La archivística y las nuevas tecnologías: Reflexiones y experiencias

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Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior

Archivo Histórico BUAP

La archivística y las nuevas tecnologías Reflexiones y experiencias

Gustavo Villanueva Bazán Coordinador

Serie Formación Archivística 3

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Gobernador Constitucional del Estado de Puebla, Melquiades Morales Flores Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, Enrique Agüera Ibáñez Director del Archivo Histórico Universitario, Alfonso Yáñez Delgado Director de la Serie Formación Archivística, Gustavo Villanueva Bazán Diseño de fotografía y digitalización, Gustavo Villoria foto tomada por Fernando Hernández Diseño, Ileana Gómez Torres Corrección de Estilo, Sonia Ramírez Torres

© Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Archivo Histórico Universitario Reforma 531 Centro Histórico Tel: 2327479 e-mail: tiempo@siu.buap.mx ISBN 968863747-5 Impreso y hecho en México Printed and made in Mexico 4

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Presentación

Es indudable la importancia que las nuevas tecnologías han desarrollado en los diversos ámbitos de la actividad humana. Por supuesto los archivos no son la excepción y la aplicación de éstas ha venido a revolucionar los diversos procedimientos archivísticos para su conservación, organización, descripción, servicio y difusión. En algunos casos, los nuevos sistemas han trastocado los principios archivísticos, sobre todo, cuando éstos no son lo suficientemente sólidos en las instituciones.

De esta manera, la archivística se enfrenta a nuevos retos que si no son resueltos de manera adecuada, pueden traer consigo la desaparición o cuando menos, la transformación de su esencia y de su identidad. Si bien existen principios universalmente aceptados en la archivística, éstos pueden ser desplazados por la urgencia de la aplicación de las tecnologías que a su vez plantean nuevas formas de concebir y de hacer en el campo de los documentos.

Esa manera tradicional de ver a los archivos como una actitud de servicio a la administración y a la investigación, sin tomar en cuenta, como esencia del ser mismo de la disciplina, la forma de interrelación de los elementos que los componen, es decir, de los documentos y de las relaciones que entre los mismos se desarrollan en un marco institucional basado en estructuras y funciones, resulta altamente peligrosa, sobre todo, cuando la aplicación de nuevas técnicas de procesamiento de la información buscan imponer nuevos métodos y nuevas formas de hacer en los archivos.

Esto implica para la archivística, la necesidad de reforzar sus principios y sus métodos, no para rechazar a esas nuevas tecnologías sino para buscar su aprovechamiento en aras de una

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modernización que, sin abandonar los conceptos y principios fundamentales, le permita a la disciplina avanzar al ritmo de los nuevos tiempos.

No se trata por supuesto, de cerrar los ojos ante realidades evidentes que sin más se van posicionando sobre todo en un mundo altamente globalizado. No se trata tampoco de pintar nuestra raya ante los avances tecnológicos que día con día nos invaden, mucho menos se trata de tomar posiciones conservadoras que a fin de cuentas nos harían caer en un estancamiento y en un retroceso del cual necesariamente saldríamos perjudicados.

Se trata definitivamente, de tomar una posición ante los avances de la ciencia informática, se requiere tomar lo que nos ofrece para beneficio de nuestra disciplina y por supuesto, de los beneficiarios de los archivos. Se necesita buscar las formas y maneras de entrar al mundo de las nuevas tecnologías pero conservando y aún más, reforzando los principios y conceptos que han venido dando sentido a la archivística.

Se trata así, de aprovechar las ventajas que las herramientas computacionales nos ofrecen para avanzar en nuestras tareas cotidianas, para reforzar nuestros planteamientos, para ofrecer mejores servicios, en fin, para mejorar como disciplina.

Y esto nos lleva, como hemos dicho, a reforzar nuestra teoría y buscar su aplicación, independientemente del soporte en que nuestros documentos se elaboren. Debemos encontrar las formas adecuadas para la implantación de sistemas automatizados con base en nuestros principios fundamentales como pueden ser el de procedencia y orden original y el de la descripción multinivel establecido como norma en la ISAD-G. Existen ya varios intentos al respecto, algunos de ellos a nivel internacional, bajo la dirección del Consejo Internacional de Archivos, las normas ISAD-G y la ISAAR-CPF son la mejor muestra de esto. Otro caso sería la publicación en 1997 de la Guide for managing electronic records from an

archive perspective, por parte del Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos. Sin embargo, la aplicación de las nuevas tecnologías dentro del ámbito archivístico, podríamos afirmar, no ha sido lo suficientemente extendida por lo que, podría quedar solamente como un buen intento de respuesta a los retos que nos lanza la sociedad contemporánea.

Es necesario también mencionar los intentos de estandarización archivística a nivel internacional, las diversas ISO que tienen que ver con los archivos y la descripción tratan también de

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establecer las posibilidades de acercamiento a las modernas tecnologías con base en tratamientos archivísticos adecuados y basados en conceptos y principios aceptados universalmente por nuestra comunidad profesional.

Sin embargo, y pese a todos esos esfuerzos, muchas instituciones archivísticas parecen caer en la tentación del menor esfuerzo con aparentes mayores logros. Son múltiples los casos que podríamos señalar en que en los archivos se están aplicando sistemas automatizados sin efectuar las tareas previas que nuestra disciplina establece. ¿Cómo realizar catálogos automatizados si antes no hemos desarrollado los procesos de clasificación y ordenación?, ¿cómo digitalizar sin antes haber establecido los valores en nuestra documentación y sin haber efectuado los procesos de identificación de nuestras series documentales?, ¿cómo poner a disposición de nuestros usuarios esas bases de datos automatizadas cuando no hemos ni siquiera elaborado un cuadro de clasificación que intente reconstruir la organicidad del conjunto documental? En fin, esos ejemplos podrían llenar cientos de páginas que nos llevarían a la conclusión de que estamos yéndonos por el camino fácil y a fin de cuentas erróneo de aprovechar sin cuestionar, de aplicar sin plantear correctamente los modelos archivísticos en nuestras instituciones.

Un primer paso, considero, para buscar la mejor solución a los retos a que nos enfrenta la tecnología actual, es el de la reflexión, el de la confrontación de experiencias y el de compartir una y otras con nuestros colegas para que, una vez analizadas, podamos realmente utilizar nuestro criterio, conocimiento y experiencia, en aras de soluciones archivísticas aplicadas con base en las nuevas tecnologías. No olvidemos que las computadoras son solamente herramientas al servicio de las sociedades.

Esta obra, que ahora presentamos dentro de la Serie Formación Archivística de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, tiene precisamente la intención de poner en la mesa de la discusión el tema de las nuevas tecnologías, a través de reflexiones, breves pero concisas, y de experiencias diversas de aplicación en el campo de la informatización de los archivos.

Se trata de ocho textos que intentan poner al servicio de los lectores, las reflexiones y las experiencias de aplicación de sistemas automatizados en el campo de la archivística. Reflexiones acerca del documento electrónico y su repercusión en la concepción tradicional del archivo que

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nos expone Luis Torres, sobre la aplicación de las nuevas tecnologías en el terreno de la difusión archivística, que presenta Alma Gómez, como una forma de concebir la transmisión no sólo de los contenidos documentales de nuestros acervos sino aún más, la experiencia y reflexiones que emanan de nuestro cotidiano hacer en materia archivística y por supuesto, las reflexiones sobre la importancia de la automatización como parte de la planeación en los archivos de lo cual nos habla Enrique Lira.

Se trata también de textos que nos hablan sobre experiencias concretas de aplicación de esos sistemas automatizados en algunas instituciones archivísticas como el Archivo de la Contaduría General de la Nación en Argentina con sede en Buenos Aires, por Eduardo Carlos Román, quien nos describe la forma en que llevaron a cabo los sistemas de procesamiento de documentos y la digitalización de imágenes. Casos como el del Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México que en dos artículos se expone, primero, por quien esto escribe, la manera en que se llevó a cabo el Sistema Integral de Consulta Automatizada denominado ARHISTO-UNAM y la propuesta técnica de creación de bases de datos en los archivos históricos por

Armando Torres, con base en esa misma experiencia. Finalmente, Yolanda Alcántara nos expone algunas de las experiencias en cuanto a la aplicación de las nuevas tecnologías y la reproducción documental en la Universidad de Guadalajara.

Sabemos pues que en la medida en que vayamos exponiendo y poniendo en la mesa de la discusión las diversas reflexiones y las muchas experiencias de aplicación de sistemas automatizados en nuestros archivos, es como podremos avanzar y desarrollar programas acordes con esa posibilidad de tratamiento archivístico dentro de nuestras instituciones y sobre todo, mediante la aplicación de los principios archivísticos, lo que hará que nuestra disciplina se consolide como una forma de conocimiento que busca desarrollar métodos y técnicas que permitan su desarrollo como expresión válida de la sociedad en busca de su capacidad de organización y administración y por supuesto, de su memoria histórica.

Sea pues este número, el IV de la serie Formación Archivística, de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, nuestro aporte para el desarrollo del conocimiento archivístico y la

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consolidación de sus principios, métodos y técnicas en ese ámbito que día con día se hace más imprescindible en el desarrollo de las instituciones, el de las nuevas tecnologías y de los procesos automatizados.

Gustavo Villanueva Bazán

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Algunos retos de la archivística en la era informática

Luis Torres

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Monroy Historiador por la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM. En 1995 ingresó como parte del personal académico al Archivo Histórico de la UNAM del Centro de Estudios sobre la Universidad (CESU) donde ha participado en la organización y descripción de varios de los fondos que lo conforman. Se ha especializado en diversos temas de la archivística y en paleografía, ha colaborado en publicaciones especializadas y en diversos eventos sobre la materia.

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La incorporación de las nuevas tecnologías a los archivos plantea un problema con dos vertientes fundamentales: una, la que se refiere a la aplicación de nuevas tecnologías para la informatización de los archivos tradicionales, y la otra que se refiere al tratamiento y conservación de los archivos informáticos o virtuales de origen, los que nacen en nuevos soportes; entre esto dos rubros problemáticos existe otro que, igualmente, merece una atención especial y concretamente me refiero al que se plantea en el ámbito de la coexistencia de las formas tradicionales de gestión documental y de las modalidades de creación y gestión documental con tecnología informática, es decir, esa especie de proceso híbrido en el que conviven antiguas y nuevas formas de producción y gestión documental, fenómeno similar al que en su momento nos enfrentamos los archivistas al tratar al mismo tiempo con documentos manuscritos, mecanuscritos e impresos.

En el presente trabajo se abordará fundamentalmente lo referente a la incidencia tecnológica en los archivos electrónicos o virtuales de origen.

Los problemas del tratamiento de los documentos electrónicos de origen han sido una preocupación internacional más o menos constante desde mediados de la década de los sesenta, pero esta preocupación se acentúa sobre todo a partir del Congreso Internacional de Archivos celebrado en París (1988) y continúa en el Congreso de Montreal (1992), pero sin duda, el hecho más importante habría de darse en 1993 con la creación del Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos.

Ya para el Congreso de Beijing (1996) en su cuarta sesión plenaria, y gracias al trabajo del ya citado comité cuya denominación se ha ido adecuando, se contaba con un informe que incorpora la problemática detectada y donde se perfilan también una serie de elementos para resolverla.

En 1997, y a partir del trabajo realizado por ese comité, se publicó en París la Guide for

managing electronic records from an archival perspective, misma que, en 1999, edita el Archivo General de la Nación (México) con el título Guía para la administración de documentos electrónicos desde la perspectiva archivística. Esta publicación representa en sí misma un importante

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instrumento que con toda seguridad será de gran utilidad para establecer un diálogo internacional que permitiría avanzar en la búsqueda de las respuestas al impacto de la evolución tecnológica sobre todo en la forma de asumir la teoría y la práctica archivísticas. Parto de la idea de que ningún campo de la actividad humana puede permanecer al margen de las innovaciones tecnológicas, y persiste en cada uno de ellos la necesidad de reformular planteamientos, sin que en ello les vaya la pérdida de su sentido y esencia. Contribuir a este diálogo ofreciendo algunos elementos para responder a la preocupación y hasta a cierta angustia que se puede percibir en algunos archivistas por el impacto que las transformaciones tecnológicas tienen y tendrán en la archivística, es el propósito de estas reflexiones que necesariamente retoman algunos planteamientos que ya con anterioridad se han dado a conocer en distintos foros.

El ejercicio implica, en primera instancia, reflexionar sobre los mitos que se han generado a raíz de la cada vez mayor incidencia del desarrollo tecnológico en los archivos; por ello considero conveniente abordar el supuesto impacto negativo de las nuevas tecnologías en los elementos esenciales de la disciplina, mismo que frecuentemente se identifica como ese monstruo apocalíptico que amenaza su existencia como tal. Luego, plantear algunos de los más importantes problemas reales que ya se pueden distinguir ante la gradual informatización de la producción, flujo y acumulación de documentos que, ciertamente, ha puesto en evidencia la carencia de una respuesta archivística a una realidad que hace ya algunos años era previsible y que sin embargo, sobre todo a los países importadores de tecnología, el vigoroso tobogán tecnológico —cada vez más acentuado— parece tomar por sorpresa. Frecuentemente, la incorporación de las nuevas tecnologías a las tareas archivísticas se identifica como el fenómeno que se encargará de sepultar a una disciplina que no tendría razón de ser en un mundo informatizado y conectado por redes que automáticamente pondrían a disposición de quien lo desee los repositorios que contengan la memoria social. La creciente incorporación de los medios electrónicos y magnéticos en el proceso de producción y flujo de documentos desde su etapa administrativa hace pensar en la ociosidad de la ejecución de tareas archivísticas fundamentales que podrían ser sustituidas con la programación adecuada de instrumentos informáticos que realicen estas operaciones, con la ventaja de la economía de tiempo y de recursos que ahora se destinan a este fin.

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A la primera preocupación, de antemano se puede decir que es entendible pero no justificable, porque gran parte de los argumentos que se esgrimen para sustentarla no tienen otra explicación que un desconocimiento de los fundamentos, pero también de los objetivos de la disciplina; se parte generalmente de la errónea idea de que la archivística tiene como objeto ser una herramienta cuya finalidad fundamental es proporcionar información expedita a un conjunto de usuarios, cuya cabal satisfacción se convierte en su aval más importante.

En este restringido concepto, esta área de la actividad humanística no tiene futuro posible en la era de las llamadas supercarreteras de la información porque, ciertamente, más tarde o más temprano, los procedimientos para llevar a cabo esta función podrían estar absolutamente automatizados y no habrá más qué hacer. Los archivistas sobrevivientes, entonces, nos podremos dedicar a incorporar —vía digitalización o técnica reprográfica en boga— aquellos documentos que entonces llamaremos preinformáticos, producidos antes del uso extendido de los soportes electromagnéticos, mismos que por la rareza de su soporte —el papel— pasarán a formar parte de los museos en su rubro de curiosidades antiguas.

Este tétrico panorama futuro de la archivística no tiene sentido si consideramos que nuestra disciplina antes que herramienta es método y, por lo mismo, antes que forma es esencia. El fin de la archivística es humanístico, no tecnológico; ninguna revolución tecnológica ha trastocado ni puede trastocar los elementos esenciales de una disciplina. La fortaleza de una disciplina, cualquiera que ésta sea, radica fundamentalmente en la solidez de sus principios esenciales, porque si éstos ceden al embate de las inercias externas, entonces no tendría sentido conservar esa disciplina como tal, y estaríamos frente al surgimiento de otra nueva, que pudiera —en todo caso— derivarse de la antecedente, pero que nunca podrá convertirse en su sustituta. Quizá, eso sí, podrá pensarse en la ramificación, especialización o parcialización del conocimiento, que no deja de tener sentido ante la aparición de nuevas necesidades que ya no encuentran respuesta en el ámbito de disciplinas que —como la archivística— han sido configuradas para solucionar problemáticas específicas y son socialmente reconocidas como soportes del conocimiento y dilucidación de fenómenos que interesan al estudio humanístico.

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El objeto de estudio de la archivística no ha cambiado, porque tampoco se ha modificado la función que se les reconoce a los archivos, y no necesita replantear o transformar su materia de estudio al influjo de las transformaciones que el entorno social experimenta. Antes bien, ha ocurrido que sus principios han venido desarrollándose, consolidándose y difundiéndose con una mayor fortaleza, esclareciendo una filosofía y una metodología al grado de ser éstas actualmente inconfundibles, lo que permite considerar a la archivística como una ciencia que transita rápidamente hacia su madurez y consolidación. Desafortunadamente este proceso ya superado en países desarrollados, en otros como el nuestro aún es materia de discusión y de reflexión en los pocos espacios académicos existentes lo que, esperamos, paulatinamente llevará a romper las inercias del pasado, principal factor de este retraso. No es entonces el avasallador empuje del desarrollo tecnológico lo que pone en riesgo a la disciplina, sino la conjugación de éste con la deficiente interiorización de los principios y conceptos fundamentales de la archivística.

En no pocas disciplinas la presencia de procedimientos informáticos ha sido responsable de una mayor estandarización de procedimientos tradicionales. Un ejemplo para los archivos lo es la normativa generada desde instancias como el Consejo Internacional de Archivos en materia de descripción,1 cuya tendencia se ubica en una mayor homologación de sus elementos que posibilite el intercambio de información, incluso a partir de procesos de automatización de archivos. En este mismo sentido, lejos de que la presencia de documentos electrónicos amenace la existencia de la archivística, la fortalece al replantear la necesidad de encarecer su presencia en etapas más tempranas del ciclo vital,2 pues la generación de este tipo de documentos ha puesto énfasis en la responsabilidad de incidir desde su propio diseño, a fin de asegurarse de que el documento cubra los aspectos fundamentales que le otorgan el carácter de evidencia o documento de archivo, independientemente de su soporte y del formato en que se contiene la información. Este proceso implica el diseño, implantación y monitoreo de un sistema sustentado en protocolos o códigos informáticos al servicio de la gestión, que acompañen al documento en las La ISAD (G) y la ISAAR (CPF) son un ejemplo claro de estandarización que tiene su principal impulso en la cada vez mayor aplicación de las herramientas informáticas en tareas esenciales como la descripción.

2 Véase Christine Nougaret, “El impacto de las tecnologías de la información en los archivos y el trabajo del archivista”, en Memoria del XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996, pp. 9-10.

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distintas fases de su ciclo vital; implica, por supuesto, establecer una serie de convenciones para la aplicación de estos protocolos y para que ese sistema sea capaz de transferir códigos a través de sus propias herramientas informáticas.

El reto fundamental aquí es establecer un control estricto del sistema o red, porque a diferencia de las redes que el mercado ofrece, la red o los sistemas de redes archivísticos exigirán un estricto control y monitoreo. Es fundamental aquí evitar que nuestra red o sistema de redes sean controlados al mismo tiempo por todos y por nadie, como sucede con las mencionadas redes que se nos ofrecen comercialmente.

El asunto es, entonces, asegurarnos de que los adelantos tecnológicos que se incorporan a nuestras actividades sirvan como esas herramientas que faciliten el logro de los objetivos que nuestra disciplina se plantea, no de ahora sino desde que se le ha reconocido como aquella que cumple con la tarea de conservar o reconstruir —donde es necesario— la inteligibilidad de las instituciones o entidades (públicas o privadas) y de individuos, que han producido y/o acumulado los testimonios en que han materializado sus funciones y actividades.

Básicamente se trata de hallar la forma de codificar los elementos que permitan distinguir tres niveles fundamentales en torno de los documentos: identificar al documento como tal, su relación con cada uno de los aspectos de la gestión y rescatar los datos que informan sobre su tránsito a través del ciclo vital. Todos estos datos deben ser inseparables del documento y debe cuidarse que puedan ser descifrables desde cualquier sistema informático que haya estado implicado durante el recorrido de su ciclo vital, pues ellos serán quienes permitan o limiten su archivación, igual que sucede con los archivos tradicionales, sólo que a partir de una herramienta distinta. Significa entonces, que por más que las formas para producir pan hayan cambiado al influjo de los adelantos tecnológicos que ese proceso ha incorporado, los insumos para hacer el pan siguen siendo esencialmente los mismos y este producto sigue cubriendo la misma necesidad.

En función de su objetivo, la archivística conserva un método invariable que se resume en la observación de un principio fundamental que es el de Procedencia y Orden Original, que no tiene otra finalidad que, a partir de la identificación de elementos contextuales, de la composición, estructura, jerarquía y correlación de los elementos en que se distribuyen las competencias y actividades de cualquier entidad, conservar o restablecer el estado orgánico que guardan los

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documentos que constituyen la memoria documental de un ente. En la correcta aplicación de este principio universal el archivista encuentra la garantía para la inteligibilidad de la vida de instituciones e individuos, pero además se asegura de mantener o rescatar el potencial informativo de los documentos que, de otra forma, se reduciría y hasta se alteraría. Si en la organización de una agrupación documental determinada resulta imposible reconocer la regencia o el respeto del principio de procedencia y orden original, nos encontraremos ante la imposibilidad de reconocer la inteligibilidad de esa agrupación documental, y esta realidad no excluye ni podrá excluir a los documentos informáticos.

Bajo esta perspectiva, la archivística lejos de ver minados sus cimientos experimenta un fenómeno de fortalecimiento, pero debemos tener en cuenta que este proceso de informatización exige una mayor responsabilidad de la disciplina en procesos en donde tradicionalmente su participación era limitada, tales son: el diseño, la producción, circulación, acumulación y uso de documentos desde la propia gestión administrativa, aspectos que reciben de frente los embates de la evolución del entorno social y tecnológico, en la conciencia de esa pugna subterránea —cada vez más abierta— en la que sabemos de antemano que, más tarde o más temprano, la producción y circulación de la información vía informática prevalecerá sobre las formas que se sustentan en el documento con soporte de papel.

La informática ha puesto en marcha una significativa revolución cultural desde que la red de redes o internet fue creada por El Pentágono en 1969; desde 1988 hasta 1995 duplicó su tamaño, y en los años recientes la proporción de su crecimiento es aun mayor.3 Este es un fenómeno que necesariamente afecta a todas las áreas del conocimiento, y al que cada una de éstas debe responder desde sus propias necesidades, pues de no hacerlo corre el riesgo de verse rebasada por la dinámica de los tiempos, lo que equivaldría a cargar con un lastre que irremediablemente frenaría su desarrollo y pondría en entredicho su existencia.

Ante este escenario, la archivística tiene que replantear su relación con las demás disciplinas de la administración; tiene que participar en el diseño técnico de la herramienta informática que habrá de constituir el sistema de archivación, pero además —y quizá en primer lugar—, tiene la responsabiliEl objetivo de ese proyecto fue el de favorecer el intercambio de información y de recursos informáticos entre instituciones militares y centros de investigación relacionados con la defensa. Su influencia se extendió a las universidades y centros de investigación y luego a las empresas comerciales.

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dad de impulsar la generación o adecuación de un marco legal que jurídicamente sustente cada uno de los procedimientos que requiere. En la era de los documentos electrónicos, la archivística tiene la ineludible responsabilidad de coordinarse con los productores de documentos de una forma más directa, pues —como más arriba se asienta— resulta indispensable que los criterios y los procedimientos que dan lugar a los documentos aseguren una forma eficiente de conservarlos durante la totalidad de su ciclo vital. Ciertamente esto significa que paralelamente habrá de darse una transformación cultural en otros niveles, misma que parte necesariamente del reconocimiento a la archivística acerca de su importantísimo papel como la disciplina responsable de la preservación de la memoria social. Por supuesto que, en paralelo, la disciplina está obligada a consolidar su identidad mediante una mayor profesionalización, misma que pasa por la consolidación de sus espacios académicos y por la superación del nivel técnico que generalmente se le concede.

Debemos reconocer que en los países del llamado “primer mundo” esta transformación tiene ya un camino recorrido y los debates fundamentales giran en torno a cuestiones más puntuales que tienen que ver con la estandarización de sus aspectos metodológicos (ya no su justificación) incluido por supuesto el asunto de la informatización de la gestión archivística.

La transformación cultural para muchos de los países subdesarrollados se plantea desde la propia creación de un marco jurídico general que otorgue consistencia normativa a los archivos (ley nacional o general de archivos), y donde expresamente se reconozca la validez de los documentos que desde su origen se contienen en soportes electrónicos, no sólo desde el punto de vista de sus valores relacionados con la administración sino también de aquellos valores que se requieren para sus diversos usos sociales, cuya preservación precisa de un cuidado especial de los valores secundarios del documento y de los archivos como tales.

Para efectos de la informatización de los archivos se requiere de una real operación de los sistemas de archivos. Ahora más que nunca tiene sentido pensar en esa centralización normativa y descentralización operativa que se perfilaba como la columna vertebral del Sistema Nacional de Archivos que hace algunos años se planteaba desde el Archivo General de la Nación en México, porque dado el progresivo proceso de descentralización de la administración,4 y sobre Muy pronto podremos lamentar que, ante la ausencia de una normativa general en materia de archivos, algunos sectores descentralizados mantengan un manejo discrecional de su patrimonio documental.

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todo a raíz de la expedición de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,5 es evidente que —no sólo, pero principalmente— para la administración pública federal resulta prioritario el establecimiento de una clara normativa general que ampare la generación, gestión y conservación de los documentos.

La mencionada transformación incluye evidentemente una reflexión disciplinaria que ponga en la mesa de discusión algunos conceptos tradicionales como por ejemplo el propio concepto de “documento”, en donde básicamente el debate deberá concentrarse en los elementos contextuales o extrínsecos en que se soporta la autenticidad, pero más que ésta, la confiabilidad, la validez y la seguridad de la información contenida.6 En otros países es cada vez más extendido el uso del documento electrónico para efectuar la tramitación o realizar operaciones vía electrónica, y los beneficios más notables de esta práctica inciden en un proceso de desburocratización7 de los procedimientos administrativos; en esos países se ha trabajado en el desarrollo de elementos de seguridad archivística estableciendo sistemas informáticos que limitan el intercambio indiscriminado de información que proponen las interfaces comerciales como Netscape y Explorer.8 El reto es aprovechar los protocolos y códigos existentes adicionándolos de nuevos códigos que permitan contar con la seguridad que la archivística requiere porque, por ejemplo, los esquemas informáticos actuales cuentan ya con la estructura para garantizar la autoría, puesto que la máquina firma por sí misma en nuestro nombre; se nos proporcionan una serie de datos sobre el usuario autorizado, la Decreto emitido por la Presidencia del Poder Ejecutivo Federal el 30 de abril, 2003.

En efecto, más que la autenticidad habrá que cuidar aquellos aspectos que satisfagan las necesidades de una administración distinta a la tradicional, porque un documento electrónico puede ser auténtico y carecer de validez. Para los documentos electrónicos, se habla de los metadata que no son otra cosa que la información contextual indispensable para hacer operativo el principio de procedencia y orden original. Se trata de los datos electrónicos que acompañan al documento desde el momento de su creación. Como habitualmente se dice, son datos sobre los datos que en la era informática son soportes indispensables de la confiabilidad y validez.

7 Quizá el desarrollo de este tema sea fundamental para ejemplificar la rentabilidad del diseño de complicados sistemas informáticos; creo que puede resultar un incentivo importante para la administración.

8 Los sistemas se han «montado» en diseños del tipo “ojeadores” donde el servidor permite la lectura del documento electrónico, pero sin la posibilidad de rescribirlos, o protocolos como Gopher de internet, diseñado para la búsqueda y recuperación de documentos previamente distribuidos, donde el protocolo y el software siguen un modelo de tipo cliente-servidor.

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fecha de creación, la hora y las modificaciones efectuadas en el documento, entre otros, pero, como sucede también con los archivos tradicionales, hay cuestiones de no fácil resolución; por ejemplo, no siempre podremos estar totalmente seguros de la veracidad y confiabilidad del documento, pues será difícil determinar quién está o estuvo en el teclado (aun cuando existen los

password o mecanismos-candado para restringir el acceso), aunque este no es un problema exclusivo de la archivística actual, porque las falsas atribuciones o suplantaciones forman parte de toda la historia de la escritura. Habría que pensar, entonces, en distinguir y codificar aquellos rasgos contextuales que en un sistema nos garanticen los menores riesgos de pérdida de información y diseñar la manera de aplicarlos a partir de la estructura de sistemas informáticos preexistentes. En suma, se trata de construir estándares a partir de líneas maestras para regular la creación y el flujo de los documentos; algunas de ellas se hallan prefiguradas en los sistemas en uso corriente, pero requieren de un trabajo de adecuación para que puedan ser herramientas confiables y realmente útiles a los fines archivísticos.

Otro aspecto que habrá de definirse en el corto plazo tiene que ver con cuestiones medulares del procesamiento técnico; por ejemplo, el asunto de la valoración documental. Siendo éste uno de los procedimientos más importantes de la archivística, conviene reflexionar sobre su aplicación a los documentos virtuales o informáticos, e incluso redefinir en qué fase del ciclo vital debe aplicarse.

José Ramón Cruz Mundet9 advierte que quizá haya necesidad de reformular el proceso de valoración como aquél que se aplica a la información —entendiendo por “información” los contenidos intrínsecos— y no tanto a los documentos —los soportes y aspectos tradicionales de autenticidad— pero aun si fuera el caso, necesitamos asegurarnos de que este procedimiento clave sea aplicado bajo un control estricto mediante la instrumentación de un proceso confiable, sustituto de los estudios diplomáticos, que nos permita realizar una discriminación documental adecuada.

Quizá debamos aceptar que la materia de la valoración sea la información intrínseca contenida en el documento, porque existirá la imposibilidad real de definir entre original y copia, porque los soportes en donde se conserve la información tendrán que actualizarse continuamente pero, en “La profesión de archivero: balance y retos del futuro”, en Memoria histórica del 10 aniversario del Archivo Histórico del Estado de México, p. 12.

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esencia, tendremos que adoptar, desde el diseño del documento, una especie de TCP/IP (Transmission

Control Protocol/Internet Protocol) para que máquinas de diversas características y sistemas operativos permitan el tránsito de los documentos o de los paquetes documentales, sin que ello implique que cada terminal les aplique un procesamiento distinto. Ya a esta hora, existen serios problemas relacionados con la pérdida de información; existen serios problemas de expedientación sobre todo en aquellos documentos que en un sistema tradicional obrarían como documentos de enlace. Me refiero fundamental, aunque no únicamente, a las comunicaciones que circulan a través del correo electrónico; mientras no exista una definición puntual sobre la normativa para su tratamiento, este fenómeno se verá reflejado en el futuro en una deficiente integración de expedientes.

Debemos reconocer que en la carrera tecnológica las respuestas archivísticas se hacen cada vez más urgentes porque, además, resulta preocupante que al margen y en ausencia de esta discusión en nuestro país se estén generando disposiciones e instrumentos en materia de archivos que parecieran partir del presupuesto de que existe toda una base conceptual y una infraestructura suficiente para dar respuesta oportuna a las disposiciones que conlleva su aplicación. Tal es el caso, por ejemplo de ejercicios como el propio Sistema Nacional de Archivos, proyecto que se ha abandonado por diversas razones, pero entre las más importantes, considero, las que tienen que ver con esa ausencia de una comunidad archivística que realmente asuma las implicaciones de un proyecto de esas magnitudes. Otro es el caso de la ya mencionada Ley Federal de Transparencia, donde incluso persisten inconsistencias que hacen difícil la comprensión de las disposiciones. Por ejemplo, en su artículo 7, fracción XVII, se intenta la acotación de cuestiones como el valor de prueba, la confiabilidad planteando que “La información a que se refiere este Artículo deberá publicarse de tal forma que facilite su uso y comprensión por las personas, y que permita asegurar su calidad, veracidad, oportunidad”, sin que se diga más sobre la forma de poner en práctica tal asunto. Queda la impresión de que en muchos planteamientos no sólo se da por hecho la existencia de parámetros fundamentales sino, incluso, se vuela sobre ellos. Por ejemplo, cuando se hace alusión a las vías por las que se pretende hacer transitar la información, se da por sentado que se cuenta con una infraestructura técnica de primer mundo y que será suficiente con observar algunas disposiciones

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reglamentarias expedidas por un Instituto,10 lo que pone en evidencia la necesidad de insistir en establecer un orden de prioridades para las tareas que aguardan a la comunidad archivística.

En conclusión, dejar a un lado la discusión de las repercusiones de la informática en los archivos y prorrogar indefinidamente las respuestas que ésta exige es, cuando menos, una irresponsabilidad que más tarde o más temprano lamentaremos, pero fundamentalmente nos atará de manos para resolver problemas de archivación que, incluso, amenazan la existencia misma de los archivos en su forma y sentido esenciales.

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Artículo 9. El Instituto Federal de Acceso a la Información.

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Introducci贸n a sistemas de procesamiento de documentos

Eduardo Carlos

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Román Ingeniero en sistemas. Desarrolló actividades laborales en el sector privado hasta 1994 en que ingresó en el Ministerio de Economía como coordinador de Auditoría de Sistemas y desde 1996 ocupa el cargo de coordinador general del Archivo General de la Administración Nacional de Argentina. Sus principales logros son haber participado en la redacción y reglamentación de la Ley de Firma Digital y la Ley de Acceso a la Información, así como haber redactado la Ley del Valor Jurídico de Imágenes Digitales y su reglamentación de aplicación en el archivo que coordina.

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1. Marco conceptual 1.1 Antecedentes En el orden mundial, la cantidad de transacciones económicas y financieras se ha incrementado geométricamente respecto de la última década. Por otra parte, el principio de siglo nos encuentra frente a una explosión informática y de comunicaciones, dentro de un contexto de globalización de la economía y en plena aplicación de reingeniería de procesos, tanto en el sector público como privado.

1.2 Reforma del Estado En nuestro país y dentro del marco de la Reforma del Estado (iniciada en 1991), en enero de 1993 comienza a regir la Ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional. Dicha legislación considera la necesaria interrelación de las metodologías, normas y procedimientos a fin de lograr que el aparato administrativo público funcione en términos de economía, eficiencia y eficacia.

Todo esto requiere el sustento de informaciones oportunas, pertinentes y fidedignas que faciliten la toma de decisiones y el accionar de los órganos de control público. A fin de coadyuvar al logro de estas metas, se ha implementado el Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) que integra el registro —transacción por transacción— de todas las operaciones financieras del Estado.

Para completar este circuito, correspondía lógicamente implementar un adecuado tratamiento de la documentación respaldatoria de estas transacciones, hasta hoy soportada casi exclusivamente en papel en todos los ámbitos.

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2. Situación de contexto 2.1 Falta de normativa jurídica Hasta la fecha, tanto nuestro Código Civil como las leyes de fondo permanecen reglamentando “el documento y la prueba” acordes a la tradicional cultura del papel y no han sido adaptadas para contemplar la utilización de la informática, el sonido y el video como instrumentos probatorios.

En tanto nuestro país mantenga en las leyes conceptos tales como “la escritura es sólo grafía sobre papel”, que el instrumento público así como el privado deben ser “escritos en la acepción tradicional”, que la firma autógrafa es irremplazable para la existencia del instrumento bajo forma privada, que los contratos que tengan por objeto una cantidad mayor de mil pesos deben hacerse por escrito, que los contratos deben probarse por los medios indicados en el artículo 1.190 del Código Civil, que los actos que contengan convenciones perfectamente bilaterales deben ser redactados, en tantos originales, cuantas partes haya con un interés distinto, será muy difícil ofrecer soluciones satisfactorias a los problemas que plantea para estos casos la inserción de la informática, obstaculizando su desarrollo y su reconocimiento en nuestro medio.

Proyectos de modificación al Código Civil en este aspecto fueron presentados desde 1986, aunque ninguno alcanzó estado parlamentario, como consecuencia, precisamente, de una mayoritaria resistencia jurídica al cambio.

2.2 El Archivo como responsabilidad de la Contaduría General de la Nación Dentro de las responsabilidades que le asigna la Ley 24.156 de Administración Financiera, a la Contaduría General de la Nación, en su artículo 91, Inciso i) se encuentra la de “Mantener el Archivo General de la Documentación Financiera de la Administración Nacional.” Una de las características del mismo consiste en que se trata de un “archivo intermedio”, alimentado por los archivos primarios de más de 100 organismos de la Administración.

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2.3 Problemática de los archivos Los altos volúmenes físicos de la documentación financiera archivada, sujetos a las tareas de guarda y recuperación para su consulta, generalmente lejanos al lugar de trabajo, hacen lentas, las tareas de obtención de la información. El ritmo actual de la toma de decisiones requiere una respuesta adecuada en tiempos y formas, no siempre alcanzable cuando se precisa recurrir a documentación archivada.

2.4 Edificio del Archivo de la Contaduría General de la Nación Para la exclusiva finalidad de archivo, está destinado un edificio de cuatro plantas construido especialmente entre los años 1948-1956, que se encuentra en la Dársena F del Puerto de Buenos Aires, donde se guarda la documentación financiera proveniente de todos los organismos del Estado.

La superficie cubierta es de catorce mil metros cuadrados y dispone de 47 mil metros lineales de estanterías, con una capacidad de almacenamiento de diez mil metros cúbicos, apta para albergar aproximadamente diez millones de hojas de papel.

2.5 Saturación del archivo en soporte papel En todos estos años, el volumen de la documentación-papel recibida para su archivo fue ampliamente superior a la cantidad que podía expurgarse por vencimiento de plazos de guarda, llegando a saturar todos los espacios físicos disponibles; por lo cual la Contaduría General de la Nación se vio obligada a suspender transitoriamente la recepción de documentos.

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3. Principales objetivos Frente a la necesidad de contar con información oportuna y fidedigna y dada la saturación de la capacidad del Archivo, se pensó en la utilización de técnicas tendientes a minimizar esta problemática y que a su vez, ahorrarán metros destinados a la guarda de los documentos.

3.1Intento de solución con técnicas de microfilmación Fue en la década de los ochenta que se comenzaron a “pasar” los archivos de Títulos de Propiedades del Estado a un sistema de microfilmación. Se pudo así disponer de microfichas de este tipo de documentos en espacios reducidos y con un acceso en mucho menor tiempo que el que insumiría la búsqueda de las fotocopias de los documentos depositados en el distante archivo.

Esta tecnología —aunque fue un gran avance en su época, ya que en reducidos espacios ocupados por las microfichas se podía disponer de un gran cantidad de documentos— tenía las siguientes limitaciones: · Lento proceso de obtención, debido a las técnicas propias del revelado fotográfico. · Durabilidad limitada, como consecuencia de la rápida obsolescencia del soporte. · No ofrecía soluciones frente a los problemas de concomitancia, distancias y copias.

3.2 Tecnología informática de imágenes documentales La “explosión informática” que caracteriza la década de los noventa y su rápido asentamiento dentro y fuera de la Administración Pública, en nuestro país y en el mundo, nos proporciona en la actualidad una herramienta para el tratamiento de documentación soportada en papel, que supera ampliamente a la microfilmación y es imposible de desechar: la imagen digital.

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Los sistemas informáticos de gestión de imágenes utilizan en su mayoría discos de tecnología láser. Si se trata de discos denominados WORM (una sola escritura y muchas lecturas), al grabar la imagen en el disco, el rayo láser produce una “marca física irreversible en el material de soporte del mismo”, lo cual nos asegura la inalterabilidad de la información allí resguardada, temor que persistía en los soportes denominados “magnéticos”.

Adicionalmente, la gestión documental con procesamiento de imágenes brinda otros beneficios. Algunos de los más importantes, vistos desde la gestión de archivos son: · Perdurabilidad. La tecnología de fabricación de estos discos actualmente garantiza un tiempo de “vida” superior a los 50 años y, por supuesto, no pueden ser dañados por roedores, hongos, humedad, bacterias, etcétera, que sí destruyen al papel y también pueden afectar al microfilm. · Volumen. Discos de 1,4 Gigabytes de capacidad permiten albergar entre 50 mil y 60 mil imágenes cada uno, y ya hay anuncios de discos que cuadruplican esta capacidad. · Recuperación de la imagen. Los documentos, una vez digitalizados y metódicamente indizados, son sencilla y rápidamente localizados, permitiendo de esta forma una drástica reducción en los tiempos de obtención de la información. · Concomitancia. Las bases de datos utilizadas permiten que un documento pueda ser consultado por varios usuarios simultáneamente. · Independencia física. El estado actual de las comunicaciones permite que la información digital pueda ser enviada a cualquier distancia, si se tienen las redes y enlaces requeridos. · Copias en el puesto de consulta. Adicionalmente a la consulta por pantalla y en caso de ser necesaria la copia en papel, los documentos se pueden imprimir.

Por lo tanto podemos decir que el disco óptico WORM es un medio excelente para el almacenamiento de documentos por las siguientes características: — Proceso de grabación no regrabable — Larga vida útil del medio — Baja tasa de error

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— Protección al manipuleo y contaminación ambiental — Gran cantidad de documentos por disco — Muy bajo costo por imagen — Remoción y portabilidad del medio — Acceso inmediato y directo a cualquier documento del disco

4. Creación y puesta en marcha del AMI Impulsado por la Secretaria de Hacienda, la Contaduría General de la Nación (CGN) ha encarado, dentro del Archivo General de la Administración Financiera, la creación y puesta en marcha del Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera (AMI).

El objetivo principal del AMI es la guarda de la Documentación Financiera de la Administración, en soportes ópticos, y su recuperación con base en un gestor documental, con pleno valor jurídico y probatorio de originales, posibilitando el reciclado del soporte papel y permitiendo la recuperación del espacio físico destinado al archivo.

Si bien la tecnología por sí misma no brinda beneficios, los beneficios están dados por la utilización de las tecnologías adecuadas, como medios en el logro de objetivos fijados.

4.1 Estrategia documental El equipo de trabajo que se requiere para abordar esta problemática, dentro del ámbito del Archivo de la Administración Financiera del Estado, puede calificarse de “transdisciplinario”, ya que es menester la participación entre otros de archivistas, documentalistas, informáticos, abogados, contadores, historiadores, administrativos y técnicos en diversas disciplinas.

Dado que esta tecnología es la última palabra en el tema de gestión de archivos, la estrategia adoptada para la puesta en marcha consistió en “tercerizar” la misma. A tal fin se contrató un grupo “consultor” con el objetivo de realizar una experiencia piloto desde el punto de vista informático-documental.

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Estos técnicos trabajaron durante seis meses y fueron permanentemente supervisados por personal de la Dirección de Auditoría de Sistemas de la Contaduría General de la Nación, de manera tal de dejar el centro funcionando y con la consiguiente transferencia del conocimiento al personal de línea del Centro, creando bases de datos, tablas y tesauros normalizados, redactando manuales de procedimientos y digitalizando un volumen considerable de documentos.

Los corpus seleccionados para esta experiencia piloto fueron de tres especies diferentes de documentos: Formularios de ejecución presupuestaria, Títulos de propiedades del estado y Manuales presupuestarios.

Formularios de ejecución presupuestaria. Estos documentos son los originales que confeccionan los organismos del Estado y se presentan a la CGN a fin de registrar las transacciones de la ejecución de recursos y gastos de cada ejercicio presupuestario.

Estas transacciones son registradas y gestionadas informáticamente por el SIDIF. Luego de su ingreso al SIDIF, los formularios-papel originales, respaldatorios de estas transacciones, se envían al Archivo General de la Administración.

Por cuerda separada, la documentación original que respalda la ejecución informada en los formularios es enviada al mismo archivo, por parte de los organismos de origen.

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El soporte-papel de estos originales, una vez digitalizados según los procedimientos que marca la ley y la reglamentación, podrá ser destruido, quedando las imágenes con valor jurídico de originales en pequeños discos, permitiendo así el reciclado de toneladas de papel y la recuperación de importantes cantidades de espacios físicos.

Títulos de propiedades del Estado. Este grupo documental tiene las características de que el procedimiento marca su registro por parte de la CGN, la cual debe realizar una fotocopia para su gestión administrativa posterior, remitiendo el original a la Escribanía General de Gobierno para su guarda.

Si bien los originales no están sujetos a destrucción, la cantidad de papel soporte de fotocopias requeridas para la gestión no sólo alcanzan volúmenes considerables, sino que son objeto de un alto nivel de consulta.

Digitalizar esta documentación, en el momento de la tenencia del original, agilizaría los procedimientos administrativos en forma sustantiva, aunque la misma no debe ser realizada de acuerdo a los procedimientos establecidos para el otorgamiento de valor jurídico.

Manuales presupuestarios. Anualmente la cantidad de copias de estos manuales se multiplica de acuerdo a la cantidad de responsables de la gestión administrativa financiera del Estado. Una vez concluido el ciclo de vida útil, cada organismo conserva para su consulta o envía para su archivo, dicho documento.

Esta operación da como resultado un espacio físico destinado a su conservación, ya sea en el organismo administrativo, ya sea en los anaqueles del Archivo.

De ofrecer, con seguridad y agilidad, el acceso a la consulta de dichos documentos, mostrando la imagen de la página en la que se encuentra el texto a consultar, se produciría un ahorro equivalente a los metros recuperados, más los muebles necesarios para su guarda, más el personal de apoyo para su búsqueda, sin contar las horas/hombre invertidas si de manuales anteriores se trata.

Si esta práctica se generaliza, estaríamos frente a una reingeniería de procesos en los procedimientos administrativos y, hacia el futuro, podríamos asegurar que el ahorro se produ-

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ciría desde su impresión y distribución en adelante. Este corpus tampoco tiene el valor de original y al tratarse del “tipo libros”, son susceptibles de ser digitalizados automáticamente a razón de 30 páginas por minuto.

4.1.1 Análisis de la documentación archivada

Resolver esta temática, requiere una serie de preguntas, con su consecuente diversidad de respuestas, como son: su origen, su destino, la etapa del circuito administrativo que cumplió, quién es dueño de los documentos; si se trata de originales, duplicados o fotocopias; valor intrínseco, relativo, consultivo, histórico o valor patrimonial-cultural país, plazo de guarda legal, así como definir la dimensión de la muestra testigo que se pretende conservar en soporte-papel, etcétera.

A fin de determinar los diferentes corpus documentales para hacer eficiente su gestión, se debe definir si se trata de documentación presupuestaria, financiera, de registro, de personal, etcétera.

Las nuevas definiciones requieren también discernir y establecer pautas y parámetros acerca del valor relativo de la información adjunta a los documentos originales, estableciéndose o no la necesidad de expurgo previo a su digitalización.

4.1.2 Calificación de los documentos

En el caso del AMI, de estas interrelaciones de atributos, y a fin de definir el tratamiento a dar a la documentación, se la calificó en: · Documentación crítica, entendiéndose por tal a todos los originales que se digitalizarán respetando el procedimiento definido para otorgar a la imagen, valor jurídico y probatorio de original, y cuyo soporte-papel será destruido. · Documentación de consulta, que comprende la digitalización de documentos originales los cuales no se destruirán, (ejemplo Títulos de Propiedades del Estado); así como documentos respaldatorios que no cumplen estrictamente con la definición de originales (ejemplo Extractos Bancarios, fotocopias certificadas, Manuales, etcétera).

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4.1.3 Dueños de la información

Determinar el “dueño” de la información es absolutamente necesario en muchos de los casos y cobra vital importancia en el caso de documentación de personal, la cual es objeto de tratamiento reservado y podrá ser consultada únicamente por agentes expresamente autorizados.

Asimismo, dentro de los archivos suele encontrase documentación original perteneciente a terceros, la cual es tratada expresamente en un párrafo del texto de la Ley. 4.1.4 Tiempos de guarda

Preestablecer los plazos de guarda de cada documento y la fecha a partir de la cual se comienza a contar, permite entre otros, determinar previamente: · Documentación que será expurgada en el archivo primario y no será enviada al intermedio. · Documentación residente en el archivo intermedio que no será digitalizada por estar próximo el plazo de expiración de la guarda.

Estas fechas también son denominador común si se define que los corpus de igual vencimiento serán digitalizados sobre un mismo disco.

Y finalmente, si se desea utilizar como atributo de documentos que, perteneciendo a la misma “carpeta”, tienen distintos plazos de vencimiento, facilita el expurgo automático al momento de migrar de soporte, realizar copias de resguardo, etcétera.

4.1.5 Análisis de los circuitos de la información

La realización de este tipo de análisis conduce a detectar la documentación emanada de una etapa cumplida dentro de una gestión más amplia, la cual es enviada para su archivo, independientemente de que la misma se encuentre totalmente finalizada, posibilitando tomar decisiones referidas a digitalizar hasta dicha etapa, dejando pendiente los vínculos con la restante, definir una espera hasta la finalización total de la gestión, etcétera.

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4.1.6 Estimación del volumen de consultas

En documentación financiera de registro, los máximos picos de consulta se estimaron ubicados en el año de gestión y los meses del cierre de la cuenta. Un pico posterior se presenta más tarde como consecuencia de las auditorías realizadas por los organismos de control.

Para documentación de personal, los picos responden generalmente a los periodos jubilatorios de los agentes y a las certificaciones por disolución o privatización del organismo contratante. Sin embargo, dada la facilidad para localizar la documentación escaneada y viendo que la misma podrá ser examinada a distancia, es de suponer que el volumen de consultas aumentará en forma considerable haciendo variar los parámetros obtenidos con base al histórico de consultas realizadas sobre el soporte-papel.

No es utópico prever que documentos que se acumulaban en los archivos primarios para eventuales consultas sean enviados al archivo intermedio con mayor celeridad, modificando las actuales operatorias, espacios dedicados y cantidad y perfil del personal asignado a la tarea.

4.2 Estrategia informática El software está totalmente en castellano, por lo que puede ser gestionado por cualquier usuario que establezca el diálogo necesario.

El software de procesamiento de imágenes se instaló sobre un motor de base de datos Gupta, y ahora se encuentra operando bajo ORACLE. La red interna funciona bajo Windows nt, en modalidad multiusuario y administra datos relacionales, documentales, OCR e imágenes, en forma integrada.

El AMI dispone de 18 puestos de trabajo, con sus respectivos escáneres de página completa y tres equipos servidores: uno de imagen, uno de datos y uno de comunicaciones.

La capacidad de almacenamiento óptico instalada —en línea— es de 360 Gigabytes albergada en Juke box de 600 discos.

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El edificio del archivo y el del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos están distantes, pero se encuentran comunicados por medio de un “enlace” punto a punto, de 64 kb de velocidad. El protocolo de Red utilizado es TCP/IP. Esto permite afirmar que se cuenta con todo el archivo de la documentación financiera en el puesto de consulta. Dicha “comunicación” podrá, en el futuro, extenderse a cualquier otro punto que se requiera.

Adicionalmente a la estrategia de hardware, software, base de datos, redes y sistema de gestión documental, para el caso del Archivo de Documentación Financiera y, puntualmente, para el corpus de los formularios que gestiona el SIDIF, se ha aprovechado para migrar de dicha base de datos, los datos predefinidos para la búsqueda documental.

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La utilización de datos de bases de datos preexistentes, y en este caso, del sistema “madre”, potencia los conceptos de economía, eficiencia y eficacia en la gestión, ya que no sólo ahorra un altísimo porcentaje de los tiempos que insume la indización de los documentos, permitiendo “pegar” la imagen asociándola a su número de documento, sino que autoefectúa la verificación referida a que cada transacción del SIDIF se corresponda con su documentación respaldatoria.

4.3 Estrategia jurídica · 1994. Primera aproximación. En la Ley de Presupuesto para 1994 se incluyó como artículo 16 el siguiente texto: La documentación financiera de la Administración Nacional, luego del cumplimiento del plazo de seis (6) meses de su tramitación, podrá ser reemplazada por caracteres magnéticos, informáticos u otra tecnología que garantice la inmutabilidad de la reproducción del documento. La reproducción por estos medios tendrá el mismo valor probatorio que su original. El Poder Ejecutivo Nacional dictará las normas reglamentarias del presente artículo.

· 1995. Permanencia. Considerando que la Ley de Presupuesto tiene una vigencia anual, y con la finalidad de darle permanencia, el texto del artículo 16 se recoge en la Ley 11.672 Complementaria Permanente de Presupuesto, como artículo 49. · 1996. Nueva redacción. Si bien el texto del artículo16 plasmaba la voluntad del legislador, se estimaba cuestionable en cuanto a obtener el pleno valor jurídico, por lo cual se redactó nuevamente. La misma está registrada como artículo 30 de la Ley 24.624 que sustituye al artículo 49 de la Ley 11.672 anterior.

Se puede decir entonces que la estrategia jurídica consistió en la elaboración de un Complejo Normativo que abarca: La Ley, su reglamentación y normativa interna.

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4.3.1 La Ley 24.624 de Presupuesto ARTÍCULO

30. Sustitúyese el artículo 49 de la Ley 11.672, Complementaria permanente de

presupuesto (t.o. 1995), por el siguiente: La documentación financiera, la de personal y la de control de la Administración Pública Nacional, como también la administrativa y comercial que se incorpore a sus archivos, podrán ser archivados y conservados en soporte electrónico u óptico indeleble, cualquiera sea el soporte primario en que estén redactados y construidos, utilizando medios de memorización de datos, cuya tecnología conlleve la modificación irreversible de su estado físico y garantice su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, uniformidad e integridad de la información que constituye la base de la registración.

Los documentos redactados en primera generación en soporte electrónico u óptico indeleble, y los reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, serán considerados originales y poseerán, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los términos del artículo 995 y concordantes del Código Civil.

Los originales redactados o producidos en primera generación en cualquier soporte una vez reproducidos, siguiendo el procedimiento previsto en este artículo, perderán su valor jurídico y podrán ser destruidos o dárseles el destino que la autoridad competente determine, procediéndose previamente a su anulación.

La documentación de propiedad de terceros podrá ser destruida luego de transcurrido el plazo que fije la reglamentación. Transcurrido el mismo sin que se haya reclamado su devolución o conservación, caducará todo derecho a objetar el procedimiento al cual fuera sometida y el destino posterior dado a la misma.

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La eliminación de los documentos podrá ser practicada por cualquier procedimiento que asegure su destrucción total o parcial, con la intervención y supervisión de los funcionarios autorizados.

Facúltase al JEFE DE GABINETE DE MINISTROS a reglamentar las disposiciones del presente artículo.

4.3.2 Su Reglamentación

La reglamentación del artículo 30 de la ley 24.624 fue aprobada por Decisión Administrativa número 43 del Jefe de Gabinete de Ministros el 30 de Abril de 1996 y publicada en el Boletín

Oficial del 7 de mayo de dicho año.

En ella se establecen las normas tendientes a otorgar valor jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se incorpore al archivo, mediante la utilización de “tecnología que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico” de la mencionada documentación.

Determina el ámbito de aplicación, la documentación involucrada, los procedimientos para la reproducción, verificación, registro, anulación y destrucción del soporte-papel, así como también las medidas relacionadas con los documentos de propiedad de terceros, facultando a la Contaduría General de la Nación a dictar normas aclaratorias y complementarias de dicha medida.

Tomando como punto de partida el artículo 5 de la ley 24.156 de Administración Financiera, define como “documentación financiera” a todos los registros y comprobantes que alimenten o emanen de los Sistemas Presupuestario, de Crédito Público, de Tesorería y de Contabilidad.

Como “documentos de personal” define a aquellos relativos a los agentes públicos de la Administración Pública Nacional, ya sean éstos producidos o recibidos por un organismo público donde el empleado ocupa un cargo. Y como “documentos de control”, a aquellos que

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sirven de prueba de los trámites o actos realizados en el marco de la Administración Financiera sujeta a la acción de los órganos de contralor del Estado Nacional.

El capítulo II: De las definiciones, se completa precisando lo que debe entenderse por original, copia, autenticación, copia autenticada, copia de sustitución, copia de resguardo, archivo, conservación y soporte electrónico u óptico indeleble.

El capítulo III especifica requisitos en general y el capítulo IV precisa las condiciones en cuanto a los documentos.

El capítulo V puntualiza los requisitos en cuanto al soporte, precisando que “la tecnología utilizada deberá conllevar la modificación irreversible de su estado físico, de modo que no sea posible el borrado ni la sobreescritura de la información en él registrada”.

Los capítulos VI y VII detallan el procedimiento respaldatorio y el de verificación. Los siguientes determinan el registro y la anulación.

En el capítulo X se expone sobre la documentación de terceros mientras que el XI define el procedimiento de destrucción.

El capítulo XII determina la conservación y seguridad, finalizando con el XIII que contiene disposiciones varias.

Estos son los logros que dentro del marco de la Reforma del Estado y, puntualmente, de la ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, se presentan como respuesta a la modernización del Estado en el tratamiento de sus archivos.

No escapará a ningún observador, que este paso no se limita a la aplicación de tecnología en la resolución de la problemática de los archivos, sino que “inicia en nuestro país una trascendental etapa para la transformación de la cultura organizacional, basada en el reconocimiento del valor jurídico y probatorio del documento electrónico” y que eleva a nuestro país al nivel de los estados de avanzada que ya aplican en su gestión este instrumento.

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4.3.3 Normativa Interna

Completa esta estrategia, normativa plasmada en resoluciones y disposiciones donde se definen entre otras varias, facultades y responsabilidades del funcionario fedatario; del administrador de la base de datos, del coordinador documental y del control de calidad.

5. Gerenciamiento del proyecto Gerenciar un emprendimiento de tamaña envergadura constituyó un desafío demasiado atrayente como para no aceptarlo, en concordancia con el mencionado proceso de Reforma del Estado. No se trataba de informatizar el Archivo de la Administración Financiera sino que, además, debía obtenerse el valor jurídico y probatorio del documento digitalizado, respaldado por una normativa con estatura de ley, “sin precedentes en nuestro país”.

Para ello fue menester contar fundamentalmente con: · Inquebrantable impulso político · Fuerte respaldo institucional · Profundo asesoramiento en informática jurídica · Expertos archivistas-documentalistas · Técnicos informáticos con conocimientos en gestión documental · Personal con experiencia en el archivo de la administración · Total compromiso de todos los participantes en el proyecto Coordinar y administrar un proyecto, en el que necesariamente concurren equipos de trabajo que podemos denominar “transdisciplinarios” por el diferente perfil de cada especialista

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y no especialista involucrado, con el objeto de lograr sentar las bases de un cambio cultural, requiere de mucha cautela, una gran dosis de imaginación y una mayor cantidad de horas de trabajo responsable.

Es de fundamental importancia lograr que el objetivo sea un “proyecto de todos”, en una estrecha interacción de todos los recursos humanos responsables o participantes. No puede desecharse ninguna colaboración y ha de lograrse el mayor consenso posible, a través de una activa política motivacional.

Fijar los “pisos tecnológicos”, en consulta con los proveedores informáticos y convalidado en nuestro caso por la Subsecretaría de Sistemas de Información, observar la normativa del Archivo General de la Nación, así como el consenso de las secretarías legales y técnicas y de los organismos de control como la Auditoría General de la Nación, la Sindicatura General de la Nación y la Procuración del Tesoro, fueron aportes con los que valiosamente se contó.

6. Logros La permanente sorpresa cotidiana pasa por descubrir la interminable variedad de modalidades en la composición de legajos y expedientes, así como del tipo y formatos de formularios y documentos soporte de igual o equivalente información.

Del análisis documental es posible reconstruir no sólo la actividad financiera de cada época, sino la modalidad y tipo de conducción política y económica, el perfil y formación del personal administrativo y hasta la tendencia de los artistas del momento, así como también la abundancia o austeridad de cada periodo por el que transitaron los diferentes y cada uno de los organismos públicos y privados.

La tarea de análisis del grupo de técnicos, informáticos y documentalistas alcanza su éxito en cada corpus documental incorporado a las bases de datos, donde se ha contemplado

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cada atributo de búsqueda y se han establecido las relaciones y validaciones necesarias respecto de tablas normalizadas y tesauros creados para la óptima guarda y recuperación de cada imagen digitalizada.

El procedimiento (sustentado por el nuevo marco legal vigente en la materia) que se observa para la digitalización de un documento original, a fin de obtener una imagen con valor jurídico y probatorio, cumple en general con los siguientes pasos: · Recepción y análisis de la documentación · Categorización del corpus, definición y creación de la base de datos · Definición de los campos de indización de los documentos · Preparación de los documentos o preescaneo · Escaneo de los documentos · Control de calidad · Corrección · Control de corrección · Anulación del soporte-papel mediante un sello que indica la pérdida de su condición de “original” · Destrucción del soporte-papel.

La digitalización del lote de documentos que cada operador graba directamente sobre los discos WORM se encuentra comprendida entre un Acta de Apertura y un Acta de Cierre de la sesión, donde se indican entre otros, datos como la fecha y hora, el nombre del operador, el tipo de documentación, la cantidad de imágenes, etcétera.

El responsable del Control de Calidad, luego de efectuada la revisión, escaneará el Acta de Control donde indicará el resultado del mismo.

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Procedimiento de Digitalización con Valor Jurídico recepción y análisis

preescaneo

escaneo

control de calidad

destrucción

control de corrección

corrección

En caso de observar alguna anomalía que requiera que un documento sea nuevamente digitalizado, quedará asentado en el acta y deberá procederse a un nuevo escaneo del documento.

Es de suma importancia destacar que sobre la superficie del WORM quedará grabada dos veces la imagen de dicho documento, la primera —con defectos— y la segunda —correcta— amparadas por las diferentes actas de corrección y de control de corrección, también grabadas sobre el disco.

La consulta del documento traerá la imagen correcta, ya que el “puntero” de la base de datos se direcciona sobre esta última, quedando registrados para cualquier auditoría posterior, los sucesivos pasos y los motivos de la corrección, con indicación de los responsables de la operatoria.

Las seguridades de acceso al sistema y a los datos debe ser establecida en forma previa a la puesta a disposición de los documentos para la consulta por parte de los usuarios, pudiendo

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en algunos casos, requerirse el registro del personal autorizado a acceder a información con diferentes grados de privacidad.

La seguridad de los documentos archivados se encuentra “triplicada” ya que el WORM con las imágenes originales se guarda en una caja de seguridad en el Banco Nación Argentina; la primera copia (de sustitución) en la caja fuerte del contador general de la nación y la tercer copia queda para su consulta en el

AMI.

No cabe en nuestra imaginación pensar que esto podría

hacerse con los papeles.

Este nuevo sistema archivístico permite recuperar dos metros cúbicos de espacio ocupado por papel, en solo un disco de 1,4 Gigabytes, dado que en cada uno de ellos se ha logrado almacenar un promedio de 56 mil imágenes.

El ahorro en espacios para almacenamiento entre el soporte-papel y la imagen digital representa la significativa reducción del 99,987 por ciento.

Todas estas transformaciones representan un cambio profundo en el marco de la concepción sistémica de la Administración Financiera del Estado y, en este caso particular, se ha logrado consolidar una gestión pública integrada que, a nivel del sistema archivístico documental, configura un aporte sustancial a la optimización de la racionalidad y productividad en el manejo de los recursos públicos..

El Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera fue inaugurado el 22 de mayo de 1996, día en el cual se destruyeron los primeros papeles, antiguo soporte de los documentos quedando las imágenes como únicos originales con pleno valor jurídico y probatorio.

El volumen de formularios de ejecución presupuestaria, con su documentación anexa, que ya se encuentran digitalizados con valor jurídico, supera en la actualidad el millón..

Asimismo se posee un volumen equivalente de documentos con “valor consultivo”, pertenecientes a diferentes corpus, entre los cuales se encuentra el de Expedientes de Privatizaciones del Estado, para los cuales se definió la no destrucción de los originales.

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7. Cambio cultural Emprender el cambio de soporte de la información es iniciar una nueva etapa cultural.

El papel desde hace siglos tiene ganado un lugar en nuestras costumbres y no es fácil cambiarlas ya que forman parte del “piso” sobre el cual se asienta nuestra cultura.

No por novedoso debemos pensar en aplicarlo indiscriminadamente, sino que cabe una utilización racional y dirigida principalmente al tratamiento de grandes volúmenes de información.

Sin embargo, hay sobrados motivos que justifican el cambio iniciado, desde la desertización ambiental, consecuencia de la tala indiscriminada de árboles, hasta la aceleración de las transacciones comerciales, pasando por la toma de conciencia de costos improductivos en la utilización de espacios, traslados y distancias superadas hoy en día por las comunicaciones.

Debemos aceptar que ya es una realidad la posibilidad de no acudir exclusivamente a la documentación sobre papel. Si observamos a nuestro alrededor, hay muestras de innumerables actos que realizamos en la vida cotidiana, prescindiendo de este soporte, tal como la utilización masiva de las tarjetas de crédito, los depósitos y extracciones de dinero y cantidad de transacciones administrativas y comerciales que se realizan informáticamente.

8. El futuro-nuevos desafíos Las bases sentadas por el artículo 30 de la ley 24.624, ha movilizado a diversos sectores de nuestro país, tanto en el ámbito público como en el privado, y ha impulsado acciones tendientes a proponer modificaciones a las leyes de fondo en el sentido del reconocimiento del valor jurídico del documento electrónico.

En la actualidad se encuentra trabajando una comisión en el Ministerio de Justicia, sobre un proyecto de ley en el sentido de reconocer el instrumento electrónico y digital, a fin de proponerlo como aporte ante la comisión que estudia modificaciones integrales al Código Civil.

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En nuestro caso, que es el de la Administración Financiera del Estado, dicho artículo 30 reconoce expresamente a los documentos “...cualquiera sea el soporte primario en que estén redactados y construidos...” y agrega que: Los documentos redactados en primera generación en soporte electrónico u óptico indeleble, y los reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, serán considerados originales y poseerán, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los términos del artículo 995 y concordantes del Código Civil.

La Decisión Administrativa 43/96 reglamenta una primera vertiente, que es la del tratamiento del original nacido en papel y su captura y guarda como imagen original.

El desafío está planteado ahora en reglamentar el reconocimiento del documento nacido originalmente en soporte electrónico. Para ello es menester determinar el piso tecnológico y las herramientas y técnicas necesarias para probar la “autoría de los documentos” y la “inviolabilidad en su transferencia electrónica”, la “recepción conforme del destinatario” y “la integridad e inalterabilidad” del mismo.

La Secretaría de la Función Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros, por Resolución 45/97 publicada en el Boletín Oficial del 24 de marzo de 2003, adhiere y adopta como propias las conclusiones del Subcomité de Criptografía y Firma Digital del Comité de Usuarios de Procesamiento de Imágenes (CUPI), tendientes a autorizar el empleo en el ámbito de la Administración Pública Nacional de la tecnología de firma digital. Sus objetivos son: A. Normar la equiparación de la firma digital a la firma ológrafa para permitir la digitalización y despapelización de los circuitos administrativos del estado.

B. Crear las condiciones para el uso confiable del documento digital suscrito digitalmente en el ámbito del sector Público.

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C. Reducir el riesgo de fraude en la utilización de documentos digitales al suscribirlos digitalmente.

Fundamenta la elección de la “criptografía asimétrica” como medio para instrumentar la firma digital. En ella se emplean dos claves distintas: la “clave privada”, que se mantiene secreta, nunca se da a conocer y la utiliza el autor para la firma de los documentos digitales, y la “clave pública”, que se divulga y se utiliza para verificar las firmas basadas en la correspondiente clave privada.

En el ámbito internacional se puede mencionar que el Comité de Seguridad de la Información de la Sección de Ciencia y Técnica de la Asociación de Abogados de los Estados Unidos (American Bar Association) en su normativa de Firma Digital “recomienda la utilización del mecanismo de clave pública como única alternativa para otorgarle a la firma digital el tratamiento de la firma ológrafa”.

Dicho comité está integrado (entre otros) por representantes de los siguientes organismos gubernamentales e instituciones: · Departamento de Justicia de Canadá · Gobierno de Quebec · Diferentes estados de los Estados Unidos ·

NASA

· Departamento de Estado de los Estados Unidos · Administración de la Seguridad Social de Estados Unidos · Federación de Cámaras de Comercio e Industria de Bélgica · Unión Internacional de Notarios Latinos-Italia · Asociación de Notarios de Inglaterra

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La archivística y

El mecanismo de la clave pública tiene amplia difusión y no está relacionado con ningún proveedor o país en particular. Por lo tanto, este será el camino a seguir a fin de proponer un proyecto de reglamentación en tal sentido, tendiente al reconocimiento del documento electrónico y la firma digital con el objetivo de eliminar enormes volúmenes de papel en lo referente a las transacciones propias del ámbito de la Administración Financiera del Estado.

No está lejano el día en que el creciente proceso de globalización económica permita asimilar e interconectar archivos públicos digitalizados, a la par del avance tecnológico y en concordancia con la imprescindible armonización a nivel país, regional e Iberoamericana en materia de administración financiera.

Código civil - Artículo 995: “Los instrumentos públicos hacen plena fe de las enunciaciones de hechos o actos jurídicos directamente relativos al acto jurídico que forma el objeto principal, no solo entre las partes sino también respecto de terceros.”

Ley 24.624 (de Presupuesto para 1996 aprobada y publicada en el Boletín Oficial, el 29 de diciembre de 1995).

Artículo 30. Sustituye el artículo 49 de la ley 11.672, complementaria permanente de presupuesto (t.o. 1995).

Decisión Administrativa número 43 del jefe de Gabinete de Ministros del 30 de abril de 1996 y publicada en el Boletín Oficial el 7 de mayo de 1996 reglamenta el artículo 30 de la ley 24.624.

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La archivĂ­stica y

La automatización de los archivos históricos como parte de la planeación archivística

Enrique Lira

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Soria Licenciado en historia por la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM con estudios concluidos de maestría en la misma especialidad. Desde 1985 ingresó como académico en el Archivo Histórico de la UNAM, dependiente del CESU y se ha especializado en la organización y descripción de acervos documentales tanto de la propia universidad como de los incorporados a su acervo. Tiene en su haber varias publicaciones y participaciones en reuniones especializadas de archivistas.

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Introducción El mundo de hoy, tal como lo podemos apreciar a simple vista y a través de los múltiples y diversos medios masivos de difusión, es un mundo dinámico, de cambios acelerados donde se producen, en lapsos muy cortos, un sinnúmero de acontecimientos bélicos, económicos y políticos, por mencionar algunos.

Muchos de estos acontecimientos están siendo provocados por la globalización, fenómeno que está dando lugar al surgimiento de nuevas dinámicas al interior y exterior de todos los países del mundo, que así, es testigo del ajuste y articulación de grandes estructuras destinadas al establecimiento de un nuevo orden internacional en el cual, se piensa, podrán coexistir en forma armoniosa todas las naciones, como partes componentes de una gran maquinaria cuyos desajustes, o problemas, puedan corregirse con mayor facilidad.

Las sociedades involucradas, voluntaria e involuntariamente, en este proceso globalizador, encabezado por los países del primer mundo demandan, para estar a la altura de las exigencias, grandes volúmenes de información de diversos géneros, así como de los recursos tecnológicos para su almacenamiento, uso y difusión. Esta información se hace indispensable para la toma de decisiones en materia de planificación institucional, así como para impulsar el desarrollo cultural y científico.

En nuestros días, las instituciones de una nación no podrían llevar a buen término las funciones para las cuales fueron establecidas, sin contar con modernos sistemas que suplan la información necesaria para el desempeño de las mismas. Por otra parte, estos sistemas de información se constituyen en herramientas indispensables para la formación educativa y profesional de las nuevas generaciones, a las cuales les espera el reto ineludible de enfrentar mercados de trabajo muy competitivos y, por consecuencia, altamente selectivos. Esto, mediante la aportación de los insumos informativos para la producción de aquellos bienes intelectuales que surgen como el producto acabado del trabajo de profesionales dedicados a las tareas de investigación.

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Es en este proceso dinamizante, en el cual se desenvuelven las sociedades actuales enlazadas en un destino común, donde las nuevas tecnologías —que han dado vida a los medios electrónicos de almacenamiento y acceso a la información— juegan un papel de vital importancia. Las redes de cómputo a nivel local, nacional e internacional enlazadas por internet constituyen herramientas imprescindibles para el impulso de los flujos de información de carácter político, económico, científico, tecnológico, cultural e histórico.

En este contexto plasmado de complejidades, los archivos gubernamentales, institucionales y privados juegan un papel de gran importancia ya que se constituyen en partes integrales de un macro universo archivístico, integrado por miles de archivos históricos y centros de información de diversos géneros, ubicados en los cinco continentes, que dan testimonio de un sinnúmero de actividades efectuadas por aquellos generaciones que nos han precedido, así como de las acciones de aquellos individuos que en forma individual o en el marco de las instituciones se han constituido en actores sociales de los procesos contemporáneos.

Para que los archivos puedan dar cumplimiento a esta importante labor, resulta indispensable su modernización y automatización, factores que les permitirán figurar como parte de ese mega sistema de información que está destinado a suplir los insumos informativos para la toma de decisiones en diferentes actividades institucionales y para la investigación en las diversas disciplinas científicas y humanísticas que componen el quehacer del hombre.

La modernización de los archivos históricos (ya sean institucionales o privados) conlleva un replanteamiento de sus estructuras internas, con el fin de optimizar los dispositivos para la adecuada conservación de los soportes materiales de la documentación y el establecimiento y la planificación de las funciones en cada una de las áreas que lo integran y que son las responsables del procesamiento técnico de los acervos, así como de las políticas para la difusión de su contenido informativo.

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El proceso de modernización en los archivos Éste deberá comprender los siguientes aspectos: · La adopción y puesta en vigor de los conceptos teórico-metodológicos predominantes en el ámbito archivístico nacional y la adopción del glosario de terminología archivística correspondiente. · El establecimiento de políticas para el incremento. Esto principalmente cuando se trata de archivos institucionales que periódicamente estarán recibiendo remesas de documentos como producto de sus procesos de gestión documental. · La revaloración de la importancia de la identificación archivística como punto de partida para la toma de decisiones en la estructuración de los esquemas o cuadros de clasificación del fondo o fondos documentales que el archivo tenga en custodia. · La definición de las técnicas y procedimientos que se pondrán en vigor en el desarrollo de cada uno de los procesos técnicos sustanciales y de las actividades archivísticas complementarias y de aquellas que se refieren a la conservación y restauración del soporte material de la información. · La adopción de modelos para el diseño de los instrumentos descriptivos generales, intermedios y específicos en sus diferentes modalidades. · La selección de los medios y las estrategias que se podrán utilizar para la difusión de las temáticas y el contenido informativo de la documentación, así como los niveles académicos y aquellos ámbitos que se desea alcanzar.

Con estos elementos bien visualizados se podrá avanzar hacia la aplicación y el uso de las nuevas tecnologías informáticas.

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La automatización Cuando los archivos reúnen este conjunto de condiciones, se puede decir que ya están en el camino correcto para transitar hacia la fase de automatización, no sin antes cubrir la parte correspondiente a la organización de sus acervos documentales, gráficos, sonoros o de imágenes, sometiéndolos a los procesos técnicos de organización y descripción, cuidando que los documentos se encuentren clasificados y ordenados y que sus instrumentos descriptivos, guías, inventarios y catálogos se encuentren unificados por criterios archivísticos. Esto ayudará a que las bases de datos, que de ellos se hagan, puedan planificarse bajo diseños definitivos que no requieran de modificaciones futuras, lo que significaría grandes pérdidas en lo que respecta a tiempo, recursos humanos y económicos.

Si el caso fuere un archivo histórico, con una larga trayectoria y cuyo acervo o conjunto de acervos se encuentran procesados parcialmente, en lo referente a la organización y descripción, se deberá efectuar un diagnóstico que arroje con veracidad, los porcentajes que se encuentran cubiertos. En este diagnóstico, cada uno de los grupos documentales deberá ser sometido a una revisión exhaustiva, ya que este ejercicio servirá para justificar la apertura de un programa institucional, destinado a concluir adecuadamente esos procesos, así como para establecer los tiempos y el monto de los recursos materiales y humanos que para este propósito sean necesarios.

El diagnóstico deberá realizarse, preferentemente, por un equipo multidisciplinario, integrado por archivistas y especialistas en conservación y restauración, y comprender, por lo menos, los siguientes datos técnicos: · Nombre del archivo o fondo documental. · Procedencia, ya sea institucional o privada. · La temática general de sus documentos y otras temáticas menores. · Las fechas extremas de la documentación, apuntando aquellas lagunas o vacíos de información que se hayan detectado. · Su volumen en cajas archivadoras, gavetas, planeros y cualquier otro tipo de unidad de guarda documental. · Sus medidas archivonométricas (es decir, en metros lineales).

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· Sus clases documentales (documentos textuales, gráficos, sonoros, de imágenes en movimiento, etcétera). · Sus tipos documentales más abundantes. · El estado de conservación del soporte material de los documentos. Esto se podrá hacer anexando al diagnóstico un formato para asentar los reportes de deterioro. · El estado de organización. Mencionando los porcentajes de avance. · El estado en materia de descripción. Apuntando el tipo o tipos de instrumentos descriptivos con los cuales se cuente.

Cuando ya se tenga concluido el diagnóstico, se podrá establecer un proyecto general de actividades, que establezca entre otros elementos, los tiempos necesarios para la realización de cada una de ellas. Dicho proyecto también debe comprender la captación de recursos humanos con especialidad en procesamiento técnico de acervos documentales. Si esto no es posible por falta de recursos, o por no haber oferta en el mercado de trabajo, se podrán establecer programas de reclutamiento y capacitación de cuadros de archivistas con estudios cursados a nivel bachillerato y licenciatura en las áreas de las ciencias sociales y las humanidades, a quienes se deberá involucrar en los conocimientos propios de la teoría archivística, en los conocimientos básicos de la conservación, y en las técnicas de restauración de materiales de archivo.

De hacerse necesario, porque los soportes materiales de la documentación presenten deterioros muy notables, se podrán montar laboratorios de conservación y restauración que a corto y mediano plazo cubran las necesidades en esta materia, procurando que las técnicas aplicadas sean las actualmente usadas por el cuerpo de conservadores y restauradores de aquellas instituciones que vayan a la vanguardia en materia archivística a nivel nacional y, por supuesto, en conservación y restauración de documentos. Podríamos afirmar que generalmente, estas instituciones son las titulares de los archivos nacionales y las universitarias y de educación superior, lo cual las acredita a capacitar y asesorar a otras con no tanta experiencia y conocimiento.

Los procesos de capacitación se podrán consolidar mediante ejercicios prácticos de organización, descripción y restauración, efectuados directamente con la documentación y bajo la supervisión de expertos en la materia.

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Parte importante de este proceso de capacitación será aquella que se proporcione en lo que respecta al uso los equipos de cómputo y el software que para las bases de datos y la digitalización de los documentos de imágenes será utilizado.

Uno de los grandes retos de dicho proceso de formación archivística consistirá en crear conciencia en los jóvenes archivistas sobre la importancia del proyecto institucional en el cual van a participar, así como de la trascendencia que los archivos históricos tienen a nivel nacional e internacional, como parte integrante del patrimonio histórico-documental mexicano y también como parte importante del patrimonio cultural de la humanidad. Esto contribuirá a que el trabajo que les corresponda desempeñar sea efectuado con seriedad, responsabilidad y profesionalismo.

Si el proceso de automatización se piensa efectuar en archivos de reciente creación, cuya información sea de un alto interés para la institución misma o para la sociedad, deberán establecer programas y políticas de organización y descripción sustentadas en la teoría archivística actual, la cual dispone los criterios para la organización de todo tipo de archivos. El proceso para la descripción multinivel se encuentra establecido por la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G), la cual determina los elementos que deben considerarse para cada uno de los niveles de descripción, así como la recomendación de efectuar el proceso descriptivo partiendo de lo general hacia lo particular, es decir, efectuando primero las guías, después los inventarios y finalmente los catálogos.

Tratándose de archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior de nuestra nación, ya se cuenta con un manual de procedimientos técnicos en materia de conservación, organización, descripción y automatización de acervos documentales y gráficos coeditado por el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México y el Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. De tratarse de archivos gubernamentales, el Archivo General de la Nación cuenta con los instrumentos normativos adecuados para la gestión, conservación y procesamiento técnico de este tipo de acervos.

Si el caso es un archivo particular, también existen las orientaciones para su procesamiento técnico, mismas que se pueden obtener a través de la Asociación Mexicana de Bibliotecas y Archivos Privados (AMABPAC), la cual tiene como uno de sus objetivos el proporcionar asesoría

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técnica, capacitación y actualización para el personal de archivos y bibliotecas de este tipo. Los miembros de esta asociación, que reúne cerca de 30 bibliotecas y archivos particulares de nuestra nación, cuentan con un buen número de experiencias en cuestión de rescate, conservación, organización y automatización de este tipo de acervos.

Equipos de cómputo Es recomendable que para establecer un programa de automatización, se forme un comité de cómputo que se encargue de trabajar en la selección de los equipos, que investiguen sobre las especificaciones y capacidades de aquellos equipos de última generación, mediante los cuales se podrá conformar una estructura informática eficiente y durable, que evite reemplazamientos frecuentes de unidades y componentes, lo que a largo plazo hará que el sistema resulte más rentable. Para ello se hará necesario tomar asesoría con aquellas instituciones archivísticas que ya tienen toda una trayectoria en tareas de automatización, y que en su experiencia han tenido en uso equipos de cómputo con diversas características. Ellos podrán sugerir aquellas marcas y modelos que para estos fines presenten el mejor desempeño.

Software Algo muy importante para un proceso de automatización será la adopción del software más adecuado para cargar y ambientar las bases de datos que resulten del proceso de descripción documental. Una adecuada selección evitará traslados frecuentes de la información y los riesgos de pérdidas de la misma. Cabe mencionar que el software Micro Isis donado por la UNESCO para las bibliotecas y las instituciones archivísticas es el que ha dado los mejores resultados en esta materia. Este programa, difundido en México en la década de los años ochenta, originalmente se presentaba en versión para MS-DOS, en la cual funcionaba correctamente. Hoy, a más de una década, y con los avances tecnológicos que se han dado en materia de cómputo, este programa puede combinarse con otros paquetes propios para el procesamiento de digitalización de imá-

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genes y manejarse en Windows. De esta manera pueden crearse sistemas con mayores posibilidades, en los que se pueden obtener bases de datos de documentos textuales, acompañadas de imágenes de documentos gráficos pertenecientes al mismo acervo.

Normalización Si se trata de archivos con una larga trayectoria a través de la cual se han efectuado tareas de organización de sus acervos, y se han producido instrumentos de descripción documental, deberán establecerse programas de revisión y normalización de dichos instrumentos, tomando como marco de referencia la Norma Internacional de Descripción ISAD-G y, de ser necesario, rehacer aquellas guías, inventarios y catálogos que carecieran de ciertos elementos esenciales en la descripción actual. Estos procesos de normalización requieren de arduas jornadas de trabajo, en las que muchas veces se hace necesario el cotejo de la documentación con los instrumentos descriptivos, y en especial con los catálogos, en los cuales, a veces, se hace necesaria la comprobación de la veracidad de la información asentada en las fichas catalográficas o la obtención de aquellos datos que se hacen necesarios para la modernización o actualización de la ficha catalográfica.

Conclusión Para que un archivo histórico pueda transitar hacia el proceso de automatización que lo ponga a la altura de los tiempos actuales y que lo integre al sistema mundial de la información en los medios electrónicos, se requiere forzosamente su actualización en lo que respecta a conceptos teóricos archivísticos. Que se haga un balance retrospectivo de su trayectoria y del trabajo archivístico desarrollado en su documentación a lo largo de sus años de existencia, esto, con la finalidad de ver si se está en condiciones de abrir un programa de automatización. De no ser así se deberán tomar las decisiones necesarias para emprender su actualización. Esto evitará las inversiones inútiles y el desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos materiales.

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La planeaci贸n de los sistemas automatizados en los archivos hist贸ricos: el caso de la AHUNAM

Gustavo Villanueva

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Bazán Licenciado en historia por la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM donde además concluyó los estudios de maestría en esa misma especialidad.

Ingresó como académico al Archivo Histórico de la UNAM en 1985, donde ocupó los cargos de jefe de la sección de Acervo Documental, y de Procesos Técnicos hasta 2003. Se ha especializado en archivística y en paleografía. Es docente de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Ha participado en reuniones nacionales e internacionales sobre temas archivísticos, ha coordinado varias obras con temática archivística y actualmente dirige la serie editorial Formación Archivística de la BUAP.

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Introducción Hablando de la utilidad social de los archivos, nos dice Montserrat Sebastià, de la Universidad de Barcelona, que no existe una sintonía entre éstos y la evolución de los sectores culturales debido, entre otras cosas a que, por un lado, los archivos son valorados desde las premisas de la modernidad cultural —difusión y tecnologías— como el área más estática del sector documental y por otro, los archivos y sus profesionales asumen actitudes de discreción profesional que prefiere aparentar invisibilidad ante la “evolución y la dinamización”.1 Tenemos así que a través de la historia de los archivos y de la archivística, se han desarrollado dos ideas que tienen que ver con la función y por lo mismo, con la concepción de los archivos: por un lado, el archivo como servicio, tratando de encontrar en éste, la justificación de su existencia ante la sociedad al proporcionar de manera rápida y eficaz la información contenida en los documentos para satisfacer los requerimientos de una consulta cada vez más expedita ya sea para agilizar la administración o para profundizar en el conocimiento retrospectivo de la sociedad en que se insertan. Por otro lado, existe la idea de archivo como organización, como conjunto orgánico de documentos, como estructura que dispone un conjunto de elementos, que mantienen relaciones entre sí y ocupan un lugar determinado en la misma, por lo que es a partir de su ubicación que toma importancia la visión de conjunto; el sentido orgánico del archivo que, entendido de esa manera, cobra un sentido esencial en tanto la archivística tendrá como objetivo principal el mantener esa unidad, esa relación sistémica entre sus componentes o en su caso, reconstruirla a partir de un método que tiene mucho que ver con la historia, la arqueología y

Montserrat Sebastià I Salat, “Archiveros/Infotecnólogos: La internet como motor del cambio de imagen de los archivos”, en XII Jornadas de Archivos Municipales. El Archivo en el entorno cultural, Comunidad de Madrid, Coslada, pp. 91-112.

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demás disciplinas cuyo objetivo es la restauración y la reconstrucción de los elementos y del orden que dan sentido a un todo.2 Cada una de estas ideas en torno al archivo y la prioridad que se le otorga a una u otra provoca a su vez determinadas formas de desarrollar los procesos para su tratamiento, es decir, la archivística como método que se desarrolla y aún más, está determinado por la concepción que se tenga del archivo en tanto su esencia es entendida ya como servicio, ya como estructura.

Los documentos para la archivística, entendida como sostén de esa estructura que es el archivo, tienen valor en tanto son parte de un conjunto en el que rigen una serie de relaciones y de elementos que le otorgan un sentido único, ningún otro, mismo que el archivista tiene que ir desentrañando a través de los diversos mecanismos metodológicos de que lo provee su actividad.

De la otra manera, si pensamos de una manera inmediatista en la labor archivística, restringiendo su esencia a una utilidad práctica de manipulación de los documentos que conforman los archivos, y sobre todo con esa justificación que depende de la difusión y la utilización de nuevas tecnologías, como menciona Montserrat Sebastià, me atrevería a pronosticar un futuro incierto para la profesión y para sus especialistas, concebidos como simples difusores y servidores de información.3

La archivística se ha considerado como un punto de confluencia de la historia y autores como Lodolini, por ejemplo, plantean además, que también lo es de la arqueología al considerar al archivo como la “... natural sedimentación documental de una actividad práctica, jurídica y administrativa”. Véase Elio Lodolini, “El problema fundamental de la archivística: la naturaleza y el ordenamiento del archivo”, en César Gutiérrez Muñoz, Archivística, Pontificia Universidad del Perú, Lima, 1991, p. 31, y Luis Torres Monroy, “El historiador archivista, arqueólogo de la documentación”, ponencia presentada en el VIII Congreso Nacional de Archivos, Monterrey, 1996 (copia xerográfica).

3 Cito para ejemplificar, a Lawrence Dowle, bibliotecario y archivista norteamericano:“La investigación sobre la disponibilidad y uso de los archivos debiera ser la meta principal de la profesión archivística... Los principios archivísticos seguirán siendo vitales aun cuando los archivistas se conviertan —como creo que lo harán— en bibliotecarios y otros especialistas de información”. Véase “Agenda de investigación sobre la disponibilidad y uso de los archivos”, en Foro Archivístico, pp.

31-42 (copia xerográfica). V.T. Gustavo Villanueva, “El Principio de procedencia. Posibilidad científica de la archivística”, en Memorias del VIII Congreso Nacional de Archivos, Monterrey, N. L., 1996 (versión en disquete).

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Sin embargo, tal parece que a partir de la irrupción de las computadoras en nuestro cotidiano existir, se ha generalizado la idea de que la razón misma de los archivos se restringe a su utilización, a la forma en que los documentos se pueden disponer para proporcionar a los usuarios un servicio más rápido y eficaz.

Esta situación implica una serie de problemas que si bien ya existían para nuestra profesión antes de la computadora, se han agudizado a partir de lo que podríamos llamar, como muchos ya lo han hecho, la revolución informática.

Precisamente, uno de los grandes problemas, tal vez el principal, del que derivan muchos otros que han surgido para los archivistas, es la angustia por el papel que se juega o debe jugar, en este movimiento informático que irrumpe a veces de manera brusca en nuestras instituciones como una necesidad existencial, pues a través de la utilización de la computadora es que muchos justifican su arribo a la modernidad, a un primer mundo sinónimo de eficacia y de garantía de validez, lo que da sentido a la existencia de las instituciones de archivo y por supuesto, al conjunto documental.

Es común ver, a últimas fechas, al archivista angustiado por resolver cuestiones que, si bien le atañen, no son de su exclusiva competencia, sobre todo cuando caen en la esfera del profesional de la informática.

Así vemos al archivista instalado ante la computadora, preocupado por la obsolescencia de los equipos y de los programas, por la migración de los datos que contienen sus bases, por los parámetros técnicos que han de aplicarse a los documentos reproducidos por medio de la digitalización, por los metadatos que se han de aplicar a los documentos que guardan en las bases de datos, etcétera. Por supuesto que estas cuestiones deben tomarse en cuenta en la planeación de un sistema computarizado en nuestros archivos, pero es también cierto que no deben ser éstas las cuestiones fundamentales de nuestra preocupación, sobre todo cuando son propias del técnico en computación, pues equivaldría a intentar suplir las tareas de ese especialista retrasando las prioridades que el oficio de archivista trae consigo. No se trata de asumir un papel que no nos corresponde, el reto es incorporar la tecnología a la archivística y no la archivística a la tecnología. El archivista deberá plantear las pautas de esa incorporación sin hacer sucumbir los principios rectores de su disciplina.

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El papel del archivista ante las nuevas tecnologías Tal vez sea conveniente antes de plantear el papel del archivista ante las nuevas tecnologías, abundar un poco en los problemas que aparentemente han surgido a partir de estas nuevas herramientas.

Tomemos como ejemplo el muy llevado y muy traído caso de la migración de los documentos, de la actualización del software y la posibilidad de que sean perdurables y no se pierdan por la obsolescencia del equipo ni de los programas de cómputo.

Bien es conocida la velocidad a que viaja la tecnología a últimas fechas y si bien es casi imposible estar actualizado en cuanto a los programas utilizados, debemos dar mantenimiento constante a nuestros sistemas para que puedan perdurar a través del tiempo.

Nos quejamos con frecuencia de esa poca duración de los sistemas y de nuestra escasa capacidad para mantenernos constantemente actualizados pero, de una u otra manera, ¿no ha ocurrido así en otras ocasiones a lo largo del tiempo, tal vez no tan rápidamente pero lo suficiente como para no entender algunos documentos que fueron escritos con caracteres como los del siglo XVI que ahora nos parecen inteligibles a menos que tengamos la capacidad y la capacitación para poderlos entender?

Otro caso es el de la seguridad de los documentos en soportes electrónicos, que nos preocupa —como debe ser— sobre todo por la aparente facilidad de falsificación de que son susceptibles. Sin embargo, en cualquier soporte podríamos dar ejemplos de la capacidad humana de falsificación de documentos. ¿No acaso el verificar la autenticidad de documentación provocó la aparición de disciplinas tan importantes como la paleografía y la diplomática?

El archivista, ante todo, es responsable de la aplicación de los principios fundamentales que han regido y rigen su disciplina, sea cual sea la base en que se sustentan sus proyectos, entiéndase manual, mecánica o electrónica.

La aplicación de los principios archivísticos, como el de Procedencia y Orden Original y el de la Descripción Multinivel, implica para el archivista el verdadero reto de su profesión, sin importar mucho la base material, magnética o electrónica en que aterrizará su aplicación. El archivista debe cuidar que la estructura archivística implícita en la jerarquización a diversos niveles se refleje y

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manifieste ya en el papel, ya en la pantalla de una computadora. Debe cuidar que el sentido orgánico del archivo —que se cumple a partir de la ubicación correcta de cada una de las unidades archivísticas en series documentales— sea una realidad y aporte, para el conocimiento, conjuntos estructurados de documentos que adquieren su verdadera dimensión en tanto conservan su relación natural y reflejan el objetivo y la estructura orgánico funcional de la entidad que los creó.

Debe pues el archivista buscar en los archivos esa relación entre sus partes para mantener o, en su caso, reconstruir esa organicidad que le da sentido al archivo y por tanto a la archivística y que la hace una disciplina con objetivos propios y capaz de crear un conocimiento válido por sí mismo y no solamente en función de la utilidad que otros profesionales le confieran. Es necesario que los archivos se entiendan, recordando a Lodolini, no solamente como el conjunto de documentos sino también como el conjunto de las relaciones que median entre ellos.4 El archivista es el responsable de la información y por tanto, debe atender las cuestiones relacionadas con la forma en que ésta debe ser tratada y procesada; no sólo para dar servicio sino para aportar conocimientos a la sociedad a través de los archivos plenamente organizados y dentro de un contexto archivístico e histórico capaz de otorgar a los documentos su verdadero y amplio sentido. Hacer legible e inteligible la vida de individuos e instituciones por medio de sus archivos, sigue siendo el verdadero reto y el papel del archivista aun en la sociedad de la información.

Aplicación de los principios archivísticos en los medios electrónicos ¿Pero, cómo lograr ese objetivo del archivista y cómo desarrollar el papel que le corresponde en los programas de automatización? Trataremos de explicarlo a continuación.

El trabajo archivístico —como sabemos— se basa en la jerarquización, en la estructuración a diversos niveles: fondos, secciones, subsecciones (denominados por Schellenberg como unidades mayores), series o unidades intermedias y expedientes y piezas sueltas (unidades menores 4

Elio Lodolini, Archivística, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, p. 145.

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para Schellenberg5 ). Esta jerarquización se tiene que respetar y aplicar independientemente de la forma en que se presente.

En este sentido, las tareas de automatización de los documentos no son ni pueden ser la excepción para el archivista, quien no puede soslayar que es precisamente esa forma de acumulación natural de los documentos, esa estructuración natural la que le da sentido, esencia al archivo.

El Principio de Procedencia y de Orden Original es, por naturaleza, una forma de estructuración; el Principio de Descripción Multinivel establecido en la ISAD-G es una manera de aplicar y presentar esa jerarquización, de tal forma que el papel del archivista, en cualquier ámbito en que desarrolle sus funciones, será precisamente reflejar la forma natural en que se disponen los documentos para formar un conjunto orgánico, donde cada una de las piezas que lo componen tiene sentido en tanto se relaciona con las otras y son parte de un contexto específico que plantea una serie de elementos para entender el por qué de los documentos y de los archivos en un orden determinado.

Así como la ordenación a diferentes niveles nos permite establecer las jerarquías propias de la organización estructural y funcional en que se crean y reciben los documentos, la descripción, otra de las actividades fundamentales en los archivos, queda sujeta a esa estructuración jerárquica, impuesta por el Principio de Procedencia y Orden Original, mediante una normalización que aporte precisamente, una serie de datos que permitan a quienes consultan los fondos documentales, navegar a través de esa estructura imperante.

De esta manera, el archivista podrá plantearse como objetivos de un programa de automatización, presentar esa estructuración jerárquica de las diversas unidades del archivo y con base en ésta, la búsqueda a diversos niveles hasta llegar a la unidad documental y al dato en sí.6 La computadora puede ser una herramienta lo suficientemente flexible para permitir al archivista establecer esos diversos niveles de descripción, según y nuestro proyecto sea lo suficientemente capaz de estandarizar, homogeneizar y normalizar los elementos de la descripción.

T. R. Schellenberg, Principios archivísticos de ordenación, México, AGN, 1982, pp. 39-83.

Para abundar sobre este asunto de la aplicación del Principio de Procedencia y de los elementos descriptivos a un programa de automatización, véase: María de Jesús Álvarez-Coca González, “El Departamento de Coordinación y Normalización. Organización y funcionamiento” (del Archivo Histórico Nacional de Madrid), en Boletín de ANABAD, vol.

XLVI, núm. 1 (separata), Madrid, 1996, pp. 261-280.

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Recordemos que la computadora no procesa ni reproduce nada que no hayamos contemplado y que no le ordenemos que haga.

Así, los programas de automatización pueden considerar, además del jerárquico, otro nivel de consulta que se podría pensar como individualizada o particularizada, que dará al sistema de búsqueda mayores beneficios y expectativas, mayor agilidad y eficacia en las consultas.

La consulta a nivel jerárquico tendrá que partir de la estructura organizativa dada a los fondos; la individualizada o particularizada dará el acceso directo a la información mediante descriptores, palabras claves o índices, que nos llevan a la particularización de los datos contenidos en los documentos.

La forma jerarquizada de comprender la automatización de los archivos está plasmada de manera clara, como ya hemos mencionado, en el principio de la descripción multinivel de que nos habla la ISAD (G) desde 1993, y que como ustedes saben, tuvo su presentación formal —y al parecer definitiva— en el XIII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla el año 2000. 7 En la descripción multinivel —planteada por la Norma— se utiliza un formato modelo, y según el nivel a que se describa, se emplearán ciertas áreas o ciertos elementos de esas áreas, aunque lo fundamental de este principio es que los diversos niveles de descripción estén interconectados entre sí ya que la descripción misma implica, necesariamente, la organización previa de los fondos y ésta debe estar sustentada en el Principio de Procedencia.8 Por supuesto que esta tarea de descripción jerarquizada implica para el archivista una serie de problemas, sobre todo cuando hablamos no de una sino de diversas políticas descriptivas dentro de un mismo archivo; diversas formas de hacer, de elaborar los instrumentos descriptivos con diversos elementos de descripción, no siempre acordes con la aplicación de ese principio de procedencia.

Véase la versión final de la ISAD-G presentada durante el XII Internacional de Archivos efectuado en Sevilla, España.

Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000, 126 pp.

8 Véase Antonia Heredia Herrera, La Norma ISAD (G) y su terminología, análisis, estudio y alternativas, Madrid, ANABAD/ Arco Libros (Normas), 1995, p. 36.

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Este caso es muy común en los archivos, debido precisamente a que las tareas no siempre son concebidas de la misma manera por quienes laboran en ellos y no siempre, desgraciadamente, el personal de los archivos está dispuesto a aceptar planteamientos distintos a los que se han venido empleando, de manera que muchas veces “la experiencia” y la costumbre se convierten en rectores de la actividad en los archivos.

Para solucionar los problemas que estos casos nos plantean, es necesario realizar la identificación de los grupos documentales, la reconformación de series y su inserción en las bases de datos existentes. De esta manera, a nivel intelectual —que en la máquina bien puede ser virtual— estaremos aplicando la estructuración de nuestros grupos documentales e intentando dar a éstos ese sentido orgánico que como archivo o fondo es necesario darles. Esto es factible en tanto la flexibilidad de las bases de datos posibilita la inserción de elementos entre unos y otras.

Con respecto a la forma particularizada de establecer la presentación de los datos en un sistema automatizado de archivos, puede basarse en la elaboración por parte del archivista de listados de descriptores, palabras claves, índices o bien, la utilización de las formas automáticas de búsqueda booleana que algunas bases de datos contienen. La descripción en el ámbito de inventarios requiere de una selección de palabras claves que permitirán el acceso a un índice que nos conducirá al dato específico. La descripción también puede llevarse al terreno de la catalogación, ya de unidades documentales compuestas o simples, con lo cual puede aprovecharse la forma de expresión booleana para arribar de igual manera, al dato concreto. Esto por supuesto, representa una ventaja del sistema automatizado en tanto nos puede llevar al conocimiento del archivo desde una perspectiva general a través de los grupos y subgrupos documentales, de las series y aún más, de los expedientes y las piezas documentales.

La planeación archivística y los sistemas computarizados La automatización de los archivos históricos requiere de una planeación que se sustente en la teoría y en la práctica archivísticas, como base fundamental para crear sistemas que permitan de alguna manera hacer eficientes los recursos y las capacidades del archivo. Para esto habrán de tomarse en cuenta una serie de elementos que en ocasiones difieren de las concepciones

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archivísticas y tienen que ver más con los recursos materiales y humanos y con la capacidad del archivista de plantear ante sus autoridades las necesidades y la conveniencia de aplicar un sistema computarizado. Esto, definitivamente, tendrá mayores posibilidades de éxito en tanto la planeación esté estructurada de acuerdo con objetivos que interesen a la institución y con una visión real y objetiva de la situación de nuestro archivo, así como con la presentación de los beneficios y bondades del sistema que se proyecta.

Si bien los sistemas informáticos permiten la automatización de las operaciones de gestión documental que se realizan en el archivo, no suponen la sustitución de las tareas tradicionales por otras nuevas, sino que permiten hacer más ágiles los diversos procesos archivísticos.9 Por tanto, para la planeación, es necesario tomar en cuenta algunas cuestiones básicas con respecto a la utilización de la computadora, como son: ¿En qué actividades archivísticas incide o puede incidir la computadora? Tendremos entre otras las siguientes: · La gestión administrativa · El almacenamiento · La sustitución de soportes · Las transferencias · El control sobre la depuración · La ordenación · La descripción · La difusión Tomando en cuenta estos factores de utilidad, podremos entender a la computadora como una herramienta al servicio del archivista para cooperar con él en la optimización de los procesos técnicos en los que participa. En este sentido, tres son los aspectos principales: 1. La computadora como elemento de control · de la gestión en oficinas, Pilar Martín Cabreros e Inés Carmen Alonso Ayuso, “Información de archivos y control de Autoridades”, en XII Jornadas de Archivos Municipales. El Archivo en el entorno cultural, Comunidad de Madrid, Coslada, pp. 85-90.

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las nuevas tecnologías

· del ciclo vital de los documentos (ingresos, transferencias), · de los catálogos de disposición documental, · del movimiento de fondos, · de los movimientos del personal, · de los movimientos de los usuarios (estadísticas de uso del archivo).

2. La computadora como elemento para la conservación documental (sustitución de soportes) · almacena la información y los documentos en soportes electrónicos, · coadyuva en el monitoreo del estado de conservación, · facilita y abarata la reproducción.

3. La computadora como elemento de difusión · permite la consulta en sala y a distancia, · facilita los procesos de descripción, · facilita y abarata la publicación de los instrumentos descriptivos.

Como podemos apreciar, la automatización presenta indudables beneficios pero exige también sortear numerosas dificultades y presenta el grave riesgo de desestabilizar el funcionamiento del archivo, normalmente limitado en recursos, al plantear de manera urgente, necesidades informáticas que no estaban contempladas, aun cuando el archivo no tenga concluidos los procesos básicos de organización y descripción.

Sin embargo, es necesario establecer una programación informática para, como dice un connotado archivista, no caer en la postergación de la tarea a un mañana siempre aplazado y en la dilapidación de recursos humanos en procesos de automatización no suficientemente pensados.

Por tanto, es necesario presentar un proyecto detallado de implementación del proceso de automatización que se base fundamentalmente, en el estudio de todo lo relacionado con la viabilidad del proceso (recursos, obsolescencia del equipo y programas, aparición de nuevas tareas, plan de capacitación, alcances, desarrollo de técnicas específicas, etcétera).10 Véase el excelente trabajo de Pedro González García Informatización del Archivo General de Indias. Estrategias y resultados, Madrid, ANABAD, 1999, 145 pp.

10

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Será necesario también regresar al conocimiento de nuestros grupos documentales, de su volumen, de su estado de organización, de su estado de descripción, de conservación, de las frecuencias de consulta y de los fondos y documentos consultados, etcétera. Por otra parte, se deberá tener un conocimiento de los presupuestos y necesidades del equipo, del personal con que se cuenta, las posibilidades de equipo, de la capacitación, etcétera.

Con estos datos, será igualmente necesario para la programación informática, realizar ciertos cuestionamientos que por supuesto no son exclusivos de este tipo de programación sino de cualquier planeación que se emprenda en cualquier actividad. · ¿Para qué la automatización? · ¿Qué y cómo automatizar? · ¿Cuánto cuesta la automatización? · ¿Es compatible un proyecto con nuestros recursos? · ¿Qué beneficios traerá para nuestra institución la automatización? · ¿A quién va dirigida la automatización? · ¿Qué necesidades archivísticas, de difusión y de control tiene nuestro archivo? · ¿Qué procedimientos archivísticos son necesarios realizar para la automatización? · ¿Qué pasos vamos a seguir en nuestro proyecto? · ¿Cuáles son las necesidades de capacitación? · ¿Qué recursos humanos se requieren?

Y, como hemos visto y de alguna manera respondido, una pregunta fundamental: ¿Cómo vamos a automatizar la documentación de nuestros archivos respetando los principios básicos de la archivística, de descripción y de procedencia y orden original?

Solamente de esa manera, podremos establecer una planeación informática en nuestro archivo, acorde con una realidad específica y con los planteamientos necesarios para entender que un proyecto para ser viable debe ser el producto de la confrontación de una realidad existente con una visión acerca de cómo quisiéramos que fuera esa realidad que nos atañe. La proyección archivística debe partir pues, de elementos que al momento bien pueden no existir en nuestro archivo pero que son necesarios y que por lo mismo plantean la posibilidad de su existencia y a eso se abocan los esfuerzos y posibilidades del archivo.

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A continuación expondré la forma en que hemos afrontado la automatización en el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México.

El Sistema Integral de Consulta ARHISTO-UNAM11 Cuando a finales de los ochenta se adquirieron en el Centro de Estudios sobre la Universidad —dependencia universitaria que está a cargo del Archivo Histórico de la UNAM—, las primeras computadoras personales, los académicos del AHUNAM comenzamos a capturar los instrumentos descriptivos que resultaban de nuestro cotidiano trabajo de organización y descripción documentales sin tener lineamientos básicos. De esa manera, algunos instrumentos se capturaban en bases de datos como Dbase III, o Micro cd. Isis y otros más en procesador de textos Word.

La sección de acervo gráfico procedió de igual manera pero con la diferencia de que, al tratarse de imágenes, se inició la digitalización de las mismas aunque sin parámetros definidos y en diversas bases de datos, aplicándose principalmente, el programa Superbase.

Esto que se señala para los procesos de automatización, de igual manera es un reflejo de lo que había venido ocurriendo en los procesos archivísticos, principalmente en el caso de la descripción que se había venido realizando con criterios particulares y no definidos colectivamente por lo que cada catálogo resultaba, en ocasiones, una forma muy personal de concebir las necesidades de información. Esta situación se hacía más patente si tomamos en cuenta que en las dos secciones del archivo donde se realizan instrumentos descriptivos (documental y gráfico), los criterios jamás se habían unificado, pensando en que la diferencia de técnicas de elaboración documental y la forma de presentar la información, hacían imposible la normalización.

El crecimiento en número de las computadoras personales para los técnicos académicos (para 1994 ya casi todos tenían una en su cubículo aunque de diversos modelos y características) fue incrementando el número de instrumentos automatizados, persistiendo aun la indefinición de criterios lo cual, a su vez, hizo necesaria la normalización de los mismos para su Véase para mayor información: Armando Torres, “El Sistema Integral de Consulta del Archivo Histórico de la UNAM”, en Gustavo Villanueva Bazán (coord.), Teoría y Práctica Archivística I, México, UNAM-CESU, 2000, pp. 107-116.

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proceso de captura, de tal manera que ese esfuerzo individual no resultara vano en tanto pudiera integrarse en un esfuerzo colectivo de automatización.

De esta manera, en 1996, la entonces recién nombrada jefatura de Procesos Técnicos del Archivo Histórico de la UNAM se dio a la tarea de crear un Sistema de Consulta Automatizada de los instrumentos descriptivos del archivo, creando para ello la Comisión de Automatización del Archivo Histórico de la UNAM integrada con cinco miembros. El especialista en reprografía y representante ante el Comité de Cómputo del Centro de Estudios sobre la Universidad, dos miembros de la sección de cómputo del CESU, entre ellos el jefe de esa sección y dos historiadores archivistas de la sección de acervo documental, que venían desempeñando las tareas de normalizar los instrumentos descriptivos que se producen en esa sección. Posteriormente, se incorporaron a la comisión dos integrantes de la sección de Acervo Gráfico. Todos ellos involucrados de alguna manera, en tareas relacionadas con la automatización.

La comisión se planteó como objetivo desarrollar un programa de automatización que permitiera controlar los ingresos documentales, conservar de mejor manera los documentos, agilizar los procesos de ordenación en los grupos documentales así como la búsqueda de la información y su proyección amplia a través de la comunicación por redes.

Programa de Automatización del AHUNAM El programa general de automatización del Archivo Histórico de la UNAM se diseñó desde su inicio en tres fases: 1. De consulta sistematizada de los instrumentos descriptivos a través de bases de datos.

2. De reproducción en soportes alternativos de la información contenida en los documentos.

3. De gestión y control de documentos y de los usuarios.

El programa se inició con la primera fase mediante la creación de un sistema integral de consulta automatizada a partir de los instrumentos descriptivos que existen en el archivo; la segunda fase, que corresponde a la reproducción en soportes alternativos de la información contenida en los documentos del archivo, se inició durante 1998 con la digitalización de dos pequeñas colecciones de la sección de Acervo Gráfico y su integración al sistema ARHISTO-UNAM,

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proceso que se ha ido aplicando y se aplicará a mediano y largo plazo, a todos los documentos fotográficos que conserva la sección de Acervo Gráfico. Estas dos colecciones que se digitalizaron en un principio nos permitieron establecer los parámetros de la digitalización y la caracterización del equipo y de los documentos, así como los estándares adecuados para tal labor. Estos parámetros y criterios han sido aplicados y perfeccionados sobre todo en la digitalización de las más de tres mil fotografías del fondo Ezequiel A, Chávez durante el año 2003.

En la tercera fase del programa, se pretende realizar en estrecha vinculación con la consulta automatizada de los documentos del archivo y a partir de las necesidades concretas de gestión documental con el fin de regular los incrementos, el registro de los grupos documentales, los procesos aplicados en los documentos, así como de llevar un registro de los usuarios y de los documentos solicitados y agilizar la elaboración de estadísticas, tan necesarias en la planeación archivística. Esta tercera fase del programa aún no se ha iniciado.

El Programa de Automatización de los Instrumentos descriptivos del AHUNAM Para desarrollar este programa, se tomó en cuenta que en el archivo se habían venido realizando programas individuales y por sección pero sin la idea de integrar todo lo que se produce en materia de descripción, por lo que no se podía dejar de contemplar lo que cada una de las secciones del

AHUNAM

(acervo documental y gráfico) estaba realizando en cuestión de des-

cripción para tratar de integrar todo en un sólo programa.

La comisión se dio a la tarea de proyectar un sistema integral de consulta automatizada a partir de los instrumentos descriptivos ya elaborados y de los que se fueran realizando. A este sistema decidimos denominarlo ARHISTO-UNAM, utilizando de alguna forma las iniciales del Archivo Histórico de la UNAM y tomando en cuenta el significado etimológico de la palabra aristo.

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La archivística y

Definición Definimos el sistema integral de consulta como un conjunto de bases de datos relacionadas, que corresponden a los diversos instrumentos descriptivos del AHUNAM y que requieren, para su ingreso, de un proceso de normalización que aplique criterios homogéneos a los elementos de la descripción archivística.

El objetivo del sistema es agilizar los procedimientos de descripción, ordenación y publicación de los datos contenidos en los documentos y, por consiguiente, la consulta de los acervos documentales de AHUNAM. El programa se emprendió bajo criterios rectores que buscan la aplicación y utilización de las nuevas tecnologías bajo el respeto de los criterios archivísticos aceptados universalmente.

Algunos de estos criterios son:12 — La automatización debe estar siempre supeditada a los criterios archivísticos y vinculada de manera directa con los procesos de descripción.

— La automatización deberá entenderse como el aprovechamiento de las ventajas que las nuevas tecnologías nos presentan, sin menoscabo de los conceptos y métodos propios de la archivística, tratando de aplicar siempre los principios fundamentales como el de Procedencia y Orden Original y el de la Descripción Multinivel, y verificar que se reflejen en las computadoras a partir de nuestros conocimientos y experiencias.

— Las tareas que realicen los archivistas en la automatización requieren de procesos previos que garanticen que ésta muestre la esencia misma del trabajo archivístico, es decir, que los grupos documentales reflejen el sentido de organicidad del material de archivo.

— La automatización debe atender y aplicar, en lo posible, los elementos de las normas internacionales de descripción dictadas por el Consejo Internacional de Archivos para garantizar la consulta a nivel internacional.

Véase de Gustavo Villanueva et. al., el Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, Puebla, Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, 2002, en el capítulo correspondiente a Descripción que contiene a su vez los pasos a seguir y las políticas aplicadas a los procesos de automatización (pp. 87-107).

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Actividades realizadas El programa de automatización consideró toda una gama de actividades entre las que mencionamos las siguientes: 1. Elección del software. Después de analizar varias posibilidades, se decidió utilizar en las bases de datos el programa Micro cd/Isis distribuido por la UNESCO, ya que se consideró como el más adecuado por sus características técnicas, su sencillez en el manejo y su utilización en otros archivos históricos y en bibliotecas del mundo. Sin embargo, este software fue solamente una plataforma pues nuestro especialista en informática realizó una serie de adaptaciones al programa, para comunicación y despliegue de datos, con otros tantos softwares y lenguajes de programación.

2. Evaluación y diagnóstico de los grupos documentales.

3. Revisión y preparación de los instrumentos de consulta ya existentes en el archivo, para su captura. Esta tarea la denominamos normalización de los instrumentos descriptivos y es realizada a través de una serie de actividades: revisión y cotejo con los originales, lectura y revisión de los elementos informativos de la ficha, conclusión y actualización en el caso de los instrumentos que corresponden a fondos abiertos, unificación del orden jerárquico y de la estructura de los elementos descriptivos, unificación de criterios de redacción y revisión de la captura.

4. Establecimiento de criterios para la normalización de las fichas descriptivas. Resultado de esta labor, fue la creación de una ficha modelo para captura de los instrumentos descriptivos que se fueran creando. Esta ficha establece los elementos básicos de descripción para las secciones de acervo documental y gráfico y la forma y el orden en que éstos se han de presentar en la base de datos.13 5. Diseño, creación y revisión de las bases de datos en Micro cd/Isis.

6. Captura de los instrumentos descriptivos. Para esto, nuestro especialista creó un software de captura directa de los instrumentos descriptivos ya que en principio, se capturaban en word y de ahí se pasaban a Isis para integrarse a nuestro sistema.

13

Véase el Manual de procedimientos técnicos..., pp. 105-106.

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7. Revisión de las bases de datos.

8. Concentración de las bases de datos en una PC de suficiente capacidad.

9. Elaboración de una interface para consulta. Se realizó conjuntamente entre archivistas y los académicos de la sección de cómputo, el diseño de una interface que facilitara la utilización de las bases de datos integrantes del sistema. Una parte importante de este sistema integral de consulta es precisamente el interface mediante el cual se puede acceder a la información desde dos vertientes: de lo general a lo particular, a partir del listado de grupos documentales que integran el AHUNAM,

accediendo a información general sobre cada uno de ellos mediante una cédula des-

criptiva y ya, dentro de esa misma cédula, obtener información acerca del estado de descripción de ese grupo documental en particular, de tal manera que se pueda ingresar a los instrumentos descriptivos que tiene el fondo o colección de que se trate. De esa manera, se cumple con la aplicación del Principio de Descripción Multinivel que establece que ésta debe realizarse a partir de las unidades archivísticas mayores, las intermedias, hasta llegar a las menores.

Pero también se puede obtener información de lo particular a lo general. A partir de un dato específico, un nombre, un lugar o un tema específico, se puede hacer un rastreo por todas y cada una de las bases que conforman el sistema y encontrar ese dato en los diversos grupos documentales del AHUNAM. Una característica novedosa de nuestro sistema es la integración de la Guía General del

Archivo Histórico de la UNAM,14 realizada de manera conjunta por los técnicos académicos del archivo. De esta manera, el sistema, si bien se alimenta de los inventarios y catálogos que existen de los diversos grupos documentales, presenta información de cada uno de los mismos, aunque no existan por el momento instrumentos más específicos para su descripción y se deja abierto el campo para irlos integrando en la medida en que se vayan realizando y preparando para su introducción al sistema.

Finalmente, se tiene un registro de los instrumentos ingresados en una relación creada para el efecto; en ella se anotan datos tales como el nombre de la base, el del instrumento

14

Véase Gustavo Villanueva Bazán (coord.), Archivo Histórico de la UNAM. Guía General, México, UNAM-CESU, 1988, 152 pp.

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descriptivo, el número de registros, el autor (esto con el fin de dar el crédito correspondiente) y la fecha de ingreso al sistema.

Productos obtenidos a la fecha El Sistema Integral de Consulta Automatizada, que ya está a disposición de los investigadores, cuenta con 35 mil registros aproximadamente, contenidos en 24 instrumentos descriptivos entre inventarios y catálogos por expediente y por documento. Los instrumentos que se incluyen corresponden tanto a nuestros fondos universitarios tales como la Escuela Nacional de Ingeniería, la de Medicina, la de Altos Estudios, antecedente de la Facultad de Filosofía y Letras y el Centro Universitario de Estudios Cinematográficos, como a los fondos y colecciones incorporados como los de Ezequiel A. Chávez, Amado Aguirre, Jacinto B. Treviño, Aurelio R. Acevedo, Miguel Palomar y Vizcarra y otros; de tal forma que la información es variada en tanto muestra temas diversos como la educación, la revolución mexicana y el movimiento cristero, los movimientos sindicales y estudiantiles de nuestra institución, por mencionar algunos.

Durante el año de 1998 se inició el proceso de integración de las bases de datos de la sección de Acervo Gráfico combinándose además con el proyecto de digitalización y se pueden ya observar los avances en la concepción integral del sistema al presentar por una parte, la ficha catalográfica y desde la misma, acceder a la imagen fotográfica que describe. Esto representa para nosotros una forma más de preservar la documentación en tanto ésta será consultada en pantalla, con posibilidad de reproducir el documento sin hacer contacto físico con el original.

Alcances del sistema El sistema se encuentra ya a disposición de los usuarios. Esto, mediante la computadora que se tiene para el efecto en la sala de consulta del Archivo Histórico y a distancia por medio de internet, en la página WEB del CESU.15 15

La dirección electrónica del CESU es: www.unam.mx/cesu/

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La inserción del sistema en internet nos ha permitido llevar el contenido de nuestros acervos a lugares tan distantes como lo permite esa tecnología.

El sistema hace posible la impresión de las fichas que se deseen, lo que solicita un servicio más efectivo a nuestros usuarios.

También, con un mayor número de instrumentos descriptivos y de registros ingresados, se tiene contemplada la elaboración de un CD ROM que posibilitará la distribución e intercambio de información con archivos y bibliotecas del mundo. Por otra parte, se considera la publicación parcial de los inventarios y catálogos en disco compacto a fin de abatir los costos de edición.

En el año 2000, inscribimos un proyecto a tres años, ante el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), para digitalizar las fotografías y desarrollar la descripción total del fondo Ezequiel A. Chávez e incluir estos productos en el Sistema ARHISTO-UNAM. El proyecto fue aceptado y se le asignaron recursos por un millón y medio de pesos aproximadamente, que nos permitieron avanzar en el desarrollo del proyecto con mayores productos. El CD ROM resultante de este proyecto está ya editado con un reporte de las actividades y procesos archivísticos que se tuvieron que efectuar para lograr ese producto.

Conclusión Sabemos que la conservación de los documentos es uno de los objetivos fundamentales de los archivos y sabemos también que cualquier esfuerzo que se realice en ese sentido deberá adoptarse como una tarea relevante dentro de las instituciones.

El reto que representan los medios electrónicos deberá ser asumido, hablando concretamente de los archivos, mediante la concepción de las computadoras como herramientas que permiten agilizar ciertos procedimientos, pero siempre a partir de conceptos, objetivos y métodos que no transformen el sentido fundamental de los archivos y de los documentos. Es necesario pensar también que la elaboración de sistemas automatizados deberá ser una labor conjunta, interdisciplinaria

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entre archivistas, especialistas en sistemas, historiadores, conservadores, etcétera, para garantizar que el trabajo archivístico siga realmente los lineamientos y las políticas establecidos y el logro de resultados satisfactorios en cuanto a las funciones de conservación, control, descripción, consulta y difusión de los materiales que se guardan en el acervo.

Este es el reto y el programa ARHISTO-UNAM, es la manera en que lo hemos afrontado en el Archivo Histórico de la UNAM para garantizar una mayor permanencia de los documentos, una mejor difusión de los mismos y una agilización del flujo de la información contenida en ellos, de tal forma que cumplan con el cometido para el cual fueron creados: servir como sustento a la administración, pero también como soporte para un mejor conocimiento histórico de las sociedades.

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Creaci贸n de bases de datos en los archivos hist贸ricos

Armando Torres

las nuevas tecnolog铆as

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Romero Egresado de la carrera de ingeniería en computación de la UNAM. Académico del CESU donde ocupa, desde 1992, el cargo de jefe del Departamento de Cómputo. Se ha especializado en la automatización de archivos, en el diseño y manejo de bases de datos, en la elaboración de programas de cómputo, la evaluación de equipo y programas y en el mantenimiento de sistemas (software y archivos). Desde 1996 forma parte de la Comisión de Automatización del AHUNAM para el cual desarrolló conjuntamente, el Sistema Integral de Consulta Automatizada del Archivo Histórico de la UNAM.

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Introducción Durante los últimos años, la automatización en los archivos históricos ha tomado un gran impulso, a tal grado que en la actualidad es considerada por las instituciones archivísticas como un proyecto sumamente prioritario. Ello se debe a las enormes ventajas que ofrece para la gestión y difusión de los materiales existentes en los archivos. Entre ellas destacan, además de una más económica difusión de los fondos, la ayuda que proporciona para controlar el ciclo de vida de los documentos, su estado de conservación, el almacenamiento y recuperación de la información, misma que en la actualidad se puede llevar a cabo incluso desde puntos de acceso remotos a través de una red.1 En suma, la automatización, además de facilitar la reproducción de copias de los originales, es el medio más eficiente para llevar a cabo la difusión de los fondos de forma masiva y a un bajo costo.

En este sentido debemos señalar que años atrás, los productores de equipos de cómputo no veían a los archivos históricos como uno de sus principales clientes puesto que por lo general el presupuesto con el que se cuenta en éstos es reducido; sin embargo, gracias a las ventajas que ha mostrado la automatización en la gestión de archivos y debido al prestigio que la utilización de herramientas informáticas otorga a las instituciones como un símbolo de “modernidad y desarrollo”, se ha facilitado que las instituciones públicas proporcionen los recursos suficientes para desarrollar proyectos de automatización en sus archivos,2 lo que ha despertado el interés de los principales fabricantes, quienes han lanzado al mercado una gama creciente de equipos de cómputo para beneficio de las tareas de automatización que se realizan en los archivos históricos.

En estos últimos, por lo general, la automatización se debe acometer o plantear de forma global o selectiva, orientada a tareas específicas como la confección de listados e índices de fondos documentales o, en su caso, en la digitalización de fotografías históricas, bases de datos

Francisco Javier García Marco, “Los sistemas de información histórica: entre la archivística y la historia”, en Antonio Ángel Ruiz Rodríguez et al., Manual de Archivística, Madrid, Editorial Síntesis, 1995, p. 131.

2 Ibid. p. 132.

1

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que de forma casi natural se convierten en excelentes herramientas de búsqueda automatizada.

Para llevar a buen término este proceso se requiere, antes que todo, de un detallado plan de implementación previo que considere su viabilidad, teniendo en cuenta los recursos disponibles, equipos y programas, así como el personal con el que se dispone.

Los archivos se ven invadidos cada vez más por la tecnología computarizada y paulatinamente se aprecian en forma más directa los beneficios, aunque una gran parte de la información que se recopila no es posible computarizarse aún. Sin embargo, el costo del equipo y de los programas para su manejo decrece a un ritmo muy rápido, al tiempo que la cantidad de información que almacenan y administran crece desmesuradamente. Puede preverse que una vasta porción de los requerimientos actuales de datos se almacenarán en un futuro no muy lejano, más económicamente en archivos y bancos de datos de computadoras que en papel.

El objetivo de este trabajo es explicar brevemente el procedimiento para la creación de bancos de datos a partir de instrumentos de consulta como guías, inventarios y catálogos.

Términos y conceptos básicos En la administración de archivos por medio de la computadora se emplean algunos términos que es necesario establecer para la mejor comprensión de esta lectura. · Automatización es la aplicación de procedimientos técnico-informáticos a la organización de información de cualquier tipo. · Banco de datos es un conjunto de ocurrencias de varios tipos de registros en el cual tanto los tipos de registro como sus ocurrencias están ligadas mediante relaciones específicas. El término “base de datos” es sinónimo de banco de datos. este último es un término de moda, razón por la cual muchas personas se refieren a un solo archivo como un banco de datos. · Campo es la unidad más pequeña de datos que se considera, llamado también “dato elemental o atributo”, por ejemplo, la fecha de publicación de un documento. · Registro lógico es un conjunto de campos interrelacionados entre sí, por ejemplo, una carta, un contrato, etcétera.

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· Manejador de bases de datos es un término muy general y amplio que se refiere a la tecnología de computadoras requerida para organizar, almacenar, recopilar y manipular datos, por ejemplo, Micro Isis, Fox, Dbase, Oracle, Access, Paradox, Textware, etcétera.

Diseño del banco de datos El diseño de archivos y bancos de datos es el proceso de sintetizar la colección y asociaciones de datos para satisfacer, con efectividad, los requerimientos de almacenamiento, obtención/recopilación y reporte de información de los usuarios, al mismo tiempo que se satisfacen numerosas restricciones (no siempre compatibles entre sí), tales como tiempo de acceso, flexibilidad de uso, almacenamiento, seguridad y recuperación. En la práctica real, el diseño de bancos de datos es, por lo general, un proceso iterativo que implica con frecuencia tomar decisiones por tanteo.

En el diseño de la base de datos existen cuatro etapas o fases principales en el siguiente orden: 1. Análisis de sistemas y determinación de requerimientos El punto de partida es la identificación de los requerimientos de información mediante técnicas de análisis de sistemas, lo cual conduce, como mínimo a lo siguiente: · identificación de los flujos de información, · reportes que deben generarse, así como consultas o transacciones que deben satisfacerse y, · datos individuales, entidades o registros (caracterizados por campos de datos con un alto grado de relación) y relaciones que constituyen el banco de datos conceptual de los usuarios.

Un objetivo primordial del esfuerzo inicial del análisis de sistemas es lograr una conceptualización del banco de datos, independiente de los aspectos relacionados con la computadora.

Esta etapa debe ser realizada por los archivistas al elaborar los instrumentos de consulta manuales (guías, inventarios y catálogos), aun cuando no se tenga previsto su manejo por sistemas

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de cómputo que se incorporarán al avance tecnológico con solo pequeños problemas que se resolverán al momento de la captura. ¿QUIÉN?

¿CÓMO?

INFORMACIÓN

¿QUÉ?

2. Estructuración del banco de datos lógico en un modelo de bancos de datos El segundo paso consiste en transformar el banco de datos conceptual en un banco de datos equivalente usando un modelo de datos particular para su definición, almacenamiento y procesamiento en la computadora, para lo cual se toman en cuenta los siguientes puntos: · el contenido de los datos (texto, número, fecha, etcétera), · las características de los requerimientos del usuario respecto al acceso a los datos, · las características de la estructura del banco de datos y del programa que se utilicen y, · las características del equipo (hardware) que se use.

Esta etapa corresponde a la elaboración del formato para la elaboración de las fichas ya sean guías, inventarios o catálogos.

90

La archivística y

Estructura del banco de información Deberá elaborarse una ficha modelo para incorporar los diferentes instrumentos descriptivos con el fin de estandarizar las cédulas que se utilizan en el archivo histórico y con esto facilitar su manejo e incorporación en el sistema de consulta.

La siguiente tabla nos presenta la estructura de la ficha modelo.

TABLA DE DEFINICIÓN DE CAMPOS (FDT) ? |ETQ|

Nombre

—10 No. De ficha

BASE DE DATOS: AHUNAM |Lon|Tip|Rep| 6 X

—20 Fecha

40 X

—30 Lugar

150 X R

—40 Descripción —50 Observaciones —60 Siglas

1000 X 250 X 4X

—70 Sección

70 X

—80 Serie

15 N

—90 No. de caja

15 N

—110 Documento

15 N

—120 Fojas

15 N

—130 Imagen

50 X

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Descripción de los campos A continuación haré una descripción detallada de cada uno de los campos que componen la estructura del banco de información, así como la manera de ingresar su contenido.

Número de ficha. En este campo se captura el número consecutivo en la base de que se trate. Consta de seis caracteres de longitud y puede contener caracteres alfanuméricos.

Fecha. En este campo se asentará la fecha de expedición del documento, incluyendo año, mes y día, en ese orden, sin abreviar; en caso de que se trate de un expediente se anotarán las fechas extremas del mismo, por ejemplo: 1970 marzo-1983 abril. Cuando no aparezca fecha alguna se indicará con la abreviatura s/f. Consta de 40 caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

Lugar. En seguida se anotará el nombre completo del sitio geográfico en que fue originado el documento, abreviando el de la entidad federativa correspondiente. Cuando el documento se origine en otro país, se escribirá el nombre completo y se utilizarán mayúsculas al principio. Si no se identifica el lugar de origen, se usará la abreviatura S/L. En caso de expedientes se escribirán todos los lugares de procedencia del mismo, en el orden en que aparezcan y separados con el carácter %, sin espacios entre los nombres. Consta de 150 caracteres de longitud, puede estar formado de caracteres alfanuméricos y tener más de una ocurrencia.

Descripción. A continuación se escribirá completo el tipo documental de que se trate.

En caso de expedientes de diferentes tipos documentales, por ejemplo, oficios, memoranda, cartas, telegramas, se agruparán y se utilizará el vocablo: correspondencia. En caso de que aparezcan documentos de otro tipo, se hará la anotación correspondiente, por ejemplo, informes, recortes hemerográficos, decretos, etcétera.

Se deberá citar luego, en su caso, el nombre del emisor o de las instituciones, corporaciones, asociaciones involucrados. En caso de expedientes, si son de diversa procedencia agruparlos en nombre genérico cuando sea posible, por ejemplo, Banco de México, Banco del Atlántico, Banco de Comercio, Universidad del Valle de México, Universidad Autónoma de Sinaloa, Universidad de Yucatán, Fábrica Cantera, Industria de Concreto, se escribirá, Bancos de la República Mexicana, Universidades Nacionales e Industrias Mexicanas. Las iniciales se anotarán con mayúsculas.

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Enseguida habrá que citar, en su caso, el nombre del receptor o de las instituciones, corporaciones y asociaciones involucradas. En caso de expedientes, si son de diversa fuente, se procederá en la misma forma que en el caso de los emisores y se agruparán con nombre genérico cuando sea posible, por ejemplo, Banco de México, Banco del Atlántico, Banco de Comercio, Universidad del Valle de México, Universidad Autónoma de Sinaloa, Universidad de Yucatán, Fábrica Cantera, Industria de Concreto, se escribirá, Bancos de la República Mexicana, Universidades Nacionales e Industrias Mexicanas. Las iniciales deberán ir con mayúsculas.

Se considerará la descripción del contenido o asunto del documento como una reelaboración del mismo, por lo que no es necesario apegarse a la ortografía original, con excepción de los nombres propios. En caso de que sólo aparezca el nombre sin apellidos, no se le antepone adjetivo y sólo en caso de que se señale únicamente el apellido se aplicará el adjetivo, por ejemplo, carta de Silvestre, carta del señor Pérez. Los nombres propios se anotarán con mayúscula. Cuando los nombres se refieran a títulos de artículos que vengan en cualquier publicación, irán entre comillas y solamente la palabra inicial llevará mayúscula, salvo cuando se refieran a nombres propios, los nombres de festividades o eventos se escribirán con mayúscula, por ejemplo, Día de la Madre, el resto del texto será escrito en minúsculas incluyendo: grados militares, eclesiásticos o públicos; éstos se escribirán sin abreviaturas después del nombre. Se omitirá el título de emisores o receptores, excepto en la catalogación de algunos fondos antiguos, por ejemplo, Bachiller Erasmo Sifuentes. Conviene eliminar tratamientos como Sr. Dn. Justo Sierra, C. Lic. Erasmo Ugarte.

Evítese repetir en la descripción, datos que ya aparecen al mencionar títulos, tipos de documento, emisores, destinatarios, corporativa, etcétera, o que aparecerán más adelante como elementos externos del documento.

Cuando resulte indispensable citar textualmente, aplíquense las reglas convencionales, copiando a la letra y conservando ortografía y puntuación originales. Puede usarse entre paréntesis la forma latina sic entre paréntesis después de cualquier palabra, frase o cita completa que sea textual pero que pudiera parece incorrecta.

En el caso de materiales gráficos, se incluirán otros elementos a esta ficha: el tipo de documento o fotografía de que se trate, describiendo la constitución o técnica aplicada en la

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fotografía que puede ser: ferrotipo, albúmina, gelatina, calotipo, daguerrotipo, por mencionar algunos. Asimismo, en la medida de lo posible, se deberá señalar el autor de la fotografía y los personajes que en ella aparecen, tratando de ser lo más puntual posible para llevar a cabo su identificación. En el mismo sentido, se deberá procurar ubicar el asunto o tema en cuestión, el lugar donde se generó la fotografía aludida subrayando también si fue realizada en blanco y negro o en color según sea el caso. Este campo consta de mil caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

Observaciones. En el siguiente campo se anotarán los signos externos y detalles físicos del documento, en minúscula; cuando sean varias copias se señalará con número. Se pondrá el vocablo mecanoescrito o manuscrito según el caso y se especificará cuando se encuentre original y copia mecano escrita o manuscrita, por ejemplo, dos copias mecano escritas. Se señalará también la existencia en su caso, de los elementos de autenticación como firma, rúbrica o ambas, papel sellado o membretado, sello al margen, etcétera. Finalmente se explica el aspecto físico del documento y su grado de conservación (bueno, malo o regular). Evite usar adjetivos o apreciaciones personales.

Habrá que incluir en la descripción los escritos complementarios y aun ajenos al tema, que aparezcan anexos a la vuelta de fojas originales, así como mapas, fotografías, gráficas, etcétera. Entre corchetes se pondrán los datos que aunque no se mencionan en el documento, el catalogador conozca con certeza por su conocimiento del tema y la documentación.

Para documentos gráficos, los elementos que se incluirán en este campo son igualmente importantes para el investigador que consulte nuestro banco de datos pues ellos se refieren básicamente al aspecto físico o estado de conservación que guarda la fotografía. Aunado a estos elementos, se destacará de igual manera el tamaño o medidas reales, la técnica y, claro está, el soporte (según sea el caso): papel, vidrio, poliéster, plástico y acetato, entre otros. En la redacción se debe evitar el uso de adjetivos o apreciaciones personales. Consta de 250 caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

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Siglas del fondo. En este campo y los siguientes, se consigna la clasificación aplicada a los documentos, como el fondo a que pertenecen, la sección, subsección y la serie.

En este campo específico, se anotan las siglas del fondo al que pertenece el documento procesado. Consta de cuatro caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

Sección. Este campo contiene la sección a la que pertenece el documento catalogado, si no existe se deja en blanco. Consta de 70 caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

Serie. Este campo contiene la serie a que pertenece el documento, si no existe se deja en blanco. Consta de 70 caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

Número de caja. A partir de este campo se trata de ubicar topográficamente el documento o expediente descrito. En este campo se escribe el número de caja en que se localiza el documento en cuestión. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numéricos solamente.

Expediente. En este campo se escribe el número de expediente donde puede localizarse el documento. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numéricos solamente.

Documento. En este campo se escribe el número donde puede localizarse el documento dentro del expediente. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numéricos solamente.

Fojas. En este campo se escribe el número de fojas de que está compuesto el documento o expediente. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numéricos solamente.

Imagen. En este campo se escribe el nombre y la dirección del disco duro donde se encuentra la imagen digitalizada del documento o expediente catalogado en caso de que se encuentre digitalizado y su imagen pueda ser presentada en pantalla. Consta de 50 caracteres de longitud que pueden ser alfanuméricos.

El ejemplo aplicado a un documento se transforma en esta ficha:

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FICHA MODELO Fich:

0023

Fech: 1975 abril 27 Luga: Ciudad de México Desc: Traslado de La Real Provisión de Carlos III, rey de España, emitida en Madrid, España en 1770 y certificada por Juan Alcántara Moreno, escribano real de cámara de su majestad, enviada a Martín de Mayorga, virrey de Nueva España ordenando que en todos los establecimientos se retire cualquier literatura usada anteriormente por los regulares de la extinta Compañía de Jesús.

Se envía para su conocimiento al visitador Cosme de Mier quien lo comunicó oportunamente a Antonio Eugenio de Melgarejo y Santaella rector del colegio de San Ildefonso Obse: (Papel sellado, firmas autógrafas, mutilado y sellado) Sigl: CSI (Colegio de San Ildelfonso) Secc: Rector Seri: Superiores Órdenes Caja: 8 Docu: 310 Fojs: 8

3. Definición del esquema del banco de datos El tercer paso consiste en tomar el resultado del paso anterior y definir el banco de datos mediante el lenguaje específico de descripción de datos del manejador o programa elegido. Los lenguajes varían de sistema a sistema respecto a sintaxis, semántica y grado de especificación de detalles del diseño del banco de datos.

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Lenguaje de descripción de esquemas Es el que usa el administrador del banco de datos para describir en su totalidad el banco lógico.

El administrador del banco de datos es quien o quienes tienen a su cargo el desarrollo de un banco de datos común para un gran número de usuarios. Una tarea principal del proceso de diseño del banco de datos es definirlo de tal forma que se adecue a todos los usuarios posibles, algunos de los cuales pueden tener requerimientos conflictivos.

Una posibilidad es el sistema Micro Isis el cual permite al usuario definir bases de datos de acuerdo a necesidades específicas. Micro Isis nunca presupone nada acerca de los datos que se están procesando y en particular, no conoce acerca de su significado. Simplemente aporta un conjunto de funciones que auxilian al usuario en el establecimiento de un sistema eficiente de información.

TABLA DE DEFINICIÓN DE CAMPOS (FDT) ? |ETQ|

Nombre

—10 No. De ficha

BASE DE DATOS: AHUNAM |Lon|Tip|Rep| 6 X

—20 Fecha

40 X

—30 Lugar

70 X

—40 Descripción —50 Observaciones —60 Siglas

900 X 70 X 4X

—70 Sección

70 X

—80 Serie

70 X

—90 No. de caja

15 N

—100 Documento

15 N

—110 Documento

15 N

—120 Fojas

15 N

—130 Imagen

50 X

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En Micro Isis se utiliza un editor de líneas para llenar las características de cada campo: etiqueta, nombre, longitud, tipo de campo (numérico, alfabético, alfanumérico, etcétera), y si es repetible en el registro.

4. Afinación, operación y reorganización Una tarea de diseño es lograr inicialmente que el funcionamiento sea satisfactorio. Resulta costoso ajustar el diseño y los parámetros de rendimiento/funcionamiento después que se ha puesto en marcha el cargado del banco de datos, ya que el ajuste puede requerir una recarga parcial o total. En la práctica, puede ser necesario un grado significativo de reafinación, posterior al paso de carga aunque la intención es evitar que se avance lo suficiente en la tarea del diseño antes de la carga, a fin de evitar cambios posteriores a ella. Son tantos los parámetros de diseño y sus interrelaciones pueden ser tan complejas, que es posible que no se logre un buen diseño en el primer intento.

Lenguaje de salida Permite al usuario definir con precisión los requerimientos de formateo de los registros de la base de datos. A través de este lenguaje pueden seleccionarse uno o más datos elementales y en forma opcional, insertar los textos fijos que se desee, para etiquetar algunos o todos los campos, así como especificar los requerimientos de espaciado vertical y horizontal. A la colección de comandos de formateo en el lenguaje descrito se le denomina formato en Micro Isis.

El lenguaje de salida puede también emplearse en la elaboración de instrumentos manuales impresos y con el manejo adecuado del lenguaje, se pueden generar reportes para su edición con programas especializados como PageMaker o Ventura.

Lenguaje de consulta Prácticamente cada sistema para manejo de bancos de datos ofrece su propio lenguaje de consulta. No se ha propuesto estándar alguno, y más bien son similares en cuanto la mayoría se orientan al uso de procedimientos y similitudes distintas del lenguaje natural.

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Los objetivos del lenguaje de consulta son: · manejar el mantenimiento y la recopilación espontánea de información, en línea; · proporcionar una manera conveniente, orientada a los no programadores, para uso del sistema; · manejar volúmenes bajos de datos y, · proporcionar acceso a subconjuntos del banco que satisfagan un conjunto de calificaciones de datos.

El lenguaje de consulta de Micro Isis, por ejemplo, se basa en el álgebra booleana, que provee una forma conveniente de expresar operaciones lógicas entre clases. Cada término de búsqueda asociado con un registro dado, puede, de hecho, considerarse que representa la clase de todos aquellos registros asociados con ese término. Por lo tanto, al establecer operaciones lógicas entre términos de búsqueda, se puede definir con precisión la clase de los registros que serán recuperados como respuesta a la necesidad planteada.

El lenguaje de consulta por sí mismo no es suficiente para permitir al usuario realizar una búsqueda en una base de datos específica. La clave para una búsqueda eficiente y efectiva es un conocimiento profundo de los términos de búsqueda utilizables en una base de datos determinada.

Ejemplo: Expresión Booleana VENUSTIANO + CARRANZA

La pregunta corresponde a la unión de los registros que contienen la palabra “Venustiano” y los que contienen “Carranza”.

Respuesta del sistema CNJ

8: VENUSTIANO+CARRANZA

P= 3 P= 3 T= 3 - #9: T= 3 - #8: ---->

VENUSTIANO CARRANZA VENUSTIANO + CARRANZA #9

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El sistema responde, en este caso, que existen tres registros que cumplen con la expresión de búsqueda y está listo para desplegarlos La interface de consulta Para el acceso a la información contenida en el banco de datos se puede crear un programa que incluya la automatización de la Guía General del Archivo Histórico. Nosotros hemos utilizado el lenguaje de programación Isis-Pascal, una variante del Pascal estándar orientado al manejo de bancos de información.

La interface puede tener dos formas de acceso a la información, una es por búsquedas booleanas en la que se utiliza un lenguaje natural para realizar la consulta. El programa la transforma a una expresión booleana o de conjuntos para que la entienda el sistema, y la otra podrá estar estructurada a base de menús a partir de esa guía general en los que cada vez son más específicos hasta permitirnos tener acceso incluso a las fichas de cada documento cuando existen inventarios o catálogos del fondo al que estamos consultando o, sólo nos presenta la información de la guía si es que no existe ningún otro instrumento de consulta más específico.

Archivo invertido La recuperación de información en bancos de datos ha originado varios métodos de organización para hacer más eficiente su recuperación: Apuntadores, lista y multilista, híbrida multilista invertida, datos anillados y arbórea encadenada.

Una de las mejores alternativas de organización es la invertida, mediante la cual el tiempo de acceso vía los campos elegidos para ser “invertidos” puede reducirse significativamente en varios órdenes de magnitud respecto al enfoque de multilista. Su estructura básica comprende: · Los registros originales o archivo maestro sin contener apuntadores; y · El diccionario invertido o directorio o índice que contiene ciertos valores de los campos, seguidos de la lista de apuntadores a los registros, caracterizados precisamente por esos valores de campos.

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En el caso de Micro Isis el archivo invertido contiene todos los términos que pueden usarse como puntos de acceso durante la recuperación de registros en una base de datos, y para cada término, la lista de referencias a los registros del archivo maestro de donde se extrajo el término. Al conjunto de todos los puntos de acceso para una base de datos determinada se le denomina diccionario. Se puede considerar el archivo invertido como un índice del contenido del archivo maestro.

Automatización de instrumentos descriptivos de imágenes fijas Dentro del proceso de automatización y descripción de una base de datos con imagénes fijas, una tarea fundamental que se debe realizar a fondo es la identificación del autor de la fotografía y los personajes inmersos en la imagen, puesto que en ella estriba el valor de cualquier imagen histórica.3 Aunque en un sentido estricto la fotografía es un instante transfijado de tiempo, la inmediatez sugerida por una foto ha animado la creencia de que no necesita una vida posterior y, por ello, no necesita ir acompañada de un registro escrito de su significado, lo cual es totalmente cuestionable.4 Por tal motivo, es menester antes de llevar a cabo el proceso de catalogación de las fotografías, asegurar o salvar cualquier detalle que podamos rescatar por ejemplo, lo que el donante dice sobre ellas o las indicaciones del empaquetado viejo, en fin, todo lo que pueda contribuir a identificar las fotografías.

La digitalización o captura de imágenes fijas La captura o digitalización de imágenes tiene dos funciones principales: primero, proporcionar una copia idéntica al original que permita preservarlo y, segunda, proporcionar la posibilidad de manipular la imagen por medio de procesos informáticos hasta sus últimas consecuencias. Dicho 3 4

Robert A. Weinstein y Larry Booth, Colection, Use, and care, p. 24.

Idem.

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de otra manera: se trata de convertir una imagen analógica en una imagen digital. Veamos exactamente ambos tipos de imágenes y las posibilidades de transformación de la primera en la segunda.5 Una imagen analógica es aquella que nos permite realizar los mismos cambios, típicos, que una televisión, por ejemplo aumentar la luminosidad y graduar el color, el brillo o el contraste. Una imagen digital es aquella que nos permite, aparte de los procesos anteriores, utilizar el

zoom (acercamiento), cambiar parámetros de grises hasta convertir un negativo en positivo y eliminar grises o, en su caso, colores a nuestro antojo, con la posibilidad de regresar al estado original de la imagen, incluso después de haber eliminado partes del documento. Todas estas posibilidades no son gratuitas, sino que la aplicación de cada una de ellas nos permite recuperar datos visuales del documento que de otra forma, serían imposibles de obtener.6 Todas estas ventajas se realizan mediante la digitalización, que no es otra cosa que reducir a lenguaje binario una imagen tradicional. Para entender el proceso debemos imaginar que la imagen se divide en una minúscula cuadrícula; cada celdilla o cuadrado de esta trama es un pixel (picture element) y este nuevo elemento recibe un valor que corresponde a un nivel de grises o en su caso, un color según las escalas que estemos manejando: 4-12, 1-12, 1-16, o 0-256.

En conclusión: el número de puntos está en relación con la calidad y con la capacidad.

Por esta causa, como menciona Antonio Ángel Ruiz, debemos planificar o establecer en la digitalización los niveles de calidad o resolución de las imágenes a escanear. Es natural comprender que una imagen en blanco y negro y de un sólo trazo —que corresponda, por ejemplo, a una caricatura de principios del siglo XX— tiene menos necesidades de consumo que una miniatura correspondiente a un oracional del siglo XV.7 En suma, en la digitalización podemos, además de utilizar el zoom o aproximación en pantalla al documento, eliminar colores o tonos de grises, hacer legible la totalidad del docu-

Antonio Ángel Ruiz Rodríguez, “Aplicaciones tecnológicas en el tratamiento técnico de las imágenes en el archivo”, en Manual de archivística, p. 77.

6 Ibid. p. 78.

7 Ibid., pp. 90-91.

5

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mento, así como eliminar inscripciones indeseables posteriores a la creación del mismo. También podemos recuperar escrituras en lápiz de grafito, ilegibles por la pérdida de definición de trazo y, lo más importante, lograr que el investigador trabaje siempre con copias y no con originales, que de esa manera quedan protegidos. El usuario utiliza su copia con la posibilidad de anotar los cambios, borrar, cambiar o realizar otras funciones, sin perjudicar al documento original.8 La resolución en la digitalización de imágenes en escáneres de cama plana (flat-bed) La resolución es un concepto que se mide en dpi (dots per inch) y es uno de los factores más importantes a la hora de escanear (digitalizar) ya que siempre es necesario saber a qué resolución se realiza este proceso para no tener problemas con el trabajo final. Para determinar con precisión a qué resolución escanear, es importante saber cuál será el medio en que se usará la imagen resultado del escaneo: una impresión láser, un esténcil, una presentación en pantalla, una selección de color impresa, etcétera. Por ejemplo, si deseamos incluir una fotografía en un folleto y éste estará impreso en selección de color a 133 líneas por impresor comercial, será necesario escanear la fotografía a color a una resolución de casi el doble del lineaje al que se va a imprimir comercialmente, esto es a 266 dpi. De aquí podemos obtener una regla general para escáneres de cama plana: resolución de escaneo (dpi)=lineaje (lpi)X 2.9 Cualquier resolución mayor se traducirá en un archivo innecesariamente más grande y, por tanto, más difícil de manipular y procesar sin que exista una ganancia en la calidad de reproducción de la imagen. Sin embargo, si escaneamos a una resolución considerablemente menor, podemos reproducir una imagen carente de detalle.10

Ibid., p. 94.

Carlos G. Domínguez, “Tu computadora y tu escáner de cama plana (flat-bed)”, en Micronotas, México, 1996, p. 3.

10 Ibid., p. 4.

8 9

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Seguridad Se deben considerar los distintos tipos posibles de rupturas de seguridad en las instalaciones modernas de procesamiento de datos. Tal vez el más común sea el acceso no autorizado, es decir, que alguien vea datos que no tiene derecho de conocer. Otra exposición es la modificación no autorizada de datos, es decir, cuando alguien modifica el valor de datos almacenados sin tener derecho a hacerlo. Un tercer problema, que es en cierta forma una extensión de los dos primeros, es la modificación no autorizada de programas o sea, cuando alguien cambia un programa para recuperar o modificar datos de manera ilegal. Finalmente, un cuarto problema es el virus informático.

Respaldo No importa cuán complejas se vuelvan las computadoras, es necesario considerar que a los datos almacenados les puede suceder una variedad de cosas en un momento u otro. Los problemas pueden provenir de algo tan simple como que alguien introduzca un valor incorrecto de datos en un campo, o tan terrible como que un incendio o algún otro desastre destruya todo un centro de computadoras con todo lo que contenga. En el negocio del procesamiento de datos se debe considerar que de tiempo en tiempo algo fallará con los datos por lo que es necesario disponer de herramientas para corregirlos o reconstruirlos. Las operaciones relacionadas con esto quedan bajo el encabezado de respaldo y recuperación.

Las ideas de respaldo y recuperación son muy concretas en cuanto concepto y han existido durante largo tiempo. Para que una base de datos sea capaz de recuperarse de un error en los datos, un aterrizaje de disco o algo similar, deben “respaldarse” los archivos de la base de datos, es decir, realizar una o varias copias de cada archivo y mantenerlas en lugares separados previniendo otros desastres.

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El programa de cómputo (Micro Isis) En los archivos históricos se manejan generalmente tres tipos de instrumentos descriptivos: guías, inventarios y catálogos, cada uno con su propia estructura y requisitos. El programa de cómputo para el manejo de las bases tiene que ser suficientemente flexible para acoplarse a casos particulares sin dejar de lado características importantes para el manejo de bancos de información tales como tiempo de acceso, flexibilidad de uso, almacenamiento, seguridad y recuperación.

Después de un análisis de los programas que están siendo utilizados para la elaboración de bases de datos en varias dependencias de la UNAM, concluimos que Micro Isis de la Division

of Software Development and Aplications Office of Information Programs and Services de la UNESCO es un programa que bien puede cumplir satisfactoriamente los requerimientos, aunque, como todos, tiene algunos detalles que podrían mejorarse y problemas que probablemente se irán corrigiendo en versiones posteriores.

Micro Isis es un sistema generalizado de almacenamiento y recuperación de información, basado en menús, diseñado específicamente para el manejo computarizado de bases de datos no numéricas.

Algunas de las características que presenta el paquete Micro Isis son: · Pocos requerimientos en el equipo mínimo para ejecutarlo adecuadamente. · Restricciones del sistema de acuerdo a los requerimientos del proyecto. máximo núm. de bases de datos máximo núm. de registros en una bases de datos Máximo tamaño de registro Máximo núm. de campos Máximo tamaño de campo Máximo núm. de palabras no indexables (stopwords)

ilimitado 16 millones en 500 Mb 8000 caracteres 200 1654 caracteres 799

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· Es específicamente diseñado para manejar campos (y consecuentemente registros) de longitud variable, esto permite, por un lado, un óptimo uso del espacio de almacenamiento y por otro, una libertad al definir la longitud máxima de cada campo. · Permite tener subcampos, es decir, podemos tener campos que admitan más de una respuesta. · Acceso rápido a la información. · Recuperación de registros por su contenido a través de un sofisticado lenguaje de búsqueda. · Impresión parcial o total de catálogos e índices. · Permite el desarrollo de programas usando el lenguaje de programación que proporciona. · Permite exportar la información al estándar ISO 2709 lo que permite un intercambio de información relativamente fácil con otros bancos.

Comentarios finales El avance tecnológico se produce a un ritmo vertiginoso por lo que no es de extrañar que en el futuro, los instrumentos de consulta por computadora incorporen el método full-text e incluso la imagen digitalizada del documento en los bancos de información si bien no como método para la recuperación, sí como respuesta a las consultas al banco, eliminando la manipulación física de los documentos fuente.

El método de full-text podría, en un momento dado, considerarse para la clasificación y ordenación de los documentos, si bien no de manera física, sí mediante la utilización de descriptores determinados que organizarían los documentos por tipos documentales, fechas, etcétera. Este método resulta a la fecha poco rentable, ya que la capacidad de almacenamiento deberá ser extremadamente grande y por otra parte, la existencia de documentos antiguos en el acervo requieren de otro tipo de elementos para acceder a la información, como pudieran ser los

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conocimientos paleográficos. Simplemente, cualquier documento plantea, en ocasiones, conceptos implícitos que no son tomados en cuenta para la consulta y por otra parte, se presentan problemas para la recuperación de la información por el llamado ruido informático que consiste en la obtención de información no pertinente.

Los instrumentos de consulta actuales deberán incorporar los adelantos tecnológicos, evolucionando en su uso y perspectiva, e integrando la información en forma cada vez más directa.

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Las nuevas tecnologías y la reproducción documental

Ma. Yolanda Alcántara

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Hernández Licenciada en administración de empresas, actualmente cursa la Maestría en Tecnologías para el Aprendizaje; cuenta con diversos diplomados y cursos en el área de computación y sistemas. Ha ocupado varios puestos en la Universidad de Guadalajara, tanto en la docencia como en la administración. Ha sido miembro del Comité Técnico y de la Comisión Editorial del Archivo Histórico de esa universidad, del Comité de Titulación de la Licenciatura de Sistemas de Información, y del Consejo de la División de Gestión Empresarial en ese centro universitario.

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Las exigencias básicas de un archivo histórico Dentro del marco general de la administración de documentos se ubica la cuestión archivística, que a su vez comprende tres tipos de archivos, a saber: de trámite, de concentración e históricos, cada uno de los cuales se refiere a la circulación, al uso y al ciclo vital de los documentos que contienen. El archivo histórico es un repositorio de documentos no solo antiguos necesariamente, como pueden serlo muchos de ellos, sino fundamentalmente seleccionados por la trascendencia e importancia de su contenido, vale decir, por su valor permanente.

Los documentos históricos son pues, por definición, de valor permanente. Ese carácter obliga a dar a tan valiosos documentos un trato especial, que se manifiesta en los siguientes aspectos básicos: 1. Su preservación y salvaguarda se refiere a las condiciones de su almacenamiento, de tal manera que se prolongue lo más posible la integridad física de los documentos bajo su custodia ante la acción del tiempo y que los ponga a salvo de mutilaciones, rayaduras, substracciones y otros daños.

2. Su debida organización y descripción sistematizadas, acorde con los principios y normas de la archivonomía, que determina su ordenamiento y correcta ubicación topográfica en la estantería correspondiente.

3. La precisa y ágil accesibilidad a la información contenida en cada documento a fin de que sea proporcionada a los investigadores que acudan al archivo histórico en demanda de información.

Queda así entendido que todo archivo histórico ha de cumplir con eficacia todos y cada uno de los tres aspectos básicos señalados y que son absolutamente imprescindibles.

El servicio a los usuarios es una función primordial que solo puede cumplirse si se atienden debida y previamente los aspectos anteriores con el rigor técnico respectivo.

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Las necesidades de captura, registro y digitalización Hoja o ficha catalográfica. Para cumplir con las exigencias brevemente señaladas, además de la custodia y preservación de la documentación de un archivo histórico, existen procedimientos propiamente archivísticos para registrar ordenadamente los documentos del acervo. Ese registro consiste en la elaboración, por captura en computadora, de una hoja o ficha catalográfica que contiene los elementos suficientemente identificatorios y descriptivos de cada documento, utilizando para ello una base de datos apropiada al caso, cuyos campos puedan ser tan numerosos y tan extensos como lo requiera la parte descriptiva.

Tal registro tiene por función establecer un orden clasificatorio, una manera cierta de identificar cada documento para su rápida y precisa localización y la provisión de los elementos descriptivos de cada uno para fines de consulta.

Se entiende que el orden, la identificación y la descripción del contenido de los documentos tiene por objeto proporcionar información ágil, oportuna, precisa y completa al investigador documental y al usuario en general. Determinado el orden clasificatorio según la estructura organizativa de la dependencia o entidad de que se trate, se elige la base de datos conveniente y se procede a la captura en una computadora.

Registro iconográfico. Coincidente con el orden clasificatorio establecido en el registro catalográfico, se realiza el registro de la imagen de cada documento, conteniendo éste los elementos referenciales necesarios respecto a la hoja o ficha catalográfica para su rápida y precisa identificación y localización. La imagen así registrada es consultable en el monitor de una computadora y de ella es posible obtener una copia facsimilar mediante una impresora láser.

Los dos tipos de registro señalados constituyen parte de todo un proceso de sistematización indispensable en la operación eficaz de un archivo histórico.

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Opciones reprográficas Denominamos reprografía al conjunto de procedimientos y técnicas utilizables para reproducir gráficamente los documentos contenidos en un archivo, es decir, para captar su imagen.

Se han inventado y desarrollado para el efecto diversos procedimientos y técnicas que producen copias o duplicados de excelente calidad, como son los siguientes: · Copiado por duplicación (xerografía). Es la reproducción mediante las copiadoras de uso tan común en todas las oficinas, que no es sino la obtención de una copia fiel genéricamente conocida como xerográfica, en referencia a la compañía Xerox que desarrolló y perfeccionó el procedimiento. · Microfilmación. Este es un procedimiento propiamente fotográfico que se desarrolló y difundió en los años treinta y cuarenta a partir de la generalización del uso de la película perforada de 35 mm. que se utilizó en la cinematografía, contiene una emulsión de alto contraste y de gran definición, similar a la utilizada en los sistemas llamados de fotomecánica (o fotolito), como

Kodalith, Agfalith y otras marcas, pero presentada en rollos de 100 o más pies de largo y de 35 mm. de ancho con las perforaciones a los lados características de la película para cine.

En su momento, este procedimiento fotográfico representó un gran avance ya que permitió conservar en tan pequeño formato (24 x 36 mm o 18 x 24 mm) reproducciones muy precisas, en negativo, de miles de documentos ocupando muy poco espacio.

Llegaron a fabricarse excelentes cámaras diseñadas especialmente para microfilmación de documentos, con capacidad para manejar rollos de hasta mil pies de película, como la famosa Microstat, que constituía todo un sistema, con base o mesa de trabajo, equipo de iluminación y la cámara montada en un rígido poste dotado de un mecanismo de piñón y cremallera, que permitía modificar a voluntad y muy fácilmente, la altura de la cámara a fin de poder microfilmar documentos de diferentes tamaños.

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La búsqueda de un documento determinado, sin embargo, era una tarea sumamente tediosa, ya que había que prever una relación muy minuciosa de los documentos microfilmados y tomar en cuenta que el orden de microfilmación hacía inalterable la posición relativa de cada documento.

Una vez determinado qué documento se pretendía consultar, había que colocar el rollo en un aparato lector provisto de un cristal despulido en el cual se proyectaba la imagen de cada negativo. El paso de la película en el aparato lector era en ocasiones motorizado y en algunos casos manual, operado mediante una manivela. Finalmente se detectaba el documento buscado y se hacía la consulta respectiva, pero si se pretendía obtener una copia, había que producirla en un laboratorio fotográfico mediante una amplificadora también dotada de un mecanismo de transporte de la película perforada y en ella hacer la amplificación deseada utilizando papel fotográfico especial, de alto contraste, y siguiendo el convencional proceso de revelado, fijado y secado respectivo.

El procedimiento, pese a ser lento y muy laborioso operó, sin embargo, con la relativa eficiencia del caso durante muchos años, debido a que no se había inventado un procedimiento mejor que lo supliera. Hoy en día, con los actuales avances tecnológicos de los sistemas de cómputo, la microfilmación ha tenido también que avanzar para no quedar rezagada al grado de desaparecer. · La fotografía convencional. Este procedimiento es muy similar a la microfilmación por cuanto se trata también de una reproducción de carácter fotográfico. La diferencia es que no se requiere una cámara ni un formato determinados o una película especial, sino que pueden usarse aparatos fotográficos de muy diferentes tipos y tamaños así como películas de las emulsiones más diversas, incluyendo películas a color en negativo o positivo, o en blanco y negro. La toma fotográfica puede hacerse verticalmente si la cámara a utilizar se monta en un tripié o en un poste de copiado y también puede hacerse horizontalmente si se fija en una pared el original a reproducir.

No sustituye, ni lo pretende, a la microfilmación, ya que su propósito no es específicamente reproducir documentos de manera seriada o secuenciada en un solo rollo de película, sino que se utiliza primordialmente para realizar reproducciones aisladas de documentos o ilustraciones o, si

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fuere el caso, se aplica a la fotografía de objetos tridimensionales, que es su campo de acción principal. · La digitalización. Es el más moderno de los procedimientos reprográficos, ya que utiliza la avanzada tecnología computacional que recientemente han desarrollado y perfeccionado los procesos de reproducción y registro de imágenes, es decir, iconográficos. Para el efecto se utilizan lectores de imágenes comúnmente conocidos: escáneres que reproducen fielmente los originales a la manera de una copiadora xerográfica, pero que traducida la imagen a un código electrónico, pueden ser visibles en la pantalla de una computadora y almacenables en el disco duro o en discos ópticos, o bien duplicados mediante una impresora. Existe, además, el software especialmente diseñado para el manejo de las imágenes captadas por un escáner, que permite modificar su contraste o su brillantez relativa, traducirla a una escala de grises en un amplio rango controlable, incorporarle una pantalla de medio tono con mayor o menor número de líneas (o puntos) por pulgada, o reconocer su condición de línea cuando se trata de originales de texto; enmascararla o hacerle recortes, suprimir manchas o defectos que pudiera presentar, así como realizar otras operaciones que mejoran la calidad de la imagen del original reproducido, al grado que en ocasiones la imagen reproducida es de mejor calidad que el original mismo.

Indiscutiblemente el procedimiento de digitalización constituye una herramienta de trabajo sumamente eficaz y versátil, con múltiples aplicaciones en el campo de la fotografía, de la publicidad y de las artes gráficas.

¿Por qué la digitalización?

Hasta ahora lo usual en bibliotecas y archivos ha sido el préstamo al usuario de los libros y documentos de su acervo, y en cualquier manual de archivonomía se encuentra la descripción de los requerimientos para autorizar, controlar y registrar esos préstamos. Proveer a los usuarios de los libros o documentos mismos para su consulta directa ha acarreado —como es sobradamente sabido— el inevitable deterioro de esos materiales como resultado de su operación manual y del descuido o mala fe de algunos usuarios. Si lo importante para el investigador no son propiamente

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los documentos o páginas de un libro, sino la información que contienen en tanto sea fidedigna respecto a su origen; se requiere un procedimiento técnico que permita proporcionar esa información fehaciente sin tener que utilizar cada vez el soporte físico que la contiene, para lo cual es necesario tener a la disposición la imagen del documento o página en cuestión, obtenida mediante un procedimiento reprográfico idóneo para estos fines. La tecnología computacional actual, al desarrollar procedimientos de captura, manejo y almacenamiento sistematizado de imágenes, ha abierto un nuevo campo de posibilidades aplicables específicamente a los archivos históricos. La digitalización, sustentada en el software apropiado, permite mediante un escáner copiar el contenido de una página, convertirla en una imagen y traducirla a un registro electrónico que puede ser almacenable en el disco de una computadora, y si así se desea, reproducible con excelente fidelidad en una impresora láser.

COMPUT ADORA COMPUTADORA ESCÁNER

IMPRESORA

Este procedimiento posee las siguientes características: · La captación de la imagen es de una gran fidelidad, por lo que la reproducción impresa puede considerarse como una copia facsimilar del documento digitalizado. · La capacidad de almacenaje electrónico es muy vasta si se utiliza un compresor de imágenes y éstas se graban en diversos sistemas de almacenamiento como los discos compactos, los discos duros, los dvd, discos ópticos, etcétera que varían en cuanto a su capacidad dependiendo de la densidad de las imágenes y el tipo de disco.

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· Las imágenes captadas, pueden ser notablemente mejoradas, en cuanto a nitidez, contraste, presentación y calidad en general, mediante el uso del software especializado que existe en el mercado de la computación. · Respecto al archivado o almacenaje sistematizado de las imágenes, es decir, bajo un orden y jerarquización predeterminados, también existe el software apropiado para manejar la base de datos que en cada caso se requiera. Ello permite una ágil y precisa localización del documento buscado y por lo tanto la rápida recuperación de la información documental del acervo, condición indispensable en un archivo histórico una de cuyas funciones principales es la de proveer de esta información fehaciente a los investigadores.

Un ejemplo relevante de un procedimiento de digitalización aplicable en un archivo histórico, es el sistema comercialmente denominado Optika, utilizado en el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, que consta de los siguientes elementos principales: un procesador (CPU), un monitor de 19” de alta resolución, un escáner de cama plana, una impresora láser y un lector de discos ópticos. Este sistema, con el software respectivo, posee todas las ventajosas características antes señaladas, puede operar dentro de una red y conectarse a un servidor de gran capacidad de almacenaje.

Por lo anterior, se colige que la digitalización es el procedimiento reprográfico más conveniente, rápido, preciso y eficaz para los fines de registro iconográfico de documentos históricos.

Naturaleza gráfica de los originales planos, en papel, cartulina, pergamino, amate y otros soportes similares Para los efectos de planear y realizar las operaciones de digitalización de los documentos, es indispensable tomar en cuenta las diversas características gráficas que pudieran presentar, considerando para ello varias apreciaciones muy comunes en el campo de la fotografía y en el de las artes gráficas, puesto que ambas son disciplinas afines en materia de reproducción de imágenes.

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Bajo este criterio de evaluación de la naturaleza gráfica de los originales, todos ellos se dividen en dos grandes rubros: los textuales, que son escritos, es decir, compuestos de letras y palabras, y los propiamente gráficos que son todos aquellos que constituyen o contienen ilustraciones de diversa índole.

Los originales textuales son: 1. Manuscritos.

2. Mecano escritos.

3. Impresos o tipográficos.

Se consideran originales gráficos: 4. Fotográficos o dibujados, de tono continuo.

5. Fotográficos o dibujados reproducidos, impresos, mediante pantalla de medio tono.

6. Fotográficos o dibujados o impresos en alto contraste, de línea.

7. Fotográficos o dibujados o impresos que combinan medio tono y línea.

Manuscritos Se entiende que son los originales escritos a mano, ya sea con letra cursiva, inglesa, pálmer o como ahora se estila, con caracteres de tipo imprenta. Estos originales con textos manuscritos presentan algunas variantes en su apariencia que deben atenderse al tratar de digitalizarlos: · La tinta utilizada puede haber perdido intensidad por la acción del tiempo. · Tal vez los rasgos finos sean aun más tenues a causa de esa decoloración. · El soporte, papel, cartulina o algún otro, puede presentar manchas irregulares ya sea por líquidos derramados en su superficie o por la invasión de hongos o por los residuos depositados por insectos.

Por diversas causas el contraste entre el fondo y el texto puede ser muy bajo y en consecuencia hay una pérdida de legibilidad en el original.

En estos casos es necesario un adiestramiento en el operador, referido a conocimientos y apreciaciones que corresponden propiamente a la fotografía y a las artes gráficas para, mediante

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la aplicación del software adecuado, incorporar alteraciones en la imagen que compensen, modifiquen o eliminen los defectos que presente cada original.

Así, por ejemplo, con originales cuya escritura está deslavada es preferible utilizar el recurso de la escala de grises (gray scale) y aumentar el contraste relativo al grado que se requiera.

Los originales en buenas condiciones gráficas, es decir, que presentan el contraste suficiente y la parte escrita bien definida, salvo excepciones, es mejor reproducirlos utilizando el modo llamado de línea, que en términos de computación se conoce como lineart.

La eliminación de manchas o de pequeñas rayaduras o puntos que no corresponden a la escritura, es una de las posibilidades que ofrece un buen software especializado.

Originales mecanografiados Aunque la máquina de escribir fue inventada a fines del siglo XIX, su uso se generalizó hasta el siglo pasado, de allí que la mayor parte de los documentos originados en la presente centuria son realizados mecanográficamente por lo que su legibilidad intrínseca es mayor que la de los originales manuscritos comunes en los siglos anteriores. No por ello dejan algunos de presentar ciertas inadecuaciones que hay que atender: · El documento en cuestión puede ser un único ejemplar disponible y haber sido una tercera o cuarta copia y por esa causa, con la escritura borrosa o difusa y de baja intensidad. · El soporte también puede presentar manchas y otros defectos como los que se mencionaron en el caso de los manuscritos.

El tratamiento apropiado de un original de buena calidad o al menos aceptable es la digitalización mediante alto contraste o lineart y en el caso de que acuse inadecuaciones gráficas, hacer las correcciones que procedan mediante la utilización hábil del tipo de software correspondiente.

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Impresos o tipográficos En el caso de documentos procedentes de periódicos, revistas, folletos u otro material impreso, se pueden hacer las mismas observaciones que corresponden a los documentos mecanografiados.

Por cuanto a originales que no son de texto sino propiamente gráficos pero impresos, es decir, están compuestos por ilustraciones de diferente índole, cada variante exige la aplicación de un tratamiento específico.

Fotográficos o dibujados, de tono continuo El ejemplo típico de una ilustración de tono “continuo” es una fotografía convencional sobre cualquier tema: la imagen está formada en la película sensible por un sinnúmero de pequeñísimos gránulos, que no se perciben a simple vista, los cuales se agrupan o separan según sea la densidad de la zona del negativo, produciendo así la impresión de mayor o menor intensidad y de continuidad en la transición de negro a blanco, en una amplia gama de grises de acuerdo con el tipo de película utilizada. Visto a través de un microscopio, el negativo revela la granulosidad, o bien, realizada una amplificación a gran tamaño ya es perfectamente visible esa condición granulosa.

Dada la pequeñez de estos gránulos y su irregular distribución, el aspecto general es de continuidad en las tonalidades de grises que van del negro absoluto al blanco total; de allí le viene el nombre de tono continuo.

La acuarela o lo que se llama media tinta o aguatinta, que son técnicas pictóricas que implican dilución de los pigmentos, y así, mayor o menor transparencia del fondo, también producen esas gradaciones o veladuras y por lo tanto los originales realizados con estas técnicas son igualmente de tono continuo.

La mejor manera de reproducir las ilustraciones de tono continuo es utilizar el recurso conocido como escala de grises, denominación tomada de la fotografía y de las artes gráficas, y que en términos de computación se resuelve con el uso del software que contenga esta opción, que por su nombre en inglés llámase gray scale.

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Originales fotográficos o dibujados, reproducidos a través de una pantalla de medio tono para ser impresos Ningún procedimiento de impresión (offset, xilograbado, litografía, serigrafía, huecograbado, rotograbado o tipografía) puede reproducir fielmente los originales de tono continuo, porque no existe posibilidad alguna de diluir las tintas en cada parte de la ilustración para que correspondan a las diferentes densidades que presenta la ilustración en sí misma. Para resolver este problema y poder imprimir de la mejor manera las fotografías o ilustraciones de tono continuo, se ha ideado un procedimiento que simula o sugiere la continuidad buscada; la imagen, captada por un sistema óptico, se hace pasar a través de una pantalla o trama que la traduce a una serie de puntos dispuestos regularmente en una especie de cuadrícula a 90 grados. Los puntos así alineados son mayores o menores según la densidad de cada parte del original, y dejan espacios en blanco entre uno y otro.

Si la zona es muy oscura, los puntos que la reproducen son de menor tamaño y los espacios entre uno y otro son mayores y aun llegan a unirse entre sí. Las partes más claras o luminosas del original generan en el negativo los puntos proporcionalmente más grandes y así, al positivar, ya sea en película, en papel fotográfico o en la impresión, los valores tonales se invierten.

Siendo muy pequeños los puntos del tramado, no son perceptibles a la simple vista en el negativo, en el positivo o en la impresión final, cuyo aspecto general simula o sugiere la apariencia de continuidad tonal con el aspecto de grises; sin embargo, observando mediante una lupa el negativo o la impresión, se advierten los puntos que forman el tramado o pantalla y a este resultado impreso se le denomina medio tono. Las fotografías que aparecen impresas en diarios y revistas son medios tonos.

20 %

medios tonos uniformes

50 %

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Existe en el mercado el software para el manejo de imágenes, llamado PostScript, que contiene este recurso de poder incorporar una trama a la imagen digitalizada, convirtiéndola en un medio tono. En inglés este recurso del software recibe el nombre de half tone, el mismo nombre que se utiliza en las artes gráficas. Deberá tomarse en cuenta que si se desea imprimir una imagen transformada a medio tono mediante el software indicado, la impresora a utilizar deberá estar provista de la capacidad de operar con PostScript, o dicho de otra manera, no todas las impresoras responden a este software.

Cuando se pretenda digitalizar una imagen bien impresa en medio tono, debe utilizarse la opción llamada lineart, que reproducirá los puntos de la trama; pero si la impresión no es de buena calidad tendrá que manejarse con escala de grises.

Si por error en este caso se utiliza el recurso half tone en un original que ya está impreso en medio tono se producirá una distorsión por efecto de óptica llamado moiré, y que los impresores conocen y pronuncian como muaré. En un buen software especializado, sin embargo, existe la posibilidad de eliminar el muaré.

Originales fotográficos o dibujados o impresos, de línea Cuando el original es de alto contraste, es decir, no contiene medias tintas sino zonas o trazos negros sobre el fondo blanco del soporte, se considera de línea y su reproducción no presenta mayor problema; su tratamiento es igual al de un texto bien impreso en negro y sobre papel blanco: se utiliza el recurso lineart que proporciona el software.

Originales fotográficos, dibujados o impresos que combinan línea y medio tono Cuando la página o el documento a digitalizar contiene ilustraciones de medio tono y a la vez textos, de línea, lo correcto es considerar todo el documento o página como de línea y darle el tratamiento de lineart, es decir, de alto contraste, que corresponde al caso.

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Se entiende que el operador de un sistema de digitalización ha de conocer todas estas variantes e identificarlas según el aspecto o naturaleza gráfica de cada original a fin de utilizar la técnica apropiada para cada caso. Si carece de conocimientos de fotografía o de artes gráficas, habrá de preverse un periodo de capacitación específica en estas materias.

Tipo de superficie y cromaticidad de los originales Originales planos Casi todos los documentos, al extenderse, presentan una superficie plana, que por lo tanto es la más fácil de reproducir, ya sea en una copiadora xerográfica, en un escáner de cama plana o en uno manual o por medio de cualquier procedimiento fotográfico. En el caso de la fotografía pudiera ser necesario colocar sobre el documento un cristal sin imperfecciones, para asegurar de mejor manera la condición plana en toda su superficie y fotografiarlo a través del cristal, bajo dos fuentes luminosas iguales y situadas en un ángulo de 45 grados respecto a la horizontal a fin de evitar reflejos en el cristal. En el caso de la digitalización mediante un escáner de cama plana, la propia presión que ejerce la cubierta es suficiente para mantener plano el documento.

Originales curvos u ondulados En los documentos cuyo soporte es rígido y tiene una conformación curva u ondulada, no puede evitarse esa curvatura y por lo tanto es imposible su reproducción mediante un escáner convencional, ni de cama plana ni manual, ya que ambos operan por contacto. La única alternativa en ese caso es captar la imagen a través de un sistema óptico, es decir, fotografiarlos desde una distancia determinada procurando que la iluminación esté dispuesta de tal modo que no arroje sombras a pesar de las ondulaciones o curvatura, considerando tales originales como si fueran objetos tridimensionales.

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Originales tridimensionales Sería de un caso excepcional en el que el documento en vez de ser un papel o algún otro soporte plano, fuera un cuerpo, un volumen, es decir, que posee tres dimensiones y no solo dos. En ese caso se trataría en realidad de un objeto y su condición tridimensional obliga a ser reproducido mediante la fotografía convencional a fin de que la distancia permita percibir su aspecto volumétrico, eligiendo el mejor punto de vista y una iluminación diferenciada que haga notar el volumen precisamente. Está claro que su digitalización mediante un escáner que opere por contacto es absolutamente inoperante.

Originales rugosos, texturizados o con relieve En este caso están los documentos cuyo soporte no es liso sino que presenta rugosidades pronunciadas que le dan un carácter decorativo, o cuya superficie obedece a una textura muy notoria como es el caso de los papeles y cartulinas con acabado “lino” y algunos otros similares, o bien cuando el documento está impreso mediante el procedimiento de realzado, que puede ser “en seco” o entintado. De una u otra manera, no siendo lisa su superficie, la digitalización por contacto revelará necesariamente fallas e imprecisiones ocasionadas por los relieves, texturas o rugosidades, que le restarán claridad al texto.

Una vez más será necesario utilizar un sistema óptico, es decir, fotográfico, si se pretende que la reproducción sea suficientemente fiel al original, y es perfectamente posible hacer ajustes en la iluminación y controlarla de tal suerte que la irregularidad de la superficie sea visible sin que por ello se pierda la legibilidad del texto.

Originales en blanco y negro Es la condición cromática más frecuente y lo único que habrá de tomarse en cuenta es que el original posea el suficiente contraste entre el texto y el fondo para que sea fácilmente reproducible por digitalización, tal como lo sería igualmente en una copiadora xerográfica.

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Originales a todo color o monocromáticos La expresión a todo color se refiere a originales que contienen una amplia gama de colores, o a fotografías en color o a impresiones a cuatro tintas (amarillo, magenta, cian y negro) mediante lo que se llama selección de color. La expresión monocromático, a una sola tinta, se refiere a originales realizados a un solo color, que no sea el negro. En este caso todo depende del resultado que se quiera obtener.

Si por algún motivo es necesario reproducir el documento con la mayor fidelidad cromática, es indispensable utilizar un escáner a color y hacer cuidadosamente los ajustes apropiados y controlarlos en pantalla para lograr la fidelidad que se pretende.

Obviamente, para obtener una copia igualmente fidedigna en cuanto a balance de color, la impresora tendrá que ser también a color y de buena calidad, ya sea láser o que utilice el procedimiento de impresión llamado de micropunto.

Si por la índole del documento la información que se requiere es únicamente la de su contenido y no su apariencia cromática, bastará obtener una versión en blanco y negro, en cuyo caso la digitalización podrá hacerse fácilmente mediante un escáner ordinario utilizando el procedimiento de línea y en algunos casos, de medio tono.

El problema de la curvatura de las páginas abiertas de un libro o de documentos encuadernados en forma de libro Registro por contacto La naturaleza gráfica de estas páginas o de estos documentos obedece a las mismas siete variantes anotadas anteriormente. La diferencia de tratamiento en cuanto a captura digitalizada no se debe a su condición gráfica sino a la condición curva de las páginas debido a la encuadernación. Las páginas iniciales y las finales pudieran aplanarse mediante un cristal, pero aun así el grueso del volumen impediría su digitalización en un escáner de cama plana, aunque tal vez pudiera utilizarse un escáner manual.

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Sin embargo, a medida que las páginas están más cerca del centro, su curvatura aumenta y quedará una franja sin hacer contacto y por lo tanto sin registrar.

El uso de un escáner manual, está visto, tampoco resuelve el problema del registro digital de superficies curvas: · Porque el recorrido a mano es siempre lento y frecuentemente irregular. · Porque a ambos extremos del maneral hay una zona necesariamente ciega que corresponde a la construcción misma del artefacto. · Porque exige hacer varios recorridos para cubrir toda la página, lo cual implica más tiempo de operación y los riesgos de desajuste entre una pasada y la otra. · Porque suele suceder que los documentos contengan en su margen interior, firmas o anotaciones que no aparecerían por encontrarse casi en el vértice interior del libro. · Porque, finalmente, el registro es por contacto y aun presionando con el escáner las páginas, la parte que entra en contacto con el sensor, como ya se dijo, es mínima, y por lo tanto, inutilizable.

De pronto pudiera sugerirse que los libros o volúmenes de documentos encuadernados en forma de libro, se desencuadernaran y sus páginas fueran digitalizadas como hojas sueltas y ya como originales planos. Si la encuadernación fuese de argollas, broches o algún otro procedimiento de hojas intercambiables, es obvio que tales hojas podrían desprenderse y digitalizarse ya separadas sin problema alguno.

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Algunos libros cuya encuadernación esté muy deteriorada o haya perdido las cubiertas o forros y por su valor ameriten ser restaurados, necesariamente habrán de desencuadernarse para ese efecto y las páginas de cada pliego serían entonces susceptibles de ser digitalizadas una a una en su orden respectivo.

Sin embargo existen libros únicos, insustituibles y muy valiosos, de características especiales y cuya encuadernación no debe cambiarse, como sería el caso de los incunables, o bien, cuyas hojas son de tal modo frágiles por la acción del tiempo, que no deben someterse al inevitable y perjudicial manipuleo que implica desencuadernarlas, digitalizarlas y encuadernarlas nuevamente. Tal es el caso de documentos históricos que han sido previsoramente encuadernados en forma de libro y que por su condición de extrema fragilidad por ningún motivo deberán ser desprendidas sus hojas.

Ha de entenderse entonces que el problema de digitalización que se ha venido planteando no se presenta en absolutamente todos los libros ni tampoco con todos los documentos históricos, sino únicamente en aquellos que conjuntan las características señaladas.

Ahora bien, puesto que a la luz de los conceptos archivísticos actuales, todos los documentos sin excepción de un archivo histórico deberán ser digitalizados, por las múltiples razones de cuidado y preservación ya expuestas, es necesario encontrar una solución técnica y un procedimiento que permita ese registro iconográfico, cualquiera que sea la condición física, gráfica o cromática de tales documentos.

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Necesidad de utilizar un sistema óptico Por todas las consideraciones antes apuntadas, resulta claro que la digitalización de documentos históricos presenta problemas específicos referidos cada uno a las diversas condiciones particulares de los propios documentos.

Y puesto que ningún procedimiento cubre absolutamente todos los requisitos, es decir, toda la diversidad de condiciones y características de los originales, no habrá que confiar en la versatilidad de una técnica o de un equipo único determinado, sino pensar en que es necesario elegir diferentes procedimientos —y equipos— para en cada caso poder atender debidamente la especificidad antes mencionada.

Cuando se trata de superficies curvas, que presentan características similares a las de un objeto tridimensional, la única manera de reproducirlas es mediante una toma de tipo fotográfico con una cámara, es decir, a través de un sistema óptico que a determinada distancia forme una imagen del documento en cuestión.

Aunque en una toma fotográfica, no existe propiamente una zona ciega como sucede con los escáneres que operan por contacto, sino que es reproducible la página completa hasta el vértice interior del libro, aparece una parte próxima a ese vértice que es ciertamente visible pero que resulta ilegible, y es precisamente la parte curvada de la página.

Es obvio que si a causa del procedimiento de reproducción una porción del documento es ilegible, ello constituye una severa limitación que hace inoperante ese procedimiento y habrá que utilizar otro más apropiado.

Habrá que tomar en cuenta que la condición legible de un original en toda su extensión depende no solamente del tipo de instalación, arreglo o procedimiento que se utilice, sino además, exige un enfoque preciso del lente puesto que como se sabe, a distancias cortas la profundidad de campo de cualquier sistema óptico, aun de excelente calidad, es muy reducida y por lo tanto el enfoque resulta crítico.

Otros factores que determinan y garantizan la legibilidad de un texto reproducido digitalmente son, por una parte, la alta calidad del sistema óptico utilizado, esto es, su poder de

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definición intrínseco, y por la otra, el elevado poder de resolución de que es capaz, mensurable en pixeles, del sensor de la cámara digital en uso.

En términos generales y para tener una base comparativa de referencia, puede decirse que una resolución del orden de 300 x 300 pixeles y hasta de 600 x 600 resulta en la práctica absolutamente insuficiente para el caso, siendo aceptable como mínimo un poder de resolución de 800 x 800 y de preferencia de 1000 x 1000 pixeles para obtener una imagen de excelente calidad.

Los requerimientos anteriores son todos ellos, necesariamente, factores de costo que aun sometiéndose a especificaciones mínimas, son ineludibles. A partir de esos mínimos, no es recomendable hacer concesiones por motivos de costo de equipo o instalaciones.

La inevitable deformación de la imagen por razones de perspectiva Aunque el procedimiento utilizado haga legibles las anotaciones o marcas que la página pudiera contener, aun en su parte más próxima al vértice de la encuadernación, y por lo tanto sea un procedimiento útil para los efectos de captación de todos los elementos informativos que contiene el documento a registrar iconográficamente, subsiste la deformación de la imagen de la parte curva.

Si la condición legible es suficiente para los fines de proveer información, puede pasarse por alto la deformación que se produce en la imagen digitalizada, pero si se pretende una copia más fiel del original, se requiere realizar un proceso adicional para restablecer la condición plana aparente, lo cual significa corregir la tan mencionada deformación.

Computacionalmente, exige el uso de un software altamente especializado en efectos y trucajes destinados al video o a la televisión, que sea capaz de restituir la apariencia plana de la imagen en toda su extensión. Lo laborioso de este recurso que supone un operador muy bien capacitado, el elevado costo del software y aun la dificultad para obtenerlo, hacen de hecho impracticable esta posibilidad. Tómese en cuenta, además, que un software especializado con las posibilidades requeridas, posee muchas otras propiedades y recursos de manipulación de

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imágenes que en este caso no se aplicarían, por lo cual sería oneroso utilizarlo únicamente en una sola tarea.

Hacia la solución La solución al problema de digitalización de superficies curvas, en los casos de los libros de las bibliotecas, o de los documentos existentes en los archivos históricos y que hayan sido encuadernados en forma de libro, está en la utilización acertada de una cámara digital, instalada bajo el diseño operativo conocido como planetario, que no es sino una superficie horizontal provista de un poste o soporte vertical al cual va sujeta la cámara, instalación de uso muy común en el campo de la fotografía para fines de reproducción de documentos, estampillas, ilustraciones u objetos pequeños captados desde una toma vertical, es decir, perpendicular a la base o cenital.

En cuanto a las cámaras digitales propiamente, existen actualmente algunas en el mercado comercial, destinadas a un uso general no profesional de tipo fotográfico, ya que la intención de su diseño y construcción tiende a suplir las cámaras pequeñas convencionales ofreciendo el moderno recurso de la digitalización y mediante una computadora y una impresora y suprimir totalmente la necesidad de un laboratorio fotográfico.

Es posible suponer que con el crecimiento de ese nuevo mercado aparecerán en el futuro cámaras digitales de relativo bajo precio, que competirán ventajosamente con las cámaras ordinarias, ofreciendo perfeccionamientos ópticos y mecánicos que hoy sólo son posibles en las costosas cámaras profesionales.

Los complementos necesarios Las cámaras pequeñas no disponen de ningún soporte mecánico o estructural externo al cual puedan fijarse en una posición determinada, y por lo tanto, para los efectos de la digitalización de documentos requieren necesariamente de los siguientes elementos e instalaciones:

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Elementos mecánicos · Una superficie horizontal plana, a la manera de una mesa de trabajo, suficientemente sólida para evitar vibraciones y amplia para maniobrar cómodamente los libros a manejar y poder deslizarlos bajo la cámara. · Un poste rígido, sólidamente sujeto a un costado de la mesa y provisto de un soporte corredizo para sostener la cámara apuntada verticalmente sobre la mesa. Ese soporte permitiría subir o bajar la cámara sin perder la perpendicularidad y fijarla a una altura determinada según el tamaño de los originales. · A ambos lados del poste estarían colocadas las dos fuentes de iluminación en soportes ajustables, para modificar a voluntad el ángulo de iluminación.

Fuentes de iluminación Salvo algunos equipos, que siendo sistemas integrados poseen su propias fuentes de iluminación, muchas cámaras deberán complementarse con la instalación de las fuentes de iluminación apropiadas al tipo de trabajo que se pretenda realizar. La mejor disposición de los elementos de iluminación es la instalación de dos fuentes de iluminación equivalentes, es decir, ambas de igual intensidad luminosa y de igual calidad lumínica, colocadas una a cada lado del original a reproducir, en un ángulo de 45º respecto al plano horizontal, para evitar reflejos y asegurar una iluminación uniforme en toda la superficie del original.

Hardware y software Cualquier sistema de captura iconográfica que se elija, esto es, por medio de digitalización, requiere necesariamente del complemento de un equipo de cómputo que permita el manejo, el registro, el almacenamiento ordenado en discos ópticos y la reproducción impresa de la imagen capturada, y además, si fuere el caso, su utilización a través de una red de cómputo o su transmisión a través de los medios electrónicos existentes y los que vayan surgiendo.

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Conclusión Existe una norma general que dice que “a mayor versatilidad de un producto, corresponde mayor debilidad o ineficacia en las diversas funciones que se le adjudican o atribuyen”, de lo cual se infiere que no existe un aparato que sirva para todo y sea eficiente en todas las condiciones.

Un cierto grado de especialización en el desempeño de una tarea determinada es, en todo caso, preferible para asegurar los más elevados rendimientos y una óptima calidad en los resultados.

En el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, se cuenta con un sistema excelente para digitalización de documentos en hojas sueltas, denominado Optika, que integra en una PC un escáner de cama plana con alimentador de hojas automático, unidades de discos ópticos regrabables, tarjeta compresora de imágenes para optimizar el almacenamiento en los discos ópticos. El sistema tiene la posibilidad de trabajar en red, lo que le permite consultar las imágenes digitalizadas en las diferentes computadoras instaladas en la red, y simultáneamente continuar con la digitalización de documentos.

Los documentos que conforman el acervo, que originalmente integraron expedientes, fueron previsoramente y de forma adecuada en una época, encuadernados en forma de libros, lo cual permitió su protección con el transcurso del tiempo. Es por esta circunstancia que nos dimos a la tarea de realizar una investigación referente a las posibilidades de digitalización de documentos encuadernados en forma de libro. Sin embargo, las opciones encontradas en el mercado mundial no satisfacen plenamente las necesidades que actualmente se tienen en este archivo, por lo cual sería necesario restituir los documentos a su estado original, es decir, expedientes, y a partir de ello digitalizarlos con el sistema actual, ya que se contaría con hojas sueltas registrables en un escáner normal de cama plana.

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Digitalización de imágenes: El Archivo General de la Contaduría Argentina

Eduardo Carlos

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Román

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Introducción La documentación es el más importante vehículo de transmisión de información entre las personas. Los documentos tradicionalmente son vehículos a través de los cuales la información es creada, estructurada, comunicada y preservada. Actualmente, estos pueden representarse de diversas formas, y ser transportados y almacenados mediante distintos medios.

Particularmente, la documentación es el capital intelectual de una organización. Se puede crear, capturar, administrar, procesar, distribuir, almacenar este capital ya como documentación o como imágenes digitales.

En una época de comunicaciones electrónicas, cada vez tiene menos sentido reunir los documentos en un lugar físico, como se ha venido haciendo tradicionalmente. Sin duda, se pueden aducir múltiples argumentos, en cuanto a funcionalidad y costos en contra de la planificación de archivos físicos en la era electrónica. No obstante, antes de poder pasar totalmente a los archivos electrónicos virtuales, todos los documentos informáticos han de tener asociados datos que le proporcionen su condición específica de documentos, y hagan posible su adecuado control y tratamiento a lo largo del tiempo. Estos datos deben basarse en un conocimiento de los requisitos funcionales que exige el tratamiento de archivos y han de estar presentes en todos los procesamientos que se apliquen a los documentos desde su emisión hasta su eliminación o puesta a disposición de los usuarios.

Estos datos servirán de base a los archivos virtuales y nos proporcionarán la posibilidad de reinventar los archivos del futuro de acuerdo con unas pautas establecidas, reportando grandes ventajas a los usuarios.

En los próximos años, casi todos los documentos que se produzcan en nuestra sociedad se generarán y comunicarán en forma electrónica. Como consecuencia, teniendo en cuenta que la localización de los documentos informáticos tiene poco que ver con la posibilidad de consultarlos, estaremos en condiciones de acceder a cualquier documento desde cualquier lugar con

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idéntica facilidad. El resultado será que los actuales depósitos físicos de archivos, basados en la custodia, se convertirán todos en archivos virtuales que incluirán también documentos externos fuera de la custodia directa del archivo pero sometidos al control de éste.

Los archivos virtuales del futuro no se mantendrán en función de reunir, conservar y proporcionar acceso in situ a los documentos, sino en función del control de la información sobre los documentos y su utilización, para garantizar los plazos de conservación y aplicación de la normativa sobre selección y acceso a los mismos.

Para lograr esta meta no se requieren nuevas tecnologías; todo lo que se necesita es que se adopten normas y métodos que nos conducirán a tales resultados. La consecución de este objetivo reducirá, al mismo tiempo, los costos generales inherentes a la conservación física de los documentos y a la gestión de su selección y destino final.

Dada la falta de estándares, los costos de migración de los registros a través de generaciones de software y hardware excederán en gran medida a los que ocasionan el tratamiento de los documentos actuales en soporte papel; sin embargo, con la adopción de estándares adecuados, el costo marginal de la gestión continua de los documentos será mínimo.

La seguridad de que tales documentos satisfagan los requisitos de validez, y los métodos mediante los cuales los documentos puedan estar disponibles a lo largo del tiempo sin una constante representación y migración de sus contenidos intelectuales, a menos que podamos garantizar que estos dos requisitos se cumplen en los entornos electrónicos, ningún sistema de documentos electrónico tendrá la condición de archivístico.

Si se pueden satisfacer estas dos necesidades, y nosotros nos esforzamos para implantar estos métodos en todos los sistemas electrónicos de comunicaciones, todos los entornos informáticos podrán cumplir los requisitos funcionales exigidos por un tratamiento archivístico integral de documentos y no será necesario implantar, de forma redundante, sistemas especiales para mantener y garantizar el acceso a los documentos de un archivo.

Entre las ventajas de la digitalización de documentos, existen las siguientes: · Reduce el costo de las operaciones diarias. · Fácil acceso a documentos determinados.

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· Acceso a distancia a la información. · Mayor velocidad de acceso. · Permite consultas simultáneas. · Brinda superior facilidad de lectura, comparando con microfilm. · Elimina el manipuleo excesivo de los documentos. · Mejora la seguridad de la información. · Permite retener un historial de los cambios de un documento. · Permite centralizar la información a la vez que ésta es más accesible para los usuarios. · Elimina la necesidad de disponer de cuartos de archivo. · Se reduce el deterioro de los documentos originales. · Elimina la posibilidad de pérdida de archivos. · Las carpetas electrónicas pueden incluir archivos de fotos, voces, etcétera. · Permite agregar notas adhesivas a los documentos sin modificarlos. · Se puede integrar a aplicaciones existentes. Facilita la implementación de workflow.

1. Procesamiento de la información digital Gran parte de la importancia de la digitalización de imágenes reside en la posibilidad de realizar un seguimiento de los procesos que involucran a la documentación de una organización, lo cual se puede describir como Manejo de la Documentación y el Flujo de Trabajo (usualmente se encuentra como Document Management y Workflow).

También se puede definir el Manejo de la Documentación y Flujo de Trabajo como: · Tecnología usada para administrar la documentación de una organización. · Tecnología que permite administrar la documentación basada en papeles de un modo más conveniente. · Una serie de productos y servicios (Document Managers) que proveen control y revisión de la documentación electrónica de una organización. · La definición, seguimiento y control de los distintos procesos administrativos.

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De este modo, se crea un soporte inteligente, organizado y óptimo para la administración de una organización.

Capturando la documentación como imágenes electrónicas, todos los beneficios como el poder de una base de datos, el uso de e-mail, fax, trabajo en red y otras tecnologías, puede aplicarse a lo que antes era información procesada manualmente.

Con estas tecnologías, las organizaciones pueden contar con un soporte administrativo más efectivo, seguro y rápido. De este modo se aceleran los procesos que involucran manejo de documentación y aumenta la eficiencia en el ámbito individual y grupal, además de ampliarse las posibilidades o alcances de esta área de la organización.

Almacenando imágenes en bases de datos, cualquier documento indexado puede ser inmediatamente visualizado e impreso, solucionando las demoras por búsqueda y/o los problemas por pérdida de los mismos.

Los archivos maestros pueden ser seguros frente a daños accidentales o intencionales.

1.1 Flujo de Trabajo (Workflow) Puede definirse como un sistema operacional dirigido a los negocios, montado sobre una arquitectura cliente-servidor.

El usuario interactúa ingresando el número de cliente. El sistema consulta una base de datos.

Se cuenta con una “guía de trámites” (conocimiento del circuito completo de la documentación con todas las actividades).

Los procesos administrativos se pueden dividir en: · Proceso no estructurado. No se conoce la secuencia a seguir por la documentación, o sea el proceso global, simultáneo y jerárquico de la información y documentación asociada en la organización. · Proceso estructurado. La secuencia está perfectamente definida y determinada en función de obtener el procesamiento óptimo de la información y la documentación asociada, basándose en un análisis previamente realizado del flujo del trabajo.

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La archivística y

Queda claro que para diagramar un workflow, el proceso debe ser estructurado. · lmage-based Workflow Systems (Sistemas de Flujo de trabajo basados en imágenes).

Existen sistemas de workflow diseñados para automatizar el flujo de los documentos y papeles a través de la organización, transfiriendo los mismos a imágenes digitales. · Form-based Workflow Systems (Sistemas de Flujo de Trabajo basado en formularios).

Diseñados para rutear la información a través de la organización como textos y campos editados, reconociendo el texto por su contenido. Provee un más alto nivel de capacidad que el caso anterior. · Coordination-based Workflow Systems (Sistemas de Flujo de Trabajo Coordinados).

Diseñados para facilitar la conclusión del trabajo, se basa en los diagramas cíclicos o de realimentación (loop-maps). En cualquier fase del ciclo de trabajo pueden iniciarse ciclos secundarios para resolver puntos problemáticos, reingresando luego al ciclo principal.

Los beneficios obtenidos por la implementación del workflow son: · Mayor velocidad de procesamiento de la información y el trabajo, pues generalmente el tiempo total de las transacciones es mucho mayor que el requerido para llevar a cabo cada paso de trabajo. · Basado en la arquitectura cliente-servidor. · El proceso de la información es explícito y más fácil de modificar. · Se elimina el papel. · Disminuyen las pérdidas financieras debidas a pérdida de información o errores en el proceso de trabajo.

1.2 lndexación Consiste en la descripción de un documento a partir de dos planos distintos pero complementarios: · Una descripción externa conteniendo información sobre el tipo de documento, actividades asociadas, etcétera. · Una descripción de contenido. Esta debe optimizarse en función de los métodos de búsqueda que se utilicen.

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las nuevas tecnologías

La descripción de un documento se utiliza para obtener un medio de localización física.

La finalidad de las técnicas de indexación o de representación de contenidos es la de constituir una base de datos con diferentes elementos de descripción de documentos permitiendo establecer lazos entre la descripción y el documento. A partir de esta base de datos se realizan las búsquedas de documentos.

Las ventajas por el manejo del flujo de trabajo son los siguientes: · Soporte administrativo para cada operación de la oficina. · Mejora las comunicaciones. · Reduce el ciclo de trabajo. · Se optimiza el procesamiento de la información. · Mejora el ruteo de la información. · Permite analizar y/o modificar los alcances administrativos con mayor claridad. · Permite definir niveles de seguridad por puestos, passwords. · Permite la integración con aplicaciones externas. · Notificación de eventos, monitoreo del estado de los trabajos, generación de reportes.

2. Bases de datos de imágenes Se brinda como información adicional, una introducción sobre bases de datos de imágenes, las cuales se utilizan en sistemas que administran el flujo de trabajo (workflow) a partir de la captura y digitalización de imágenes.

Para diseñar una base de datos de imágenes (BDI), deben crearse primero las imágenes digitales, luego relacionarlas con una base de textos que las describan, y describan su contenido. Áreas de particular interés son la integración de la

BDI

con otras informaciones y el

intercambio de información visual a través de distintos sistemas.

La composición de una imagen se puede definir como una representación de la información mediante mapas de bits (archivos bmp).

Es importante conocer la cantidad de usuarios, los distintos niveles de acceso a la información y las funciones que cumple cada uno dentro del proceso de la información, para deter-

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La archivística y

minar las características de la BDI, así como el uso o aplicaciones previstas para la misma, y particularmente la elección de estándares y modos de acceso a la descripción en texto.

La integración de BDI a infraestructuras existentes debe discutirse, por lo tanto, en términos de sus usos previstos y de características de la red.

2.1 Imagen digital Es la composición de un conjunto de pixeles (mínimas cuadrículas o divisiones que forman una imagen), donde el número de pixeles por área determinada define la “resolución” de la imagen digital, y el número de colores posibles que cada pixel puede representar define el “rango dinámico” de la imagen.

2.2 Captura de imágenes La captura de imágenes, combinada con la indexación de la misma y la realización de un catálogo, representa aproximadamente el 90 por ciento del costo estimado para construir una BDI. Una vez escaneada la imagen, es convertida en un formato particular de archivo. Existe una variedad de formatos de imágenes comúnmente usados, como los siguientes: · TIFF (Tagged lmagelinterchange Fila format). Considerado un estándar para la industria, es utilizado con información protegida de diversas formas por ser muy abierto. · GIF (Graphic lmage Fila Format). Formato promovido por CompuServe que se utiliza en internet y en servicios on-line. · CGM (Computers Graphics Metafile). Diseñado para soportar varios tipos de imágenes, aunque se usa principalmente para gráficos vectoriales (imagen digital codificada como fórmulas que representan líneas y curvas). · PICT. Formato para imágenes digitales diseñado principalmente para Macintosh. · TGA (TrueVision Targa Fila). Formato para imágenes de video en mapas de bits. · Sun Restar. Formato muy usado en computadoras Sun-3.

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las nuevas tecnologías

2.3 Documentación En toda BDI la imagen debe ir acompañada de documentación en texto para la identificación y descripción de la misma, y para el manejo de la información en imágenes.

Los usuarios y los diseñadores de la BDI deben distinguir entre la información que se refiere 1) al original, 2) a la representación fotográfica del mismo, y 3) a las características técnicas de la imagen digital.

La información técnica de la imagen (formato de archivo, dimensiones de los pixeles, rango dinámico, etcétera) es grabada usualmente en el header (paquete de información técnica adjuntada al archivo de imagen, que se utiliza en la visualización de la misma, su identificación o identificación del propietario).

El desarrollo de estándares para la descripción de archivos de imágenes es esencial para permitir a las BDI moverse a través de sistemas en forma correcta, y para asegurar que las imágenes que acceden a la red viajen con la información adecuada para su posterior identificación.

2.4 Acceso a la BDI Una búsqueda preliminar es siempre necesaria para reducir el tamaño de la información inicial.

El software de BDI podría, si se desea, restringir o predeterminar cuáles campos son explotables.

Es importante comprender cuáles son las necesidades de accesos, para determinar con criterio el sistema que se requiere.

El sistema debe ser creado en función de poder determinar en qué condiciones los usuarios podrán imprimir, ver o transferir de una PC a otra (download) cada imagen.

Como orientación pueden plantearse las siguientes preguntas: ¿Tiene la institución derecho a reproducir electrónicamente la imagen? ¿Bajo qué condiciones, tienen derecho los usuarios a imprimir o a transferir de una PC a otra (download) las imágenes?

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La archivística y

¿Debe ser controlada por los grupos de usuarios la frecuencia de uso de las imágenes? ¿Debe visualizarse con cada imagen un texto donde se definan las restricciones en el uso de las mismas? ¿Deben utilizarse watermarks (alteración de bits en la imagen para crear un patrón de reconocimiento que permita probar la propiedad del documento), para hacer posible la detección de usos no autorizados de las imágenes?

2.5 Entorno de trabajo La implementación de una BDI requiere un balance entre las necesidades de información por parte de los usuarios potenciales, la tecnología disponible y los recursos financieros y humanos.

El número de usuarios dentro y fuera de la institución debe ser anticipado.

La capacidad tecnológica de las estaciones de trabajo de los usuarios debe ser definida.

El uso potencial de las imágenes (como, por ejemplo, la integración con otras herramientas o aplicaciones) debe ser anticipada.

Debe ser posible la utilización de formatos simples como TIFF, GIF, PICT, JFIF, aunque la posibilidad de integrar imágenes en otros formatos puede ser útil para el intercambio de información.

2.6 Visualización de imágenes y textos Algunos sistemas predeterminan cómo y cuándo una imagen puede ser visualizada, limitando las opciones.

Otros sistemas permiten más flexibilidad en la visualización de imágenes y sus textos asociados, haciendo posible ver imágenes de a una, y trabajar con varias de ellas disponibles en pantalla. El usuario puede contar entonces con un pequeño número de imágenes, de modo que haciendo “clic” sobre la elegida pueda visualizar la misma maximizada o su texto asociado.

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2.7 Estándares tecnológicos Los estándares (nacionales e internacionales) sobre métodos de compresión y tipos de formatos de archivos de imágenes existen para asegurar que la información será intercambiable a través de los sistemas.

(Internacional Standards Organization), IEC (Internacional Electrotechnical Committee) e ITU (Internacional Telecomunications Union).

Estos han desarrollado estándares como CCIT (ahora ITU), Grupo III o Grupo IV para compresión de fax, y los ISO/IEC JTC 29 JPEG Y MPEG para compresión de imágenes en movimiento y audio.

A la hora de elegir un estándar, las instituciones deben asegurarse que todas las aplicaciones soportan este estándar, de manera que no se pierda interoperabilidad y la posibilidad de intercambiar información.

Son desarrollados por organismos internacionales como

ISO

2.8 Agenda de exploración Describir y encontrar imágenes, especialmente a través de un entorno de trabajo en red representa un problema.

Pueden plantearse, por ejemplo, los siguientes interrogantes: ¿Cómo pueden describirse y localizarse las imágenes digitalizadas? ¿Cómo halla un usuario una imagen digitalizada que puede ubicarse en cualquier dirección, negociar los derechos para su uso y recibir una copia?

Para resolver estas cuestiones debe crearse un registro de imágenes o alguna herramienta localizadora, junto con un conjunto de estándares para su uso. Incluso deben desarrollarse estándares para las imágenes.

En un sistema cliente-servidor, por ejemplo, si la estación de trabajo del cliente puede descomprimir cierto tipo de imagen, el servidor deberá enviar estas imágenes comprimidas.

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La archivística y

Por lo tanto, el servidor de la imagen debe recibir información y/o descripción del entorno de la estación de trabajo del cliente (capacidad de visualización, especificaciones del software y

hardware de descompresión, etcétera) en un formato estándar de manera que sólo la información esencial sea transferida al usuario.

Herramientas para trabajar con textos e imágenes conjuntamente, incluyendo anotaciones en las imágenes, herramientas de enlace (Links), etcétera, son esenciales para el soporte de las búsquedas de imágenes.

Es importante comprender los procesos administrativos que involucran a la documentación, así como las funciones, restricciones e integración con el resto que debe cumplir cada empleado (los cuales podrán tener, por ejemplo, distintos niveles de acceso a la información almacenada en la base de datos).

Elecciones cuidadosas de tecnología y el uso de estándares técnicos y descriptivos compartidos hará posible intercambiar información, entre bases de datos, a través de redes.

3. Pautas para el desarrollo del modelo 3.1 Características de la documentación 3.1.1 Determinación de la tipología de documentos

El objetivo es identificar en forma fehaciente toda la tipología de formularios y documentación que se integrará bajo el procesamiento de imágenes. Se debe determinar: · Documentos tipo de cada formulario. · Documentos con distinta antigüedad y calidad de papel. · Documentos con distinta tipología de impresión o imagen. · Documentos que exigen alta calidad de impresión. · Porcentaje de documentos impreso por máquina y en manuscrita. · Documentos a los que deben agregarse notas.

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3.1.2 Evaluación de la documentación obtenida

Sobre la base del análisis anterior, se deben estimar las características de la documentación en general, determinando: · Tamaños existentes, con una estimación del porcentaje de cada uno (A4, oficio, esquela, carta, AO, etcétera). · Tipos de papel, con una estimación del porcentaje de cada uno (papel 70 gramos, cartulina, ilustración, fotos, transparencias, etcétera). · Tipos de impresión, con una estimación del porcentaje de cada uno (color, blanco y negro, gama de grises, etcétera). · Impresión de frente o frente y dorso, con una estimación del porcentaje de cada uno de ellos. · Tipología de los documentos más utilizados, indicando el porcentaje de uso respecto al total de las operaciones.

3.1.3 Análisis de la documentación obtenida

El objetivo es identificar cualitativamente los procesos que involucran a los distintos tipos de documentos, determinando: · Cuántos documentos ingresan y/o egresan por día. · Periodo de retención típico de los documentos. · Frecuencia de uso de los documentos durante su ciclo de vida. · Consideraciones especiales de seguridad que involucren a distintos tipos de documentos. · Porcentaje de la documentación creada internamente y externamente. · Requisitos existentes sobre retención de documentos con propósitos legales y/o fiscales. · Promedio diario de documentación a procesar.

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La archivística y

· Porcentaje de documentación destinado a archivo temporal y porcentaje destinado a archivo definitivo.

3.2 Características de la administración 3.2.1 Determinación del flujo de trabajo

Un dato que condiciona cómo debe ser la línea de procesamiento es determinar cómo se mueven los documentos en la organización, quiénes y dónde los generan, quiénes los utilizan y quiénes los archivan o destruyen, así como el volumen diario que se maneja de cada tipo de documento dentro del proceso administrativo global.

En el momento de relevar las tareas asociadas a cada documento, se deberá identificar cada área de la organización involucrada y los responsables de dichas tareas.

Se debe determinar qué documentación de la que se integrará al nuevo procesamiento no puede ser retirada de alguna área.

A partir de conocer en detalle el universo a tratar, se debe definir la operatoria de cada proceso, determinando: · Cuántas personas deben tener acceso a la documentación. · Quiénes necesitan acceso a la documentación y no pertenecen al ámbito interno administrativo. · Si los archivos se encuentran centralizados, distribuidos o de otro modo. · Si es necesario suministrar información inmediata a personas de afuera. · Si las llamadas telefónicas generan documentación y/o trabajo con la misma. · Si se comparte información con otras áreas, y si éstas se encuentran alejadas físicamente. · Porcentaje de la información buscada, que no es encontrada. · Tiempo y costo de reconstrucción de un archivo.

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las nuevas tecnologías

· Promedio de páginas por tipo de documentación, de documentos por carpeta, de carpeta por cajón o armario y número total aproximado de carpetas y documentos. · Cantidad de copias realizadas por día y por tipo de documento.

Debe generarse una lista de direcciones a las que se envíe regularmente información impresa, fotocopiada o manuscrita, y los distinto medios de envío (fax, correo, en mano, por red, vía internet, etcétera).

3.2.2 Líneas de procesamiento

Deben definirse los distintos requerimientos de tecnología y de software (captura, visualización, almacenamiento, comunicaciones, impresión, etcétera) sobre la base de la línea de proceso que se adapte a las necesidades del organismo. A continuación se exponen distintas líneas de procesamiento a modo de orientación: A. Captura de documentos de archivos definitivos, para su posterior destrucción Etapa 1: Preparación de la documentación.

Etapa 2: Captura óptica de la documentación.

Etapa 3: Control de las imágenes generadas.

Etapa 4: Generación de información de auditoría.

Etapa 5: Control final.

Etapa 6: lndización (manual o automática).

Etapa 7: Grabación de las imágenes en medios inalterables.

Etapa 8: Destrucción de la documentación original.

B. Captura de documentos al inicio de un trámite, incorporación de documentos electrónicos durante el tratamiento de los mismos, archivo final en medios inalterables. Destrucción de los documentos iniciales.

Esta alternativa es la que se debe utilizar, conjuntamente con la posterior, si se desea eliminar totalmente los papeles de la administración.

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La archivística y

En este caso, se debe contar con una Guía de Trámites. Esto implica conocer el circuito completo de cada documento, con las actividades de todo tipo (visto, aceptación, control, generación de acciones asociadas, incorporación de nuevos documentos, etcétera).

A partir de tener completa dicha Guía de Trámites y las normativas y operatorias asociadas a cada documento, se puede determinar tecnología y procesos. Este tipo de procesos se denominan Análisis del Flujo de Trabajo (workflow).

Etapa 1: Preparación de la documentación.

Etapa 2: Captura óptica de la documentación.

Etapa 3: Control de las imágenes generadas.

Etapa 4: lndización (manual o automática).

Etapa 5: Puesta en producción de las imágenes generadas, normalmente preparadas como una carpeta o expediente electrónico.

Etapa 6: Una vez finalizado el circuito de procesamiento de cada documento, generación de documento final si es necesario.

Etapa 7: Grabación de las imágenes en medios inalterables.

Etapa 8: Destrucción de la documentación original.

C. Generación de documentos totalmente electrónicos A partir de tener completa la Guía de trámites mencionada en el punto anterior, se pueden determinar tecnología y procesos.

Estos procesos pueden ser parte de uno mayor (Flujo de trabajo), o ser resueltos mediante sistemas de correo electrónico sofisticados.

En este caso no existe destrucción de la documentación original, sino la eliminación de papeles durante el transcurso del trámite.

Etapa l: Una vez finalizado el circuito de procesamiento de cada documento, la generación de documentación final si es necesario.

Etapa 2: lndización automática.

Etapa 3: Grabación de las imágenes en medios inalterables.

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D. Captura de documentos, transformación con OCR (Reconocimiento óptico de Caracteres). manejo de interrelaciones entre documentos e imágenes, archivo final en medios inalterables. destrucción de los documentos originales.

Existe documentación que maneja un organismo, la cual no alcanza con almacenarla en imágenes dado que es necesario consultar su contenido y, muchas veces, interrelacionarlo con otros documentos y/o imágenes. Esta situación lleva a la necesidad de transformar las imágenes en texto mediante técnicas OCR, o incluso ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres), para textos en letra manuscrita.

Etapa 1: Preparación de la documentación.

Etapa 2: Captura óptica de la documentación.

Etapa 3: Transformación de imagen en texto mediante técnicas OCR. Etapa 4: Control de las imágenes y textos generados. Confronte.

Etapa 5: Generación de información de auditoría.

Etapa 6: Grabación de las imágenes en medios inalterables.

Etapa 7:: Destrucción de la documentación original.

4. Especificaciones para el sistema 4.1 Características del sistema Las características que se mencionarán a continuación son generales y deben ser adaptadas de acuerdo a las necesidades y características de la organización y en función de la adquisición o no de un sistema de administración de la información digital generada (administración del flujo de trabajo o workflow). · El sistema debe servir como archivo histórico, permitiendo almacenar en forma acumulativa los listados que se emiten diariamente y las imágenes que se capturen. · La solución debe funcionar como una poderosa herramienta de búsqueda y visualización de información organizada en forma jerárquica a través de tipos de documentos. A cada tipo de documento deben estar asociados los índices que permiten el acceso a los mismos.

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4.2 Características del software Escabilidad. El sistema debe poder expandirse desde su configuración inicial al sistema general del organismo, interrelacionándose con otras aplicaciones. Tanto el hardware como el

software deben permitir el crecimiento sin desechar la inversión ya realizada en etapas anteriores.

Conectividad. Debe determinarse la conectividad con los distintos periféricos a fin de posibilitar la evaluación de las distintas variantes respecto de las configuraciones, de modo que el organismo decida en función de sus necesidades actuales y las previstas para el futuro.

Portabilidad. Debe determinarse a nivel del sistema operativo y de bases de datos.

Compatibilidad. Debe utilizarse hardware estándar para los diversos dispositivos.

Modularidad. El sistema debe desarrollarse modularmente, garantizando la máxima integración entre sus módulos, unicidad y consistencia en el tratamiento de los datos, en el diseño de pantallas, teclas de función y documentación del sistema. · La configuración del sistema debe ser parametrizable, permitiendo fácil creación y/o modificación de campos. · La administración del soporte del almacenamiento se debe ejecutar desde el centro de cómputos. · Debe permitir el almacenamiento de datos en formatos estándares del mercado, en servidores de red, en carpetas de aplicaciones del sistema operativo o en unidades de almacenamiento óptico. · El proveedor debe incluir en la propuesta un sistema de almacenamiento en discos ópticos que sea conectable a la red del organismo e integrarlo al sistema a ofertar. · El medio de almacenamiento debe permitir tanto la utilización de discos no regrabables para garantizar la inalterabilidad de la información almacenada en forma definitiva, como la de discos regrabables para almacenamiento de información provisoria o sujeta a futuras modificaciones antes de su almacenamiento definitivo, o de su destrucción. · El medio de almacenamiento debe ser cien por ciento compatible e integrable a la red existente.

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las nuevas tecnologías

· Debe contar con un esquema de seguridad que inhiba la visualización y/o impresión total o parcial de los documentos, implementando niveles de seguridad para restringir el acceso a la aplicación en general, a una base de datos en particular y a documentos específicos de una base de datos, mediante la utilización de perfiles de usuario. · Debe permitir restringir la utilización de ciertas funciones a los usuarios que se determinen. · La captura de los listados a procesar debe hacerse en forma automática, extrayéndolos de los archivos de impresión originales que los contengan. · Cada uno de los documentos, componentes de uno de los listados a procesar, deben ser recuperables individualmente con base en índices definibles por cada tipo de listado. · Estos parámetros eventualmente deben poder ser redefinibles por usuarios calificados. · Los datos deben ser recuperables en las búsquedas mediante claves o índices. · El sistema no debe tener un límite respecto de la cantidad de usuarios concurrentes, ni debe generar varias copias físicas. · Debe permitir la captura y visualización total o parcial de las imágenes almacenadas, y proveer un menú para seleccionar las opciones de impresión tales como imprimir todo o una parte del listado, una página, un rango, etcétera. · Debe determinarse la capacidad mínima de almacenamiento sobre la base de un estudio del volumen de información histórica y diaria a almacenar. · Debe contar con la facilidad de indexar automáticamente las imágenes mediante un proceso de OCR, para los casos de modelos estándar de formularios que se capturen a través de COLD o digitalización de imágenes.

· Debe permitir la indexación desde cada puesto de escaneado y su posterior almacenamiento en el dispositivo que se seleccione. · El sistema de administración debe poder tomar la información contenida en los listados que se generen, en forma automática a la salida del spool de impresión. · La información debe poder ser almacenada desde los clientes distribuidos. · La información almacenada debe poder ser accedida por los usuarios calificados desde los clientes de la red local o desde aplicaciones residentes en el sistema central.

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· Debe permitir el acceso concurrente a una base de datos, carpeta o documento. · El sistema debe tener la capacidad de migrar la información ya existente y de uso poco frecuente (o en desuso) de disco magnético a óptico, de acuerdo a las políticas que al respecto defina el organismo. La operación debe ser transparente al usuario. · Los distintos tipos de documentos deben tener asociadas una o más carpetas donde serán almacenadas. · Debe permitir a determinados usuarios del sistema agregar anotaciones a páginas específicas dentro de un listado o imagen sin alterar el documento. Dichas anotaciones deben tener las mismas características de acceso que la documentación a la que estén adjuntadas. · El sistema debe disponer de una presentación basada en menús de acceso en español de fácil comprensión y uso, que le permitan al usuario la selección de todas las funciones que permitan la ejecución y administración de todas las tareas. · El sistema debe ser cien por ciento compatible con el sistema operativo instalado en el cliente. · Debe permitir la integración con aplicaciones existentes. · Debe contar con la posibilidad de realizar planos aproximados o alejados (zoom) de los documentos digitalizados. · La información debe ser percibida por el usuario final como residente en una carpeta donde consten todos los documentos generados para una clave determinada, de modo que permita la visualización total del expediente aunque el mismo haya sido generado en diversos momentos. · Debe posibilitar las operaciones de altas, bajas y modificaciones en tiempo real, en forma individual o masiva. · Debe preverse su funcionamiento en un entorno gráfico. · El sistema de digitalización debe contar con las facilidades para implementar aplicaciones de flujo de trabajo. · Debe presentarse un software compatible con el año 2000.

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5. Legalidad del almacenamiento óptico En el marco de la Ley 24.624, artículo 30, y su reglamentación dada por la decisión administrativa 43/96 suscripta por el Gabinete de Ministros (publicada en el Boletín Oficial del 7 de mayo de 1996), se indican a continuación los requerimientos y condicionantes para capturar documentación de un organismo y registrarla en soportes ópticos.

5.1 Antecedentes · Ley 11.672 de presupuesto de 1995, artículo 16 y 49. · Ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional.

5.2 Definiciones del artículo 30 · El otorgamiento de valor jurídico a la documentación financiera, de personal y de control, así como la administrativa y comercial, en los términos del artículo 995 y concordantes del Código Civil, preservada en medio magnético u óptico indeleble. · El soporte óptico debe asegurar la inviolabilidad de la documentación grabada y que el procedimiento asegure su fidelidad e integridad. · El papel, una vez digitalizado como imagen, pierde su valor jurídico y puede ser destruido. · Los documentos de terceros pueden destruirse una vez cumplido el plazo que fije la reglamentación respectiva.

5.3 Definiciones de la reglamentación 43/96 Ámbito de aplicación: Los organismos comprendidos por la Ley 24.156.

Documentación

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La archivística y

· Financiera: Es la documentación contable de la Administración pública nacional, es decir, todos los registros y comprobantes que alimenten o emanen de los sistemas presupuestarios, de crédito público, de tesorería y de contabilidad (especificaciones en el artículo 50 de la Ley 24.156). · De personal: es la documentación relacionada a los agentes públicos de la Administración Pública Nacional, producidos o recibidos por un organismo público donde el empleado ocupa un cargo. · De control: son los documentos que sirven de prueba de los trámites o actos realizados.

5.4 Cláusulas particulares y antecedentes legales 5.4.1 Requisitos generales

· La reproducción debe ser fiel e íntegra (incluyendo manchas, roturas y anotaciones), no permitiéndose el agregado de ningún tipo de información. · Deben utilizarse técnicas de captura, archivo y visualización que reduzcan al mínimo la posibilidad de manipulación de los documentos.

5.4.2 Requisitos de los documentos

· Cuando las dimensiones del documento superen las posibilidades del equipamiento, debe asegurarse la continuidad del mismo y registrar tal situación en el acta respectiva. Igual situación cuando un grupo de documentos supere el medio físico de almacenamiento y continúe en otro. · Cuando el documento presente manchas, deterioros o faltantes, debe quedar registrado en las observaciones del acta respectiva. · Para identificar cada documento se debe incorporar un código que lo relacione en forma unívoca (simbólico, numérico u otros).

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las nuevas tecnologías

· Se deben realizar cotejos por contenido para asegurar la fidelidad del documento. · Tanto éstos como las correcciones —si existen— deben quedar reflejados en el acta respectiva.

5.4.3 Requisitos del soporte

· Debe garantizar su estabilidad, durabilidad e inalterabilidad (periodo de 30 años o más). · No debe permitir la alteración de su estado físico. · Debe ser identificado externamente cada soporte con algún elemento indeleble que sea legible a simple vista.

5.4.4 Procedimiento respaldatorio

· Cada proceso de reproducción debe quedar registrado y certificado al comienzo y cierre del mismo por medio de dos actas: Acta de Apertura y Acta de Cierre. Este proceso debe realizarse por cada elemento de soporte óptico-magnético. Hay exigencia de una serie de datos en ambas Actas que deben ser detallados. · En forma equivalente para los procesos de interrupción, corrección y contralor. · Se debe llevar un registro de cada una de las operatorias y actas generadas. El mismo debe mantenerse por cinco años, sin perjuicio de su digitalización.

5.4.5 Anulación

Los documentos registrados en medios ópticos deben ser anulados mediante leyenda indeleble.

A partir de ese momento dejan de tener valor probatorio.

5.4.6 Documentos de terceros

Pueden ser destruidos o conservados de acuerdo a las disposiciones dadas por las terceras partes luego de su toma de conocimiento mediante publicación genérica en el Boletín Oficial.

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El plazo de espera para tomar la decisión de conservación y/o destrucción debe ser de 30 días, a partir de la publicación antes mencionada.

5.4.7 Destrucción de los documentos

Se debe labrar un acta con el detalle de la documentación a destruir. El contador general de la nación debe determinar el personal de contralor de la destrucción. El organismo debe definir quién hace esta determinación.

5.4.8 Resguardo

Se deben realizar dos copias de los soportes magneto-ópticos. Una de ellas se debe depositar en un archivo de seguridad, dejando la otra para el uso diario. El organismo debe definir quién hace esta determinación.

6. Experiencia del archivo modelo por imágenes digitales de documentación financiera 6.1 Tecnología · Los almacenamientos óptico y magnético representan puntas extremas del espectro, ya que mientras que el óptico es almacenamiento de volumen, el medio magnético ofrece performance. · Con las capacidades actuales de discos ópticos y los jukebox que los soportan, medidos en cientos de Gigabytes, los discos ópticos permiten almacenar increíbles cantidades de información.

Mientras tanto, con tiempos de acceso menores a diez milisegundos, el medio magnético sigue siendo la mejor opción para aplicaciones en donde lo esencial es la performance. · Los argumentos para utilizar discos regrabables como si fueran de tecnología WORM son: Costos de fabricación, y permitir a los comités de estándares (ISO) acelerar el desarrollo de las normas pertinentes.

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las nuevas tecnologías

· Como se podrá notar, estos argumentos son demasiado débiles cuando se trata de confiar registros críticos a un medio de grabación no permanente. Aquellos que discuten el uso de verdadero WORM para aplicaciones de escritura única, aseguran que el único método seguro de escritura para documentación crítica es la alteración permanente del medio.

6.1.1 Tipos de tecnología · Para True WORM1 (Verdadero WORM): I. Moth eye (ojo de luciérnaga) II. Phace Change (cambio de fase) III. Ablative (discontinuada) Para los regrabables: I. Phace Change (cambio de fase) II. MO (magneto óptico) La tecnología del disco True WORM aún no dispone de Normas ISO, ya que el Comité de evaluación de normas se está definiendo para esta tecnología. En la actualidad hay tres proveedores de discos de este tipo.

La tecnología de discos WORM es única en el mercado por sus inigualables características, como la capa de platino que utiliza para evitar la oxidación.

6.1.1.1 Descripción de la tecnología de “burbuja” con que son grabados los discos ópticos

La tecnología de Moth eye (ojo de luciérnaga) pone una marca permanente en la superficie del disco. Una vez puestas estas marcas, normalmente burbujas u hoyitos, no pueden ser alteradas 1

WORM:

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True Write Once Read Many (Una escritura, muchas lecturas).

La archivística y

o borradas, ya que implican una deformación de la superficie. La información se graba en los discos mediante una burbuja de alta reflectibilidad sobre una superficie de baja reflectibilidad.

La tecnología de Moth eye es más estable que otros discos ópticos, por lo que incluye una garantía de archivo de vida de 50 años.

Esta tecnología garantiza un alto grado de seguridad e invulnerabilidad. Por ello esta característica explica la popularidad de Sistemas WORM en instituciones financieras, agencias de gobierno, y otras instituciones que requieren un ambiente de alta seguridad. Esta estrategia asegura una escritura inalterable WORM de alto rendimiento.

6.1.1.2 Características que hacen del almacenamiento óptico

WORM

un medio excelente para guardar documentos

· Proceso de grabación no regrabable. · Larga vida útil del medio · Baja tasa de error · Protección al manipuleo, contaminación ambiental · Gran capacidad de documentos por disco óptico (56 mil imágenes promedio por disco, en nuestra experiencia) · Muy bajo costo por imagen · Remoción y portabilidad del medio · Acceso inmediato y directo a cualquier documento del disco 6.2 Equipamiento En el Centro Modelo Documental, en una primera instancia se instalaron nueve puestos de trabajo con un Jukebox de discos de 25 Gigabytes de capacidad y los correspondientes servidores de Impresión, Jukebox y de Datos. Luego, de acuerdo a los requerimientos, se incorporaron once nuevos puestos de trabajo, un Jukebox de 87 Gigabytes con su correspondiente servidor y se cambió el Jukebox de 25 Gigabytes por otro de 87 Gigabytes.

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las nuevas tecnologías

A fin de 1994, debido al volumen de información procesada y a los requerimientos provocados por la evolución del proyecto, nos vimos en la necesidad de realizar una migración de las bases existentes a UNIX/ORACLE. Diagrama de la instalación existente Servidor de Jukebox Discos ópticos

JUKEBOX

15 Puestos de trabajo Escáner

Servidor NT Impresora de red

Drive individual

Servidor UNIX ORACLE Servidor de Jukebox Discos ópticos

JUKEBOX

6.3 Seguridad 6.3.1 Respecto a los discos

De acuerdo a la tecnología empleada (WORM-Moth eye), las imágenes una vez almacenadas en el disco óptico son inalterables, ya que producida la “burbuja”, implica una deformación física del material del disco no permitiendo por lo tanto, ser modificada.

En el supuesto de ser necesario realizar alguna modificación de la imagen almacenada, se debe reescanear, con lo que si bien lógicamente se podrá acceder a esta nueva imagen, la anterior u original siempre queda grabada y puede ser accedida en caso de una auditoría posterior, o sea, solo se cambia la orientación de los punteros lógicos de la base de datos.

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La archivística y

Si a esto se le agrega la utilización de actas (apertura, cierre, modificación, control, etcétera), se logra un control cruzado sobre la inmutabilidad de la información resguardada.

No obstante lo expuesto, se generan tres copias de cada disco, las que se guardan en lugares físicos distintos, por lo que si se quisiera realizar una falsificación de algún documento, se debería tener acceso a las tres copias existentes.

6.3.2 Respecto a los datos

En la indización de los documentos se han definido algunos campos como de “solo lectura”, lo que permite que en la carga de los datos de indización estos campos se llenen con datos extraídos de tablas preestablecidas o datos del sistema.

En el caso de ser necesario que algunos grupos de usuarios no visualicen determinados campos de un archivo, es posible crear “vistas” del mismo, conteniendo sólo aquella información deseada.

También se han desarrollado fórmulas por SQL que permiten realizar controles internos de auditoría.

Además, se definieron tipos de usuarios para cada tarea y por cada archivo en particular.

6.3.3 Respecto de los procedimientos

Se definieron dos categorías de documentación de acuerdo al tratamiento del soporte: · Documentación no crítica. Dentro de esta categoría, se engloba toda aquella documentación cuyos originales en soporte papel no sean susceptibles de ser destruidos, como es el caso de los títulos de propiedades fiscales, manuales, cuentas de inversión, etcétera.

En este caso el procedimiento consiste en procesar la documentación guardando las imágenes en forma local para luego migrarlas a su soporte óptico correspondiente luego de finalizada la sesión de trabajo. · Documentación crítica. Se encuentra englobada dentro de esta categoría, toda aquella documentación que su original soportado en papel será destruido, como los formularios contables de respaldo, etcétera.

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las nuevas tecnologías

En el tratamiento de esta documentación, las imágenes son guardadas en forma directa al disco óptico, lo que asegura la imposibilidad de realizar cualquier tratamiento en la imagen entre su captura y su guarda.

Asimismo, estamos investigando la posibilidad de realizar la grabación de imágenes por sistema de “espejo”, logrando con esto que cada imagen se grabe simultáneamente en dos discos ópticos.

6.4 Conectividad Se está terminando de instalar en este momento un enlace digital entre el CEMODOC y el MEYOSP de 64 Kb, lo que nos permitirá estar conectados con la red interna del Ministerio, y de esta forma se podrá acceder en forma remota y simultánea a la consulta de las imágenes y documentos.

6.5 Compatibilidad Las imágenes almacenadas se encuentran bajo formato TIF, lo que nos garantiza la compatibilidad de lectura por medio de cualquier administrador gráfico.

La base de datos, por su formato intrínseco, también es factible de ser “levantada” desde cualquier administrador de base de datos.

Asimismo, se han realizado pruebas de consulta desde otros administradores de imágenes, con resultados promisorios.

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La aplicación de las nuevas tecnologías en la difusión archivística

Alma Leticia Gómez

las nuevas tecnologías

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Gómez Historiadora por la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM. Desde 1980 viene desarrollando actividades de alta especialidad en archivística.

En 1997 ingresó como personal académico del Archivo Histórico de la UNAM, dependiente del CESU donde, además de participar en el procesamiento de algunos de los fondos universitarios, ha realizado diversas publicaciones y participado en eventos a nivel nacional e internacional.

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A manera de introducción Cuando escuchamos hablar de la difusión en los archivos, suele ser común que la inmediata relación de imágenes que vienen a nuestra mente sean las de aquella o aquellas visitas que realizamos cuando estudiantes a un archivo histórico; recordamos, sobre todo, el impacto que nos causó ver a esa gente con vestimenta de cirujano, como si estuviera a punto de realizar una operación, metida entre pilas de cajas o atados de documentos que despedían un aroma singular, y cómo esa sensación iba en aumento ante el privilegio de poder ver, a todo color, aquellos documentos de diferentes formatos y tamaños, redactados con esos tipos de escritura, algunas sumamente elaboradas y otras totalmente ilegibles y que, para colmo de nuestra impresión, parte de ellos habían sido elaborados de puño y letra de alguno de nuestros próceres nacionales —en el caso mexicano por Morelos, Juárez, Porfirio Díaz, etcétera— o por algún presidente, rector, poeta, más contemporáneos. Y qué decir de esas fotografías, carteles, videos y estereoscópicas cuyas imágenes nos trasladaban a las costumbres y modas de la época de nuestros ancestros.

Además, también nos hace pensar en esos otros documentos y materiales gráficos que, previamente seleccionados por su temática o formato, hemos podido conocer gracias al montaje de exposiciones.

Asimismo, la difusión en los archivos nos hace evocar aquellas consultas que, ya como usuarios, hicimos en ellos. Cómo no distinguir entre aquel esfuerzo que nos implicó la localización de cierta información que requeríamos para lo cual tuvimos que revisar ene número de legajos y/o cajas porque la documentación no estaba organizada ni descrita, diferenciándola con aquellas otras consultas que hicimos de manera rápida y concreta porque teníamos a la mano los instrumentos descriptivos. O bien, la comodidad que experimentamos cuando desde nuestras casas, centros de trabajo o los actuales cafés internet podemos tener al alcance la información que nos proporcionan no sólo sobre los archivos de nuestra localidad, ciudad o país, sino también de otros geográficamente más distantes. Y ¿qué hay del trabajo que se nos facilita al poder

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contar con esa serie de publicaciones no sólo de guías, inventarios y catálogos, sino también de aquellas reproducciones de documentos que, por su valor histórico, evidencial e informativo, han sido seleccionados para su edición y divulgación a través de medios electrónicos o impresos?

Esta sucesión de imágenes o percepciones, información y conocimiento que nos han dejado las visitas guiadas, exposiciones, instrumentos descriptivos, la automatización y las publicaciones, por mencionar sólo algunos de los medios utilizados para la difusión de los archivos, nos hace constatar el por qué se considera a la difusión como una de las tareas sustantivas de los archivos; uno de los mejores puentes que ha edificado la archivística para acercar a la sociedad en general al contenido informativo de los documentos que conforman los grupos documentales, fondos y colecciones resguardados por los archivos, que de otra forma permanecerían incógnitos.

Pero estos medios de difusión mantienen entre sí un común denominador que es, a saber, “el servicio”. Un servicio que va dirigido básicamente hacia el exterior: por un lado, hacia ese público cautivo como son los estudiantes universitarios, investigadores, científicos, eruditos, que requieren una información precisa, concreta y, por otro, hacia esa sociedad interesada en aumentar su bagaje cultural o en satisfacer cierto grado de curiosidad, por mencionar sólo algunas de sus posibles motivaciones. Esto nos hace reflexionar que esta concepción que de la difusión hemos tenido hasta ahora está íntimamente relacionada con la visión misma que tenemos de los archivos, a los que contemplamos fundamentalmente como instituciones de servicio, como esos lugares donde encontraremos el dato, el testimonio, es decir, entes que tienen como función esencial el tener a punto la información que requiere el público solicitante.

Podemos estar de acuerdo o no, en esta visión de los archivos o con la que se tiene a propósito del propio concepto de la difusión en éstos, pero no es esa la finalidad del presente artículo, como tampoco lo es explicar cada uno de esos medios de difusión, de los cuales haremos únicamente una referencia tangencial. Se trata de exponer algunas de las reflexiones que hemos venido haciendo sobre la necesidad de ampliar el espectro del objetivo u objetivos que se han determinado para la difusión en los archivos; de transformar esa idea que priva sobre todo en muchos de nuestros archivos latinoamericanos, donde el interés de la difusión se limita o parece limitarse exclusivamente, a los productos del quehacer archivístico que tienen que ver con esa proyección al exterior; se trata de proponer que se vaya debilitando ese fantasma del “ser-

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vicio” que no sólo ha predeterminado a la difusión, sino que frecuentemente ha permeado las tareas básicas o fundamentales que se realizan en los archivos y, por supuesto, de plantear y establecer algunas líneas de aplicación de esas formas de difundir, a partir de la utilización de las nuevas tecnologías.

En resumen, y sin la intención de demeritar o devaluar los logros y aciertos de los medios de difusión de que hemos hablado —con los que estamos totalmente de acuerdo en su práctica—, pensamos que la difusión también tendría que considerar como uno de sus objetivos la divulgación hacia el interior, al interior del gremio archivístico; implementar medios de difusión que coadyuven a nuestra profesionalización, que sean un vehículo que nos permita compartir ese saber teórico y experimental que hemos venido acumulando al desarrollar de manera cotidiana esos procesos, tareas y actividades que se desprenden de las funciones mismas de nuestros archivos. Quisiéramos referirnos, a partir de esa faceta de la difusión que en principio consideramos fundamental, a las posibilidades de los archivos de socializar, por un lado, el contenido de sus acervos, y por el otro, de contribuir en el desarrollo mismo de la disciplina para que el término “comunidad archivística” tenga realmente ese doble significado, es decir, el informativo y el formativo.

Esto por supuesto, en el entendido de que la difusión puede realizarse por distintos medios, ya sea mecánicos, manuales, expositivos o, como en el caso que nos ocupa, electrónicos, a través de las nuevas tecnologías.

Los medios de difusión archivística y las nuevas tecnologías Sin duda,1 los medios de difusión de los archivos más socorridos e importantes son los instrumentos de descripción —guías, inventarios— pues en ellos se sustentan varios de los servicios que se prestan al público, servicios que se pueden definir como la actividad mediante la cual es posible proporcionar los materiales que resguardan los archivos, poniéndolos al alcance del La información contenida en este apartado se basa exclusivamente en la que se proporciona en: Gustavo Villanueva et al., Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, Archivo Histórico UNAM-CESU y Archivo Histórico BUAP, Puebla, 2000, 144 pp.

1

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interesado de manera directa, ya automatizada o mediante la reproducción, correspondiendo al archivista normar su acceso, actualizar reglamentos y elaborar estadísticas y perfiles de usuarios.

En este sentido, la automatización tiene mucho que decir al respecto de la difusión archivística; las posibilidades que nos otorgan las computadoras para la recuperación de la información contenida en nuestros instrumentos descriptivos ha adquirido una importancia fundamental, de tal forma que esos instrumentos, que ahora adquieren el carácter de bases de datos automatizadas, permiten un acceso rápido y eficiente al contenido de los documentos de nuestros acervos. Sin embargo, para que podamos realmente establecer una certeza de que el trabajo se hace de acuerdo con principios y técnicas archivísticas y que en realidad estamos ofreciendo a la sociedad productos con un carácter netamente archivístico, es preciso que tengamos en cuenta de manera principal, el respeto a la procedencia y al orden original que, como sabemos, en una organización documental adecuada, plantea una jerarquización y un orden lógico, sistemático, estructural, que debe reflejarse, definitivamente, en esas bases de datos y en esos proyectos de automatización que, de ninguna manera, deberán tener como prioridad el servicio sobre la organización, es decir, no sacrificar en aras de una utilidad inmediata, el sentido fundamental de los archivos y de la archivística, el orden y la estructura.

Esto nos lleva, necesariamente, a tomar en cuenta para la presentación de los instrumentos descriptivos, un principio establecido en la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G), el de la descripción multinivel que establece que ésta deberá ir de lo general a lo particular tratando de reflejar ese orden, esa estructura, esa jerarquía que es la esencia de la conformación de los archivos como conjuntos documentales, y que los hace distintos de otros que pudieran parecer semejantes.

Otra forma de difusión es la publicación —tradicional o en soportes electrónicos— que de acuerdo a la información que proporciona, se puede desarrollar en varias líneas editoriales, entre ellas, una que atienda a la reproducción de los instrumentos que en las tareas descriptivas se producen; otra que difunda, a partir de su análisis y tratamiento, documentos específicos sobre algún tema relevante y, una más, para dar a conocer los trabajos sobre teoría y práctica archivística. Estas publicaciones, como se ha dicho, podrán editarse en diversos soportes, como pueden ser: papel, microfilm, disquetes, CD ROM, DVD o difundirse a través de redes electrónicas.

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Cuando hablamos de publicaciones y de nuevas tecnologías, es también necesario tomar en cuenta algunos factores importantes para no desvirtuar los principios y el sentido de la archivística.

Si se trata de la publicación de los instrumentos descriptivos, podemos añadir solamente que las guías, los inventarios y los catálogos son, o deben ser, el producto de una serie de procesos interrelacionados que permiten establecer una relación ágil y expedita con los usuarios del archivo y además llevar el control necesario de la documentación con fines de preservación.

En caso de que esos procesos no se desarrollen de acuerdo con la teoría y la práctica archivística y por tanto no busquen en el archivo esa visión de conjunto orgánico en el cual, todas y cada una de las partes que lo integran tienen importancia fundamental en la medida en que precisamente ocupan ese lugar y no otro, la descripción será solamente una forma de paliar los problemas inmediatos del archivo y del archivista, en virtud de las necesidades de los usuarios que serán, malamente, quienes determinen los procesos archivísticos y sus métodos.

Convendría recomendar por tanto, que la publicación de los instrumentos descriptivos, al igual que la organización documental, debe reflejar esa estructuración vital de los archivos, su complejidad y su variedad hasta llegar a la particularización de los diversos elementos que los conforman. De esa manera, habría que retomar la idea de publicar, primeramente, las guías luego los inventarios y finalmente los catálogos y en el caso de publicaciones automatizadas o electrónicas, las bases de datos deben buscar la interrelación entre esos instrumentos de manera, igualmente, jerarquizada.

En cuanto a la publicación de documentos relevantes del archivo y que se considera, a través de una valoración y análisis de contenido, con las características suficientes para darse a conocer y difundirse por parte del archivo, serán necesarias unas breves reflexiones.

En principio, estaríamos de acuerdo que en los archivos, principalmente en los históricos, existen documentos que sin duda tienen mayor importancia que otros, debido tal vez a su contenido evidencial, a los datos que aporta para la reconstrucción de algún tema de interés histórico o, simplemente, por la firma o emisión de algún personaje sobresaliente. Sin embargo, en el archivo histórico, todos los documentos han pasado (o deberían haber pasado) por una valoración previa a su ingreso, que determina su conservación permanente. Es decir, con esa

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valoración los documentos reafirman su carácter patrimonial y permanente que no puede ignorarse.

Por otra parte, si analizamos la situación desde el punto de vista archivístico, es el conjunto de documentos y la forma en que entre ellos se da una relación lo que interesa como objeto de nuestro estudio. La muestra, la selección, la preferencia de unos documentos sobre otros y el hecho de que éstos se publiquen ya sea en impresos tradicionales o a partir de digitalizaciones y mediante redes electrónicas, puede tener una connotación específica para los fines y objetivos de la archivística. ¿No estaremos realizando una valoración terciaria al elegir los documentos que como muestra formarán parte de nuestros catálogos o de nuestros discos compactos?, ¿no estaremos creando nuevos criterios de valoración y selección ya no a partir del documento en su conjunto sino de ciertas características visuales y a lo mejor estéticas que poco tienen que ver con la archivística? En fin, habrá que tener mucho cuidado con las muestras automatizadas para que no incidan de manera determinante sobre aspectos que únicamente deben interesar a las archivística y por lo tanto, a sus especialistas.

La publicación de los trabajos y de las experiencias que surgen a raíz de nuestro trabajo cotidiano en los archivos es más bien una necesidad de plasmar toda esa experiencia vista a través de una determinada teoría y, por qué no, enriquecer esa teoría y adecuarla a la práctica que impone características específicas a nuestro trabajo a partir, precisamente, de las especificidades del mismo.

Así pues, la publicación de esos trabajos con ayuda de las nuevas herramientas computacionales se facilita de manera extrema; los trabajos de edición, de diseño, de corrección, de integración de textos, en fin, muchos más que tienen que ver con las publicaciones de archivos, se han transformado a partir de las nuevas tecnologías.

Es preciso también, si bien no es parte de la esencia misma de la difusión archivística, hablar de la digitalización, más que como un medio de difusión, como una forma de convertir y reproducir en soportes digitales, las imágenes analógicas ya sea de textos o de documentos fotográficos.

Si bien, como venimos diciendo, esta forma de reproducción aunque no es en sí un medio de difusión, sí coadyuva de manera importante con ella ya que sin las imágenes digitalizadas no sería posible su difusión a través de medios electrónicos o redes cibernéticas. Nuevamente, esas

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necesidades que la sociedad tecnologizada va marcando y que a veces asumimos como prioritarias, requieren de una reflexión que tenga como sustento principal, los aportes de la teoría y de las prácticas archivísticas.

La reproducción de documentos, nuevamente debemos decirlo, no deberá ser selectiva pues los documentos han pasado ya por una valoración que tiene como principal objetivo, la búsqueda de valores secundarios o históricos en la documentación por lo que, cualquier otra valoración, selección, muestreo o, llamémosle así, discriminación, tendrá otros criterios distintos de los archivísticos.

Sin embargo, no podemos ni debemos obviar la ventaja que la digitalización tiene para la conservación de los documentos en tanto inhibe su manipulación. Sin embargo, es preciso también tomar en cuenta los valores físicos del documento para tratar de reproducirlo de manera lo más parecida posible al original. Debemos también cuidar de no buscar la mejora del documento cuando hablamos de la digitalización para la conservación. Debemos evitar la manipulación de la imagen a través del software y buscar el acercamiento con las características originales del documento, no caigamos, en fin, en la tentación de mejorarlo o restaurarlo con fines de preservación ni de difusión, pues esto traerá para el archivo una imagen incorrecta de la forma en que se conservan sus acervos.

Otros medios que están dirigidos a una divulgación y a un público más amplio son las exposiciones o muestras, cuyos temas son muy versátiles: materiales de archivo poco comunes, las visitas guiadas por las instalaciones del archivo, dirigidas a grupos interesados en el contenido informativo de los grupos documentales y en el desarrollo de la actividad archivística y disciplinas relacionadas, que generalmente se apoyan en audiovisuales; los programas de radio, televisión y prensa, y por supuesto, internet.

Al respecto, consideramos que es preciso pensar en que la programación de nuestras actividades archivísticas, ya no pueden ser planteadas solamente de manera tradicional, las nuevas tecnologías han llegado para quedarse y más aún, para ir tomando su posición dentro de las instituciones de archivo y desarrollarse a la par que evolucionan esas nuevas tecnologías. Las exposiciones han dado ya un giro interesante con el planteamiento virtual de las mismas, con la posibilidad de su consulta en tiempos análogos y lugares distantes y al no requerir de grandes

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espacios para su realización. Las visitas guiadas por los archivos, con estas nuevas técnicas de difusión, también han cambiado y se han enriquecido con técnicas de participación interactiva por parte de los visitantes, con las presentaciones audiovisuales y multimedia, en fin, con diversas técnicas que hace pocos años ni siquiera contemplábamos.

Lo importante en cuanto a la difusión es, como hemos venido apuntando, realizar los nuevos planteamientos a partir siempre de una concepción archivística acorde con la idea del archivo como un conjunto orgánico de documentos y que ese sentido lo adquiere no sólo por la importancia del conjunto en sí, sino por la forma que ese conjunto obtiene en un proceso de construcción documental, y que en ese contexto debe ser valorado.

La difusión en los archivos, sus objetivos La generalidad de los diccionarios define la difusión como la acción o efecto de difundir y, a su vez, difundir como sinónimo de extender, derramar, verter, divulgar o propagar algo. Esta definición genérica ha sido trasladada prácticamente tal cual a los conceptos que se han dado de la difusión en los archivos aunque, claro está, matizándola y adaptándola al interés central de la archivística, los documentos de archivo. De ahí que en buen número de los conceptos que se han dado de la difusión en los archivos se distingan, de manera coincidente, dos elementos: el que requiere de una serie de actividades, acciones o tareas, y “el servicio”, facilitar el acceso a la información contenida en los documentos.

Entendemos por difusión archivística al conjunto de actividades que permiten presentar al público en general la información que contienen los archivos, el contenido de sus documentos y grupos documentales, la forma en que se organizan y describen, así como el conocimiento archivístico que se ha desarrollado.2 En este sentido, consideramos como su objetivo primordial el acercar al ciudadano, experto o profano, al contenido informativo de los acervos documentales, al conocimiento de las entidades que los generaron, pero también a los conocimientos que se desarrollan en materia archivística. No se trata de difundir por difundir, se trata de facilitar a la 2

Ibid., p. 125.

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sociedad el ejercicio de su derecho a la información, a su identidad, a su cultura pero, paralelamente, de compartir ese saber teórico y experimental que los archivistas hemos adquirido a lo largo del desarrollo de nuestras tareas, atendiendo con ello a la muy importante profesionalización de nuestra disciplina. Insistimos, se requiere de esta difusión al interior, pues en la mayoría de nuestros países latinoamericanos, la preparación de los archivistas dista mucho de estar reglada y normalizada; en su mayoría este conocimiento se ha obtenido de manera autodidacta.

La difusión como apoyo a la profesionalización de la archivística Sin duda, una de las formas más importantes de propiciar el diálogo entre pares es la difusión de las distintas experiencias que la práctica archivística genera; una comunidad que no comparte su conocimiento, difícilmente puede aspirar a su consolidación epistemológica. Pero este aspecto de la difusión debe obedecer necesariamente a una lógica de espiral invertida, es decir, debe desarrollarse primero en un ámbito reducido, donde al interior de un equipo se discuta y socialice el conocimiento de manera que, luego, este conocimiento socializado, se comunique a los ámbitos cada vez más amplios.

En cierta medida este aspecto de la difusión se ha venido realizando, más que como una política institucional, como algo inercial y asociado a eventos académicos —coloquios, simposios, seminarios, mesas redondas, etcétera— donde esporádicamente se abordan las diversas temáticas archivísticas.

No se pretende poner en duda la importancia de estos eventos, pero generalmente no se asumen como una actividad sistemática, obligatoria para cada una de nuestras instituciones.

También es de reconocer que los avances de nuestra disciplina necesariamente están relacionados con la producción de un volumen significativo de tratados y manuales, pero también que —salvo honrosas excepciones— esta producción literaria básicamente, responde a la iniciativa individual y no a un plan de difusión preconcebido como tarea sustantiva de las instituciones archivísticas.

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Si bien estamos totalmente de acuerdo en que los medios de difusión que se han venido utilizando cumplen con ese cometido de divulgar la información contenida en nuestros archivos, también estaremos de acuerdo en que para poner al servicio de esa difusión los productos demandados se hizo necesario previamente, realizar otras tareas como son las del incremento, las transferencias, la organización, la descripción y la aplicación de medidas de conservación, entre otras. Es decir, para poder contar con esos productos que requiere la difusión al exterior, previamente se tuvieron que dar una serie de procesos con sus respectivas tareas secuenciales.

Pero ¿cómo se llevaron a cabo estos procesos y tareas?, ¿cuál fue su sustento teórico?, ¿bajo qué criterios?, ¿con qué metodología?, ¿cuál fue la infraestructura mínima requerida?, éstas son sólo algunas de las múltiples preguntas que podríamos hacernos al respecto, y la información para dar respuesta a ellas la tenemos nosotros los archivistas. Información que hemos obtenido de nuestras experiencias, de nuestros aciertos y desaciertos, de nuestras búsquedas, de nuestras reflexiones, de nuestras hipótesis, algunas comprobadas y otras no; ese saber profesional que hemos ido adquiriendo y acumulando a lo largo del desarrollo de nuestro trabajo cotidiano dentro de los archivos. ¿Y acaso la difusión en los archivos no tendría que considerar dentro de sus objetivos, proyectos y programas, la divulgación de ese saber teórico y experimental? Si bien la divulgación de este saber estaría necesariamente dirigida hacia otro tipo de público, un público que se encuentra al interior de la misma archivística, su difusión no sólo debe contemplarse como una posibilidad sino como una obligación para fortalecer el aspecto epistemológico de la disciplina, pues a fin de cuentas ese saber teórico y experimental es el que debe nutrir nuestro quehacer cotidiano.

En este aspecto más interno de la archivística, las nuevas tecnologías tienen también mucho que aportar al desarrollo de nuestra disciplina. Las videoconferencias, por ejemplo, son una forma que no debemos ignorar y más aún, debemos de fomentar en nuestras instituciones como lo han hecho ya otras disciplinas. La posibilidad de acercar a especialistas de diversos países, de escuchar las experiencias de otros lugares de manera inmediata, son posibilidades que nos brindan esas nuevas herramientas y que están cada vez más al alcance de nuestras posibilidades.

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Anteriormente, el programar cursos, conferencias, mesas redondas, implicaba un gasto exorbitante, casi siempre fuera de nuestras posibilidades económicas que agotaban los pocos recursos, generalmente destinados a los materiales para conservación y personal dedicado a los procesos archivísticos. Esto hacía imposible para las instituciones archivísticas el compartir experiencias y el escuchar de viva voz los avances logrados en otras instituciones lejanas. Ahora, con estos recursos, resulta hasta cierto punto fácil, tener una visión más completa del panorama archivístico mundial.

Los recursos que proporciona internet de acceder a información actual hacen posible que la profesionalización sea cada vez más integral, completa y actualizada. Los espacios de archivos en internet son cada vez mayores, y cada vez más estas instituciones cuidan de difundir sus acervos, sus actividades y su pensamiento en sitios de red accesibles a cualquier persona aun cuando los recursos sean escasos. La actualización ahora requiere de poco gasto y de mucho tiempo.

El correo electrónico constituye otra de esas ventajas que nos brinda la sociedad actual.

La posibilidad de comunicación inmediata con diversos lugares y sin importar las distancias físicas, permite a los archivistas establecer ese diálogo entre pares tan necesario para la profesionalización en nuestra disciplina. La formación de grupos de discusión por ese medio permite también crear contextos multidisciplinarios que hagan posible, por ejemplo, analizar la problemática archivística y del documento, a distancia y desde varias perspectivas.

Dada la gran responsabilidad que los archivistas tenemos, se hace fundamental conocer la realidad de nuestro entorno profesional conformada por todo aquello que atañe a los archivos, como la normativa en que se hallan insertos (leyes, normas, decretos, reglamentos) pero también, y sobre todo, sus fundamentos y principios teóricos, sus metodologías y las disciplinas relacionadas, entre otros. Es deber de todos nosotros compartir el saber y las experiencias que han acumulado esos archivistas que están al frente del patrimonio documental desde su origen hasta su resguardo definitivo, pues el objetivo es común: la salvaguarda de los documentos de archivo.

Creemos que esta manera de ver la difusión, “al interior”, en absoluto se contrapone con aquella que tiene por finalidad “el servicio al exterior”, el cubrir la demanda de los usuarios; por

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el contrario, tenemos la certeza de que están íntimamente relacionadas, pues concebimos a la primera de éstas como el paso natural y lógico para que se pueda dar la segunda. En este sentido, coincidimos con Luis Martínez García,3 cuando expresa: “...difundir es necesario si queremos mantener un cierto prestigio institucional. Pero el prestigio de un archivo debe radicar, preferentemente, en la custodia ‘bien hecha’ de los documentos”, entendiendo por custodia la identificación, organización, valoración, descripción y conservación de los documentos.

Así pues, la divulgación de este saber obtenido en el desarrollo de nuestra actividad, consideramos, debe ser incorporado como una tarea consustancial de la difusión y en este sentido, como hemos dicho, las posibilidades son varias, sobre todo a partir de los elementos que nos aportan las nuevas tecnologías: boletines electrónicos, publicaciones en red, intercambio entre colegas por internet y correo electrónico, videocursos y videoconferencias, etcétera.

Los archivos, principalmente los históricos, deben construir espacios que tiendan a englobar ese bagaje de conocimientos que el archivista requiere para la construcción de un saber acorde con el sentido mismo que se le otorga al archivo. Estos espacios tienen que ver con el desarrollo mismo de la archivística como disciplina o mejor dicho, desde la concepción de la disciplina como una ciencia; es así que conviene crear seminarios de archivística para la reflexión, análisis y la investigación, además de plantearse como espacios donde se puede compartir el saber experimental que han acumulado cada uno de sus integrantes.

Otro tipo de seminarios son los interdisciplinarios, espacios compartidos por archivistas con especialistas de diversas áreas —historiadores, filólogos, paleógrafos— en el que se analiza la metodología, que desde diversos enfoques disciplinarios plantea la problemática archivística y aspectos relacionados como la diplomática, la paleografía, la documentalística, la historia, la hermenéutica, la edición de documentos históricos, etcétera.

Por otro lado, se hace necesario reactivar las publicaciones en las que la teoría y la práctica archivística son plasmadas y compartidas a través de los textos, lo que nos ha permitido comprobar en la cotidianeidad las posibilidades y ventajas del análisis constante, de las prácticas

3

En “La difusión por la difusión”, en Archivos: ciudadanos y cultura, Toledo, ANABAD Castilla-La Mancha, 1999, p. 38.

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razonadas y de la experiencia tamizada por los presupuestos teóricos que otorgarán un mayor grado de validez al conocimiento producido.

Además de lo anterior, también la tarea de difusión debe buscar la posibilidad de realizarse a través de agrupaciones más amplias; por ejemplo, el que podrían brindar sistemas de archivos que ya se plantean como un imperativo en las grandes instituciones, a niveles nacionales, y a partir de agrupaciones archivísticas que integren profesionales identificados con ciertos tipos de archivos como son los eclesiásticos, los privados, los universitarios, los públicos, etcétera, y que deberán asumir, sobre todo, planteamientos académicos.

Estos espacios o medios que se han generado y los que podrían generarse son seguramente los más apropiados para lograr ese movimiento en espiral de la difusión en la faceta que se sugiere. Sabemos que esto supone fortalecer, proponer y formalizar líneas de investigación en archivística lo cual implica que cada una de nuestras instituciones “instituyan” a su vez el ejercicio académico y en algunos casos, es evidente el avance en este aspecto, sin embargo, tal vez no el suficiente como para nutrir adecuadamente los diferentes espacios. Se trabaja actualmente, eso sí, en consolidar los espacios que como archivistas hemos abierto para lograr esa real apropiación de la disciplina a fin de consolidar la base fundamental de la que habrán de partir los esfuerzos más contundentes en los otros niveles de la difusión del conocimiento.

Conclusiones Evidentemente la comunidad archivística tiene aún un largo camino por recorrer por cuanto hace a lograr una real integración. Hablar de la posibilidad de un lenguaje disciplinario común, incluso, parece todavía un objetivo a más largo plazo, pero no hay duda de que sólo a partir de esfuerzos amplios de difusión nos pondremos en el camino correcto para generar, incentivar y orientar una dinámica que vaya perfilando las veredas y luego los caminos que, más tarde o más temprano, deben conducir a un intercambio y cooperación, con la intensidad suficiente para hacer posible una práctica archivística con todos los vínculos que es posible construir a partir de una tradición cultural que históricamente nos integra.

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Creemos, en este sentido, que resulta fundamental incentivar el flujo y reflujo del conocimiento archivístico a partir de una clara política institucional que otorgue a la difusión ese deber y obligación que representa el dar a conocer las formas locales en que se materializa la respuesta que cada comunidad ha dado a la necesidad de salvaguardar, organizar y difundir el patrimonio archivístico.

A partir de esta noción sobre la importancia de la difusión de los diversos aspectos de nuestra disciplina y la forma en que consideramos debe abordarse no sólo para satisfacer las necesidades inmediatas de la misma y de quienes se sirven de nuestros acervos, sino también para avanzar en el desarrollo del conocimiento que generamos como parte sustancial de nuestra profesión, es que nos permitimos insertar este tema tan de moda y a la vez tan importante como es la utilización de las nuevas tecnologías en los archivos, la relación de éstas con la archivística.

Definitivamente, el tema resulta, como hemos visto, por demás interesante sobre todo cuando consideramos que la utilización de las herramientas computacionales representa todo un reto que el archivista tiene que asumir para no hacer claudicar los principios fundamentales de la disciplina en aras de una evolución y un avance sin sentido.

Es precisamente en estos momentos, y a partir de estos conceptos, que el archivista debe afrontar los retos que la modernidad impone. No se trata de que las máquinas impongan sus voluntades a partir de sus propias condiciones, sino que la actividad archivística debe anteponer sus principios sobre las necesidades informáticas.

El archivista tiene la posibilidad, hoy más que nunca, de avanzar a pasos acelerados en la resolución de los problemas comunes buscando soluciones colectivas, analizadas de manera conjunta entre los demás profesionales, discutidas, expuestas y sobre todo, razonadas en una comunidad tal vez, como ahora se estila, virtual pero efectiva, sin un espacio real pero no por eso menos seguro.

Es el momento para el archivista de agrandar su espectro, de ampliar su mundo, de establecer diálogos entre pares lejanos, virtuales sí, pero efectivos; es el momento de crear grupos profesionales de estudio, de análisis, de planeación, de asesoría, en fin, grupos que determinen entre sus miembros, el rumbo a seguir de la archivística.

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Pero sobre todo, se trata de afianzar la identidad sustentada en un pasado común, en el pensamiento de todos aquellos que nos han antecedido en este largo trajinar por los archivos; sustentada en las experiencias que, una vez analizadas han dado pie a la teoría, en las prácticas que tienden a convertirse en rutinas si no se les pasa por el tamiz de esa teoría.

Se trata de afianzar esa identidad, sustentada sobre todo en los principios archivísticos que rigen nuestra profesión, de entender y darle toda la importancia debida a esos principios como el de procedencia y orden original y el de la descripción multinivel; se trata de fortalecer las teorías de formación y de construcción documental que sustentan el ser mismo del archivo, se trata pues, de que todas aquellas actividades que realicemos, se rijan realmente por esos principios y esos métodos y normas que universalmente han sido aceptados por la comunidad. Por supuesto que la difusión no será ni debe ser la excepción, sobre todo cuando hablamos de las nuevas tecnologías.

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Índice PRESENTACIÓN ...................................................................................................... 5 Algunos retos de la archivística en la era informática......................................................... 11 Luis Torrres Monroy Introducción a sistemas de procesamiento de documentos................................................. 25 Eduardo Carlos Román La automatización de los archivos históricos como parte de la planeación archivística.............. 53 Enrique Lira Soria La planeación de los sistemas automatizados en los archivos históricos: El caso del

AHUNAM.....

63

Gustavo Villanueva Bazán Creación de bases de datos en los archivos históricos....................................................... 85 Armando Torres Romero

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Las nuevas tecnologías y la reproducción documental..................................................... 109 Ma. Yolanda Alcántara Hernández Digitalización de imágenes: El Archivo General de la Contaduría Argentina.......................... 133 Eduardo Carlos Román La aplicación de las nuevas tecnologías en la difusión archivística...................................... 163 Alma Leticia Gómez Gómez

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las nuevas tecnologĂ­as

La archivística y las nuevas tecnologías se terminó de imprimir el 31 de mayo de 2004 en Litografía Magno Graf Graf,, S.A. de C.V C.V.., Calle E número 6, Parque Industrial Puebla 2000. El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos, impresión y encuadernación es de $00.00, incluyendo IVA.

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