2 Conoscenze di base sugli elaboratori di testo
Obiettivo del capitolo Questo capitolo ha l’obiettivo di prendere dimestichezza con gli strumenti offerti da Word per l’inserimento di oggetti e per l’impostazione dell’aspetto di varie parti componenti. In particolare viene trattato il tema della modifica delle impostazioni del paragrafo, in ogni suo aspetto e l’analisi degli strumenti per la creazione e l’impostazione di una tabella per la disposizione corretta degli oggetti rispetto al testo. Si saprà anche creare e personalizzare un elenco, sia puntato che numerato. Verranno anche studiate tutte le possibilità offerte dal righello sia per l’impostazione del paragrafo sia per l’inserimento delle tabulazioni per la gestione dell’allineamento del testo.
Nuove abilità Alla fine del capitolo sarai capace di:
Impostare le opzioni del paragrafo, in particolare saprai personalizzare tutte le opzioni del righello per impostare i rientri e le tabulazioni.
Inserire tutti i simboli, anche quelli non presenti sulla tastiera.
Fase Uno ◊ 2 Cominciare le operazioni
Creare degli elenchi sia puntati che numerati in modo da enfatizzare gli elementi di liste di dati;
Impostare l’intestazione e il piè di pagina del documento in modo che sia riportata la stessa informazione all’inizio o alla fine di ciascuna pagina del documento.
Suddividere il documento in pagine, inserendo delle interruzioni nei punti desiderati.
Applicare dei bordi e colorare lo sfondo dei paragrafi in modo da enfatizzarli rispetto al resto del documento.
Copiare il formato di alcune parti del testo, sia come carattere che come paragrafo.
Impostare e creare delle tabelle che aiutano nell’inserimento del testo ed eventualmente nella disposizione di immagini e testo secondo le proprie esigenze.
Inserire oggetti grafici di ogni tipo, dalla semplice forma ai diagrammi e alle immagini prelevate da una propria collezione.
Nuove parole Alla fine di questo capitolo conoscerai i seguenti termini:
Interlinea;
Elenco puntato e numerato;
Tabulazione;
Intestazione e piè di pagina;
Tema;
ClipArt;
WordArt.
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 3 ◊ Fase uno
1.2.0 Interlinea e paragrafo
Il testo digitato viene inserito a partire dal punto in cui è attivo il cursore. Se il documento è vuoto, il cursore è attivo nel punto in alto a sinistra della pagina. Per portare il cursore velocemente in un punto qualsiasi del foglio, quando la pagina è ancora "nuova", è sufficiente fare doppio clic nel punto, quando il puntatore assume la forma , o per posizionare il cursore e impostare l’allineamento rispettivamente a sinistra, al centro o a destra. Prima di descrivere i vari aspetti della formattazione del paragrafo è opportuno ricordare che il paragrafo è il testo digitato tra due "a capo" consecutivi; da non confondere con il periodo che è il testo che termina con un punto. Se l’impostazione deve essere effettuata ad un solo paragrafo non è necessario effettuare alcuna selezione; la modifica impostata viene apportata al paragrafo in cui è attivo il cursore. Solo se dobbiamo modificare più paragrafi dobbiamo prima procedere con la loro selezione. Nella barra della formattazione sono presenti i comandi per allineare il testo e per impostare l’interlinea del paragrafo. L’allineamento del testo ne definisce la disposizione orizzontale, che può essere a sinistra , centrata , a destra o giustificata ; l’interlinea è lo spazio che separa una riga del paragrafo dalla successiva. Tutte le impostazioni del paragrafo, comprese quelle per l’allineamento e per l’interlinea sono nella finestra (Figura 1.2.1) che viene aperta selezionando il menu Formato → Paragrafo o, alternativamente, selezionando la voce Paragrafo dal menu di scelta rapida associato ad un punto del paragrafo stesso.
Figura 1.2.1 - Impostazione del paragrafo.
Fase Uno ◊ 4 Cominciare le operazioni La stessa finestra viene aperta selezionando la voce Altro nel menu a discesa associato al pulsante dell’interlinea nella barra della formattazione. Le altre voci servono per impostare come interlinea un multiplo della dimensione impostata come predefinito sotto la voce Singola; esempio l’interlinea doppia è un numero di punti doppi rispetto a quello definito per l’interlinea singola. Il numero dei punti può essere impostato anche con un numero preciso di punti, digitandolo nella casella di testo sulla sinistra della casella per la scelta dell’interlinea, dopo aver selezionando Esatta come tipo di interlinea. Nella sezione Spaziatura della finestra Paragrafo sono presenti le due caselle Prima e Dopo in cui può essere impostata la dimensione dello spazio che separa la prima riga del paragrafo attivo dal precedente e rispettivamente quello che separa l’ultima riga del paragrafo dal successivo. Nella sezione Rientri può essere impostato il rientro di ogni riga del paragrafo. La stessa operazione può essere effettuata lavorando con gli elementi del righello. Prima di procedere però è opportuno segnalare, a chi non ha impostato la visualizzazione del righello, che per poterci lavorare è necessario selezionare la voce Righello dal menu Visualizza. Se sulla sinistra di tale voce è presente un simbolo di spunta, il righello è già attivo. Il righello è costituito da un’area bianca, che indica la parte stampabile del documento e una parte colorata (in genere celeste) che rappresenta la parte non stampabile. Per questo motivo, non dobbiamo mai andare a scrivere fuori dalla "parte bianca" del righello.
Nella seguente tabella vengono confrontati e descritti i vari strumenti per la gestione dei rientri del paragrafo, sia nella finestra Paragrafo sia nel righello. Funzione
Finestra Paragrafo
Righello
Rientro a sinistra Rientro a destra Rientro sporgente Rientro prima riga
Il rientro del paragrafo con le funzioni del righello avviene selezionando l’opportuno pulsante, secondo quanto riportato in tabella, e trascinandolo fino al punto desiderato. È necessario porre particolare attenzione al punto in cui viene puntato il mouse durante il trascinamento per distinguere l’allineamento sporgente o il rientro a sinistra. Se viene puntato sul triangolo (come riportato nella tabella), viene effettuato
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 5 ◊ Fase uno il rientro sporgente, cioè il rientro di tutto il paragrafo a partire dalla seconda riga; se il mouse viene puntato sul quadratino sottostante il triangolo, lo spostamento del mouse corrisponde al rientro sinistro, mantenendo la distanza tra la prima riga e il resto del paragrafo. Chiariamo quanto detto con un esempio: Supponiamo di voler modificare i rientri del paragrafo riportato in Figura 1.2.2:
Figura 1.2.2 - Paragrafo di esempio per lo studio dei rientri. Per allineare la prima riga del paragrafo, ad esempio a 2 cm dal margine con il righello è necessario puntare il mouse sul triangolino superiore del righello e trascinarlo fino al numero 2. Per fare la stessa cosa con la finestra Paragrafo è necessario impostare Prima riga nella casella Speciale e impostare il valore 2 nella casella di testo ad essa associata. Il risultato dell’operazione è riportato in Figura 1.2.3.
Figura 1.2.3 – Allineamento della prima riga del paragrafo. Per allineare il resto del paragrafo, ad esempio a 1 cm dal margine sinistro, deve essere trascinato il triangolino inferiore fino a tale punto. Il risultato (Figura 1.2.4) si ottiene se il mouse viene puntato sul triangolino inferiore sulla sinistra del righello. Lavorando nella finestra Paragrafo questa impostazione viene effettuata selezionando Sporgente nella casella Speciale e impostando il valore corrispondente a 2 cm.
Figura 1.2.4 – Rientro del resto del paragrafo. Volendo portare di nuovo tutto il paragrafo in modo che la prima riga sia rientrata di un cm e il resto sia allineato sul margine sinistro, è necessario puntare il mouse sul quadratino immediatamente al di sotto del triangolino, come riportato in Figura 1.2.5. Nella finestra Paragrafo questo avviene impostando il valore 1 nella casella di testo A sinistra, mantenendo il valore impostato per il rientro della prima riga.
Figura 1.2.5 – Rientro sinistro del paragrafo.
Fase Uno ◊ 6 Cominciare le operazioni
L’impostazione del rientro destro avviene puntando il mouse sul triangolo sulla destra del righello e trascinandolo fino al punto desiderato; in Figura 1.2.6 è stato impostato a 15 cm. Nella finestra Paragrafo deve essere impostato il valore 2 nella casella di testo A destra per indicare l’impostazione di due centimetri dal margine destro.
Figura 1.2.6 – Rientro destro del paragrafo.
1.2.1 Elenchi puntati e numerati
Per enfatizzare un testo, in particolare un testo costituito da vari punti, si può ricorrere all’uso degli elenchi puntati e numerati, che inseriscono un simbolo davanti ad ogni paragrafo dell’elenco oppure ne impostano una numerazione automatica. Supponiamo di dover creare l’elenco dei ragazzi che frequentano una classe; se i nomi dei ragazzi vengono scritti in una riga, magari separati da un carattere di riconoscimento, ad esempio un punto e virgola o una virgola, non è semplice individuare le varie voci, specialmente se l’elenco non contiene solo il nome e il cognome, ma altre caratteristiche dei ragazzi, come la data di nascita o altro. Vediamo con il seguente esempio quanto detto:
Figura 1.2.7 - Esempio di elenco di nominativi Venendo l’elenco degli alunni riportato in Figura 1.2.7 non è semplice distinguere le informazioni relative ai vari nominativi. Se la lista dei nominativi viene impostata come elenco puntato (sulla sinistra di Figura 1.2.8) oppure come elenco numerato (sulla destra di Figura 1.2.8) la consultazione risulta più immediata.
Figura 1.2.8 - Impostazione degli elenchi, sulla sinistra puntato, sulla destra numerato.
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 7 ◊ Fase uno
Facendo clic sul pulsante
viene inserita la numerazione automatica per ogni
paragrafo che costituisce l’elenco, il pulsante invece aggiunge un simbolo sulla sinistra di ciascun paragrafo. Se l’elenco, puntato o numerato, deve ancora essere creato, è necessario fare clic sul relativo pulsante e procedere con la creazione dei paragrafi. La numerazione o l’aggiunta del simbolo viene fatta in modo automatico ogni volta che viene premuto il tasto Invio per la creazione di un nuovo paragrafo. Per impostare una lista di paragrafi esistente è necessario premere il tasto appropriato dopo aver selezionati tutti i paragrafi che costituiscono la lista. Nell’elenco puntato viene inserito il simbolo personalizzato l’ultima volta che è stato inserito in un documento, non necessariamente quello attivo, per la numerazione dell’elenco numerato invece viene impostata quella predefinita nel modello. Tutte le impostazioni dell’elenco vengono effettuate nella finestra (Figura 1.2.9) che viene aperta selezionando la voce Elenchi puntati e numerati dal menu di scelta rapida associato ad un punto qualsiasi della lista di paragrafi selezionata (nel caso in cui esiste già), selezionando la stessa voce dal menu Formato oppure facendo doppio clic sul simbolo impostato come marcatore delle voci dell’elenco.
Figura 1.2.9 - Personalizzazione degli elenchi puntati e numerati. Nelle schede Punti elenco e Numeri o lettere può essere personalizzato il punto elenco e, rispettivamente, l’aspetto della numerazione. Supponiamo di dover modificare il simbolo di un elenco puntato. Facendo clic sul pulsante Personalizza viene aperta una finestra (sulla sinistra di Figura 1.2.10 per la personalizzazione dell’elenco puntato e sulla destra per l’elenco numerato) in cui possono essere impostate tutte le opzioni per la personalizzazione dell’elenco, in particolare può essere modificato: Il tipo di carattere usato; Il simbolo o l’immagine impostata come marcatore di ogni voce dell’elenco. Il simbolo da aggiungere deve essere scelto nella finestra che li raccoglie tutti, suddivisi in base al tipo di carattere; tale finestra verrà studiata nel dettaglio nella sezione 1.1.2.
Fase Uno ◊ 8 Cominciare le operazioni
La posizione dell’elenco rispetto al margine sinistro della pagina; La distanza del punto dal testo di ciascuna voce della lista; Il rientro del resto del paragrafo che costituisce la voce della lista.
Figura 1.2.10 - Personalizzazione dell'elenco puntato e dell’elenco numerato. Nel caso di un elenco numerato possono essere impostati anche il numero iniziale dell’elenco e lo stile del numero. È importante sottolineare che la modifica viene apportata al paragrafo in cui è attivo il cursore o ai paragrafi selezionati, nel caso in cui la modifica deve essere apportata a tutte le voci appartenenti alla lista. Dopo aver studiato le tabulazioni (sezione 1.2.3), vedremo anche che le stesse impostazioni possono essere effettuate anche lavorando con gli elementi del righello, applicando quanto detto nel paragrafo 1.2.0. Nella parte inferiore della scheda Numeri e lettere può essere impostata la numerazione, facendola riprendere dall’inizio oppure continuando con la numerazione precedente. Continueremo con la trattazione della personalizzazione degli elenchi, con il procedere degli argomenti del capitolo.
1.2.2 Inserisci simboli
In un documento può essere inserito qualsiasi simbolo, indipendentemente dalla sua presenza o meno sulla tastiera. Nel punto in cui deve essere inserito il simbolo è necessario selezionare il menu Inserisci → Simbolo e selezionare quello desiderato nella finestra associata al comando (Figura 1.2.11).
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 9 ◊ Fase uno
Figura 1.2.11 - Selezione del simbolo da inserire. Ogni tipo di carattere ha la sua gamma di simboli, per cui, alla selezione di un tipo di carattere nella casella omonima nella parte superiore sinistra della finestra, viene presentata una serie di simboli diversi. L’inserimento del simbolo avviene facendo clic sul pulsante Inserisci, dopo aver selezionato il simbolo in questione oppure facendo doppio clic sul simbolo stesso. Nella scheda Caratteri speciali sono raccolti tutti i caratteri che possono essere inseriti anche premendo la combinazione di tasti indicata per ciascuno di essi. Per i simboli che devono essere inseriti spesso è possibile associare una combinazione di tasti, premuta la quale, viene inserito il simbolo senza necessariamente ricorrere all’apertura della finestra Simbolo. La combinazione dei tasti per il simbolo selezionato viene impostata nella casella Nuova combinazione nella finestra associata al pulsante Tasti di scelta rapida. L’associazione tra la combinazione dei tasti e il simbolo può essere memorizzata nel modello, in modo che sia attiva in tutti i documenti di Word, oppure solamente nel documento attivo.
1.2.3 Tabulazioni
La tabulazione in generale serve per impostare uno spazio delle dimensioni desiderate. Esistono vari tipi di tabulazione i più usati dei quali sono la sinistra, la destra e la centrata, che permettono di allineare al valore impostato rispettivamente l’inizio, la fine e il centro della parola. Nell’esempio di Figura 1.2.12 sono state impostate tre tabulazioni, una sinistra ad 1 cm, una centrata a 8 cm e una destra a 16 cm.
Figura 1.2.12 - Impostazione delle tabulazioni. È possibile notare nell’esempio che nel caso di tabulazione sinistra viene allineato al valore la prima lettera della parola, per la tabulazione centrata viene allineato il centro della parola e per la destra è l’ultima lettera della parola ad essere allineata a quel valore.
Fase Uno ◊ 10 Cominciare le operazioni Lo spazio costituito dalla tabulazione è rappresentato da una freccia quando viene attivata la visualizzazione del testo nascosto, corrispondente al pulsante nella barra degli strumenti. Tale pulsante visualizza tutto il testo che non verrà stampato, compresi gli spazi (rappresentati da un punto) e gli a capo (rappresentati da un carattere uguale a quello riportato sul pulsante). L’inserimento di una tabulazione nel paragrafo attivo consiste in due fasi: l’impostazione del tipo e della dimensione della tabulazione e l’allineamento del testo ad essa. I tipi di tabulazione sono riassunti nella seguente tabella: Simbolo
Tipo di tabulazione Sinistra Centrata Destra
Impostazione delle tabulazioni Il tipo e la dimensione della tabulazione possono essere impostati seguendo due procedure. Per semplificare la descrizione proviamo a riprodurre i passaggi per ottenere il risultato riportato in Figura 1.2.12. Si supponga di aver già scritto le tre parole su un’unica riga, separate da uno spazio e di avere il cursore attivo in tale riga. Un metodo prevede il lavoro sul righello, seguendo la seguente procedura: 1. Sulla sinistra del righello orizzontale è presente un pulsante di forma quadrata contenente il simbolo corrispondente al tipo di tabulazione. Il primo visualizzato è il sinistro. Facendo un clic su tale pulsante viene modificato il tipo in centrato; un ulteriore clic imposta il destro e così via fino a tornare alla tabulazione sinistra. Per riprodurre l’esempio, impostiamo la tabulazione sinistra. 2.
3. 4.
Impostato il tipo di tabulazione dobbiamo fare clic nel punto del righello a cui deve essere allineata la parola, nell’esempio il numero uno. Viene così inserito nel righello il simbolo della tabulazione sinistra. Impostare a centrato il tipo di tabulazione facendo un clic sul pulsante sulla sinistra del righello e fare clic sul righello in corrispondenza del numero 8. Impostare la tabulazione centrata e fare clic sul righello in corrispondenza del numero 16. Il righello deve risultare come quello nella figura dell’esempio.
L’altro metodo prevede l’impostazione delle opzioni nella finestra Tabulazioni che viene aperta selezionando il menu Formato → Tabulazioni (Figura 1.2.13).
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 11 ◊ Fase uno
Figura 1.2.13 - Finestra Tabulazioni. Nella casella Posizione tabulazioni si imposta la dimensione della tabulazione e nella sezione allineamento si definisce il tipo di tabulazione. Ogni tabulazione impostata viene memorizzata solo dopo aver premuto il tasto Imposta. La sezione Carattere di riempimento permette di impostare un carattere di riempimento per la tabulazione. Inserimento della tabulazione Una volta impostata la dimensione delle tabulazioni, il testo viene allineato ad esse premendo il tasto TAB dopo aver posizionato il cursore davanti a ciascuna parola da allineare, una per volta. Eliminazione di una tabulazione Una tabulazione viene eliminata facendo clic sulla tabulazione in questione e trascinando il mouse verso il documento, mantenendone premuto il tasto sinistro. Lo stesso risultato può essere ottenuto facendo clic sul pulsante Cancella nella finestra Tabulazioni dopo aver selezionato nella casella contenente tutte le tabulazioni quella da cancellare. Per eliminare in un'unica operazione tutte le tabulazioni in una riga è necessario fare clic sul pulsante Cancella tutte.
1.2.4 Inserisci interruzioni e numeri di pagina
L’interruzione di pagina manda nella pagina successiva il testo dal punto in cui essa è stata inserita in poi. La pagina viene interrotta nel punto in cui è attivo il cursore selezionando l’opzione Pagina nella finestra (Figura 1.2.14) associata alla voce di menu Inserisci → Interruzione.
Fase Uno ◊ 12 Cominciare le operazioni
Figura 1.2.14 - Interruzione di pagina. Alternativamente, si può interrompere la pagina nel punto in cui è attivo il cursore premendo la combinazione di tasti Ctrl + Invio. Se è attiva la visualizzazione del testo nascosto, nel punto in cui è stata interrotta la pagina viene inserita una linea orizzontale contenente la scritta Interruzione pagina. Eliminazione di un’interruzione di pagina L’interruzione della pagina viene eliminata lavorando come per la cancellazione di un qualsiasi carattere. Per questo, è conveniente gestire le interruzioni di pagina quando è attiva la visualizzazione del testo nascosto. Numerazione delle pagine La funzione di numerazione gestisce automaticamente tutte le pagine del documento inserendo un numero del formato scelto dall’utente nel punto del documento più consono. All'aggiunta o alla cancellazione di parti del documento, i numeri inseriti vengono aggiornati. L’inserimento dei numeri di pagina avviene impostando opportunamente le opzioni nella finestra associata alla voce di menu Inserisci → Numeri di pagina (Figura 1.2.15).
Figura 1.2.15 - Inserimento del numero delle pagine. Nella casella Posizione viene impostata la posizione della pagina in cui viene inserita la numerazione, nella parte alta (intestazione di pagina) o parte bassa (piè di pagina). Nella casella Allineamento viene scelto il punto in cui il numero viene inserito (a destra, a sinistra, centrato, interno o esterno). La casella associata alla voce Numero sulla prima pagina indica la volontà o meno di inserire la numerazione anche nella prima pagina del documento. La formattazione del numero viene impostata nella finestra associata al pulsante Formato.
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 13 ◊ Fase uno
1.2.5 Intestazione e piè di pagina
L'intestazione e il piè di pagina costituiscono un'area gestita dal programma in cui possono essere inseriti testo ed oggetti. Gli elementi inseriti verranno riportati in tutte le pagine del documento; essi possono essere personalizzati (un testo, una figura o un’immagine) o gestiti dal programma (la data di creazione del documento, il nome del file, la numerazione delle pagine, le informazioni sull'autore). L’intestazione e il piè di pagina sono visibili soltanto se il documento è in Visualizzazione Layout di stampa, in Layout lettura o in Anteprima di stampa. Gli altri tipi di visualizzazione nascondono questa parte del documento. L’impostazione dell’intestazione e del piè di pagina avviene lavorando nelle sezioni che vengono attivate selezionando il menu Visualizza → Intestazione e piè di pagina. Quando vengono attivate tali regioni non è possibile scrivere nel resto del documento, che risulta scritto con caratteri di color grigio chiaro. In tali sezioni possono essere inserite porzioni di testo digitate liberamente oppure funzioni che vengono aggiornate automaticamente, corrispondenti ai pulsanti presenti nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina (Figura 1.2.16) che viene automaticamente visualizzata all’attivazione del comando.
Figura 1.2.16 - Barra strumenti Intestazione e piè di pagina. La funzione associata ai vari pulsanti viene descritta nella seguente tabella: Pulsante
Comando Inserisci voce di glossario
Funzione Inserisce una voce che viene aggiornata automaticamente dal sistema, selezionabile dalla lista inserita nel menu a discesa associato al pulsante
Numero di pagina
Numero di pagina
Numero di pagine
Numero complessivo delle pagine
Proprietà numero di pagina
Proprietà del numero di pagina
Data
Data attuale di sistema
Ora
Ora attuale di sistema
Imposta pagina
Impostazione della pagina
Fase Uno ◊ 14 Cominciare le operazioni Visualizza/Nascondi testo
Visualizza e nasconde il resto del testo del documento
Come sezione precedente
Imposta l’intestazione e il piè di pagina come nella sezione precedente. Questo pulsante è attivo solo se il documento è stato suddiviso in più sezioni.
Alterna intestazione / piè di pagina
Alterna la visualizzazione dell’intestazione e del piè di pagina. La stessa cosa può essere fatta scorrendo il documento verso l’alto e verso il basso.
Mostra precedente
Posiziona il cursore nella sezione precedente, nel caso in cui il documento è stato suddiviso in più sezioni.
Mostra successiva
Posiziona il cursore nella sezione successiva, anche per questo, solo se il documento è stato suddiviso in più sezioni.
Chiudi
Chiude l’intestazione e il piè di pagina per tornare alla modifica del testo del documento.
Come illustrato nella tabella, alcuni pulsanti sono attivi solo se il documento è stato suddiviso in sezioni. Brevemente, la suddivisione in sezioni permette di impostare in modo personalizzato parti distinte del documento. Si pensi ad esempio ad un manuale suddiviso in capitoli, ognuno dei quali deve riportare nell’intestazione il titolo del capitolo. La differenziazione delle intestazioni può essere effettuata solo se il documento è stato suddiviso in varie sezioni. In generale la personalizzazione può riguardare qualsiasi aspetto dell’impostazione della pagina. Se l’intestazione / piè di pagina è già stata modificata, per attivare tale sezione è possibile anche fare doppio clic in un punto qualsiasi dell’area dedicata ad esse, ferma restando la possibilità di attivazione tramite il menu Visualizza /Intestazione e piè di pagina.
1.2.6 Applicare bordi e sfondi ai paragrafi
Selezionato il paragrafo (o i paragrafi) da modificare, l’impostazione dei bordi e dello sfondo viene impostata nella finestra di dialogo che viene aperta attivando la voce
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 15 ◊ Fase uno Bordi e Sfondo nel menu Formato. In tale finestra possono essere impostate tutte le opzioni per la modifica dell’aspetto di un bordo (linea, tratteggio, colore) e del colore di riempimento. Fare attenzione all’impostazione della voce Paragrafo nella casella di testo Applica a presente nella parte inferiore destra della finestra stessa.
1.2.7 Formattazione automatica e temi
La funzione di formattazione automatica permette di applicare un formato automatico al documento secondo le opzioni impostate nel documento. La finestra (Figura 1.2.17) per l’impostazione della funzione viene attivata con la voce di menu Formato → Formattazione automatica.
Figura 1.2.17 - Impostazione della funzione Formattazione automatica. La formattazione automatica viene effettuata sulla base delle opzioni presenti nella scheda Formattazione automatica (Figura 1.2.18) della finestra Opzioni che viene richiamata con il pulsante Opzioni nella parte inferiore sinistra (Figura 1.2.17).
Figura 1.2.18 - Impostazione delle opzioni per la formattazione automatica.
Fase Uno ◊ 16 Cominciare le operazioni Impostate le opzioni, possiamo anche scegliere uno tra i tre tipi di documento che vengono proposti nel menu a discesa associato alla casella relativa a Selezionare un tipo di documento per agevolare la formattazione: (Figura 1.2.17). Tema Il tema è una combinazione di elementi riguardanti l’aspetto grafico dell’intero documento, che può essere scelto tra una serie memorizzata nel programma. Tale impostazioni possono riguardare la formattazione dello sfondo della pagina oltre che del carattere e del paragrafo di alcune parti caratteristiche del documento, come i titoli e gli elenchi puntati. Il tema deve essere selezionato tra quelli collezionati nella finestra di dialogo associata alla voce di menu Formato → Tema.
1.2.8 Copia formato
Talvolta è necessario formattare una porzione di testo nello stesso modo in cui è stata formattata un’altra parte di testo all'interno del documento. Anziché impostare più volte le stesse opzioni di formattazione (colore, dimensione, sottolineatura…) è sufficiente "copiare il formato" in tutte quelle parti di testo che devono avere la stessa formattazione. Può essere copiata la formattazione sia del carattere che del paragrafo, in ogni caso è importante posizionarsi nel punto giusto prima di attivare la funzione e ancora più importante è il punto in cui viene rilasciato il mouse. Per copiare solo il formato del carattere il cursore deve essere attivo sulla parola "da copiare" prima di procedere con l’attivazione della funzione facendo clic sul pulsante sulla barra degli strumenti. Quando la funzione è attiva il cursore cambia aspetto ad indicare che deve essere effettuato il trascinamento sulla parola (o le parole) a cui deve essere modificata la formattazione. Al rilascio del tasto sinistro del mouse, la nuova (o le nuove) parole assume lo stesso formato della prima parola. Se deve essere copiata la formattazione del paragrafo, esempio l’allineamento, rientri, spaziatura, interlinea e in particolare l’impostazione di elenchi puntati e numerati, è necessario attivare la funzione e fare clic con il mouse in un punto qualsiasi del paragrafo oppure trascinare il mouse sul simbolo Mostra / nascondi , se visualizzato, alla fine del paragrafo. Attivando la funzione dopo aver selezionato l’intero paragrafo, vengono copiate tutte le impostazioni del paragrafo, alcune delle quali altrimenti possono essere tralasciate. Facendo doppio clic sul pulsante viene mantenuta attiva la funzione fino a che non viene premuto il tasto Esc oppure fatto clic di nuovo sull’icona stessa.
1.2.9 Tabelle
La tabella in genere viene introdotta in un documento per gestire in modo più ricco la disposizione di testo eventualmente associato ad oggetti, disponendolo opportunamente in righe e colonne. Creare una tabella usando il menu Tabella
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 17 ◊ Fase uno La tabella viene inserita nel punto in cui è attivo il cursore dopo aver impostato le opzioni nella finestra (Figura 1.2.19) che viene aperta selezionando il menu Tabella → Inserisci tabella.
Figura 1.2.19 - Impostazione delle opzioni per la creazione della tabella. Nella sezione Dimensioni tabella deve essere inserito il numero di colonne e di righe da cui deve essere costituita la tabella da creare. Nella sezione Opzioni di adattamento automatico può essere impostata la dimensione delle colonne, digitandolo nella casella associata a Larghezza fissa colonne, può essere richiesto l’adattamento al contenuto, oppure alla pagina. L’ultima opzione corrisponde all’impostazione Auto nella casella associata a Larghezza fissa colonne. Al clic sul pulsante Formattazione automatica viene aperta una finestra in cui può essere scelto il tipo di formattazione da applicare alla tabella, tra una gamma proposta. Se non è necessaria l’impostazione di parametri particolari, la tabella può essere creata, secondo i parametri predefiniti, facendo clic sul pulsante Inserisci tabella nella barra degli strumenti e trascinando il mouse fino a formare un numero di quadrati corrispondenti al numero delle righe e delle colonne della tabella da creare.
Figura 1.2.20 - Richiesta di creazione di una tabella dalla barra degli strumenti. Nell’esempio di Figura 1.2.20 si sta richiedendo la creazione di una tabella con tre colonne e quattro righe. Oltre che usare gli strumenti visti per la creazione, può essere effettuata la conversione di un testo in una tabella purché esso sia impostato in modo che il programma riconosca nel testo dei possibili delimitatori da convertire in elementi della tabella.
Fase Uno ◊ 18 Cominciare le operazioni Facciamo un esempio per chiarire quanto detto: supponiamo di voler trasformare in tabella la lista di nominativi che abbiamo usato come esempio per gli elenchi puntati e numerati (a cui abbiamo tolto da tutti i paragrafi il testo “nato il”). Selezionati tutti i paragrafi che costituiscono l’elenco è necessario attivare la funzione Tabella → Converti → Testo in tabella e impostare il numero di colonne da cui dovrà essere costituita la nostra tabella (nell’esempio le colonne sono tre). Il numero di righe si adatta automaticamente. Nella finestra viene richiesta l’indicazione del simbolo che viene usato come delimitatore nella sezione Separa il testo a (nell’esempio è lo spazio che separa il nome dal cognome e dalla data di nascita). Il risultato dell’applicazione della funzione di conversione alla lista di nominativi (riportata sulla parte sinistra della Figura 1.2.21) è riportato sulla parte destra della stessa figura.
Figura 1.2.21 - Risultato dell'applicazione della conversione della lista di nominativi sulla sinistra della finstra. Tutte le funzioni applicabili ad una tabella sono raccolte nel menu Tabella e nella barra degli strumenti Tabelle e bordi (Figura 1.2.22) che viene visualizzata selezionando la voce di menu Tabella → Disegna tabella.
Figura 1.2.22 - Barra degli strumenti Tabelle e bordi. Analizziamo gli strumenti di selezione e inserimento di righe e colonne per la gestione della tabella facendo riferimento all’esempio riportato precedentemente, anticipando che non potranno essere descritte tutte le funzioni per la gestione delle tabelle perché sono molte. Selezione Una riga viene selezionata facendo clic sulla sinistra della riga in questione, nel punto in cui il cursore assume la forma di una freccia bianca che punta verso la tabella (Figura 1.2.23).
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 19 ◊ Fase uno
Figura 1.2.23 - Selezione delle righe della tabella. Anche per le tabelle vale la selezione multipla; selezionata la prima riga (o colonna o cella), si selezionano le altre tenendo premuto il tasto Ctrl. La selezione della colonna avviene facendo clic nel punto immediatamente al di sopra del bordo superiore della tabella, nel punto in cui il cursore assume la forma di freccetta nera che punta verso il basso ( ). Per selezionare una cella dobbiamo fare clic nell’estremo inferiore sinistro della cella, nel punto in cui il cursore assume la forma di una freccetta nera che punta verso la cella ( ). L’intera tabella viene selezionata facendo clic sul piccolo pulsante a forma quadrata con le quattro freccette al suo interno ( ) che viene attivato nell’estremo superiore sinistro della tabella, quando il puntatore è posizionato all’interno della tabella. All’interno del menu Tabella → Seleziona sono raccolte tutte le voci corrispondenti alle selezioni appena viste. Inserimento di righe e colonne L’inserimento di una riga sopra o sotto, di una colonna a destra o a sinistra o di una cella avviene selezionando la voce opportuna nel menu Tabella → Inserisci , oppure dal menu di scelta rapida associato alla riga o alla colonna selezionate. Facendo uso della barra degli strumenti è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci righe ( ) o Inserisci colonne ( ) che viene attivato in seguito alla selezione di una riga o di una colonna. Applicando il secondo metodo per inserire una riga al di sopra della prima riga della tabella di esempio è sufficiente selezionare Inserisci righe dal menu di scelta rapida associato alla prima riga selezionata. Altre funzioni Come letto precedentemente, le funzioni che possono essere applicate alle tabelle sono molte e sono tutte raccolte nel menu Tabella nella barra degli strumenti Tabelle e bordi. Essendo molte non possono essere descritte tutte in questo contesto, ma prima di chiudere l’argomento, possiamo catalogarle nel seguente modo.
Fase Uno ◊ 20 Cominciare le operazioni Parte degli strumenti sono volti alla modifica dell’aspetto grafico della tabella: esempio il colore di sfondo delle celle, il colore e lo stile del bordo delle celle; l’allineamento del testo all’interno delle stesse e altri. Altri strumenti invece servono per la modifica della struttura della tabella, come l’unione o la divisione di celle, la dimensione delle righe e delle colonne, la ripartizione della tabella in colonne di ugual larghezza (o in righe di uguale altezza). Ancora altri strumenti servono per l’inserimento di dati particolari o l’aggiornamento degli esistenti, come le funzioni, le somme e l’ordinamento dei valori nelle colonne.
1.2.10 Disegno e grafica
In un documento di Word possono essere inseriti oggetti grafici di vario tipo: forme, disegni (ClipArt), immagini, testi in formato grafico (WordArt), grafici e diagrammi. La barra del disegno è un valido aiuto per la gestione dei disegni, quindi ne è consigliata l'attivazione ogniqualvolta deve essere inserito un oggetto grafico nel documento. In generale, tutti gli strumenti per la gestione degli oggetti grafici sono raccolti nella finestra Formato associato a ciascuno di essi, che viene aperta selezionando la voce Formato (seguita dal nome dell’oggetto) nel menu di scelta rapida associata all’oggetto. Ogni elemento grafico può essere ridimensionato trascinando il mouse su uno degli otto quadratini che vengono visualizzati ai bordi dell’oggetto selezionato. Se deve essere spostato, deve essere trascinato spostando il mouse mantenendone premuto il tasto sinistro in un punto interno all'oggetto, fino al punto in cui deve essere inserita l’immagine. Un disegno selezionato, di qualsiasi tipo esso sia, viene eliminato premendo il tasto Canc. Forme La forma da inserire deve essere selezionata tra la gamma messa a disposizione dal programma e raccolta nella barra che viene attivata in corrispondenza del menu Inserisci → Immagine → Forme (Figura 1.2.24) oppure nel menu associato al pulsante Forme nella barra degli strumenti Disegno.
Figura 1.2.24 - Barra degli strumenti Forme. Selezionata la categoria facendo clic sul pulsante relativo alla forma da inserire, il cursore assume la forma di un "più". Facendo clic in un punto del documento e trascinando il mouse, mantenendone premuto il tasto sinistro, viene tracciata la forma delle dimensioni assunte nel momento in cui viene rilasciato il tasto del mouse. Se una volta selezionata la forma, viene fatto clic col tasto sinistro del mouse nel punto del documento in cui deve essere inserita la forma, questa viene disegnata con dimensioni predefinite. La forma può essere modificata in ogni suo aspetto: dimensioni, colore di riempimento, colore della linea di contorno, effetto tridimensionale e altro.
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 21 ◊ Fase uno Le impostazioni delle modifiche possono essere apportate sia facendo uso dei comandi presenti sulla barra del disegno, sia nella finestra contenente le proprietà dell’oggetto stesso che viene attivata selezionando la voce Formato forme dal menu di scelta rapida associato al disegno oppure dal menu Formato. Possono essere inserite tutte le forme che si desiderano nel documento e, se necessario, può anche essere inserito un testo all’interno di esse (ovviamente solo per le forme chiuse). Il testo deve essere digitato all’interno della forma solo dopo aver selezionato Aggiungi testo dal menu di scelta rapida associata all’oggetto. Nel momento in cui viene attivato il cursore dentro la forma viene visualizza la barra degli strumenti per la gestione della casella di testo, che in pratica fa parte della nostra forma. Inserimento di ClipArt Alla richiesta dell’inserimento di una ClipArt sulla destra della schermata viene attivato il Riquadro delle attività attivo su ClipArt contenente alcune caselle di testo in cui deve essere digitato il tipo di soggetto rappresentato ed eventualmente la categoria a cui appartiene. Nell’esempio riportato in Figura 1.2.25 è stata richiesta la ricerca delle immagini inerenti la scuola.
Figura 1.2.25 - Inserimento di ClipArt. L’immagine scelta tra quelle restituite dalla ricerca viene inserita nel punto di inserimento facendo clic sopra alla miniatura nel riquadro della attività. Inserimento di immagini non appartenenti al programma Per inserire un’immagine, prelevandola da una propria raccolta, è necessario attivare il comando Inserisci → Immagine → Da file e selezionarla dalla finestra di dialogo che viene attivata. In tale finestra dobbiamo posizionarci nella cartella contenente
Fase Uno ◊ 22 Cominciare le operazioni l’immagine da inserire, selezionare l’immagine e fare clic sul tasto Inserisci oppure fare doppio clic sull’immagine. WordArt La creazione della WordArt consiste in due passaggi: la scelta dell’aspetto grafico che l’oggetto deve assumere e la digitazione del testo. Il primo passaggio deve essere effettuato nella finestra di dialogo che viene immediatamente aperta all’attivazione della funzione. Selezionato il tipo di aspetto grafico viene attivata la finestra per la digitazione del testo da cui deve essere costituita la WordArt. Nel momento in cui viene inserita la WordArt nel documento, viene attivata la barra degli strumenti WordArt che contiene gli strumenti per la modifica delle impostazioni dell’oggetto, compresa la modifica del testo, dell’aspetto grafico selezionato, dell’allineamento del testo e tutte le proprietà inerenti il colore di riempimento e del bordo. Grafico All’attivazione della voce Inserisci → Immagine → Grafico viene creato un nuovo grafico sulla base di dati predefiniti, visibili in una tabella di dati che viene visualizzata al momento della creazione. I dati di riferimento possono essere cambiati, eliminati e aggiunti. Ad ogni modifica dei dati corrisponde l’aggiornamento automatico del grafico. Il grafico può essere modificato in ogni suo aspetto: il tipo di grafico (selezionando Tipo di grafico dal menu di scelta rapida associato ad esso), la disposizione degli elementi che lo costituiscono (lavorando nella finestra che viene aperta selezionando la voce Opzioni grafico dal menu di scelta rapida associata ad esso) e l’aspetto di tutti gli elementi che costituiscono il grafico. Il grafico quindi può essere visto come una collezione di elementi modificabili (il titolo, la didascalia, gli assi, le serie dei dati, le etichette e altro). Ogni elemento costituente può essere modificato lavorando nella finestra associata alla voce Formato seguito dal nome dell’elemento attivata selezionando l’omonima voce nel menu di scelta rapida associato ad esso. Quando il grafico è in modalità di creazione o modifica le barre contengono gli strumenti atti alla gestione del grafico. Da tale modalità si esce facendo clic in qualsiasi punto del documento esterno al grafico. In questo modo abbiamo di nuovo gli strumenti di Word e non c’è più la possibilità di modificare il grafico, fino a che non facciamo doppio clic su di esso. Quando il grafico non è modificabile viene gestito come un’immagine di Word, per cui possono essere usati gli strumenti visti per il ridimensionamento, l’eliminazione e lo spostamento degli oggetti. Diagrammi Può essere inserito uno dei sei tipi di diagramma raccolti nella finestra di dialogo che viene attivata al clic sul pulsante Inserisci diagramma o organigramma ( ) presente nella barra del disegno.
Conoscenze di base sugli Elaboratori di testo 23 ◊ Fase uno L’inserimento dell’oggetto avviene non appena viene fatto clic sul tipo di diagramma da inserire. Gli strumenti di modifica differiscono da tipo a tipo e in questo contesto non abbiamo lo spazio sufficiente da dedicare alle varie descrizioni.