente generador lo cual en el caso de personas resulta, si bien más difícil, por lo mismo también más flexible ya que estaremos tratando de reconstruir toda una gama de actividades que se han desarrollado a lo largo de una vida y por tanto, esa existencia se refleja en documentos que no necesariamente fueron clasificados y ordenados y por lo mismo, una reconstrucción puede darse de varias formas.

Esto se agudiza sobre todo cuando pensamos que es muy común en los fondos particulares, encontrar colecciones facticias o artificiales de papeles privados que son reunidos después de que han ocurrido las acciones a que se refieren y que usualmente se derivan de muchas fuentes y no de una sola. 39 En el caso de colecciones artificiales, la situación cambia totalmente ya que, al tratarse de piezas documentales reunidas de diversas fuentes, no se puede hablar de una organicidad en la documentación y más bien, al responder a intereses determinados, ya sea de investigación histórica específica o intereses materiales, éstas pueden ser organizadas ya no adoptando el principio de procedencia sino de manera temática, que respondería al interés con el que fue creada la colección.

La colección, para algunos autores, representa la antítesis del archivo ya que para que una colección sea formada, debieron haberse separado sus documentos de grupos orgánicos y de esa manera, se desmembraron archivos y se rompió en algún lugar ese sentido orgánico que los documentos deben tener para formar los fondos. De esta manera, al no existir organicidad alguna en las colecciones, no podemos pretender de ninguna manera tratar de encontrar en ellas ese sentido orgánico que le da sentido al principio de procedencia y orden original. En el caso de las colecciones, si se trata de organizar, el archivista debe concretarse a buscar algunos elementos que le den sentido a la colección, como podrían ser, los autores, la tipología documental, el tema, la fecha, el soporte, solamente por decir algunos.

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El ciclo vital del documento: sustento de la teorĂ­a archivĂ­stica

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A manera de introducción Importancia de la bibliografía archivística Aun cuando pudieran parecer simples suertes de erudición, el hecho de citar autores que han desarrollado una concepción teórico-práctica en la archivística, implica una serie de cuestiones que no quisiera dejar de comentar en el presente texto.

El saber que existe una literatura archivística marca una línea en el desarrollo de la actividad misma ya que la fijación de una praxis y la formulación de conceptos, señalan la necesaria actividad tanto intelectual como material que de un planteamiento determinado, pasa a ocupar un espacio en el cuerpo teórico de ese conjunto sistematizado de conocimientos específicos sobre los archivos, los documentos, y la forma para su tratamiento, es decir, la ciencia archivística.

Considero necesario para el desarrollo de nuestra ciencia, aprovechar las experiencias de quienes tienen andado gran parte del camino y verificar la bondad de las técnicas y métodos o, en su caso, replantear el conocimiento adquirido, reelaborarlo y contribuir así a su mejor desarrollo.

La existencia de una literatura archivística implica una forma de reivindicación con el pasado, una comprensión cabal del presente y la posibilidad de una proyección planeada del futuro.

Este último planteamiento trae consigo, asimismo, la noción de identidad en tanto somos lo que somos porque pertenecemos a un proceso que no se inicia con nosotros y que, por supuesto tampoco en nosotros termina. De ahí también la importancia de asomarse al pasado de nuestra materia.

Y así, la bibliografía, los estudios que sobre archivística existen y podemos consultar, nos permiten tener una visión cabal de que alguien, en algún momento y en un lugar determinado, ha realizado planteamientos que a nosotros nos pueden estar tal vez inquietando es decir, se trata de una identificación de caracteres, de planteamientos, de inquietudes, de necesidades y, sobre todo, de respuestas que requieren plasmarse para su amplio conocimiento. En fin, la literatura archivística es una comunión de voluntades expresadas a partir de ideas comunes, con sus respectivas y necesarias diferencias pero siempre con la disposición de confrontar para hacer surgir el consenso de una comunidad profesional como la nuestra.

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Y es que los libros, los artículos, las reuniones especializadas, son espacios necesarios para la confrontación de ideas, de argumentos, de conocimientos prácticos e intelectuales, de una variedad de pareceres que a veces pueden convertirse en escuelas o corrientes.

La bibliografía archivística reconcilia al gremio con la actividad. El saber que gente como Lodolini, Casanova, los archivistas holandeses Müller, Früin y Feith está detrás de nosotros, que ha sido capaz de tomar el conocimiento, sistematizarlo, facilitar su formulación y presentarlo a la comunidad para su discusión y aprobación, realmente hace que uno se sienta orgulloso de pertenecer al gremio de los archivistas.

Finalmente, el conocimiento de las lecturas sobre archivística nos deja una experiencia a mi ver, satisfactoria, una sensación de no sentirnos solos en el mundo de los archivos, aislados entre multitudes de papeles.

La historia y la literatura son componentes propios de los pueblos que otorgan identidad a las colectividades, las hacen adueñarse de una parte fundamental del ser que ha quedado escrito y a partir de ese mismo segmento, reconocernos como algo que en la sociedad se ha venido planteando como práctica o como teoría, y que juntos pasan a formar ese conjunto de conocimientos específicos que lucha por desarrollarse y aun más por lograr su plena independencia de otras disciplinas afines, cercanas pero distintas y que, por esta misma cercanía han sido asimiladas por muchos, como semejantes.

La literatura archivística en conclusión, aporta muchas más cosas de las que se plasman por escrito; todo lo que no se dice pero que existe: un desarrollo de la disciplina sustentado en la teoría y en la praxis, la noción de sentirse parte de una colectividad, de una comunidad de intereses y finalmente, la adopción de una identidad que a través del tiempo se ha forjado, precisamente, a partir de planteamientos y replanteamientos, de esquemas de pensamiento, de ideas llevadas a la práctica y de fijación de las mismas a partir de intereses similares, de un común entendimiento.

El Ciclo Vital del documento Siguiendo con la importancia de lo escrito para el desarrollo de la archivística y sus principios, diremos que la teoría del ciclo vital del documento fue expuesta formalmente por primera vez en

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Norteamérica, a raíz de los trabajos de la Comisión Hoover creada para solucionar precisamente los problemas surgidos por la acumulación de grandes masas documentales en la posguerra. El informe surgido de los trabajos de la mencionada comisión se difundió no solo en Norteamérica sino también en Europa, y las conclusiones fueron adoptadas por los especialistas en archivos entre los que se contaban Schellenberg, Ernst Posner e Yves Perotin y por supuesto Wyffels a quien se considera el creador del ciclo vital como teoría y quien integra la idea del valor intermedio entre el puramente administrativo y el histórico.

El eje que nos permite concebir y entender lo que es el Ciclo Vital es lo que denominamos el valor del documento, es decir, un primer valor, administrativo o de gestión, y uno secundario, cultural o histórico.

Si bien podríamos considerar que la teoría del Ciclo Vital es de reciente formulación, la conciencia sobre este tipo de valores ha tenido una importancia fundamental desde la concepción del archivo como conjunto documental que se conserva desde los orígenes mismos de la documentación, hasta su inserción en un archivo permanente o histórico.

Es precisamente esa concepción del doble valor de los documentos lo que en algunos lugares, como veremos más adelante, produce una división marcada entre lo que se consideraría propiamente la archivística, abocada al tratamiento y conservación de los archivos históricos, y la gestión documental, que considera como función la aplicación de normas y técnicas para los archivos administrativos.

Esta división, fomentada por las necesidades concretas de espacio y economía archivística en general y bajo una época de crisis en la cual la explosión documental amenazaba con invadir los espacios de las instituciones y provocar una eliminación irracional de los documentos, surge en Norteamérica y produce una corriente que, vista a la luz de algunos años, no se considera muy conveniente en tanto fracciona la concepción integral del documento y encarga a un profesional específico —el administrador o gestor de documentos— su tratamiento en contraposición con el concepto de archivística integrada y de archivo como proceso de acumulación documentaria, que contempla el desarrollo y administración de los documentos desde su origen hasta su ingreso en los archivos históricos así como su posterior conservación permanente; esto, bajo la tutela del “archivista”,

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quien se encarga de concebir y aplicar los sistemas archivísticos y dar seguimiento a los documentos en cada una de las etapas que conforman su ciclo vital.

Es de esta manera que nos inscribiríamos en esa concepción que tiende a equilibrar y hacer convergentes las dos direcciones en que se han desarrollado la teoría y la práctica archivísticas a partir de la idea de archivistas con formación integral y de una archivística integrada que —como menciona Antonia Heredia— “tiene que ver con el control documental desde su nacimiento hasta su eliminación y aun después de decidida su conservación”1, con la búsqueda de soluciones informáticas, de metodología archivística y de un nuevo perfil para los profesionales del archivo.

De esta manera, la teoría del Ciclo Vital del Documento como aporte teórico que rompe las barreras cronológicas del documento, pasa a ser uno de los dos pilares sobre los que descansa la teoría archivística junto con el Principio de Procedencia y Orden Original.

Si bien, como comentábamos al principio de este apartado, el eje que fundamenta la adopción de ciclos o fases en la vida del documento es el valor que transita de lo administrativo a lo histórico y su formulación como teoría es hasta cierto punto reciente, la concepción en sí se ha venido planteando a lo largo del tiempo. Al desarrollo de ese planteamiento nos dedicaremos en el presente texto, intentando desglosar esa idea del documento con una doble perspectiva de valor.

Desarrollo histórico de la doble valoración de los documentos de archivo La formación de los conceptos —según Foucault— obedece a ciertas reglas de construcción formal que definen la configuración interna del texto, los modos de relaciones y de interferencia entre textos diferentes y refleja además las características de una época determinada así como el origen y el alcance cronológico; sin embargo, lo que podría considerarse más importante en

Heredia, Antonia “Archivística: tradición y desarrollo” en Memorias del Seminario Internacional sobre el desarrollo de la ciencia archivística en Iberoamérica y el Caribe, México, AGN, 1997 (versión en diskette).

1

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cuanto a la formación discursiva, es la forma en que sus diferentes elementos se hallan en relación unos con otros lo que, finalmente constituye un sistema de formación conceptual.2 Por supuesto que esta concepción nos lleva necesariamente al análisis del desarrollo de los conceptos, a sus transformaciones, su historia y de los medios teóricos donde su elaboración se ha realizado y acabado.3 Me permitiré a continuación hacer algunas anotaciones en lo que respecta al desarrollo del concepto de archivo y en especial, en lo referente a esa doble vertiente de valoración documental, primaria y secundaria, administrativa y cultural.

Cuando nos referimos al documento de archivo, establecemos en principio que se trata de un instrumento administrativo que de origen tiene una finalidad que es la gestión de algún asunto determinado y por lo tanto, un valor, también original y primario, referido de igual manera a ese aspecto que ha permitido su creación. Así podemos inferir que el concepto primario del archivo tuvo necesariamente que referirse al conjunto de documentos con carácter administrativo y por consiguiente, al lugar donde éstos se conservaban.

Según Edward Higgs en la Grecia y en la Roma Clásicas, el archivium era residencia de magistrados y oficina pública, y el tratamiento de la documentación se encuentra asociado a instituciones con suficiente poder y permanencia para controlar aspectos importantes de la administración, esto sobre todo en la Europa Medieval cuando la Iglesia y el Estado conservaban esa preeminencia sobre las demás instituciones incipientes.4 El asentamiento de las monarquías produjo una serie de transformaciones en la administración que dependía muchas veces de la voluntad de estructuración administrativa que tuviera el monarca en turno y la capacidad de la sociedad de reaccionar ante ésta. Tal fue el caso de las municipalidades que se crearon como unidad de estructura social que a su vez se reflejó en lo administrativo y por tanto, en la creación y expansión de archivos para conservar las actuaciones administrativas, legales y financieras.5 Foucault, Michel, La arqueología del saber, p. 97.

Ibid., p. 5-6.

4 Higgs, Edward “De la erudición medieval a la gestión de información: la evolución de la profesión archivística” en Memoria del XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, Consejo Internacional de Archivos, 1996, p. 1.

5 Ibid.

2 3

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De esta manera para Elio Lodolini, la naturaleza originaria del material documental, puesto en existencia para un fin práctico, jurídico, administrativo, constituye la más válida característica científica del archivo y por lo tanto, el elemento sustancial para su definición.6 Por tanto, el título de archivo correspondía solamente al que había sido constituido en un lugar determinado por una autoridad provista de jus archivii, es decir, por el soberano o por su representante.

Durante el Antiguo Régimen el concepto de archivo está ligado íntimamente a su utilización esencialmente administrativa y por lo tanto, los documentos eran custodiados y utilizados por los funcionarios reales en la gestión de los asuntos que competían a sus jurisdicciones.

Sin embargo, es durante la Revolución Francesa cuando el archivo adquiere una de las características que transformarán, agregando, el concepto hasta entonces de cúmulo cerrado de documentos, al de abierto, de acceso público.

Baste con plantear una interrogante cuya respuesta tendrá que ver necesariamente con el concepto moderno de archivo: La legislación impuesta por el Estado revolucionario francés que le otorga legalidad al acceso público de los archivos, ¿cómo influye en la actividad archivística y aun más en la noción que de sí mismo tiene el archivista? Como decía, estas disposiciones permiten entender algunos de los lineamientos que marcarán a la archivística y al archivista mismo en tanto se transforma en un servidor público ampliando definitivamente, su campo de actividad.7 Ahondando un poco más sobre esta cuestión, podríamos comentar que es a partir de esa legislación y consiguiente apertura de los archivos al público en general que tal vez, el archivista comienza a pensarse a sí mismo como un servidor que busca, ante todo, satisfacer las demandas de información que determinados sectores de la población le presentan y por lo mismo, busca la adecuación de la metodología archivística a esa finalidad que le da sentido a su existencia profesional. Tal vez esto suene un tanto descabellado pero la afinidad metodológica que en aquellos momentos se da con la biblioteconomía y aun más la subordinación de la primera con respecto a la segunda, nos refuerza la idea que desde esos momentos se buscaba un objetivo de la actividad, distinto al planteado originalmente de servicio a la administración.

6 7

Lodolini, Elio, Archivística, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, p. 148.

Higgs, op. cit., p. 2.

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Durante los años siguientes, el desarrollo de la archivística se realiza paralelamente con el de las bibliotecas de tal forma que los métodos de organización de los libros se aplicaban de la misma manera para los documentos.

Esta situación prevaleció —y desgraciadamente hemos visto con alguna pena cómo en algunas instituciones no ha podido entenderse la diferencia sustancial entre uno y otra— hasta mediados del siglo XIX cuando, marcando otro corte en la formación del concepto de archivo, se enuncia el principio de procedencia (que surge del convencimiento de que los conjuntos documentales se corresponden con antiguas o vigentes unidades administrativas y que por lo mismo deben conservar su lugar de origen que les corresponde de acuerdo con la estructura administrativa del ente generador) como un elemento definitorio del archivo en tanto adquiere con este enunciado una cualidad de conjunto orgánico, conformado por documentos pero además, por las relaciones que entre los mismo se van dando desde el origen administrativo como una forma de agrupación natural y espontánea.

Esta precisión en el concepto según Higgs,8 provoca en el archivista una especie de “reflectividad” hegeliana que no era otra que la misión de los archivistas entendida como la preservación del pasado, lo que le otorgaba un propósito más alto que el de la conveniencia institucional.

De este principio se deriva en mucho la afinidad del archivista con la historia y hace resurgir en el concepto esa vertiente histórica de la utilidad cultural del archivo; la noción del valor secundario se refuerza de tal forma que un nuevo profesional invade los terrenos del archivo, el historiador que, ligado por derecho propio con las fuentes documentales, se considera a sí mismo, capacitado con creces para afrontar los problemas que representa la conservación de la memoria de la sociedad manifestada en los documentos que, independientemente de su valor administrativo, cuentan con información relevante sobre el pasado humano.

Los historiadores afrontan entonces el quehacer archivístico y no lo hacen precisamente con base en una metodología archivística sino más bien, en muchos de los casos, anteponiendo sus intereses profesionales y de conocimiento en la organización de los documentos del archivo y en no pocas veces alteran el sentido orgánico de la masa documental.

8

Ibid., p. 3.

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La idea de los archivos como servicio, no solo a la sociedad sino también a la historia como parte esencial del conocimiento humano, considero que le imprime un sello muy difícil de erradicar (hasta la fecha y sobre todo en Latinoamérica), esa idea fundamental del archivo como servicio y no como organización y reconstrucción y la del archivista como servidor de información para justificar su estancia en la sociedad intelectual y no como un estudioso de las instituciones desde sus diversos aspectos, que es capaz de contribuir al conocimiento de la sociedad mediante su aportación intelectual a la organización del archivo.

Si bien en varios países —principalmente en Europa— el aporte del Principio de Procedencia (y el posterior agregado del orden original como condición para conservar o en su caso, restituir a los documentos su lugar natural —esencialmente administrativo— y su relación con los demás que conforman el archivo), sirvió de sustento científico a la archivística y por lo mismo así se aprovechó aunque, en algunos lugares, tal vez por desconocimiento de los principios, no se le dio la importancia que implicaba y se desdeñó como una contribución más a la arqueología del concepto de archivo.

Además, con la procedencia y con el orden original como elementos sustanciales del archivo y que por lo mismo debían ser respetados, se inicia la búsqueda de la independencia de la archivística con respecto a otras ramas del conocimiento y de manejo de la información como es el caso de la biblioteconomía, y se constituye este principio como el elemento primordial de la metodología archivística al dotarla de una herramienta basada en el análisis de las instituciones para dotar o, en su caso, reconstruir la organicidad de la documentación que conforma el archivo.

Otro momento decisivo en el desarrollo de la archivística y del concepto de archivo como parte de la administración y de la cultura, como encargado de la memoria institucional, es la aparición en 1898, del Manual para el arreglo y descripción de archivos, de los holandeses Müller, Fruin y Feith.9 La mayor aportación de esta obra —dice Terry Cook— fue articular los principios más importantes, relativos tanto a la naturaleza como al tratamiento de los archivos. En alguna de

Véase de quien escribe, el artículo “La importancia del manual holandés de 1898 en el desarrollo de la archivística” en Mercado, Mariano [coord.], Teoría y Práctica Archivística III, México, UNAM-CESU, 2003, (Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM 13), pp. 27-37.

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sus reglas (como los holandeses mismos las llaman), enunciaban los fundamentos de la teoría archivística que contribuyeron a difundir la separación de los archivos con base en su procedencia y su organización, de acuerdo con un orden original que en general se corresponde con la organización de la institución o entidad que los ha producido.10 Otro autor, que podríamos considerar entre los clásicos es sin duda Sir Hillary Jenkinson quien en su Manual de Administración de Archivos, escrito hacia 1922, consideraba a los documentos como subproductos espontáneos de la administración, testimonio puro de actos y actuaciones y que por lo mismo, no debe permitirse con ellos ninguna interferencia después de su producción para no socavar su propia naturaleza de prueba imparcial de los hechos.

Los documentos para Jenkinson son los que se han acumulado por un procedimiento natural en el curso de la tramitación de asuntos de toda clase, públicos y privados, en toda época y conservados por las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores.11 Es así que la administración es la encargada y responsable de la selección y en su caso, la depuración de documentos y por tanto, el papel del archivista sería el de custodiar y no crear archivos y en este mismo sentido le quedaban los documentos restantes, es decir, los antiguos, los históricos.12 Hillary Jenkinson otorga al archivo varias características como imparcialidad, autenticidad, naturalidad y espontaneidad. Podemos inferir, sin temor a equivocarnos, que este autor contempla en el concepto de archivo, la doble valoración del documento y por lo tanto, esa doble vertiente de la archivística que, de alguna manera, encomienda a profesionales distintos aun cuando expresa su temor por el tratamiento de la administración en el caso de la selección y valoración documental.

Sin entretenernos más en una lista de autores que haría este texto interminable, y sin la posibilidad de detenernos lo suficiente en cada uno de ellos a fin de analizar de manera exhaustiva lo que mencionan referente a los aspectos administrativo e histórico de la documentación, cito a Teodoro Schellenberg, a quien la archivística del siglo XX debe tanto en cuestiones teórico-prácticas y considerado por algunos autores como el padre de la teoría de la valoración en los Estados Terry Cook, “Interacción entre la teoría y la práctica archivística desde la publicación del manual holandés en 1898”, ponencia presentada en el XIII Congreso Internacional de Archivos, Memoria..., p. 3.

11 Lodolini, op. cit., p. 140.

12 Cook, op. cit., p. 4.

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Unidos. De hecho, a Schellenberg le debemos la afirmación de que los documentos poseen valores primarios y secundarios: “El valor primario refleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundario refleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores”.13 El valor primario se refiere al grado en el que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de sus productores. “Los valores secundarios fueron subdivididos por Schellenberg en valores probatorios o evidenciales e informativos y eran algo distinto puesto que reflejaban la importancia de los documentos para la investigación secundaria que realizarán posteriormente otros usuarios, y no para la utilización primaria por parte de su productor original”.14 Para Schellenberg, los valores evidenciales reflejan la importancia que los documentos tienen para los investigadores y no para los administradores a la hora de documentar las funciones, programas, políticas y procedimientos del productor. Estos valores los establecía tras la investigación y análisis correspondientes, el archivista de Schellenberg, no el administrador de Jenkinson.

El valor informativo, la otra mitad de los valores secundarios, se refería al contenido de los documentos relativos a las “personas físicas y jurídicas, cosas, problemas, condiciones y además, la actuación de la propia administración”. Se dejaba de nuevo en manos del archivero, el decidir cuál era el contenido informativo importante y cuál no lo era, decisión que tomaría basándose en su formación histórica y consultando con “especialistas” en la materia, a fin de reflejar el mayor número posible de enfoques de investigación. El legado global de Schellenberg, consistió en cambiar el enfoque de los archivistas, desplazándolo de las características intrínsecas de los documentos a su contenido.15 Como podemos apreciar en estas breves notas sobre Schellenberg, este autor tiene el mérito de sistematizar y dar cuerpo a las ideas que de alguna manera se habían venido esbozando acerca de la doble valoración de los documentos de archivo. Schellenberg considero, es el autor que otorga a la archivística esa visión moderna y que, por lo mismo, tal vez paradójicamente, sirve de sustento tanto a quienes defienden la división entre gestores o administradores de documentos Schellenberg, T. R., Archivos modernos, principios y técnicas, México, SG-AGN, 1987, p. 197 y ss.

Ibid.

15 Cook, p. 6.

13 14

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y archivistas y la visión de la archivística como actividad global que encubre ese doble valor del documento y establece su tratamiento en las diversas fases, como objetivo del archivista.

Si bien Schellenberg no es quien plantea en principio la división para el tratamiento documental, sí resume perfectamente esta situación y si bien podemos entender que tiende un puente entre las posibilidades de integrar la visión del documento primario y secundario, hemos de decir que sustenta en mucho ambas posiciones de esa controversia acerca del momento del surgimiento del archivo y los límites del mismo, ambas cuestiones íntimamente ligadas con la teoría del ciclo vital del documento.

Lodolini plantea esta controversia de la siguiente manera: Los documentos reciben su existencia de una oficina o entidad, o también de una persona física o de una familia, en el curso del desarrollo de la propia actividad institucional. Por esto se disponen desde su origen según el modo de funcionar de la entidad u oficina que los produce... y son por ella conservados para la tramitación de los asuntos corrientes. Quien considera que el archivo nace desde este momento, designa al conjunto de documentos en esta fase, con la locución ‘archivo corriente’; quien al contrario, considera que no se puede todavía hablar de archivo, llama al conjunto de documentos ‘registratura corriente’ o ‘protocolo corriente’ o, como en Latinoamérica —según Tanodi—, etapa prearchivística en el sentido de que es anterior no solamente al archivo histórico, sino también, al archivo administrativo y que se refiere al periodo en que el documento (o expediente) está en trámite en la oficina.16

Sin ahondar más en el asunto, consideramos que esta controversia, no solo nominal sino conceptual, se ha abordado ya por muchos autores y no existe un consenso entre la comunidad y ha llevado a la posición teórica de considerar el tratamiento del documento según esta visión, como actividades distintas que requieren de profesionales distintos como es el caso del administrador de documentos y, yendo más lejos aun, propicia el surgimiento de lo que en Norteamérica se conoce

16

Lodolini, op. cit., p. 31-33.

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como la gestión documental que, como sabemos, toma carta de naturalidad en todo el mundo archivístico aun cuando a la fecha, se busque su integración con la archivística propiamente dicha.

En Europa y en especial en Norteamérica a finales del siglo XIX las administraciones centrales, apresuradas por el incremento de la intervención estatal en la sociedad, crecieron y se desarrollaron bajo esta perspectiva produciendo a su vez grandes cantidades de documentación en aras de esa transformación que urge a los pueblos para entrar a una modernidad entendida como ruptura del orden tradicional y la consiguiente creación de uno nuevo basado fundamentalmente en el predominio de la razón sobre cualquier otro elemento de análisis social. Surgen así, principalmente en Norteamérica, nuevas formas de concebir la gestión de los documentos basadas en el método y la eficacia; fue un movimiento de gestión sistemática inspirado en los cambios tecnológicos en las oficinas (máquina de escribir, papel carbón, copiadoras).17 Esta gestión sistemática, hacia la segunda década del siglo

XX

provocó un control metódico de documentos e información y es en

Norteamérica donde se crean asociaciones para la formación de encargados de archivos de oficina creándose en el sector empresarial una profesión nueva, la de gestor de documentos desconectada del desarrollo del archivo tradicional.18 La necesidad de un gestor de documentos desligado del ámbito archivístico tradicional se entiende a partir de la urgencia de controlar las grandes masas de papel que los cambios en la administración producían y lograr de manera racional la conservación de los documentos que merecían conservación permanente y seleccionar para su destrucción aquellos que no tenían un interés secundario, cultural, histórico y que habían finiquitado su valor primario o de gestión.

Ante la llamada explosión documental, surge como respuesta de los países anglosajones el concepto de gestión documental o administración de documentos (como lo conocemos en México) para designar un conjunto de principios y técnicas relacionados con los archivos administrativos con el fin de abatir los costos que la guarda y la organización representaban, sobre todo con los documentos que previsiblemente no eran de carácter permanente. Nace como una idea rectora de la gestión documental, la necesidad de no conservar toda la documentación, cosa que de por sí era imposible, a través de una administración basada precisamente en la idea de que los documentos, 17 18

Higgs, op. cit., p. 3.

Ibid., p. 4.

98 La Archivística.

a semejanza de los seres orgánicos, tienen un ciclo vital que se inicia con la producción para una finalidad administrativa, se continúa con una etapa media de conservación documental con fines precaucionales y concluye con la destrucción o la selección de los documentos para ser conservados de manera permanente debido a su valor informativo, cultural, histórico.

Estas concepciones, en un contexto en el que no existía documentación antigua sino que las preocupaciones se centraban casi exclusivamente en los documentos de reciente creación, hicieron surgir el concepto de ciclo vital que —sin ahondar más en el tema— diré que fue postulado inicialmente hacia 1940 por Philip C. Brooks en una ponencia titulada What record shall be preserve?

Conclusiones Es pues apreciable, la forma en que se van articulando, a lo largo del tiempo, los dos ejes sobre los que gira el concepto del ciclo vital de los documentos. A través de la bibliografía archivística y la literatura que sobre esa materia existe hemos establecido algunos de los momentos claves que señalan el surgimiento de esa teoría que, como hemos dicho, constituye uno de los pilares sobre los descansa la archivística contemporánea.

A través del desarrollo discursivo de los conceptos, hemos tratado de diferenciar los elementos que constituyen esa visión del archivo como conjunto de documentos con una doble valoración, para la administración y para la cultura. Esa visión, que ha producido divisiones en el concepto mismo de la archivística y en la personificación profesional de quienes atienden esos valores, ha sabido conservarse a través del tiempo y ha sido objeto de enunciación por parte de quienes de alguna manera han escrito sobre temas archivísticos.

Así tenemos que la teoría ha sabido integrar los diversos aspectos que conforman la metodología archivística y además ha sabido dar respuesta a las varias visiones y necesidades que se presentan de acuerdo con las circunstancias específicas.

De esta manera si bien existe la división entre la archivística y la gestión documental, ésta tiende a desvanecerse a partir de la idea de una archivística que integre las diversas visiones sobre la utilidad y valoración del documento y la posibilidad del archivista de prepararse de manera integral para poder dar tratamiento al documento sin importar la etapa por la cual atraviese.

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Quisiera mencionar —a manera de conclusión— las palabras de Antonia Heredia cuando se refiere a la archivística integrada, visión que en lo personal comparto: ... La integración —compatible con la autonomía y con la interdisciplinariedad pero que no ha de suponer indefinición— no es otra cosa que la plasmación de ese equilibrio de la balanza entre archiveros historiadores y gestores de documentos, no es otra cosa que la confluencia en el cruce de caminos y su razón de ser no es otra que el reconocimiento y asunción del ciclo vital de los documentos y de la necesidad de intervenciones archivísticas a todo lo largo del ciclo, empezando por la edad más joven y evitando acotaciones que propicien el estancamiento y el aislamiento.19

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Veáse nota 1 del presente apartado.

100 La Archivística.

La disyuntiva archivĂ­stica: conservar o eliminar

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102 La ArchivĂ­stica.

Consideraciones generales

Sin duda son la valoración y en su caso la depuración, temas fundamentales de la teoría y la práctica archivística. En gran parte esa importancia y por supuesto lo delicado de los temas, se debe a la alta responsabilidad que adquiere el archivista cuando se le plantea la necesidad de seleccionar la documentación que deberá ser destruida y aquella que ha de conservarse de manera permanente.

Esto implica, cada vez en menor grado, que aquello que se decida su depuración, no podrá ser rescatado de manera alguna.

Por supuesto que esta afirmación que hace algunas décadas era una verdad contundente, va resultando relativa pues si el documento como tal no es recuperable, la información contenida en el mismo puede ser objeto de una reproducción que si bien con alguna de las muchas técnicas ya existía, a la fecha se vuelve más accesible para los archivos.

Y en ese sentido entraríamos ya a un asunto fundamental dentro del tema: ¿qué conserva el archivista cuando se habla de documentos, soporte o información?, ¿conserva acaso ambas cuestiones y el contenido sin el soporte no tiene mayor sentido o viceversa?, ¿qué pasará ahora, cuando en el documento digital o electrónico, no se aprecia un soporte tangible ni tampoco una tradición documental que nos permita reconocer, si esto fuera posible, los documentos originales y las subsecuentes copias?

En cualquiera de los casos, considero que la información contenida en los documentos estaría a salvo de la destrucción a partir de las nuevas técnicas de reprografía digital que utilizan poco espacio físico de almacenamiento y cada vez reduce los costos para su aplicación logrando también una calidad bastante aceptable.

Por supuesto que los soportes tradicionales sufrirán cambios al correr del tiempo y algunos se perderán de manera irremediable y con ellos, ciertas características que a su vez son información sobre procesos de fabricación, de materiales, de técnicas, en fin, datos sobre las características materiales del documento que asimismo son parte del contexto a que debe referirse el archivista.

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Sin embargo el planteamiento debe partir no tanto de lo que se conserva o se destruye, no tanto si es el soporte o la información. Considero que se debe arribar al tema a partir de una idea archivística es decir, no perder de vista que la valoración no debe tener criterios más importantes que los establecidos por la teoría y la práctica archivística sin importar el soporte en que está plasmada la información, ni las técnicas de elaboración documental o las clases de documentos que solemos encontrar en los archivos. Una vez definidos los criterios archivísticos que deben a mi juicio regir esta importante tarea, en el presente apartado expondré lo correspondiente al qué y al cómo valorar.

Depurar o no depurar Si partimos del supuesto que los documentos electrónicos requieren de un mínimo espacio físico para su almacenamiento y de que la valoración y la depuración son en todo caso, principios que surgen de la necesidad de recuperar espacios físicos y de racionalizar los métodos de selección a fin de conservar lo que por diversas razones se considera permanente, podríamos adelantar de manera casi inmediata, que la valoración y la depuración en esos documentos electrónicos no tiene sentido en tanto ni ocupan espacio en demasía, ni tienen diferencias sensibles y visibles entre originales y copias.

Sin embargo algunas corrientes aducen la necesidad de respetar los principios archivísticos aún y cuando no sea evidente la necesidad de hacerlos, es decir, la valoración es adoptada como uno más de los principios archivísticos que plantean la necesidad de no conservar la totalidad y establecer los elementos necesarios para decidir sobre la importancia de los mismos y actuar en consecuencia. De esa manera, la valoración se convierte ya no solamente en una técnica y percepción archivística útil para la contingencia en caso de explosión documental, ni en una forma sistematizada de retirar la documentación menos útil en los archivos, sino que se trata entonces de un principio que plantea la necesidad de velar por una forma que privilegie ciertos valores sobre otros y depure la totalidad documental de aquello que se considere no lo suficientemente útil para el conjunto y sobre todo para la historia.

104 La Archivística.

Ante esa posición, que pareciera trastocar la visión que se tiene sobre la valoración y la depuración como una forma de preservar los espacios de los archivos, y que de alguna manera soluciona el problema de la explosión documental y por tanto se justifica ante visiones sumamente ortodoxas que habían considerado la destrucción de documentos como algo antiarchivístico, se tendría nuevamente que plantear la eterna pregunta que se hace ante cualquier tipo de evaluación documental. ¿Qué se debe de conservar y qué no?, ¿con qué criterios se establece la importancia de unos documentos sobre otros?, ¿cómo evitar la subjetividad ante tal actividad que representa riegos y responsabilidades mayúsculas?

En aras de un planteamiento objetivo tendríamos que regresar al inicio es decir, a la concepción misma del archivo para tratar de responder a tales interrogantes y sobre todo tratar de establecer un juicio lo más apegado posible a los principios aceptados universalmente por la archivística.

En efecto, tendríamos que retomar el concepto de archivo como conjunto natural de documentos que, en un proceso de acumulación original se va formando a través del tiempo como parte de las instituciones, de su realidad administrativa, lo que implica una estructuración formal y funcional que se traduce en actividades concretas que se transmiten a través de sus documentos.

Cuando hablamos de organicidad en los archivos pensamos necesariamente en un conjunto armónico en el cual cada uno de sus elementos, a partir del lugar que ocupan en la totalidad, desempeñan una función específica y adquieren con ello su sentido y su identidad. Por supuesto que, como en cualquier otro conjunto orgánico, es preciso entender que los diversos elementos no tienen las mismas funciones y por tanto la importancia, a partir de una lógica de reunión y de la jerarquización misma, no puede ser igual para todos ellos por lo que existen algunos que cumplen funciones fundamentales, sustantivas para el desarrollo del conjunto y la identidad global del mismo. Existen por tanto, otros que desarrollan funciones accesorias, complementarias y en ocasiones hasta rutinarias y repetitivas que solamente agregan volumen al conjunto que sin ellos, puede seguir teniendo su identidad perfectamente señalada.

Sin embargo, cuando hablamos de organicidad, pero además de proceso de acumulación, resulta interesante observar lo diversos momentos de abultamiento y adelgazamiento de la masa

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documental y las razones por las cuales se han producido esas características de la documentación en cuanto a volumen y por consiguiente, se requiere también plantear la posibilidad de valorar no solo la cantidad sino la calidad, más que de la información, del lugar que la documentación ocupa en el contexto total de lo que es el archivo.

Es decir, estaríamos entonces planteando un elemento que si bien algunos autores han venido señalando de manera velada, es preciso hacerlo pensando en el verdadero sentido archivístico de lo que sería la valoración y por tanto, la validez de la depuración o eliminación de los documentos del archivo. Hablaríamos pues, necesariamente, del valor archivístico de la documentación, por muy raro que pudiera parecer ese término en un texto en el cual el tema principal es precisamente, los archivos y la archivística.

El valor archivístico del documento Hablamos del valor archivístico en función del concepto mismo de archivo que hemos venido sosteniendo a lo largo del presente texto. Es decir, el valor archivístico se refiere fundamentalmente al lugar que ocupa tal o cual agrupación documental dentro del conjunto orgánico que es en sí el archivo, seamos más específicos.

Hemos dicho que podemos hablar de los archivos como conjuntos orgánicos de documentos que adquieren su sentido e identidad en tanto cada una de las partes que lo conforman ocupan un lugar determinado y no otro, y que es precisamente esa conjunción de los elementos y la forma en que se determina, lo que establece que el conjunto sea lo que es y no otra cosa.

Desde esta perspectiva tendremos que plantear que cada una de las unidades tiene importancia no a partir de la información que proporcionan sino más aún, a partir del lugar que ocupan dentro del conjunto y sobre todo, de las relaciones que se establecen de manera natural entre los mismos.

Es decir, como cualquier conjunto lógico, estructurado, jerarquizado, no todas las partes que componen al archivo tienen la misma importancia tomando en cuenta no la información o los datos que aportan para la historia, sino el lugar que ocupan dentro de esa estructura articulada,

106 La Archivística.

como en cualquier otro conjunto orgánico, ya que algunas de sus partes son vitales mientras otras, sin dejar de ser importantes, resultan un tanto accesorias.

Cuando planteamos la valoración documental no podemos, entonces, como archivistas, tratar de establecer juicios de otra índole que no sean los apropiados para nuestra disciplina. En ocasiones hasta queremos asumir responsabilidades que no nos corresponden y que aún más, quedan muy lejos de nuestras posibilidades. ¿Cómo podríamos en tanto archivistas, valorar la documentación para su utilidad como fuente de la historia?, ¿tenemos acaso los elementos suficientes, las herramientas historiográficas para decir qué sí y qué no se debe conservar para el historiador o el científico social?, ¿tenemos acaso los criterios suficientes para saber si un documento puede contener algún dato, o indicio para la historia que en la actualidad no se aprecia?, en fin, considero que serían muchas las interrogantes al respecto y muchas de ellas se han tratado de responder a partir del apoyo interdisciplinario y la cooperación entre archivistas e historiadores a más de otros profesionales conjuntados en comisiones de valoración o de expurgo como se les conoce.

Por supuesto que es necesaria esa comisión interdisciplinaria en tanto la documentación en series requiere del mayor número posible de criterios que acrediten, no la importancia del documento o de la serie para su conservación permanente sino la imposibilidad de su conservación en el archivo definitivo.

Es en ese sentido y en esa comisión de valoración, que cada uno de los profesionales debe establecer los criterios a partir de los cuales se considerará la documentación para pasar al archivo histórico o para su eliminación y baja. Es entonces cuando el historiador, siempre desde ese riesgo de subjetividad que acarrea cualquier acto evaluativo, pretenderá imponer su criterio argumentando el valor informativo, el valor del dato, del documento en aras de la lectura que del mismo se puede hacer y su utilidad en el aporte retrospectivo de las instituciones.

Es entonces cuando el administrador (contador, abogado) establecerá si los valores del documento van más allá de una administración establecida por plazos jurídicos o legales; si la documentación reúne las características suficientes para evidenciar los diversos aspectos de la institución (nuevamente de manera retrospectiva), es decir, nos dirá si la documentación cuenta con los valores evidenciales que revelan las características especiales y fundamentales de la instancia generadora del archivo.

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Es en este contexto de una comisión, cuando el archivista debe entender el ejercicio de valoración no necesariamente como una suma de elementos que irán, a manera de reactivos, sumando puntos a la documentación para al final, decidir sobre su suerte. Es en esa comisión cuando el archivista debe imponer el criterio fundamental de valoración para una serie de archivo, es decir el valor archivístico, y eso se puede realizar a partir de interrogantes que se forman en torno a la documentación misma: ¿Qué lugar ocupa la serie o en su caso, las series dentro del conjunto?, ¿estaríamos afectando partes fundamentales del conjunto con su destrucción?, ¿qué cambios provocaríamos en ese conjunto depurando la serie documental?, ¿afectaríamos la esencia misma y la identidad del archivo si decidimos depurar la serie?

Si partimos de la idea de Lodolini de que la destrucción documental es un acto en sí mismo antiarchivístico y de que la depuración es un mal necesario que se justifica solamente por la conservación del resto del conjunto, debemos asumir que, en efecto, la depuración debe ser establecida mediante criterios archivísticos es decir, olvidarnos, como profesionales de los archivos, de jugar a ser historiadores o profetas que vaticinen qué puede o qué no puede ser útil para la historia.

Planteemos como prioridad de nuestra ciencia o disciplina —sin menospreciar los argumentos de otros profesionales— el valor archivístico, determinado por el lugar que ocupan los diversos agrupamientos documentales dentro del conjunto, la relación que tiene un conjunto o unidad documental con los otros conjuntos que conforman el archivo, su importancia dentro de la estructura, la afectación que se produciría en caso de no existir, la transformación del conjunto orgánico y a qué grado, sin que esto implique transformar la conformación original al menos estructuralmente, ya sea de manera orgánica o de manera funcional.

Considero que solo así, estaríamos haciendo de la valoración un proceso realmente archivístico y solamente de esa manera podríamos pensar en serio que se trata de un principio archivístico.

La valoración y las nuevas tecnologías Un tema que actualmente nos mueve a los archivistas, como a toda la sociedad en su conjunto aunque desde otros ángulos, es la utilización de las nuevas tecnologías. Por supuesto el tema de la valoración y la depuración es uno de tantos que debe ser revisado en aras de una mayor efectividad

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en el trabajo y sobre todo, de una reafirmación o en su caso, transformación de los principios archivísticos.

Sobre la documentación electrónica, si bien se ha gastado ya mucha tinta, considero que bien pocos son los avances logrados hasta el momento pues a fin de cuentas es una realidad que, al igual que otras cosas, nos ha llegado un poco tarde aunque no tanto, por razones evidentes de mercado y globalización. Sin embargo, considero que el tema bien puede traer y de hecho los trae, nuevos temas a la mesa de la discusión archivística; cuestiones tales como si la capacidad de almacenamiento, reducido en costos y en espacio físico, no trae consigo una nueva concepción de la valoración documental y por supuesto, de la depuración en tanto ésta fue planteada a partir precisamente de la imposibilidad, otra vez en costo y en espacio, de guardar todo lo producido por una institución.

Asimismo, se plantean soluciones relacionadas con las nuevas tecnologías y la valoración, algunas de ellas apoyando la valoración aún tomando en cuenta las grandes capacidades de almacenamiento que anteriormente, por supuesto, no se contaban. Se argumenta en este caso que la valoración es uno de los principios archivísticos y como tal debe aplicarse independientemente de los soportes y de las técnicas en que se elabora y conserva la documentación.

Por el otro lado, se argumenta que si el principal argumento para desarrollar la valoración y la consecuente depuración documental es la falta de espacios, al descartarse este problema mediante las nuevas técnicas de almacenaje electrónico y magnético, la depuración, principalmente, pierde su razón de ser y entonces es posible conservar la integridad de un archivo o fondo sin necesidad de dejar en el camino documentos que, independientemente de su importancia para la institución y por tanto para el archivo, forman parte de ese conjunto orgánico que en su totalidad pueden ser un mejor y más fiel reflejo de quien los produce, sea institución, sea persona.

Sin duda la polémica resulta interesante y considero que existen argumentos suficientes para defender ambas posturas sin embargo, considero que una de las cuestiones de fondo a tratar para dirimir la situación, se encuentra en el planteamiento mínimo que es preciso hacernos: Cuando conservamos y asimismo cuando depuramos documentación, es preciso tener en cuenta cuál es nuestro objetivo como archivistas, es decir, la conservación y la depuración tienen el mismo sentido para otros profesionales o existen diferencias sustanciales en la concepción de esos procesos rela-

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cionados con la archivística. ¿Conservamos información o conservamos soporte? ¿Conservamos documentos entendidos como una fusión integral entre soporte e información? Pero, ¿conservamos prioritariamente documentos entendidos solamente como soporte con información o soportes con información más una vinculación con sus semejantes establecida a partir de las relaciones estructurales de su productor?

Entonces, nuevamente la discusión tendría que centrarse necesariamente no en la posibilidad de destrucción de alguna parte del archivo o de la conservación total de sus componentes sino más bien, en la conservación o eliminación pero entendida de manera integral es decir, la posibilidad de conservar no sólo el documento sino, a la manera de Lodolini, el conjunto de relaciones orgánicas que se dan entre esos mismos documentos para formar el archivo o, en su caso, eliminar la documentación pero siempre a partir de esa misma visión integral del archivo y buscando siempre conservar —aunque no sea físicamente— ese mismo conjunto de relaciones entre los componentes del archivo es decir, los documentos.

Considero pues, que no obstante los avances que en materia de archivos en ambientes electrónicos y en lo que respecta a los documentos electrónicos se han dado,1 falta mucho por reflexionar sobre todo a partir de esa óptica archivística que es la que debe regir nuestras reflexiones y por supuesto las acciones propias de nuestro constante quehacer en beneficio de los archivos.

Sin embargo, en lo que los documentos electrónicos y los archivos en similares ambientes se generalizan y la oficina sin papel se convierte en una realidad en nuestra sociedad, el tema de la valoración y por consiguiente el de la depuración, sigue estando presente ya no solo como un principio archivístico ni como un tema de discusión entre la comunidad sino como algo más urgente: como la posibilidad única de rescate de espacios en las instituciones y como la posibilidad de aligerar las pesadas cargas que se han acumulado durante muchos años en las instituciones que no han sabido o no han podido conseguir para los archivos, las condiciones necesarias para su adecuado desarrollo en la sociedad.

Véase por ejemplo, La guía para la administración de documentos electrónicos desde la perspectiva archivística, redactada por el Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos entre 1993 y 1995 editada en español por el Archivo General de la Nación en 1999.

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Por esto mismo la valoración y la depuración siguen siendo temas fundamentales y por lo tanto, es conveniente afinar la metodología para su aplicación.

La metodología de la valoración y de la depuración documental Entendida en ese contexto, la valoración documental es una tarea básica del archivista siempre y cuando sea concebida desde su origen, como un proceso planificado y razonado del cual pueden resultar la conservación permanente o la eliminación definitiva de los documentos. Ambas opciones, vistas así, podrán ser realmente en beneficio de la conservación documental. Trataré de ejemplificar la bondad de este delicado proceso.

En varios eventos archivísticos he tenido la oportunidad de presenciar las pláticas sobre depuración documental y en muchas de ellas me ha dado la impresión de que la depuración se estaba llevando a cabo en el archivo debido a que la explosión documental había hecho su aparición y por tanto, la carrera contra el tiempo se había iniciado. De igual manera esto lo he apreciado cuando he asesorado algunas instituciones archivísticas y me he dado cuenta que la valoración y la eliminación de documentos, son temas no solo importantes sino urgentes para las mismas.

Imagino, tal vez de manera drástica, la situación de algunos archivos: la saturación de espacios impide la conservación de un sólo papel más y la carencia de personal suficiente, así como de las condiciones adecuadas para la conservación, son factores que dificultan las labores del archivista quien busca desesperadamente, deshacerse de algunos documentos para rescatar espacios.

Tal vez es un tanto drástico el planteamiento de la situación pero lo hago para ejemplificar que ese es uno de los extremos a los que el archivista no debe llegar jamás ya que de tal forma, se plantea una única posibilidad: la recuperación de espacios vitales en el menor tiempo posible, sin importar los métodos, sin hacer una adecuada valoración por no existir ya posibilidad alguna de realizarla.

Es en este sentido en el que podríamos hacer un planteamiento aparentemente contradictorio, la depuración como una forma de conservación. Si guardamos, almacenamos, si conservamos todo lo que se produce en nuestra institución, si no discriminamos entre lo que tiene un valor

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permanente y lo que no, estaremos, al menos por el momento, encendiendo la mecha de esa explosión documental que acabará por destruir todos nuestros acervos, valiosos, medio valiosos y sin valor. ¿Conservar?, por supuesto. Esa es la primera de las funciones del archivista pero, ¿Conservar qué? ¿Conservar cómo?, ¿Conservar hasta cuándo?, ¿Con qué criterios? En fin, vayamos por partes y las respuestas a estas interrogantes nos llevarán seguramente a ese planteamiento: ¿Cómo puede ser la depuración una forma de conservación?

Cuando pienso en la conservación documental, me llegan a la memoria dos relatos: aquél que refiere el Infante don Juan Manuel en El Conde Lucanor sobre un hombre que llevando a cuestas gran cantidad de piedras preciosas quiso cruzar el río y a medida que avanzaba se iba hundiendo cada vez. Al ver esa situación, otro hombre que estaba en la orilla comenzó a gritarle que soltara la carga si no quería perecer. El de las piedras preciosas sin embargo, no entendió que si moría en el río, perdería «el cuerpo y la carga» —dice el autor— y así, por la gran codicia del valor de las piedras preciosas, no las quiso tirar y murió en el río y perdió «el cuerpo y perdió la carga que llevaba» finaliza el autor.

El otro cuento —cuya procedencia no recuerdo— es aquel que nos habla de un hombre muy avaro que almacenaba y almacenaba dinero y lo guardaba en un cofre que enterraba en su jardín sin gastar de ello un sólo céntimo. Un día, alguien lo vio y por la noche desenterró el cofre, sacó el dinero y volvió a enterrar el depósito.

Pasado algún tiempo, cuando el avaro tuvo que guardar más dinero, se dio cuenta que éste había sido hurtado, corrió con su mejor amigo a pedirle consejo. El amigo, quien conocía lo codicioso del personaje, le interrogó sobre el destino que habría de tener el dinero guardado y al enterarse de que no había destino ni utilidad alguna para ese tesoro, mandó al avaro a cerrar el cofre, volverlo a enterrar y hacer de cuenta que el dinero seguía allí y que nada había pasado.

Creo que en estos dos ejemplos se encuentra la esencia de la conservación archivística.

Conservamos documentos pero esos documentos, más allá de su valor archivístico que para nosotros los profesionales resulta más que suficiente, deben tener una utilidad y un destino que cumplir. Deben ser útiles a la sociedad que los creó y que en un principio los utiliza como instrumentos para llevar a cabo una acción determinada (jurídica, contable, o de cualquier otra índole

112 La Archivística.

dentro de la administración) y que posteriormente, en un proceso de retroalimentación, le otorgan a esa sociedad la capacidad de auto reflejarse y darse con ello, la posibilidad de mirar a su pasado y reconstruir su visión sobre el mismo.

Los documentos son útiles a la sociedad en tanto existe la posibilidad de esa retroalimentación, de registro de actos y conservación del testimonio de los mismos para producir en la sociedad, la capacidad de administrar el presente y comprender el pasado, lo cual le confiere al documento un sentido dinámico dentro de la sociedad, de elemento vivo.

Esa es la utilidad de los documentos y ese también es su destino; convertirse en fuente donde podamos abrevar nuestros afanes de conocimiento, primeramente de las instituciones mismas, de conocimiento pretérito y de servicio a la sociedad que nos incluye como elementos importantes en su seno.

Así, los documentos en tanto tienen esa capacidad de ser útiles a la sociedad, deben ser conservados en las mejores condiciones, a partir de esa concepción de conjunto orgánico que por sí mismo tiene un valor que es preciso entender a través de la disposición de sus diversos elementos. Sin embargo, si no tenemos la capacidad de procesar los documentos a fin de ponerlos a disposición de los estudiosos, conveniente será que planifiquemos de acuerdo con nuestras capacidades y conforme a la importancia de los materiales, demos prioridad a los que consideremos la merecen aún y cuando tenemos la certeza de que toda valoración puede resultar subjetiva.

Podremos poseer muchísima riqueza informativa contenida en infinidad de piezas documentales; podremos ser poseedores de muchos documentos a más de valiosos, pero si no medimos nuestra capacidad, si no valoramos nuestras posibilidades, si no somos capaces de darnos cuenta de que el peso de esa carga sobrepasa nuestras fuerzas, lo único que lograremos será hundirnos con todo y carga o, a medio río, deshacernos de lo primero que esté a nuestro alcance para no sucumbir por nuestra incapacidad, llevándonos por delante toda esa riqueza informativa que bien pudo ser nuestro gran tesoro. Debemos pues, estar conscientes de que la riqueza, en este caso informativa, no consiste en almacenar y almacenar documentos sino, en primer lugar, conservarlos de manera archivística de acuerdo con una planeación que de prioridad a la forma de organización de sus elementos, y después ponerlos a disposición de la actividad científica y de la comunidad estudiosa de nuestra historia. Por supuesto que la valoración misma habrá de establecer la impor-

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tancia y riqueza de la documentación y las prioridades en cuanto a su conservación es decir, el hecho de mantener mucha documentación —pensemos por un momento— con el mismo valor documental e informativo y sobre todo archivístico, no nos obliga moralmente como profesionales, a deshacernos de la documentación, antes bien, en esos casos deben buscarse soluciones alternas para su conservación.

Sin embargo sabemos perfectamente que para los archivistas la documentación no tiene necesariamente el mismo valor en tanto el lugar que ocupa dentro el conjunto es distinto. Si bien cada pieza documental, cada unidad archivística debe ser sometida a un tratamiento especial por parte del archivista para ubicarla en su contexto y reunión entre semejantes, ese mismo tratamiento que se inicia con la identificación que es el reconocimiento de los documentos y del contexto en el cual fueron producidos a fin de formar o reconocer las series documentales, nos puede llevar también a una evaluación que distinga los valores secundarios del documento y los lleve a su destrucción o a su conservación permanente de acuerdo con la teoría del ciclo vital de los documentos.

Los documentos aun cuando sean producidos por una misma instancia generadora no tienen los mismos valores sustanciales, informativos y archivísticos por lo cual, en lo que respecta a su conservación, no se pueden definitivamente aplicar los mismos criterios. Habrá, en algunos casos, que discriminar y dar a los que lo merezcan, un lugar permanente en el archivo histórico y eliminar aquellos que no reúnan las características para tal efecto y que si aun así les permitimos que permanezcan en nuestro archivo, llegará un momento en que reduzcan el espacio a tal grado que tengamos que buscar desesperados cómo acomodar las piezas importantes de historia.

Así, resumiendo sobre este primer asunto, diremos que la eliminación o depuración (otros la llaman descarte o retirada) es una acción fundamental del archivista, una actividad que no se puede eludir fácil y conscientemente si es que se quieren desarrollar otros de los objetivos fundamentales: conservar, organizar, describir los documentos así como difundir el contenido de los mismos.

Depurar para conservar, de acuerdo, pero depurar de manera consciente y planificada, a fin de eliminar o en su caso conservar permanentemente lo que de hecho tiene un valor para la

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investigación histórica y científica y sobre todo para la conservación en lo posible, de la integridad del conjunto.

Depurar, pero… ¿qué depurar? y por consiguiente, ¿qué conservar?

Sobre el grado o nivel de depuración o expurgo a que deben someterse los archivos, existen diversas opiniones que van desde la total anulación de la capacidad por parte del archivista para destruir cualquier pieza documental por insignificante que pudiera parecer, hasta las que le otorgan facultades extraordinarias para decidir por sí solo la permanencia o no de los documentos en el archivo histórico. Se han dado criterios por parte de historiadores y archivistas y más recientemente de historiadores-archivistas, una figura común en nuestro país debido a la carencia de suficientes profesionales dedicados exclusivamente a la cuestión académica de la archivística.

Por el año de 1984, el Archivo General de la Nación realizó una encuesta entre estos profesionistas y las opiniones fueron variadas. Haré alusión a algunas de las opiniones que se generaron y, sin ahondar mucho en el asunto, podremos apreciar que en cada una de ellas existe algún elemento de razón que por sí sólo podría inclinar una balanza.2 Entre los historiadores: Algunos se oponen totalmente a cualquier tipo de depuración argumentando que ésta resulta ser una manipulación y ocultamiento de la información.

Otros argumentan que es necesaria y aceptable la eliminación pero en tanto lo que se elimine quede resguardado mediante microfilm o algún otro tipo de resguardo (tal vez pudiera ser un registro cuantitativo de la documentación).

La depuración dicen otros, es necesaria y no necesita justificación, más bien explicación. Lo que si es necesario justificar son los criterios con los que se realiza, que por otra parte serán arbitrarios, como arbitraria es la historia de los propios archivos.

Para el historiador —dicen otros más— convendría conservarlo todo, pero no sería posible investigarlo todo exhaustivamente, de tal forma que si la depuración facilita efectivamente el acceso a la información más relevante de un conjunto de documentación, ésta será una opción válida y razonable.

2

Véase Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental, México, SG-AGN, 1995, 200 pp.

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Yo agregaría que los historiadores, por otro lado, cuando realizan sus investigaciones previamente efectúan una valoración es decir, eligen entre muchas fuentes, las que propiamente servirán para desarrollar su objeto de estudio. Estaríamos hablando, ahí si, de una valoración con finalidad histórica.

Los archivistas opinaron que la documentación tiene un valor acorde con la información que contienen. La depuración, en este sentido, es el factor determinante para mantener vigentes las características de los archivos de trámite.

Una de las labores básicas del archivista es conservar documentos, pero conservar por conservar puede ser un acto de irresponsabilidad archivística y es convertir los archivos en bodegas de papeles cuyo aprovechamiento es muy difícil. Se está generalmente de acuerdo con Schellenberg cuando dice: “guardar menos para conservar mejor y más barato”.

Los archivistas-historiadores reconocieron la necesidad de abocarse al problema de la selección documental ya que de ello depende la agilidad del proceso archivístico.

La diferencia —se dice— entre documentación e información, que se patentiza al terminar la vigencia de la primera, es lo que justifica la selección documental.

La valoración documental representa una solución cultural que justifica la solución institucional a la explosión documental y en este sentido, avala tanto la conservación como la utilidad de la conservación.

Por otra parte se dice que se puede obtener una descripción sintética de problemas a partir de la selección documental. No es necesario tener todos los documentos de un archivo para realizar un buen análisis histórico.

En fin, como decíamos, los argumentos vertidos en esta encuesta son todos ellos muy razonables y obligan a la propia reflexión.

No podemos negar que cualquier papel o documento producido hoy puede en el futuro ser historia, y en este mismo sentido, no podríamos justificar la depuración ya que no poseemos la visión de futuro para establecer la seguridad de que el documento que destruyamos no será nunca de utilidad para la investigación.

Sin embargo, considero que en esta serie de disertaciones sobre la valoración, la selección y la depuración documental, faltó la visión que hemos comentado en la primera parte de este texto

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es decir, hablar del valor archivístico del documento y a partir del lugar que ocupa dentro del conjunto, establecer un mayor o menor grado, ya no de importancia informativa, sino de visión integral dentro del conjunto. Como hemos mencionado, el historiador puede realmente hacer una valoración acorde con sus necesidades al igual que el administrador y la tarea del archivista podrá ser solamente, la de integrar los diversos puntos de vista de otros profesionales o, tomar la situación a partir de su propio y específico interés, es decir, el lugar que ocupan los documentos, vinculados en expedientes y series, dentro del conjunto y a partir del mismo, decidir su valor y su destino en tanto afecta o no al conjunto y en qué grado determina la transformación del mismo.

Se me antoja por demás atractiva la visión que nos hace estar conscientes de que la eliminación de documentos —como señala Elio Lodolini— es un hecho antiarchivístico en tanto rompe uno con el vínculo de la procedencia, que caracteriza a cualquier archivo institucional,3 pero desgraciadamente, estamos también conscientes, de que la explosión documental es uno de los peores problemas que enfrenta el archivista por lo que, en múltiples ocasiones, nuestro punto de vista debe ser práctico, ajustado a las condiciones reales de nuestra profesión tales como: — aumento desmedido en la producción documental, — carencia de políticas bien definidas en cuanto a la administración de los documentos, — saturación de los espacios de archivo (que lleva a una mala organización y al deterioro de los documentos), — carencia de personal suficiente y capacitado para realizar las labores de organización y descripción y por supuesto, de valoración documental.

Tal es la situación que como dice Fernando Piazzali —archivista argentino— si miramos hacia atrás o a los lados, sólo se ven papeles, y esa profusión de documentos forma una barrera tan imponente que realmente obstruye la visión del futuro, distorsionando las perspectivas que le permitan encarar soluciones altamente tecnificadas, máximo si —como ocurre generalmente— se carece de elementos medianamente actuales como para aplicarlos a lo que ya se tiene entre las manos.4

3 4

Citado en Heredia, Antonia, Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1987, p. 120.

Piazzali, Luis Fernando, Expurgo de archivos, versión xerografiada, p. 14.

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Debemos por otra parte, además de solucionar el problema de nuestros archivos que podría ser suficiente justificación, dar esa opción o solución cultural a la sociedad mediante una valoración consciente y planificada.

Pero entonces... ¿qué conservar y qué depurar?

Si bien las normas generales de expurgo existentes apuntan hacia la documentación multiplicada y de trámite, de tal manera que no produce ningún problema de conciencia su destrucción, bien puede empezarse por ahí la eliminación de documentos en nuestros archivos ya que muchas veces, mucho se hace expurgando las múltiples copias que de un original se sacaron innecesariamente. En este mismo sentido conviene recordar algunos de esos criterios generales de conservación y depuración adoptados por el Comité Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación que bien pueden ser un primer instrumento de ayuda para esos efectos.

1. Los documentos que contienen los motivos y objetivos de la dependencia o la institución, por su carácter de evidenciales, deben conservarse.

2. Los documentos que dan testimonio de la organización, procedimientos y políticas de la dependencia tales como manuales de organización y procedimientos, convenios entre dependencias, agendas, actas, minutas que tengan ese carácter, etcétera, deben ser igualmente conservados dada su importancia para el seguimiento histórico de la dependencia en cuanto a sus políticas internas.

3. También deberán conservarse en principio, aquellos documentos que testimonien sobre el desarrollo de la dependencia tales como directorios internos, informes y documentos relacionados, materiales de divulgación sobre las actividades de la dependencia, documentos de planificación, programas anuales, etcétera.

4. Se conservarán también los documentos que se refieran a la normatividad de las dependencias como es el caso de los reglamentos internos, acuerdos, circulares, expedientes sobre asuntos de carácter jurídico, etcétera.

5. Los documentos referidos a los recursos humanos de la dependencia, tales como las plantillas y los censos del personal, los listados con definición de puestos del mismo, los diversos contratos colectivos e individuales y expedientes de personal, deberán ser conservados.

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Pueden considerarse documentos, en principio eliminables: — los reemplazables, como las copias cuando exista un original localizable, — los mecanoescritos que hayan sido impresos y se conserve la impresión, — los originales múltiples y los que estén microfilmados que no tengan ningún valor especial.

— los documentos que informen de actividades rutinarias como recibos de compras, mantenimiento, entradas y salidas de materiales, tarjetas de control de personal, etcétera. En este caso, dicen los criterios, conviene aplicar muestreos y siempre resultará mejor buscar los concentrados que de esos documentos se elaboran.

Para muchos tratadistas de archivos es fundamental la importancia del muestreo para aquellos documentos de una relativa importancia global y que sean abundantes y homogéneos, con el fin de conservar la información que contienen sin necesidad de guardar toda una masa documental que a la postre reduce los espacios injustificadamente. Para tales muestreos, es necesario tomar en cuenta criterios de periodicidad, geográficos y otros que pudieran considerarse como relevantes para guardar documentos en la muestra.

Quisiera señalar que a mi parecer, más que un muestreo que por supuesto nunca estará por demás, es necesario fijar el testimonio de lo que se elimina de tal forma que si bien de manera no física, si de manera conceptual podemos seguir manteniendo ese orden original, conservar esa procedencia tan importante en la conceptualización del archivo es decir, conservar si no es posible físicamente los documentos, si la referencia sobre todo del volumen y del lugar que ocuparon en el conjunto.

Otro criterio de conservación permanente puede ser la antigüedad. Algunas instituciones han marcado la conservación total de los documentos anteriores a una fecha determinada por la misma institución de acuerdo con diversos criterios tales como los jurídicos, administrativos, históricos, archivísticos, etcétera.

Para contestar las preguntas de qué conservar y qué eliminar, solamente podemos establecer criterios generales y la depuración, requiere de normas específicas acordes con las condiciones y características particulares de cada uno de los fondos que conforman un archivo. Es decir, cada fondo documental nos irá marcando la pauta sobre los criterios a seguir en la valoración, selección y eliminación o conservación permanente de los documentos que lo conforman.

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Por supuesto que un criterio general y universalmente válido sería que no deben someterse a depuración los documentos de un fondo o un archivo si estos no han pasado por un proceso de valoración y selección documental basado en un conocimiento profundo de las piezas archivísticas que lo componen y otra vez, del lugar que ocupan dentro del conjunto.

Con esto empezaríamos a responder a otra de nuestras preguntas. ¿Cómo se depura?, ¿Cómo se determina cuáles son los documentos que se conservarán de manera permanente en el archivo y cuáles se eliminarán?

La depuración si queremos que realmente sea una actividad razonada en beneficio de la documentación que conservamos, debe ser parte de un proceso planificado de retirada de documentos como lo denomina Morris Rieger, quien fuera presidente del Comité de Desarrollo Archivístico del Consejo Internacional de Archivos.

El mismo Rieger nos dice que la retirada de documentos es inevitable a medida en que caduca su vigencia y que esto ocasiona para el archivista una situación que lo pone entre la retirada desorganizada y caótica por un lado, y una retirada calculada y sistemática, según decisiones basadas en criterios objetivos, por el otro.5 Por supuesto nosotros nos quedamos con la segunda opción, la depuración como un procedimiento racional en el cual se tomen en cuenta varios factores tales como las necesidades de la institución correspondiente, así como de la sociedad en tanto los documentos, como hemos dicho, permiten a la sociedad que los crea, reflejarse y con base en ellos, reconstruir su pasado.

Este proceso de retirada consta de varias etapas que pueden variar según las características y necesidades de los archivos y de los fondos documentales que se van a depurar.

Una primera etapa sería la revisión de los documentos que conforman el archivo o los que existen en las oficinas que los generan, etapa que relacionaríamos con el proceso que hemos venido denominando, como en la escuela española, identificación. Para esto es necesario recurrir a todos y cada uno de los instrumentos descriptivos existentes o a las listas documentales, relaciones de traslado etcétera. En caso de que no existan estos instrumentos, es necesario reunir información descriptiva sobre los documentos que serán objeto de la selección. Este es un trabajo 5

Rieger, Morris, Técnicas modernas de retirada de documentos y normas de evaluación: un prontuario RAMP, París, UNESCO, 1985.

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exhaustivo pero sumamente necesario ya que, como hemos dicho, no es posible someter a depuración un archivo sin tener un conocimiento profundo y total sobre las series documentales existentes. Por supuesto que este conocimiento de la documentación relacionada en series, tiene que ir de la mano con el conocimiento de la institución o entidad productora y generadora del archivo.

Esto tiene sentido en tanto el valor archivístico del documento puede entenderse solamente en cuanto se relaciona la serie documental, es decir el conjunto de expedientes, con el elemento estructural ya sea orgánico o funcional, que indica la parte institucional correspondiente. Si bien podemos tener dos series documentales que corresponden a tipología documental semejante (por ejemplo expedientes de sesiones), la diferencia y por tanto la valoración, tendrá que ver con el aspecto estructural orgánico es decir, no es lo mismo la serie sesiones de un organismo menor de decisión que las actas que produce un Consejo de Administración.

Un siguiente paso será analizar los instrumentos resultantes, con miras a la retirada que se haga de los documentos descritos en ellos. En este análisis se deben contemplar otras opciones aparte de la eliminación tales como el alargamiento de la conservación temporal o precaucional, la reproducción para almacenamiento y su destrucción posterior, o la misma conservación permanente.

En esta etapa se deben analizar los documentos de una serie a fin de determinar si ésta debe conservarse de manera permanente en el archivo histórico o destruirse en definitiva.

Los documentos como sabemos, tienen en principio dos valores: el valor primario que es aquél para el cual fue creado o sea, un valor de gestión, administrativo ya sea fiscal, legal, y el valor secundario que es el que se alcanza una vez fenecida la vigencia administrativa del documento y que se utilizará como información y referencia para la investigación tanto para la archivística como para otras ciencias, principalmente la historia.

La evaluación deberá hacerse solamente sobre el valor secundario de los documentos ya que en cuanto conservan el valor primario no pueden ser analizados sino sólo sometidos al juicio de su buena o mala funcionalidad y su conservación debe ser total.

Debemos tener en cuenta, y esto es bien importante, que la valoración es una tarea que necesariamente tiene una carga de subjetividad y que por lo mismo representa una de las mayores responsabilidades del archivista, sobre todo si pensamos que toda destrucción de documentos es

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una pérdida irreparable por lo que creo, junto con la doctora Antonia Heredia, que en caso de duda, lo mejor es conservar.

Si bien esta tarea es bastante subjetiva, la subjetividad puede reducirse definiendo en lo posible, patrones o normas de valor con base en los cuales se establezcan los juicios de selección, acorde todo ello con los principios que rigen a la archivística, sobre todo el de procedencia y orden original.

Los valores secundarios o permanentes se han dividido generalmente por los autores ya clásicos en: a) valores de carácter administrativo, legal o financiero que persisten incluso después de haber perdido los documentos su valor primario (como puede ser el caso de los concentrados de pagos al personal que en un momento determinado pueden ser un único testimonio en caso de jubilación por ejemplo, o documentos que testimonian la posesión de un bien que puede transmitirse por generaciones). b) valores testimoniales o sustanciales. Son los que dejan constancia de los hechos y circunstancias significativos así como de la evolución histórica del organismo que los creó, de sus facultades y funciones, su organización y actividades importantes (tales como organigramas, informes, reglamentos internos, etcétera). c) valores informativos que contienen datos no habituales para la investigación en cualquiera de los campos. Estos ofrecen información ya no tanto de la institución que los genera sino de hechos o personas relevantes para un conocimiento más profundo de la sociedad.

Estos últimos son los más difíciles de evaluar ya que requieren de un amplio conocimiento sobre los temas tratados en la documentación y por lo mismo al evaluar, se deben tomar en cuenta algunas cuestiones tales como: — no basar la evaluación en intuiciones o suposiciones sino en análisis lógicos de los datos, — recurrir a expertos en casos de duda o aún para iniciar la evaluación, — considerar las corrientes científicas e historiográficas y su posible evolución hacia temas no contemplados en la actualidad. Tarea esta harto difícil pero que en lo posible debe contemplarse.

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Esta visión de los valores secundarios tendría sus problemas en tanto no se consideren asimismo y en combinación, los valores archivísticos de los documentos pues, insistimos, cualquier documento tiene valor testimonial y cualquier documento tiene valor informativo pues como decimos, un documento es precisamente información sobre un soporte. En este sentido, nuevamente la diferencia radica en el valor de archivo del documento pues si bien estamos concientes de que todo documento es informativo y testimonial, lo que le dará valor distinto a unos y a los otros, será precisamente el lugar que ocupen dentro del conjunto y su relación con alguna de las partes de la institución que los produce y acumula.

Al finalizar la valoración documental se deben sacar conclusiones sobre el futuro de los documentos, mismas que deberán ser presentadas en un informe y anotadas en los listados o instrumentos que se prepararon durante la revisión. Así se anotará a continuación de cada serie, la categoría que se le asigna, ya sea de conservación permanente o de eliminación, especificándose el tiempo en que deberá realizarse. También se especificará si hay necesidad de resguardar la información ya sea en microfilm, soporte digital o mediante muestreos que también son una alternativa para la conservación.

Este informe deberá ir acompañado de los respectivos listados de expurgo o catálogos de disposición documental en los cuales se anotarán las series que no merecen ser conservadas en el archivo histórico con su consiguiente justificación, lo que servirá para sucesivas valoraciones.

El informe final deberá presentarse ante las autoridades competentes quienes decidirán finalmente su ejecución.

Como puede apreciarse la tarea de valoración documental tal vez sea la actividad más difícil del archivista y la que mayor responsabilidad implica, por lo que debe encararse con decisión pero también con serenidad, de tal forma que la depuración sea la resultante —insisto en esto— de un proceso cuidadosamente planificado en donde no quede lugar para las excesivas apreciaciones subjetivas, y de una actividad que garantice realmente que sólo aquellos documentos que reúnen los valores archivísticos permanentes sean preservados y conservados de manera definitiva y en las mejores condiciones en los archivos históricos.

Quedan solamente algunas preguntas: ¿Quién debe depurar?, ¿cuándo debe desarrollarse este proceso? y ¿dónde debe realizarse?

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Si bien mencionamos que la valoración es la tarea que representa una mayor responsabilidad para el archivista, debemos aclarar que de ninguna manera es conveniente que sobre él recaiga todo el peso de esa actividad aunque algunos teóricos de la archivística mencionen la posibilidad de contar con peritos archiveros responsables de esta labor, es decir, «archivistas evaluadores», especialistas en diversas ramas del conocimiento y capaces de determinar los valores contenidos en las series documentales del fondo a expurgar.

El peso de esa actividad debe recaer en una o varias comisiones integradas por especialistas en las materias tratadas en el archivo, administradores, historiadores, abogados, contadores, conservadores y por supuesto, archivistas evaluadores quienes coordinarán las tareas del comité de valoración.

Esta comisión deberá establecer las normas para la depuración de acuerdo con la realidad histórico-social de la institución y de los documentos a descartar. Las normas y criterios de depuración, deberán contemplar a los documentos desde diversos puntos de vista: histórico, económico, administrativo y legal y por supuesto y fundamentalmente, archivístico. Se deberán además, analizar las características físicas de la documentación tales como sellos, timbres, firmas, tipo de papel, filigranas, etcétera, así como las características internas o informativas.

Además, la comisión deberá tomar en cuenta que la selección se realizará para cada caso particular en cada una de las entidades generadoras, conociendo y manejando el desarrollo de la institución.

La comisión de valoración deberá reunirse periódicamente o a petición del archivista a fin de que la depuración sea realizada mediante un programa permanente y no como una forma aleatoria de solucionar crisis temporales del archivo.

Solamente a través de una actividad coordinada, la interacción de especialistas, de decisiones firmes y razonadas, de una programación basada en un conocimiento profundo de la realidad concreta de los archivos y los documentos, es que esta labor de valoración podrá fructificar y producir bondades a la sociedad a manera de fragmentos de historia que contribuyan a un conocimiento global de esa sociedad que los creó, no para sepultarlos entre masas de papeles sino para beneficiarse de ellos en el momento que ella misma considere oportuna.

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Sobre el cuándo y el dónde valorar para depurar, son temas muy amplios, relacionados con la gestión documental en la que, sin ahondar, diremos que se desarrolla el ciclo vital del documento en sus tres etapas de todos conocidas: activa, corriente, de trámite o de gestión; semicorriente, semiactiva o de concentración y la etapa inactiva o histórica. A la primera etapa mencionada le corresponde el valor primario del documento o sea la utilidad o funcionalidad para dar gestión al asunto por el cuál fue creado. En la etapa inactiva el documento puede (y digo puede porque no todos lo alcanzan) adquirir un valor secundario permanente o sea, para la investigación y para el conocimiento retrospectivo del archivo y la institución.

De acuerdo con el ciclo vital del documento, éste se corresponde con los diversos archivos que podemos mencionar: la etapa activa al archivo administrativo o en su caso, a la oficina de gestión, la semiactiva al archivo de concentración o semiactivo y la etapa inactiva al archivo histórico.

Menciono todo esto porque una buena planeación de archivos o gestión documental bien realizada, debe contemplar esta teoría de ciclo vital en la elaboración de catálogos de vigencia, en los cuales se deberán especificar los plazos de permanencia del documento en su respectivo archivo administrativo o de concentración y al final, su eliminación o su conservación permanente en el archivo histórico.

Los catálogos o calendarios de vigencia son los documentos clave para la planeación archivística y para la valoración documental en tanto en ellos se especifica el momento en que ésta debe realizarse, ya sea pasando de la primera a la segunda etapa donde será resguardado por un periodo de tiempo precaucional y posteriormente, su valoración para ser eliminado o conservado a perpetuidad.

El momento para la planeación es el del origen del documento, para la valoración, es poco antes de que éste concluya su periodo de conservación precaucional en un archivo intermedio o de concentración. En ese momento es cuando el archivista, pendiente de los plazos establecidos para las series documentales en los calendarios de vigencia, convocará a la comisión de valoración y expondrá ante la misma los listados, los catálogos de disposición documental, los inventarios y demás instrumentos de descripción así como su propio punto de vista que se enriquecerá con los otros puntos de vista a fin de realizar una selección lo más posiblemente apegada a la objetividad.

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Posteriormente, el archivista levantará los listados correspondientes y realizará un informe detallado sobre las actividades realizadas por la comisión y su dictamen razonado, que presentará a las autoridades correspondientes para su aprobación y consiguiente ejecución.

En algunos archivos esta situación no resulta como se plantea aquí, ya que se adquieren fondos y colecciones particulares mediante donación o compra venta y es necesario atenerse a las condiciones establecidas por los donantes que muchas veces expresan su total desaprobación hacia el expurgo o la eliminación. También, al no pasar estos documentos por archivos intermedios, o ya vienen expurgados los fondos o vienen tan puramente conservados que encontramos en ellos infinidad de copias, papeles de rutinas intrascendentes, revistas o folletos repetidos en otros fondos, libros en el mismo caso, y otros materiales que en realidad poco aportan a los consultantes o que simplemente no contienen información exclusiva.

Y así, si bien sabemos que el archivo histórico no es el lugar idóneo para depurar, a veces nos ataca la necesidad y la tentación de hacerlo. Sin embargo, hago la aclaración de que siempre debemos atenernos a las condiciones impuestas por los donantes que generalmente son de no desincorporar ningún documento, por lo que en ocasiones nuestros fondos particulares son verdaderos centros de documentación que contienen su propia hemeroteca, su biblioteca, su fototeca y por supuesto, su acervo documental y que sólo por razones de conservación se llegan a separar físicamente aunque se mantienen unidos archivísticamente.

Tal vez la informática nos pueda dar la pauta para esos efectos. Los procedimientos de almacenamiento de grandes cantidades de información en pequeños espacios de tecnología digital, pueden, como ya comentamos, ser una opción; la digitalización de imágenes y caracteres puede coadyuvar con la microfilmación en el resguardo total de la información.

Pero mientras tanto, consideremos que nuestra única herramienta está precisamente en nuestras capacidades y trabajemos coordinadamente para rescatar y salvaguardar todo ese patrimonio cultural que nos impone la obligación de perfeccionar cada vez más nuestras labores.

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La Archiv铆stica y su relaci贸n con otras ciencias

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128 La ArchivĂ­stica.

Introducción

La archivística se desarrolla en dos ámbitos de actuación: los archivos administrativos o de gestión y los archivos históricos. Esta delimitación ha traído consigo problemas de definición en tanto para algunas corrientes, los archivos administrativos son objeto de la gestión documental o de la administración de documentos y aún más, las actividades del gestor de documentos, si bien tienen relación con la archivística propiamente, se deslindan de las mismas en tanto los archivos, propiamente dichos, son los repositorios de los documentos con valor permanente es decir los históricos, por lo que, para algunos teóricos, las actividades en los archivos históricos y en los de gestión son dos y deben estar separadas como consecuencia de sus propios objetivos.

Otras corrientes nos hablan de la archivística integrada o integral que, en una visión globalizante, entienden el archivo como ese conjunto de documentos que se crea a partir de las funciones y actividades propias de una institución o persona en aras de la consecución de sus objetivos; que siguiendo la teoría del ciclo vital de los documentos, atraviesan por diversas etapas que van desde su creación para gestionar un asunto hasta su guarda y conservación permanente en el archivo histórico para que sirvan como apoyo en la investigación y conocimiento del pasado de quien los generó o recopiló y de su contexto.

En esta visión del archivo total, el perfil del archivista se enriquece pues interviene en las diversas etapas de la vida del documento, ya para gestionar y agilizar las formas documentales en aras de una eficiencia administrativa, ya para organizar los documentos de un archivo con base en los principios universales de organización, para apoyar la visión retrospectiva de las instituciones.

El archivista, con esa visión integral, se convierte en un experto sobre la institución ya que es quien más la conoce desde su estructura administrativa, en cada una de sus secciones y es igualmente, quien más conoce de su pasado y de su presente. Podría resumirse que el archivista en este sentido, conoce la institución tanto desde el plano vertical, a partir de su estructura y funciones, como en el horizontal a través del tiempo.

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Y es siguiendo ese criterio, que el archivista debe contar para esa visión integrada de los archivos, con una preparación igualmente integral, que contenga los elementos suficientes para estudiar los documentos desde sus diversas perspectivas, en aras de su inclusión en el archivo.

Es a partir de esta visión que cobra su verdadero sentido el conocimiento de algunas disciplinas relacionadas con los documentos y que permiten un mejor entendimiento y comprensión de los mismos y de su conjunto, de ahí que algunos autores como doña Antonia Heredia, las llamen ciencias auxiliares de la archivística: La diplomática, la paleografía, la historia principalmente de las instituciones, la informática, la sigilografía, la cronología, etcétera.

En este apartado estableceremos la relación que tiene la archivística con algunas de estas ciencias pretendiendo poner énfasis en la necesidad de una formación integral del archivista, que conjugue las experiencias de otros profesionales en aras de una mejor comprensión del documento y por lo mismo, de su ubicación dentro de un contexto específico que como sabemos, es tan importante para el archivo como los documentos que lo conforman. La conjunción de todos estos saberes permite al archivista contar con herramientas y métodos apropiados para el mejor desarrollo de su trabajo en aras de la restitución de ese orden original y del respeto a su origen, elementos esenciales para la profesión.

Las disciplinas y ciencias que se relacionan con la documentación, tales como la paleografía, la diplomática, la archivística, la sigilografía y por supuesto la historia, tienen precisamente como punto de reunión el documento que, analizado desde las particulares ópticas y dirigidas hacia diversos intereses, requiere de un conocimiento que interactúe para establecer los métodos y las técnicas que permitan una mejor comprensión tanto de su contenido como de sus características internas y externas que, a fin de cuentas, también son datos para la reconstrucción del saber sobre la sociedad en sus distintos aspectos.

La metodología aplicada en el desarrollo de cada una de las ciencias y disciplinas relacionadas con los documentos debe contemplar el conocimiento de las demás, de tal forma que el análisis exhaustivo de la documentación deberá comprender precisamente elementos de una u otra área del conocimiento para integrar de forma global los diversos aspectos que se refieren al dato que nos proporcionan y a su contexto histórico-social en el cual se integra el conjunto que llamamos archivo.

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La archivística y la administración pública La administración como hemos dicho, es una fuente fundamental para el sustento de la concepción y de la metodología archivística sobre todo cuando hablamos de los archivos administrativos.

Entendemos la administración pública como una organización que el Estado creó para canalizar adecuadamente las demandas sociales y satisfacerlas a través de la transformación de recursos públicos en acciones modificadoras de la realidad, mediante la producción de bienes, servicios y regulaciones.

La administración ha desarrollado un gran interés en la vida de las personas por lo que de esta manera, se especializa cada día más en su área de trabajo y su propio objeto de estudio, llevándola a una gran gama de enfoques y de divisiones características de las personas y de las relaciones epistemológicas que se encuentran en la ciencia.

La administración como ciencia es un sistema interdisciplinario con otros sistemas del conocimiento, tal es el caso de la archivística con la cual establece una relación por demás estrecha en tanto cada una se alimenta de la otra para desarrollar mejor sus esquemas y concepción de las instituciones a fin de organizar por un lado, el mapeo organizativo y funcional es decir, el cuerpo institucional a través de la comprensión de diversos elementos y por el otro, construir el esquema de clasificación del archivo como parte de una estructuración institucional que aporta la administración para un mejor desarrollo de la actividad archivística.

La archivística y la administración producen visiones y conocimientos que permiten a cada uno de los profesionales entender a la institución y más aún, incidir sobre los procesos que se producen como parte de la cotidianeidad de la misma. Los archivos son el reflejo y el motor de la gestión, son esa fuente de evidencia diaria del desarrollo de la administración y son, por mucho, el fundamento de ésta, a partir de la experiencia cotidiana que se manifiesta en esa hechura de política esencial para el devenir institucional.

Como hemos venido diciendo, dos son los conocimientos principales sobre los cuales descansan la teoría y la práctica archivística, la historia y la administración. En este último caso, pensamos inmediatamente que ésta provee al archivista de las herramientas necesarias para cono-

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cer de manera más puntual los procesos administrativos que sirven de sustento a la formación o agrupación documental. No podríamos concebir a un archivista que no conozca el proceso de gestión, sus etapas, su producción documental, los tipos de documentos que genera y finalmente, la forma en que estos se acumulan como parte de ese proceso y como una manera natural de vinculación entre los mismos. Es decir, no podemos pensar en el archivista que desconozca la administración pues necesariamente los archivos son el reflejo de la institución a través de la integración de sus documentos en ese conjunto orgánico que —llevamos diciendo— es el archivo.

La archivística por su parte ofrece de manera recíproca, elementos metodológicos a la administración pública a partir de los procesos esenciales como la identificación y la organización documentales, que surgen de un conocimiento pleno de las instituciones, de su modo de operar, de los cortes cronológicos, de los cambios administrativos que, como sabemos, se reflejan en la organización archivística así como en los demás procesos.

Esta relación de la archivística y la administración resulta por demás interesante en tanto, la administración pública se convierte en una ciencia auxiliar de la primera al ofrecerle las herramientas necesarias para el desarrollo de la profesión archivística y por supuesto que a la inversa, la archivística nutre a las administraciones de una experiencia de organización constante, de una gestión viva que a su vez se sustenta y agiliza a través de los documentos que son la manifestación del constante ir y venir de las instituciones.

La archivística y la historia Son éstas, dos áreas del conocimiento estrechamente relacionadas, sobre todo cuando nos referimos a los archivos históricos ya que la primera provee a la segunda de las fuentes escritas y del dato que requiere la interpretación histórica para sustentarse y la segunda le aporta a la archivística los elementos metodológicos necesarios para arribar a conclusiones apropiadas acerca del ente generador de los documentos de un archivo. La archivística, cuando adopta la metodología histórica para la reconstrucción del sentido orgánico de los archivos, se sustenta como un área de investigación que tiene como finalidad el aportar conocimiento sobre las instituciones a partir de la reconstrucción de sus archivos.

132 La Archivística.

Sobre ese aspecto de la archivística como área de investigación, podríamos afirmar que no se ha desarrollado lo suficiente debido a que las labores técnicas de conservación, organización y descripción de los archivos, han dejado poco tiempo para su sustento teórico que no por eso deja de ser fundamental.

El concepto de archivo como objeto de investigación histórica descansa en la moderna acepción del trabajo archivístico como responsable de la reconstrucción del pasado institucional a través del restablecimiento de la organicidad de los grupos documentales mediante la aplicación del Principio de procedencia y Orden original.

El desarrollo de tal actividad, a más de suponer el análisis histórico de la documentación, supone también un trabajo de reconstrucción exhaustivo que permite al archivista distinguir y ubicar desde las unidades archivísticas más generales, hasta la singular pieza documental.

La puntual aplicación del mencionado Principio de procedencia y Orden original es garantía de una memoria institucional coherente y por tanto, inteligible para los estudiosos de los diversos aspectos de la sociedad. Asimismo, el análisis histórico, indispensable para la aplicación correcta del principio, puede garantizar la mayor veracidad de las fuentes.

Acercan también a la historia y a la archivística, además de la interdisciplinariedad que exige el trabajo sobre el documento, una metodología común que las sitúa en un mismo plano disciplinario y descarta la antigua subordinación en que se basaba la relación.

La historia pues, proporciona a la archivística, referida a los archivos históricos, la herramienta metodológica para un conocimiento profundo de las instituciones con base en el mayor número de elementos posibles para su reconstrucción, tanto a nivel normativo como estructural y funcional, o a nivel de las relaciones orgánicas que se desarrollaron entre sus diversos componentes.

Si tomamos en cuenta el ciclo vital de los documentos y obtenemos la premisa de que estos, una vez cumplida su función administrativa pasan a ser fuentes para la historia, entenderemos la relación hasta cierto punto natural que existe entre estas disciplinas y la consiguiente forma de correspondencia entre las mismas. Existe una bien definida retroalimentación en tanto cada una de ellas se sirve de los conocimientos producidos por la otra para cimentar sus propios objetivos.

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De esta manera es preciso entender que es necesario, para establecer mecanismos adecuados de organización documental, arrimarse los datos y los métodos que nos proporciona la historia para construir sobre ellos la identificación documental, proceso sobre el cual descansa todo el trabajo archivístico. No por menos al método de organización documental aceptado en Italia se le ha conocido como el Método Storico.

La archivística y la diplomática La diplomática como elemento fundamental para una comprensión cabal del documento histórico, entendida a la manera de Floriano Cumbreño, como la ciencia de la fuente histórica escrita, de contenido jurídico, que tiene por objeto marcar la evolución de las estructuras documentales analizando sus caracteres internos y externos para ponderar el valor de los mismos como elementos de la construcción histórica,1 es una herramienta fundamental para el quehacer tanto archivístico como histórico, siendo en el primero de los casos un elemento básico para el análisis de la documentación, para la sistematización, organización y descripción documental en tanto permite el reconocimiento de las clases y tipos documentales y por tanto, la formación de series, resultado de la identificación documental como un proceso esencial de la archivística. La diplomática permite, con base en estudios sobre las cualidades del documento, simplificar los procesos administrativos mediante la racionalización del uso de los papeles además de permitir el establecimiento de criterios suficientes para una valoración objetiva de los documentos, para su eliminación o conservación permanente en los archivos históricos.

Para el establecimiento de la tipología documental, tan importante en las tareas de descripción en los archivos, es también fundamental el conocimiento de la diplomática en tanto permite consignar términos para distintas clases y tipos documentales con base en sus características institucionales y en sus formas externas y de contenido es decir, la actio o asunto jurídico y la

conscriptio o su puesta por escrito.

1

Citado en Tanodi, Aurelio, En torno a los estudios diplomáticos hispanoamericanos, México, AGN, 1980, p. 2.

134 La Archivística.

Para la historia, la diplomática es de igual manera, una herramienta básica en tanto ésta surge con la finalidad de juzgar sobre la autenticidad documental ya que si el documento es considerado como una prueba, un testimonio escrito sobre el cual se establece un hecho y este hecho se convierte posteriormente en dato para la historia, es pertinente —consideraron los primeros diplomatistas— someterlo al juicio de la veracidad, a las pruebas pertinentes para verificar su autenticidad, basada en el análisis de sus características jurídicas, materiales y de contenido.

Pero si bien la diplomática, surgida de un afán de comprobación de veracidad de las fuentes documentales y por tanto, con un sentido crítico hacia las mismas, se ocupaba en un principio de determinados documentos considerados históricos, emanados principalmente de las autoridades reales, en un ámbito cronológico limitado —documentos medievales y renacentistas, incluyendo los indianos— ha rebasado esos límites de interés documental e incluye todo tipo de documentos, entre ellos los privados y eclesiásticos, de tal forma que se pueda concebir una diplomática moderna y contemporánea susceptible de aplicarse como menciona Aurelio Tanodi “bajo reservas de adaptaciones necesarias, a documentos de todos los tiempos y de todos los países”.2 Esto hace de la diplomática un apoyo necesario porque permite conocer el desarrollo de los actos jurídicos y la forma en que estos han ido evolucionando a través del tiempo.

Cuando el objeto principal de estudio del historiador —y en mucho del archivista— son las instituciones, que tienen como fundamento el aspecto legal, normativo, y que se basan en un funcionamiento estructural que les permite administrarse de tal o cual forma, la diplomática puede hacer aportaciones interesantes en el sentido de confrontar la base legal que sentaba las finalidades, objetivos, estructuras, funciones y actividades, establecida en los documentos, con los procesos administrativos marcados por las gestiones y tramitaciones asentadas en otro tipo de documentos.

Es así que, como dice José Joaquín Real Díaz, la diplomática se presenta plena de posibilidades y de interés, y sus conocimientos rebasan el campo de estudio de esta ciencia para incidir en el de los historiadores y juristas,3 y más aún —añadiríamos nosotros— en el de los archivistas.

Ibid., p. 3.

Real Díaz, José Joaquín, Estudio diplomático del documento indiano, Sevilla, Escuela de Estudios Hispanoamericanos de Sevilla, 1970, p. 2.

2 3

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La archivística y la paleografía El valor de la paleografía como auxiliar de la archivística es indudable.

Esta ciencia, dedicada a la trascripción y estudio de las escrituras antiguas, abarca todos los tipos y procesamientos de escritura, estudia su evolución y su desarrollo a partir del contexto histórico social en el que surgen para aportar reglas adecuadas en la interpretación y difusión de documentos antiguos.

La paleografía para la archivística representa la posibilidad de comprensión del contenido documental en aras de una posible ubicación del documento dentro de un conjunto orgánico, homogéneo, de disposición originaria basada en una acumulación natural producto de las gestiones y actividades de una institución o persona.

Para el archivista y el historiador resulta obvia la necesidad paleográfica, y no solamente para conocer el alcance de los datos consignados en los documentos, sino también por el desarrollo de los elementos escriturales a través del tiempo y su relación con otro tipo de desarrollos, ya sean ideológicos, mentales, artísticos, por mencionar algunos.

El desglosar los signos especiales de abreviación, el desenlazar los elementos que conforman una abreviatura, los nexos como vínculos especiales entre las palabras, los caracteres escriturales y las diversas formas de interpretar una grafía, así como la actualización de la ortografía o el señalar los límites del respeto a la misma y a la puntuación, etcétera, son algunas de las cuestiones que se deben abordar por parte de los paleógrafos y los archivistas para, de manera interdisciplinaria, llegar al documento con una visión más completa del mismo y enriquecida con las diversas experiencias y conocimientos.

La riqueza y variedad de los archivos, concebidos en una visión amplia como repositorios de múltiples fondos documentales de diversas procedencias, hace necesaria la formación paleográfica del archivista en aras de la mejor comprensión de los documentos para su adecuada ordenación y correcta descripción. Y esto resulta algo lógico en tanto no podemos pensar en ubicar correctamente un documento dentro del conjunto al que pertenece, ni mucho menos describirlo, si no conocemos bien a bien su contenido y eso solamente podrá hacerse a través de la lectura que en muchas ocasiones se logra solamente mediante el ejercicio paleográfico.

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Y como dice Antonia Heredia, la “formación del archivero, deberá permitir que su responsabilidad de técnico pueda ejercerla indiferentemente en un archivo histórico o en un archivo administrativo que sería una buena forma de defender la unidad de la profesión, empezando por la unidad de la formación”.4

La archivística y la informática El tema de la informática ha venido tomando carta de naturalización en todos los ámbitos de la vida cotidiana y por supuesto también de la académica. La archivística no puede sustraerse al impacto de las nuevas tecnologías en la vida actual. En aras de la modernización se han cometido a veces errores de fondo en los archivos. La digitalización, emprendida en algunos archivos como forma de sustitución de los originales, es una muestra de esto y nos deja como enseñanza la necesidad de establecer criterios adecuados, acordes con los principios archivísticos, para desarrollar programas en los cuales las computadoras se conciban realmente como herramientas al servicio del archivo y no como formas de sustitución del trabajo intelectual que la actividad archivista trae consigo.

La relación entre la archivística y la informática no implica la necesidad de adquirir para la profesión una capacidad tal que el archivista sea quien desarrolle los programas computacionales, sino solo la suficiente para establecer un diálogo con los especialistas en informática para que, con base en los principios y técnicas de la ciencia archivística puedan estos desarrollar los programas necesarios, acordes con las características y necesidades del archivo.

La informática provee a la archivística de las herramientas necesarias para agilizar las tareas de descripción principalmente, de ordenación, de difusión y muy especialmente, de conservación.

Debemos entender que la computadora no es capaz de realizar las tareas en donde el proceso archivístico se produce a partir de un ejercicio intelectual como son, por ejemplo, la identificación y la clasificación.

En la descripción, la informática es sumamente útil en tanto permite, mediante el uso de bases de datos, agilizar los trabajos de captura, de presentación de los instrumentos descriptivos, 4

Heredia, Antonia, Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial, 1987, p. 44.

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de normalización de los elementos que en estos se contienen, de elaboración de índices generales y específicos, en fin, cuestiones que redundan en la calidad del servicio que se presta a los usuarios, sean estos investigadores de un archivo histórico o funcionarios de la institución en un archivo administrativo.

Para la ordenación, las bases de datos son también muy útiles en tanto auxilian al archivista en estas tareas que más tienen de mecánicas que de intelectuales y además permiten un mayor juego con los factores de orden que posibilitan esa tarea tales como la data cronológica, el lugar de emisión, los emisores y/o receptores y los temas tratados en los documentos, por mencionar algunos.

El desarrollo de bases de datos con el contenido de nuestros archivos facilita, además, el intercambio de información con otras instituciones archivísticas y a la fecha, con el desarrollo de las redes informáticas, se establecen canales de información que no miden ni tiempos ni distancias.

Mencionamos como caso especial, el auxilio de la informática en la conservación de los documentos del archivo, en tanto permite, mediante la creación de soportes alternativos, el traspaso de los datos contenidos en el documento a otro soporte, electrónico, para su utilización en lugar del original. Esto por supuesto que es un elemento muy importante en la conservación pues impide el manipuleo indiscriminado de la documentación y rescata, en un momento dado, uno de los elementos fundamentales del documento, la información que perdura en caso de que se pierda el soporte aun cuando con esto se pierda también una característica esencial del documento de archivo que es su originalidad.

Conclusiones Ante la necesidad de una formación integral de los archivistas, dentro de una concepción del archivo en un sentido global como custodio del documento que en su origen tiene una función administrativa y luego adquiere otra relacionada con lo cultural, es preciso que entendamos la profesión precisamente en ese mismo sentido integral, donde la capacitación que se adquiere esté relacionada con otras ciencias y disciplinas auxiliares de la archivística como las que hemos analizado brevemente. Esto no implica que como archivistas tengamos que especializarnos en alguna de ellas o en todas como sería el mejor de los casos, pero sí que nuestra profesión, para ejercerla de

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la mejor manera, nos dote de las herramientas necesarias para entender el documento y su relación con los otros documentos que conforman el archivo. Por supuesto que un mismo documento arrojará datos específicos al historiador, al diplomatista, al paleógrafo y por supuesto al archivista y cada uno de ellos lo interrogará de acuerdo con sus propias inquietudes, muy específicas, de conocimiento; pero el archivista, quien como ya hemos dicho, es el profesional que más se adentra en el estudio de los documentos y por tanto de las instituciones que los producen, debe tener asimismo, esa visión amplia, integral del documento y por tanto del archivo, a partir de todas las perspectivas posibles.

Por eso mismo es necesario que en la formación profesional del archivista se integren esas materias relacionadas con la archivística y más aún, que se integren al currículo tal vez a manera de seminarios de investigación, donde no solamente se aprenda a dominar los aspectos técnicos de esas disciplinas sino que se les de un enfoque a partir del cual puedan estudiarse en un sentido amplio, en su contexto social y a través del desarrollo de los planteamientos e interrogantes propios de cada disciplina.

Considero necesaria la creación de espacios interdisciplinarios en los cuales se estudie al archivo como un conjunto de documentos relacionados y en ese mismo sentido, el documento desde las diversas perspectivas posibles que sirvan para integrar los conocimientos y las experiencias en aras de una mejor comprensión, así como la difusión del mismo, enriquecida con los elementos de análisis emanados de un proceso de investigación sobre el contexto histórico social en el cual se producen. Elemento metodológico común tanto para archivistas como para otros especialistas.

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La gestiĂłn de archivos como sĂ­ntesis del conocimieno archivĂ­stico

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A manera de introducción

Para desarrollar el tema sobre gestión de archivos es preciso, en primera instancia, tratar de definir algunas cuestiones básicas. En primer lugar la palabra gestión que entiendo como administración, trámite, dirección; la concibo como los pasos a seguir para la buena y correcta administración de nuestros archivos. En segundo término, precisamente la palabra archivo que, como hemos visto, puede tener diversas acepciones y elementos que lo definen y que en algún momento pueden darle un sentido específico no solamente al archivo mismo sino a la archivística entendida como técnica o como ciencia.

Tan importante me parece establecer algunos lineamientos básicos en torno a lo que debemos entender como archivo que insistiré, a manera de introducción, en algunas ideas con respecto al concepto y a la importancia que éste tiene para el desarrollo mismo de la profesión archivística.

Sólo así, considero, podremos atender a los retos que nos plantea la modernidad.

Sin duda alguna la palabra archivo, como decíamos, tiene varias acepciones y varios elementos que lo pueden definir de una u otra manera. Hemos escuchado continuamente el término referido por supuesto a los grupos documentales pero con una gran carga desde el ámbito cultural y temático. Así encontramos continuamente, los archivos de la palabra, los de imágenes, los archivos especiales, los archivos del movimiento socialista, por mencionar solamente algunos. Esta caracterización como decíamos, tiene un sentido cultural referido fundamentalmente al archivo como colección documental que por supuesto resguarda una memoria histórica, sea textual, sea gráfica, sea audiovisual pero que tiene como fin último el acopio, la colecta, la conservación y la difusión de documentos relacionados con tal o cual tema a fin de socializar su contenido informativo.

Si bien no podemos ni debemos negar ese aspecto cultural del archivo, considero que es necesario ir más allá en cuanto al concepto y por supuesto, pensar no sólo desde el punto de vista cultural sino desde una perspectiva más archivística. Esto puede sonar sumamente raro, como parte de una verdad obvia y evidente pero por desgracia, al menos mi experiencia así lo muestra, muchas veces los archivistas no nos damos cuenta de que la única acepción válida para determinar

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el concepto de archivo es precisamente la archivística y aún así, creo que podríamos plantear algunas diferencias sustanciales.

Si pensamos en el concepto de archivo, diríamos a la manera de doña Antonia Heredia, que es la suma de tres elementos: documentos, organización y servicio pero, tratando de buscar respuestas a las actitudes de los archivistas y más aún a la gestión misma de los archivos, diremos que éstas dependen del peso específico que le concedamos a cada uno de estos elementos. Tratemos de ejemplificar.

Si pensamos que los documentos son la parte esencial del concepto, nuestras tareas de administración archivística tendrán que ver más con el rescate, la conservación, el acopio, el crecimiento de nuestra masa documental y por supuesto que si estas tareas no están lo suficientemente reguladas y no tienen un sentido plenamente archivístico, nuestros archivos pueden convertirse en grandes acervos que, independientemente de su procedencia y de su orden original, incrementen el prestigio social y cultural de nuestras instituciones en aras de una memoria que bien puede estar dispersa, y plantear como valor fundamental el contenido, el dato del documento y el documento mismo como ente aislado, no como parte de un conjunto formado de manera, digámosle así, natural.

De otra manera, si tomamos como elemento sustancial el servicio, la difusión, la utilidad inmediata del archivo (bien conocida es la idea de que un archivo que no se conoce es como si no existiera), y seguimos nuevamente postergando la connotación archivística del concepto podremos tener, casi a manera de centros de información o documentación, nuestros archivos perfectamente listos para dar servicio; podremos priorizar la factura de bases de datos, de programas de digitalización, de listados documentales y hasta de catálogos perfectamente indizados que den cuenta de la eficacia y la alta capacidad con que nuestra institución archivística administra la información que se contiene en ella. Sin embargo podría darse el caso (como creo que se da, sobre todo ahora, cuando para las sociedades modernas la transparencia en la información, se hace un requisito indispensable para la democracia) de que precisamente esos requisitos de información de la sociedad a partir de la transparencia y de la utilización de nuevas tecnologías, imperen sobre los principios y métodos archivísticos y de alguna manera, los archivos se conviertan en centros de

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información que bajo esas prioridades resuelvan, con afanes inmediatistas, los requerimientos de esa sociedad ávida de indagaciones.

La otra opción de la archivística y considero que la esencial, es la de priorizar sobre cualquier elemento componente del archivo, el aspecto de la organización, es decir, de la forma, de la manera en que están dispuestos los documentos, en que están vinculados, relacionados, jerarquizados dentro de una estructura específica y no otra y que por lo mismo le imprime su sentido único, definitivo y definitorio al archivo como conjunto orgánico en el cual cada uno de sus elementos, es decir sus documentos, están vinculados entre sí; sus expedientes dispuestos ordenadamente dentro de series que son producto de una estructura organizacional y que por lo mismo atienden también a funciones que deben ser tomadas en cuenta para la organización de los archivos.

Esta es la imagen sobre la cual debemos de construir nuestra gestión archivística, sobre la cual debemos administrar nuestras acciones y nuestras actitudes dentro del archivo. Esta visión que concibe al archivo como conjunto orgánico es la que debe regir en cada uno de los proyectos y de los programas que se generen en el mismo pues es, a partir de ella, que realmente podremos ofrecer a la sociedad una visión académica de nuestra profesión; es así que podemos realmente brindar no solamente un servicio sino un conocimiento válido por sí mismo y no supeditado a la utilización que de él hagan otros profesionales.

De esa manera podremos realmente valorar la actividad y la profesión archivística, mirándonos a nosotros mismos no sólo como intermediarios entre el documento y el administrador o el investigador, sino como productores de un conocimiento que requiere, para serlo, de un proceso de investigación equiparable al de otros profesionales y por qué no, al de otros científicos sociales.

Así, la gestión de nuestros archivos tendrá realmente un sentido académico, tendrá un objetivo que irá más allá de tener siempre el documento solicitado a punto de consulta y que más tiene que ver con la construcción de un orden o con la reconstrucción del mismo cuando por alguna razón se ha perdido.

Una vez ubicado el contexto conceptual sobre el cual considero que debemos movernos como archivistas, trataré de hablar sobre la gestión o administración archivística en la actualidad y para hacerlo, creo que es necesario saldar cuentas pendientes que tenemos con el pasado para no

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entrar abonando e hipotecando nuestro presente o peor aún, construyéndolo sobre bases endebles e inconsistentes.

Así, tenemos cuestiones pendientes que en muchas de nuestras sociedades no están realmente agotadas y en los peores casos ni siquiera esbozadas, por lo que considero necesario hacer un breve recuento de algunas de ellas.

Los retos de siempre en la gestión de archivos El concepto Tendríamos que empezar, de nueva cuenta, con la conceptualización del archivo como una forma de establecer mecanismos homogéneos, que permitan entender a la profesión y más aún a su objeto, el archivo, con parámetros similares que privilegien los aspectos de organización y dar así, un sentido académico a sus objetivos y a sus programas y proyectos.

Podríamos pensar en el archivo tal y como lo hemos venido haciendo, como un proceso de construcción documental cuyos límites, formas y discurso están delineados y en cierto modo, dispuestos a partir de la existencia misma de las instituciones, de la forma en que éstas se estructuran y plantean sus relaciones internas y su vinculación con entidades externas.

Debemos pensar en el archivo como proceso, lo decimos nuevamente, como producto de ciertas condiciones específicas, de un contexto que le da sentido, forma y esencia, de ciertas prácticas que lo moldean y a su vez son moldeadas por el archivo mismo. El archivo debe verse pues, desde este aspecto, como una constante interrelación consigo mismo y entre sus diversos elementos constitutivos; con otros archivos como parte de una totalidad que se limita desde sus propias condiciones y características y, finalmente, con el contexto, no necesariamente documental ni discursivo, más bien institucional y de prácticas políticas, económicas y de otra índole, que le dan sentido y esencia.

Todo esto nos lleva necesariamente a la necesidad de homologar los conceptos adyacentes y los métodos que el archivista utiliza para el desarrollo de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos.

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La terminología Crear glosarios y en lo posible arribar a consensos sobre terminología archivística, sobre los procesos y la metodología para cumplimentarlos, sobre los conceptos que tienen que ver con los archivos y los documentos, son cuestiones que se antojan como los eternos pendientes que será necesario resolver para arribar de mejor manera a la modernidad que exige precisamente, entre otras cosas, normalización y homologación en el lenguaje y la concepción.

La formación profesional Por supuesto que estos temas de la normalización tienen que ver con otros como la formación del archivista y su profesionalización. Las escuelas especializadas en impartir el conocimiento archivístico muchas veces se conforman con reproducir lo establecido por algunos teóricos y plantear algunos problemas prácticos que permitan al futuro archivista enfrentarse, con los menores problemas posibles, a un mercado laboral sin muchas pretensiones. Pocas veces las escuelas se preocupan por preparar profesionales dedicados no solamente a servir la documentación al administrador o al investigador, sino a prepararlo para ser él mismo un investigador de los archivos, de la archivística y no sólo de la documentación. Que se entienda que la investigación para el archivista es el establecer o restablecer las relaciones que se dan entre los documentos a fin de conformar la visión global del conjunto archivístico. Todo esto a través del tiempo y a partir de la estructura orgánicofuncional que sustenta esas relaciones documentarias y que a lo largo de un proceso de acumulación documental, establece relaciones internas, se vincula con entidades externas, produce rupturas, etcétera. Se trata de indagar, de investigar el archivo a través de sus relaciones intrínsecas, de su relación con otros archivos y finalmente, de su relación con el entorno cultural. Es decir, tenemos que ver el archivo como un objeto de investigación que permita realmente desarrollar un conocimiento que le de sentido y validez a la figura académica del archivista. Debemos pues administrar el conocimiento archivístico, gestionar la transmisión del mismo, pero antes, y mucho antes, tenemos que construir ese conocimiento.

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El perfil del archivista En este mismo sentido considero necesario hablar sobre el perfil del profesional, del especialista en archivos pensando en él como ese profesional que ve hacia atrás y hacia adelante —como un moderno Jano— sin permitirse por ello perder la posibilidad de conducir su presente y el de su objeto de estudio por los mejores caminos del conocimiento. Pensar en el archivista como en aquél que teniendo en sus manos el control mismo del tiempo institucional, no por eso se sustrae de provocar en el presente las posibilidades de construir de la mejor manera una estructura sólida en qué basar la documentación y manejar archivos con ese sentido orgánico que en conjunto constituyen la totalidad de la administración y por tanto, de la memoria escrita de los hombres en sociedad.

Pensar en el archivista como el profesional que ante esa doble perspectiva, sabe perfectamente que ninguno de esos dos objetos de su interés (pasado y futuro) tendrían sentido si no atiende a su presente y a los retos que del mismo se derivan.

Me parece ideal la figura de Jano —para delimitar el perfil profesional del archivista— como “señor del triple tiempo” pero también como el señor de las puertas y de los comienzos. La puerta, a fin de cuentas, plantea la idea de entrada aunque también de salida, de inicio aunque también de conclusión; y en este sentido la figura de Jano se me antoja para pensar, nuevamente comparando los perfiles, en la posibilidad de un profesional que inicia, que comienza, que emprende, que encabeza, pero también de aquél profesional que concluye, que consuma, que perfecciona, que aporta, en fin, que tiene, nuevamente, el control, el equilibrio entre la voluntad y la posibilidad real de ser, de la energía que permite emprender y la experiencia que otorga madurez a esa posibilidad. ¿Qué es esa doble vertiente, administrativa e histórica de los archivos, sino la posibilidad de manejar información referida a diversos momentos de nuestras instituciones? y ¿qué es entonces esa capacidad de manejar herramientas para administrar mejor nuestros archivos, tales como la paleografía, la diplomática, la reprografía y por supuesto las tecnologías de la información, sino la posibilidad de ver siempre hacia el futuro no sólo de nuestra profesión (lo cual bastaría para ser

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válido) sino del conocimiento mismo y de las posibilidades de aportar más y mejor a la sociedad? En fin, considero que en principio ese es el perfil que nos debe interesar del profesional de los archivos, el que ve hacia atrás y hacia delante sin permitirse por ello perder la posibilidad de conducir su presente y el de su objeto de estudio por los mejores caminos del conocimiento.

El perfil del archivista ante cualquiera de los retos que se le presentan debe ser el mismo; aquél que es capaz en un aspecto integral de administrar y dirigir cualquier institución archivística, sea histórica, intermedia o de gestión; aquel que sabe dirigir y llevar a su personal a la consecución de proyectos con un amplio y fundamental sentido archivístico, destacando la importancia de la relación existente entre las piezas documentales a partir de una estructura institucional; el que concibe el archivo y por tanto a la profesión archivística, a partir de profundas reflexiones y análisis constantes, como una forma de producción de conocimientos válidos por sí mismos y que con eso puede ofrecer a la sociedad algo más, mucho más que un servicio que se da por añadidura. En fin, ese que es capaz, con sus pensamientos y acciones, de hacer avanzar la profesión en aras de una conciencia y una cultura archivística, tan necesaria en estos tiempos de nuevas tecnologías y de transparencia de la información.

Otros retos Continuando con los retos en la gestión de los archivos, en un aspecto más práctico, tenemos pendiente también la implantación de sistemas archivísticos en los distintos niveles de la actividad. Desde esos grandes sistemas nacionales hasta los institucionales que hagan posible la aplicación del Ciclo Vital de los documentos en sus diversas etapas y en sus diversos valores. Pensar en nuestros archivos no como la fragmentación que los concibe como objeto de la gestión documental por el lado administrativo o de la idea histórica, sino como esa visión que los integra, que los concibe desde el nacimiento de las instituciones y del documento mismo, vistos como parte de una archivística integrada.

Y por supuesto, como parte de esos pendientes que tenemos como profesionales de los archivos, es necesario considerar la formación de una conciencia y una cultura archivística, con la sensibi-

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lización que debemos crear en los distintos niveles de la sociedad y que tiene que ver con todos estos aspectos que hemos venido planteando y con muchos otros que también hemos mencionado.

Otro aspecto, que a últimas épocas se ha venido haciendo desde un planteamiento mercadológico y gerencial, es el papel que debemos adoptar ante la sociedad. La utilidad de los archivos es nuestro argumento más eficaz para plantear su importancia, ya como apoyo y sustento de la administración, ya como aporte y apoyo al conocimiento retrospectivo de las sociedades pero a fin de cuentas, como parte de esa memoria social que se sustenta en los documentos que esas mismas sociedades emiten y recuperan.

Sin embargo, es de considerar que si bien la utilidad de los archivos y por ende de los documentos es un argumento fundamental para crear conciencia y cultura archivística, es necesario, sobre todo, mostrar a la sociedad el aspecto académico de la profesión; la archivística como creación y recreación de un conocimiento, como transmisión del mismo y, finalmente, la archivística como difusión y extensión de ese conocimiento y como apropiación de todo aquello que se relaciona con la profesión. Por supuesto que estamos de acuerdo con una visión gerencial de la profesión archivística; el archivista debe tener esa capacidad de administrar, de conducir, de gerenciar dentro de las instituciones, pero... el eterno pero: ¿qué es lo que debe administrar el archivista ¿la información o los archivos?, ¿qué se debe privilegiar en momentos como este, en que nuestra sociedad reclama transparencia y acceso a la información y de esa manera los archivos son tocados tangencialmente por la ley, lo que a fin de cuentas nos beneficia?; como gerente, administrador, líder, ejecutivo, en fin, como se le quiera llamar, el archivista ¿qué clase de proyectos y programas debe privilegiar en aras, no sólo de la satisfacción de las necesidades inmediatas de la sociedad sino de un desarrollo trascendental de su profesión y de una cultura y una conciencia archivística que a fin de cuentas beneficiaría no sólo a su institución sino a la sociedad en su conjunto?

En el caso de la visión mercadológica diremos que por supuesto, nadie se podría oponer a que el profesional sacara beneficios económicos de su conocimiento y de su experiencia como archivista, sin embargo, ¿qué producto puede y debe ponerse a la venta en un mercado que tiene ciertos requerimientos que no siempre están acordes con los principios y doctrinas archivísticos?, ¿qué parámetros pueden y deben utilizarse para certificar la calidad de nuestra producción

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archivística? ¿Es acaso suficiente la aprobación de un cliente que poco o nada sabe de archivos y sí mucho de necesidades en materia de información?

Ubicándonos en ese mercado profesional lanzaremos unas preguntas más: ¿qué es lo que ofrecemos como profesionales a la sociedad?, ¿un servicio?, ¿un conocimiento?, ¿por qué y cómo nos juzga la sociedad como profesionales?, ¿como servidores a partir de la figura del archivista como gestor de la información y por tanto como intermediario entre el documento y el usuario (entiéndase cliente)? Si es esa la visión que de nosotros los archivistas prevalece en la sociedad, muy lógico será que nuestro perfil no sea muy valorado o bien valorado en tanto, como servidores de información podemos ser, hasta cierto punto, fácilmente reemplazables por otros profesionales, tal sería el caso de los informáticos.

Estos son, por mencionar sólo algunos, los pendientes que tenemos con la gestión de los archivos y que tendremos que revisar aún antes de tratar de resolver los retos que la modernidad nos impone y que intentaremos abordar a continuación.

Los nuevos retos Nuevas tecnologías Cuando hablamos de los retos que nos impone la modernidad tendremos necesariamente que referirnos a las nuevas tecnologías y su aplicación en los archivos. Tendremos asimismo que mencionar los requerimientos de información que las sociedades democráticas establecen para posicionarse en el nuevo orden mundial que impone la globalización. También podríamos hablar de la calidad de la información y del servicio que de ella deben cumplir las instituciones para una mayor eficacia en el logro de sus objetivos. Es desde estos aspectos —sin querer ni poder agotar el tema— que trataré de abordarlo.

Las nuevas tecnologías, las herramientas computacionales inciden cada vez con mayor auge en la vida cotidiana de cada uno de nosotros y por supuesto de las instituciones, sin ser los archivos la excepción.

Cuántas experiencias no conocemos sobre la urgencia de algunos de nuestros colegas por aplicar estas herramientas en sus acervos —tratando con ello de ingresar al mundo de la moder-

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nidad y de la tecnología— sin haber resuelto con anterioridad los retos que impone una concepción cabal del archivo como conjunto orgánico. Son muchas las experiencias de la creación de bases de datos para optimizar los servicios archivísticos sin existir previamente una organización del material. Son también muchos los casos que nos hablan de proyectos de digitalización sin que exista una previa valoración documental y mucho menos la ordenación de los documentos. Sin embargo, en ese afán modernizador, los archivistas queremos comprar problemas que si bien atañen a esas necesidades de información que la sociedad nos requiere, no son propiamente competencia de la archivística. Nos preocupamos, por ejemplo, más de la durabilidad de los soportes que de la valoración de los documentos, más de la migración que de la identificación, más de la difusión por redes que de la conservación. En fin, problemas que si bien tienen que ver con nuestros objetivos, la sociedad cibernética tendrá que irles dando respuesta.

No se trata pues de asumir un papel que no nos corresponde; el reto es incorporar la tecnología a la archivística y también, por qué no, la archivística a la tecnología. El archivista deberá plantear las pautas de esta incorporación sin hacer sucumbir los principios rectores de su disciplina El archivista es responsable de la aplicación de los principios fundamentales que han regido y rigen la disciplina, sea cual sea la base en que se sustentan sus proyectos, entiéndase manual, mecánica o electrónica.

La aplicación de los principios archivísticos como el de Procedencia y Orden Original y el de la Descripción Multinivel, implica para el archivista el verdadero reto de su profesión, sin importar mucho la base material en que aterrizará su aplicación. El archivista debe cuidar que la estructura archivística, implícita en la jerarquización a diversos niveles, se refleje y cumpla, ya en el papel, ya en la pantalla de una computadora.

El archivista es el responsable de la información y por tanto, debe atender las cuestiones relacionadas con la forma en que ésta debe ser tratada y procesada, no sólo para dar servicio sino para aportar conocimientos a la sociedad a través de los archivos plenamente organizados y dentro de un contexto archivístico e histórico capaz de otorgar a los documentos su verdadero y amplio sentido.

En este sentido, diremos que si bien los sistemas informáticos permiten la automatización de las operaciones de gestión documental que se realizan en el archivo, no suponen la sustitución de

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las tareas tradicionales por otras nuevas, sino que permiten hacer más ágiles los diversos procesos archivísticos.

Tomando en cuenta estos factores de utilidad, podremos entender a la computadora como una herramienta al servicio del archivista para coadyuvar con él en la optimización de los procesos en los que participa.

La automatización presenta indudables beneficios pero exige también sortear numerosas dificultades y presenta el grave riesgo de desestabilizar el funcionamiento del archivo — normalmente limitado en recursos— al plantear de manera urgente necesidades informáticas que no estaban contempladas, aun cuando el archivo no tenga concluidos los procesos básicos de organización y descripción. 1

Transparencia y acceso a la información La apertura a la información, cada vez más demandada por las sociedades modernas, es otro de los retos que los archivistas debemos de enfrentar. La vida democrática establece como necesarias la apertura y la transparencia en la información que el Estado y las instituciones producen y que, precisamente deben hacer públicos para evitar que la obscuridad de sus actos lleve al autoritarismo.

En México como todos sabemos, se puso en vigor la Ley Federal de Transparencia y Acceso

a la Información Pública Gubernamental, aprobada en abril del 2002 y publicada en junio de ese mismo año.

Esta ley pretende, precisamente, poner a disposición del ciudadano en general la información que emana del gobierno y sus dependencias, aunque esta misma ley ha servido para que en los Estados y en otras instituciones, no necesariamente gubernamentales, se establezcan también leyes locales con el mismo espíritu.

La ley, si bien tiene mucho que ver con la información y por ende, diríamos los archivistas, con los archivos, corre el riesgo de ser resuelta precisamente por otro tipo de profesionales pues las instituciones, en aras, como constantemente sucede, de una solución inmediata, echan a andar la Véase un tratamiento más amplio que el autor hace sobre el tema de la archivística y los avances tecnológicos en “La planeación de los sistemas automatizados en los archivos históricos: el caso del AHUNAM” en Villanueva, Gustavo [coord.] La Archivística y las nuevas tecnologías: reflexiones y experiencias, Puebla, BUAP-RENAIES, 2004, (Formación archivística IV), pp. 63-84.

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maquinaria que no necesariamente es la más adecuada para la archivística es decir, no se contemplan siempre los principios rectores de nuestra profesión y se privilegia en cambio la inmediatez, la eficacia en el servicio de la información, la velocidad, por decirlo de algún modo, aún y cuando —insisto— no se hubieren resuelto las cuestiones básicas de la archivística.

Esta Ley en nuestro país ha producido gran revuelo y hasta temores en tanto como buena disposición legal, establece sanciones por su incumplimiento. Tendríamos que tener cuidado de que en aras del cumplimiento legal, no vayamos a sustituir a los archivos por centros de documentación o en centros de gestión documental e informativa. Creo que es un buen momento para que los archivistas establezcamos las líneas sobre las cuales deberá bordarse el desarrollo moderno de nuestra profesión ante una necesidad concreta de la sociedad. Nuevamente pensemos en la organización como prioridad en los archivos y el cumplimiento —el servicio— de la información se hará por añadidura.

En lo referente a la problemática archivística, la Ley establece ciertos requerimientos que deberán cumplir las dependencias gubernamentales a fin de organizar, clasificar y ordenar la información contenida en sus archivos. De esta manera, el Archivo General de la Nación, como máximo órgano archivístico en nuestro país, y el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI), creado expresamente para encauzar la Ley, han venido elaborando una serie de herramientas para dar cumplimiento puntual a esos requerimientos archivísticos. De esta manera, en un periodo breve, han venido circulando en nuestro país, a saber: el Instructivo para la elaboración de la Guía Simple

de Archivos, Los lineamientos para la organización y descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la administración pública, El instructivo para la elaboración del cuadro general de clasificación archivística que marca la estructuración funcional de las instancias de gobierno como el eje para la clasificación de sus archivos, Los lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la administración pública federal, etcétera. instrumentos que si bien en algunos de sus aspectos son discutibles, archivísticamente son un intento, como no se había dado en nuestro país, por homogeneizar y normalizar las diversas tareas.

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La certificación Lo mismo pensaríamos con la certificación que por supuesto, tiene mucho que ver con la idea de normalización y estandarización, tanto de los productos de la archivística como de los procesos que nos conducen a ellos.

La normalización es un proceso dinámico y continuo, imprescindible para el funcionamiento óptimo de toda organización y la obtención de buenos resultados. La necesidad de realizar el análisis y procesamiento de los documentos, tanto a nivel nacional como internacional, de forma tal que éstos sean comprensibles y compatibles entre sí, resulta cada vez más urgente. Es por esto, siguiendo estas necesidades de las administraciones modernas, que se han desarrollado diferentes normas internacionales en el campo de la documentación y de la información científica y es en este sentido que la International Standard Organization (ISO) tiene como propósito fundamental promover a nivel mundial el desarrollo de la normalización y de actividades afines, con el objetivo de permitir el intercambio internacional de productos y servicios en los sectores de la producción y por supuesto, de la administración.

Pero además del intercambio, se busca como base de toda administración moderna, la calidad, entendida como filosofía de gestión, para introducir conceptos como el de la administración del cambio, la administración de proyectos, la visión gerencial de los archivos, la gestión de programas y de servicios archivísticos, la gestión de documentos electrónicos, etcétera. Aunque, como hemos visto, el objetivo es, casi siempre, responder a las preocupaciones y a las necesidades de los usuarios, es decir, el servicio como producto y no el conocimiento.

Si bien, esta tendencia normalizadora que busca el intercambio y la eficacia, tiene ya productos concretos dentro de la archivística tales como la ISAD-G, también es cierto que la aplicación de los elementos de esa Norma no ha podido generalizarse en nuestras instituciones archivísticas, aún y cuando se entienden las múltiples ventajas de su aplicación y más todavía, la concepción archivística que, siguiendo los principios básicos y fundamentales, rige a ese instrumento normativo.

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A manera de conclusión, diré que las administraciones deberán considerar dentro de sus posibilidades de modernización y actualización, de tal forma que respondan a las exigencias reales de una sociedad actual, a los archivos, y no pensar en ellos como un elemento más de modernización, sino que la modernización de la administración pública debe basarse precisamente en esa gestión de los archivos y de los documentos. Se tratará entonces de una integración de esfuerzos, de renovación y modernización institucional en los que la administración deberá ir de la mano con los archivos, concebidos, concluyo, como un proceso de acumulación documental que produce ese conjunto orgánicos de documentos que se integran a través del tiempo y como parte de la estructura orgánica y funcional de las instituciones y que por lo mismo, deberán ir a la par, siempre con esa misma idea de modernización y renovación, con las administraciones modernas, pero, por supuesto, sin menoscabar los principios que le dan esencia, sentido y rumbo a la archivística.

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Índice

Presentación ................................................................................................................ 5 1 Reflexiones en torno a los conceptos de archivo y de archivística .......................................... 13 La archivística y la historia ............................................................................................ 15 El archivo como memoria ............................................................................................ 17 El archivo como orden ................................................................................................ 19 El archivo como cultura ................................................................................................ 24 El archivo como proceso ............................................................................................. 29 2 El problema de la terminología en la archivística ............................................................ 37 Los conceptos y los términos ........................................................................................ 39 La terminología archivística ........................................................................................... 42 Intentos de unificación terminológica ............................................................................. 44 Archivística, archivonomía, archivología ........................................................................... 48 La archivística, ciencia o disciplina técnica ........................................................................ 51 Archivista, archivero o gestor de documentos ................................................................... 54

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El archivo ................................................................................................................. 56 Otro ejemplo más: los instrumentos descriptivos ................................................................ 60 3 El Principio de Procedencia y su importancia en el desarrollo de la archivística ..................... 63 Desarrollo histórico del Principio .................................................................................. 65 Desglose del concepto ................................................................................................ 70 Características y ventajas del Principio de Procedencia ....................................................... 73 Aplicación del Principio de Procedencia ......................................................................... 76 4 El Ciclo Vital del documento: Sustento de la teoría archivística ........................................ 85 Importancia de la bibliografía archivística ........................................................................ 87 El Ciclo Vital del documento ....................................................................................... 88 Desarrollo histórico de la doble valoración de los documentos de archivo ................................ 90 5 La disyuntiva archivística: conservar o eliminar ............................................................... 101 Consideraciones generales .......................................................................................... 103 Depurar o no depurar ............................................................................................... 104 El valor archivístico del documento .............................................................................. 106 La valoración y las nuevas tecnologías ........................................................................... 108 La metodología de la valoración y de la depuración documental .......................................... 111

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6 La archivística y su relación con otras ciencias ............................................................. 127 La archivística y la administración pública ...................................................................... 131 La archivística y la historia .......................................................................................... 132 La archivística y la diplomática .................................................................................... 134 La archivística y la paleografía ..................................................................................... 136 La archivística y la informática ..................................................................................... 137 7 La gestión de archivos como síntesis del conocimiento archivístico ................................... 141 Los retos de siempre en la gestión de archivos ............................................................... 146 El concepto ................................................................................................ 146 La terminología ............................................................................................ 147 La formación profesional ................................................................................ 147 El perfil del archivista .................................................................................... 147 Otros retos .................................................................................................. 149 Los nuevos retos ....................................................................................................... 151 Las nuevas tecnologías ................................................................................... 151 Transparencia y acceso a la información ............................................................. 153 La certificación ............................................................................................ 155

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La archivística objeto e identidad se terminó de imprimir el 00 de .... de 200... El tiraje fue de mil ejemplares, financiado por el ... El costo de negativos, impresión y encuadernación es de $00.00, incluyendo IVA.

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