Fase2 cap3 riv

3 Conoscenze di base sulla posta elettronica

Obiettivo del capitolo In questo capitolo vengono introdotti gli strumenti per la gestione della posta elettronica e, piĂš in generale, gli strumenti per la comunicazione in Internet. Vedremo le funzioni per la ricezione, l'invio, l'archiviazione e la gestione dei messaggi di posta elettronica, offerte dal programma oggetto di studio (Outlook Express).

Vedremo alcuni suggerimenti per scrivere correttamente le e-mail e in particolare impareremo alcune "regole comportamentali" da rispettare durante la comunicazione, sia via e-mail sia nelle mailing list e nei newsgroup.

Oltre a tutti gli strumenti per gestirle e i vantaggi offerti dalle e-mail vengono anche introdotti i problemi che possono essere provocati dallo scambio dei messaggi tramite la posta elettronica.

Nuove abilitĂ Alla fine del capitolo sarai capace di: ďƒ˜

Inviare e ricevere i messaggi di posta elettronica;

ďƒ˜

Aprire e salvare gli allegati ricevuti;

Fase Due ◊ 2 Vivere in connessione 

Creare ed inviare nuovi messaggi;



Rispondere ai messaggi ricevuti ed inoltrarli a terzi;



Allegare file ai messaggi;



Aggiungere la firma in calce ai messaggi;



Ricercare ed ordinare i messaggi in una cartella;



Organizzare i messaggi nelle cartelle;



Cercare i messaggi in base a specifiche informazioni;



Memorizzare e archiviare i messaggi;



Memorizzare gli indirizzi in Rubrica;



Stampare i messaggi;



Gestire messaggi di posta elettronica;



Personalizzare la struttura dei messaggi.



Riconoscere le "regole" per scrivere correttamente e-mail professionali;



Individuare ed evitare lo Spamming;



Conoscere ed evitare i problemi comuni nelle e-mail;



Conoscere le caratteristiche di una Mailing list, una newsgroup e della Chat on line.

Nuove parole Alla fine di questo capitolo conoscerai i seguenti termini: 

E-mail;



Web-mail;



Mailbox;



Server di posta;



SMTP;



POP;



Username;



Client di posta elettronica;



CC e CCN;



Netiquette;



Emoticons;



Newsgroup;



Mailing List;



Spamming;



Chat on line.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 3 ◊ Fase due La posta elettronica, detta anche electronic-mail, abbreviata in e-mail, è uno dei servizi più usati offerti da Internet; come tale è necessario che il computer su cui viene usata abbia a disposizione tutti gli strumenti informatici e telematici necessari per connettersi alla rete.

La posta elettronica consiste nella trasmissione di messaggi in formato elettronico a uno o più destinatari. Il messaggio può essere costituito da testo, da immagini e da file. È un sistema trasmissivo molto potente perché permette di inviare e ricevere messaggi in brevissimo tempo tra persone residenti in qualsiasi parte del mondo.

Possiamo inviare lo stesso messaggio a più utenti contemporaneamente anche se fisicamente residenti in luoghi molto lontani tra loro.

Attualmente la posta elettronica viene molto usata in ambito sia lavorativo che personale per lo scambio di informazioni più o meno formali.

Le caratteristiche principali della posta elettronica sono i seguenti:  è economica: una mail non ha alcun costo aggiuntivo, oltre quello del collegamento a internet;  può essere letta da qualsiasi computer collegato a internet. Uno fra i servizi più diffusi offerti insieme alla posta elettronica è quello, cosiddetto, della Web-mail che consiste nella facoltà di utilizzare la propria casella di posta anche dal sito Web del fornitore, il provider;  può essere usato per inviare anche file, oltre che testo. L’uso degli allegati è frequente soprattutto in ambito lavorativo, per lo scambio e la collaborazione su uno stesso documento;  è garantita la riservatezza delle informazioni, in quanto l'accesso ai messaggi contenuti nella casella di posta avviene solo in seguito all'inserimento di una password;  i messaggi ricevuti possono essere letti anche in momenti successivi alla ricezione. Mano a mano che vengono ricevuti, vengono archiviati in una apposita casella presente sul server del fornitore del servizio e possono essere scaricati sul proprio computer e letti nel momento in cui avviene la connessione. Non è quindi necessario che mittente e destinatario siano contemporaneamente collegati quando avviene lo scambio delle informazioni.

Ciascun utente può possedere anche più caselle di posta elettronica, senza limite di numero: per esempio, può avere la casella da utilizzare al lavoro e una o più di una per la posta personale.

Per spedire la mail a un utente è necessario conoscerne l'indirizzo, cioè l’identificativo e la posizione della specifica casella. Nel momento in cui l'utente stipula il contratto col provider, viene riservata un'area sul server del provider stesso, atta al contenimento dei messaggi ricevuti. Questa area viene definita casella postale o mailbox e viene contraddistinta da una parola chiave, la username scelta dall'utente.

Lo username è univoco nel senso che appartiene a un solo utente e, quindi, esiste una sola casella con quel nome sul server in cui è avvenuta la registrazione. Il controllo dell'univocità viene fatto nel momento della stipula del contratto e, se lo username che abbiamo indicato è già esistente dovremo modificarlo.

Fase Due ◊ 4 Vivere in connessione

2.3.0 Panoramica sui vari client di posta

Il client di posta elettronica è quel programma che ci permette di lavorare con la posta elettronica consentendo di effettuare varie operazioni sui messaggi e sugli indirizzi. In particolare il client di posta ci permette di:  consultare e gestire più facilmente tutti i messaggi della nostra casella;  agire opportunamente su ciascuno di essi sfruttando tutte le possibili funzioni, come la risposta e l'inoltro di un messaggio ricevuto;  memorizzare in una rubrica gli indirizzi dei mittenti dei messaggi;  organizzare i messaggi in cartelle secondo una propria logica;  creare dei filtri per indirizzare opportunamente i messaggi ricevuti.

Attualmente i client di posta elettronica sono molti e offrono tutti i servizi sopra elencati. Differiscono per la grafica e per eventuali sevizi aggiuntivi sulla sicurezza.

Tra i più usati e conosciuti possiamo ricordare i seguenti:  Eudora;  Netscape;  Mozilla;  Outlook;  Outlook Express.

Noi studieremo Microsoft Outlook Express nella versione 6, che viene avviato selezionando l'omonima voce dal menu di Avvio oppure facendo clic sull'icona ad esso relativa ( ), se presente, nella barra di Avvio veloce, in genere situata nella parte sinistra della barra delle Applicazioni.

La finestra visualizzata all'avvio del programma (Figura 2.3.1) è composta principalmente da due parti: la sinistra contenente tutte le cartelle per la gestione dei messaggi e la parte destra che mostra il contenuto della cartella che avremo selezionato nel riquadro sinistro della finestra stessa.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 5 ◊ Fase due

Figura 2.3.1 - Finestra all'avvio di Outlook Express.

2.3.1 Inviare e ricevere posta elettronica

Vediamo cosa accade quando spediamo e riceviamo un messaggio.

Quando noi inviamo un messaggio, in realtà lo inviamo al server del provider, che pensa a consegnarlo al server del destinatario.

Per meglio comprendere cosa avviene è necessario dare una brevissima descrizione della struttura di un indirizzo e-mail.

L'indirizzo di posta ha la seguente forma: username@organizzazione.xxx dove:  username è la parte dell'indirizzo che contraddistingue la casella di un utente da un'altra;  @ detto "at" (in italiano, presso), o in termini meno formali "chiocciola", è il carattere che divide la username dal nome del server di residenza della casella di posta;  organizzazione indica il nome del provider con cui è stato stipulato il contratto;  xxx è il dominio, (per esempio ".it", ".com", ".net") di primo livello a cui appartiene il provider.

Quindi quando inviamo un messaggio e-mail a un utente in realtà consegniamo il messaggio al nostro server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - semplice protocollo per il trasferimento della posta) che si occupa dell'interpretazione dell'indirizzo del destinatario, in modo che venga individuato il server a cui appartiene la sua casella.

Quando al server del destinatario arriva il messaggio osserva la prima parte dell' indirizzo e-mail (il nome dell' utente) e spedisce il messaggio in un' area riservata a quell' utente, dove viene accodato ai messaggi precedenti. Il server che si occupa della ricezione è denominato server POP (Post Office Protocol). Lo scambio dei messaggi avviene dunque tramite due tipi di server: il server SMTP per l'invio e il server POP per la ricezione.

Fase Due ◊ 6 Vivere in connessione

Le informazioni relative ai due tipi di server vengono sempre date nel momento in cui viene stipulato il contratto con il provider che ci fornisce la casella di posta. L'uso delle funzionalità del client di posta può essere effettuato solo dopo aver "configurato" il programma, in modo che possano essere usati i due server sopra descritti: dobbiamo fornire al programma le informazioni relative all’SMTP per l'invio dei nostri messaggi e quelle del POP per ricevere tutto ciò che ci è stato inviato (i loro nomi ci vengono forniti dal provider).

La prima volta che si avvia Outlook Express viene visualizzata una finestra di avvertimento di mancata configurazione del programma. Alla conferma di tale messaggio viene aperta la finestra di dialogo per l'inserimento delle proprie informazioni in modo che il programma vada automaticamente a reperire i messaggi nella nostra casella di posta sul server del provider su cui siamo registrati.

Nella prima finestra (Figura 2.3.2) devono essere inseriti il nome e il cognome, che saranno quelli che verranno visualizzati anche dai destinatari dei nostri messaggi.

Figura 2.3.2 - Inserimento del nome visualizzato.

Queste informazioni sono significative, in quanto ci identificano nei messaggi che inviamo. Essendo un testo libero, possiamo digitare anche parte del nostro nome e cognome, per esempio solo il nome. Sono molti gli utenti che digitano solo una parte, ma se tutti inserissimo solo il nome, vi immaginate che confusione nella Posta in arrivo, soprattutto se abbiamo un nome comune? Per esempio, se tutti gli utenti di nome Marco, un nome abbastanza comune, configurassero il programma solamente con il nome, nella casella della posta in arrivo di un ipotetico destinatario si creerebbe una lunga lista di messaggi inviati da Marco, che non è necessariamente la stessa persona. Quindi si dovrebbe fare una lunga ricerca per reperire il messaggio di uno dei Marco di cui interessa rileggere un messaggio ricevuto.

Nel passaggio successivo (Figura 2.3.3) deve essere digitato l'indirizzo completo della casella di posta elettronica.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 7 â—Š Fase due

Figura 2.3.3 - Inserimento dell'indirizzo della casella di posta elettronica.

Al terzo passaggio (Figura 2.3.4) devono essere digitati i server: quello in ingresso (SMTP) e quello in uscita (POP3).

Figura 2.3.4 - Configurazione dei server di posta.

Nel quarto e ultimo passaggio (Figura 2.3.5) deve essere digitata la password per accedere alla casella. La password viene creata direttamente dall’utente al momento dell’attivazione del servizio di posta presso il sito del provider.

Fase Due â—Š 8 Vivere in connessione

Figura 2.3.5 - Inserimento della password di accesso alla casella.

Se viene impostata l'opzione Memorizza password, ai successivi accessi alla casella non verrĂ richiesta la digitazione di tale informazione.

2.3.2 Leggere i messaggi e aprire gli allegati

I messaggi ricevuti vengono inseriti automaticamente all'interno della cartella Posta in arrivo. Il numero dei messaggi ricevuti che devono essere ancora letti, appare tra parentesi, vicino alla cartella Posta in arrivo sulla sinistra della finestra.

All'interno della cartella contenente i messaggi ricevuti, le e-mail non ancora lette si distinguono dalle altre perchĂŠ sono evidenziate in grassetto.

Quando ci sono messaggi da leggere, viene inserita l'icona nell'Area di notifica, che viene eliminata non appena si leggono i nuovi messaggi.

Per leggere un messaggio presente nella lista dei messaggi in arrivo, nella parte superiore destra della finestra, è necessario selezionarlo: il contenuto viene visualizzato nella parte principale della finestra (Figura 2.3.6).

Conoscenze di base sulla posta elettronica 9 ◊ Fase due

Figura 2.3.6 - Lettura del messaggio selezionato nella posta in arrivo.

Automaticamente, viene tolta la formattazione in grassetto alla riga corrispondente al messaggio che stiamo leggendo e viene decrementato il numero dei messaggi ancora da leggere.

Aprire e salvare un allegato Quando il messaggio ricevuto contiene uno o più file allegati, viene contrassegnato con il simbolo di una graffetta, sia nella lista dei messaggi ricevuti, sia nella parte superiore destra dell'area che contiene il messaggio aperto. Se prendiamo visione della situazione riportata in Figura 2.3.6, vediamo che la graffetta è stata inserita in entrambe le parti sopraindicate.

Nel caso particolare della Figura 2.3.6, l'allegato è costituito dall'immagine che è stata visualizzata nella parte inferiore della finestra. In generale, l'allegato può essere aperto oppure salvato selezionando l'opportuna voce nel menu a discesa che viene attivato facendo clic sul simbolo della graffetta nella barra dell'anteprima del messaggio aperto.

Questo messaggio contiene un solo allegato; se sono presenti più file, vengono elencati tutti. L'apertura di uno di essi avviene facendo clic sulla voce ad esso relativa.

Se, invece, gli allegati devono essere salvati in locale, dobbiamo selezionare la cartella di destinazione nella finestra di dialogo di salvataggio che viene aperta facendo clic sulla voce Salva allegati…Se ci sono più allegati, per salvarli tutti

Fase Due ◊ 10 Vivere in connessione contemporaneamente dobbiamo fare clic sul pulsante Seleziona tutto nella finestra Salva allegati.

L'impostazione della cartella di destinazione deve essere effettuata nella casella Salva in: magari ricercandola nella finestra associata al pulsante Sfoglia.

2.3.3 Creare nuovi messaggi

Per creare un nuovo messaggio di posta elettronica possiamo fare clic sul pulsante Crea messaggio nella barra degli Strumenti oppure possiamo selezionare la voce di menu File → Nuovo → Messaggio di posta, può essere utilizzata anche la combinazione di tasti CTRL + N. Viene così creata una nuova finestra contenente un messaggio da comporre in ogni sua parte (Figura 2.3.7).

Figura 2.3.7 – Un nuovo messaggio Se vogliamo personalizzare il corpo del messaggio con uno sfondo particolare, non bianco, come avviene effettuando l'operazione appena descritta, dobbiamo selezionare quello desiderato nel menu a discesa (Figura 2.3.8) associato al pulsante Crea messaggio nella barra degli strumenti.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 11 ◊ Fase due

Figura 2.3.8 - Scelta di uno sfondo per il messaggio.

La stessa scelta può essere fatta anche in un secondo momento; dopo aver creato il messaggio senza decorazione, possiamo selezionare il tipo di elemento decorativo nel menu Formato → Applica elementi decorativi nella finestra contenente il nuovo messaggio.

In Figura 2.3.9 è riportato un esempio di nuovo messaggio, con già impostati gli indirizzi dei destinatari.

Figura 2.3.9 - Creazione di un nuovo messaggio.

Vediamo nel dettaglio ciascuna casella che compone la finestra.

L'indirizzo del destinatario L'indirizzo del destinatario deve essere inserito nella casella A: della finestra contenente il nuovo messaggio. Se il messaggio è destinato a più persone, possiamo scriverne gli indirizzi separati da virgole.

Gli indirizzi non digitati correttamente non vengono riconosciuti e le mail ad essi indirizzati vengono rimandate al mittente.

Cc Se il messaggio deve essere letto anche da una persona che non è il destinatario principale, il suo indirizzo deve essere inserito nella casella Cc (copia carbone). Il messaggio arriva in questo modo per conoscenza. Al destinatario arriva lo stesso

Fase Due ◊ 12 Vivere in connessione messaggio destinato a chi è stato inserito in A:, ma chi riceve il messaggio in Cc sa che il messaggio non è stato indirizzato direttamente a lui, ma che il contenuto in qualche modo lo riguarda. Nell'esempio, Roberto leggerà la stessa mail che è arrivata a Mario, Giuseppe e Paolo, ma sa che sta leggendo una mail non inviata direttamente a lui, ma agli altri tre. I destinatari del messaggio vedono che questo viene ricevuto anche da chi è in Cc. Quindi, in questa modalità rimane tutto "in chiaro".

Questa prassi è molto usata in diversi ambiti. Se per esempio il dirigente della scuola sta inviando a tutti i genitori degli alunni di una classe la comunicazione della gita che faranno i loro figli, può inserire in A: l'indirizzo di tutti i genitori e in Cc: l'indirizzo di tutti gli insegnanti che accompagneranno i ragazzi in gita, per renderli participi di quanto viene comunicato riguardo a una cosa di cui anche loro devono essere a conoscenza.

Ccn Se il messaggio deve essere letto anche da altri, ma non vogliamo che i destinatari del messaggio ne abbiano notizia, l'indirizzo di chi deve "rimanere nascosto" deve essere inserito nella casella Ccn: (copia carbone nascosta). L’indirizzo inserito nel campo Ccn: non viene visto dal resto dei destinatari, per questo si dice che è in copia nascosta; spetta al destinatario della mail in Ccn non "farsi scoprire" andando a parlare del contenuto della mail al resto dei destinatari.

Questa opzione non è sempre visualizzata; se necessario, deve essere selezionata la voce di menu Visualizza → Tutte le intestazioni nella finestra contenente il nuovo messaggio.

Questa modalità è molto usata. Nell'esempio della gita, non è detto che un genitore voglia far conoscere a tutti gli altri genitori il suo indirizzo, che potrebbe essere usato anche per usi non corretti (per esempio, invio di comunicazioni a cui non è assolutamente interessato, oppure un avvio di corrispondenza non desiderata). In generale, in tutti quei casi in cui dobbiamo inviare la stessa e-mail a un gruppo di persone, che non sappiamo in che relazione siano tra loro, è sempre preferibile inserire i vari indirizzi nella casella Ccn: in modo che ognuno riceva il suo messaggio, ma in modo tale che il suo indirizzo non venga visto dal resto dei destinatari.

Come vedremo nella successiva sezione, abbiamo la possibilità di rispondere direttamente a un messaggio ricevuto, coinvolgendo anche tutto il resto dei destinatari (nel caso ce ne sia più di uno). Questo spesso genera una serie di messaggi di domande e risposte a catena, da cui spesso risulta difficile uscire. Se i destinatari vengono tutti inseriti in Ccn:, non diamo la possibilità di innescare quelle lunghe e spesso inutili catene di messaggi.

Nell'esempio di Figura 2.3.9 Valeria leggerà il contenuto della mail, ma tutti gli altri non se ne accorgeranno.

Oggetto Il campo Oggetto: costituisce una breve descrizione del contenuto dell’e-mail, della quale in pratica deve essere il titolo. Non è obbligatorio compilare tale campo ai fini dell'invio ma è consigliato, perché il destinatario può agevolmente capire di cosa si tratterà nel messaggio prima di aprirlo e riuscirà a individuarlo più facilmente tra una lista di messaggi ricevuti. È dunque buona norma che l'oggetto sia indicativo del contenuto della mail. Nell’esempio della gita, se impostiamo "Saluti" come oggetto

Conoscenze di base sulla posta elettronica 13 ◊ Fase due della comunicazione, non aiutiamo i destinatari a individuare la mail contenente il programma tra una lista di messaggi eventualmente ricevuti che trattano lo stesso argomento. In tal caso è opportuno inserire come oggetto "Programma gita", che è esplicativo del contenuto della mail stessa.

Corpo della e-mail Il corpo della e-mail deve essere inserito nella parte principale della finestra. Non ci sono limiti di lunghezza per il testo che, se necessario, può anche essere formattato secondo le esigenze, usando gli strumenti messi a disposizione dal programma, che sono del tutto simili a quelli presenti in Word.

Vedremo nella sezione 2.3.5 come inserire allegati ai messaggi.

Invio del messaggio Il messaggio viene inviato facendo clic sul pulsante Invia presente all'estrema sinistra della barra degli strumenti della finestra del messaggio. Se il computer non è connesso a internet, il messaggio viene salvato nella cartella Posta in uscita, dove rimane in attesa della connessione alla rete per essere inviato; se invece la connessione è attiva il messaggio viene immediatamente consegnato al server di posta in uscita ed inserito nella cartella Posta inviata.

2.3.4 Rispondere ai messaggi

Per rispondere immediatamente a un messaggio ricevuto possiamo usare la funzione Rispondi ( ) o Rispondi a tutti ( ).

Se il messaggio cui si risponde contiene un solo indirizzo, le due funzioni coincidono. Si differenziano nel caso in cui la mail a cui stiamo rispondendo non è stata indirizzata solamente a noi, ma anche ad altri.

In tal caso attivando la funzione Rispondi, si imposta la risposta solo per il mittente del messaggio; con il Rispondi a tutti si definisce una risposta a tutti i destinatari del messaggio originale, mantenendo l'"importanza" dei vari destinatari, cioè se un indirizzo era inserito nel campo Cc, nella risposta rimane in Cc. In entrambi i casi, a parte il diverso numero di destinatari, viene creato un nuovo messaggio con alcune parti già impostate:  gli indirizzi dei destinatari come descritto precedentemente;  l'oggetto è lo stesso del messaggio a cui stiamo rispondendo preceduto dalla dicitura Re: (replay) a indicare che il messaggio che stiamo componendo è la risposta a uno che abbiamo ricevuto;  il testo del messaggio a cui stiamo rispondendo è presente nel corpo della e-mail.

Tutte le informazioni appena indicate possono anche essere modificate.

Nella casella della Posta in arrivo il messaggio a cui abbiamo inviato una risposta viene contrassegnato con il simbolo .

Inoltrare un messaggio Se un messaggio ricevuto deve essere mandato a una terza persona, usiamo la funzione Inoltra ( ).

Fase Due ◊ 14 Vivere in connessione Viene così creato un nuovo messaggio che ha come oggetto lo stesso della mail che stiamo inoltrando, preceduto da Fwd: (forward) a indicare che quello che stiamo inviando è un messaggio inoltrato.

Le caselle dei destinatari sono vuote perché, ovviamente, digiteremo nuovi indirizzi.

Nel corpo della e-mail viene riportato per intero il messaggio che stiamo inoltrando.

Come per la risposta, tutto quello che viene precompilato può essere modificato.

2.3.5 Allegare file ai messaggi

L'inserimento di un allegato al messaggio da inviare viene fatto selezionando il file da allegare nella finestra che si apre attivando la voce di menu Inserisci → Allegato, oppure facendo clic sul pulsante con il simbolo della graffetta presente sulla barra degli strumenti.

I file vengono elencati nella casella Allegati che viene automaticamente aggiunta immediatamente al di sotto della casella contenente l'oggetto (Figura 2.3.10).

Figura 2.3.10 - Aggiunta della casella contenente il riferimento al file da allegare.

Se l'allegato deve essere rimosso prima dell'invio della e-mail dobbiamo premere il tasto CANC dopo averlo selezionato nella casella contenente gli allegati.

2.3.6 Aggiungere la firma ai messaggi

La firma è una piccola porzione di testo che può essere inserita in calce al messaggio per dare al destinatario tutte le coordinate tramite cui può essere reperito il mittente.

Funge da biglietto da visita, quindi contiene tutte quelle informazioni che desideriamo fornire ai destinatari.

Questi dati differiscono a seconda del tenore della e-mail. Se una mail è formale o di lavoro, in genere la firma contiene il titolo di studio, i recapiti telefonici, l'indirizzo della sede di lavoro, il ruolo ricoperto e tutto ciò che può essere usato per identificare il mittente. Se la mail è informale vi vengono inserite tutte le informazioni che abitualmente si danno agli amici: i recapiti telefonici, l'indirizzo di casa e altro, ma in genere si evita tutto quello che riguarda la sfera professionale, come il titolo di studio o il ruolo ricoperto nell'azienda in cui si lavora.

Tutte queste informazioni vengono raccolte nella scheda Firma (Figura 2.3.11) nella finestra associata alla voce di menu Strumenti → Opzioni.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 15 â—Š Fase due

Figura 2.3.11 - Finestra per la composizione della firma.

Facendo clic sul pulsante Nuova viene attivato il cursore nella casella per la definizione della firma. Nella sezione Modifica firma digitiamo tutte le informazioni che desideriamo.

Selezionando l'opzione Aggiungi la firma a tutti i messaggi in uscita, le informazioni verranno inserite nella parte inferiore di ciascun messaggio creato.

Se non vogliamo aggiungere la firma a tutti i messaggi selezioniamo il menu Inserisci → Firma nella finestra contenente il messaggio che stiamo componendo.

2.3.7 Ricerca e ordinamento dei messaggi

Se desideriamo cercare un messaggio in base ad alcune informazioni di cui siamo a conoscenza, per esempio, il mittente, la data di arrivo o l'oggetto, possiamo reperire facilmente il messaggio cercato, ordinando i messaggi prima di iniziare la ricerca.

L'ordinamento in base a un criterio scelto si ottiene agendo sulle intestazioni delle informazioni presenti nella parte superiore della lista dei messaggi. Nell'esempio di Figura 2.3.12 ordiniamo i messaggi in base al mittente selezionando Da con un clic del mouse.

Figura 2.3.12 - Ordinamento dei messaggi ricevuti in base al mittente.

La ricerca del messaggio nella lista dei messaggi cosĂŹ ordinati risulta cosĂŹ notevolmente semplificata.

Fase Due ◊ 16 Vivere in connessione

2.3.8 Organizzare i messaggi in cartelle

Un altro accorgimento da osservare per facilitare la ricerca dei messaggi e per meglio organizzarli tra le cartelle preimpostate di Outlook Express consiste nell'organizzare i messaggi in ulteriori sottocartelle.

Se riusciamo a "incanalare" i messaggi all'interno di opportune cartelle otterremo un archivio ordinato all’interno del quale sarà facile gestire la nostra posta.

Per esempio, se riceviamo molti messaggi da una medesima persona oppure se ne abbiamo ricevuti differenti riguardanti uno stesso argomento, possiamo creare nuove cartelle e spostare al loro interno tutti i messaggi finora ricevuti, secondo la logica con cui abbiamo creato le sottocartelle stesse.

Facciamo un esempio: supponiamo di ricevere molti messaggi da una persona di nome Carlo che ha indirizzo carlo@server.it. All'interno della cartella Posta in arrivo creiamo una cartella denominata Carlo seguendo la seguente procedura:  dal menu di scelta rapida associato a una cartella selezioniamo la voce Nuova cartella; alternativamente, selezioniamo la voce di menu File →Nuovo → Cartella oppure File → Cartella → Nuova. Nei tre casi non è necessario che sia selezionata la cartella "madre" (in questo caso Posta in arrivo);  nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 2.3.13) deve essere impostato il nome della sottocartella (Carlo) e la cartella "madre" in cui deve essere contenuta la sottocartella (Posta in arrivo);

Figura 2.3.13 - Creazione di una sottocartella della Posta in arrivo.

 Il risultato dell'operazione appena svolta è riportato in Figura 2.3.14

Figura 2.3.14 - Sottocartella Carlo della Posta in arrivo.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 17 ◊ Fase due Tutti i messaggi ricevuti finora da Carlo possono essere spostati nella cartella appena creata, mediante trascinamento: selezioniamo i messaggi che desideriamo spostare con un clic del mouse e tenendo premuto il tasto Shift, facciamo clic sulla selezione e, tenendo premuto il pulsante sinistro trasciniamola verso sinistra nell’albero delle cartelle, posizioniamo poi il cursore sulla cartella Carlo, infine rilasciamo il pulsante.

La stessa operazione può essere effettuata selezionando la voce Sposta nella cartella dal menu di scelta rapida associato al messaggio da spostare, oppure dal menu Modifica. All'attivazione di quest'ultima funzione viene visualizzata una finestra (Figura 2.3.14) da cui deve essere selezionata la cartella di destinazione (Carlo nell'esempio).

Figura 2.3.15 - Spostamento dei messaggi nella sottocartella creata.

Come possiamo vedere in Figura 2.3.15 nella finestra di dialogo Sposta è presente il pulsante Nuova cartella che permette di creare una sottocartella della cartella attualmente selezionata.

2.3.9 Trovare i messaggi.

Talvolta gli accorgimenti illustrati nelle due sezioni precedenti non sono sufficienti per trovare agilmente i messaggi cercati. In tali casi ci viene in soccorso la funzione Trova che può essere attivata agendo sull'opportuno pulsante della barra degli strumenti oppure dal menu Modifica. Possiamo poi selezionare dal sottomenu l'oggetto da ricercare (Figura 2.3.16).

Figura 2.3.16 - Impostazione dell'oggetto da ricercare.

La ricerca approfondita avviene selezionando la voce Messaggio dal sottomenu del pulsante Trova. Le opzioni di ricerca devono essere impostate nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 2.3.17).

Fase Due ◊ 18 Vivere in connessione

Figura 2.3.17 - Impostazione dei criteri per la ricerca di messaggi.

In tale finestra devono essere impostate tutte le opzioni per la ricerca; in particolare nella casella Cerca in deve essere definita la cartella in cui deve essere ricercato il messaggio. Se viene selezionata anche l'opzione Includi sottocartelle la ricerca viene estesa anche a tutte le cartelle contenute in quella selezionata. Se non è semplice ricordarsi la struttura delle cartelle possiamo ricorrere alla finestra che ci mostra l'albero completo (la struttura) delle cartelle facendo clic sul pulsante Sfoglia…

Nelle caselle Da, A, Oggetto e Messaggio devono essere rispettivamente impostate le opzioni eventualmente conosciute. Ovviamente Da e A sono alternative. Tornando al nostro esempio, supponiamo di voler cercare tutti i messaggi ricevuti da Carlo.

Conoscendo l'indirizzo per esteso possiamo inserire direttamente nella casella Da l'indirizzo completo, altrimenti possiamo inserirne solo una parte. Se ne siamo a conoscenza, la ricerca è più mirata e quindi più veloce, se digitiamo l'indirizzo completo.

Nella casella Oggetto dobbiamo digitare l'argomento, o parte di esso, del messaggio ricercato.

In Messaggio possiamo digitare una parte del corpo del messaggio cercato, per esempio una parola che ricordiamo vi fosse contenuta.

Nelle due caselle contenute nella parte inferiore della finestra possiamo impostare due date che delimitano l'intervallo di tempo in cui è stato ricevuto o inviato il messaggio cercato.

Le due caselle di opzione Messaggio con allegati e Messaggio contrassegnato affinano ulteriormente la ricerca.

La ricerca, con le opzioni impostate, viene avviata con il clic sul pulsante Cerca. I messaggi risultanti dalla ricerca vengono visualizzati nella parte inferiore della finestra.

Al clic sul pulsante Nuova ricerca vengono resettate le opzioni in modo da poter iniziare con l'impostazione delle opzioni per una nuova ricerca.

2.3.10 Memorizzare e archiviare i messaggi.

Un messaggio può essere salvato come file, selezionando la voce di menu File →Salva con nome. Viene così avviato il processo di salvataggio tipico di qualsiasi file di Windows. Selezionata la cartella locale di destinazione e il nome del file da salvare, viene creato un file con formato eml.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 19 ◊ Fase due Essendo un file, può essere esportato e visualizzato in qualsiasi altro computer, senza ricorrere necessariamente alla configurazione del client di posta installato su tale PC.

2.3.11 Rubrica

Outlook Express è dotato di una propria Rubrica in cui possono essere memorizzati tutti i contatti interessanti. La Rubrica è vantaggiosa per il fatto che dà la possibilità di memorizzare le informazioni riguardanti le persone con cui corrispondiamo e di poterle reperire in base a una sola di esse. Non sempre è semplice ricordarsi un indirizzo di posta elettronica, anche sapendo che, durante la sua digitazione nell’apposito campo il programma, riconoscendolo, provvederà automaticamente a completarlo.

Nella Rubrica possiamo memorizzate informazioni su una singola persona (indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, indirizzo ecc.) oppure possiamo raggruppare informazioni su più persone in base a particolari criteri. Per esempio, gli indirizzi degli alunni di una determinata classe potranno essere tutti raccolti all'interno di un gruppo. Un messaggio indirizzato al nome che identifica una lista viene inviato a tutti gli elementi della lista stessa.

Vediamo in maggiore dettaglio.

Si accede alla Rubrica facendo clic sul pulsante Indirizzi ( ) nella barra degli strumenti oppure selezionando la voce Rubrica… dal menu Strumenti.

Creazione di un contatto Un contatto viene creato selezionando la voce Nuovo contatto dal menu a discesa associato al pulsante Nuovo nella barra degli strumenti (Figura 2.3.18).

Figura 2.3.18 - Attivazione della creazione di un nuovo contatto.

Tutte le informazioni da memorizzare per quel contatto devono essere digitate nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 2.3.19).

Fase Due ◊ 20 Vivere in connessione

Figura 2.3.19 - Definizione di un nuovo contatto in Rubrica.

L'aggiunta del contatto avviene premendo il pulsante Ok e il nuovo contatto viene così visualizzato nella lista della Rubrica.

Tra le informazioni da memorizzare, c'è Alias che permette di dare un "soprannome" alla persona aggiunta. Per esempio, se ricordiamo meglio una persona in base al ruolo ricoperto in una scuola (come l'assistente del laboratorio informatico o il professore di matematica), memorizziamo l'informazione in tale campo, che ci potrà servire in caso di impostazione del destinatario.

I dati inseriti ci vengono in aiuto ogni volta che componiamo un messaggio.

Senza digitare l'indirizzo possiamo inserire nei campi che devono contenerlo, il nome, il cognome o l'Alias. Outlook Express reperisce immediatamente i dati in Rubrica in base alle informazioni digitate.

Mano a mano che si procede con la digitazione, viene suggerito il nominativo della persona, tra quelle in rubrica, che più si avvicina alle lettere digitate.

Nell'esempio, proviamo a digitare la lettera "C", iniziale dell'unico nominativo inserito in Rubrica. Outlook reperisce le informazioni relative a Carlo proponendone il nome e il cognome all'interno della casella che dovrà contenere l'indirizzo (Figura 2.3.20).

Conoscenze di base sulla posta elettronica 21 â—Š Fase due

Figura 2.3.20 - Suggerimento del nominativo reperito dalla Rubrica.

Nella casella rimane visualizzato il nome e il cognome e viene nascosto l'indirizzo.

Outlook Express provvede a fare l'associazione e a inviarlo all'indirizzo memorizzato in Rubrica.

Creazione di una lista di distribuzione In una lista di distribuzione vengono memorizzati vari indirizzi. Per inviare un messaggio a tutti gli indirizzi appartenenti alla lista, dobbiamo inserire il nome della lista nel campo dedicato al destinatario. Outlook Express, quando trova il nome della lista, pensa a inviare il messaggio a tutti gli indirizzi appartenenti ad essa.

La creazione della lista avviene selezionando la voce Nuovo gruppo dal menu a discesa associato a Nuovo nella finestra per la gestione della Rubrica (Figura 2.3.18).

All'attivazione di tale funzione viene aperta la finestra (Figura 2.3.21) in cui deve essere definito il nome della lista (Classe Ib nell'esempio) e gli indirizzi che ne fanno parte.

Fase Due â—Š 22 Vivere in connessione

Figura 2.3.21 - Creazione di una lista di distribuzione.

Facendo clic sul pulsante Seleziona viene aperta una finestra contenente tutti i contatti memorizzati in Rubrica, tra i quali devono essere selezionati quelli da raggruppare nella lista. Sulla sinistra della finestra sono elencati tutti gli indirizzi, e solo quelli che faranno parte del gruppo verranno trasferiti sulla destra della finestra.

Dalla finestra delle proprietĂ del gruppo, possiamo anche richiamare la finestra per la definizione di un nuovo contatto, facendo clic sul pulsante Nuovo contatto.

Cancellare un indirizzo dal gruppo Un indirizzo viene eliminato da un gruppo, e piĂš in generale dalla rubrica, premendo il tasto CANC dopo averlo selezionato, oppure facendo clic sul pulsante Elimina dalla barra degli strumenti della finestra della Rubrica.

L'eliminazione si ottiene anche selezionando la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato al contatto da cancellare.

Aggiungere un indirizzo in rubrica dalla posta in arrivo Per aggiungere velocemente in Rubrica il contatto relativo a un indirizzo da cui abbiamo ricevuto una e-mail, possiamo selezionare la voce Aggiungi il mittente in Rubrica dal menu di scelta rapida associato al messaggio ricevuto (Figura 2.3.22).

Conoscenze di base sulla posta elettronica 23 ◊ Fase due

Figura 2.3.22 - Aggiunta in Rubrica dell'indirizzo di un mesaggio ricevuto.

2.3.12 Stampare i messaggi

La stampa di un messaggio viene attivata selezionando la voce di menu File → Stampa oppure facendo clic sul pulsante Stampa nella barra degli strumenti della finestra del programma.

La finestra per la stampa (Figura 2.3.23) è simile a quella analizzata per ogni altro applicativo.

Figura 2.3.23 - Finestra per la richiesta della stampa.

In particolare possiamo stampare una certa quantità di copie, una sola parte del messaggio (preventivamente selezionata), e, se più lunga di una pagina, possono essere stampate solo determinate pagine.

Se sono installate più stampanti, nella finestra può anche essere scelta la stampante su cui deve essere inviata la stampa.

Fase Due ◊ 24 Vivere in connessione

2.3.13 Etica e norme di buon uso delle e-mail professionali

Come abbiamo visto, il programma per la gestione delle e-mail è abbastanza semplice. Non ci sono molte funzioni da conoscere, ma è opportuno rispettare alcune "regole di comportamento" per comunicare correttamente. Questo viene in genere definito Netiquette a indicare la contrazione di Internet Etiquette.

Vediamo alcune regole appartenenti alla Netiquette.  Se abbiamo inserito una persona in CC, non dobbiamo riferirci nella mail direttamente ad essa. Cioè se abbiamo inserito l'indirizzo di Sara in CC, nel corpo della mail non dobbiamo scrivere, Ciao Sara….. in quanto Sara deve solo leggere la mail che è stata inviata a qualcun altro. Al massimo possiamo fare riferimento a Sara esplicitando "che ci sta leggendo in CC".  Usare bene il campo Oggetto. Evitare il più possibile di lasciarlo vuoto. È buona norma descrivere sinteticamente ma chiaramente il contenuto. Così, inoltre la ricerca del messaggio risulterà notevolmente semplificata.  Evitare di inviare allegati inutili per non appesantire lo scaricamento del messaggio da parte del destinatario.  Se si inviano allegati, accertarsi che la dimensione del file non sia eccessivamente grande. Se è proprio necessario, è sempre opportuno chiedere al destinatario se in è in condizione di riceverlo.  Se di un messaggio non siamo l'unico destinatario, usiamo il Rispondi a tutti solo se necessario. Cerchiamo di evitare le lunghe conversazioni tra gruppi di persone quando non è richiesto.  Se dobbiamo inviare un messaggio a più persone che non si conoscono a vicenda o che non siamo sicuri che vogliano far conoscere il loro indirizzo, è preferibile inserire gli indirizzi in Ccn. Siamo così sicuri che ogni persona non vede altro che il messaggio. Inoltre, quando riceviamo il messaggio in Ccn non abbiamo la possibilità di rispondere a tutti gli indirizzi, risolvendo così il problema sopra enunciato delle lunghe catene di risposte.  Questa è una curiosità, più che un consiglio di comportamento: il testo scritto con lettere maiuscole, lo interpretiamo come testo "urlato". Quindi cerchiamo di usare questo formato opportunamente.  Un'ultima cosa: dato che i testi delle mail perlopiù contengono solo testo, spesso si ricorre a emoticon per dare dei cenni di espressione al contenuto del messaggio. Riportiamo nella seguente tabella, alcune delle molte emoticon che possiamo inserire nei nostri messaggi. In e-mail professionali devono essere evitate ovviamente, riservandone l'uso solo in mail informali.

Faccina :-)

Significato Sono felice

Conoscenze di base sulla posta elettronica 25 ◊ Fase due

2.3.14 Spam

:-D

Sto ridendo a crepapelle

:-(

Sono triste, agitato o depresso

:-o

Sono stupito

:-O

Molto sorpreso

:-I

Indifferente

:-/

Scettico, indeciso

:'-(

Piango

:'-)

Sono così contento che sto piangendo di gioia

(:-(

Sono indispettito

:-[

Sono particolarmente arrabbiato

:-|

No comment, basito

:-<

Tristemente solo

:-c

Sono scocciato

Uno dei problemi più diffusi e più fastidiosi legati all’uso della posta elettronica è il cosiddetto spamming. Esso consiste nella ricezione incondizionata di e-mail non desiderate inviate, perlopiù, da parte di società che pubblicizzano prodotti e servizi.

Tali società reperiscono gli indirizzi di posta dalle tante banche dati elettroniche diffuse in rete o inviano e-mail attraverso speciali programmi che generano indirizzi casuali.

Per evitare il fenomeno possiamo osservare una serie di suggerimenti: 1. Durante la navigazione, spesso accediamo ad alcune aree in cui viene richiesta la registrazione a un servizio, attraverso l’inserimento di informazioni varie fra le quali il proprio indirizzo e-mail. È consigliato non distribuire il proprio indirizzo usato per le comunicazioni personali; in genere è meglio crearsi un indirizzo apposito per ricevere messaggi di tale tipo.

2. È meglio non usare mai i collegamenti contenuti nelle pagine web inserite in alcune mail inviate da ignoti; in certi casi è addirittura consigliato eliminare definitivamente tali mail anche prima di leggerle. Questo perché accedendo a tali collegamenti spesso inviamo, senza accorgercene, una conferma implicita all'invio di mail pubblicitarie sul nostro indirizzo.

3. Se si riceve un’e-mail non desiderata contenente un link per cancellarsi dal servizio, non usare assolutamente quel link che, molto probabilmente, rappresenta solo una "trappola" per controllare se la nostra casella è attiva e viene usata con regolarità.

Fase Due ◊ 26 Vivere in connessione

2.3.15 Problemi comuni nelle e-mail

Il servizio e-mail, se da un lato migliora indescrivibilmente la vita di ogni utente informatico permettendo una comunicazione istantanea e gratuita, dall’altro crea una serie di problematiche legate soprattutto all’inesperienza.

Il problema principale risiede nella possibilità, purtroppo remota non a sufficienza, di infettare il proprio sistema con un virus informatico. I virus sono dei programmi scritti, normalmente, per danneggiare un sistema informatico all’insaputa dell’utente e per propagarsi su altri computer. Ne consegue che il mezzo della posta elettronica sia uno dei metodi preferiti dai programmatori di virus per diffondere i loro programmi. Poiché, come abbiamo già detto, un virus è un programma, è sufficiente mandarlo in esecuzione per infettare il computer. È buona abitudine, pertanto, non aprire mai gli allegati ricevuti via e-mail da mittenti sconosciuti, a maggior ragione se tali allegati sono file con l’estensione caratteristica degli eseguibili: .exe, .bat, .com.

A volte può succedere che il computer risulti infettato da un virus anche in seguito alla semplice visualizzazione del contenuto dell’e-mail; questo avviene a causa di gravi errori di programmazione nella sicurezza dei client di posta elettronica. Per aggirare questo rischio, l’unico consiglio sempre valido è quello di mantenere aggiornato il nostro client di posta con le ultime correzioni ufficiali al programma senza dimenticare di installare e tenere aggiornato un buon programma antivirus.

2.3.16 Mailing list e newsgroup

Un newsgroup è tecnicamente un gruppo di discussione, il punto d'incontro di persone che condividono uno stesso interesse, strutturato in forma di bacheca elettronica; i gruppi di discussione sono tantissimi e sono, pertanto, organizzati per categorie (geografiche o tematiche) in modo da permettere un accesso più semplice.

I messaggi vengono "affissi in questa bacheca virtuale" e costituiscono, normalmente, risposte a precedenti messaggi, nuove discussioni sul tema del newsgroup o richieste di informazioni specifiche.

La mailing list consiste in una lista di indirizzi di posta elettronica identificata da un nome. Nel momento in cui un messaggio e-mail viene inviato alla mailing list, una sua copia viene automaticamente inviata a tutti gli indirizzi presenti nella lista.

Come i gruppi di discussione, le mailing list sono tematiche. Partecipa alla mailing list solo l'utente interessato all'argomento trattato. A differenza del newsgroup, l'utente iscritto alla mailing list riceverà il messaggio direttamente nella propria casella postale.

Come abbiamo visto per la posta elettronica, anche per le newsgroup e per le mailinglist esistono alcune regole che è meglio rispettare:  nelle newsgroup non dobbiamo criticare abitudini di altri, anche se ci possono sembrare strane;  non inviare lo stesso messaggio a più newgroup per evitare lo spamming, tanto odiato dai frequentatori dei newsgroup;  prima di scrivere un messaggio a una newsgroup, è conveniente essere ben inseriti nell'argomento per evitare di far interventi inutili e fuori luogo.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 27 ◊ Fase due

2.3.17 Chat on line

L'IRC, Internet Relay Chat, è un sistema per comunicare tramite il computer sviluppato alla fine degli anni ottanta in Finlandia da Jarkko Oikarinen. È diventato molto popolare tra i navigatori di Internet perché permette di entrare in tempo reale in conversazioni su svariati argomenti. Non c'è un limite massimo al numero dei partecipanti alla conversazione.

Ci sono diversi programmi che permettono di "chattare" facilmente; questi sono dei client IRC che inviano e ricevono messaggi a e da un server IRC, il computer responsabile dell'invio dei messaggi a tutti gli utenti partecipanti in ciascun momento alla discussione.

Una volta connessi al server IRC è necessario scegliere il canale, una sorta di "stanza" in cui sono presenti gli utenti con cui comunicare. L'utente entra con un soprannome o nickname con cui verrà riconosciuto dal resto dei partecipanti.

2.3.18 Gestire messaggi di posta elettronica

Nelle sezioni precedenti abbiamo già affrontato alcuni degli strumenti per ottimizzare la consultazione e l'archiviazione dei messaggi nella nostra casella.

Nella sezione 2.3.7 abbiamo visto come ordinare i messaggi contenuti in una cartella; nella sezione 2.3.8 come creare una cartella e come spostare i messaggi all'interno di essa, in base alla logica con cui l'abbiamo creata.

Abbiamo inoltre visto come ricercare i messaggi, come salvarli e come stamparli.

Ci rimane da vedere come eliminare i messaggi, come eventualmente ripristinarli e come creare dei filtri in modo che i messaggi inviati o ricevuti vengano gestiti automaticamente in base a delle informazioni che memorizziamo nel filtro stesso.

Cancellare un messaggio o una cartella di messaggi Un messaggio selezionato viene eliminato attivando la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato al messaggio, facendo clic sul pulsante Elimina sulla barra degli strumenti oppure premendo il tasto CANC dalla tastiera.

I messaggi cancellati vengono inseriti nella cartella Posta eliminata (corrispondente alla funzione del Cestino di Windows) da dove possono essere definitivamente eliminati oppure ripristinati. Un messaggio eliminato dalla Posta eliminata non potrà più essere recuperato.

Creazione di un filtro Spesso riceviamo molti messaggi e perdiamo molto tempo per organizzarli ed eventualmente eliminare quelli che giudichiamo inutili: in Outlook Express possiamo creare determinate regole in modo che il programma filtri i messaggi, ovvero compia automaticamente una serie di azioni ogni volta che riceviamo un certo tipo di messaggi.

Per esempio, può essere impostata una regola che cancelli automaticamente i messaggi provenienti da un determinato indirizzo o che sposti automaticamente tutti i messaggi definiti da uno stesso oggetto in un’apposita cartella.

Un filtro viene creato selezionando le voci di menu Strumenti → Regole messaggi → Posta elettronica nella finestra principale di Outlook Express.

Fase Due ◊ 28 Vivere in connessione Apparirà la finestra Nuova regola posta elettronica (Figura 2.3.24), suddivisa in tre sezioni.

Nella prima deve essere definita la condizione, che identifica a quali messaggi deve essere applicata la regola. Possiamo specificare più di una condizione per ogni regola di messaggio, per esempio possiamo impostare una regola che esegua una determinata azione sui messaggi con la parola “Fotografie” nell’oggetto e che siano più grandi di 70 KB. Nella seconda sezione selezioniamo l'azione (anche più di una) da svolgere sui messaggi che rispondono alle condizioni impostate. Nella terza compare un riepilogo che descrive la regola che abbiamo creato, tramite la quale possiamo affinare le proprietà determinate nelle due sezioni precedenti.

Figura 2.3.24 - Impostazione delle condizioni di una regola.

Nell'esempio di Figura 2.3.24 stiamo creando il filtro perché tutti i messaggi ricevuti da Carlo vengano spostati nella cartella omonima.

Nella prima sezione deve essere impostata la condizione sulla posta ricevuta. Nella seconda richiediamo lo spostamento del messaggio. Avremmo potuto scegliere la copia, l'eliminazione o altro.

Nella terza sezione dobbiamo specificare una parte dell'indirizzo che identifica i messaggi da gestire con il filtro e la cartella in cui deve essere spostato il messaggio che risponde alle condizioni. Questo avviene attivando rispettivamente i due collegamenti Contiene contatti e specificata.

Precisiamo che le voci presenti nella terza sezione, variano a seconda di ciò che abbiamo scelto nelle due sezioni precedenti.

Tutti i messaggi che risponderanno alle condizioni impostate eseguiranno l'azione specificata a partire dal momento in cui è stato definito il filtro. Nel nostro esempio, tutti i messaggi ricevuti da Carlo verranno spostati nell'omonima cartella.

Conoscenze di base sulla posta elettronica 29 ◊ Fase due

2.3.19 Personalizzare la struttura dei messaggi

Nella sezione 2.3.3 abbiamo visto come personalizzare un messaggio definendone lo sfondo e scegliendo gli elementi decorativi.

Nella sezione 2.3.6 abbiamo visto come possiamo inserire le nostre informazioni in calce a tutti o ad alcuni messaggi inviati.

Ci rimane a questo punto da vedere come possiamo colorare lo sfondo, come inserire un'immagine e come aggiungere un suono al messaggio.

Tutto questo può essere fatto selezionando l'opportuna voce nel menu Formato → Sfondo (Figura 2.3.25) nella finestra contenente il messaggio che stiamo componendo.

Figura 2.3.25 - Impostazione dello sfondo del messaggio.

Il messaggio attivo, rispetterà la formattazione che abbiamo così impostato.