Conciencia y cultura archivística by Oscar Arriola

Conciencia y cultura archivística

Varios autores cultura archivística

Conciencia yacia

Archivo Histórico BUAP

Conciencia y cultura archivística

Varios autores

Serie Formación Archivística 3

cultura archivística

Gobernador Constitucional del Estado de Puebla, Melquiades Morales Flores Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, Enrique Doger Guerrero Director del Archivo Histórico Universitario, Alfonso Yáñez Delgado

Fotografía de portada: Archivo Histórico de la UNAM/Armando López Vázquez Diseño/ Edición: Ileana Gómez Torres/Gustavo Villanueva Bazán Corrección de Estilo: Sonia Ramírez Torres

ISBN 968863541-3 Impreso y hecho en México Printed and made in Mexico 4

Conciencia yacia

Presentación

Los días 7 y 8 de febrero del presente año, se llevaron a cabo las II Jornadas Archivísticas: Con-

ciencia y cultura archivística, de la gestión a la historia, convocadas por la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior. El objetivo de las Jornadas fue analizar los aspectos relevantes de las tareas archivísticas en las universidades e instituciones de educación superior, reflexionar sobre los conceptos, los métodos, las experiencias y las acciones concretas que se han seguido en esos archivos a fin de contribuir en la formación de una conciencia sobre la importancia del resguardo del patrimonio documental en nuestras instituciones y de una cultura archivística a nivel nacional. Teniendo por marco el bello salón Barroco en el edificio Carolino de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, se desarrollaron las jornadas académicas en las cuales se abordaron varios temas de la agenda archivística presentados por los especialistas universitarios quienes plantearon, no solamente la problemática existente sino que aportaron además, las propuestas resultantes de su experiencia institucional. Algunos de los tópicos que generaron mayor interés entre los participantes fueron los siguientes. · La importancia de la gestión documental como una forma de agilizar el incremento, flujo, conservación, organización y descripción de los documentos que conforman los acervos de las instituciones de educación superior en nuestro país.

cultura archivística

· La importancia de la concepción del archivo como un conjunto orgánico de documentos que guardan relaciones entre sí y que el archivista, como tarea primordial, deber conservar o, en su caso, reconstruir. · Se presentaron casos concretos de organización documental en fondos y series determinados. · A manera de diagnóstico, se hicieron presentaciones de diversos archivos universitarios, lo que nos permitió analizar la situación existente en las diversas instituciones de educación superior. · Se habló de la relación archivo-usuario y por tanto, de las funciones esenciales de la archivística así como del papel de los archivos en el contexto cultural y su función social. · Se destacó la necesidad de una profesionalización y capacitación archivística que deberá ser más integral e interdisciplinaria, con mucho énfasis en la formación histórica. · Se trató el tema de las herramientas tecnológicas, su aprovechamiento por parte de los archivistas y algunas experiencias concretas y criterios con que se han abordado estos temas en las instituciones de educación superior. Debido a la importancia que para las instituciones de educación superior tienen los temas tratados, la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, en su calidad de anfitriona de tan importante foro y en su afán por seguir contribuyendo a la formación de una conciencia y una cultura archivística en nuestro país, ha decidido publicar algunos de los trabajos que se expusieron en esas II Jornadas Archivísticas y que se consideran representativos por la importancia del tema y por el tratamiento que se les ha dado con base en las experiencias institucionales. Sabemos que una verdadera cultura archivística es el resultado del conocimiento que día con día se pone a prueba en nuestros archivos; un conocimiento, además, planteado desde las prácticas cotidianas que constantemente se analizan y se actualizan con la perspectiva teórica que se aprende en la literatura sobre el tema. Y este es precisamente otro de los objetivos de la presente publicación, contribuir al incremento de una literatura archivística que marque una línea en el desarrollo de la actividad misma, ya que la fijación de prácticas y la formulación de conceptos señalan la necesaria actividad tanto intelectual como material que, de un planteamiento determinado, pasa a ocupar un espacio en el cuerpo teórico de ese conjunto sistematizado de conocimientos específicos sobre los archivos, los documentos y la forma para su tratamiento, es decir, la ciencia archivística.

Conciencia yacia

La existencia de literatura archivística es fundamental para el desarrollo de una conciencia y una cultura en ese mismo ámbito pues implica una forma de reivindicación con el pasado, una comprensión cabal del presente y la posibilidad de una proyección planeada del futuro. El hecho de fijar las prácticas que mueven a nuestros archivos, contribuye además a lograr una identificación de caracteres, de planteamientos, de inquietudes, de necesidades y, sobre todo, de respuestas que requieren plasmarse en textos para su amplio conocimiento. En este sentido, la literatura archivística es una comunión de voluntades expresadas a partir de ideas compartidas, con sus respectivas y necesarias diferencias pero como una posibilidad de confrontar para hacer surgir el consenso de una comunidad profesional como la nuestra. En enero de 1998, en el primer número de Tiempo Universitario, Gaceta Histórica de la

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, considerábamos la necesidad de mantener viva la memoria colectiva de los pueblos y las instituciones, ya difundiendo ampliamente sus principales tradiciones, ya rescatando del olvido hechos y personajes destacados. El Archivo Histórico de la Universidad Poblana se proponía, desde ese momento, “contribuir a que la comunidad universitaria se compenetre con los principales hitos históricos de nuestra institución, el papel que ésta ha desempeñado en la vida cultural, social y política de la entidad, y las transformaciones que ha sufrido a lo largo de su historia en su vida académica y científica, como resultado, a su vez, de las transformaciones ocurridas en su entorno social”. Se anunciaba también, en ese mismo número que, aparte de la gaceta, se editarían los Cuadernos del Archivo; a la fecha, se han publicado ya 20 títulos. Pero además, como parte esencial de nuestra institución, hemos considerado la necesidad de divulgar aquellos trabajos emanados de la comunidad archivística universitaria a fin de contribuir al desarrollo y conservación de la memoria institucional mediante el resguardo de sus fuentes de manera responsable y profesional. Con ese propósito hemos decidido publicar la Serie Formación Archivística, constituida por materiales vinculados a tal problemática. Al principio del año en curso apareció el primero de ellos, esto es el Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, el cual fue coeditado con el Archivo Histórico de la UNAM.

cultura archivística

El texto que el lector tiene en sus manos Conciencia y cultura archivística, constituye el segundo número de la serie de referencia; más adelante continuaremos publicando otros materiales en esa misma dirección, de consuno con instituciones como la Fundación Tavera, el Archivo Histórico de la Nación, etcétera. Los trabajos que integran el presente número abordan temas que van de la gestión documental a la importancia de los archivos como resguardo de la memoria colectiva y la importancia que tienen para el conocimiento retrospectivo de las sociedades; del tratamiento de los archivos fotográficos a la utilización de las herramientas computacionales para su mejor desempeño en la conservación de los mismos y la difusión de su contenido; de los ejemplos particulares de conformación de archivos y fondos universitarios a la propuesta de creación de un sistema red de archivos universitarios, a nivel nacional; de las necesidades concretas para el desarrollo de proyectos archivísticos a la necesidad de una profesionalización del personal que labora en los archivos. Temas en fin, por demás interesantes que pretenden en su conjunto abarcar un espectro amplio de lo que de alguna manera tenemos pendiente de resolver como comunidad. Sea pues esta publicación un aporte más del Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla al conocimiento archivístico, al conocimiento que guarda la archivística en las instituciones de educación superior y su proyección a nivel nacional, en relación con otras áreas del conocimiento y sobre todo, con relación a sí misma como conjunto de saberes específicos en aras de objetivos determinados. Finalmente dejo constancia del reconocimiento institucional hacia los compañeros del Archivo Histórico de la UNAM, y con especial deferencia a la maestra Celia Ramírez, directora del mencionado archivo, y al licenciado Gustavo Villanueva Bazán, miembro de esa comunidad, talentoso teórico de la archivística mexicana.

Alfonso Yáñez Delgado

Conciencia yacia

María del Pilar Paleta Vázquez

Docente investigadora del colegio de Historia de la BUAP

cultura archivística

Conciencia yacia

Desarrollo de la archivística en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla

El archivo como resultado inmediato de toda gestión institucional ha existido a lo largo de la historia de nuestra universidad. Desde sus orígenes, las instituciones antecesoras crearon y concentraron su archivo: el Colegio del Espíritu Santo desde 1578, el Colegio Carolino a partir de 1790,1 el Colegio del Estado (1821-1937), la Universidad de Puebla (1937-1956), la Universidad Autónoma de Puebla (1956-1987) y la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla a partir de 1987 a la fecha. Desde el principio, la generación y conservación de documentos estuvo normada de forma específica por los responsables directos del manejo de documentos: se crearon rutinas, se establecieron criterios y se obtuvo una organización adecuada al funcionamiento de las diversas oficinas, despachos o secretarías de la administración. Sin embargo, tales tareas de sistematización solo dejaron huella de su existencia en los mismos documentos pues no se guardó registro explícito de ellas; por lo que ahora, el conocimiento de las mismas deberá ser fruto de un estudio minucioso de los testimonios que, a pesar de las diversas circunstancias por las que ha atravesado la institución, se conservan hasta la actualidad. En esta breve exposición presento algunas reflexiones sobre el desarrollo que en nuestra casa de estudios ha tenido la labor archivística, considerando los antecedentes de las instituciones de las que es heredera la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.

Entre 1805 y 1824 la institución sufrió cambios continuos en su nombre y fines: Real Colegio del Espíritu Santo, Imperial Colegio del Espíritu Santo y Muy Ilustres Colegios del Espíritu Santo. Otros más, entre 1834 y 1867, pero en términos generales se le reconoce como Colegio del Estado.

cultura archivística

El archivo y su historia Según decisión tomada por el gobierno real, la orden jesuita en México salió en 1767 del Colegio del Espíritu Santo hacia Europa, la documentación que se resguardaba en los despachos también abandonó el edificio que fue su sede durante dos siglos. Su destino no es claro pero se tienen referencias de documentación aislada perteneciente a ese gran periodo histórico, por ejemplo, el doctor Efraín Castro hizo una lectura y transcripción del Libro de la Fundación del Colegio del Espíritu Santo, texto que fue publicado, en un fragmento, en una revista del año 1970 y que anteriormente había sido uno de los fundamentos de su libro Puebla y su Universidad, publicado en 1959.2 Del periodo que va del momento de la expulsión de la orden jesuita al de su regreso al entonces ya nombrado Colegio Carolino, se conservan registros en la actual biblioteca José María Lafragua, conformados esencialmente por la documentación que se emitió en proceso de confiscación y administración de los bienes de la orden que fueron manejados por la Comisión de Temporalidades ubicados en el llamado Fondo jesuita: Legajo 131-1767-1782 Cuentas presentadas por los administradores de bienes de Temporalidades sobre casas pertenecientes a obras pías, Colegio de San Ignacio, Madre Santísima de la Luz del colegio del Espíritu Santo, casas de la Compañía de Jesús, arrendamiento de huertas del Colegio de San Ignacio, del Espíritu Santo, San Ildefonso y San Francisco Javier.3 Sobre el Colegio del Estado, fundado en 1821, la documentación conservada adquiere mayor consistencia y homogeneidad con respecto a la anterior; está resguardada esencialmente en la biblioteca Lafragua y el Archivo Histórico. Este cuerpo documental es extenso, rico en registros diarios de las decisiones de gobierno, de la vida académica en todas sus implicaciones y de sus movimientos financieros que están a la 2 Castro Morales, Efraín, “Fundación del Colegio del Espíritu Santo de Puebla”, en Estudios y documentos de la región Puebla-Tlaxcala, colegio de Historia, escuela de Filosofía y Letras-Instituto Poblano de Antropología e Historia, Puebla, 1970, pp. 95-113. Marín Hirschman y Castro Morales, Puebla y su Universidad, Puebla, UAP, 1959. 3 Pezzat Arzave, Delia, Inventario del fondo jesuita, Puebla, UAP, cuadernos de la biblioteca José María Lafragua, vol. I, núm. 1, sept.,1986, p. 1. Este fondo contiene además algunos expedientes sobre capellanías, cofradías y escritos varios que provienen de mediados del siglo XVIII.

1212

Conciencia yacia

espera de un mayor esfuerzo de búsqueda e investigación.4 Cabe decir que a pesar de los avatares como incendios5 y destrucción de documentos, ocupaciones del edificio con fines no educativos, como la instalación de cuarteles o la venta de espacios del edificio Carolino, como ocurrió cuando en el siglo XIX se instaló la cervecería El Fénix en el área sur del segundo patio, los testimonios escritos son abundantes. Características semejantes en cuanto a riqueza y amplitud tiene la documentación dejada por la Universidad de Puebla, establecida en 1937, y aquella generada y conservada a partir de la obtención de la autonomía en 1956. Bibliotecas y documentación de diversas instituciones no siempre pertenecientes al Colegio, pero que en algún momento pasaron a formar parte de ella, aportaron a la memoria histórica un caudal de testimonios que anteceden a la existencia del propio Colegio del Estado. Es el caso del grupo documental generado por la Academia de Bellas Artes,6 cuyo acervo se encuentra tanto en la biblioteca Lafragua como en el Archivo Histórico, de los libros de conventos que fueron incorporados al acervo universitario, o los archivos incorporados fruto de donaciones hechas, por ejemplo, la del doctor Manuel Lara y Parra, exrector de la BUAP. Otro acervo integrado es el de microfilmes, incorporados en 1998, del extinto CIDIS, a este conjunto se han sumado nuevas películas adquiridas por la actual administración, y cuenta entre otras, con una copia de un trabajo de microfilmación logrado bajo la coordinación del doctor Pompa y Poma. Así se pueden consultar, por ejemplo copias de archivos privados,7 de sindicatos, de acervos internos de la universidad, o de reales cédulas. 4 Alguna documentación de siglo XIX y principios del XX se conserva en las dependencias correspondientes, por ejemplo los Libros de Certificados de los primeros egresados de la Universidad de Puebla y de la UAP, que bien podrían integrarse ya al acervo del Archivo Histórico. 5 Un incendio, el 22 de agosto de 1833, provocó la explosión del material que guardaba el edificio al ubicarse un cuartel de la Brigada Cívica de Artillería, que originó la pérdida de vidas humanas y la destrucción de una parte del edificio, y por supuesto de documentación. Una de las fuentes para el estudio de la historia de los Colegios Carolino y del Estado, es el texto: Rectificaciones históricas al opúsculo que escribió el señor doctor José Joaquín Izquierdo acerca de la historia del Colegio del Estado, Puebla, Colegio del Estado, 1922, pp. 8-9, escrito por José María Carreto. 6 Corona Montiel, Jaime, Catálogo de la Exbiblioteca de la Academia de Bellas Artes. Introducción, esbozo histórico, notas y apéndices, Puebla, tesis de licenciatura en historia, s.f., 212 pp. El origen de esta Academia se remonta a la Escuela de primeras letras a cargo de José Antonio Jiménez de la Cueva, a principios del siglo XIX, op. cit., p. 20. 7 Fondo privado Matienzo, por ejemplo.

cultura archivística

La documentación que se ha logrado preservar es una fuente amplísima para el reconocimiento de la historia de la universidad, de la ciudad y de la región poblano-tlaxcalteca no obstante, la que ha sobrevivido es apenas una mínima parte de los registros hechos en la actividad cotidiana de la misma. Cabe mencionar aquí que el actual Archivo Histórico tiene su antecedente en el archivo de la Secretaría General, fundado en 1982, que un año después se transformó en departamento, y hasta 1984 se consolidó como una dependencia propia bajo la dirección del licenciado Jesús Martínez. Poco tiempo después se buscó conformarlo como un archivo histórico universitario regional. Desde entonces, en el Archivo se han implementado numerosos proyectos con la intención de promover el conocimiento de la historia propia y por consiguiente, en la necesidad de conservar con un orden mínimo la documentación.

La archivística en el Archivo La estructura primaria del Archivo Histórico Universitario fue la de un archivo de Secretaría General; el orden dado a la documentación obedeció a este origen y de hecho fue el que se mantuvo por once años, a pesar de que en diferentes momentos ingresó documentación proveniente de muchas otras dependencias. Un caso fue el de la Junta Liquidadora y Exactora, instancia que se ocupó de llevar los juicios relativos a los legados prescritos por ley a favor de la UAP; otro fue el de las antiguas secretarías que dejaron de funcionar como tales ante el establecimiento de la estructura universitaria en vicerrectorías. Importa señalar que no toda la documentación de esas y otras instancias fue canalizada hacia el AHU no obstante, la que sí fluyó elevó el volumen documental considerablemente, pero hay que precisar: en una estimación elaborada en julio de 1995, se calculó una extensión de 230.19 metros lineales de documentos del acervo, de ella, 90 por ciento de la documentación procedía de la actividad propia de la Secretaría General, tanto de los escritos emitidos por ella como de expedientes en ella integrados. Durante ese tiempo toda la documentación proveniente de otras instancias se integró a la estructura definida desde la fundación del archivo. Este porcentaje se ha modificado en parte porque algunas instancias, entre ellas la propia rectoría ha remitido con mayor regularidad su documentación.

1414

Conciencia yacia

Ante esa realidad, a partir de 1995 se inició un proceso de evaluación y revisión de los criterios no explícitos pero que estaban determinando el orden físico del acervo; a partir del siguiente año, la documentación de nuevo ingreso fue incorporada de acuerdo al principio de procedencia, abriendo nuevos “fondos, secciones, grupos o series”. La tarea apenas fue iniciada, la dependencia no contaba entonces con el personal necesario para ello, no obstante se comenzó a elaborar inventarios y catálogos de fragmentos de grupos documentales. Desde 1998 la dirección actual del archivo ha volcado su interés en la formación del personal nuevo que labora en la dependencia, para concretar propuestas específicas que permitan avanzar en la tarea de ordenamiento y sistematización del mismo. Nada fácil, pues si bien es un personal joven y entusiasta, con mucha energía y dispuesto a apoyar las tareas, que desarrollan las personas que conocen y cuidan el acervo desde tiempo atrás,8 la diversidad de funciones a cumplir en otras áreas del archivo limitan la amplitud de los resultados, hay que agregar los estragos que el temblor de 1999 causó al repositorio. Una tarea cotidiana para el personal del archivo es la de definir, ubicar y tomar registro de la documentación remitida al acervo, misma que regularmente fluye sin orden archivístico previo; pocos acervos cuentan con un documento base que guíe estas tareas, en este sentido la reciente publicación del Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e

instituciones de educación superior 9 es sin duda un precedente fundamental para el avance en la sistematización del archivo de la BUAP, pero también es un aporte y guía a adoptar críticamente en diferentes acervos. La experiencia en él contenida, sin duda se podrá aprovechar de acuerdo a la naturaleza del archivo en cuestión.

La construcción del archivo de todos Una tarea central en la sistematización del AHU traspasa los muros que rodean su acervo y sus instalaciones, dentro de la cultura cotidiana universitaria se ha alcanzado un gran objetivo: que los trabajadores, estudiantes y autoridades de la BUAP e incluso fuera de ella, tengan conciencia permaIncluimos en esta referencia al personal que labora en el AHU desde fines de los ochenta del siglo pasado a la fecha. Villanueva Bazán, Gustavo, Georgina Padilla Flores, et al., Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, Méx., UNAM/CESU/BUAP, 2002, pp. 131. 8 9

cultura archivística

nente de la existencia del archivo. Esta labor ha sido impulsada por las diferentes administraciones de la dependencia a través de sus publicaciones y labores de difusión. Podemos ver por ejemplo las actividades realizadas desde fines de la década de los años ochenta, como las Jornadas de Archivistas

de la Sierra Norte organizadas en 1987 por su entonces director Jesús Márquez Carrillo. Otras más han sido las publicaciones periódicas del acervo, éstas se iniciaron en 1986 con una hoja volante que dio a conocer periódicamente breves relatos de la historia de la BUAP: Hechos y anécdotas 10 y que tuvo una rápida aceptación, sobre todo en la población estudiantil. Este esfuerzo fue retomado y multiplicado con un esfuerzo de mayor aliento para la actual publicación Tiempo Universitario, Gaceta histórica de la BUAP que salió a la luz pública desde 1998. Esta actividad hoy se acompaña con la abundante publicación de libros que abordan temáticas universitarias.11 Ahora, además de sostener ese conocimiento de la historia de la universidad y ese reconocimiento permanente sobre el Archivo Histórico, es necesario dar un paso más, urgente. Generar una cultura, suficiente, para que toda nuestra comunidad comprenda que el Archivo Universitario no es solo el que se concentra en la sede del mismo; es necesario hacer entender que cada departamento, cada instancia, cada unidad, cada autoridad universitaria es un generador de documentación del Archivo Universitario y por ende, que cada uno tiene en sus manos la responsabilidad no sólo de definir con claridad los criterios de emisión documental, sino también la de velar por los mecanismos del flujo documental —cuando está bajo su jurisdicción— y por si ello fuera poco, aceptar y actuar en la gran obligación de preservar los documentos con un criterio amplio, hasta su traslado al repositorio del Archivo Histórico. Esta labor no ha estado ajena a las tareas desarrolladas por el personal y responsables del Archivo Histórico. Desde 1994 apareció la primera propuesta elaborada por el entonces director del Archivo Histórico, licenciado José Luis Salamanca, de un sistema integral del archivo universitario. Entonces se implementaron dos cursos para personal universitario ligado al manejo de documentos, se publicó una antología12 y también se dio a conocer la propuesta entonces elaborada Hechos y Anédotas, Puebla, AGU-BUAP, 1996-1997, dirección de María del Pilar Paleta Vázquez. Se han publicado hasta el momento, 16 títulos. 12 Salamanca, José Luis, Segundo curso de archivística, BUAP, s.f., 114 pp. 10

16 16

Conciencia yacia

para la sistematización, llamada Manual de procedimientos para las unidades académicas y admi-

nistrativas de la BUAP para el manejo de documentos; incluso se elaboró también una propuesta de registro electrónico del gran Archivo Universitario, el que se encuentra en sus diferentes etapas en todo resquicio de la BUAP, esto es, en las direcciones, secretarías e incluso bodegas. Ese programa se denominó Sistema Red de Archivo, más tarde, entre 1995 y 1996 se hizo un manual de aplicación,13 tras incorporar modificaciones a su estructura de acuerdo a los nuevos requerimientos técnicos de los sistemas computacionales accesibles en esos momentos y con ajustes en los criterios de descripción documental de acuerdo a la Norma Internacional de Descripción Archivística.14 De 1995 a 1997 se inició una constante comunicación con las direcciones y jefaturas de la institución para darles a conocer las funciones y el proyecto general del AHU, buscando evitar, entre otras circunstancias, la destrucción por descuido o por decisión de los escritos. De esa labor resultaron algunas respuestas importantes, al menos dos direcciones de escuela aceptaron enviar todo su archivo muerto a la sede del archivo, la facultad de Economía y la facultad de Filosofía y Letras, de las que por cierto ya se tenían algunas cajas de documentación. Algunos jefes o directores más, remitieron documentos o colecciones de publicaciones, un caso muy significativo fue el de Comunicación Social, que remitió todos los originales y copias de Noticias universitarias; otro más fue Servicio Social, que trasladó a partir de entonces los expedientes de todos los años rezagados, el grupo documental correspondiente impuso además al AHU ciertas funciones administrativas intermedias.15 En esa época se llevaba a cabo en la universidad una serie de cambios muy intensos, así que la invitación para remitir documentos al archivo contó con un magnifico argumento, convincente en más de una ocasión: el de recuperar espacios para sus labores propias, precisamente aquellos donde se acumulaban los papeles viejos y que de antemano se pensaba ya destinarlos a otras funciones. Manual de uso del sistema Red de Archivo, versión 1.0. Puebla, BUAP-AGU, 1995, 32 pp. Las precisiones y modificaciones ya no fueron incorporadas, se encuentran en borrador. 14 Norma Internacional General de Descripción Archivística, Ottawa, Consejo Internacional de Archivos, 1994, 45 pp. 15 El expediente que se remite sólo contiene la carta de liberación de servicio social y en algunos casos, la carta de liberación que expide la entidad pública o privada a la que se ofreció el servicio. La emisión de constancias de existencia de tal documentación procede del año 1995. 13

cultura archivística

De igual forma desde 1994 se había propuesto a las instancias superiores el estudio de un conjunto de criterios normativos del acervo a través del documento Manual de procedimientos ya antes mencionado. En enero de 1997 se entregó la propuesta, para su análisis, de la denominada: Archivo General. BUAP. Lineamientos para su definición jurídica. En la presente administración, no puede menos que celebrarse que en el mes de mayo de 2001, se giró una circular a los jefes de departamento y directores de unidades académicas indicando que “la legislación universitaria prevé la preservación de estos documentos” (se refiere a los de valor histórico). Un gran logro, que es seguido ahora con la propuesta de un acuerdo que establezca un criterio jurídico básico, donde se conceptualice y reconozca al documento como patrimonio universitario, prohíbe la destrucción del mismo y obliga a directores de escuelas y jefes de departamento a velar por él.16 Estas propuestas tienen un fundamento sólido y obvio para archivistas e investigadores, y quizá baste expresar aquí el reciente comentario de la maestra Patricia Galeana, exdirectora del Archivo General de la Nación de México, en el sentido de que mientras no exista una ley aprobada —refiriéndose al ámbito federal— que proteja los archivos administrativos, de concentración e históricos para nuestro país, no será posible evitar el manejo discrecional de los testimonios que emergen de las funciones de gestión en las acciones públicas. Ella comenta casos concretos de apropiación personal de documentos o de destrucción dolosa, como lo pudo inferir de los traslados de documentación que recibió el AGN durante su gestión.17 En síntesis, hace falta reconocer que la documentación generada requiere de un manejo sistematizado desde su concepción, y por otra parte comprender que su última etapa no es la de un archivo muerto, sino la del archivo histórico. Para ello hay que normar, y la comunidad universitaria debe considerar la legislación como indispensable. La tarea de convencimiento no es fácil.

Circular núm. 14, dirigida a funcionarios y directores de los departamentos y unidades académicas e institutos de investigación de la BUAP en la que se ofrece asesoría para el manejo de documentación por parte del AHU de fecha 2 de mayo de 2001. 17 Jáquez, Antonio, “Destrucción y ocultamiento de archivos públicos” en Proceso. Semanario de información y análisis, México, año 26, núm. 1317, 27 de enero de 2002, pp. 15-17. 16

18 18

Conciencia yacia

La experiencia universitaria en archivos Antes de la misma fundación del Archivo Histórico de la BUAP, la experiencia por el rescate, organización y catalogación de acervos era ya una realidad. Revisando los testimonios del AHU encontramos registro de esa experiencia, en esta ocasión retomamos solo algunas referencias: · 1967: un equipo de estudiantes del colegio de Historia bajo la dirección de su profesor, participa en el rescate del Archivo Histórico Judicial de la BUAP. · 1970: se elaboró una relación de expedientes del “Archivo de la Intendencia de Puebla” publicada en 1970.18 · 1976: se levantó un listado de fuentes relacionadas a la historia social de Puebla en la biblioteca José María Lafragua, mismo que fue publicado cinco años después, en 1982, inaugurando así la Colección Fuentes y documentos de la historia de Puebla del Centro de Investigaciones Históricas y Sociales, fundado por el doctor Benoit Joachim en 1977.19 · 1978: se elaboró un registro documental del Archivo parroquial de san Pedro Cholula, que habría de ser publicado en el año 1984.20 · 1979: se levantó un listado de manuscritos y fuentes impresas del siglo XIX del Congreso del Estado de Puebla, por Ana María Huerta.21 · 1982: un equipo de trabajadores del CIHS participó, bajo la coordinación del AGNM, en la catalogación del Archivo Metropolitano de Puebla.

“Insurgentes procesados en la Intendencia de Puebla”, en Estudios y documentos de la región Puebla-Tlaxcala, op. cit., pp. 127-143. 19 Borisovna, Cordero, Hidaldo, Lara y del Razo, Fuentes para la historia de México de 1810 a 1920 en la biblioteca José María Lafragua de la Universidad Autónoma de Puebla, UAP, 1982, Colección Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 189 pp. 20 De Gante Risela, Guadalupe Olvera y Mariano Torres, Inventario del Archivo parroquial de san Pedro Cholula, Puebla, UAP, Colección Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 1984, 46pp. 21 Huerta Jaramillo, Ana María, Inventario del Archivo del Congreso del Estado de Puebla, Siglo XIX, Puebla, UAP, Colección Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 95 pp. 18

cultura archivística

· 1983: se diseñó un proyecto de rescate y organización de archivos municipales; se inicia el inventario del Archivo Municipal de Atlixco, posteriormente se siguió con el de Tepeaca y Tecali. Tres años más tarde se levanta el de San Juan Xiuhtetelco, Acateno, Chignautla y Mexcalcuauhtla.22 · 1984: se elaboró un catálogo de una selección documental para el AGNM, y se presentó como trabajo final para su defensa en examen profesional en la licenciatura de Historia, escuela de Filosofía y Letras. Es el primer catálogo aceptado en un examen de este tipo. Cabe decir que pasarían 16 años más para que nuevamente se presentara un catálogo para misma situación.23 · 1999: Se elaboró una relación de los documentos contenidos en el Archivo Municipal de Chauzingo, Puebla.24 · 1999: se elaboró un Catálogo de protocolos de notarías del estado de Tabasco.25 · 2001: se elaboró un inventario del Archivo parroquial de san Juan Bautista, dentro de una tesis que aborda la historia de esa parroquia en Acatlán, cabe precisar que es el primero que se presenta sujeto a la normatividad vigente.26 · 2001: se presenta un Catálogo de la serie Cofradías, con una guía del Archivo parroquial de san Miguel Huejotzingo, de acuerdo a criterios archivísticos.27

22 Curi, Paleta, et al., Catálogo del Archivo Histórico Municipal de Atlixco. 1600-1850 vol.I, Puebla, UAP-H. Ayuntamiento de Puebla, 1984/Idem. Catálogo del Archivo Histórico Municipal de Atlixco, 1851-1880, vol. II, Puebla, UAP-H. Ayuntamiento de Atlixco, 1985. Idem. Catálogo del Archivo histórico Municipal de Atlixco, 1881-1910, vol. III, Puebla, UAP-H. Ayuntamiento de Atlixco, 1986. Los Inventarios de los archivos municipales de Mexcalcuauhtla, Chignautla, San José Acateno y San Juan Xiuhtetelco fueron hechos por María del Pilar Paleta Vázquez, en el año 1986, para el CIHS. No han sido publicados. 23 Torres Bautista, Mariano, “Presentación y guía del ramo de aduana del Archivo General de la Nación 1821-1850”, Puebla, UAP, 1983 (publicado en las guías y catálogos del AGN, núm. 65). 24 Rodríguez Domínguez, María Aurora Clara, Creación de los municipios en Puebla. Un caso: Chauzingo, 1895-1920, Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 1999,142 pp. 25 Contreras Hernández, Georgina, Catálogo de protocolos de notarias del estado de Tabasco. Años 1700, 1701,1702... Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 1999, 225 pp. 26 Garzón Balbuena, Elisa, “Inventario general del Archivo parroquial de san Juan Bautista” en Historia de la conformación de la parroquia de san Juan Bautista Acatlán, Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, colegio de Historia, 2001. 27 Pérez Macuil, Ángeles, Catálogo de la serie cofradías del Archivo parroquial de san Miguel Huejotzingo, Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 2001.

Conciencia yacia

Comentario final Sin lugar a dudas, con esta somera revisión se puede observar que fundamentalmente la preocupación por mantener un orden documental en los acervos universitarios, y no solo en ellos, ha dejado una gran experiencia, particularmente en quienes han participado en los proyectos del Archivo Histórico y desde mucho antes, por parte de los historiadores o investigadores de las ciencias sociales que han ido en la búsqueda de fuentes informativas para sus proyectos. Coincide claramente el impulso de esa labor archivística con los primeros años del funcionamiento del colegio de Historia y de los centros de investigación histórica y social de esta universidad, seguida de la fundación y desarrollo del AHS. El trabajo en archivos es una de las actividades inmediatas e indispensables de todo historiador, de tal suerte que desde que se impulsó en forma sistemática la investigación histórica en la universidad, ha sido una tarea natural de los historiadores. No obstante, es indispensable señalar que apesar de su importancia, ellos raramente reciben una formación adecuada para desempeñar esta labor con criterios sustentados en la archivística. Nuestra incursión, me incluyo como historiadora, suele ser complicada, y si las circunstancias lo precisan, el aprendizaje se convierte en la adquisición de una nueva formación, sin embargo, a pesar de los propios errores el esfuerzo ha sido redituable. Al respecto, en los planes y programas de estudio de la licenciatura en historia, observamos que en los últimos diez años sólo se ha implementado un curso de archivística dentro de los denominados cursos libres, área de materias optativas.28 La misma situación podemos observar en otras licenciaturas; en derecho se definen, desde la perspectiva jurídica, los criterios de emisión de documentos específicos para los procesos legales, se analiza la validez de cierto tipo de documentos y su constitución de acuerdo a la especialidad del derecho que se trate, por ejemplo una letra de cambio en derecho mercantil, pero no se cuestiona la necesidad de preservar tal documentación más allá del tiempo de vida del valor jurídico del documento, pareciera que tal conocimiento está sobreentendido, se ve como colateral a la necesidad cognitiva concreta del abogado. Algo semejante ocurre en el área administrativa donde en la formación de contadores y administradores se En un egreso aproximado de 100 estudiantes en este periodo, solo doce estudiantes tomaron un curso de archivística en toda su carrera universitaria.

cultura archivística

estudia la definición de criterios de emisión de documentos y procedimientos de manejo de los mismos, pero no se abordan aspectos específicos de su generación y conservación.29 Ahora bien, es evidente que no es función particular de estos profesionistas atender de forma precisa y concreta la problemática que encierra la investigación archivística; para el historiador, para el administrador en general y para el abogado, el documento es un recurso, un medio no un fin en sí mismo, aunque hay un compromiso no reconocido para su emisión y conservación. Si bien aquí el historiador, como ha sucedido en otros contextos y épocas, ha tenido que asumir por necesidad general, la responsabilidad de sistematizar el manejo documental dentro y fuera de la universidad —antes de aprovechar la información contenida para sus investigaciones— no significa que necesariamente deba absorber de entrada ambas especializaciones. La experiencia en sistematización de acervos en la BUAP exige considerar una posibilidad más, la de reconocer a la archivística como un área de conocimiento con características propias, que requiere igualmente un espacio propio. Es el momento que en esta universidad se tome en cuenta la necesidad social e impostergable de formar archivistas con una perspectiva multidisciplinaria pero fundamentada en el conocimiento y manejo de la propia problemática de la materia, la trayectoria de definición teórica de la misma, los problemas cognitivos derivados de ella, su trayectoria histórica general, el conjunto de alternativas metodológicas desarrolladas a lo largo de la historia, la construcción de sus diversas técnicas y herramientas, como los cuadros de clasificación, la problemática del empleo de nuevas tecnologías en el registro y generación documental, el estudio de los agentes generadores documentales que incluye el estudio de instituciones e individuos, el conocimiento primario de técnicas de conservación y restauración documental, la problemática de la descripción de documentos y la evolución jurídica de los archivos. Por mencionar sólo los aspectos generales más significativos.

Guía de Carreras. Puebla, BUAP, s.f., 287 pp.

Conciencia yacia

Valdría la pena revisar minuciosamente propuestas, al respecto, como la de Ramón Cruz Mundet, profesor en archivística de la Universidad Carlos III de Madrid, y los resultados de diagnósticos como el informe Tavera.30 Fortalecer ampliamente al AHU y reconocer a la archivística como área de conocimiento, promoviéndola desde diferentes frentes me parece, son dos objetivos por los que hay que trabajar intensamente en la BUAP.

Cruz Mundet, Ramón, “Magistral Conferencia”, en Memoria histórica, 10 ° Aniversario del Archivo Histórico del Estado de México, México, Palacio de Minería, 1994. Los archivos de América Latina. Informe experto de la fundación histórica Tavera sobre la situación actual, Banco Mundial-Fundación histórica Tavera, 2000, 281 pp. 30

cultura archivística

Conciencia yacia

Patricia Ríos García Concepción Moya Grijalva

Coordinadora administrativa del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora

Jefa del área de concentración del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora

cultura archivística

Conciencia yacia

La conformación del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora

La Universidad de Sonora fue creada oficialmente el 12 de octubre de 1942. Tiene como misión: “Formar profesionales creativos, competentes y comprometidos en la solución de problemas, generar conocimientos útiles para vivir mejor y difundir los productos científicos, tecnológicos y artísticos, para engrandecer la cultura, promover la justicia y favorecer la democracia, la equidad social y la igualdad de oportunidades”.1 Actualmente la oferta educativa se integra por 54 programas: 31 de licenciatura, 15 de maestría, dos doctorados y seis especialidades; atendidos con una planta docente de dos mil 299 académicos y una población de aproximadamente 30 mil estudiantes, distribuidos en tres unidades regionales: centro, sur y norte. Desde el nacimiento de nuestra universidad en el año de 1938, cuando se realizaron las primeras sesiones del Comité Administrativo de la Universidad de Sonora, y a casi 60 años de haber iniciado su vida académica ha generado un gran acervo documental como consecuencia de las actividades necesarias para el cumplimiento de sus objetivos: “La preservación, creación y difusión de la cultura científica, tecnológica y humanística en beneficio de la sociedad”.2 A pesar del tiempo transcurrido, los archivos en la universidad no habían tenido la valoración adecuada y los documentos generados, una vez que perdían vigencia administrativa, pasaban a formar parte de archivos muertos.

1 2

Plan de desarrollo institucional 2002-2005. Cuarta Ley Orgánica de la Universidad de Sonora, publicada el 26 de noviembre de 1991.

cultura archivística

En el año de 1997 en el departamento de Historia y Antropología el profesor visitante, doctor Humberto Monteón González,3 por su experiencia en archivos, llevaba a cabo el proyecto “Rescate de archivos muertos municipales y su conversión en archivos históricos”, en el cual los alumnos de los últimos semestres de la licenciatura en historia realizaban prácticas escolares en la organización de archivos en los municipios de Guaymas, La Colorada, Nogales, Hermosillo, Caborca y Ures, logrando con esto, que las autoridades universitarias tomaran interés en la conservación y preservación de los archivos. Tomando en consideración lo anterior, en 1998 se presentó el proyecto denominado “Hacia la creación del Archivo Histórico Universitario” a cargo del doctor Monteón González, el antropólogo José Trinidad Chávez Ortiz, jefe del departamento de Historia y Antropología y el historiador Arturo Valencia Ramos, profesor investigador del mismo departamento. El proyecto tenía como finalidad resolver la problemática archivística de la universidad a través de la concentración y flujo de los documentos. En noviembre de 1998, la propuesta fue presentada por el entonces rector M.C. Jorge Luis Ibarra Mendívil a la Junta Universitaria y al Colegio Académico de la Universidad de Sonora, quienes aprobaron esta iniciativa y ofrecieron sugerencias para su mejor funcionamiento. Como consecuencia de lo anterior, el 24 de febrero de 1999, en la inauguración del XXIV Simposio de Historia y Antropología de Sonora, que tuvo como temática “Archivos y fuentes para la investigación histórica”, fue establecido formalmente por acuerdo de la rectoría, la creación como unidad administrativa del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora, otorgándole el rango de subdirección adscrita a la Dirección de Extensión Universitaria: “Considerando que la Universidad de Sonora en el Plan de Desarrollo Institucional 1997-2001 establece el propósito de formar el Archivo Histórico de la Universidad de Sonora, que concentre documentos, materiales fotográficos, videográficos y audiográficos, que ayuden a reconstruir la historia universitaria”4 y cuyos objetivos “son la conservación de los documentos universitarios que tengan valor histórico y artístico, así como la información histórica de relevancia”.5 Profesor investigador del Instituto Politécnico Nacional. Acuerdo de rectoría, de fecha 24 de febrero de 1999. 5 Ibid. 3 4

Conciencia yacia

Para su funcionamiento se ha tomado como base la teoría archivística moderna y se ha considerado como una unidad orgánica tendiente a resolver la problemática archivística de la institución, que coadyuve en la buena administración y en la preservación de su historia. Su objetivo general es establecer un sistema de archivos que posibilite las funciones propias de la archivística universitaria que conlleven a la preservación de la memoria institucional. Su misión es: rescatar, custodiar, organizar, conservar, preservar y facilitar el acceso a los fondos documentales, que formen parte del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora. Actualmente, y en función de las necesidades propias de la Universidad de Sonora, el Archivo Histórico está integrado por el área de concentración y el área histórica, así como por áreas de apoyo en la administración y difusión. En su estructura orgánica, aunque actualmente es una subdirección, se tiene contemplado que el Archivo sea considerado como una dirección con una ubicación jerárquica que permita tener más centralidad en sus funciones. Esta unidad orgánica se integra como se describe a continuación, y desarrolla las siguientes funciones: –Coordinación administrativa. Tiene a su cargo el apoyo en la administración de los recursos humanos, financieros y materiales para que el archivo pueda cumplir con sus objetivos. –Área de concentración. Está enfocada al resguardo de la documentación inactiva y semiactiva, así como a la elaboración de inventarios, la colaboración con el Comité de Expurgo ad hoc para la valoración documental y la realización de las tareas propias de conservación y restauración de material documental. –Área histórica. Está conformada por procesos técnicos y servicios, su finalidad es la elaboración de instrumentos que faciliten la localización y consulta de la documentación histórica. –Área de difusión. Le corresponde crear los instrumentos adecuados que permitan difundir la historia universitaria y los productos que genera el Archivo Histórico y, fundamentalmente, el impulsar una cultura archivística a la comunidad en general. –Área de informática. Se encarga del programa integral de informática que incluye la elaboración y manejo de programas y bases de datos que permitan facilitar y dar mayor eficiencia al trabajo archivístico, así como la administración de la red interna del archivo.

cultura archivística

–Área de investigación. Tiene como finalidad asesorar investigaciones sobre la universidad y promover proyectos de investigación en materia archivística. El personal del Archivo está conformado por ocho personas: subdirector, coordinadora administrativa, jefe del área de concentración, auxiliar del área de concentración, jefe del área histórica, auxiliar del área histórica, auxiliar de oficina e intendente. Es importante destacar que el 9 de octubre de 2001, fue constituido el Consejo Consultivo del Archivo Histórico, el cual está integrado por los exrectores de la universidad y el rector en función, M.C. Pedro Ortega Romero. Este órgano tiene como finalidad apoyar y asesorar en las actividades y estrategias del AHUSON, así como fomentar su vinculación con otros sectores de la comunidad. En estos primeros tres años, hemos contado con la supervisión y asesoría del doctor Humberto Monteón González, y la actividad del Archivo se ha concentrado en la elaboración de los documentos normativos y operativos, transferencias de archivos, capacitación del personal, elaboración de manuales, presentación de muestras documentales, publicación de seis números del boletín del Archivo Histórico Expedientes Universitarios, y la página web que se encuentra dentro de la página principal de la universidad con la dirección www.uson.mx. El archivo como parte de sus funciones ha brindado asesorías externas a dependencias de gobierno, ha participado en la organización de eventos y ha impartido cursos y talleres en materia archivística. En esta etapa, la capacitación del personal es considerada como una de las actividades prioritarias para el archivo, por lo que la mayor parte de su personal ha recibido cursos y seminarios sobre teorías y técnicas de la archivística moderna. En cuanto a su infraestructura, el Archivo Histórico se ubica en calle Pino Suárez y Niños Héroes s/n en la colonia Centro de la ciudad de Hermosillo, Sonora. Ocupa la planta baja del ala sur del edificio de museo y biblioteca. A la fecha se ha acondicionado el área de concentración y se está trabajando en los presupuestos para la remodelación total de las áreas que conforman el archivo, con una extensión aproximada de 900 metros cuadrados. En lo que respecta a los recursos financieros, el Archivo ha operado como la mayoría de los archivos, con un reducido presupuesto; sin embargo se han presentado varios proyectos para obtener

Conciencia yacia

apoyo financiero para equipamiento ante FOMES, CONACyT y Fideicomiso de Cuotas de la Universidad de Sonora éste último, siendo aprobado el pasado 3 de diciembre de 2001 para la compra de la estantería, equipo de oficina y de cómputo. El Archivo Histórico de la Universidad de Sonora forma parte de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior y asimismo, está registrado ante el Sistema Nacional de Archivos promovido por el Archivo General de la Nación y pertenece al Comité Técnico Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, en el que participa su subdirector como vocal. Como se ha dicho, la Universidad de Sonora, es una institución relativamente joven y está en un buen momento para recuperar su historia, mediante el rescate y organización de sus archivos y de los documentos que han sido generados a lo largo de 63 años, desde las primeras reuniones de la mesa directiva del Comité Pro Universidad en 1938 hasta hoy día. Como resultado de la aplicación de un cuestionario para diagnosticar la situación de los archivos en la universidad, encontramos que al igual que en muchas otras instituciones, éstos son organizados de acuerdo con el criterio del personal que está a su cargo en cada una de las unidades orgánicas. En el momento en que éstos pierden su vigencia administrativa, se convierten en archivos muertos. Hemos encontrado que existe un aproximado de dos mil cajas, distribuidas en áreas que carecen de las condiciones mínimas para su adecuada conservación, tales como huecos, bajo escaleras, almacenes, bodegas, baños fuera de servicio y sótanos; raramente los encontramos en el interior de oficinas administrativas y en el peor de los casos, los archivos se han destruido o tirado a la basura. Tomando en consideración lo anterior, el Archivo Histórico tiene entre sus objetivos capacitar al personal secretarial y administrativo con la finalidad de fomentar una cultura archivística e implementar un sistema de archivo homogéneo que facilite una mayor funcionalidad y eficiencia administrativa. Se propone establecer técnicas y procedimientos para el adecuado manejo de los documentos que propicien transferencias apropiadas y sistemáticas hacia el archivo. El Archivo Histórico de la Universidad de Sonora ha sido concebido a partir de la conjugación de varias concepciones archivísticas, lo que ha permitido conformar un sistema de archivo que cuenta con un área de concentración que hace las veces de archivo general y un área histórica que representa el punto culminante de este organismo institucional, cuyos principales objetivos están encaminados a:

cultura archivística

a) Sensibilizar a la comunidad universitaria de la importancia que reviste la buena conservación de las piezas documentales que conforman la historia de nuestra alma mater. b) Rescatar los archivos muertos de la institución. c) Rehacer la historia universitaria. d) Establecer controles en la metodología de la archivística administrativa. e) Disponer el patrimonio documental al servicio de la comunidad universitaria y la sociedad en general. El flujo documental del sistema de archivo de la universidad se inicia en la unidad orgánica o generadora, instancia de carácter administrativo o académico, que produce la documentación que conformarán los archivos de trámite de cada unidad. El archivo de trámite está conformado con documentos generados por la propia unidad y por aquellos que le son enviados en aras de su quehacer, permaneciendo en este status en tanto tengan vigencia administrativa o bien sean poco utilizados. Una vez que adquieren estas características se realiza la transferencia, acción que se lleva a cabo mediante el traslado sistemático de los documentos, de la unidad orgánica hacia el área de concentración, a fin de garantizar su permanencia y adecuada conservación. El área de concentración se conforma con documentación inactiva o semiactiva que ha perdido vigencia administrativa total o parcialmente; en esta instancia los documentos son sometidos a procesos de organización y conservación, para que de acuerdo a un calendario de caducidades sean dispuestos adecuadamente para su valoración, acción llevada a cabo por el Comité de Expurgo. El Comité de Expurgo es un órgano presidido por el subdirector, con la participación del jefe del área de concentración y los representantes administrativos de la unidad orgánica que aporta los documentos en estudio. El comité determinará la conservación definitiva de los documentos y si ha de utilizarse la tecnología como medio de conservación de la información o, en su defecto, el método de destrucción. Los documentos que por sus valores fiscales, legales o históricos se determine que deben conservarse son transferidos al área histórica, en donde, una vez que los documentos han llegado a esta instancia, son objeto de procesos como el análisis documental, para su clasificación y catalogación, el registro definitivo y la disposición al público.

Conciencia yacia

Lo anteriormente expuesto refleja el flujo documental que podemos esquematizar de la siguiente manera:

ARCHIVO DE TRÁMITE TRANSFERENCIAS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN EXPURGO ARCHIVO HISTÓRICO

Para que este flujo se cumpla será necesario llevar a cabo una serie de acciones que incidan desde el momento mismo de la creación de los documentos. Como se ha mencionado, el AHUSON capacitará al personal secretarial a fin de implementar un sistema de archivo con criterios homogéneos que faciliten la búsqueda de información en cada una de las unidades generadoras a la vez que, de forma natural, se ordene la documentación, de tal manera que en el momento que los expedientes pierdan vigencia, estarán debidamente ordenados e inventariados para ser trasladados al área de concentración, realizando así una transferencia rápida, eficiente y eficaz. Debido a la importancia y condiciones en que algunos documentos se encontraban a la fecha, se han realizado algunas jornadas de rescate y transferencias; aunque se han dado de manera irregular, nos han permitido aplicar y probar las técnicas y procedimientos propuestos, por lo que se han registrado un total de 261 cajas que contienen documentos en su mayoría inactivos, los cuales provienen de ocho unidades orgánicas y un archivo adjunto, que perteneció al profesor Manuel Quiroz Martínez, tercer rector de nuestra máxima casa de estudios.

cultura archivística

El Archivo Histórico ha planeado que el incremento documental sustancial se realice por medio de la actividad denominada Transferencia Masiva que se realizará por única vez mediante una jornada de trabajo en el rescate y acopio de los archivos inactivos o semiactivos existentes en cada una de las unidades generadoras de información; esta primera jornada consistirá en un proceso intensivo, rápido y efectivo que garantice la retirada ordenada y controlada de la documentación, debiéndose realizar in situ un inventario que se elaborará por triplicado en un formato [01], por parte del personal del Archivo Histórico en colaboración con el personal de la unidad generadora. Una vez realizada la transferencia masiva, además de los incrementos por donación o compra, se establecerá como una medida de incremento documental, la denominada Transferencia Ordinaria, misma que se llevará a cabo de acuerdo a una calendarización, previamente establecida, que atenderá a las fechas de cambios administrativos que se efectúen en las unidades orgánicas. Se sugiere que la transferencia ordinaria se realice seis meses después de cada cambio administrativo en cada unidad, toda vez que la universidad ha reglamentado la entrega ordenada y oficial de los archivos por parte de los responsables administrativos, al término de su gestión; en esta modalidad ya debemos estar obteniendo los beneficios de la capacitación secretarial y del funcionamiento permanente de un procedimiento determinado para la retirada y la recepción de la documentación. De igual manera puede darse lo que llamamos Transferencia Extraordinaria; ésta puede ocurrir cuando por circunstancias que pudieran poner en peligro la integridad y conservación de la documentación, ameriten su traslado inmediato al área de concentración, sin atender a la calendarización. Una vez que los documentos han sido transferidos, son sometidos a procesos de organización y control, así como a técnicas de conservación, cuyas acciones pueden observarse en los diagramas de flujo. La diferencia entre los procesos de la transferencia masiva y la transferencia ordinaria radica en el conocimiento que el personal secretarial habrá adquirido y que le permitirá disponer de los expedientes para que se lleve a cabo la transferencia de manera adecuada, toda vez que en el primer proceso participa el personal del archivo desde el inicio y en el segundo, el personal secretarial se hará cargo hasta el momento de la transferencia excluyendo únicamente la acción de calendarización.

Conciencia yacia

En lo que se refiere al expurgo, éste se lleva a cabo de acuerdo a un calendario de vigencias que atiende a los valores administrativos, fiscal, legal o histórico de los documentos en estudio; esta tarea se lleva a cabo dentro del área de concentración y es realizada por un comité multidisciplinario (Comité de Expurgo), integrado por personal del propio AHUSON y de la unidad generadora que aporta la documentación en estudio. En el caso de materiales que por su temática o soporte requieran de la opinión de un experto, se buscará la asesoría de la persona indicada, para la toma de una decisión acertada. Esta situación podrá aplicarse en el caso de contar con documentos relativos a proyectos científicos o tecnológicos, obra plástica, fotografías, grabados entre otros. Por lo anterior habrá ocasiones en que algunas personas sean invitadas por sus conocimientos a formar parte del comité. El proceso de expurgo se lleva a cabo en cuatro principales acciones: 1. Selección y disposición de la documentación a estudiar 2. Instalación del Comité de Expurgo para dictaminar el destino de la documentación en estudio 3. Valoración documental 4. Destrucción de la documentación obsoleta. La valoración documental es un punto sumamente importante ya que determina el valor histórico de los documentos, basándose en el análisis completo de la información contenida en ellos. Cada institución puede generar sus propias normas de evaluación, atendiendo los marcos normativos estatales y federales. La responsabilidad del Comité de Expurgo debe ser compartida y la decisión para la conservación o destrucción documental, unánime. Cada proceso de valoración y selección deberá quedar documentado mediante un acta que incluya procedencia, signatura topográfica, fechas, tipo de documento, tipo de consulta (en el caso de su conservación), fecha de caducidad, modo de destrucción (en el caso de su eliminación) y observaciones cuando las haya. El área de concentración funciona de alguna manera como archivo general y otorga servicios de préstamo o reprografía; éste servicio podrán solicitarlo única y exclusivamente los representantes administrativos de la instancia que generó los documentos en custodia. El préstamo en esta área, así como en servicio al público, estará debidamente reglamentado. Los expedientes concentrados podrán ser consultados única y exclusivamente por personal con

cultura archivística

reconocida autoridad administrativa de la unidad generadora que solicite el préstamo, o bien por personas que por escrito sean autorizadas a consultar los fondos. Ninguna unidad tendrá acceso en esta instancia al fondo documental de otra. Para concluir, consideramos que es indispensable que en las instituciones de educación superior se fomente la cultura archivística, por la importancia que reviste el ser los responsables del patrimonio documental que a posteriori se convertirá en fuentes para la investigación y la historia.

Conciencia yacia

Gloria Carre帽o

Encargada del Archivo Hist贸rico y de Concentraci贸n del CCH

cultura archiv铆stica

Conciencia yacia

La protección de la historia institucional. El Archivo del Colegio de Ciencias y Humanidades En enero de 2001, dio comienzo la concentración de los acervos documentales correspondientes a la gestión administrativa de los 30 años de existencia del CCH. Esto obedece a la necesidad de salvaguardar la memoria histórica del Colegio, de lograr la eficiencia en la conservación y consulta de la información contenida en los documentos de archivo a fin de que ésta sea un soporte en la toma de decisiones, así como en el conocimiento de la historia institucional. La creación del archivo histórico y de concentración es un proceso que consta de varios pasos: · El diagnóstico del estado físico de sus documentos encontrados en varios depósitos · La concentración de los acervos documentales que se encontraban en diferentes locales · La organización y clasificación de la información · La elaboración de catálogos · La elaboración de un Manual de políticas y normas para el trámite y control de bajas y transferencia de la documentación. Todo ello permite contar con una eficiente administración de los documentos y se sustenta en el Acuerdo para la protección, uso y conservación del patrimonio histórico documental de la UNAM del 15 de diciembre de 1988 y en el marco jurídico existente de la legislación federal al respecto.

El encuentro con documentos abandonados y dispersos El proceso de creación del Archivo Histórico y de Concentración del CCH dio sus primeros pasos en 1998 cuando, por iniciativa del director general del CCH, José de Jesús Bazán Levy, se me solicitó la elaboración de un diagnóstico y un proyecto para organizar y poner al servicio de la institución los documentos que se encontraban dispersos en diferentes edificios institucionales.

cultura archivística

Los acervos documentales datan de algo más de 30 años, ya que aún antes de su creación formal, el Colegio de Ciencias y Humanidades generó en su gestión la documentación legal, administrativa, fiscal, testimonial y científica que han acompañado su existencia institucional. El diagnóstico elaborado insistió en que preservar, conservar, clasificar y catalogar esta información contribuiría a mantener accesible información auténtica, que permitiese, con un mejor conocimiento, una eficaz e inmediata toma de decisiones. Conscientes de la importancia vital que tiene para la cultura universitaria la memoria institucional y la eficacia administrativa, se presentó este diagnóstico del estado de los acervos documentales del Colegio de Ciencias y Humanidades, con una propuesta de organización, clasificación, sistematización y puesta en servicio del Archivo de Concentración.

Diagnóstico Acervos La documentación que se ha dado de baja en carácter de archivo muerto, por parte de las distintas instancias institucionales del Colegio de Ciencias y Humanidades, se encuentra depositada en diferentes locales, a saber: 1. Local de la imprenta del CCH, ubicado en la calle de Monrovia 2. Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato 3. Sótano del edificio de la Dirección General 4. Archivo de la Dirección General 5. Archivo del Consejo Técnico Acervo localizado en el local de la imprenta Volumen de información Este acervo está integrado por un total de 93.1 metros lineales de documentación, contenida en 140 cajas [AM-70] de archivo muerto y diez cajas de cartón de diferentes tamaños.

Conciencia yacia

Estado de conservación El local destinado a la guarda de este acervo documental resulta inadecuado por las propias características de construcción, los techos de asbesto que cubre el material, escasos 100 centímetros, propician cambios bruscos de temperatura, desde muy altas durante la primavera, hasta muy bajas durante la madrugada en el invierno, lo cual repercute en la pérdida de humedad y el consecuente resquebrajamiento del material. Dado que el local es compartido con la imprenta, esta dependencia por su propia función almacena en la misma bodega donde se encuentra depositada la información, materiales químicos altamente combustibles como la blancrola. Combinado este elemento con la elevación de temperaturas puede ofrecer el peligro de ignición espontánea. En cuanto a la propia guarda del material, se encuentra en cajas AM-70 directamente una sobre otra, sin estantería, por lo cual las cajas inferiores se vencen al peso y se encuentran rotas. La colocación además impide la localización y consulta si llegara a requerirse algún expediente y, en el caso de las cajas rotas, corren el riesgo de extraviarse las series documentales. Los expedientes cuentan desde su origen con agentes oxidantes y gomas, que se utilizan en el manejo de la información administrativa, y que en las condiciones de temperatura y humedad relativa a que se encuentran expuestos se aceleran sus efectos. Acervo de la Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato Volumen de información Este acervo está integrado por un total de 100.44 metros lineales de información, contenida en 192 cajas [AM-70] de cartón, más algunas cajas de cartón de diferentes tamaños. Estado de conservación El espacio destinado a este acervo, pese a lo inadecuado, resulta ser menos agresivo para el material, ya que la circulación de aire da una temperatura baja y un buen nivel de humedad relativa. En el cubo de escalera se colocaron estanterías fuertes, de fierro y madera, donde caben las cajas con holgura.

cultura archivística

Sin embargo, el riesgo de lluvia y de que se forme una corriente que escurra por la escalera es permanente; incluso algún material ya se ha mojado, en gran parte por el inadecuado manejo que se hace de éste al consultarlo, pues alguno se ha quedado en el pasillo. El material está colocado de manera inconveniente, algunas cajas cargan otras de más peso, por lo que se han vencido o roto, otras están colocadas de lado y el material se ha salido y se ha mezclado, hay mucho material suelto, a causa de cajas rotas, el cual ha perdido su serie o conjunto documental. Por lo abierto que está el depósito improvisado, el material está sujeto a pérdidas y a merced de plagas como ratón, las ardillas del entorno, pájaros, cuyo guano y acción biológica pueden deteriorar a la larga los documentos. Igual que el anterior acervo, tiene de origen elementos oxidantes y gomas que hay que desprender.

Sótano del edificio de la Dirección General Este archivo pertenece a la Dirección de Servicios Generales, se encuentra depositado en el almacén, consta de 38.44 metros lineales de información guardada en 62 cajas de archivo muerto [AM-70], más algunas cajas sueltas (seis cajas de distintos tamaños). Estado de conservación El local es inadecuado aun para bodega, tiene una humedad relativa superior al 60 por ciento lo que tiende a favorecer la presencia de hongos, esporas y algunas plagas; el hacinamiento por la falta de espacio resulta en roturas de cajas además de la falta de ventilación natural, que aunado a los anteriores provocan la proliferación de agentes de deterioro y degradación de papel, y la mínima ventilación que pudiera dársele, no se efectúa por falta de una rutina de mantenimiento. Archivo de la Dirección General Este acervo reúne los documentos de la antigua coordinación. Consta de 12.40 metros lineales, reunidos en 20 cajas [AM-70], más algún material documental que no se ha sacado de los archivos originales. 42

Conciencia yacia

Estado de conservación Puesto que los expedientes se están pasando de su área de archivo administrativo a cajas de archivo muerto, el material está en óptimo estado de conservación sin embargo, para su conservación futura hay que retirar agentes oxidantes y elementos con adhesivos. Archivo del Consejo Técnico En último lugar quise mencionar el Archivo del Consejo Técnico, dado su carácter especial, su eficiente organización y manejo. Este archivo cuenta con un inventario elaborado por Héctor Fabre Cuevas, en 53 cajas hay expedientes en proceso de evaluación por el Consejo Técnico; aproximadamente 2 mil 500 expedientes académicos, 385 carpetas de sesiones del Consejo Técnico de 1972 a 1998, 241 carpetas de minutas y copias de recibo, entre 1983-1998, 19 carpetas de minutas de la Secretaría General, entre 1992-1997; 62 carpetas de minutas y memorandas de la Comisión Técnica 1992-1997, 65 carpetas de archivos específicos entre 1994-1997; 11mil 095 expedientes de archivos de programas de estímulos, PEPRAC 90-93, PEPASIG 93-97, FOMODOC 93-97; cuenta también con series de publicaciones y material impreso, y trece cajas de material de transferencia. El caso del Archivo del Consejo Técnico es especial en el conjunto de los acervos documentales de la institución, ya que reúne las cualidades de ser un archivo de gestión y archivo histórico. Dada su unidad de series documentales, este archivo debe mantenerse sin fraccionar. Contenido de la Información De acuerdo con una muestra realizada, los diferentes conjuntos documentales contienen información procedente de las diferentes instancias que componen el sistema CCH, como la Dirección General, la Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato, las distintas secretarías, departamentos, áreas del Departamento de Control Presupuestal, de la Coordinación General, Unidad Administrativa, planes y programas de estudio, personal académico, etcétera. En ellos, también por muestreo, se pudo constatar el contenido de documentos de importancia por su carácter testimonial e histórico, tales como evaluaciones de programas, relaciones de

cultura archivística

egresados, inventarios, anteproyectos de sistemas de organización y procedimiento, actas departamentales, análisis de ejercicio presupuestal. La mayoría de las cajas muestreadas contaban con un inventario general que no es lo suficientemente descriptivo puesto que no contiene fechas límite y generalmente sólo describe el membrete del expediente, y no su contenido. La información que guarda el Colegio de Ciencias y Humanidades comprende 31 años de gestión administrativa institucional. De acuerdo a las normas archivísticas, este acervo aún no tendría la categoría de acervo histórico por su edad, sino de acervo intermedio o de concen-

tración que aun contiene documentos semiactivos. Este acervo reúne asimismo documentos de valor testimonial o histórico, que constituyen la memoria institucional, por lo que deben desde ahora tomarse las medidas necesarias para su protección, conservación y preservación. En su conjunto, la documentación contiene expedientes relativos a la administración de la dependencia, a su personal académico y administrativo, al alumnado, al desarrollo académico de profesores, su promoción y estímulo dentro del ámbito institucional, documentación referente a convenios establecidos con otras instituciones dentro y fuera de la universidad, material gráfico (carteles, fotografías), documentación referida a cuerpos colegiados, documentación que avala el patrimonio (vehículos, inventarios) y aquella que da testimonio de la obra y crecimiento institucional, así como publicaciones periódicas y bibliografía. El conjunto documental, en suma, se conforma de 414 cajas de archivo muerto, más 26 de diferentes tamaños que equivalen aproximadamente a 259.38 metros lineales de información, sin incluir el acervo del Consejo Técnico. Esta información debe ser valorada y en su caso, depurada siguiendo un estricto apego a las normas archivísticas para la valoración documental, los lineamientos marcados por el Archivo General de la Nación, las disposiciones de la Ley General de Bienes Nacionales y los lineamientos del Acuerdo para la protección, uso y conservación del patrimonio histórico documental de la UNAM, del 13 de diciembre de 1988.

Conciencia yacia

La concentración de los acervos documentales que se encontraban en diferentes locales No obstante la motivación de las autoridades del Colegio respecto a la organización de sus acervos documentales, el inicio del proyecto tuvo que ser pospuesto a causa de la toma de las instalaciones universitarias por el Consejo General de Huelga durante nueve meses en el año de 1999 al 2000. Finalmente el proyecto dio inicio en octubre de 2000, con la concentración de los acervos documentales en un local anexo al laboratorio central del CCH en avenida del Imán 5 bis. Aunque el local con el que contamos deja mucho que desear tanto en capacidad de almacenaje como en condiciones ambientales pues se trata de una caseta prefabricada, sí ofrece una mejor condición para la guarda del material documental. En espera de contar con un mejor local, se han concentrado los acervos de la dirección, el de la exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato y el del edificio de la excoordinación. Una parte del acervo que se encontraba en un área de imprenta se ha cambiado al edificio de la Universidad tres mil en espera de incorporarse al resto de los acervos. La organización de la información Después de que se ha hecho la concentración y la separación de los acervos con base en el principio de procedencia, se ha pedido la autorización para depurar algún material que no contiene valores primarios ni secundarios, mismo que, previo un adecuado proceso de valoración, puede ser depurable como memorandas de compras de insumos, solicitudes de pago de guardería, tarjetas de tiempo, incapacidades y días económicos, pólizas de diario, boletos de cine club y listas de firmas diarias de personal de confianza. Para depurar este tipo de documentación se hacen propuestas a la Dirección General de CCH y al Consejo Técnico Consultivo del Archivo quienes, a la vista de las relaciones propuestas, han dado su autorización; el material a depurar se envía al PUMA (Programa Universitario de Medio Ambiente). Asimismo se ha comenzado la organización de los diferentes fondos y series que integran el archivo; el primer paso fue la elaboración de un cuadro clasificador con base en los organigramas pasados y vigentes en el CCH y se ha iniciado la elaboración de inventarios y el procesamiento de los mismos en Micro Isis, con el propósito de integrar 45

cultura archivística

bases de datos. Así también, se ha iniciado la elaboración de un catálogo general que permita un acceso eficaz y eficiente a la información contenida en sus documentos.

La elaboración de un Manual de políticas y normas para el trámite y control de bajas y transferencia de la documentación Paralelamente al trabajo de concentración, clasificación y catalogación de la información, apreciamos la enorme necesidad que había de incidir en el proceso de administración de la documentación desde su etapa administrativa a fin de evitar la explosión documental, la baja de documentación antes de cumplir su vigencia administrativa así como orientar al personal administrativo para uniformar los procedimientos de baja y transferencia documental. Hemos hecho la primera propuesta del Manual de políticas y normas para el trámite y control de bajas y transferencias de la documentación, que esperamos presentar en breve a la Dirección General y a la Comisión Técnica Consultiva, y hemos advertido la necesidad que hay de organizar cursos de capacitación para el personal administrativo en el manejo de la información documental, al fin y al cabo, única manera de guardar la memoria institucional para el futuro.

Conciencia yacia

Sandra Peña Haro

Jefa de la sección de Acervo Gráfico del Archivo Histórico de la UNAM

cultura archivística

Conciencia yacia

La organización y conservación de documentos gráficos: un caso práctico, la colección de la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM Antecedentes Los materiales fotográficos generados por la Dirección General de Comunicación Social (DGCS) de la UNAM, plasman la vida y actividades universitarias relevantes desde 1974 a la fecha y se constituyen como una fuente primordial para la construcción de la historia de nuestra universidad, así como de la educación superior y las comunidades científicas e instituciones académicas de nuestro país. Este acervo fotográfico se encuentra dividido para su guarda y conservación, entre la mencionada Dirección y el Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM). El AHUNAM resguarda una colección de positivos y negativos en blanco y negro que ingresaron en diferentes remesas, durante los años de 1984 a 1994 y que corresponden al periodo comprendido entre 1973 y 1994. Por otra parte, la DGCS resguarda otra parte del material generado entre 1974 y 1994 y todo el material producido de 1994 a la fecha. En este punto vale la pena mencionar que el material generado hasta mayo de 2000 está constituido casi exclusivamente por material blanco y negro y que, a partir de esta fecha las imágenes generadas son a color. La DGCS resguarda siete mil 881 sobres o eventos con un número de negativos variable, mientras que el AHUNAM cuenta con 66 mil 792 positivos y 165 mil 886 cuadros negativos. Asimismo, no hay que olvidar que actualmente la DGCS genera un promedio diario de 15 rollos de 36 exposiciones, por lo que se puede esperar un incremento anual de 124 mil 200 imágenes negativas, más sus correspondientes positivos.

cultura archivística

Estado de organización Materiales fotográficos procedentes de la dirección general de comunicación social El acervo de la DGCS se encuentra identificado con datos como fecha, evento, lugar y autor, en los materiales positivos y negativos, asimismo, cuenta con una colección de retratos de aproximadamente 6 mil 500 personajes relacionados con la vida universitaria. La colección de retratos se encuentra ordenada alfabéticamente y protegida por sobres de papel manila, mientras que el resto de los positivos y negativos se ha ordenado por dependencia y cronológicamente y se encuentra resguardado en sobres de papel o de polietileno de alta densidad. Como ya se ha dicho, actualmente la DGCS produce un promedio diario de 15 rollos de 36 exposiciones, es decir, genera diariamente un aproximado de 540 imágenes positivas de color sobre soporte de papel y alrededor de 90 tiras de seis imágenes negativas de color sobre soporte de poliéster. Considerando una producción diaria de esta magnitud, se puede esperar que en una semana de cinco días se produzcan 2 mil 700 fotografías, con sus respectivos negativos. Para un año de 46 semanas el acervo se incrementaría en 124 mil 200 imágenes, más sus positivos. Las imágenes negativas se guardan en fundas de poliéster de alta densidad y en sobres de papel bond donde se anotan los datos del evento, los personajes, la fecha y el autor. De igual forma, los positivos se conservan identificados y ordenados en sobres de papel manila. Materiales fotográficos en resguardo del AHUNAM (1973-1995) De las imágenes que actualmente resguarda el AHUNAM, solamente 13 mil 881 fotografías se encuentran catalogadas y los negativos se encuentran parcialmente inventariados. Los positivos carecen, en su mayoría, de datos de identificación, mientras que los negativos sí consignan el evento, fecha, lugar y autor; y se encuentran ordenados por años, con guardas adecuadas en espera de un proceso de organización. Estado de conservación Dado que el material fotográfico generado se puede dividir en imágenes positivas y negativas, tanto en blanco y negro, como en color, y debido a que las características de procesamiento y 50

Conciencia yacia

estabilidad de ambos materiales no son las mismas, su tratamiento de ordenación, catalogación, conservación y acceso deberá ser diferenciado y se abordará de forma individual.

Fotografía blanco y negro Tanto en los materiales blanco y negro que se encuentran en resguardo del AHUNAM, como en aquellos que aún pertenecen a la DGCS, se detectó que los positivos se encuentran en un estado de deterioro intermedio caracterizado por manchas pardas, olor a fijador y amarillamiento debido a la presencia de hiposulfito residual, como resultado de un lavado deficiente y uso de las soluciones agotadas, provocando daños de carácter irreversible y progresivos tanto en la imagen como en el soporte. Asimismo, el manejo al que han sido sometidas estas imágenes, para su publicación, ha provocado otro tipo de deterioros por la presencia de adhesivos (diurex, masking tape, mounting spray), inscripciones al reverso (con lápiz, bolígrafo, crayola y plumón), dobleces, roturas, mutilaciones, marcas de clips, perforaciones de grapas y huellas dactilares en emulsión y soporte. Fotografía a color Los materiales a color se caracterizan por su gran inestabilidad ya que su estructura está constituida por átomos de carbono, hidrógeno, oxígeno y nitrógeno, donde el tipo de enlace entre ellos determinará el color final. Si la estructura original cambia por alguna razón, el resultado será una disminución en la capacidad de la molécula de interactuar con la luz y con el tiempo, el desvanecimiento será perceptible por el ojo, ya sea en forma de cambios de densidad o color. Estos cambios son el resultado de reacciones químicas que se aceleran bajo condiciones de alta temperatura, alta humedad y en menor grado, de contaminantes; y que pueden darse en presencia o ausencia de luz. Por lo anterior, las recomendaciones de resguardo de la American National Standard Institute se centran en temperaturas cercanas a la congelación y una humedad relativa entre 20 y 50 por ciento.

cultura archivística

Propuesta de organización y conservación Con la finalidad de cuidar la estabilidad del material fotográfico en cuestión, de proporcionar un mejor control y manejo de la colección, así como para ponerlo a disposición del público usuario, se propone que el acervo fotográfico de la DGCS se traslade al AHUNAM, donde se realizarán todos los procesos técnicos correspondientes. Para realizar las actividades de organización, conservación y consulta del acervo fotográfico en cuestión, es necesario elaborar una propuesta general con diferentes vertientes específicas donde se aborde la problemática en función del material fotográfico y se prevean las condiciones y requerimientos necesarios para llevar a cabo el tratamiento de un acervo de estas dimensiones y características. Organización Para la organización de la colección será fundamental la aplicación del principio de procedencia y orden original, que establece la necesidad de conservar la forma original en que el archivo fue creado, pero también será necesaria la incorporación de criterios de búsqueda y manejo de imágenes, necesarios para la consulta y uso de información por parte del público usuario. Conservación Como ya se mencionó, por su estructura y técnica de manufactura, los materiales a color o blanco y negro, sobre soporte de papel o poliéster, presentan características sumamente diferentes que deberán ser abordadas en diferentes momentos y con diversas estrategias, por lo que se tratarán de forma individual. Fotografía a color Se considera prioritario comenzar a abordar la problemática de los materiales a color, ya que se trata de documentos que, como se mencionó, se encuentran en buen estado de conservación y que, sometidos a condiciones adversas, pueden desarrollar una elevada inestabilidad. Con la finalidad de reducir la velocidad de deterioro y estabilizar las imágenes, es indispensable su resguardo en condiciones de baja temperatura y humedad.

Conciencia yacia

Los materiales a color reciben un tratamiento de estabilización adecuado por parte del personal de la DGCS, por lo que ingresaría al AHUNAM adecuadamente resguardado y, al interior de la sección de acervo gráfico, sería necesario proveerlos de protección de segundo nivel con cajas de polipropileno inerte y condiciones atmosféricas estables y adecuadas. Considerando que el uso de película a color por parte de la DGSC se inició en el mes de mayo del año 2000, para finales del año 2001 se prevé que existe un acervo de 5 mil eventos y 180 mil imágenes negativas a color y el mismo número de imágenes positivas a color, que hace necesario un total de 84 cajas.

Fotografía blanco y negro Para los materiales negativos blanco y negro la problemática es muy similar, con la salvedad de que las condiciones de preservación son menos estrictas en cuestión de humedad relativa y temperatura; sin embargo, aun así requieren de condiciones atmosféricas estables y relativamente bajas y un muy cuidadoso control de la calidad del aire. Sumando el acervo de negativos en blanco y negro con que cuentan actualmente el AHUNAM y la DGCS encontramos que el acervo asciende a un estimado de 16 mil 175 eventos, que pueden ser resguardados en 270 cajas. En suma, el acervo de la DGCS y el AHUNAM, con negativos color y blanco y negro, que van desde 1974 a finales del presente año, ascenderá aproximadamente a 21 mil 175 eventos y 353 cajas. Actualmente la sala 6 del AHUNAM cuenta con 123 metros cuadrados de superficie y solamente un pequeño porcentaje de la misma se encuentra libre por lo que, de acuerdo con las cifras estimadas y anotadas en los párrafos anteriores, será posible albergar los materiales blanco y negro y las imágenes a color hasta el presente año, en el espacio físico disponible en la sala, sin embargo, dificultará el incremento posterior del acervo. Asimismo, es importante mencionar que aunque las condiciones ambientales de la sala de resguardo de los documentos fotográficos son estables, no proporciona los niveles y condiciones ideales que garanticen la conservación del material fotográfico a largo plazo. Para ello, es necesario contar con bóvedas específicas que provean las condiciones ideales para los materiales a color

cultura archivística

y para los materiales blanco y negro, de forma separada. Asimismo, estas bóvedas deberán albergar el acervo actual y el estimado para los próximos 15 años, cuando menos.

Propuesta de consulta, descripción y acceso El AHUNAM cuenta con un sistema de consulta automatizada, ARHISTO-UNAM, que puede definirse como un conjunto de bases de datos relacionadas, que corresponden a los diversos instrumentos descriptivos de los fondos y colecciones. Su objetivo consiste en agilizar los procedimientos de descripción, ordenación y publicación de los datos contenidos en los documentos y por consiguiente, la consulta de los grupos documentales del archivo. Este sistema permite acceder a los acervos desde una visión general e ir descendiendo hasta llegar a la descripción particular de cada una de los grupos de piezas fotográficas o bien, a partir de un dato específico, por todas y cada una de las bases que conforman el registro de grupos documentales del AHUNAM. La búsqueda de imágenes a partir de su descripción, o bien, de un rastreo por expresión booleana, es posible gracias a la homogeneización de los procesos técnicos aplicados a la documentación, entre ellos, el uso de una ficha única de descripción de documentos: FICHA ÚNICA 1. No. de ficha 2. Fecha (año, mes y día) 3. Lugar (ciudad y en su caso, país donde se emite el documento) 4. Descripción: –clase documental y/o género –título –asunto y/o tema –personajes –autor (diseñador, impresor, dibujante, productor, director, créditos) 5. Observaciones: –estado físico

Conciencia yacia

–formato –escala –técnica –color –duración –idioma –reconocimiento –características del documento fuera de lo común 6. Ubicación Archivística: –siglas del fondo –sección –serie 7. Ubicación Topográfica –unidad de instalación –expediente –documento 8. Dirección de imagen (en caso de que exista)

Se propone el uso de una ficha de este tipo por imagen, para el caso de la colección de personajes, o bien de un registro por sobre o evento, para las imágenes negativas. Actualmente la colección de retratos asciende a 6 mil 500 sobres y un aproximado de 26 mil imágenes,1 mientras que el número de imágenes a color ascenderá aproximadamente a cinco mil eventos.2 Se puede estimar la creación de 31 mil registros tan sólo para iniciar la primera fase de automatización de los materiales de la DGCS. En una segunda fase se propone realizar la descripción del resto de material blanco y negro, tanto positivos como negativos, dado que la necesidad de acceso a este tipo de materiales es menor y los requerimientos de conservación son menos inmediatos. 1 2

Considerando un promedio de cuatro imágenes por sobre. A finales del presente año.

cultura archivística

Acceso Aun contando con una ficha de descripción detallada, la consulta de materiales gráficos presenta ciertas limitaciones informativas para el usuario, dado que el universo informativo contenido en las imágenes difícilmente se cubre en la descripción y frecuentemente, el usuario requiere la consulta visual de estos materiales. Para disminuir el acceso a los documentos originales se considera indispensable acompañar las cédulas descriptivas de su respectiva imagen digital, permitiendo el acceso a las imágenes a través de una presentación en la pantalla de la unidad de consulta en el AHUNAM, de forma tal que la información pueda ser compartida y obtenida fácil y rápidamente. Con la finalidad de favorecer la conservación de los materiales fotográficos de la DGCS, se propone su integración al sistema de consulta automatizado ARHISTO-UNAM, comenzando por las imágenes de personajes y los materiales más recientes. Se propone iniciar la descripción y digitalización de la colección de personajes en positivos pues es el material que se considera será más consultado. Es importante mencionar que el banco de imágenes de personajes puede constituirse como un producto de sistema abierto, perfectible a través de su vinculación con la sociedad, principalmente universitaria, que permitirá identificar de forma precisa los personajes, o bien, corregir aquellos que se encuentren identificados erróneamente. Asimismo, se recomienda continuar con las imágenes a color dado que se encuentran actualmente en buen estado de conservación y se caracterizan por una relativa inestabilidad en condiciones atmosféricas normales; su digitalización permitirá la guarda en una bóveda adecuada y disminuirá el riesgo de deterioro por manipulación o condiciones atmosféricas desfavorables. En caso que sea posible, será ideal realizar la descripción y digitalización de los materiales blanco y negro, de forma paralela que los negativos a color. Como opciones secundarias para el uso de las imágenes digitales, es posible su inserción en internet, a través de la página web del Centro de Estudios sobre la Universidad y la elaboración de un CD/ROM que posibilitará la distribución e intercambio de información. De acuerdo al uso final de la imagen, el AHUNAM cuenta con una serie de estándares para la digitalización de imágenes, sobre los cuales se plantea la presente propuesta.

Conciencia yacia

En el caso de la colección de personajes se realizará la digitalización de cada una de las 26 mil imágenes a 600 dpi, doce bits por píxel, en formato TIFF y donde el eje mayor de la fotografía mida siete pulgadas, es decir que cada imagen ocupará 18 Mb y el total de documentos requerirán de una memoria de 457 Gb y podrán ser almacenadas en seis discos duros de 80 Gb.3 Por otro lado, para la digitalización de las imágenes negativas a color, se propone sólo un porcentaje de ellas, por ejemplo, una tercera parte de las imágenes por evento, es decir, doce imágenes por sobre y 60 mil fotografías en total, a una definición de 600 dpi, 36 bits por píxel, en formato TIFF y donde el eje mayor de la fotografía mida siete pulgadas, cada imagen ocupará 54 Mb, es decir que 60 mil imágenes requerirán de tres mil 168 Gb que podrán almacenarse en 39 discos duros de 80 Gb.4 El sistema ARHISTO cuenta con políticas definidas de respaldo de cada una de las bases de datos que incorpora y además, la misma estructura del software utilizado impide la modificación de la información contenida, por lo que en este aspecto se cubren de manera eficiente los requerimientos de seguridad y permanencia del Sistema. Asimismo, periódicamente, la Comisión de Automatización realiza el monitoreo del funcionamiento del Sistema a fin de detectar y corregir cualquier eventualidad o incorporar funciones que en la utilización del sistema se juzguen convenientes y, así, optimizar la calidad de los servicios que se ofrecen. El AHUNAM cuenta ya con la experiencia inicial de la digitalización de imágenes y con la aprobación de un proyecto (CONACyt R33061-H) para el “Desarrollo del sistema de consulta automatizada para documentos del Archivo Histórico de la UNAM”. Dicha propuesta incorpora la experiencia generada por la Comisión de Digitalización desde 1996 a la fecha y por el desarrollo del proyecto piloto para la automatización y digitalización del fondo Ezequiel A. Chávez. El proyecto de digitalización de los documentos gráficos la DGCS se constituye como un paso en los procesos de custodia, ordenación, catalogación, conservación y acceso a las imágenes, en un afán por revalorar un patrimonio fundamental que no ha sido seriamente considerado y conservar la memoria gráfica de nuestra universidad.

3 4

En un disco duro de 80 Gb es posible almacenar un aproximado de 17 mil 753.7 imágenes de este tipo. En un disco duro de 80 Gb caben cinco mil 918 imágenes a 300 dpi, 36 bits por píxel, a 5x7 pulgadas y en formato TIFF.

cultura archivística

Metodología para el desarrollo de la presente propuesta Para el desarrollo del presente proyecto es indispensable la elaboración de un acuerdo que regule las transferencias de material fotográfico de la DGCS al AHUNAM. Una vez iniciado el proceso de transferencia y con el material bajo resguardo del Archivo Histórico, se iniciarán los procesos de organización, descripción y normalización en la ficha única y la digitalización de las imágenes fotográficas con parámetros de resolución, formato y dimensiones estandarizados y se interrelacionará la base de datos textual con el banco de imágenes para permitir un acceso desde las terminales del AHUNAM e internet. Con el traslado de los materiales gráficos de la DGCS al AHUNAM, éste último adquirirá la responsabilidad absoluta de la integridad de la colección y tendrá la capacidad de decidir sobre las medidas que considere pertinentes para su manejo, administración y conservación. De forma desglosada, se propone la realización de las siguientes etapas: Elaboración de un acuerdo de traslado y resguardo entre la DGCS y AHUNAM. Traslado de las fotografías a las instalaciones del AHUNAM, acompañadas de una relación de entrega. El traslado debe ser supervisado por personal del AHUNAM. Diagnóstico del material que ingresa, donde se registre el estado de ordenación, descripción y conservación. Organización 1. Planteamiento de un esquema de organización, de acuerdo con el principio de procedencia y orden original. 2. Realización del ordenamiento físico. 3. Conteo de sobres/eventos, tiras y cuadros, con la finalidad de tener un registro detallado de la colección. 4. Signaturación de guardas de segundo y tercer nivel. 5. Descripción y captura de los eventos en la ficha única de captura. Estabilización 1. Limpieza mecánica de las tiras de negativos. 2. Colocación de guardas de primer nivel, en caso necesario. 3. Cambio de guardas de segundo nivel, en caso necesario. 4. Cambio de guardas de tercer nivel, en caso necesario. 58

Conciencia yacia

Digitalización 1. Digitalización del material fotográfico e integración con su ficha única de descripción. 2. Integración al sistema ARHISTO-UNAM. Según se puede apreciar, la metodología a desarrollar tiene el sustento sólido en el proyecto de automatización que ya hemos emprendido y los alcances van desde la puesta en práctica de los principios archivísticos hasta la forma en que la tecnología computacional puede apoyar de manera fundamental no sólo a la difusión de los acervos históricos, sino a tareas básicas del procesamiento técnico de la documentación y el acceso al mismo. Asimismo, las tareas a realizar no constituyen en forma alguna mayor problema que pueda poner en riesgo el éxito del proyecto, puesto que en gran parte mucho del aspecto metodológico ha sido ya probado en el arranque del Sistema.

Necesidades materiales Actualmente la sección de acervo gráfico cuenta con siete técnicos académicos dedicados a la organización, descripción, automatización y estabilización de los 250 mil documentos gráficos con que cuenta el AHUNAM. La transferencia del acervo fotográfico en cuestión supone el ingreso de más de 35 mil eventos en negativos blanco y negro y color, y de alrededor de 270 mil positivos blanco y negro y color, es decir de un acervo de cerca de un millón de imágenes, cuatro veces mayor que el acervo con que actualmente se cuenta. Para el procesamiento técnico de la colección fotográfica de la DGCS es fundamental contar con recursos adicionales a los actuales, que nos permitan desarrollar un trabajo de estabilización, resguardo, procesamiento técnico y manejo adecuado de colecciones. Para un mayor alcance en el presente proyecto, es indispensable el apoyo de dos archivistas y un digitalizador que permitan realizar un trabajo continuo y de calidad, así como también, dos equipos de cómputo con escáneres especializados para el tipo de material a procesar. La actividad de los archivistas se centrará en la organización del material fotográfico, en la verificación de datos, organización física y descripción de los eventos en el formato de la ficha única.

cultura archivística

Por su parte, el digitalizador se abocará a realizar la selección de un porcentaje de imágenes y la digitalización de los mismos, dentro de los estándares establecidos por el AHUNAM, finalmente el conservador se dedicará a la preservación y estabilización del material fotográfico. Las tres actividades se realizarán de forma paralela con la finalidad de lograr un avance más tangible, con resultados a corto plazo. Se estima que el proceso de organización, conservación y acceso tendrá una duración de siete años.

Conciencia yacia

David Sergio Placencia Bogarin

Archivo Hist贸rico y de Concentraci贸n del CCH de la UNAM

cultura archiv铆stica

Conciencia yacia

La necesidad de formación y planeación en los archivos de instituciones educativas

Uno de los problemas más graves que enfrentan los trabajadores documentalistas en los archivos históricos es que en las áreas administrativas los archivos de trámite generalmente son manejados por empleados con nulo conocimiento sobre administración documental; consecuentemente, la única óptica que se utiliza es la resolución del problema de la administración corriente, sin visualizar el futuro de la documentación. Esta situación ocasiona que el tratamiento a los documentos sea incorrecto. Cuántos de nosotros no nos hemos encontrado documentos con agentes de deterioro tales como durex y pegamento, además de objetos de metal que son útiles durante el periodo de trámite del documento como son las carpetas Rado, clips, grapas y, comúnmente no se vislumbra que un porcentaje de los documentos generados tienen valor histórico y son concentrados en bodegas, aun cuando éstas contengan elevados niveles de humedad o de temperatura que causan deterioro a los documentos. Por ello, creo que el problema debe afrontarse en dos etapas. En la primera, con campañas de formación del personal administrativo, es importante iniciar con cursos encaminados a las secretarias quienes comúnmente son las que se encargan de archivar la documentación, pero es imprescindible que los mismos jefes estén conscientes de la importancia de los documentos para la reconstrucción histórica para que, en primer lugar, establezcan las políticas a seguir en materia de administración de documentos y, en segundo lugar, les resulte más eficiente el manejo de sus archivos puesto que en el ámbito administrativo, éstos son importantes en la toma de decisiones; por lo que se hace imprescindible que la localización de un expediente se verifique en pocos minutos.

cultura archivística

La segunda etapa del proceso es la realización de un plan de administración documental que considere el tránsito del documento dentro de los diferentes tipos de archivos de acuerdo a la gestión administrativa: de trámite, de concentración e histórico, pues ello redundará en el ahorro de espacios, de tiempo y de dinero. Se ahorrarán espacios en cuanto se elabore un plan de descarte y depuración documental que permita eliminar documentos que nunca volverán a revisarse y que no tienen carácter testimonial, evidencial e informativo y que por lo tanto, no van a servir para reconstruir la historia; se ahorra tiempo porque cuando se concientizan los dirigentes de la institución de la importancia de tener un archivo histórico, el primer problema es que en los rescates documentales, junto con la documentación histórica rescatada, se recupera también un elevado porcentaje de documentos que no tienen ningún valor histórico, a los cuales se les invierte un tiempo considerable en la revisión para, finalmente, decidir que deben ser depurados, además de que a los administradores documentales se les paga un salario y por lo tanto, en la revisión de estos documentos obsoletos se están invirtiendo horas-hombre además de los insumos necesarios para el rescate y guarda documental.

Planeación documental Este proceso debe iniciar con la programación de los cursos a las diversas dependencias de las instituciones, y es necesario que se tome en cuenta, además de los procedimientos utilizados en cada uno de los archivos, la importancia de la valoración documental que permita comprender que la reconstrucción histórica necesita basarse en documentos, quedando siempre, perfectamente claro el problema de la explosión documental. El siguiente paso debe ser la revisión de organigramas y manuales de funciones que permita conocer en detalle cómo está conformada la institución, saber qué actividades realizan las direcciones, departamentos, etcétera, y qué tipo de documentos generan; ello debe dar la pauta para la creación de un órgano colegiado con representantes de diversas áreas de la institución, como son: en primer lugar, el personal que trabaja directamente con los documentos, puesto que son ellos los que pueden explicar la importancia de la documentación que se genera en su departamento, el plazo conveniente de guarda precaucional y su importancia; en segundo lugar, el abogado de la institución que puede plantear las limitaciones en el manejo de la diversidad documental que se está analizando, 64

Conciencia yacia

si se debe conservar con valores fiscales o legales, si se puede depurar o no, etcétera; en tercer lugar, administradores documentales que den sus puntos de vista sobre qué documentos deben ser conservados y en qué condiciones de conservación y; en cuarto lugar, historiadores que puedan realizar una valoración sobre la importancia de los documentos para las futuras generaciones. El trabajo de este órgano colegiado debe tener como resultado la creación de un manual de procedimientos que permita utilizar criterios generales dentro del área de la administración documental, y que idique por ejemplo, bajo qué condiciones se debe conservar la documentación, quién es el responsable de la documentación en cada uno de los procesos documentales, políticas de utilización y préstamo, así como las sanciones a quien incumpla estas disposiciones. Una vez creado el sistema de funcionamiento administrativo es necesario automatizarlo, lo que permitirá manejar la información en red, por lo menos los diferentes catálogos de las diversas dependencias de la institución; para ello es imprescindible la creación de una base de datos que permita clasificar y digitalizar los diversos tipos de documentos que se pretende poner a consulta, posteriormente hay que crear una red interna que permita tener acceso en primer lugar, a los documentos que maneja el departamento y en segundo lugar, a la documentación de diversos departamentos de la institución. El siguiente punto es establecer los plazos para la realización del trámite dentro del archivo administrativo, las características del préstamo documental interinstitucional, periodos de conservación documental y la creación del archivo físico en base al sistema de clasificación utilizado para la dependencia y tomando como soporte la base de datos creada para la misma, así como las fechas y necesidades para la realización de la transferencia primaria, donde deberá realizarse el descarte correspondiente y la elaboración de inventarios de la documentación que se transfiere para su guarda precaucional. La transferencia deberá realizarse en cajas que están diseñadas para el efecto, estipulando entre otros datos, el periodo de conservación documental y la tipología de documentación a conservar después de este periodo así como aquella que, previsiblemente deba ser depurada. En el archivo de concentración, es importante siempre tener espacios disponibles para el material que se integra al archivo, para ello es necesario establecer un catálogo de disposición documental en el cual se estipulen los plazos y fechas de depuración y transferencia secundaria; para los casos de depuración, se deberá dar aviso al archivo de trámite por medio de un listado en el cual se pormenorice cuál es la documentación que se depurará, esto para que, en caso de existir

cultura archivística

algún inconveniente, se solicite por escrito la extensión del periodo precaucional de algún documento y si no, la aprobación para que se realice la depuración. En el caso de la transferencia secundaria, es importante ponerse de acuerdo con los empleados del archivo histórico para establecer la fecha en que habrá de realizarse ya que es importante dar cabida a la documentación e incorporar a la base de datos la relación de los documentos que se están integrando. Los miembros del archivo histórico deben acordar las fechas de recepción de documentación que se vaya a integrar a sus acervos, esto para preparar los espacios en que se alojará la documentación y para que el personal reciba y coteje el material que se especifica en las relaciones de traslado con el material que se está recibiendo. Es importante además que se prevenga la dependencia receptora para la fumigación inmediata de los materiales ya que es necesario cerciorarse de que los fondos documentales entren al archivo sin ningún problema de plagas. Los siguientes procesos son la organización y la descripción, que permitirán asignar a los documentos su lugar adecuado en donde reposarán definitivamente y se dará consulta con fines culturales. Se debe también sistematizar la información dentro del programa computacional que se haya elegido y proceder a la formación de guías para esa consulta. Los archivos históricos son importantes para la conservación de la memoria histórica, por ello, el propósito es facilitar su consulta pues de otra forma, no estarían cumpliendo con ese objetivo fundamental de brindar información. Luego entonces, se debe incentivar la investigación ya que esa es una de las formas que se tienen para trascender y, por tratarse de instituciones universitarias, es necesario encontrar los mecanismos para que los estudiantes investiguen temas relacionados con nuestra institución, lo cual enriquecerá el conocimiento correspondiente y a su vez propiciará una toma de conciencia en el alumno para entender mejor la importancia de los documentos y por tanto, de la institución. Se deben establecer las fechas para las fumigaciones preventivas que permitan que el material se mantenga libre de microorganismos y de insectos. Este proceso redundará en un mejor aprovechamiento de los recursos, del personal, del tiempo y permitirá además conservar en mejores condiciones la documentación.

Conciencia yacia

La experiencia del Archivo Histórico y de Concentración del CCH La creación del Archivo Histórico y de Concentración del CCH se formalizó en noviembre de 1999 atendiendo a las inquietudes de conservación histórica y documental de la dirección del Colegio de Ciencias y Humanidades. En el local asignado para el archivo estaban ya concentrados los documentos de servicios estudiantiles; la primera tarea fue solicitar los organigramas del CCH, debido a que con el material mencionado se encontraban también cajas que procedían de diversas dependencias, y para poder clasificar los documentos conforme al principio de procedencia, era necesario conocer la estructura orgánica y las funciones que realizaba cada uno de los departamentos de la institución. Afortunadamente, la documentación perteneciente a servicios estudiantiles estaba clasificada conforme a los diversos planteles y de acuerdo con las actividades que estos realizan y los tipos documentales que a partir de ellos se producen, tales como ingresos por plantel y generación, historias académicas, actas de exámenes ordinarios, actas de exámenes extraordinarios, etcétera. La maestra Gloria Carreño impartió un curso sobre archivo de trámite a secretarias y funcionarios de la Unidad de la Dirección General del Ciclo del Bachillerato, con la finalidad de proporcionar la formación que se pretende que tengan todas aquellas personas que trabajan con archivos, además de homogeneizar criterios de clasificación. Existía además documentación concentrada en otros dos edificios: el de la Dirección General del CCH y en la imprenta, por lo que se tuvo que realizar sendos rescates documentales. El primero fue el de la Dirección General donde se encontró documentación referente a Dirección, Secretaría Académica, Secretaría Administrativa, Personal, Opciones Técnicas, etcétera. Durante este rescate se realizó una depuración primaria, en la cual se incluyeron vales de gasolina, boletos para teatros, notas, etcétera; se realizó también un listado del material a depurar para su aprobación por las autoridades del CCH y así pudiera ser enviado al Programa Universitario del Medio Ambiente. Se creó el Comité Técnico del Archivo Histórico y de Concentración integrado por la licenciada Emma Morones Estrada en su carácter de funcionaria de la Dirección General; el señor Héctor Fabre Cuevas como encargado del Archivo del Consejo Técnico; la licenciada María de la Luz Reyes Morales representando al Archivo de Asuntos Escolares; la maestra Gloria Carreño y el 67

cultura archivística

maestro David Placencia, encargados del Archivo Histórico; el biólogo Manuel Martínez Peláez en su carácter de especialista en historia del CCH y de la UNAM; y el licenciado Francisco Cadena Islas como asesor legal, éste comité deberá reunirse para realizar el Manual de procedimientos y térmi-

nos de vigencia de la documentación de la fase administrativa. Tuvimos la oportunidad de contar con horas de trabajo práctico de alumnas de la opción técnica Sistemas para el Manejo de Información Documental; a ellas en primer lugar, se les impartieron cursos sobre administración de documentos con la intención de que entendieran perfectamente bien cuáles eran los principios de clasificación utilizados dentro del archivo. Esta labor se fue realizando al mismo tiempo que se clasificó la parte correspondiente al archivo de Servicios Estudiantiles, se elaboraron además inventarios tomando como base cada uno de los planteles del Colegio de Ciencias y Humanidades, posteriormente se capturó esta información en una base de datos con la intención de que la búsqueda se pudiera realizar eficientemente, por lo tanto, se obtuvo un primer inventario dentro de un dispositivo electrónico. Posteriormente se trasladó el archivo que estaba concentrado en la imprenta universitaria al edificio de la Dirección General, ello se debió a que en el local que ocupa el Archivo Histórico y de Concentración ya no existe espacio para reunir más documentación, por la misma razón se ha solicitado la resolución del problema del espacio, para lo cual se planea la adquisición de una nave más, como la que ocupa actualmente el archivo. Los documentos concentrados serán revisados en el edificio descrito, en el cual se realizará una depuración avalada por las autoridades del Colegio, con la intención de no ocasionar problemas de explosión documental. Actualmente el trabajo de clasificación e inventario se está enfocando en la documentación de la Unidad Administrativa del Ciclo del Bachillerato, en las secciones de Dirección General, Secretaría Académica, Secretaría Administrativa, Personal, Opciones Técnicas, Unidad Académica, Secretaría General y Departamento de Actividades Editoriales; se tiene un avance de levantamiento, de limpieza e inventarios de 40 por ciento y en todos los casos, se está respetando el principio de procedencia y cuando es posible también el de orden original.

Conciencia yacia

Planes de trabajo El siguiente paso será una reunión con los secretarios de área, para saber con exactitud qué tipo de documentos se manejan en las áreas que representan, la importancia de éstos, el plazo de conservación documental, qué tipo de documentos consideran que se pueden depurar y cuáles se deben conservar en el archivo histórico. Una vez que se haya realizado esta labor, deberemos reunirnos con los otros integrantes del Comité Técnico para realizar el manual de procedimientos, ello nos permitirá que los alumnos de servicio social o de horas prácticas puedan clasificar más fácilmente la documentación y depurar la tipología documental que se considere sin valores suficientes. Una vez que se realice el manual de procedimientos, tendremos que programar cursos para los empleados que manejan los archivos del CCH, además de entregarles ejemplares del manual con la intención de que desde su origen la documentación sea clasificada conforme a los principios generales aprobados por el Comité Técnico, que su manejo sea más eficiente y que las transferencias documentales sean más ordenadas, que requieran menos tiempo y de menor espacio. Debido a la cantidad de documentación que conserva el archivo, debemos reclutar alumnos para que nos auxilien en los trabajos de clasificación y catalogación de los fondos documentales, para ello, será imprescindible explicarles los criterios generales que se están utilizando en el archivo y revisar el manual de procedimientos, con la intención de que la documentación se clasifique conforme a los principios de procedencia y orden original. Para tener integrados los diferentes acervos documentales en el local del archivo, deberemos realizar el rescate documental del acervo proveniente de la imprenta, que se depositó en el edificio de la Dirección General, depurando ahí mismo la documentación que el manual estipule que no deba guardarse con carácter precautorio o histórico, realizando el listado correspondiente, para que sea aprobada la depuración. Una vez que todos los acervos que conformarán al Archivo Histórico y de Concentración se encuentren resguardados en la sede del archivo, deberá clasificarse y catalogarse la documentación, para continuar con la realización de las guías respectivas que permitan la fácil consulta de la documentación, éstas además deberán de sistematizarse en catálogos electrónicos y ponerlos en la red de la Universidad Nacional Autónoma de México.

cultura archivística

El siguiente objetivo deberá ser la creación de un centro de estudios sobre el Colegio de Ciencias y Humanidades que se encargue de difundir la historia de la institución para, de esta forma, crear un programa editorial y ofrecer cursos y seminarios para alumnos del Colegio, donde se explique qué es el archivo, con qué tipo de documentación cuenta, cuáles son sus publicaciones e invitarlos a hacer uso de la documentación del Colegio. Todo ello debe redundar en un más eficiente manejo de los acervos documentales, una más rápida toma de decisiones, un mayor conocimiento del Colegio, la difusión de la importancia que ha tenido el CCH durante sus 31 años de existencia y la formación teórica y práctica de los encargados de los archivos de la institución.

Conciencia yacia

Walter Fernando Vallejo Romero

Maestro en ciencias de la educaci贸n y subjefe del Archivo Hist贸rico Universitario de la BUAP

cultura archiv铆stica

Conciencia yacia

Los procesos de investigación en los archivos históricos universitarios

Los archivos históricos universitarios, como todos los archivos históricos de cualquier lugar del mundo, corren siempre el riesgo de convertirse en simples archivos muertos, sin vinculación con las actividades de sus instituciones, sin trascendencia sobre el quehacer universitario y, sobre todo,

sin incidencia sobre la planeación y diseño del futuro institucional y, mucho menos, sobre los procesos de transformación del entorno social en los que se encuentran inmersos. Los archivos históricos, siendo los lugares en que se conserva el patrimonio documental de las instituciones, constituyen los ámbitos institucionales más olvidados y permanecen como recintos reservados para que, en el mejor de los casos, unos pocos investigadores o algunos funcionarios de la institución a la que pertenecen consulten esporádicamente sus acervos. Quienes han oído hablar de estos espacios tienen, en su mayoría, la idea de que se trata de almacenes de papeles

viejos o de salas en las que, si acaso ocurre algo, sesudos eruditos se afanan por desentrañar enigmáticas informaciones. En los tiempos actuales, en los que la globalización amenaza con desaparecer cualquier vestigio nacionalista o patriótico en los pueblos menos desarrollados, uno de los blancos principales a destruir es la historia de estos pueblos, misma que se pretende desaparecer, reinterpretar a conveniencia de los poderosos y reducir a su mínima expresión. Quienes procuran esto saben perfectamente que un adecuado conocimiento de la historia es capaz de proporcionar a estas naciones orgullo de su pasado, conciencia de su presente y perspectiva de un futuro, en el que les sería posible vislumbrar horizontes más luminosos.

cultura archivística

Por otro lado, en el ámbito nacional, una de las tendencias más destacadas de los gobiernos actuales, en el campo de la educación, es la de menospreciar a la universidad pública, arguyendo que se encuentra desfasada de los tiempos. Esta postura, en los hechos, no es sino una justificación tendiente a respaldar a las universidades privadas, a las que se les conceden toda clase de privilegios, ya que a ellas sí se les considera instituciones de excelencia. Esta tendencia marcha a contrapunto con el desprecio a la formación humanística, a la que se concibe como un lastre o rémora, por lo cual ha sido borrada de los programas universitarios para privilegiar a las profesiones vinculadas al campo de la tecnología. Frente a este tipo de concesiones, se torna preciso reivindicar a la historia como el instrumento que permite reforzar el orgullo nacionalista, el ansia de soberanía sobre nuestras propias tierras y recursos y la lucha por la verdadera independencia cultural, política y económica de nuestra nación. En un país como el nuestro, en el que, aparte del sometimiento económico común a todos los países clasificados como en vías de desarrollo, tenemos la influencia cultural a que nos obliga una inmensa frontera con la potencia imperialista más poderosa del mundo, la defensa de la soberanía cultural pasa necesariamente por el rescate de la historia, tanto en el nivel macro, nacional, como en el nivel micro, institucional. Es éste uno de los ámbitos en los que la labor de los archivos históricos cobra importancia primordial. Eliminar los prejuicios que existen acerca del funcionamiento de los archivos históricos, en general, y universitarios, en particular, se convierte en una necesidad de primer orden, como medida indispensable para el rescate del perfil histórico que tenemos como nación y como instituciones de educación media superior y superior. Los archivos históricos juegan, y deben seguir jugando, un papel fundamental en la recopilación, clasificación y preservación del patrimonio histórico nacional e institucional pero, aparte de estas tareas, debe destacarse también la de realizar una efectiva difusión histórica de las instituciones a las que pertenecen, ubicadas dentro de su entorno social y regional, deben convertirse, en el mediano plazo, en verdaderos centros de investigación histórica, con personal altamente calificado en el terreno de la investigación científico social.

Conciencia yacia

Otro aspecto poco explorado referente a los archivos es el relativo al papel que deben jugar en la defensa y promoción de los derechos del ciudadano: La mayoría de los países del mundo cuentan con leyes democráticas que aseguran el derecho de los ciudadanos de acceder a los documentos históricos, pero existe una gran distancia entre la teoría y la práctica. En el Congreso Nacional de Archivos de Washington de 1966, por primera vez se proclamó solemnemente la libertad de acceso, a nivel mundial, a los archivos. Hoy, la mayor parte de las legislaciones modernas admiten este acceso, al menos en teoría. La cuestión que entonces se plantea es: libertad de acceso ¿para hacer qué? Los historiadores y los investigadores tienen el deber de la objetividad, lo que les hace distanciarse de la historia de los meros acontecimientos para volcarse hacia los grupos sociales marginados y las temáticas de la nueva historia. Paralelamente, han surgido los archivos especializados, que agrupan documentos relativos al movimiento obrero y los derechos de las mujeres, por citar algunos ejemplos. Aquí cabría mencionar el ejemplo de los archivos de las comisiones obreras de España. Es dentro de este marco de especialización en el que se ubican los archivos históricos de las universidades. ¿Qué se descubriría, por ejemplo, si existiese libre acceso a todos los archivos, universitarios y extrauniversitarios, que contienen documentos relativos al movimiento estudiantil de 1968?, ¿por qué se sigue ocultando la información existente al respecto? Aquí la labor del personal de los archivos universitarios se conjuga con la de los periodistas, los investigadores, los historiadores, las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, los partidos políticos y los ciudadanos interesados en la difusión de hechos poco conocidos, para el avance del derecho a la información. Los periodistas son, junto con los historiadores, los primeros beneficiarios de la apertura de archivos a la investigación. No se puede olvidar el papel de la prensa en las encuestas sobre los derechos lesionados de los ciudadanos a condición, entiéndase bien, de no confundir el oficio de periodista con el de publicista o propagandista. Existe ahí una obligación semejante al deber de objetividad asumido por los historiadores. Por lo que se refiere al simple ciudadano y a la defensa de los derechos personales, está comprobado que en la mayor parte de los países occidentales se han otorgado leyes de transpa-

rencia, y que las demandas que a continuación se han planteado han sido introducidas en la mayor

cultura archivística

parte de los casos por los ciudadanos o por los abogados que los representan. Esto no impide la existencia de un flujo jurídico que libre al público de la arbitrariedad de las autoridades políticas y administrativas y que depende de las condiciones sociales y políticas. El archivista asume ahí un papel de mediador, pero un mediador que interviene ante los historiadores, los periodistas, los investigadores y los ciudadanos y que tiene una responsabilidad considerable. El archivista no es simplemente un empleado más de las instituciones, y debe asumir una ética social liberada de toda presión. De ello depende en buena medida el futuro de la democracia. La información es un factor de cambio y en su misión cultural administrativa y científica, el archivista debe, en adelante, jugar un papel social cada vez más ampliamente desarrollado. La labor de los archivos históricos, por lo tanto, no debe agotarse en la preservación del patrimonio y en la investigación que su personal realiza. En el ámbito del derecho a la información, su tarea puede ser sumamente amplia. Los archivos deben dejar de ser espacios reservados y recónditos para abrirse a la sociedad, ofreciéndole la riqueza de la información que en ellos se preserva. Así, organizaciones de derechos humanos, grupos ecologistas, partidos políticos, toda clase de organizaciones, investigadores de otras instituciones, estudiantes de todas las disciplinas, debemos convertirnos en asiduos buscadores de la información que en los archivos existe, tanto de la referente al pasado reciente como la que corresponde a épocas anteriores. Aquí cabe recordar los conceptos de Milán Kundera cuando afirma que “la lucha contra las injusticias del poder no es otra cosa que la lucha de la memoria contra el olvido”. Antes de concluir el presente trabajo, considero necesario formular la siguiente propuesta: Tomando en cuenta que la investigación histórica y la función social de los archivistas no puede desarrollarse como simple consecuencia de las buenas intenciones, es necesario que quienes las realizan se encuentren sólidamente preparados en el terreno de la investigación científico social. Para ello, me permito proponer que se adopte el compromiso de organizar un Seminario Interinstitucional de Investigación en Archivos Históricos, con sede rotativa, con asistencia también rotativa del personal de los archivos universitarios y con un programa de preparación que, elaborado de común acuerdo, sea impartido por especialistas en la materia.

Conciencia yacia

La idea central de esta propuesta es la de convertir los archivos históricos universitarios en entidades vivas, insertas en la actividad cotidiana de sus respectivas instituciones, como centros de investigación y divulgación históricas y con personal altamente calificado para el mejor desempeño de dos de las funciones sustantivas de la universidad como lo son la investigación y la extensión y difusión de la cultura.

cultura archivística

Conciencia yacia

Alma Leticia Gómez Gómez Gustavo Villanueva Bazán

Técnico académico del Archivo Histórico de la UNAM

Jefe de Procesos Técnicos del Archivo Histórico de la UNAM

cultura archivística

Conciencia yacia

Los archivos y la investigación histórica

Introducción Cuando hablamos de archivos y de investigación histórica, es muy común que pensemos en aquellos graneros de la historia de que hablaba Marc Bloch. Pensamos inmediatamente en la utilidad que para la historia tienen los documentos. Pensamos además en la gran variedad de temas que se pueden investigar con base en los documentos que conforman los archivos, en las investigaciones que a partir de éstos pueden ser sustentadas dándoles un cariz de seriedad y de profesionalismo. Estos son algunos de los lugares comunes a los que se llega cuando no se tienen claramente establecidos los criterios que deben regir la profesión archivística. Cuando se plantea el archivo solamente como un aporte para la historia, como el lugar que contiene los documentos que requiere el historiador para su trabajo, hacemos nuestra la visión que contempla al archivo fundamentalmente como un servicio, es decir, como una forma de tener a punto la información para el científico solicitante. De esta manera será necesario analizar la verdadera y principal función de los archivos como tales, es decir, como grupos documentales que se organizan bajo criterios no establecidos de manera arbitraria, sino impuestos por ciertas características de procedencia y de orden que, de forma natural les otorga su lugar dentro del conjunto y su importancia en tanto forman parte del mismo y están en estrecha relación entre sí. Esta primera definición nos llevaría, de entrada, a estar en desacuerdo con aquella visión del archivo que establece como su función esencial el servicio y no la organización de los documentos. Y esto, que pudiera parecer irrelevante, trae consigo, mirándolo bien, una serie de elementos que le dan su fisonomía a la archivística.

cultura archivística

La metodología para la organización de documentos, por ejemplo, pudiera variar de manera exagerada si es que no nos ponemos de acuerdo en el para qué de los archivos y por tanto, de la archivística. Si hablamos del servicio como respuesta, los métodos de organización podrán variar siempre y cuando nos lleven a la consecución del objetivo que será tener siempre a punto el documento para su utilización por parte de otros. Esta misma visión podría crear también, la tentación de buscar, de alguna manera, no siempre muy visible, la comercialización de nuestros documentos. No estamos hablando de ese lucro indignante y delictivo por supuesto; hablamos de esa pretensión muy común de crear, sin planeación alguna, productos que pueden comercializarse y, de alguna manera, satisfacer ciertas demandas de nuestros investigadores históricos. Tal es el caso, muy socorrido en la actualidad, de la elaboración de discos compactos con muestreos documentales, como si el acervo fuera solamente eso, una muestra de testimonios sin estructura interna.

Relación archivo-usuario Otro elemento a considerar dentro del análisis del tema archivos e investigación sería el de la relación archivo-documento-usuario en el cual, dentro de una visión inmediatista de servicio, el archivo se convierte solamente en repositorio, en intermediario entre el investigador y el documento que, a fin de cuentas es el que contiene los datos de interés para éste y para la historia. El archivo entonces, y los archivistas por supuesto, deberán realizar de manera urgente, inmediata, las acciones correspondientes para facilitar el acceso a los documentos; la elaboración de guías, inventarios, catálogos, índices, en fin, todo aquello que permita tener a la mano lo necesario para el quehacer histórico. Existen múltiples ejemplos de colecciones que han sido formadas de manera temática, a veces por los mismos historiadores, para satisfacer una demanda específica de información, sin tomar en cuenta que los documentos conllevan un orden natural que debe respetarse como parte esencial del trabajo archivístico y que, al desvincular un documento de sus demás correspondientes, estamos formando colecciones que poco o nada tienen que ver con ese conjunto orgánico que es el archivo. Otra manera, un tanto distinta, de concebir las funciones del archivo y aún más al archivo mismo, tiene que ver con la forma en que sus elementos se disponen para conformar un todo 82

Conciencia yacia

orgánico y esto a su vez, en la archivística, se identifica con uno —si no el fundamental— de sus principios, el del respeto a la procedencia y al orden original en los archivos. Si pensamos en el archivo de esa manera, tendremos que planear nuestra acciones con base en ese principio archivístico fundamental por lo que, la organización se convierte en la esencia misma de la actividad, y entonces el servicio, que estamos conscientes es lo que justifica muchas veces nuestro papel en la sociedad, será una consecuencia lógica de nuestro trabajo. Además, y esto tal vez sea lo más relevante para la investigación histórica, cuando la descripción se contempla como un proceso relacionado con la organización, acorde con las normas establecidas y con los principios archivísticos, ofrece no solamente la ventaja del dato o del documento aislado, sino la posibilidad del acercamiento a las series, es decir, al conjunto orgánico, no solamente de los documentos, sino además, de las relaciones que entre éstos se establecen; así, el contexto archivístico, institucional, estructural, en una palabra, orgánico, se puede apreciar solamente en las descripciones netamente archivísticas. De esta manera, es necesario seguir ponderando al inventario como la forma descriptiva más acorde con las necesidades y la esencia misma de los archivos. El inventario al describir series, otorga a la documentación ese contexto necesario para la cabal comprensión de todos y cada uno de los elementos que integran al archivo, entendido como conjunto, como agrupación orgánica y no solamente como un agregado de documentos sin relación entre sí. El inventario mismo es el contexto, es la historia de la institución que ha producido el archivo dice Elio Lodolini, refiriéndose principalmente a la introducción o prólogo que a decir de este autor, es el “estudio que indica las competencias, las estructuras, el modo de funcionamiento, la evolución de la institución que ha producido el material documental descrito en el inventario y, por tanto, el modo según el cual el material mismo está ordenado”.1 Esta tarea de elaborar los inventarios con su correspondiente introducción o prólogo constituye una parte fundamental de las tareas del archivista que debe ser vista desde otra perspectiva y no solamente de la utilización del archivo por parte de los usuarios investigadores. La elaboración 1

Lodolini, Elio, Archivística. Principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, pp. 212-213.

cultura archivística

de inventarios implica el desarrollo de una serie de procesos que tienen que ver con la forma en que se construye o reconstruye ese orden originario mediante la clasificación y la ordenación, y con la forma de describir los conjuntos archivísticos emanados de esa organización y que dan fusión a los elementos orgánico funcionales de la entidad productora o recopiladora de los documentos del archivo. Cuando pensamos sobre todo en las tareas de reconstrucción de un orden originario debemos pensar, necesariamente, en una tarea histórica, en una forma de investigación que requiere poner en la mesa todos los datos que aporten elementos para el conocimiento de la institución en sus diversos aspectos: estructural, funcional, de su organización interna, sus procedimientos y competencias, de su normatividad, y, por supuesto lo referente a las variaciones que ha sufrido la institución a lo largo del tiempo, es decir, su desarrollo temporal, histórico. Tal vez con esta posición ante los planteamientos archivísticos estaríamos resucitando la vieja polémica que se dio en Europa, desde finales del siglo XIX hasta los inicios del XX, acerca de si las tareas del archivista se limitaban a la organización y a la descripción de los documentos o debían extenderse a las del historiador y de hecho, ser él mismo un historiador no sólo porque siga una metodología acorde con la utilizada por la historia, sino porque el trabajo archivístico es, en sí, un aporte histórico que debe quedar plasmado en textos que den noticia de la institución a lo largo de su estructura organizacional y de su periodización cronológica. Concluyendo en este aspecto, tendremos que dejar para la discusión el papel que como archivistas debemos adoptar ante las exigencias de la sociedad pero, sobre todo, ante las exigencias que la misma ciencia o disciplina nos vaya señalando como parte de su desarrollo y evolución.

Relación archivo-historia Siguiendo con las líneas anteriores, quisiéramos continuar sustentando nuestras ideas al respecto y recalcar algunos de los aspectos que consideramos esenciales del concepto de archivo y su relación con la investigación histórica. Los documentos no surgen de la nada, no surgen como una actitud espontánea de uno o varios personajes, sino que son parte de un contexto determinado, de una serie de actitudes que se van ligando entre sí para dar sentido a una acción o a un fenómeno social que a su vez es parte de 84

Conciencia yacia

otro contexto más amplio y que produce acciones mayores, tal vez procesos decisivos para la sociedad en que se desarrollan. El individuo aislado no hace necesariamente historia, ésta es el conjunto de acciones y de procesos desarrollados por la totalidad de los individuos que forman una sociedad específica. Ese conjunto de individuos, de sociedades humanas, se relacionan entre sí a través de la transmisión de datos y de informaciones, de códigos específicos que se combinan para dar sentido a la convivencia y por tanto a los objetivos de la vida en sociedad. A su vez, esa transmisión de contenidos y de información se manifiesta ya sea de manera oral o en su caso, escrita, y esa manifestación, si se asienta en algún soporte material, queda plasmada en lo que conocemos todos como documentos, siendo de esta manera entendido el documento, como la manifestación de las relaciones entre los individuos, plasmada en un soporte material que contiene la información necesaria para la vinculación de los mismos. Debemos tener en cuenta que los documentos requieren de un contexto, y no solamente de ese contexto histórico que los envuelve en una serie de procesos para entender la importancia de su papel en el conocimiento retrospectivo, sino también del contexto archivístico, es decir, de la forma en que se van relacionando entre sí de una manera natural, como productos de acciones administrativas determinadas y, a partir de las mismas, crean una estructura en la que cada uno de sus componentes adquiere un sentido en tanto se relaciona con los demás y el conjunto adquiere su valor total a partir de la conjunción de esos elementos. Esa visión estructural del archivo es necesaria y forzosa cuando hablamos de la importancia de los archivos para el conocimiento de las instituciones y cuando lo relacionamos con una visión semejante a los procesos históricos, es decir una visión según la cual los sucesos se presentan y organizan estructuralmente. Caro Baroja explica la visión estructural de la historia de la siguiente manera: “...con independencia del origen de los elementos que lo constituyen (a los sucesos) se les da una forma bastante clara y perceptible, que es a lo que podemos llamar ‘estructura’... Algo que tiene que ver con la posición que cada elemento tiene en relación con otro y que hace que presente el conjunto una especie de fisonomía definida”.2 Eso mismo podríamos decir de los archivos. 2

Caro Baroja, Julio, Reflexiones nuevas sobre viejos temas, Madrid, Ediciones Istmo, 1990, p. 49.

cultura archivística

Por lo tanto, si no podemos hablar de los individuos aislados como hacedores de la historia, por lo mismo, tampoco podemos hacerlo de los documentos sueltos como componentes de un archivo que, entendido de esa manera, contienen información relevante y más aún, porque no solamente se trata de la información o de la suma de informaciones contenidas en cada uno de los documentos que lo conforman sino que ofrece, además, el conocimiento emanado de las relaciones estructurales que entre sí tienen los documentos, y que por sí mismas son capaces de desglosar una serie de datos acerca de las instituciones, datos que no se leen necesariamente en los documentos. Otro elemento característico que acerca el trabajo archivístico con el histórico es el de la periodización, de la ubicación temporal de los documentos y de su desarrollo a lo largo del tiempo. Jacques Derrida en su obra Mal de archivo 3 distingue de entrada, etimológicamente, dos aspectos fundamentales de la palabra archivo, que persisten en el concepto: Comienzo y mandato. Al primero de ellos quisiéramos dedicar algunos minutos de la presentación ya que lo consideramos también un elemento relevante para el entendimiento del concepto de archivo y de su importancia en la vida institucional. Y es que el hablar de archivo como comienzo, como principio, plantea necesariamente la posibilidad de un origen, de un momento, de un espacio temporal que requiere para un cabal entendimiento a través del tiempo, una secuencia, una serie de momentos posteriores al origen que dan sentido total al proceso de creación y acumulación documental. Y como en todo proceso, para su mejor entendimiento, se requiere de una periodización, de una división en etapas, en edades, que ayuden a entender de mejor forma el papel que juegan los documentos en cada una de ellas y, finalmente, en el proceso de la información. De esta manera, el archivo se concibe como un conjunto de documentos en una sucesión de etapas, de momentos que le dan ciertas características y prolongan su valor a lo largo de las mismas. Los documentos así, tienen varias etapas que definen su función específica y su valor ante las instituciones y la sociedad y dan origen a determinado tipo de archivos.

Mal de archivo, una impresión freudiana, Madrid, Editorial Trotta, 1997, p. 9 y ss.

Conciencia yacia

Para el caso que nos ocupa, diremos que los archivos históricos o permanentes son una especie de resumen de ese proceso espacial y temporal en tanto guardan la memoria de las estructuras en tiempo y en forma, es decir, en una visión global entre el tiempo, el espacio y la forma en que los conjuntos se estructuran. De esta manera, y retomando la polémica acerca de la funcionalidad de los archivos, consideramos que más allá de ésta, y de la utilidad evidente que para las instituciones tienen, es preciso hacer algunos señalamientos que intenten ir un poco más allá y esto, a nuestro juicio, tiene que ver más con el método que con el objetivo. Un método que se puede y debe aplicar no sólo en la concepción del archivo sino también para su tratamiento y aún más, su puesta en servicio y su difusión. El archivo ha sido objeto de diversas formas tradicionales de concepción y tratamiento. Se ha ligado generalmente su existencia a otros grupos y conjuntos documentales como las bibliotecas principalmente, las hemerotecas, los museos, las fototecas, las colecciones documentales y actualmente con las bases de datos por señalar algunos. Sin embargo, los archivos se han venido independizando tanto en el aspecto físico y material como en el conceptual y esto tiene mucho que ver con la forma en que se estructura la información y con el sentido de originalidad natural que resuelve su acumulación. Para el tratamiento de los archivos (y nos referimos ya concretamente a los históricos), en cuanto a su organización, que tiene una importancia mayor que la difusión como aspecto esencial, es necesario pensar en la actividad archivística como una ciencia que plantea la necesidad de mantener un orden originario o en su caso, de reconstruirlo cuando se haya perdido por cualquier razón. Esto trae consigo una serie de planteamientos metodológicos que van desde la identificación de los aspectos contextuales y físicos de los documentos, hasta la propuesta de seriación de los mismos en tanto las series, como unidades archivísticas, son producto de relaciones, jerarquías, influencias, recortes, límites, reanudaciones, olvidos, repeticiones, en fin, significaciones de conjunto que son por eso mismo, susceptibles de establecerse en series documentales que a su vez reflejan esa serie de series de que nos habla Foucault en su Arqueología del saber.4

México, Siglo XXI Editores, 1997, p. 4 y ss.

cultura archivística

Se trata, no solamente de analizar el documento en su contenido explícito o sea, no hacer su interpretación a partir únicamente de lo que leemos en el lenguaje establecido; tampoco se trata solamente de determinar su validez sino —continuando con Foucault cuando se refiriere a la historia—, “trabajarlo desde el interior y elaborarlo” así como de organizarlo, distribuirlo, ordenarlo, repartirlo en niveles, establecer series, distinguir lo que es pertinente de lo que no lo es, de definir unidades, de describir relaciones.5 Y en ese mismo sentido, “el documento —dice este autor— no es el instrumento afortunado de una historia que fuese en sí misma y con pleno derecho memoria; la historia es cierta manera —para una sociedad— de dar estatuto y elaboración a una masa de documentos de la que no se separa”.6 ¿Acaso no pensamos eso del archivo? En este mismo sentido, la archivística puede ser considerada como una arqueología de los archivos, de los documentos, una búsqueda de la necesaria reconstitución del sentido natural y original que tuvieron los documentos y a partir de esto plantear la importancia de constituir series, definir sus elementos y fijar sus límites; disponer las relaciones que les dan sentido y unidad y establecer el tipo de relaciones con las otras series del archivo a fin de formar esas series de series de que nos habla Foucault o en su caso, cuadros que reflejen los diversos estratos, las cronologías, las jerarquías, las relaciones entre las diversas unidades, etcétera, etcétera. Esta idea hace de los archivistas, principalmente los especializados en archivos históricos, productores de conocimiento en tanto la archivística implica un producto para la historia de las entidades que crean los documentos y por tanto, los archivos. Es así que el archivista, el profesional de los archivos, tiene a su cargo la importante misión de dar coherencia a las fuentes documentales, de restablecer las relaciones estructurales con que nacen los documentos, de reconstruir el pasado de las instituciones a través del conjunto de esas fuentes testimoniales y por fin, como una consecuencia natural, buscar la posibilidad de socializar el contenido informativo de cada una de las piezas que conforman los archivos pero dentro del conjunto que éstos mismos representan. Concluiremos recalcando la necesidad de acercarnos a ciertas instrumentaciones teóricas y metodológicas que identifican al archivo con la historia, al archivista con el historiador, al grado 5 6

Ibid, pp. 9-10. Ibidem.

Conciencia yacia

que podríamos decir que entre éstos existe una relación simbiótica, en tanto que ambos sacan provecho de una vida en común que entre ellos se desarrolla. La historia y los archivos son así, elementos que se interrelacionan, que se necesitan para poder ser, para lograr los objetivos que caracterizan a estas actividades, para contribuir de mejor manera, en el conocimiento de las sociedades humanas. Así, los archivos y la historia, cada uno frente a su papel dentro del saber histórico, representan la posibilidad de un conocimiento mucho más amplio del desarrollo humano a través del tiempo, de las capacidades humanas de crear, de transformar y por supuesto, de dejar testimonio de esas capacidades.

cultura archivística

Conciencia yacia

Vanessa Veintemilla Minaya

Archivera de la Pontificia Universidad Católica de Perú

cultura archivística

Conciencia yacia

El archivero universitario: una vocación con formación

Desde que nacemos, e incluso antes de nacer, ya generamos documentos y crecemos en medio de ellos reflejando nuestra vida en sociedad; documentos importantes con los cuales asumimos derechos y obligaciones, por ejemplo: la partida de nacimiento, la partida de bautizo, las libretas de notas, las boletas de pago, etcétera. Y sigue nuestra vida… y con ella nuestra creciente producción documental, documentos que en principio deberán mantener una organización que permita su adecuado uso. Ya con el tiempo, esta actividad innata de archivar —diría mejor, esta fatal actividad de archivar—, evidencia la necesidad de adquirir criterios archivísticos, y vamos encajando en el perfil del archivero, decidiéndonos a seguir esta profesión, ya no sólo por vocación, que es muy importante, sino que ya nos preocupamos por una formación, dándonos cuenta de que no nos equivocamos; pero cómo equivocarnos si hacemos esto con nuestros documentos diariamente, ¿verdad? La vocación es un proceso interno que orienta al individuo a elegir una profesión u ocupación; la elección es una decisión personal en la que interviene la conciencia y la voluntad. Elegir, pues, la carrera archivística requiere, esencialmente, en un plano ideal, una vocación, vocación clara para servir a los demás. Este llamado interno —la vocación— es uno de los ejes más importantes para nuestro desarrollo en el campo de los archivos, pues muchas veces no obtenemos el reconocimiento que se merece como toda carrera profesional y hay necesidad de superar ese mal trance; es también la vocación la que nos llevará y animará a hacer, crear e innovar los trabajos archivísticos más interesantes y poder difundirlos por tan sólo el hecho de acercar a las personas a conocer su pasado, su historia, su vida.

cultura archivística

Ser archivero, en el mejor de los casos, es sinónimo de orden, limpieza, responsabilidad, honradez, respeto al derecho y, sin faltar a la verdad somos eso y mucho más. En el peor de los casos, hay una tremenda confusión basada principalmente en la ignorancia. Es difícil seguir esta carrera si no tenemos vocación; éste es un trabajo que requiere, en primer lugar, el gusto por servir a los demás, un trabajo silencioso pero noble y notable que con la vocación, será difícil incumplir todas las exigencias que la profesión archivística requiere, por lo que entonces hablamos de calidad profesional. Porque hablar de personal archivero en nuestras universidades, hoy en día, no es sólo referirse al buen cumplimiento de las labores técnicas, como acopiar, organizar, describir, conservar y servir la documentación a la institución universitaria; el personal archivero ya es un profesional que ha recibido formación. Y la formación no es sólo el hecho de estudiar cuatro años la carrera profesional, como el caso de la Escuela Nacional de Archiveros del Perú; sino que es siempre el estudio constante dentro y fuera de las aulas, es platicar con los que saben más, es leer la literatura pertinente, es estar preparado para dirigir la política y crear conciencia archivística, estar preparado para la aplicación y la actualización de normas legales, estar preparado para modificar, actualizar y avanzar en la ciencia archivística. Conseguir la especialización dentro del campo archivístico refleja un mayor estudio y un mejor desarrollo personal sin perder de vista lo general de la carrera. En el Perú la carrera se sigue en la Escuela Nacional de Archiveros, con cuatro años de estudios, dentro de los cuales el primer año está dedicado a una formación general como humanidades, arte y ciencias básicas; en los siguientes tres años se llevan las asignaturas propias de la especialidad como, introducción a la archivística, organización, descripción, selección, conservación, servicios archivísticos, difusión, paleografía, legislación, administración de archivos, inglés técnico, derecho administrativo, etcétera; una buena preparación ayuda en el buen desempeño del profesional. A este propósito contribuyen tres asignaturas fundamentales: lógica, filosofía y ética y epistemología. La Pontificia Universidad Católica del Perú es una de las instituciones que en sus archivos ha delegado esta función a un archivero, como debe ser; para seleccionarlos hay dos requisitos esen-

Conciencia yacia

ciales: el primero, ser una persona confiable, honrada, en otras palabras una persona con cualidades individuales muy elevadas, una persona decente; el segundo requisito es ser estudiante o haber estudiado en la Escuela Nacional de Archiveros. Cabe resaltar que la permanencia en la universidad como archivero, se da con la obtención del título profesional. En el Perú, y puedo decirlo con orgullo, la carrera de archivística, tiene un buen desarrollo profesional para sus alumnos, ya que aproximadamente 80 por ciento del alumnado ya trabaja en empresas públicas o privadas y otro 20 por ciento se encuentra en estudios generales y, con respecto a los graduados y titulados, el 100 por ciento tenemos trabajo seguro; de esta manera puedo afirmar, que la memoria de la nación está en buenas manos, las de alumnos y egresados que estudiaron para dar lo mejor de sí en los archivos, y así resguardar el valioso patrimonio documental de la nación. El objetivo de las reuniones entre profesionales de la archivística, es conseguir, en lo posible, entre otras cosas, regular las normas y las directivas que algunas veces, o no se cumplen o no abarcan como deberían, y sobre todo proponer el desarrollo de investigaciones dentro del campo para enriquecerla. Si bien es cierto que la archivística requiere de la práctica, ésta se mejora con la teoría; los obstáculos se enfrentan y se solucionan con la preparación adecuada. En la I Reunión de Archivos Universitarios, realizada el 2 de junio de 1989 en la Pontificia Universidad Católica del Perú, se aprobó la Declaración de los Archivos Universitarios, que en uno de los puntos dice lo siguiente, “los archivos universitarios precisan de archiveros rigurosamente formados para su acertada conducción y desarrollo. Los archiveros son responsables de la documentación que custodian y deben guardar estricta reserva en los asuntos que la exigan.” La ética es inherente a la labor archivística, no sólo en nuestro trabajo para con la universidad a la cual servimos en sus fines académicos y administrativos, ya que el archivero es el responsable tanto del buen cuidado del documento como de la información que maneja; por lo tanto debemos ser, pensar y actuar con sentido ético. El archivero nunca debe, con sus actos profesionales ni personales, sacar provecho de la información sino que deberá asumir la responsabilidad que esto conlleva. Desde lo más simple de una información hasta lo más complejo, ha de respetar y hará respetar su trabajo. No resto aquí el derecho a la investigación que tiene todo archivero, pero esta franquicia no lo deja libre para la ventaja que su posición le da.

cultura archivística

La formación del archivero universitario, luego de ser archivero, incluye conocer y estudiar a la universidad donde trabaja, sus principios, sus funciones, sus fines, sus metas y sus objetivos; saber de cada una de las unidades académicas y administrativas que la constituyen, para así poder encauzar el trabajo, saber qué documentación genera y poder reconocer los tipos documentales particulares, propios de una universidad, definir a nuestro investigador, y elaborar los instrumentos descriptivos que ayuden tanto al trabajo archivístico como a los usuarios. El Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú preserva, en sus instalaciones todavía provisionales, la memoria documental de la institución desde su fundación, en 1917. Precisamente, ese Archivo mide día a día la preparación académica y profesional de sus archiveros comenzando por el Archivero de la universidad. Allí se concretan las tareas típicas de cualquier archivo y las tareas singulares de ese archivo universitario, que lo distinguen de sus similares. Esas tareas comprenden desde el trabajo propiamente archivístico —tan amplio y, a veces tan complicado— hasta la docencia, el asesoramiento, la información de toda índole, la publicación de los Cuadernos del Archivo de la

Universidad con documentos y asuntos de la vida pasada de la institución, la participación en reuniones y tantos otros afanes en los que no cabe únicamente la vocación sino la formación. Las ventajas que nos da la formación archivística son poder discutir y tomar decisiones concernientes a la mejor conducción y aplicación de nuevas tecnologías para la labor archivística, para citar algo actual. Y la formación deberá darse en todos los campos que ayuden al mejor manejo de nuestro trabajo, por ejemplo la informática, para la creación de un software o la aplicación de uno que ayude en la gestión, a la búsqueda en el menor tiempo posible y al control en el archivo de gestión, especificando en él, el tiempo de vida y reconociendo los documentos de valor permanente. Otro estudio obligatorio para el archivero es el de los idiomas; qué difícil y qué engorroso es no poder desarrollarnos, comunicarnos bien ni servir adecuadamente por la falta de conocimiento o de profundización en idiomas; entonces nos vemos en la obligación de continuar nuestro estudio en idiomas, digo continuar, puesto que en la Escuela Nacional de Archiveros del Perú el programa exige el estudio de idiomas únicamente hasta un nivel técnico.

Conciencia yacia

Creo que todos vamos a coincidir en esto, la carrera archivística tiene que incluir una formación integral, sólida y continua. Nosotros los archiveros somos ese engranaje que hará funcionar a la gran máquina, la máquina de la memoria, la máquina del recuerdo documental, la máquina de la administración. La gran máquina es el archivo universitario que alberga en su espacio físico la vida de una institución fundamental para el desarrollo de su pueblo. Es por ello la importancia de poder desarrollarnos y formarnos lo mejor posible para poder mantener fresco y en mejor condición posible la memoria en documentos.

cultura archivística

Conciencia yacia

Andrea Escobar Barrios

Profesora de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

cultura archivística

100

Conciencia yacia

Importancia de la enseñanza de la historia para los estudiantes de archivonomía

En todos los pueblos de todas las épocas, el quehacer histórico ha jugado un papel preponderante, ya sea como tradición oral o escrita, utilizando fonemas, pictogramas, dibujos, escrituras, impresos. Desde la antigüedad, las motivaciones del historiador se han dividido entre la preocupación por alcanzar la verdad y la pretensión de dar consejos a los hombres de acción; esto es, que la historia sirva para algo, que su conocimiento permita llegar no solo a una verdad sino a una utilidad. Al respecto Marc Bloch escribe “aún en la hipótesis de que la historia debía ser juzgada incapaz de otros servicios, correspondería hacer valer en su favor su condición de entretenida [...] ¿Es que el espectáculo de las actividades humanas, que constituye su objeto particular, está hecho, más que cualquier otro, para cautivar la imaginación?”1 Pero como sabemos —y el mismo Marc Bloch lo afirma—, la historia no puede ser solamente conocer el pasado o acumular datos o servir de entretenimiento; la historia debe su primordial importancia a la comprensión de las causas que han dado efecto hacia el presente y cómo esta historia está interconectada como un nexo universal con las manifestaciones culturales. La historia se apoya en su propia expresión griega que significa búsqueda o averiguación, pero que debe reflejar un proceso social producto de condiciones socioeconómicas concretas y de relaciones inevitables entre los hechos humanos. Así, la historia abarca, por consiguiente, todo el quehacer humano en sus diversas manifestaciones y de manera especial, diremos nosotros, a la archivonomía quien posee las fuentes primarias de esa historia. 1 Bloch, Marc, Apologie pour l'Historie ou métier d'historien, 4ª ed., Paris, Colin, 1961, citado por Antoine Leon, en La historia de la educación en la actualidad, Oficina Internacional de Educación, UNESCO, 1985, p. 10.

101

cultura archivística

Tanto en el pasado como en el presente, existen una serie de constantes históricas que debemos considerar para ayudar a la comprensión de los procesos históricos en todas sus manifestaciones, sociales, políticas y económicas y de la evolución de las sociedades. Al respecto nos dice Arnaldo Córdova: La historia es, ante todo, memoria del pasado en el presente. Es una recreación colectiva, incluso cuando se la convierte en ciencia, es decir, en explicación, en respuesta a los porqués del presente y en afirmación demostrable o sujeta a comprobación. Es el hogar de la conciencia de un pueblo, el contexto objetivo de su modo de pensar, de sus creencias, de su visión de la realidad, de su ideología, incluso cuando es expresión individual. No hay independencia de la conciencia colectiva del hombre... la esencia de la historia como análisis y enjuiciamiento de los hechos pasados, consiste en hacer del pasado mismo un problema del presente.2

Los fenómenos sociales, políticos y económicos, la tecnología, la ciencia, la religión, el arte y las ideologías, no constituyen fenómenos aislados que se expliquen por sí mismos. Todos ellos guardan una estrecha vinculación y lazos de interdependencia; los cambios que en cada esfera se producen, no dejan de provocar una repercusión en los restantes. De ahí que la historia, si pretende obtener una explicación del pasado y con ello una comprensión del presente, deba orientarse hacia una historia total, que estudie todos los fenómenos, que no se parcialice en determinados estudios porque con ello no hará sino perder elementos de la realidad, a veces muy valiosos, y perder posibilidades de lograr una aproximación cada vez mayor a la verdad. “La historia ha tomado a su servicio, determinado número de ciencias auxiliares que formulan leyes generales, no sobre sociedades primitivas, sino sobre civilizaciones, por ejemplo: la economía, la ciencia política y la sociología”.3 La historia abarca todo tipo de actividades humanas. El enfoque historicista del estudio de la historia nos provee de herramientas para extender el área de la influencia de la investigación histórica hacia todas las actividades académicas, pues una realidad evidente es que toda rama del conocimiento tiene historia; “es innegable... que siempre 2 3

Córdova, Arnaldo, “La historia maestra de la política” en Historia para qué, 4ª ed., México, Siglo XXI, 1982, p. 131. Toynbee, Arnold, Estudios de la historia, Compendio I/IV, 5ª ed., Madrid, Alianza, 1980, p. 81.

102

Conciencia yacia

nos parecerá que una ciencia tiene algo de incompleto si no nos ayuda, tarde o temprano a vivir mejor. ¿Y cómo no pensar esto aún más vivamente cuando nos referimos a la historia que..., está destinada a trabajar en provecho del hombre, ya que tiene como tema de estudio al hombre y sus actos?”.4 La etapa de búsqueda de la verdad, de la investigación es la etapa en la cual se descubren elementos del conocimiento y se establecen relaciones y conexiones. El conocimiento de los orígenes de las propias disciplinas de estudio es un valioso recurso didáctico, pues facilita la comprensión de su propio proceso de desarrollo, de esta manera la historia contribuye a la vida académica al proporcionar el registro, análisis e interpretación de las aportaciones de individuos o grupos, así como de tradiciones, instituciones y corrientes de pensamiento, en el complejo proceso del conocimiento que tratamos de trasmitir a las nuevas generaciones. Nuestra sociedad se caracteriza por continuos cambios que no siempre alcanzamos a entender, por lo cual fácilmente nos sentimos aislados e inseguros quedando disminuida cada vez más nuestra capacidad de adaptación. Esta situación puede superarse si en nuestra formación profesional se fortalece el vínculo con la investigación histórica, ya que toda transformación puede entenderse si se conoce su historia. Por otro lado, debe asumirse que la investigación histórica no debe quedar en investigación de lugares, personajes y circunstancias sociopolíticas y económicas de las distintas etapas o en las diversas ramas de las ciencias y las artes, sino que debe lograr un conocimiento objetivo. Como nos dice Freire: “A partir de las relaciones del hombre con la realidad, resultantes de estar con ella y en ella, por los actos de creación, recreación y decisión, éste va dinamizando su mundo. Va dominando la realidad, humanizándola, acrecentándola con algo que él mismo crea; va temporizando los espacios geográficos, hace cultura”.5 Asimismo, quienes hacen historia o por su disciplina se vinculan con la misma, es necesario que consideren los requisitos que esto conlleva: Un buen investigador debe estar libre de todo prejuicio, disponer de buen sentido común, dominar el pensamiento teórico y saber pensar en términos realistas y... ante todo, tener un 4 5

Bloch, Marc, Introducción a la historia, México, Fondo de Cultura Económica, 1984, p. 16 (Breviarios núm. 14). Freire, Paulo, La educación como práctica de la libertad, 25ª ed., México, Siglo XXI, 1979, p.152.

103

cultura archivística

concepto elevado de la responsabilidad y honradez con que se tiene que proceder para inspirar la confianza de que los datos y antecedentes en que basa su investigación son exactos y han sido correctamente utilizados.6

Cuando por el caso utilizamos las fuentes primarias emanadas de los archivos, podemos encontrar que éstas reflejan la faceta humana de los protagonistas que estuvieron en determinado momento, permitiéndonos recrear el contexto histórico en que se originaron los documentos. La historia debe ser una materia fundamental en los programas de estudio, principalmente por su particularidad de ser un instrumento intelectual de la cultura y que tiene como finalidad hacer un estudio crítico y objetivo de los acontecimientos humanos trascendentes, buscando las causas de ellos y las consecuencias que los han originado. Sabemos que la historia es la disciplina encargada de estudiar nuestro pasado, pero no como un simple relato de lo acontecido, sino como un proceso social producto de condiciones socioeconómicas concretas y de relaciones inevitables entre los seres humanos y las obras y sucesos que han generado; “los hechos históricos que los documentos consignan no bastan nunca para llenar por completo los epígrafes. No dan respuesta directa a muchas cuestiones, faltan rasgos necesarios para trazar el cuadro completo de los estudios sociales, de la evolución o de los acontecimientos”. La historia debe investigar cuidadosamente el acontecer social, a fin de determinar las razones que provocaron los hechos, las conexiones de ellos con otros fenómenos de su época y aun la relación que guardan con sucesos posteriores. La historia puede ser verdad relativa y no por ello deja de ser ciencia, se apoya en los documentos para tratar de llegar a una verdad absoluta. Los archivos constituyen la fuente básica de investigación de cualquier aspecto social, pasado o presente; el archivo es el registro de la información, ya sea en su función histórica, analítica, previsora y supervisora. Los profesionales del área se dedican a seleccionar, valorar y clasificar los documentos, con la finalidad de que dichos documentos den sustento a las actividades humanas para las que fueron creados, preservando así la memoria histórica. 6 Hermann, Max, citado por Ernesto de la Torre Villar en Investigación Económica: su metodología y su técnica, México, Fondo de Cultura Económica, 1963, p. 29.

104

Conciencia yacia

En nuestro país sabemos que existe una gran problemática respecto a la falta de integración cultural; ser un pueblo multiétnico da lugar al desgarramiento de nuestros valores históricos como tales por lo que es necesario dar una debida valoración de la historia en el ámbito académico y profesional, a efecto de evitar problemas de crisis de identidad cultural y con la finalidad de conseguir la profesionalización del archivista, pues al tener éste una formación específica, no puede desligarse del proceso de racionalización y formalización de las actividades existentes, del contexto histórico en que cada documento fue creado, para poder otorgarle su carácter de legítimo.

105

cultura archivística

106

Conciencia yacia

Humberto Sotelo Mendoza

Investigador del Archivo Hist贸rico Universitario de la BUAP

107

cultura archiv铆stica

108

Conciencia yacia

En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos universitarios

Como se ha dicho hasta el cansancio, uno de los aspectos centrales —si es que no el central— que le permite a las naciones forjar su identidad social y cultural es la conciencia de su memoria histórica. Ésta no solo permite asegurar la fortaleza de sus raíces, sino prever su devenir, estando así en condiciones de adoptar las providencias necesarias para enfrentar exitosamente los desafíos del presente y del futuro. De ahí la importancia que reviste el resguardo de las constancias documentales del pasado. Los pueblos que no las preservan están expuestos a perder su identidad, sobre todo cuando sus enemigos —internos o externos— se proponen deformar su historia, en aras de justificar sus intereses. Estamos persuadidos que esto es lo que tenía en mente el poblano José María Lafragua al presentar ante el Congreso, el 19 de noviembre de 1846, un reglamento encaminado a organizar el Archivo de la Nación, “para que puedan extraerse los datos necesarios para escribir la historia con verdad y exactitud...”1 Sin duda el entonces Ministro de Relaciones Interiores y Exteriores ya advertía los intentos de los adversarios del progreso de nuestro pueblo por desvirtuar la historia patria. Ahora bien, no basta la organización de los archivos para que éstos cumplan con la tarea que señalaba Lafragua: también se requiere que contribuyan a la difusión y divulgación de la memoria histórica de nuestras instituciones y nuestro país. Diversos archivos nacionales y estatales de México impulsan dicha labor de manera ejemplar: tengo en mente, por ejemplo, las revistas de los archivos estatales de Sonora y del Estado de México.

1 Citado por Patricia Galeana en “Los Archivos como fuentes esenciales para la ciencia histórica”, en Historia de Sonora, Órgano de la Dirección General de Documentación y Archivo del Gobierno del Estado, enero-marzo de 1999.

109

cultura archivística

En nuestras universidades, si bien los archivos históricos ya comienzan a promover actividades de divulgación, lo cierto es que aún falta mucho camino por recorrer al respecto. En 1960 el entonces rector de la UNAM Ignacio Chávez impulsó las primeras gestiones encaminadas a crear el Archivo Histórico de esa institución, tomando en cuenta que en dicho año se conmemoraría el quincuagésimo aniversario del restablecimiento de la Universidad Nacional. Entre las actividades iniciales que se dieron para cristalizar dicho proyecto destacó la histórica exposición “La Universidad de México de ayer y hoy”, en cuya inauguración el entonces representante de la Biblioteca Central de esta institución, Tobías Chávez, expresó: “como un medio de integrar a los universitarios al contexto histórico de su casa de estudios, el rector Ignacio Chávez decidió la creación de una exposición permanente que mostrase la dinámica de su historia”.2 Tales palabras, a nuestro parecer, definen a la perfección uno de los aspectos principales —si es que no el principal— de la misión de los archivos de las instituciones de educación superior esto es: contribuir a que los universitarios se compenetren con la memoria histórica de sus casas de estudios, y de las relaciones de éstas con su entorno social, lo cual reviste una relevancia fundamental para la cohesión social y cultural de los mismos; cuestión tanto más relevante si tomamos en cuenta la masificación que enfrentan la mayoría de las instituciones de educación superior de nuestro país, hecho que tiende a propiciar la pérdida de identidad de la comunidad universitaria. A la vez, la compenetración de los universitarios con la memoria histórica de sus centros de estudio y de su entorno social es un factor de fundamental relevancia para la formación cívica de aquéllos. No es por ello casual que en diversas universidades europeas algunos humanistas, pedagogos y científicos sociales planteen la necesidad de que los archivos universitarios desarrollen un papel protagónico en el campo de la educación. Así, por ejemplo, Herbert Schott, de la Universidad de Baviera, sugiere lo siguiente: Los archivos tienen que jugar una parte activa en el campo de la educación; los métodos tradicionales de “relaciones públicas” dentro del mundo de los archivos —presentación de documentos

2 Pérez Cruz, José E. y Enrique Lira Soria, “Archivo Histórico de la UNAM: tres décadas de vida”, en Teoría y Práctica Archivística I, Coordinación de Humanidades, Centro de Estudios sobre la Universidad, UNAM, 2000, p. 78.

110

Conciencia yacia

originales en las exposiciones, seminarios y publicaciones en revistas dirigidas al público académico— no es suficiente ni adecuado en la era de la información y del papel cambiante de los archivos y los documentos en la sociedad moderna... Para que los archivos sean considerados como una institución que es responsable de la memoria de una nación y de tomar decisiones sobre los documentos que tienen que ser conservados o destruidos, hay que participar en las actividades educativas, tienen que cooperar con las escuelas, universidades y oficinas de la administración.3

Sería conveniente que los archivos históricos universitarios de nuestro país impulsasen iniciativas semejantes. Empero, con antelación, se requiere en primer término que tales instancias le concedan una mayor relevancia a la tarea que señalaba Ignacio Chávez; esto es, la integración —en el buen sentido del término— de los universitarios al contexto histórico de sus casas de estudios (a lo que agregaríamos de su entorno social). Porque lo cierto es que, en los hechos, suele suceder que los universitarios no sólo desconocen la historia de sus instituciones, sino incluso de su propia escuela, a pesar de que existan en sus universidades archivos históricos. Esto obedece, principalmente, a que las instituciones archivísticas no asumen de manera adecuada la tarea de la divulgación. En casi la mayoría de los documentos que hacen referencia a la función de los archivos históricos universitarios, se dice que los mismos han sido creados con la misión de rescatar, custodiar, organizar y resguardar todos aquellos documentos esenciales para la preservación de la memoria histórica de las instituciones de las que forman parte, y del contexto social en que éstas se encuentran insertas. Pero rara vez se habla acerca de la importancia que revisten tales instancias para contribuir a la divulgación de la historia de sus instituciones y de su entorno. Si bien es innegable que las actividades de rescate, custodia y organización de los documentos mencionados constituyen la labor esencial de los archivos universitarios, no menos cierto es que las mismas son insuficientes para cristalizar el propósito de contribuir a la preservación y

Schott, Herbert, “Archives and education en Bavaria”, en Archivum, International Review on Archives, vol XLV, pp. 297, 298.

111

cultura archivística

difusión de la memoria histórica de las instituciones. Esto exige, sin duda, la puesta en marcha de proyectos o iniciativas encaminados a definir un área de divulgación, que tenga su propia especi-

ficidad y tareas concretas. Y decimos especificidad porque ciertamente dicha labor no debe interpretarse como una simple tarea de publicación de determinados documentos fundacionales — tarea que por cierto suelen impulsar la mayoría de los archivos universitarios— sino debe asumirse como una función que tiene sus propias normas, ritmos de trabajo, y sobre todo, sus propios criterios y actividades. Así, en primer término, la tarea de divulgación requiere —valga la redundancia— de un lenguaje accesible a la mayoría de los universitarios, a efecto de que los mismos puedan estar en posibilidades de acceder a la lectura de los materiales. La experiencia que tenemos al respecto con nuestra gaceta Tiempo Universitario —en la que abordamos la historia de las diversas escuelas y facultades de la institución— es muy estimulante, ya que hemos logrado involucrar a amplios sectores de la comunidad universitaria. Los materiales de divulgación de los archivos universitarios deben, asimismo, diferenciarse cabalmente de las publicaciones que editan las otras dependencias institucionales, por ejemplo, los órganos de información que publican las autoridades, o las revistas u otro tipo de publicaciones que editan las instancias de extensión universitaria o de difusión cultural. Tales materiales deben, además, aparecer con regularidad para formar entre los universitarios la costumbre de adquirir los materiales publicados por los archivos. Suele argüirse que las actividades de divulgación de los archivos propician duplicidad de funciones respecto a la labor que realizan determinados centros o institutos de investigación de las universidades, pero eso no es verdad: estos últimos desarrollan investigaciones dirigidas a públicos distintos o especiales, y su objetivo no es precisamente la divulgación. El peligro, a nuestro parecer, no estriba en la duplicidad de funciones sino más bien en la falta de comunicación o de vasos comunicantes entre los archivos y los centros de investigación, expresión que tiene que ver con falta de interacción entre la docencia, la investigación y la extensión que comúnmente se presenta en nuestras universidades.

112

Conciencia yacia

La experiencia que tenemos en el Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla nos muestra que sí es posible establecer relaciones con los centros de investigación, sin que esto implique duplicidad de funciones, tanto de un lado como del otro. Así, por ejemplo, no son pocas las ocasiones en que investigadores de determinados centros colaboran con nosotros en la divulgación de temas fundamentales para la historia de nuestra institución y de su entorno social, esforzándose, desde luego, por adaptarse a las exigencias que se derivan de las características de nuestras publicaciones. Esta práctica resulta muy saludable, ya que por un lado esto le permite al archivo nutrirse de las investigaciones que se realizan en otras esferas de la institución y, al mismo tiempo, los investigadores tienen la oportunidad de difundir sus trabajos hacia un público más amplio. Y, hablando de público, pensamos que los materiales de divulgación de los archivos no deben circunscribirse a las esferas universitarias, sino deben también circular en otros espacios y ámbitos sociales, ya que ello puede contribuir a reforzar las relaciones de las universidades con su entorno social, particularmente en aquellos espacios que sostienen una relación muy estrecha con las mismas: sociedades de exalumnos, instancias culturales, organizaciones defensoras de los derechos humanos, institutos o centros de investigación no universitarios, e incluso con organizaciones sociales y políticas, etcétera. Es un hecho incuestionable que la divulgación de la memoria histórica de las instituciones de educación superior no interesa solamente a los universitarios, sino también a amplios sectores de la sociedad. Esto lo hemos podido corroborar con nuestra gaceta Tiempo Universitario, la cual nos es solicitada por un gran número de nuestros conciudadanos. Desde luego, no basta editar determinadas publicaciones para promover la divulgación de la memoria histórica de nuestras universidades y de su entorno. También se requiere de la organización constante de seminarios, concursos, exposiciones, conferencias, visitas a las escuelas, contactos permanentes con los alumnos, profesores, trabajadores, autoridades, etcétera. Es de fundamental relevancia, además, extender nuestras labores de divulgación hacia el entorno social, particularmente entre los medios informativos. Se puede, por ejemplo —y esto lo hemos hecho en el Archivo Histórico de la BUAP— establecer acuerdos con determinados periódicos para que publiquen nuestros materiales, o crear convenios con determinadas estaciones de

113

cultura archivística

radio o de televisión con el propósito de abrirle paso a programas especiales de divulgación, en los que se involucre a comunicadores, profesionistas, y otras personalidades de la sociedad civil. Se requiere, en síntesis, romper el aislamiento en que generalmente se encuentran los archivos históricos universitarios, para convertirlos en instancias más sociales, más involucrada con su entorno social.

114

Conciencia yacia

Fernando Hernández Olvera

Técnico académico del Archivo Histórico de la UNAM, especialista en Reprografía

115

cultura archivística

116

Conciencia yacia

Aplicación de las nuevas tecnologías en los archivos históricos

En los últimos años el desarrollo de la computación ha provocado una revolución, que de alguna manera afecta todas las áreas de la interacción social. Acordes con esta revolución, la transmisión y el acceso a la información se han visto afectadas, incluso podríamos decir que es en este rubro donde se han experimentado los mayores cambios. El ejemplo más común a que se recurre para ejemplificar esta situación es la red mundial de internet, desde la cual podemos acceder a información sobre prácticamente cualquier tema que pudiera ocurrírsenos, sin tener que recurrir a las formas tradicionales de búsqueda de información. Algo que todo usuario de archivos y bibliotecas ha aplaudido es la posibilidad de tener un rápido acceso a los catálogos sin tener que salir de casa. Estas posibilidades de conectividad son el resultado del desarrollo de equipos y programas cada vez más potentes; en el caso del equipo, el proceso de miniaturización de los componentes ha permitido incrementar de manera excesiva las capacidades de funcionamiento de los equipos y el almacenamiento de datos. No hace muchos años, nos parecía extraordinario poder contar con una computadora que tuviera 640 Kb de memoria y utilizar discos de 360 Kb de capacidad, lo que actualmente resulta irrisorio, frente a las más modernas computadoras con DD de 60 u 80 Gb, y memorias del orden de varios cientos de Mb, los discos compactos o el moderno DVD con una capacidad de almacenamiento de seis a ocho Gb. Estos cambios acelerados en los sistemas computacionales también han repercutido en las áreas de trabajo de los archivos; desde la elaboración de instrumentos descriptivos, los monitoreos de condiciones ambientales para la conservación, hasta la puesta en servicio de materiales y catálogos a través de redes.

117

cultura archivística

Esto es un aspecto en el que las instituciones archivísticas deben poner atención ya que los avances de la tecnología digital están repercutiendo en la forma en que archivos y bibliotecas capturan, resguardan y transmiten la información. Las ventajas y posibilidades de la aplicación de tecnología digital para un archivo histórico son bastante amplias, ya que facilitan y potencian las posibilidades de desarrollo de tareas relacionadas con dos de sus funciones sustantivas como son la preservación de los documentos que resguardan y el acceso a la información que contienen sus acervos. Las ventajas que conlleva la utilización de las computadoras en los archivos se pueden apreciar tan solo en su aplicación para la captura de instrumentos descriptivos, facilitando y promoviendo la utilización de estándares al interior de cada institución, con lo que se posibilita una mayor homogeneización en los instrumentos descriptivos, lo que es importante para cada archivo ya que en esto se reflejan las características y objetivos de cada institución, el tipo de documentación que resguarda y no solo la perspectiva particular del catalogador. Asimismo se han desarrollado sistemas de monitoreo ambiental que al conectarse con una computadora nos pueden facilitar rápidamente los parámetros y promedios de las condiciones de humedad y temperatura, en un determinado periodo de tiempo y con base en el cual, podemos contar con abundante información con un mínimo de esfuerzo para así tomar decisiones en la preservación de los documentos. Pero el área en que considero ha habido una repercusión más favorable para los acervos, es en la digitalización tanto de imágenes como de textos. No hay que olvidar que las labores sustantivas de un archivo (preservación y acceso) están estrechamente relacionadas, por lo que la posibilidad de poder brindar acceso a la información contenida en los documentos a través de soportes alternativos es una medida que tiene repercusiones en estas dos áreas. En este sentido la digitalización es un medio más a través del cual se puede brindar acceso a la información sin que esto afecte las condiciones de preservación de los documentos, ya que cada vez que se presta un documento a los usuarios, de alguna manera se está colaborando en su deterioro; por otra parte, la digitalización presenta otras ventajas pues es un medio en el que se pueden realizar copias sucesivas sin que exista degradación de la información, y amplía sensiblemente la difusión a través de su distribución

118

Conciencia yacia

por diferentes medios y para los más variados propósitos, sin necesidad de tener que recurrir repetidamente al documento original, lo que por supuesto, repercute en su mejor preservación. En el Archivo Histórico de la UNAM empezamos en 1997 a concretizar ciertos tanteos que se habían venido haciendo de manera más personal que institucional con el proyecto de creación de un sistema integral de consulta que denominamos ARHISTO-UNAM. Es en este momento cuando institucionalmente se contempla la posibilidad de explorar la digitalización de imágenes como una opción de reproducción y puesta en servicio de los documentos gráficos que resguarda el archivo; más recientemente, y como una consecuencia de lo anterior, estamos llevando a cabo un proyecto con apoyo del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, para la organización, catalogación, restauración y conservación del Fondo Ezequiel A. Chávez así como la digitalización de sus documentos gráficos. En estas experiencias, un factor que ha sido enriquecedor es contar con la opinión de especialistas de las diferentes áreas que intervienen en el procesamiento de la documentación: archivistas, restauradores, conservadores, ingenieros en sistemas, especialistas en reproducción y administradores. La participación de cada uno de ellos no se reduce sólo al área de su competencia sino que más bien, se da una interacción de las diferentes áreas. Esto es un factor importante para el desarrollo de cualquier proyecto ya que, con la documentación de por medio, existe una interrelación entre esas variadas disciplinas, por lo que en la toma de decisiones intervienen, igualmente, las diferentes especialidades que tienen que ver con la documentación. Otro aspecto que es necesario tomar en cuenta a la hora de desarrollar un proyecto que considere la digitalización de la documentación es que ésta se debe apreciar como parte del procesamiento de los fondos; sería erróneo que en un archivo histórico se digitalice por digitalizar y sin que se estimen los pasos previos del procesamiento de la documentación, ya que si bien la digitalización es una herramienta para brindar acceso a la información de nuestros acervos, esta información debe ser integral, por lo que se debe dar una vez que el fondo ya fue procesado archivísticamente y se tomaron las medidas necesarias para su preservación. La digitalización entonces, se debe considerar como uno de los últimos pasos dentro del procesamiento de la documentación, ya que sólo de esta manera se puede garantizar a los usuarios

119

cultura archivística

toda la información archivística junto con la imagen digital y además, la manipulación de los originales se realizará una vez establecidas las condiciones para su mejor preservación. El intercambio de experiencias, el hablar y conocer lo que otras instituciones han hecho al respecto, nos da un panorama más amplio, sobre todo en esos casos en que ya se haya transitado por esa ruta pues esto nos puede ayudar a evitar errores que se pueden tener si no existen experiencias en torno a este tipo de proyectos; nos puede confirmar si vamos por el camino correcto, nos ayuda a tomar atajos o simplemente a tener una mayor claridad de las dificultades a que podemos enfrentarnos. Pero habría que tener cuidado en tomar otras experiencias tal cual, es necesario considerar que en cuestiones de automatización, como en muchas otras, no existen recetas, ya que los parámetros y necesidades de un proyecto deben estar en función de los objetivos generales de la institución que lo está desarrollando y de los objetivos particulares que se busquen con su desarrollo. El establecimiento, por ejemplo, de un proyecto de digitalización para la puesta en servicio de imágenes en la red, no requiere de los mismos elementos que otro que se planteé un respaldo digital de los documentos originales, o que sólo busque poner en servicio catálogos automatizados, o que pretenda abarcar todo eso. De la misma manera las diferencias se podrán plantear a partir de las características peculiares del archivo y sus documentos; es distinto si hablamos de fondos gráficos, que de fondos textuales, fílmicos o bibliotecas, el perfil del personal, las necesidades de equipo, financiamiento y parámetros técnicos. Las condiciones de un proyecto serán diferentes para cada caso, por lo que hay que poner atención a estas características a la hora de tomar decisiones. Y así como no existen recetas en los aspectos generales de un proyecto, por las mismas razones tampoco las hay en los parámetros técnicos de las digitalizaciones, lo que constituye una de las preocupaciones centrales de quienes tenemos que encargarnos directamente de esa parte del trabajo. En este aspecto, existen dos cuestiones a considerar que se encuentran estrechamente relacionadas: los parámetros técnicos de digitalización que se requieran de acuerdo al proyecto y al tipo documental (texto o imagen) y las características y costos del equipo a adquirir. Por ejemplo, para poner en servicio imágenes en la red, sería suficiente digitalizar a una resolución de 72 puntos por pulgada, para lo cual únicamente necesitaríamos un escáner de costo accesible, si se trata de originales menores a un tamaño oficio; pero si lo que se busca es contar con

120

Conciencia yacia

respaldos digitales y los originales son más grandes, se requiere utilizar resoluciones mucho más altas y un escáner más grande y por lo tanto más costoso o, en su defecto, evaluar si existe la posibilidad de implementar medidas alternativas que posibiliten el logro de los objetivos con las limitantes de equipo que se tengan. Aunque para esto existe un límite, no se debe, en aras del ahorro, adquirir equipos baratos que aparentemente brindan las mismas posibilidades que equipos más costosos, ya que tratándose de este tipo de equipos, realmente se paga lo que se adquiere y podemos correr el riesgo de adquirir equipos baratos que nos brindan los parámetros que requerimos pero con muchas limitantes y problemas. En cuanto a los aspectos técnicos de la digitalización, habría que comentar algunos que es necesario considerar a la hora de trabajar. Al escoger un escáner o algún otro medio digital de captura, debemos tomar en cuenta que la resolución de captura del dispositivo o resolución óptica mínima sea la misma que requerimos para nuestro proyecto, y de ser posible que esté en posibilidades de brindar una resolución superior, ya que algunos materiales podrían requerir ser trabajados a resoluciones mayores. En el AHUNAM se digitalizan los positivos a 600 dpi pero los negativos y transparencias podrían requerir hasta dos mil 100 dpi; es importante insistir en que esta resolución mínima de los escáner debe ser en resolución de captura, en resolución óptica, y no que la proporcione por interpolación, ya que ésta se realiza mediante software y no mediante la captura de la imagen y al interpolar, el programa del escáner aumenta el número de puntos por pulgada que pueden no corresponder a la imagen original, y por lo tanto implican una alteración de la información. Otro aspecto importante por considerar es el monitor. Existe la impresión de que la digitalización consiste solamente en poner la imagen en el escáner y capturarla; esto es erróneo ya que un programa de digitalización consistente, debe tomar en cuenta la calibración de los equipos a utilizar y dentro de éstos, el monitor es muy importante ya que es necesario garantizar que lo que vemos en la pantalla sea exactamente lo que se va a imprimir, tanto en brillo y contraste como en color, por lo cual lo ideal sería contar con monitores de alta resolución que nos permitan la calibración mediante software y hardware.

121

cultura archivística

La digitalización también precisa de cumplir ciertos requerimientos: se debe contar con la memoria de trabajo suficiente para poder cargar los programas y abrir los archivos de imagen que pueden ser muy grandes; por lo mismo se requiere un procesador que corra rápido y una tarjeta de video capaz de soportar las características de nuestras imágenes. En cuanto al formato de captura a utilizar, éste debe ser sin compresión para las imágenes máster, ya que la compresión es una forma similar a la interpolación. Si el proyecto así lo requiere, de los máster se pueden derivar imágenes comprimidas para usos particulares, como su puesta en la red a 72 dpi, o una impresión de regular calidad, a 300 dpi, etcétera. Un problema más a resolver a la hora de pensar en el desarrollo de un proyecto, es el almacenamiento de las imágenes digitalizadas, sobre todo si están digitalizadas a altas resoluciones. Una imagen digitalizada en color en 5 por 7 pulgadas y a 600 dpi ocupa aproximadamente 36 Mb, y si pensamos en cientos o miles de imágenes de estas dimensiones, la necesidad de medios de almacenamiento es muy alta; afortunadamente, hoy en día ya podemos contar con medios más poderosos, como el

CD,

el DVD, o los HD de alta capacidad, en discos compactos, se podrían

almacenar entre 18 y 20 imágenes con las características mencionadas, bastantes si lo vemos en función de las imágenes individuales pero insuficiente si pensamos en fondos que contienen miles de imágenes; un medio con mayor capacidad es el DVD en el que se podrían almacenar más de 160 imágenes, o un HD de 80 Gb de capacidad en el que se pueden guardar más de dos mil imágenes de esas dimensiones. Con respecto a la digitalización de textos habrá que hacer algunos comentarios. La captura digital de este tipo de documentos puede ser una forma más rápida de contar con la trascripción de los textos, ya que la captura manual resulta ser un proceso lento. Pero para que la captura digital pueda habilitar sistemas de búsqueda, requiere de la utilización de un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y para que éste sea funcional y no consuma mucho tiempo y esfuerzo en la limpieza de la trascripción digital se debe, igual que en los documentos gráficos, poner atención a las características de los originales y a las del equipo con que se va a realizar el trabajo pues de la valoración de estos factores es posible determinar la conveniencia o no de utilizar el sistema de captura digital o si resulta más eficiente la captura

122

Conciencia yacia

manual, aunque siempre tendríamos la opción de digitalizar únicamente los textos originales sin OCR, como una forma de ilustrar la trascripción.

Ahora bien, aquí no terminan los problemas ya que tomando en cuenta que la digitalización permite una difusión masiva de la información, es necesario poner atención en las implicaciones que esto tiene, como el uso de estas imágenes para fines no autorizados, los efectos de la difusión de las imágenes y los derechos de autor, etcétera. Todo esto nos debe llevar a tomar medidas que impidan que se haga un uso indebido de las imágenes, tal vez mediante algún tipo de sello digital y, sobre todo, restringiendo el acceso a las imágenes máster. Respecto a los derechos de autor habría que verificar si nuestra institución es la propietaria legal de los derechos de las imágenes que está poniendo en red. De esta manera, podemos decir, para concluir, que definitivamente, las nuevas tecnologías están cambiando la forma en que se produce y se accede a la información en los archivos históricos, necesariamente nos vemos inmiscuidos en su utilización por lo que, en la medida en que algunas de nuestras funciones institucionales tienen que ver con esa producción y acceso a la información, esta transformación puede irse haciendo de manera gradual por lo que es necesario que cada institución vaya definiendo las formas en que se van a profundizar o a emplear estas tecnologías.

123

cultura archivística

124

Conciencia yacia

Ramón Rivera Espinosa

Profesor investigador de la Universidad Autónoma de Chapingo. Profesor de asignatura en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía-SEP

125

cultura archivística

126

Conciencia yacia

La era de la información y la ciberantropología las actuales estructuras de la información internacional fomentan la dependencia entre las naciones, legitiman las disparidades económicas existentes y contribuyen a la sincronización cultural del mundo.1

En el mundo de hoy existe la necesidad de una filosofía de la historia y del espíritu, y una política de la razón; todas las desgracias llegan por no aplicar una política del entendimiento. El siglo XX es de esperanza y de revolución, de situaciones de conflicto político, de crisis económicas recurrentes, de guerras comerciales, de intereses y de pugnas políticas. Ante la gravedad de esta situación se requiere una praxis que sea acción y entendimiento para transformar esta realidad, ya que “la toma de conciencia verdadera o falsa, que efectuamos a través de nuestra historia no puede ser simple ilusión dado que también ella es un hecho histórico”.2 El pensamiento contemporáneo tuvo un gran desarrollo a partir de los aportes fundamentales de los críticos de la cultura y de la sociedad burguesa, reunidos estos en torno a la llamada Escuela de Frankfurt, institución que orienta una crítica radical de la sociedad en su conjunto. Sus integrantes han sido continuadores de la mejor tradición de la filosofía de la razón y del pensamiento dialéctico. Estos investigadores en principio planteaban la investigación con orientación de política social, como herencia de las grandes gestas de las organizaciones obreras, las cuales cuestionan y promueven una crítica al modelo de organización jerárquico existente en la sociedad contemporánea. Este grupo de investigadores pudo desarrollar su labor debido a la independencia institucional y teórica que mantuvo a pesar de la persecución y el exilio al cual se vieron sujetos sus integrantes. El aporte fundamental, a mi juicio, del grupo, fue el cuestionamiento a la alienación a la cual se ven 1 2

Hamelink, Cees, Finanzas e información, México, ILET-Nueva Imagen, 1984, p. 32. Merleau-Ponty M., Las Aventuras de la Dialéctica, Argentina, La Pléyade Editorial, 1974, p. 37.

127

cultura archivística

sujetos los individuos en una sociedad masificada y permeada por la cultura del poder. La propuesta demandó estudios multidisciplinarios, fundamentando la crítica de la razón y posibilitando un acercamiento a la totalidad de los fenómenos sociales, revitalizando y enriqueciendo el pensar dialéctico y la opción de reinterpretar una válida hermenéutica —léase interpretación— en la tarea de transformar el mundo. Se orienta la teoría crítica en un principio, a cuestionar el modo de vida burgués y del actuar de sus instituciones, pero además, de los valores de la sociedad alienada de sí misma, en la que existe una racionalidad técnica, la cual es racionalidad del poder, del dominio por sí mismo, en donde se evidencia que el conjunto de las instituciones se encuentra modificado por los detentadores del poder económico y delimitando a los individuos como aquellos expuestos al influjo de la codificación y automatización del yo, ya que en “los sujetos la coacción física y moral tienen un denominador común: el poder”.3 La escuela de Frankfurt estuvo orientada por “un grupo de hombres interesados en teoría social y formados en escuelas diferentes, agrupados en torno a la convicción de que la formulación de lo negativo en la época de la transición era más importante que las carreras académicas. Lo que los unió fue la aproximación crítica a la sociedad existente”,4 con un notable interés por el registro histórico. Leo Lowenthal, integrante destacado, por ejemplo, se orientó a la revisión de la historia y a la crítica de la sociedad unidimensional planteada por Horkheimer y posteriormente por Marcuse.5 La tarea fue la de escribir sobre hombres vivos, actuantes de tal manera que la reflexión y la investigación no solo estuviera circunscrita al ámbito de la disciplina social sino en la mejor tradición de Hegel, desde la perspectiva de la historia y de la totalidad. El peligro al que nos conduce una lógica sustentada en una racionalidad científica, condicionada por los ordenadores y por la creencia de que el saber científico nos conduciría a la felicidad y al progreso tecnológico, es de que se le asigne enorme valor a la máquina.

Marcuse, Herbert, El hombre unidimensional, España, Planeta, 1972. Jay, Martín, La imaginación dialéctica. Una historia de la escuela de Frankfurt, España, Taurus, 1989, p. 9. 5 La emigración intelectual alemana a América en el periodo de surgimiento del nazismo, con predominio judío, tuvo una trascendencia de importancia en la investigación social. 3 4

128

Conciencia yacia

Los usuarios de las computadoras y de internet En nuestra época los usuarios de las computadoras y de internet están expuestos a profundos cambios en sus comportamientos culturales. Es decir, la percepción de la realidad se orienta hacia formas nuevas de comunicación y de construcción de imaginarios colectivos, y el universo simbólico de la generación de los ordenadores se orienta a la imagen y a la ritualidad del poder de la información. Es el espacio de la imagen que ha estado desplazando poco a poco al universo de Gutenberg, la escritura, en un momento en que la imaginación está arrinconada lo mismo que la razón. Rozak advierte sobre el gran peligro de dejar de lado el ejercicio del pensar, dice que: La lección subliminal que se enseña siempre que se utiliza el ordenador (a menos que se haga un esfuerzo consciente por contrarrestar este efecto) es el modelo “procesador de datos” de la mente. Este modelo, como hemos visto, conecta con una transición importante en nuestra vida económica, una transición que nos lleva a una nueva etapa de industrialismo basado en la alta tecnología, la llamada edad de la información con su economía orientada a los servicios.6

Aparece en el universo cultural en la sociedad contemporánea la tecnofilia, la cual carece de referentes histórico contextuales de los usuarios, quienes desde niños se convierten en instrumentos de ésta, es decir, aquí los papeles se invierten y no es el humano que hace uso de los medios técnicos, sino utilizando la tecnología, en una lógica de alienación en donde el humano se pierde a sí mismo, en una racionalidad de consumo y de sentido, y al consumo mismo que ya está determinado por los amos del mercado. De tal manera que cabe preguntarnos si ¿hemos mejorado como humanos?, ¿somos más humanos ahora con el uso de los ordenadores y de las tecnologías de la comunicación? Ciertamente, las tecnologías han cambiado nuestras maneras de percibir el espacio y el tiempo, con ayuda de la virtualidad y con la adquisición de nuevas dimensiones en espacios culturales. Por otra parte, se expresa la tecnofobia, opuesto a la tecnofilia, extremos que no ayudan en nada al progreso, desde la perspectiva del un progreso razonable. Rozak, Theodor, El culto a la información. El folklore de los ordenadores y el verdadero arte de pensar, México, CNCAGrijalbo, 1990, pp. 263.

129

cultura archivística

Dicen los Toffler (1994) que se han manifestado en la historia del hombre tres grandes olas o momentos: la primera ola fue la revolución agrícola, que incentiva grandes transformaciones en la humanidad, permitiendo la subsistencia de grandes conglomerados y su desarrollo; la segunda ola fue la revolución industrial, con sus grandes avances científicos y tecnológicos; y la más intensa, en la que vivimos hoy, la tercera ola, incluye la revolución de la información, la comunicación y el conocimiento. Las guerras del Golfo Pérsico y contra Afganistán son ejemplos evidentes del uso agresivo y manipulador que manifiesta el segmento político y militar imperial de los Estados Unidos, país que tiene un amplio poder de decisión en la política mundial. Hoy temen los gobernantes norteamericanos y sus aliados militares al llamado terrorismo informático, y a diferencia del periodo de la guerra de Vietnam, a los medios de comunicación que puedan difundir imágenes terribles de la guerra y que puedan influir en la decisión de los ciudadanos para detener la guerra misma.7 Los medios de comunicación en la tercera ola crean una impresión de irrealidad a diferencia de antes de la Revolución Industrial, en que las poblaciones campesinas y analfabetas basaban sus imágenes en acontecimientos lejanos en el tiempo o espacio, según los relatos de viajeros en mitos, leyendas y dogmas religiosos.8 Hoy se explota el morbo que está presente en la lógica de los medios de comunicación.

Archivos y explosión de la información Se manifiesta en la década de los noventa fundamentalmente la explosión de la información, la que involucra flujos informativos, expresándose como flujo internacional de la información, en el internet, en tecnologías de la información, en la llamada carretera de la información como el conducto por donde viaja el texto electrónico. La información históricamente se ha sistematizado en archivos y en sistemas bibliotecarios, y su manejo por el hombre implica que éste exprese voluntad de poder, manifestado en el saber que contiene la información y que su consciente actuación motiva transformaciones culturales. Estos efectos tenemos que considerarlos en la enseñanza y la difusión de la disciplina archivística, en las 7 Adams, James, La próxima guerra mundial. Los ordenadores son las armas y el frente está en todas partes, Argentina, Granica, 1999. 8 Toffler, Alvin y Heidi Toffler, Las guerras del futuro. La supervivencia en el alba del siglo XXI, España, Plaza y Janes, 1994.

130

Conciencia yacia

disciplinas de las ciencias de la información y de la comunicación. Donde es un deber plantear como marco contextual “la existencia por un lado, de una industria transnacional de la información altamente oligopolizada, con grandes necesidades financieras, y, por el otro, de un sistema bancario trasnacional altamente oligopolizado, con grandes intereses y necesidades informativas”;9 en que se cumple la premisa que sugiere que información es poder.

La ciberantropología El capitalismo se enfoca a procesar y transmitir información, a refuncionalizarse, a controlar. Ha surgido una gran organización de carácter mundial, ya que “en el capitalismo avanzado, la distribución y el ejercicio del poder social está cada vez más relacionado con la capacidad de controlar a los medios de información a través de la disposición de la materia prima, de la infraestructura para su procesamiento y de los sistemas sociales necesarios para su aplicación en la toma de decisiones”.10 El poder de la red se adhiere al cambio en la naturaleza del poder, ya que este poder se orienta a la tecnificación de su ejercicio, en donde el abuso del poder gubernamental, aliado a los intereses de las corporaciones económicas y mafiosas, seguirá mientras no haya realmente un poder alterno de los ciudadanos.11 La ciberantropología12 surge y se está constituyendo teóricamente como una disciplina que se aboca a la comprensión de los cambios culturales que se expresan en los usuarios de los ordenadores; integrando en su campo el estudio de los cambios de carácter psicológico y cultural que se van manifestando en los usuarios de las computadoras. En el cibernauta, el sentido del tiempo y del espacio sufre profundas transformaciones que se verán manifestadas en comportamientos y actitudes sociales. Así como un sentimiento de compañía, en un principio, después, en numerosos casos, de soledad y de dependencia hacia la computadora, pensándola como la mejor opción de vivencia cotidiana: habrá la excepción en los usuarios que valoricen más la razón y la conciencia colectiva. Hamelink, Cees, op.cit., p. 185. Ibid, p. 30. 11 Se expresa el poder sobrante como condición de dominio ante el poder necesario, ya que con éste los estados dominan a los pueblos. Toffler, Alvin, El cambio del poder. Powershift. Conocimientos, bienestar y violencia en el umbral del siglo XXI, España, Plaza y Janes, 1990, pp. 385-485. 12 El estudio del hombre en el uso de las tecnologías de la virtualidad. 9

131

cultura archivística

De aquí que es importante considerar la historia de las computadoras, su aporte al avance científico, a la cultura en la sociedad actual, en los usos y abusos del ciberespacio; a la valoración ética de su uso, los peligros que expresa su uso irracional; en definitiva, a la influencia cultural que ésta integra al hombre contemporáneo en sus dimensiones temporales y espaciales. Ya que en la humanidad la percepción de la distancia y del tiempo ha cambiado, Hall en su libro La dimensión

oculta refiere la distinta manera en que percibimos el espacio, orientados principalmente por la cultura en la que nos ha tocado vivir.13 La cantidad de información recopilada por la vista no ha sido medida o registrada, siendo la gran cantidad de información que es la determinante, mayormente en esta época de construcción y consumo frenético de imágenes.14 Para un hombre urbano que tiene cercanía cotidiana con la televisión y el internet el mundo es pequeño, muy cercano, ya que está en la dinámica de la globalización, lo que no sucede para el habitante de la Sierra Norte de Puebla, indígena náhuatl, que vive su vida cotidiana en la localidad, que no tiene televisión y que si ocasionalmente la ve, interioriza que las cosas del mundo son inconmensurables. El internet, en sus orígenes tuvo fines militares, después fue de intercambio científico, ha llegado a la lógica del mercado, con tendencia al entretenimiento, ha invadido el espacio de intercambio de supuestas redes de amigos, expresada en la cultura del chat, que ha llegado al abuso y al extremo de preferir comunicarse a la lejanía a través de las máquinas y no frente a frente. Sigue desarrollándose en diversas modalidades el internet, pero en definitiva no van a poder sustituir la experiencia, lo eminentemente humano que aporta la cercanía de las personas en el diálogo, en un espacio que permite la sonorización de las intencionalidades, la comunicación humana. Hablando de tecnología de los medios, los cibercafés son espacios que se han popularizado, si bien anteriormente se reunía uno en el café para hacer la tarea, charlar, en afán de conquista, etcétera, ahora es para navegar por el ciberespacio. La Revista del Consumidor los define como “sitios en donde el usuario puede tener acceso de forma rápida y eficiente de todos los recursos que internet ofrece, además pone a su disposición una gran variedad de programas informáticos, así como el denominado equipo ‘periférico’, por ejemplo la impresora láser, el escáner o la 13 14

Hall, Twitchell, La dimensión oculta, México, Siglo XXI, 2000. Sartori, Giovanny, Hommo Videns. La sociedad teledirigida, México, Taurus, 1999.

132

Conciencia yacia

videocámara”,15 ofreciendo servicios en consulta de páginas electrónicas, impresión de datos e información, digitalización de imágenes, copia o quemado de información en discos compactos, envío de fax y captura de trabajos escolares. En México se ha formado ya la AMCC (Asociación Mexicana de Ciber-Cafés), con sus más de 200 cibercafés afiliados en todo el país.16 Nos encontramos con nuevas maneras de aprendizaje que a mi juicio son demasiado autogestivas y que nos orientan a una realidad que por ser virtual es imaginaria. Los peligros que entraña el internet son grandes si no se tiene cuidado en conocerlos, prevenirlos y enfrentarlos.

En educación El trabajo educativo auxiliado por los medios de comunicación es de gran importancia, principalmente en esta época de surgimiento de nuevas tecnologías y de formas innovadoras de apreciar la realidad a través de la imagen. Sin embargo, el uso indiscriminado de los medios en tareas educativas ofrece resultados contrarios a lo esperado.17 Si bien es de gran importancia impulsar las tecnologías para la educación, es preciso que sea con conocimiento de causa, desde la perspectiva pedagógica. Un programa de educación virtual ha sido desarrollado en el Centro de Investigación en Cómputo del IPN denominado Espacios Virtuales de Aprendizaje que proporciona ambiente interactivo, automático y flexible para la enseñanza, en el que se pueden ofrecer cursos de diplomados y posgrados. Esto significa hacer uso de las virtudes del uso de internet. Hay experiencias de modalidad a distancia con el uso del internet como el concepto de Universidad Virtual del Tecnológico de Monterrey, por ejemplo. En la ENBA se tiene este servicio en el Departamento de Modalidad a Distancia que ofrece las licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía, con la característica de ser una opción viable; sin embargo al parecer la conducción administrativa implica dificultades para la expansión del sistema. En la Universidad Autónoma de Chapingo hemos impulsado un Centro de Autoacceso para la Enseñanza de Lenguas Extranjeras Revista del consumidor, octubre de 2000, núm. 284. México, p. 13. En últimas fechas han surgido infinidad, en el metro, por ejemplo, han proliferado varios cibercafés en algunas estaciones, a precios accesibles. 17 El Politécnico ofrece cursos, diplomados y maestrías a través de la modalidad de educación virtual. CICATA, maestría en matemática educativa para profesores en servicio, realizando un convenio con la UABC. 15 16

133

cultura archivística

(CALE), tan solo por citar algunos ejemplos. En esta época se expresa la primacía de la imagen, el ver sin entender, en una lógica de crecimiento de la paideia, el niño está educado en la televisión, la que influye de manera determinante en la formación de la opinión pública. Sartori (1999) habla de las posibilidades positivas del internet las cuales integran la posibilidad de un mejoramiento para la democracia, sin embargo hay países que ven una amenaza en este recurso, en el que circulan ideas y permite a la oposición crítica cuestionar el estado de cosas de un régimen y asimismo ofrece una gran variedad de elementos culturales que se consideran contrarios a los valores de una nación que constantemente fluyen a través de la red lográndose nuevas formas de percibir la sociedad y los símbolos que en ella emanan. Un nuevo lenguaje y percepción de la realidad están presentes en los cibernautas los cuales adquieren comportamientos diversos. En teoría el internet debe buscar el crecimiento cultural pero en la práctica quizá suceda lo contrario ya que nos enfrentamos a una gran cantidad de información y ante esta circunstancia es preciso saber buscar y encontrar la información deseada. El internet 2 se está estableciendo en la Corporación Universitaria para el Desarrollo del Internet, originalmente se pensó para la navegación de información científica pero parece ser que será una manera más fácil de accesar al video, en fibra óptica y con un módem de mayor capacidad. Es por esta razón que se precisa de parte de los educadores, que hacen uso de estrategias que ofrecen los medios de comunicación, que reflexionen acerca de las ventajas y desventajas que acarrea la tecnología y valoren la enorme importancia del trabajo del docente; que si bien su actuar va en el sentido de orientar, asesorar o coordinar el proceso educativo, difícilmente puede ser sustituido por las herramientas que ofrece la tecnología educativa, ya que el docente cuenta con cualidades insustituibles como experiencia, valores de solidaridad, espíritu de servicio, reflexión pedagógica, capacidad de análisis crítico, etcétera.

Prerreflexiones Ha surgido una cultura de la biblioinformática, consecuencia de la cultura de la información, la que opera mediante la interacción de computadoras y las telecomunicaciones, y que:

134

Conciencia yacia

el poner al margen los estudios de la sociología de la información, ha dado como resultado que muchos trabajos importantes para el desarrollo de esta ciencia hayan fracasado. Para el estado presente son de interés: la investigación de los factores sociales que interfieren en los procesos y sistemas de información; el investigar la conciencia de trabajo de los informadores científicos en relación a las necesidades de la sociedad; la crítica de situaciones aisladas de carácter muy técnico para las situaciones de información social.18

Es necesario no dejar de lado, y realizar una exploración teórica e histórica, la importancia de los medios de comunicación en la labor educativa enfatizando la experiencia en México, y valorar las perspectivas que ofrecen los medios de comunicación en la educación. Es preciso cultivar el estudio de la ciberantropología en nuestro país, considerando los usos y abusos de la información y de las nuevas tecnologías que soportan esta información, así como el considerar los peligros a que conduce el uso excesivo de los ordenadores en la enseñanza y el entretenimiento. Las tecnologías de la información son de enorme importancia en la sociedad, éstas permiten lograr toma de decisiones con mayor grado de certidumbre en el ámbito de las políticas públicas, sin embargo, una canalización errónea del uso del internet nos conduce a una nueva alienación. Debemos aceptar el gran avance en la tecnificación de la información, en la tecnologización del ordenamiento de la información y de los flujos a través de redes en el espacio virtual. Claro que es más sencillo y a un costo mínimo enviar un trabajo a través del correo electrónico, inclusive por fax. ¡Cuidado! La revolución de las comunicaciones ha venido a ser un factor de avance, pero también de alienación y de perdida de la razón.

Perales Ojeda, Alicia, La cultura biblioinformática, México, UNAM, 1981, p. 20.

135

cultura archivística

136

Conciencia yacia

Geor gina Flores Padilla Georgina Ma. del Carmen Sifuentes R. María de Jesús Díaz Nava

Jefa de la sección de Acervo Documental del Archivo Histórico de la UNAM

Archivo Histórico del Instituto de Investigaciones Estéticas de la UNAM

Archivo Histórico de la Universidad Iberoamericana

137

cultura archivística

138

Conciencia yacia

El cuadro de clasificación: tarea pendiente de los archivos de las instituciones de educación superior

La docencia, la investigación y la difusión o extensión de la cultura son tareas inherentes a las instituciones de educación superior. En el seno de esos organismos se han producido documentos que dan cuenta, en buena medida, del quehacer científico y cultural de las sociedades. Este hecho, en sí mismo, representa un compromiso de las instituciones de educación superior con la sociedad de la cual forman parte, éste es: la conservación y preservación de la memoria científica y cultural de los pueblos. Los centros de educación superior en el cumplimiento de sus funciones y objetivos, desde el periodo colonial y hasta nuestros días, han producido una gran cantidad de documentos, los cuales arrojan noticias para la construcción o reconstrucción de la ciencia y la cultura en nuestro país, tal es el caso del archivo de la Real Universidad, de los colegios o seminarios novohispanos, de las escuelas nacionales e institutos literarios creados en el periodo decimonónico, de las universidades autónomas e institutos existentes a lo largo y ancho de la república. Esas entidades, desde su origen han pasado por distintas etapas como consecuencia del desarrollo histórico de México. Los archivos de las instituciones de educación superior son, por tanto, consecuencia y testimonio de este desarrollo, de aquí que representen, en buena medida, el patrimonio cultural de nuestra nación. La trascendencia que para la historia de México tienen estos archivos, por consecuencia, motiva a quienes somos custodios de esa documentación a la búsqueda de medidas tendientes al mejoramiento, en todos los órdenes, de ese material documental. En ese sentido como archivistas y salvaguardas de la documentación generada y recibida por las instituciones de educación superior, tenemos el ineludible deber de conservar y preservar

139

cultura archivística

esa memoria que día con día se va produciendo en esos centros. Tenemos el deber de crear políticas y procedimientos archivísticos de gestión o producción documental, ya que es preferible controlar la producción de documentos desde su origen, a preocuparse después por un exceso de papeles en las oficinas. Debemos responsabilizarnos también, de la formación de un sistema integral de archivos, de los procesos de identificación y valoración que han de regir y garantizar las transferencias de documentos desde las oficinas de los archivos administrativos, pasando por los intermedios hasta su conservación definitiva en los históricos. Debemos organizar, describir, conservar y difundir la documentación con valor histórico en cualquier soporte o formato y contribuir a la difusión del patrimonio documental de esas instituciones a través del servicio de consulta e investigación de sus fondos. Parte toral de nuestra tarea como archivistas es implementar un sistema de clasificación adecuado a partir de los principios teóricos de la archivística que a saber son: el principio de procedencia y orden original, lo cual nos lleva necesariamente a dos concepciones igualmente básicas de la disciplina: el mantenimiento de la unidad, organicidad e integridad del fondo y del carácter seriado de los documentos que lo conforman.1 El respeto a la organicidad natural de los fondos es la garantía más segura para conservar intacto el valor informativo de la documentación, el seguimiento del mismo nos dará fiel testimonio y reflejo de la estructura y actividad de la institución. El respeto irrestricto al principio de procedencia y orden original permitirá a su vez respetar la integridad de cada una de las piezas documentales que conforman el archivo y de esta manera, se podrá colaborar en el control y en la planeación de los proyectos descriptivos. Con base en esos principios archivísticos debemos, como ya se ha mencionado, incidir en la gestión de documentos, es decir en la organización a través de un cuadro de clasificación y en el control de su utilización y recuperación. Esto, desde que se generan o reciben, hasta su eliminación o conservación definitiva en los archivos históricos. La docencia, la investigación y en algunos casos la difusión o extensión de la cultura son las funciones básicas de las instituciones de educación superior, independientemente del marco social, geográfico y del carácter público o privado de la institución. En aras del cumplimiento de esos fines, 1

Heredia, Antonia, Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial, 1987, p. 16.

140

Conciencia yacia

dichas instituciones realizan diversas acciones administrativas, que necesariamente se ven reflejadas en un número considerable de documentos. El tener objetivos similares trae como consecuencia una semejante estructura organizativa y funcional. La suma de estos dos factores nos lleva a pensar en la elaboración, como ya sucede en algunos países, de cuadros de clasificación similares. Sin embargo, y en contrapartida, debemos considerar también que las instituciones de educación superior en México, sean públicas o privadas, cuentan con cierta autonomía para gestionar archivos y documentos, prerrogativa que les ha conferido la legislación a la cual están sujetas. De igual manera, factores como la antigüedad, las dimensiones y diversidad del campus dificultan en gran manera la creación de un cuadro de clasificación uniforme, entendiendo por ello, un cuadro único. Por supuesto que esta situación conduce a ciertas diferencias estructurales y orgánicas que son a su vez resultado de esa autonomía institucional. Pese a estas diferencias consideramos que es factible fijar de manera general la denominación de las secciones que comprendería un cuadro de clasificación. Dichas secciones necesariamente tendrían que atender a las funciones de las instituciones, las cuales como ya apuntamos son muy similares. Pero, habría que preguntarnos ¿por qué es importante contar con un cuadro de clasificación similar? Primero, porque facilita el intercambio de información en el seno de una institución y entre las demás instituciones. De igual forma, facilita la localización rápida de los expedientes, ahorrando con ello pérdidas de tiempo. Segundo, porque contribuye favorablemente a la eficiencia y eficacia de los archivos de las instituciones de educación superior y por tanto agiliza las gestiones de los interesados, la toma de decisiones por parte de los funcionarios y la labor de los investigadores. Tercero, porque facilita el acceso y la consulta de la documentación desde su creación o recepción en los archivos de gestión. En ese sentido, el cuadro de clasificación en su fase activa representa una metodología de organización y agrupación de los documentos que contribuye a la efectividad y eficiencia administrativa, además de facilitar la legalidad y transparencia administrativa. Cuarto, porque su aplicación generalizada nos permitiría el intercambio de información a través de las nuevas herramientas computacionales, tanto al interior de una institución, como hacia el exterior.

141

cultura archivística

Quinto, y tal vez lo más importante en términos archivísticos, sería la ubicación, desde su origen, de los documentos, asegurando de esa manera el sentido orgánico del archivo en tanto se establece de inicio la relación entre los documentos, la formación de series documentales y, por supuesto, se asegura el respeto a la procedencia y orden original de los mismos. En suma, la importancia del cuadro de clasificación reside en asegurar su correcta ubicación, en facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación o recepción en los archivos de gestión, tanto para quienes generan los documentos por la necesidad que tienen de informar y fundamentar los procedimientos establecidos, como para la comunidad de una institución determinada y la sociedad en general en uso de sus derechos. Por todo lo anterior, consideramos que es factible la elaboración de un cuadro de clasificación similar para nuestras instituciones. Creemos que esta tarea debe ser instrumentada por la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior; su labor hasta ahora realizada en pro de nuestros archivos nos conduce a considerarla como la opción viable. Debido a ello nos atrevemos a sugerir lo siguiente: –La elaboración de un diagnóstico general sobre la situación legal y las condiciones de cada uno de los archivos de las instituciones mencionadas, que abarque los siguientes aspectos: gestión de documentos, transferencias y valoración, clasificación, ordenación y descripción, servicios y acceso e instalaciones y equipo. –Inscribir la elaboración del cuadro de clasificación aplicable a las instituciones de educación superior en un proyecto sobre Sistema de archivos. El sistema de clasificación en este sentido partirá de un análisis de la estructura administrativa y funcional, y de la forma en que éstas se concretizan en documentos para llevar a cabo sus tareas específicas. –A partir de la elección de un mismo sistema de clasificación, diseñar un cuadro de clasificación que tenga como características: el ser flexible, adaptable a los cambios y que evidencie tanto la estructura o funcionamiento de la institución (secciones y subsecciones) como los testimonios de actividades derivadas de esa estructura (series documentales). Consideramos que la elección de un sistema de clasificación que conlleve a la elaboración de un cuadro de clasificación para las IES, es posible en tanto, como se ha dicho, los objetivos son comunes y por tanto, la forma en que se estructuran para cumplirlos es semejante. De aquí que

142

Conciencia yacia

consideramos que el cuadro de clasificación mencionado deberá contar con las siguientes características: –Permitir la identificación de los documentos y expedientes a través de un código y un título precisos que deriven de las funciones y actividades generales o específicas de las IES, de tal forma que las unidades administrativas clasifiquen sus documentos utilizando los mismos códigos y títulos. –Un cuadro de clasificación como todos sabemos se divide en secciones, subsecciones y series, divisiones que deberán corresponderse con las funciones, órganos y actividades de las IES. Así, la clasificación de un documento deberá atender las funciones principales del cuadro de clasificación y llegar hasta las actividades concretas. Estas actividades deberán materializarse en la unidad básica de archivo: el expediente. –El cuadro de clasificación deberá aplicarse a los documentos administrativos en cualquier tipo de soporte. En consecuencia, la información administrativa en soporte electrónico se clasificará igualmente bajo los códigos y títulos del cuadro de clasificación.

A manera de conclusión En este trabajo hemos planteado la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, a nivel secciones y orgánico a nivel subsecciones. Las ventajas de aplicar un cuadro como el propuesto podrían ser: Mayor reconocimiento del servicio de archivo en el seno de cada una de las IES y aumento de efectividad en todas las áreas de actuación. Ofrecer respuestas concretas ante las demandas administrativas para obtener eficacia y economía en los procesos de creación, uso y disposición de los documentos y archivos. Compartir algunos recursos necesarios para el desarrollo de programas conjuntos y específicos, según los criterios estándares. Facilitar la conservación y difusión del futuro patrimonio documental de las IES con criterios técnicos y metodología uniformes desde su inicio.

143

cultura archivística

Potenciar la colaboración entre los servicios de archivos de las IES para el intercambio de información y experiencias comunes en el seno de los programas generales o propuestas particulares. Aumentar la preparación profesional y formativa de los archivistas en áreas clave de la gestión y las nuevas tecnologías de la información que se están aplicando actualmente y que se incrementarán en un futuro inmediato.

144

Conciencia yacia

Alicia Barnad Amozorrutia

Directora del Centro de Documentación Institucional de la Secretaría de Salud

145

cultura archivística

146

Conciencia yacia

Modelo para la organización de un sistema de archivos de instituciones de educación superior

Los archivos de las instituciones de educación superior son parte del conocimiento de la educación y la ciencia, al igual que otras informaciones que se generan en el entorno académico; sin embargo, requieren de ser organizadas, tanto como fuente de información para la gestión cotidiana en el hacer de las instituciones, como para servir de testimonio y evidencia sobre la evolución de las acciones y programas que se instrumentan para la formación de profesionales e investigadores, la historia de las instituciones de educación superior y de los profesionales e investigadores destacados en el entorno académico. La archivística, reconocida como un conjunto de prácticas y metodologías destinadas a organizar y difundir los archivos de las instituciones requiere, para su desarrollo, de otras disciplinas para alcanzar objetivos, tanto en archivos que se están creando en este momento, como en aquellos que ya forman parte del patrimonio cultural e histórico de la institución. Así, la administración de documentos, llamada por los españoles gestión documental, viene a ser una disciplina que junto con la archivística tendrán impacto en el mejor manejo de los archivos. En nuestro país, al igual que en otros de Latinoamérica e inclusive en los de habla inglesa (aunque éstos en menor grado), la distancia que existe entre quienes manejan archivos administrativos y los responsables de archivos históricos es abismal. Es posible que el administrador de documentos no tenga la sensibilidad humanística que tiene el responsable de archivos históricos y por el contrario, éste último no tenga mayor interés por entender lo que pasa en los archivos administrativos que tienen que ver más con la eficiencia y eficacia de la administración que con los valores secundarios de los documentos. No obstante, el tratamiento que se dé a los archivos en su origen tendrá que ver con la calidad de las fuentes primarias para la historia de las instituciones.

147

cultura archivística

Paradójicamente ambos profesionales tienen el mismo propósito: hacer que los archivos sirvan de fuentes de información. En sí, la administración de documentos, conforme a principios archivísticos como el de procedencia y de orden original, permite llevar a cabo procesos de planeación, organización, control de los archivos desde su creación hasta su disposición, con el propósito de lograr el manejo eficiente y eficaz de los archivos. También, a través de la administración de documentos, es posible desarrollar las herramientas administrativas para operar y regular los archivos; de igual manera, ofrece la alternativa de organizarlos a través de redes, entendidas éstas como el conjunto de elementos que interactúan para alcanzar un fin o una meta específica que en nuestro caso sería el óptimo manejo de los archivos. Es así que, brevemente, en el presente trabajo se abordarán los siguientes temas: · Políticas, estrategias para su diseño e instrumentación · Modelo de organización de los archivos en las instituciones de educación superior · Instrumentos y manuales a desarrollar En principio y antes de introducirnos al modelo de organización de un sistema de administración de documentos y archivo, resulta necesario abordar conceptos que, sin ser novedosos, resulta importante reafirmar ya que en la actualidad tienen una gran repercusión en los entornos globalizadores donde la estandarización de instrumentos y procesos juega un papel importante. De esta manera, entendemos a un sistema de administración de documentos y archivos como el sistema de información que recibe, registra, describe, clasifica, integra, preserva y proporciona acceso a los documentos de archivo de acuerdo con sus vigencias documentales. El sistema considerará el manejo de archivos en diferentes soportes o formatos, creados o recibidos por la dependencia en el ejercicio de sus funciones y también, determinará las interrelaciones de las unidades archivísticas dentro de la dependencia. Según la Norma ISO 15489-1, de publicación reciente, un sistema de administración de documentos y archivos debe: · Estar diseñado y puesto en práctica para cumplir con las necesidades operacionales de la institución.

148

Conciencia yacia

· Estar diseñado para manejar los documentos que reúnen las características de archivo. · Ser confiable, es decir, debe tener capacidad para recuperar los documentos que reflejan la actividad institucional, para organizar los archivos, funcionar como fuente primaria de información y proporcionar acceso oportuno a la información contenida en los archivos. · Ser íntegro, es decir debe contar con medidas de control en cuanto al acceso, uso, verificación y disposición final de los documentos. · Cumplir con las disposiciones jurídicas y de organización de la institución. · Integrar todo el rango de funciones y acciones que tiene la institución. · Contar con rutinas de operación para manejar archivos desde su creación, mantenimiento y disposición final. Señala además la ISO 15489-1 que las estrategias toman en cuenta el desarrollo y adopción de políticas, procedimientos y prácticas. A fin de proponer un modelo de organización donde se establezcan las interrelaciones y vínculos que faciliten la instalación del sistema, será necesario analizar el contexto en el que se manejan los archivos de las instituciones de educación superior, es decir, se requiere conocer la situación que prevalece a través de un diagnóstico para determinar: · La base legal que sustenta el trabajo archivístico. · La estructura o estructuras organizacionales que ya existen. · La regulación y normatividad archivística existente en cuanto a clasificación, vigencias y mecanismos de disposición documental. · La existencia de archivos que se localizan en el campus (administrativos o históricos). · El número y perfil de los trabajadores que se dedican en forma exclusiva a los archivos. · Recursos materiales y físicos. · Volumen aproximado de los archivos que se localizan en la institución. Los resultados que se deriven en cada caso permitirán un mejor acercamiento al modelo de organización de cada institución de educación superior. No obstante las dificultades aparentes, una aproximación a un modelo que considere factores de integridad, amplio rango, confiabilidad y sistematicidad basado en la interacción operativa y la normatividad centralizada, no es una propuesta aventurada.

149

cultura archivística

El modelo de organización para un sistema de administración de documentos y archivos atendería el establecimiento de interrelaciones que faciliten la aplicación de los procesos y de las técnicas destinadas al manejo adecuado de los archivos a lo largo del ciclo vital de documentos: · En archivos de trámite en oficinas (aquí se crean o reciben documentos, tienen valores primarios y su uso es constante e interno) · Archivos de concentración (mantienen sus valores primarios, son de uso esporádico que puede ser interno o público) · Archivos históricos (valores secundarios, uso social) o baja de aquellos que carecen valor.

La política integral de archivos y sus objetivos Posiblemente uno de los problemas para la implantación de un sistema archivístico es la falta de una política integral de archivos, donde la máxima autoridad de la institución de educación superior reconozca la necesidad de establecer y promover mecanismos destinados a proporcionar los elementos que garanticen la viabilidad de un sistema de administración de documentos y de archivos, entendido como un instrumento que apoye tanto a la gestión cotidiana de asuntos como a la educación e investigación y que considere además, a los archivos como parte del conocimiento y patrimonio de la institución. De ahí que no será posible instrumentar un sistema de administración de documentos y archivos en instituciones de educación superior sin antes establecer una política general de archivos, impulsada por la máxima autoridad y que tenga como propósitos: · Proteger a los archivos desde su creación hasta su disposición final · Mejorar la interacción y el flujo de los documentos y de los archivos · Establecer un componente de administración de documentos y archivos dentro de las políticas y planeación de los recursos de información institucional · Instrumentar las prácticas y técnicas archivísticas que garanticen la integración de archivos, su recuperación y acceso. Todo esto, con el propósito de que los archivos sean útiles: · A los administradores y funcionarios en sus tareas administrativas, académicas, de investigación, así como en el mejoramiento de imagen de la institución, pues la provee de evidencias 150

Conciencia yacia

acerca de su quehacer cotidiano y apoya a la toma de decisiones. · A los estudiantes, para que conozcan su propia trayectoria dentro del proceso de formación y para un conocimiento más certero de la institución donde estudian. · A los investigadores, como fuentes primarias de información para la historia de la institución, de sus actores y la reseña de eventos y acciones. Conviene detenernos un poco en el objetivo que señala la incorporación del componente de archivos dentro del sistema de información institucional. Por razones poco entendidas, a los archivos se les ha considerado como un servicio general en lugar de un servicio de información, lo cual ha traído como consecuencia un grave deterioro, debido por un lado, a que las áreas de servicios generales han relegado a los archivos para dar cumplimiento a las demandas inmediatas de este tipo de servicios y en otros casos, al desconocimiento generalizado que existe sobre los archivos y su tratamiento. La incorporación del componente de archivos dentro del sistema de información institucional será de gran relevancia, sobretodo en lo que se refiere a la definición y diseño de un sistema de conservación de archivos electrónicos, ya que si bien dentro de las instituciones ya existe un número considerable de archivos de este tipo, aún no se han tomado en consideración los fundamentos de la práctica archivística para la preservación y acceso a la información de éstos, de tal forma que garanticen su confiabilidad y autenticidad tanto en el presente como en el futuro.

El modelo Vista la multiplicidad de áreas académicas, de investigación y de administración, tanto centrales como autónomas que pueden existir en una institución de educación superior, el modelo de organización que se propone comprende: Un órgano máximo en el ámbito de las instituciones de educación superior que podría ser un Consejo o Comisión de Archivos, integrado, en principio, por los responsables de los archivos de cada facultad, escuela o dependencia y el director de los archivos de oficinas centrales, que fungiría como presidente. Una dirección de archivos en oficinas centrales, a través de la cual se contaría con los recursos para impulsar e instrumentar la normatividad que emane del Consejo dentro de la institución, para 151

cultura archivística

coordinar los archivos de trámite de las oficinas y áreas adscritas a la administración central, para operar el archivo central de concentración y el archivo histórico de la institución, donde se conservarían los archivos de valor permanente de toda la institución, con la excepción de aquellas facultades o escuelas que ya contaran con un archivo histórico. El director de archivos de oficinas centrales fungiría también como presidente del Consejo de Archivos. Un área operativa y de coordinación de archivos por cada facultad, escuela o centro de investigación. Esta área se encargaría de instrumentar procesos y prácticas para archivos de trámite y de concentración, sean éstos de carácter académico o administrativos y, en caso de que exista, también coordinará el archivo histórico de la dependencia. En cuanto a la adscripción de la Dirección de Archivos Centrales, existen ciertas alternativas: pudiera ser un órgano adscrito a alguna de las secretarías generales de la rectoría (secretaría general, como sucede en algunas universidades españolas), con capacidad jurídica para regular sobre los archivos dentro de la institución. En una analogía, la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM que depende de la Secretaría General y tiene capacidad jurídica para regular procesos bibliotecológicos a nivel central y en facultades y escuelas. Otra alternativa para la dirección de archivos de oficinas centrales sería la creación de un Centro o Coordinación de Archivos Universitarios, con capacidad para regular sobre la operación de los archivos de la institución, para administrar los archivos centrales de concentración e histórico así como para realizar proyectos de investigación y formación de profesionales en el campo de la archivonomía y la administración de documentos. La base jurídica que sustente el sistema de administración de documentos y archivos y su esquema de organización daría solución a ciertos problemas. Por ejemplo, es frecuente que la función para los servicios de archivos administrativos esté asignada a las áreas de servicios generales o de logística, mientras que los archivos históricos, podrían estar adscritos a una biblioteca, a una facultad cuya trascendencia en el tiempo e importancia en su desarrollo haya obligado a su creación; en otro caso, el archivo histórico podrá estar adscrito a un centro de investigación. Otro problema que requiere atención es la coexistencia, dentro de las instituciones, de unidades de operación centralizada y aquellas de operación descentralizada con autonomía en su operación, donde también una normatividad archivística que diera lugar a un Consejo de Archivos permitiría la vinculación requerida

152

Conciencia yacia

para un sistema. Aunado a esto se encuentra la divergencia entre lo eminentemente administrativo y lo eminentemente académico sin percibir que la documentación tanto administrativa como académica es, a todo lo largo de su ciclo vital, importante para la institución. La disposición jurídica que se emita deberá regular sobre las interrelaciones, normas y procesos de los archivos administrativos e históricos, así como sobre otros factores tales como acceso, privacidad, evidencia, protección de datos e información.

Las estrategias Si bien no existe una sola estrategia para crear un sistema de archivos sino varias y diferentes en cada caso, creo que una aproximación sería el desarrollar un modelo semejante para varias instituciones y promoverlo a través de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Aquí es importante señalar que un modelo puede ser modificado de acuerdo a las necesidades de cada institución no obstante, lo importante será que los principios generales del mismo prevalezcan como factor que fortalezca la práctica archivística. Coyunturalmente, los temas ya señalados y muy de moda, como la transparencia de acciones, la rendición de cuentas y el acceso a la información, sobre todo en el caso de instituciones que reciben apoyos federales, son factores que servirán para fundamentar acciones a favor de los archivos. Sin duda la Red Nacional de Instituciones de Educación Superior, donde se conjuntan voluntades en pro de los archivos, puede ser también el motor para proponer modelos y proyectos. Estoy convencida que el impulso de acciones desde un organismo de carácter civil tiene mayor influencia hacia las instituciones que las gestiones que se hagan de manera individual. Las normas y sus instrumentos técnicos Para avanzar en el desarrollo de un sistema de administración de documentos y archivos, además de un modelo de organización, se requerirán elementos que permitan la instrumentación de los procesos y actividades; por lo que habrán de elaborarse los manuales de organización y procedimientos, así como aquellos instrumentos técnicos que garanticen una operación adecuada de los archivos. Un ejemplo de cómo un sistema de administración de documentos y archivos sin instrumentos técnicos puede fracasar, es lo que ha sucedido con los sistemas de archivos de las depen153

cultura archivística

dencias del Poder Ejecutivo Federal. Desde los ochenta se impulsó una base legal y el esquema de organización de archivos, sin embargo se descuidó la práctica, de ahí que en la actualidad se cuente con sistemas que funcionan a medias y con una gran carencia de normas y políticas. A continuación se señalan ciertos instrumentos y políticas a establecer para la operación de los archivos a lo largo de su ciclo de vida. · En principio, se requiere establecer criterios y características del documento de archivo para diferenciarlo de otros documentos. Este es uno de los factores que afectan a los archivos ya que al no tener claro cómo se integra y conforma un documento de archivo, resulta que todo lo que se integra a una carpeta o fólder es considerado documento de archivo, lo cual ha traído como consecuencia la acumulación indiscriminada de papel en oficinas donde se pierde el sustento y evidencia de acciones. El calificar a un documento de archivo no excluye que otros que no reúnen las características de éste puedan ser coleccionados para su conservación permanente. · También es necesario desarrollar un registro de archivos que incluya elementos suficientes de descripción e indización del documento de archivo, esto en lo referente a expediente, serie o sección para su mejor control, manejo y acceso. Los elementos descriptivos deberán considerar lo establecido en estándares ya probados y aceptados como es el caso de la Norma ISAD-G para archivos históricos u otros a nivel nacional o internacional. · Un cuadro de clasificación basado en funciones homologadas en cuanto a tareas comunes resulta ser una herramienta extraordinaria tanto para el acceso de archivos como para los procesos de valoración, selección y determinación de las vigencias documentales. Un cuadro de clasificación homologado en funciones comunes deberá estar basado en la existencia de un número importante de tareas y acciones semejantes que bien podrían clasificarse de igual forma. Al respecto, cabe señalar que la ISO 15489-1 promueve la clasificación por funciones, así como instrumentos adicionales para un mejor registro, tal sería el caso de un vocabulario controlado y un tesauro para la descripción y registro del documento de archivo. · Criterios y políticas para las vigencias y disposición documental. Uno de los trabajos más importantes de un Consejo de Archivos en una institución de educación superior será el dictamen sobre las vigencias documentales y disposición de archivos a través del análisis de los grupos documentales.

154

Conciencia yacia

· En la operatividad los instructivos de transferencias primarias y secundarias resultan ser prioritarios para garantizar el flujo documental adecuado e impedir acumulación innecesaria de archivos donde éstos ya no tienen ni los valores por los cuales fueron generados. · Los cuadros y tablas de conservación para garantizar el flujo permanente de archivos de concentración cuando éstos pierden sus valores primarios, son instrumentos técnicos de importancia fundamental en la etapa semiactiva de los archivos a fin de estar en posibilidades de garantizar que los procesos de valoración y selección secundaria se lleven a cabo en tiempo y en forma. · En los archivos históricos el desarrollo de instrumentos de consulta, basados en normas internacionales, útiles para el acceso a la información, son sin duda los mecanismos que verdaderamente dan vida a este tipo de archivos. · Desarrollar las políticas y reglamentos del servicio. Desde mi punto de vista, los servicios de archivos a lo largo del ciclo vital son indispensables tanto para facilitar al usuario su acceso como para el mejor control de los mismos. Un ejemplo que me llama la atención y considero útil es la Carta de los Archivos establecida en ciertos archivos españoles, donde se establecen los compromisos de servicios archivísticos que se ofrecen. Con respecto a los instrumentos técnicos para la operación de los servicios de archivo deseo hacer énfasis en un factor que todavía no encuentra la respuesta suficiente para avanzar en la modernización de la práctica archivística. Desde mi punto de vista, la homologación y estandarización de prácticas e instrumentos técnicos resultan ser indispensables, sobretodo para transitar de los archivos en soporte papel a los archivos electrónicos y ante la interconectividad que demanda el acceso a la información en ambientes virtuales estandarizados. Así, la homologación en cuadros de clasificación de funciones comunes que se realicen dentro de un mismo sector es un mecanismo que podría facilitar y garantizar una mejor valoración y selección primaria que conduzca al desarrollo de criterios y políticas homogéneas de disposición documental en grupos documentales comunes. En el ámbito internacional existe una cantidad importante de esfuerzos de estandarización en cuanto a la descripción de archivos, así por ejemplo la ISAD-G y la ISAAR-CPF son ejemplos dentro de los archivos históricos, pero también se encuentran los metadatos, para la descripción de

155

cultura archivística

archivos electrónicos, desarrollados en países como Australia e Inglaterra o la Descripción Archivística Codificada elaborada por los archivistas americanos. En este contexto, recientemente y gracias a la influencia que los trabajos de estandarización en la descripción de archivos impulsados en varios países, por encargo de la UNESCO, a través del Comité sobre Estándares de Descripción del Consejo Internacional de Archivos, se elaboró el proyecto para diseñar un modelo preliminar de un sistema codificado prototipo para un instrumento de consulta de archivos que posibilite la integración de descripciones desde diferentes ubicaciones en un sistema de información unificado y gratuito, basado en la aplicación de la Norma ISAD(G) e ISAAR(CPF), OSIRIS por sus siglas en inglés (Sistema de información de fuentes abiertas para recursos de archivos). Pudiera utilizarse como software el programa ISIS que UNESCO ha promovido para bibliotecas y se espera que en el mediano plazo esta herramienta esté disponible para los archivos. Un ejemplo más de estandarización es la ya citada ISO 15489-1 y la ISO/TR 1548-2 de Información y Documentación-Administración de Documentos. Cabe destacar que los sistemas de administración de documentos implican procesos o instrumentos estandarizados tanto en archivos en soporte tradicional como en archivos electrónicos. En nuestro país donde archivos en soportes tradicionales ya coexisten con archivos electrónicos, resulta un reto particular el iniciar procesos de estandarización ya que así como en ocasiones tenemos serios problemas para acceder a la información de los archivos en papel pues gran parte se han perdido por falta de normas operativas, también se están perdiendo los archivos electrónicos. En el desarrollo de instrumentos técnicos, el consenso para lograr estándares nacionales compromete la participación activa y decidida de los expertos de archivos en todo tipo de instituciones en nuestro país. Los esfuerzos aislados, reconocidos y loables serán útiles para un espacio reducido pero no tendrán impacto en entornos globalizados donde los acuerdos y las voluntades deben responder a las necesidades de los servicios que se brindan a través de los archivos. No podemos esperar a que otros profesionales sin nuestro conocimiento quieran reinterpretar principios y prácticas ya reconocidas y universales.

156

Conciencia yacia

Índice PRESENTACIÓN ...........................................................................................................5 Desarrollo de la archívistica en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla............................9 María del Pilar Paleta Vázquez La conformación del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora............................................25 Patricia Ríos García Concepción Moya Grijalva La protección de la historia institucional. El Archivo del Colegio de Ciencias y Humanidades...........37 Gloria Carrreño La organización y conservación de docuemntos gráficos: un caso práctico, la colección de la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM.....................................................................47 Sandra Peña Haro La necesidad de formación y planeación en los archivos de instituciones educativas........................61 David Sergio Placencia Boragin Los procesos de investigación en los archivos históricos universitarios..........................................71 Walter Fernando Vallejo Romero Los archivos y la investigación histórica..................................................................................79 Alma Leticia Gómez Gómez Gustavo Villanueva Bazán

157

cultura archivística

El archivero universitario: una vocación con formación..............................................................91 Vanessa Veintemilla Minaya Importancia de la enseñanza de la historia para los estudiantes de archivonomía........................99 Andrea Escobar Barrios En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos universitarios..................................107 Humberto Sotelo Mendoza Aplicación de las nuevas tecnologías en los archivos históricos...................................................115 Fernando Hernández Olvera La era de la información y la ciberantropología.......................................................................125 Ramón Rivera Espinosa El cuadro de clasificación: una tarea pendiente de los archivos de las instituciones de educación superior..........................................................................................................................137 Georgina Flores Padilla María del Carmen Sifuentes Rodríguez María de Jesús Díaz Nava Un modelo para la organización de un sistema de archivos de instituciones de educación superior...........................................................................................................................145 Alicia Barnard Amozorrutia

158

Conciencia yacia

Conciencia y cultura archivística, se terminó de imprimir el 4 de septiembre de 2002 en Litografía Magno Graf, S.A. de C.V C.V.., Calle E número 6, Parque Industrial Puebla 2000. El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos, impresión y encuadernación es de $50.00, incluyendo IVA.

159

cultura archivística

160

Conciencia yacia